COURS ACCESS 97 BASE - IFIDE

Institut de Formation à l’Informatique pour le Développement de l’Entreprise

COURS ACCESS 97 BASE

CHAPITRE 1. CONCEPTUALISATION ...........................................................................................................4

UTILITE D'UNE BASE DE DONNEES ...................................................................................................................4TERMINOLOGIE .............................................................................................................................................4LA METHODE MERISE .....................................................................................................................................4

CHAPITRE 2. PRESENTATION D'ACCESS ....................................................................................................6

QU’EST-CE QUE ACCESS ........................................................................................................................6NOTIONS ESSENTIELLES .................................................................................................................................6

Qu’est-ce qu’une table ? ................................................................................................................6Champs (Field)...............................................................................................................................7Clés (Key) ......................................................................................................................................7Clé primaire (Set primary Key) ......................................................................................................7Table source...................................................................................................................................7Table destination............................................................................................................................7Relations ........................................................................................................................................7Les liens de type 1-1.......................................................................................................................8Les liens de type 1-N ......................................................................................................................8Imprimer, afficher et retrouver des informations ............................................................................8Qu’est-ce qu’un Etat (report) ? ......................................................................................................8Qu’est-ce qu’un formulaire ( forms) ? ............................................................................................8Qu’est-ce qu’une requête (Query) ?................................................................................................8Qu’est-ce qu’une macro ? ..............................................................................................................8Qu’est-ce qu’un module ?...............................................................................................................9

LANCER ACCESS ...........................................................................................................................................9Sélectionner une commande dans un menu.....................................................................................9Quitter Access ................................................................................................................................9

CHAPITRE 3. GESTION DES TABLES..........................................................................................................10

CRÉER UNE NOUVELLE BASE DE DONNÉES.....................................................................................................10OUVRIR UNE BASE DE DONNÉES EXISTANTE ..................................................................................................10LA FENÊTRE BASE DE DONNÉES ....................................................................................................................11FERMER UNE BASE DE DONNÉES ...................................................................................................................12CRÉATION D'UNE TABLE ..............................................................................................................................12DÉFINIR LES CHAMPS...................................................................................................................................13LE NOM DES CHAMPS ...................................................................................................................................13LE TYPE DE DONNÉES..................................................................................................................................14

Le type Texte ................................................................................................................................15Le type Mémo...............................................................................................................................15Le type Numérique .......................................................................................................................15Le type Date/Heure ......................................................................................................................15Le type Monétaire ........................................................................................................................15Le type Compteur .........................................................................................................................15Le type Oui/Non ...........................................................................................................................15Le type Liaison OLE.....................................................................................................................15

LA DESCRIPTION DES CHAMPS ......................................................................................................................16DÉFINIR LES PROPRIÉTÉS D'UN CHAMP..........................................................................................................16

La propriété Taille du champ .......................................................................................................17La propriété Taille du champ pour les champs de type Texte........................................................17La propriété Taille du champ pour les champs de type Numérique ...............................................17La propriété Format .....................................................................................................................18La propriété Format pour les champs de type Numérique, Monétaire et Compteur.......................18La propriété Format pour les champs de type Date/Heure............................................................18La propriété Format pour les champs de type Oui/Non.................................................................19


La propriété Format pour les champs de type Texte et Mémo.......................................................19La propriété Décimales ................................................................................................................19La propriété Légende ...................................................................................................................19La propriété Valeur par défaut .....................................................................................................20La propriété Valide si...................................................................................................................20La propriété Message si erreur.....................................................................................................21La propriété Indexé ......................................................................................................................21

DÉFINIR LA CLÉ PRIMAIRE............................................................................................................................21CORRIGER DES ERREURS DANS LA STRUCTURE ..............................................................................................22

Insérer un nouveau champ............................................................................................................22Supprimer un champ ....................................................................................................................23Déplacer un champ ......................................................................................................................23

SAUVEGARDER LA STRUCTURE DE LA TABLE .................................................................................................23SAISIE ET MODIFICATION DE DONNEES...........................................................................................24

Ouvrir une table ...........................................................................................................................24AJOUTER DES ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE ......................................................................................24

Copier les données du champ précédent .......................................................................................25Modifier une valeur par défaut.....................................................................................................25Se déplacer à l'aide des touches de déplacement ..........................................................................25Se déplacer dans les enregistrements à l'aide de la souris ............................................................25

MODIFIER LES ENREGISTREMENTS................................................................................................................26Supprimer un enregistrement........................................................................................................26

PERSONNALISER L'AFFICHAGE DE LA TABLE ..................................................................................................27Modifier la largeur des colonnes à l'aide du menu .......................................................................27Modifier la largeur des colonnes à l'aide de la souris...................................................................27Déplacer des colonnes..................................................................................................................27Masquer des colonnes ..................................................................................................................28Afficher des colonnes ...................................................................................................................28Figer des colonnes .......................................................................................................................28Libérer les colonnes figées ...........................................................................................................29Modifier la hauteur des lignes par le menu...................................................................................29Modifier la hauteur des lignes a l'aide la souris ...........................................................................29Modifier la mise en forme de caracteres.......................................................................................29Supprimer ou activer l'affichage du quadrillage...........................................................................29Enregistrer les modifications de formats ......................................................................................30

RECHERCHER LES DONNÉES À MODIFIER .......................................................................................................30Rechercher des données ...............................................................................................................31Rechercher et remplacer des données...........................................................................................33

FERMER UNE TABLE ....................................................................................................................................33RESTRUCTURATION D'UNE TABLE ....................................................................................................34MODIFIER LE TYPE DE DONNÉES D'UN CHAMP................................................................................................34

Modifier la propriété Taille d'un champ .......................................................................................35Ajouter une clé primaire ou un index............................................................................................35

CHAPITRE 4. RELATIONS ENTRE LES TABLES .......................................................................................36

LES DIFFÉRENTS TYPES DE RELATIONS..........................................................................................................36LES RÈGLES D'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE.....................................................................................................37CRÉER DES RELATIONS ENTRE DES TABLES ...................................................................................................37LIMITATIONS DANS LA RELATION ENTRE LES TABLES.....................................................................................37SUPPRIMER UNE RELATION...........................................................................................................................38

CHAPITRE 5. LES REQUETES.......................................................................................................................39

CRÉER UNE REQUÊTE SÉLECTION..................................................................................................................39Insérer, supprimer et déplacer des champs dans la réponse..........................................................40Déplacer un champ ......................................................................................................................40Supprimer un champ ....................................................................................................................40Sauvegarder une requête ..............................................................................................................40Fermer la fenêtre Requête ............................................................................................................41


UTILISER UNE REQUÊTE SAUVEGARDÉE ........................................................................................................41Trier les enregistrements à visualiser ...........................................................................................41Sélectionner les enregistrements à visualiser................................................................................42

SPÉCIFICATION D'UNE CONDITION SIMPLE .....................................................................................................42Correspondances exactes .............................................................................................................42Utiliser les opérateurs de comparaison ........................................................................................43Spécification d'une condition complexe ........................................................................................43Les opérateurs spéciaux ...............................................................................................................44

LES EXPRESSIONS MATHÉMATIQUES .............................................................................................................45Masquer l'affichage d'un champ dans la feuille de réponses.........................................................46Créer des champs calculés ...........................................................................................................47Afficher des valeurs uniques.........................................................................................................47

AJOUTER UNE TABLE OU UNE REQUÊTE.........................................................................................................48Supprimer une table ou une requête .............................................................................................48Joindre les tables .........................................................................................................................49

EFFECTUER DES CALCULS SUR LES ENREGISTREMENTS D'UNE REQUÊTE ..........................................................50CRÉER DES REQUÊTES ACTION.....................................................................................................................51

Créer des requêtes Mise à jour.....................................................................................................52Créer des requêtes Ajout ..............................................................................................................52Créer des requêtes Suppression....................................................................................................53Créer des requêtes Création de table............................................................................................54

CHAPITRE 6. LES FORMULAIRES ...............................................................................................................56

CRÉER UN FORMULAIRE AVEC L'ASSISTANT ..................................................................................................56Création d'un formulaire :............................................................................................................57

CRÉER UN FORMULAIRE SANS L'ASSISTANT...................................................................................................58La fenêtre Formulaire ..................................................................................................................58Les différentes zones d'un formulaire............................................................................................59

LES CONTRÔLES..........................................................................................................................................60Déplacer des contrôles.................................................................................................................61Redimensionner des contrôles ......................................................................................................61Supprimer des contrôles ...............................................................................................................61Changer le style et l'alignement du texte ......................................................................................62Modifier les couleurs et les effets spéciaux...................................................................................62Ajouter des contrôles liés pour afficher des données de la table ...................................................62Utiliser la boîte à outils pour créer des contrôles .........................................................................63

MODIFIER L'ORDRE DE TABULATION DES CHAMPS DANS UN FORMULAIRE........................................................66UTILISER DES FILTRES .................................................................................................................................67

Créer un filtre ..............................................................................................................................67Supprimer un filtre .......................................................................................................................67Sauvegarder un formulaire...........................................................................................................67Fermer la fenêtre Formulaire .......................................................................................................67

UTILISER UN FORMULAIRE SAUVEGARDÉ ......................................................................................................67

CHAPITRE 7. LES ETATS ...............................................................................................................................69

UTILISATION ...............................................................................................................................................70Créer un état à l'aide d'un Assistant .............................................................................................70Créer un état sans utiliser d'Assistant...........................................................................................70

AMELIORATION DE LA PRESENTATION...........................................................................................................70LES SECTIONS D'UN ÉTAT .............................................................................................................................71

Utilisation des différentes sections ...............................................................................................72LES REGROUPEMENTS DANS UN ÉTAT ...........................................................................................................72

Regrouper des enregistrements.....................................................................................................72APERCU AVANT L'IMPRESSION ......................................................................................................................73


CHAPITRE 1. CONCEPTUALISATION

UTILITE D'UNE BASE DE DONNEES

Un système gestionnaire de base de données (comme Access) permet de gérer les informationscontenues dans une base de données. Le type d’information que l’on manipule peut varier :commandes clients, comptes, clients, stocks, etc.

Un système gestionnaire de base de données relationnelle comme Access possède un très grosavantage sur les systèmes traditionnels : il permet de séparer les données dans des tablesdifférentes en fonction de leur type, puis de mettre en relation le contenu de ces tables et deretrouver des informations dans le format que vous désirez.

La gestion d’une base de données est une collection de tables et d’autres objets comme les états,les formulaires et les macros.

TERMINOLOGIE

� Une table contient toutes les informations relatives à un sujet donné, par exemple lesclients, les produits ou les commandes, organisées en ligne (enregistrements) et encolonne (champs)

� Un requête est une sorte d’interrogation que l’on fait sur des données afin derechercher des informations spécifiques ou d’isoler des informations en fonction decertains critères.

� Un formulaire est une feuille préimprimée que l’on utilise pour entrer des informationsdans une table.

� Un état est une sortie imprimée ou un affichage de données, sur l’imprimante ou àl’écran, dans un format de votre choix : bon de commande, lettre type, état mensuelavec total et sous-total, graphique, étiquette et enveloppe.

LA METHODE MERISE

La méthode d'analyse MERISE est une méthode de conception-développement de SI (Systèmed'Information) qui a été conçue dans le cadre d'un projet lancé par le Ministère de "Industrie endécembre 1976, désireux de doter les administrations et les entreprises publiques d'uneméthodologie rigoureuse tout en intégrant les aspects nouveaux pour l'époque" informatiquerépartie, bases de données.

L'Objectif de MERISE est de fournir :� Une philosophie� Une démarche� Des modèles, des formalismes et des normes pour concevoir et réaliser un SI.


La philosophie de MERISE est de proposer une approche globale permettant :� Une analyse du système par niveaux de préoccupation allant des choix de gestion aux

choix techniques en passant par la définition des choix d'organisation"� Un dialogue et une validation permanente entre les informaticiens, les utilisateurs et les

décideurs

Cette philosophie est mise en oeuvre dans le cadre d'une démarche qui définit :� Les étapes et les phases qui jalonnent la vie du SI� Les prérequis et les résultats attendus pour chacune des étapes et des phases ; les

décisions à prendre sur les objectifs et la planification des moyens.

Les étapes et les phases mettent en oeuvre des modèles, des formalismes et des normespour :

� Modéliser le système actuel et le système futur de manière extrêmement précise auniveau de préoccupation souhaité ;

� Assurer un dialogue efficace et fructueux entre les différentes parties prenantes duprojet.

MERISE présente les aspects fonctionnels suivants :� Elle couvre la totalité du cycle de vie d'un SI.� Elle a un champ d'utilisation large : elle est adaptée à des organismes de taille

quelconque, dans des domaines quelconques.� Elle permet d'indentifier des modèles conceptuels d'un grand niveau d'invariance ; ce

dernier point permettant une capitalisation de l'expérience par secteur et par domaine.

Les aspects techniques de MERISE démontrent que la méthode intégre les derniersdéveloppements en matière de bases de données.

La répartition des données: la description des données par niveau de préoccupation permet dedéfinir le sens des données manipulées avant d'étudier la mise en oeuvre logique et physique surdes sites répartis.

Les bases de données relationnelles: le modèle conceptuel des données peut être converti dansun schéma de base de données relationnelles.

Il est facile de modéliser les concepts MERISE avec les concepts MERISE, d'où une parfaiteadaptation au développement d'outils logiciels supports de la méthode.

MERISE préconise une analyse globale des données mémorisées dans l'organisation afin demettre les informations pertinentes à la disposition des acteurs qui agissent.

Cette conception globale conduit à un décloisonnement des projets et motive dans bien des cas lelancement d'un projet additionnel d'administration des données.


CHAPITRE 2. PRESENTATION D'ACCESS

QU’EST-CE QUE ACCESS

Access est un programme puissant, très simple à utiliser, qui réalise des opérations trèscomplexes. Il aide l'utilisateur à gérer les informations de tous types en fonctions des choix qu'ileffectue. Access peut par exemple :

� Gérer les listes d’adresses ou de numéros de téléphone.� Gérer des clients, des ventes, etc.� Gérer un livre de comptes contenant une comptabilité générale, des comptes clients et

des comptes fournisseurs.� Gérer des commandes et assurer une gestion de stock.� Gérer une bibliothèque personnelle d’informations par exemple des photos, des disques,

des sons, des séquences d’animation, etc.� Créer et mettre à jour un planning.� Stocker, analyser et rechercher des données.

NOTIONS ESSENTIELLES

Qu’est-ce qu’une table ?

Une table est un ensemble d’informations organisées en lignes et colonnes. Avant d’aller plus loin,Il nous faut clarifier la situation : dans une base de données, chaque ligne d’une table s’appelle unenregistrement et chaque colonne un champ .

Nom Prénom Téléphone Noms des champs

Adams Anthony 55.45.45.86

Baker Barbara 15.25.69.47 Enregistrements

Duvall Robert 18.14.36.74

Edwards Black 98.32.65.95

Champs


Champs (Field)

Le champ est une unité d'information pouvant être affectée par des propriétés telles que la taille,le format et le type.

Clés (Key)

Les clés sont les champs capables d'identifier sans équivoque les fiches d'une relation. Les clésservent en particulier à établir un lien avec une autre relation.

Clé primaire (Set primary Key)

Une clé primaire est une colonne de la table (champ) dont la tâche consiste à identifier unenregistrement précis.

Pour sélectionner une clé primaire, Il faut en général sélectionner la colonne dont la taille dechamp est la plus petite. En effet, la taille de la clé primaire agit sur la vitesse de calcul dans unebase de données.

Une clé sert en particulier à établir des relations entre différentes tables. Une clé primaire peutaussi se composer de plusieurs champs.

Table source

La table source est l'une des deux tables reliées. Dans le cas d'une relation 1:N, la table destinationlui est subordonnée. Il est possible d'associer à chaque ligne de la table source plusieurs lignes dela table destination (voir chapitre sur les relations).

Table destination

Il s'agit dans une relation de type 1:N, de la table qui est subordonnée à la table source. La tabledestination possède une colonne identique à la clé primaire de la table source laquelle à la fonctionde clé externe dans la table destination. Il est possible d'associer à chaque ligne de la table sourceplusieurs lignes de la table destination (voir chapitre sur les relations).

Relations

Une relation avec des lignes de table est comparable à un fichier doté de fiches structurées. Letype d'une colonne de la table est nommé Champ, le nom de champ devant lui aussi être expliciteà l'intérieur d'une relation. Un champ de données, représentant la plus petite entité d'une base dedonnées, prend une signification particulière en raison des relations avec d'autres champs dedonnées. Ainsi, ces derniers intervenir dans une autre relation. Les informations ne sont donc passtockées obligatoirement dans les champs d'une seule relation mais au contraire être distribuéesdans plusieurs relations interdépendantes. Une relation simple ou plus complexe peut ainsi êtregénérée entre les champs de données. La relation la plus simple est caractérisée par la notion de larelation 1:1. Les relations complexes sont nommées l:N, N:l ou M:N (voir chapitre sur lesrelations).


Les liens de type 1-1

Une relation 1:1 est générée quand un champ d'une relation est affecté précisément à un autrechamp d'une autre table.

Les liens de type 1-N

Dans une relation l:N, plusieurs types de données sont reliés à un autre type. Mais naturellement,l'affectation peut porter sur un seul type ou aucun type de données.

Imprimer, afficher et retrouver des informations

Le stockage d’information dans une table n’est qu’une opération élémentaire que l’on réalise sousAccess. Le programme permet d’afficher des informations à l’écran, d’imprimer dans denombreux formats et de retrouver une information spécifique.

Access possède de nombreuses fonctionnalités qui permettent, entre autres, de créer des états, desformulaires, des requêtes et des macros, tous ces éléments pouvant être stockés avec les tablesdans une base de données.

Qu’est-ce qu’un Etat (report) ?

Un état est soit une sortie imprimée qui représente des données dans un certain format, soit desdonnées affichées à l’écran. Vous pouvez imprimer des listes, des lettres types, des étiquettespour le publipostage, des bons de commande, des états contenant des sous-totaux, etc.

Qu’est-ce qu’un formulaire ( forms) ?

Le formulaire est conçu pour entrer, modifier et consulter les enregistrements de la base dedonnées. Le formulaire peut servir à afficher des enregistrements précis à l'écran.

Qu’est-ce qu’une requête (Query) ?

Dans une base de données, une requête peut concerner les enregistrements d'une ou plusieurstables. Une requête regroupe des informations de même nature. La requête porteautomatiquement sur les données actuelles de la table concernée.

Qu’est-ce qu’une macro ?

Les macros aident à automatiser des fonctions. Une macro peut être une liste d'actions ou un petitprogramme exécutable. Les macros peuvent être affectées à un formulaire, un état, un contrôleainsi qu'à une combinaison de touches ou une commande.


Qu’est-ce qu’un module ?

Un module contient des fonctions écrites en Access BASIC. Elles sont utIlisables pour effectuerdes sélections particulières. Access BASIC représente également une extension du langagemacro. Access BASIC est un langage de programmation intégré de base de données dont lastructure ressemble beaucoup à celle de Visual Basic.

LANCER ACCESS

Pour lancer Access à partir de Windows :

1. Cliquez sur Démarrer2. Cliquez sur l'icône de l'application Access

Sélectionner une commande dans un menu

Pour sélectionner une commande dans un menu, on peut utiliser les techniques de sélectionstandard de Windows en cliquant sur la commande à l'aide de la souris, ou en tapant la toucheALT en combinaison avec la touche de raccourci qui permet d'exécuter la commande. Il estégalement possible d'utiliser les touches fléchées pour sélectionner les commandes et la toucheENTRER pour les valider.

Quitter Access

� Choisissez la commande Fichier / Quitter.


CHAPITRE 3. GESTION DES TABLES

Une base de données se construit à partir d'une collection de données reportées dans une table.Vous devez d'abord entrer correctement les enregistrements de la table avant de pouvoir extraireou consulter des données et créer des états.

CREER UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES

Sélectionnez Fichier / Nouvelle base de données pour créer une base de données. La boîte dedialogue qui s'ouvre affiche le nom proposé par défaut DB1. Remplacez ce nom par un nom devotre choix.

OUVRIR UNE BASE DE DONNEES EXISTANTE

Une fois Access activé, la première tâche consiste généralement à ouvrir une base de donnéescomposée de tables, de requêtes, de formulaires, d'états et autres objets. Certes, vous avez le droitd'ouvrir une seule base de données mais celle-ci peut se constituer d'une quantité indéfinie detables qui, à leur tour, sont stockées physiquement dans d'autres bases de données.

Pour ouvrir une base de données :

1. Sélectionnez Fichier / Ouvrir une base de données puis la base souhaitée dans la boîtede dialogue obtenue.

2. Confirmez l'action par Ouvrir.


LA FENETRE BASE DE DONNEES

Un objet de la base de données Access peut être créé à partir de la fenêtre base de données.

� Cliquez sur l'icône du type d'objet par exemple sur l'icône Tables puis cliquez surNouveau.


FERMER UNE BASE DE DONNEES

Une base de données se ferme dans la fenêtre de la base.

� Cliquez sur la fenêtre de la base de données si elle est inactive puisSélectionnez Fichier / Fermer.

CREATION D'UNE TABLE

Un objet de la base de données Access peut être créé à partir de la fenêtre de base de données.

� Cliquez sur l'icône du type d'objet ici sur l'icône Table puis sur Nouveau.Après l'avoir créée, Access présente une table vierge en mode Création. Ce mode danslequel se définit la structure de la table est différent du mode Feuille de données.

Apparaît une fenêtre composée des trois colonnes Nom du champ, Type de données,Description. Le type de données provient des types proposés dans la zone de liste. Cette dernièreapparaît lorsqu'un élément de la colonne Type de données se trouve marqué.

La rubrique Propriétés du champ qui est actuellement vide contient toutes sortes d'entrées enfonction du type choisi. Cette rubrique dépend étroitement de la colonne Type de données.

� Sélectionnez par exemple le type Texte et Access ouvre aussitôt la zone Propriétés duchamp en indiquant la valeur 50 pour la taille du champ.


Il existe d'autres cellules permettant de limiter le champ de validité, d'afficher un message d'erreuret d'indexer le champ.

DEFINIR LES CHAMPS

Avant d'ajouter des champs dans une base de données, il faut réfléchir longuement sur les donnéesà stocker dans telle ou telle table pour éviter des redondances. Une table se crée dès l'instant oùvous entrez les champs les uns sous les autres dans la partie supérieure de la fenêtre. Pour définirun champ, vous devez préciser obligatoirement :

� Le nom de champ,� Le type� Certaines propriétés à mentionner dans la partie inférieure du masque de modification de

la table.Un nom de champ ne doit apparaître qu'une seule fois dans une table. Si vous le souhaitez, unedescription de champ peut accompagner cette valeur.

LE NOM DES CHAMPS

La première tâche nécessaire pour définir un nouveau champ consiste à entrer le nom du champdans la colonne appropriée, comme par exemple le numéro de réservation.

Cliquez sur le champ souhaité. Le curseur de saisie clignotant apparaît dans le champ et àl'extérieur gauche apparaît une petite flèche, le marqueur de champ, qui indique la ligne actuelle.

�Le nom de champ ne doit pas obligatoirement être un mot court mais peutcomporter jusqu'à 64 caractères. Ce nom peut être composé de lettres, dechiffres et d'espaces. Vous pouvez ainsi attribuer des noms significatifs auxchamps, ce qui est utile quand la base de données est volumineuse avec denombreuses tables.


LE TYPE DE DONNEES

Spécifiez ensuite le type du champ qui est par défaut Texte.

� Utilisez <Tab> ou la flèche droite pour atteindre ce champ ou sélectionnez-le avec lasouris.

Une fois ce champ sélectionné, une petite flèche apparaît à droite pour transformer la zone detexte en une zone de liste.

La sélection de cette flèche provoque l'apparition de tous les types de champ existants. Cliqueztout simplement sur le type souhaité pour le sélectionner.

Le choix du type dépend en particulier du type des données à inclure dans ce champ. Il faut savoirégalement si les valeurs doivent être triées ou indicées. Si tel est le cas, vous ne pouvez passélectionner le type OLE Object ou Mémo. Si vous devez calculer une somme, optez pour le typeNumérique. Le type Oui/Non est sélectionné pour économiser de la place mémoire car Il nenécessite qu'un bit ayant exactement deux états O et 1.

Dans une table, vous pouvez définir un nombre quelconque de champs de tous les types. Seul lechamp de type Compteur ne peut exister qu'une seule fois dans un objet de données. Si voustentez d'ajouter plusieurs champs de ce type, Access vous en empêche en retournant un messaged'erreur lorsque vous enregistrez la table ou commutez vers le mode Feuille de données.

Compte tenu du type de champ défini, Access affiche des propriétés différentes dans la zoneinférieure de la fenêtre de table.

Description de champ :


Le type Texte

Un champ de ce type peut contenir toutes les combinaisons de caractères alphanumériques, dechiffres, d'espaces et d'autres caractères.

La longueur d'un champ de type texte varie de 1 à 255 caractères.

Le type Mémo

Un champ de ce type peut contenir le même genre de données qu'un champ de type Texte. Ladifférence avec un champ de type Texte vient du fait qu'un champ de type Mémo peut contenirjusqu'à 32 000 caractères.

Le type Numérique

Un champ de ce type contient des nombres sur lesquels on souhaite réaliser des calculs. Deschamps de ce type ne peuvent contenir que des chiffres, des virgules, des signes négatifs et despoints.

Le type Date/Heure

Ce type est utilisé pour insérer la date et l'heure dans un champ. Les dates arithmétiques sontautorisées, ce qui permet de réaliser des calculs sur les dates.

Le type Monétaire

Un champ de ce type peut contenir des données numériques représentées en francs. Ces donnéessont identiques à celles de type Numérique, si ce n'est que les nombres sont automatiquementarrondis à deux décimales, et les valeurs négatives apparaissent entre parenthèses.

Le type Compteur

Un champ de ce type contient un numéro unique assigné automatiquement par Access à chaqueenregistrement ajouté dans la table. Le premier enregistrement a le numéro 1, le suivant le 2, etc.Une fois assigné, le numéro ne peut plus être modifié.

Le type Oui/Non

Un champ de ce type n'accepte que les deux valeurs booléennes Oui et Non.

Le type Liaison OLE

Un champ de ce type spécifique est utilisé par Access pour conserver des objets placés dans latable provenant d'une autre application Windows qui supporte les liaisons OLE. On l'utilisesurtout pour stocker des images où des sons dans une table, mais on peut également utiliser ceschamps pour stocker des cellules d'une feuille de calcul, une feuille de calcul dans sa totalité ou undocument provenant d'un traitement de texte.


LA DESCRIPTION DES CHAMPS

La description de champ permet de décrire avec précision les champs aidant ainsi à éviter deserreurs. Par exemple, la désignation Salaire est insuffisante pour évaluer des statistiques dans unebase de données. Il est nécessaire d'indiquer clairement s'il s'agit du salaire net ou du salaire brut.

Cette description de champ apparaît par exemple dans la barre d'état de Access. Celle-ci figure aubas de la fenêtre quand un champ approprié est sélectionné en mode Feuille de données pour yentrer les informations. Ainsi, la personne chargée de compléter la base de données avec desinformations peut s'y retrouver facilement.

DEFINIR LES PROPRIETES D'UN CHAMP

Les propriétés des champs peuvent être définies dans le mode Création de la table. Le formatageaide par exemple à améliorer la lisibilité des nombres. Par ailleurs, Il semble judicieux dedéterminer la validité des données dès leur saisie et d'écarter celles qui ne correspondent pas audomaine prédéfini. Lorsque vous définissez les propriétés de champs pour une table, Accessutilise alors les formats et les règles de validité dans les feuilles de réponses, les formulaires et lesétats qui dépendent des tables. Il existe huit Propriétés de champs sous Access.

Toutes les propriétés de champ ne conviennent pas toujours à chaque type. Ces informations sontdisponibles par la sélection d'un nom de champ ou d'un type de données dans le mode Création.La partie inférieure de la fenêtre de la table montre toujours les propriétés définies pour le champactuel. Celles-ci sont modifiables à cet endroit si cela est nécessaire.

Propriété Applicable aux types suivants

Légende Date/Heure, Oui/Non, Mémo, Liaison OLE,Texte; Numérique, Compteur; Monétaire

Décimales Numérique, Monétaire

Taille du champ Texte, Numérique

Format Date/Heure, Oui/Non, Mémo, Texte,Numérique, Compteur, Monétaire

Valide si Date/Heure, Oui/Non, Mémo, Liaison OLE,Texte, Numérique, Monétaire

Indexé Date/Heure, Texte, Numérique, Compteur;Monétaire

Valeur par défaut Date/Heure, Oui/Non, Mémo, Texte,Numérique, Monétaire


Une propriété de champ se modifie dans le mode Création d'une table. Dans la partie supérieurede la fenêtre de la table,

1. Cliquez sur le champ dont les propriétés sont à redéfinir. Au bas de la fenêtre,2. Sélectionnez la propriété à modifier et entrez la valeur adéquate. Dans le cas de

certaines propriétés, une flèche apparaît immédiatement à droite du champ de saisie.Une liste affichant tous les réglages se déroule lorsque vous cliquez sur cette flèche. Unefois sélectionnée, la valeur souhaitée apparaît dans la zone de texte en tant que nouvellevaleur. Pour que les modifications restent durables dans la table, vous devez les sauverpar Fichier / Enregistrer.

Si aucune propriété n'a été définie, seules les quatre propriétés Taille du champ, Décimales,Valeur par défaut et Indexé sont munis d'une valeur dans le cas d'un champ de type Numérique.Les autres propriétés sont vides.

La propriété Taille du champ

Les champs de type Texte ou Numérique peuvent être limités en leur affectant les propriétésTaille du champ ou Format. La limitation peut être utile pour deux raisons. D'une part, elleéconomise de la place mémoire qui pourrait être accaparée sans être utilisée. D'autre part,l'utilisateur ne peut pas entrer de grandes données comme il le souhaiterait.

La propriété Taille du champ pour les champs de type Texte

La propriété Taille du champ limite les valeurs entre 1 et 255 pour les champs de type Texte. Sivous diminuez par la suite la taille du champ, pensez avant à ajuster la taille de tous les champspour éviter de perdre des données. Par défaut, la taille du champ est définie à 50.

La propriété Taille du champ pour les champs de type Numérique

En ce qui concerne un nombre, la propriété Taille indique s'il faut l'enregistrer en tant que valeurréelle, entière, etc. Cela dépend notamment du domaine numérique utilisé. La propriété Taille estréglée sur Réel double sauf indication contraire. Cinq types de nombres sont proposés : Octet,Entier, Entier long, Réel simple, Réel double.

� L'option Entier long convient aux champs devant stocker de grandes valeurs entières.� Optez pour Octet pour de petits nombres positifs.� Les types Réel simple ou Réel double sont nécessaires pour sauvegarder des nombres

avec des virgules décimales. L'avantage procuré par la diminution de la taille des champsest l'augmentation de la vitesse de travail par rapport à la configuration standard où letype Numérique est réglé sur Réel double.


A la modification de la taille du champ, Access retourne un message informant que la modificationde la propriété Taille risque de provoquer des pertes de données. Dans ce cas, confirmez lemessage par OK si vous êtes sûr que la valeur entrée dans le champ est adéquate.

La propriété Format

La propriété Format définit les formats de certains types de champs. Vous pouvez indiquer parexemple le format à utiliser pour la date.

� Cette propriété est assignable à tous les types de champs à l'exception deschamps de type OLE.

La propriété Format pour les champs de type Numérique, Monétaire et Compteur

La liste de la propriété Format concernant un champ de type Numérique, Compteur ouMonétaire contient les six options suivantes : Nombre général / Monétaire / Fixe/Standard /Pourcentage / Scientifique.

La plupart de ces formats numériques ne conviennent pas au type Monétaire. Pour les champs dece type, définissez le format numérique portant le même nom ou laissez vide la propriété Formatcomme cela est proposé par défaut. Pour le type Compteur également, la propriété Format doittoujours rester vide.

Dans le cas d'un champ de type Numérique, si la propriété Format ne comporte aucune indicationou mentionne Nombre général, Access montre alors des nombres sans séparateurs de milliers.Comme il est convenu de ne pas afficher des pourcentages ou des exposants supérieurs à 1000, ilfaut choisir l'option Standard ou Monétaire pour la propriété Format si de tels séparateurs sontsouhaités. Seuls les chiffres après la virgule nécessaires à chaque valeur sont précisés dans leformat Nombre général. La virgule décimale n'apparaît pas si vous entrez un nombre sans virguledécimale. Sinon, vous obtenez autant de chiffres après la virgule qu'il en a été édité. Il importe peuquelle valeur a été définie dans la propriété Décimales.

La propriété Format pour les champs de type Date/Heure

Les champs de type Date/Heure possèdent également la propriété Format déterminant le moded'affichage de la date et de l'heure et pouvant contenir 7 valeurs différentes : Date Général.

Dans le mode Création, ces formats sont disponibles dans une liste de la rubrique Propriétés duchamp lorsque vous cliquez sur la flèche située à droite du champ de saisie de la propriétéFormat.

Format AffichageDate, général (Paramètre par défaut). Si la valeur ne contient que la date, l'heure n'est

pas affichée ; si la valeur ne contient que l'heure, la date n'est pasaffichée.

Date, complet Identique au paramètre Format complet de la section International duPanneau de configuration de Microsoft Windows.

Date, réduit Exemple : 03-Avr-1998.Date, abrégé Identique au paramètre Format abrégé de la section International du

Panneau de configuration de Windows.


Format AffichageHeure, complet Identique au paramètre Format horaire de la section International du

Panneau de configuration de Windows.Heure, réduit Exemple : 05:34 PM.Heure, abrégé Exemple : 17:34.

La propriété Format pour les champs de type Oui/Non

Par défaut, les valeurs OUI et NON sont utilisées dans les champs de type Oui/Non. Si cela estnécessaire, vous pouvez définir également les formats Vrai/Faux ou Actif/Inactif. Lorsque vousentrez le mot Faux dans un champ de type Oui/Non dont la propriété Format est définie àActif/inactif, ce mot est converti automatiquement en Inactif. La différence entre majuscules etminuscules n'est pas prise en compte, Access commence toujours le mot par une majuscule. Si leréglage du format est effacé dans la propriété Format, vous obtenez -1 pour oui et 0 pour non. Demême, vous pouvez entrer le chiffre 0 selon le format Non, Faux ou Inactif, les valeurs positiveset négatives restantes signifient Oui, Vrai ou Actif.

La propriété Format pour les champs de type Texte et Mémo

Pour ces types, on ne peut définir que des formats personnalisés. Vous pouvez utiliser lessymboles ci-dessous pour créer des formats définis par l'utilisateur.

Code Description

@ Caractère de texte (soit un caractère, soit un espace) requis.

& Caractère de texte non requis.

< Force tous les caractères à être en minuscules.

> Force tous les caractères à être en majuscules.

La propriété Décimales

La propriété Décimales indique le nombre de chiffres après la virgule. Elle est donc réservée auxchamps numériques ou monétaires.

La propriété Légende

Dans les états et formulaires, le texte défini dans la propriété Légende est utilisé pour désigner lechamp au lieu d'utiliser le nom de champ. Par exemple, vous définissez l'étiquette Où ? pour lechamp Pays de destination. Dans un formulaire, Access intitule alors par Où? et non par Pays dedestination la zone de texte pour entrer le pays. Cette propriété est la seule qui s'applique à tousles types de champ. Les Légendes sont utilisées également lorsque la base de données est fourniedans une autre langue. Dans ce cas, il faut changer toutes les propriétés Légende en laissantintacts les noms de champ. C'est un gros avantage car la modification d'un nom de champ


nécessite généralement des améliorations ultérieures dans les requêtes et dans les objets dedonnées internes.

La propriété Valeur par défaut

Si un champ possède trop souvent la même valeur, vous pouvez personnaliser sa propriétéValeur par défaut. Il est ainsi rempli automatiquement dès qu'un nouvel enregistrement est défini.La propriété Valeur par défaut accepte non seulement une valeur fixe telle que Oui dans unchamp de type Oui/Non, mais aussi une expression permettant d'ajouter par exemple l'heuresystème au moyen de la fonction TIME() ou la date système au moyen de la fonction DATE().Une expression est une combinaison de fonctions, d'opérateurs (+, -, etc.), de constantes et denoms de champs retournant ensemble un résultat. Dans ce cas, l'expression doit toujourscommencer par un signe égal et comporter près de 255 caractères. La valeur par défaut deschamps de type Numérique ou Monétaire est fixée automatiquement à zéro. Pour les champs detype Oui/Non, Access propose par défaut le mot Non lors de l'entrée des données. Ces entréessont modifiables à loisir. Les modifications concernent les nouvelles données d'un formulaire oud'une feuille de données. Les données existantes restent inchangées. Les deux types Compteur etLiaison OLE n'ont pas de valeur par défaut.

La propriété Valide si

Limite les données à entrer à celles qui correspondent à une règle de validité prédéfinie. Si vouséditez des données non valides, vous recevez un message contenu dans la propriété Message sierreur. En saisie, la règle de validité autorise des valeurs qui sont évaluées dès que vous entrezou modifiez des données dans un champ d'une feuille de données ou d'un formulaire. Elleconcerne toujours de nouvelles données et elle est utilisable également par des requêtes etformulaires nouvellement créés. La définition de la propriété doit comporter 255 caractèresmaximum. Access vérifie automatiquement si un champ de type Numérique comporte ou non untexte.

Sous Access, les règles de validité sont entrées sous forme d'expressions. Une expressiondétermine si une valeur est autorisée ou non dans un champ. Les expressions peuvent être denature simple ou complexe. Les expressions simples sont du type < 0 alors que les expressionscomplexes contiennent par exemple des OU et des ET logiques.

Une expression peut être constituée d'une combinaison d'opérateurs, d'identificateurs, defonctions, de valeurs littérales et de constantes.

Elément Exemples DescriptionOpérateur =, <, &, Et, Ou, Comme Indique une opération qui porte sur un ou

plusieurs éléments.Identificateur Formulaires![Commandes]

![N°commande]Etats![Facture].Visible

Fait référence à la valeur d'un champ,d'un contrôle ou d'une propriété.

Fonction Date, Somme (Sum),RechDom (DLookup)

Retourne une valeur fondée sur lesrésultats d'un calcul ou d'une autreopération. Vous pouvez aussi créer vospropres fonctions au moyen d'AccessBasic.


Elément Exemples DescriptionValeur littérale 100, #1-Jan-92#, "New

York"Représente une valeur telle qu'un nombre,une chaîne de caractères ou une date queAccess évalue exactement comme elle estécrite.

Constante True, False, Oui, Non,Null

Représente une valeur qui ne change pas.

La propriété Message si erreur

Si vous éditez des données non valides, vous recevez un message contenu dans cette propriété.Le message de validité définit le texte affiché dans une fenêtre de message lorsque la valeurentrée dans un champ de données est fausse en raison de l'expression incluse dans la propriétéValide si. La définition de la propriété doit comporter 255 caractères maximum.

La propriété Indexé

La propriété Indexé accélère la recherche en marquant un ou plusieurs champs d'une table entant qu'index. Un index permet à Access de retrouver rapidement des valeurs fréquemmentcherchées ou triées. Pour un champ distinct, l'index se définit par la propriété Indexé. Lapropriété Indexé autorise les valeurs suivantes :

Valeurs de Indexé EffetNon Effacer l'index existant ou ne pas créer d'indexOui - Avec doublons Créer un indexOui - Sans doublons Créer un champ d'index unique

Dans le cas de l'option Sans doublons, les valeurs entrées ne doivent apparaître dans aucunautre enregistrement de la table. Si l'index défini existe déjà dans un enregistrement, Accessrefuse l'accès. Dès l'instant où un champ est défini comme un champ de clé primaire, Accessrègle automatiquement sur Oui (sans doublons) la propriété Indexé de ce champ. Cela vautobligatoirement pour chaque clé primaire. Cette propriété est assignable à tous les types dechamps à l'exception des champs de type Oui/Non et des champs de type Liaisons OLE.

DEFINIR LA CLE PRIMAIRE

Vous pouvez très bien définir le champ de la clé primaire sans toujours le demander à Access.

� Sélectionnez le champ devant contenir la clé primaire et cliquez sur l'icône de la cléprimaire dans la barre d'outils. Alternativement, utilisez Edition / Clé primaire. Dansles deux cas, Access ajoute l'icône de la clé à gauche du nom du champ de la cléprimaire pour signaler le ou les champ(s).


CLE PRIMAIRE MULTI-CHAMPS :De nombreux enregistrements peuvent être identifiés avec une clé sur un seul champ. Mais dansles bases de données volumineuses, il existe des tables ne contenant aucune valeur intrinsèque. Enprincipe, ces tables peuvent générer une clé primaire par combinaison de deux ou trois champs.Des clés primaires ainsi composées peuvent être représentées par le nom ou le lieu de résidence. Ilest important que les autres champs de la table soient affectés sans équivoque à cette clé.

Pour sélectionner une clé partielle,

� Vous devez garder la touche <Ctrl> appuyée tout en cliquant sur les champs concernésavec le bouton gauche. Ensuite, ces champs peuvent être définis comme une clé primairede même qu'un champ unique.

CORRIGER DES ERREURS DANS LA STRUCTURE

Avant d'effectuer des améliorations et des ajouts dans la table, pensez d'abord à l'enregistrer pourparer à une brusque coupure de courant ou a une mauvaise manipulation d'un collaborateur. Detoute manière, la table doit être enregistrée avant l'entrée des enregistrements.

Une fois la structure d'une table entièrement définie, on peut rectifier certaines erreurs commiseslors de la saisie des noms, des types de données, des descriptions ou des propriétés des différentschamps. Pour effectuer des modifications ou des corrections, il faut :

1. Déplacer le curseur à l'endroit où il faut effectuer la modification.2. Appuyer sur la touche retour arrière pour effacer le caractère précédent le curseur ou appuyer

sur la touche suppr pour effacer le caractère qui suit le curseur.3. Saisir le nouveau texte.

Insérer un nouveau champ

Pour modifier une valeur de la table,

� Activez le mode création accessible par l'icône triangle .

� Une table ne peut être modifiée que si tous les objets de données ont étépréalablement fermés. Sinon, Access retourne un message d'erreur.

De même, il arrive souvent que vous deviez ajouter des champs au milieu ou au début des champsdéjà définis une fois la table créée. Vous disposez dans ce cas de deux méthodes.

� Inscrivez le nouveau champ à la fin des champs existants puis placez-le à l'endroit souhaitépar la technique glisser-déplacer.


Ou

� Cliquez sur la ligne devant laquelle doit se situer la nouvelle entrée et sélectionnezInsertion / Lignes ou tapez <Ins> ou utilisez l’icône .

Supprimer un champ

Vous pouvez retirer à tout moment les champs ajoutés dans la table que vous venez de créer.Pour effacer un champ devenu inutile,

� Sélectionnez la ligne en cliquant sur l'icône de sélection pour marquer l'entrée ainsi que letype du champ puis tapez <Suppr>. La même action s'obtient également par Edition /Supprimer les lignes ou l’icône .

Déplacer un champ

Pour déplacer le champ, placez la marque de sélection sur ce dernier.

� Cliquez sur le nom du champ concerné puis déplacez-le tout en gardant le bouton gaucheappuyé. Le pointeur se transforme en un petit rectangle hachuré. Cette technique deglisser-déplacer est très usitée sous Access.

Vous pouvez déplacer un champ en Mode feuille de données tout comme dans le Modecréation. La seule différence est qu'il s'agit de déplacer ici des colonnes et non des lignes.Marquez les colonnes souhaitées en cliquant sur les noms de champ concernés.

� Cliquez à nouveau sur le bouton et déplacez la colonne en gardant le bouton appuyé.Relâchez le bouton à la nouvelle position.

SAUVEGARDER LA STRUCTURE DE LA TABLE

� Choisissez la commande Fichier / Enregistrer ou Fichier / Enregistrer sous. Dans laboîte de dialogue Enregistrer sous, la table peut être enregistrée sous un nom de votrechoix. Le mot Table et le chiffre 1 sont proposés par défaut.

�Chaque nom de table peut comporter 64 caractères comprenant des lettres, desnombres et des espaces. Si aucune clé primaire n'a été définie, un messageapparaît vous informant que la table ne possède pas de clé primaire. Ce messages'il est confirmé par Oui, invite Access à se placer sur un champ de typeCompteur ou à créer un nouveau champ de type Compteur avec N° comme nomde champ et à le définir comme clé primaire.


SAISIE ET MODIFICATION DE DONNEES

En Mode Création, vous pouvez ajouter ou modifier des champs et définir les propriétés deschamps. Le Mode feuille de données est utile pour entrer des données dans la table, pour éditerou consulter les données existantes.

� Cliquez tout simplement sur l'icône dans la barre d'outils.

Ouvrir une table

Pour ouvrir une table en Mode Création, dans la fenêtre Base de données,

� Cliquez sur le bouton Tables et sélectionnez la table que vous désirez ouvrir.

Pour ouvrir une table en, cliquant sur le bouton Tables.

� Cliquez deux fois sur un nom de table (ou sélectionnez la table et choisissez le boutonOuvrir).

� Access passe dans la fenêtre Tables en Mode feuille de données. C'est dans cettefenêtre que l'on peut ajouter, modifier et visualiser les données d'une table.

AJOUTER DES ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE

Au départ, après avoir créé une nouvelle table, vous obtenez une feuille de données vide avec deschamps prédéfinis qu'il vous suffit de compléter avec des données. Access affiche toujours unenregistrement vierge marqué d'un astérisque en bas de la feuille de données. On peut alors taperun nouvel enregistrement dans cette ligne vierge. L'enregistrement en cours que vous êtes en traind'éditer est signalé par un petit crayon. Cet enregistrement n'est pas encore enregistré.

� Tapez le contenu du champ puis utilisez la touche <TAB> pour vous déplacer sur lechamp suivant. Après le dernier champ, une nouvelle ligne vierge s'insère. Le crayondisparaît dès que vous placez le curseur sur une nouvelle ligne. Autrement dit,l'enregistrement vient d'être sauvé. La fin des enregistrements est signalée par une étoilesituée en dehors à gauche.


Copier les données du champ précédent

CTRL + ' (apostrophe) Insère la valeur du même champ de l'enregistrement précédent.

Modifier une valeur par défaut

CTRL + ALT + ESPACE Insère la valeur par défaut du champ lorsque l'utilisateur l'a modifiépar erreur.

Se déplacer à l'aide des touches de déplacement

Vous pouvez utiliser ces touches pour vous déplacer dans des feuilles de données dans la grilled'une table affichée en mode Création :

TOUCHES EffetTAB, DROITE OUENTRER

Vous déplacer jusqu'au champ suivant.

FIN Vous déplacer jusqu'au dernier champ dans l'enregistrement en cours.MAJ + TAB OU GAUCHE Vous déplacer jusqu'au champ précédent.ORIGINE Vous déplacer jusqu'au premier champ dans l'enregistrement en cours.BAS Vous déplacer jusqu'au champ en cours dans l'enregistrement suivant.CTRL + BAS Vous déplacer jusqu'au champ en cours dans le dernier enregistrement.CTRL + FIN Vous déplacer jusqu'au dernier champ dans le dernier enregistrement.HAUT Vous déplacer jusqu'au champ en cours dans l'enregistrement

précédent.CTRL + HAUT Vous déplacer jusqu'au champ en cours dans le premier enregistrement.CTRL + ORIGINE Vous déplacer jusqu'au premier champ dans le premier enregistrement.PG.SUIV Vous déplacer jusqu'à l'écran suivant.PG.PREC Vous déplacer jusqu'à l'écran précédent.CTRL + PG.SUIV Vous déplacer d'un écran vers la droite.CTRL + PG.PREC Vous déplacer d'un écran vers la gauche.

Se déplacer dans les enregistrements à l'aide de la souris

Quatre flèches supplémentaires se trouvent à gauche de la barre de défilement. Les deux flèchesdu milieu permettent de commuter vers l'enregistrement suivant ou vers l'enregistrement

précédent.

L'enregistrement actuel est doté d'une marque à gauche. Son numéro apparaît au bas de la fenêtreentre deux flèches.

Les deux Flèches externes représentées par un triangle muni d'une petite barre verticalepermettent d'atteindre la première ou la dernière entrée de la colonne actuelle.

La flèche à l’extrême droite permet l’ajout d’un nouvel enregistrement.


MODIFIER LES ENREGISTREMENTS

Pour copier, couper, coller ou supprimer :

Touches Effet

Ctrl + c Copier la sélection dans le Presse-papiers.

Ctrl + v Coller le contenu du Presse-papiers au point d'insertion.

Ctrl + x Couper la sélection et la copier dans le Presse-papiers.

Ret.arr Supprimer la sélection ou le caractère situé à gauche du pointSuppr Supprimer la sélection ou le caractère situé à droite du point

d'insertion.

Supprimer un enregistrement

Dans un formulaire ou une feuille de données,

1. Sélectionnez l'enregistrement que vous désirez supprimer.2. Appuyez sur SUPPR (ou choisissez Edition / Supprimer. Access vous invite à

confirmer la suppression.3. Choisissez OK pour supprimer l'enregistrement ou Annuler pour le restaurer.


PERSONNALISER L'AFFICHAGE DE LA TABLE

On peut modifier la taille et l'emplacement des colonnes, figer les colonnes et réaliser d'autresopérations qui facilitent l'entrée et la modification des données dans une table.

Modifier la largeur des colonnes à l'aide du menu

Il arrive que le nom d'un champ ne soit pas entièrement visible. Pour remédier à cela, il suffitd'élargir la colonne.

La largeur des colonnes peut être modifiée par Format / Largeur de colonne après avoir placé lecurseur dans la colonne à modifier. Par défaut, la largeur est définie à 15,41.

Modifier la largeur des colonnes à l'aide de la souris

1. Placez le pointeur sur le trait séparant deux noms de champ. A cet endroit, le curseurprend la forme d'un trait vertical muni de deux flèches horizontales.

2. Cliquez sur le bouton gauche pour déplacer le trait à droite jusqu'à apercevoirintégralement le premier nom de champ. Les autres colonnes décalent d'un pas à droite.

3. Relâchez le bouton de la souris.

Déplacer des colonnes

1. Sélectionnez les colonnes que vous désirez déplacer2. Cliquez sur le sélecteur de champ et maintenez le bouton de la souris enfoncé. Access

affiche une barre verticale le long du côté gauche de la colonne.3. Faites glisser les colonnes jusqu'à l'endroit souhaité. Access reclasse les colonnes en

fonction de la modification opérée.


Masquer des colonnes

La sélection de Format / Masquer les colonnes fait disparaître la colonne contenant le curseur.

Afficher des colonnes

De même, la commande Format / Afficher les colonnes permet d’afficher de nouveau une ouplusieurs colonnes masquées.

Figer des colonnes

Dans la plupart des tables, il existe un ou plusieurs noms de champ occupant toujours unemplacement fixe. Pour rendre ces champs immuables,

� Utilisez Format / Figer les colonnes. Lors de la sélection de cette commande, le curseurdoit se trouver dans un champ de cette colonne.


Libérer les colonnes figées

La commande Format / Libérer toutes les colonnes annule l'action précédente.

Modifier la hauteur des lignes par le menu

Vous pouvez redimensionner les lignes en choisissant la commande Format / Hauteur de ligne.

Modifier la hauteur des lignes a l'aide la souris

Dans la zone sélecteur d'enregistrements,

1. Positionnez le pointeur sur la limite inférieure d'une ligne quelconque. Le pointeur setransforme en double flèche verticale.

2. Faites glisser la limite vers le haut pour rétrécir les lignes, ou vers le bas pour les élargir.Access redimensionne automatiquement toutes les lignes de la feuille de données.

Modifier la mise en forme de caracteres

� Ouvrez la feuille de données existante, et choisissez le menu Format / Caractères

Supprimer ou activer l'affichage du quadrillage

La feuille de données peut être améliorée. Si vous n'aimez pas les lignes quadrillées séparant leschamps,

� Utilisez Format / Cellules.


Enregistrer les modifications de formats

Pendant l'utilisation d'une table, vous pouvez sauvegarder à tout moment l'enregistrement ou lamise en forme par Fichier / Enregistrer.

RECHERCHER LES DONNEES A MODIFIER

Une recherche s'effectue directement à partir du Mode feuille de données de la table.

� Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils horizontaleOU

� Sélectionnez Edition / Rechercher.

nom de champ de l'attribut préalablement sélectionné.

Les deux méthodes ouvrent la boîte de dialogue Rechercher qui affiche, dans la barre de titre, le


Rechercher des données

DANS TOUS LES CHAMPS

Si la valeur recherchée figure dans un groupe d'enregistrements, indiquez si la recherche doitporter sur un champ précis de tous les enregistrements ou sur tous les champs de tous lesenregistrements. Normalement, Access recherche uniquement dans le champ où se trouve lecurseur afin d'accélérer l'opération. Mais si vous ne savez plus si le nom recherché concerne telchamp ou tel autre, vous pouvez étendre la recherche à tous les champs en décochant l’optionChamp en cours.

DANS UNE PARTIE DU CHAMP

Si vous ne modifiez pas l'option N'importe où dans le champ proposée dans la zone de liste,Access cherche toutes les valeurs correspondant intégralement à la valeur spécifiée. Si voussouhaitez au contraire chercher le contenu composé exactement de la valeur spécifiée, utilisezalors l'entrée Champ entier. La troisième option, Début de champ, demande d'effectuer larecherche avec les caractères situés en début de champ.

EN TENANT COMPTE DE LA CASSE DES CARACTERES

Dans la boîte de dialogue Rechercher, vous pouvez indiquer si la différence entre les majusculeset les minuscules doit être prise en compte ou si les données recherchées doivent correspondreexactement au format du texte recherché. En général, la recherche ne doit pas tenir compte de ladifférence majuscule/minuscule. La case à cocher correspondante est donc désactivée par défaut.

� Activez la case à cocher si vous voulez chercher par exemple le nom Lion et non le motlion dans tous les champs.

EN TENANT COMPTE DU FORMAT

La case à cocher Rechercher champs comme formatés indique si le contenu de la propriété doitêtre pris en compte lors de la recherche à partir d'un formulaire ou d'une table. Le format Datecomplet étant défini dans la feuille des propriétés. La date affichée dans les enregistrements seprésente comme suit : Jeudi 13 avril 1994. Pour rechercher tous les Jeudi 13 avril via la boîte dedialogue Rechercher, vous devez cocher l'option Rechercher champs comme formaté pour quele mot Jeudi soit interprété comme un élément de la date.

CHOISIR LA DIRECTION DE RECHERCHE

Les options de direction permettent de spécifier le sens dans lequel s'effectue la recherche quicommence toujours à partir de l'enregistrement courant. Pour rechercher vers le haut, sélectionnezl'option Haut dans le groupe d'option Sens et pour rechercher vers le bas, sélectionnez l'optionBas dans ce même groupe d'options.


UTILISER LES CARACTERES GENERIQUES

� Exécutez la recherche à l'aide des jokers si vous ne connaissez pas entièrement la chaînede caractères à rechercher.

Pour rechercher tous les voyages commençant en juin 1997, il faut entrer */06/1997 dans la zonede texte de recherche. Avant d'activer cette boîte de dialogue,

� Cliquez sur le premier champ de la colonne Date de départ. La zone de recherche est ainsilimitée au champ actuel permettant d'exécuter une recherche en aval. Le sens de larecherche permet d'orienter la recherche vers le premier ou le dernier enregistrement enpartant de la position actuelle. Dans l'exemple précédent, il fallait extraire toutes lesdates du mois de juin 1997. Cette condition oblige l'utilisation du joker *. Il existeégalement d'autres caractères de remplacement permettant d'élargir la recherche.

�L'astérisque (*), le point d'interrogation (?), le dièse (#), le point d'exclamation (!), letiret (-) et les crochets ([]) sont des caractères génériques. Vous pouvez utiliser cescaractères dans des requêtes, des commandes et des expressions pour incluretous les enregistrements, les noms de fichier ou d'autres éléments quicommencent par certains caractères ou qui correspondent à une séquenceparticulière. Ils servent aussi à améliorer une recherche.

Symbole Exemple Usage

* bl* trouve : blanc, blé, bleu, etc.*at trouve : chat, rat, plat, etc.

L'astérisque représente un nombre quelconque decaractères.

? Gr?s trouve : gras, gris, gros Le point d'interrogation représente un seulcaractère.

# 1#3 trouve : 103, 113, 123, etc. Représente un seul chiffre.

[ ] b[ae]lle trouve : balle et belle maispas bulle

Représente un des caractères entre crochets.

! b[!ae]lle trouve : bille et bulle maispas belle

Représente tout caractère ne figurant pas entrecrochets.

- b[a-c]r trouve : bar, bbr et bcr Représente un des caractères de la plageindiquée.


Rechercher et remplacer des données

Si vous cherchez un texte déterminé pour le modifier ensuite vous pouvez certes utiliser la boîtede dialogue Rechercher puis remplacer manuellement le texte. Mais il est plus rapide d'avoirrecours à la boîte de dialogue de la commande Edition / Remplacer.

RECHERCHER ET REMPLACER TOUTES LES OCCURRENCES D'UN TEXTE DONNE

� Saisissez dans la boîte de dialogue le nom recherché puis le nom de remplacement. Cliquezsur Remplacer tout pour remplacer l'ancien mot par le nouveau.Le remplacement ne fonctionne pas si le contrôle du champ à modifier possède unerègle de validité interdisant le nouveau mot. Access retourne dans ce cas une boîte demessage affichant le message de validité (s'il existe) défini personnellement.Pour réaliser rapidement la recherche, on active en général le bouton Champ en courspour que la recherche porte seulement sur le champ où se trouve le curseur. Les jokersdécrits précédemment sont autorisés également dans la boîte de dialogue Remplacer.

REALISER UNE RECHERCHE AVEC UN REMPLACEMENT SELECTIF

� Saisissez dans la boîte de dialogue le nom recherché puis le nom de remplacement. Utilisezalors le bouton Suivant. Access sélectionne l'enregistrement suivant où il marque le mottrouvé. Effectuez le remplacement en cliquant sur Remplacer.

FERMER UNE TABLE

Une table peut être fermée par la commande Fichier / Fermer ou par la case de fermeture de latable.

�Lorsque vous fermez une table sans avoir enregistré les modifications, Accessvous en informe par un message. Quant au dernier enregistrement, il estenregistré automatiquement dès que vous fermez la table.


RESTRUCTURATION D'UNE TABLE

Il est très facile de modifier un objet de données sous Access lorsqu'il ne correspond plus à vossouhaits. Une fois enregistrée et fermée, une table peut être rouverte afin de modifier sa structure.Vous devez afficher avant toutes les tables de la base de données active en cliquant sur l'icôneTables dans la fenêtre de base de données. Ensuite cliquez sur le nom de la table choisie, puis surModifier. Access affiche immédiatement le masque de modification à l'écran.

MODIFIER LE TYPE DE DONNEES D'UN CHAMP

Vous pouvez changer le type de données d'un champ à votre convenance, mais cette opérationpeut avoir des résultats inattendus si le champ contient des données.

Si Access ne peut pas convertir une valeur particulière dans le nouveau type de données, il lasupprime et laisse le champ vide de tous les enregistrements contenant cette valeur.

Si, par exemple, vous convertissez un champ Texte en champ Numérique, toute valeur contenantune ou plusieurs lettres est supprimée. Access vous informe du nombre de valeurs qu'il vasupprimer et vous permet d'annuler l'opération.

Si le champ que vous convertissez est une clé primaire ou est indexé sur des valeurs uniques,Access supprime l'enregistrement entier s'il est incapable de convertir la valeur ou si sa conversionen fait une valeur non unique. Access n'accepte pas de valeurs nulles dans des champs quirequièrent des valeurs uniques. Access vous informe du nombre d'enregistrements qu'il vasupprimer et vous permet d'annuler l'opération.

Si vous convertissez le type de données d'un champ en un type de données ayant une largeur dechamp plus petite, Access coupe les données qui dépassent la largeur de champ acceptable. Si, parexemple, vous transformez un champ Mémo en champ Texte, les données qui dépassent la largeurdéfinie pour le champ Texte sont tronquées. Access vous avertit que les données vont êtretronquées et vous permet d'annuler l'opération. Access ne permet pas la conversion en typeCompteur d'un type de données de champ quel qu'il soit. A la place de cette conversion, ajoutezun champ Compteur à votre table.

En mode Création d'une table,

1. Cliquez sur la colonne Type de données dont vous voulez en changer le type.2. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante pour afficher la liste des types de données.3. Choisissez le nouveau type de données puis Fichier / Enregistrer.


Modifier la propriété Taille d'un champ

Si on diminue la propriété Taille d'un champ qui contient déjà des données, on risque de perdrecertaines données.

Ajouter une clé primaire ou un index

Si on décide de modifier un champ existant afin d'en faire une clé primaire ou un index avecl'option Non Sans doublons, Access effacera tous les enregistrements qui contiennent une valeurdupliquée dans la table. Il faut donc s'assurer qu'il n'y a pas de doublons avant d'utiliser un champexistant comme clé primaire ou d'indexer un champ à posteriori.

IMPORTANT �Si les doublons sont des données erronés, il faut les modifier sinon si lechamp doit contenir des doublons, il ne faut pas l'utiliser comme cléprimaire ou pour créer un index.


C H A P I T R E 4 . RELATIONS ENTRE LES TABLES

A l'image d'une base de données relationnelle, Access permet d'accéder simultanément à plusieurstables. Vous devez créer un lien entre les tables pour que Access puisse fusionnerautomatiquement les données de deux tables. Il est généralement souhaitable de déterminer lesliens standards entre les tables dès la définition d'une nouvelle base de données c'est-à-dire avantla création des requêtes, formulaires et états. Ces liens sont notamment utiles pour les requêtesaidant Access à mettre automatiquement en relation les tables entre elles. Access utilise égalementdes liens standard pour relier des formulaires ou des états.

Pour définir une relation entre deux tables, il faut faire correspondre le ou les champ(s)correspondant à la Clé primaire d'une table aux champs correspondants de l'autre table.

LES DIFFERENTS TYPES DE RELATIONS

Pour définir une relation standard, il existe la boîte de dialogue Relations servant à spécifier le oules champ(s) correspondant à la clé primaire de l'autre table. Pour ouvrir la boîte de dialogue,sélectionnez Outils / Relations. Cette commande n'est disponible que si la fenêtre de base dedonnées est la fenêtre actuelle.

Pour définir ces liens, vous avez le choix entre une relation de type Un (l:l) et une relation detype Plusieurs (l:N). Dans la relation l:N, couramment utilisée, chaque enregistrement de la tabled'origine peut être liée à plusieurs enregistrements de la table associée. En revanche dans larelation 1:1, chaque enregistrement d'une table n'est lié qu'à un seul enregistrement de l'autretable. Dans une relation 1:1, les champs associés doivent en outre être des champs de clé primaire.


LES REGLES D'INTEGRITE REFERENTIELLE

Ce sont les règles à suivre pour maintenir les relations définies entre les tables lorsque vousajoutez ou supprimez des enregistrements. Si vous appliquez l'intégrité référentielle, Access vousempêche d'ajouter de nouveaux enregistrements dans une table reliée pour laquelle il n'existe pasd'enregistrement source, de procéder à la modification de valeurs dans une table source quientraînerait des enregistrements orphelins dans une table reliée, et de supprimer desenregistrements d'une table source dans le cas où il existe des enregistrements reliéscorrespondants.

CREER DES RELATIONS ENTRE DES TABLES

Pour définir une relation standard

� Sélectionnez un champ de la table source et glissez-le vers la table destination..

� Sélectionnez l'option Type Un dans le type de jointure, pour une relation 1:1. La relationl:N (type Plusieurs) est proposée par défaut.

LIMITATIONS DANS LA RELATION ENTRE LES TABLES

Le fait de définir une relation entre deux tables ajoute certaines limitations dans celles-ci. Ceslimitations existent en fait pour éviter les erreurs :

� On ne peut pas supprimer la table définie comme la table source de la relation.� On ne peut pas supprimer le champ commun une fois que la relation a été définie.� On ne peut pas modifier le type de données du champ commun après avoir défini la

relation.

� Pour réaliser l'une des trois actions citées ci-dessus, il est nécessaire de supprimerla relation.


SUPPRIMER UNE RELATION

Pour supprimer une relation entre deux tables, il faut réaliser les mêmes étapes que celles qui ontpermis de la créer.

� Sélectionnez la relation et actionner la touche Suppr.


C H A P I T R E 5 . LES REQUETES

Une requête sert à localiser les champs et les enregistrements d'une table. Les requêtes desélection sont le plus utilisées. Les requêtes Sélection permettent de consulter, d'analyser demodifier les données situées dans une ou plusieurs tables. Il convient de définir avec précision larequête pour obtenir uniquement les données voulues sans afficher des informations inutiles. A lasuite d'une requête Sélection, Access présente un groupe d'enregistrements sous la forme d'unefeuille réponse.

CREER UNE REQUETE SELECTION

Une requête est accessible via le bouton Requêtes dans la fenêtre de base de données. Vousdisposez de deux méthodes principales pour créer une requête :

1ère méthode

1. Cliquez sur le bouton Requêtes dans la fenêtre de base de données.2. Cliquez ensuite sur Nouveau et Mode création pour obtenir la liste des tables et

requêtes disponibles servant de base de création. Dans la boîte de dialogue,3. Sélectionnez la table ou la requête à laquelle fait référence votre requête.4. Cliquez ensuite sur Ajouter. Pour ajouter plusieurs tables, sélectionnez les tables

concernées et confirmez comme pour le premier choix.5. Cliquez sur Fermer après avoir spécifié toutes les tables.

2ème méthode

Permet d'accéder au mode assistant de requête.

1. Cliquez sur le bouton Requêtes dans la fenêtre de base de données.


2. Cliquez ensuite sur Nouveau et Mode assistant requête simple.Les requêtes peuvent être créées interactivement.

3. Sélectionnez les tables et les champs faisant partie de la requête.

4. Cliquez sur Suivant ou Terminer pour voir s’afficher le résultat de votre requête.

Insérer, supprimer et déplacer des champs dans la réponse

Outre la sélection des champs pour une requête, Access permet de trier, d'ajouter des champs oud'effacer les champs inutiles. La technique glisser-déplacer aide à déplacer facilement les champset modifier ainsi l'ordre.

Déplacer un champ

1. Cliquez sur le nom de champ de la zone de liste. Ce dernier apparaît en vidéo inverse.Vous pouvez déplacer le champ si vous gardez le bouton appuyé. Le curseur setransforme alors en un rectangle. Tout en gardant le bouton appuyé,

2. Faites glisser la souris jusqu'à l'endroit voulu puis relâchez le bouton pour fixer lechamp.

Si le curseur prend la forme d'un cercle barré lors du déplacement, cela signifie que le champ nepeut pas être placé à cet endroit. Le bouton de la souris ne peut être relâché pour fixer le champque si le curseur reprend la forme du rectangle.

Supprimer un champ

Si vous constatez que la requête contient un champ inutile n'hésitez pas à l'effacer.

� Sélectionnez le champ en cliquant sur le marqueur situé au-dessus du nom de champ.Tapez ensuite <Suppr>.

Sauvegarder une requête

� Choisissez la commande Enregistrer sous dans le menu Fichier.


Fermer la fenêtre Requête

� Choisissez la commande Fermer du Menu Fichier.

UTILISER UNE REQUETE SAUVEGARDEE

1. Pour ouvrir une requête en mode Création, dans la fenêtre Base de données,2. Cliquez sur le bouton Requêtes.3. Sélectionnez la requête que vous désirez ouvrir, puis4. Cliquez sur le bouton Modifier.

Pour ouvrir une requête Sélection ou Analyse croisée en mode Feuille de données, dans la fenêtreBase de données,

1. Cliquez sur le bouton Requêtes,2. Cliquez deux fois sur le nom de la requête (ou sélectionnez la requête, puis cliquez sur

le bouton Ouvrir).

Trier les enregistrements à visualiser

Si vous attendez en résultat d'une requête une grande série d'enregistrements, il est avantageuxd'effectuer un tri alphabétique ou numérique avant l'exécution de la requête. Définissez un ordrede tri en cliquant sur l'entrée Tri du champ concerné. L'activation de la flèche ouvre une liste oùvous pouvez sélectionner les entrées Croissant (0-9, A-Z) ou Décroissant (9-0, Z-A).

Sous Access, vous pouvez définir un ordre de tri pour plusieurs champs. Le champ qui est trié enpremier est toujours celui qui se trouve complètement à gauche. Il est donc important de rangerde gauche à droite les champs à trier dans la fenêtre QBE. Si une requête a été enregistrée avecun ordre de tri déterminé, le champ trié dans la fenêtre QBE apparaît complètement à gauche lorsde l'ouverture de la requête en mode Création. Il en est de même si vous avez déplacé le champlors de la création de la requête. Et pendant la consultation de la feuille de réponse, les champsapparaissent dans l'ordre où ils ont été préalablement placés.


Sélectionner les enregistrements à visualiser

Des critères sont définis dans la requête pour limiter l'extraction à certains enregistrements. Ainsivous pouvez extraire de votre fichier d'adresses toutes les personnes dont le nom est "Michel". Larequête ne tient compte que des enregistrements qui obéissent au critère Nom=Michel. Pour ladéfinition du critère de requête, vous avez utilisé une expression qui limite la recherche et excluttous les enregistrements ne correspondant pas à cette expression. Une expression peut être unenotion simple ou une quantité. Un critère de requête peut être par exemple la limitation desnombres compris entre 11 et 34 du champ de données Stage N°.

Dans une requête, vous pouvez définir des enregistrements dont un des champs est inclus dansune zone de valeurs. Dans une expression, une zone est sélectionnée par l'opérateur DANS ou parles opérateurs de comparaison (<, >, <>, <= >=).

Le type du critère dépend du type du champ de données. Selon que le type du champ est unnombre, une date, un texte, ou une valeur oui/non l'expression du critère doit être adaptée au cas.Les types de données Nombre, Monnaie et Compteur acceptent des nombres. Les nombres sontautorisés sans symbole monétaire et sans séparateur de milliers. Dans les champs de typedate/heure, vous pouvez entrer les formats habituels de date et heure. Le programme cherchetoujours les mêmes enregistrements quel que soit le format dans lequel le critère a été défini.Entrez Non, Faux, Inactif ou 0 pour rechercher une valeur Non ou Oui, Vrai, Actif ou -1 pourune valeur Vraie.

SPECIFICATION D'UNE CONDITION SIMPLE

Correspondances exactes

Si on recherche un enregistrement qui correspond à une valeur donnée dans un champ donné, parexemple le client Gérard, il suffit d'entrer cette valeur dans la cellule Critères du champ donné.

Si le critère est un texte, entrez le texte sous la forme d'un mot en mettant entre guillemets lesmots si ils sont nombreux. Dans votre répertoire téléphonique, vous pouvez chercher par exempleun Monsieur Michel.

� Entrez par conséquent Michel sous le champ Nom. Si le nom est composé comme parexemple Michel Meyer,

IMPORTANT � N'oubliez pas de l'encadrer par des guillemets.


Utiliser les opérateurs de comparaison

On recherche parfois des enregistrements qui correspondent à une fourchette de valeurs ( parexemple les articles dont le prix est supérieur à 150F ). Pour indiquer une fourchette de valeurdans une grille d'interrogation, il suffit de faire précéder la valeur indiquée dans le champ donnépar l'un des opérateurs de comparaison décrits dans le tableau suivant :

Opérateur Signification

< Inférieur à

<= Inférieur ou égal à

> Supérieur à

>= Supérieur ou égal à

= Egal à

<> Différent de

Exemple : < 150

Spécification d'une condition complexe

Vous pouvez définir des critères multiples pour chaque champ d'une requête. Indiquez dans ce casun intervalle de valeurs dans lequel se situent les valeurs. Les critères multiples sont reliés par lesopérateurs ET et OU. L'opérateur ET est à utiliser lorsqu'un champ doit répondre à l'un et àl'autre des critères. L'opérateur OU est à utiliser lorsqu'un champ doit répondre à l'un ou l'autrecritère pour apparaître dans la requête.

UTILISER LE ET LOGIQUE

Access permet de définir des critères pour de nombreux champs et sous la forme de plusieursconditions. Dans votre collection musicale, vous pouvez rechercher tous les interprètes ayantproduit une musique entre 1990 et 1991 et dont le nom commence par une lettre comprise entreA et S. Dans la fenêtre QBE, vous apercevez une autre cellule sous la cellule Critères vousinvitant à préciser les critères.

Entre #01.01.1990# ET #31.12.1991#

>="A*" ET <="S"

� Précisez les deux critères dans la même ligne si vous recherchez des enregistrementsdans lesquels le contenu d'un champ doit répondre à plusieurs critères.

� Précisez les critères sur des lignes différentes si vous recherchez des enregistrementsdevant remplir un critère ou un autre.


UTILISER LE OU LOGIQUE

Pour sélectionner des enregistrements correspondant à une condition ou une autre, il suffit, pourdes conditions portant sur le même champ, de taper les conditions dans la cellule Critère sur lamême ligne séparés par l'opérateur logique OR et pour introduire des conditions dans des champsdifférents, il est nécessaire de les faire figurer sur des lignes différentes.

LES JOKERS * ET ?Lors de la sélection des champs, si vous n'êtes pas par exemple sûr de vous quant à l'orthographed'un texte, entrer le texte que vous connaissez et remplacez les caractères inconnus par desjokers. Le point d'interrogation remplace un seul caractère. l'astérisque un nombre quelconquede caractères. Pour rechercher par exemple des noms avec G*, vous obtenez tous lesenregistrements commençant par G. Si vous utilisez la requête G????, vous obtenez lesenregistrements commençant par G et faisant 5 lettres. Les jokers peuvent comporter desmajuscules et des minuscules.

Les opérateurs spéciaux

Access fournit quelques opérateurs supplémentaires permettant d'établir plus simplement lesrequêtes.

L'OPERATEUR COMME

Cet opérateur permet d'afficher les enregistrements dont la valeur se rapproche de celle spécifiéederrière l'opérateur. Celui-ci est utilisé lorsqu'on ne connaît pas exactement l'orthographe d'unevaleur recherchée et qu'on utilise les modèles.

Exemple : Pour le champ Destinataire, l'expression comme "S*" sélectionne les commandeslivrées à des clients dont le nom commence par la lettre S.

L'OPERATEUR PAS

Utilisez l'opérateur PAS pour rechercher des enregistrements ne correspondant pas à une valeurdonnée.

Exemple : Pour le champ Pays de livraison, l'expression Pas "USA" sélectionne les commandeslivrées à l'extérieur des Etats-Unis.

L'OPERATEUR EST NULL

Utilisez l'expression Est Null pour rechercher des champs dépourvus de valeurs.

L'OPERATEUR EST PAS NULL

Pour rechercher des champs contenant des valeurs, utilisez l'expression PAS Null.

L'OPERATEUR ENTRE

Cet opérateur permet de retrouver les enregistrements correspondant à une fourchette de valeurs.

Exemple : Pour le champ Date d'envoi, l'expression Entre #5-Aoû-1992# Et #10-Aoû-1992#sélectionne les commandes livrées à partir du 5 août 1992 et au plus tard le 10 août 1992.


L'OPERATEUR DANS

L'opérateur DANS sert à extraire les enregistrements faisant partie d'un groupe de valeurs. Cegroupe de données est désigné par liste de valeurs car les divers candidats se succèdent entreparenthèses séparés entre eux par un point virgule. Selon ce critère, la feuille de réponses contientles enregistrements appartenant à cette liste de valeurs.

Exemple : Pour le champ Pays livraison, l'expression Dans("Canada"; "Royaume-Uni")sélectionne les commandes livrées au Canada ou au Royaume-Uni.

L'OPERATEUR DATE()Il peut être important d'extraire des enregistrements portant la date du jour. C'est la fonctionDate() qui remplit cette tâche.

Exemple : Pour le champ Date commande, l'expression < Date( )- 30 sélectionne les commandesde plus de 30 jours.

LES EXPRESSIONS MATHEMATIQUES

Les calculs peuvent être effectués dans des requêtes variées pour afficher par exemple lespaiements dus depuis 5 jours. Le critère s'écrirait comme suit : Date()-5. Si votre base de donnéescontient un planning de théâtre, vous pouvez demander les scènes à jouer dans les 6 jours à venir.Le critère nécessaire serait :

Date()+6.

Mais si vous souhaitez consulter les événements intervenus dans les 10 derniers jours, la formules'énoncerait ainsi :

ENTRE Date() ET Date()-10.

Les calculs contenant un nom de champ doivent être spécifiés entre crochets. Dans le cas duchamp Date, vous devez écrire [Date]. Un calcul est non seulement exécutable avec un champ dedonnées, mais l'expression peut se composer d'un nombre quelconque de champs. Outre le champde données défini entre crochets, l'expression de calcul contient aussi les opérateursmathématiques courants (+, -, *, /).

Il existe un opérateur particulier pour fusionner deux champs de données de type Texte.L'opérateur & permet de joindre des champs de texte et de les traiter comme une seule chaîne decaractères. L'expression [Nom] & " " & [Prénom] fusionne les deux champs Nom et Prénom enles séparant par un espace.


Opérateur Signification

+ addition

- soustraction

* multiplication

/ division

\ division entière

^ exposant

Mod modulo

&concaténation de deux chaînes de texte

( )constitution de groupes d'opérateurs

Masquer l'affichage d'un champ dans la feuille de réponses

Vous pouvez intentionnellement désactiver un champ pour ne pas l'afficher dans la feuille deréponses bien qu'il existe dans la requête. A cet effet, chaque champ dispose d'une case Afficherdans la fenêtre . Par défaut, tous les champs de la requête sont affichés et par conséquent la caseAfficher est activée au départ.

� Cliquez sur la case pour la désactiver, ce qui masquera le champ dans la feuille deréponses. De cette façon, on ne peut pas accéder aux champs non affichés dans lesrequêtes ou dans les formulaires provenant de cette requête.


Créer des champs calculés

Les requêtes ne se limitent pas aux champs des tables ou des requêtes de base. Elles peuvent aussiintégrer par calcul de nouveaux champs de requête. Vous pouvez par exemple créer un champTotal dans une requête contenant des sommes individuelles. Un champ calculé se crée dèsl'instant où vous entrez une expression dans une cellule de la ligne Champ. Le nom de l'expressionest à préciser entre crochets. Access attribue un nom par défaut au champ tel que "Expr1".Sélectionnez ensuite un nom personnalisé pour changer "Expr1" le nom proposé par défaut.

Les champs calculés peuvent comporter deux colonnes de texte. Vous pouvez trier les champscalculés, leur ajouter des critères et vous en servir pour effectuer des calculs. Un champ calculé nepeut pas être modifié dans une feuille de réponses, est automatiquement mis à jour lorsqu'un deschamps du calcul subit une modification. Vous pouvez faire référence au nom d'un champ calculédans d'autres champs calculés mais pas dans les critères. Le nom d'un champ calculé sertuniquement à désigner une colonne de la feuille de données. C'est un instrument aidant à faireréférence au champ pour les besoins des formulaires, états et autres requêtes.

Pour créer un champ calculé dans une requête,

1. Cliquez dans une cellule Champ vide de la grille d'interrogation2. Tapez dans cette cellule le nom du champ calculé suivi de deux points (:)3. Tapez après le nom du champ, l'expression qui effectuera le calcul.

Afficher des valeurs uniques

La requête standard de Access sélectionne automatiquement tous les enregistrementscorrespondant aux critères spécifiés. Pour améliorer la lisibilité d'une feuille de réponses d'unerequête, vous pouvez limiter la requêtes à des valeurs distinctes. Cette limitation signifie queAccess n'affiche qu'une seule ligne lorsqu'une requête retourne deux lignes ayant des valeurssimilaires.

� Cliquez sur l'icône Propriétés pour définir une propriété de requête.

� Activez l'option Valeurs distinctes sur OUI et validez par OK dans la boîte de dialoguePropriétés de la requête.


La feuille de réponses est triée automatiquement dans l'ordre croissant des valeurs du champfigurant dans la colonne gauche de la fenêtre QBE. L'option Valeurs distinctes signifie égalementque la requête ne peut pas être mise à jour. Access permet uniquement d'actualiser à partir d'unerequête enregistrements contenant des doubles.

AJOUTER UNE TABLE OU UNE REQUETE

Quand la requête est affichée en mode Création

1. Choisissez, dans le menu Requête, la commande Ajouter une table pour afficher laboîte de dialogue Ajouter une table. Si vous créez une requête, Access afficheautomatiquement cette boîte de dialogue.

2. Cliquez deux fois sur le nom de la table ou de la requête que vous désirez ajouter.Access affiche la liste des champs dans la partie supérieure de la fenêtre.

3. Répétez la procédure de la deuxième étape pour chaque table ou requête que vousdésirez ajouter, puis fermez la boîte de dialogue.

Supprimer une table ou une requête

Dans la partie supérieure de la fenêtre Requête

1. Sélectionnez la table ou la requête que vous désirez supprimer en cliquant en un endroitquelconque de sa liste des champs.

2. Appuyez sur la touche SUPPR ou choisissez, dans le menu Requête, la commandeEnlever la table. Les champs que vous avez fait glisser de la liste des champs vers lagrille d'interrogation sont également supprimés de la requête. La table ou la requête n'esttoutefois pas supprimée de la base de données.

�Pour ajouter à la requête une table provenant d'une autre base de données oud'une autre application, vous devez d'abord attacher la table à la base dedonnées active.


Joindre les tables

Si vous ajoutez plus d'une table à une requête, vous devez établir une relation entre les tables enles joignant. Si vous ne joignez pas les tables d'une requête, Access risque de combiner etd'afficher les données d'une manière inattendue.

JOINDRE DEUX TABLES DANS LA FENETRE REQUETE

Une jointure est indiquée par la présence d'une ligne qui relie les champs de la jointure. Lesjointures par défaut sont automatiquement affichées quand vous avez créé des relations par défautpour les tables. Si les tables de votre base de données ne possèdent pas de relations par défaut,définissez-les pour éviter de devoir joindre les tables chaque fois que vous créez une requête.

Access accepte trois types de jointures :

� Les équijointures,� Les jointures externes� Les jointures réflexives.

POUR CREER UNE EQUIJOINTURE

Quand la requête est affichée en mode Création, ajoutez les tables à la requête. Pour joindre deuxtables,

� Faites glisser un champ d'une table vers le champ équivalent de l'autre table (champ dumême type de données contenant des données similaires). Access crée automatiquementune équijointure entre les deux tables. Une ligne de jointure connecte les champs joints.

Pour créer une jointure externe ou modifier le type de jointure,

1. Cliquez deux fois sur la ligne de jointure entre les tables ou cliquez une fois sur la lignede jointure, puis

2. Choisissez, dans le menu Affichage, la commande Propriétés de la jointure. Accessaffiche la boîte de dialogue Propriétés de la jointure pour vous permettre desélectionner le type de jointure désiré.

3. Sélectionnez le type de jointure désiré, puis choisissez OK.Une équijointure ou une jointure externe joint les deux tables. La pointe de la flèche située sur laligne de la jointure externe est dirigée uniquement vers les tables qui comprennent desenregistrements dont les valeurs sont identiques.

Pour créer une jointure réflexive : quand la requête est affichée en mode Création, ajoutez deuxfois la table à la requête. Access affiche deux listes de champs pour la table dans la partiesupérieure de la fenêtre. Créez la jointure en faisant glisser le champ approprié de la première listede champs vers le champ approprié de la seconde liste de champs.

SUPPRIMER UNE JOINTURE ENTRE DEUX TABLES

Lorsqu'on supprime une ligne de jointure dans une requête, cela n'affecte que cette dernière.

� Sélectionnez la ligne de jointure entre les deux tables. Appuyez sur la touche Suppr.


EFFECTUER DES CALCULS SUR LES ENREGISTREMENTS D'UNE REQUETE

La faculté de pouvoir effectuer des calculs dans les requêtes est comparable aux techniquesoffertes par un programme tableur. Vous pouvez effectuer des calculs pour déterminer desgroupes de données. Vous pouvez par exemple calculer le nombre de marchandises vendues, lemontant de vos revenus, etc. Access autorise les types de calcul suivants : Compte, Max, Min,Moyenne, Somme, etc.

Dans les requêtes, les calculs concernent tous les enregistrements d'une table. Pour obteniruniquement des valeurs distinctes :

� Exécutez d'abord une requête dont la propriété est Valeurs distinctes seulement.� Créez ensuite la seconde requête basée sur la première.

Les fonctions de groupe permettent d'obtenir des informations groupées sur tous lesenregistrements d'une table.

� Créez d'abord une requête pour effectuer un calcul portant sur tous les enregistrementsd'une table.

� Déplacez ensuite les champs souhaités vers la fenêtre QBE et� Cliquez sur l'icône Somme dans la barre d'outils.

La ligne Total se présente dans la fenêtre QBE. Sous chaque champ de la requêteapparaît l'expression Regroupement dans la cellule concernée de la ligne Opération.

� Indiquez sous chaque champ dans la cellule de la ligne Opération, la fonction deregroupement souhaitée (somme, moyenne variance, etc.).Les fonctions de regroupement portant sur tous les enregistrements, le motRegroupement ne doit plus apparaître dans un champ une fois le calcul effectué.

� Cliquez sur l'icône Feuille de données pour exécuter la requête.


Dans la feuille de données, Access affiche les dénominations représentant le type du calcul réalisécomme par exemple le maximum du chiffre d'affaires. Vous avez le droit de renommer leschamps. Si votre requête a porté sur des champs formatés, leur format n'est pas affiché dans lafeuille de données.

Regroupement par champs multiples : les champs sont regroupés de gauche à droite suivantl'ordre utilisé dans la feuille de données. Pensez par conséquent à ranger toujours à gauche lesgroupes de premier niveau.

Critères de champs groupés : Vous pouvez définir des critères pour des requêtes avec des calculstout comme pour les requêtes sans calculs. Vous pouvez en outre restreindre l'affichage desenregistrements de chaque groupe. Les critères de limitation sont définis avec Regroupement dansla ligne de critères des champs. Seuls les enregistrements sélectionnés sont groupés.

Les critères de champs calculés peuvent être définis de différentes manières :

Les critères définis servent à exécuter des calculs dans la feuille de réponses comme par exemplel'addition de champs donnés ou tiennent compte seulement des champs contenant une valeurminimale. Vous avez la libre faculté de spécifier les enregistrements à prendre en compte dans lecalcul.

Expressions complexes dans les calculs : Access permet d'utiliser les expressions de calculcontenues dans la zone de liste ou de créer des expressions personnalisées. Une expressionpersonnalisée peut s'avérer utile pour répondre à des exigences particulières. En ce qui concerneles calculs utilisant plusieurs fonctions telles que Min et Somme, vous pouvez par exemplecalculer les salaires moyens en divisant la somme des salaires par le nombre personnes intéressées.

� Activez l'entrée d'expressions complexes via l'icône Somme. La ligne Opération étantaffichée dans la fenêtre QBE, activez l'option Expression dans une cellule vide de laligne Opération. Dans la cellule de la ligne Champ, entrez l'expression que vous avezdéfinie. Cliquez sur l'icône Feuille de données pour valider la requête et obtenir unefeuille de réponses.

CREER DES REQUETES ACTION

Toute nouvelle requête est avant tout une requête sélection. Pour modifier cet aspect, vouspouvez choisir un autre type de requête dans le menu Requêtes. Pour modifier lesenregistrements dans une requête sélection, vous devez le faire pour chaque enregistrement. Unerequête action sert à effectuer plusieurs modifications en une seule passe.

� Pour vous assurer que vous n'exécutez pas une requête non voulue dans lafenêtre de base de données, Access vous demande de le confirmer.

Méthode :

1. Créez une requête sélection correspondant exactement à la requête action. Ainsi vouspouvez d'abord vérifier le résultat de la requête.

2. Convertissez la requête sélection en une requête action. Une fois la requête exécutée,3. Contrôlez les données modifiées dans les tables.


Les requêtes action servent à créer des tables ou à modifier des tables existantes. Access propose4 requêtes action :

Créer des requêtes Mise à jour

� Utilisez une requête Mise à jour pour modifier un groupe d'enregistrements que vousspécifiez avec des critères. Vous pouvez utiliser des expressions dans une requête Miseà jour pour effectuer les modifications.

Exemple : Vous pouvez diminuer de 10 pour cent le prix de toutes les boissons ou augmenter lesfrais d'expédition de 3 pour cent pour tous les vêtements.

Créez une requête Sélection pour sélectionner les enregistrements visés.

1. Cliquez sur le bouton Mode Feuille de données pour vérifier la feuille de réponsesdynamique et vous assurer que les enregistrements corrects sont sélectionnés.

Lorsque vous êtes satisfait de la feuille de réponses dynamique

2. Retournez en mode Création. Dans le menu, choisissez Requête mise à jour. Accessajoute la ligne Mise à jour à la grille d'interrogation de la fenêtre Requête Mise à jour.Dans la cellule mise à jour du champ que vous voulez mettre à jour,

3. Entrez une expression ou une valeur pour modifier les données.Exemple : réduire les prix de 20 pour cent dans le champ Coût.Tapez [coût]*0,8. Cliquez sur lebouton Exécuter de la barre d'outils ou sélectionnez Requête / Exécuter. Access affiche unezone de confirmation qui indique combien d'enregistrements seront mis à jour dans la table.Choisissez OK pour exécuter la requête.

Créer des requêtes Ajout

La requête ajout ajoute un groupe d'enregistrements dans une autre table. Dans la mesure où vousn'ajoutez pas d'enregistrements basés sur des critères et si la structure des nouveaux champs estidentique à celle des champs existants, vous pouvez utiliser Edition / Copie et Edition / Coller.Les requêtes ajout sont utilisables également dans le cas où certains champs d'une tablen'interviennent pas dans une autre table.

� Dans ce cas, seules les données des champs concordants sont prises en compte.Les autres données sont ignorées lors de l'ajout.

Créez une requête Sélection pour sélectionner les enregistrements à ajouter. Si vous ajoutez desenregistrements provenant d'une autre base de données.

1. Vous devez d'abord attacher la table.2. Cliquez sur le bouton Mode Feuille de données pour vérifier la feuille de réponses

dynamique et vous assurer que les enregistrements corrects sont sélectionnés. Lorsquevous êtes satisfait de la feuille de réponses dynamique,

3. Retournez en mode Création. Dans le menu Requête, choisissez Requête Ajout.


Access affiche la boîte suivante :

4. Tapez le nom de la table à laquelle vous voulez ajouter des enregistrements dans la zoneNom de la table, ou sélectionnez-le dans la liste déroulante.

5. Spécifiez ensuite la base de données contenant cette table.6. Effectuez la sélection sous Base de données en cours ou indiquez le chemin complet

menant à une autre base.7. Choisissez OK lorsque vous avez terminé. Access ajoute la ligne Ajouter à dans la

grille d'interrogation de la fenêtre Requête Ajout.8. Tapez les noms des champs de la table dans laquelle vous ajoutez des enregistrements

dans la ligne Ajouter à en les faisant correspondre aux champs de la ligne Champ.Access affiche automatiquement les noms des champs qui sont identiques. Vous pouvezmodifier la requête ajout proposée par Access.

9. Marquez la ligne du champ à modifier et cliquez sur la flèche pour obtenir la liste deschamps de la table ajout. Le nom de champ est à sélectionner dans cette table. Les lignesChamp et Ajouter à à doivent contenir le même nombre de champs.

10. Cliquez sur le bouton Exécuter de la barre d'outils ou sélectionnez Requête / Exécuter.Access affiche une zone de confirmation qui indique combien d'enregistrements serontmis à jour dans la table.

11. Choisissez OK pour exécuter la requête.

Créer des requêtes Suppression

La requête suppression efface des enregistrements d'une table. Définissez une requête suppressionafin de pouvoir effacer une quantité d'enregistrements remplissant la même condition. Le point dedépart d'une requête suppression est la requête sélection que vous convertissez en une requêtesuppression. La requête suppression n'efface pas des champs individuels mais elle efface toujoursdes enregistrements entiers. Pour effacer des champs distincts, utilisez la mise à jour qui convertiten zéros les valeurs des champs concernés. L'action de la requête suppression agit en généraltoujours sur une table unique. Si votre requête suppression utilise par exemple deux tables liéespar une relation l:N, seules les données de la table N sont effacées.

� Il faut définir une relation 1:1 pour effacer les données de plusieurs tables.


SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS DANS UNE SEULE TABLE

1. Créez une requête Sélection pour sélectionner les enregistrements visés.2. Faites glisser dans la grille d'interrogation uniquement les champs utilisés pour définir les

critères.3. Entrez les critères dans la ligne Critère des champs appropriés pour sélectionner les

enregistrements.4. Cliquez sur le bouton Création Feuille de données de la barre d'outils pour afficher la

feuille de réponses dynamique. Vérifiez que seuls les enregistrements que vous voulezsupprimer sont sélectionnés. Si besoin est, modifiez votre requête.

5. Retournez en mode Création et, dans le menu Requête6. Choisissez Requête Suppression . Access ajoute la ligne Supprimer dans la grille

d'interrogation et entre " Où " dans les cellules situées sous le nom des champs pourindiquer que vous pouvez définir des critères limitant les enregistrements, et " A partirde " dans les cellules situées sous le nom des tables (telles que Catégories.*) pourindiquer que les enregistrements seront supprimés de ces tables. Il n'est pas possible dechanger ces options.

7. Cliquez sur le bouton Exécuter de la barre d'outils. Access affiche une zone deconfirmation qui indique le nombre d'enregistrements qui seront supprimés de la table.Choisissez OK pour exécuter la requête.

SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS DANS PLUSIEURS TABLES AYANT UNE RELATION UN-A-PLUSIEURS

1. Ouvrez la requête en mode Création et ajoutez les tables dans lesquelles vous voulezsupprimer des enregistrements.

2. Faites glisser le champ servant à la définition de critères dans la grille d'interrogation,dans la table qui contient les enregistrements source (soit du côté " un " de la relation).

3. Faites glisser l'astérisque (*) dans la grille dans la table qui contient les enregistrementsconnexes (soit du côté " plusieurs " de la relation). S'il y a plusieurs tables connexes,faites glisser l'astérisque de chaque table.

4. Cliquez sur le bouton Création Feuille de données de la barre d'outils pour afficher lafeuille de réponses dynamique. Vérifiez que seuls les enregistrements que vous voulezsupprimer sont sélectionnés. Si besoin est, modifiez votre requête.

5. Choisissez Requête Suppression dans le menu Requête.6. Cliquez sur le bouton Exécuter pour exécuter la requête et choisissez OK pour

confirmer la suppression. Access ne supprime les enregistrements que dans les tablesconnexes. Sélectionnez chaque table connexe et appuyez sur SUPPR pour l'éliminer dela requête. Lorsque la requête ne contient plus que la table source et que la grille necontient plus que le champ qui a servi à définir les critères,

7. Cliquez de nouveau sur le bouton Exécuter. Choisissez OK pour confirmer lasuppression. Access supprime les enregistrements spécifiés de la table source.

Créer des requêtes Création de table

La requête création de table permet de créer de nouvelles tables à partir d'autres tables ou desparties d'autres tables.

1. Créez une requête Sélection pour sélectionner les enregistrements qui doivent figurerdans la nouvelle table.


2. Cliquez sur le bouton Mode Feuille de données pour vérifier la feuille de réponsesdynamique et vous assurer que vous avez sélectionné les enregistrements corrects.

3. Retournez en mode Création dans le menu Requête lorsque vous êtes satisfait de lafeuille de réponses dynamique

4. Choisissez Requête Création de table. Access affiche la boîte de dialogue suivante :

5. Tapez le nom de la nouvelle table ou sélectionnez-le dans la liste déroulante pourremplacer les données de la table sélectionnée par celles de la feuille de réponsesdynamique. Si le nom de la table que vous tapez ou que vous sélectionnez est le mêmeque celui d'une table existante, Access remplace la structure et les données de l'anciennetable par celles de la nouvelle table.

6. Choisissez OK lorsque vous avez terminé. Access affiche la fenêtre Requête Création detable.

7. Cliquez sur le bouton Exécuter de la barre d'outils. Access affiche une zone deconfirmation qui indique combien d'enregistrements seront ajoutés dans la nouvelletable. Choisissez OK pour exécuter la requête.

Vous pouvez définir un champ Clé primaire pour la nouvelle table. Lorsque vous créez une table àpartir d'une feuille de réponses dynamique, les champs de la nouvelle table héritent du type dedonnées et de la taille de chaque champ des tables source de la requête, mais aucune autrepropriété de table ou de champ n'est transférée.


C H A P I T R E 6 . LES FORMULAIRES

Les formulaires sont une aide utile pour représenter confortablement les données. Sous Access,vous pouvez entrer des données dans les formulaires et modifier, consulter et imprimer lesformulaires. II existe de nombreuses techniques aidant à gérer les formulaires. Ainsi, vous pouvezaccéder aux données, aux éléments de texte, aux images, aux lignes et aux couleurs.

Les formulaires sont surtout utiles pour modifier fréquemment les données des tables ou pourajouter sans cesse de nouvelles données. En revanche, il vaut mieux utiliser la feuille de donnéesde la table lorsque les données sont rarement modifiées.

CREER UN FORMULAIRE AVEC L'ASSISTANT

Sous Access, les Assistants aident à créer facilement des formulaires. Vous pouvez les adapterensuite à vos besoins personnels grâce aux techniques variées qui vous sont proposées.

Les formulaires peuvent être créés pour entrer, lire et imprimer des informations. Ils permettentd'effectuer des calculs et d'afficher des graphiques ou d'autres sous-formulaires dans un formulaireprincipal. Access offre en outre la faculté d'améliorer le rendu des données en les représentantgraphiquement ou avec une police adéquate.

Vous pouvez exploiter des couleurs si vous disposez d'un écran couleur ou utiliser des niveaux degris sur un moniteur monochrome. Les formulaires se créent à partir d'une table ou d'une requête.

Les informations d'un formulaire sont enregistrées en partie dans la table ou la requête et le resteest contenu dans le formulaire lui-même.

L'Assistant de formulaire allège considérablement le travail d'élaboration des formulaires. Grâceaux questions et aux réponses de l'Assistant, la création du formulaire se réalise automatiquementpar Access. L'assistant de formulaire permet de définir plusieurs sortes de formulaires :

Dans un formulaire Colonnes, les valeurs des enregistrements sont affichées dans une seulecolonne. Chaque valeur d'un enregistrement se trouve dans une ligne individuelle. Un seulenregistrement est donc représenté à chaque fois.

Dans un formulaire Tableau, les valeurs des enregistrements sont représentées sur des lignes etdes colonnes. Cela permet d'afficher en même temps plusieurs enregistrements.


Les formulaires Graphiques peuvent être représentés sous des formes différentes. L'histogrammeest un exemple de formulaire Graphique.

Création d'un formulaire :

1. Cliquez sur l’onglet Formulaires de la fenêtre de base de données puis Nouveau.Dans les deux cas, vous obtenez une boîte de dialogue affichant la table ou la requête devantservir comme base de création. Tapez le nom de la table ou de la requête source du formulaire,ou sélectionnez-le dans la liste. Ensuite choisissez l'Assistant de formulaire.

2. Marquez un nom de champ dans la liste de gauche et3. Cliquez ensuite sur le bouton > situé entre les deux listes ou double-cliquez sur le nom

de champ souhaité pour amener le champ dans la liste de droite. Ou bien cliquez sur >>pour inclure tous les champs dans la liste Champs sélectionnés.

4. Cliquez sur Suivant pour ouvrir la boîte de dialogue suivante. Celle-ci est destinée àdéfinir la présentation finale du formulaire.


Les options proposées sont décrites dans la partie gauche de la boîte de dialogue.

La boîte de dialogue suivante qui est d'ailleurs la dernière boîte proposée par l'Assistant deformulaire attend que vous précisiez un nom significatif à attribuer au formulaire (par exempleAdresses des clients). En mode Formulaire, ce nom est utilisé en guise d'en-tête.

Lorsque l'utilisateur chargé de saisir les données doit consulter simultanément plusieursenregistrements, pour obtenir par exemple un meilleur aperçu des données existantes, il peut créerun formulaire Tableau. Il convient donc de sélectionner l'entrée Tableau dans la liste de la boîtede dialogue qui apparaît immédiatement après l'activation des Assistants de formulaire.

Les premières étapes nécessaires à la création d'un formulaire Graphique sont similaires à cellesconcernant un formulaire Colonne simple ou un formulaire Tableau. Vous devez activer lesAssistants de formulaire à partir de la boîte de dialogue Nouveau, définir le type de formulairesouhaité, ici Graphique, et spécifier les champs parmi ceux de la table de base.

Il existe en tout quinze types de graphiques : les graphiques à barres, en courbes, en aires et àsecteurs représentables chacun en 2D et 3D.

� Cliquez sur le bouton adéquat pour sélectionner le type de graphique souhaité. Cliquez surSuivant pour ouvrir une autre boîte de dialogue où vous devez préciser la manière dontles données doivent être groupées.

CREER UN FORMULAIRE SANS L'ASSISTANT

Pour créer un formulaire sans l'Assistant

� Sélectionnez le Mode Création.

La fenêtre Formulaire

Vous avez le choix parmi 3 modes pour afficher la fenêtre de formulaire :

� Création� Mode Formulaire� Mode Feuille de Données.


Dans le mode Création de la fenêtre de formulaire, vous pouvez définir de nouveaux formulairesou modifier des formulaires existants. Le mode Création de la fenêtre de formulaire est la fenêtrede travail dans laquelle vous configurez le formulaire. Vous disposez à cet effet de la barred'outils, de règles, de la fenêtre de propriétés, de la fenêtre de palette, de la liste des champs, d'uneboîte à outils et de la barre d'état.

Le mode Formulaire sert à entrer, modifier et consulter des données. Un ou plusieursenregistrements sont affichés dans ce mode selon le type du formulaire.

Le mode Feuille de données sert également à entrer, modifier et consulter des données. Dans cemode, plusieurs enregistrements sont toujours affichés en même temps. Si les enregistrementssont trop longs, on aperçoit uniquement les premiers champs des enregistrements.

�Les images ou les objets OLE ne peuvent pas être affichés en mode Feuille dedonnées. Ce mode ressemble considérablement au mode homonyme de l'objet debase de données Table.

En mode Aperçu avant impression, vous pouvez avoir une idée de l'aspect final du formulaire. Lemode Aperçu est activable à partir de n'importe quel mode et même à partir de la fenêtre de basede données si le formulaire souhaité s'y trouve sélectionné.

Les différentes zones d'un formulaire

En général, le formulaire est divisé en trois parties en mode Création.

� Section Détail. Contient l'élément principal du formulaire. Recherchez dans cettesection les zones de texte et les autres contrôles relatifs aux champs de vos tables. Vousne pouvez pas supprimer la section Détail.

� Sections En-tête Formulaire / Pied de Formulaire. Contiennent des informations (untitre, une date ou des en-têtes de colonne) que vous souhaitez seulement voir apparaîtredans l'en-tête ou le pied d'un formulaire, que ce soit à l'écran ou à l'impression. Pourajouter ou supprimer ces sections (une paire en-tête/pied de formulaire, par exemple),choisissez, dans le menu Affichage, la commande En-tête/Pied de Formulaire.

� Sections En-tête Page / Pied de Page. Contiennent des informations (des en-têtes decolonne ou un numéro de page) que vous souhaitez voir apparaître dans l'en-tête ou lepied de chaque page, mais uniquement dans un formulaire imprimé. Pour ajouter ousupprimer ces sections (une paire en-tête/pied de page, par exemple), choisissez, dans lemenu Affichage, la commande En-tête et Pied de page.

�En mode Création, la barre d'outils est différente par rapport à la barre d'outilshorizontale du mode Formulaire ou du mode Feuille de données. Elle permet dechoisir les différents modes, mais fournit aussi des boutons pour ouvrir la feuilledes propriétés, la liste des champs et la palette de couleurs. Ces trois commandessont accessibles également via le menu Affichage. Si une de ces fenêtres estouverte, la commande correspondante possède une coche.


LES CONTROLES

Un contrôle est un objet graphique, par exemple une zone de texte, une case à cocher, unrectangle ou un bouton de commande, que vous placez dans un formulaire ou un état en modeCréation pour afficher des données, exécuter une action ou faciliter la lecture du formulaire ou del'état.

Pour sélectionner, déplacer et adapter les contrôles pour définir l'aspect du formulaire, vous devezvous trouver dans le mode Création du formulaire ou de l'état. Un contrôle doit d'abord êtresélectionné avant d'être utilisé. Vous avez la possibilité de choisir un ou plusieurs contrôles. Pourpouvoir marquer un contrôle, il faut que le pointeur soit affiché dans le formulaire. Si tel n'est pasle cas, cliquez sur l'icône fléchée située tout en haut de la boîte à outils. Le pointeur obtient laforme de la flèche dirigée en haut à gauche. Vous pouvez alors cliquer en un endroit quelconque.

Pour modifier en même temps des contrôles de même nature, vous devez les sélectionnerensemble. Cliquez à l'extérieur du contrôle à sélectionner. Tout en gardant le bouton gaucheappuyé, faites glisser le pointeur sur tous les contrôles à sélectionner. Le déplacement estreprésenté par un rectangle muni d'un fin cadre clair. Quand vous relâchez le bouton, tous leséléments sont représentés par un rectangle qui les regroupe partiellement ou totalement. Poursélectionner plusieurs contrôles de nature différente, maintenez la touche <Shift> appuyée etcliquez sur les contrôles souhaités.

Il existe trois types de contrôles :

� Contrôle indépendant : C'est un contrôle qui n'est pas lié à un champ ou à uneexpression.

Les contrôles indépendants servent à afficher les informations, telles que des instructions relativesà l'utilisation d'un formulaire ou des graphismes et des images provenant d'autres applications. Lestraits et les rectangles sont des exemples de contrôles indépendants alors que les zones de textepeuvent être des contrôles indépendants ou dépendants.

� Contrôle Dépendant : Un contrôle peut être associé à un champ dans la requête ou latable source d'un formulaire ou d'un état.

Ce contrôle dépendant permet d'afficher, d'entrer et de mettre à jour des données dans le champ.

Vous pouvez créer des contrôles dépendants de deux manières : en utilisant la liste des champs ouen définissant la propriété SourceContrôle.

1. Utilisez la liste des champs quand vous désirez que Access crée automatiquement uncontrôle dépendant du champ de la requête ou de la table source

2. Définissez la propriété SourceContrôle quand vous devez associer un contrôleindépendant existant. Le contrôle créé à l'aide de la liste des champs hérite desparamétrages de propriété du champ auquel il est associé dans la table.

� Contrôle calculé : Dans un formulaire ou un état, un contrôle calculé affiche une valeurcalculée à partir des données d'un ou plusieurs champs de la requête ou de la tablesource ou encore à partir d'autres contrôles.


Le calcul correspond au résultat de l'expression affectée à la propriété SourceContrôle(ControlSource) du contrôle.

Utilisez un contrôle calculé lorsque vous désirez que Access calcule automatiquement la valeurd'un champ spécifique afin que vous ne soyez pas obligé d'entrer ou de calculer une nouvellevaleur chaque fois que vous utilisez le formulaire ou que vous créez un état. Utilisez ce type decontrôle pour calculer, par exemple, le total mensuel des ventes de chaque employé.

�En mode Formulaire, les champs calculés sont en lecture seule. Accessn'enregistre pas le résultat d'un champ calculé dans une table. Il le recalculechaque fois que vous affichez l'enregistrement. Vous pouvez utiliser la propriétéFormat pour afficher les données dans un format standard ou personnalisé.

Déplacer des contrôles

1. Sélectionnez le contrôle.2. Déplacez le pointeur par dessus le contrôle jusqu'à ce qu'il prenne la forme d'une main

ouverte3. Faites glisser le contrôle jusqu'à sa nouvelle position. Quand vous déplacez ainsi un

contrôle composé, toutes ses parties sont déplacées simultanément sans que leur taille etla distance qui les sépare soient modifiées.

Pour déplacer séparément les parties d'un contrôle composé :1. Sélectionnez le contrôle.2. Placez le pointeur sur la poignée de déplacement dans le coin supérieur gauche de la

partie que vous désirez déplacer. Le pointeur prend la forme d'une main dirigée vers lehaut.

3. Faites glisser le contrôle jusqu'à sa nouvelle position.

Redimensionner des contrôles

Vous pouvez redimensionner un contrôle de trois manières différentes lorsqu'un formulaire ouun état est affiché en mode Création :

Redimensionner un contrôle en le faisant glisser� Sélectionnez le contrôle que vous désirez redimensionner. Faites glisser une des poignées

de redimensionnement jusqu'à ce que le contrôle atteigne la taille désirée.Redimensionner un contrôle en l'ajustant à son contenu

� Sélectionnez le contrôle, puis menu Format / Taille / Au contenu.Redimensionner un contrôle jusqu'aux points les plus proches de la grille

� Sélectionnez le contrôle, puis menu Format / Taille / A la grille.

Supprimer des contrôles

Pour effacer un contrôle avec une étiquette

1. Marquez d'abord le contrôle puis tapez <Suppr>.2. Cliquez sur l'étiquette si vous souhaitez conserver le contrôle et effacer uniquement son

étiquette.


Pour effacer en même temps plusieurs contrôles

1. Marquez-les avec la souris et la touche <Shift> appuyée2. Exécutez la commande <Suppr>.

Changer le style et l'alignement du texte

Si la taille de la police d'une étiquette a été agrandie via la zone de liste de la barre d'outilshorizontale, vous devez corriger la taille du contrôle pour que l'utilisateur puisse lire entièrementle contenu. Cette adaptation peut s'effectuer en sélectionnant l'étiquette puis en choisissantFormat / Taille / Au contenu.

Modifier les couleurs et les effets spéciaux

Utilisez la palette pour ajouter de la couleur et donner une impression de profondeur à vosformulaires et à vos états. Avant de choisir une option de la palette, sélectionnez le contrôle ou lasection dont vous désirez modifier l'apparence.

Les options sont décrites dans le tableau ci-dessous. (Chacune des options de la palette est aussiune propriété de la section ou du contrôle sélectionné et peut donc être définie dans la feuille despropriétés.)

Option Fonction

Apparence Détermine si la section ou le contrôle sélectionné possède une apparenceplane ou tridimensionnelle (relâchée ou enfoncée).

Texte Définit la couleur du texte à l'intérieur du contrôle sélectionné.

Fond Définit la couleur d'arrière-plan de la section ou du contrôle sélectionné(e). Sivous cochez la case Transparent, le contrôle sélectionné devient transparent.

BordureDéfinit la visibilité et la couleur de la bordure d'un contrôle. Si vous cochez lacase Transparent ou si vous choisissez, pour l'option Bordure, la mêmecouleur que celle sélectionnée pour l'option Fond, aucune bordure n'apparaît.

Épaisseur Détermine l'épaisseur d'une ligne ou de la bordure d'un contrôle.

Ajouter des contrôles liés pour afficher des données de la table

Pour créer un contrôle dépendant à l'aide de la liste des champs : Quand votre formulaire ou votreétat est affiché en mode Création.

1. Affichez la liste des champs et la boîte à outils.2. Choisissez le type de contrôle que vous désirez créer dans la boîte à outils. Quand vous

faites glisser des champs de la liste des champs, Access crée automatiquement uncontrôle Zone de texte, à moins que vous ne choisissiez préalablement un type decontrôle différent dans la boîte à outils.

3. Sélectionnez le(s) champ(s) pour lesquels vous désirez créer des contrôles dépendantsdans la liste des champs.

4. Faites glisser le(s) champ(s) sélectionné(s) de la liste des champs vers le formulaire oul'état. Le pointeur prend la forme d'une icône de champ.

5. Placez le coin supérieur gauche de l'icône de champ à l'endroit où vous désirez placer lecoin supérieur gauche du contrôle principal (et non son étiquette)


6. Relâchez le bouton de la souris. Access place un contrôle dépendant dans le formulaireou l'état pour chaque champ sélectionné dans la liste des champs.

Utiliser la boîte à outils pour créer des contrôles

La boîte à outils s'avère nécessaire dès que vous décidez d'attribuer un autre type à la liste deschamps. Ces outils servent à la fois à créer des contrôles dépendants et indépendants.

Si la boîte à outils reste invisible lors de la commutation en mode Création du formulaire,affichez-la par Affichage / Boîte à outils. La boîte à outils apparaît alors à gauche de la fenêtreAccess. La commande Boîte à outils est munie d'une coche. Une nouvelle exécution de lacommande Boîte à outils fait disparaître la coche et la boîte à outils de l'écran.

Le pointeur n'est pas un contrôle en soi. Il sert à sélectionner les commandes et utiliser les objets.Cet outil permet de marquer, déplacer et éditer les différents objets une fois qu'ils ont été placésdans un formulaire.

� Etiquette de champ : l'outil Etiquette permet d'afficher des étiquettes dans lesquellesl'utilisateur ne peut pas entrer des données. En principe, les étiquettes montrent desinstructions ou un texte descriptif.

� Zone de texte : le contrôle Zone de texte désigné aussi par Boîte de saisie ou Champ desaisie contient des données que vous pouvez consulter et modifier. C'est un type decontrôle couramment utilisé.

� Groupe d'options : le groupe d'options permet de rassembler des cases à cocher, desboutons radio ou des boutons bascule par défaut. Un seul bouton est activable àl'intérieur de ce groupe. Le contenu d'un groupe d'options représente donc une sélectionl:N.

� Bouton bascule par défaut : il sert à activer une valeur Oui/Non. Dans un grouped'options, vous pouvez sélectionner une valeur de différentes manières grâce auxboutons bascule par défaut. En raison de son comportement, le Bouton bascule pardéfaut est désigné par Toggle Button en anglais. Son aspect est similaire à un boutonde commande, sauf que le bouton reste à l'état actif une fois qu'il est cliqué.

� Bouton radio : Les cases d'options ou mieux les boutons radio s'utilisent comme desboutons bascule par défaut pour sélectionner des valeurs Oui/Non. Ce type de contrôlepermet de regrouper dans un groupe plusieurs boutons dont un seul se trouve à l'étatactif. II est représenté par un point noir.

� Case à cocher : Une case à cocher, Checkbox en anglais, est utilisée pour afficher lecontenu d'un champ de type Oui/Non, tout comme le bouton radio. Son état actif estsignalé par une coche dans la case. Sous Windows, la différence par rapport à un bouton


radio est qu'il est possible d'activer en même temps plusieurs cases à cocher dans ungroupe. Sous Access, les cases à cocher à l'intérieur d'un groupe se comportentdifféremment. Dans les groupes d'options, une seule case à cocher est activable enmême temps. Elles ne se distinguent donc des boutons radio que par leur aspect.

� Liste modifiable : une liste modifiable est une combinaison entre une zone de texte etune zone de liste (appelée aussi Combobox). L'utilisateur peut ainsi sélectionner uneentrée dans la liste ou entrer un texte de son choix. Les listes modifiables sont utiliséestrès souvent sous Access.

� Zone de liste : la zone de liste montre une liste d'entrées parmi lesquelles vous pouvezen sélectionner une. Si la taille de la zone de liste est insuffisante pour afficher toutes lesentrées, elle se voit alors dotée d'une barre de défilement verticale.

� Graphique : l'outil Graphique permet d'inclure par exemple un histogramme dans unformulaire.

� Sous-formulaire : Vous devez d'abord créer un formulaire distinct afin de pouvoirafficher dans un formulaire un second formulaire (sous-formulaire) lié par un champ auformulaire principal. L'outil Sous-formulaire permet de définir la place nécessaire auformulaire secondaire à l'intérieur du formulaire principal.

� Cadre d'objet dépendant et indépendant : Les cadres d'objets dépendants peuventservir à afficher des liaisons OLE stockées dans un champ de la table. Un transfertd'images représentant par exemple le logo d'une société s'effectue dans les formulaires etles états. Des cadres indépendants sont requis pour ces images qui ne sont pas stockéesdans la table.

� Trait, Rectangle : Les rectangles et les traits servent à améliorer l'organisation d'unformulaire ou d'un état. Un rectangle permet par exemple de représenter des contrôlestels que des groupes. Les traits établissent des liens visibles à l'écran.

� Saut de page : comme son nom l'indique, l'outil Saut de page sert à inclure un saut depage. Le saut de page provoque un passage forcé à une nouvelle page dans unformulaire affiché sur plusieurs volets ou dans un état imprimé sur plusieurs pages.

� Bouton de commande : en anglais, le bouton de commande est désigné parPushbutton ou Command Button. Un bouton de commande doit être cliqué pourexécuter une ou plusieurs commandes. La plupart des boîtes de dialogue Windows sontéquipées des boutons OK et Annuler.

� Outil verrou : l'outil verrou doit être activé pour qu'un outil de la boîte à outils restesélectionné jusqu'à ce qu'un autre soit marqué. Cet outil permet de créer facilementplusieurs éléments de même type.

�Les contrôles Etiquette, Cadre d'objet indépendant, Trait, Rectangle, Bouton decommande et Saut de page sont toujours indépendants. Les autres contrôlespeuvent être dépendants, calculés ou indépendants.


Créer un contrôle indépendant possédant une taille prédéfinieQuand le formulaire ou l'état est affiché en mode Création.

1. Affichez la boîte à outils, puis sélectionnez le type de contrôle que vous désirez créer.2. Cliquez à l'endroit où vous désirez placer le coin supérieur gauche du contrôle (et non

pas de son étiquette) sur le formulaire ou l'état,. Le contrôle apparaît avec la tailledéfinie par défaut pour ce type de contrôle. Pour modifier la taille par défaut, vousdevez modifier les propriétés par défaut correspondantes pour le contrôle.

Pour créer un contrôle indépendant possédant une taille spécifique1. Cliquez sur le contrôle que vous désirez créer dans la boîte à outils.2. Placez le pointeur dans le formulaire ou dans l'état à l'endroit où vous voulez positionner

le coin supérieur gauche du contrôle (et non pas de son étiquette).3. Faites glisser le pointeur pour créer un contrôle possédant la taille désirée.

Pour créer un contrôle dépendant à l'aide de la liste des champs1. Affichez la liste des champs et la boîte à outils quand votre formulaire ou votre état est

affiché en mode Création.2. Choisissez le type de contrôle que vous désirez créer dans la boîte à outils. Quand vous

faites glisser des champs de la liste des champs, Access crée automatiquement uncontrôle Zone de texte, à moins que vous ne choisissiez préalablement un type decontrôle différent dans la boîte à outils.

3. Sélectionnez le(s) champ(s) pour lesquels vous désirez créer des contrôles dépendantsdans la liste des champs.

4. Faites glisser le(s) champ(s) sélectionné(s) de la liste des champs vers le formulaire oul'état. Le pointeur prend la forme d'une icône de champ.

5. Placez le coin supérieur gauche de l'icône de champ à l'endroit où vous désirez placer lecoin supérieur gauche du contrôle principal (et non son étiquette), puis relâchez lebouton de la souris. Access place un contrôle dépendant dans le formulaire ou l'étatpour chaque champ sélectionné dans la liste des champs.

Pour associer un contrôle dépendant à un champ d'une table1. Affichez la feuille des propriétés du contrôle.2. Cliquez sur la propriété SourceContrôle (ControlSource), puis définissez la propriété

avec le nom du champ auquel vous désirez associer le contrôle.Pour créer un contrôle calculé

1. Ajoutez une zone de texte ou un autre contrôle quand le formulaire ou l'état est affichéen mode Création.Bien que les zones de texte constituent le type de contrôle le plus couramment utilisépour afficher des valeurs calculées, vous pouvez utiliser n'importe quel contrôlepossédant une propriété SourceContrôle (ControlSource).

2. Cliquez de nouveau sur le contrôle lorsqu'il est sélectionné. Dans le contrôle, le pointeurse présente sous la forme d'un I. Entrez l'expression appropriée (voir les exemples ci-dessus).


MODIFIER L'ORDRE DE TABULATION DES CHAMPS DANS UN FORMULAIRE

Access affecte automatiquement un ordre aux contrôles que vous ajoutez dans le formulaire. Enmode Formulaire, la touche <Tab> permet de passer d'un contrôle à l'autre. Access ajoute unnouveau contrôle à la fin des champs existants. Pour réordonner les contrôles dans le formulaire,utilisez la boîte de dialogue Affichage / Ordre de tabulation.

Dans la boîte de dialogue Ordre de tabulation, les contrôles du formulaire sont affichés pour lessections En-tête de formulaire, Détail et Pied de formulaire. Vous pouvez les sélectionner pourune entrée et commuter entre eux avec <Tab>. Les contrôles ne pouvant pas être sélectionnés enmode Formulaire ne sont pas affichés dans la boîte de dialogue. II s'agit notamment des rectangleset des étiquettes. Les autres contrôles sont affichés dans le même ordre que celui spécifié par<Tab>.

Pour que les contrôles soient accessibles de gauche à droite et de haut en bas, selon la méthodehabituelle, vous devez tout simplement cliquer sur Ordre automatique puis sur OK.

Pour déterminer un ordre personnalisé, déplacez les contrôles dans cette liste. Procédez commepour le déplacement de lignes en mode Création de la table. Cliquez d'abord sur le marqueur situéà gauche du contrôle à déplacer. Access marque toute la ligne. Sélectionnez une seconde fois laligne, gardez le bouton appuyé et amenez la ligne jusqu'à l'endroit souhaité. Durant cette action,un trait fin noir indique l'endroit où l'élément viendra se placer une fois le bouton relâché.Procédez de même pour déplacer en même temps plusieurs contrôles dans la liste. Etendez toutsimplement la sélection avec le bouton gauche appuyé ou avec la touche <Shift>. Visualisez lanouvelle organisation des champs en basculant vers le mode Formulaire. Tapez <Tab> pourparcourir les différents éléments.


UTILISER DES FILTRES

Vous pouvez utiliser un filtre pour trier, dans l'ordre croissant (A°-°Z, 0°-°100) ou décroissant(Z°-°A, 100°-°0), des enregistrements dans un formulaire ou sa feuille de données. Quand vousfermez le formulaire, les enregistrements retrouvent automatiquement leur ordre initial. Si vousdésirez que Access affiche toujours les enregistrements d'un formulaire dans l'ordre croissant oudécroissant, spécifiez l'ordre de tri dans la requête sur laquelle est basé le formulaire.

Créer un filtre

1. Cliquez sur le bouton Filtrer par formulaire de la barre d'outils. Vous pouvez aussichoisir, dans le menu Enregistrement, la commande Filtre/Filtrer par formulaire.Dans les champs du formulaire apparaissent des zones de liste déroulante qui permettentde choisir l’enregistrement qui définira le filtre.

2. Choisissez alors un critère dans un des champs et cliquez sur le bouton Appliquez lefiltre de la barre d’outils ou alors dans le menu Filtre la commande Appliquer lefiltre/Tri.

Supprimer un filtre

1. Choisissez le bouton Fermer le filtre sera alors supprimé dans la barre de menu Filtre,.2. Enregistrez-le en tant que requête si vous pensez utiliser le filtre ultérieurement,.

Sauvegarder un formulaire

� Sélectionnez Fichier/Enregistrer pour sauver un formulaire. S'il s'agit d'un nouveauformulaire, vous êtes invité à préciser le nom dans une boîte de dialogue. La même boîtede dialogue apparaît par la sélection de la commande Enregistrer sous.

Dès l'instant où vous avez modifié un formulaire ou en créez un nouveau, et souhaitez fermer lafenêtre de formulaire via par exemple Fichier/Fermer, Access vous invite à enregistrer leformulaire.

Fermer la fenêtre Formulaire

� Choisissez la commande Fichier/Fermer puis cliquez sur Oui.

UTILISER UN FORMULAIRE SAUVEGARDE

Dans la fenêtre Base de données, vous pouvez ouvrir un formulaire en mode Création ou en modeFormulaire.

� En mode Création, vous pouvez modifier la disposition ou tout autre aspect de laconception du formulaire.

� En mode Formulaire, vous pouvez afficher, ajouter et modifier les données contenuesdans le formulaire.


Quand vous avez affiché un formulaire, vous pouvez passer au mode Feuille de données ettravailler avec les données présentées sous forme de lignes et de colonnes.

Pour ouvrir un formulaire en mode modifier ou en mode Formulaire

1. Cliquez sur le bouton Formulaire dans la fenêtre Base de données. Access affiche lesnoms de tous les formulaires de la base de données.

2. Sélectionnez le nom du formulaire que vous désirez ouvrir.Pour ouvrir un formulaire en mode Formulaire

� Cliquez sur le bouton Ouvrir ou cliquez deux fois sur le nom du formulaire.Pour ouvrir le formulaire en mode Création

� Cliquez sur le bouton Nouveau ou cliquez deux fois sur le bouton droit de la souris.

�Quand vous avez ouvert un formulaire, vous pouvez facilement permuter lestrois modes en cliquant sur le bouton approprié de la barre d'outils ou enchoisissant un mode dans le menu Affichage.

Ajouter des enregistrements dans un formulaireLorsque vous venez de parcourir tous les enregistrements dans le mode Formulaire d'unformulaire Colonne simple et vous vous trouvez à la fin de la table, Access présente unenregistrement vierge après le dernier enregistrement. Un enregistrement vierge réservé auxnouvelles données est affiché dans les formulaires qui ne contiennent pour l'instant pas dedonnées. En mode Feuille de données, l'enregistrement vierge est représenté par un astérisquesitué dans le marqueur d'enregistrement. Dès l'instant où vous entrez des données dansl'enregistrement vierge, Access affiche au-dessous un autre enregistrement vierge avec unastérisque dans la marge gauche.

1. Cliquez sur le premier champ de l'enregistrement de la table et entrez la valeursouhaitée. Le curseur clignotant indique le champ attendant l'entrée.

2. Utilisez <Tab> pour passer d'un champ à l'autre.3. Reculez d'un champ à l'autre par la combinaison de touches <Shift> + <Tab>.

Naturellement, vous pouvez activer le champ suivant en cliquant.4. Allez à la fin de l'enregistrement avec la touche <Tab> ou dans le prochain

enregistrement vierge avec la touche <Entrée>. Après avoir entré les données et quittél'enregistrement, Access sauvegarde automatiquement cet enregistrement.

5. Sélectionnez Fichier/Enregistrer pour effectuer une sauvegarde intermédiaire sansquitter l'enregistrement.

Il arrive que vous constatiez une erreur après la saisie ou avant de quitter l'enregistrement. Vouspouvez annuler la dernière action avant de quitter le champ en cliquant sur l'icône Annuler dansla barre d'outils horizontale ou en sélectionnant Edition/Annuler. La dernière entrée est alorsreplacée dans ce champ. Si vous avez effacé accidentellement des données, vous pouvez lesréintroduire dans le champ via la commande Rétablir qui remplace Annuler.


CHAPITRE 7. LES ETATS

Les états permettentde représenter efficacement vos données sous une forme imprimée. Dans lamesure où vous avez la possibilité de définir la taille et la mise en forme de chaque élément del'état, vous pouvez afficher les informations exactement comme vous le souhaitez.

La plupart des informations contenues dans un état proviennent de tables sous-jacentes, derequêtes ou d'instructions SQL constituant la source des données de l'état. Les autresinformations contenues dans l'état sont, quant à elles, enregistrées lors de sa création.

Vous créez le lien entre un état et ses enregistrements source en utilisant des objets graphiquesappelés contrôles. Les contrôlespeuvent être des zones de textz qui affichent des noms et desnombres, des étiquettes qui affichent des titres et des lignes décoratives qui représentent lesdonnées et qui rendent l'état plus attrayant.


UTILISATION

Vous pouvez créer un état vous-même ou demander à Microsoft Access de le créer pour vous àl'aide d'un Assistant État. Ce dernier réalise toutes les opérations de base à votre place, leprocessus de création de l'état est donc plus rapide. Lorsque vous utilisez un Assistant État, celui-ci vous invite à entrer des informations dont il se sert pour créer l'état. L'Assistant État vouspermet également de mettre en page votre état. Vous pouvez alors basculer en mode Création afinde le personnaliser.

Créer un état à l'aide d'un Assistant

1. Cliquez sur l'onglet États dans la fenêtre Base de données.2. Cliquez sur Nouveau.3. Sélectionnez l'assistant que vous voulez utiliser dans la boîte de dialogue Nouvel état.

Une description de l'assistant apparaît dans la partie gauche de la boîte de dialogue.4. Sélectionnez la table ou la requête contenant les données à partir desquelles vous voulez

créer l'état.5. Cliquez sur OK.

�Microsoft Access utilise cette table ou cette requête comme sourced'enregistrements par défaut de l'état. Toutefois, vous pouvez modifier la sourced'enregistrements dans l'Assistant et sélectionner des champs d'autres tables etd'autres requêtes.

Créer un état sans utiliser d'Assistant

1. Cliquez sur l'onglet États dans la fenêtre Base de données.2. Cliquez sur Nouveau.3. Cliquez sur Mode Création dans la boîte de dialogue Nouvel état.4. Sélectionnez le nom de la table ou de la requête contenant les données à partir

desquelles vous allez créer l'état (si vous désirez créer un état indépendant, n'effectuezaucune sélection dans cette liste).

5. Cliquez sur OK.

Conseil : Si vous désirez créer un état qui extrait des données dans plusieurs tables, créez votreétat à partir d'une requête.

AMELIORATION DE LA PRESENTATION

Il est possible de modifier l’apparence de tout un état ou de certaines parties de celui-ci.

Modifier en une seule opération la police, le corps,la graisse du texte et des filets d’un état1. Cliquez sur Format automatique dans la barre d’outils2. Sélectionnez ensuite un nouveau format automatique pour l’état.


Modifier l’apparence d’un seul contrôle (ex : une étiquette)1. Cliquez sur celui-ci afin de le sélectionner.2. Sélectionnez ensuite la police, le corps ou une autre option dans la barre d’outils Mise

en forme.

Modifier le format d’affichage des données dans un contrôle (ex : zone de texte)1. Sélectionnez d’abord le contrôle.2. Cliquez ensuite sur Propriétés dans la barre d’outils afin d’afficher la feuille des

propriétés.

LES SECTIONS D'UN ETAT

Vous pouvez répartir les informations d'un état sur plusieurs sections. Chaque section a unefonction particulière et s'imprime dans un ordre particulier sur la page et sur l'état.

En mode Création, les sections sont représentées sous forme de bandeaux. Chaque sectioncontenue dans l'état n'est représentée qu'une seule fois, mais il est possible que certaines sectionss'impriment plusieurs fois dans un état. Pour identifier les informations contenues dans unesection, placez des contrôles (par exemple des étiquettes ou des zones de texte).

Vous pouvez regrouper des enregistrements ayant des valeurs identiques et effectuer des sous-totaux afin de faciliter la lecture de vos états. Exemple, regrouper les commandes livrées un mêmejour.


Utilisation des différentes sections

En-tête d'état C'est l'endroit qui convient pour conenir des informatins descriptives, un logoou la date d'impression. Il apparaît une seule fois au début de l'état.

En-tête de page Utilisé pour mette des entêtes de colonnes. Il apparaît en début de chaque page.

Section détail Cette section contient toute les données. Chaque enregistrement de la tablecréera une ligne de l'état.

Pied de page Cette section contient en général les sous-totaux. Elle apparaît à la fin dechaque page.

Pied d'état Destiné à y mettre les totaux. Il est imprimé tout à la fin de l'état.

LES REGROUPEMENTS DANS UN ETAT

Les groupes permettent d'organiser les enregistrements de manière à mettre en évidence les liensentre les informations.

Par exemple, il est possible de grouper des livres par type d'éditeur afin de compter le nombre delivres pour chaque groupe.

Regrouper des enregistrements

Vous pouvez exécuter un regroupement sur un maximum de 10 champs ou expressions d'un état.

1. Ouvrez l'état en mode Création.2. Cliquez sur Trier et regrouper dans la barre d'outils pour afficher la boîte Trier et

regrouper.3. Définissez l'ordre de tri des données de l'état.4. Sélectionnez le champ ou l'expression qui désigne les propriétés du groupe que vous

désirez définir.5. Définissez les propriétés du groupe qui figurent dans la liste ci-dessous. Vous devez

activer soit EntêteGroupe, soit PiedGroupe afin de créer un niveau de regroupement etdéfinir les autres propriétés du regroupement.

� EntêteGroupe (GroupHeader) ajoute ou supprime un en-tête de groupe pour le champou l'expression.

� PiedGroupe (GroupFooter) ajoute ou supprime un pied de groupe pour le champ oul'expression.

� RegrouperSur (GroupOn) spécifie le type de regroupement de valeurs que vousdésirez. Les options qui apparaissent dépendent du type de données du champ sur lequelvous opérez le regroupement. Si vous regroupez une expression, toutes les options pourtous les types de données apparaissent à l'écran.


� Intervalle (GroupInterval) spécifie tout intervalle valide pour les valeurs du champ oude l'expression sur lequel ou laquelle vous opérez le regroupement.

� SectionInsécable (KeepTogether) spécifie si Microsoft Access imprime la totalité ouuniquement une partie d'un groupe sur une même page.

APERCU AVANT L'IMPRESSION

Visualiser un état avant son impression vous permet de voir quelle présentation l'état aura sur lapage imprimée. Vous pouvez avoir un aperçu du format qui contient uniquement un exemple dedonnées de l'état. Vous pouvez également vérifier les données en passant chaque page de l'état enrevue.

Aperçu du format vous permet de vérifier rapidement le format d'un état. En effet, MicrosoftAccess utilise la quantité adéquate de données contenues dans la table sous-jacente pour vousdonner une idée de l'apparence de l'état. Si vous désirez revoir avec précision les données quiapparaîtront dans un état, utilisez Aperçu avant impression.

� Cliquez sur le bouton Mode d'affichage dans la barre d'outils, puis sur Échantillon del'aperçu lorsque vous vous trouvez dans l'état, en mode Création,.

�Si l'état est basé sur une requête de paramètres, aucune valeur ne doit êtreentrée, il vous suffit de cliquer sur OK. Microsoft Access ignore les paramètreslorsque vous choisissez Aperçu du format.

COURS ACCESS 97 BASE - IFIDE

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