Chapitre 1

À LA DÉCOUVERTE d’Excel 2010Vous venez d’installer Excel 2010 sur votre ordinateur et vous avez eu raison de lefaire car vous disposez maintenant d’un outil d’une puissance redoutable. Aveccette dernière version du tableur, vous pouvez classer des données en lignes ou encolonnes, certes, mais surtout faire bien davantage. Application de filtres de tricomplexes, création de représentations graphiques élaborées, création deprésentations soignées, etc. les champs d’action d’Excel 2010 sont variés. Maiscette puissance n’est pas toujours aisément contrôlable. Heureusement, grâce à uneinterface particulièrement bien étudiée et offrant une excellente ergonomie, vousaccéderez aux fonctions les plus avancées et les plus complexes sans effort.

UN ESPACE DE TRAVAIL ERGONOMIQUETout l’intérêt de migrer vers Excel 2010 consiste à trouver un espace detravail optimisé pour des gains en productivité flagrants. Pour cela, Microsoft aconçu, à partir de la version 2007 d’Excel, un environnement totalementpersonnalisable.

Un menu Fichier joue le rôle d’interface d’administration générale. Grâce à lui,vous accédez rapidement et sans peine à toutes les actions périphériques associéesà l’utilisation d’un classeur.

9

Dans le volet degauche, figurenttoutes les actionsassociées àl’enregistrement destableaux que vousavez créés. Vouspouvez aussidemanderl’ouverture d’unfichier en particulieren cliquant sur lacommande Ouvrir.Une boîte dedialogue vouspermettant deparcourirl’arborescence desdossiers sur votredisque dur apparaît.En cliquant sur la commande Informations, vous pouvez consulter dans la colonnede droite, l’ensemble des propriétés du document ouvert au moment où vousaccédez au menu Fichier : identité de l’auteur, titre, taille du fichier,éventuellement résumé de son contenu, etc.

Dans la partie centrale de l’écran, vous avez notamment la possibilité de protégervotre document. Il suffit alors de choisir un mot de passe, qui verrouillera l’accès autableau. Cliquez sur Protéger le classeur. Un menu additionnel s’affiche. Différentsstatuts sont disponibles, parmi lesquels Marquer comme final, qui le rendaccessible aux autres utilisateurs sans qu’ils puissent apporter pour autant demodifications à la structure ou aux données. Cliquez sur Chiffrer avec un mot depasse et le classeur est verrouillé. Les différents modes de verrouillage sont utileslorsqu’il s’agit de protéger votre travail des maladresses.

Excel 2010 a été conçu dans la logique du travail collaboratif. En d’autres termes,le programme vous donne tous les moyens de travailler à plusieurs sur un mêmedocument, de partager un fichier entre plusieurs utilisateurs. Pour que ce partagesoit le plus facile et productif possible, allez dans la section Préparer pour lepartage et cliquez sur le bouton Vérifier la présence de problèmes. Là, vouspouvez demander à Excel de s’assurer de la compatibilité de votre classeur avecdes versions plus anciennes du tableur et lancer une inspection complète dudocument.

À LA DÉCOUVERTE d’Excel 2010

10

Pour vous assurer un maximumde souplesse d’utilisation,Excel 2010 conserve en mémoireles versions antérieures de vosclasseurs. À chaque modificationdu fichier, il enregistre uneimage de la version précédente.Ainsi, en cas de besoin, vouspouvez retrouver sans difficultésles informations d’origine.Cliquez pour cela sur le boutonGérer les versions.

En cliquant sur l’intituléRécent, vous pouvez afficherla liste des quatre derniersclasseurs ouverts sous Excel.Pour modifier cetteconfiguration de quatrefichiers affichés par défaut,cochez la case Accéderrapidement à ce nombre declasseurs récents et, dans lechamp, saisissez le nombre devotre choix (au maximum 20).

Cliquez sur l’intitulé Nouveau.Vous affichez ainsi labibliothèque demodèles disponibles sous

Chapitre 1UN ESPACE DE TRAVAIL ERGONOMIQUE

11

Excel 2010 et sur Office.com. Faites votre choix pour bénéficier de styles prédéfinis.Dans le volet de droite s’affiche un aperçu du modèle choisi. Nous verrons un peuplus loin dans ce chapitre comment personnaliser ces modèles, qu’ils soientdisponibles sur votre machine et en ligne.

La commande Imprimer affiche un menu complet permettant de désignerl’imprimante utilisée pour réaliser une sortie papier d’un classeur Excel. Le volet dedroite affiche, quant à lui, un aperçu avant impression. Ce menu vous donne lapossibilité d’ajuster l’ensemble des options d’impression, depuis les marges,jusqu’à la qualité du tirage. Cette console tout−en−un permet de gagner un tempsconsidérable quand on sait combien il peut être difficile de configurer rapidementl’impression d’un tableau.

À LA DÉCOUVERTE d’Excel 2010

12

Enfin, la commande Partager donne accès à toutes les options d’exportation d’unclasseur : envoi par e−mail, exportation au format PDF, envoi en ligne sur un sitecollaboratif, tout est possible et tout est administré à partir de ce menu. Nousévoquerons notamment dans ce guide la possibilité d’exporter un classeur vers unespace Skydrive.

Pour en savoir plus à ce sujet, reportez−vous à la fiche pratique Explorer la galaxieWindows Live.

Vous pourrez alors partager facilement, avec des amis ou des collègues, viaInternet, un classeur complet. Une fonctionnalité particulièrement utile si vous êtesrégulièrement en déplacement.

Au−delà de l’onglet Fichier, qui joue le rôle de passerelle permanente entre lesdifférentes activités associées de près ou de loin à l’exploitation d’un classeur Excel,il faut mentionner les qualités d’Excel dans la configuration de l’affichage desfeuilles de calcul. En effet, Il est essentiel, pour une bonne productivité, de disposerd’une visibilité optimale à tout instant. Lorsque le tableau ne contient quequelques lignes ou colonnes, cela ne présente pas de difficulté particulière ; maisquand il prend de l’envergure, les nombreuses options d’affichage que Microsoftmet à votre disposition se révèlent bien utiles.

OPTIMISER L’AFFICHAGEPour adapter l’affichage de la feuille de calcul, exploitez les différents modesd’affichage disponibles dans la barre d’état. Cette dernière se trouve dans la partie

Chapitre 1OPTIMISER L’AFFICHAGE

13

inférieure de l’interface. Ces modes d’affichage sommaires suffisent dans la plupartdes cas. Vous trouverez :

■ Le mode d’affichage Normal : il affiche votretableau de manière que vous puissiez travaillerle plus confortablement possible. Vous nevisualiserez pas les différents éléments de miseen page, mais vous aurez une lisibilité optimale du contenu des cellules.

■ Le mode Mise en page : ce que vous affichez correspond à la feuille de calcul quevous obtiendriez si vous l’imprimiez. Un excellent moyen de se rendre compte dutravail réalisé et de sa lisibilité sans gaspiller encre et feuille de papier. Si voustravaillez en mode Mise en page, vous pouvez sans problème modifier le contenudes cellules, les formules etc., ce qui serait impossible si vous demandiez unaperçu avant impression.

■ Le mode Aperçu des sauts de page : cliquez sur le troisième bouton pour enprofiter. Vous visualisez alors combien de pages seront nécessaires pour imprimerla feuille de calcul.

À LA DÉCOUVERTE d’Excel 2010

14

■ Le zoom : utilisez le curseur ou les boutons + et – pour ajuster le zoom commebon vous semble.

Ces fonctions basiques sont très utiles car, grâce à elles, vous pouvez basculerrapidement d’un mode de visualisation à l’autre. Cela dit, vous devez déjà lesconnaître car, si elles ont légèrement évolué dans la version 2010 d’Office, ellesne révolutionnent pas pour autant les fonctions d’affichage sous Excel. Si cescommandes "génériques" ne vous satisfont pas totalement, explorez lescommandes réunies sous l’onglet Affichage.

■ La section Affichages classeur réunit les modes quenous venons d’évoquer (Normal, Mise en page,Aperçu des sauts de page). Vous y trouverezégalement un bouton Plein écran. Ce dernier laissela part belle aux données car il retire de l’écran l’ensemble des barres d’outils,le Ruban, etc. Pour quitter l’affichage en plein écran, appuyez sur la touche[Echap] de votre clavier.

■ Le bouton Afficher ouvre un volet additionnel contenantquatre cases à cocher. Chacune de ces cases correspond àun élément à afficher ou à masquer : les règles (verticalesou horizontales), le quadrillage, la barre de formule (danslaquelle vous saisissez les données), les titres (les noms deslignes ou des colonnes).

Chapitre 1OPTIMISER L’AFFICHAGE

15

■ La section Zoom est assez pauvre, à l’exception du bouton Zoom sur la sélection.Sélectionnez une cellule, ou une plage de cellules, puis cliquez sur ce bouton.Excel 2010 n’affiche plus alors sur la totalité de l’écran que cette portion de votrefeuille de calcul.

■ La section Fenêtre estparticulièrement pertinente. Ellepermet d’ouvrir la feuille de calculdans une nouvelle fenêtreindépendante ou bien de réorganiserl’affichage selon différents modes.Cette fonction est utile si plusieurstableaux sont ouvertssimultanément. Cliquez surRéorganiser puis, dans la fenêtre quis’affiche, cochez Mosaïque parexemple. Tous les tableaux prennent alors place simultanément à l’écran. Lacommande Figer, qui s’articule à son tour selon trois modes différents, permetde définir des zones de la feuille de calcul qui seront affichées en permanence(comme des étiquettes de colonnes).

c Le Ruban et les menus contextuelsMicrosoft a tenu compte des nombreux griefs des utilisateurs d’Office, qui ontéprouvé les plus grandes difficultés à s’adapter au Ruban de fonctionnalités. Ainsi,avec la version 2010 d’Excel, vous disposez toujours de ce Ruban, mais ce dernier aété amélioré et se révèle beaucoup plus simple à personnaliser. Vous pourrez doncaisément l’adapter à vos besoins réels. Le confort que vous pourrez en tirer est trèsappréciable et se mesure avant tout en termes de productivité.

Au sommet de l’espace de travail, vous trouvez donc le Ruban. Il fonctionne sous laforme d’onglets thématiques qui rassemblent les commandes−clés.

L’onglet Accueil réunit les options de mise en forme des données au sein dutableau. Vous pouvez modifier les attributs des caractères (police, taille, corps,alignement), mais aussi les formats utilisés pour les nombres. Enfin, cet ongletdonne accès aux options de mise en forme conditionnelle.

Reportez−vous à ce sujet à la fiche pratique Exploiter la mise en formeconditionnelle.

À LA DÉCOUVERTE d’Excel 2010

16

L’onglet Insertion permet de modifier la structure des tableaux en ajoutantlignes et colonnes, mais aussi d’insérer des images d’illustration, ou encore degénérer des représentations graphiques à partir des données saisies dans letableau. Vous pouvez également créer (et dessiner) des zones de texte dans letableau (pour saisir par exemple des légendes) ou encore personnaliser en−têtes etpieds de page, automatiser la mise en place d’une signature automatique. Enfin,vous l’utiliserez aussi pour créer des tableaux croisés dynamiques (il s’agit de relierdifférents tableaux entre eux pour produire un tableau de synthèse).

L’onglet Mise en page est utile si voussouhaitez modifier par exemple laposition des lignes et des colonnes surune page en vue d’impression (ou degénération de PDF). Grâce à lui, il esttrès simple de modifier la taille desmarges, ou encore l’orientation dutableau sur la feuille de papier. Lasection Mise à l’échelle est intéressantepuisqu’elle permet d’automatiser l’ajustement des propriétés de la mise en page enune seule manipulation. Précisez par exemple une réduction du tableau à 50 % desa taille d’origine et vous pourrez alors constater que les lignes, les colonnes, lesgraphiques, mais aussi les caractères sont proportionnellement ajustés.

L’ongletFormules est riche.Contrairement auxidées reçues, il nes’adresse pasqu’aux utilisateurs expérimentés. Toute feuille de calcul, même rudimentaire(comme un suivi de consommation de carburant), peut exploiter les formulesdisponibles par défaut. Vous pouvez ainsi insérer des fonctions mathématiques àappliquer à vos données, mais aussi utiliser un certain nombre de commandesavancées, qui peuvent nécessiter des ajustements selon le type de données traitéesdans la feuille de calcul. Il est également possible d’opérer des conversionsmonétaires.

L’onglet Données rassemble les différents filtres de tri automatisés oupersonnalisés. Il met à votre disposition une fonction de détection (et desuppression) des doublons. Cette dernière, souvent méconnue, devient très utilepour traquer les erreurs de saisie dans les feuilles de calcul qui prennent de

Chapitre 1OPTIMISER L’AFFICHAGE

17

l’envergure. Cet onglet applique des filtres de tri prédéfinis ou vous propose d’encréer de toutes pièces en fonction de vos besoins.

En recourant à toutes les commandes réunies sous l’onglet Révision, vous pourrezprocéder à un contrôle de l’orthographe dans les données saisies, mais aussiaccéder à toutes les fonctions liées au travail à plusieurs sur un même document.Vous pourrez ainsi insérer des commentaires et afficher le suivi des modificationseffectuées par les différents utilisateurs du fichier en cours.

Bien que le Ruban de fonctionnalités que nous venons de décrire soit un accessoireidéal pour travailler efficacement sur des feuilles de calcul, il ne suffirait pas àoctroyer à Excel 2010 une ergonomie suffisante. Cependant, si vous associez leRuban aux menus contextuels accessibles d’un clic du bouton droit de la souris,vous obtenez un cocktail détonant.

Les menus contextuels sont entrés dans les mœurs avec l’avènement deWindows 95. Il y a donc maintenant près de quinze ans que les utilisateurs de

À LA DÉCOUVERTE d’Excel 2010

18

produits Microsoft ont pris l’habitude de recourir au bouton droit de la souris pourfaire apparaître un menu proposant des commandes en fonction de l’activité encours. Le principe du menu contextuel s’applique bien sûr à Excel 2010. Si le menucontextuel de Windows 95 ne proposait que les classiques fonctions Couper,Copier, Coller, sous Excel 2010, la richesse du menu est absolumentincontournable si toutefois vous désirez travailler sans perte de temps. D’ailleurs, sivous êtes utilisateur d’ordinateur portable (dépourvu d’une souris externe), vousapprécierez encore davantage les commandes associées aux menus contextuelsd’Excel 2010, qui vous dispensent de connaître les raccourcis clavier par exemple.

La force du menu contextuelest d’adapter la liste descommandes disponibles aucontexte de votre activité.Ainsi, sous Excel, lorsque vouscliquez sur une cellule,lorsque vous sélectionnez dutexte, ou bien un graphique,ou encore une colonne, vousn’accédez pas aux mêmescommandes.

Dans ce menu contextuelgénéral, vous retrouvez denombreuses fonctionnalitésd’édition de texte,notamment les traditionnellescommandes Copier et Coller, mais aussi des options de collage (apparues avecOffice 2003), qui conservent la forme d’origine des éléments collés ou s’adaptent àla mise en forme actuelle du document.

Vous pouvez également accéder à des commandespermettant de modifier la structure même de votre tableauen insérant ou en supprimant des lignes, des colonnes, oudes cellules.

La section suivante du menu contextuel vous donne accèsaux commandes de tri et de filtre des données. Lorsquevous cliquez sur une commande, un volet additionnelapparaît et vous propose un tri croissant ou décroissantpar exemple.

Chapitre 1OPTIMISER L’AFFICHAGE

19