La dématérialisation des appels d'offres publics

Qu'est ce que la réponseélectronique aux marchés ?Ce processus, sous l'appellation de «dématérialisation des

procédures de passation des marchés publics », permet aux entreprises de transmettre leurs offres aux donneurs d'ordres via internet en utilisant des plateformes d'échange normées et sécurisées.

La dématérialisation d'une procédure ne modifie pas le « métier » : ni la nature ni le contenu des informations échangées dans le cadre d'un appel d'offres ne sont modifiées.

Les règles de l’achat public sont donc applicables indépendamment du mode d'échange choisi, et la procédure d'appel d'offres dématérialisée doit répondre aux mêmes exigences de confidentialité et de sécurité que la procédure traditionnelle (papier).

La procédure d'appel d'offre ...

AO : consultation des entreprises Analyse des plis

… dématérialisée

CandidatCandidat

Personne ayant pouvoir d'engager la société+ Certificat+ Outil de signature

Représentant du PA+ Certificat+ Outil de vérification de signature

www

Pouvoir AdjudicateurPouvoir Adjudicateur

Serveur de temps universel

PSCe, Tiers de confiance

Plateformede dématérialisation

des AOP

Le dispositif technique

La soumission électronique

La dématérialisation des marchés publics est une partie de la démarche globale, citoyenne et responsable menée par les entreprises, les collectivités et les services de l'État sur le plan économique et écologique.

Elle s'inscrit dans le cadre de la politique de Lisbonne, de la transposition du droit européen au droit national, et de l'harmonisation des législations nationales.

Elle est également un axe de de la simplification de l'accès à la commande publique et un levier de la relance économique.

Le contexte global de la dématérialisation des MP

Textes introductifs de la dématérialisation des marchés publics

Directive 2004/18/CE du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services

En droit français :

Décret n°2004-15 du 07/01/2004 portant code des marchés publics Principe de dématérialisation des marchés publics : article 56 Texte d’application : Décret n°2002-692 du 30/04/2002

Le socle légal de la dématérialisation des MP

Les obligations des acheteurs publics (CMP 2009) :

Télétransmission obligatoire des AAPC aux JAL en AOO Obligation de publier un profil d'acheteur sur internet ** Obligation d'accepter les offres électroniques en AOO *** Possibilité d'exiger une soumission électronique **** Obligation d'exiger une soumission électronique pour les marchés d'informatique ***** Obligations d'achivage légal ******

Le cadre réglementaire de la dématérialisation des MP

Les obligations des candidats (CMP 2009) :

Obligation de produire une réponse homogène* Obligation de produire une signature valide** Obligation de produire une réponse exempte de virus*** Impératif de produire une réponse lisible et exploitable **** Possibilité d'envoyer une copie de sauvegarde ***** Possibilité de bénéficier d'un délai supplémentaire ****** Obligation d'archivage *******

Le cadre réglementaire de la dématérialisation des MP

En conclusion :

Depuis le 1er janvier 2010, les acheteurs publics peuvent imposer la réponse électronique pour tout marché dès 90 000 €

Dès le 1er janvier 2012, les acheteurs publics ne pourront plus refuser la réponse électronique pour tout marché dès 90 000 €

Il s'agit d'un changement irréversible qui conduit à court terme à l'élimination du papier dans les échanges entre les entreprises et les acheteurs publics dans le cadre des appels d'offres.

La dématérialisation des marchés en perspective

Un enjeu économique et qualitatifDes risques liés au changement

L'enjeu est avant tout économique, avec des perspectives de rationalisation des coûts, même si la dématérialisation d'une procédure métier représente toujours pour l'entreprise aussi l'opportunité d'une qualification de sa démarche.

Symétriquement, des risques sont naturellement associés aux changements organisationnels induits dans l'entreprise, et aux modifications des habitudes de travail qui devront être consentis par ses agents.

Enjeux et risques pour l'entreprise

Baisse des coûts de traitement des dossiersDiminution du délai de traitement des offres*

La réponse électronique engendre des gains directs sur les coûts de papier et de transport, et induit des gains indirects sur le coût de fonctionnement de la procédure, grâce au temps gagné**.

Enjeux et risques pour l'entreprise

Adaptation des pratiques aux nouveaux médiasLe passage à une procédure dématérialisée induit une révision de l'organisation interne dans le but de répondre à un quadruple objectif d'efficacité, d’interopérabilité*, de sécurité**, et de pérennité***.

Enjeux et risques pour l'entreprise

Compétitivité des services commerciaux :

L'organisation de la signature doit être adaptée aux contraintes liées à l'usage du certificat électronique*.

Le traitement des documents constitutifs de l'offre doit tenir compte des contraintes d'intéropérabilité s'appliquant aux documents électroniques, afin que les offres soient recevables et lisibles**.

La chaine de traitement de l'offre électronique doit tenir compte des contraintes induites par les propriétés de la signature électronique***, et des contraintes induites par la diversité des protocoles de télétransmission des plateformes de dématérialisation****.

Enjeux et risques pour l'entreprise

Intégration de nouveaux savoirs et savoirs faireLes risques induits directement sont d'abord liés au niveau d'information et d'implication des agents, car la dématérialisation impacte l'ensemble de la chaîne de traitement des appels d'offres, avec des implications juridiques, techniques, fonctionnelles et organisationnelles.

Enjeux et risques pour l'entreprise

La détection des affaires (direction, service commercial, chargés d'affaires, secrétariat)

Les entrepreneurs doivent savoir mettre en place un dispositif de veille électronique, savoir automatiser le traitement des mails entrants, savoir rechercher et télécharger un DCE quelque soit la plateforme hôte.

Environnement technique, gestion des mots de passe, référencement des abonnements (alertes), profiles d'acheteurs, règles de messagerie, spam etc...

Savoirs et savoirs fairePhase 1 - détection des appels d'offres

La préparation des dossiers administratifs et techniques (secrétariat, service qualité, service technique)

Les entrepreneurs doivent être en mesure de définir un plan de classement et des normes de codification pour les fichiers,

Ils doivent connaître les formats à appliquer à chaque document en fonction de sa nature (pièces administratives, mémoire technique, des bordereaux de prix, acte d'engagement …) et de l'usage qui en sera fait (exploitation, archivage ...).

Savoirs et savoirs fairePhase 2 - Préparation de la réponse

La signature du marché (PDG, gérant, délégué)

L'entreprise doit s'équiper de certificats électroniques pour la signature des marchés* : l'organisation de la signature devra intégrer les contraintes nouvelles liées à l'usage du certificat**.

Les signataires devront savoir signer électroniquement un document, et, à défaut d'acquérir un logiciel de signature, ils devront apprendre à utiliser les outils délivrés par les plateformes***.

Les signataires devront connaître la différence entre une signature, une co-signature et une sur-signature, entre une signature électronique et une signature numérique.

Savoirs et savoirs fairePhase 3 : Signature du marché

La revue de l'offre (secrétariat et direction)

Les personnes en charge de la revue devront savoir reconnaître un fichier signé, et reconnaître une signature « attachée » d'une signature « détachée » dans le cas ou (selon la plateforme) ils ont en charge la préparation « physique » des enveloppes électroniques (zip) à expédier, contenant les documents signés.

Elles devront savoir vérifier une signature, générer un Procès Verbal de signature, et créer au besoin une enveloppe électronique cohérente au format zip*.

Elles devront acquérir une méthode afin d'être en mesure d'adapter leur démarche de contrôle/validation à toute plateforme de dématérialisation.

Savoirs et savoirs fairePhase 4 : Revue de l'offre

La télétransmission des plis (secrétariat)

La diversité des interfaces et protocoles de télétransmission sur les défférentes plateformes constitue l'une des principales difficultés pour les utilisateurs lorsqu'ils y sont confrontés sans information préalable.

Les personnes en charge de la télétransmission devront savoir distinguer signature électronique et signature numérique.

Elles devront acquérir une méthode afin d'être en mesure d'adapter leur démarche de dépôt à toute plateforme de dématérialisation..

Savoirs et savoirs fairePhase 5 : Remise des plis

Le dispositif mis en place par la CGPME :

Une formation d’une journée à la CGPME de votre département limitée à 10 personnes

Un accompagnement d'une journée dans l'entreprise limité à 20 entreprises pour la région IDF

Une assistance technique à la dématérialisation après la formation et/ou l’accompagnement en entreprise

Un site sécurisé de formation, un kit « simulations dépôts* »

Quel accompagnement pour faire face à ces enjeux ?

Permettre aux participants de comprendre quels sont leurs droits et leurs devoirs en matière de dématérialisation des procédures d’appels d’offres

Maîtriser le concept de signature électronique et apprendre à signer électroniquement des documents

Maîtriser les concepts de sécurité afférents à la transmission par voie électronique des offres

Acquérir une méthode pour savoir réaliser un dépôt électronique quelque soit la plateforme hôte.

S’excercer à la réponse sur 4 plateformes de tests

La formation à la CGPME

La journée est découpée en 4 parties :

1. Le cadre juridique

2. La signature électronique

3. Le dépôt sur les plate-formes

4. L'optimisation du processus de réponse

Le contenu de la journée de formation

Cette formation se veut pratique, pragmatique, opérationnelle : elle doit permettre à chaque participant de se sentir capable de répondre à un appel d'offre par voie électronique.

Pour atteindre cet objectif, les méthodes utilisées sont participatives, interactives et laissent une place importante à la pratique.

Mise à disposition d’un PC pour 2 stagiaires

Quelles sont les méthodesutilisées ?

Permettre de s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise

Une assistance pour apprendre à répondre à un premier Appel d’Offre dématérialisé

Une assistance pour aider à la rédaction des dossiers ou pour tout autre besoin d’ordre technique ou juridique

Des conseils pour valoriser une offre

L’accompagnement d’une journée en entreprise

Un accès à un site sécurisé sera donné à chaque participant, où sont accessibles les supports de cours, les textes règlementaires, un certificat de test et des jeux d'essais pour réaliser des exercices de signature et des simulations de dépôt, des liens internet, des logiciels et utilitaires gratuits à télécharger…

Le suivi des participants : un site internet dédié

Un service d'assistance technique qui répondra, après la formation, aux participants qui souhaitent être accompagnés lors de leur première réponse électronique ou pour revenir sur tout point abordé au cours de la journée de formation.Un numéro dédié: 01 83 62 07 21

Le suivi des participants : un service d'assistance

Merci pour votre attention

Questions / réponses