AUDIT EXTERNE DE L’ORGANISATION...

AUDIT EXTERNE

DE L’ORGANISATION INTERNATIONALE

DE LA FRANCOPHONIE (OIF)

RAPPORT DE L’AUDITEUR EXTERNE

SUR LES ETATS FINANCIERS DE L’EXERCICE CLOS

LE 31 DECEMBRE 2014

CdC-OIF-AEF/2014_1

2

Table des matières

I. Objectifs et périmètre de l’audit 5

II. Faits significatifs de l’exercice et évènements post-cloture 6

III. Recommandations de l’audit des états financiers 2013 et 2014 7

1. Suivi des recommandations de l’Auditeur externe au titre de 2013 7

2. Synthèse des recommandations 2014 9

IV. Revue analytique des états financiers de l’exercice 2014 11

1. Etat de la situation financière 11

2. Etat de la performance financière 13

3. Etat des variations de l’actif net/situation nette 16

4. Tableau des flux de trésorerie 17

5. Notes afférentes aux états financiers 18

V. Observations et recommandations 19

1. Trésorerie et placements 19

2. Immobilisations et stocks 23

3. Contributions et protocoles d’accord 24

4. Achats et fournisseurs 27

5. Personnel 29

6. Fonds de prévoyance 29

Annexe 33

3

Liste des abréviations

Abréviation Intitulé

APECO Antenne régionale pour les pays de l’Europe centrale et orientale

BPP Bon pour paiement

BRAC Bureau régional pour l’Afrique centrale et l’océan indien

BRAO Bureau régional pour l’Afrique de l’ouest

BRAP Bureau régional pour l’Asie et le pacifique

BRPC Bureau régional pour les pays du caraïbe

CIJF Comité international des jeux de la francophonie

CMF Commission ministérielle de la francophonie

CPF Conseil permanent de la Francophonie

CREFAP Centre régional francophone de l’enseignement du Français en Asie Pacifique

CREFECO Centre régional francophone pour l’enseignement du Français en Europe centrale et orientale

DAF Direction de l’administration et des finances

DPE Direction de la planification et de l’évaluation

IFDD Institut de la Francophonie pour le développement durable

RPG Représentation permanente auprès des nations unies et autres organisations à Genève

RPNY Représentation permanente auprès des nations unies à New-York

RPUA Représentation permanente auprès de l’union africaine

RPUE Représentation permanente auprès de l’union européenne

SIG-2g Système d’information global de deuxième génération

UHS Unités hors siège

4

Liste des tableaux

Tableau n° 1 : Résumé de la mise en oeuvre des recommandations émises au titre de l’exercice 2013 ...... 8

Tableau n° 2 : Etat de la situation financière .............................................................................................. 11

Tableau n° 3 : Etat de la performance financière ........................................................................................ 13

Tableau n° 4 : Ratio des charges de programmation .................................................................................. 15

Tableau n° 5 : Retraitement du résultat net après élimination des dotations .............................................. 15

Tableau n° 6 : Ratio charges / contributions statutaires .............................................................................. 16

Tableau n° 7 : Etat des variations de l’actif net/situation nette ................................................................... 16

Tableau n° 8 : Tableau des flux de trésorerie .............................................................................................. 17

Tableau n° 9 : Placements dont la maturité est supérieure à un an au 31 décembre 2014 .......................... 20

Tableau n° 10 : Exemples de dépenses imputées dans des comptes inappropriés ...................................... 27

Tableau n° 11 : Ecarts entre les montants confirmés et les soldes comptables ........................................... 27

5

I. Objectifs et périmètre de l’audit

1. Conformément à notre mandat d’audit externe, objet de la lettre de mission en date du 26

février 2015, une équipe de sept auditeurs est intervenue au siège de l’Organisation

internationale de la Francophonie (OIF) du 4 au 21 mai 2015. L’objectif de cette mission

était d’auditer les états financiers de l’OIF de l’exercice clos le 31 décembre 2014.

2. L’audit s’est déroulé conformément aux normes internationales d’audit (ISA1et ISSAI

2)

ainsi qu’au règlement financier de l’OIF en vigueur en 2014.

3. L’audit a pour objet de déterminer, avec une assurance raisonnable, si les états financiers,

pris dans leur ensemble, ne comportent pas d’anomalies significatives afin que l’auditeur

puisse exprimer une opinion indiquant si ces états sont établis, dans tous leurs aspects

significatifs, conformément au référentiel d’information financière applicable, le

référentiel IPSAS3.

4. Les observations et recommandations ont été discutées au préalable avec la direction de

l’administration et des finances (DAF). Celle-ci a confirmé la validité des faits exposés.

Le présent rapport prend en compte les commentaires et les réponses de l’OIF, telles

qu’elles ont été communiqués le 8 juin 2015.

5. L’Auditeur externe délivre une opinion sans réserves sur les états financiers.

6. L’Auditeur externe a procédé à l’appréciation du suivi des recommandations émises suite

à l’audit des états financiers de l’exercice 2013.

7. Il émet par ailleurs 10 nouvelles recommandations au titre de l’exercice 2014.

1ISA : Normes internationales d’audit -International Standards on Auditing- 2 ISSAI: Normes internationales des institutions supérieures de contrôle -International Standards of Supreme Audit Institutions- 3 IPSAS : Normes comptables internationales du secteur public-International Public Sector Accounting Standards-

6

II. Faits significatifs de l’exercice et évènements post-clôture

8. Lors de la mission, l’OIF a fait état à l’Auditeur externe des faits significatifs suivants :

Organisation du XVème

sommet de la Francophonie à Dakar

9. Le XVème sommet s’est déroulé à Dakar du 29 au 30 novembre 2014. Il a été

essentiellement marqué par :

- l’élection d’un nouveau Secrétaire général de l’Organisation pour un mandat de quatre

ans ;

- l’adoption du cadre stratégique de la programmation pour la période 2015-2022 ;

- l’adoption du budget quadriennal 2015-2018.

Développement du SIG 2ème

génération

10. Démarrés au cours du deuxième semestre de l’année 2013, les travaux de développement

du SIG-2g se sont poursuivis tout au long de l’année 2014. Ils ont mobilisé l’ensemble

des unités administratives de l’Organisation.

11. Le nouveau système d’information est entré en application en janvier 2015. Toutefois, le

troisième lot relatif aux tableaux de bord n’a pas été attribué. Un nouvel appel d’offres,

pour ce lot, sera lancé au cours de l’année 2015.

Réforme des mécanismes de contrôle de l’Organisation

12. Dans le cadre de la modernisation de la gestion de l’Organisation, entamée en 2009 avec

le plan de gestion stratégique, les instances de l’Organisation ont adopté un nouveau

règlement financier dont les principaux éléments sont :

- la suppression du poste de contrôleur financier ;

- la responsabilisation plus accrue des ordonnateurs délégués ;

- la création, au niveau de la direction de l’administration et des finances, d’une

fonction en charge du contrôle de conformité ;

- la création d’un poste de directeur de l’audit interne ;

- la création d’un comité d’audit.

7

Incident informatique

13. Au cours du mois d’octobre, un incident informatique, survenu au siège de

l’Organisation, a entrainé la perte d’importants fichiers sauvegardés sur le serveur de

l’OIF.

14. Le fonctionnement de la sous-direction du budget et des finances, en charge de la

préparation des états financiers de l’Organisation a été affecté par cet incident, en

particulier en ce qui concerne les travaux de clôture des comptes de l’exercice 2014.

III. Recommandations de l’audit des états financiers 2013 et 2014

1. Suivi des recommandations au titre de 2013

15. La directive n° 01/2014 relative à la mise en œuvre et au suivi des recommandations des

auditeurs externes, entrée en vigueur le 29 avril 2014, prévoit ce qui suit :

- déterminer les rôles et responsabilités dans la mise en œuvre de chaque

recommandation jusqu'à l'exécution complète ;

- fixer un délai d’exécution de 12 mois après l'émission du rapport d'audit définitif ;

- établir un rapport et le remettre à l'Administrateur au plus tard le 1er

mars de l'année

suivante.

16. Cette directive prévoit également la production de deux annexes : l'annexe A relative au

suivi de la mise en œuvre des recommandations et l'annexe B présentant l’état

d’exécution annuel de ces recommandations. Toutefois, l’Auditeur externe n’a pas reçu

les annexes A et B durant sa mission.

17. L’Auditeur externe a examiné la mise en application des recommandations au titre de

l’exercice 2013. Sur les 13 recommandations, deux ont été mises en œuvre, quatre en

cours de mise en œuvre et sept non encore mises en œuvre, comme résumé au tableau ci-

après :

8

Tableau n° 1 : Résumé de la mise en œuvre des recommandations émises au titre de l’exercice 20134

Résumé de l’objet de la recommandation Mise en

œuvre

En cours de

mise en

œuvre

Non mise en

œuvre

Utilisation du reliquat de fonds du Régime Interne de Perte d’Emploi

Suivi des signatures de comptes bancaires

Mise en place des mécanismes de recouvrement des contributions

statutaires au niveau du règlement financier

Suivi des crédits de TVA auprès de l’administration fiscale française

Analyse des litiges provisionnés depuis plus de 3 ans

Actualisation des inventaires physiques des immobilisations corporelles

Présentation des états financiers dans les délais

Mise en place des outils de suivi analytique des protocoles d’accord

Analyse des avances sur protocoles supérieures à un an

Réalisation de l’outil analytique de suivi des fonds spéciaux

Suivi des comptes bancaires des unités hors siège

Dénouement des provisions liées aux litiges

Suivi des factures non parvenues à la clôture de l’exercice

Total 2 4 7

4 Cf. en annexe, tableau détaillé de suivi des recommandations incluant les réponses de l’OIF et les commentaires de l’Auditeur externe

9

2. Synthèse des recommandations 2014

18. Au terme de ses diligences, l’Auditeur externe émet les dix recommandations suivantes :

Recommandation n° 1

L’Auditeur externe recommande à l’OIF de définir la politique de placement des fonds en

séparant ceux du Fonds de prévoyance et ceux provenant des excédents de trésorerie de

l’Organisation et d’instaurer des procédures de leur gestion.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF de rationaliser la gestion de ses comptes de

trésorerie par :

- l’établissement de situations et de plans de trésorerie au moins mensuels ;

- la préparation des états de rapprochement bancaires respectant les principes de

contrôle interne ;

- la mise en place d’un dispositif visant à maîtriser les dépenses payées par voie de

cartes bancaires.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF de mettre au rebut tous les biens amortis et hors

d’usage et de n’immobiliser que les biens dont la valeur d’acquisition dépasse 500 € HT.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’intégrer dans ses stocks les fournitures et

consommables ainsi que les publications destinées à être diffusées gratuitement.

Recommandation n°5

L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’adopter une méthode de provisionnement des

contributions statutaires sur la base d’une approche par les risques visant à décider de

l’opportunité et à déterminer le montant de la provision, au cas par cas.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’apurer la situation des protocoles d’accord dont

les avances n’ont pas été justifiées dans les délais par rapport aux clauses contractuelles.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF de renforcer son système d’organisation comptable

par :

10

- le développement du manuel comptable qui doit préciser, en particulier, les méthodes

d’évaluation et de présentation des états financiers, le plan et les modalités de

fonctionnement des comptes ainsi que la nomenclature des pièces justificatives

d'engagement et de paiement des dépenses ;

- l’instauration des règles de supervision et de justification périodique des comptes.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF :

- d’élaborer le plan quadriennal des achats ;

- de respecter le seuil de recours aux appels d’offres ;

- de formaliser les délégations de pouvoirs ;

- de détailler les grilles d’analyse et d’évaluation des offres.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF de :

- recourir systématiquement aux appels à candidatures pour pourvoir les postes vacants

du personnel international ;

- clarifier les critères de choix de la courte liste et procéder à son approbation par le

Comité consultatif de sélection ;

- respecter le délai de confirmation après la période probatoire ;

- mettre à jour les dossiers du personnel ;

- mettre en place une procédure relative aux formations de longue durée.



- compléter les notes afférentes aux états financiers relatives au Fonds de prévoyance en

précisant le taux de son rendement ;

- prendre en compte, dans les engagements actuariels du Fonds, les avances au

personnel sur le Fonds de prévoyance et les taux de change par rapport aux principales

monnaies des contrats.

11

IV. Revue analytique des états financiers de l’exercice 2014

19. Les états financiers comprennent l’état de la situation financière, l’état de la performance

financière, l’état des variations de l’actif net/situation nette, le tableau des flux de

trésorerie et les notes afférentes aux états financiers.

1. Etat de la situation financière

20. L’état de la situation financière en fin d’exercice se présente ainsi :

Tableau n° 2 : Etat de la situation financière

en k€

Postes 31/12/2014 31/12/2013 Variation

Trésorerie et équivalents de trésorerie 54 261 57 901 - 3 641

Contributions à recevoir 1 133 2 785 - 1 651

Créances TVA 827 781 + 46

Autres actifs courants 7 793 6 952 + 841

Total actifs courants 64 014 68 419 - 4 405

Immobilisations financières 1 423 1 348 + 75

Immobilisations incorporelles 22 17 + 5

Immobilisations corporelles 108 821 112 023 - 3 202

Total actifs non courants 110 266 113 388 - 3 122

Total Actifs 174 280 181 807 - 7 527

Dettes fournisseurs 6 898 8 259 - 1 361

Dettes sociales 2 325 1 903 + 422

Autres dettes 5 452 6 647 - 1195

Autres passifs courants 94 95 - 1

Total passifs courants 14 769 16 904 - 2 135

Avantages au personnel à plus d’un an 23 642 23 960 - 318

Autres passifs non courants 105 281 110 751 - 5 470

Total passifs non courants 128 923 134 711 - 5 788

Total Passifs 143 692 151 615 - 7 923

Dons 101 101 0

Réserves 30 487 30 091 + 396

Total Actif Net 30 588 30 192 + 396

Source : OIF

12

21. La trésorerie et équivalents de trésorerie de l’OIF ont diminué de 6,28% au 31 décembre

2014 pour s’établir à 54 261 k€ contre 57 901 k€ au 31 décembre 2013, soit une baisse de

3 641 k€.

22. Cette rubrique est alimentée par le Fonds de prévoyance à hauteur de 22 849 k€. Par

conséquent, les excédents de trésorerie propres à l’OIF au 31 décembre 2014 s’établissent

à 31 412 k€, soit l’équivalent de près de 10 mois de contributions statutaires. En outre, les

placements dont la maturité est supérieure à un an se sont élevés à 38 973 k€, soit 72 %

de l’ensemble de la trésorerie de l’OIF.

23. Le montant des contributions à recevoir a diminué de 59 %, atteignant 1 133 k€ au 31

décembre 2014.

24. Les immobilisations corporelles, essentiellement composées de la Maison de la

Francophonie à Paris, enregistrent une réduction de 3 202 k€ liée directement à

l’amortissement de cet immeuble en 2014.

25. Les dettes fournisseurs baissent de 16 %, totalisant 6 898 k€ au 31 décembre 2014.

26. Les avantages au personnel incluent 22 849 k€ au titre des engagements envers le

personnel liés au Fonds de prévoyance de l’OIF.

27. Les autres dettes, s’élevant à 5 452 k€ à fin 2014, diminuent de 1 195 k€, soit une baisse

de 18 %. Elles sont principalement composées des reports des fonds spéciaux liés aux

projets de l’OIF.

28. Les autres passifs non courants comportent notamment la contrepartie de la Maison de la

Francophonie pour 105 281 k€ qui a diminué au même rythme que l’actif corporel

correspondant mis à disposition par la France sur une période de 50 ans.

29. Ce dernier montant, correspondant à la subvention d’investissement, ne constitue pas un

passif au sens de la norme IPSAS1 qui le définit comme « une obligation actuelle de

l’entité résultant d’événements passés et dont l’extinction devrait se traduire pour l’entité

par une sortie de ressources représentatives d’avantages économiques ou d’un potentiel

de services ».

13

2. Etat de la performance financière

30. L’état de la performance financière de l’OIF de l’exercice se présente comme suit :

Tableau n° 3 : Etat de la performance financière en k€

Postes 2014

2013

Variation

Contributions statutaires 38 624 38 562 + 62

Contributions volontaires 21 621 26 025 - 4 404

Subventions hors budget 4 593 1 576 + 3 017

Fonds spéciaux 1 172 2 507 - 1 335

Autres produits opérationnels 9 844 9 730 + 114

Reprise de provisions et transferts de charges 3 334 6 546 - 3 212

Total produits opérationnels (A) 79 188 84 946 - 5 758

Achats, charges externes, impôts/taxes et autres charges 21 373 23 270 - 1897

Charges de personnel 27 069 24 911 + 2 158

Charges de programmation 20 646 19 647 + 998

Dotations aux amortissements et provisions 6 630 9 121 - 2 491

Total charges opérationnelles (B) 75 718 76 949 - 1 231

Solde activités opérationnelles (C= A-B) 3 470 7 997 - 4 526

Produits financiers 1 633 1 478 + 154

Charges financières 4 702 5 857 - 1 555

Produits (+)/charges sur cessions d’immobilisations (-) 1 - 5 + 6

Solde activités non opérationnelles (D) - 3 068 -4 384 + 1 316

Solde activités ordinaires (E=C+D) 402 3 613 - 3 210

Eléments extraordinaires (F) - 6 -58 + 52

Solde net de l’exercice(E-F) 396 3 554 - 3 158

Source : OIF

31. Les produits opérationnels enregistrent une diminution de 5 758 k€ en 2014 par rapport à

2013. Cette variation résulte principalement de :

- la diminution de 4 404 k€ du montant des contributions volontaires ;

- la baisse de 1 335 k€ des fonds spéciaux ;

14

- la réduction des reprises de provisions de 3 212 k€, expliquée notamment par la

reprise en 2014 des provisions sur les contributions statutaires pour un montant plus

faible que l’exercice précédent ;

- l’augmentation de 3 017 k€ des subventions hors budget.

32. Les contributions statutaires proviennent principalement de la France, du Canada, de la

Suisse et de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui représentent 84 % du total.

33. Les contributions volontaires proviennent principalement de la France, du Canada, du

Canada-Québec et de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui représentent 94 % du total.

34. Sur l’exercice 2014, les charges opérationnelles diminuent de 1 231 k€ par rapport à

2013, compte tenu de la conjugaison des variations suivantes :

- une augmentation de 2 158 k€ des charges de personnel, soit 8,65 %, qui

s’explique principalement par la passation de 67 contrats de recrutement dont 17

concernent des agents statutaires, la hausse des cotisations sociales et les

avancements accélérés d’échelons au titre de 2013 ;

- une hausse de 998 k€ des charges de programmation ;

- une baisse des dotations aux amortissements et provisions d’un montant de 2 491

k€, soit 27,30 %, du fait de provisions exceptionnellement élevées enregistrées en

2013 au titre des projets « Hub & Spokes » et « Justice-Haïti » pour un montant

global de 1 504 k€ ;

- une diminution des achats, charges externes, impôts, taxes et autres charges d’un

montant global de 1 897 k€.

35. Les dotations aux amortissements incluent les dotations aux amortissements de la Maison

de la Francophonie pour 4 314 k€.

36. Les charges financières s’élèvent à 4 702 k€ correspondant au traitement comptable de la

Maison de la Francophonie, conformément aux dispositions de la norme IPSAS 13.

37. Le ratio des charges de programmation est en amélioration de 1,73 point par rapport à

celui de l’exercice 2013, suite à une augmentation des charges de programmation de

5,08 % conjuguée avec une baisse des charges opérationnelles de 1,60 %.

15

Tableau n° 4 : Ratio des charges de programmation

en k€

Nature des charges 2014 2013

Charges de programmation (a) 20 646 19 647

Charges opérationnelles (b) 75718 76949

Ratio (a/b) 27,26 % 25,53 %

Source : états financiers OIF 2014

38. Cependant, il est à préciser que la répartition des charges entre programmation et

fonctionnement ne résulte pas d’une comptabilité analytique développée et ce, en

l’absence de clés de répartition pour l’affectation du coût des unités administratives

d’appui (centres auxiliaires) aux unités de programmation (centres principaux).

39. Il convient de signaler également que la baisse des charges opérationnelles résulte en

grande partie de la diminution des charges calculées (dotations).

Tableau n° 5 : Retraitement du résultat net après élimination des dotations

et reprises de provisions sur contributions

en k€

Libellé 2014 2013

Solde net figurant dans l’état de la performance financière (a) 396 3 554

+ Dotations/Provisions sur contributions statutaires et volontaires (b) 1554 1551

- Reprises des provisions constituées les exercices antérieurs (c) 1803 5961

Solde net exclusion faite des dotations et reprises de provisions (a+b-c) 147 -856

Source : Données OIF retraitées par l’Auditeur externe

40. Il ressort du tableau ci-dessus que les soldes nets ont été fortement impactés par l’effet

des dotations et reprises des provisions au titre des contributions. Ceci concerne

particulièrement l’exercice 2013 dont le résultat net positif de 3 554 k€ devient négatif de

856 k€, du fait de reprises particulièrement élevées ayant atteint 5 961 k€.

16

Tableau n° 6 : Ratio charges / contributions statutaires

en k€

Libellé 2014 2013

Charges de personnel (a) 27 069 24 911

Total charges opérationnelles (b) 76 949 75 718

Total des contributions statutaires (c) 38 624 38 562

Ratio (a/b) 35,18 % 32,89 %

Ratio (a/c) 70,08 % 64,59 %

Ratio (c/b) 50,19 % 50,92 %

Source : Données OIF

41. Le poids des charges de personnel est passé, entre 2013 et 2014, de 32,89 % à 35,18 %

par rapport aux charges opérationnelles (soit + 2,29 points) et de 64,59 % à 70,08 % par

rapport au produit des contributions statutaires (soit + 5,49 points).

42. Le taux de couverture des charges opérationnelles par les contributions statutaires n’a

quasiment pas évolué (50,92 % en 2013 contre 50,19 % en 2014). Ainsi, les contributions

statutaires couvrent à peine la moitié des charges opérationnelles, relativement

incompressibles.

43. Cette situation appelle une vigilance au niveau de la maîtrise des charges opérationnelles

et de la pérennité des ressources pour les couvrir, notamment celles provenant des

contributions statutaires.

3. Etat des variations de l’actif net/situation nette

44. L’état des variations de l’actif net/situation nette se présente comme suit :

Tableau n° 7 : Etat des variations de l’actif net/situation nette

en k€

Poste 31/12/2013 Augmentation Diminution 31/12/2014

Fonds de roulement 8 000 500 8 500

Fonds de réserves 17 932 3 054 20 986

Dons 101 101

Écart de réévaluation 605 605

Solde net 3 554 396 3 554 396

Actif net 30 192 3 950 3 554 30 588

Source : Données OIF

17

45. Le fonds de roulement a augmenté de 500 k€ du fait de l’affectation du solde net

excédentaire de l’exercice 2013 et ce, conformément à la résolution du CPF du 27 juin

2014 pour s’établir à 8 500 k€ au 31 décembre 2014.

46. Le fonds de réserves a enregistré une hausse de 3 054 k€ suite à l’affectation du solde net.

47. L’amélioration de l’actif net pour un montant de 396 k€ s’explique par le solde net

excédentaire de l’exercice 2014 qui est en instance d’affectation.

4. Tableau des flux de trésorerie

48. Le tableau des flux de trésorerie (TFT) est synthétisé comme suit :

Tableau n° 8 : Tableau des Flux de Trésorerie En k€

Postes 31/12/2014 31/12/2013

Flux net de trésorerie généré par l'activité -1 919 6 527

Capacité d'autofinancement -1 359 1 516

Variation stocks, créances, dettes et fonds prévoyance - 560 5 011

Stocks 6 -21

Contributions 3 206 3 264

Etat -TVA -145 835

Personnel 341 -214

Autres créances -2 522 -1 456

Dettes fournisseurs -1 361 2 178

Dette personnel 378 436

Fonds de prévoyance -280 200

Organismes sociaux 90 -286

Autres dettes -273 74

Flux net de trésorerie lié aux opérations d'investissement -1 722 -1 110

Acquisitions d'immobilisations corporelles et incorporelles -1 689 -1 229

Acquisitions d'immobilisations financières -35 114

Cession d'immobilisations 2 5

Variation nette de trésorerie -3 641 5 417

Trésorerie d'ouverture 57 901 52 485

Trésorerie de clôture 54 261 57 901

Source : Données OIF reclassées par l’Auditeur externe

18

49. Le processus d’élaboration du tableau des flux de trésorerie n’est pas automatisé. Celui-ci

est élaboré manuellement à partir de données comptables dans un tableur.

50. La capacité d’autofinancement positive de 1 516 k€ en 2013 est devenue négative de

1 359 k€ en 2014, soit une variation en valeur absolue de 2 875 k€. Cette évolution

s’explique par la baisse du solde net de l’exercice et par la baisse des dotations (charges

non décaissables).

51. Les subventions hors budget non utilisées, d’un montant de 919 k€, bien qu’inscrites en

tant que produits dans l’état de la performance financière, n’ont pas été intégrées dans le

calcul de la capacité d’autofinancement car l’OIF considère qu’elles ne correspondent pas

à un encaissement.

52. Les variations du fonds de prévoyance ont été traitées au niveau des flux générés par

l’activité alors qu’il s’agit d’activités liées aux opérations de financement.

5. Notes afférentes aux états financiers

53. Au cours de la mission, la déclaration d’intégralité et les notes afférentes aux états

financiers ont fait l’objet d’échanges entre l’Auditeur externe et la DAF.

54. Des modifications ont été apportées à la version initiale de ces notes, notamment en ce

qui concerne :

- les faits significatifs et les évènements post-clôture ;

- les conventions comptables ;

- le fonds de prévoyance ;

- les placements ;

- l’information sectorielle ;

- la règle de comptabilisation des charges ;

- la gestion des risques.

19

V. Observations et recommandations

1. Trésorerie et placements

Classification des actifs financiers

55. L’OIF inscrit la totalité de ses placements dans une seule rubrique au niveau de ses états

financiers. Elle ne procède pas à la classification de ses actifs financiers telle que prévue

par la norme IPSAS 29.

56. Selon cette norme, les actifs financiers sont répartis en quatre catégories :

- les actifs financiers à la juste valeur ;

- les actifs financiers détenus jusqu’à leur échéance ;

- les prêts et créances ;

- les actifs financiers disponibles à la vente.

57. Ceci impacte les méthodes d’évaluation et de présentation des états financiers de l’OIF.

58. En outre, la présentation et l’enregistrement comptable de tous les placements en

équivalents de trésorerie ne sont pas conformes avec les méthodes comptables de l’OIF

contenues dans les notes afférentes aux états financiers. Ces dernières stipulent que « les

placements de l’OIF sont constitués d’actifs financiers, non dérivés, à échéance fixe ou

déterminable et qui ne sont pas cotés sur un marché actif, notamment les certificats de

dépôt. Ils sont inclus dans les actifs courants, à l’exception de ceux dont les durées de

remboursement sont supérieures à 12 mois suivant la date de reddition des comptes,

considérés comme des actifs non courants».

59. Les placements dont la durée de remboursement est supérieure à un an se sont élevés à

38 973,3 k€ au 31décembre 2014, soit 91% du total des placements.

60. Il y a lieu de préciser que le contrat de capitalisation avec BNP est d’une maturité de 9

ans.

61. La possibilité de revente, avant échéance, des bons à moyen terme négociables sur le

marché secondaire ne justifie pas le traitement adopté par l’OIF car il y a un risque

d’entrainer une perte en capital.

62. Le tableau suivant présente les placements dont la maturité est supérieure à un an à fin

2014.

20

Tableau n° 9 : Placements dont la maturité est supérieure à un an au 31 décembre 2014 Montants en k€

Produit Valeur au

31/12/2014 Maturité

BMTN- CDN 31 910,0 >1an et =< 5 ans

BMTN- BNP 4 000,0 >1an et =< 5 ans

BNP- Contrat de capitalisation 3 063,3 9 ans

Montant total 38 973,3

Total des placements 42 874,2

Part dans le total des placements 91%

Part dans la trésorerie et équivalents de trésorerie 72%

Source : Auditeur externe d’après les données OIF

Informations dans les notes afférentes aux états financiers

63. Les informations relatives aux placements contenues dans les notes afférentes aux états

financiers ne sont pas suffisantes. La norme IPSAS 30, notamment dans ses paragraphes

30.11, 30.24 et 30.25, prévoit la communication d’informations sur le revenu des

placements, les maturités, les méthodes comptables et sur la gestion des risques.

Fonds de prévoyance

64. Les notes afférentes aux états financiers indiquent qu’une partie des placements, d’un

montant de 22 849 k€, est détenue dans des fonds fiduciaires constitués au bénéfice du

personnel pour garantir le fonds de prévoyance.

65. Toutefois, aucune information n’est fournie quant à l’affectation des placements entre la

trésorerie de l’OIF et le fonds prévoyance.

66. En outre, l’OIF ne rattache pas les revenus des placements provenant du fonds de

prévoyance à ce dernier, alors que l’article 6 dans son alinéa 2.c du règlement financier

de 2008 stipule que les revenus de placements sont comptabilisés comme recettes

accessoires et affectées aux fonds d’où proviennent ces placements.

21

Comptabilisation des intérêts latents

67. Les intérêts latents d’un montant de 63,3 k€, relatifs au contrat de capitalisation

« Multiciel Privilège 2 » ont été enregistrés en produits financiers à la clôture de

l’exercice 2013. Ce contrat prévoit une rémunération minimale pour une durée de 9 ans.

68. Ce traitement comptable n’est pas conforme à la norme IPSAS 29 et au manuel

comptable de l’OIF (paragraphe 3.5.1).

69. En 2014, les intérêts latents n’ont pas été constatés dans les états financiers et ce,

conformément à la norme IPSAS précitée. Toutefois, l’OIF n’a pas procédé à la

régularisation des intérêts latents constatés en 2013.

70. L’enregistrement des intérêts en question au résultat de l’exercice 2013 implique que le

fonds de réserve ainsi que la valeur de la trésorerie au titre de 2014 se trouvent impactés

de ce montant.

Gestion des placements

71. L’examen de la gestion des placements fait ressortir les constats suivants :

- non formalisation de la politique de placement ;

- non traçabilité des décisions du CPF ;

- absence des procédures relatives aux conditions et aux modalités de gestion des

placements (structure de gestion, choix des instruments financiers, établissements

de gestion…).

Gestion de la trésorerie

72. L’examen de la gestion trésorerie de l’OIF a fait ressortir les observations suivantes :

Comptes bancaires

- absence des situations journalières de trésorerie ;

- manque de plans prévisionnels de trésorerie périodiques ;


L’Auditeur externe recommande à l’OIF de définir la politique de placement des

fonds en séparant ceux du Fonds de prévoyance et ceux provenant des excédents de

trésorerie de l’Organisation et d’instaurer des procédures de leur gestion.

22

- existence de soldes comptables négatifs en cours d’exercice : 50 cas constatés en

2014 mais ne générant pas de frais bancaires ;

- insuffisances caractérisant des états de rapprochement bancaire : non séparation de

tâches, absence de dates et de signataires.

Caisses et régies d’avance

- soldes comptables journaliers négatifs de certains comptes de caisses en raison des

décalages entre les dates d’enregistrement comptable de l’alimentation de caisses et

les dates de décaissement : 37 cas relevés en 2014 ;

- maniement des fonds sans autorisation écrite préalable : cas des trois caisses

CREFAP, des deux caisses de CREFECO et des deux caisses BRECO (ex-

APECO) ;

- maintien des régies d’avance non mouvementées en 2014 : cas Justice Haïti avec un

solde débiteur de 277 k€ et BRECO d’un montant de 2 133,33 €, correspondant à

des dépenses rejetées par le Contrôleur Financier et provisionnées en totalité.

Cartes bancaires

- Insuffisances dans l’utilisation de cartes bancaires : absence d’engagement

budgétaire préalable, insuffisance des pièces justificatives, non indication de l’objet

des rencontres pour les dépenses de restauration, non mention de l’objet des

rencontres d’affaires, ni des noms des invités pour les dépenses de restauration.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF de rationaliser la gestion de ses comptes de

trésorerie par :

- l’établissement de situations et de plans de trésorerie au moins mensuels ;

- la préparation des états de rapprochement bancaires respectant les principes

de contrôle interne ;

- la mise en place d’un dispositif visant à maitriser les dépenses payées par voie

de cartes bancaires.

23

2. Immobilisations et stocks

Inventaires comptable et physique

73. L’OIF dispose d’un inventaire comptable des biens du siège et des Unités Hors Siège

(UHS) géré au niveau de son système d’information comptable. En juillet 2014, une

nouvelle directive sur la gestion et le contrôle des biens immobilisés est entrée en

vigueur.

74. L’examen de l’inventaire comptable des biens de l’OIF soulève les observations

suivantes :

- manque d’informations nécessaires pour qualifier avec précision certaines

catégories de biens : numéros de série pour le matériel informatique et audio-

visuel ;

- immobilisation des biens acquis en 2014 d’une valeur inférieur à 500 € ;

- non concordance de l’inventaire comptable avec les inventaires physiques

actualisés de certaines UHS (RPUE, RPNY, BRAC, RPUA) : les informations

relatives à certains biens n’étant pas disponibles (prix et date d’acquisition par

exemple) pour les UHS alors que l’inventaire comptable comporte ces

informations.

75. En outre, l’inventaire physique n’est pas réalisé de manière périodique, notamment au

niveau du siège. Le dernier inventaire remonte au 25 octobre 2011.

76. Par ailleurs, l’Auditeur externe a procédé à la vérification de la matérialité d’un

échantillon d’immobilisations acquises en 2013 et 2014 et a constaté ce qui suit :

- non concordance des numéros de série figurant dans l’inventaire comptable et les

fiches de réception de biens d’une part et les numéros de série réels des biens

vérifiés d’autre part ;

- absence d’étiquettes comportant les numéros d’inventaire sur les biens vérifiés ;

- non actualisation des lieux d’affectation des biens.

77. En 2014, l’OIF a procédé à la mise au rebut de 20 biens acquis avant 1998 qui ont une

valeur d’acquisition de 118 k€ et une valeur comptable nette de 7 k€. Toutefois,

l’inventaire comptable des immobilisations au 31/12/2014 fait ressortir des articles

anciens qui pourraient être hors d’usage : 985 biens, d’une valeur totale d’acquisition de

1 937 k€, soit 25% de la valeur total des immobilisations, ayant un âge de plus de 10 ans.

24

78. En plus, il a été constaté que des acquisitions ont été classées comme des œuvres d’art

alors que, de par leur nature, elles ne s’apprêtent pas à une telle classification. C’est le cas

de l’encyclopédie Universalis acquise le 11/02/2008 d’un montant de 2 960 € et d’une

autre encyclopédie du même montant acquise le 03/03/2008.

Stocks des publications

79. Les stocks enregistrés à l’actif de l’OIF ont atteint 37 k€ en 2014 enregistrant une baisse

de 15% par rapport à 2013. Ces stocks correspondent à des publications de l’IFDD qui

sont destinées à la vente.

80. Les publications destinées à être diffusées gratuitement ou à un prix symbolique ne sont

pas considérées comme un stock, alors que la norme IPSAS 12 paragraphe 43 dispose

que les biens destinés à être distribués à un coût nul ou symbolique doivent être

comptabilisés.

81. De même, il a été noté l’absence de stocks de fournitures et consommables à la clôture de

l’exercice bien que des achats aient été effectués par l’OIF.

3. Contributions et protocoles d’accord

Recouvrement des créances

82. La résolution portant ouverture de crédits de l’OIF au titre de l’année 2014 prévoit un

total de contribution statutaires de 38 499 k€ dont 97% reviennent aux membres de plein

droit.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF de mettre au rebut tous les biens amortis et

hors d’usage et de n’immobiliser que les biens dont la valeur d’acquisition dépasse

500 € HT.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’intégrer dans ses stocks les fournitures et

consommables ainsi que les publications destinées à être diffusées gratuitement.

25

83. A fin 2014, le montant des contributions recouvrées s’élève à 36 962 k€, soit 96% des

contributions prévues. Les créances concernent 30 membres de l’OIF et s’élèvent à

8 403 k€. Les créances de 11 Etats et gouvernements représentent 92% du total. Hors le

Qatar, dont la créance représente 24%, ce pourcentage baisse à 68%.

84. Le Groupe de travail sur le barème des contributions, lors de sa 11e

réunion tenue le 22

octobre 2014, constate l’absence d’évolution significative dans la situation de neuf

membres de l’OIF. En outre, ce Groupe a relevé la non évolution dans la situation des

arriérés de contributions statutaires concernant deux membres de l’Organisation.

85. Ce même Groupe a invité l’OIF en 2013 à approcher les Etats et gouvernements afin de

mettre en place un plan d’apurement des arriérés. A fin 2014, deux propositions de plans

d’apurement ont été soumis à l’attention du Cabo Verde et de la Mauritanie et une

convention de règlement des arriérés, durant la période 2014 à 2019, a été signée avec le

gouvernement de Djibouti.

86. Au titre de ces trois plans, l’OIF a accordé un montant de 1 266 k€ d’abattements

représentant 15% du total des créances (Mauritanie : 592 k€, Djibouti : 567 k€ et Cabo

Verde : 107 k€). En 2013, ce montant s’élève à 3 303 k€.

Méthode de provisionnement des arriérés

87. L’OIF adopte une méthode de provisionnement des arriérés de créances sur une base

forfaitaire dont le taux augmente en fonction de l’ancienneté. Cette provision est établie,

lorsqu’il existe des éléments objectifs, sur un examen des montants dus à la date de

clôture, tendant à indiquer que l’OIF ne sera pas en mesure de recouvrer toutes les

sommes échues.

88. Cette méthode a abouti à la constatation de reprises de provisions pour des montants

relativement importants affectant ainsi la lisibilité des comptes et la comparabilité des

indicateurs de l’état de la performance financière. Ces reprises ont atteint 5 961 k€ en

2013 et 1 803 k€ en 2014, soit 84% des provisions.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’adopter une méthode de

provisionnement des contributions statutaires sur la base d’une approche par les

risques visant à décider de l’opportunité et à déterminer le montant de la provision,

au cas par cas.

26

Avances sur protocoles

89. Dans le cadre des protocoles convenus avec ses partenaires pour la mise en œuvre de sa

programmation, l’OIF accorde des avances au profit de ses partenaires.

90. Les engagements de l’OIF sont suivis dans le cadre de la gestion budgétaire et font

l’objet d’une information dans les notes afférentes aux états financiers.

91. A fin 2014, les sommes dues aux partenaires au titre des programmes s’élèvent à 8 213

k€ alors que les engagements donnés par l’OIF pour financer les programmes présentent

un solde de 5 570 k€, soit une différence de 2 643 k€ qui correspond aux décaissements

des tranches contractées sur l’exercice 2015.

92. Selon les protocoles d’accord, si les pièces justificatives des dépenses ne sont pas

produites au bout des deux mois à partir du versement de l’avance (première tranche),

l’OIF demande son remboursement. Toutefois, l’analyse d’un échantillon de protocoles

non soldés a montré que des pièces justificatives n’ont pas été produites et l’OIF n’a pas

demandé le remboursement des avances consenties.

93. L’examen de la situation des protocoles d’accord montre que certains acomptes ont été

consentis depuis 2012 et sont provisionnés depuis cette date sans que la deuxième tranche

ne soit versée, ni le protocole soldé. Le montant des provisions correspondantes a atteint

1 235 k€.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’apurer la situation des protocoles

d’accord dont les avances n’ont pas été justifiées dans les délais par rapport aux

clauses contractuelles.

27

4. Achats et fournisseurs

Organisation comptable

94. Des charges ont été imputées dans des comptes inappropriés, comme illustré ci-dessous :

Tableau n° 10 : Exemples de dépenses imputées dans des comptes inappropriés

Compte débité Date Référence BPP Montant (€) Objet de la dépense

selon l’Auditeur externe

6132002 19/03/2014 BPP20140612-040 20 334,39 Missions, réceptions

6226102 25/03/2014 BPP20140328-015 28 737,00 Achats d’études et de prestations de services

6226102 25/03/2014 BPP20140612-007 37 189,93 Charges liées aux charges de programmation


6226102 10/07/2014 BPP20141229-036 29 214,00 Charges de programmation


Comptes fournisseurs

95. L’examen de la balance auxiliaire des fournisseurs a permis de relever les observations

suivantes :

- existence des soldes débiteurs de comptes fournisseurs pour un montant de 237,8

k€, l’analyse des comptes fournisseurs n’ayant pas été réalisée par l’OIF à même de

justifier les soldes fournisseurs débiteurs signalés ;

- les pièces justificatives, hors protocoles d’accord, communiquées à l’Auditeur

externe ne sont matérialisées que par des BPP en l’absence de factures d’avoir ;

- présence de comptes non mouvementés de fournisseurs pour un montant de

401,7 k€, comportant le risque de réclamation d’intérêts de retard.

96. Par ailleurs, l’examen des réponses aux lettres de confirmation des fournisseurs

communiquées révèle des écarts par rapports aux soldes comptables figurant dans la

balance de l’OIF au titre de l’exercice clos le 31/12/2014, comme détaillé ci-dessous :

Tableau n° 11 : Ecarts entre les montants confirmés et les soldes comptables

Compte Solde comptable (€) Solde confirmé (€) Ecart (€)

4003305 - 105 500,00 11 500,00 94 000,00

4000626 - 100 500,00 89 000,00 11 500,00

40010313 320 101,03 0,00 320 101,03

4000010 59 449,75 3 136,37 56 313,38

28

Consultations et appels d’offres

97. L’examen des appels d’offres de l’OIF, par référence à la directive n° Dir-04/2010

relative à l’acquisition de biens, travaux et services, fait ressortir les observations

suivantes :

- non centralisation de la situation des fournisseurs agréés au niveau de la

sous-direction des achats ;

- absence du plan quadriennal des achats ;

- non formalisation de la délégation des pouvoirs pour la présidence des commissions

des marchés ;

- non-respect du seuil de 25 k€ pour le lancement d’appel d’offres ;

- grilles de notation des offres des concurrents insuffisamment détaillées ;

- variabilité de la décision d’élimination de concurrents : non paraphe du cahier des

charges considéré comme motif d’élimination dans le cas d’un appel d’offres et non

pris en considération dans un autre cas ;

- attribution de notes différentes à des concurrents ayant obtenu la même appréciation

de la sous-commission technique.



- mettre en place le plan quadriennal des achats ;

- respecter le seuil de recours aux appels d’offres ;

- formaliser les délégations de pouvoirs ;

- détailler les grilles d’analyse et d’évaluation des offres.


L’Auditeur externe recommande à l’OIF de renforcer son système d’organisation

comptable par :

- le développement du manuel comptable qui doit préciser, en particulier, les

méthodes d’évaluation et de présentation des états financiers, le plan et les

modalités de fonctionnement des comptes ainsi que la nomenclature des pièces

justificatives d'engagement et de paiement des dépenses ;

- l’instauration des règles de supervision et de justification périodique des

comptes.

29

5. Personnel

98. L’examen du processus de recrutements et des retraites de personnel de l’OIF a permis

de relever les observations suivantes par référence au Statut du personnel et aux

directives y afférents :

- recrutement sans appel à candidatures de personnel international ;

- imprécision des critères de sélection de la courte liste et de la grille d’analyse des

candidatures ;

- dossiers administratifs incomplets ;

- maintien au-delà de l’âge limite de retraite, fixé à 60 ans, de neuf cas en 2014 ;

- absence de procédures relatives à l’autorisation ou prise en charge des frais de

formation de longue durée ;

- non-respect du délai réglementaire relatif à la confirmation après la période

probatoire.

6. Fonds de prévoyance

99. A fin décembre 2014, l’évaluation des engagements du Fonds de prévoyance a connu un

changement de l’hypothèse relative au taux d’actualisation par rapport aux exercices

précédents.

100. Ce changement consiste en l’adoption du rendement des obligations des entreprises

AA+ (AA10+) à 10 ans, au lieu du rendement des bons de l’Etat à 10 ans (TEC10).

101. Les notes des états financiers ne renseignent pas sur les taux de rendement prévisionnels

des actifs du Fonds.



- recourir systématiquement aux appels à candidatures pour pourvoir les postes

vacants du personnel international ;

- clarifier les critères de choix de la courte liste et procéder à son approbation

par le Comité consultatif de sélection ;

- respecter le délai de confirmation après la période probatoire ;

- mettre à jour les dossiers du personnel ;

- mettre en place une procédure relative aux formations de longue durée.

30

102. En outre, la méthode d’évaluation des engagements du Fonds retenue par l’actuaire n’a

pas tenu compte :

- des taux de change liés aux contrats libellés en monnaies étrangères (dollar

canadien, franc suisse, dollar américain) et leurs impacts éventuels sur les

engagements du Fonds ;

- des avances octroyées aux personnels sur le Fonds de prévoyance ayant totalisé en

2014 un montant de 703 k€.

-

-



- compléter les notes afférentes aux états financiers relatives au Fonds de

prévoyance en précisant le taux de son rendement ;

- prendre en compte, dans les engagements actuariels du Fonds, les avances

au personnel sur le Fonds de prévoyance et les taux de change par rapport

aux principales monnaies des contrats.

31

Annexe

Annexe n° 1 : Suivi des recommandations 2013 par l’Auditeur externe

Objet Description

Mis

en

œu

vre

En

co

urs

de

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e en

œu

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No

n m

is e

n œ

uv

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Réponse de l’OIF dans le cadre l’audit de

l’exercice 2014

Commentaires de l’Auditeur externe dans le

cadre de l’audit de l’exercice 2014

Présentation des

notes afférentes aux

états financiers, pour

le prochain exercice,

dans les délais

convenus

Recommandation n° 1 :

L’Auditeur externe recommande à l’OIF

de poursuivre l’évolution de son

processus d’établissement des états

financiers, afin d’être en mesure de

présenter pour le prochain exercice, dans

les délais convenus, des états financiers

complets à son Auditeur externe dès le

début de l’intervention de celui-ci.

Des efforts ont été faits ces dernières années pour

réduire les délais de clôture des comptes.

Pour les comptes de l’année 2014, la clôture a été

difficile en raison de la perte de fichiers suite à

l’incident informatique du mois de septembre

2014.

Pour l’exercice 2015, les comptes seront clôturés

plus tôt du moment où la date de clôture des

comptes est réduite avec l’entrée en vigueur d’un

nouveau règlement financier.

L’auditeur n’a pas enregistré de progrès en matière

de délais en 2014 par rapport à 2013.

Au titre de 2014, une première version des états

financiers a été communiquée à l’ouverture de la

mission le 4 mai 2015. Une deuxième version des

états financiers a été remise à l’Auditeur externe le 6

mai 2015.

La première mouture des notes afférentes aux états

financiers et du tableau des flux de trésorerie ont été

reçus le 13 mai 2015.

Ces notes ont été modifiées et communiquées à

l’Auditeur externe le 26 mai 2015, après la tenue de

la réunion de sortie tenue le 21 mai 2015.

L’état de rapprochement entre le budget et la

comptabilité générale a été communiqué à

l’Auditeur externe le dernier jour de la mission, soit

le 21 mai 2015.

33

Mise à jour de la liste

de signataires des

comptes bancaires



de mettre à jour systématiquement la

liste des personnes habilitées à réaliser

des opérations sur les comptes bancaires,

consécutivement aux nominations ou

aux mouvements de personnels, et de

vérifier la prise en compte par les

banques de ces modifications.

La liste des personnes habilitées à signer les

comptes bancaires est mise à jour dès qu’une

nouvelle nomination est faite.

L’Auditeur externe confirme la réponse de l’OIF.

Compléter le RF

pour les mécanismes

de recouvrement des

contributions

statutaires



de compléter le règlement financier en ce

qui concerne les mécanismes de

recouvrement des contributions

statutaires.

Les mécanismes de recouvrement des

contributions statutaires ne sont pas traités par le

nouveau règlement financier. Le groupe de travail

sur le barème des contributions a proposé des

sanctions à l’encontre des pays qui ont des

arriérés. Ces sanctions peuvent aller jusqu’à la

suspension des pays concernés pour les réunions

des instances.


Mise en place un

outil de suivi

analytique des

protocoles d’accord



de mettre en place un outil de suivi

analytique des protocoles d’accord

conclus avec ses partenaires, permettant

de vérifier l’avancement et l’exécution

financière des projets en date de clôture.

L’outil de suivi analytique des protocoles d’accord

sera intégré dans l’appel d’offre du lot 3 du SIG

2g. Ce lot concerne les reportings.

Analyse, lors de la

clôture annuelle des

comptes, des

avances sur

protocoles

supérieures à un an



de réaliser, lors de la clôture annuelle des

comptes, une analyse des avances sur

protocoles supérieures à un an.

Une analyse des avances est effectuée en fin

d’année dans le cadre des travaux de clôture des

comptes. Cette analyse sera facilitée par l’outil

analytique mentionné dans la recommandation n°

9.

34

Mise en place d’un

outil analytique de

suivi des fonds

spéciaux



de mettre en place un outil analytique de

suivi des fonds spéciaux, permettant de

déterminer les montants à enregistrer à

ce titre en date de clôture.

L’outil de suivi analytique de suivi des fonds

spéciaux sera intégré dans l’appel d’offre du lot 3

du SIG 2g. Ce lot concerne les reportings.

En attendant cet outil, une analyse est effectuée en

fin d’année en vue de procéder au report du solde

des fonds spéciaux sur l’exercice suivant et pour la

comptabilisation des fonds spéciaux.

Amélioration du

processus de suivi

des crédits de TVA



d’améliorer le processus de suivi des

crédits de TVA auprès de

l’administration fiscale française, via le

ministère des affaires étrangères.

Au cours de l’année 2014, des progrès ont été

effectués. La demande de remboursement de la

TVA du 1er trimestre a été envoyée au cours du

2ème trimestre de l’année 2014.

L’incident informatique survenu au mois de

septembre 2014 a entraîné la perte des fichiers. La

demande de remboursement de la TVA des trois

derniers trimestres de l’année 2014 a été transmise

à l’administration fiscale française au mois d’avril

2015.

Les efforts seront poursuivis au cours de l’année

2015.

L’Auditeur externe vérifiera lors de l’audit de

l’exercice 2015 l’état de réalisation de cette

recommandation.

Rationalisation du

suivi comptable des

comptes bancaires

des UHS



de rationaliser le suivi comptable des

comptes bancaires des unités hors siège

en harmonisant les formats de remontée

mensuelle, puis en appliquant le même

système d’information financière (SIG

2g) dans toutes les unités hors siège.

Au cours de la formation des assistants de gestion

des UHS qui a eu lieu du 30 juin au 4 juillet 2014,

un modèle d’état de rapprochement harmonisé a

été présenté. La mise en œuvre a commencé au

sein de certaines UHS.

L’Auditeur externe recommande de continuer

l’effort de rationalisation de suivi comptable des

comptes bancaires.

35

Inscription en

créances

irrécouvrables les

montants

provisionnés au titre

du litige concernant

les anciens salariés

L. et M.



d’inscrire en créances irrécouvrables les

montants provisionnés au titre du litige

concernant les anciens salariés L. et M.

si le contentieux en cours n’aboutit pas

en 2014.

L’ultime démarche confiée à l’avocat de l’OIF

concernant ce litige n’a pas abouti. Au cours de

l’année 2015, les créances concernées seront

inscrites comme irrécouvrables.

L’Auditeur externe vérifiera lors de l’audit de

l’exercice 2015 l’inscription de ces créances

irrécouvrables au vu des diligences effectuées par

l’OIF.

Analyse des litiges

provisionnés depuis

plus de trois ans



d’effectuer une analyse des litiges

provisionnés depuis plus de trois ans,

afin d’actualiser le risque et de mesurer

la pertinence du maintien des provisions

liées à ces litiges dans l’état de situation

financière.

Une analyse de ces litiges a été effectuée au cours

de l’année 2014. Les créances considérées comme

irrécouvrables seront passées par perte et profit au

cours de l’année 2015.

Une analyse de ces litiges a été effectuée au cours de

l’année 2014.

Cependant, cette analyse n’a pas concerné tous les

litiges provisionnés.

Décision en 2014 sur

l’utilisation du

reliquat de fonds du

Régime Interne de

Perte d’Emploi



de prendre une décision en 2014 sur

l’utilisation du reliquat de fonds du

Régime Interne de Perte d’Emploi,

désormais prescrit et s’élevant à 123 k€

au 31 décembre 2013.

L’Administrateur a décidé en 2014 de reverser le

reliquat du RIPE au Comité du personnel pour le

financement d’actions sociales.


36

Renforcement de la

procédure de

recensement des

factures non

parvenues



de renforcer, en l’absence d’un module

performant de gestion budgétaire, la

procédure de recensement des factures

non parvenues à la clôture de l’exercice.

Le traitement des factures non pas lié à un module

de comptabilité analytique mais plutôt à un

module de l’application de comptabilité financière.

Ce point sera pris en compte dans le lot 3 du SIG

2g consacré aux outils de reporting.

Actualisation

régulière des

inventaires physiques

des immobilisations

corporelles



d’actualiser régulièrement les

inventaires physiques des

immobilisations corporelles détenues au

siège et dans les unités hors siège, de

manière à garantir l’existence et

l’exhaustivité des immobilisations

corporelles dans l’état de situation

financière.

Au cours de l’année 2014, les inventaires

physiques de plusieurs UHS ont été actualisés.

Pour le siège, il est prévu un inventaire physique

exhaustif au cours de l’année 2015.

L’Auditeur externe réitère cette recommandation.

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