Bâtir une gouvernance simple et efficace

Une gouvernance simple et efficace

NATHALIE JARD

www.sharepointsummit.org

2

QUI SUIS-JE ?

Analyste SharePoint – Scrum Master

(Migration – Analyse – Gouvernance)

@najard

[email protected]

Nathalie Jard

http://spdynamite.net

http://spdynamite.net/

http://spdynamite.net/


3

Table des matières

1. BÂTIR LA GOUVERNANCE

2. PUBLIER ET COMMUNIQUER

3. APPLIQUER ET FAIRE ÉVOLUER


4

INTRODUCTION

POURQUOI FAIRE UNE GOUVERNANCE ?

Perte de contrôle Architecture d’information

inexistante Pas de cycle de vie Recherche inefficace


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INTRODUCTION

Source: Microsoft

SERVICESInfrastructure, Opération et

MaintenanceCONTENU

Topologie de site, gabarit, métadonnées

PERSONNESRôles et responsabilité, Réseau Social

CYCLE DE VIECréation, approbation, expiration

CHANGEMENTFormation, gestion du changement,

Personnalisations

DOMAINES

http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc263356(v=office.15).aspx


7

INTRODUCTION

Règles Rôles et

responsabilités Processus

Guider Diriger Contrôler

Combler des objectifs d’affaires

Document

DÉFINITION Plan de gouvernance

Processus de gouvernance


8

INTRODUCTION

QUEL TYPE DE PLAN ?

QUI DOIT RÉDIGER LE PLAN DE GOUVERNANCE ?Business vs IT ?

1 personne vs un groupe ?

Le comité de gouvernance ?

Politique – Opérationnel ?

> Cela va dépendre de la maturité de l’entreprise


Bâtir le plan de gouvernance

UNE QUESTION À LA FOIS


10


1. DÉFINIR LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS• Qui fait quoi dans le projet SharePoint ?

Rôle Responsabilité Nom(s)

Comité de gouvernanceAssigner les rôles et responsabilités pour la plateforme SharePoint

Approbation des règles et procédures

MarioLuigi

PeachDixie

Architecte SharePoint Traduire les besoins d’affaires en solutions SharePoint

Pauline

Tableau complet

PERSONNES

http://1drv.ms/1eHecTM


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2. METTRE EN PLACE LE COMITÉ DE GOUVERNANCE

Représenter l’entreprise

Limiter l’implication des TI

Approuve le plan de gouvernance

Évalue les objectifs

Priorise les demandes

Un responsable du comité Décider des responsabilités du comité

PERSONNES

C’est très souvent l’étape la plus longue et la plus laborieuse !!!



3. ARCHITECTURE LOGIQUE

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SharePoint

Applications

Publication Interne

Publication Externe

Collaboration

Vision globale d’utilisation

Une gouvernance adaptée pour chaque éléments de la vision

Collaboration

/Projets /Sites d’équipe /Communauté

CONTENU

CollaborationPublication Interne

Publication Externe Applications

Architecture logique

/Projets /Équipe /AdHoc/Wiki /Blogue

Exemples d’architecture logique

SharePoint 2013

Collaborationhttp://collab.monsite.com

Applicationshttp://apps.monsite.com

Politiques FAQ

Équipes/equipes/<nom_equipe>

Équipe 1 Projet 1 Projet 2

Projets/projets/<nom_projet>

Application 1 Application 2

Équipe 2

Wikis

Équipe 3 Projet 3


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4. GABARITS DE SITE

Description sommaire

Durée de vie Contenu par défautRègles de sécurité

Quotas

CONTENU

Gabarit de site de projet

Collaboration

/Projets /Équipe /AdHoc

Les sites de projet permettent à des membres d͛+une même équipe de collaborer tout au long d͛+un projet pour la création de contenu et le partage d͛+information

Le gestionnaire de projet est responsable de la création et de la gestion du site (propriétaire du site)

Les membres peuvent appartenir à la même unité d͛+affaire ou non

La durée de vie du site dépend de la durée de vie du projet

Bibliothèques: - Documents du projet- Livrables- Images - Wiki

Listes:- Tâches- Membres de l͛+équipe- Flux de nouvelles- Liens utiles

Nom du gabarit: Site de projet

Quota: 2 GB

Date de fin: Date de fin de projet

Permissions: - Propriétaire du site- Membres du projet

Convention de nomination: - Appliquer le numéro du projet (ex: P2014-254)


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5. TYPE DE GESTION

FLEXIBLE

Le propriétaire du site possède tous les droits sur son site

Gestion de la sécurité

Gestion des éléments de

listes

Création de listes et

bibliothèques

CONTRÔLÉE

La gestion et la sécurité du site sont contrôlées par l’équipe de développement.

Les membres du site peuvent:

Gérer les éléments de listes

Ajouter et consulter le

contenu

Lister aussi les actions que les utilisateurs ne peuvent pas faire

CONTENU

Gabarit de site de projet

Collaboration

/Projets /Équipe /AdHoc

Les sites de projet permettent à des membres d͛+une même équipe de collaborer tout au long d͛+un projet pour la création de contenu et le partage d͛+information

Le gestionnaire de projet est responsable de la création et de la gestion du site (propriétaire du site)

Les membres peuvent appartenir à la même unité d͛+affaire ou non

La durée de vie du site dépend de la durée de vie du projet

Bibliothèques: - Documents du projet- Livrables- Images - Wiki

Listes:- Tâches- Membres de l͛+équipe- Flux de nouvelles- Liens utiles

Flexible – Droits du propriétaire: - Gestion de la sécurité du site- Créer et modifier les pages de contenu- Gestion des éléments de liste et création et gestion des listes et bibliothèques- Assume la responsabilité des informations qui sont hébergées sur le site- Administration du siteCréer des sites et des sous-sites

Nom du gabarit: Site de projet

Quota: 2 GB

Date de fin: Date de fin de projet

Permissions: - Propriétaire du site- Membres du projet

Convention de nomination: - Appliquer le numéro du projet (ex: P2014-254)

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Gabarit Quotas Date de fin Permissions Gestion

Site de projet 2 GB Fin du projet + 2 mois

Propriétaire du siteMembres du projet

Flexible

Site d’équipe 2 GB Indéterminée Propriétaire du siteMembres de l’unité d’affaire

Flexible

Site adhoc 1 GB 2 mois Propriétaire du site Contrôlée

Définition des gabarits de site

Résumé


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6. PROCESSUS DE DEMANDE DE CRÉATION DE SITE

Processus de demande de création de site

Dem

ande

urCe

ntre

de

Supp

ort

TIAn

alys

te

Shar

ePoi

nt

Site de projet

Écrire une demande directement dans le centre de support TI

Filtrer la demande

Faire remplir le questionnaire de création de site

SharePoint

Remplir le formulaire

Assigner la tâche

Créer le site

Accepter les conditions

d 8͛utilisation du site

Faire accepter les conditions

d 8͛utilisation du site

Fournir l͛8URL du site

Utiliser le site

Documenter le processus

CYCLE DE VIE


20


7. AUTRES POINTS À COUVRIR

Gestion des sites inutilisés

Règles de sécurité

Conditions d’utilisation

Lignes directrices

Politiques sociales

Langues

Processus de soutien aux

utilisateurs

CYCLE DE VIECONTENUPERSONNES

Processus de

soutien aux

utilisateurs

SERVICES


22


8. ARCHITECTURE ET DÉVELOPPEMENT

Environnements

Déploiements des

solutions

SharePoint Designer

Convention de noms

SERVICESCYCLE DE VIE

Sauvegarde des données

Gestion du code source

Installation de mises à jour

DEV

QA

PRÉ-PROD

PROD


23


9. COMMUNICATION ET FORMATION

Bâtir un plan Décider les types d’alertes à communiquer Annoncer les changements

PLAN DE COMMUNICATION

PLAN DE FORMATION Bâtir un plan Super Utilisateurs Outils de

formation

CHANGEMENTPERSONNES


Publier et communiquer la

gouvernance


25

Publier et communiquer la gouvernance

1. PUBLIER

Créer un wiki à la racine de votre plateforme

Publier le document en PDF

Toujours rendre visible un accès pour poser des

questions

Aux experts

Au comité de gouvernance

S’assurer d’avoir un seul et unique endroit de publication.



2. COMMUNIQUER

26

Messages pertinents, concis et bien ciblés

Cible: Haute direction, gestionnaires, employés

Chronologie, Degré d’importance

Lancement du projet

Présentation des membres

du comité

Mises à jour de la gouvernance

Formulaire de création de site

en ligne

Formulaire de demande support

Diffusion de la gouvernance


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3. GESTION DU CHANGEMENT

Les 8 clés du succès:

Confiance mutuelle

Vision commune

Compétences

Ressources

Reconnaissance (Incitatifs)

Plan d’action participatif

Bénéfices mutuels rapides à court terme

Source: Claude Emond

SlideShare

http://fr.slideshare.net/claudee/8-ingrdients-dun-changement-durable

Nathalie Jard


Appliquer et faire évoluer la

gouvernance


29

Application et évolution

1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL

Passer en lecture tout le document de gouvernance et lister les choses à faire

Par domaine

Par chronologie

Monter un backlog (Carnet de produit)


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COMITÉ DE GOUVERNANCE Former le comité

Désigner le responsable des comptes rendus Définir la fréquence et réserver les plages horaires Définir les contenus de chaque rencontre Décider de l’emplacement des documents et décisions

RÔLES ET RESPONSABILITÉS Informer les personnes de leurs nouvelles responsabilités Embaucher au besoin Ajuster la description des postes au besoin Former les personnes afin de s’assurer qu’ils peuvent

accomplir leur nouvelles responsabilité


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FORMULAIRE DE CRÉATION DE SITE Créer le formulaire dans SharePoint Ajuster la réception des demandes dans le système de support Ajouter l’envoi automatique du courriel des conditions d’utilisation

GABARIT DE SITE Création du gabarit de site Intégration de la taxonomie Mise en place des règles de rétention Design du site Navigation


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1. BÂTIR UN PLAN ANNUEL Rester dans les grandes lignes

Désigner les personnes responsables

Allouer du temps pour la mise en place


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2. METTRE EN PLACE TOUS LES MÉCANISMES DE SUIVI Règles d’utilisation

Règles de rétention

Cycle de vie

Alertes

Sites ou contenu inactifs

Changement des paramètres

Outils de vérification

Alertes personnelle, listes

Sharegate Gouvernance

3. METTRE EN PLACE LES MÉCANISMES DE VÉRIFICATION



3. ÉVOLUTION

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Approche Agile

Soyez à l’écoute

Plan

Do

Inspect

Adapt

THANK YOU FOR YOUR ATTENTION!THIS PRESENTATION WILL BE AVAILABLE ON THE MONTREALSHAREPOINT SUMMIT WEB SITE AFTER THE EVENT.

Merci de votre attention !Cette présentation sera disponible sur le site internetde SharePoint Summit Montréal, après l’événement.

SVP évaluez ma session!Complétez le sondage et courez la chance

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