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Évaluez les coûts et lerendement d’un projet ERP

Conseils pour l’implémentation efficace d’un système ERP

Coûts et rendement d’un projet ERPL’implémentation d’un système ERP représente un investissement non négligeable, mais les cordons de la bourse doivent être déliés avant de songer à faire des économies. La réalisation des économies souhaitées dépend toutefois étroitement de l’interaction entre le total cost of ownership (TCO) et le return on investment (ROI). En d’autres termes : vous devez analyser non seulement les coûts mais aussi le rendement et comparer ces deux paramètres entre eux. Dans ce livre blanc, nous vous expliquons les points auxquels vous devez faire attention dans cette comparaison.

Cinq facteurs pour un TCO bas

1. Privilégiez une vision à long termeNe limitez pas les choix que vous opérez dans le cadre d’un projet ERP à vos besoins à court terme. Vous devez aussi tenir compte de l’évolution de votre entreprise et vous assurer que l’implémentation du système ERP pourra aussi supporter votre stratégie d’activités future. Si vous pensez par exemple avoir besoin de certaines fonction-nalités dans quelques années, tenez déjà compte de ces besoins dès le début.

L’idéal est de couvrir également ces besoins avec des fonctionnalités du même fournisseur. Un exemple : une entreprise décide d’ajouter à son progiciel ERP un module d’extension d’un fournisseur tiers plutôt qu’un module d’extension du producteur du système ERP, car le premier s’avère moins cher. À court terme, l’entreprise écono-mise en effet des frais de licence mais, dès la sortie d’une nouvelle version du progiciel ERP, rien ne garantit que ce module d’extension moins cher d’un fournisseur tiers fonctionnera encore. Cela peut vous pénaliser dans votre plan de mise à niveau de votre progiciel ERP alors que les fonctions de la nouvelle version pourraient vous ouvrir la voie d’économies substantielles. Dans ce cas, le choix d’une solution moins coûteuse à court terme entraîne donc une augmentation des coûts à long terme.

2. Fournisseur fiableVous devez aussi adopter une vision à long terme quand vous choisissez votre fournisseur ERP. Essayez d’opter pour un fournisseur qui a de grandes chances d’être encore présent sur le marché dix ans plus tard, car l’implémentation d’un système ERP devra encore être mise à jour dans dix ans. Bien évidem-ment, il n’est pas toujours facile de prédire qui sera toujours actif dans une décennie, mais vous irez déjà loin en faisant preuve d’une diligence raisonnable. Le choix d’un “mauvais” fournisseur, voire d’un “mauvais” progiciel ERP finira par entraîner de lourds frais d’assistance.

3. Un déploiement ERP uniqueLa complexité est l’ennemi d’un TCO intéressant. Cela s’exprime de diverses manières. Dans toute la mesure du possible, ne laissez pas chaque filiale prendre en charge son propre déploiement, mais optez par exemple pour un déploiement ERP unique pour tous vos sites. En effet, des configurations spécifiques aux différents sites finiront par s’éloigner progressivement les unes des autres en raison de modifications locales, ce qui crée à la longue à des incohérences.

4. Évitez la complexitéPlus généralement, efforcez-vous de privilégier un système comportant le moins de composants et d’interfaces possible, qui sont chacun susceptibles de constituer des sources d’incohérences et de coûts de maintenance supplémentaires. L’idéal est un système ERP exécutant toutes les tâches pos-sibles. Le plus souvent, le but de l’implémentation d’un système ERP est effectivement de rationaliser le nombre de systèmes et non de faire cohabiter entre eux des systèmes en tous genres. Si vous voulez continuer d’utiliser des systèmes d’héritage existants, l’intégration avec votre système ERP est très coûteuse, cette intégration doit aussi être testée et tout ceci doit être réexaminé lors d’une mise à niveau de votre système ERP. Autant que possible, évitez donc de faire tourner une partie de vos sys-tèmes existants aux côtés de votre nouveau système ERP.

5. Meilleures pratiquesVotre budget d’implémentation dépend fortement de la manière dont vous suivez les meilleurespratiques qui sont implémentées dans le progiciel ERP. Dans le cas de SAP, ces meilleures pratiquesont en effet été développées à partir de l’expérience du secteur et raccourcissent le temps d’exécution du trajet d’implémentation du système ERP. Bien évidemment, des fonctionnalités spécifiques seronttoujours développées, mais si, grâce aux meilleures pratiques, vous êtes satisfait à 80 % avec lesfonctionnalités de base, votre budget d’implémentation sera déjà nettement moins élevé.

Cinq facteurs pour un ROI élevé

Il est clair que l’implémentation d’un progiciel ERP vise avant tout à améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise, à réduire les stocks conservés, à augmenter votre chiffre d’affaires, etc. Outre le total cost of ownership, le rendement du capital investi de l’implémentation du système ERP est donc également important. Avec votre partenaire ERP, établissez une étude des coûts dans laquelle vous placez, d’un côté, votre budget et le prix de l’implémentation et, de l’autre côté, le bénéfice que vous pensez tirer du progiciel ERP. Vous augmentez le ROI d’un système ERP avec les facteurs suivants :

1. Évaluation des performancesAvant de vous lancer dans un projet ERP et avant même d’envisager un projet ERP, vous avez à vrai dire tout intérêt à procéder à une évaluation des performances de votre organisation, en comparant, dans une multitude de domaines, les performances de votre entreprise par rapport à vos concurrents. C’est la meilleure manière de mettre en évidence vos points faibles et de déterminer les moyens d’améliorer la gestion de votre entreprise.

Si vous découvrez par exemple que vous conservez des stocks nettement plus élevés que d’autres en-treprises de votre secteur, vous savez que vous devez améliorer l’efficacité de votre gestion des stocks.

2. Indicateurs clés de performancesAu terme de cette évaluation, vous établissez une étude des coûts dans laquelle vous déterminez vos exigences et les objectifs que vous souhaitez atteindre avec le projet ERP. Pour pouvoir évaluer a pos-teriori le succès de l’implémentation, il importe de consigner ces objectifs sous la forme d’indicateurs clés de performances (KPI) concrets en calculant le bénéfice attendu quand vous atteignez un KPIprécis. C’est le seul moyen de savoir si votre étude des coûts est une réussite en fin de compte.Toutefois, ne sélectionnez pas trop de KPI, mais limitez-vous à cinq KIP stratégiques environ.

3. Exigences en matière d’informationL’un des facteurs motivant le choix d’un système ERP est l’amélioration de la prise de décisions. Et pour prendre de meilleures décisions, vous avez surtout besoin d’informations correctes et actuelles, et ce, sous la forme la plus simple possible. C’est valable à tous les niveaux de votre entreprise, de la direction aux employés en passant par les ouvriers de l’atelier. Pour maximiser le ROI de votre système ERP, il est par conséquent essentiel de bien savoir quelles informations doivent être disponibles, qui en a besoin, à quel moment et ce que l’on en fait.

Si vous vous fourvoyez dans vos choix, cela oblige vos collaborateurs à emprunter des cheminstortueux ou à utiliser des outils additionnels pour accéder aux informations souhaitées, ce qui réduit fortement le bénéfice potentiel. Quand vous opérez les bons choix, chaque collaborateur dispose facile-ment des informations dont il a besoin à tout moment afin de pouvoir effectuer son travail plus efficace-ment.

4. Adhésion du personnelIl est capital d’impliquer le plus tôt possible vos salariés dans un projet ERP, car ce sont eux, lesutilisateurs. Non seulement ils peuvent parfaitement expliquer, à partir de leur pratique quotidienne, les informations dont ils ont besoin, mais en plus ils ne doivent pas non plus être mis devant le fait accom-pli. Lorsque vous utilisez les meilleures pratiques d’un progiciel SAP de planification des ressources, vous pouvez d’ailleurs présenter une implémentation brute très tôt. Cela permet à vos collaborateurs de rectifier, le cas échéant, des éléments ayant une influence négative sur leur cadre de travail, et cela facilite aussi l’acceptation.

5. Soutien du CEOPour conclure, il importante aussi que la direction soit derrière le projet ERP, qu’elle le communique bien et que, par exemple, le CEO mette tout son poids dans la balance en expliquant aux salariés les raisons de la mise en œuvre de ce projet ERP. Le CEO peut aussi brosser un tableau global de lasituation pour convaincre le personnel de l’utilité d’un progiciel ERP. De nombreux travailleurs ne voient en effet que leur propre domaine et se demandent pourquoi le logiciel spécifique existant ne suffit pas pour ce domaine particulier (p. ex. la comptabilité). Vu sous l’angle d’une vision globale de l’entreprise, un progiciel ERP est toutefois plus intéressant qu’une série de progiciels spécifiques, et le CEO devra y veiller.

ConclusionUne implémentation réussie d’un système ERP dépend de l’élaboration d’une étude des coûts de qualité, confrontant les coûts et les rendements. En optant pour une vision à long terme, en évitant la complexité et en suivant autant que possible les meilleures pratiques du progiciel ERP, vous abaissez le TCO. Vous améliorez le ROI en évaluant les performances de votre entreprise et en définissant, sur cette base, des KPI concrets. Si vous prenez en outre comme point de départ vos exigences en matière d’information, que vous intégrez le plus tôt possible vos collaborateurs dans le projet et que vous communiquez bien, via la direction, sur l’importance du projet, vous avez déjà accompli une bonne partie du chemin.

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