MARCHE PUBLIC DE SERVICES :

DEFINITION DE LA POLITIQUE EVENEMENTIELLE DE LA HAUTE MAURIENNE VANOISE

ET DE SES PLANS D’ACTION

2ème partie Mission Stratégie Evénementielle

Recommandations événements

Objectif de notre réunion

•  A partir des constats validés, proposer une stratégie événementielle applicable au niveau du territoire

ODJ de notre réunion •  1 – Rapport d’audit

•  2 – Recommandations opérationnelles

•  3 – Recommandations stratégiques

En complément de la réunion, par mail, remise des éléments d’analyse de détail sur le périmètre de recommandation opérationnelle

RAPPORT D’AUDIT Problématiques stratégie

événementielle / politique / territoriale

1 Les 3 impératifs pour votre stratégie événementielle •  L’événement et l’ADN du territoire doivent

être en cohérence

•  L’événement doit être au service du positionnement du territoire –  Importance d’un positionnement clair & simple

•  L’événement doit répondre à des objectifs / enjeux précis fixés en amont –  Importance de la mesure des retombées et du

suivi

1.1 Evénement VS Positionnement Evénements Humain Environnement Prix Enfants

Grand Air X X X X

Marathon Bessans X X X

Escalade sur glace X X X

Tralenta Bloc Party X X X

LGO I X X

Astronomie X X I

Accordéon X X

Tango X X

Festi Music I X

EDF Cenis Tour X

Biathlon X

Printemps à VC

1.1 Evénement VS Positionnement Evénements Convivialité

Nature (Environnement + mode de vie)

Accessibilité (Prix + Enfants) Orientation /

Cible

Grand Air XX XX XXX Familles

Escalade sur glace XX XXX X Pratiquants

LGO X XXX XX Familles

Tralenta Bloc Party XX XXX X Pratiquants

Marathon Bessans X XXX X Pratiquants

Accordéon XXX - XX Familles

Tango XX - X Pratiquants

Festi Music X - XX Familles

EDF Cenis Tour - XXX - Pratiquants

Astronomie X X X Pratiquants

Biathlon ? XX ? Pratiquants

Printemps à VC X - - Familles

 Point principal = accessibilité (pratiquant VS familles)

SPORT CULTURE

1.2 Agenda : importance de la régularité et de la cohérence

DECEMBRE JANVIER FEVRIER MARS AVRIL

 Constat : Logique économique « de remplissage »  Pas d’événement de début de saison ?

SPORT CULTURE

1.2 Agenda : importance de la régularité et de la cohérence

JUIN JUILLET AOUT SEPTEMBRE

 Constat : Logique d’animations concentrée du 15/07 au 15/08  Désaisonnaliser ? logique économique et de notoriété

1.3 Des enjeux de l’événement…

L’Evénement Au service d’une

stratégie territoriale

Enjeux économiques  Retombées économiques  Directes & indirectes  Retombées touristiques

Enjeux sociaux  Evenement fédérateur  Quête de sens  Convivialité / proximité  Echange / partage

Enjeux territoriaux  Valorisation du territoire  Augmentation des flux touristiques  Renforcement de l’identité territoriale  Image et notoriété

Equitable

Vivable

Viable

Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement

1.3 … aux objectifs !

EVENEMENT

Crée de la valeur ajoutée

> Economique

Crée du lien > Sociale, sociétale

Renforce, repositionne

> Identité territoriale

Développe, renouvelle > Image & notoriété

Valorise > Patrimoine, environnement

Structure > Animation commerciale

…

Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement

•  Mesure de l’impact & retombées = objectifs fixés en amont de chaque événement

–  Capitaliser sur les points positifs

–  Améliorer ce qui doit l’être

1.3 Vos événements sont pertinents, il faut les mettre en cohérence et en dynamique •  En affinant leur objectifs spécifiques (économique /

notoriété / fédération) •  En faisant partager la vision gagnant / gagnant à

l’échelle du territoire et pas des plateaux ou villages •  En systématisant une communication par l’OTI , pour le

territoire •  En les articulant clairement avec l’offre d’animation pour

plus de lisibilité du positionnement pour le grand public

RECOMMANDATIONS OPERATIONNELLES

2.1 Les grands axes d’amélioration pour chaque événement

EVENEMENTS RECOMMANDATIONS PRIORITAIRES FESTIVAL D'ASTRONOMIE Stopper l'événement

LA GRANDE ODYSSÉE Se mettre dans une posture d'exploitation Enrichir l'animation + communication

LE MARATHON DE BESSANS Travailler l'accessibilité

LE FESTIVAL NATIONAL D'ACCORDÉON

Etudier les possibilités de développement du Festival

FESTIVAL DE TANGO Travailler l'accessibilité Travailler la singularité

FESTI' MUSICS Revoir complètement le modèle économique Travailler les enjeux socio-économiques de l'événement

C'EST L'PRINTEMPS À VAL CENIS

Définir un positionnement et objectif de l’événement

Capitaliser sur le lien Laurent Gerra + convivialité

RENCONTRES D'ESCALADE SUR GLACE

Investir en communication pour travailler la notoriété Ancrer l'escalade dans l'ADN du territoire

EDF CENIS TOUR S'investir dans l'organisation Travailler la singularité (via l’accessibilité)

FESTIVAL GRAND AIR Définir un positionnement et objectif de l’événement

TRALENTA BLOC PARTY Travailler l'accessibilité Ancrer la pratique de l'escalade dans l'ADN du territoire

2.2 Boite à outils

•  Un panel d’outils opérationnels à appliquer à l’ensemble de vos événements pour en améliorer la gestion et l’impact – Process : modèle budget, workplan – Visibilité : éléments à remettre aux

organisateurs pour optimiser la visibilité du territoire

– Surpression, visibilité OTI sur événements : tentes, villages, signalétique de territoire etc…

2.2 Boite à outils : Budget RECETTES DEPENSES

Billetterie / Inscriptions Participation OTI Valorisation logistique et apports en industrie Valorisation des moyens humain

Autres recettes Locations d’espaces Buvette Recettes de diffusion…

Programmation (cachet, technique, frais de vie…) Invités - guests Animations & activités

Subventions publiques Production / Logistique

Partenariats Sponsors Echanges marchandises valorisés

Communication

Participation OTI Financière Logistique

Charges fiscales & assimilées (Sacem…)

Autres dépenses (bénévoles…)

2.2 Boîte à outils : Workplan > Phase de Conception PROJET IDEE

•  1/ Diagnostic (enjeu, opportunités, faisabilité, points critiques, marché, concurrence…)

•  2/ Besoins •  3/ Définition des

objectifs •  4/ Ciblage des

publics •  5/ Identification des

besoins financiers •  6/ Etude de faisabilité •  7/ Validation de la

cohérence / positionnement du territoire

•  8/ Appel à idées / brief créatif

MONTAGE & CONCEPTION

•  1/ Emetteur / Collectivité

•  2/ Définition du cahier des charges

•  3/ Choix de l’organisation : en régie ou avec une agence / prestataire externe

•  4/ Définition des modes de financement et partenariats

•  5/ Travail à la mise en œuvre du projet

•  6/ Intégration de la dimension durable

MOBILISATION DES ACTEURS

•  1/ Identification des parties prenantes

•  2/ Structuration du partenariat local

•  3/ Formalisation du partenariat

•  4/ Comité d’organisation

•  5/ Définition des engagements de chacun

Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement

2.2 Boîte à outils : Workplan > Phase d’organisation et de terrain PRE PRODUCTION

•  L’événement •  Organisation

générale •  Sécurité •  Démarches

administratives •  Assurances…

•  Au service de l’événement

•  Actions de marketing et communication

•  Promotion avec les outils adaptés

•  Création de produits touristiques et packagés

•  Mise en place de la commercialisation

•  Mise en place du bilan Carbone

PRODUCTION

•  Organisations •  Technique •  Logistique •  Artistique

•  Coordination des équipes et prestataires

•  Mobilisation des services municipaux, préfecture, professionnels du tourisme…

•  Communication ciblée en fonction des publics

•  Mise en place du système d’analyse des retombées

•  Bilan Carbone

JOUR-J L’EVENEMENT

•  Gestion technique et logistique de l’événement

•  Accueil des publics •  Coordination des

intervenants de l’événement

•  Coordination sécurité •  Accueil des médias •  Communication sur

l’événement(RP, presse…)

•  Observations et enquêtes

•  Bilan Carbone

Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement

2.2 Boîte à outils : Workplan > Phase de suivi

SUIVI

•  Débriefing •  Bilans •  Action pour N+1 •  Poursuite de l’événement sur

Internet & réseaux sociaux •  Actions marketing ciblées

•  Evaluation •  Enquêtes post-événement •  Analyse des retombées par

rapport aux objectifs fixés •  Calcul impact •  Bilan Carbone et

compensation

Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement

2.2 Boite à outils : charte graphique

Utilisation du logo HMV en tant qu’organisateur

Utilisation du logo HMV en tant que partenaire

Emplacement dédié aux logos partenaires dont le logo HMV

Emplacement dédié aux logos des villages et partenaires

Mise en avant du logo HMV : plusieurs endroits préconisés dans la zone de lecture la plus impactante d’une affiche. Il est important de systématiser au maximum l’emplacement du logo.

Blocs logos dédié

•  Eléments graphiques à remettre aux organisateurs pour optimiser la visibilité du territoire

2.2 Boite à outils : mesures & évaluation > L’intérêt de mesurer les retombées

•  Valoriser les effets réels de l’événement •  Justifier des investissements importants (logique

ROI) •  Répondre à des enjeux territoriaux et d’attractivité

touristique •  Evaluer l’efficacité de l’événementiel comparé aux

autres formes de communication •  Entrer dans une logique de progrès

L’évaluation est ainsi utilisée comme un outil de pilotage

2.2 Boite à outils : mesures & évaluation > Une méthode simple •  Transformer les objectifs en indicateurs de

performance –  Moyens / exposition / résultats & performance

•  Les outils pour conduire l’évaluation –  Etude quantitative : comptage –  Etude qualitative : entretiens, enquêtes, sondage

•  Mise en œuvre de l’évaluation –  Sous-traitance : ai-je les moyens financiers ? –  Interne : ai-je les ressources humaines nécessaires ?

Source : Atout France 2011 - Guide pour la mise en tourisme des événement

2.2 Boite à outils : mesures & évaluation > Les enjeux à mesurer •  Economiques

–  Impact primaire –  Impact secondaire

•  Sociales –  Mesure de l’expérience subjective des participants

(satisfaction / motivations / interactions)

•  Communication –  Medias : mesure & analyse des retombées médiatiques –  Image : quelle image, quels messages souhaite t’on faire

passer au travers de l’événement •  Outil existant : méthode d’évaluation Occurrence - Anaé

RECOMMANDATIONS STRATEGIQUES

3.1 Un OTI qui doit assumer de multiples rôles •  Quel rôle pour l’OTI pour chaque

événement ?

•  Comment l’OTI peut se mettre en posture de mettre en œuvre ces recommandations ?

SPORT CULTURE

3.1 Vers une meilleure « maitrise » des événements

Maitrisé Soutien

 Des événements moins maitrisés l’hiver

 Des événements mieux maitrisés l’été

Rôle et fonctions de l’OTI

Subventions

Faire créer / exploiter

Faire faire

Accueillir

Capitaliser / enrichir

Expliquer à ses acteurs

(socio-pros…)

Soutien logistique

OTI

Quel rôle pour l’OTI aujourd’hui & demain ?

SUBVENTIONNER FAIRE CRÉER / EXPLOITER

FAIRE FAIRE ACCUEILLIR CAPITALISER / ENRICHIR

FEDERER / INFORMER SES

ACTEURS

SOUTENIR (LOGISTIQUE /

HUMAIN)

LA GRANDE ODYSSÉE A D A D

LE MARATHON DE BESSANS A A D

LE FESTIVAL D'ACCORDÉON A D FESTIVAL DE

TANGO A A D FESTI' MUSICS A A D

C'EST L'PRINTEMPS À

VAL CENIS A A D RENCONTRES

D'ESCALADE SUR GLACE A A D

EDF CENIS TOUR A D A D FESTIVAL GRAND

AIR A D TRALENTA BLOC

PARTY A A D "BIATHLON" A

A = rôle aujourd’hui D = rôle à avoir demain

De la création de nouveaux événements •  Pourquoi ?

–  Quel objectif ? •  Création valeur ajoutée (éco) et lien social

–  Quelle place sur le calendrier ? •  Hiver : début de saison •  Ete : début + fin de saison

•  Qui ? –  OTI créateur et opérateur autonome ?

•  Apprendre à « faire faire » –  OTI avec un opérateur extérieur ?

•  Comment ? –  Comment répond-il au positionnement ?

•  Lacunes sur l’accessibilité & convivialité –  Sport ou culture ?

De la création de nouveaux événements : des pistes à creuser •  Ambition nationale / stratégique

– Attirer un partenaire de 1er ordre par exemple : •  Redbull afin de rendre accessible la diffusion d’une

pratique caisse à savon, 4 Elements… •  Renault avec un Zoé Trophy : rallye pour enfants

en voitures électriques •  Ministère et Europe avec un Salon Européen de la

Montagne Durable prospective Montagne 2040

De la création de nouveaux événements : des pistes à creuser •  Ambition régionale / tactique

•  Festival ou semaine du nordique autour du Marathon de Bessans

•  Fédérer les « 15 Août » pour un événement fédérateur au Mont Cenis, en lien avec l’Italie

•  « Les Déval’ades »: un événement de fédération, test de la posture de l’OTI sur la maîtrise animation acteurs socio-pro / offre touristique puis gestion de la montée en puissance et évolution des objectifs

Quel rendu aux autres acteurs du territoire (élus, socio-pros) •  La réflexion sur ce rendu est stratégique à

deux niveaux : – De nombreux événements sont des initiatives

locales qu’il convient d’informer –  L’essentiel de l’effort en première instance est un

effort de rationalisation sur l’existant

•  Enjeu de ce rendu : –  l’accompagnement par l’OTI doit être perçu

comme une valorisation et non pas une dépossession de l’événement

Dernière étape •  Vous

–  Amendez / validez les choix d’arrêt et d’évolution de périmètre de chaque événement

–  Étudiez en détail les recommandations événement par événement et arbitrez les choix de positionnement et d’organisation

–  Statuez sur la reprise de parole auprès des socio-pro

•  Nous –  Enrichissons notre recommandation de vos retours –  Creusons les points sortis aujourd’hui –  Avançons sur la boîte à idée d’un événement

complémentaire

Merci de votre participation !