Formation Microsoft ® Access ® 2010 Concevoir les tables dune nouvelle base de données.

Formation Microsoft® Access® 2010Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

Contenu du cours• Vue d’ensemble : planifier une conception de

qualité

• Leçon : inclut neuf sections d’instructions

• Suggestions de tâches de travaux pratiques

• Test

• Aide-mémoire

Concevoir les tables d’une nouvelle base de données

Vue d’ensemble : planifier une conception de qualité


Vous débutez sur Access 2010 ? Ici, vous allez apprendre les bases d’Access, en commençant par la réalisation de conceptions de qualité, ce qui permettra à votre base de données de capturer toutes vos données avec précision.

Ce cours se concentre essentiellement sur la conception des tables et des relations d’une nouvelle base de données.

Objectifs du cours

1. Planifier la structure des tables d’une nouvelle base de données

2. Planifier les champs (les colonnes individuelles dans chaque table)

3. Planifier les champs de clé primaire permettant les relations entre vos tables

4. Créer les tables d’une base de données Web (une base de données que vous publiez sur un site Microsoft® SharePoint® )


Commencer avec un plan


Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan.

Pour ce cours, imaginez que vous gérez les données relatives aux biens de votre société : les ordinateurs, les bureaux et autres équipements. Jusqu’à présent, vous utilisiez une feuille de calcul pour entrer et gérer ces données, mais le fichier est devenu tellement volumineux qu’il est difficile de trouver et de changer des données. Par ailleurs, certains des enregistrements sont incorrects. Le déplacement de ces données vers une base de données Access peut faciliter votre travail, mais par où commencer ?




Le jargon lié à la conception de bases de données est parfois assez technique, vous entendrez des termes tels que « formulaires normaux », mais voici les notions de base : Commencez par observer les données que vous avez besoin de capturer. Combien de fois ces données sont-elles répétées ? Par exemple, combien de fois votre feuille de calcul liste-t-elle les fournisseurs ? Recherchez ces données répétées et déplacez-les dans une table à part.




Par ailleurs, vérifiez que chaque table contient bien des données uniques. Par exemple, une table de données de biens ne contiendra pas des informations de vente, et une table de données relatives à des salaires ne pourra pas contenir des dossiers médicaux. Le processus de division de vos données en tables plus petites est appelé normalisation.




Après avoir normalisé vos données, vous les « remariez » en liant vos tables avec des relations. L’image illustre cela. La feuille de calcul originale insère les données dans une longue liste, tandis que la base de données les divise en tables. Ensuite, les tables sont liées les unes aux autres d’une façon vous permettant de rechercher des informations et de donner un sens à vos données.




Cet ensemble de tables et de relations est la clé de voûte de toute base de données relationnelle. Sans cet ensemble, vous n’avez pas de base de données.

Par conséquent, poursuivez votre lecture, nous allons vous montrer le processus de conception, étape par étape.

Établissez un objectif


Qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment

La première étape de la planification d’une nouvelle base de données consiste à écrire son objectif. Dans ce cas, vous devez entrer et gérer les données de biens de votre société. Mais, ne vous arrêtez pas là. Demandez-vous qui va utiliser la base de données et comment ils vont l’utiliser. Veillez à ce que votre énoncé d’objectif rencontre l’ensemble de ces divers besoins et utilisations.

Établissez un objectif


Qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment

Conservez votre énoncé d’objectif à portée de main et reportez-vous y lorsque vous créez vos tables. N’essayez pas non plus de créer l’énoncé parfait. Vous pouvez toujours le modifier, et vous le ferez probablement.

Établissez une liste des données que vous voulez stocker


Toutes les données à conserver

Une bonne structure de base de données vous évite d’avoir des données en double. Elle vous permet de veiller à ce que vos données soient complètes, mais plus important, qu’elles soient précises.




Pour atteindre ces objectifs, commencez par répertorier les données que vous voulez capturer. Vous pouvez commencer avec vos données existantes, en l’occurrence, votre feuille de calcul. Ou, si vous utilisez des formulaires ou des grands livres en version papier, rassemblez des exemples de ceux-ci.

N’hésitez pas à demander à vos collègues ce dont ils ont besoin.




Pour identifier les informations que vous avez besoin de stocker, vous pouvez également créer un diagramme de flux des tâches associées à vos données.Par exemple, qui entrera les données et comment ? Quels formulaires devront être utilisés ?




Et, tant que vous y êtes, pensez aux rapports ou publipostages que vous voulez créer à partir de la base de données. Par exemple, voulez-vous savoir quand les bureaux et les chaises doivent être remplacés ? Qui a besoin de ces informations ? L’examen des données que vous voulez entrer et utiliser peut vous aider à déterminer les données à stocker.

Regrouper les données par sujet


Ensembles d’informations uniques

En répertoriant les données que vous voulez capturer, vous vous apercevrez qu’elles entrent dans un ou plusieurs groupes ou catégories. Par exemple, vos informations peuvent être regroupées comme suit :• Les données des

biens, par exemple, les modèles, les dates d’achat et les coûts.




• Les données des fournisseurs, à savoir ceux qui fournissent les ordinateurs, les bureaux et les autres équipements. Cette catégorie inclura probablement les noms de sociétés, les adresses, les numéros de téléphone et les noms de contact. • Les données du service de support, à savoir ceux qui réparent et entretiennent les équipements. Ces données ressembleront à des données de fournisseur parce qu’elles incluent également le nom des sociétés et des contacts.




Le regroupement est important parce que chaque groupe peut correspondre à une table, telle que Biens, Support et Fournisseurs. Vos groupes peuvent ne pas résulter en une liste complète de tables, mais ils sont un bon point de départ. N’ayez pas peur de les recréer. Vérifiez juste que chaque groupe contienne des données uniques : uniquement les données des biens dans un groupe, uniquement les données des fournisseurs dans un autre, etc.

À partir des groupes, créer des champs


Commençons avec les petits détails

L’étape suivante de votre conception consiste à dresser la liste des champs pour chaque table. Dans une table Access, les colonnes sont appelées des champs et les enregistrements individuels sont appelés des lignes. En règle générale, chaque champ d’une table est lié à d’autres champs. Par exemple, dans une table de données de contacts professionnels, vous avez généralement des champs pour le prénom, le nom, la société, les numéros de téléphone, etc.




Chaque champ doit être lié aux autres et chaque champ doit s’appliquer uniquement aux contacts professionnels. Cet ensemble de champs liés est appelé une relation, d’où le terme de base de données relationnelle.

Vous planifiez vos champs en déterminant les informations spécifiques que chacun de vos groupes doit capturer. À nouveau, vous pouvez faire référence à vos données existantes : la feuille de calcul, un grand livre ou même votre boîte à fiches.




Pour votre base de données de biens, vous souhaiterez probablement répertorier chaque élément et chaque information pour chaque produit, comme les dates d’achat et les coûts. Dans ce contexte, essayez de réduire chaque champ à son plus petit composant logique.

Dans une bonne structure, un champ représente une donnée unique et le nom du champ identifie clairement cette donnée.




À un moment donné, vous souhaiterez peut-être utiliser les données d’une table dans une autre. Par exemple, l’image montre que le groupe Biens inclut des champs pour les fournisseurs et les services de support. C’est normal, vous voyez comment mettre vos tables en relation et nous parlerons de ces relations dans un instant. Pour le moment, incluez tous les champs que vous voulez inclure dans chacune des tables.




Pour terminer, au cas où vous vous poseriez la question, les lignes ne se planifient pas. Elles apparaissent automatiquement lorsque vous entrez des données dans vos champs.

Planifier les types de données


Chaque champ reçoit un type de données

Après avoir indiqué les champs de chaque table, vous devez déterminer un type de données pour chaque champ. Un type de données est une propriété qui contrôle ce que vous pouvez et ne pouvez pas entrer dans un champ. Par exemple, si vous voulez stocker des données textuelles telles que des noms et des adresses, vous définissez vos champs sur le type de données Texte. Si vous voulez stocker des dates et des heures, vous définissez le champ sur le type de données Date/Heure.




Les types de données sont une norme pour toutes les bases de données relationnelles et garantissent la saisie de données précises. Par exemple, vous ne pouvez pas entrer un nom dans un champ configuré pour contenir des dates et des heures. En outre, les types de données vous permettent de contrôler la taille de votre base de données, dans la mesure où ils déterminent la taille de vos champs. Vous ne gaspillerez pas de l’espace en insérant une petite quantité de texte dans un grand champ.




Access facilite la définition des types de données. Pour l’instant, pendant que vous répertoriez vos champs, notez le type de données pour chacun.

Planifier vos clés primaires


Un champ critique pour toutes les tables

L’étape suivante de votre plan consiste à ajouter un champ de clé primaire dans chacune de vos tables. Une clé primaire est un champ, ou une combinaison de champs, avec une valeur qui fait de chaque enregistrement (chaque ligne dans une table) un enregistrement unique. Par exemple, la compagnie de téléphone assure le suivi de tous les Marc Durand en les identifiant avec une valeur de clé primaire unique.




Outre l’identification de chaque enregistrement dans votre base de données, vous utilisez également des clés primaires dans les relations entre vos tables.

En fait, les clés primaires sont tellement importantes que nous avons une règle qui leur est réservée : Chaque table dans votre base de données doit avoir une clé primaire. Sans clé primaire, vous ne pouvez pas créer de relations et extraire des informations significatives à partir de vos données.




Access offre plusieurs façons de créer des clés primaires. Étant donné que vous débutez dans Access, la façon la plus simple consiste à planifier un champ « ID », tel que « IDBien » ou « IDFournisseur », pour chacune de vos tables, puis à définir ce champ sur le type de données NuméroAuto.




Access incrémentera dès lors la valeur de ce champ d’une unité chaque fois que vous ajouterez un nouvel enregistrement. Par ailleurs, si vous planifiez de publier votre base de données sur SharePoint, vous devez utiliser des champs NuméroAuto comme clés primaires pour toutes vos tables.

Planifier vos clés étrangères


La clé des relations : partager vos clés.

Nous avons mentionné plus tôt dans ce cours qu’après avoir réparti vos données dans des tables différentes, vous les réunissez à l’aide de liens appelés relations. Les relations de table peuvent devenir complexes et n’entrent pas dans le cadre de ce cours. Pour l’instant, vous devez les planifier, et pour cela, vous devez déterminer l’endroit où placer les clés étrangères.




Une clé étrangère est simplement une clé primaire que vous utilisez dans une autre table.L’image illustre cela : Vous pouvez voir comment les clés primaires des tables Fournisseurs et Support sont devenues des champs dans la table Biens. Ces champs en double dans la table Biens sont des clés étrangères.




À ce stade, vous pensez peut-être : « Attendez, en partageant des champs de cette façon, certaines données sont dupliquées ! ». Ne vous inquiétez pas, ce type de duplication est acceptable. Les valeurs de clés primaires sont petites et vous ne pouvez pas extraire d’informations de votre base de données à moins de les utiliser dans des relations. Par conséquent, lors de la conception de votre base de données, indiquez vos champs de clé étrangère.

Créer des tables pour SharePoint


Les bases de données Web requièrent un minimum de planification.

La dernière étape du processus de conception consiste à décider si vous allez publier votre base de données sur SharePoint. Si c’est le cas, vos tables ne pourront pas utiliser certaines des fonctionnalités fournies par Access. Par exemple, vous pouvez utiliser le mode Feuille de données uniquement pour créer des tables, et non le concepteur de tables.




En outre, les seuls types de relations que vous pouvez créer sont appelés les champs Liste de choix. Il s’agit d’un type de relation qui vous permet de sélectionner les valeurs résidant dans une table à partir d’une liste dans une autre table.




Access impose ces limites parce que le processus de publication convertit votre base de données en HTML dynamique et ECMAScript. Vous devez donc éviter de créer des composants de base de données (Access les appelle des objets) qui ne peuvent pas être convertis dans ces langages. Par conséquent, lors de la dernière étape de votre plan, indiquez si vous allez publier la base de données. C’est un petit détail, mais il est important.

Suggestions de travaux pratiques

1. Commencer votre planification

2. Explorer le modèle de base de données Biens

3. Découvrir les façons d’éviter les données redondantes sans créer de tables


Travaux pratiques en ligne (nécessite Access 2010)

http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/practice-RZ101772996.aspx?section=11

Test - Question 1Quelle est la fonction d’une clé primaire ? (Choisissez une réponse.)


1. Elle sert à identifier de façon unique chaque enregistrement dans une table.

2. Elle sert à chiffrer et déchiffrer votre base de données.

3. Elle sert à s’assurer que vous entrez des données dans la table correcte.

Test - Question 1


C’est effectivement la fonction des clés primaires et toutes vos tables doivent comporter un champ de clé primaire.

Quelle est la fonction d’une clé primaire ?

Réponse :

1. Elle sert à identifier de façon unique chaque enregistrement dans une table.

Test - Question 2Une bonne structure de base de données vous permet de vous assurer que vos données sont : (Choisissez une réponse.)


1. Toujours sauvegardées.

2. Complètes et précises.

3. En double, pour pouvoir les consulter plus facilement.

Test - Question 2


Il est essentiel que les données soient complètes et précises pour pouvoir prendre de bonnes décisions.

Une bonne structure de base de données vous permet de vous assurer que vos données sont :

Réponse :

2. Complètes et précises.

Test - Question 3Vous devez toujours placer vos données dans des tables séparées. (Choisissez une réponse.)


1. Vrai.

2. Faux.

Test - Question 3


Si vous devez seulement stocker et gérer quelques produits, vous pouvez utiliser un champ Liste de choix qui contient une liste de valeurs.

Vous devez toujours placer vos données dans des tables séparées.

Réponse :

2. Faux.

Test - Question 4Combien de tables une base de données bien conçue devrait-elle comporter ? (Choisissez une réponse.)


1. Autant que nécessaire pour capturer toutes vos données sans redondance.

2. Un

3. Deux

Test - Question 4


Ca peut être une table ou ça peut être des dizaines de tables.

Combien de tables une base de données bien conçue devrait-elle comporter ?

Réponse :

1. Autant que nécessaire pour capturer toutes vos données sans redondance.

Test - Question 5Vous établissez une relation entre la Table A et la Table B en : (Choisissez une réponse.)


1. Fusionnant la Table A avec la Table B.

2. Liant la Table A à la Table B.

3. Ajoutant la clé primaire de la Table A à la Table B (ou inversement).

Test - Question 5


Lorsque vous ajoutez un champ de clé primaire à une autre table et que vous créez une relation, ce nouveau champ devient une clé étrangère.

Vous établissez une relation entre la Table A et la Table B en :

Réponse :

3. Ajoutant la clé primaire de la Table A à la Table B (ou inversement).

Aide-mémoirePour obtenir une synthèse des tâches traitées dans ce cours, consultez l’ Aide-mémoire.


http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/quick-reference-card-RZ101772996.aspx?section=14&mode=print

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