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Conseil de l'Union européenne Secrétariat général

PROJET DE

CONTRAT DE CONCESSION DE SERVICES

CONTRAT RELATIF A LA CONCESSION D'EXPLOITATION D'UN MAGASIN DE

JOURNAUX DANS LE BATIMENT JUSTUS LIPSIUS (LOT 1) / DANS LE BATIMENT LEX

(LOT 2) DU SECRETARIAT GENERAL DU CONSEIL DE L'UNION EUROPEENNE A

BRUXELLES

L'UNION EUROPÉENNE, représentée par le Secrétariat général du Conseil, (ci-après "le pouvoir adjudicateur, représenté en vue de la signature du présent contrat par Madame Kristin VAN HOOLST, Directeur de ORG.3 Immeubles et Logistique, (ci-après dénommé "le pouvoir adjudicateur"), d'une part,

ET [nom officiel complet] [adresse officielle complète] [numéro de TVA] représenté aux fins de la signature du présent contrat par [nom complet et fonction] (ci-après dénommé "le concessionnaire"), d'autre part,

SONT CONVENUS des conditions particulières, des conditions générales et des annexes énumérées ainsi que des appendices ci-après qui font partie intégrante du présent contrat: Annexe 1: Cahier des charges Annexe 2: Offre du concessionnaire du xx/xx/2018 Annexe 3: Mesures de sécurité Annexe 4: Vérifications de sécurité Annexe 5: Règles et consignes en matière de prévention

Appendice 1: Plans Appendice 2: Liste de jours fériés et de fermeture des bureaux en 2019 Appendice 3: Calendrier des sessions du Conseil européen en 2019 Appendice 4: Liste minimale de quotidiens dont la vente doit être assurée Appendice 5: Fiche des prestations offertes et horaires d'ouverture

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CONDITIONS PARTICULIERES I.1 OBJET I.1.1 Le présent contrat est régi par les présentes conditions particulières, ainsi que par

- les conditions générales - le cahier des charges en annexe 1 et ses 5 appendices, - l'offre du concessionnaire du xx/xx/2018, en annexe 2, - d'autres annexes.

I.1.2 Le présent contrat est le résultat de la procédure de passation de marché UCA 18/056

concernant la concession de l'exploitation d'un magasin à journaux dans le bâtiment [JUSTUS LIPSIUS sis rue de la Loi 175 à B-1048 Bruxelles (Lot 1)] [LEX sis rue de la Loi 145 à B-1048 Bruxelles (Lot 2)] du Conseil de l'Union européenne accesible aux membres, personnel et visiteurs du pouvoir adjudicateur. Le concessionnaire s'engage à prester les services selon les descriptions figurant à l'annexe 1 et ses 5 appendices (ci-après dénommés "services") conformément aux dispositions du présent contrat.

I.1.3 Aucun document produit par le concessionnaire (accords d’utilisation finale, conditions

générales, etc.), à l’exception de son offre, n’est applicable, sauf mention contraire explicite dans les conditions particulières du présent contrat. En toutes circonstances, en cas de contradiction entre le présent contrat et les documents produits par le concessionnaire, le présent contrat fait foi, indépendamment des dispositions contraires figurant dans les documents du concessionnaire.

I.2 ENTRÉE EN VIGUEUR ET DUREE DU CONTRAT I.2.1 Le contrat entre en vigueur à la date de signature par la dernière partie. Les dates

d'ouverture effective du(des) magasin(s) est (sont) confirmé(es) lors de la signature de ce contrat.

I.2.2 L'exécution du contrat ne peut en aucun cas commencer avant la date de son entrée en

vigueur. I.2.3 Le contrat est conclu pour une durée de trois (3) ans à compter de la date de son entrée en

vigueur. I.2.4 Le contrat est reconduit tacitement une (1) fois pour une période de douze (12) mois, sauf

si l’une des parties reçoit une notification formelle contraire au moins six (6) mois avant la fin de la période en cours. La reconduction ne modifie ni n’ajourne les obligations existantes.

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I.3 CONTRIBUTION FINANCIERE I.3.1 Montant En contrapartie de la mise à disposition des lieux, le concessionnaire est redevable d'une contribution financière annuelle indiquée à l'annexe 2. Cette somme est payable mensuellement et par anticipation, en douzièmes, le premier date de chaque mois, à commencer à partir de la date d'ouverture effective du(des) magasin(s) visée sous I.2.1.

La contribution financière prévue dans le cadre de ce contrat est exonérée de TVA.

I.3.2 Révision de la redevance La contribution financière annuelle est ferme et non révisable la première année du contrat de concession.

Au début de la deuxième année du contrat et de chaque année qui suit, la contribution annuelle peut être révisé à la hausse ou à la baisse, sur demande d’une des parties adressée par notification formelle au plus tard trois mois avant la date anniversaire de la signature du contrat. Les nouveaux prix doivent être communiqués dès que l’indice définitif est disponible.

Les révisions sont déterminées par l’évolution de l'indice des prix à la consommation harmonisé (IPCH) publié par Eurostat dans la publication mensuelle «Données en bref», disponible sur: http://www.ec.europa.eu/eurostat/1.

La révision doit être calculée selon la formule suivante: Ir Pr = Po x ( — ) Io où: Pr = contribution financière révisée; Po = contribution financière de l’offre initiale; Io = indice d'octobre 2018; Ir = indice du mois de réception de la demande de révision des prix.

I.4 MODALITES DE PAIEMENT

I.4.1 Paiement Les contributions relatives à la mise à disposition des lieux sont effectués mensuellement à l'initiative du concesionnaire sur le compte indiqué à l'article 9 et devront porter la mention "Redevance concession magasin de journaux bâtiment JL" (Lot 1) ou "Redevance concession magasin de journaux bâtiment Lex" (Lot 2). I.4.2 Défaut de paiement A défaut de paiement des contributions à son échéance, la somme exigible produira de plein droit des intérêts au taux de 0,75% par mois (9% par année), en vigueur au moment de l'échéance non 1 cliquer sur l'icône "Economie et Finance", puis sur "Indices des prix à la consommation harmonisés (IPCH)",

"Données" (voir la partie gauche de l'écran), "PRINCIPAUX TABLEAUX", "Principaux tableaux (2015=100)", "00 Indice global", "Euro area (19 countries)".

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respectée jusqu'au jour du paiement effectif.

I.5 GARANTIES

Les garanties ne sont pas applicables au présent contrat.

I.6 COMPTE BANCAIRE

Les paiements relatifs au présent contrat se font en euros par virement sur le compte bancaire suivant: Secrétariat Général du Conseil de l'Union européenne Rue de la Loi 175 - B-1048 Bruxelles IBAN: BE13 3101 3047 0039 BIC: BBRUBEBB

Auprès de ING BANQUE - Agence européenne - Rond Point Schuman 5 - B-1040 Bruxelles

Sauf indication contraire, tous les frais bancaires sont assumés par le concessionnaire.

I.7 MODALITES DE COMMUNICATION

Aux fins du présent contrat, les communications doivent être envoyées aux adresses suivantes:

Pouvoir adjudicataire Conseil de l’Union européenne Secrétariat général ORG.3.A Unité Immeubles Rue de la Loi 175 1048 Bruxelles, Belgique Adresse électronique: [boîte fonctionnelle]

Concessionnaire (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe): [Nom complet] [Fonction] [Dénomination sociale] [Adresse officielle complète] Adresse électronique: [à compléter]

Les parties doivent s'informer mutuellement de tout changement de ces coordonnées.

I.8 RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNEES

Aux fins de l’article II.9, le responsable du traitement des données est le Secrétariat général du Conseil.

I.9 EXPLOITATION DES RÉSULTATS DU CONTRAT

Cette clause n’est pas applicable au présent contrat.

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I.10 RESILIATION PAR LES PARTIES

Chaque partie peut résilier le contrat en envoyant une notification formelle à l’autre partie avec préavis écrit de six (6) mois.

En cas de résiliation du contrat:

a) aucune partie n’a droit à une quelconque indemnisation;

b) le Secrétariat n’a droit qu’au paiement de la redevance jusqu'à la date de la prise d’effet de la résiliation.

Les deuxième, troisième et quatrième alinéas de l’article II.18.4 sont applicables.

I.11 SERVICE FOURNI DANS LES LOCAUX DU POUVOIR ADJUDICATEUR

L'accès au locaux du Secrétariat est autorisé uniquement sous réserve du respect des dispositions du cahier des charges en annexe 1 et des règles prévues a l'annexe 4 et 5 du contrat de concession.

I.12 PROTECTION DES INFORMATIONS CLASSIFIÉE - NON APPLICABLE

I.13 AUTRES CONDITIONS PARTICULIERES

I.3.1 Si le concessionnaire ne remplit pas ses obligations dans les délais prévus dans le contrat, le Secrétariat peut, sans préjudice des responsabilités découlant ou pouvant découler du présent contrat ni de son droit de résiliation, imposer une pénalité d'un montant de 100 euros par infraction au contrat.

Cette pénalité est cumulative et ne suspend pas l'application des conditions visées au paragraphe I.3.3 ci-après.

I.3.2 Le montant total annuel des amendes est limité à 10% du montant de la redevance annuelle en

question. Les quantités éventuelles à titre d'amende seront facturés par le Secrétariat au concessionnaire.

I.3.3 En cas de défaut de prestation ou de prestation insuffisante des services, le Secrétariat se

réserve le droit, après notification écrite au concessionnaire, de faire prester les services par un tiers, le concessionnaire demeurant responsable des dépenses, des risques et de la qualité des services fournis.

I.3.4 Dans un délai de quinze (15) jours à compter de la notification de la pénalité, le

concessionnaire peut soumettre des arguments contre celle-ci par lettre recommandée avec accusé de réception ou équivalent. En l'absence de réaction de la part du concessionnaire, ou de retrait de la pénalité notifié par écrit par le Secrétariat endéans les quinze jours à partir de la réception desdits arguments, la décision imposant des pénalités devient exécutoire.

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SIGNATURES Pour le concessionnaire,

[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]

Signature: _______________________

Fait à [lieu], le [date]

Pour le pouvoir adjudicateur,

[prénom/nom/fonction]

Signature:_____________________

Fait à [lieu], le [date]

en deux exemplaires en français.

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CONDITIONS GÉNÉRALES DU CONTRAT DE SERVICES

II.1 DÉFINITIONS

Aux fins du présent contrat, les définitions suivantes (des termes indiqués en italique dans le texte) sont applicables:

«auteur»: toute personne physique qui contribue à la production du résultat;

«back office»: le(s) système(s) interne(s) utilisé(s) par les parties pour traiter les factures électroniques;

«conflit d’intérêts»: situation dans laquelle l'exécution impartiale et objective du contrat par le concessionnaire est compromise pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec le pouvoir adjudicateur ou un tiers en rapport avec l’objet du contrat;

«document de contrôle des interfaces»: document d’orientation qui énonce les spécifications techniques, les normes de messagerie, les normes de sécurité, les règles syntaxiques et sémantiques, etc., pour faciliter la connexion de machine à machine. Ce document est mis à jour régulièrement;

«droit préexistant»: tout droit de propriété industrielle et intellectuelle sur un matériel préexistant; il peut s’agir d’un droit de propriété, d’un droit de licence et/ou d’un droit d’utilisation appartenant au concessionnaire, à l’auteur, au pouvoir adjudicateur ainsi qu’à tout tiers;

«e-PRIOR»: plateforme de communication axée sur le service, qui fournit une série de services web et permet l’échange de messages et de documents électroniques normalisés entre les parties. Cet échange se fait au moyen de services web, avec une connexion de machine à machine entre les systèmes de back office des parties (messages EDI), ou au moyen d’une application web (le portail fournisseurs). La plateforme peut être utilisée pour l’échange, entre les parties, de documents électroniques tels que les factures électroniques. Les spécifications techniques (c’est-à-dire le document de contrôle des interfaces), les modalités précises d’accès et les manuels de l’utilisateur sont disponibles à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dgs/informatics/supplier_portal/documentation/documentation_en.htm;

«erreur substantielle»: toute violation d’une disposition contractuelle résultant d’un acte ou d’une omission qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l’Union;

«exécution du contrat»: exécution de tâches et prestation par le concessionnaire des services achetés pour le pouvoir adjudicateur;

«force majeure»: toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties, qui empêche l’une d’entre elles d’exécuter une ou plusieurs de ses obligations découlant du contrat. La situation ou l’événement ne doit pas être imputable à la faute ou à la négligence de l’une des parties ou d’un sous-traitant, et doit se révéler inévitable en dépit de toute la diligence employée. Une défaillance dans une prestation, le défaut des équipements, du matériel ou des matériaux ou leur mise à disposition tardive, les conflits de travail, les grèves et les difficultés financières ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure, sauf si cette situation est la conséquence directe d’un cas de force majeure établi;

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«fraude»: tout acte ou omission intentionnel portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union relatif à l’utilisation ou à la présentation de déclarations ou de documents faux, inexacts ou incomplets ou à la non-communication d’une information en violation d’une obligation spécifique;

«information ou document confidentiel»: toute information ou tout document reçu par chaque partie de la part de l’autre partie, ou auquel chaque partie a accès dans le cadre de l'exécution du contrat, que l’une d’entre elles a désigné par écrit comme étant confidentiel. Les informations et documents confidentiels ne comprennent pas d'informations accessibles au public;

«intérêts à caractère professionnel contradictoires»: situation dans laquelle les activités professionnelles précédentes ou actuelles du concessionnaire portent atteinte à sa capacité d'exécuter le contrat selon une norme de qualité appropriée;

«irrégularité»: toute violation d’une disposition du droit de l’Union résultant d’un acte ou d’une omission d’un opérateur économique qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l’Union;

«matériel préexistant»: tout matériel, document, technologie ou savoir-faire qui existe avant son utilisation par le concessionnaire pour la production d’un résultat dans le cadre de l'exécution du contrat;

«message EDI» (échange de données informatisé): message créé et échangé par transfert électronique, d’ordinateur à ordinateur, de données commerciales et administratives au moyen d’une norme convenue;

«notification» (ou «notifier»): forme de communication entre les parties établie par écrit, y compris par voie électronique;

«notification formelle» (ou «notifier formellement»): forme de communication entre les parties établie par écrit par courrier postal ou par courrier électronique, qui fournit à l’expéditeur la preuve irréfutable que le message a été livré au destinataire spécifié;

«personne liée»: toute personne ayant le pouvoir de représenter le concessionnaire ou de prendre des décisions en son nom;

«personnel»: personnes employées directement ou indirectement par le concessionnaire, ou ayant conclu un contrat avec celui-ci, pour exécuter le contrat;

«portail fournisseurs»: portail e-PRIOR, qui permet au concessionnaire d’échanger des documents commerciaux sur support électronique, tels que les factures, au moyen d’une interface utilisateur graphique; ses principales caractéristiques sont indiquées dans le document présentant un aperçu du portail fournisseurs, disponible à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dgs/informatics/supplier_portal/doc/um_supplier_portal_overview.pdf;

«résultat»: tout produit escompté de l'exécution du contrat, quelle que soit sa forme ou sa nature, livré et approuvé en tout ou en partie par le pouvoir adjudicateur. Un résultat peut également être défini dans le présent contrat comme un élément livrable. Un résultat peut, en plus du matériel produit par le concessionnaire ou à sa demande, inclure également du matériel préexistant.

II.2 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DANS LE CAS D’UNE OFFRE CONJOINTE

En cas d’offre conjointe présentée par un groupement d’opérateurs économiques, et si le groupement n'est pas doté de la personnalité juridique ou de la capacité juridique, un de ses membres est désigné comme chef de file.

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II.3 DIVISIBILITÉ

Chaque disposition du présent contrat est dissociable et distincte des autres. Si une disposition est ou devient illégale, invalide ou inapplicable dans une certaine mesure, elle doit être dissociée du reste du contrat. Cela ne porte pas atteinte à la légalité, à la validité ou à l’applicabilité des autres dispositions du contrat, qui restent pleinement en vigueur. La disposition illégale, invalide ou inapplicable doit être remplacée par une disposition de substitution légale, valide et applicable, qui correspond autant que possible à l’intention réelle des parties qui sous-tend la disposition illégale, invalide ou inapplicable. Le remplacement de cette disposition doit se faire conformément à l’article II.11. Le contrat doit être interprété comme s’il contenait la disposition de substitution depuis son entrée en vigueur.

II.4 FOURNITURE DES SERVICES

II.4.1 Le concessionnaire doit fournir des services répondant à des normes de qualité élevées, conformément à l’état de la technique dans le secteur concerné et aux dispositions du présent contrat, et plus particulièrement au cahier des charges et aux conditions de son offre.

II.4.2.1 Le concessionnaire doit satisfaire aux exigences minimales prévues dans le cahier des charges. Cela comprend le respect des obligations applicables en vertu de la législation environnementale et sociale et de la législation du travail établies par le droit de l’Union, le droit national et les conventions collectives ou par les dispositions législatives internationales dans le domaine environnemental et social et dans le domaine du travail énumérées à l’annexe X de la directive 2014/24/UE2.

II.4.2.2 Le concessionnaire est seul responsable en ce qui concerne le respect de toutes les obligations légales qui lui sont applicables, notamment, celles émanant du droit fiscal et des dispositions du droit de la sécurité du travail relatives à la sécurité.

II.4.2.3 Les concessionnaires qui sont des personnes physiques sont tenus d'apporter la preuve de leur statut d'indépendant. À cette fin, ils doivent fournir les pièces relatives à leur couverture par la sécurité sociale et à leur assujettissement à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

II.4.3 C'est au seul concessionnaire qu'il incombe de prendre les mesures nécessaires pour obtenir tout permis ou toute licence nécessaires à l'exécution du contrat en vertu du droit belge.

II.4.4 Sauf indication contraire, tous les délais stipulés dans le contrat sont calculés en jours civils.

II.4.5 Le concessionnaire ne doit pas se présenter comme un représentant du pouvoir adjudicateur et doit informer les tiers qu’il ne fait pas partie de la fonction publique européenne.

II.4.6.1 Le contrat doit être exécuté de façon à ce que ni le concessionnaire ni son personnel n'exécutent leurs tâches dans des conditions identiques aux conditions de travail d'un travailleur salarié du pouvoir adjudicateur. Ni le concessionnaire ni son personnel ne doivent être intégrés dans l'organisation administrative du pouvoir adjudicateur.

2 JO L 94 du 28.3.2014, p. 65.

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II.4.6.2 Dans le cadre des relations de travail ou de service avec son personnel, le concessionnaire est tenu de préciser:

• que le personnel exécutant les tâches confiées au concessionnaire ne peut recevoir d'ordres directs du pouvoir adjudicateur;

• que le pouvoir adjudicateur ne peut en aucun cas être considéré comme l'employeur dudit personnel et que ce dernier s'engage à n'invoquer à l'égard du pouvoir adjudicateur aucun droit résultant de la relation contractuelle entre le pouvoir adjudicateur et le concessionnaire.

II.4.7 Le concessionnaire doit veiller à ce que le personnel exécutant le contrat ainsi que le personnel de remplacement futur possèdent les qualifications et l’expérience professionnelles requises pour fournir les services, en fonction des critères de sélection énoncés dans le cahier des charges.

II.4.8.1 À la demande motivée du pouvoir adjudicateur, le concessionnaire doit remplacer tout membre du personnel qui:

a) ne possède pas l’expertise requise pour fournir les services; ou

b) a causé des perturbations dans les locaux du pouvoir adjudicateur.

Le concessionnaire supporte les coûts de remplacement de son personnel et est responsable de tout retard dans la fourniture des services résultant du remplacement du personnel.

II.4.8.2 Si le personnel du concessionnaire travaille dans les bâtiments du pouvoir adjudicateur, le concessionnaire est tenu de remplacer immédiatement et sans indemnité toute personne considérée "persona non grata" par le pouvoir adjudicateur. Le concessionnaire est responsable de tout retard dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées imputable à un remplacement de personnel opéré conformément au présent paragraphe.

II.4.9 Le concessionnaire doit fournir au pouvoir adjudicateur les renseignements que celui-ci peut lui demander pour les besoins de la gestion du contrat. Si un événement imprévu, une action ou une omission, entrave directement ou indirectement l'exécution des tâches, en tout ou en partie, le concessionnaire doit, sans délai et de sa propre initiative, le consigner et le signaler au pouvoir adjudicateur. Le rapport doit contenir une description du problème, la date à laquelle il est apparu et les mesures prises par le concessionnaire pour respecter pleinement toutes les obligations qui lui incombent au titre du contrat. Dans un tel cas, le concessionnaire doit accorder la priorité à la résolution du problème plutôt qu'à la détermination des responsabilités.

II.5 COMMUNICATION ENTRE LES PARTIES

II.5.1 Forme et moyens de communication

Toute communication d’informations, d’avis ou de documents au titre du contrat doit:

a) être établie par écrit sur support papier ou sous forme électronique dans la langue du contrat;

b) porter le numéro du contrat;

c) être établie selon les modalités de communication indiquées à l’article I.8; et

d) être envoyée par courrier postal ou par courrier électronique.

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Si une partie demande la confirmation écrite d’un courrier électronique dans un délai raisonnable, l’autre partie doit fournir le plus rapidement possible une version originale signée, sur support papier, de la communication.

Les parties conviennent que toute communication faite par courrier électronique produit tous ses effets juridiques et est recevable comme élément de preuve dans des procédures judiciaires.

II.5.2 Date des communications par courrier postal et par courrier électronique Toute communication est réputée effectuée au moment de sa réception par la partie destinataire, sauf si le présent contrat renvoie à la date à laquelle la communication a été envoyée.

Tout courrier électronique est réputé reçu par la partie destinataire le jour de son envoi, pour autant qu'il soit adressé à l’adresse électronique mentionnée à l’article I.8. L’expéditeur doit être en mesure de prouver la date d’envoi. Si l’expéditeur reçoit une notification d'échec de remise, il doit tout mettre en œuvre pour faire en sorte que l’autre partie reçoive effectivement la communication par courrier électronique ou par courrier postal. Dans ce cas, l’expéditeur n’est pas considéré comme ayant manqué ou contrevenu à son obligation d’envoyer la communication dans un délai spécifique.

Le courrier postal envoyé au pouvoir adjudicateur est réputé reçu par celui-ci à la date de son enregistrement par le service responsable visé à l’article I.8.

Les notifications formelles sont réputées reçues par le destinataire à la date de réception indiquée dans la preuve reçue par l’expéditeur selon laquelle le message a été transmis au destinataire spécifique.

II.5.3 Présentation des documents financiers via e-PRIOR et validité de ces documents

II.5.3.1 Les parties conviennent que, pour la communication de documents financiers, le concessionnaire soit utilisera le portail fournisseurs, soit prendra les dispositions nécessaires pour recourir à l'échange de données informatisé (EDI).

II.5.3.2 Les parties conviennent par la présente que tout document financier et toutes pièces jointes y afférentes échangé via le portail fournisseurs ou au moyen d'une connexion directe établie entre les back offices du concessionnaire et du pouvoir adjudicateur produisent les mêmes effets juridiques que des factures sur support papier et sont recevables comme preuves en justice.

II.5.3.3 Le pouvoir adjudicateur doit prendre les dispositions nécessaires pour mettre en œuvre des systèmes électroniques permettant l'utilisation effective du portail fournisseurs et pour en assurer la maintenance. Les spécifications des systèmes électroniques sont définies dans l'aperçu général du portail fournisseurs3 et dans le manuel d'utilisation de la facturation électronique4.

II.5.3.4 Dans le cas où une connexion directe est établie entre les back offices du concessionnaire et du pouvoir adjudicateur aux fins de la transmission électronique de documents financiers, chacune des deux parties doit prendre les dispositions nécessaires pour mettre en œuvre des systèmes électroniques permettant le recours effectif à l'EDI et pour en assurer la maintenance. Les spécifications des systèmes électroniques sont définies dans le document de contrôle des interfaces5.

3 Voir http://ec.europa.eu/dgs/informatics/supplier_portal/doc/um_supplier_portal_overview.pdf 4 Voir http://ec.europa.eu/dgs/informatics/supplier_portal/doc/um_supplier_sp_e-invoicing.pdf 5 Ce document peut être consulté à l'adresse:

https://circabc.europa.eu/w/browse/5290b7b0-8ca8-454b-87eb-0ac990362861

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II.5.3.5 Si la communication via le portail fournisseurs, ou via l'EDI, selon le cas, est empêchée par des facteurs indépendants de la volonté d'une des parties, celle-ci doit le notifier à l'autre immédiatement, et les parties doivent prendre les mesures nécessaires pour rétablir cette communication.

II.5.3.6 Lorsqu'il est impossible de rétablir la communication via le portail fournisseurs ou via l'EDI dans un délai de deux jours ouvrables, le pouvoir adjudicateur indique au concessionnaire qu'un autre moyen de communication sera utilisé (c'est-à-dire des documents papier ou courrier électronique) en attendant que la communication via le portail fournisseurs ou via l'EDI, selon le cas, soit rétablie.

II.5.3.7 Lorsqu'il est impossible au concessionnaire de faire rétablir la communication dans un délai de deux jours ouvrables, le concessionnaire indique au pouvoir adjudicateur qu'un autre moyen de communication sera utilisé (c'est-à-dire des documents papier ou courrier électronique) en attendant que la communication via le portail fournisseurs ou via l'EDI, selon le cas, soit rétablie.

II.5.3.8 Le concessionnaire sera informé des modifications apportées au document de contrôle des interfaces. Lorsque ces modifications exigent des adaptations de la part du concessionnaire, celui-ci dispose d'un délai de six mois pour les mettre en œuvre. Les parties peuvent, d'un commun accord, raccourcir ce délai. Ce délai de six mois n'est pas applicable aux mesures urgentes requises au titre de la politique de sécurité des systèmes informatiques du pouvoir adjudicateur visant à garantir l'intégrité, la confidentialité et la non-répudiation des informations ainsi que la disponibilité de la plateforme e-PRIOR.

II.5.4 Validité et acceptation des factures électroniques II.5.4.1 Les parties conviennent qu'une facture envoyée via le portail fournisseurs constitue une

facture électronique. II.5.4.2 De même, dans le cas où une connexion directe est établie entre les back offices du

concessionnaire et du pouvoir adjudicateur afin de permettre la transmission électronique de documents financiers, les parties conviennent qu'un document financier, transmis selon les indications figurant dans le document de contrôle des interfaces, constitue un message EDI.

II.5.4.3 Dans le cas où un document financier est envoyé via le portail fournisseurs, il est réputé avoir été émis ou envoyé légalement lorsque le concessionnaire a réussi à envoyer le document financier sans recevoir de message d'erreur. Les documents produits en formats PDF et XML correspondant au document financier doivent être considérés comme un accusé de réception par le pouvoir adjudicateur.

II.5.4.4 Dans le cas où un document financier est envoyé au moyen d'une connexion directe établie entre les back offices du concessionnaire et du pouvoir adjudicateur, ledit document est réputé avoir été émis ou envoyé légalement lorsque son statut est "reçu", conformément au document de contrôle des interfaces.

II.5.5 Conservation des factures électroniques et mesures de sécurité II.5.5.1 Lorsqu'il a recours au portail fournisseurs, le concessionnaire doit télécharger, pour chaque

facture électronique, le message en formats PDF et XML correspondant dans l'année qui suit la remise de la facture, et les conserver en toute sécurité le cas échéant avec les pièces jointes y afférentes, et conformément aux délais et spécifications prévus par la législation applicable. Une fois écoulée la période d'un an, il ne sera plus possible de télécharger automatiquement à partir du système des copies des documents financiers.

II.5.5.2 Tous les messages EDI échangés par les parties doivent être conservés par chaque partie, en toute sécurité et sans altération, conformément aux délais et spécifications prévus par la législation applicable.

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II.5.5.3 Lorsqu'elles ont recours à une connexion directe pour la transmission électronique de documents financiers, les parties doivent prendre les dispositions nécessaires pour mettre en œuvre des mesures et des procédures de sécurité de nature à empêcher, de façon appropriée, que les messages ne subissent des retards, ne soient corrompus quant à leur contenu ou leur forme ou ne soient perdus, et pour en assurer le maintien.

II.5.5.4 Dans tous les cas, les parties doivent s'efforcer de faire en sorte que des tiers ne puissent pas obtenir un accès non autorisé aux messages.

II.5.5.5 Si l'application des mesures ou des procédures de sécurité entraîne le rejet d'un message EDI ou permet de déceler une ou plusieurs erreurs dans un message EDI, le destinataire doit en informer l'expéditeur le plus rapidement possible, mais au plus tard dans les deux jours calendrier.

II.6 RESPONSABILITÉ

II.6.1 Le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu pour responsable des dommages ou pertes causés par le concessionnaire, y compris les dommages ou pertes causés à des tiers à l’occasion ou par le fait de l'exécution du contrat.

II.6.2 Si la législation applicable le requiert, le concessionnaire doit souscrire une police d’assurance couvrant les risques et dommages ou pertes relatifs à l'exécution du contrat. Il doit également souscrire les assurances complémentaires qui sont d’usage dans son secteur d’activité. À la demande du pouvoir adjudicateur, le concessionnaire doit lui fournir la preuve de la couverture d’assurance.

II.6.3 Le concessionnaire est responsable des pertes ou dommages causés au pouvoir adjudicateur à l’occasion ou par le fait de l'exécution du contrat, y compris dans le cadre de la sous-traitance, cette responsabilité étant toutefois limitée à un montant ne dépassant pas trois fois la valeur totale du contrat. Cependant, si le dommage ou la perte est imputable à une faute grave ou une faute intentionnelle du concessionnaire, de son personnel ou de ses sous-traitants, le concessionnaire est responsable du montant total du dommage ou de la perte.

II.6.4 Si un tiers intente une action contre le pouvoir adjudicateur en relation avec l'exécution du contrat, y compris toute action pour violation supposée de droits de propriété intellectuelle, le concessionnaire doit prêter assistance au pouvoir adjudicateur lors de la procédure judiciaire, notamment en intervenant à l’appui du pouvoir adjudicateur à la demande de ce dernier. Si la responsabilité du pouvoir adjudicateur envers le tiers est établie et que cette responsabilité est causée par le concessionnaire à l’occasion ou par le fait de l'exécution du contrat, l’article II.6.3 est applicable.

II.6.5 Si le concessionnaire se compose d’au moins deux opérateurs économiques (ayant présenté une offre conjointe), ceux-ci sont conjointement et solidairement responsables de l'exécution du contrat à l’égard du pouvoir adjudicateur.

II.6.6 Le pouvoir adjudicateur n’est pas responsable des pertes ou dommages subis par le concessionnaire à l’occasion ou par le fait de l'exécution du contrat, à moins que cette perte ou ce dommage n’ait été causé par une faute intentionnelle ou une faute grave de la part du pouvoir adjudicateur.

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II.7 CONFLIT D’INTÉRÊTS ET INTÉRÊTS À CARACTÈRE PROFESSIONNEL CONTRADICTOIRES

II.7.1 Le concessionnaire doit prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation de conflit d’intérêts ou d’intérêts à caractère professionnel contradictoires.

II.7.2 Le concessionnaire doit notifier par écrit au pouvoir adjudicateur le plus rapidement possible toute situation qui pourrait constituer un conflit d’intérêts ou un intérêt à caractère professionnel contradictoire durant l'exécution du contrat. Le concessionnaire doit prendre immédiatement les mesures nécessaires pour remédier à cette situation.

Le pouvoir adjudicateur peut effectuer les actions suivantes:

a) vérifier que les mesures du concessionnaire sont appropriées;

b) exiger que le concessionnaire prenne des mesures supplémentaires dans un délai imparti.

II.7.3 Le concessionnaire doit répercuter par écrit toutes les obligations pertinentes auprès:

a) des membres de son personnel;

b) de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom;

c) des tiers participant à l'exécution du contrat, y compris les sous-traitants.

Le concessionnaire doit également veiller à ce que les personnes visées ci-dessus ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts.

II.8 CONFIDENTIALITÉ

II.8.1 Le pouvoir adjudicateur et le concessionnaire doivent traiter de manière confidentielle toute information ou tout document, sous quelque forme que ce soit, divulgué par écrit ou oralement, qui est lié à l'exécution du contrat et désigné par écrit comme étant confidentiel.

II.8.2 Chaque partie a l’obligation:

a) de ne pas utiliser d’informations ou de documents confidentiels à des fins autres que le respect des obligations qui lui incombent en vertu du contrat sans l’accord préalable écrit de l’autre partie;

b) d’assurer la protection de ces informations ou documents confidentiels en garantissant le même niveau de protection que pour ses propres informations ou documents confidentiels, et dans tous les cas avec toute la diligence nécessaire;

c) de ne pas divulguer, directement ou indirectement, des informations ou documents confidentiels à des tiers sans l’accord préalable écrit de l’autre partie.

II.8.3 Les obligations de confidentialité prévues au présent article sont contraignantes pour le pouvoir adjudicateur et le concessionnaire pendant l'exécution du contrat et tant que les informations ou les documents restent confidentiels, sauf si:

a) la partie concernée accepte de libérer plus tôt l’autre partie de l’obligation de confidentialité;

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b) les informations ou les documents confidentiels deviennent publics par d’autres moyens qu’une violation de l’obligation de confidentialité;

c) la législation applicable exige la divulgation des informations ou documents confidentiels.

II.8.4 Le concessionnaire doit obtenir de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom, ainsi que des tiers participant à l'exécution du contrat, l’engagement qu’ils se conformeront au présent article. À la demande du pouvoir adjudicateur, le concessionnaire doit fournir un document attestant de cet engagement.

II.9 TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

II.9.1 Les données à caractère personnel mentionnées dans le contrat doivent être traitées conformément au règlement (CE) nº 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Ces données ne doivent être traitées par le responsable du traitement des données qu’aux fins de l'exécution, de la gestion et du suivi du contrat, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit de l’Union.

II.9.2 Le concessionnaire dispose d’un droit d’accès aux données à caractère personnel le concernant, de même que d’un droit de rectification de ces données. Il adresse toute question concernant le traitement de ces dernières au responsable du traitement des données.

II.9.3 Le concessionnaire a le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données.

II.9.4 Si le contrat exige le traitement de données à caractère personnel par le concessionnaire, celui-ci ne peut agir que sous la supervision du responsable du traitement des données, notamment en ce qui concerne les fins du traitement, les catégories de données pouvant être traitées, les destinataires des données et les moyens par lesquels les personnes concernées peuvent exercer leurs droits.

II.9.5 Le concessionnaire doit donner à son personnel l’accès aux données dans la mesure strictement nécessaire à l'exécution, à la gestion et au suivi du contrat.

II.9.6 Le concessionnaire doit adopter des mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel appropriées, eu égard aux risques inhérents au traitement et à la nature des données à caractère personnel concernées, afin:

a) de prévenir l'accès par des personnes non autorisées aux systèmes informatiques de traitement des données à caractère personnel, et notamment d'empêcher:

i) toute lecture, copie, modification ou tout déplacement non autorisés des supports de stockage,

ii) toute saisie non autorisée de données, ainsi que toute divulgation, toute modification ou tout effacement non autorisés de données à caractère personnel stockées,

iii) l'utilisation par des personnes non autorisées des systèmes de traitement de données au moyen d'installations de transmission de données;

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b) de garantir que les utilisateurs autorisés d'un système de traitement des données ne puissent accéder qu'aux données à caractère personnel que leur droit d'accès leur permet de consulter;

c) de garder une trace des données à caractère personnel qui ont été communiquées, du moment où elles ont été communiquées et de leur destinataire;

d) de garantir que les données à caractère personnel qui sont traitées pour le compte de tiers ne puissent l'être que de la façon prévue par le pouvoir adjudicateur;

e) de garantir que, lors de la communication de données à caractère personnel et du transport de supports de stockage, les données ne puissent être lues, copiées ou effacées sans autorisation;

f) de concevoir sa structure organisationnelle de manière à ce qu'elle réponde aux exigences de la protection des données.

II.9.7 Toute demande émanant d'un tiers au présent contrat [qu'il s'agisse d'une personne privée ou d'une autorité publique] visant la divulgation de données à caractère personnel détenues par le concessionnaire ou auxquelles le concessionnaire a accès doit être immédiatement communiquée au pouvoir adjudicateur.

II.9.8 Le non-respect, par le concessionnaire ou son personnel, des dispositions du présent article constitue une rupture du contrat autorisant le pouvoir adjudicateur à résilier le contrat avec effet immédiat aux frais du concessionnaire et à lui demander des dommages et intérêts pour toute perte en résultant.

II.10 SOUS-TRAITANCE

II.10.1 Le concessionnaire ne peut sous-traiter ni faire exécuter le contrat par des tiers autres que ceux déjà mentionnés dans son offre sans autorisation écrite préalable du pouvoir adjudicateur.

II.10.2 Même si le pouvoir adjudicateur autorise la sous-traitance, le concessionnaire reste lié par ses obligations contractuelles et est le seul responsable de l'exécution du présent contrat.

II.10.3 Le concessionnaire doit veiller à ce que le contrat de sous-traitance ne porte pas atteinte aux droits du pouvoir adjudicateur en vertu du présent contrat, et notamment ceux visés aux articles II.8, II.13 et II.23.

II.10.4 Le pouvoir adjudicateur peut demander au concessionnaire de remplacer un sous-traitant se trouvant dans une des situations visées aux points d) et e) de l’article II.18.1.

II.1 AVENANTS

II.11.1 Tout avenant au contrat doit être établi par écrit avant l’exécution de toute obligation contractuelle.

II.11.2 Tout avenant ne doit apporter aucune modification au contrat qui pourrait altérer les conditions initiales de la procédure de passation de marchés ou donner lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires.

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II.12 CESSION

II.12.1 Le concessionnaire ne peut céder les droits et obligations, y compris les créances et l’affacturage, découlant du contrat sans l’autorisation préalable écrite du pouvoir adjudicateur. En pareils cas, le concessionnaire doit communiquer au pouvoir adjudicateur l’identité de l’ayant droit.

II.12.2 Aucun droit ou obligation cédé par le concessionnaire sans autorisation n’est opposable au pouvoir adjudicateur.

II.13 DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

II.13.1 Propriété des droits portant sur les résultats

L’Union acquiert irrévocablement et partout dans le monde la propriété des résultats et de tous les droits de propriété intellectuelle découlant du contrat. Les droits de propriété intellectuelle ainsi acquis comprennent tous les droits, par exemple le droit d’auteur ou d’autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle, sur les résultats et sur toutes les solutions technologiques et informations créées ou produites par le concessionnaire ou son sous-traitant dans le cadre de l'exécution du contrat. Le pouvoir adjudicateur peut exploiter et utiliser les droits acquis comme indiqué dans le présent contrat. L’Union acquiert tous les droits dès l’approbation par le pouvoir adjudicateur des résultats livrés par le concessionnaire. Cette livraison et cette approbation sont réputées constituer une cession effective des droits du concessionnaire à l’Union.

Le paiement du prix inclut toutes les rémunérations dues au concessionnaire relatives à l’acquisition de la propriété des droits par l’Union, notamment toutes les formes d’exploitation et d’utilisation des résultats.

II.13.2 Droits de licence sur le matériel préexistant

Sauf disposition contraire dans les conditions particulières, l’Union n’acquiert pas la propriété des droits préexistants dans le cadre du présent contrat.

Le concessionnaire accorde une licence libre de redevance, non exclusive et irrévocable sur les droits préexistants à l’Union, qui peut utiliser le matériel préexistant selon tous les modes d’exploitation prévus dans le présent contrat. Tous les droits préexistants font l’objet de licences accordées à l’Union dès la livraison des résultats et leur approbation par le pouvoir adjudicateur.

L'octroi à l'Union de licences sur les droits préexistants au titre du présent contrat est valable pour le monde entier et pour la durée de la protection des droits de propriété intellectuelle.

Le paiement du prix indiqué dans le contrat est réputé inclure également toutes les rémunérations dues au concessionnaire au titre de l’octroi à l'Union de licences sur les droits préexistants, notamment toutes les formes d’exploitation et d’utilisation des résultats.

Lorsque l'exécution du contrat requiert l’utilisation par le concessionnaire d’un matériel préexistant appartenant au pouvoir adjudicateur, ce dernier peut demander au concessionnaire de signer un accord de licence adéquat. Cette utilisation par le concessionnaire n’entraîne aucun transfert de droits au concessionnaire et se limite aux besoins du présent contrat.

II.13.3 Droits exclusifs

L’Union acquiert les droits exclusifs suivants:

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a) reproduction: le droit d’autoriser ou d’interdire la reproduction directe ou indirecte, provisoire ou permanente, des résultats par quelque moyen (mécanique, numérique ou autre) et sous quelque forme que ce soit, en tout ou en partie;

b) communication au public: le droit exclusif d’autoriser ou d’interdire toute présentation, représentation ou communication au public, par fil ou sans fil, y compris la mise à la disposition du public des résultats de manière que chacun puisse y avoir accès de l’endroit et au moment qu’il choisit individuellement; ce droit comprend également la communication et la diffusion par câble ou par satellite;

c) distribution: le droit exclusif d’autoriser ou d’interdire toute forme de distribution au public, par la vente ou autrement, des résultats ou des copies de ceux-ci;

d) location: le droit exclusif d’autoriser ou d’interdire la location ou le prêt des résultats ou des copies de ceux-ci;

e) adaptation: le droit exclusif d’autoriser ou d’interdire toute modification des résultats;

f) traduction: le droit exclusif d’autoriser ou d’interdire la traduction, l’adaptation, l’arrangement et la création d’œuvres dérivées sur la base des résultats, et toute autre altération des résultats, sous réserve du respect des droits moraux des auteurs, le cas échéant;

g) lorsque les résultats constituent ou contiennent une base de données: le droit exclusif d’autoriser ou d’interdire l’extraction de tout ou partie substantielle du contenu de la base de données vers un autre support, par quelque moyen et sous quelque forme que ce soit; et le droit exclusif d’autoriser ou d’interdire la réutilisation de tout ou partie substantielle du contenu de la base de données par la distribution de copies, par la location, par des formes de transmission en ligne ou autres;

h) lorsque les résultats constituent ou contiennent un objet brevetable: le droit d’enregistrer cet objet comme brevet et d’exploiter ce brevet au maximum;

i) lorsque les résultats constituent ou contiennent des logos ou un objet qui pourraient être enregistrés comme marque: le droit d’enregistrer ce logo ou cet objet comme marque, de l’exploiter et de l’utiliser;

j) lorsque les résultats constituent ou contiennent un savoir-faire: le droit d’utiliser ce savoir-faire autant que nécessaire pour utiliser au maximum les résultats prévus par le présent contrat, et le droit de le mettre à la disposition des concessionnaires ou sous-traitants agissant au nom du pouvoir adjudicateur, sous réserve de la signature d’un engagement de confidentialité adéquat le cas échéant;

k) lorsque les résultats sont des documents:

i) le droit d’autoriser la réutilisation des documents conformément à la décision de la Commission du 12 décembre 2011 relative à la réutilisation des documents de la Commission (2011/833/UE), dans la mesure où cette décision est applicable et où les documents relèvent de son champ d’application et ne sont pas exclus par l’une de ses dispositions; aux fins de la présente disposition, les termes «réutilisation» et «document» ont la signification qui leur est donnée par cette décision,

ii) le droit de stocker et d’archiver les résultats conformément aux règles de gestion des documents applicables au pouvoir adjudicateur, y compris la numérisation ou la conversion du format à des fins de conservation ou de nouvelle utilisation;

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l) lorsque les résultats constituent ou comprennent un logiciel, y compris le code source, le code objet et, le cas échéant, de la documentation, du matériel préparatoire et des manuels, en plus des autres droits mentionnés dans le présent article:

i) les droits de l’utilisateur final, pour tous les usages, par l'Union ou les sous-traitants, qui résultent du présent contrat et de l’intention des parties,

ii) les droits de décompiler ou de désassembler le logiciel;

m) dans la mesure où le concessionnaire peut invoquer des droits moraux, le droit du pouvoir adjudicateur, sauf disposition contraire prévue dans le présent contrat, de publier les résultats avec ou sans mention du nom de l'auteur (des auteurs), et le droit de décider de la divulgation et de la publication des résultats, et du moment de cette divulgation et publication.

Le concessionnaire garantit que les droits exclusifs et les modes d’exploitation peuvent être exercés par l’Union sur toutes les parties des résultats, qu’elles soient créées par le concessionnaire ou qu’elles consistent en du matériel préexistant.

Lorsque du matériel préexistant est inséré dans les résultats, le pouvoir adjudicateur peut accepter des restrictions raisonnables ayant une incidence sur la liste ci-dessus, à condition que ledit matériel soit facilement identifiable et dissociable du reste, qu’il ne corresponde pas aux éléments substantiels des résultats et que, en cas de besoin, des solutions de remplacement satisfaisantes existent, sans engendrer de frais supplémentaire pour le pouvoir adjudicateur. Dans ce cas, avant de faire ce choix, le concessionnaire doit en informer le pouvoir adjudicateur, ce dernier ayant le droit de s'y opposer.

II.13.4 Identification des droits préexistants

Lorsqu’il livre les résultats, le concessionnaire doit garantir que ceux-ci ainsi que le matériel préexistant incorporé dans les résultats sont libres de droits et de revendications de la part des auteurs et des tiers pour toutes les exploitations envisagées par le pouvoir adjudicateur dans les limites fixées dans le présent contrat, et que tous les droits préexistants nécessaires ont été obtenus ou octroyés sous licence.

À cet effet, le concessionnaire doit établir une liste de tous les droits préexistants sur les résultats du présent contrat ou sur des parties de ceux-ci, y compris l’identification des titulaires de droits. S’il n’existe aucun droit préexistant sur les résultats, le concessionnaire doit fournir une déclaration à cet effet. Le concessionnaire doit communiquer cette liste ou déclaration au pouvoir adjudicateur au plus tard avec la facture présentée pour le paiement du solde.

II.13.5 Preuve de l’octroi des droits préexistants

À la demande du pouvoir adjudicateur, le concessionnaire doit démontrer qu’il détient la propriété ou les droits d’exploitation de tous les droits préexistants énumérés, sauf en ce qui concerne les droits détenus par l’Union ou pour lesquels cette dernière octroie des licences. Le pouvoir adjudicateur peut demander ces preuves même après l’expiration du présent contrat.

Ces preuves peuvent notamment concerner les droits liés aux éléments suivants: parties d’autres documents, images, graphiques, polices, tableaux, données, logiciels, inventions techniques, savoir-faire, outils de développement informatique, routines, sous-routines ou autres programmes («technologies préexistantes»), concepts, maquettes, installations ou œuvres d’art, données, sources, documents préexistants ou toute autre partie d’origine externe.

Ces preuves doivent comprendre, le cas échéant:

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a) les nom et numéro de version du logiciel;

b) l’identification complète de l’œuvre et de l’auteur, du développeur, du créateur, du traducteur, de la personne saisissant les données, du graphiste, de l’éditeur, du réviseur, du photographe, du producteur;

c) une copie de la licence d'exploitation du produit ou de l'accord octroyant les droits en question au concessionnaire ou une référence à cette licence;

d) une copie de l’accord ou un extrait du contrat de travail octroyant les droits en question au concessionnaire lorsque des parties du résultat ont été créées par son personnel;

e) le texte de l'avis d'exclusion de responsabilité, le cas échéant.

La fourniture des preuves ne libère pas le concessionnaire de ses responsabilités s’il apparaît qu’il ne possède pas les droits nécessaires, quels que soient le moment où ces faits ont été révélés et la (les) personne(s) qui les a (ont) révélés.

Le concessionnaire garantit également qu’il dispose des droits ou des pouvoirs nécessaires pour procéder à la cession et qu’il a effectué tous les paiements ou vérifié qu’ils ont été effectués, y compris des redevances dues aux sociétés de gestion collective, relatifs aux résultats finals.

II.13.6 Citation d’œuvres dans les résultats

Dans les résultats, le concessionnaire signale clairement toute citation d’œuvres existantes. La référence complète doit comprendre, selon le cas: le nom de l’auteur, le titre de l’œuvre, la date et le lieu de publication, la date de création, l’adresse de publication sur l’internet, le numéro, le volume et toute autre information permettant que l’origine soit déterminée aisément.

II.13.7 Droits moraux des auteurs

Par la livraison des résultats, le concessionnaire garantit que les auteurs ne s’opposeront pas aux actions suivantes en vertu de leurs droits moraux au titre du droit d’auteur:

a) la mention ou non de leur nom lors de la présentation des résultats au public;

b) la divulgation ou non des résultats après leur livraison dans leur version finale au pouvoir adjudicateur;

c) l’adaptation des résultats, à condition que cette adaptation se fasse d’une manière non préjudiciable à l’honneur ou à la réputation de l’auteur.

S’il existe des droits moraux sur des parties des résultats protégés par un droit d’auteur, le concessionnaire doit obtenir le consentement des auteurs en ce qui concerne l’octroi des droits moraux pertinents, ou la renonciation à ceux-ci, conformément aux dispositions juridiques applicables et être prêt à fournir les pièces justificatives sur demande.

II.13.8 Droits à l’image et enregistrements sonores

Si des personnes physiques apparaissent dans un résultat ou que leur voix ou autre élément privé est enregistré de manière reconnaissable, le concessionnaire doit obtenir une déclaration dans laquelle ces personnes (ou celles investies de l’autorité parentale s’il s’agit de mineurs) autorisent l’exploitation prévue de leur image, de leur voix ou élément privé et présenter une copie de cette autorisation au pouvoir adjudicateur à la demande de ce dernier. Le concessionnaire doit prendre les mesures nécessaires pour obtenir ce consentement conformément aux dispositions juridiques applicables.

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II.13.9 Déclaration concernant le droit d’auteur pour les droits préexistants

Si le concessionnaire conserve des droits préexistants sur des parties du résultat, il convient d’insérer une référence à cet effet en cas d’utilisation du résultat telle que la prévoit l’article I.10.1, à l’aide de la mention d’exclusion de responsabilité suivante: «© — année — Union européenne. Tous droits réservés. Certaines parties font l’objet d’une licence sous conditions à l’UE», ou autre clause équivalente que le pouvoir adjudicateur considère appropriée, ou dont les parties ont convenu au cas par cas. Cette disposition ne s’applique pas lorsque l’insertion d’une telle référence serait impossible, notamment pour des raisons pratiques.

II.13.10 Visibilité du financement de l'Union et exclusion de responsabilité

Lors de l’exploitation des résultats, le concessionnaire doit déclarer qu’ils ont été produits au titre d’un contrat avec l’Union et que les points de vue qui y sont exposés reflètent exclusivement l’opinion du concessionnaire et ne constituent pas une prise de position formelle du pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur peut renoncer à cette obligation par écrit ou fournir le texte de la clause d’exclusion de responsabilité.

II.14 FORCE MAJEURE

II.14.1 Si une partie est confrontée à un cas de force majeure, elle doit immédiatement le notifier à l’autre partie, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de ces circonstances.

II.14.2 Une partie n’est pas responsable des retards dans l'exécution de ses obligations au titre du contrat ou du non-respect de ces obligations si ce retard ou non-respect est le résultat d’un cas de force majeure. Si le concessionnaire est empêché, par un cas de force majeure, de remplir ses obligations contractuelles, son droit au paiement de la rémunération se limite aux services effectivement fournis.

II.14.3 Les parties doivent prendre toutes mesures nécessaires pour limiter les éventuels dommages qui résulteraient d’un cas de force majeure.

II.15 DOMMAGES-INTÉRÊTS

II.15.1 Livraison tardive

Si le concessionnaire n’exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le présent contrat, le pouvoir adjudicateur peut lui imposer le paiement de dommages-intérêts pour chaque jour de retard, calculés selon la formule suivante:

0,3 x (V/d)

où

V est le prix de l’achat, de l’élément livrable ou du résultat concerné;

d est la durée mentionnée pour la livraison de l’achat, de l’élément livrable ou du résultat concerné ou, à défaut, la durée d'exécution du contrat visée à l’article I.2.3, exprimée en jours.

Des dommages-intérêts peuvent être imposés avec une réduction des prix conformément aux conditions énoncées à l’article II.16.

22

II.15.2 Procédure

Le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement au concessionnaire son intention d’appliquer des dommages-intérêts et le montant calculé correspondant.

Le concessionnaire fait part de ses observations dans les trente jours qui suivent la date de réception. À défaut, la décision devient exécutoire le jour suivant l’expiration du délai de présentation des observations.

Si le concessionnaire présente des observations, le pouvoir adjudicateur doit lui notifier, en tenant compte desdites observations:

a) le retrait de son intention d’appliquer des dommages-intérêts; ou

b) sa décision finale d’appliquer des dommages-intérêts et le montant correspondant.

II.15.3 Nature des dommages-intérêts

Les parties reconnaissent et conviennent expressément que toute somme payable au titre du présent article ne constitue pas une sanction et représente une estimation raisonnable de la juste compensation des dommages causés par la non-fourniture des services dans les délais applicables fixés dans le présent contrat.

II.15.4 Réclamations et responsabilité

Les réclamations de dommages-intérêts n’ont pas d'incidence sur la responsabilité réelle ou potentielle du concessionnaire ou sur les droits du pouvoir adjudicateur en vertu de l’article II.18.

II.16 RÉDUCTION DES PRIX

II.16.1 Normes de qualité

Si le concessionnaire ne fournit pas les services conformément au contrat («obligations inexécutées»), ou s’il ne fournit pas les services conformément aux normes de qualité attendues prévues dans le cahier des charges («livraison de faible qualité»), le pouvoir adjudicateur peut réduire ou recouvrer les paiements de manière proportionnelle à la gravité des obligations inexécutées ou de la livraison de faible qualité. Il s'agit en particulier des cas où le pouvoir adjudicateur ne peut approuver un résultat, rapport ou élément livrable tel que défini à l’article I.4 après présentation par le concessionnaire des informations supplémentaires demandées, de corrections ou d’une nouvelle version.

Une réduction des prix peut être imposée avec des dommages-intérêts dans les conditions de l’article II.15.

II.16.2 Procédure

Le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement au concessionnaire son intention de réduire le paiement et le montant calculé correspondant.

Le concessionnaire fait part de ses observations dans les trente jours qui suivent la date de réception. À défaut, la décision devient exécutoire le jour suivant l’expiration du délai de présentation des observations.

Si le concessionnaire présente des observations, le pouvoir adjudicateur doit lui notifier, en tenant compte desdites observations:

a) le retrait de son intention de réduire le paiement; ou

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b) la décision finale de réduire le paiement et le montant correspondant.

II.16.3 Réclamations et responsabilité

Les réductions de prix n’ont pas d'incidence sur la responsabilité réelle ou potentielle du concessionnaire ou sur les droits du pouvoir adjudicateur en vertu de l’article II.18.

II.17 SUSPENSION DE L'EXÉCUTION DU CONTRAT

II.17.1 Suspension par le concessionnaire

Si le concessionnaire est confronté à un cas de force majeure, il peut suspendre l'exécution du contrat.

Le concessionnaire doit immédiatement notifier la suspension au pouvoir adjudicateur. La notification doit comprendre une description du cas de force majeure et indiquer le moment auquel le concessionnaire devrait reprendre l'exécution du contrat.

Dès qu’il est en mesure de reprendre l’exécution du contrat, le concessionnaire doit en informer le pouvoir adjudicateur au moyen d'une notification, à moins que celui-ci n’ait déjà résilié le contrat.

II.17.2 Suspension par le pouvoir adjudicateur

Le pouvoir adjudicateur peut suspendre l'exécution de tout ou partie du contrat:

a) si la procédure d'attribution du contrat ou l'exécution du contrat se révèle entachée d'erreurs substantielles, d'irrégularités ou de fraude;

b) pour vérifier si les erreurs substantielles, les irrégularités ou les fraudes présumées ont effectivement eu lieu.

Le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement la suspension au concessionnaire. La suspension prend effet à la date de la notification formelle, ou à une date ultérieure indiquée dans la notification formelle.

Le pouvoir adjudicateur doit notifier au concessionnaire le plus rapidement:

a) sa décision de lever la suspension; ou

b) son intention de résilier le contrat au titre de l’article II.18.1, point f) ou j).

Le concessionnaire ne peut exiger d’indemnisation en cas de suspension d'une partie quelconque du contrat.

II.18 RÉSILIATION DU CONTRAT

II.18.1 Motifs de résiliation par le pouvoir adjudicateur

Le pouvoir adjudicateur peut résilier le contrat dans les cas suivants:

a) si la fourniture des services prévue dans le contrat n’a pas effectivement débuté dans les quinze jours suivant la date prévue à cet effet, et si la nouvelle date proposée, le cas échéant, est considérée comme inacceptable par le pouvoir adjudicateur, compte tenu de l’article II.11.2;

b) si le concessionnaire ne peut, par sa propre faute, obtenir un permis ou une autorisation nécessaire à l'exécution du contrat;

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c) si le concessionnaire n'exécute pas le contrat conformément au cahier des charges ou s'il ne remplit pas une autre obligation contractuelle substantielle;

d) si le concessionnaire ou toute personne qui répond indéfiniment des dettes du concessionnaire se trouve dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, points a) et b), du règlement financier6;

e) si le concessionnaire ou toute personne liée fait l’objet d’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, points c) à f), ou à l’article 106, paragraphe 2, du règlement financier;

f) si la procédure d’attribution du contrat ou l'exécution du contrat se révèle entachée d'erreurs substantielles, d'irrégularités ou de fraude;

g) si le concessionnaire ne respecte pas les obligations applicables en vertu de la législation environnementale et sociale et de la législation du travail établies par le droit de l’Union, le droit national et les conventions collectives ou par les dispositions législatives internationales dans le domaine environnemental et social et dans le domaine du travail énumérées à l’annexe X de la directive 2014/24/UE;

h) si le concessionnaire se trouve dans une situation qui pourrait constituer un conflit d’intérêts ou un intérêt à caractère professionnel contradictoire visé à l’article II.7;

i) lorsqu’un changement juridique, financier, technique, d’organisation ou de contrôle dans la situation du concessionnaire est susceptible d’influer de manière substantielle sur l'exécution du contrat ou de modifier de manière substantielle les conditions dans lesquelles le contrat a initialement été attribué;

j) en cas de force majeure, si la reprise de l'exécution est impossible ou si un changement nécessaire au contrat signifierait que le cahier des charges n’est plus respecté ou donnerait lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires.

II.18.2 Motifs de résiliation par le concessionnaire

Le concessionnaire peut résilier le contrat:

a) s’il détient la preuve que le pouvoir adjudicateur a commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude dans la procédure d’attribution du contrat ou dans l'exécution du contrat;

b) si le pouvoir adjudicateur ne respecte pas ses obligations, notamment l’obligation de fournir au concessionnaire les informations nécessaires à l'exécution du contrat prévue dans le cahier des charges.

II.18.3 Procédure de résiliation

Une partie doit notifier formellement à l’autre partie son intention de résilier le contrat en précisant les motifs de la résiliation.

L’autre partie dispose d’un délai de 30 jours à compter de la date de réception pour faire part de ses observations, y compris les mesures qu’elle a prises pour assurer la continuité du respect de ses

6 Règlement (UE, Euratom) nº 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux

règles financières applicables au budget général de l’Union, tel que modifié http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=celex:32012R0966

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obligations contractuelles. À défaut, la décision de résiliation devient exécutoire le jour suivant l’expiration du délai de présentation des observations.

Si l’autre partie présente des observations, la partie souhaitant résilier doit lui notifier formellement le retrait de son intention de résilier ou sa décision finale de résiliation.

Dans les cas visés à l’article II.18.1, points a) à d), et g) à i), et à l’article II.18.2, la date à laquelle la résiliation prend effet doit être précisée dans la notification formelle.

Dans les cas visés à l’article II.18.1, points e), f) et j), la résiliation est effective le jour suivant la date à laquelle le concessionnaire a reçu notification de la résiliation.

En outre, à la demande du pouvoir adjudicateur et indépendamment des motifs de résiliation, le concessionnaire doit fournir toute l’assistance nécessaire, y compris les informations, documents et dossiers, afin de permettre au pouvoir adjudicateur d’achever ou de continuer les services, ou de les transférer à un nouveau concessionnaire ou en interne, sans interruption ou effet négatif sur la qualité ou la continuité des services. Les parties peuvent convenir d’établir un plan de transition précisant les modalités de l’assistance du concessionnaire, à moins qu’un tel plan ne soit déjà détaillé dans les autres documents contractuels ou dans le cahier des charges. Le concessionnaire doit fournir cette assistance sans frais supplémentaires, sauf s’il peut démontrer que cette assistance nécessite des ressources ou moyens supplémentaires substantiels, auquel cas il doit fournir une estimation des frais engagés et les parties négocieront un arrangement de bonne foi.

II.18.4 Effets de la résiliation

Le concessionnaire est responsable des dommages subis par le pouvoir adjudicateur à la suite de la résiliation du contrat, y compris le coût de désignation d’un autre concessionnaire pour fournir ou achever les services, à moins que les dommages n’aient été causés par la situation visée à l’article II.18.1, point j), ou à l’article II.18.2. Le pouvoir adjudicateur peut exiger l’indemnisation de ces dommages.

Le concessionnaire n’a pas droit à une indemnisation des pertes résultant de la résiliation du contrat, y compris la perte de bénéfices attendus, à moins que cette perte n’ait été causée par la situation visée à l’article II.18.2.

Le concessionnaire doit prendre toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements.

Le concessionnaire dispose d’un délai de 60 jours à compter de la date de résiliation pour présenter les rapports, éléments livrables ou résultats ainsi que les factures requis pour les services fournis avant la date de résiliation.

En cas d’offre conjointe, le pouvoir adjudicateur peut résilier le contrat conclu avec chaque membre du groupement séparément en vertu de l’article II.18.1, points d), e) ou g), dans les conditions fixées à l’article II.11.2.

II.19 FACTURES ET TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE

Sur les factures doivent figurer l’identité du concessionnaire (ou du chef de file dans le cas d’une offre conjointe), le montant, la monnaie et la date, ainsi que la référence du contrat.

Les factures doivent indiquer le lieu d’assujettissement à la TVA du concessionnaire (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) et doivent mentionner séparément les montants hors TVA et les montants TVA comprise.

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Le pouvoir adjudicateur est exonéré de tous droits et taxes, notamment de la TVA, en application des dispositions des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne. Le concessionnaire (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) doit effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes afin de s’assurer de l’exemption des droits et taxes, notamment de la TVA, pour les fournitures et services nécessaires à l'exécution du contrat.

II.20 LOI APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES

II.20.1 Le contrat est régi par le droit de l’Union, complété, si nécessaire, par le droit civil belge. II.20.2 Médiation Sans préjudice de l'article II.20.3, en cas de litige entre les parties résultant de l'interprétation ou de l'application du contrat et ne pouvant être réglé à l'amiable, les parties peuvent convenir de soumettre le litige à la médiation. Si une partie au litige notifie par écrit à l'autre partie son désir d'engager une médiation et que l'autre partie accepte par écrit, les parties désignent conjointement un médiateur mutuellement acceptable dans un délai de deux semaines à compter de la date de l'accord écrit susvisé. Si les parties ne sont pas en mesure de s'entendre sur la désignation d'un médiateur dans le délai indiqué, toute partie pourra saisir le président du Tribunal de première instance de Bruxelles aux fins de la désignation d'un médiateur. La proposition écrite du médiateur ou ses conclusions écrites constatant qu'aucune proposition ne peut être formulée sont présentées dans un délai de deux mois à compter de la date de l'accord écrit de l'autre partie en vue d'engager la médiation. La proposition du médiateur ou ses conclusions ne lient pas les parties, qui se réservent le droit de porter le litige devant les tribunaux, comme prévu à l'article II.20.3. Dans les deux semaines qui suivent la date de notification de la proposition par le médiateur, les parties peuvent conclure un accord écrit, dûment signé par les deux parties, fondé sur la proposition. Les parties conviennent en outre de répartir à parts égales les coûts de médiation exposés par le médiateur, lesquels ne peuvent comprendre les autres frais éventuellement exposés par l'une des parties en liaison avec la médiation. II.20.3 Règlement des litiges Tout litige entre les parties résultant de l'interprétation ou de l'application du contrat, qui ne peut être réglé à l'amiable, est porté devant les tribunaux de Bruxelles (Belgique).

II.21 PAIEMENTS ET GARANTIES

II.21.1 Date du paiement

Les paiements sont réputés effectués à la date de débit du compte du pouvoir adjudicateur.

II.21.2 Monnaie

Les paiements sont exécutés en euros.

II.21.3 Frais de virement

sans objet

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II.21.4 Garanties de bonne fin et retenues de garantie

Les garanties de bonne fin couvrent le respect des obligations contractuelles substantielles jusqu’à l’approbation définitive des services par le pouvoir adjudicateur. La garantie de bonne fin ne doit pas dépasser 10 % du prix total du contrat. Le pouvoir adjudicateur doit libérer la garantie dans son intégralité après l’approbation définitive des services, comme le prévoit le contrat.

Les retenues de garantie couvrent la totalité de la fourniture des services conformément au contrat, notamment durant le délai de responsabilité et jusqu’à son approbation définitive par le pouvoir adjudicateur. La retenue de garantie ne doit pas dépasser 10 % du prix total du contrat. Le pouvoir adjudicateur doit libérer la garantie après l’expiration du délai de responsabilité comme le prévoit le contrat.

Le pouvoir adjudicateur ne peut demander une retenue de garantie pour un contrat lorsqu’il a demandé une garantie de bonne fin.

II.21.5 Paiements intermédiaires et paiement du solde

Le concessionnaire (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) doit présenter une facture pour demander le paiement intermédiaire, comme le prévoit l’article I.4, le cahier des charges ou le contrat.

Le concessionnaire (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) doit présenter une facture pour demander le paiement du solde dans les 60 jours suivant la fin de la période de fourniture des services, comme le prévoit l’article I.4, le cahier des charges ou le contrat.

Le paiement de la facture et l’approbation des documents n’emportent reconnaissance ni de leur régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues.

Le paiement du solde peut prendre la forme d'un recouvrement.

II.21.6 Suspension du délai de paiement

Le pouvoir adjudicateur peut suspendre à tout moment les délais de paiement visés à l’article I.4 en notifiant au concessionnaire (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) que sa facture ne peut être traitée. Les motifs que le pouvoir adjudicateur peut invoquer pour justifier son incapacité à traiter une facture sont les suivants:

a) la facture n’est pas conforme aux dispositions du contrat;

b) le concessionnaire n’a pas produit les documents ou éléments livrables appropriés; ou

c) le pouvoir adjudicateur a des observations à formuler sur les documents ou éléments livrables présentés avec la facture.

Le pouvoir adjudicateur doit notifier une telle suspension au concessionnaire (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) dès que possible, en la motivant.

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La suspension prend effet à la date d’envoi de la notification par le pouvoir adjudicateur. Le délai de paiement restant reprend à compter de la date de réception des informations demandées ou des documents révisés ou de la réalisation des vérifications complémentaires requises, notamment des contrôles sur place. Si la période de suspension est supérieure à deux mois, le concessionnaire (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) peut demander au pouvoir adjudicateur de motiver le maintien de la suspension.

Lorsque les délais de paiement ont été suspendus à la suite du refus d’un document visé au premier alinéa du présent article et que le nouveau document produit est également refusé, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de résilier le contrat conformément à l’article II.18.1, point c).

II.21.7 Intérêts de retard

À l’expiration des délais de paiement visés à l’article I.4, le concessionnaire (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) est en droit d’obtenir des intérêts de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros (taux de référence), majoré de huit points. Le taux de référence est le taux en vigueur le premier jour du mois au cours duquel le délai de paiement prend fin, tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C.

La suspension du délai de paiement conformément à l’article II.21.6 ne peut être considérée comme donnant lieu à un retard de paiement.

Les intérêts de retard portent sur la période comprise entre le jour qui suit la date d’exigibilité du paiement et, au plus tard, la date du paiement telle que définie à l’article II.21.1.

Toutefois, lorsque les intérêts calculés sont d’un montant inférieur ou égal à 200 EUR, ils ne sont versés au concessionnaire (ou chef de file dans le cas d’une offre conjointe) que sur demande présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.

II.22 RECOUVREMENT

II.23.1 Si un montant doit faire l’objet d’un recouvrement aux termes du contrat, le concessionnaire doit reverser ledit montant au pouvoir adjudicateur.

II.22.2 Procédure de recouvrement

Avant de procéder au recouvrement, le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement au concessionnaire son intention de recouvrer le montant concerné, en précisant le montant dû et les motifs du recouvrement et en invitant le concessionnaire à faire part de ses observations dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la notification.

Si aucune observation n’a été présentée ou si, malgré les observations présentées, le pouvoir adjudicateur décide de poursuivre la procédure de recouvrement, il doit confirmer ce recouvrement en notifiant formellement une note de débit au concessionnaire, précisant la date de paiement. Le concessionnaire doit payer le montant conformément aux dispositions de la note de débit.

Si le concessionnaire n’a toujours pas effectué le paiement à la date d’échéance, le pouvoir adjudicateur peut, après en avoir informé le concessionnaire par écrit, recouvrer les montants dus:

a) par compensation avec des sommes que l’Union doit au concessionnaire;

b) par mobilisation de la garantie financière si le concessionnaire a remis une telle garantie au pouvoir adjudicateur;

c) par une action en justice.

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II.22.3 Intérêts de retard

Si le concessionnaire n’honore pas l’obligation d’acquitter le montant dû à la date d’échéance fixée par le pouvoir adjudicateur dans la note de débit, la somme due est majorée d’intérêts au taux indiqué à l’article II.21.7. Les intérêts de retard porteront sur la période comprise entre le jour qui suit la date d’exigibilité du paiement et la date à laquelle le pouvoir adjudicateur obtient le paiement intégral de la somme due.

Tout paiement partiel s’impute d’abord sur les frais et intérêts de retard et ensuite sur le principal.

II.22.4 Règles en matière de recouvrement dans le cas d’une offre conjointe

Si le contrat est signé par un groupement (offre conjointe), ce groupement est conjointement et solidairement responsable en vertu des conditions énoncées à l’article II.6 (responsabilité). Le pouvoir adjudicateur réclame d’abord la totalité du montant au chef de file.

Si le chef de file n’a toujours pas effectué le paiement à la date d’échéance et si le montant ne peut être compensé conformément à l’article II.22.2, point a), le pouvoir adjudicateur peut réclamer l’intégralité du montant à tout autre membre du groupement en lui notifiant la note de débit déjà envoyée au chef de file en vertu de l’article II.22.2.

II.23 CONTRÔLES ET AUDITS

II.23.1 Le pouvoir adjudicateur et l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) peuvent procéder à un contrôle ou exiger un audit de l'exécution du contrat. Ces contrôles et audits peuvent être effectués par le personnel de l’OLAF ou par tout autre organisme externe mandaté par ce dernier à cet effet.

Ces contrôles et audits peuvent être lancés à tout moment durant la fourniture des services et jusqu’à cinq ans à compter du paiement du solde.

La procédure d’audit commence à la date de réception de la lettre correspondante envoyée par le pouvoir adjudicateur. Les audits se déroulent en toute confidentialité.

II.23.2 Le concessionnaire doit conserver l’ensemble des documents originaux sur tout support approprié, y compris sur support numérique lorsque celui-ci est autorisé par la législation nationale, pendant une période de cinq ans à compter de la date de paiement du solde.

II.23.3 Le concessionnaire doit accorder au personnel du pouvoir adjudicateur et aux personnes extérieures mandatées par ce dernier un droit d’accès approprié aux sites et aux locaux où le contrat est exécuté, ainsi qu’à toutes les informations nécessaires, y compris sous format électronique, pour mener à bien ces contrôles et audits. Le concessionnaire doit veiller à la disponibilité immédiate des informations au moment du contrôle ou de l’audit et, en cas de demande en ce sens, à leur transmission sous une forme appropriée.

II.23.4 Sur la base des constatations faites lors de l’audit, un rapport provisoire est établi. Le pouvoir adjudicateur ou son mandataire doit l’envoyer au concessionnaire, qui dispose de 30 jours à compter de la date de réception pour formuler des observations. Le concessionnaire doit recevoir le rapport final dans un délai de 60 jours à compter de l’expiration du délai de présentation des observations.

Sur la base des constatations finales issues de l’audit, le pouvoir adjudicateur peut procéder au recouvrement total ou partiel des paiements effectués conformément à l’article II.22 et prendre toute autre mesure qu’il estime nécessaire.

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II.23.5 En vertu du règlement (Euratom, CE) nº 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités et du règlement (UE, Euratom) nº 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude, l’OLAF peut effectuer des enquêtes, y compris des contrôles et des vérifications sur place, afin d’établir s’il y a eu fraude, corruption ou autre activité illégale dans le cadre du contrat portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union. Les constatations qui ressortent d’une enquête peuvent entraîner des poursuites judiciaires au titre de la législation nationale.

Les enquêtes peuvent être réalisées à tout moment durant la fourniture des services et jusqu’à cinq ans à compter du paiement du solde.

II.23.6 La Cour des comptes dispose des mêmes droits, notamment du droit d’accès, que le pouvoir adjudicateur en ce qui concerne les contrôles et audits.

II.24 APPLICABILITÉ DES RÈGLES INTERNES DU POUVOIR ADJUDICATEUR AU PERSONNEL DU CONCESSIONNAIRE

II.24.1 Les règles internes applicables au personnel du pouvoir adjudicateur (concernant notamment l'hygiène, la sécurité, la sûreté et les urgences, la consommation de tabac et d'alcool, l'accès aux bâtiments du pouvoir adjudicateur et la circulation dans les parkings) s'appliquent également au personnel employé par le concessionnaire et, le cas échéant, par les sous-traitants de celui-ci, pour autant que ce personnel travaille sur le site du pouvoir adjudicateur.

II.24.2 Le code de conduite du pouvoir adjudicateur en matière de harcèlement sexuel s'applique également au personnel employé par le concessionnaire et, le cas échéant, par les sous-traitants de celui-ci, pour autant que ce personnel travaille sur le site du pouvoir adjudicateur. Les personnes concernées ont le droit de consulter une personne de confiance nommée au sein du pouvoir adjudicateur.

II.25 POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE

Le concessionnaire est tenu de respecter la politique environnementale du pouvoir adjudicateur indiquée dans le cahier des charges et d'en informer son personnel et ses sous-traitants.

II.26 SÉCURITÉ

Si le concessionnaire ou son personnel et, le cas échéant, les sous-traitants de celui-ci, ne respectent pas les règles énoncées à l'Annexe IV, le pouvoir adjudicateur peut, sans préjudice de l'indemnisation que le concessionnaire lui devrait, résilier avec effet immédiat le contrat en cours en procédant à une notification formelle du concessionnaire. Dans ce cas, le pouvoir adjudicateur ne doit au concessionnaire ni indemnisation ni remboursement de frais liés à la résiliation.

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ANNEXE 1

CAHIER DES CHARGES

32

ANNEXE 2

OFFRE PRIX ET CONDITIONS FINANCIÈRES

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ANNEXE 3

MESURES DE SÉCURITÉ Section 1 – ACCÈS AUX LOCAUX DU SECRÉTARIAT A. Titres d'accès

Toute personne qui demande à accéder aux locaux du pouvoir adjudicateur doit d'abord être accréditée par le Service "Accréditation". L'accréditation est le processus de délivrance du titre approprié pour l'accès à certaines parties du bâtiment une fois qu'il a été établi que la personne concernée est autorisée à entrer.

Le fonctionnaire compétent du service demandeur concerné au sein du pouvoir adjudicateur demandera des titres d'accès pour les membres du personnel de l'entreprise avec laquelle le pouvoir adjudicateur a passé un contrat.

À cette fin, le concessionnaire doit:

1) au moins cinq jours ouvrables avant la date prévue du début du contrat, communiquer au service désigné du pouvoir adjudicateur une liste nominative indiquant l'identité complète des membres de son personnel qui travailleront dans les locaux du pouvoir adjudicateur, ainsi que le numéro d'immatriculation des véhicules dont l'accès au site du pouvoir adjudicataire est indispensable pour l'exécution du contrat. Toute communication relative à l'accès aux locaux du pouvoir adjudicateur et aux titres d'accès doit être envoyée au bureau suivant:

[insérer l'adresse électronique du service demandant les travaux/les services, etc.];

2) notifier au service désigné du pouvoir adjudicateur, au moins trois jours ouvrables à l'avance, toute modification qu'il envisage d'apporter à l'équipe ou aux équipes travaillant pour le pouvoir adjudicateur;

3) notifier aux membres de son personnel que: le personnel de sécurité au pouvoir adjudicateur

est autorisé à vérifier l'identité de toute personne souhaitant entrer dans les locaux du pouvoir adjudicateur et, si nécessaire, à lui refuser l'accès; le personnel du concessionnaire et les véhicules qu'il utilise peuvent faire l'objet de vérifications de sécurité lorsqu'ils entrent dans les locaux du pouvoir adjudicateur ou en sortent; et que le personnel de sécurité a le droit de confisquer temporairement des objets prohibés constituant un risque pour la sécurité;

4) prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les personnes et les biens contre les

risques découlant de l'exécution du contrat.

Si le personnel du concessionnaire doit entrer dans des zones sécurisées, il doit être en possession de l'autorisation préalable délivrée par le service chargé de la zone sécurisée concernée. Les modalités sont énoncées dans la décision 2013/488/UE du Conseil du 23 septembre 2013 concernant les règles de sécurité aux fins de la protection des informations classifiées de l'UE (JO 274 du 15.10.2013, p.1). Les titres d'accès sont remis personnellement à leur titulaire sur présentation:

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i) d'une pièce d'identité, à savoir un document avec photo, tel qu'une carte d'identité nationale ou un passeport. D'autres documents, comme une carte de crédit ou un permis de conduire, ne seront pas acceptés comme pièces d'identité;

ii) d'un certificat de bonnes vie et mœurs (extrait de casier judiciaire/uittreksel strafregister)

obtenu auprès du commissariat de police local du domicile du titulaire au cours des deux derniers mois.

Les titres d'accès sont strictement personnels et chaque titulaire en est responsable

individuellement. Il est interdit de céder son titre d'accès à d'autres membres de l'équipe du concessionnaire ou à un tiers. De telles infractions peuvent donner lieu à des mesures, telles qu'une interdiction d'entrée ou le retrait de certains droits d'accès.

Les titres d'accès doivent être portés de manière visible en permanence dans les locaux du pouvoir adjudicateur.

La perte ou le vol d'un titre d'accès doit être signalé immédiatement au Bureau de sécurité et à la police également, dans le cas d'un titre permanent. Le titulaire doit demander un nouveau titre d'accès. Les titres d'accès permanents qui ont été récupérés doivent être restitués au Service "Accréditation" même lorsqu'ils sont venus à expiration.

B. Véhicules

Les véhicules de livraison ne peuvent accéder au bâtiment Justus Lipsius (JL) que par l'entrée située Chaussée d'Etterbeek, 70, et au bâtiment Lex que par l'entrée située Chaussée d'Etterbeek, 52.

Les titulaires d'un titre permanent peuvent stationner un véhicule dans le parking de service du Secrétariat, à condition que: • la justification opérationnelle de la demande d'accès véhicule est confirmée par le

Secrétariat; • le véhicule en question soit enregistré auprès du Service "Accréditation"; • le titre soit programmé pour permettre l'accès automatique au parking de service; • la vignette délivrée par le Service "Accréditation" soit affichée sur le côté intérieur gauche du pare-brise du véhicule.

Tous les occupants d'un véhicule, et pas seulement le conducteur, doivent présenter au garde de sécurité leur titre d'accès individuel permanent. Les passagers sans titre permanent se verront refuser l'accès à l'entrée du parking et devront accéder au bâtiment par une entrée piétonne afin de subir un contrôle électronique de sécurité.

Les conducteurs munis d'une autorisation ad hoc peuvent stationner leur véhicule sur la rampe d'accès au quai de déchargement du JL, mais doivent placer sur le toit du véhicule le cône qui leur a été délivré à la loge des gardes.

L'occupation des emplacements de parking obéit au principe du "premier arrivé, premier servi".

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Tous les véhicules et passagers font l'objet de contrôles de sécurité supplémentaires à l'entrée du parking du JL lors des sommets.

Le code de la route belge est d'application pour la circulation sur les voiries internes du site et dans les parkings. Les véhicules doivent circuler dans les parkings avec les phares allumés. Les véhicules stationnés doivent être fermés à clé et les moteurs doivent être éteints.

La hauteur libre dans les parkings est généralement limitée à 2,05 m. Les conducteurs souhaitant entrer dans un parking avec un véhicule plus haut doivent au préalable consulter le Service "Accréditation" du pouvoir adjudicateur.

Les personnes à mobilité réduite peuvent demander, par l'intermédiaire du Service Prévention (service.prevention@consilium.europa.eu), l'attribution d'une place de parking réservée. Cette procédure est également valable pour les personnes dont la mobilité est temporairement réduite. Si vous souhaitez garer un véhicule au GPL, veuillez en informer le Service Prévention.

Les accidents doivent faire l'objet d'un constat d'accident ("rapport d'incident" disponible auprès du Bureau de sécurité) entre les parties impliquées. L'auteur d'un dommage causé par son véhicule aux biens du pouvoir adjudicateur est tenu de supporter les coûts de la réparation. Il doit en informer le Bureau de sécurité (tél. 7851 ou 8909) et remplir un constat d'accident destiné aux compagnies d'assurance. Le pouvoir adjudicateur décline toute responsabilité, à quelque titre et pour quelque cause que ce soit, pour tout dommage, tel qu'un accident, un vol ou un dégât, qui pourrait survenir dans le parking.

C. Sous-traitants

Lorsque le concessionnaire a conclu des contrats de sous-traitance conformément au présent contrat, les dispositions de la présente annexe s'appliquent mutatis mutandis au(x) sous-traitant(s) et à son (leur) personnel.

Section 2 – CTCF Le pouvoir adjudicateur utilise, dans une partie de ses locaux, un système de vidéoprotection en

vue d'assurer la sécurité de son personnel, de ses visiteurs, de ses bâtiments, de ses biens et de ses informations, ainsi que pour des raisons logistiques. On trouvera plus de renseignements sur les systèmes vidéo du pouvoir adjudicateur dans la "politique du Secrétariat général du Conseil relative à l'utilisation de systèmes vidéo", qui a été approuvée par le Secrétaire général le 16 juin 2011, et figure sur le site Internet du Conseil à l'adresse

http://www.consilium.europa.eu/media/29321/video-fr.pdf.

_______________

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ANNEXE 4

Vérifications de sécurité Sans préjudice de l'annexe IV, en ce qui concerne les services fournis dans les locaux du pouvoir adjudicateur, tout membre du personnel du contractant devant accéder régulièrement aux locaux de l'UE doit faire l'objet d'une vérification de sécurité effectuée par l'Autorité nationale de sécurité de Belgique. La procédure applicable est fondée: - sur la loi belge du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations

et avis de sécurité (Moniteur belge du 7.5.1999, p. 15 752), qui prévoit que l'accès des membres du personnel d'un contractant aux locaux du pouvoir adjudicateur peut être soumis à un avis de sécurité positif délivré par l'Autorité nationale de sécurité de Belgique;

- la loi du 11 décembre 1998 portant création d'un organe de recours en matière d'habilitations,

d'attestations et d'avis de sécurité et l'arrêté royal du 24 mars 2000 qui l'accompagne; le "Memorandum of Understanding between the Government of the Kingdom of Belgium and

European Parliament, European Council, Council of the European Union, European Commission, European External Action Service, European Economic and Social Committee, Committee of the Regions and European Defence Agency (hereafter the European Institutions and Bodies) on security verifications", (ce document n'existe qu'en anglais). Une copie de ce texte est fourni au contractant.

a) Tout membre du personnel du contractant soumis à une vérification de sécurité doit donner son

accord pour que soient réalisées les vérifications nécessaires à l'obtention d'un avis de sécurité, au moyen du formulaire de consentement7 (conformément à la législation belge en français ou en néerlandais) figurant à l'appendice 1 de la présente annexe. À cette fin, le pouvoir adjudicateur fournit un formulaire de consentement au contractant, qui le transmet, contre accusé de réception, au membre du personnel concerné. Le pouvoir adjudicateur fournit également au contractant une fiche d'information, figurant à l'appendice 2, sur la protection des données à caractère personnel destinée à la personne concernée que le contractant doit remettre à celle-ci.

b) Le membre du personnel du contractant doit remplir et signer le formulaire de consentement et le

remettre au contractant, qui le transmet au pouvoir adjudicateur. c) Si le membre du personnel du contractant ne souhaite pas faire l'objet d'une vérification de

sécurité, il peut exprimer son refus en barrant le formulaire de consentement et en le renvoyant, par pli recommandé, au pouvoir adjudicateur.

d) Le fait de ne pas remplir ou de refuser de remplir le formulaire de consentement peut entraîner le

refus des droits d'accès aux locaux du pouvoir adjudicateur pour la ou les personnes concernées. 7 Le formulaire de consentement contient les renseignements suivants: nom et prénom(s) officiels

complets, nationalité, numéro d'inscription au registre national belge, lieu de naissance, date de naissance, fonction ou emploi occupé, adresse officielle complète.

37

e) Au plus tard 30 jours après la date de la dernière signature du présent avenant, le contractant doit

fournir au pouvoir adjudicateur, sous forme électronique, une liste actualisée contenant les données personnelles énumérées dans le modèle figurant à l'appendice 3 de la présente annexe8.

f) Le pouvoir adjudicateur doit informer dans les plus brefs délais le contractant et le membre du

personnel concerné de ce dernier de la décision positive. g) Si l'avis de sécurité est négatif, l'Autorité nationale de sécurité de Belgique en informe le membre

du personnel concerné du contractant, par pli recommandé et dans un délai de huit jours, au moyen d'une lettre dûment motivée. Parallèlement, l'Autorité nationale de sécurité de Belgique communique le résultat de la vérification de sécurité au pouvoir adjudicateur. Pour l'Autorité nationale de sécurité de Belgique, un avis de sécurité négatif signifie que l'accès aux locaux du pouvoir adjudicateur par la personne concernée représente un risque pour la sécurité du pouvoir adjudicateur. Le membre du personnel concerné du contractant a la possibilité d'introduire un recours devant l'organe de recours institué par la loi du 11 décembre 1998 portant création d'un organe de recours en matière d'habilitations, d'attestations et d'avis de sécurité et l'arrêté royal du 24 mars 2000 qui l'accompagne.

h) L'avis de sécurité est valable pour une durée de quatre ans. i) L'Autorité nationale de sécurité de Belgique est habilitée à retirer un avis de sécurité si elle

estime, à la lumière de nouvelles informations qui lui ont été communiquées, que les conditions pour la délivrance d'un avis de sécurité positif ne sont plus réunies. Dans ce cas, la procédure énoncée au point g ) s'applique.

j) Le pouvoir adjudicateur décide d'accorder des droits d'accès au personnel du contractant sur la

base de l'avis de sécurité. La procédure relative à l'obtention de titres d'accès décrite à l'annexe IV s'applique.

8 Le modèle obligatoire de la liste électronique qui doit être communiquée à l'Autorité nationale de

sécurité de Belgique synthétise les renseignements fournis dans le formulaire de consentement par le personnel proposé pour travailler sur place.

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Appendice 1 de l'annexe 4

Bijlage bij koninklijk besluit van 3 juni 2005 tot wijziging van het koninklijk besluit van 24 maart 2000 tot uitvoering van de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de

veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen KENNISGEVING (in te vullen in twee exemplaren, waarvan het ene is bestemd voor de betrokken persoon en het andere voor de overheid bevoegd voor het verstrekken van het veiligheidsattest of het veiligheidsadvies, als ontvangstbewijs). Dit verzoek tot een verificatie is gericht aan de FOD Buitenlandse Zaken Art. 22bis tot 22sexies van de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen. De in rubriek 1 vermelde persoon wordt door de in rubriek 2 vermelde overheid of persoon ervan in kennis gesteld dat hij om de in rubriek 3 genoemde reden aan een veiligheidsverificatie moet worden onderworpen. De nadere regels voor de veiligheidsverificatie worden op de ommezijde van dit document toegelicht. 1. IDENTIFICATIE VAN DE BETROKKEN PERSOON Naam : ...................................................................................... Voornamen : ......................................................................... Land : ...................................................................................... Rijksregisternummer: ......................................................................... Geboorteplaats : ............................................................................................................................................................. Geboortedatum : ............. /........ / …....... Functie of beroep en werkgever : ............................................................................................................................................................. Volledig adres : ............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................

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2. STELLER VAN HET VERZOEK OM EEN VERIFICATIE Administratieve overheid die om het veiligheidsadvies verzoekt (art. 22quinquies van de wet) 3. VERANTWOORDING VOOR HET VERZOEK OM EEN VERIFICATIE Veiligheidsadvies voorafgaandelijk aan de machtiging een beroep, functie, opdracht of mandaat uit te oefenen of toegang te hebben tot lokalen, gebouwen of terreinen, aan de afgifte van een vergunning, aan een benoeming of aan een aanstelling (art. 22quinquies van de wet) Het veiligheidsadvies is geldig voor een periode van 4 jaar. 4. WEIGERING VAN DE VEILIGHEIDSVERIFICATIE De persoon die niet wil onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie kan dit te allen tijde laten weten door dit document te doorstrepen zoals voorzien in artikel 30bis van het koninklijk besluit van 24 maart 2000 en door het bij aangetekend schrijven terug te zenden naar de steller van het verzoek om een verificatie (rubriek 2).Indien het veiligheidsattest of het veiligheidsadvies vereist is voor een toegang, een toelating, een vergunning, een benoeming of een aanstelling, betekent de expliciete weigering om aan een verificatie te worden onderworpen dat die toegang, toelating, vergunning, benoeming of een aanstelling niet kunnen toegekend worden. 5. BEROEPSTERMIJN Binnen acht dagen na de kennisgeving van het advies of het verstrijken van de termijn, per aangetekend schrijven in twee exemplaren beroep instellen bij het beroepsorgaan op de zetel van het Vast Comité van Toezicht op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, Leuvenseweg, 48/5, 1000 Brussel, |T (0)2 286 29 11, www.comiteri.be. Naam: Graad of functie: Datum: Handtekening: Kennis genomen op .................................… (Naam, voornaam en handtekening van de betrokken persoon

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TOELICHTING 1. WETTELIJKE BASIS De procedure voor de veiligheidsverificaties vloeit voort uit de twee wetten van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen en tot oprichting van een beroepsorgaan inzake veiligheidsmachtigingen en de uitvoeringsbesluiten ervan (Belgisch Staatsblad van 7 mei 1999 en 31 maart 2000), respectievelijk gewijzigd door de wetten van 3 mei 2005 en de uitvoeringsbesluiten ervan (Belgisch Staatsblad van 27 mei 2005 en van 7 juni 2005). Deze gecoördineerde teksten kunnen worden verkregen bij de veiligheidsofficier of, indien er geen is, bij de Nationale Veiligheidsoverheid, Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Karmelietenstraat 15, te 1000 Brussel, tel. 02-501 45 42. 2. VEILIGHEIDSVERIFICATIE a) Doelstelling De veiligheidsverificatie strekt ertoe na te gaan of een persoon bepaalde rechten of bevoegdheden mag uitoefenen zonder dat als gevolg daarvan de fundamentele belangen van de Staat bedoeld in artikel 22quinquies, tweede lid, van de wet in het gedrang komen. b) Inlichtingenbronnen De verificatie is beperkt tot de bestanden van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, tot het centraal strafregister, tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, tot het bevolkings- en vreemdelingenregister, tot het wachtregister van de vreemdelingen en tot de politionele basisgegevens die toegankelijk zijn voor politieambtenaren bij de uitvoering van identiteitscontroles en aan de hand waarvan zij kunnen nagaan of betrokkene geen verdachte is of niet wordt gezocht, evenals tot de gerechtelijke gegevens meegedeeld door de politiediensten met toestemming van de bevoegde gerechtelijke overheden. c) Termijnen Het veiligheidsadvies moet worden verstrekt binnen een termijn van ten hoogste een maand te rekenen vanaf het verzoek van de administratieve overheid; indien het negatief is, beschikt die overheid over een termijn van acht dagen om het aan de betrokken persoon mee te delen. Er moet, in voorkomend geval, worden verwezen naar de voor elk onderwerp in de wetten en verordeningen voorgeschreven bijzondere termijnen of worden overgegaan tot raadpleging van de bevoegde administratieve overheid. 3. GELDIGHEIDSDUUR VAN EEN VEILIGHEIDSATTEST OF -ADVIES De duur wordt bepaald in punt 3 van de kennisgeving. 4. BEROEPSORGAAN INZAKE VEILIGHEIDSVERIFICATIES Wanneer ingevolge het verzoek om een verificatie, het veiligheidsadvies negatief is of de beslissing niet is genomen of niet is ter kennis gebracht binnen de gestelde termijn, kan de persoon voor wie de verificatie is gevraagd, binnen acht dagen na de kennisgeving van het advies of het verstrijken van de termijn, per aangetekend schrijven in twee exemplaren beroep instellen bij het beroepsorgaan op de zetel van het Vast Comité van Toezicht op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, Leuvenseweg, 48/5, 1000 Brussel, |T (0)2 286 29 11, www.comiteri.be .

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Exécution de la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations de sécurité, attestations et avis de sécurité

AVERTISSEMENT

(à remplir en double exemplaire, dont l'un destiné à la personne concernée, et l'autre, à l'autorité compétente pour délivrer l'attestation ou l'avis de sécurité, à titre d'accusé de réception). La présente demande de vérification est adressée au SPF Affaires Etrangères Art. 22bis à 22sexies de la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité. La personne reprise à la rubrique 1 est avertie par l'autorité ou la personne mentionnée à la rubrique 2 que, pour le motif exposé à la rubrique 3, elle doit être soumise à une vérification de sécurité. Les modalités de la vérification de sécurité sont expliquées au verso de ce document. 1. IDENTIFICATION DE LA PERSONNE CONCERNÉE Nom : ...................................................................................….

Prénoms : .................................................................................

Nationalité : ..............................................................................

N° national : ..............................................................................

Lieu de naissance ..............................................................................................................................

Date de naissance : ....... /.......... / .......….

Fonction ou profession et employeur: ............................................................................................................................................................. Adresse complète : ............................................................................................................................................................. ………………………………………………………………………………….………………………….…… 2. AUTEUR DE LA DEMANDE DE VÉRIFICATION Autorité administrative qui sollicite l'avis de sécurité (art. 22quinquies de la loi) 3. JUSTIFICATION DE LA DEMANDE DE VÉRIFICATION Avis de sécurité préalable à l'autorisation d'exercer une profession, une fonction, une mission, un mandat ou d'accéder à des locaux, bâtiments ou sites, à la délivrance d'un permis, à une nomination ou à une désignation (art. 22quinquies de la loi). L'avis de sécurité est valable pour une période de 4 ans.

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4. REFUS DE LA VÉRIFICATION DE SÉCURITÉ La personne qui ne souhaite pas faire l'objet d'une vérification de sécurité peut le faire savoir à tout moment en barrant le présent document conformément à l'article 30bis de l'arrêté royal du 24 mars 2000 et en le renvoyant par pli recommandé à l'auteur de la demande de vérification (rubrique 2). Si l'avis de sécurité est requis pour un accès, une autorisation, un permis, une nomination ou une désignation, le refus explicite de la vérification entraîne la privation de cet accès, cette autorisation, ce permis, cette nomination ou désignation. 5. DÉLAI DE RECOURS Dans les huit jours suivant respectivement la notification de l'avis ou l'expiration du délai, introduire un recours par lettre recommandée en deux exemplaires auprès de l'organe de recours au siège du Comité permanent de contrôle des services de renseignements et de sécurité, Rue de Louvain 48/5, 1000 Bruxelles, T (0)2 286 29 11, www.comiteri.be . Nom : Grade ou fonction : Date : Signature : Pris connaissance le ....../....../......... (Nom, prénom et signature de la personne concernée)

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NOTICE EXPLICATIVE À LA PRÉSENTE ANNEXE 1. BASE LÉGALE La procédure relative aux vérifications de sécurité résulte des deux lois du 11 décembre 1998 relatives à la classification et aux habilitations de sécurité et à la création d'un organe de recours en matière d'habilitations de sécurité et de leurs arrêtés d'exécution (Moniteur belge du 7 mai 1999 et du 31 mars 2000), modifiés respectivement par les lois du 3 mai 2005 et leurs arrêtés d'exécution (Moniteur belge du 27 mai 2005 et du 7 juin 2005).

Ces textes coordonnés peuvent être obtenus auprès de l'officier de sécurité, ou, à défaut, auprès de l'autorité mentionnée dans le cadre « avertissement » ou encore auprès de l'Autorité nationale de sécurité, Service public fédéral Affaires étrangères, rue des Petits Carmes 15, 1000 Bruxelles, tél. 02-501 45 42.

2. LA VÉRIFICATION DE SÉCURITÉ a. Objectif

La vérification de sécurité a pour but de s'assurer qu'une personne peut exercer des droits ou facultés déterminés sans porter atteinte aux intérêts fondamentaux de l'Etat visés à l'article 22quinquies, al. 2 de la loi.

b. Sources de renseignements

La vérification est limitée aux fichiers des services de renseignement et de sécurité, au casier judiciaire, au Registre national des personnes physiques, au registre de la population et des étrangers, au registre d'attente des étrangers et aux données de base policières qui sont accessibles aux fonctionnaires de police lors de l'exécution des contrôles d'identité et qui leur permettent de vérifier si l'intéressé n'est pas suspect ou recherché, ainsi qu'aux données judiciaires communiquées par les services de police, moyennant autorisation des autorités judiciaires compétentes.

c. Délais

L'avis de sécurité doit être délivré dans un délai d'un mois maximum à dater de la demande de l'autorité administrative; s'il est négatif, cette autorité dispose d'un délai de huit jours pour le communiquer à la personne concernée. Il y a lieu de se référer, le cas échéant, aux délais prescrits par les lois et règlements particuliers à chaque matière ou de consulter l'autorité administrative compétente.

3. DURÉE DE VALIDITÉ D'UNE ATTESTATION OU D'UN AVIS DE SÉCURITÉ Cette durée est déterminée au point 3 de l'avertissement.

4. L'ORGANE DE RECOURS EN MATIÈRE DE VÉRIFICATIONS DE SÉCURITÉ Lorsqu'à la suite de la demande de vérification, l'avis de sécurité est négatif, lorsque la décision n'est pas intervenue ou n'a pas été notifiée dans le délai prévu, la personne pour laquelle la vérification a été demandée peut, dans les huit jours suivant respectivement la notification de l'avis ou l'expiration du délai, introduire un recours par lettre recommandée en deux exemplaires auprès de l'organe de recours au siège du Comité permanent de contrôle des services de renseignements et de sécurité, Rue de Louvain 48/5, 1000 Bruxelles, T (0)2 286 29 11, www.comiteri.be

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Appendice 2 de l'annexe 4

Protection des données à caractère personnel Information des personnes concernées

Vérifications de sécurité concernant les employés des contractants externes nécessitant un accès aux locaux du SGC

L'attention des personnes concernées est attirée sur les informations ci-après, conformément aux articles 11 et 12 du règlement (CE) n° 45/2001:

Le responsable du traitement est le directeur de la sécurité, qui peut être contacté à l'adresse suivante: SECURITY.COMPANY-SCREENING@consilium.europa.eu.

La finalité du traitement est la sauvegarde des intérêts du SGC en matière de sécurité, notamment à l'égard des personnes, des informations, des locaux et d'autres actifs.

Les catégories de données concernées sont les suivantes: nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité, numéro d'inscription au registre national ou numéro d'identité si l'employé n'a pas la nationalité belge, nom de l'employeur et fonction exercée par l'employé du contractant externe. Résultat de la vérification de sécurité: le SGC ne recevra qu'un résultat positif ou négatif.

Les destinataires des données sont les suivants: le Bureau Gestion de l'accès du Bureau de sécurité du SGC, les services ordonnateurs du SGC responsables de l'employé du contractant concerné, l'Autorité nationale de sécurité de Belgique, le contractant et les points de contact des autres institutions et organes de l'UE.

Les personnes concernées qui souhaitent exercer leurs droits, en particulier leur droit d'accès et de rectification, peuvent adresser une demande au responsable du traitement, qui sera traitée dans un délai de dix jours ouvrables après qu'elle aura été jugée légitime.

La base juridique du traitement est le Memorandum of Understanding between the Government of the Kingdom of Belgium and several EU institutions and bodies, including the Council of the EU, on Security Verifications (18 octobre 2016).

Le délai de conservation des données est de sept ans.

Les personnes concernées peuvent saisir le contrôleur européen de la protection des données conformément au règlement (CE) n° 45/2001.

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Appendice 3 de l'annexe

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Conseil de l'Union européenne Secrétariat général

Direction générale Administration Service Prévention

ANNEXE 5

REGLES ET CONSIGNES EN MATIERE DE PREVENTION

A L'ATTENTION DES ENTREPRISES EXTERIEURES

TRAVAILLANT AU SEIN DE L'INSTITUTION

Service Prévention (SPSS) en matière de santé et de sécurité des personnes

sur le lieu de travail

Tel. +32 (0)2 281 54 00 - Fax +32 (0)2 281 88 30

Email: service.prevention@consilium.europa.eu

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TABLE DES MATIÈRES

1. Introduction

2. Organisation de la coordination et de la prévention

3. Incendie, évacuation et premiers soins

4. Autorisations pour certains travaux

5. Aménagement du chantier

6. Installation électrique

7. Outillage et équipement

8. Produits dangereux

Les dispositions et règles explicitées dans ce fascicule doivent être portées à la connaissance de

toute entreprise ou autre personne intervenant dans l'élaboration ou l'exécution de travaux

au sein de l'institution.

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1. INTRODUCTION 1.1. Les présentes règles, ainsi que les obligations qui en découlent, portent sur la coordination des

questions de sécurité, de santé et d'environnement en rapport avec les travaux des entreprises extérieures (chapitre IV de la loi relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail - Moniteur belge du 18.9.1996) et sur les chantiers temporaires et mobiles (section V de la même loi).

1.2. L'A.R. du 25/01/2001 (M.B. du 07/02/2001) et ses modifications de l'A.R. du 19/01/2005

concernant les chantiers mobiles et temporaires est d'application. 1.3. Les obligations qui découlent des dispositions du règlement général sur la protection du

travail, du règlement général sur les installations électriques, de la Loi sur le Bien-être des travailleurs du 4 août 1996 et des dispositions concernant les permis d'environnement demeurent d'application.

1.4. Toute entreprise qui, dans les bâtiments du Conseil de l'Union européenne (CUE), exécute ou

fait exécuter des travaux, ainsi que tout agent présent sur le chantier, doit connaître les présentes règles et les respecter. Toute entreprise est chargée de transmettre ces informations à ses travailleurs ainsi qu'à ses sous-traitants et, au besoin, les leur expliquer.

1.5. Le Service pour la Santé et la Sécurité au travail (SPSS) ainsi que le Service Médical

possèdent en tout temps le droit:

• de contrôler tous les endroits et tous les travaux;

• d'interdire l'utilisation de matériel, d'outils ou de méthodes qui ne présentent pas toutes les garanties de sécurité;

• si les entreprises exécutantes ne remplissent pas les obligations reprises dans le présent document, le CUE peut prendre lui-même les mesures en matière de bien-être des travailleurs; de même, si le CUE considère que l'exécution des travaux présente une dangerosité inacceptable, il peut faire arrêter ceux-ci sans préavis. Les travaux interrompus ne pourront reprendre qu'après une analyse approfondie des risques, établissant que ces derniers sont éliminés ou que les risques qui subsistent sont acceptés par les services concernés du CUE.

2. ORGANISATION DE LA COORDINATION ET DE LA PRÉVENTION 2.1 Le gestionnaire de projet du CUE assure la direction de la coordination des questions de

sécurité, de santé et d'environnement (SSE) pour l'ensemble des travaux. Les accords conclus entre les différents employeurs en ce qui concerne la SSE doivent d'abord être approuvés par le gestionnaire de projet du CUE.

2.2 Avant d'entamer les travaux, toute entreprise doit au préalable discuter de son plan SSE avec

le gestionnaire de projet du CUE et le SPSS. 2.3 Au besoin, toute entreprise peut s'adresser au SPSS pour obtenir des informations

complémentaires en ce qui concerne la coordination des questions de SSE. 2.4 Les parties exécutant des travaux s'engagent à être présentes aux éventuelles réunions de

coordination (périodiques) tenues par le gestionnaire de projet du CUE et/ou le conseiller en

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prévention du SPSS. 2.5 Toute entreprise à laquelle un travail est confié est tenue de désigner un responsable de la

sécurité sur le lieu de travail. 2.6 Toute entreprise veillera à ce que les travailleurs possèdent la formation, l'expérience

professionnelle et l'aptitude physique requises pour exécuter les tâches qui leur sont confiées, et utilisent le matériel nécessaire de manière parfaitement sûre. À la demande du gestionnaire de projet du CUE ou du SPSS, elle produira les pièces probantes nécessaires.

2.7 Les membres du personnel des entreprises ne circuleront que dans les zones et accès vers les

lieux de travail prévus pour eux. 2.8 Toute situation et/ou opération présentant un danger sera immédiatement signalée au

gestionnaire de projet du CUE ou au SPSS. 2.9 Toute entreprise dressera un inventaire des outils, matériaux et procédures qu'elle utilisera, les

fera analyser en vue de déceler les risques éventuels qu'ils présentent et veillera à ce qu'ils satisfassent aux prescriptions du présent règlement.

2.10 Toute entreprise veillera à ce que l'entreprise à laquelle elle confie des travaux en sous-

traitance satisfasse aux prescriptions concernant la coordination des questions de SSE. 2.11 La consommation de boissons alcoolisées est strictement interdite sur les lieux de travail. 3. INCENDIE, EVACUATION ET PREMIERS SOINS 3.1 Lutte contre l'incendie 3.1.1 Chaque entreprise prévoit les moyens efficaces, en qualité et quantité suffisantes, permettant

de lutter contre tout début d'incendie. Le dispositif d'extinction sera adapté aux risques inhérents aux activités et son utilisation connue des éventuels utilisateurs.

3.1.2 L'emplacement des dispositifs d'extinction est choisi en fonction du risque et indiqué au

moyen de la signalisation prescrite par la loi. 3.1.3 Le personnel de l’entreprise doit avoir reçu une formation adéquate sur l’utilisation des

moyens d’extinction. 3.1.4 Tout début d'incendie, aussi limité soit-il, est signalé selon la procédure d'urgence décrite en

annexe 1.

3.1.4 Il est strictement interdit de fumer dans l'enceinte des bâtiments du CUE, sauf aux lieux prévus à cet effet (cabines fumeurs ou à l'extérieur).

3.2. Évacuation 3.2.1 En cas d'urgence, l'ordre d'évacuation est donné par des sirènes et/ou par une communication

orale (haut-parleurs). L'ordre d'évacuation peut être donné pour un étage, pour une zone ou pour l'ensemble du bâtiment. Ces ordres doivent être suivis immédiatement.

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En cas d'évacuation: - les travaux sont arrêtés après sécurisation du chantier (les brûleurs et bouteilles de gaz

doivent être fermés, les machines mises hors service, …); - les fenêtres et les portes du local doivent être fermées après le passage; - il convient de se rendre vers les sorties et les escaliers de secours les plus proches (voir

pictogrammes en annexe). Pour les bâtiments JL et Lex, on empruntera à cet effet les portes vertes pour atteindre l'étage d'évacuation;

- on ne peut en aucun cas utiliser les ascenseurs, se rendre dans les parkings ou faire demi-tour;

- évacuer vers les lieux de rassemblement indiqués ci-après.

Chaque entreprise désigne un responsable pour l'évacuation. Cette personne contrôle, en cas d'évacuation, si tous les membres du personnel de l'entreprise et des sous-traitants travaillant pour elle ont quitté le bâtiment et sont présents au lieu de rassemblement préalablement désigné. Elle indique au responsable du SPSS le nombre de personnes évacuées et transmet les noms des membres du personnel éventuellement manquants.

Après l'évacuation, le travail ne peut être repris qu'après que le bâtiment ait été déclaré sûr et que l'accès à celui-ci ait été officiellement autorisé par le service de sécurité. Chaque entreprise veille à ce que tout membre du personnel présent sur le chantier reçoive une copie de la procédure d'évacuation décrite à l'annexe 2.

Si le chantier est dépourvu de haut-parleurs ou de sirènes, il convient de mettre au point une

procédure d'évacuation et d'alerte en concertation avec le service de sécurité et le SPSS. 3.3. Premiers soins 3.3.1 Tout incident doit être signalé au gestionnaire de projet du CUE et aux services compétents du CUE. 3.3.2 Chaque entreprise prévoit le matériel de premiers soins nécessaire. 3.3.3 Par tranche de 20 travailleurs employés sur le chantier, chaque entreprise doit déléguer une

personne chargée de donner les premiers soins et qui a le brevet de secouriste. 3.3.4 Au besoin, les entreprises peuvent faire appel au service médical du CUE. À cet effet,

l'entreprise établit, en concertation avec le coordinateur sécurité/santé (CSS) ou le chef du chantier et les services compétents du CUE, une procédure de premiers soins.

3.4. Accidents de travail, incidents ou dégâts matériels 3.4.1 Chaque accident de travail, incident ou dégât matériel doit être immédiatement signalé au

gestionnaire de projet et au SPSS du CUE. 3.4.2 Chaque accident de travail, incident ou dégât matériel donne lieu à l'établissement d'un

rapport par le service de prévention de l'entreprise dont provient la victime. Une copie est transmise dans les 5 jours au gestionnaire de projet du CUE et au SPSS du CUE. Si ce délai ne peut être respecté en raison d'un manque de données ou pour d'autres motifs, il y a lieu de le signaler.

3.4.3 L'entreprise est tenue de respecter les dispositions prescrites par la loi en ce qui concerne les

accidents de travail.

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4. TRAVAUX A RISQUES 4.1. Travaux comportant un risque d'incendie 4.1.1 Avant le début de travaux à flamme nue ou pour des travaux qui d'une manière ou d'une autre

peuvent comporter un danger d'incendie ou d'explosion, une "autorisation de travail" doit être soumise au SPSS. Ce document (voir annexe 3) peut être obtenu auprès du service "Gérance technique" (bureau SG 04 FG 11 - tél. 02/281.74.14). La procédure à suivre pour l'utilisation de ce document est précisée également en annexe 3.

4.1.2 En cas de travaux qui, du fait de la production de quantités importantes de poussières ou de

fumées, peuvent endommager ou encrasser les détecteurs d'incendie, ces derniers doivent être protégés par l'entreprise exécutante ou, en cas de travaux de longue durée ou de grande ampleur, démontés par l'entreprise responsable de leur entretien. Si l'entrepreneur doit procéder à la protection des détecteurs, une autorisation doit être demandée au SPSS. En aucun cas, l'entreprise ne peut démonter ou recouvrir un détecteur de sa propre initiative sans autorisation préalable de l'entreprise d'entretien de ces installations. De même, pour chaque intervention sur les sirènes ou boutons poussoirs, l'entreprise responsable pour l'entretien de ces installations doit être consultée.

4.1.3 À la fin des travaux pour lesquels une autorisation pour travaux présentant un danger

d'incendie a été délivrée, l'entreprise s'assure que tout danger d'incendie ou d'explosion est écarté. Toutes les protections des détecteurs sont enlevées. Au besoin, la firme chargée d'entretenir l'installation de détection est informée de la fin des travaux afin de lui permettre de remettre l'installation dans son état normal. Le CDI doit être informé de la fin des travaux.

4.1.4. Lorsque la fin des travaux a été signalée, plus aucune opération pouvant comporter un risque d'incendie ou d'explosion ne peut être exécutée sans nouvelle autorisation. 4.2 Autres travaux 4.2.1 Une autorisation de travail doit être demandée au SPSS pour l'exécution de travaux aux

installations qui, d'une manière ou d'une autre, interviennent dans la lutte contre l'incendie, la prévention de l'incendie ou l'évacuation. Il s'agit en l'occurrence, et entre autres, des installations ou matériaux suivants : portes coupe-feu installations de désenfumage détecteurs d'incendie haut-parleurs sirènes dispositifs de lutte contre l'incendie (bouches d'incendie, pompes...) compartiments et cloisons (murs coupe-feu, clapets coupe-feu, matériel RF et RO) liaisons radio, téléphoniques, par interphone et radiomessagerie, si une interruption

temporaire ou de longue durée de la communication est possible protection des entrées si la possibilité existe que les accès ou les sorties soient temporairement

ou pour une longue durée hors d'usage pour les interventions ou l'évacuation. dispositif d'ouverture des portes

4.2.2 Une autorisation de travail doit également être demandée au SPSS pour l'exécution de tout

type de travaux (entretien, renouvellement, réparation, nouvelle installation, …) qui, par leur

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nature, donnent lieu à des risques élevés. Il s'agit entre autres de:

• travaux dans les lieux confinés

• travaux à plus de 2 mètres de hauteur

• utilisation de produits dangereux

• travaux aux installations électriques sous-tension

• travaux influents sur la circulation des personnes et le transport

• travaux sur échafaudage

• travaux sur des conduites

• travaux de levage

• travaux sur les toits des bâtiments du CUE …. 4.2.3 La demande doit être faite au moyen du document "Autorisation de travail / permis de

feu" et suivant la procédure décrite en Supplement 3. L'entreprise tient compte des observations formulées et limitera au maximum la durée des travaux. Dans certains cas, il peut être demandé que les travaux soient programmés à un autre moment ou temporairement interrompus.

4.2.4 Après l'exécution des travaux, l'entreprise contrôle le fonctionnement des installations dans le

cadre de la lutte contre l'incendie. Cette opération se déroule en concertation avec le SPSS. À l'issue de ce contrôle, et si le résultat est positif, les travaux sont considérés comme terminés. Lorsque la fin des travaux a été signalée, plus aucune opération ne peut être exécutée aux installations de lutte contre l'incendie sans nouvelle autorisation.

5. AMÉNAGEMENT DU CHANTIER 5.1 Organisation 5.1.1 Le chantier est organisé en concertation avec le gestionnaire de projet du CUE ou le SPSS. 5.1.2. Le chantier est signalé, isolé et protégé de manière à ce que les personnes qui y sont

étrangères ne puissent en principe pas y accéder. Il est interdit de remplacer un cylindre. 5.1.3 L'entreprise veille à ce que l'aménagement du chantier ne mette pas en péril l'évacuation des

zones adjacentes. En cas de doute, il convient de demander l'avis du CSS ou du gestionnaire de projet du CUE et du SPSS.

5.1.4 Au besoin, l'entreprise installe les moyens nécessaires de protection contre l'incendie.

L'emplacement, la nature et le nombre de ces dispositifs sont déterminés en concertation avec le SPSS.

5.1.5. Au besoin, une signalisation temporaire est mise en place afin de permettre une évacuation

aisée du chantier. Tous les risques résiduels sont dûment signalés. 5.1.6. L'utilisation des installations sanitaires, des vestiaires, des réfectoires, des bureaux du chantier

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et des aires de stockage se fait en concertation avec le gestionnaire de projet du CUE et/ou le SPSS. L'entreprise est tenue d'entretenir les locaux qui lui sont attribués.

Les repas ne peuvent être pris qu'aux endroits prévus à cet effet. 5.1.7 L'utilisation des installations du chantier doit se faire en concertation entre les différentes

entreprises présentes. Les procédures qui mentionnent les mesures de sécurité à prendre sont transmises par écrit aux différents utilisateurs et signées pour réception.

5.2 Ordre et propreté 5.2.1 Chaque entreprise doit nettoyer au moins une fois par jour ses postes de travail et évacuer les

déchets. Le CSS, le gestionnaire de projet du CUE ou le SPSS peut, sans avertissement préalable, faire débarrasser et nettoyer par des tiers les postes de travail, aux frais de l'entreprise qui ne remplit pas ses obligations.

5.2.2 Les chemins, passages et escaliers doivent en tout temps demeurer au maximum libres

d'obstacles et d'entraves. Le passage ne peut être entravé par des câbles ou des tubes. Si les câbles ou tubes croisent le passage, ils doivent être rendus bien visibles et protégés.

5.2.3 Afin d'éviter tout risque de glissade, de trébuchage ou autres, les matériaux doivent être

entreposés de manière ordonnée et stable dans les zones prévues, en concertation avec le CSS, le gestionnaire de projet du CUE et le SPSS; ils doivent être protégés contre les agents atmosphériques.

5.2.4 Les moyens de secours et les moyens de lutte contre l'incendie doivent toujours être libres

d'accès. 5.2.5 Au cas où des passages de paroi, de mur ou de cloison coupe-feu (RF) sont effectués par des

câbles, des tubes ou des conduites, il est impératif d'assurer l'obturation RF. 5.3 Protections 5.3.I. PROTECTIONS INDIVIDUELLES. 5.3.I.1 Toute personne se trouvant sur le chantier est tenue de porter des protections

individuelles, conformément à la législation en vigueur et en fonction de l'analyse de risque faite par l'entrepreneur;

5.3.I.2 Toute entreprise doit, à ses frais, mettre des protections individuelles à la disposition de son personnel et/ou des visiteurs. Elle doit également veiller, d'une part, à ce que ces protections soient utilisées et, d'autre part, à ce qu'elles soient entretenues et remplacées en temps voulu.

5.3.I.3 Les travailleurs doivent utiliser correctement les protections individuelles,

conformément à la formation et aux instructions qu'ils ont reçues, et les ranger après usage.

5.3.I.4 Pour des travaux dans le parking, une chasuble fluorescente doit être portée. 5.3. II. PROTECTIONS COLLECTIVES 5.3.II.1. Pour éviter les accidents de travail, toute entreprise prévoira, en cas de besoin, des

protections collectives. Le choix en sera déterminé suivant les principes de prévention (Loi sur le bien-être, chapitre II, art. 5). La préférence sera donnée aux protections

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collectives plutôt qu'aux protections individuelles. 5.3.II.2. Le placement et/ou l'enlèvement des protections collectives se fait en concertation avec

le CSS et le gestionnaire de projet du CUE Les protections collectives placées ne peuvent jamais être enlevées sans que des protections de remplacement ou des protections définitives soient installées.

5.4 Environnement 5.4.1 L'incinération de déchets sur le chantier est strictement interdite. 5.4.2 L'enlèvement des déchets et/ou des emballages se fait en concertation avec le CSS et le

gestionnaire de projet du CUE, conformément à la législation en vigueur en matière d'environnement et aux prescriptions relatives au traitement des emballages.

6. INSTALLATION ÉLECTRIQUE 6.1. L'installation électrique est réalisée conformément aux normes en vigueur et au règlement

général sur les installations électriques (RGIE). 6.2. Au moment de sa mise en service, l'installation du chantier sera approuvée par un organisme

agréé/service externe de contrôle technique (SECT). Tout défaut doit immédiatement être signalé au CSS ou au gestionnaire de projet du CUE.

6.3. Les tableaux doivent toujours rester fermés à clé. Les raccordements ne peuvent se faire

qu'avec des prises adaptées. Toutes les liaisons (prises, interrupteurs, câbles) doivent être adaptées à une utilisation en milieu humide (minimum IP44).

6.4. Toute entreprise doit s'assurer de la nature du système de mise à la terre qui est utilisé pour

l'installation électrique. En fonction du système utilisé, il convient de prendre les mesures nécessaires de protection contre les contacts indirects.

6.5. Les câbles et les rallonges électriques doivent toujours être suspendus et/ou protégés contre

une éventuelle dégradation et doivent être adaptés en fonction de la puissance. L'isolation des câbles et rallonges doit être en parfait état.

6.6. Chaque entreprise assure elle-même l'éclairage de ses postes de travail. Cet éclairage doit être

mis en place conformément à la législation en vigueur. Il doit être suffisant pour écarter d'éventuels risques. En concertation avec le CSS ou le gestionnaire de projet du CUE, un éclairage de sécurité et de secours est mis en place.

6.7. Seules les personnes qui possèdent une attestation BA4/BA5 peuvent intervenir au niveau des

tableaux électriques. Une preuve de cette attestation pour chaque personne doit être fournie au SPSS.

6.8. Tout travail sur une installation électrique doit se faire hors tension, le cas échéant, toutes les

mesures préventives nécessaires doivent être prises.

55

7. OUTILLAGE ET ÉQUIPEMENT 7.1 Seul le matériel électrique conforme à la législation du pays hôte (RGPT - Code - RGIE)

Règlement Général pour la Protection au Travail, Code sur le Bien-être au travail ainsi qu'au Règlement Général sur les Installations Électriques peut être raccordé aux tableaux prévus à cet effet.

7.2 Toutes les machines sont pourvues d'un marquage CE. 7.3 Chaque entreprise est tenue de marquer ses outils de manière qu'ils soient aisément

identifiables, afin d'éviter toute confusion et de décourager le vol. 7.4 On choisira les outils les plus adaptés au travail à effectuer. Les outils doivent être bien

entretenus et régulièrement approuvés par une personne compétente de manière à ce que leur utilisation n'entraîne pas de risques pour la sécurité et la santé. Chaque entreprise fournit les modes d'emploi nécessaires, de même que les instructions en matière de sécurité et de santé. Ces documents doivent être produits à la demande du CSS, du gestionnaire de projet du CUE ou du conseiller en prévention du CUE.

7.5 Engins de levage

7.5.1. Tous les engins et accessoires de levage, de même que les excavatrices utilisées pour lever

des charges, introduits sur le chantier doivent être pourvus d'un marquage CE et d'une attestation de contrôle avant mise en service ainsi que de contrôle périodique tous les trois mois par un organisme agréé (SECT).

7.5.2. Il convient de remettre une copie des homologations au CSS ou au gestionnaire de projet du

CUE avant de commencer à se servir de ces engins. À défaut, le CSS ou le SPSS a le droit d'interdire l'utilisation des engins.

7.5.3. En cas d'utilisation de plusieurs engins de levage dont les flèches se chevauchent, il y a lieu

d'établir, en concertation avec le CSS ou le gestionnaire de projet du CUE, une procédure d'utilisation et de communication.

7.5.4. Les conducteurs d'engins de levage doivent fournir la preuve de leur aptitude à se servir de ces engins

(formation, expérience, ...). A cet effet, ils confirment leur aptitude sur la copie de l'homologation qu'ils signent et qui est remise au CSS ou, à défaut, au gestionnaire de projet du CUE.

7.5.5. Lors des manœuvres de manutention, la zone de travail doit être balisée. 7.5.6. Lors d'utilisation d'un élévateur, de nacelles ou de nacelles à ciseaux, un harnais de sécurité

(conforme) doit être porté. 7.5.7. Pour tout travail de levage, une autorisation de travail doit être demandée au SPSS. 7.5.8. Lors des travaux de manutention avec un élévateur à fourches, une protection collective

(ceinture ou barrière de sécurité) doit être présente et en bon état de fonctionnement dans l'engin. Le Klaxon de recul doit rester activé (AR 04/05/1999).

7.5.9. En cas de travaux de levage, la zone de travail doit être balisée. Un plan d'implantation doit être fourni au CSS ou au gestionnaire de projet du CUE et au SPSS (plan d'accès, zone de circulation, zone d'emplacement des matériaux, indication des chemins de secours, etc…).

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7.6 Pour des travaux dans des zones explosives, les outils doivent être "Ex" (antidéflagrant). Toute mesure préventive doit être prise afin d'éviter des explosions. 7.7 Excavatrices 7.7.1. Les conducteurs d'excavatrices doivent apporter la preuve écrite de leur aptitude à se servir de

ces engins (formation, expérience...). Les protections d'origine des machines ne peuvent jamais être enlevées ou mises hors service.

7.7.2. En cas des travaux d'excavation, la zone de travail doit être balisée et doit être munie de garde-corps. Toute mesure préventive doit être prise pour éviter le risque de glissement de terrain. Un plan d'implantation doit être fourni au CSS et au gestionnaire de projet du CUE ou au SPSS (plan d'accès, zone de circulation, zone d'emplacement des matériaux, l'indication des chemins de secours, etc…).

7.8 Travail en hauteur au moyen d'échelles 7.8.1. «Les échelles ne peuvent être utilisées comme postes de travail en hauteur que dans les

circonstances où l’utilisation d’autres équipements de travail plus sûrs ne se justifie pas en raison du faible niveau de risque et en raison, soit de la courte durée d’utilisation, soit des caractéristiques existantes du site que l’employeur ne peut pas modifier». S'il n'y a pas d'autre moyen, l'utilisation d'une échelle est autorisée.

7.8.2 Les échelles doivent être pourvues d'un numéro et inscrites dans un registre dans lequel le

préposé consigne ses contrôles. Ce registre doit être à la disposition du CSS, du gestionnaire de projet du CUE ou du conseiller en prévention.

7.8.3 Les échelles doivent toujours être en bon état (ne pas être endommagées et être stables) et être équipées de dispositifs antidérapants appropriés. Elles sont placées sur un sol ferme et sont toujours attachées. Elles possèdent le label VGS.

7.8.4. Les échelles non approuvées, non numérotées ou défectueuses seront immédiatement retirées du chantier de manière à ne plus pouvoir y être utilisées.

7.8.5. Une échelle doit toujours dépasser d'au moins 1 mètre le niveau le plus élevé de manière

qu'on puisse facilement y accéder ou en descendre. 7.8.6. En principe, une échelle n'est utilisée que pour se déplacer entre deux niveaux situés à des

hauteurs différentes. On s'abstiendra, si possible, de travailler sur une échelle. Exceptionnellement, on peut effectuer certains travaux à partir de l'échelle à condition d'utiliser des dispositifs anti-chute appropriés.

7.8.7. Une bonne échelle pourvue des meilleurs dispositifs de protection n'offre jamais de garantie

absolue contre les accidents. Les instructions concernant l'utilisation des échelles doivent être données aux utilisateurs, leur être répétées et être tenues à jour.

7.8.8. Les échelles doivent être contrôlées tous les trois mois par une personne compétente de l'entreprise.

7.8.9. Si le risque de chute est supérieur à deux mètres, un deuxième travailleur s'assurera de

stabiliser l'échelle. Le port d'un casque de sécurité est obligatoire. 7.8.10. Le lieu de travail doit être signalé.

57

7.9 Travail en hauteur par des échafaudages 7.9.1. À partir de 2 mètres de haut, tout échafaudage doit être pourvu de soutiens, intermédiaires et

de plinthes. La surface de travail doit être d'un seul tenant, c'est-à-dire sans interstices dangereux entre les planches et le soutien, et être suffisamment stable compte tenu des charges prévisibles. Tout échafaudage doit de préférence être solidement ancré au bâtiment.

7.9.2. L'accès aux surfaces de travail se fait au moyen (de cages) d'escaliers ou d'échelles attachées. 7.9.3. Avant la mise en service, et au moins une fois par semaine, l'échafaudage est vérifié par une

personne compétente de l'entreprise. Ses conclusions sont consignées dans un registre, qui doit pouvoir être produit à la demande du CSS, du gestionnaire de projet du CUE ou du Conseiller en prévention. Un label de ce contrôle doit se trouver sur l'échafaudage. Les défauts constatés sont à réparer.

7.9.4. Pour les échafaudages de plus de 8 mètres de haut ou pour les échafaudages exposés à des

forces exceptionnelles, les calculs nécessaires doivent être produits au CSS ou au gestionnaire de projet du CUE.

7.9.5. En aucun cas, un échafaudage ne peut être partiellement démonté et laissé dans un état qui en

permet la réutilisation, sauf si la partie restante répond encore aux prescriptions en la matière. 7.9.6. Les échafaudages sur roues doivent être pourvus d'un frein en bon état. La largeur de

l'échafaudage doit être égale à au moins 1/3 de la hauteur de travail. Des stabilisateurs latéraux peuvent être utilisés pour augmenter la largeur. L'accès à l'échafaudage se fait par l'intérieur.

7.9.7. Une formation spécifique et appropriée des travailleurs à l'utilisation d'un échafaudage est

obligatoire. 7.10 Travail en hauteur par des nacelles Les mesures suivantes doivent être prises (conformément à l'Arrêté Royal du 31 août 2005):

• Commande par une personne formée.

• L'opérateur est soumis à un contrôle médical, plus particulièrement pour les risques médicaux liés à l'exécution d'une fonction de sécurité et au travail en hauteur.

• La nacelle suspendue est utilisée conformément aux instructions et directives.

• La zone de travail doit être délimitée au niveau du sol afin de protéger les tiers contre la chute d'objets.

• Contrôle visuel du chariot et de la nacelle par l’utilisateur chaque jour avant tout travail.

• Analyse des documents de contrôle obligatoire (4x/an).

• Veiller à mesurer la vitesse du vent en permanence en se référant à la procédure conditions de travail en hauteur.

• Disposer d’un moyen de communication (GSM, Talkie Walkie, etc…) pour avertir les secours en cas d’incident et/ou accident.

58

• Toujours travailler à deux.

• Porter un harnais de sécurité.

• Balisage de la zone de travail au niveau du sol.

• Préparation du matériel (produits, EPI et accessoires)

• Placement du harnais de sécurité contrôlé annuellement par un SECT.

• Entrée dans la nacelle en position parking, en veillant à accrocher le harnais via le dispositif anti-chute à la nacelle.

• S’assurer que le matériel est arrimé.

• Quand le travail est terminé, remettre la nacelle dans l’emplacement prévu à cet effet sur le toit en position parking.

• Dans le cas où des lignes de vie sont présentes sur le toit, veiller à s’arrimer pour atteindre les accès au bâtiment.

• Signalez les travaux et le déplacement de l'engin. 7.11 Travail en hauteur par un élévateur à nacelle Les mesures suivantes doivent être prises (conformément à l'Arrêté Royal du 31 août 2005):

• Commande par une personne formée et titulaire d'une attestation en cours de validité pour l'utilisation d'élévateurs à nacelle.

• L'opérateur est soumis à un contrôle médical, plus particulièrement pour les risques médicaux liés à l'exécution d'une fonction de sécurité et au travail en hauteur.

• L'élévateur est utilisé conformément aux instructions et directives telles que figurant dans le manuel d'utilisation de l'appareil.

• L’élévateur doit contenir les fiches d’instructions relatives à l’utilisation de la nacelle.

• La zone de travail doit être délimitée par un balisage afin de protéger les tiers contre la chute d'objets.

• Contrôle visuel de l’engin élévateur par l’utilisateur et/ou l’opérateur chaque jour avant tout travail.

• Analyse des documents de contrôle obligatoire (4x/an) et entretien du véhicule.

• Veiller à mesurer la vitesse du vent en permanence en se référant à la procédure "conditions de travail en hauteur".

• Disposer d’un moyen de communication (GSM, Talkie Walkie, etc…) pour avertir les secours en cas d’incident et/ou accident.

• Porter un harnais de sécurité en ordre de contrôle.

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• Balisage de la zone de travail à l’aide de cônes et/ou ruban.

• Préparation du matériel (produits, EPI et accessoires).

• Placement du harnais de sécurité contrôlé annuellement par un SECT.

• Mise en position de l’engin et stabilisation à l’aide des béquilles qui devront être posées mais sorties du côté où la nacelle est levée.

• Monter dans le camion en veillant à ne pas se hâter pour ne pas tomber.

• S’assurer que la plate-forme n’est pas glissante, et y marcher en toute sécurité.

• Entrée dans la nacelle, en veillant à accrocher le harnais via un dispositif anti-chute à la nacelle.

• S’assurer que le matériel est arrimé.

• Signalez les travaux et le déplacement de l'engin.

8. UTILISATION DE PRODUITS DANGEREUX 8.1 Généralités Dans le cadre de votre éventuelle mission au sein de l'institution, il est probable que vous

soyez amenés à stocker et manipuler des produits dits "dangereux". Rappelons que "substance aux propriétés dangereuses" est une expression qui englobe toute

une série de produits, qu'ils soient inflammables, nocifs pour la santé ou encore nuisibles pour l'environnement.

8.2 Responsabilités Il est de la responsabilité de la société de se soumettre à cette procédure et de faire en sorte

que son personnel connaisse et applique les recommandations ci-dessous. 8.3 Règles générales 8.3.1 Procédure pour l'introduction d'un produit sur le site Pour tout produit utilisé par l'entreprise, les responsables, délégués par leur entreprise,

passeront en revue les fiches de données de sécurité (MSDS) avec leur conseiller en prévention et leur service médical (fiche MSDS, conformément à la législation belge et Directive Européenne 92/32/CE et 91/155/CE remplacée par la 2001/58/CE). Si ces derniers émettent un avis favorable, l'ensemble du dossier (avec avis) sera transmis au SPSS, et éventuellement au Service Médical du CUE, qui transmettront un rapport notifiant l'autorisation d'utiliser ce produit sur le site.

8.3.2 Informations/formalités du personnel et du CUE 8.3.2.1 L'entrepreneur a la responsabilité d'informer son personnel et le représentant du donneur

d'ordre (personne de contact CUE) sur la manière d'utiliser ces substances chimiques et sur le type de protections individuelles à utiliser.

60

8.3.2.2 Avant de transporter ou d'utiliser, sur le site, une substance/préparation chimique susceptible d'être dangereuse, il faudra s'assurer de bien connaître les risques qu'elle présente, ainsi que les premiers secours en cas de contact accidentel ou d'intoxication (voir la fiche toxicologique).

8.3.2.3 Le cas échéant, la procédure d'autorisation de travail est d'application (voir point 4). 8.3.3 Dossier général relatif aux produits utilisés La personne ayant la responsabilité de la gestion journalière de l'entreprise sous-traitante sur

notre site, tiendra à disposition un dossier complet à jour de tous les produits utilisés. Ce dossier reprendra, pour chacun d'eux, le lieu de stockage, les quantités habituellement

stockées, les avis émanant de leur société et du CUE (voir § 1), la fiche technique ainsi que la fiche MSDS, conformément à la législation belge et aux Directives Européennes 91/55/CE et 92/32/CE.

8.4 Déclaration de la première utilisation d'un nouveau produit

8.4.1 Informer la personne de contact du CUE et le SPSS. 8.4.2 Introduire les informations de la nouvelle substance dans le dossier général des produits. 8.5 Etiquetage du produit 8.5.1 Tous les produits présents sur le site doivent être munis d'une étiquette réglementaire

(identification de la substance - type de risques - mesures de prévention premiers soins) et ce quelle que soit la quantité.

8.5.2 Si, pour une raison quelconque, un produit est transvasé dans un autre contenant, l'étiquetage

d'origine doit suivre dans sa globalité. 8.6 Stockage du produit 8.6.1 Il y a lieu de conserver les produits dangereux exclusivement dans des emballages/récipients

prévus à cet effet (jamais dans des bouteilles pour boissons). 8.6.2 Les liquides inflammables utilisés par le personnel de l'entreprise doivent être stockés dans

des récipients adéquats, dûment étiquetés suivant les spécifications réglementaires. 8.6.3 L'entreprise doit veiller à respecter les consignes qui lui sont transmises en matière de

localisation de stockage des produits et en matière de quantité stockée. 8.6.4 La quantité stockée sur le lieu de travail doit être limitée (quantité pour une journée de

travail). 8.6.5 Séparer les produits "acides" et les produits "basiques". 8.7 Utilisation du produit L'entreprise doit rappeler régulièrement à son personnel de lire attentivement les consignes

reprises au sein des fiches de sécurité: - Si les recommandations font allusion à des protections individuelles, elles doivent être

suivies impérativement !

61

- Toujours utiliser des récipients étiquetés. - Lors de la mise en service de nouveaux flacons ou récipients, s'assurer de leur

étiquetage ou y appliquer l'étiquette adéquate. 8.8 Produit dangereux et coordination 8.8.1 Lorsque sont exécutés des travaux qui occasionnent la libération de vapeurs, de gaz ou de

poussières dangereuses et incommodantes, il convient d'en faire mention dans le plan SSE. En concertation avec le CSS, le gestionnaire de projet du CUE et le SPSS, il y a lieu de définir des mesures qui permettent d'évacuer efficacement les vapeurs, les gaz ou les poussières.

8.8.2 S'il n'est pas possible d'exécuter les travaux sans provoquer certaines nuisances, les travaux

seront programmés en concertation avec le CSS, le gestionnaire de projet du CUE ou le SPSS de manière à réduire au strict minimum la nuisance pour les personnes présentes dans les bâtiments du CUE. Ces travaux ne peuvent en aucun cas être exécutés sans la concertation nécessaire avec le gestionnaire de projet ou le SPSS du CUE.

8.9 Récipients sous pression 8.9.1 La manipulation des récipients sous pression (bouteilles à gaz ou autres) doit se faire avec une

grande vigilance. Les bouteilles de gaz vides doivent être évacuées de la zone de travail et des bâtiments (en attendant leur évacuation, les bouteilles doivent être entreposées en position horizontale).

8.9.2 Le stockage des bouteilles pleines doit se faire verticalement et protégé contre les chutes

(chaîne ou autre moyen solide) et à l'abri du soleil ou toute source de chaleur. Les connexions, les vannes et le col sont en bon état. Après avoir utilisé une bouteille de gaz, il faut vérifier si la vanne est bien fermée.

-------------------------

Appendice 1 de l'Annexe 5

62

PROCÉDURES D’URGENCE

Pour signaler un danger quelconque, un incendie, une inondation, un problème médical urgent, il faut toujours avertir le Centre de Sécurité du Secrétariat Général

1. LES MOYENS D'ALERTE Les moyens disponibles pour avertir le Centre de Sécurité (CdS) sont les suivants:

2. COMMENT REAGIR EN CAS D'URGENCE ?

Appendice 1 de l'Annexe 5

63

2.1. Que faire en présence d'un accident, d'une personne blessée ou qui éprouve un malaise ?

- Restez toujours calme

- Appelez immédiatement le 2000 (02/281 2000)

- Suivez les instructions données par l'opérateur

- Ne déplacez jamais une personne qui a fait une chute

- Rassurez la victime

- Restez à côté de la victime en attendant l'arrivée de l'équipe de première intervention et/ou l'infirmier

- Suivez les instructions de ces personnes

2.2. Que faire en cas d'incendie ?

- Restez toujours calme

- Evacuez le local concerné, fermez les fenêtres et les portes

- Appelez immédiatement le 2000 (02/281 2000)

- Suivez les instructions données par l'opérateur

- Avertissez les personnes autour de vous

2.3 Que faire en cas de découverte d'un courrier suspect ?

- Restez toujours calme et ne touchez pas le courrier

- Si vous avez déjà pris le courrier en main:

• Ne pas secouer la lettre ou le paquet suspect • Ne pas l'ouvrir • S'il est ouvert, ne pas vider son contenu • Ne pas couvrir le courrier

- Dans le cas où le courrier contient de la poudre qui s'en échappe:

• ne pas essayer de nettoyer la poudre • Enlever les vêtements éventuellement contaminés sur place • Fermer les fenêtres

- Appeler le numéro d'urgence 2000 (02/281 2000)

- Suivez les instructions données par l'opérateur

Appendice 1 de l'Annexe 5

64

- Sortez du bureau, fermez les portes et empêchez l'accès à cette zone (maintenir les personnes à distance) afin d'éviter la contamination d'autres personnes

- Restez à proximité et attendez l'arrivée de l'équipe d'intervention.

Appendice 2 de l'Annexe 5

65

PROCÉDURES D’EVACUATION L'évacuation est une méthode d'organisation pour quitter un lieu sinistré. Evacuer, c'est quitter la zone de danger de la manière la plus rapide et la plus sûre possible. Il est fondamental de ne pas céder à la panique et de savoir comment réagir. Pour ces raisons, il est important de connaître le chemin d'évacuation par rapport à son lieu de travail habituel et de connaître les procédures d'évacuation. 1. L’ALARME L’alarme est l'ordre d'évacuation du bâtiment. Elle est donnée par les sirènes d'évacuation ou par haut-parleurs. Les sirènes peuvent être précédées d’une annonce par haut-parleurs. 2. L'ÉVACUATION Toutes les personnes présentes quittent la zone en danger. 2.1. Le chemin d’évacuation L’itinéraire à suivre est le chemin le plus court vers le lieu de rassemblement. Ce chemin est souvent différent de celui que vous empruntez normalement. Il part de l'endroit où vous vous trouvez, emprunte l'escalier de secours le plus proche et rejoint le niveau d’évacuation pour vous évacuer du bâtiment en toute sécurité vers le lieu de rassemblement.2

Les chemins d’évacuation sont clairement indiqués par des pictogrammes spécifiques (voir Annexe 1). Au niveau des plinthes, des flèches fluorescentes vous aident à trouver la sortie de secours la plus proche. Il est important de les suivre car elles permettent la répartition du flux des personnes. 2.2. Les portes d'évacuation Elles sont de couleur verte. Au bâtiment JL, les portes d'évacuation sont entourées de ruban fluorescent. Au bâtiment EB, la plupart des portes ont un design particulier mais le principe du codage par couleur est le même: couleur verte ou à dominante verte = porte d'évacuation, couleur rouge ou à dominante rouge = ne jamais emprunter pour évacuer.

Si un tourniquet se présente sur le chemin d'évacuation, utilisez la porte d'évacuation prévue à côté. Dans les zones sécurisées, des portes sécurisées verrouillées pourraient se trouver sur le chemin

Appendice 2 de l'Annexe 5

66

d'évacuation. Pour les débloquer, appuyez sur la barre anti-panique ou, à défaut, sur le bouton poussoir vert à côté de la porte (même lors d'exercices d'évacuation). Au bâtiment EB, l'activation de certains boutons poussoirs vous met en contact avec l'opérateur du Centre de Sécurité via un parlophone. A noter que certaines portes ne s'ouvrent qu'après temporisation.

2.3. L’évacuation Dès que la sirène d'évacuation retentit ou que l'ordre d'évacuer est donné par haut-parleur, respectez les consignes suivantes:

• restez toujours calme • arrêtez toutes vos activités • arrêtez les appareils chauffants • fermez les fenêtres • sortez du local et fermez la porte derrière vous • prenez le chemin d’évacuation le plus proche et:

- fermez les portes après votre passage

- restez le plus près possible du sol en cas de dégagement de fumée important

- ne vous dirigez pas vers les sous-sols (parking)

- n'utilisez jamais les ascenseurs

- ne revenez pas sur vos pas • suivez scrupuleusement les consignes données par:

- le personnel de l'unité Prévention (identifiables par leurs vestes de couleur rouge et jaune)

- les stewards d'évacuation (vestes de couleur jaune)

- les agents de sécurité (vestes de couleur jaune et bleue)

• accordez une attention particulière aux personnes à mobilité réduite • pour signaler tout danger ou problème urgent pendant l'évacuation, formez le n° 2000

ou 02 / 281 2000

Appendice 2 de l'Annexe 5

67

2.4. L'évacuation des visiteurs et des salles de réunion Si vous accueillez des visiteurs ou si vous assistez à une réunion avec des visiteurs extérieurs, vous devez les prendre en charge lors d'une évacuation:

• invitez-les à vous suivre et donnez-leur la consigne de rejoindre le lieu de rassemblement

en désignant ce dernier • indiquez-leur le chemin d'évacuation le plus proche • fermer la/les fenêtre(s) et porte(s) du local • accompagnez vos visiteurs vers le lieu de rassemblement en tenant compte des consignes

d'évacuation.

Si vous accueillez une personne à mobilité réduite (PMR) incapable d'évacuer de manière autonome (blessure, mobilité réduite, …), vous devez:

• appeler le (02-281) 2000 depuis le local où vous vous trouvez avec elle • communiquer le nom de la personne et sa localisation (bâtiment, niveau, aile, numéro) • communiquer la raison qui l'empêche de sortir • l'inviter à rester dans le bureau/la salle pour attendre les secours ou suivre les instructions

données • évacuer

2.5. En cas de difficulté personnelle En cas d'impossibilité d'évacuer de manière autonome (blessure, mobilité réduite, …), vous devez:

• rester dans votre bureau ou entrer dans un bureau et fermer la porte • téléphoner au n° 2000 ou 02 / 281 2000 • communiquer votre nom et l'adresse du bureau (bâtiment, niveau, aile, numéro) • communiquer le problème qui vous empêche de sortir • attendre à cet endroit ou suivre les instructions données..

3. LES LIEUX DE RASSEMBLEMENT 3.1 Lieux de rassemblement primaires Les lieux de rassemblement primaires ne dépendent pas de l'endroit où vous travaillez habituellement mais de l'endroit où vous vous trouvez au moment où l'alarme est donnée. Ils ont pour but de vous éloigner de la zone sinistrée et de vous éviter d'entraver le passage des services de secours.

Bâtiments Lieux (voir Supplement 2)

• Justus Lipsius partie Conférences Parc du Cinquantenaire

• Justus Lipsius partie Secrétariat Général Parc Léopold

• LEX Parc Léopold

Appendice 2 de l'Annexe 5

68

• Europa Building Esplanade entre les bâtiments Berlaymont et JL

En fonction des circonstances et du niveau d'alerte des bâtiments du Conseil, un lieu de rassemblement alternatif pourra être désigné. Ce dernier vous sera annoncé par les moyens disponibles (haut-parleurs, stewards d'évacuation, agents du Bureau de Sécurité et de l'Unité Prévention ou agents de gardiennage). Vu l'importance de pouvoir identifier les personnes présentes sur le lieu de rassemblement, restez groupés par service ou rejoignez les membres de votre service. Le cas échéant, signalez les personnes manquantes ou toute information utile aux stewards d’évacuation, reconnaissables à leur gilet fluorescent de couleur jaune, qui pourront aussi établir les contacts nécessaires au cas où vous auriez besoin d’aide. Si les circonstances l'exigent, il pourra être décidé de disperser le personnel évacué à partir du lieu de rassemblement. L'ordre de dispersion sera donné par les moyens appropriés. Dans tous les cas, il est impératif d'appliquer sans délai les instructions reçues. 3.2. Lieux de rassemblement secondaires Un lieu de rassemblement secondaire peut être indiqué, par exemple dans le cas où un incident rendrait impossible le retour au bâtiment d'affection. Un accord dans ce sens a notamment été passé avec le Parlement européen. 3.3 Rassemblement à l'intérieur du bâtiment En fonction du danger qui se présente, il peut vous être demandé de ne pas évacuer le bâtiment mais de vous déplacer vers une zone déterminée à l'intérieur. Dans ce cas: - vous entendrez un signal de sirène suivi par des instructions orales vous indiquant de rester dans

le bâtiment - il ne faut pas quitter le bâtiment mais se diriger vers le lieu de rassemblement annoncé par haut-

parleur le plus rapidement possible et via le chemin le plus court.

Supplement 1 à l'Appendice 2 de l'Annexe VI

69

Supplement 2 à l'Appendice 2 de l'Annexe 5

70

LIEUX DE RASSEMBLEMENT

Supplement 3 à l'Appendice 2 de l'Annexe 5

71

AUTORISATION DE TRAVAIL PERMIS DE FEU N°

Travaux commandés par Entreprise exécutante Nature des travaux Influences sur Responsable CUE: Tél. ou GSM: Fax:

Entreprise générale/pilote: CO-/Sous-traitant final: Responsable des travaux: Tél. ou GSM: FAX/E-mail:

Nouvelle installation Adaptation/rénov. Remplacement Dépannage Entretien Démolition Autres:

Compartimentage Détection Extinction

automatique Hydrants; dévidoirs Installation Evacuation Sortie de secours Ventilation Autres:

Emplacement des travaux

DateDébut le à h B

âtim

ent

Eta

ge

Aile

Loc

al

Autres

Types de travail

Brosser Chauffer Coller Découper Marteler Meuler Nettoyer Percer Souder Autres:

Fin le à h Le présent permis de feu n'est valable que la date mentionnée ci-dessus

Energies utilisées Air Eau Electricité Gaz Réaction chimique Autres:

Description des travaux:

Matières

Risques Béton Bois Métal Pierre Plastique Plâtre Produit chimique Autres:

Bruit Brûlures Choc Chutes Chutes d'objet Contact direct élec Court circuit Effondrement Electrisation Etincelles Explosion Incendie Irritation Inondation Odeurs Poussières Autres:

Mesures de prévention prises par l'entreprise chargée des travaux pour protéger les occupants et les installations du bâtiment:

Type local Local technique Couloir Bureau Cuisine Parking Archive Confiné Autres:

La présente autorisation est accordée par le SPSS du CUE sous réserve de l'application stricte : 1. des consignes de sécurité indiquées au verso 2. d'avoir averti chaque jour le CDI (02/281 9100) avant le début et après la fin des travaux 3. des mesures de prévention spécifiques:

URGENCES 2000 OU 02 / 281 2000

Entreprise exécutante Fait le Par Signature

Entreprise pilote Fait le Par Signature

Accord SPSS du CUE Fait le Par Signature

Remise en état fonctionnel des installations concernées par l'entreprise exécutante Fait le Par Signature

Mes

ures

i

t

Surveillance permanente : oui / non Effectuée par : Détecteurs - Lignes - Boucles

PO - Safety Suivi EDI Fait le Par Signature

Service de Prévention Evaluation Fait le Par Signature

Rondes préventives / fiche de contrôle Hr Par

Début Fin

72

CONSIGNES DE SECURITE A RESPECTER

OBLIGATOIREMENT AVANT LES TRAVAUX: Prendre toutes les dispositions appropriées à la nature du travail à effectuer, en particulier pour les travaux comportant un risque d'incendie ou d'explosion: 1. Appeler le Service Incendie (CDI), tél.: 9100 / 9200, pour l'informer du début des travaux. 2. Vérifier que le matériel de travail est en parfait état de fonctionnement. 3. Eloigner, protéger ou couvrir de matériaux incombustibles ou ignifugés tout ce qui est

combustible ou inflammable (dans un rayon suffisant autour du lieu de travail). 4. Boucher les ouvertures, interstices, fissures à l'aide de sable, bâches ignifugées, etc. 5. S'assurer du dégazage effectif si le travail doit être effectué sur un volume creux. 6. Si le travail doit être effectué sur des conduites métalliques, dégager le parcours de ces

conduites de tout objet combustible ou inflammable. 7. Disposer, à portée immédiate de l'emplacement des travaux, d'un extincteur approprié au

risque fourni par l'entreprise. PENDANT LES TRAVAUX: 1. Surveiller attentivement les points de chute des projections incandescentes. 2. Ne déposer les objets chauffés que sur des supports ne craignant pas la chaleur et ne

risquant pas de la propager. 3. Ne pas accrocher le chalumeau sur le manodétendeur (lorsqu'il est en marche), à proximité

immédiate des bouteilles et ne pas le poser au sol. APRES LES TRAVAUX: 1. Inspecter soigneusement le lieu de travail, les locaux adjacents et tout local ayant pu être

atteint par les projections incandescentes ou par la chaleur diffusée. 2. Maintenir une surveillance rigoureuse pendant le temps nécessaire après la cessation du

travail. 3. Lorsque l'opération est réalisée dans un endroit sans surveillance, l'exécutant des travaux

devra s'assurer, avant de quitter les lieux, qu'il n'existe plus de risque de propagation d'incendie.

4. Appeler le Service Incendie (CDI), tél.: 9100 / 9200, pour l'informer de la fin des travaux et, si nécessaire, recommander une attention particulière au personnel chargé des rondes ultérieures.

CETTE AUTORISATION DOIT ETRE PRESENTEE

A CHAQUE DEMANDE DU SERVICE INCENDIE Formulaire: copie pour le service incendie copie pour le service immeubles copie pour l'exécutant service.prevention@consilium.europa.eu / tel. 02 281 54 00 / fax 02 281 88 30

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AUTORISATION DE TRAVAIL / PERMIS DE FEU

A suivre dans l'ordre chronologique 1. Le chef d'équipe ou l'opérateur se présente avec le document, ou l'envoie par voie

électronique, SPSS (bâtiment JL - local 00 CG 08 - tél. 5400) au moins 24 heures à l'avance, pour signature par un conseiller en prévention.

2. a) Tous les jours des travaux, avertir ou se présenter avant l'exécution pour examiner, le cas échéant, la nécessité de mettre hors service une partie des installations de lutte et de protection contre l'incendie: - pour le Justus Lipsius et le Lex: au Centre Dispatching Incendie (CDI) (bâtiment JL - 10 CD 15, tél. 9100/9200) - pour la Crèche: à la Crèche/ loge gardiennage Brabançonne, tél. 1810 b) Avant le début des travaux, vérifier et s'assurer que les précautions mentionnées au dos du formulaire et que les mesures préventives suite à l’analyse de risque soient

respectées. 3. a) Après les travaux, effectuer les mesures mentionnées au dos du formulaire. b) Informer quotidiennement le Service Incendie de la fin des travaux, pour la remise en fonctionnement normal des installations de lutte et de protection contre l'incendie: - pour le Justus Lipsius et le Lex: au Centre Dispatching Incendie (CDI) (bâtiment JL - 10 CD 15, tél. 9100/9200) - pour la Crèche: à la Crèche/ loge gardiennage Brabançonne, tél. 1810

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