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MODE OPERATOIRE Date: 28/08/2015 SIFAC GENERAL Bascule Version : 1.4 MOP Bascule GBCP DOCUMENT Référence document.doc Version 1.4 Date 28/08/2015 Objet Mode Opératoire Bascule GBCP Responsabilit é Nom - Fonction Société - Département Date Signature Rédigé par CLAVAUD Christelle SopraSteria 31/07/201 5 amue 2015. Tous droits réservés. Document contractuel et confidentiel

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Mode operatoire

Date:

28/08/2015

SIFAC

GENERAL

Bascule

Version :

1.4

Mode operatoire

Date:

28/08/2015

SIFAC

GENERAL

Bascule

Version :

1.4

MOP

Bascule GBCP

DOCUMENT

Référence

SIFAC-MOP-GEN-GBCP-bascule

Version

1.4

Date

28/08/2015

Objet

Mode Opératoire Bascule GBCP

Responsabilité

Nom - Fonction

Société - Département

Date

Signature

Rédigé par

CLAVAUD Christelle

SopraSteria

31/07/2015

Validé par

PA. COQUEL

SopraSteria

31/07/2015

Approuvé par

PA. COQUEL

SopraSteria

31/07/2015

REVISIONS

Version

Auteur

Date

Sections modifiées

Objet

1.0

C Clavaud

04/06/15

Toutes

DM 104219 : Initialisation du document pour le lot 1

1.1

C. CLAVAUD

26/06/15

Toutes

- DM 104219 : prise en compte des demandes de correction de l’AMUE

- Renommage du document « SIFAC-MOP-GEN-GBCP-feuilleDeRouteBascule-V1.0.docx » en « SIFAC-MOP-GEN-GBCP-bascule » conformément à demande AMUE

1.2

C. CLAVAUD

10/07/15

§ 3.1.7, § 3.1.8, § 3.2.5, § 4.1.8, § 4.2.5

- DM 104219 : prise en compte des demandes de correction de l’AMUE

1.3

C. CLAVAUD

31/07/15

§ 4.1.7, § 4.2.5

- DM 104219 : prise en compte des demandes de correction de l’AMUE – 1) § 4.1.7 : droits nécessaires pour générer l’OT

2) modification du style de titre et création du § 4.2.5 « Etats de contrôle du budget »

1.4

C. CLAVAUD

28/08/15

§ 3.2.5

§ 4.1.8

Prise en compte de la DM 106090

SOMMAIRE

51Présentation générale

51.1Objet du document

51.2Terminologie

51.3Contexte

61.4Documentation associée

72Présentation des concepts

72.1Généralités

72.2Description du périmètre

72.3objectifs

83Préparation des environnements

83.1Préparation Technique

83.1.1Liste des opérations

83.1.2Sauvegarde des environnements - Etablissements

83.1.3Activation Business Function

83.1.4Transport des OT souche et de personnalisation

83.1.5Opérations Manuelles

93.1.6Vérification des chargements de données

93.1.7Préparation du fichier Excel de dérivation des rôles

93.1.8Création et affectation des nouveaux rôles

93.2Préparation Fonctionnelle

93.2.1Liste des opérations

103.2.2Extraction des Programmes de Financement (PFI) valides

103.2.3Préparation du fichier pour injection des PFI Fléchés /non Fléchés

103.2.4Chargement des Programmes de Financement valides

103.2.5Mise à jour des groupes de PFI règlementaires

193.2.6Vérification et extraction des dates de validité des domaines fonctionnels

263.2.7Mise à jour des anciens Domaines fonctionnels

283.2.8Mise à jour des groupes de DF : rajout des DF hors souche

344Elaboration budgétaire

344.1Préparation Ouverture Exercices N et >N

344.1.1Liste des opérations

344.1.2Affectation de la bibliothèque de cohérence aux périmètres financiers pour exercices >N

374.1.3Ouverture tranche de N° pour famille de pièces de budget pour exercices N et >N

394.1.4Ouverture Tranche de N° pour pièces modification de budget pour exercices N et >N

414.1.5Ouverture tranches de numéros pour pièces de saisie exercices N et >N

434.1.6Copie de la hiérarchie standard des comptes budgétaires sur exercices >N

494.1.7Création de la variante hiérarchie CFI sur exercices >N

514.1.8Construction de la hiérarchie de CFI

624.1.9Affectation variante hiérarchie CFI sur exercices >N

654.2Saisie budgétaire en double budget sur Exercices N et >N

654.2.1Liste des opérations

654.2.2Ouverture des périodes budgétaires 0 / BOPA POUR exercices >N

674.2.3Saisie du budget pour exercices N (version PR1) et > N (version 0) EN double budget ou chargement en masse

804.2.4Copie du budget de PR1/BI vers PR2/BI

864.2.5Etats de contrôle du Budget

994.3Saisie budgétaire sur ancienne structure pour l’exercice N-1

994.3.1Liste des opérations

994.3.2Etats de contrôle du Budget

1064.3.3DBM ancienne structure : Autoriser PR1/DMX et 0/DMX

1084.3.4Saisie DBM Exercice N-1 ancienne structure

1084.3.5Copie DBM sur PR2 et/ou version 0

1094.3.6Fermeture des versions budgétaires N-1 sur ancienne structure

1115Annexe

1 Présentation générale

1.1 Objet du document

Ce document a pour objectif de guider les utilisateurs lors de la bascule SIFAC en mode GBCP.

Ce mode opératoire décrit de manière détaillée les opérations nécessaires identifiées dans la feuille de route qui sera jointe en annexe.

Ce mode opératoire suppose que l’utilisateur connaisse les pré-requis à l’utilisation du système SIFAC, ainsi que la navigation et les techniques de manipulation standard de SAP®.

1.2 Terminologie

SIFAC

Système d’information Financier Analytique et Comptable

SI

Système d’information

ERP

Enterprise Resource Planning (Progiciel de gestion intégré)

DSF

Dossier de spécification fonctionnelle

DEMAT

Solution de Dématérialisation des factures

FMFI

Module de la solution ITESOFT FreeMind For Invoice

MOP

Document de mode opératoire

GBCP

Gestion Budgétaire et Comptable Publique

OT

Ordres de Transport (SAP)

PFI

Programme de Financement

DF

Domaine fonctionnel

CP

Crédits de Paiement

AE

Autorisations d’Engagement

AR

Autorisations de Recettes

RE

Recettes encaissées

SO

Services Opérationnels

AD

Autorisations de Dépenses (Pluriannuel)

CFI

Centre financier

CB

Compte budgétaire

1.3 Contexte

La Bascule en mode GBCP est prévue en 2 temps :

· Lot 1 : Elaboration budgétaire

· Lot 2 : Exécution Budgétaire

Ce Mode opératoire n’est applicable que pour les Etablissements passant en mode GBCP.

1.4 Documentation associée

SIFAC-MOP-BUD-chargementPFinancement-IN16

Mode opératoire décrivant le chargement des Programmes de Financement

SIFAC-MUT-BUD-copieVersionBudget

Manuel utilisateur décrivant la copie d’une version de budget dans une autre version

SIFAC-MUT-BUD-creationPrevisionBudgetaire

Manuel utilisateur décrivant la saisie d’une pièce de budget

SIFAC-STS-BUD-chargementDuBudgetEnMasse

Chargement du budget en masse

SIFAC-MOP-GEN-GBCP-calendrierDeBasculeLot1

Calendrier de bascule

2 Présentation des concepts

2.1 Généralités

La feuille de route permet de guider les utilisateurs pour effectuer les opérations nécessaires au passage en mode GBCP et respecter le cadencement des opérations.

Chacune des opérations est décrite de manière détaillée ou fait référence à un MOP existant.

2.2 Description du périmètre

Le périmètre du mode opératoire est matérialisé par la feuille de route (Opérations techniques, fonctionnelles, SIFAC, Sifacweb,…).

Seules les opérations incombant aux établissements sont détaillées dans ce document.

2.3 objectifs

Ce mode opératoire a pour objectif de faciliter le passage en mode GBCP et de décrire les opérations nécessaires.

Chaque ligne du fichier Excel SIFAC-DCD-GEN-GBCP-calendrierDeBascule joint en annexe est décrite :

1 -Préparation des environnements : personnalisation et chargement des données

 

1A Préparation technique

 

1B Préparation fonctionnelle

 

2-Elaboration Budgétaire

 

2A Préparation Ouverture N et >N

 

2B Saisie budgétaire - Double Budget Exercices N et >N

 

2C Saisie budgétaire -ancienne structure Exercice N-1

 

Exemple Phase 1B :

PhaseDate prévisionnelleStructureMode

Type

tâche

QualifDescriptionTransaction/ programme

Doc de

référence

ModalitésActeur

1 -Préparation des environnements : personnalisation et chargement des données

1B Préparation fonctionnelle

Ancienne

TraitementExtraction des Programmes Financement validesFM7M

MOP Bascule

SIFAC-FOR-CLOManuelEts

Nouvelle

Ouverture N-1TraitementPréparation du fichier pour injection des PFI Fléchés /non FléchésNA

MOP Bascule

SIFAC-MOP-

BUD-

chargementPFin

ancement-IN16ManuelEts

NouvelleOuverture N-1ChargementChargement des Programmes Financement validesLSMWMOP BasculeAutomatiqueEts

NouvelleOuverture N-1TraitementMise à jour des groupes de PFI : rajout des PFIFM_SETS_FUNDPRG2MOP BasculeManuelEts

Indépendant de la

structure

TraitementVérification et extraction des dates de validité des domaines fonctionnelsFM4M

MOP Bascule

SIFAC_MUT_BU

D_EXT_DOMS_

FCTNELSManuelEts

Indépendant de la

structure

Traitement

Mise à jour des anciens Domaines fonctionnels :

mettre une date de fin de validité au 31/12/N-1FM_FUNCTION

SIFAC_MUT_BU

D_creationDomai

neFonctionnelManuelEts

Nouvelle

Ouverture N-1Traitement

Mise à jour des groupes de DF : rajout des DF hors

souche

FM_SETS_FUNCTION2MOP BasculeManuelEts

Après 30/08/N-1

3 Préparation des environnements

3.1 Préparation Technique

3.1.1 Liste des opérations

Cf. Fichier Calendrier de Bascule -1A

3.1.2 Sauvegarde des environnements - Etablissements

La sauvegarde des environnements de production et de pré-production est un pré-requis à effectuer avant le transport des OT de personnalisation et des OT souche « GBCP ».

Ces sauvegardes permettront un retour arrière des établissements si nécessaire. Un délai de rétention suffisamment important devra être appliqué pour conserver les sauvegardes successives.

3.1.3 Activation Business Function

Cette tâche sera réalisée par le Sopra-Stéria.

Activation d’une « Business Function » PSM_FM_BCS_CI_1 (à réaliser sur chacun des mandants de pré-production et de production). 

3.1.4 Transport des OT souche et de personnalisation

Sopra-Stéria mettra à disposition les OT à transporter sur les environnements de pré-production et de production, selon le processus habituel de livraison.

3.1.5 Opérations Manuelles

Ces tâches manuelles seront réalisées par Sopra-Stéria.

Les établissements devront informer l’AMUE de l’avancement de leurs opérations afin d’effectuer les tâches manuelles suivantes :

· Vérification de la table d’activation GBCP : cette table permet d’afficher et/ou de contrôler certaines zones/valeurs en mode GBCP ;

· Tâches manuelles de personnalisation : certaines tâches ne sont pas transportables et doivent être effectuées manuellement (Hiérarchies, dépendance des exercices, tranches de numéro,…) ;

· Chargement des données de personnalisation : cette étape permet de créer, en masse, les données de personnalisation selon le fichier d’intégration fourni et contrôlé préalablement ;

· Modification des comptes budgétaires statistiques : la création de nouveaux comptes budgétaires est automatisée ; en revanche, il est nécessaires de modifier les nouveaux comptes techniques pour les déclarer « statistiques » (i. e. sans impact budgétaire).

3.1.6 Vérification des chargements de données

Lors de la personnalisation, les établissements vérifient les chargements des données réalisés par Sopra-Stéria sur la nouvelle structure (pour chaque périmètre financier, analytique, société, division,…).

3.1.7 Préparation du fichier Excel de dérivation des rôles

Pour pouvoir utiliser SIFAC sur la nouvelle structure organisationnelle, les rôles doivent être adaptés. L’Amue préconise fortement d’ouvrir les habilitations à la nouvelle structure en utilisant le rôle organisationnel (SIFAC_GEN_STRUCT_AFFECTATION).

Pour faciliter la mise en place de ce rôle, la transaction ZDERIV_ROLE_MASSE a été créée. Elle permet la dérivation en masse du rôle organisationnel à partir d’un fichier Excel au format CSV. Cet outil gère également la mise à jour des rôles organisationnels dérivés, pour les établissements qui ont déjà déployé cette solution, ainsi que l’affectation du ou des rôles aux utilisateurs.

Au cours de cette étape, vous préparez le(s) fichier(s) Excel qui devra (devront) être chargé(s) à l’étape suivante.

Cf. le manuel utilisateur Word SIFAC-MUT-GDA-mettreEnPlaceRoleDeStructure.

3.1.8 Création et affectation des nouveaux rôles

Au cours de cette étape, vous exécutez la transaction ZDERIV_ROLE_MASSE et créez ou mettez à jour les rôles dérivés de nature organisationnelle à l’aide du fichier Excel créé préalablement.

L’utilisation de cette transaction nécessite le rôle SIFAC_GESTUSER.

Cf. le manuel utilisateur Word SIFAC-MUT-GDA-mettreEnPlaceRoleDeStructure.

3.2 Préparation Fonctionnelle

Pour être en mesure de procéder à l’élaboration budgétaire en mode GBCP, certaines opérations préalables doivent être effectuées.

Ces opérations portent essentiellement sur le chargement en masse des PFI et la mise à jour des domaines fonctionnels sur la nouvelle structure.

3.2.1 Liste des opérations

Cf. Fichier Calendrier de Bascule -1B

3.2.2 Extraction des Programmes de Financement (PFI) valides

Les PFI de l’ancienne structure, valides au 01/01/N, doivent être créés sur la nouvelle structure.

Pour cela, plusieurs étapes sont nécessaires : extraction, préparation, et chargement.

Cf. Nouveau Mode opératoire : SIFAC-MOP-BUD-chargementPFinancement-IN16

3.2.3 Préparation du fichier pour injection des PFI Fléchés /non Fléchés

La liste des PFI obtenue doit être adaptée avant chargement pour renseigner les informations manquantes et rajouter éventuellement de nouveaux PFI.

Cf. Nouveau Mode opératoire : SIFAC-MOP-BUD-chargementPFinancement-IN16

3.2.4 Chargement des Programmes de Financement valides

Le fichier constitué à l’étape précédente sera injecté à l’aide de la transaction LSMW.

En pré-requis à cette étape, l’utilisateur doit posséder le rôle SIFAC_RDD_REPRISES pour pouvoir utiliser l’outil de reprise.

Cf. Nouveau Mode opératoire : SIFAC-MOP-BUD-chargementPFinancement-IN16

3.2.5 Mise à jour des groupes de PFI règlementaires

A ce stade, les programmes de financement de votre établissement ont été chargés dans le système. En revanche, ils n’ont pas encore été paramétrés dans les groupes de PFI souche. Il faut donc tous les inclure dans les groupes de PFI, afin que les états de reporting restituent des résultats cohérents.

Les groupes de PFI souches sont sur 3 niveaux, les établissements ont la possibilité de créer un quatrième niveau si besoin. Les PFI seront ensuite rattachés au niveau le plus fin soit à un niveau 3 soit à un niveau 4.

Exécuter la transaction FM_SETS_FUNDPRG2.

Dans l’écran qui s’ouvre, saisir le périmètre financier correspondant à votre établissement et le groupe de PFI correspondant au niveau de regroupement le plus élevé :

Cliquer sur la touche « Entrée » ou sur le bouton  :

Dans l’écran suivant s’affiche la liste des niveaux de regroupement de PFI :

Pour créer un niveau 4 , se positionner sur un groupe de niveau 3 et sélectionner

Puis renseigner le nom du groupe et le libellé et sauvegarder.

Pour affecter un PFI à un niveau de regroupement, se positionner sur le niveau auquel le PFI doit être affecté et cliquer sur le bouton permettant d’insérer des PFI :

Sous le niveau de regroupement sélectionné, un ensemble de zones s’affiche, permettant d’insérer 5 PFI :

Si la liste des PFI que vous souhaitez insérer est supérieure à 5 PFI, maintenir les touches Maj+F4 appuyées pour que le système insère plusieurs lignes.

Puis, le cas échéant, faire un copier-coller de la liste de PFI :

Taper sur la touche « Entrée » :

Dans le cas d’une insertion individuelle, cliquer sur la « flèche vers le bas » de l’une des zones :

Dans la fenêtre de sélection qui s’ouvre, vérifier que le périmètre financier soit correct, ajouter si nécessaire un filtre sur le code identifiant du PFI et/ou sur sa désignation, puis valider :

La liste des PFI ainsi sélectionnés s’affiche :

Double-cliquer sur le PFI à insérer (ou le sélectionner et valider) :

Le PFI sélectionné s’affiche à présent sous le niveau de regroupement choisi auparavant :

Sauvegarder.

Procéder ainsi pour les PFI restant à affecter au groupe de PFI.

Avant d’achever cette étape, procéder à un contrôle « d’intégralité » : sélectionner le niveau de regroupement le plus élevé, puis cliquer sur « Autres fonctions » => « Fonctions de contrôle et d’aide » => « Contrôler l’intégralité ».

La liste des PFI restant encore à affecter au groupe de hiérarchie actuel s’affiche :

Reprendre la procédure indiquée ci-dessus et insérer tous les PFI devant encore être affectés.

A l’issue, effectuer un « contrôle d’intégralité ».

Le cas échéant, exécuter la procédure ci-dessus sur le périmètre financier « 2010 ».

NB : le PFI NA devra être rattaché au groupe de PFI souche PFIHCDE.

3.2.6 Vérification et extraction des dates de validité des domaines fonctionnels

Les Domaines Fonctionnels (DF) ne sont pas liés à un périmètre financier : en conséquence, les « anciens » DF et les nouveaux DF (GBCP) seront visibles en même temps dans SIFAC, y compris dans les nouveaux périmètres financiers 1010 et 2010.

Afin d’éviter l’utilisation non-souhaitée des anciens DF en mode GBCP, il est nécessaire de fermer ceux-ci, en leur affectant une date de fin de validité au 31/12/2015.

Exécuter la transaction FM4M.

L’écran de sélection suivant s’affiche :

Il faut afficher tous les DF non-GBCP. Pour cela, nous allons indiquer la liste des DF-souche GBCP à ne pas prendre en compte.

Dans l’écran de sélection de l’état FM4M, cliquer sur la flèche de sélection multiple :

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionner l’onglet « Exclure valeurs indiv. » :

Ci-dessous, la liste des DF-souche GBCP :

DF

Désignation

D101

Form init&cont licence

D102

Form init&cont master

D103

Form init&cont doct

D105

Biblio & Doc

D106

Rech univ science vie

D107

Rech univ  maths

D108

Rech univ  phys chimie

D109

Rech univ  phys nucl

D110

Rech univ science  terre

D111

Rech univ  science homme

D112

Rech univ Transvers

D113

Diffusion savoirs musées

D114

Immobilier

D115

Pilotage et support

D201

Aides directes

D202

Aides indirectes

D203

Santé des étudiants

DZ

Dépenses non décaissables

NA

Non applicable

Dans cette liste, copier la colonne des codes contenant les identifiants « DF » :

Retourner dans l’état FM4M et coller la liste des DF-Souche dans l’onglet « Exclure valeurs indiv. », en cliquant sur le bouton , puis valider en cliquant sur  :

Exécuter l’état avec cette sélection :

La liste des DF non-GBCP s’affiche :

Exporter cette liste sous Excel :

Sélectionner le format « 10 Excel (au format XSLX Office 2007 » et valider :

Indiquer le répertoire où la sauvegarde doit se faire et le nom du fichier à créer, puis enregistrer :

SIFAC ouvre le fichier sauvegardé, directement dans Excel :

Cette liste permettra de connaitre les DF à modifier dans l’étape suivante.

3.2.7 Mise à jour des anciens Domaines fonctionnels

Cette étape décrit la procédure pour « fermer » les domaines fonctionnels non-GBCP : ceux-ci n’étant rattachés à aucun périmètre financier, ils restent utilisables en mode GBCP. En s’appuyant sur la liste des DF non-GBCP, il faut mettre à jour chaque DF non-GBCP et lui affecter une date de fin égale au 31/12/2015.

Exécuter la transaction FM_FUNCTION.

L’écran de gestion du domaine fonctionnel s’affiche ; cliquer sur « Modifier ».

La zone « Date de fin de validité » devient accessible : y saisir « 31/12/2015 » et sauvegarder.

NB : 31/12/2015 pour vague 1, ou 31/12/2016 pour vague 2

Poursuivre jusqu’à ce que la liste des DF non-GBCP ait été entièrement mise à jour.

A l’issue, contrôler en utilisant la transaction FM4M : appliquer la procédure décrite à l’étape précédente et vérifier que tous les DF non-GBCP aient une date de fin de validité égale au « 31/12/2015 ».

3.2.8 Mise à jour des groupes de DF : rajout des DF hors souche

A ce stade, les DF GBCP propres à votre établissement (DF GBCP « hors-souche » : DF subdivisés et DF non-règlementaires) ont été chargés dans le système. En revanche, ils n’ont pas encore été paramétrés dans les groupes de DF. Il faut donc tous les inclure dans les groupes de DF, afin que les états de reporting restituent des résultats cohérents.

Exécuter la transaction FM_SETS_FUNCTION2.

Dans l’écran qui s’ouvre, saisir le groupe de DF correspondant au niveau de regroupement le plus élevé :

Cliquer sur la touche « Entrée » ou sur le bouton  :

Dans l’écran suivant s’affiche la liste des niveaux de regroupement-souche de DF (et les DF-souche déjà affectés) :

Pour affecter un DF à un niveau de regroupement, se positionner sur le niveau auquel le DF hors-souche doit être affecté et cliquer sur le bouton permettant d’insérer des DF : veiller à se positionner sur le niveau de regroupement pertinent, suivant que le DF à affecter est un DF subdivisé règlementaire ou un DF non-règlementaire.

Sous le niveau de regroupement sélectionné, un ensemble de zones s’affiche, permettant d’insérer des DF :

Cliquer sur la « flèche vers le bas » de l’une des zones :

La liste de tous les DF s’affiche :

Double-cliquer sur le DF à insérer (ou le sélectionner et valider) :

Le DF sélectionné s’affiche à présent sous le niveau de regroupement choisi auparavant :

Sauvegarder.

Procéder ainsi pour les DF hors-souche restant à affecter au groupe de DF.

Avant d’achever cette étape, procéder à un contrôle « d’intégralité » : sélectionner le niveau de regroupement le plus élevé, puis cliquer sur « Autres fonctions » => « Fonctions de contrôle et d’aide » => « Contrôler l’intégralité ».

La liste des DF restant encore à affecter au groupe de hiérarchie actuel, s’affiche :

Reprendre la procédure indiquée ci-dessus et insérer tous les DF GBCP devant encore être affectés (DF hors-souche GBCP : DF règlementaires subdivisés et DF non-règlementaires).

Effectuer un « contrôle d’intégralité ».

4 Elaboration budgétaire

4.1 Préparation Ouverture Exercices N et >N

4.1.1 Liste des opérations

Cf. Fichier Calendrier de Bascule – 2A

4.1.2 Affectation de la bibliothèque de cohérence aux périmètres financiers pour exercices >N

Le principe de cette étape est d’affecter une bibliothèque de fonctions (vérifiant la cohérence de la pièce de saisie de budget) à chaque exercice faisant partie de la programmation pluriannuelle.

Exécuter la transaction SPRO :

Accéder à l’arborescence de paramétrage :

La fenêtre du guide d’implémentation (arborescence de paramétrage) s’ouvre : sélectionner et ouvrir le répertoire « Gestion du Secteur Public ».

Naviguer jusqu’au point de paramétrage recherché :

La liste des affectations s’affiche, avec des valeurs pré-paramétrées :

Ces valeurs pré-paramétrées ne concernent que 2015 et 2016. Pour gérer les programmes pluriannuels, il est nécessaire de paramétrer les exercices ultérieurs. Dans ce cas, exécuter la procédure suivante.

Se placer sur une des lignes du sous-écran et créer une nouvelle ligne par copie :

Le système propose une nouvelle ligne, à compléter avec les nouvelles valeurs :

Sur la ligne proposée par SIFAC, saisir/valider les valeurs pertinentes :

· Périmètre financier : « 1010 »

· Version : la version réelle « 0 »

· Exercice comptable : le nouvel exercice comptable à ouvrir

· Bibliothèque : la bibliothèque « ZAMUE ».

La ligne ainsi modifiée est prête à être sauvegardée :

Cliquer sur l’icône .

Réaliser cette étape pour chaque exercice à ouvrir dans le futur (programmes pluriannuels) et sauvegarder.

Puis, le cas échéant, réaliser cette étape pour le périmètre financier « 2010 », également sur tous les exercices à ouvrir.

· Périmètre financier : « 2010 »

· Version : la version réelle « 0 »

· Exercice comptable : le nouvel exercice comptable à ouvrir

· Bibliothèque : la bibliothèque « ZAMUE ».

Cliquer sur l’icône .

Vérifier les données saisies en relançant le point de paramétrage :

4.1.3 Ouverture tranche de N° pour famille de pièces de budget pour exercices N et >N

Certains traitements (report en masse,…) génèrent des pièces budgétaires automatiquement ; les numéros des pièces ainsi créées sont issus de la tranche de numéros pour famille de pièces.

Exécuter la transaction FMEDFAMNR :

Dans l’écran qui s’ouvre, sélectionner le périmètre financier « 1010 » et cliquer sur « Modifier intervalle » :

La liste des tranches de N° existantes s’affiche :

Cliquer sur le bouton d’ajout d’intervalle  :

Le système propose une nouvelle ligne, à compléter :

Compléter la nouvelle tranche de numéros à l’identique :

Cliquer sur pour créer la numérotation relative à chaque nouvel exercice utilisé en pluriannuel : compléter les tranches de numéros à l’identique.

Sauvegarder.

Le cas échéant, exécuter de nouveau cette procédure, sur le périmètre financier « 2010 ».

4.1.4 Ouverture Tranche de N° pour pièces modification de budget pour exercices N et >N

Pour des raisons internes de suivi, le système crée une pièce de modification pour garder l’historique, à chaque enregistrement de pièces de budget. La tranche 01 doit toujours être utilisée, quel que soit le N° de tranche de N° indiqué en face des types de pièce.

Exécuter la transaction FMLINR :

Dans l’écran qui s’ouvre, sélectionner le périmètre financier « 1010 » et cliquer sur « Modifier intervalle » :

La liste des tranches de N° existantes s’affiche :

Cliquer sur le bouton d’ajout d’intervalle  :

SIFAC propose une nouvelle ligne, à compléter :

Saisir le nouvel exercice et compléter la nouvelle tranche de numéros à l’identique :

Cliquer sur pour créer la numérotation relative à chaque nouvel exercice utilisé pour la programmation pluriannuelle : saisir le nouvel exercice et compléter la nouvelle tranche de numéros à l’identique et compléter les tranches de numéros à l’identique.

Sauvegarder.

Le cas échéant, exécuter de nouveau cette procédure, sur le périmètre financier « 2010 ».

4.1.5 Ouverture tranches de numéros pour pièces de saisie exercices N et >N

La tranche de N° est utilisée pour numéroter de manière unique, l’en-tête de chaque pièce de saisie budgétaire. Les tranches de N° créées doivent avoir le même N° que celui associé à chaque type de pièce de saisie budgétaire, définie dans la liste des types de pièce.

Exécuter la transaction FMEDNR :

Dans l’écran qui s’ouvre, sélectionner le périmètre financier « 1010 » et cliquer sur « Modifier intervalle » :

La liste des tranches de N° existantes s’affiche :

Cliquer sur le bouton d’ajout d’intervalle  :

Le système propose une nouvelle ligne, à compléter :

Saisir le nouvel exercice et compléter la nouvelle tranche de numéros à l’identique :

Cliquer sur pour créer la numérotation relative à chaque nouvel exercice utilisé pour la programmation pluriannuelle et pour tous les types de pièces de saisie budgétaire utilisés : saisir le nouvel exercice et compléter la nouvelle tranche de numéros à l’identique.

Ne prendre en compte que les tranches de N° relatives à des types de pièces GBCP. Pour rappel, voici la liste des tranches de N° paramétrées, par type de pièce de saisie de budget GBCP :

Sous la forme d’un tableau, la même information :

Type de pièce de saisie de budget

Libellé

Tranche de N° associée

AMDT

Amendement

06

BINI

Budget initial voté

01

DOTA

Dotation

03

EVAL

Evaluatif

17

PREP

Copie de n-1

05

PREV

Prévision

02

RECT

Rectification

04

REPO

Report Conventions

18

RRAP

Report RAP

19

VENV

Virement inter envel

16

VIEX

Virement inter CRB

11

VIIN

Virement intra CRB

10

Sauvegarder.

Le cas échéant, exécuter de nouveau cette procédure, sur le périmètre financier « 2010 ».

4.1.6 Copie de la hiérarchie standard des comptes budgétaires sur exercices >N

RAPPEL : Afin que la programmation pluriannuelle puisse s’exécuter correctement, il est nécessaire, chaque année, de vérifier que les données de base des différents axes budgétaires soient valides sur les années futures, et le cas échéant, de les créer. Ce principe est valable pour les comptes budgétaires, les centres financiers, les fonds, les domaines fonctionnels et les programmes de financement.

La hiérarchie des comptes budgétaires est une arborescence représentant le plan des comptes budgétaires du périmètre financier. Dans SIFAC, il existe une hiérarchie standard unique ‘000’ qui contient tous les comptes budgétaires d’un périmètre financier et qui est la seule qui soit opérationnelle ; quel que soit le type de compte budgétaire créé, celui-ci doit appartenir à la hiérarchie standard afin que des opérations impactant la Comptabilité budgétaire puissent lui être affectées (compte imputable).

Les autres hiérarchies sont des hiérarchies alternatives : elles sont facultatives et peuvent être utilisées pour le reporting, notamment.

Dans la mesure où les comptes budgétaires sont des données de base dépendant de l’exercice, il est nécessaire de recréer le contenu de la hiérarchie standard chaque année, sur les exercices ultérieurs.

La hiérarchie des CB est déjà créée pour 2015 et 2016 dans les environnements GBCP. La copie de la hiérarchie standard de CB sera donc réalisée sur les exercices ultérieurs.

Exécuter la transaction FMCI_COPY_NEXT_YEAR :

Dans l’écran suivant, saisir l’exercice-source et vérifier les paramètres d’exécution :

Saisir le périmètre financier « 1010 » et exécuter la transaction en mode « TEST » :

SIFAC affiche la liste des comptes qui vont être créés. Cette liste peut être exportée vers Excel pour contrôle avant exécution réelle :

Il est possible d’afficher le protocole du traitement (nombre de comptes budgétaires créés,…) :

La synthèse des messages et du nombre de comptes créés s’affiche :

Après contrôle de la liste des comptes budgétaires proposés en création, revenir à l’écran de sélection (par successifs) et exécuter le traitement en mode « REEL » :

La liste des comptes budgétaires créés est affichée :

Consultation du protocole :

Le protocole du traitement est disponible :

Exécuter cette procédure pour tous les exercices budgétaires à ouvrir.

Le cas échéant, exécuter de nouveau cette procédure, sur le périmètre financier « 2010 », pour tous les exercices budgétaires à ouvrir.

Exécuter la transaction FMCIE pour vérifier le chargement correct de la hiérarchie de CB :

Dans l’écran de sélection, indiquer le périmètre financier (« 1010 ») et l’exercice en cours d’ouverture :

La hiérarchie des CB de l’exercice sélectionné s’affiche : développer les différentes branches afin de réaliser la vérification.

Procéder au même contrôle pour chaque exercice budgétaire à ouvrir, ainsi que, le cas échéant, pour le périmètre financier « 2010 » et ses exercices budgétaires à ouvrir.

4.1.7 Création de la variante hiérarchie CFI sur exercices >N

La hiérarchie de centres financiers est une arborescence représentant l’organigramme des centres de responsabilité budgétaire du périmètre financier.

Dans cette étape, il s’agit simplement de créer le code de la variante de hiérarchie elle-même, sans contenu, et de l’affecter au périmètre financier pertinent, pour la rendre utilisable sur ce périmètre financier.

Exécuter la transaction FMSF :

Dans l’écran qui s’ouvre, sélectionner le périmètre financier « 1010 » et valider :

La liste des variantes de CFI du périmètre financier s’affiche : les variantes de hiérarchie de CFI ont été chargées en souche pour 2015 et 2016. L’action à exécuter dans cette étape, concerne les exercices ultérieurs.

Saisir une nouvelle ligne pour la nouvelle variante de hiérarchie de CFI : cliquer sur le bouton « Nouvelles entrées ».

Le système propose une nouvelle ligne, à compléter :

Saisir la variante de hiérarchie et sa désignation : par convention, le code de la variante doit correspondre aux 3 derniers caractères du millésime. Soit, par exemple, « 017 » pour l’exercice 2017.

Saisir autant de lignes que d’exercices à ouvrir pour la programmation pluriannuelle.

Sauvegarder.

NB : dans cette transaction, le système demande la création d’un ordre de transport (OT) pour sauvegarder les modifications. Vous devez donc demander des autorisations supplémentaires pour générer cet OT.

Le cas échéant, exécuter de nouveau cette procédure, sur le périmètre financier « 2010 » et pour tous les exercices à ouvrir pour la programmation pluriannuelle.

· Chaque variante de hiérarchie CFI a été créée : il est possible de le contrôler par la transaction FMSF.

4.1.8 Construction de la hiérarchie de CFI

Les codes « Variante de hiérarchie » des CFI des exercices à ouvrir ont, à ce stade, été créés.

Le contenu de la hiérarchie de CFI doit, à présent, être renseigné pour les exercices postérieurs à 2016 (les hiérarchies de CFI et leur contenu ont été chargés en souche pour les exercices 2015 et 2016).

Pour cela, une option est d’exécuter la transaction FMSD permettant de traiter directement la variante de hiérarchie de CFI de l’exercice en cours (cf. § 4.1.8.1).

L’autre option est d’exporter la variante de hiérarchie de CFI de l’exercice précédent et de l’importer dans la variante de hiérarchie de l’exercice en cours d’ouverture (cf. § 4.1.8.2).

L’une ou l’autre de ces deux procédures doit être utilisée sur le périmètre financier « 1010 » (le cas échéant sur le périmètre financier « 2010 »), et pour chaque variante de hiérarchie de CFI relative aux exercices budgétaires postérieurs à 2016.

4.1.8.1 Traitement manuel du contenu de la variante de hiérarchie de CFI : transaction FMSD

Cette transaction permet de gérer manuellement la structuration des CFI, directement dans la variante de hiérarchie de l’exercice.

Les opérations suivantes doivent être effectuées dans le cas de la non-utilisation des fonctions d’import/export :

- désactivation des centres financiers non pertinents (sur la base de leur date de fin de validité) ;

- activation des centres financiers valables pour l’exercice en cours d’ouverture ;

- création des niveaux hiérarchiques ou réorganisation.

Exécuter la transaction FMSD :

Saisir le périmètre financier pertinent et la variante de hiérarchie CFI correspondant à l’exercice en cours d’ouverture :

Le contenu de la variante de hiérarchie de l’exercice s’affiche : les centres financiers n’ont pas encore été affectés à la variante de hiérarchie. Ils sont considérés comme « non-activés » dans le cadre de la variante de hiérarchie de CFI actuelle.

Pour affecter un centre financier à la variante de hiérarchie en cours, faire un clic simple sur le centre financier concerné et le marquer : cela indique à SAP le CFI sur lequel l’action d’activation va être réalisée.

Le CFI marqué apparaît en surligné : cliquer sur l’icône d’activation.

Le CFI concerné est, à présent, affecté à la variante de hiérarchie de CFI actuelle :

Il est possible d’activer plusieurs CFI en masse, en utilisant une activation « en bloc ».

Se positionner sur le 1er CFI du « bloc » et cliquer sur l’icône « Marque bloc » :

Le 1er CFI du bloc apparaît surligné :

SAP demande de sélectionner la fin du bloc :

Faire un clic simple sur le dernier CFI à inclure dans le bloc :

Le bloc apparaît surligné :

Cliquer sur l’icône d’activation afin d’affecter tout un bloc de CFI en une seule fois :

Le bloc est, à présent, affecté à la variante de hiérarchie :

NB : le plus simple est de sélectionner et marquer l’ensemble des CFI à affecter à la variante de hiérarchie, puis de l’activer.

Pour affecter des CFI à un CFI supérieur, marquer le bloc de CFI à hiérarchiser (en suivant la procédure ci-dessus) :

Puis, faire un simple clic sur le CFI destiné à être le niveau supérieur des CFI marqués et cliquer sur l’icône « Niveau inférieur » :

Le lien hiérarchique entre les CFI concernés est constitué :

Suivre les procédures indiquées ci-dessus jusqu’à la complète affectation des CFI de l’exercice à la variante de hiérarchie pertinente.

4.1.8.1.1 Contrôle d’intégralité

L’icône permet notamment d’identifier les actions complémentaires d’activation/désactivation des centres ou de modification des dates de validité à effectuer sur base de l’exercice référencé versus date de fin de validité des centres.

· Cliquer sur cette icône pour effectuer ce contrôle, à l’issue des affectations réalisées.

Indiquer l’exercice de la variante de hiérarchie dont « l’intégralité » d’affectation doit être contrôlée :

Dans le cas où tous les CFI ont été affectés à la variante de hiérarchie de l’exercice, SIFAC envoie le message suivant :

4.1.8.2 Export/Import de la variante de hiérarchie de CFI : transactions FMSX/FMSY

Les hiérarchies de CFI et leur contenu ont été chargés en souche pour les exercices 2015 et 2016 : il est donc nécessaire de renseigner le contenu des variantes de hiérarchie relatives aux exercices postérieurs à 2016.

4.1.8.2.1 Export de hiérarchie de CFI : transaction FMSX

Le principe est de reprendre le contenu de la variante de hiérarchie d’un exercice précédent en l’exportant dans un fichier de données. Ce fichier est ensuite importé dans la variante de hiérarchie de l’exercice en cours d’ouverture.

Exécuter la transaction FMSX :

Dans l’écran de sélection qui s’ouvre, saisir les données comme suit :

Il est possible de sauvegarder le fichier sur un serveur en indiquant (manuellement) le nom et le répertoire du fichier à sauvegarder :

Exécuter le traitement en cliquant sur .

Le fichier est sauvegardé :

Un protocole détaillé s’affiche à l’écran pour confirmation des éléments sauvegardés dans le fichier.

Il reste à importer le fichier sauvegardé, dans la variante de hiérarchie de l’exercice en cours d’ouverture.

4.1.8.2.2 Import de hiérarchie de CFI : transaction FMSY

Exécuter la transaction FMSY :

Dans l’écran de sélection qui s’ouvre, saisir les données comme suit :

Toujours lancer en mode « TEST » :

Exécuter le traitement en mode « TEST » en cliquant sur .

Vérifier le contenu du compte-rendu du traitement :

Une fois ces éléments vérifiés, retourner dans l’écran précédent en cliquant sur , décocher le mode « Test » pour réaliser l’import de la hiérarchie de CFI en mode « REEL » et exécuter le traitement (bouton ).

4.1.8.2.3 Vérification de la hiérarchie de CFI créée

Après importation, contrôler le contenu de la hiérarchie de CFI : exécuter la transaction FMSE.

Si nécessaire, indiquer le périmètre financier. Indiquer également la variante de hiérarchie dont le contenu doit être vérifié.

Contrôler la variante de hiérarchie de CFI :

4.1.8.2.4 Contrôle d’intégralité

Exécuter la transaction FMSD sur la variante de hiérarchie de CFI et sur le périmètre financier concernés : appliquer la procédure indiquée au § 4.1.8.1.1 « Contrôle d’intégralité ».

4.1.9 Affectation variante hiérarchie CFI sur exercices >N

Cette étape a pour but d’affecter une variante de hiérarchie de centres financiers pour un exercice, au sein d’un périmètre financier.

Les variantes de hiérarchie de CFI ont été chargées en souche pour 2015 et 2016. L’action à exécuter dans cette étape, concerne les exercices ultérieurs.

Exécuter la transaction FMSG (affectation de variantes au périmètre financier) :

Dans l’écran qui s’ouvre, sélectionner le périmètre financier « 1010 » et valider :

La liste des exercices ayant une variante de hiérarchie, s’affiche :

Saisir une nouvelle ligne pour paramétrer l’affectation de la nouvelle variante à l’exercice en cours d’ouverture : cliquer sur le bouton « Nouvelles entrées ».

Le système propose une nouvelle ligne, à compléter :

Saisir l’exercice comptable en cours d’ouverture et affecter la variante de hiérarchie pertinente :

NB : Le système bloque toute sauvegarde si la variante spécifiée n’est pas complète.

Une fois affectée à l’exercice, la variante de hiérarchie référencée ne pourra être remplacée, sauf en utilisant la transaction FMCI_REPLACE_HIVARNT (et à condition qu’aucune donnée n’ait encore été saisie pour les centres financiers de l’exercice).

· SIFAC envoie un message d’avertissement :

Saisir autant de lignes que d’exercices à ouvrir pour la programmation pluriannuelle.

Sauvegarder.

Le cas échéant, exécuter de nouveau cette procédure, sur le périmètre financier « 2010 » et pour tous les exercices à ouvrir pour la programmation pluriannuelle.

L’affectation de chaque hiérarchie à son nouvel exercice a été réalisée : il est possible de le contrôler par la transaction FMSG.

4.2 Saisie budgétaire en double budget sur Exercices N et >N

4.2.1 Liste des opérations

Cf. Fichier Calendrier de Bascule – 2B

4.2.2 Ouverture des périodes budgétaires 0 / BOPA POUR exercices >N

Aucune pièce de budget ne peut être saisie tant que le statut de budgétisation n’a pas été associé à une version et à un exercice.

Le statut de budgétisation indique les opérations budgétaires autorisées (saisie de budget, restitution, fonds supplémentaires,…) pour un type de budget (budget initial, budget rectificatif,…) et une catégorie budgétaire (Budget d’engagement ou Budget de paiement) donnés.

Exécuter la transaction FMBOSTAT.

Dans l’écran qui s’ouvre, saisir le périmètre financier et valider :

NB : Pour les établissements disposant d’un mandant multi-personnes morales, et en fonction des autorisations mises en œuvre, attention à bien sélectionner le périmètre financier approprié.

La liste des versions par exercice, associées à un statut, s’affiche.

Saisir une nouvelle ligne pour paramétrer l’affectation d’un statut budgétaire à l’exercice en cours d’ouverture et à la version concernée :

Cliquer sur le bouton « Nouvelles entrées ».

Compléter les combinaisons adéquates :

Saisir autant de lignes que d’exercices à ouvrir pour la programmation pluriannuelle, pour la version 0/BOPA.

Sauvegarder.

Le cas échéant, exécuter de nouveau cette procédure, sur le périmètre financier « 2010 » et pour tous les exercices à ouvrir pour la programmation pluriannuelle, pour la version 0/BOPA.

4.2.3 Saisie du budget pour exercices N (version PR1) et > N (version 0) EN double budget ou chargement en masse

4.2.3.1 Saisie manuelle du budget

Document de référence : SIFAC-MUT-BUD-creationPrevisionBudgetaire.docx, § 5 « Mode opératoire détaillé ».

4.2.3.1.1 Saisie de budget sur « PR1 » / « BI »

Le principe est de saisir les budgets de dépenses et de recettes en mode GBCP, i. e. en engagements et en paiements (décaissements et encaissements), pour les exercices à ouvrir.

Exécuter la transaction FMBB.

Dans l’écran qui s’ouvre, saisir le périmètre financier correspondant à votre établissement et valider :

Cet écran ne s’affiche plus s’il a déjà été demandé par le système et renseigné par l’utilisateur durant la session.

NB : Pour aller le vérifier et/ou le modifier, aller dans « Autre fonctions/ modifier périmètre financier».

Lors de la première utilisation de la transaction, sélectionner la variante de mise en forme propre à SIFAC (« ZSAP04 ») et cocher la case « Mise en forme standard », puis valider.

L’écran de l’atelier (Workbench) de budgétisation s’ouvre :

L’écran de la transaction FMBB, en mode GBCP, est modifié par rapport à sa version non-GBCP ; il comporte deux sous-onglets « Budget de paiement » (pour les budgets de CP et RE) et « Budget d’engagement » (pour les budgets d’AE et d’AR) :

En cours ou fin de saisie, il est possible de visualiser les montants saisis dans chaque Budget :

L’écran de saisie comporte également une autre nouveauté : le bouton . Celui-ci permet de copier les éléments saisis en « Budget de Paiement » vers l’onglet « Budget d’engagement », afin de simplifier la saisie du budget d’engagement.

Il est également possible de faire l’inverse : saisir le budget d’engagement dans un 1er temps, puis le copier dans le budget de paiement.

Saisir les éléments de l’en-tête de pièce.

Plus particulièrement :

· Le type de budget : « BI » (afin de saisir la version préparatoire initiale) ;

· Le type de pièce de saisie de budget : « PREV » (afin de saisir la version préparatoire initiale, dans le cadre de la remontée budgétaire des SO vers CRB) ou « BINI » (budget préparatoire / budget voté) 

· La version : « PR1 » ;

· Exercice comptable : l’exercice N ou ultérieur (programmation pluriannuelle), relatif au budget en cours d’arbitrage.

Saisir les postes du budget de paiement : il s’agit de saisir les adresses budgétaires et les montants prévus pour chaque adresse, en dépenses et/ou en recettes.

La synthèse affiche le total des dépenses/recettes saisies sur chaque budget.

A l’issue de la saisie du budget de paiement, la saisie se poursuit avec le budget d’engagement. Pour en simplifier la saisie, cliquer sur le bouton .

Les lignes du budget de paiement sont copiées dans le budget d’engagement :

S’il existe déjà au moins un poste saisi dans le « budget-cible » de la copie, le système envoie un message demandant à l’utilisateur de faire un choix et valider :

· « Supprimer et copier » : le système supprime toutes les lignes existant dans le « budget-cible » de la copie et insère la copie actuelle des postes du « budget-source » ;

· « copier additif » : le système ajoute, aux postes du « budget-cible », la copie actuelle des postes du « budget-source ». 

Dans l’onglet d’en-tête « Données suppl. », saisir le nom du responsable dans la zone « « responsable » et une description de l’opération dans la zone « Texte d’en-tête » :

Contrôler la pièce de saisie de budget : cliquer sur le bouton .

Une fois les deux types de budgets saisis (budget de paiement et budget d’engagement) et contrôlés, sauvegarder la pièce de saisie de budget.

· Procéder de la même manière qu’indiqué ci-dessus, pour les budgets à saisir sur les exercices ultérieurs (programmation pluriannuelle).

· Le cas échéant, procéder de la même manière qu’indiqué ci-dessus, pour le périmètre financier « 2010 », sur les deux types de budgets et pour les exercices à ouvrir.

4.2.3.2 Chargement du budget en masse

Dans le cas où la saisie manuelle du budget s’avèrerait fastidieuse, il est possible de procéder au chargement automatique d’un budget saisi préalablement dans Excel.

Un programme a été développé afin de pouvoir charger en masse dans SIFAC, des prévisions budgétaires sur plusieurs exercices, versions, et types de budget, notamment.

Ce programme reçoit en entrée un fichier Excel (au format .csv) contenant les budgétisations prévues et génère les pièces de saisie budgétaire correspondantes :

Nom de la transaction proposée : ZCHARGMT_BUDGET.

4.2.3.2.1 Construction du fichier à charger

Saisir dans Excel, les postes de budgétisation à charger, en respectant le formalisme du fichier attendu par le système : un modèle de fichier est inclus ci-dessous, avec une ligne saisie, afin de donner un exemple. Cette ligne-exemple devra être remplacée par vos propres postes de budgétisation.

ZCHARGMT_BUDGET_

Fichier.xlsx

Ce format attendu est décrit ci-dessous : il décrit le sens et le format de chaque colonne du fichier à charger.

Description

Contrôle SIFAC

Longueur

Type

Obligatoire

Rôle

Centre financier

O

16

Caractères

O

Permet d’indiquer le centre financier de l’écriture de budgétisation.

Compte budgétaire

O

24

Caractères

O

Permet d’indiquer le compte budgétaire de l’écriture de budgétisation.

Programme de financement

O

24

Caractères

O

Permet d’indiquer le programme de financement de l’écriture de budgétisation.

Domaine fonctionnel

O

16

Caractères

O

Permet d’indiquer le domaine fonctionnel de l’écriture de budgétisation.

Fond

O

10

Caractères

O

Permet d’indiquer le fond de l’écriture de budgétisation.

Catégorie budgétaire

O

2

Caractères

O

Permet d’indiquer la catégorie budgétaire de l’écriture de budgétisation.

Au choix :

- 9G budget d’engagement

- 9F : budget de paiement

Type de budget

O

4

Caractères

O

Permet d’indiquer le type de budget de l’écriture de budgétisation.

Version

O

3

Caractères

O

Permet d’indiquer la version de l’écriture de budgétisation.

Au choix : PR1 / PR2 / 0.

Type de pièce

O

4

Caractères

O

Permet d’indiquer le type de pièce de l’écriture de budgétisation.

Exercice

O

4

Numérique (entier)

O

Permet d’indiquer l’exercice de l’écriture de budgétisation.

Montant

O

Numérique (décimal, 2 chiffre après virgule)

O

Permet d’indiquer le montant de l’écriture de budgétisation.

Texte de poste

N

50

Caractères

N

Zone de texte libre qui est copiée dans le texte du poste de la pièce de budgétisation.

Ne supprimer aucune colonne du fichier. Laisser les en-têtes de colonne dans le fichier sauvegardé.

Une fois la saisie du budget réalisée, sauvegarder d’abord au format Excel, puis sauvegarder au format .csv.

Dans Excel (en fonction de votre version d’Office, l’apparence peut être légèrement différente), sélectionner « Fichier / Enregistrer sous… » :

Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisir le nom souhaité pour le fichier à enregistrer :

Cliquer sur le champ « Type » :

Sélectionner le format .csv dans la liste des formats proposés et sauvegarder en local :

Cliquer sur « Oui » pour valider la sauvegarde au format sélectionné :

Le fichier est sauvegardé sous le nom et au format sélectionnés.

A la fermeture du fichier, Excel demande à nouveau de suivre la même séquence d’enregistrement : cliquer sur « Enregistrer ».

Cliquer sur « Oui » pour valider la sauvegarde au format sélectionné :

4.2.3.2.2 Chargement du fichier dans SIFAC

Exécuter la transaction ZCHARGMT_BUDGET.

Dans l’écran qui s’ouvre, saisir le périmètre financier correspondant à l’établissement, la date des pièces de saisie de budget et un texte descriptif qui sera repris sur les en-têtes de ces pièces.

Préparer le chargement en mode « TEST » :

Indiquer le fichier .csv à charger : cliquer sur , dans la zone « Fichier » :

Exécuter le chargement :

La transaction affiche le résultat du chargement en mode « TEST » :

A ce stade, même si aucune erreur n’est détectée, aucune mise à jour n’est réalisée dans SIFAC : aucune pièce de saisie de budget n’est créée.

La transaction opère différents contrôles :

- contrôle de cohérence du fichier (par rapport au format attendu),

- contrôles budgétaires standards réalisés par la transaction de budgétisation FMBB.

- contrôles budgétaires spécifiques.

NB : Concernant le contrôle de cohérence du fichier, veiller à respecter strictement le format attendu, indiqué au § 4.2.3.2.1 « Construction du fichier à charger ». Ne pas ajouter de lignes « vides » ou de colonnes. Ne pas supprimer de colonnes.

Tant que les contrôles ne sont pas satisfaisants (messages d’erreur dans le protocole d’exécution), aucune pièce de budgétisation n’est générée dans SIFAC en mode « REEL ».

Exécution du chargement en mode « REEL ».

Revenir dans l’écran de sélection en cliquant sur .

Décocher la case « mode TEST », puis exécuter :

Le fichier à charger pourra contenir les budgets à saisir sur les exercices ultérieurs (programmation pluriannuelle).

Le cas échéant, le fichier à charger pourra contenir les budgets à saisir pour le périmètre financier « 2010 », sur les deux types de budgets et pour les exercices à ouvrir.

4.2.4 Copie du budget de PR1/BI vers PR2/BI

Document de référence : SIFAC-MUT-BUD-copieVersionBudget.docx.

Le budget a été chargé en « PR1 ». Une fois le budget voté par l’organe délibérant, l’étape suivante, dans SIFAC, est la copie de ce budget soit en version « 0 » ; le cas échéant, en fonction de votre processus budgétaire, l’étape suivante peut être une étape intermédiaire de copie du budget « PR1 » vers le budget préparatoire « PR2 », avant la copie en version exécutoire « 0 ».

Exécuter la transaction FMCYLOAD :

Dans l’écran qui s’ouvre, saisir le périmètre financier et valider :

Cet écran ne s’affiche plus s’il a déjà été demandé par le système et renseigné par l’utilisateur durant la session.

NB : Pour aller le vérifier et/ou le modifier, aller dans « Environnement / Changer périmètre financier».

En fonction de la définition de votre processus budgétaire (en 2 ou 3 étapes), la saisie du budget exécutoire (version « 0 ») comportera :

· Le cas échéant, la copie de PR1/BI vers PR2/BI ;

· Puis, la construction de la version exécutoire : par copie de PR1/BI vers 0/BOPA ou de PR2/BI vers 0/BOPA.

4.2.4.1 Copie de PR1/BI vers PR2/BI

Dans l’écran de sélection qui s’affiche, plusieurs « pavés » apparaissent, par type d’information :

Dans le 1er pavé, saisir les informations relatives à la « version-source, à partir de laquelle les données budgétaires vont être copiées dans une « version-cible ».

Saisir les données suivantes :

· Périmètre financier : « 1010 » correspondant à votre établissement ;

· Catégorie budgétaire : « 9F » (budget de paiement : CP/RE) ;

· Version : « PR1 » (version-source)

· Exercice comptable : l’exercice objet de la budgétisation en cours.

Dans le pavé suivant, relatif à la manière dont les montants sont repris de la « version-source », sélectionner le type de budget « BI », en cliquant sur le bouton « Sélectionner combinaisons » :

Pour le reste, conserver les valeurs par défaut de ce pavé « Base de calcul ».

Dans le pavé suivant, relatif à la « version-cible » dans laquelle sont recopiées les informations de la « version-source », saisir les informations suivantes :

· Catégorie budgétaire : « 9F » (budget de paiement : CP/RE) ;

· Version : « PR2 » (version-cible) ;

· Exercice comptable : l’exercice objet de la budgétisation en cours ;

· Type de budget : « copier type de budget » (conservation du type de budget de la « version-source »).

Dans le pavé « Options de pièce », saisir le type de pièce relative au budget initial et la date de la pièce de saisie budgétaire :

Dans le pavé « Options de traitement », indiquer la manière dont l’on souhaite exécuter le traitement en mode « TEST », dans un 1er temps.

Indiquer également le mode de mise à jour :

· S’il n’existe aucune donnée en « version-cible » ou que l’on souhaite conserver d’éventuelles données de budget précédemment saisies/copiées, sélectionner le mode « 1 » ;

· Si l’on souhaite ne retrouver, en « version-cible », que les valeurs de la « version-source », sélectionner le mode « 0 ».

Exécuter :

Si le compte-rendu d’exécution est satisfaisant, revenir en arrière en cliquant sur le bouton et exécuter la transaction en mode « REEL » :

Compte-rendu de l’exécution en mode « REEL » :

Les données de budget de PR1/BI ont été créées à l’identique dans la version PR2/BI.

· Procéder comme indiqué ci-dessus pour le budget d’engagement (catégorie budgétaire : « 9G ») ;

· Le cas échéant, procéder de la même manière qu’indiqué ci-dessus, pour le périmètre financier « 2010 », sur les deux types de budgets, pour l’exercice N.

Variantes de sélection :

Afin de faciliter les copies d’autres versions relatives à des exercices ultérieurs, sauvegarder l’ensemble de ces paramètres de sélection sous la forme d’une variante de sélection : codification proposée => 9F_PR1BI_PR2BI (pour : copie de PR1/BI vers PR2/BI en Budget de Paiement).

Variante pour copie de PR1/BI vers PR2/BI : « 9F_PR1BI_PR2BI »

Dans l’écran de sélection, cliquer sur .

4.2.5 Etats de contrôle du Budget

Vérifiez les saisies budgétaires précédentes, à l’aide des transactions usuelles :

4.2.5.1 ZFMAVCR01

L’état standard FMAVCR01 est limité en nombre d’adresses budgétaires : la transaction spécifique ZFMAVCR01 remplace désormais la transaction FMAVCR01, pour dépasser cette limite.

Cet état permet de consulter le disponible budgétaire : il s’appuie sur les données des ledgers de contrôle du disponible et affiche les montants disponibles d’AE et de CP (budget et consommé/engagé).

Les ledgers de contrôles sont les suivants :

· 9H : Contrôle règlementaire des CP sur le centre financier de niveau 1 de la hiérarchie des centres financiers ;

· 9I : Contrôle règlementaire des AE sur le centre financier de niveau 1 de la hiérarchie des centres financiers ;

· ZC : Contrôle agrégé des AE des CRB de niveau 2 ;

· ZE : Contrôle agrégé des AE des CRB de niveau 3 ;

· ZO : Contrôle des AE au niveau SO ou PFI.

Exécuter la transaction ZFMAVCR01 :

Une fenêtre s’ouvre : renseigner le périmètre financier correspondant à votre établissement et valider.

Cette fenêtre ne s’affiche qu’une fois par session.

L’écran de sélection de l’état s’affiche :

Dans l’écran de sélection, les sélections opérées dépendent du type d’information recherchée.

· Affichage du contrôle de dispo des AE au niveau 1

· Affichage du contrôle de dispo des CP au niveau 1

· Affichage du contrôle de dispo des AE au niveau 2

· …

Exécuter l’état à partir de la sélection :

4.2.5.2 FMKFR01

Documents de référence : Manuel utilisateur (non-GBCP) sous Powerpoint SIFAC-MUT-BUD-disposBudgetaires.

La transaction FMKFR01 – « Analyse selon ratio » permet d'afficher des ratios par adresse budgétaire : il s’agit d’un outil d’analyse.

Cet état permet de visualiser des données des différents ledgers :

9F : Dotations budgétaires en CP/RE

9G : Dotations budgétaires en AE / AR.

9A : Données d’exécution

9H/9I/ZC/ZE/ZO : Contrôle des disponibles réglementaires et optionnels.

Il s’appuie sur des « ratios » (formules de calcul) standards proposés par le système ainsi que des ratios créés spécifiquement pour SIFAC.

La liste exhaustive des ratios et variantes de sélection pré paramétrés dans la souche SIFAC figure dans le document Excel « SIFAC-MOP-BUD-Annexe FMKFR01 ».

Exécuter la transaction FMKFR01 :

Une fenêtre s’ouvre : renseigner le périmètre financier correspondant à votre établissement et valider.

Cette fenêtre ne s’affiche qu’une fois par session.

L’écran de sélection s’ouvre :

Sélectionner une variante en cliquant sur :

La liste des variantes de sélection disponibles s’affiche :

NB : la mise en place de la GBCP a pour conséquence que certains ratios ont été créés et d’autres deviennent obsolètes.

Sélectionner la variante pertinente pour votre cas (à partir du document de référence indiqué plus haut) et valider.

Par exemple, si l’on sélectionne la variante souche « PREP_BUDG », pour analyser les prévisions budgétaires :

L’écran de sélection s’affiche ainsi : il affiche les ratios relatifs à la variante ; certains sont positionnés sur du budget d’engagement, d’autres sur du budget de paiement.

Poursuivre l’exécution de l’état en cliquant sur  :

La variante fait apparaître et met en forme des informations relatives aux deux budgets d’engagement et de paiement.

Par exemple, pour ce qui concerne le budget d’engagement dans les données restituées par l’état, les informations budgétaires apparaissent ainsi :

4.2.5.3 FMRP_RW_BUDGET 

La transaction FMRP_RW_BUDGET permet de vérifier les dotations budgétaires initiales saisies (budget d’origine), ainsi que tous les mouvements intervenus depuis (restitutions, fonds supplémentaires, transferts). Cet état ne tient pas compte des consommations budgétaires.

La sélection se fait sur le budget d’engagement ou de paiement, selon le besoin de l’analyse.

Exécuter la transaction FMRP_RW_BUDGET :

SEQ substeps \h \r0

L’écran de sélection de l’état s’affiche :

Saisir les informations suivantes :

· Le périmètre financier correspondant à votre établissement : « 1010 » ;

· La catégorie budgétaire : « 9F » (budget de paiement) ;

· La version de budget à contrôler : « 0 » ;

· L’exercice comptable : l’exercice comptable à contrôler.

Poursuivre l’exécution de l’état en cliquant sur .

Procéder de la même manière qu’indiqué ci-dessus, pour le contrôle du budget d’engagement.

Le cas échéant, procéder de la même manière qu’indiqué ci-dessus, pour le périmètre financier « 2010 ».

4.2.5.4 Vérification Budgétisation pluriannuelle – FMAVCR02

Les transactions usuelles décrites ci-dessus sont utilisables pour un seul exercice (actuel ou futur).

Une nouvelle transaction permet de visualiser les AD.

La transaction FMAVCR02 est mise en place afin de restituer le contrôle du disponible pluriannuel des AD. Le ledger de contrôle ZD est mis en œuvre, il cumule les dotations et imputations sur le budget d’engagement.

Exécuter la transaction FMAVCR02 :

Une fenêtre s’ouvre : renseigner le périmètre financier correspondant à votre établissement et valider.

Cette fenêtre ne s’affiche qu’une fois par session.

L’écran de sélection de la transaction s’ouvre :

Cet état n’est utile que pour les opérations pluriannuelles : sélectionner le ledger de contrôle des disponibilités « ZD ».

Une variante souche permet de conserver le ledger et la mise en forme :

Les PFI (opérations pluriannuelles) ayant une dotation budgétaire saisie, sont affichés :

Les dotations budgétaires saisies sur plusieurs exercices sont visibles en développant chaque programme :

4.3 Saisie budgétaire sur ancienne structure pour l’exercice N-1

4.3.1 Liste des opérations

Cf. Fichier Calendrier de Bascule – 2C

4.3.2 Etats de contrôle du Budget

Dans cette étape, vous lancez des états de contrôle de vos saisies budgétaires dans l’ancienne structure sur N-1.

ZFMAVCR01 :

Document de référence : document de mode opératoire SIFAC-MUT-BUD-disposBudgetaires.

Cet état permet de consulter le disponible budgétaire : il s’appuie sur les données des ledgers de contrôle du disponible 9H (contrôle de disponible règlementaire), Z2 (contrôle de disponible optionnel) et ZH (contrôle de disponible optionnel).

Exécuter la transaction ZFMAVCR01 :

Une fenêtre s’ouvre : renseigner le périmètre financier correspondant à votre établissement et valider.

· Cette fenêtre ne s’affiche qu’une fois par session.

L’écran de sélection de l’état s’affiche :

Exécuter l’état à partir de la sélection :

Pour plus de détail : cf. le document de mode opératoire SIFAC-MUT-BUD-disposBudgetaires.

FMKFR01 :

Document de référence : document de mode opératoire SIFAC-MUT-BUD-disposBudgetaires.

La transaction FMKFR01 – « Analyse selon ratio » permet d'afficher des ratios par adresse budgétaire : il s’agit d’un outil d’analyse.

Cet état permet de visualiser des données des différents ledgers :

· 9F : Dotations

· 9A : Données d’exécution

· 9H/ZH/Z2 : Contrôle des disponibles réglementaires et optionnels.

Il s’appuie sur des « ratios » (formules de calcul) standards proposés par le système ainsi que des ratios créés spécifiquement pour SIFAC.

La liste exhaustive des ratios et variantes de sélection pré paramétrés se trouve dans le document de mode opératoire sur les ratios non-GBCP (ancienne structure budgétaire) SIFAC-MOP-BUD-annexeRestitutions.

Exécuter la transaction FMKFR01 :

Une fenêtre s’ouvre : renseigner le périmètre financier correspondant à votre établissement et valider.

· Cette fenêtre ne s’affiche qu’une fois par session.

L’écran de sélection s’ouvre :

Sélectionner une variante en cliquant sur :

La liste des variantes de sélection disponibles s’affiche :

Sélectionner la variante pertinente pour votre cas (à partir du document de référence indiqué dans ce paragraphe) et valider.

L’écran de sélection s’affiche : il affiche les ratios relatifs à la variante.

Poursuivre l’exécution de l’état en cliquant sur  : l’état affiche le résultat de la sélection.

Pour plus de détail : cf. le document de mode opératoire SIFAC-MUT-BUD-disposBudgetaires.

FMRP_RW_BUDGET

Document de référence : document de mode opératoire SIFAC-MUT-BUD-disposBudgetaires.

La transaction FMRP_RW_BUDGET permet de vérifier les dotations budgétaires initiales saisies (budget d’origine), ainsi que tous les mouvements intervenus depuis (restitutions, fonds supplémentaires, transferts). Cet état ne tient pas compte des consommations budgétaires.

Exécuter la transaction FMRP_RW_BUDGET :

SEQ substeps \h \r0

L’écran de sélection de l’état s’affiche :

Saisir les informations suivantes :

· Le périmètre financier correspondant à votre établissement ;

· La catégorie budgétaire : « 9F » (budget de paiement) ;

· La version de budget à contrôler : « 0 » ;

· L’exercice comptable : l’exercice comptable à contrôler.

Poursuivre l’exécution de l’état en cliquant sur .

Pour plus de détail : cf. le document de mode opératoire SIFAC-MUT-BUD-disposBudgetaires.

4.3.3 DBM ancienne structure : Autoriser PR1/DMX et 0/DMX

Document de référence : Manuel utilisateur SIFAC_MUT_BUD_OUVERTURE_PERIODE_BUDGET.

Aucune pièce de budget ne peut être saisie tant que le statut de budgétisation n’a pas été associé à une version et à un exercice.

Sur l’exercice qui sera clôturé et sur lequel s’appliquent les anciennes structures budgétaires, le processus budgétaire se poursuit : il est nécessaire de pouvoir saisir les dernières demandes budgétaires rectificatrices, de fin d’année.

Exécuter la transaction FMBOSTAT :

Saisir le périmètre financier correspondant à votre établissement (ancienne structure) :

NB : Pour les établissements disposant d’un mandant multi-personnes morales, et en fonction des autorisations mises en œuvre, attention à bien sélectionner le périmètre financier approprié.

Saisir une nouvelle ligne pour paramétrer l’affectation d’un statut budgétaire à l’exercice en cours d’ouverture et à la version concernée, comme dans l’exemple ci-dessous :

Sauvegarder.

4.3.4 Saisie DBM Exercice N-1 ancienne structure

· Exécuter la transaction FMBB.

· Appliquer le mode opératoire décrit dans le document SIFAC-MUT-BUD-creationPrevisionBudgetaire-V1.7.docx au § 5 « Mode opératoire détaillé », en sélectionnant le périmètre financier correspondant à votre établissement et l’exercice qui va être clôturé.

NB : Uniquement sur Budget de paiement.

Exemple :

4.3.5 Copie DBM sur PR2 et/ou version 0

Document de référence : SIFAC-MUT-BUD-copieVersionBudget.docx.

Le budget a été saisi en « PR1 ». Une fois le budget voté par l’organe délibérant, l’étape suivante, dans SIFAC, est la copie de ce budget soit en version « 0 » ; le cas échéant, en fonction de votre processus budgétaire, l’étape suivante peut être une étape intermédiaire de copie du budget « PR1 » vers le budget préparatoire « PR2 », avant la copie en version exécutoire « 0 ».

Exécuter la transaction FMCYLOAD et appliquer la procédure indiquée dans le document de mode opératoire SIFAC-MUT-BUD-copieVersionBudget.

En fonction de la définition de votre processus budgétaire (en 2 ou 3 étapes), la saisie du budget exécutoire (version « 0 ») comportera :

· Le cas échéant, la copie de PR1 vers PR2 ;

· Puis, la construction de la version exécutoire : par copie de PR2 vers 0/BI ou de PR1/BI vers 0/BI.

4.3.6 Fermeture des versions budgétaires N-1 sur ancienne structure

Document de référence : Manuel utilisateur SIFAC_MUT_BUD_OUVERTURE_PERIODE_BUDGET.

La pièce de modification budgétaire de fin d’année a été saisie sur l’ancienne structure budgétaire. Il est à présent nécessaire de fermer les versions « PR1/PR2 », tout en laissant la version « 0 » ouverte et disponible à d’éventuels transferts budgétaires.

Exécuter la transaction FMBOSTAT :

Saisir le périmètre financier correspondant à votre établissement (ancienne structure) et valider :

La liste des versions ouvertes par exercice, s’affiche :

Se positionner sur chaque ligne contenant la version PR1/PR2 à fermer et supprimer cette ligne en cliquant sur le bouton  :

Sauvegarder.

NB : Pour les établissements disposant d’un mandant multi-personnes morales, et en fonction des autorisations mises en œuvre, attention à bien sélectionner le périmètre financier approprié.

5 Annexe

SIFAC-MOP-GEN-GBC

P-calendrierDeBasculeLot1-V1.3.xlsx

* Fin du document *

SIFAC-MOP-GEN-GBCP-bascule-V1.4.doc Page 111/111

Saisie budget

Centre financierCompte BudgétaireProgramme de financementDomaine fonctionnelFondCatégorie BudgétaireType de budgetVersionType de piècesExerciceMontant Texte de poste

CRB2-ETABFFOPFA-F01D101FD0109GBI0PREP20151000

1

2

3

4

5

6

A

B

C

D

Centre

financier

Compte

Budgétaire

Programme de

financement

Domaine

fonctionnel

CRB2-ETAB

FF

OPFA-F01

D101

Version

DOCUMENT

RéférenceSIFAC-MOP-GEN-GBCP-calendrierDeBascule

Version1.2

Date10/07/15

MODIFICATIONS

VersionDateAuteurSections modifiéesObjet de la mise à jour

3.6Vague 2012

3.731/08/12Marie-Laure BusnelMise à jour du document avec les informations suivantes :* DM 78548 : mise à jour nouvelle nomenclature M93 2012* Vague 2013

Reprise du document "SIFAC-QDP-GEN-Integration"

3.810/09/12Marie-Line CasséSociété FIDM 82750 : Banalisation de l'identifiant SEPA et description du site (Onglet Société FI)

3.910/12/12Marie-Laure BusnelPCR M93PCR M91DM 79132 : création plan de compte réglementaireCf document "SIFAC-DCD-CPT-plansDeComptes-V1.4"

29/10/12Yolande OrriolsCompte Budg M9.3Créations et modifications de Comptes Budgétaires (liés notamment à la Nouvelle Nomenclature RCE)

3.1021/12/12Marie-Laure BusnelOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3PCR M91PCR M93Compte Budg M9.1Compte Budg M9,3Reprise du document : "SIFAC-SPI-integration-V3.9.xls"DM 79132 :Modification du document pour prise en compte :* du fichier AMUE du 29/10/2012* remplacement du document "SIFAC-DCD-CPT-plansDeComptes"

Ce document est maintenant le document de référence pour les plans de comptes comptables et budgétaires

3.1110/01/13Marie-Laure BusnelOngletPlan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3DM 86501 : modification de la catégorie de TVA (de "vide=non imposable" à "-=TVA déductible permise")sur les comptes 21566001, 215670001, 21568001 du plan de compte Z100 (Les comptes sont inexistants sur le Z202)

3.1231/01/13Marie-Laure BusnelOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3PCR M91PCR M93Compte comptable à rajouterDM 87288 : Chargement compte reglementaire - Précisions sur le traitement des fichiersModification du nom du document en : "SIFAC-SPI-INT-intégration"Indication de la transaction "LSMW" pour les comptes comptables à rajouter

3.1319/02/13Thierry GardetteCentre financierDM 84575 : Ajout des champs "Téléphone" et "Télécopie" de l'adresse de facturation.

3.1420/03/13ML BusnelOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3Compte Budg M9.3* Comptes budgétaires 672 et 675 : ajoutés par l'AMUE suite à leur suppression par erreur en V3.9 (DM88858)* Compte général 88100000 : compte général ajouté dans le cadre de la DEMAT (DM87308)* Comptes généraux 5* à terminaison "xxx" : ajout d'une explication dans le cadre de la Trésorerie

3.1502/04/13ML BusnelOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3Compte Budg M9.3DM88858 : prise en compte des ajouts KO (suppression de la couleur des lignes )

3.1625/05/13C AmelotOnglets Plan de compte CPT M9.1DM90049 : ajout du compte 44640000 et 46641000 dans le plan de compte M91

3.1714/06/13C AmelotN/ADM90049 : modifications de la cartouche suite retour KO de l'AMUE. Ajout du compte 46640000 et 46641000 dans le plan de compte M91.

3.1809/07/13ML BusnelPlan de compte CPT M9.3Article générique M91Article générique M93Dérivation SD M91Dérivation SD M93DM91205 :sur le plan de compte M93, modification des libellés des comptes 13171000 / 13171002 / 13830000 / 13850000

Personnalisation site : ajout des onglets "Dérivation SD M91" / "Dérivation SD M93" / "Article générique M91"

3.1923/07/13ML BusnelM MartinsR NassaraOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3PCR M91PCR M93Compte Budg M9.1Compte Budg M9.3Nom. crédits souches RCENom. recettes souches RCENom. destinations souches RCEDM91393/89995/91396 : financement externe de l'actif* Comptes généraux (et natures comptables associées)* Comptes budgétaires* Nomenclature SD* ajout onglet "Nom. crédits souches RCE"* ajout onglet "Nom. recettes souches RCE"* ajout onglet "Nom. destinations souches RCE"

3.2011/09/13ML BusnelOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3PCR M91PCR M93DM91393 : financement externe de l'actif* Comptes généraux : modification des commentaires pour mettre en avant la DM89995* Nomenclature des crédits : modification de la rubrique correspondante aux CB 64146 et 6411113Prise en compte anticipée des modifications à faire dans la DM 90776 : ajout des 2 comptes15160000 et 68152000 en Z202

3.2111/10/13CE FaustherNom. recettes souches RCEDM91393/92119 : Mise à jour de la nomenclature souche* Ajout de la correspondance entre les CB 7813, 7863 et 7873 à la rubrique des recettes R61

3.2216/10/13ML BusnelOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3

DM91393 : Mise à jour du groupe de statut de zone du compte général 10412000 en M9.1 et en M9.3

3.2307/03/14Siham ChoukraniSociété FIDM 95209 : Ajout du champ 'Région' dans la table ZSIFACFITA_RMDIR pour gestion des remettants titulaires d'un compte DFT dont les fichiers sont validés par les Recettes des Finances (Onglet Société FI)

3.2426/06/14Siham ChoukraniOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3PCR M91PCR M93DM 98875 : création d'un compte réglementaire 44190000 en M9-1création des comptes fonctionnels 441100000, 44170000, et modification du compte fonctionnel 44190000 (en M9-3)création des comptes fonctionnels 441100000, 44170000, 44190000 et 44199999 (en M9-1)

3.2527/06/14Siham ChoukraniOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3

DM 98875 : Mise à jour du statut de zone (G100) en M9-1 et M9-310100002,13120002, 13130002,13140002,13150002, 13160002, 13170002, 13180002,Mise à jour du statut de zone (G100) en M9-3 13820000, 13830000, 13840000, 13850000, 13860000, 13870000,Mise à jour du statut de zone (G100) en M9-1 13800000

3.2610/09/14Claude Emmanuelle Fausther

Siham ChoukraniOnglets Plan de compte CPT M9.1Plan de compte CPT M9.3PCR M91PCR M93Compte Budg M9.1Compte Budg M9,3Nom. crédits souches RCEDM 93881 Evolution réglementaire:Création de comptes budgétaires en M9-1 et M9-3Création et blocage de comptes réglementaires en M9-1 et M9-3Création, modification et blocage de comptes fonctionnels en M9-1 et M9-3Mise à jour de la nomenclature des crédits souche

3.2726/09/14Céline AmelotOngletsPlan de compte CPT M91Plan de compte CPT M93PCR M91PCR M93Articles génériques M93Dérivation SD M93Nomenclature Achat M93Nomenclature Achat M91DM 98260 : mise à jour du fichier SPI pour personnalisation.- Plan de compte CPT M91 et M93 / PCR M91 et M93 -> Mise à jour de la coche "Compte bloqué" pour les compes à supprimer.- Article générique M93 : mise à jour de l'onglet- Dérivation SD M93 : mise à jour de l'onglet - Nomenclature Achat M9.3 etM9.1 : mise à jour des onglets

3.2830/01/15Céline AmelotClaire Ferrié'Onglets'Article générique M93Dérivation SD M93Nomenclature Achat M93Nomenclature Achat M91DM 98260 : remise à nouveau de la nomenclature des articles avec : * DM 86145 : Evolution réglementaire subdivision cpte 7441 * DM 94140 : Evolution réglementaire évolution subvention d'investissement.

Suite erreur de version, création de la version 3.28 à partir de 3.26 et réintégration des modifications apportées dans la version 3.27 hors mise à jour des onglets relatifs au plan de compte (remarques mineures visant à bloquer les comptes à supprimer).

1.04/17/15Christelle CLAVAUDToutesCréation du document

1.16/26/15Christelle CLAVAUDToutesDM104219 : prise en compte des retour de l'AMUE suite à la recette

1.27/10/15Christelle CLAVAUDToutesDM104219 : prise en compte des retour de l'AMUE suite à la recette

1.37/31/15Christelle CLAVAUDToutesDM104219 : prise en compte des retour de l'AMUE suite à la recette

&P&A&P/&N

Plan de bascule

N= Année de passage en mode GBCP

PhaseDate prévisionnelleStructureModeType tâcheQualifDescriptionTransaction/ programmeDoc de référenceModalitésActeurResp.Statut Durée

1 -Préparation des environnements : personnalisation et chargement des données

1A Préparation technique

vers le 30/08/N-1NouvelleOuverture N-1AdminSauvegarde de l'environnement de production et pré productionMOP BasculeManuelEts

NouvelleOuverture N-1ManuelActivation Business function PSM_FM_BCS_CI_1 sur tous les environnements ( prod et pré-prod)SFW5MOP BasculeManuelSoprasteria

NouvelleOuverture N-1AdminTransport des OT Souche et de personnalisation ( Lot 0 + Lot 1) sur environnement de pré-production et productionMOP BasculeManuelSoprasteria/ets

NouvelleOuverture N-1vérificationVérification des périmètres financiers et analytiques - table GBCPSM30 : Table ZSIFACFMTR_GBCPMOP BasculeManuelSoprasteria/ets

NouvelleOuverture N-1ManuelTâche manuelle de personnalisation avant chargement des données : * Hiérarchie CC/CP * Dépendance des exercices pour les CFI et CBSPROMOP BasculeManuelSoprasteria

NouvelleOuverture N-1ManuelTâche manuelle: * tranches de numéro pour Exercice N-1 sur nouvelle structureMultiplesMOP BasculeManuelSoprasteria

NouvelleOuverture N-1ChargementChargement des donnéesLSMWMOP BasculeAutomatiqueSoprasteria

NouvelleOuverture N-1ManuelTâche Manuelle : Modification des comptes Budgétaires techniques ( statistiques)Si non pris en compte dans LSMWFMCIAMOP BasculeManuelSoprasteria

NouvelleOuverture N-1vérificationVérification des chargements de donnéesMultiplesMOP BasculeManuelEts

NouvellePréparationPréparation du fichier Excel de dérivation des rôlesMOP BasculeSIFAC-MUT-GDA-mettreEnPlaceRoleDeStructureManuelEts

NouvelleAdminCréation et affectation des nouveaux rôles dérivés pour la nouvelle structure GBCP à l'aide de l'outil automatique de dérivation en masseZDERIV_ROLE_MASSE MOP BasculeSIFAC-MUT-GDA-mettreEnPlaceRoleDeStructureAutomatiqueEts

1B Préparation fonctionnelle

Après 30/08/N-1AncienneTraitementExtraction des Programmes Financement validesFM7MMOP BasculeSIFAC-MOP-BUD-chargementPFinancement-IN16ManuelEts

NouvelleOuverture N-1TraitementPréparation du fichier pour injection des PFI Fléchés /non FléchésNAMOP BasculeSIFAC-MOP-BUD-chargementPFinancement-IN16ManuelEts

NouvelleOuverture N-1ChargementChargement des Programmes Financement validesLSMWMOP BasculeSIFAC-MOP-BUD-chargementPFinancement-IN16AutomatiqueEts

NouvelleOuverture N-1TraitementMise à jour des groupes de PFI : rajout des PFIFM_SETS_FUNDPRG2MOP BasculeSIFAC-MOP-BUD-chargementPFinancement-IN16ManuelEts

Indépendant de la structureTraitementVérification et extraction des dates de validité des domaines fonctionnelsFM4MMOP BasculeSIFAC_MUT_BUD_EXT_DOMS_FCTNELSManuelEts

Indépendant de la structureTraitementMise à jour des anciens Domaines fonctionnels : mettre une date de fin de validité au 31/12/N-1FM_FUNCTIONSIFAC_MUT_BUD_creationDomaineFonctionnelManuelEts

NouvelleOuverture N-1TraitementMise à jour des groupes de DF : rajout des DF hors soucheFM_SETS_FUNCTION2MOP BasculeManuelEts

2-Elaboration Budgétaire

2A Préparation Ouverture N et >N

à partir de 10/N-1NouvelleOuverture N et >NTraitementAffectation de la bibliothèque de cohérence aux périmètres financiers pour exercices >NSPROMOP BasculeSIFAC-FOR-CLOManuelEts

NouvelleOuverture N et >NTraitementOuverture tranche de numéros pour famille de pièces de budget pour exercices N et >NFMEDFAMNRMOP BasculeSIFAC-FOR-CLOManuelEts

NouvelleOuverture N et >NTraitementOuverture Tranche de numéros pour piéces modification de budget pour exercices N et >NFMLINRMOP BasculeSIFAC-FOR-CLOManuelEts

NouvelleOuverture N et >NTraitementOuverture tranches de numéros pour pièces de saisie exercices N et >N (19 tranches de numéros)FMEDNRMOP BasculeSIFAC-FOR-CLOManuelEts

NouvelleOuverture N et >NTraitementCopie de la hiérarchie standard des comptes budgétaires sur exercices >NFMCI_COPY_NEXT_YEARMOP BasculeSIFAC-FOR-CLOManuelEts

NouvelleOuverture N et >NTraitementCréation de la variante hiérachie CFI sur exercices >NFMSFMOP BasculeSIFAC-FOR-CLOManuelEts

NouvelleOuverture N et >NTraitementRenseignement de la hiérarchie des CFIsFMSD/FMSX/FMSYMOP BasculeSIFAC-FOR-CLOManuelEts

NouvelleOuverture N et >NTraitementAffectation variante hiérarchie CFI sur exercices >NFMSGMOP BasculeSIFAC-FOR-CLOManuelEts

2B Saisie budgétaire - Double Budget Exercices N et >N

à partir de 10/N-1NouvelleOuverture N et >NTraitementOuverture des périodes budgétaires 0 / BOPA pour exercices >NFMBOSTATMOP BasculeManuelEts

NouvelleOuverture N et >NTraitementSaisie du budget pour exercices N (version PR1) et > N (version 0) en double budget ou chargement en masseFMBB ZCHARGMT_BUDGETMOP BasculeSIFAC_MUT_BUD_CRE_PREVISION_BUDGETAIREManuelEts

NouvelleOuverture N et >NTraitementCopie du budget de PR1/BI vers PR2/BI en double budget pour exercice NFMCYLOADMOP Bascule SIFAC_MUT_BUD_copieVersionBudgetManuelEts

NouvelleOuverture N et >NvérificationEtats de contrôle du budgetZFMAVCR01FMKFR01FMRP_RW_BUDGET FMAVCR02MOP BasculeSIFAC_MUT_BUD_disposBudgetairesManuelEts

2C Saisie budgétaire -ancienne structure Exercice N-1

Non dépendantAncienneFermeture N-1vérificationEtats de contrôle du budgetFMRP_RW_BUDGET ZFMAVCR01FMKFR01MOP BasculeSIFAC_MUT_BUD_disposBudgetairesManuelEts

AncienneFermeture N-1TraitementDBM ancienne structure : Autoriser PR1/DMX et 0/DMX en N-1 FMBOST