éthiqueCODE

sommaireEXCELLENCE

PASSIONAGILITÉ

RESPECT

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EXCELLENCE

PASSION AGILITÉ

RESPECT

sommaireEXCELLENCEAGILITÉ

Code éthique Lyreco

Qui doit suivre le Code éthique Lyreco ?....................................................4 Qu’attendons nous de nos collaborateurs ? ...............................................5 Qu’attendons nous de nos managers et directeurs ? ................................5

Préoccupation concernant l’intégrité

Exprimer votre préoccupation ...................................................................... 6 Comment signaler un écart .......................................................................... 7

Éthique professionnelle générale

Hiérarchie des principes Lyreco .................................................................. 8 Respect des lois et règlements ................................................................... 8 Responsabilité Sociétale de l’Entreprise ..................................................... 9

Relations avec les partenaires commerciaux

Travailler avec les clients ............................................................................. 10 Travailler avec les fournisseurs .................................................................... 11 Travailler avec les états ................................................................................ 12 Concurrence saine ....................................................................................... 12 Relations commerciales illicites .................................................................. 13

Engagements envers les collaborateurs

Hygiène et sécurité ..................................................................................... 14 Diversité ....................................................................................................... 14 Comportement sur le lieu de travail ............................................................ 14 Représentation de l’entreprise ..................................................................... 15 Conflits d’intérêts ........................................................................................ 15 Abus de substances toxiques ..................................................................... 15

Vie privée et confidentialité 16

Fiabilité des documents financiers de l’entreprise 17

Utilisation des moyens de l’entreprise 18

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01CODE D’ÉTHIQUE LYRECO

Le code éthique Lyreco décrit le niveau d’exigence attendu de chaque collaborateur et manager Lyreco durant son parcours professionnel chez Lyreco :

• dans ses relations avec les clients et les fournisseurs

• dans ses relations avec ses collègues• dans son comportement concernant la

défense des intérêts de l’entreprise

Tous les collaborateurs appartenant au groupe Lyreco, y compris les cadres et directeurs.Personne, quel que soit son niveau de hiérarchie dans l’entreprise n’a d’autorité pour demander à un collaborateur d’enfreindre des règles figurant dans le Code éthique Lyreco ou de l’y autoriser.

Dans le cadre du présent document, “filiale” signifie une entité dans laquelle Lyreco possède directement ou indirectement au moins 50% des droits de vote. Lyreco encouragera les sociétés affiliées (au-dessous 50% des droits de vote) et partenaires à adopter les mêmes dispositions du Code éthique Lyreco.

Dans nos relations commerciales, nous demandons à nos partenaires commerciaux d’adhérer à des principes cohérents avec le Code éthique Lyreco.

On demandera à tout sous-traitant représentant Lyreco de se conformer à ces dispositions et d’assurer la formation et l’information nécessaire à l’ensemble de son personnel.

Tous les collaborateurs doivent travailler dans les limites données par la loi et le code éthique.

Le code éthique propose un résumé non-exclusif des situations spécifiques pouvant amener une prise de position concernant la conduite commerciale à tenir.

On demandera aux managers et collaborateurs de valider qu’ils ont pris connaissance du code éthique et d’exprimer leurs préoccupations au sujet d’infractions potentielles de la loi ou des politiques Lyreco.

Qui doit suivre le Code éthique Lyreco ?

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CODE D’ÉTHIQUE LYRECO

• De lire et comprendre les politiques de Lyreco. Lyreco demande à ses collaborateurs de connaître les valeurs qu’elle attend d’eux.

• De vous assurer que vous connaissez dans le détail nos politiques et procédures. • De demander l’aide de votre manager pour comprendre davantages au besoin. • De signaler rapidement toute préoccupation concernant un non respect

des politiques Lyreco. • De coopérer à toute investigation relative à un non respect

des politiques Lyreco.

Les managers doivent respecter la culture éthique de Lyreco et la promouvoir, mais également respecter la loi, les politiques et les procédures au même titre que leurs collaborateurs.

Le rôle d’un manager nécessite des responsabilités supplémentaires :

• Avoir une conduite éthique exemplaire.

• Former et informer ses collaborateurs.

• Être proactif dans le respect des lois et du Code éthique Lyreco.

• Détecter toutes infractions aux lois ou au Code éthique Lyreco et investiguer celles signalées.

• S’assurer que tout collaborateur puisse signaler tout risque d’infraction aux lois ou au Code éthique Lyreco sans craindre de représailles.

• Entreprendre rapidement des actions correctives pour pallier aux faiblesses en matière de conformité identifiées.

Qu’attendons nous de nos collaborateurs ?

Qu’attendons nous de nos managers et directeurs ?

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02

PREOCCUPATION CONCERNANTL’INTÉGRITÉ(L’ÉTHIQUE)

Nous demandons à tous les collaborateurs de signaler toute préoccupation concernant l’intégrité. Ce principe vise à protéger Lyreco, ses collaborateurs et les parties prenantes.

En tant que collaborateur, votre responsabilité est d’informer et de communiquer sur toute activité illégale ou infraction au Code éthique Lyreco.

Lyreco garantit :

La confidentialité : L’identité du collaborateur signalant une infraction est strictement protégée et ne sera communiquée qu’en cas d’absolue nécessité. Vous pouvez également, si vous préférez, communiquer de manière anonyme.

Aucune représaille : Lyreco ne tolérera aucune représaille ou intimidation à l’encontre d’un collaborateur signalant un souci d’intégrité. Le respect de l’individu est une valeur fondamentale de Lyreco qui sous-tend toutes nos actions.

Exprimer votre préoccupation

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Pour signaler un écart concernant l’application de la loi ou le Code éthique Lyreco, vous pouvez contacter l’une des personnes ci-dessous :

Comme indiqué plus haut, vous pouvez également faire un signalement anonyme auprès du Comité d’éthique Lyreco en envoyant un courriel à partir des sites internet de Lyreco, ou des pages éthiques de l’intranet en utilisant l’adresse raiseyourconcern@lyreco.com. Cette adresse peut également être utilisée depuis l’extérieur de l’entreprise.

Comment signaler un écart ?

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• Votre directeur Finance• Votre directeur général• Tout membre comité de direction groupe

• Votre responsable • Votre responsable QSE• Votre directeur RH

03Lyreco est actif dans un grand nombre de pays où les cultures et les systèmes juridiques diffèrent. Le principe de base est que les collaborateurs Lyreco obéissent aux lois et règlements en vigueur.

Personne chez Lyreco n’est autorisé à enfreindre la loi.

Nos cadres sont censés comprendre le cadre juridique dans lequel ils évoluent.En cas de doute sur la bonne interprétation ou les conséquences des loiset règlements, il conviendra de demander conseils à des professionnels avant d’agir.

En cas de litige et de poursuites judiciaires, les managers devront signaler le conflit à leur directeur financier ou directement au responsable juridique groupe.

Lyreco a créé des procédures et des instructions afin de renforcer les contrôles internes dans notre environnement de travail. Des audits internes sont effectués régulièrement. Les procédures et standards sont améliorés en conséquence.

Le Code éthique LyrecoDéfinit le niveau d’exigence attendu de chaque

collaborateur, manager et directeur Lyreco dans le

cadre de sa vie professionnelle chez Lyreco.

Les Procédures, Guides et Bonnes Pratiques Lyreco

Procédures et instructions définissant

le cadre des contrôles internes

Les Guides et Bonnes pratiques pour appliquer le

Core Model Lyreco.

Le PROJET D’ENTREPRISE et

Les VALEURS LYRECO HIÉRARCHIEDES PRINCIPES LYRECO

Respect des lois et règlements

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ETHIQUEPROFESSIONNELLEGÉNÉRALE

• Environnement

Lyreco prend très au sérieux sa responsabilité envers la communauté dans son ensemble. En 2004, Lyreco a signé le Pacte mondial des Nations Unies pour promouvoir le développement durable dans les domaines des droits de l’homme, du travail, de l’environnement et de la lutte contre la corruption. L’entreprise encourage tous ses partenaires à se joindre à cette initiative.Tous les collaborateurs ont été informés du Pacte mondial et de ses objectifs et nous continuons activement à promouvoir le développement environnemental et social.

• Activités politiques

Lyreco respecte le droit de ses collaborateurs à participer individuellement à des activités politiques tant qu’ils s’assurent de ne pas donner l’impression de représenter l’entreprise. Les collaborateurs participant de manière individuelle ne sont pas autorisés à utiliser les actifs et le matériel de l’entreprise (téléphone, fax, courrier, courriel, ordinateur de la société...)Lyreco en tant qu’organisation ne soutient aucun parti politique et ne prend part à aucune activité politique. Lyreco et les filiales Lyreco n’effectueront aucun paiement ni aucun don, en argent ou en nature, à quelque parti politique, organisation politique ou homme/femme politique que ce soit.

• Liberté d’association

L’entreprise considère ses collaborateurs comme une ressource clé, leur accorde de la valeur et prend en compte leurs opinions. L’entreprise réalise régulièrement, des enquêtes auprès de son personnel afin d’améliorer ses relations et son management.Lyreco souhaite que ses collaborateurs disposent d’instances représentatives pour échanger et discuter des affaires internes. Cette représentation peut se faire via les syndicats ou les représentants du personnel.Lyreco respecte, dans le cadre des lois et règlements locaux, le droit de ses collaborateurs à être représentés par des syndicats ou autres organisations.

• Lyreco dans la communauté

En cohérence avec ses valeurs d’entreprise, Lyreco a pour objectif de développer ses initiatives sociales et caritatives. Lyreco a créé “Lyreco for Education”. Ce programme vise à promouvoir l’éducation des enfants dans les pays en voie de développement.

Responsabilité sociétale de l’entreprise

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04RELATIONS AVECLES PARTENAIRESCOMMERCIAUX

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Le client est au centre des valeurs de Lyreco.

Notre objectif est de développer une relation à long terme avec nos clients. Dans leurs relations avec les clients, nos forces de vente sont tenues de se comporter de la manière la plus respectueuse pour le client et l’ensemble du personnel.

Lyreco s’assurera de l’application des conditions de nos contrats. Les forces de vente Lyreco s’assureront que les clients soient informés de toute promotion ou action commerciale dont ils peuvent bénéficier.

Les forces de vente Lyreco éviteront de développer des relations personnelles susceptibles de les mettre dans une position de conflit d’intérêts.

Les forces de vente Lyreco, au moment de passer commande pour le client, s’assureront toujours que le client est en adéquation avec la commande et qu’elle est passée dans son intérêt et celle de sa société.

Les forces de vente, de livraison et notre service client doivent répondre aux besoins de nos clients et s’assurer que la qualité de notre service est en constante amélioration.

Lyreco attend de tous ses collaborateurs qu’ils adoptent une conduite honnête et intègre avec ses partenaires commerciaux.

Travailler avec les clients

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Les relations de Lyreco avec ses fournisseurs sont basées sur la légalité, l’efficacité et la transparence. Lyreco fera tout son possible pour que les relations visent un bénéfice mutuel.

Lyreco favorisera le processus des consultations et appels d’offres pour la sélection des fournisseurs afin de maximiser la transparence dans la sélection. Les fournisseurs sont évalués pour la qualité des produits, services et tarifs. Lyreco considèrera ses fournisseurs existants avec équité. La sélection fournisseur ne devra en aucun cas refléter un intérêt personnel ou une relation amicale.

Lyreco s’assurera qu’un retour d’information honnête et transparent soit donné aux soumissions rejetées. Les informations données par les fournisseurs resteront confidentielles et en aucun cas ne seront communiquées à la concurrence.

Lyreco s’assurera que les conditions négociées sont appliquées et effectuera le règlement selon les conditions négociées (sous réserve que le fournisseur s’acquitte de ses obligations contractuelles).

Lyreco attend de ses fournisseurs qu’ils respectent la loi, notamment en termes d’égalité de traitement de ses collaborateurs, qu’ils interdisent le travail des enfants, qu’ils mettent à disposition un environnement de travail remplissant les conditions d’hygiène et de sécurité nécessaires, et qu’ils protègent la qualité de l’environnement. On demandera aux fournisseurs qu’ils adhèrent à des principes cohérents avec le Code éthique Lyreco.

Travailler avec les fournisseurs

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Lyreco travaille avec des gouvernements, des sociétés ou institutions publiques, des écoles, des universités et des hôpitaux. Les collaborateurs Lyreco doivent s’imposer les exigences éthiques les plus strictes dans leurs relations ou transactions avec les fonctionnaires, et respecter les lois et règlements applicables spécifiquement à ces marchés.

L’enteprise ne versera aucune somme d’argent à quelque fonctionnaire ou parti politique que ce soit dans le but de développer ses activités commerciales.

Travailler avec les états

Lyreco respecte l’ensemble du monde des affaires, y compris nos concurrents. Notre objectif est l’expansion, mais celle-ci ne se fera pas aux dépens de l’intégrité de l’entreprise.

Lyreco n’adoptera aucune position qui créerait un désavantage injuste pour un concurrent. Lyreco n’acceptera pas de signer des contrats ou arrangements qui limiteraient la concurrence de manière injuste.

Les collaborateurs Lyreco ne sont autorisés ni à discuter ni à échanger des informations confidentielles avec qui ce soit, et encore moins avec les concurrents. Tout collaborateur recevant des informations confidentielles appartenant à un concurrent devra en informer son supérieur hiérarchique rapidement.

Concurrence saine

Remarque : Par “information confidentielle” on entend toute information qui n’est pas publique.

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• Corruption

Lyreco n’acceptera aucun pot-de-vin (paiement en espèces, avantages en nature...) de clients, fournisseurs ou tout autre tiers dans le but d’obtenir ou de faciliter les relations commerciales. Lyreco n’exercera aucune forme de corruption dans le but de développer des parts de marché. Lyreco attend de ses collaborateurs qu’ils obéissent aux mêmes principes. Tout type d’avantages personnels obtenu par un collaborateur Lyreco (espèces, prêt, emploi pour un proche...) est totalement inacceptable et sera considéré comme de la corruption, et peut exposer Lyreco à des poursuites judiciaires. Les collaborateurs qui accepteraient des pots-de-vin s’exposeraient eux-mêmes à des poursuites.

• Cadeaux et invitations

Les collaborateurs, dans le cadre de leur activité professionnelle, ne doivent accepter aucun cadeau (sauf de valeur minime) ni aucune invitation à des manifestations sportives ou culturelles. Les cadeaux offerts aux collaborateurs doivent être transmis à la direction des ressources humaines. Les partenaires commerciaux doivent être informés des pratiques de Lyreco.

Remarque : Par “valeur minime” on entend la valeur relativement basse d’un article qui n’est pas susceptible d’être perçu comme de nature à influencer indument celui qui le reçoit, comme par exemple une casquette publicitaire.

Les repas d’affaires sont acceptables dans le cadre de l’activité normale, à condition qu’ils restent raisonnables, professionnels et très occasionnels. Les diners offerts aux clients devront se faire dans des restaurants où les prix sont modérés. Une consommation excessive d’alcool est strictement interdite. Les collaborateurs Lyreco devront faire preuve en toutes circonstances de professionnalisme dans leur attitude et leur comportement.

Lyreco n’autorise pas ses collaborateurs à inviter ses clients dans des bars ou restaurants pour adultes. Ces lieux ne sont pas cohérents avec les principes de la société. Les dépenses pour ce type de divertissement ne pourront être ni présentées ni remboursées.

• Repas de service

Les responsables peuvent organiser des repas avec leurs collaborateurs de manière exceptionnelle. Cette pratique est acceptable si elle reste occasionnelle et raisonnable. Le collaborateur dont le niveau hiérarchique est le plus haut règlera la note et se fera rembourser. Néanmoins, cela ne doit pas devenir une pratique et les collaborateurs qui sortent manger ensemble sont censés payer leurs propres déjeuners ou diners.

• Échantillons

Les fournisseurs donnent des échantillons pour “tester” de nouveaux produits. Le test d’échantillon fait partie des pratiques normales du métier. Cela doit néanmoins rester limité, et le Service marketing doit en être informé. Tous les échantillons en surplus doivent être transmis aux Chefs de produit. En aucun cas, les échantillons ou cadeaux ne devront être vendus par les collaborateurs pour leur propre bénéfice.

Relations commerciales illicites

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Comportement sur le lieu de travail

Hygiène et sécurité

Lyreco ne permettra aucun harcèlement (sexuel ou autre) à l’encontre d’un collègue, d’un collaborateur, d’un client ou d’un fournisseur.

Le harcèlement enfreint le droit fondamental à la dignité humaine; Lyreco a décidé d’adopter une “tolérance zéro“ dans ce domaine.

Le harcèlement peut revêtir différentes formes notamment (par exemple et de manière non exhaustive) propositions ou remarques non sollicitées à caractère sexuel, plaisanteries à caractère ethnique, racial ou sexuel, ainsi que contacts physiques non désirés.

Les collaborateurs doivent soutenir la politique de “tolérance zéro“ de Lyreco et signaler rapidement tout comportement inacceptable sur le lieu de travail.

Lyreco travaille en permanence pour offrir à ses collaborateurs un environnement de travail sûr et sain dans le but de prévenir les accidents de travail. On attend des collaborateurs qu’ils se comportent de manière sûre et adéquate et qu’ils respectent les règles d’hygiène et de sécurité au travail. Lyreco ne tolère aucun contournement des procédures de sécurité et d’hygiène.

Les collaborateurs doivent signaler tout incident et/ou panne de matériel et/ou de machine qui pourrait créer un risque pour l’hygiène et la sécurité.

Lyreco croit en la valeur de la diversité pour enrichir notre environnement et nos expériences. Les décisions concernant l’emploi, les promotions ou les programmes de formation sont basées sur les qualifications, la compétence, l’expérience professionnelle et la qualité du travail. En aucun cas ces décisions ne seront prises en fonction du sexe, de l’âge, du handicap, de la race, de la couleur, des préférences sexuelles, de la croyance religieuse, de la culture ou du pays d’origine.

Toute discrimination basée sur l’âge, le handicap, la race, la couleur, les préférences sexuelles, la croyance religieuse, la culture ou le pays d’origine devra être signalée comme en violation du Code éthique Lyreco.

Lyreco va travailler avec ses partenaires commerciaux pour développer des pratiques d’égalité d’emploi.

Diversité

ENGAGEMENTSENVERS LESCOLLABORATEURS

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Lyreco ne tolère pas l’usage de drogues et n’accepte pas la consommation d’alcool pendant le service, dans des proportions pouvant mettre en jeu la sécurité, et la réputation de Lyreco.

La conduite sous l’emprise d’alcool ou de drogue est en infraction avec la loi et vous expose à des poursuites judiciaires, des amendes et des peines de prison. L’entreprise pourrait ne pas souhaiter vous assister ou vous représenter en justice. Quand les collaborateurs livrent des produits ou conduisent pour l’entreprise, on leur demande de n’être sous l’emprise ni d’alcool ni de drogue.

Quand ils représentent l’entreprise, les collaborateurs doivent toujours agir aux mieux des inté-rêts de l’entreprise. Les collaborateurs doivent toujours faire preuve d’une attitude profession-nelle.

Les collaborateurs ne sont pas autorisés à parler ou écrire au nom de Lyreco sauf si cela a été préalablement validé par le Directeur Général au minimum. Les collaborateurs s’exprimant au nom de l’entreprise doivent s’assurer qu’il n’y a pas de confusion entre leur opinion personnelle et le point de vue de l’entreprise.

Les collaborateurs ne doivent pas se trouver, dans une situation de conflit d’intérêts avec Lyreco. Il existe un conflit d’intérêts quand l’intérêt personnel du collaborateur et celui de Lyreco sont différents.

Tous les employés doivent agir au mieux des intérêts de Lyreco.

Les collaborateurs ne sont pas autorisés à avoir un intérêt direct ou indirect, ou une relation, avec une organisation ou un individu qui pourrait impacter son objectivité ou indépendance dans les décisions qu’il/elle prend dans le cadre de son activité normale chez Lyreco.

Quand un collaborateur a une relation amoureuse avec un subordonné direct ou indirect, il s’agira d’une situation de conflit d’intérêts. La même règle s’applique si la relation amoureuse concerne un client ou un fournisseur en relation professionnelle directe avec le collaborateur.

Face à un conflit d’intérêts, le collaborateur devra en informer rapidement son responsable et s’abstenir de participer à toute décision où son impartialité pourrait être mise en cause.

Conflits d’intérêts

Représentation de l’entreprise

Abus de substances toxiques

0616

VIE PRIVÉE ETCONFIDENTIALITÉ

Lyreco s’engage à gérer les informations sensibles concernant nos partenaires commerciaux, collaborateurs et autres personnes de manière responsable.

Les collaborateurs ont le devoir de prendre les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité de toute information obtenue dans le cadre de leur emploi.

Les collaborateurs doivent s’assurer que ces informations ne sont pas rendues publiques par inadvertance, par exemple lors de discussions dans des lieux publics, en partageant des informations sensibles avec des amis ou des proches, en affichant l’information sur un écran d’ordinateur dans un lieu public, ou en laissant des documents trainer.

Les informations confidentielles doivent être divulguées uniquement aux personnes dont le besoin est légitime.

Remarque : Par “information confidentielle” on entend toute information qui n’est pas publique.

Lyreco attend également de ses collaborateurs quittant l’entreprise qu’ils retournent toutes documentations confidentielles et qu’ils ne révèlent rien, que ce soit concernant Lyreco ou un tiers.De même, Lyreco ne révèlera jamais d’information confidentielle sur un ancien collaborateur.

Lyreco, dans le cadre légal, effacera certaines informations client ou fournisseur à leur demande.

1707VIE PRIVÉE ETCONFIDENTIALITÉ

Les documents financiers sont essentiels pour évaluer la performance d’une entreprise. La fiabilité des enregistrements assure l’honnêteté et la légalité de la mesure de notre performance.

Les documents financiers sont essentiels pour évaluer la performance d’une entreprise. La fiabilité des enregistrements assure l’honnêteté et la légalité de la mesure de notre performance.

Tout collaborateur Lyreco a le devoir de s’assurer que ses actions sont correctement et complètement reflétées dans les états financiers et que toute action fautive soit rapidement signalée.

Lyreco n’acceptera jamais de fausses transactions ou fausses déclarations de la part de ses collaborateurs pour atteindre des objectifs ou des cibles budgétaires. Ces actions seront considérées comme frauduleuses, et l’entreprise appliquera une “tolérance zéro“ dans ce domaine.

Les collaborateurs mettant en place des arrangements avec des clients, des fournisseurs ou des collègues, en infraction avec les procédures existantes, afin d’atteindre des cibles individuelles ou collectives, doivent être rapidement signalés à la direction.

Toute comptabilisation ou présentation de fausses informations est frauduleuse :

Exemples:• Indiquer un nombre incorrect de visites clients effectuées par un vendeur.

• étaler les coûts sur plusieurs mois dans les livres de comptes parce que le budget a été dépassé.

• Retarder la saisie de réception de marchandises pour atteindre des objectifs de niveau de stock.

Lyreco attend de tous ses collaborateurs qu’ils aident les auditeurs externes et internes dans leurs devoirs de contrôle.

Les collaborateurs et les managers doivent respecter les procédures internes de validation des dépenses, des dépenses d’investissement, et des virements de trésorerie.

FIABILITÉ DES DOCUMENTS FINANCIERS DE L’ENTREPRISE

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UTILISATION DES MOYENS DE L’ENTREPRISE

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Les actifs et moyens de l’entreprise sont utilisés par les collaborateurs pour le développement du groupe et pour atteindre nos objectifs commerciaux. Mal utiliser ou gâcher les moyens de l’entreprise est considéré comme une faute. Les collaborateurs ne doivent pas utiliser les actifs de l’entreprise pour leur bénéfice personnel ou celui de leur entourage.

L’utilisation du matériel de l’entreprise (téléphone, fax, ordinateur...) ne peut être accepté que de manière exceptionnelle.

Exemples:• L’utilisation des véhicules de livraison en dehors des heures de

travail ou pour des activités personnelles n’est pas acceptable.

• L’utilisation par les collaborateurs des fournitures de l’entreprise pour un usage domestique sans raison professionnelle valable n’est pas acceptable.

Nom :

Prénom :Je certifie avoir pris connaissance du code éthique Lyreco

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