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ACCESS 2000S.G.B.D.R.

Système de Gestion de Base de Données Relationnelles

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Paramétrer une liste de choix

Vous pouvez créer une liste de choix plutôt que de saisir au clavier les informationsdans les champs.

ÿ Ouvrez la BdD « Intro ».

ÿ Afficher la table Clients en mode création.

ÿ Cliquez-droit sur la petite case grise en dessous de la clé primaire et choisissezInsérer des lignes.

ÿ Nommez le nouveau champ Civilité.

ÿ Pour le type de données, choisissez Assistant liste de choix…

Clic-droit en dessousde la clé primaire…

… puis cliquezsur Insérer deslignes

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La boite de dialogue suivante apparaît.

ÿ Choisissez Je taperai lesvaleurs souhaitées.

ÿ Puis cliquez sur Suivant.

Laissez une seule colonne.

ÿ Cliquez dans la premièrecellule et saisissez Monsieur.

ÿ Appuyez sur Tab (touchetabulation sur le clavier) ouFlèche vers le bas.

ÿ Saisissez Madame.

ÿ Faites de même pourMademoiselle.

ÿ Cliquez sur Terminer.

Si vous vouliez changer le nom « Civilité »,il faudrait cliquer sur Suivant.

ÿ Vous pouvez voir les paramètres decette liste de choix dans l’onglet Listede choix lorsque le champ Civilité estsélectionné.

ÿ Maintenant, passez en mode Feuillede données.

ÿ Enregistrez la table lorsque Accessvous le demande.

ÿ Vous pouvez choisir désormais les différentes civilités des clients.

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Filtrer les enregistrements

Vous pouvez filtrer les enregistrements pour faire en sorte que seuls ceux répondant àcertains critères apparaissent en mode Feuille de données.

ÿ Toujours dans la BdD « Intro », afficher la table Clients en mode Feuille dedonnées.

ÿ Passer par le menu Enregistrements / Filtre / Filtre - Tri avancé

ÿ La fenêtre suivante apparaît.

ÿ Choisissez le champ Ville.

ÿ puis saisissez Brest en face deCritères.

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ÿ Ensuite, il nous faut appliquer le filtre.

Nous obtenons alors une table où les enregistrements ne correspondant pas au critèredu filtre ont été masqués.

Remarque :Ceci correspond à une forme simplifiée des requêtes que nous verrons prochainement.

ÿ Pour faire réapparaître tous les enregistrements, cliquez sur le même bouton quia servi à appliquer le filtre.

Formulaire instantané

ÿ Sauvegarder votre travail.

ÿ Cliquez sur le bouton Formulaireinstantané (ou automatique).

Un formulaire apparaît, construit automatiquement à partir de la table qui était ouvertelors de la création.

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Nous pouvons constater que le formulaire n’est pas tout à fait à la taille idéale (la lignerelative à la voiture n’est pas totalement visible).

Nous pouvons modifier ce formulaire en passant par le mode création.

Les informationsde la tableprimaireapparaissent entête du formulaire.

Les enregistrementsde la table liée relatifsà l’enregistrement encours dans leformulaireapparaissent plus bas.

Nous pouvons alors modifier lataille de la page de fond duformulaire.

Faites défiler les enregistrementsen cliquant sur les flèches

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Nous obtiendronsdonc le formulairefinal suivant, aprèsêtre revenu en modeformulaire.

Nous pouvonsremarquer que nousaurions pu gagner surla hauteur duformulaire également.

Utilisez ce formulaire pour entrer un nouvel enregistrement dans la base de données :le nouveau client Mademoiselle Virginie Garenne habite au 12 rue des olivettes à Scaërqui a pour code postal 29720, a pour numéro de téléphone 02 27 32 66 87 et possèdeune 2 CV Citroën ayant pour numéro d’immatriculation 7246 HJ 29.

Nous pouvonségalement modifier lesobjets un à un, après lesavoir sélectionnés, entirant sur les poignéesde ces objets.

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Commentaires :

Parmi les « bugs » dont nous gratifie généreusement Microsoft, vous avez peut-êtreremarqué que lors de la construction du formulaire, le N° de téléphone s’estmystérieusement transformé en N° de sécurité sociale (en appliquant le format de N°SSpar la même occasion). Ceci pour prévenir qu’aucun logiciel n’est exempt de défaut etqu’il ne faut pas paniquer pour autant (de toute façon, la plupart des bugs sontdifficilement contournables).

Si cela vous arrive (car ce n’est pas toujours le cas) :

ÿ Pour corriger ce problème, il faut activer le formulaire en mode création.

ÿ Cliquez-droit ensuite sur le nom du champ (N° SS) et procédez de même.

Autre « bug » :Si vous créez un enregistrement avec numérotation automatique, par exemple lavoiture 7 après la 6, et que vous l’effacez ensuite, le prochain enregistrement passeraautomatiquement à 8. Vous ne pourrez plus obtenir de ligne avec le numéro 7.

Cliquez-droit sur le champ à modifierpuis choisissez Propriétés.

Sélectionnez l’ongletToutes. Venez modifierle masque de saisiecomme vous savez déjàle faire pour une table.

Modifiez cette fois lalégende.

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Etat instantané

La création d’un état instantané se déroule de façon très similaire à celle d’unformulaire.

Le bouton de création automatique d’un état est le suivant :

Sélectionner une table dans la fenêtre principale et essayez.

Attention : l’état créé sera construit en fonction de la table sélectionnée. Si vousdésirez un état plus complet, faisant notamment apparaître des enregistrements liéscomme les voitures des différents propriétaires, il faudra créer un état par la voiemanuelle (et non automatique) comme nous le verrons plus tard.

Exercice

Vous allez continuer de vous exercer sur la BdD « Intro ».

ÿ Changez la clé primaire de Voitures (Numéro d’immatriculation à la place de N°).vous pourrez évidemment supprimer le champ N° après cette opération.

ÿ Vous avez bien compris que cette base s’adresse à un garagiste. Or, ungaragiste sans réparation est comme un dentiste dans un pays d’édentés.Rajoutez donc la table Réparation dont les données suivent et liez-la à Voitures.

Réfléchissez bien aux champs intervenants dans la liaison (ne créez pas plus de champ que nécessaire).Vous pourrez créer d’abord la table, la laisser vide, créer la relation avec la table voiture, puis remplir àpartir du formulaire automatique généré à partir de la table voiture ou importez-la (elle est fournie enfichier d’aide sous la forme Excel) comme auparavant la table Produit.

N° Voiture Kilométrage Réparation Prix1 1625 JG 29 12540 Révision 62,17 ¤2 1625 JG 29 23504 Feu AV DR KC 48,59 ¤3 1625 JG 29 54381 Pneus / Freins + révision 195,49 ¤4 2001 LG 29 58250 Embrayage 248,73 ¤5 4382 NS 29 64182 Révision + freins 96,18 ¤6 4382 NS 29 94637 Pneus 117,00 ¤7 4382 NS 29 114942 Révision 45,00 ¤8 6728 NO 29 54297 Chgt moteur 759,40 ¤9 6728 NO 29 78483 Carrosserie 461,00 ¤

10 6728 NO 29 82437 Chgt Joint culasse 350,00 ¤11 6728 NO 29 97284 Chgt Syst électronique 727,57 ¤12 702 HM 29 47834 Révision 45,00 ¤13 702 HM 29 63194 Pneus + freins + révision 173,00 ¤14 7246HJ29 157804 Révision + freins 75,48 ¤15 7246HJ29 186283 Embrayage + durites 114,56 ¤16 7654 KH 56 113216 Révision 45,00 ¤17 7654 KH 56 125438 Révision 45,00 ¤18 7654 KH 56 138729 Freins + pneus + révision 164,84 ¤

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ÿ Filtrez la table pour n’affichez que les réparations effectuées sur des véhiculesde plus de 100 000 kms. (Utilisez comme critère >100000)

ÿ Créez une liste de choix pour les réparations comprenant les choix suivants :

o Révisiono Révision + freinso Révision + pneuso Révision + freins + pneuso Freinso Pneuso Freins + pneuso Eclairageo Electricitéo Moteuro Transmissiono Carrosserieo Petit matériel

ÿ Sauvegardez la base.

Les requêtesLes requêtesUne requête est un moyen pour interroger la base afin qu’elle n’affiche que les champset les enregistrements correspondants à certains critères.

Vous pourrez constater que la création d’une requête ressemble fortement à ce quenous avons fait auparavant pour filtrer les enregistrements.

ÿ Une fois face à la fenêtre principale de la BdD « Intro », cliquez sur Requêtes.

ÿ Activez la création d’une requête en mode création en double cliquant sur lebouton correspondant.

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ÿ Puisque nous désirons créer une requête qui nous affichera les clients de Brestqui ont une Peugeot, nous aurons besoin des deux tables Clients et Voitures.Sélectionnez-les et ajoutez-les. Puis fermez la boite de dialogue Ajouter unetable.

ÿ Il s’agit de remplir les champs correctement. La première colonne contiendra ladonnée « Nom » de la table Clients.

Nous décidons qu’elle sera affichée dans la feuille de données finale.La case de la ligne Afficher doit être cochée.

La deuxième colonne contiendra le champ Ville mais ne sera pas affiché.La troisième contiendra le champ Marque de la Table Voitures et sera affiché.La quatrième contiendra le champ Modèle et sera affiché.

ÿ Procédez.

ÿ Vous devez ensuite rentrer les critères nécessaires :• Brest pour la colonne Ville• Peugeot pour la colonne Marque.

De façon à obtenir ceci :

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ÿ Exécutez votre requête à l’aide du bouton :

Vous obtenez alors une feuille de données avec les données recherchées.

Rien de bien compliqué !

Enregistrez votre requête sous le nom Clients de Brest avec Peugeot.

Paramétrage des critèresSource : Aide Microsoft Access

Extraire des enregistrements contenant des valeurs comprises entre >, <, >=, <=, ou <>aux valeurs spécifiées

Dans une expression de la cellule Critère du champ approprié, identifiez une plage à l'aide de l'opérateur Entre…Et(Between...And) ou des opérateurs de comparaison (<, >, <>, <= et >=). Par exemple, vous pouvez rechercher descommandes passées avant le 1-Jan-93 ou les produits dont vous disposez entre 10 et 35 unités en stock.

Le tableau suivant présente des exemples d'opérateurs utilisés dans des expressions.

Expression Signification>234 Nombres supérieurs à 234Between #2/2/93# And #1/12/93# Dates comprises entre le 2-Fév-93 et le 1-Déc-93<1200.45 Nombres inférieurs à 1200.45>="Callahan" Tous les noms depuis Callahan jusqu'à la fin de l'alphabet

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Utilisation des caractères génériques dans la recherche de valeurs partielles ouéquivalentes

Vous utilisez des caractères génériques pour remplacer d'autres caractères lorsque vous spécifiez la valeurrecherchée et que vous :

ß ne connaissez qu'une partie de cette valeur ;ß voulez rechercher des valeurs commençant par une lettre spécifique ou correspondant à une séquence

spécifique.

Dans une base de données Microsoft Access, vous pouvez utiliser les caractères suivants dans les boîtes dedialogue Rechercher et Remplacer ou dans les requêtes, les commandes et les expressions pour trouver desvaleurs de champs, des enregistrements ou des noms de fichiers.

Caractère Util isation Exemple* Représente un nombre quelconque de caractères. Il peut constituer

le premier ou le dernier caractère d'une chaîne.bl* trouve blanc, blé, bleu

? Représente un seul caractère alphabétique. Gr?s trouve gras, gris, gros[ ] Représente l'un des caractères entre crochets. B[ae]lle trouve balle et belle,

mais pas bulle ni bille! Représente tout caractère qui n'est pas entre crochets. b[!ae]lle trouve bulle et bille,

mais pas balle ni belle- Représente l'un des caractères de la plage. Vous devez spécifier la

plage dans l'ordre croissant (de A à Z et non de Z à A).b[a-c]r trouve bar, bbr et bcr

# Représente un caractère numérique quelconque. 1#3 trouve 103, 113, 123

Remarques

Les caractères génériques doivent être utilisés avec des données de type Texte. Toutefois, vous pouvez les utiliserpour d'autres types de données, comme les dates, si vous ne modifiez pas le paramétrage de la section Régionalepour ces types de données.

Si vous utilisez des caractères génériques pour rechercher un astérisque (*), un point d'interrogation (?), un dièse(#), un crochet gauche ([) ou un tiret (-), vous devez mettre l'élément recherché entre crochets.Par exemple, pour trouver un point d'interrogation, tapez [?] dans la boîte de dialogue Rechercher. Si vousrecherchez un tiret ainsi que d'autres caractères, placez le tiret avant ou après tous les autres caractères entre descrochets. Cependant, si vous placez un point d'exclamation (!) après le crochet gauche, placez le tiret après le pointd'exclamation. Si vous recherchez un point d'exclamation (!) ou un crochet droit (]), vous ne devez pas le mettreentre des crochets.

Vous ne pouvez pas rechercher simultanément un crochet gauche et un crochet droit ([ ]) dans la mesure oùMicrosoft Access interprète cette combinaison de caractères comme une chaîne de longueur nulle. Vous devezplacer les crochets gauche et droit entre crochets ([[ ]]).

Extraire des enregistrements qui ne correspondent pas à une valeur à l'aide d'unerequête

En mode Création de requête, créez une requête. Ajoutez les tables dont vous voulez utiliser les enregistrements,puis ajoutez dans la grille de création de la requête les champs que vous voulez inclure dans les résultats.

Dans la cellule Critère du champ approprié, tapez une expression utilisant l'opérateur Pas (Not). Par exemple, vouspouvez taper l'expression Pas T* dans la cellule Critère du champ Société pour trouver tous les clients dont le nomne commence pas par T ou Pas 2 dans le champ N° messager pour trouver les messagers dont le N° n'est pas 2.

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Extraire des enregistrements sauf ceux contenant des valeurs Null à l'aide d'unerequête

En mode Création de requête, créez une requête. Ajoutez les tables dont vous voulez utiliser les enregistrements,puis ajoutez dans la grille de création de la requête les champs que vous voulez inclure dans les résultats.

Dans la cellule Critère du champ approprié, tapez l'expression Pas Null (Not Null) ou Est Pas Null (Is Not Null). Parexemple, si vous voulez afficher, à partir d'une table contenant des informations relatives aux fournisseurs, la listedes fournisseurs qui disposent d'un numéro de télécopie, tapez Pas Null ou Est Pas Null dans la cellule Critère duchamp Numéro de télécopie.

Extraire des enregistrements ne contenant pas de valeurs à l'aide d'une requête

En mode Création de requête, créez une requête. Ajoutez les tables dont vous voulez utiliser les enregistrements,puis ajoutez dans la grille de création de la requête les champs que vous voulez inclure dans les résultats.

Dans la cellule Critère du champ approprié, tapez l'expression Est Null (Is Null). Par exemple, si vous voulez afficher,à partir d'une table contenant des informations relatives aux fournisseurs, la liste des fournisseurs qui disposent d'unnuméro de télécopie, tapez Est Null dans la cellule Critère du champ Numéro de télécopie.

Extraire les enregistrements contenant la date courante à l'aide d'une requête

La date courante est la date système qui provient de l'horloge système de votre ordinateur.

En mode Création de requête, créez une requête. Ajoutez les tables dont vous voulez utiliser les enregistrements,puis ajoutez dans la grille de création de la requête les champs que vous voulez inclure dans les résultats.

Dans la cellule Critère du champ approprié, tapez Date(), sans insérer d'espace entre les parenthèses. Par exemple,vous pouvez rechercher toutes les commandes qui ont été expédiées à la date courante en tapant Date() dans lechamp DateExpédition.

Extraire des enregistrements contenant une valeur d'une liste de valeurs à l'aide d'unerequête

En mode Création de requête, créez une requête. Ajoutez les tables dont vous voulez utiliser les enregistrements,puis ajoutez dans la grille de création de la requête les champs que vous voulez inclure dans les résultats.

Dans la cellule Critère du champ approprié, tapez une expression à l'aide de l'opérateur Dans (In). Par exemple, pourafficher tous les fournisseurs situés en France, en Allemagne ou au Japon, tapez l'expression suivante dans la celluleCritère du champ Pays de la table Fournisseurs :Dans(France,Allemagne,Japon)

Vous pouvez également taper :

France Ou Allemagne Ou Japon

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ÿ Créez deux nouvelles requêtes :ß Clients et n° immatriculation des voitures ayant effectué des

révisions (utilisez le critère *révision*)ß Clients ayant payé des réparations supérieures à 100 ¤.

Remarque : Si une liaison parasite vient s’installer dans votre construction de requêtecomme dans l’exemple ci-dessous, supprimez-la en cliquant-droit dessus et enchoisissant Supprimer.

Pour éviter ce problème, renommez la clé primaire de la table réparation avec un nominexistant dans cette base (n°répar par exemple).

Requêtes de suppression

Une requête de suppression permet d’effacer des enregistrements correspondant àcertains critères. Nous allons nous entraîner en supprimant des enregistrements dontle nom commence par f.

ÿ Pour cela, ouvrir la base de données « Comptoir.mdb » fourni en exemple dans lerépertoire « Aide » dans Access, que vous aurez auparavant copié sur le disquedur (par exemple dans « Mes documents »).

ÿ Ouvrez la table Clients, et vérifiez qu’il y a effectivement des sociétéscommençant par la lettre f. Ensuite refermez la table.

Nota : Nous ne pourrons pas supprimer des enregistrements si les contraintesd’intégrité des relations de la table ne nous le permettent pas.

ÿ Pour vérifier la possibilité de supprimer des enregistrements, lorsque vousn’avez que la fenêtre principale d’affichée, ouvrez la fenêtre desrelations :

Liaison parasite à supprimer

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Vous obtiendrez normalement la fenêtre des relations contenant le schéma suivant :

ÿ Choisissez « Modifier une relation » dans le menu contextuel

ÿ Puis activez la possibilité d’effacer des enregistrements en cascade.

ÿ Validez et refermez la fenêtre des relations.

Nous pouvons désormais continuer par la création de la requête de suppression.

Clic-droit sur larelation de la tableclient

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ÿ Ouvrez une requête tel que vous savez déjà le faire en mode création.

ÿ Ajoutez la ou les table(s) qui vous serviront à poser les critères (dans cetexemple : Clients)

ÿ En cliquant sur le bouton suivant, choisissezSupprimer une requête (qui devrait plutôt s’appelerRequête Suppression)

ÿ Choisissez le champ Société et définissez le critère de sélection f*. La requêtesupprimera tous les enregistrements dont le nom commence par f.

ÿ Cliquer sur le bouton d’exécution de requête et ouvrez la tableClients pour vérifier que tous les enregistrements concernés ontbien disparu.

Requête de mise à jour

Une requête de mise à jour permet de modifier un ou plusieurs champs d’un ouplusieurs enregistrements d’une table.

ÿ Ouvrez la table Produits de la BdD Comptoirs et vérifiez les prix des premiersproduits. Vous pouvez noter que les 2 premiers prix sont respectivement de 90 et95 Frs. refermez la table.

ÿ Comme tout à l’heure, créez une requête en mode création dans laquelle vousajouterez la table Produits et à laquelle vous donnerez le type de requête de miseà jour (Mettre à jour une requête).

ÿ Ensuite, saisissez si nécessaire les critères(pour que la mise à jour ne s’applique qu’àcertains produits, ce qui ne sera pas le cas ici).Puis saisissez dans la ligne de mise à jour lecalcul suivant [Prix unitaire]/6,55957.

ÿ Exécutez la requête puis fermez-la.

ÿ Vous avez deviné que nous convertissons eneuros les prix anciennement en francs. Pour finircorrectement cette opération, allez dans la tableProduits et transformez le format monétaire duchamp Prix unitaire en format euros.

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Champs calculés

Il est possible de créer de nouveaux champs calculés qui s’afficheront dans la requête.Nous allons calculer le prix de chaque produit en stock.

ÿ Ouvrez une nouvelle requête en mode création et ajoutez la table Produits.

ÿ Saisissez comme suit :

Remarquez que comme dans la requête précédente, le nom des champs est indiquéentre crochets. Mais devant le calcul, vous devez saisir le nom du nouveau champ suivide deux points sans espace Prix stock: .

ÿ Exécutez la requête oupassez en mode feuillede données pourvérifier le résultat. Puisfermez la requête enl’enregistrant sous lenom Prix en stock.

Le résultat ne nous sera pasforcément utile si nous nerécupérons pas ces données dansune table.Nous allons donc en créer unenouvelle, ce qui nous permettraainsi de modifier également leformat du champ Prix stockqu’Access a malencontreusementgardé en francs.

Création d’unnouveau champcalculé

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Requête de création de table

ÿ Récupérez votre requête Prix en stock et une fois enmode création, convertissez-la en type RequêteCréation de table.

ÿ Une boite de dialogue vous demande de nommer la nouvelle table. Appelez-laPrix Produits en stock. Puis exécutez la requête. Fermez-la sans l’enregistrer. Etallez vérifier l’existence de votre nouvelle table.

ÿ Modifiez le format du champ Prix Stock en format euros (en mode création,évidemment).

Critères avec saisie programmée

Lorsque vous créez une requête, vous n’êtes pas obligé de saisir tout de suite lescritères permettant de sélectionner les enregistrements auxquels s’appliquera larequête.Vous pouvez programmer une boite de dialogue qui vous demandera de saisir lescritères lorsque vous exécuterez cette requête.

Si dans une requête, au niveau de la ligne Critères, vous saisissez un texte entrecrochets, ce texte sera celui de la boite de dialogue vous demandant de saisir lescritères.

puis enexécutant larequête