BUDGETAIRE ET COMPTABLE PUBLIQUE(GBCP) DANS LES …

Annexe du dossier de prescriptions générales pour

les organismes non soumis aux dispositions du

décret GBCP relatives à la comptabilité budgétaire

VERSION 3.3

MISE EN ŒUVRE DES TITRES I ET III DU DECRET

N°2012-1246 RELATIF A LA GESTION

BUDGETAIRE ET COMPTABLE PUBLIQUE(GBCP)

DANS LES ORGANISMES Dossier de prescriptions générales

Dossier de prescriptions générales 2 / 40 Fascicule 6 : Annexes du dossier de

prescriptions générales

V 3.3

SOMMAIRE

1 Principes d’application du décret GBCP ............................................................................................. 4 1.1 Le périmètre d’application ...................................................................................................... 4 1.2 Les conséquences du décret GBCP pour les organismes « hors comptabilité budgétaire » ................ 5 1.3 Les avantages attendus du décret GBCP .................................................................................. 7 2 Description du nouveau modele de gestion sur le domaine Depense ..................................................... 8 2.1 Principes généraux et objets de gestion ................................................................................... 8 2.1.1 Description générale du processus ....................................................................................... 8 2.1.2 Définitions ....................................................................................................................... 9 2.1.3 Processus standard ..........................................................................................................10 2.1.4 Présentation du processus de la dépense .............................................................................10 2.1.5 Rôles et habilitations ........................................................................................................11 2.1.6 P1 : Décider une dépense .................................................................................................11 2.1.7 P2 : Réaliser une dépense .................................................................................................13 2.2 Suivi de la dépense ..............................................................................................................22 2.3 Variantes du processus liées à des natures de dépenses particulières ..........................................22 2.4 Compléments et cas de gestion particuliers .............................................................................24 2.4.1 Paiement collectif et validation en masse de demandes de paiement .......................................24 2.4.2 Montant de la DP supérieur à la commande / au service fait ...................................................25 2.4.3 Autres cas de gestion particuliers .......................................................................................25 2.5 Simplifications dans le cas d’organisations simples ...................................................................25 2.5.1 Les conditions d’application des mesures de simplification ......................................................26 2.5.2 Le processus simplifié d’exécution de la dépense ..................................................................26 3 Consequences sur les autres domaines ............................................................................................27 3.1 Domaine Recette .................................................................................................................27 3.1.1 Focus sur l’évolution du processus et des faits générateurs de comptabilisation de la recette en

comptabilité générale .........................................................................................................................27 3.1.2 Focus sur le remplacement du dispositif des ressources affectées ............................................30 3.2 Domaine Comptabilité ..........................................................................................................30 3.2.1 Une instruction comptable et un nouveau plan de comptes unifié ............................................30 3.2.2 La mise en place de comptabilités auxiliaires ........................................................................31 3.2.3 La mise en place de travaux de fin d’exercice permettant de sécuriser la clôture des comptes .....31 4 Le pilotage de la trésorerie ............................................................................................................34 4.1 Présentation générale du pilotage de la trésorerie ....................................................................34 4.2 Prévisions de décaissements .................................................................................................36 4.3 Prévisions d’encaissements ...................................................................................................36 5 Dématérialisation .........................................................................................................................37 5.1 Présentation générale de la dématérialisation ..........................................................................37 5.2 Dématérialisation du processus de dépense .............................................................................38 5.3 Dématérialisation du processus de recette ...............................................................................40 5.4 Dématérialisation du compte financier ....................................................................................40 6 Contrôle interne ...........................................................................................................................40



V 3.3

PREAMBULE

Ce document est une annexe au Dossier des Prescriptions Générales (DPG).

Il a pour principaux objectifs de détailler l’impact au 1er janvier 2016 du décret GBCP et des nouvelles normes

comptables pour les organismes non soumis aux dispositions du décret GBCP relatives à la comptabilité

budgétaire.

LEGENDE DES SYMBOLES UTILISES DANS LE DOCUMENT

Dans l’ensemble du fascicule, des icônes sont utilisées pour signaler :

Une prescription réglementaire

Une recommandation

Une bonne pratique

Une mauvaise pratique ou une pratique obsolète

Une nouveauté liée au GBCP



V 3.3

1 PRINCIPES D’APPLICATION DU DECRET GBCP

1.1 Le périmètre d’application

L’article 200 du décret GBCP prévoit que « la comptabilité de l'organisme comprend une comptabilité

budgétaire, une comptabilité générale et, le cas échéant, une comptabilité analytique ».

Cependant, par exception à cette disposition, certains organismes relevant des titres I et III du GBCP n’ont pas

à tenir de comptabilité budgétaire ; ils appliquent ainsi le titre III à l’exception des articles portant

spécifiquement sur la comptabilité budgétaire (1° et 2° de l’article 175, articles 178 à 185, et 204 à

208). Il s’agit d’organismes ayant pour la plupart une activité commerciale (qui diffère donc de la notion

d'administration publique dépourvue d'activité marchande), s'appuyant ainsi sur une logique de pilotage par le

résultat et non de pilotage par les dépenses. Ces exceptions doivent être prévues dans les statuts institutifs.

Dans la suite du présent document, ces organismes sont dits « hors comptabilité budgétaire ».

Bien que ces organismes n’aient pas à tenir une comptabilité budgétaire, ils votent un budget composé d’un

compte de résultat prévisionnel et d’un état prévisionnel de l’évolution de la situation patrimoniale en droits

constatés. Par principe, ce budget n’est pas limitatif mais les organismes peuvent décider de mettre en place

des contrôles limitatifs pour son exécution. Ce budget est complété par une présentation par destination.

A des fins de pertinence, de cohérence et de fiabilité, les modalités de mise en œuvre fonctionnelles de cette

gestion budgétaire pourront reprendre tout ou partie des prescriptions fonctionnelles définies pour les

organismes soumis à la comptabilité budgétaire (cf. dossier de prescriptions générales).

Ces entités doivent en revanche appliquer les nouvelles normes de comptabilité générale des organismes

dépendants de l’État. En application de l'article 54 du décret GBCP, ces nouvelles normes sont regroupées dans

un recueil qui est publié par voie d'arrêté du ministre chargé du budget.

Comme précisé dans cet arrêté (Arrêté du 1er juillet 2015 portant adoption du recueil des normes comptables

applicables aux organismes visés aux alinéas 4 à 6 de l'article 1er du décret no 2012-1246 du 7 novembre 2012

relatif à la gestion budgétaire et comptable publique), l’ensemble des organismes publics doit appliquer les

nouvelles normes comptables au plus tard en 2020. Cela peut être explicité comme suit :

Les organismes soumis à la comptabilité budgétaire appliquent les nouvelles normes comptables lors de

la mise en place de la comptabilité budgétaire (c’est-à-dire en 2016, sauf dérogation de mise en place

différée des systèmes d’information correspondants).

Les organismes « hors comptabilité budgétaire » appliquent les nouvelles normes comptables, dès que

leur système d’information le permet, et au plus tard pour la tenue de l’exercice comptable 2020.

Le cadre budgétaire des organismes non soumis à la comptabilité budgétaire est précisé dans le recueil des

règles budgétaires des organismes publié par arrêté du 07 août 2015 modifié par l’arrêté du 24 août 2016

relatif aux règles budgétaires des organismes.

En synthèse, les organismes « hors comptabilité budgétaire » :

doivent tenir une comptabilité générale en application des nouvelles normes comptables (au plus tard

en 2020) ;

n’ont pas à tenir une comptabilité budgétaire, mais votent un budget composé d’un compte de résultat

prévisionnel et d’un état prévisionnel de l’évolution de la situation patrimoniale en droits constatés,

devant être accompagné d’une présentation par destination.



V 3.3

1.2 Les conséquences du décret GBCP pour les organismes « hors comptabilité

budgétaire »

Les nouvelles normes comptables des organismes dépendants de l’État

La comptabilité générale des organismes est régie par des normes comptables prises par arrêté du ministre

chargé du budget (article 54 du décret GBCP). Elles ont vocation à être présentées au sein d’un recueil des

normes comptables qui fait l’objet d’un avis préalable du conseil de normalisation des comptes publics (CNoCP).

Ces normes sont elles-mêmes déclinées par une instruction de la Direction générale des finances publiques

(DGFiP) applicable à l’ensemble des organismes, hors établissements publics locaux d’enseignement relevant

des ministères chargés de l’éducation et de l’agriculture (EPLE et EPLEFPA).

Le nouveau recueil des normes introduit notamment la règle du service fait comme critère de

rattachement des charges à l’exercice.

Une rénovation du processus de la dépense

La mise en œuvre du décret GBCP peut s’accompagner notamment d’une rénovation de la chaine de la

dépense permettant d’améliorer l’efficience du processus et de professionnaliser les acteurs de la chaîne de la

dépense.

La réflexion concernant la chaine de la dépense peut amener les organismes à revoir leur modèle de gestion,

en particulier pour intégrer les étapes suivants :

l’établissement d’un Engagement Juridique (EJ) des dépenses ;

la constatation puis la certification du service fait, en référence à l’engagement juridique,

indépendamment de la réception de la facture et au plus proche du fait générateur ;

le traitement de la Demande de Paiement (DP).

Le service fait est le critère de rattachement des charges (ou immobilisations) à l’exercice. La

certification du service fait entraîne la comptabilisation d'une charge ou d'une immobilisation en

comptabilité générale.

Le service fait consiste à vérifier que les opérations qui matérialisent la dépense (prestations de service,

livraisons de biens, versement de subventions…) ont été réellement exécutées, et exécutées conformément aux

exigences formulées.

La comptabilisation du service fait en comptabilité générale est réalisée au plus près du fait générateur

(livraison) et donc indépendamment de la facture.

Le recours à des engagements juridiques1 (EJ) qui traduisent les commandes est un préalable nécessaire

pour exprimer un service fait indépendamment de la réception de la facture et pour déterminer de manière

sécurisée le compte de comptabilité générale (charge ou immobilisation) à partir de la nature de l’acquisition

(nomenclature achat par exemple).

1 Un engagement juridique est l’acte par lequel l’organisme constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense (article

30 du décret GBCP).



V 3.3

L’engagement juridique diffère de l’engagement comptable, concept qui n’existe plus dans les

nouvelles règles budgétaires et comptables :

l’engagement juridique porte sur un acte juridique (ex : un marché, une convention, une commande),

a contrario de l’engagement comptable qui ne représentait qu’une « réservation de crédits »

permettant de couvrir les paiements attendus de l’année relatifs à un ou plusieurs actes juridiques ;

l’engagement juridique peut être pluriannuel. L’engagement comptable ne portait que sur un seul

exercice.

La demande de paiement remplace le mandat. La demande de paiement est la matérialisation de l’ordre

donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de procéder au paiement : à la réception de la facture, le

rapprochement de cette dernière du service fait certifié et de l’engagement juridique correspondant permet

d’arrêter le montant qui sera réglé au fournisseur. Le résultat de ce rapprochement est porté par la demande

de paiement. La demande de paiement est la matérialisation de l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent

comptable de prendre en charge une dépense.

Un pilotage fondé sur des prévisions d’exécution en dépenses et en recettes

Le pilotage des organismes non soumis à la comptabilité budgétaire, défini dans un recueil des règles

budgétaires publié par voie d’arrêté pris en application du décret GBCP, se caractérise notamment par l’absence

de crédits budgétaires limitatifs. Il est fondé sur des prévisions d’exécution en dépenses et en recettes.

Ainsi, le budget des organismes publics hors comptabilité budgétaire comprend uniquement, pour vote, des

états prévisionnels en comptabilité générale, à savoir un compte de résultat prévisionnel et un état

prévisionnel de l’évolution de la situation patrimoniale en droits constatés.

Ces états sont présentés « conformément aux normes établies pour la comptabilité générale » (3° de

l’article 175 du décret GBCP). Ils restent identiques aux tableaux présentés actuellement.

Les organismes peuvent cependant, s’ils le souhaitent, mettre en œuvre le modèle de gestion résultant des

dispositions du décret GBCP relatives à la comptabilité budgétaire en autorisations d’engagement (AE) et en

crédits de paiement (CP). Ils peuvent ainsi appliquer tout ou partie des principes décrits dans les autres

fascicules du DPG.

Dans tous les cas, la gestion budgétaire doit avoir pour objectif un meilleur pilotage de l’organisme et non

la mise en place de contrôles limitatifs au niveau de l’exécution détaillée. La programmation du budget, le

dialogue de gestion, la responsabilisation des acteurs financiers, le renforcement du dispositif de contrôle

interne doivent permettre de favoriser l’efficience des chaines financières et d’améliorer la qualité comptable.

L’impact du décret GBCP sur les autres domaines

Sur les autres domaines (Recettes, Comptabilités), les impacts identifiés sont faibles par rapport aux pratiques

actuelles – ils font essentiellement l’objet de rappel en terme de bonnes pratiques à mettre en œuvre.



V 3.3

1.3 Les avantages attendus du décret GBCP

Pour les organismes hors comptabilité budgétaire, les améliorations et avantages attendus de la mise en

œuvre du décret sont de plusieurs ordres :

la qualité comptable ;

l’amélioration de l’efficience de la gestion ;

la rénovation des processus budgétaires et comptables.

L’amélioration de l’efficience de la gestion

Les processus financiers, et notamment ceux liés aux dépenses et aux recettes, ont été revisités pour en

améliorer l’efficience. L’objectif est de permettre à l’organisme de disposer en temps opportun des moyens de

réaliser ses missions. Le paiement des fournisseurs dans les délais contractuels s’en trouve sécurisé.

Les contrôles des chaînes de traitement sont simplifiés au profit de la rapidité et de l’efficacité. Les points de

contrôle sont déterminés dans le cadre du renforcement de la démarche de contrôle interne qui est

généralisée, en fonction des risques et des enjeux (contrôle hiérarchisé de la dépense, contrôle allégé en

partenariat, suppression des contrôles redondants,…).

Une gestion prévisionnelle et optimisée de la trésorerie, permettant d’évaluer les besoins futurs en

trésorerie sur l’année en cours et les années suivantes, est recommandée.

La rénovation des processus et de l’organisation

Le décret GBCP permet le développement de pratiques innovantes comme la mise en place de services

mutualisés ou la dématérialisation des processus et des actes.

La mise en place de services mutualisés, tels les services facturiers, permet de sécuriser et rendre plus

efficients les processus de gestion financière. Les acteurs « métier » peuvent ainsi se consacrer au pilotage de

leur activité, sans avoir à traiter du dénouement des dépenses ou des recettes qu’ils ont initiées.

La dématérialisation des processus et des actes permet d’en accroître la sécurité et l’efficience. Elle

présente des avantages pour les fournisseurs et pour les acteurs publics : réduction des délais de paiement et

des coûts de fonctionnement, amélioration du service rendu. Elle constitue également une opportunité pour les

organismes de réinterroger les processus et l’organisation existants, et de moderniser les pratiques de gestion.

Ainsi, il est recommandé, d’une part, de ne pas matérialiser les actes de gestion, ou les pièces justificatives

associées, traités à l’intérieur de l’organisme par des échanges informatisés entre les acteurs, et d’autre part

d’échanger de manière dématérialisée avec les acteurs externes, fournisseurs ou clients.

La dématérialisation des factures des fournisseurs des personnes publiques (État, collectivités locales et

établissements publics), retenue comme action prioritaire, a été intégrée dans l'ordonnance du 26 juin 2014

relative au développement de la facturation électronique.

La dématérialisation des comptes financiers vient compléter un dispositif qui sera mis en œuvre prochainement,

par voie réglementaire.

Si l’objectif est clair, les moyens de dématérialisation sont nombreux et ne sont pas tous équivalents.

La non-matérialisation doit être considérée comme l’objectif prioritaire. Elle consiste à ne jamais matérialiser

les éléments d’un dossier.



V 3.3

La dématérialisation native vient en second lieu en permettant un échange direct sous un format numérique

avec les acteurs externes. L’Échange de Données Informatisé (EDI), l'intégration ou l’émission de pièces

dématérialisées en constituent des exemples.

La dématérialisation duplicative vient en dernier recours, en transformant, par la numérisation, un

document papier reçu en document numérique. Cette méthode, la plus coûteuse, ne peut être que provisoire.

Elle vise, en période de transition, à unifier les processus de travail dans les services.

2 DESCRIPTION DU NOUVEAU MODELE DE GESTION SUR LE DOMAINE DEPENSE

2.1 Principes généraux et objets de gestion

2.1.1 Description générale du processus

Le schéma ci-dessous décrit le processus nominal dans le cadre d’un achat :

VUE GENERALE DU PROCESSUS DE LA DEPENSE

Dans le cas le plus général, le processus d’exécution de la dépense donne lieu à plusieurs impacts en

comptabilité générale :

certification du service fait (Débit : compte de charge ou d’immobilisations / Crédit : compte

« factures non parvenues ») ;

prise en charge de la DP (Débit : « factures non parvenues » / Crédit : compte fournisseur) ;

décaissement (Débit : compte fournisseur / Crédit : compte de trésorerie).

• Un prescripteur exprime un besoin

• Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat

• Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ

• Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ

• Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait

• Le certificateur certifie le SF

• Le gestionnaire de la DP crée la DP

• Le responsable de la DP la contrôle et la valide

• Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP

• Le responsable de la trésorerie réalise le paiement

Formalisationd’un contrat

Acheteur

Engagement Juridique

Ordonnateur

Service Fait

Ordonnateur

Demande de Paiement

Comptable

Paiement

Comptable

Description



V 3.3

2.1.2 Définitions

L’engagement ou engagement juridique (EJ)

L’engagement est l’acte juridique par lequel une personne morale crée ou constate à son encontre une

obligation de laquelle il résultera une dépense.

Il peut prendre, par exemple, la forme d’un bon de commande, d’un contrat ou d’une décision attributive de

subvention, etc.

Les dépenses sont imputées selon différents critères d’imputation propres aux référentiels de gestion de

l’organisme : la nature, la destination, les opérations, les entités organisationnelles ou les autres axes d’analyse

(localisation, bénéficiaire, etc.).

Le service fait

La procédure de service fait se déroule en deux étapes, successives ou concomitantes : constatation puis

certification.

La constatation est effectuée par le service métier lors de la réception de la commande : elle consiste à

réceptionner les biens ou prestations et de vérifier leur conformité à la commande. Elle ne donne lieu à aucune

comptabilisation, mais permet de déterminer généralement la date d’effet du service fait, date contractuelle de

la réception effective.

L’article 31 du décret GBCP dans son 1° dispose que la certification du service fait, est l’acte par lequel

l’ordonnateur atteste la conformité à l’engagement de la livraison ou de la prestation (ou plus généralement

valide la réalisation des attendus de l’acte juridique).

La certification du service fait donne lieu à écriture comptable de charge (ou d’immobilisation).

Le constat de service fait et la certification de service fait peuvent être concomitants dans la mesure où le

certificateur de service fait est à même de réaliser les deux étapes.

Un service fait est réalisé sur la base d’un engagement juridique. Le montant cumulé des services faits ne peut

dépasser le montant de l’engagement juridique auquel ceux-ci se réfèrent (pour une commande engagée de

100 euros, les services fait cumulés – cas de livraisons partielles par exemple - ne peuvent être valorisés à plus

de 100 euros).

Les écritures comptables générées lors du service fait, à partir des imputations portées par l’engagement

juridique peuvent être générées de manière automatique2.

La demande de paiement

La demande de paiement remplace le mandat. La demande de paiement est la matérialisation de l’ordre

donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de procéder au paiement. Elle porte les imputations nécessaires à

la comptabilisation des opérations correspondantes.

2 Il appartient ainsi au comptable de s’assurer de la validité des modèles d’écriture qui permettent aux outils informatiques de générer

automatiquement les écritures comptables de service fait. Dans ce cas, le comptable n’a pas à intervenir pour valider chaque écriture comptable

de service fait.



V 3.3

La demande de paiement est émise par les services de l’ordonnateur (hors service facturier) dans le cadre de la

procédure d’ordonnancement des dépenses. Elle est prise en charge par l’agent comptable (contrôles et

validation, portant comptabilisation de la demande de paiement par l’agent comptable).

L’ordonnancement est l’ordre, quelle qu’en soit la forme, donné par l’ordonnateur au comptable de payer une

dépense.

La demande de paiement résulte dans la plupart des cas de la liquidation d’une ou plusieurs factures, ou autres

types de pièces associées à la dépense : avances, avoirs, acomptes, etc.

Le paiement

Le paiement est l'acte par lequel une personne morale se libère de sa dette

Le paiement est réalisé par le comptable. Le paiement est fait par tout moyen ou instrument de paiement prévu

par le code monétaire et financier, dans les conditions précisées par l’arrêté d’application du 24 décembre 2012

du ministre chargé du budget énumérant les moyens de règlement des dépenses publiques et les moyens

d’encaissement des recettes publiques.

L’émission du paiement donne lieu à impact en comptabilité générale (date de comptabilisation = date

d’émission du paiement)3 à travers la génération d’une écriture de décaissement permettant de solder le

compte fournisseur en comptabilité générale.

Afin de mieux maîtriser la trésorerie et de respecter les délais de paiement, il doit être possible de procéder au

paiement à échéance et pour ce faire de définir pour chaque DP la date d’échéance du paiement (celle-ci peut

être calculée à partir des règles habituelles : date de réception de la facture ou date du service fait si celui-ci

est constaté après la réception de la facture, à laquelle est ajouté le délai de paiement).

2.1.3 Processus standard

La comptabilisation d'une charge (ou une immobilisation) lors de la certification du service fait par l’ordonnateur

a un impact important sur le processus de la dépense. Un nouveau modèle de gestion est ainsi défini, en vue de

garantir la cohérence et l’intégrité des processus financiers. La suite du présent document est consacrée à sa

présentation.

2.1.4 Présentation du processus de la dépense

Dans le cas général, le processus d’exécution des dépenses, est segmenté en deux processus majeurs, P1 et

P2.

P1 : Décider une dépense : ce processus recouvre les phases qui vont de l’expression de besoins à la

notification d’un engagement.

4 Rapprochement du décaissement avec la DP.



V 3.3

P2 : Réaliser une dépense : ce processus, décrit ci-après, recouvre les phases depuis la réception jusqu’au

paiement effectif de la dépense.

Les processus P1 et P2 se déclinent de manière différente en fonction du type de dépenses.

2.1.5 Rôles et habilitations

Le système d’information (SI) doit garantir l’exécution de l’ensemble des opérations financières et comptables

des organismes. La protection des habilitations doit assurer l’intégrité et la confidentialité des données des

utilisateurs habilités. Une habilitation concerne un acteur, auquel on attribue un ou plusieurs rôles, sur un ou

plusieurs périmètres donnés.

Tout utilisateur du SI doit faire l’objet d’une habilitation.

2.1.6 P1 : Décider une dépense

Les acteurs du processus ainsi que leurs rôles et fonctions sont décrits ci-après.

Dans le cas des achats4, le processus général est le suivant :

les acteurs métier expriment un besoin en matière de dépense, en cohérence avec la stratégie d’achat

de l’organisme ; ils sont alors associés à un rôle de prescripteur ;

l’acheteur vérifie l’opportunité de l’achat, met en œuvre les procédures d’achat, formalise les contrats

et émet une proposition d’engagement ;

le gestionnaire enregistre l’acte juridique dans le système d’information et le responsable valide

l’engagement. L’engagement est ensuite notifié au tiers fournisseur.

La notion d’engagement juridique fait référence à une grande diversité de supports juridiques :

les engagements juridiques soumis au code des marchés publics (CMP) : les marchés formalisés ou

non, de structure simple et mono-fournisseur tels que les commandes d’achats ponctuelles, les

marchés multifournisseurs, les bons de commande sur marchés ;

les engagements juridiques non soumis au CMP tels que les dépenses d’intervention, les baux, les

autres contrats ou les autres dépenses.

Dans le logigramme suivant :

Les rôles de prescripteur et d’acheteur n’interviennent pas directement dans le processus

d’engagement mais donnent les informations nécessaires à la saisie des actes. Suivant les

organisations, les acteurs jouant le rôle d’acheteur ou de prescripteur peuvent bien entendu jouer

également le rôle de gestionnaire et de responsable des engagements juridiques.

Le gestionnaire des engagements juridiques est chargé de la saisie de l’ensemble des

informations, de l’engagement juridique par collecte si nécessaire auprès des prescripteurs et

acheteurs (ou autres acteurs détenteurs des informations nécessaires).

Le responsable des engagements juridiques contrôle les engagements juridiques transmis par le

gestionnaire des engagements juridiques ; le cas échéant, il les modifie et procède à leur validation. Il

4 Pour les autres types de dépenses, le processus est analogue, même si les terminologies associées aux actes de gestion sont différentes et si

certains éléments du processus sont absents ou fusionnés.



V 3.3

peut également rejeter l’engagement juridique en le retournant au gestionnaire des engagements

juridiques ou en le supprimant. Il a qualité d’ordonnateur.

D’autres rôles peuvent être envisagés en fonction de l’organisation ou de règles particulières.

Dans les cas d’organisation les plus simples, les rôles de prescripteur et d’acheteur ne sont généralement pas

définis. L’engagement juridique est directement saisi par le gestionnaire d’EJ et validé par le responsable d’EJ,

le même acteur pouvant d’ailleurs jouer ces deux rôles.

LOGIGRAMME DU PROCESSUS P1, DECIDER UNE DEPENSE

Principe général

L’engagement juridique contient au moins les informations suivantes : le tiers, l’objet, les imputations

comptables et axes budgétaires (destinations…), les destinataires des paiements5, le montant.

Il peut aussi contenir d’autres informations telles que les éléments et dates de livraison et de réception

prévisionnels, les échéances de paiement prévisionnelles.

Il peut arriver dans certains cas que l’engagement juridique comporte plusieurs imputations (en fonction des

natures d’achat6 par exemple).

5 Le tiers payé peut être différent du tiers notifié (sous-traitance, affacturage, cessions-oppositions, etc.).

6 Les natures d'achat peuvent être précisées dans une nomenclature achat.



V 3.3

La saisie des engagements juridiques et l’établissement des échéanciers de livraison ou de paiement sont

effectués par le gestionnaire des engagements juridiques.

Les engagements juridiques peuvent également porter différents critères d’imputation qui permettront de

procéder à la génération des écritures comptables, lors des phases de service fait, d’ordonnancement et de

paiement : la nature comptable, les entités organisationnelles, les axes d’analyse (destinations, fournisseurs,

articles,...).

Impact comptable

L’engagement juridique ne donne lieu à aucune écriture en comptabilité générale, mais celui-ci peut

être porteur des critères utiles à la certification du service fait.

L’engagement juridique permet d’évaluer les paiements à venir, et d’anticiper ainsi les éventuels dépassements

de trésorerie.

Gestion des engagements juridiques dans le système d’information

La gestion des engagements juridiques dans les systèmes d’information, selon leur forme, devra offrir des

fonctionnalités permettant :

leur typage selon certaines catégories ;

le suivi de leur exécution ;

la gestion des échéanciers de paiements ou des échéanciers de livraison dont on peut déduire des

échéanciers de paiement, le cas échéant associés à chaque engagement juridique, permettant de

définir des jalons de paiement sur toute la durée de vie de l'engagement ;

la prise en compte des liens avec la gestion des immobilisations ou des stocks ;

la continuité de la gestion d’un exercice à l’autre ;

la cohérence avec les évènements postérieurs (service fait, paiement, etc.) ;

la clôture des engagements juridiques.

Dans la mesure où la nature de la dépense peut être connue dès l’engagement juridique, il est recommandé de

faire porter par ce dernier le compte général de façon à faciliter et sécuriser la génération des écritures

comptables associées au service fait.

2.1.7 P2 : Réaliser une dépense

Les acteurs intervenant dans ce processus ainsi que leurs rôles sont décrits ci-après.

Dans le cas des achats de biens et de prestations, le processus est le suivant :

Constatation du service fait : Le gestionnaire du service fait est chargé de contrôler la

conformité de la livraison avec l’engagement juridique.

Certification du service fait : Le certificateur du service fait vérifie la constatation de service fait

au regard notamment de l'engagement juridique correspondant et procède à la certification, celle-ci

donne lieu à une écriture de charge ou d’immobilisation en comptabilité générale. Le certificateur du

service fait a qualité d’ordonnateur.



V 3.3

Liquidation : Suite à la réception de la facture du fournisseur, la procédure de liquidation permet en

particulier de procéder au rapprochement de la facture avec le (ou les) service(s) fait(s) certifié(s) et le

(ou les) acte(s) juridique(s) considéré(s). Elle donne lieu à une demande de paiement (DP). La

demande de paiement est traitée en deux temps :

o Création de la DP : Le gestionnaire des demandes de paiement est chargé de la création

de la DP et de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte

auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires.

o Contrôle de la DP : Le responsable des demandes de paiement contrôle les DP

transmises par le gestionnaire des DP ; le cas échéant, il les modifie et procède à leur

validation. Il peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de

paiement ou en les supprimant. Il a la qualité d’ordonnateur.

Prise en charge de la demande de paiement : Le comptable de la prise en charge prend en

charge les DP et procède à leur mise en paiement. Il peut également procéder au rejet de certaines

DP ; dans ce cas, les DP sont retournées au gestionnaire ou au responsable des DP, sans avoir donné

lieu à écritures comptables. En cas de rejet, le comptable doit motiver son rejet. Il doit être possible

d’enregistrer un motif de rejet dans le système d’information. Le comptable vérifie également la

couverture de la dépense par rapport à la trésorerie. Pour ce faire, il peut s’appuyer sur les EJ, les

services faits et les factures associés qui permettent d’établir un échéancier de trésorerie et un plan de

trésorerie. La prise en charge de la DP par le comptable donne lieu à une écriture en comptabilité

générale.

Règlement de la dépense : Le responsable de la trésorerie (comptable) est chargé du paiement

des dépenses, soit sur ordre émanant des ordonnateurs, soit au vu des titres présentés par les

créanciers, soit de sa propre initiative, et de la suite à donner aux oppositions à paiement et autres

significations. Il est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à

l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités (y compris le

rapprochement bancaire), de la construction et la mise à jour des prévisions de trésorerie, de

l’intégration des opérations relatives aux régies. La dépense est réglée au profit du tiers fournisseur ou

au profit du tiers destinataire du paiement. Le paiement de la créance du fournisseur donne lieu à une

écriture en comptabilité générale.

Les acteurs opérationnels se voient attribuer un ou plusieurs rôles en fonction du choix d’organisation retenu

pour cet organisme.

Dans la représentation du processus suivant le logigramme infra, les différents intervenants dans le processus

sont modélisés par des rôles élémentaires, réalisant chacun une activité qui contribue au déroulement du

processus

Remarques :

En mode service facturier, les rôles de gestionnaire de DP, de responsable de DP, de comptable de la prise en

charge et de responsable de la trésorerie sont attribués au comptable.

Dans les cas d’organisation les plus simples, les différents rôles peuvent être portés par deux acteurs : un

ordonnateur, un comptable. Leur répartition dépend dans ce cas du mode d’organisation en service facturier ou

non.



V 3.3

2.1.7.1 Le service fait

La certification du service fait répond à un double objectif :

enregistrer la charge ou l’immobilisation en comptabilité générale au plus près du fait générateur, et

non lors de la prise en charge de la DP ;

améliorer la qualité comptable par la connaissance immédiate du niveau de charges, ou, le cas

échéant, d’immobilisations, à payer.

La certification du service fait emporte la comptabilisation de la charge ou de l’immobilisation en comptabilité

générale. Elle relève de l’ordonnateur.

Le service fait est un événement qui permet de constater la réalité de la dette de l’organisme. L’appréciation

matérielle du service fait implique de vérifier que les prestations sont réellement exécutées et qu’elles sont

exécutées conformément aux exigences formulées (exemples : absence de malfaçons sur les travaux réalisés

par un entrepreneur, fournitures non défectueuses, qualité attendue, etc.) ce qui permet de déterminer le

montant exact de la dette.

Dans certains cas, la constatation du service fait ne peut pas s’appuyer sur un événement précis comme peut

l’être la réception d’un colis (exemples : fournitures de fluides comme électricité, gaz, abonnements

téléphoniques, etc.). La constatation du service fait s’appuie alors sur les données de la facture ou de l’avis

d’échéance émis par le fournisseur et sera donc concomitante à la DP.

Le montant du service fait ne doit pas dépasser le montant de l’engagement juridique (commande) auquel il se

réfère. En revanche, un service fait peut être partiel, ce qui permet d’effectuer plusieurs services faits sur une

même commande7.

Les écritures comptabilisées lors de la certification du service fait, à partir des imputations portées par

l’engagement juridique, sont générées de manière automatique.

Le processus d’exécution de la dépense distingue deux événements permettant d’appréhender la notion de

service fait : sa constatation et sa certification.

La constatation du service fait

Elle permet de contrôler la réalité de l’obligation de l’organisme par un contrôle de la réalisation physique des

opérations et de leur conformité à la demande grâce au rapprochement avec l’engagement juridique. Le but de

cette étape est la vérification du fait générateur de la dette de l’organisme (par exemple, exécution de la

commande passée). C’est lors de cette procédure que peut être déterminée la date d’effet du service fait,

reconnue contractuellement comme date effective de la réception.

Dans la représentation du processus, l’activité de constatation du service fait est réalisée par le gestionnaire du

service fait. Il s’agit d’un rôle uniquement fonctionnel, relatif à la saisie des informations concernant le service

fait (quantité reçue, date d’effet, etc.).

7 Une commande peut par ailleurs être décomposée en fonction des natures de dépenses en jeu et des imputations comptables correspondantes.



V 3.3

La certification du service fait

Le certificateur du service fait a la qualité d’ordonnateur.

Il arrête et certifie le montant de la livraison / prestation conformément aux clauses du contrat (valeur du bien

/ de la prestation), et lorsqu’il s’agit d’une personne différente, aux informations fournies par le réceptionnaire.

Si le certificateur de service fait est à même de réaliser les deux étapes, le constat de service fait et la

certification de service fait peuvent être réalisés en une seule étape.

Le certificateur renseigne la date d’effet du service fait.

Il précise les autres éléments nécessaires pour l’étape suivante : date de livraison contractuelle / effective,

dates des éventuels ajournements, sursis, délais suspensifs, niveau de qualité, etc. Il arrête le montant de la

charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette fournisseur.

Une écriture en comptabilité générale est enregistrée (comptabilisation de la charge ou de l’immobilisation) lors

de la certification du service fait.

Impact comptable du service fait

La certification du service fait donne lieu à une écriture en comptabilité générale. Cette écriture débite le

compte de charges (ou d'immobilisation) correspondant à la nature de la dépense considérée et crédite le

compte de « factures non parvenues » (débit 6 ou 2, crédit 408).

Dans la mesure où la nature de la dépense peut être connue dès l’engagement juridique, il est recommandé de

faire porter par ce dernier le compte général de façon à faciliter et sécuriser la génération des écritures

comptables associées au service fait.

En application de la norme 2 relative aux charges applicable aux organismes, selon laquelle « le critère de

rattachement des charges à l’exercice est le service fait », la date d’enregistrement de la charge en

comptabilité générale doit correspondre à la date d’effet du service fait8.

Les systèmes d’information doivent permettre de sécuriser les écritures comptables associées à la certification

du service fait. Par exemple, des modèles d’écritures de service fait pourraient être paramétrables dans le

système sous le contrôle de l’agent comptable, de sorte qu’à la certification d’un service fait une écriture avec

un débit de charge ou d’immobilisation (selon la nature de la dépense) et un crédit du compte de « facture non

parvenue » soit générée. Cette écriture fera l’objet de contrôles par l’agent comptable au moment de la prise

en charge de la DP correspondante (et non lors du service fait).

Afin de garantir la qualité des écritures comptables associées au service fait, il est nécessaire que les outils

informatiques permettent d’automatiser leur génération à partir de modèles d’écritures portés par les

engagements juridiques, s’il y est fait recours (par exemple les comptes de charges peuvent être déduits

directement des natures d’achats renseignées dans les actes juridiques).

Les écritures comptables restent ainsi sous la responsabilité du comptable qui est garant des modèles

d’écritures associées au service fait à la comptabilisation de la dépense.

8 La date d’effet du service fait, est la date reconnue contractuellement comme date effective de la réception ; sa définition peut être variable

suivant les cahiers des clauses administratives générales (CCAG) des marchés publics et suivant le déroulement des procédures de réception

associées.



V 3.3

Le contrôle du comptable se recentre ainsi sur le paramétrage des outils informatiques et sur le pilotage de la

trésorerie, en coordination avec l'ordonnateur, afin de couvrir les paiements prévisibles dès l’engagement

juridique (échéanciers de livraison) ou dès le service fait.

Traitements de fin d’exercice

Lors des traitements de fin d’exercice, les services faits constatés (éventuellement dans un système

d’information distinct du système d’information financier) mais non encore certifiés doivent pouvoir être

restitués par le système d’information afin de donner lieu à une écriture de charges à payer.

2.1.7.2 Ordonnancement et prise en charge

La saisie de la DP est l’étape d’enregistrement des informations relatives aux factures et autres pièces relatives

à la dépense.

Une distinction doit être effectuée entre la « facture » envoyée par le fournisseur et la DP. La DP est le résultat

de la liquidation et peut porter sur tous les types de pièces associées à la dépense : factures, avances, avoirs,

etc.

Le comptable prend en charge les demandes de paiement au fil de l’eau : les bordereaux ne sont plus utilisés

dans un système d’information intégré et la transmission par voie dématérialisée des demandes de paiement et

des pièces justificatives est privilégiée9.

A titre de comparaison, les différentes étapes du processus dans le cas d’une organisation sans service facturier

et avec service facturier sont présentées ci-dessous.

ORGANISATION AVEC SERVICE FACTURIER ORGANISATION SANS SERVICE FACTURIER

9 Les bordereaux ne sont plus utilisés, sauf exception dans le cas où l’ordonnateur et le comptable disposent de deux systèmes d’information

différents et où le système d’information en amont n’est pas auditable. Dans ce cas, il faut se retourner vers le comptable et la règlementation

pour convenir d’un dispositif particulier à mettre en œuvre.



V 3.3

Ordonnancement sans service facturier

Dans l’organisation sans service facturier, la DP est saisie et validée par l’ordonnateur, puis transmise au

comptable qui, après l’avoir contrôlée, la prend en charge.

Le gestionnaire des DP crée la DP. Il effectue le rapprochement à trois éléments : EJ / service fait / DP.

Dans les cas courants, le rapprochement consiste à s’assurer que :

la facture correspond à un engagement juridique pour lequel un service fait a été certifié ;

le montant de la facture est inférieur ou égal au service fait non payé.

Le responsable des DP contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il

peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les

supprimer.

En cas de rejet, par le responsable des DP, ce dernier doit pouvoir motiver son rejet dans le système

d’information.

La validation du responsable des DP vaut ordre de payer pour le comptable auquel elle est

transmise. Pour ce faire, le responsable des DP a qualité d’ordonnateur.

Cas de rejet

En cas de rejet par le comptable, la DP est renvoyée vers l’ordonnateur. Celui-ci aura plusieurs choix possibles :

il pourra supprimer la DP si nécessaire ;

il pourra modifier la DP et la transmettre à nouveau au comptable pour comptabilisation ;

il pourra renvoyer la DP au comptable et requérir ce dernier.

Impact comptable de la validation de la DP par le comptable

A l’issue de la validation de la DP par le comptable, une écriture comptable est générée : débit du compte

« factures non parvenues », crédit du compte « fournisseur » (débit 408 / crédit 401).

Dans le cas où une comptabilité auxiliaire fournisseur est mise en œuvre, l’écriture suivante est générée : débit

du compte de « factures non parvenues » et crédit du compte du tiers fournisseur (débit 408 / crédit 401).



V 3.3

LOGIGRAMME DU PROCESSUS SANS SERVICE FACTURIER

Ordonnancement avec service facturier

Des services facturiers, placés sous l’autorité d’un agent comptable, peuvent être mis en place. Leur fonction

est de centraliser et mettre en paiement tout ou partie des factures émises par les fournisseurs de l’organisme.

Pour les organismes dont la taille et l’activité le justifient, la création et le traitement des demandes de

paiement par un service facturier sont recommandés, afin d’assurer le traitement industrialisé des factures, le

rapprochement à trois éléments (EJ, service fait, facture) et la mise en paiement.

Dans ce mode d’organisation, la certification du service fait vaut « ordre de payer ». Le reste du processus est

réalisé par le service facturier, dont l’intérêt est de mutualiser le traitement des factures, libérant ainsi les

services opérationnels d’actes administratifs consommateurs de ressources.

Du point de vue organisationnel et dans l’optique de supprimer tout contrôle redondant sur l’ensemble de la

chaîne de la dépense, le service facturier est placé sous la responsabilité du comptable.

Un contrat de service retraçant les droits et obligations entre parties prenantes doit être formalisé.



V 3.3

Le service facturier répond à un objectif significatif de gains en matière de délais, de ressources et de qualité

comptable.

Dans le cas d’un service facturier, l’ensemble du processus est réalisé par des rôles comptables : saisie,

contrôle, validation et comptabilisation des demandes de paiement. En fonction de l’organisation du service

facturier, plusieurs acteurs comptables peuvent intervenir pour jouer les différents rôles identifiés dans les

organisations sans service facturier.

Les rôles de gestionnaire et de responsable des DP sont attribués au sein du service facturier. Le responsable

des DP est également responsable de la comptabilisation liée à la validation de la DP.

Un même acteur peut jouer les deux rôles, mais pas sur la même DP (contrôle mutuel).

Le responsable de la trésorerie procède ensuite à la mise en paiement.

LOGIGRAMME DU PROCESSUS AVEC SERVICE FACTURIER



V 3.3

2.1.7.3 Mise en paiement

Les demandes de paiement comptabilisées sont mises en paiement par le responsable de la trésorerie. En

fonction des modalités de paiement, celui-ci réalise le paiement effectif, sur la base des informations portées

par ces DP : date de réception de la facture et délais de paiement déterminant l’échéance de paiement de la

facture. Le système d’information doit permettre tous les modes de paiement prévus par arrêté10.

Le paiement sous le contrôle du comptable peut être automatisé ou manuel.

Impact en comptabilité générale

Le paiement donne lieu à des écritures en comptabilité générale : débit du compte fournisseur (401), crédit du

compte de trésorerie (5). La date de comptabilisation est la date d’émission du paiement (génération du fichier

de virement par exemple).

2.1.7.4 Le paiement à échéance et le pilotage de la trésorerie

La gestion de la date d’échéance des factures sur les demandes de paiement permet de piloter le paiement à

échéance.

Sous réserve des exceptions prévues par les lois ou règlements, les paiements interviennent soit à l’échéance

de la dette, soit à l’exécution du service, soit lors de la décision individuelle d’attribution de subventions ou

d’allocations ou autre cas particulier (avances, etc.).

Toutes les dates de paiement correspondantes peuvent être traduites par une date de paiement à échéance.

Les systèmes d’information doivent être en mesure :

de proposer automatiquement au paiement les DP arrivées à échéance et gérer les règlements

correspondants ;

de calculer la date d’échéance11 des DP sur chacune d’entre elles ;

de donner la possibilité à l’ordonnateur et au comptable de modifier la date d’échéance, sans interférer

avec les règles de calcul des intérêts moratoires12 ;

de gérer les deux dates : date d’échéance réglementaire et date de paiement (modifiée par

l’ordonnateur et le comptable).

Exemple :

Une facture a une échéance au 15 novembre (elle est reçue le 15 octobre dans le service). Le 17 octobre, le

gestionnaire des demandes de paiement crée la DP correspondante, le 18 octobre le responsable des DP la

valide. Le 19 octobre le comptable la prend en charge. Elle sera mise en paiement le 15 novembre. Le

fournisseur sera payé le 16 novembre (délai de transaction éventuel).

10 Voir arrêté du 24 décembre 2012 relatif à la GBCP et énumérant les moyens de règlement publics.

11Pour rappel, la date d’échéance est calculée à partir de la date de réception de la facture (ou de la date d’effet du service fait si celle-ci est

postérieure) et du délai de paiement.

12 Le calcul des intérêts moratoires est basé sur le dépassement de la date d’échéance.



V 3.3

2.1.7.5 Suivi de la performance du processus

Dans le cas où le système d’information permet d’enregistrer le fait générateur du service fait, la date de

réception de la facture et la date de paiement, un dispositif de suivi de la performance du processus (délai

global de paiement, notamment) pourra inciter les gestionnaires à certifier le service fait au plus près de son

origine, à traiter les factures dès leur réception, et aux responsables de mettre en œuvre des mesures

correctives, le cas échéant. Le système d’information pourrait calculer automatiquement des indicateurs

permettant de suivre la performance du processus.

2.2 Suivi de la dépense

Il est recommandé de mettre en place des dispositifs de suivi, aux différentes étapes de la chaîne de la

dépense, afin de faciliter les contrôles, améliorer l’efficience du processus, la qualité comptable. Pour cela, des

tableaux de bord de suivi de l’avancement de la dépense peuvent être mis en place afin de disposer d’un état

de l’exécution au regard des prévisions, par exemple :

un état prévisionnel des EJ par échéance de réalisation et par échéance de paiement ;

état d’avancement de l’utilisation des EJ lors du service fait ;

un état des EJ ouverts / en cours ;

un état prévisionnel des demandes de paiement par échéance ;

etc.

Un tableau de bord de suivi des décaissements peut être également mis en place pour piloter la trésorerie.

2.3 Variantes du processus liées à des natures de dépenses particulières

Le processus standard de la dépense décrit précédemment repose sur 4 actions majeures :

l’engagement juridique ;

le service fait ;

l’ordonnancement ;

la mise en paiement.

Toutefois, suivant la nature des dépenses considérées, certaines de ces actions ne peuvent pas être

directement traitées dans le système d’information suivant le processus standard.



V 3.3

Les cas suivants doivent en particulier faire l’objet d’un traitement spécifique :

Service fait concomitant à l’engagement juridique (cas, par exemple, de décisions de versement

de subventions, sans conditions ou pour lesquelles les conditions sont déjà remplies) : le système

d’information peut offrir la possibilité de certifier le service fait dès l’engagement juridique, sans avoir

besoin de procéder à sa saisie distincte et à sa validation par des acteurs habilités.

Service fait concomitant à la DP (cas par exemple des marchés de travaux où un mémoire établi

contradictoirement entre les parties tient lieu de service fait et de créance à payer) : le système

d’information doit pouvoir permettre de comptabiliser directement la charge ou l’immobilisation en

comptabilité générale lors de la prise en charge de la DP par le comptable (sans recours à un compte

de factures non parvenues).

Dépense sans engagement juridique préalable (cas notamment des dépenses de fluides)13 : le

système d’information doit pouvoir permettre d’enregistrer directement la charge en comptabilité

générale, lors de la prise en charge par le comptable.

13 En mode service facturier, la DP saisie par le comptable ne pourra être validée par celui-ci qu’après autorisation de l’ordonnateur.



V 3.3

Paiement réalisé avant l’ordonnancement (cas par exemple d’un paiement par

prélèvement) : Le système d’information doit permettre de traiter le rapprochement d’un

décaissement avec une DP ultérieure.

2.4 Compléments et cas de gestion particuliers

2.4.1 Paiement collectif et validation en masse de demandes de paiement

Dans le cas de dépenses de même nature au bénéfice de plusieurs créanciers, deux solutions sont

envisageables dans le système d’information pour simplifier le processus et réduire les traitements :

Emettre autant de demandes de paiement que de créanciers concernés.

Les DP, une fois établies, peuvent être validées en masse par l’ordonnateur, puis prises en charge

globalement par le comptable, sans qu’il soit nécessaire de valider individuellement chaque DP. Cette

solution nécessite la mise en œuvre d’une fonctionnalité dématérialisée de validation en masse d’un

ensemble de DP. Les paiements seront par la suite réalisés pour chaque DP.

Réaliser un paiement individuel pour chaque créancier (sur la base des données généralement

fournies par un système d’information externe).

Dans ce cas, une seule DP est émise portant sur l’ensemble des créanciers concernés, pour le montant

cumulé des sommes dues à l’ensemble des créanciers. La DP est validée par l’ordonnateur et le

comptable, de manière analogue à une DP normale. Les paiements individuels doivent pouvoir être

associés à la DP. Les paiements sont réalisés pour chaque créancier et font l’objet d’un rapprochement

avec la DP.

Cas de la paye : La paye étant généralement effectuée en dehors du système d’information (système de paye),

les écritures comptables associées peuvent être intégrées directement, si le système le permet, sous forme

d’écritures en comptabilité générale. A défaut, cette intégration peut être réalisée sous forme de demandes de

paiement collectives (sans engagement préalable, ni service fait, ni décaissement, référençant un tiers

générique collectif), de manière analogue à des dépenses dont le paiement est réalisé avant ordonnancement.



V 3.3

2.4.2 Montant de la DP supérieur à la commande / au service fait

Dans certains cas de gestion, le montant de la DP peut être supérieur au montant engagé ou réceptionné. Des

seuils de tolérance peuvent être définis par le comptable et l’ordonnateur pour ne pas bloquer l’exécution.

Deux cas sont dès lors à distinguer:

le montant de la DP est supérieur au montant engagé et réceptionné mais inférieur ou égal au seuil de

tolérance fixé14 :

o dans ce cas, il n’y a pas de blocage dans le système d’information pour la création de la

DP ;

o un impact comptable (sur les comptes de charges ou d’immobilisation d’origine) a lieu à

hauteur du montant dépassé et ce dans la limite du seuil de tolérance, au moment de la

prise en charge par le comptable ;

le montant de la DP est supérieur au montant de l’EJ, au service fait et au seuil de tolérance fixé :

o dans ce cas, le système d’information doit prévoir un blocage de la DP qui ne doit pas

pouvoir être validée ; il est alors nécessaire de procéder à une modification de l’EJ et à un

service fait complémentaire.

2.4.3 Autres cas de gestion particuliers

Le traitement comptable est inchangé dans les nouvelles normes comptables pour les autres cas de gestion

particuliers, par exemple :

les avoirs ;

les indus ;

les avances ;

les acomptes ;

les retenues de garantie ;

les pénalités.

Pour les impacts en comptabilité générale, les éléments déjà décrits dans le DPG (Fascicule 3 : Dépenses)

s’appliquent de la même façon aux organismes non soumis à la comptabilité budgétaire.

2.5 Simplifications dans le cas d’organisations simples

Les possibilités de simplification

Les simplifications possibles sont liées à des modalités d'organisation spécifiques et pour des natures de

dépenses et des montants sans enjeux pour l'organisme.

L’ensemble des dispositions décrites ci-dessus doivent s’appliquer. Toutefois, des simplifications des processus

précédemment décrits peuvent être envisagées, tout en respectant les principes sous-tendus par les nouvelles

normes pour les organismes qui satisferont aux critères et selon les modalités définies ci-dessous.

14Dans la mesure où le contrôle de seuil est réalisé dans le système d’information, il est souhaitable que les seuils soient paramétrables pour

prendre en compte leur évolution. Par exemple, à hauteur de 1% de l’engagement juridique et dans la limite de 50 euros.



V 3.3

2.5.1 Les conditions d’application des mesures de simplification

Un organisme est éligible au dispositif simplifié sous réserve de vérifier l’une des conditions suivantes :

effectif total de l’organisme inférieur ou égal à 20 ETPT ;

montant cumulé des dépenses hors dépenses de personnel et hors dépenses d’intervention, inférieur

ou égal à 500 000 euros par an15 ;

nombre de factures traitées inférieur ou égal à 1 000 par an.

Pour les organismes éligibles, l’ordonnateur soumet aux tutelles (techniques et financière), après accord de

l’agent comptable, la demande d’application de ces mesures de simplification.

Les tutelles valident ou rejettent la demande d’application16.

2.5.2 Le processus simplifié d’exécution de la dépense

L’exécution des dépenses

Les dépenses pluriannuelles et les dépenses d’investissement sont exécutées en suivant systématiquement

toutes les étapes du processus standard de la dépense : l’engagement juridique, le service fait et la demande

de paiement. L’organisme doit effectuer un suivi détaillé et exhaustif des dépenses relevant de ce périmètre.

Les autres dépenses sont exécutées selon la variante applicable pour les dépenses sans engagement

préalable17. La demande de paiement constitue alors la seule étape du processus :

le service fait est concomitant au traitement de la demande de paiement (enregistrement en

comptabilité générale de la charge ou de l’immobilisation, et impact comptable lors de la prise en

charge de la demande de paiement par l’agent comptable).

Le suivi des dépenses pluriannuelles et des dépenses d’investissement

Pour les organismes ne disposant pas d’un système d’information permettant de retracer toutes les étapes du

processus de la dépense, et si le volume et les montants en jeu sont limités, le suivi des dépenses

pluriannuelles et des dépenses d’investissement pourra être réalisé en utilisant une solution bureautique

(tableur)18.

Exemple de simplification du processus dépense dans le cas d’organisations à effectifs limités

Pour certains organismes, les services ordonnateur et comptable se réduisent chacun à un seul acteur qui doit

réaliser l’ensemble des activités relatives au traitement des dépenses.

Dans ce contexte, la mise en œuvre du processus « Dépense » s’en voit simplifiée, tout en conservant les

étapes obligatoires du traitement de la dépense.

15Ce critère ne concerne pas les opérations réalisées pour compte de tiers.

16 Les arrêtés ministériels préciseront les modalités d’application de cette procédure.

17 Cf. paragraphe « Variantes du processus liées à des natures de dépenses particulières ».

18 Il convient dans ce cas de renforcer le dispositif de contrôle interne.



V 3.3

3 CONSEQUENCES SUR LES AUTRES DOMAINES

3.1 Domaine Recette

L’application du décret GBCP et des nouvelles normes comptables sur le domaine Recette a quatre impacts

principaux au regard des pratiques actuelles :

Evolution du processus et des faits générateurs associés permettant la constatation des écritures

en comptabilité générale ;

Remplacement du dispositif de ressources affectées par des produits et/ou des opérations pour

compte de tiers ;

Développement de la dématérialisation des flux ;

Meilleure visibilité sur la trésorerie par la réalisation et le suivi des prévisions d’encaissements.

3.1.1 Focus sur l’évolution du processus et des faits générateurs de comptabilisation de la recette

en comptabilité générale

Le processus de la recette s’organise autour de cinq activités principales, chacune étant associée à un rôle. Ces

activités et rôles sont décrits ci-dessous.



V 3.3

Etape 1 : Constatation d’une créance

Le processus débute avec la constatation d’un droit, d’une créance. L’évènement à l’origine de la créance qui

ouvre ce droit peut être une vente, une prestation réalisée, etc. Il est constaté en général par un service

métier. Cette étape consiste principalement à préparer la facturation et à réunir les pièces justificatives qui

permettront ensuite au gestionnaire des titres de recette d’émettre le titre de recette.

Par ailleurs, les systèmes d’information peuvent offrir aux organismes qui en ont le besoin (niveau important de

ventes de biens ou de prestations de services) des fonctionnalités permettant la constatation des produits

dès l’acquisition du droit par l’organisme19.

Cette constatation des droits dans le système d’information peut se faire de deux manières :

par simple validation par le service métier de l’acquisition du droit ; cette validation doit être valorisée

financièrement mais ne porte pas nécessairement les informations nécessaires à un suivi détaillé de la

créance (imputations comptables, nature de la créance, débiteur, prévision d’encaissement, etc.) ;

par certification de l’acquisition du droit (C.A.D) par le service métier : cette validation doit être

valorisée financièrement et porter les imputations comptables permettant le suivi et le recouvrement

de la créance ; elle se traduit par une écriture comptable de produit à recevoir (débit du compte

418 – Client – produit non encore facturé par le crédit d’un compte de classe 7 - Produits).

Dans les deux cas, une restitution permettra de connaître à n’importe quel moment de l’exercice le montant

des produits à recevoir. Le critère de rattachement des produits à l’exercice est précisé, selon chaque

catégorie de produit, dans la norme « produits » du recueil des normes comptables des organismes.

Etape 2 : Liquidation de la créance

Le gestionnaire du titre de recette est en charge de la collecte des différentes informations et pièces

nécessaires à la liquidation de la créance. Il crée le titre de recette, qui est validé par le responsable du titre de

recette.

Cette étape n’a aucun impact comptable. Le titre de recette n’est pas transmis au débiteur à cette étape.

Etape 3 : Prise en charge du titre de recette

Une fois validé par le responsable du titre de recette qui doit avoir qualité d’ordonnateur, le titre de recette vaut

ordre de recouvrer et est transmis au comptable de la prise en charge des recettes. Ce dernier prend en

charge et valide le titre de recette, qui est alors comptabilisé en comptabilité générale.

La comptabilisation du titre de recette a les impacts suivants :

comptabilité générale :

o débit d’un compte de créances (classe 4), crédit d’un compte de produits (classe 7)20 ;

dans le cas où une comptabilité auxiliaire client est mise en œuvre :

o débit du compte du tiers, concomitamment au débit du compte de créances (classe 4) en


19 Le recueil des normes comptables des organismes indique en effet que “ le fait générateur d’un produit correspond à l’acquisition du droit par

l’organisme. Le produit est rattaché à l’exercice au cours duquel il est acquis à l’organisme, dès lors qu’il peut être mesuré de manière fiable ”.

20Ou 418 dans le cas de CAD



V 3.3

Le comptable prend en charge les titres de recette au fil de l’eau : les bordereaux ne sont plus utilisés dans un

système d’information intégré et la transmission par voie dématérialisée des titres de recettes et des pièces

justificatives est privilégiée21.

La facture ou l’avis des sommes à payer peut être envoyé au débiteur par le comptable ou par l’ordonnateur.

Etape 4 : Recouvrement

Le comptable du recouvrement mène ensuite les actions de recouvrement adaptées.

Le comptable du recouvrement est chargé du recouvrement et des contentieux éventuels. Il dispose pour cela

du titre de recette, qui fonde l’action de recouvrement et a force exécutoire dans les conditions prévues par

l’article L.252 du livre des procédures fiscales. Le comptable public muni de ce titre de recette exécutoire peut

poursuivre l’exécution forcée de la créance correspondante auprès du débiteur.

Etape 5 : Encaissement

Le responsable de la trésorerie reçoit l’encaissement, qui est comptabilisé en comptabilité générale, et réalise le

rapprochement avec le titre de recette. L’encaissement a les impacts suivants :

en comptabilité générale :

o débit d’un compte de trésorerie (compte de classe 5) ;

o crédit du compte de créances (compte de classe 4) ;

en comptabilité auxiliaire client (si celle-ci est mise en œuvre) :

o concomitamment au crédit du comptes de créances (compte de classe 4), crédit du

compte client.

Cas de gestion particuliers

Le traitement comptable est inchangé dans les nouvelles normes comptables pour les cas de gestion

particuliers, par exemple :

corrections ;

réductions et annulations de recettes ;

admissions en non-valeur ;

remises gracieuses ;

réductions à caractère commercial (rabais, remises, ristournes) ;

escompte ;

modifications d’imputations.

Pour les impacts en comptabilité générale, les éléments déjà décrits dans le DPG (Fascicule 4 : Recettes)

s’appliquent de la même façon aux organismes non soumis à la comptabilité budgétaire.

21Les bordereaux ne sont plus utilisés, sauf exception dans le cas où l’ordonnateur et le comptable disposent de deux systèmes d’information

différents et où le système d’information en amont n’est pas auditable. Dans ce cas, il faut se retourner vers le comptable et la règlementation

pour convenir d’un dispositif particulier à mettre en œuvre.



V 3.3

3.1.2 Focus sur le remplacement du dispositif des ressources affectées

La procédure budgétaire et comptable des ressources affectées ne sera plus autorisée à partir du

1er janvier 2016.

Il est conseillé de suivre les opérations précédemment traitées en ressources affectées comme :

des opérations pour compte de tiers, dès lors qu’il s’agit d’opérations pour lesquelles l’organisme ne

dispose d’aucune marge d’appréciation : ces opérations sont suivies en comptabilité générale ;

des produits en comptabilité générale, dès lors qu’il s’agit d’opérations pour lesquelles l’organisme

dispose d’une marge d’appréciation : ces opérations ne sont pas spécifiquement distinguées des autres

produits en comptabilité générale.

Les opérations gérées en ressources affectées au 31/12/2015 devront être reclassées suivant l’une de ces

possibilités.

Ces opérations peuvent toutefois faire l’objet d’un suivi analytique si l’organisme souhaite disposer d’une

traçabilité de ces opérations en gestion.

3.2 Domaine Comptabilité

Les principes d’application du décret GBCP et des nouvelles normes comptables sur le domaine Comptabilité ont

deux impacts principaux pour les organismes au regard des pratiques actuelles :

Une instruction comptable et un nouveau plan de comptes unifié qui découle des nouvelles

normes ;

La recommandation de mettre en place des arrêtés intermédiaires et des pré-clôtures afin

d’anticiper la clôture annuelle pour respecter la réduction des délais de production des

comptes (fin février au lieu de fin mars).

3.2.1 Une instruction comptable et un nouveau plan de comptes unifié

Dans le cadre des travaux liés au futur recueil des normes comptables applicables aux organismes dépendants

de l’Etat, une nomenclature unique est mise en place pour l’ensemble des organismes régis par le titre III du

décret GBCP.

Le projet de nomenclature commune M9 des organismes publics peut être consulté sur le Forum de la

Performance, en version projet à l'adresse suivante : http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/cadre-

gestion-publique/gbcp-organismes-publics/presentation-projet-nomenclature-commune-m9#.VNo0XWB0zIU et

gbcp2016.finances.gouv.fr/

Les systèmes d’information (SI) comptables et financiers des organismes doivent pouvoir permettre aux agents

comptables d’enregistrer les opérations en comptabilité générale conformément aux principes décrits dans le

recueil des normes comptables des organismes, à l’instruction qui le décline et au plan de comptes unique.

http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/cadre-gestion-publique/gbcp-organismes-publics/presentation-projet-nomenclature-commune-m9#.VNo0XWB0zIU

http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/cadre-gestion-publique/gbcp-organismes-publics/presentation-projet-nomenclature-commune-m9#.VNo0XWB0zIU



V 3.3

Autres référentiels

Les autres référentiels sont propres à chaque organisme. A titre d’exemple, les référentiels suivants peuvent

être envisagés :

Organisation : l’axe « Organisation » permet de décrire les structures de l’organisme. Le budget de

l’organisme peut être ventilé sur les structures organisationnelles ;

Le référentiel relatif aux axes d’analyse : plusieurs axes d’analyse peuvent être définis pour suivre ou

piloter la gestion opérationnelle des organismes (natures analytiques, centres de coûts, affaires,

destination, activités, opérations, projets, etc.).

3.2.2 La mise en place de comptabilités auxiliaires

Le principe des comptabilités auxiliaires est de spécialiser une partie des comptes de comptabilité générale pour

rationaliser le travail de saisie et enrichir la qualité et le détail des restitutions dans les comptes.

Les comptes auxiliarisés sont détaillés selon le suivi attendu, et sont liés à un compte de comptabilité générale.

Les écritures issues des actes de gestion mouvementent uniquement les comptes auxiliarisés et sont

automatiquement retranscrits sur le compte de comptabilité générale.

Aucune écriture n’est jamais saisie directement sur un compte de comptabilité générale. Ce compte est

alimenté automatiquement en temps réel à partir des comptes individuels de comptabilité auxiliaire qui lui sont

liés, ceci pour garantir une concordance absolue entre la comptabilité générale et les comptabilités auxiliaires.

La traçabilité entre ces deux comptabilités doit être assurée.

Les principales comptabilités auxiliaires concernent les comptes individuels de tiers, clients et fournisseurs, ainsi

que les immobilisations et les stocks.

La mise en place de comptabilités auxiliaires est fortement recommandée, en ce sens qu’elles permettent

d’améliorer le suivi des soldes clients et fournisseurs, des immobilisations et des stocks. Elles nécessitent de

mettre en place des référentiels des fournisseurs, des clients, des immobilisations, et des articles (pour les

stocks) détaillés, centralisés et auditables, qui seront utilisés pour décliner le compte de comptabilité générale

en autant de comptes (individualisés) de comptabilité auxiliaire qu’il y a d’entités dans le référentiel concerné.

3.2.3 La mise en place de travaux de fin d’exercice permettant de sécuriser la clôture des comptes

Les objectifs des travaux de fin d’exercice peuvent être déclinés de la manière suivante :

assurer le respect des principes d’annualité et d’indépendance des exercices. En comptabilité

générale, le respect du principe d’indépendance des exercices est basé sur la notion de droits constatés

et notamment sur le rattachement des charges et des produits à l’exercice. Cela permet de disposer

d’une vision exhaustive du résultat patrimonial de l’organisme et de comparer son activité d’un exercice

à l’autre22.

renforcer l'apport des comptabilités comme outil d'aide à la gestion. Les comptes doivent être

produits dans des délais compatibles avec leur bonne utilisation pour la gestion de l’organisme.

22 En cas de changement du modèle de gestion (exemple du passage au GBCP au 1er janvier 2016), la comparaison entre exercices pour l’exercice

de la bascule n’est pas possible.



V 3.3

assurer le respect du calendrier d’arrêt des comptes par l’organe délibérant et d’intégration, en

valeur d’équivalence, des comptes des organismes dans les comptes de l’Etat. Les comptes d’un

exercice intégrant l’ensemble des opérations de fin d'exercice doivent être transférés à l’infocentre de

la DGFiP au plus tard au 31 janvier N+1.

produire le compte financier de l’organisme. Le compte financier de l'organisme est établi par

l'agent comptable à la fin de chaque exercice, en étroite collaboration avec l'ordonnateur. Le compte

financier est visé par l'ordonnateur qui certifie que ce compte retrace les comptabilités dont il est

chargé et les ordres et informations transmis à l'agent comptable. Il est soumis par l'ordonnateur à

l'organe délibérant, qui l'arrête, après avoir entendu l'agent comptable. Il est accompagné d'un rapport

de gestion établi par l'ordonnateur pour l'exercice écoulé et d’un rapport établi par l’agent comptable.

Les travaux de fin d’exercice peuvent être facilités notamment par :

o la réalisation d’arrêtés intermédiaires et d’une pré-clôture ;

o des travaux de préparation relatifs aux objets de gestion.

Arrêtés intermédiaires

Selon ses possibilités techniques et humaines, l’organisme peut décider de la mise en place d’arrêtés mensuels

ou infra-annuels (partiels ou complets).

Un arrêté partiel23 permet de limiter le périmètre d’analyse aux charges et produits dont les cycles sont les plus

récurrents.

Au-delà de la réalisation d’arrêtés périodiques, un arrêté intermédiaire complet (semestriel) portant sur

l’intégralité des opérations peut être réalisé. Les résultats de cet arrêté pourront être utilisés en comptabilité

analytique, pour calculer à mi année un résultat en coûts complets.

Les travaux d’arrêté intermédiaire se structurent autour de la mise à jour des objets de gestion selon l’activité

de l’organisme.

Le périmètre d’un arrêté intermédiaire est défini par l’organisme en fonction de ses besoins. Par exemple, les

arrêtés intermédiaires pourront cibler :

la mise à jour des factures clients pour les organismes ayant des facturations clients non linéaires ;

le contrôle des stocks pour leur intégration en comptabilité : les organismes pratiquant un inventaire

intermittent et dont les stocks peuvent être volumineux ou diversifiés, peuvent générer des gains de

temps ultérieurs en pratiquant des arrêtés intermédiaires ;

la mise en service régulière des immobilisations : des travaux peuvent également être conduits sur les

immobilisations, notamment dans le cadre de leur financement, sur le rapprochement avec l’inventaire

physique, sur la cohérence comptabilité auxiliaire/comptabilité générale et sur les provisions.

Le système d’information doit prévoir la possibilité de faire des arrêtés comptables mensuels.

Pré-clôture en date du 30 novembre N

Une pré-clôture de certains cycles d’opérations à évolution lente peut être mise en place au cours du dernier

trimestre.

23 Par exemple, un organisme qui pilote principalement son activité via la comptabilité analytique a tout intérêt à contrôler régulièrement dans

l’année l’évolution de ses coûts d’exploitation hors personnel (achats, production).



V 3.3

La pré-clôture consiste à clôturer ces cycles par avance, puis à recenser ultérieurement les éléments ou

événements intervenus entre la date de pré-clôture et celle d’arrêté des comptes susceptibles de remettre en

cause les évaluations réalisées. Les cycles de provisions pour risques et charges, les mises en service et sorties

d’immobilisations et les prises en compte des risques relatifs aux créances clients se prêtent particulièrement à

ce type d’approche.

Par ailleurs, des opérations non strictement liées à l’inventaire, et normalement réalisées au fil de l’eau,

pourront être initiées de façon anticipée lors de la pré-clôture de façon à résoudre par avance des anomalies qui

ne seraient détectées qu’à l’occasion de la clôture. C’est le cas par exemple des opérations d’apurement des

comptes d’imputation provisoire, de la centralisation des opérations des régies, des contrôles de cohérence

entre les comptabilités auxiliaires et générale, notamment de l’ajustement entre les comptes clients et les

restes à recouvrer.

Apurement des objets de gestion au fil de l’eau

La mise à jour des objets de gestion permet de fiabiliser l’identification des charges à payer en période

d’inventaire. Les charges à payer sont les dépenses qui n’ont pas été réglées aux fournisseurs soient :

les services faits certifiés, mais non payés ;

les services faits constatés mais non certifiés ;

les réceptions non constatées dans le système d’information.

Les services faits certifiés sont des charges à payer déjà comptabilisées en comptabilité générale.

En fin d’exercice N, suite aux opérations de préparation de fin d’exercice sur le processus de la dépense, le

recensement des réceptions sans service fait constaté, des services faits constatés non certifiés, ainsi que des

demandes de paiement sans EJ non comptabilisées, permet d’identifier les charges à rattacher sur l’exercice N.

Ces actions de recensement peuvent impliquer des acteurs différents selon le type de dépense (avec ou sans

EJ) :

service métier ;

gestionnaire du service fait ;

certificateur du service fait ;

gestionnaire des demandes de paiement ;

responsable des demandes de paiement.

Seules ces « charges à payer à comptabiliser » (CAPAC) font l’objet d’une écriture spécifique en période

d’inventaire, les services faits certifiés, mais non payés, faisant eux l’objet d’une comptabilisation au fil de l’eau.

Les événements de gestion susceptibles d’entraîner des CAPAC doivent pouvoir être restitués dans le système

d’information quel que soit leur mode d’identification.

L’écriture est extournée en début d’exercice N+1, en date comptable du 01/01/N+1, pour solder le compte 408

par le débit du compte de charge correspondant.

Le système d’information peut prévoir une contre-passation (extourne) automatique en début d’exercice N+1

de toutes les charges à payer et produits à recevoir comptabilisés au 31/12/N.



V 3.3

Engagements hors-bilan

Les engagements hors bilan24, portés en annexe des comptes de l’organisme, répondent à la définition générale

des passifs et actifs éventuels qui consistent :

soit en une obligation pour les engagements donnés (ou un droit pour les engagements reçus) potentiel

de l’organisme à l’égard de tiers résultant d’événements dont l’existence ne sera confirmée que par la

survenance, ou non, d’un ou plusieurs événements futurs incertains qui ne sont pas totalement sous le

contrôle de l’organisme ;

soit en une obligation (ou un droit) de l’organisme à l’égard de tiers dont il n’est pas probable ou

certain qu’elle provoquera une sortie (ou une entrée) de ressources à l’extinction de l’obligation (ou du

droit).

En particulier, les engagements juridiques relatifs à des opérations pour lesquelles le service fait n’est pas

intervenu doivent être mentionnés en engagements hors bilan.

Le système d’information peut prévoir un enregistrement systématique de tous les engagements juridiques

sans service fait en engagement hors-bilan.

Ces principes s’appliquent également aux engagements reçus pour lesquels les règles et modalités d’inscription

à l’annexe sont identiques à celles des engagements donnés » (norme 13 – engagements EPN).

Dès lors qu’une obligation (ou un droit) répond aux définitions ci-dessus, un engagement hors bilan doit être

mentionné en annexe.

Les engagements hors bilan peuvent être comptabilisés en utilisant des comptes de classe 8, via une demande

de comptabilisation de l’ordonnateur au responsable de la comptabilité générale.

4 LE PILOTAGE DE LA TRESORERIE

4.1 Présentation générale du pilotage de la trésorerie

L’agent comptable est le seul responsable de la gestion de la trésorerie. La construction du plan de trésorerie

est réalisée en concertation avec l’ordonnateur.

Sont définies comme opérations de trésorerie « les mouvements de numéraire, de valeurs mobilisables, de

comptes de dépôts et de comptes courants, ainsi que les opérations intéressant les comptes de créances et de

dettes afférents à la trésorerie définies par un arrêté du ministre chargé du budget » (article 43 du décret

GBCP).

Les opérations de trésorerie sont exécutées par les comptables publics soit spontanément, soit sur l’ordre des

ordonnateurs.

Par ailleurs, l'article 48 du même décret dispose que « la caisse d'un poste comptable est unique ». En

conséquence, quelle que soit leur origine, toutes les disponibilités d'un organisme public sont utilisées pour le

24 Les projets de normes validés par le Conseil de normalisation des comptes publics peuvent être consultés sur le site du CnoCP en

version documents de travail à l'adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/cnocp/documents-travail-0

http://www.economie.gouv.fr/cnocp/documents-travail-0



V 3.3

règlement de toutes ses dépenses et l’encaissement de toutes ses recettes et ce, quelle que soit la nature de

ces dernières (opérations pour comptes de tiers notamment).

Optimisation de la trésorerie

Une gestion optimisée de la trésorerie se traduit notamment par un niveau de trésorerie bas. Une trésorerie

déficitaire se traduit par des coûts de gestion liés à la couverture de ce déficit. Une trésorerie excédentaire

signifie en revanche un gel de liquidités qui pourraient être mobilisés sur d’autres projets. La gestion de la

trésorerie doit donc être optimisée.

La trésorerie d’un organisme doit tendre vers zéro, mais son solde quotidien ne doit jamais être négatif.

L’organisme doit donc identifier une marge de sécurité financière, à déterminer en fonction de ses activités, en

deçà de laquelle il ne doit pas descendre. Les systèmes d’information peuvent, le cas échéant, être configurés

de façon à alerter l’ordonnateur et l’agent comptable que la trésorerie de l’organisme risque de tomber, au vu

des échéances de paiement et des prévisions de décaissements, en-deçà du seuil de sécurité.

Le pilotage de la trésorerie

Le pilotage de la trésorerie est un outil à disposition du comptable et de l’ordonnateur permettant d’assurer

la gestion courante de chaque organisme. Cet outil de pilotage n’est pas spécifiquement introduit par le décret

GBCP, mais sa mise en œuvre est fortement recommandée pour améliorer la gestion courante des organismes.

Les prévisions de trésorerie permettent d’évaluer les besoins futurs en trésorerie sur l’année en cours et les

années suivantes.

Les prévisions de trésorerie sont :

pluriannuelles ;

détaillées suivant une maille de temps infra-annuelle (en fonction du calendrier de dialogue de gestion

et des besoins de pilotage, trimestrielle par exemple, voire mensuelle en fin d’année) ;

pilotées à une maille organisationnelle décidée par l’organisme.

Un plan prévisionnel de trésorerie doit être élaboré par l’organisme, lui permettant de mieux analyser et

anticiper ses encaissements et ses décaissements et complétant l’information de l’organe délibérant à l’occasion

du vote du budget. Il traduit le plus exactement possible en termes de flux financiers, quantifiés et datés, les

évènements de gestion de l’année qui vont donner lieu à encaissements et décaissements.

L’objectif de ce plan de trésorerie est de veiller à l’absence de constitution superflue de trésorerie ou à l’inverse

d’éviter un niveau de décaissement supérieur aux capacités financières de l’organisme sur un ou plusieurs mois.

La programmation des dépenses et des recettes, couplée à une gestion rigoureuse des délais de paiement et de

recouvrement, sont les principaux leviers.

Enfin, le plan de trésorerie est particulièrement nécessaire dans le cas des organismes non soumis à la

comptabilité budgétaire dont le modèle économique repose sur une des ressources propres majoritaires

finançant l’activité et un pilotage par le résultat. La maîtrise des encaissements est donc un enjeu majeur pour

assurer la bonne marche et la pérennité de l’activité.



V 3.3

4.2 Prévisions de décaissements

Les informations saisies au moment de la DP (date de réception de la facture et conditions de paiement)

permettent de déterminer la date d’échéance de paiement de la facture. Les besoins en trésorerie, par

échéance, peuvent être définis sur la base des échéances de l’ensemble des demandes de paiement : les

besoins en trésorerie reposent notamment sur la différence entre les engagements souscrits et les paiements

déjà effectués sur ces engagements.

Le pilotage de la trésorerie s’appuie sur :

d’une part des engagements fournisseurs pris sur l’exercice et les exercices passés, en attente de

service fait ;

d’autre part des engagements ayant donné lieu à service fait, en attente de paiement (correspondant

aux charges à payer).

Le système d’information doit être à même de restituer ces éléments sur la base des engagements souscrits,

des DP en attente de paiement, et des paiements réalisés.

En cas de manque de trésorerie, l’ordonnateur peut intervenir sur la date d’échéance des DP de façon à en

différer le paiement, en priorisant celles qui sont les plus urgentes.

Selon les besoins de gestion, la modification de la date d’échéance des DP doit être possible dans le système

d’information, y compris après leur prise en charge, de façon à en repousser ou à en avancer le paiement.

Les prévisions de décaissements permettent d’évaluer les besoins futurs en trésorerie sur l’année en cours et

les années suivantes.

4.3 Prévisions d’encaissements

Il convient lors des différentes phases du processus de la recette de veiller à :

la qualité du pilotage et du suivi des recettes : elles peuvent faire l’objet d’un suivi dès la « commande

client » ou plus généralement dès l’événement à l’origine de la créance client ;

la bonne identification et le correct enregistrement des créances (notamment l’exhaustivité des

imputations) ;

Les prévisions d’encaissement peuvent s’appuyer sur :

des commandes clients souscrites sur l’exercice et les exercices passés, en attente de réalisation : les

échéances de livraison (et les prévisions de facturation associées) des commandes client permettent

d’évaluer les encaissements de l’exercice en cours et des exercices suivants ;

des commandes ayant donné lieu à la constatation d’un droit (prestations effectuées, livraisons de

marchandises...) en attente de facturation (correspondant aux factures à établir) ;

des créances en attente de règlement.

Le système d’information doit être à même de restituer ces éléments sur la base des commandes clients en

cours, des créances en attente de paiement, et des règlements reçus.

L’articulation entre le système d’administration des ventes (ADV), lorsqu’il existe, et le système de gestion

financière doit permettre de constituer des prévisions d’encaissement.



V 3.3

La mise en œuvre d’un système d’ADV, pour un organisme dont les ressources sont étroitement liées aux

ventes, peut apporter des éléments indispensables pour la programmation des recettes et des encaissements :

programmation à long terme à partir des contrats clients en lien avec la stratégie de l’organisme,

programmation à court terme avec les commandes en cours de réalisation.

5 DEMATERIALISATION

5.1 Présentation générale de la dématérialisation

Définition

La dématérialisation consiste à mettre en œuvre des moyens électroniques pour effectuer des opérations de

traitement, d’échange et de stockage sans support papier.

Principes

Les organismes doivent pouvoir procéder à la mise en œuvre de la dématérialisation de « bout en bout », c’est-

à-dire de l’initialisation du document à son stockage.

La dématérialisation devra permettre des échanges entre :

Les acteurs internes de l’organisme (ex : acheteurs, gestionnaires) ;

L’organisme et les acteurs externes (ex : clients, fournisseurs, Cour des comptes) ;

La dématérialisation devra couvrir les pièces de gestion traitées par l’ordonnateur et les pièces justificatives

transmises au comptable au sein des fonctionnalités de l’application :

au moment des actes de gestion financière et comptable, c’est-à-dire lors des transactions mises en

œuvre dans l’application ;

lors de restitutions des informations, par la visualisation des pièces dématérialisées stockées.

Dans la majorité des cas, ces pièces justificatives dématérialisées ont donc valeur probante et remplacent ainsi

les échanges au format papier.

Enjeux

Chaque année, les acteurs de la chaîne comptable et financière des organismes échangent plusieurs milliers de

documents papier, ce qui représente un volume de pièces papier coûteux (reproduction, transmission,

stockage, etc.) et consommateur en temps de manipulation et de traitement pour les agents.

La numérisation des factures n'est qu'une solution transitoire permettant de traiter les factures sous forme

dématérialisée. La non matérialisation native permet seule de réaliser les gains attendus et de faciliter les

échanges.

Dématérialisation et transmission des pièces justificatives25

25 Un arrêté décrit les règles relatives à l’obligation de conservation et de transmission des pièces justificatives



V 3.3

La dématérialisation des pièces justificatives permet de les associer au flux informatisé, sans avoir recours à un

deuxième flux matérialisé parallèle. La fiabilité et l’efficience des processus s’en voient ainsi favorisées.

Conformément à l'article 199 du décret GBCP, les pièces justificatives sont conservées au sein de l'organisme

pendant toute la durée de mise en jeu de la responsabilité de l'agent comptable, soit 5 ans.

En ce qui concerne les modalités d'archivage, il convient de disposer d'un classement permettant de répondre

aux demandes du juge des comptes qui pourra toujours solliciter, dans le cadre d'un contrôle juridictionnel, la

transmission des pièces justificatives originales.

Par ailleurs, l'article 51 du décret GBCP précise que les organismes peuvent traiter des pièces dématérialisées

(nativement ou duplicativement) et conserver les pièces justificatives au sein de l'organisme, avec une

obligation de mise à disposition de la Cour des comptes.

Un processus de dématérialisation des pièces justificatives de dépenses et de recettes peut donc être mis en

place en interne sous réserve :

de prévoir les modalités de consultation, d'extraction et si besoin de « rematérialisation » en vue de la

transmission à la Cour des comptes ;

d'adopter un système d’information qui soit maintenu en service pendant toute la période d'examen

des comptes par le juge des comptes.

Le système d’information doit être sécurisé pour garantir une traçabilité des transmissions et des habilitations.

L'agent comptable doit être informé en permanence des personnes habilitées à valider les différents documents

et disposer d'un historique de ces habilitations. Il doit avoir également la garantie que ces habilitations ne

peuvent pas être détournées. La mise en œuvre de ce système sécurisé est garantie par le certificat

électronique choisi selon le niveau de sécurité adéquat.

Lors du traitement des problématiques de dématérialisation et de conservation des pièces justificatives au sein

de l'organisme, une attention particulière doit être attachée aux fonctionnalités de restitution et de tri des

opérations afin de lier l'engagement juridique, la demande de paiement, la pièce justificative et le compte de


L’organisme doit être en capacité de mettre à disposition du juge des comptes une liste détaillée des opérations

passées durant la période d’examen (les pièces de dépenses mais aussi les recettes).

Les critères de tri des opérations sont notamment : la nature de l’opération liée (engagement juridique, facture,

prise en charge, recouvrement, admission en non-valeurs, annulation de titres), le compte de comptabilité

générale, les dates relatives aux objets de gestion associés, la référence de la pièce de gestion et/ou de la

pièce justificative dans le système d’information notamment lorsqu'elle n'est pas dématérialisée, le fournisseur,

le montant), la justification du non-recouvrement.

La liste produite devra permettre au juge des comptes de sélectionner les opérations dont il souhaite que les

pièces justificatives soient extraites et mises à sa disposition.

5.2 Dématérialisation du processus de dépense

Types de documents concernés

La dématérialisation est possible pour tous types de documents. Pour les organismes, une dématérialisation

pourra être envisagée notamment pour :

les engagements juridiques ;



V 3.3

les demandes de paiement ;

les factures fournisseurs ;

les factures clients ;

les subventions ;

la carte d’achat ;

les pièces justificatives ;

le compte financier ;

etc.

La dématérialisation des processus et des pièces

En ce qui concerne le domaine de la dépense, une dématérialisation de l’ensemble des pièces relatives à la

dépense est autorisée.

La non matérialisation des actes au sein de l’organisme entre gestionnaires, ordonnateurs et comptables est

recommandée. L’ensemble des pièces justificatives associées doit également faire l’objet de dématérialisation.

L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour les

émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics

respectifs :

2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;

2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;

2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;

2020 : obligation pour les micros entreprises.

Sont donc concernées par l’obligation toutes les entités émettrices de factures à destination de l’Etat, des

collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs.

Les entités publiques émettrices de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs

établissements publics respectifs sont donc concernées (exemples : EPA, EPST, EPIC…) dès le 1er janvier 2017.

Enfin les échanges entre chaque organisme, ses tutelles et la Cour des comptes doivent autant que possible

faire l’objet de flux non matérialisés.

Restitutions

Les restitutions de gestion doivent apporter une aide à la gestion quotidienne de l’activité des services. Elles

doivent permettre à l’utilisateur de disposer à la fois d’une vision synthétique de la situation d’un engagement

juridique ou d’un marché avec ses caractéristiques, le montant consommé et le disponible et du détail des actes

qui justifient ces montants. Ces restitutions sont à destination principalement du gestionnaire.

Le système d’information doit permettre notamment de restituer les différents besoins sur :

les engagements juridiques ;

les services faits ;

les demandes de paiements ;

les mises en paiement ;

les restitutions du contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) ;



V 3.3

le suivi de l’exécution.

Le système d’information devra permettre de restituer à la fois des données relatives à la gestion des

opérations liées à la dépense ainsi qu’à la performance de ces opérations.

5.3 Dématérialisation du processus de recette

L’ensemble des étapes du processus de recette doivent être facilitées par la dématérialisation. Les modalités

d’établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des documents de comptabilité

et des pièces justificatives des opérations font l'objet d'un arrêté.

La dématérialisation est possible pour tous types de document. Pour les organismes, une dématérialisation

pourra être envisagée notamment pour :

les factures clients ;

les subventions ;

les pièces justificatives ;

etc.

5.4 Dématérialisation du compte financier

La dématérialisation du compte financier porte sur tous les documents qui sont listés au sein de l'arrêté du 10

janvier 2014 fixant la liste des documents transmis au juge des comptes en application de l'article 214 du

décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique ;

La dématérialisation du compte financier sera effective à compter de l'exercice 2017 pour le compte financier

2016.

6 CONTROLE INTERNE

L’article 215 du décret GBCP précise que “ dans chaque organisme, est mis en place un dispositif de contrôle

interne budgétaire et de contrôle interne comptable ”. Le contrôle interne est effectivement un levier majeur de

maîtrise de l’activité d’un organisme et d’amélioration de sa performance.

Les dispositifs de contrôle interne budgétaire et comptable doivent être revus et adaptés au regard de

l’évolution des processus découlant de la mise en œuvre du décret et des nouvelles normes comptables.

BUDGETAIRE ET COMPTABLE PUBLIQUE(GBCP) DANS LES …

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