Bâtir une analyse fonctionnelle efficace avec SharePoint.

Bâtir une analyse fonctionnelle

efficace avec SharePoint Nathalie Jard – Analyste SharePoint et ScrumMaster

Groupe GSoft

www.sharepointsummit.org

2

À propos

@NAJard

[email protected]

http://spdynamite.net/

Nathalie Jard

Analyste SharePoint

Scrum Master

mailto:[email protected]






Table des matières

1. Comprendre le besoin

2. Analyse fonctionnelle, étapes essentielles

3. Estimations

4. Gabarits et outils

3


Introduction

Objectifs de la rencontre

4


Connaissez-vous la différence ?


• Analyste d’affaires

• Analyste fonctionnel

5

• Analyste fonctionnel SharePoint

• Connaissances de base de

SharePoint

• Doit maîtriser l’outil dans son

ensemble (configuration par le UI)

• Pas besoin de maîtriser

l’administration centrale


1. Comprendre le

besoin


7

1. Comprendre le besoin Besoins d’affaires

Analyse du processus d’affaire

• L’analyste doit comprendre le processus d’affaire associé au projet

• C’est la base de toute analyse

Comment ? • Lecture de la documentation si existante

• Identifier et rencontrer tous les intervenants

• Identifier le « Gardien du processus » qui deviendra votre super utilisateur

• Identifier les irritants du processus ou de la solution actuelle

ATELIERS DE TRAVAIL



Exercices / Jeux pour identifier les besoins • Coup de cœur / Coup de masse

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• Objectif: • Identifier ce que les utilisateurs aiment et n’aiment

pas de leur outil ou leur processus actuel

• Outils: • 1 tableau • 1 Crayon • Post-it • Time boxer l’activité

Source: Donald Brosseau – Analyste et Scrun Master – Groupe GSoft



Exercices / Jeux pour identifier les besoins • Speed Boat

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• Objectif: • Identifier ce que les utilisateurs n’aiment pas de leur

produit ou service

• Outils: • 1 tableau • 1 Crayon • Post-it • Time boxer l’activité

Source: http://innovationgames.com/speed-boat/



Exercices / Jeux pour identifier les besoins • Autres

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• « Product Box » : Découvrir les caractéristiques les plus passionnantes d’un produit

• « Prune the product tree »: Adapter son produit aux besoins du marché

Source: http://innovationgames.com

PRIORITÉS



Prioriser les besoins • Objectif:

• Classifier les besoins selon 3 catégories

• Priorités 0 – Obligatoire

• Priorités 1 – Souhaitable

• Priorités 2 – Pratique

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Exercices / Jeux pour prioriser les besoins • « Acheter une fonctionnalité »

14 Source: http://innovationgames.com

• Exercice: Buy A feature: • Déterminer quels besoins sont prioritaires

• Outils:

• Liste des besoins • Argent fictif • TimeBoxer


1. Comprendre le besoin Besoins TI

Besoins TI • Quels sont les requis et les contraintes ?

• Infrastructure, technologies, versions …

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Performance

Sécurité Capacité

Montée en charge

Fiabilité

Disponibilité

Souplesse d’administration

Support Souplesse d’utilisation

Testabilité

Compatibilité avec versions antérieures

Globalisation Utilisation d’autres outils



Conclusion

Résumé de la section • Liste des besoins priorisés

• Liste des besoins TI

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Priorités Éléments Description

Priorité 0 – Obligatoire 1. Gabarit de gestion de projet Gabarit comportant une bibliothèque de document et une

liste de contacts par défaut

2. Accueil site projet Page webpart d’accueil de site de projet

3. Tags automatiques Tout document doit être taggué automatiquement

4. Sites Favoris En un clic pouvoir ajouter un site dans mes favoris

Priorité 1 – Souhaitable 1. Raccourcis en page d’accueil Liens directs vers les sections les plus utiles du site

2. Image marque Appliquer le style de la compagnie

Priorité 2 – Pratique 1. Avoir un blogue Blogue ouvert à tous, création libre. Catégories prédéfinies

2. Flux d’approbation du blogue Flux d’approbation pour publier un article


2. Bâtir l’analyse

fonctionnelle Étapes Clés


2. Bâtir l’analyse fonctionnelle

Objectifs d’une analyse fonctionnelle

• Traduire les besoins d’affaires en faisabilité SharePoint

18

Comment

1. Portrait global

2. Traiter chaque besoin et définir la fonctionnalité

PORTRAIT GLOBAL DU SITE

Objectif

Type de site

Niveau d’utilisation

Fréquence d’accès

Nombre utilisateurs concurrents

Audience du site

Type d’information

Date de MEP ?

Gouvernance



Étapes clés

Profil utilisateurs • Objectif: Définir les

groupes d’utilisateurs et bâtir une base de sécurité

• Outil de mapping

20

http://bit.ly/Ybds5f



Étapes clés

Utilisation des documents

• Lister tous les types de documents qui vont se trouver dans l’application

• Type de document

• Objectif du document

• Format

• Type de contenu

21

Gabarit Excel Onglet 1



Étapes clés

Architecture d’information • L’organisation de l’information de telle sorte que les

possibilités d’utilisation et de gestion de l’information soient optimisées.

22

Structure des sites Recherche et

navigation

Taxonomie

Rétention Gestion des accès

Architecture d’information



Étapes clés

Structure des sites

23


navigation

Taxonomie





Étapes clés

Taxonomie

24


navigation

Taxonomie






Étapes clés

Gestion des accès

• À partir de l’identification des groupes et de la liste des utilisateurs, définir les groupes SharePoint.

25


navigation

Taxonomie






Étapes clés

Recherche et navigation

• Réalisation de maquettes

26


navigation

Taxonomie



https://gsoft.mybalsamiq.com/projects/nat-perso/Projet - Cr%C3%A9er un projet



Étapes clés

Description des fonctionnalités • Objectif: Passer en revue tous les besoins et définir le

nécessaire pour y parvenir

27

Priorités Éléments Description

Priorité 0 – Obligatoire 1. Gabarit de gestion de projet Gabarit comportant une bibliothèque de document et une

liste de contacts par défaut

2. Accueil site projet Page webpart d’accueil de site de projet

3. Tags automatiques Tout document doit être taggué automatiquement

4. Sites Favoris En un clic pouvoir ajouter un site dans mes favoris

Priorité 1 – Souhaitable 1. Raccourcis en page d’accueil Liens directs vers les sections les plus utiles du site

2. Image marque Appliquer le style de la compagnie

Priorité 2 – Pratique 1. Avoir un blogue Blogue ouvert à tous, création libre. Catégories prédéfinies

2. Flux d’approbation du blogue Flux d’approbation pour publier un article



Étapes clés

28

Description des fonctionnalités 1. Revalider le besoin et lister les règles d’affaires

2. Maquettes

3. Décomposer en sous-fonctionnalités

La page d’accueil d’un site de projet doit permettre à l’utilisateur de voir l’information utile rapidement. Les clients souhaitent voir la liste des

contacts associés au projet, les documents de travail.



Étapes clés

30

Description des fonctionnalités 4. Penser les listes et les bibliothèques

• Paramètres de la liste ou de la bibliothèque

Afficher dans le volet de lancement

rapide?

Approbation de contenu requise ?

Quel mode de contrôle de version ?

Extraction obligatoire requise ?

Autoriser la gestion des types de

contenu ?

Modèles de documents associés?

Autre configurations de la liste ?



Étapes clés

31


• Propriétés

Gabarit Excel Onglets 5 et 6

Propriété Description Type (SP) Oblig

atoire

Provenance Ex.

Nom Nom du document Simple ligne de

texte

Oui Nom du fichier Analyse

fonctionnelle

Type de

document

Type de document Métadonnées

gérées

Oui Branche « Type de

document »

Analyse

Client Client associé au

document

Simple ligne de

texte

Oui Automatique, sera alimenté

par le nom du site

Gsoft

Projet Projet associé au

document

Simple ligne de

texte

Oui Automatique sera alimenté

par le nom du site

Intranet

Nom bibliothèque: « Documents partagés »



Étapes clés

32


• Affichages

Gabarit Excel Onglet 5 et 6

Page accueil

Tous les documents

Type de documents



Étapes clés

33


• Types de contenu

• Colonnes de site

Gabarit Excel Onglet 5 et 6



Étapes clés

34


• Flux de travaux

35 http://sourceware.org/frysk/documentation/frysk-task-state-machine.jpg

http://sourceware.org/frysk/documentation/frysk-task-state-machine.jpg









Étapes clés

36

Description des fonctionnalités 5. Règles d’affaires et mécanismes

• Lister les règles d’affaires

• Lister les automatismes

6. Image Marque (Design) • Design requis ?

• Mécanisme à mettre en place (ex: Expand/collapse …)

• Objets à créer ? Boutons …

Répéter pour chaque besoin



Étapes clés

Résumé de la section

• Portrait d’ensemble

• Description granulaire de chaque besoin

37


3. Estimations


Estimations

39

Type de projet ?

• Penser au portrait global

• Estimer toutes les fonctionnalités

• Ajouter un 20% de DDC

• Déploiement en Temps et matériel

Estimation en points, en jours ?

UI Développement



Conclusion


4.Gabarits et

outils


Gabarits et outils

• Outils de mapping: • Mind manager, Mindomo, Xmind

• Jeux pour les ateliers clients: • http://innovationgames.com/resources/the-games/

• Maquettes • Basalmiq: http://www.balsamiq.com/

• Outil pour visio: Sketch GUI Shapes for Visio.

• Visio – SharePoint • Visio shapes for SharePoint Server, Project Server, Search Server, and Office posters http://www.microsoft.com/en-

us/download/details.aspx?id=21480

• SharePoint 2010 Visio Stencil ToolKit http://thuansoldier.net/?p=1980

• Gabarit Excel • http://sdrv.ms/1549tux

42

http://innovationgames.com/resources/the-games/




http://www.balsamiq.com/

http://www.balsamiq.com/

http://abbett.org/resources/SketchGUIShapes.zip




http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=21480




http://thuansoldier.net/?p=1980



http://sdrv.ms/1549tux

http://sdrv.ms/1549tux

Thank you for your attention! This presentation will be available on the Quebec SharePoint Summit web site after the event.

Merci de votre attention ! Cette présentation sera disponible sur le site internet de SharePoint Summit Québec, après l’événement.

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