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Les symboles utilisés dans le texte :

Les questions sont classées par thème et sont numérotées dans le thème.

Face à ce symbole, votre attention est tout particulièrement attirée sur point.

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Quand le code ou le décret sont cités, les caractères sont, colorés et le texte est signalé par une double flèche.

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Q1.1

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I - Les textes relatifs à l’évaluation

Q1.1 : Les textes

II – GENERALITES

Q2.1 : Qui peut réaliser l’évaluation externe d’un ESSMS ?

Q2.2 : Qu’est-ce que l’Anesm ?

Q2.3 : Quelle est la logique de l’habilitation ?

Q2.4 : Que contient l’agrément des organismes agréés pour l’évaluation externe?

Q2.5 : Quel est le champ de l’évaluation interne et de l’évaluation externe ?

Q2.6 : Qu’est ce que le cahier des charges de l’évaluation externe ?

Q2.7 : Qui transmet le rapport d’évaluation externe à ou aux autorités compétentes ?

Q2.8 : Que préparer avant de lancer l’évaluation ?

Q2.9 : Quel est le coût d’une évaluation externe ?

Q2.10 : Comment inscrire le coût de l’évaluation externe au budget de l’ESSMS ?

Q12.11 : Dans l’hypothèse d’une entité avec plusieurs activités et plusieurs sites faut- il une ou plusieurs évaluations ?

Q2.12 : Quelle différence entre le document de mise en concurrence et le contrat d’engagement ?

Q2.13 : Quelles sont les étapes de l’évaluation externe ?

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LE PLANLE PLANLE PLANLE PLAN

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III- Le calendrier

Q3.1 : Quelle est l’obligation ?

Q3.2 : Quel est le calendrier retenu pour la réalisation des évaluations externes ?

Q3.3 : Quand un ESSMS a bénéficié d’un ou de plusieurs arrêtés d’extension, quelle date doit on prendre en compte pour définir la date de l’évaluation externe ?

Q3.4 : Quelle date d’arrêté faut t-il retenir pour définir les dates d’évaluation quand la date de l’arrêté de création et la date de l’arrêté d’ouverture se trouvent à cheval entre deux périodes dérogatoires ?

IV – Le document de mise en concurrence

Q4.1 : La mise en concurrence pour recourir à un organisme habilité pour la réalisation de l’évaluation externe est-elle obligatoire ?

Q4.2 : Comment choisir l’évaluateur?

Q4.3 : Qu’est-ce que le document de mise en concurrence ?

Q4.4 : Quels sont les éléments composant le document de mise en concurrence ?

Q4.5 : Comment peut-on organiser le document de mise en concurrence ?

Q4.6 : Comment présenter l’ESSMS dans le document de mise en concurrence ?

Q4.7 : Peut-on faire état des contraintes liées à l’organisation ou aux particularités de l’ESSMS dans le document de mise en concurrence ?

Q4.8: Quelles sont les modalités de concertation à prévoir au document de mise en concurrence ?

Q4.9: Quelles sont les modalités de suivi de l’évaluation externe ?

Q4.12 : Doit-t-on prévoir un calendrier de travail lors de l’élaboration du document de mise en concurrence ?

Q4.13 : À quels éléments faut-il être attentif lors de la facturation demandée par l’organisme habilité ?

Q4.14 : Que prévoir pour les modalités d’élaboration et de rendu du rapport ?

Q4.15 : L’évaluation peut –elle être réalisée par un seul évaluateur ?

Q4.16 : Quelles sont les qualifications et les compétences à demander aux évaluateurs ?

Q4.17 : Comment s’apprécie la réponse des candidats au document de mise en concurrence ?Q4.18 : Quelle est la confidentialité à laquelle est tenu l’organisme habilité ?

Q4.19 : Quand y a-t-il conflit d’intérêt pour l’organisme habilité?

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Q4.20 : Comment s’assurer du respect des règles déontologiques par l’évaluateur ?

Q4.21 : À qui appartient la propriété intellectuelle du rapport d’évaluation externe ?

Q4.22 : Un organisme habilité et sélectionné peut-il avoir recours à la sous-traitance ?

Q4.23 : L’organisme habilité peut-il modifier l’équipe d’évaluateurs initialement prévue ?

Q4.24 : Qu’est ce que le projet évaluatif ?

Q4.25 : Qu’est ce que le cadre de référence ?

Q4.26 : Qu’est ce que le questionnement évaluatif ?

V – Le contrat

Q5.1 : Passer un contrat avec l’évaluateur est – il obligatoire ?

Q5.2 : Quelle est la nature du contrat ?

Q5.3 : Quel est le contenu du contrat ?

Q5.4 : Que faire en cas de suspension ou de retrait de l’habilitation de l’organisme au cours de l’évaluation ?

VI – L’évaluateur

Cette partie regroupe les questions relatives à l’évaluateur déjà développées dans les autres thématiques. Les questions ont conservé leur numérotation d’origine.

Q4.1 : Comment choisir l’évaluateur ?

Q4.10 : Quels sont les documents auxquels l’évaluateur a accès ?

Q4.11 : Quelles sont les conditions d’accès de l’évaluateur aux documents ?

Q4.15 : L’évaluation peut – elle être réalisée par un seul évaluateur ?

Q4.16 : Quelles sont les qualifications et les compétences à demander aux évaluateurs ?

Q4.17 : Quelle est la confidentialité à laquelle est tenu l’organisme habilité ?

Q4.18 : Quand y a-t-il conflit d’intérêt ?

Q4.19 : Comment s’assurer du respect des règles déontologiques par l’évaluateur ?

Q4.21 : Un organisme habilité et sélectionné peut-il avoir recours à la sous-traitance ?

Q4.22 : L’organisme habilité peut-il modifier l’équipe d’évaluateurs initialement prévue ?

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Q4.26 : Comment s’apprécie la réponse des candidats au document de mise en concurrence ?

VII- Les annexes

Q7.1 : Règles de conduite applicables aux organismes et à leurs équipes intervenant à l’occasion de missions d’évaluation externe- Extrait du dossier d’habilitation -

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Les textes relatifs à l’évaluation

La Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale.

La Loi n° 2009-879 du 21 juillet 2009 portant réforme de l'hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires .

Le Décret n° 2007-975 du 15 mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges Pour l‘évaluation des activités et de la qualité des prestations des établissements et services sociaux et médico-sociaux.

Le Décret n° 2010-1319 du 3 novembre 2010 relatif aux calendriers des évaluations et aux modalités de restitution des résultats des évaluations des établissements sociaux et médico-sociaux - Consulter.

Le Décret n° 2012-82 du 23 janvier 2012 relatif aux conditions d’exercice de l’activité d’évaluation externe des établissements et services sociaux et médico-sociaux par des prestataires établis dans un Etat membre de l’Union européenne ou partie à l’accord sur l’Espace économique européen .

Le Décret n° 2012-147 du 30 janvier 2012 relatif aux conditions de prise en compte de la certification dans le cadre de l’évaluation externe des établissements et services sociaux et médico-sociaux - Consulter.

Le CAFS, notamment : L’annexe 3-10 fixant le cahier des charges de l’évaluation externe,L’article L.312-1 du CASF : "Etablissements et services sociaux et médico-sociaux",L’article L.312-8 du CASF : "Evaluation et systèmes d’information",L’article L.313-5 du CASF : renouvellement de l’autorisation et résultats de l’évaluation externe.

Le code des marchés publics.

Circulaire n°DGCS/SD5C/2011/398 du 21 octobre 2011relative à l’évaluation des activités et de la qualité des prestations délivrées dans les établissements et services sociaux et médicosociaux (ESSMS).

Dans la rédaction des réponses, il est régulièrement fait référence à l’annexe 3-10 du CAFS. Cette annexe fait intégralement partie du décret 2007- 975.

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Q1.1

Q1.1

I - LES TEXTESI - LES TEXTESI - LES TEXTESI - LES TEXTES

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Qui peut réaliser l’évaluation externe d’un ESSMS ?Réponse au 3 octobre 2012

Seuls les organismes habilités par l’Anesm peuvent procéder à l’évaluation externe d’un ESSMS.

Les organismes habilités par l’Anesm doivent également posséder des qualifications et des compétences déterminées par l’annexe 3-10 du CASF.

La liste des organismes habilités par l’ Anesm est publiée au Bulletin officiel du ministre chargé de l’action sociale (article D 312-201 du CASF).

L’Anesm publie sur son site une liste régulièrement mise à jour.

Consulter le site de l’ Anesm la liste des organismes habilités et des prestataires inscrits.

Attention au conflit d’intérêt - Consulter ce point.

Lors de l’étude des candidatures et avant la signature du contrat, assurer vous que l’organisme est toujours habilité. Pour cela consulter la liste mise en ligne sur le site de l’

Qu’est-ce que l’Agence nationale de l ‘évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux -Anesm ?Réponse au 3 octobre 2012

L’Anesm a été créée par la loi de financement de la sécurité sociale pour 2007. C’est un groupement d’intérêt public dont le directeur est nommé par Décret du Président de la République.

L’Anesm a été installée en 2007 et succède au Conseil national de l’évaluation sociale et médico-sociale.

Les principales missions de l’Agence prévues dans la convention constitutive du GIP du 17 juillet 2007 :

• Habiliter les organismes extérieurs qui procèdent à l’évaluation externe des activités et de la qualité des prestations des établissements visés par l’article L.312.1 et en dresser la liste ;

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Q2.1

Q2.1

Q2.2

Q2.2

II - GENERALITESII - GENERALITESII - GENERALITESII - GENERALITES

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• Déterminer les principes fondamentaux garantissant la qualité des procédures suivies en matière d’évaluation interne et externe en assurant leur articulation leur complémentarité ;

• Concevoir et exploiter un système d’information renseignant d’une part la mise en oeuvre et le suivi des évaluations dans les établissements et services et d’autre part la publicité des habilitations des organismes d’évaluation ;

• Valider, élaborer ou actualiser des procédures, références et recommandations de bonnes pratiques professionnelles ;

• Contribuer à l’évaluation des établissements et services à caractère expérimental ;

• Proposer aux pouvoirs publics les évolutions législatives ou réglementaires de nature à favoriser le développement de la qualité dans le secteur social et médico-social ».

Consulter le site de l’Anesm.

Quelle est la logique de l’habilitation ? Réponse au 3 octobre 2012

Voici la réponse de l’Anesm

« L’habilitation est la mise en œuvre d’un dispositif qui a été prévu par le législateur depuis 2002 et qui répond sur la bonne foi présumée des organismes.

L’habilitation est ainsi un outil de régulation et de structuration d’un marché qui se met en place dans le cadre de la transposition de la directive européenne relative aux services dans le marché intérieur.

L’Agence mobilisera ses capacités de suspension et de retrait de l’habilitation pour cela. La première session d’habilitation et l’obtention de celle-ci est ainsi un point de départ et non un point d’arrivée » .

L’Anesm attire l’attention des ESSMS, extrait du site :

ATTENTION !

Il appartient aux ESSMS de choisir des organismes habilités proposant des qualifications et compétences déterminées par l’annexe 3-10 du CASF.

Ceux-ci figurent sur la liste des organismes habilités publiée par l’Anesm et mise à jour régulièrement.

Voir également la question 2 , Consulter ce point .

Une des missions de l’Anesm est de contrôler les organismes habilités mais cette mission s’exerce a posteriori.

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Q2.3

Q2.3

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Aussi, les commanditaires et la ou les autorités ayant délivré l’autorisation peuvent informer l’agence de tout manquement en matière de méthodologie d’évaluation, de production des résultats et en cas de différents entre l’ESSMS et l’évaluateur.

Que contient l’agrément des organismes agréés pour l’évaluation externe?Réponse au 3 octobre 2012

L’habilitation délivrée par l’Anesm :

• permet à l’organisme de réaliser l’évaluation externe de l’ensemble des établissements et services visés à l’article 312-1 du code de l’Action sociale et des familles, sous réserve du respect des engagements contenus dans le dossier de demande d’habilitation,

• est valable sur l’ensemble du territoire national,

• est donnée pour une durée indéterminée sauf suspension ou retrait par l’Anesm.

Attention, l’habilitation délivrée par l’Anesm ne signifie pas que l’organisme habilité est compétent - Consulter ce point.

En effet, pour être habilité et inscrit sur la liste des organismes il n’y a qu’un dossier administratif déclaratif à remplir, et aucune compétence particulière n’est exigée. Il est seulement demandé aux futurs organismes habilités de respecter les impératifs du décret 2007-975 du 15 mai 2007 et de son annexe.

Aussi, il appartient à chaque ESSMS de s’assurer de la compétence des intervenants. Le document de mise en concurrence est un des outils permettant de s’en assurer.

Quel est le champ de l’évaluation interne et de l’évaluation externe ?Réponse au 3 octobre 2012

Les champs de l’évaluation externe et de l’évaluation interne sont les mêmes (Annexe 3-10 du CASF, chapitre I, section 2, article 2.2) afin d’assurer la complémentarité des analyses portées sur un même établissement et de fait, de pouvoir apprécier les évolutions et les effets des mesures prises pour l’amélioration continue du service rendu.

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Q2.4

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Q2.5

Q2.5

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Qu’est ce que le Cahier des charges de l’évaluation externe ? Réponse au 3 octobre 2012

Le cahier des charges de l’évaluation externe est définit par le décret 2007-975 du 15 mai 2007 fixant le cahier des charges pour l’évaluation des activités et de la qualité des prestations en établissements et services sociaux et médico-sociaux.

Il fixe les obligations qui s’imposent à l’ESSMS et à l’organisme habilité qui va réaliser l’évaluation externe.

Qui transmet le rapport d’évaluation externe à ou aux autorités compétentes ? Réponse au 3 octobre 2012

L’article D 312- 200 du CAFS, prévoit que c’est le commanditaire qui transmet le rapport d’évaluation externe.

Si l’autorisation a été délivrée conjointement, il faut adresser le rapport d’évaluation à chaque autorité.

Pour rappel, c’est le même principe pour l’évaluation interne.

Coordonnées de transmission dans la Somme :

• Conseil général :Conseil général de la SommeDirection appui et budgetEvaluation externe1 boulevard du Port80026 Amiens Cedex

• ARS, l'adresse sera précisée ultérieurement

• PJJ :Direction territorialePJJL'ArcheVallée des Vignes49 place d’ItalieCS5900280094 Amiens Cedex 3

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Q2.7

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Q2.6

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Que préparer avant de rechercher un évaluateur ? Réponse au 3 octobre 2012

La procédure d’évaluation est engagée à l’initiative de la personne physique ou de la personne morale de droit public ou de droit privé gestionnaire de l’ESSMS (Annexe 3-10 du CAFS,chapitre III, section 1, article 1.1).

Il est conseillé de préparer son entrée dans l’évaluation.

1) Déterminer la date du renouvellement de son autorisation -consulter ce point- et de là, élaborer le calendrier de travail et de rendu des rapports d’évaluation - Consulter le point - Consulter " les étapes de l'évaluation".

2) S’assurer de l’existence d’un certain nombre de documents et les préparer :

• s’assurer de la disponibilité et de la bonne organisation des principaux enregistrements à conserver et à mettre à disposition de l’évaluateur,

• réunir les documents à fournir à l’évaluateur et/ ou en prévoir les modalités d’accès, Consulter la liste non exhaustive prévue par l’Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section3 ,article 3.1.

• anonymiser si besoin des dossiers individuels.

3) Faire un point sur le suivi du plan d’action et la dynamique d’amélioration continue de la qualité

• préparer ses équipes, les usagers et les partenaires à l’évaluation externe,

• préparer la communication interne.

4) Lister les critères que l’on attend d’un évaluateur ? - Consulter ce point .

5) Préparer le document de mise en concurrence

Quel est le coût d’une évaluation externe ?Réponse au 3 octobre 2012

L’Anesm, dans son rapport d’activité 2010, fait état, à titre indicatif, d’un coût moyen en EHPAD de 10 000 €.

Le prix d’une évaluation externe varie notamment en fonction :

• de l’établissement : sa taille et son organisation (un ou plusieurs sites), le nombre de personnes accueillies ou accompagnées, le nombre de professionnels et de partenaires,

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Q2.9

Q2.9

Q2.8

Q2.8

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• de l’équipe d’évaluateurs : le nombre et la qualification des membres de l’équipe d’évaluateurs externes , le nombre de journées d’intervention sur place proposées et le nombre de journées consacrées à l’analyse et à la rédaction du rapport.

Comment imputer le coût de l’évaluation externe au budget de l’ESSMS ?

L’instruction budgétaire et comptable M22 du 31 mars 2009 prévoit que les frais d’évaluation externes mis en oeuvre par l’EPSMS en application de l’article L.312-8 du CASF s’enregistrent au compte 2013 « frais d’évaluation ».

Ces frais font l’objet d’un amortissement sur une période qui ne peut excéder cinq ans. Cette instruction budgétaire et comptable s’inspire du plan comptable général (PCG) et a étérédigée conformément à celui-ci.

Or, l’article 361-1 du PCG précise que les dépenses engagées à l’occasion d’opérations qui conditionnent l’existence ou le développement d’une entité mais dont le montant ne peut être rapporté à des productions de biens ou de services déterminés peuvent être inscrits soit à l’actif comme frais d’établissement (compte 201) soit au compte de résultat (classe 6).

L’option est donc offerte aux ESSMS de comptabiliser leurs frais d’évaluation externe :

• au compte 2013 ,

• ou au compte 617 « études et recherches ».

Attention : les frais d’évaluation inscrits au compte 617 sont enregistrés pour leur montant total au compte de résultat de l’exercice au cours duquel l’évaluation est réalisée. Ils ne peuvent pas être provisionnés car ils ne répondent pas à l’objet d’une provision.

Il est recommandé

• de comptabiliser les frais d’évaluation externe au compte 2013 ,

• de limiter l’impact du prix de l’évaluation sur la tarification en utilisant l’affectation de résultat lorsque c’est possible.

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Q2.10

Q2.10

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Dans l’hypothèse d’une entité avec plusieurs activités et plusieurs sites faut- il une ou plusieurs évaluations ?Réponse au 3 octobre 2012

S’il s’agit d’un organisme gestionnaire gérant plusieurs établissements

Tout ESSMS autorisé est concerné par la réalisation des évaluations prévues à l’article L312-8 du CASF.

Aussi, chaque établissement autorisé et disposant d’un numéro FINESS doit réaliser ses propres évaluations.

S’il s’agit d’un ESSMS avec un seul numéro de FINESS et disposant de plusieurs sites , il appartient au commanditaire de préciser cette particularité dans le document de mis en concurrence.

Quelle différence entre le document de mise en concurrence et le contrat d’engagement ?

Le document de mise en concurrence et le contrat d’engagement, même s’ils recouvrent des champs identiques, sont deux documents distincts.

Le document de mise en concurrence pose les attentes du commanditaire.

Sur la base des réponses apportées par le candidat retenu, le contrat précise les engagements réciproques du commanditaire et de l’organisme.

Pour les établissements publics qui ont recours à la commande publique, l’acte d’engagement signé par les candidats aura valeur de contrat.

Aussi,il est conseillé de veiller à ce que l’acte d’engagement reprenne bien les éléments prévus par l’annexe 3-10 du CAFS .

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Q2.11

Q2.11

Q2.12

Q2.12

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M

M+1

M+2

M+3 (3)

1 mois

1 mois

1 mois

M+7

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Q2.14

Q2.14

PréparationDiagnostic initialMise en place de l’instance d’évaluation (2)Information/communication

Elaboration du document de mise en concurrenceConstruction du dossier de documentationEnvoi/Publicité

Analyse des candidaturesChoix du prestataire

Contrat engagement--------------------------------------Information aux parties prenantes--------------------------------------Elaboration et validation du projet d’évaluation et du questionnement évaluatif

Recueil et analyse des documents

Observation et analyse des pratiques

Groupes de travail enquête entretiens …

Rapport définitif

Rendu du pré rapport

PREPARATI

ON

DEROULEMENT

EVALUATI

ON

Gestionnaire /DirectionEquipe de direction

Gestionnaire /DirectionEquipe de direction

Gestionnaire /Direction

Gestionnaire /Direction----------------------------------------Gestionnaire /Direction----------------------------------------Gestionnaire /DirectionEvaluateurInstance d’évaluation

Evaluateur/ représentants des usagers/ personnels/ partenaires

Nombre et composition selon le ou les thèmes traités ,

On peut donc, en fonction de l’ESSMS réduire ou augmenter cette partie de l’évaluation qui est le cœur du processus évaluation

EvaluateurGestionnaire /DirectionInstance d’évaluationParties prenantes

Gestionnaire /Direction

Action Intervenant(s)

Analyse des informations obtenues ou recueillies et formalisation-------------------------------------------Vérification de la cohérence

Evaluateur------------------------------------------Gestionnaire /Direction

Quelles sont les étapes de l’évaluation externe ( à titre indicatif) ?

M+8

Délais (1)

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(1) Les délais proposés pour chaque étape du schéma ci dessus le sont à titre indicatif et sont à adapter à chaque ESSMS.

(2) Instance d’évaluation : la ou les instances que l’ESSMS a choisi de mettre en place pour le suivi et la validation des différentes étapes de l’évaluation externe.

La ou les instances d’évaluation sont différentes d’un ESSMS à l’autre.

Il est recommandé de décrire ces instances, leur composition et leur délégation au document de mise en concurrence.

(3) M+3 : pour les ESSMS soumis à la procédure des marchés publics, il faut allonger le délai d’au moins 2 mois.

N’oubliez pas de faire valider par vos instances de décisions les étapes juridiques de l’évaluation externe comme la décision de lancement de la démarche, la validation de la démarche de mise en concurrence ou du marche public, la sélection du candidat.

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Quelle est l’obligation ?

La loi 2002-2 du 2 janvier 2002 institue le principe de l’évaluation.

Les ESSMS doivent réaliser et transmettre à l’autorité compétente (ou aux autorités compétentes) :

• trois évaluations internes : une tous les 5 ans à compter de la date de l’arrêté d’autorisation d’ouverture,

• deux évaluations externes : la première 7 ans après la date de l’arrêté d’autorisation d’ouverture, la seconde 2 ans avant la date de renouvellement de l’autorisation.

Le renouvellement de l’autorisation doit intervenir avant la fin de la 15eme année à compter de la date de l’arrêté d’autorisation d’ouverture.

Le législateur a aménagé ce calendrier initial, seuls les établissements autorisés après la loi du 22 juillet 2009 auront à réaliser l’ensemble des évaluations pour leur premier renouvellement.

Quel est le calendrier retenu pour la réalisation des évaluations externes?Réponse au 3 octobre 2012

L’évaluation externe a été introduite par la loi n°2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale.

Le calendrier initialement prévu a été modifié par :

• l’article 124 de la loi n°2009-879 du 21 juillet 2009 portant réforme de l’hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires (dite « HPST »), codifié à l’article 312-8 du code de l’Action sociale et des familles,

• le décret d’application n°2010-1319 du 3 novembre 2010 relatif au calendrier des évaluations et aux modalités de restitution des résultats des évaluations des ESSMS

Aussi, trois cas de figure se présentent aujourd’hui aux ESSMS (à l’exception des ESSMS relevant exclusivement de la PJJ) :

• les ESSMS autorisés et ouverts avant le 3/01/2002, dispositions dérogatoires,

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Q3.1

Q3.1

III - LE CALENDRIERIII - LE CALENDRIERIII - LE CALENDRIERIII - LE CALENDRIER

Q3.2

Q3.2

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• les ESSMS autorisés et ouverts entre le 03/01/2002 et le 21/07/2009, dispositions dérogatoires,

• les ESSMS autorisés et ouverts à compter du 21/07/2009, dispositions de droit commun.

1) Les ESSMS autorisés et ouverts avant le 3/01/2002

Les ESSMS doivent réaliser et transmettre à l’autorité compétente (ou aux autorités compétentes) :

• une évaluation interne avant 3 janvier 2014,

• une évaluation externe avant le 3 janvier 2015,

• le renouvellement de l’autorisation doit intervenir avant le 3 janvier 2017.

2) Les ESSMS autorisés et ouverts entre le 03/01/2002 et le 21/07/2009

Les ESSMS doivent réaliser et transmettre à l’autorité compétente (ou aux autorités compétentes) :

• une évaluation interne avant 12 ans,

• une évaluation externe avant 13 ans,

• le renouvellement de l’autorisation doit intervenir avant la fin de la 15eme année.

3) Les ESSMS autorisés et ouverts à compter du 21/07/2009, droit commun article L. 312-8 et D.312-205 du CAFS

Les ESSMS doivent réaliser et transmettre à l’autorité compétente (ou aux autorités compétentes) :

• trois évaluations internes : une tous les 5 ans à compter de la date de l’arrêté d’autorisation d’ouverture,

• deux évaluations externes : la première 7 ans après la date de l’arrêté d’autorisation d’ouverture,

• le renouvellement de l’autorisation doit intervenir avant la fin de la 15eme année à compter de la date de l’arrêté d’autorisation d’ouverture.

Quand un ESSMS a bénéficié d’un ou de plusieurs arrêtés d’extension, quelle date doit on prendre en compte pour définir la date de l’évaluation externe ?Réponse au 3 octobre 2012

La date à prendre en compte est celle l’autorisation initiale, celle qui a créé l’établissement, s’il y a eu des arrêtés d’extension, il ne faut pas en tenir compte.

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Q3.3

Q3.3

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Quelle date d’arrêté faut t-il retenir pour définir les dates d’évaluation quand la date de l’arrêté de création et la date de l’arrêté d’ouverture se trouvent à cheval entre deux périodes dérogatoires ? Réponse au 3 octobre 2012

La date à prendre en compte est celle de l’arrêté d’ouverture.

Deux situations sont alors envisageables :

1) Soit l’ESSMS dispose d’un arrêté de création antérieur au 2 janvier 2002 et d’un arrêté d’ouverture délivré entre le 3 janvier 2002 et le 21 juillet 2009, il doit alors réaliser :

• une évaluation interne à 12 ans,

• une évaluation externe à 13 ans,

• le renouvellement interviendra avant la fin de la 15eme année.

2) Soit l’ESSMS dispose d’un arrêté de création intervenant entre le au 3 janvier 2002 et le21 juillet 2009 et d’un ’arrêté d’ouverture postérieur au 21 juillet 2009, il est alors dans le droit commun et doit réaliser :

• trois évaluations internes,

• deux évaluations externes ,

• le renouvellement interviendra avant la fin de la 15eme année.

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Q3.4

Q3.4

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La mise en concurrence pour recourir à un organisme habilité pour la réalisation de l’évaluation externe est-elle obligatoire ? Réponse au 3 octobre 2012

La mise en concurrence afin de sélectionner un « Evaluateur » est une obligation réglementaire prévue par l’article 1.2, section 1, chapitre 3 de l’annexe 3-10 du CASF.

« …la sélection de l’organisme habilité est réalisée dans le cadre habituel des procédures de mise en concurrence et pour les établissements publics dans le respect du code des marchés publics. »

Les établissements publics réalisent la mise en concurrence dans le respect du code des marchés publics. (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section1, article 1.2).

Il est recommandé, de mettre en concurrence aux moins 3 candidats.

Comment choisir l’évaluateur? Réponse au 3 octobre 2012

L’ESSMS doit sélectionner l’évaluateur parmi les organismes habilités par l’Anesm.

Après mise ne concurrence, l’ESSMS doit retenir le candidat qui répond au mieux aux critères de compétence énoncés dans le cahier des charges fixé par décret n°2007-975 du 15 mai 2007.

La mise en concurrence, destinée à sélectionner un « Evaluateur », est une obligation réglementaire prévue par l’Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section1, article 1.2.

Les établissements publics réalisent la mise en concurrence dans le respect du code des marchés publics. (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section1, article 1.2).

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Q4.1

Q4.1

Q4.2

Q4.2

IV - Le document de mise en concurrenceIV - Le document de mise en concurrenceIV - Le document de mise en concurrenceIV - Le document de mise en concurrence

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Qu’est-ce que le document de mise en concurrence ? Réponse au 3 octobre 2012

Le document de mise en concurrence définit le cadre général de l’évaluation, il est le fondement de la relation contractuelle entre le commanditaire et l’évaluateur (Annexe 3.10, chapitre III, section2, art. 2.1).

Il permet de donner aux organismes habilités une information complète sur l’ESSMS à évaluer, relative à :

• son contexte,

• aux enjeux de l'évaluation, en précisant notamment ce que l’ESSMS :

o attend de l’évaluation externe,

o comment il entend procéder, en donnant les points d’appui (portes d’entrée) à utiliser pour porter une appréciation globale et répondre aux objectifs fixés par les textes,

• aux éléments de réponse attendus relatifs, notamment, à la compétence des intervenant et à la méthodologie développée.

Quels sont les éléments composant le document de mise en concurrence ? Réponse au 3 octobre 2012

Les éléments composant le document de mise en concurrence sont définis de façon non exhaustive par l’annexe 3-10 du CAFS et notamment l’article 2.1 de la section 2 du chapitre 3.

« Le document de mise en concurrence définit le cadre général de l’évaluation ; il est le fondement de la relation contractuelle entre le commanditaire et l’évaluateur.

Il contient notamment les éléments suivants :

1) La présentation de l’établissement ou du service ;

2) L’articulation avec le projet de l’établissement ou service, l’évaluation interne et les démarches formalisées visant à améliorer le service rendu ;

3) Les premiers éléments permettant de formuler des hypothèses et les premières questions susceptibles d’être posées ;

4) Les modalités de concertation à prévoir lors des phases initiales de l’évaluation ;

5) Les modalités de suivi de l’évaluation externe ;

6) Le contexte et les éventuelles contraintes liées à l’organisation ou aux particularités des activités ;

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Q4.3

Q4.3

Q4.4

Q4.4

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7) Les conditions d’accès à l’information et aux documents disponibles ;

8) Les modalités concrètes d’élaboration et de rendu du rapport ;

9) Le temps nécessaire et le calendrier ;

10) Les modalités de facturation ».

On peut également y faire figurer, notamment, les exigences relatives aux candidats.

Comment peut-on organiser le document de mise en concurrence ?Réponse au 3 octobre 2012

A partir des éléments du cahier des charges et notamment de la section 2 du chapitre 3 de l’annexe 3-10 du CASF, on peut proposer la structuration du document de mise en concurrence en trois parties :

1) Présenter l’établissement, afin de permettre au candidat d’identifier et de positionner l’établissement dans la démarche évaluative

• identifier l’ESSMS, Consulter ce point.

• décrire le Cadre général de l’évaluation externe en présentant :

o les éléments de contexte - Consulter ce point,

o les hypothèses et les premières questions susceptibles d’être posées - Consulter ce point .

o2) Exposer les principes méthodologiques et les éléments de réponse attendus cela permet au commanditaire d’exprimer ses attentes méthodologiques et de comparer les différentes offres

• préciser les modalités souhaitées de pilotage de l’évaluation externe et d’implication des parties prenantes,

o les modalités de concertation à prévoir lors des phases initiales de l’évaluation - Consulter ce point,

o les modalités de suivi de l’évaluation externe - Consulter ce point.

• définir les conditions de mise en œuvre de l’évaluation externe notamment :

o le contexte et les éventuelles contraintes liées à l’organisation ou aux particularités des activités - Consulter ce point,

o les conditions d’accès à l’information et aux documents disponibles - Consulter ce point,

o le temps nécessaire et le calendrier - Consulter ce point,

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Q4.5

Q4.5

Page 22: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

o les modalités de facturation - Consulter ce point.

• les modalités de finalisation de l’évaluation externe

o les modalités concrètes d’élaboration et de rendu du rapport - Consulter ce point.

3) Préciser les qualités attendues de l’évaluateur et ses obligations afin de permettre au commanditaire de s’assurer des compétences et de la déontologie des candidats.Consulter la question relative aux qualifications de l'évaluateur.

Comment présenter l’ESSMS dans le document de mise en concurrence ? Réponse au 3 octobre 2012

Les éléments de présentation de l’ESSMS qui vont figurer au document de mise en concurrence doivent permettre au candidat :

• d’identifier la nature de l’ESSMS ,

• de disposer d’éléments de contexte permettant de situer l’ESSMS dans le « cadre général de l’évaluation externe ».

1. La présentation de l’établissement est un élément du document de mise en concurrence prévu par l’Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section2, article 2.

Pour présenter son établissement et permettre au candidat d’en identifier la nature, le commanditaire pourra faire figurer notamment les informations suivantes :

• nom de l’établissement, son adresse, ses coordonnées téléphoniques et électroniques,

• le nom du directeur et si besoin le nom de la ou des personne(s) à contacter pour plus d’information concernant le projet,

• le numéro FINESS de la structure,

• la date de création et celle d’ouverture,

• le type d’établissement,

• la capacité d’accueil,

• les dates clés de l’histoire de la structure et/ ou de l’organisme gestionnaire,

• le cadre législatif et réglementaire qui encadre les missions,…

Afin de ne pas alourdir la présentation, il est possible de joindre des documents dans une annexe.

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Q4.6

Q4.6

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2. Le cadre général de l’évaluation externe va porter sur les éléments de contexte et sur les portes d’entrée retenues pour organiser le questionnement évaluatif.

La Cahier des charges prévoit ces éléments au document de mise en concurrence (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section 3, article 2.1, paragraphe 2 et 3.

2.1. L’articulation avec le projet de l’établissement ou service, l’évaluation interne et les démarches formalisées visant à améliorer le service rendu ;

Le commanditaire pourra y faire figurer notamment les informations suivantes :

• le positionnement de l’ESSMS dans le cadre des plans et des schémas

• les objectifs du projet d’établissement,

• le descriptif des missions,

• le descriptif de l’organisation fonctionnelle (fonction, ETP, contribution)

• le tableau des effectifs,

• les résultats de la démarche d’amélioration continue depuis la dernière évaluation interne,

• tout élément jugé utile par l’ESSMS ;

Quant aux rapports d’inspections, de contrôle et d’audits, ils pourront utilement être fournis mais UNIQUEMENT au candidat sélectionné.

2.2. Les premiers éléments permettant de formuler des hypothèses et les premières questions susceptibles d’être posées ;

Le commanditaire, à partir d’un pré diagnostic qui peut s’appuyer sur un constat rapide des réussites, des échecs ou des dysfonctionnements, définit les portes d’entrée de l’évaluation, les thématiques et/ou les processus qui vont être particulièrement explorés par l’évaluation externe.

Ces éléments vont permettre de guider l’évaluateur dans la définition des objectifs de l’évaluation.

Peut-on faire état des contraintes liées à l’organisation ou aux particularités de mon ESSMS dans le document de mise en concurrence ? Réponse au 3 octobre 2012

Le Cahier des charges considère ces éléments comme devant faire partie du document de mise en concurrence (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section 2, paragraphe, 2.1).

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Q4.7

Q4.7

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Le candidat doit en tenir compte dans sa démarche d’évaluation afin que cette dernière soit réalisée au plus près des spécificités et des besoins de l’ESSMS.

Les contraintes peuvent résulter,

• d’une activité, d’une prise en charge spécifique développé au projet d’établissement

• du fonctionnement de l’établissement : comme la programmation d’un déménagement, la réalisation de travaux, la fermeture de service pendant les vacances, le souhait de ne pas réaliser l’évaluation pendant les congés des personnels…

• des spécificités des personnes accueillies : les résidents sont muets ou encore ne maîtrisent pas le français

Quelles sont les modalités de suivi de l’évaluation externe Réponse au 3 octobre 2012

Le Cahier des charges précise que le responsable de l’ESSMS veille au bon déroulement de l’évaluation et au respect des termes du contrat (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre II, section 3 , article 3.3).).

Aussi, préciser les modalités de suivi souhaitées, au document de mise en concurrence va permettre, au commanditaire, de remplir cette obligation (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section 2, article 2.1, paragraphe 5):

• Les modalités de retour d’information à la direction,

• La mise en place d’une instance de l’évaluation qui sera l’interface entre le commanditaire, l’évaluateur et les parties prenantes.

Dans l’hypothèse de la mise en place d’une telle instance, le Cahier des charges prévoit que le document de mise en concurrence mentionne (Annexe 3-10 du CASF, chapitre II, section 3, article 3.3) :

o l’existence de l’instance,o sa composition,o le mandat confié, o le mode d’organisation,o le positionnement entre l’évaluateur externe et la direction.

Ces informations seront reprises lors de l’élaboration du contrat.

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Q4.8

Q4.8

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Quelles sont les modalités de concertation à prévoir au document de mise en concurrence ? Réponse au 3 octobre 2012

Le cahier des charges donne au commanditaire la possibilité de préciser lors des différentes étapes de l’évaluation ses attentes relatives :

• aux modalités d’information,

• à la mobilisation et à l’implication des personnels, des usagers, du Conseil à la vie sociale, du CA, des partenaires.

L’information doit intervenir :

• en amont des travaux d’évaluation : (Annexe 3-10 du CAFS , chapitre II, section 3, article 2.1, paragraphe 4) « une information sur la finalité et le déroulement de l’évaluation est assurée préalablement à l’engagement de celle-ci auprès des personnels et usagers ».

• lors des différentes étapes de l’évaluation : la mise en route, le recueil des informations, la finalisation « L’évaluation repose sur la mobilisation des partenaires concernés aux différentes étapes de la procédure » (Annexe3-10 du CAFS, - chapitre 1, section 1, article 1.3, paragraphe 2).

Les outils ou supports de la communication souhaités par le commanditaire sont à préciser dans le document de mise en concurrence.Pour chaque outil, il conviendra de préciser :

• les destinataires,

• le contenu,

• le mode et le rythme de diffusion.

La commande n’a pas à être exhaustive, mais les points clé souhaités par le commanditaire doivent figurer.Exemple d’outils de communication :

• une réunion plénière en début et en fin d’évaluation,

• une lettre de suivi, avec précision du support (lettRe publipostée, messagerie informatique…),

• les modalités de validation, et de diffusion des comptes rendu des groupes de travail…

La mobilisation des parties

Le cahier des charges dispose « L’évaluation repose sur la mobilisation des partenaires concernés aux différentes étapes de la procédure » (Annexe3-10 du CAFS, chapitre1, section 1, article 1.3, paragraphe 2).

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Q4.9

Q4.9

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Aussi, le commanditaire a la possibilité d’exprimer ses attentes sur les modalités d’implication des parties au travers du document de mise en concurrence.

Le commanditaire précise s’il souhaite :

• du recueil d’information : questionnaires, entretiens, analyse documentaire… et/ou

• des personnes concernées : entretiens avec les usagers et/ ou le personnel, entretiens ciblés, construction d’échantillons ;

et/ou• des indicateurs : construction et/ou utilisation d’outils quantitatifs…

Quels sont les documents auxquels l’évaluateur a accès ?Réponse au 3 octobre 2012

Ci-dessous la liste, non limitative, des documents devant être obligatoirement remis au candidat sélectionné ;

Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section 3, article 3.1 :« Le commanditaire s’engage à fournir à l’évaluateur au moins les documents généraux prévus par la réglementation et les pièces techniques ci-après énoncées :

1) Tout document public permettant d’identifier la personne physique ou la personne morale de droit public ou de droit privé gestionnaire de l’établissement ou du service social ou médico-social ;

2) Une copie de l’autorisation ou de la déclaration avec un descriptif des activités, des publics accueillis, un organigramme et un document relatif aux personnels : effectifs en poste, répartition par catégorie ;

3) Le projet d’établissement et autres documents de référence utilisés : charte, supports de démarche qualité ;

4) Le livret d’accueil de l’établissement remis à chaque personne accueillie ;

5) Le règlement de fonctionnement ;

6) Les comptes rendus du conseil de la vie sociale ;

7) Les documents relatifs à l’hygiène et à la sécurité ;

8) Les résultats de l’évaluation interne et tout document utile à la compréhension de sa réalisation ;

9) Une note retraçant les choix opérés pour donner suite aux préconisations de l’évaluation interne. »

Cette liste n’est pas limitative, Consulter également la question suivante sur les conditions d’accès au document.

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Q4.10

Q4.10

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Quelles sont les conditions d’accès de l’évaluateur aux documents ? Réponse au 3 octobre 2012

Le principe est le libre accès de l’évaluateur à l’information disponible y compris les données informatisées. C’est un principe clé permettant d’assurer la transparence et la fiabilité de l’évaluation.

Si l’annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section 3, article 3.1 précise la liste des documents devant être obligatoirement remis à l’évaluateur, elle n’est en aucun cas limitative.

Aussi le commanditaire s’engage à fournir à l’évaluateur tout document ou pièce nécessaire à l’accomplissement de sa mission. La liste définitive de ces pièces est arrêtée lors de l’élaboration du projet évaluatif.

En contre partie du principe de libre accès aux documents, le commanditaire peut prévoir l’engagement de l’évaluateur :

• à ne pas diffuser les documents à l’extérieur ni à en en divulguer le contenu (obligation au secret professionnel et à l’obligation de réserve),

• à ne pas diffuser les documents institutionnels communiqués pour la formulation de leur offre.

L’engagement de l’évaluateur mais aussi de chaque membre de l’équipe d’évaluation sera annexé au contrat.

De plus, le commanditaire peut encadrer les modalités d’accès aux documents, par exemple : mise à disposition des documents dans une pièce déterminée, préciser la possibilité de réaliser des copies ou non, prévoir la possibilité d’emporter ou non les documents…

Bien que le principe soit la liberté d’accès aux documents pour l’évaluateur, ATTENTION à poser le principe d’accès aux dossiers qui requièrent l’obligation de secret, notamment le secret professionnel pour le dossier médical et le dossier social.

Doit-t-on prévoir un calendrier de travail lors de l’élaboration du document de mise en concurrence ?Réponse au 3 octobre 2012

Le Cahier des charges demande au commanditaire de prévoir, au document de mise en concurrence, le temps nécessaire à l’évaluation et le calendrier (Annexe 3-10 du CAFS,chapitre III, section2, article 2.1, paragraphe 9).

Afin de décliner un calendrier réalisable, la temporalité du projet doit être détaillée, le commanditaire doit appréhender le temps nécessaire à chaque étape :

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Q4.11

Q4.11

Q4.12

Q4.12

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• le temps de mobilisation des équipes lors des instances de pilotage, des groupes de travail , des entretiens avec les personnes concernées, le nombre de jours, la répartition du temps,

• le temps des échanges et celui de leur « maturation » car le cahier des charges insiste sur le caractère participatif du processus d’évaluation qui doit notamment permettre de laisser s’exprimer divers points de vue,

• le temps de la diffusion de l’information,

• le temps nécessaire à la validation des informations recueillies par l’évaluateur, et à l’analyse du pré rapport.

Cette analyse permettra de fixer la durée prévisionnelle globale de l’évaluation et d’avoir des points de repère lors de l’analyse des propositions que feront les candidats.

Le calendrier prévoit a minima la date de début de l’évaluation qui commence après la signature du contrat et la date de fin qui correspond à la date de remise du rapport final.

Entre ces 2 limites, le commanditaire va échelonner les étapes (toutes ou certaines) qui lui apparaissent indispensables pour l’évaluation et pour son propre fonctionnement.

Même si le document de mise en concurrence n’a pas à être trop détaillé afin de laisser les candidats construire leurs propres propositions, il apparaît, important, de prendre en compte l’organisation et de la charge de travail du commanditaire, en étant précis quant au temps à consacrer :

• à la validation des données recueillies par l’évaluateur et,

• à l’analyse, la concertation voire la négociation du pré rapport entre le commanditaire, les différentes parties prenantes et l’évaluateur.

Les étapes du déroulé de l’évaluation externe - Consulter également la question Q2.14.

• négociation • signature du contrat engagement,• information aux parties prenantes,• élaboration et validation du projet d’évaluation,• analyse des documents, • observations sur place,• recensement d’informations sur place : interviews, questionnaires,• groupes de travail enquête entretiens (1 à plusieurs, le nombre de groupes, leur

thématique et la durée des travaux sont à prévoir et varient d’un ESSMS à l’autre),• synthèse et validation,• analyse,• rendu du pré rapport ,• validation du pré rapport,• rapport définitif.

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A quels éléments faut-il être attentif lors de la facturation demandée par l’organisme habilité ?Réponse au 3 octobre 2012

Afin de pouvoir analyser les offres, le commanditaire a tout intérêt à cadrer les éléments de présentation des coûts.

Le Cahier des charges dispose que :

• le document de mise en concurrence prévoit les modalités de facturation (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section 2, paragraphe 10) ,

• la crédibilité de la proposition de l’évaluateur s’appuie notamment sur la clarté et la précision du devis, notamment le nombre de jours pour chaque étape de la procédure, la répartition des journées entre chaque évaluateur et le prix par journée, le rapport qualité/prix (Annexe 3-10 du CAFS , chapitre III, section 2, article 2.5,paragraphe 5).

On peut en déduire que :

• la facturation doit se faire à la journée d’intervention et non pas pour un montant global,

• la facturation doit se décliner en jour d’intervention répartis entre chaque phase de l’évaluation.

Par ailleurs, le travail de l’évaluateur ne se déroulant pas que sur site, le commanditaire peut demander une tarification différenciée pour les journées sur site et hors site.

De même le commanditaire doit veiller à ce que le tarif soit un tout compris, c’est à dire que Les frais engagés par le prestataire, comme les frais de déplacement, d’hébergement, de repas et annexes, de reprographie, etc.… nécessaires à l’exécution de la prestation soient compris dans le prix indiqué dans le devis.

Que prévoir pour les modalités d’élaboration et de rendu du rapport Réponse au 3 octobre 2012

Le cahier des charges prévoit que ces éléments figurent au document de mise en concurrence (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section 2, paragraphe 8).Parmi les modalités d’élaboration et de rendu, deux aspects sont notamment à prendre en compte :

• les modalités de mise en débat du pré rapport avec l’ensemble des parties prenantes, les modalités de diffusion et les modalités de validation,

• les modalités relatives au rapport final et à son rendu.

Le commanditaire pourra aussi préciser la nature du support (papier et/ou informatique), le nombre d’exemplaires…

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Q4.13

Q4.13

Q4.14

Q4.14

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Les modalités d’élaboration et de rendu du rapport se déroulent en 4 étapes :

5) L’évaluateur rédige le pré rapport,

6) Le responsable de l’établissement doit s’assurer que le pré rapport est fidèle aux propos tenus pendant l’évaluation ; il peut formuler des observations,

7) Le pré rapport est mis à la disposition de tous les acteurs de l’évaluation, ils peuvent formuler des remarques,

8) Suite à ces échanges, l’évaluateur rédige la version définitive qu’il remettra au commanditaire. Le commanditaire aura en charge de transmettre le rapport définitif à ou aux autorités ayant délivrées l’autorisation.

L’évaluation peut–elle être réalisée par un seul évaluateur ?Réponse au 3 octobre 2012

Le composition de l’équipe d’évaluation dépend de la taille de l’ESSMS et des activités déployées.

Toutefois, mieux vaut éviter de recourir à un évaluateur « solitaire » parce que :

• quand l’ESSMS est médicalisé, la présence d’un médecin ou d’un personnel médical apparaît nécessaire,

• Il est difficile de connaître l’ensemble des secteurs (enfance, handicap, personnes âgées, soins, administratif, gestion des risques, réglementation, hôtellerie…),

• Un seul évaluateur présente un risque important d’abandon et de rupture de contrat.

Quelles sont les qualifications et les compétences à demander aux évaluateurs ? Réponse au 3 octobre 2012

Il appartient au candidat de démontrer ses qualifications et sa compétence.

Il doit en apporter la démonstration pour lui même mais également pour chaque membre de l’équipe d’évaluation.

Aussi, le document de mise en concurrence doit être suffisamment explicite afin de disposer d’éléments fiables et analysables. Même si l’article 2.4 du chapitre III, section 2 de l’annexe 3-10 du CAFS apporte quelques éléments, il convient de les détailler d’avantage :

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Q4.15

Q4.15

Q4.16

Q4.16

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Article 2.4 du chapitre III, section 2 de l’annexe 3-10 du CAFS :« S’agissant des qualifications et compétences des évaluateurs, au nombre des critères demandés figurent :

1) Une expérience professionnelle dans le champ social ou médico-social ;

2) Une formation aux méthodes évaluatives s’appuyant sur celles existant en matière d’évaluation des politiques publiques et comportant une méthodologie d’analyse pluridimensionnelle, globale, utilisant différents supports ;

3) Des connaissances actualisées et spécifiques dans le domaine de l’action sociale, portant sur les recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées, sur les orientations générales des politiques de l’action sociale et sur les dispositifs ».

S’agissant de l’expérience professionnelle dans le champ social ou médico-social, au travers du document de mise en concurrence, le commanditaire va rechercher des garanties notamment en :

• Précisant la nature souhaitée de cette expérience,

• exigeant une durée minimale d’exercice ; par exemple, la Haute autorité de santé exige 3 ans d’expérience pour ces experts,

• demandant les références de l’organisme et les références personnelles de chaque évaluateur membre de l’équipe,

• demandant les CV détaillés de chaque évaluateur,

• demandant la liste des évaluations externes déjà menées par le candidat et par chaque membre de l’équipe d’évaluation sur les 3 derniers exercices, par exemple,

• …

S’agissant de la formation aux méthodes évaluatives , comme il n’existe pas à ce jour de formation diplômante, Il apparaît important que soit demandé pour chaque « évaluateur » le certificat des formations suivies avec le détail du programme de formation et sa durée.

Les organismes suivant sont reconnus pour les formations délivrées : Espace Sentein, Afnor compétence, Arobase Grenoble…S’agissant des connaissances actualisées et spécifiques dans le domaine de l’action sociale, elles portent sur les recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées, sur les orientations générales des politiques de l’action sociale et sur les dispositifs .

Comme pour la formation aux méthodes évaluatives il est souhaitable de demander l’intitulé, le contenu, la durée et le certificat des formations suivies.

Il convient également de s’assurer que l’évaluateur a connaissance des référentiels de certification dont l’ESSMS fait l’objet et il en va de même pour les recommandations de bonnes pratiques.

Si l’évaluation est réalisée par une équipe d’évaluateurs, chacune des 3 conditions de qualification développées ci-dessus sont à prendre de façon cumulative pour chacun des évaluateurs, aussi, l’un ne peut détenir uniquement l’expérience sur le secteur, alors que l’autre disposerait de formation aux méthodes évaluatives et un dernier des connaissances spécifiques.

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Comment apprécier la réponse des candidats au document de mise en concurrence?Réponse au 3 octobre 2012

L’article 2.5 de la section 2 du chapitre III de l’annexe 3-10 du CAFS dispose :

« La crédibilité de la proposition de l’évaluateur s’apprécie notamment sur les points suivants :

• Les références individuelles ainsi que l’engagement de l’évaluateur à soumettre à l’agrément préalable du commanditaire toute modification ultérieure de l’équipe d’évaluateurs ;

• La compréhension par l’évaluateur du projet de l’établissement ou service, du contexte et sa capacité à définir des questions ;

• La proposition de plan d’intervention : étapes, méthode d’évaluation envisagée, modalités de recueil des informations ;

• La capacité de l’évaluateur à se situer dans une logique d’écoute des professionnels et des usagers pour faire émerger des propositions d’évolution ;

• La clarté et la précision du devis, notamment le nombre de jours pour chaque étape de la procédure et le prix par journée, le rapport qualité/prix. »

L’étude des candidatures va permettre de choisir le candidat qui apparaît le plus crédible et le plus proche des attentes l’ESSMS, attentes exprimées à l’aide du document de mise en concurrence.

Avant toute étude de dossier de candidature vérifier :

• que le candidat est habilité par l’Anesm et que cette habilitation est toujours valide,

• qu’il n’y a de conflit d’intérêt ni avec l’organisme ni avec chacun des membres de l’équipe d’évaluation proposée.

Ces préalables réalisés, la sélection peut s’organiser en deux temps :

• l’étude sur dossier,

• l’audition des candidats.

Avant toute analyse, il est fortement recommandé d’élaborer une grille de lecture complétée d’éventuelles pondérations afin de disposer de critères de choix clairement établis et transparents.

L’étude sur dossier, va permettre une première analyse et de réaliser une présélection de candidats en cas de réponse en nombre important.Il est généralement conseillé de retenir de 3 à 5 candidats, mais cela n’a pas de caractère impératif.

L’audition des candidats, les entretiens doivent être préparés :

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Q4.17

Q4.17

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• le document de mise en concurrence relu et une lecture collective avec touts les personnes de l’ESSMS qui assisteront aux auditions est recommandée,

• les questions listées,

• la grille de critère validée.

Les éléments à analyser

Dans l’analyse, trois points apparaissent importants :

• la compétence de l’organisme et des membres qui composeront l’équipe d’évaluation ; la compétence est analysée notamment au regard de:

o l’expérience professionnelle dans le champ du social et du médico-social,

o la formation aux méthodes évaluatives,

o l’expérience de l’évaluation dans le secteur social et médico-social et tout particulièrement de celui de l’ESSMS ;

Une prise de contact avec les collègues cités comme référence apporte souvent des éléments d’information non négligeables.

Veillez à ce que soit bien précisé le nombre total d’intervenants pour l’évaluation, que le détail de la qualification de chacun ainsi que leur répartition dans les différentes étapes de l ‘évaluation.

• la qualité technique de l’offre :

o présence d’un plan d’intervention clair, précis et détaillant chaque étapes de l’évaluation jusqu’à la remise du rapport final,

o un plan d’intervention cohérent avec : le questionnement évaluatif posé dans le document de mise en

concurrence, la réglementation, notamment le décret de 2007 ; dans le cas

contraire, l’autorité compétente pour délivrer le renouvellement pourra refuser le rapport d’évaluation externe,

o un profil qui garantisse : la capacité d’écoute et l’association de chaque partie prenante

(personnel, usagers,…), l’examen contradictoire des points examinés.

• les modalités financières, la présentation d’un devis détaillant :

o les étapes de la procédure,

o le temps passé sur le terrain,

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o le temps d’étude,

o un coût à la journée et à la demi-journée si nécessaire.

A quelle confidentialité est tenu l’organisme habilité ?Réponse au 3 octobre 2012

La confidentialité des informations est organisée par l’annexe 3-10 du CAFS, chapitre 3, section 2, article 2.3

L’organisme et les « évaluateurs » sont tenus :

• au secret c’est-à-dire qu’ils s’interdisent de divulguer, toute information, tout document, toute donnée ou tout renseignement, dont ils pourraient avoir connaissance dans l’exécution de la mission. et

• à l’obligation de réserve c’est à dire à l’impossibilité d’émettre publiquement n’importe quelle opinion sur la structure évaluée et/ou sur les parties prenantes impliquées.

Le commanditaire peut s’assurer des conditions dans lesquelles l’organisme habilité garantit le respect de la confidentialité notamment en prévoyant au document de mise en concurrence la transmission :

• des déclarations de respect de la confidentialité de chaque évaluateur et de l’organisme,

• des modalités de contrôle mises en place par l’organisme.

Ces éléments seront annexés au contrat.

En cas de non respect de la confidentialité il est impératif de saisir l’Anesm.

Annexe 3-10 du CAFS , chapitre III section 2 article 2.3 « Les intervenants rémunérés de ces organismes, ci-après dénommés « évaluateurs » sont tenus à une obligation de réserve et de secret à l’égard de toute information dont ils ont connaissance dans le cadre de leur activité.Les modalités de recueil des déclarations d’intérêt et les modalités de contrôle interne que s’impose l’organisme habilité doivent être accessibles au responsable de l’établissement ou du service et au commanditaire ».

Quand y a-t-il conflit d’intérêt pour l’organisme habilité ?Réponse au 3 octobre 2012

Il y a conflit d’intérêt quand le candidat ou un des membres de l’équipe d’évaluateur a eu un intérêt financier direct ou indirect avec le commanditaire au cours de l’année qui précède l’évaluation .

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Q4.18

Q4.18

Q4.19

Q4.19

Page 35: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

L’existence d’un conflit d’intérêt avéré peut entraîner le retrait de la liste des organismes habilités par l’Anesm.

Le document de mise en concurrence peut prévoir l’obligation pour le candidat de fournir une déclaration d’absence de conflit d’intérêt pour lui même et pour chaque membre de l’équipe d’évaluateurs. Ces déclarations seront annexées au contrat.

Afin de se prémunir en cas de survenance d’un conflit d’intérêt lors du déroulement de l’évaluation, il est utile de prévoir une clause de rupture du contrat, du fait de l’organisme, et le remboursement des frais engagés.

« Art. D. 312-199. − Ni l’organisme habilité ni l’un des professionnels intervenant pour le compte d’un organisme habilité ne peut, à l’exception des opérations de facturation qui sont la contrepartie de cette opération, avoir, au moment de l’évaluation, ou avoir eu, au cours de l’année précédente, d’intérêt financier direct ou indirect dans l’organisme gestionnaire de l’établissement ou du service concerné.

L’existence d’un conflit d’intérêt avéré peut entraîner le retrait de la liste des organismes habilités par l’Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux. … »

Attention, un même organisme ne peut réaliser l’évaluation interne qui précède l’évaluation externe et cette dernière.

Comment s’assurer du respect des règles déontologiques par l’évaluateur ?Réponse au 3 octobre 2012

L’annexe du décret 2007-975 du 13 mai 2012, chapitre 3 section 2 article 2.dispose : « L’évaluateur fait une déclaration sur l’honneur annexée au contrat par laquelle il atteste remplir les conditions telles qu’énoncées dans le présent décret (décret 2007-975 du 15 mai 2012) et celles figurant dans le dossier d’habilitation de l’organisme ».

Le commanditaire peut demander que chaque « évaluateur » fasse une déclaration identique qui sera annexée au contrat.

Par ailleurs, l’article D. 312-199 dispose que le non respect des règles déontologiques peut entraîner le retrait de la liste des organismes habilités par l’Anesm.

Consulter les règles de déontologie auxquelles s’engage l’organisme lors de sa demande d’habilitation par l’Anesm.

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Q4.20

Q4.20

Page 36: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

A qui appartient la propriété intellectuelle du rapport d’évaluation externe ? Réponse au 3 octobre 2012

Le rapport d’évaluation externe est la propriété du commanditaire à compter du paiement intégral de la prestation.

Le commanditaire peut, seulement, y ajouter des remarques mais en aucune façon modifier les termes du rapport final.

L’organisme ayant réalisé l’évaluation et les « évaluateurs » ne peuvent faire état des résultats du rapport d’évaluation et ne peuvent les utiliser de quelque manière sauf à obtenir préalablement l’autorisation écrite du commanditaire.

Toutefois, l’agrément délivré par l’Anesm, prévoit que les organismes habilités s’engagent sur demande de l’agence à fournir tout rapport d’évaluation externe qu’ils ont conduit.Dans ce cas, L’Anesm s’engage à maintenir les règles de confidentialité concernant les études et analyses produites.

Afin d’être prévenu de la transmission de son rapport à l’Anesm, le commanditaire peut prévoir cet événement au document de mise en concurrence et au contrat et .

Un organisme habilité et sélectionné peut-il avoir recours à la sous-traitance ? Réponse au 3 octobre 2012

Il n’est pas interdit aux organismes habilités d’avoir recours à la sous-traitance.

Aussi, si le commanditaire ne souhaite pas que le candidat puisse recourir à la sous-traitance, il doit le prévoir expressément au document de mise en concurrence ainsi qu’au contrat.En cas de sous traitance, il faut être particulièrement attentif aux compétences des intervenants ; elles doivent être identiques à celles demandées à l’organisme et ils doivent s’engager à respecter les règles de déontologie.

L’organisme habilité peut-il modifier l’équipe d’évaluateurs initialement prévue ?Réponse au 3 octobre 2012

L’annexe du décret chapitre 3 section 2 article 2.5 paragraphe 1 dispose : « la crédibilité de la proposition de l’évaluateur s’apprécie notamment sur l’engagement de l’évaluateur à soumettre …à l’agrément préalable du commanditaire toute modification ultérieure de l’équipe d’évaluateurs initialement prévue… »

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Q4.21

Q4.21

Q4.22

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Q4.23

Q4.23

Page 37: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

Toutefois, le commanditaire peut souhaiter une garantie de continuité et de permanence dans l’exécution de la prestation .

II peut prévoir, au document de mise en concurrence et au contrat que l’équipe d’évaluateurs ne sera en aucune façon modifiée après le commencement de l’évaluation.

Cette équipe effectuera les constats, les analyses et les préconisation, s’il en allait différemment, le commanditaire pourrait alors considérer qu’il y a rupture du contrat à l’initiative de l’organisme.

Qu’est ce que le projet évaluatif ? Réponse au 3 octobre 2012

Le décret 2007-975 prévoit que la première étape de la procédure d’évaluation externe, (donc après le choix de l’organisme habilité), doit aboutir à la formalisation du projet évaluatif. (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre IV, section1, article1.1).

Le projet évaluatif est construit à partir notamment des éléments communiqués par le commanditaire dans le document de mise en concurrence et des documents complémentaires remis à l’organisme retenu lors d’une première rencontre.

Le projet évaluatif est composé du cadre de référence spécifique à l’ESSMS et du questionnement évaluatif.

Volet communVolet propre

1. Le cadre de référence spécifique de l’évaluation est construit pour l’établissement, par l’évaluateur et comporte les deux volets suivants :

1.1. Un volet commun comportant :

o le rappel des orientations définies par les autorités compétentes sur le champ observé c’est à dire le positionnement de l’ESSMS par rapport à la réglementation, aux plans, aux schémas ; les références sont identiques pour les ESSMS oeuvrant dans le même champ,

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Q4.24

Q4.24

Projet évaluatif

Cadre de référence

Questionnement évaluatif

Page 38: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

o les recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées par l’Anesm.

1.2. Un volet propre à l’ESSMS, décrivant la stratégie, les objectifs de l’établissement ou du service et les missions confiées sur un territoire géographique donné, dans le cadre des procédures d’autorisation.

Cette partie va décliner les missions de l’ESSMS par référence au projet d’établissement .

Le cadre de référence va constituer une synthèse des documents remis et l’analyse fournit par l’évaluateur va confronter le cadre de référence spécifique à la situation observée (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre IV, section 2, article 1.1, alinéa 1)

Le cadre de référence spécifique de l’évaluation ainsi défini doit être validé par le commanditaire de l’évaluation. La validation peut avoir lieu notamment après échange avec la ou les instance(s) interne(s) d’évaluation mise(nt) en place par le commanditaire.

2. L’élaboration du questionnement évaluatif.

Cette phase aboutit à la formulation de questions évaluatives hiérarchisées et adaptées à la logique de chaque ESSMS.

L’évaluateur doit aider l’ESSMS à la formalisation de chacun des points précédemment évoqués.

Ce questionnement intègre les objectifs de l’évaluation énoncés au chapitre II de l’annexe 10-3 du CAFS et il est validé par le commanditaire de l’évaluation ;

Le projet évaluatif peut se construire avec les instances d’évaluation constituée en interne puisqu’il doit s’adapter à la spécificité de la structure

Qu’est ce que le cadre de référence ?Réponse au 3 octobre 2012

Le projet évaluatif est composé du cadre de référence spécifique à l’ESSMS et du questionnement évaluatif.

Consulter ce point.

Qu’est ce que le questionnement évaluatif ? Réponse au 3 octobre 2012

Le projet évaluatif est composé du cadre de référence spécifique à l’ESSMS et du questionnement évaluatif.

Consulter ce point.

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Q4.25

Q4.25

Q4.26

Q4.26

Page 39: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

Passer un contrat avec l’évaluateur est – il obligatoire ? Réponse au 3 octobre 2012

Le cahier des charges ne consacre pas de section spécifique au contrat mais le prévoit sans ambiguïté en précisant :

• le rapport final doit faire figurer en annexe le contrat, la composition de l’équipe des intervenants et le calendrier de réalisation (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre 5, section 3, article 3.2),

• l’évaluateur fait une déclaration sur l’honneur annexée au contrat par laquelle il atteste remplir les conditions telles qu’énoncées dans le présent décret et celles figurant au dossier d’habilitation (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre 3, section 2, article 2.2),

• le responsable de l’établissement ou du service veille au bon déroulement de l’évaluation et au respect des termes du contrat (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre 3, section 3, article 3.3).

Quelle est la nature du contrat ?Réponse au 3 octobre 2012

C’est un contrat de prestation qui intervient une fois le prestataire choisi et avant la mise en en œuvre du projet évaluatif.

Il finalise le cadre général de l’évaluation, marque la mise en œuvre concrète du processus évaluatif.

Le contrat va s’appuyer :

• sur le document de mise en concurrence qui est le fondement de la relation contractuelle entre le commanditaire et l’évaluateur (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre 3, section2, article 2.1),

• ainsi que sur la négociation qui sera intervenue entre le commanditaire et l’évaluateur car le contrat est un acte qui doit recueillir l’accord des deux parties.

Aussi, le contrat est :

• un document écrit,

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Q5.1

Q5.1

Q5.2

Q5.2

V - Le contratV - Le contratV - Le contratV - Le contrat

Page 40: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

• un document négocié par le commanditaire et par le prestataire,

• un document signé entre le commanditaire et entre le prestataire,

• un contrat doit obligatoirement être annexé au rapport final d’évaluation (Annexe 3-10 du CASF, chapitre 3, section2, article 3.3).

Quel est le contenu du contrat ?Réponse au 3 octobre 2012

Le contrat va s’appuyer sur le document de mise en concurrence et sur les négociations entre le commanditaire et l’évaluateur.

Il fixe l’organisation du déroulement de l’évaluation et les engagements réciproques des parties pour la mener à bien.

Le plan suivant peut être proposé à titre indicatif :

Préambule

• l’objet du contrat

• identifier les parties signataires, éventuellement désigner les personnes physiques qui vont exercer concrètement les prérogatives du commanditaire.

Obligations des cocontractants

• la composition de l’équipe

o le nom de l’évaluateur, la composition de l’équipe dont les CV et déclarations figurent en annexe au contrat (Annexe 3-10 du CASF, chapitre III, section 2, article 2.2)

o modifications de l’équipe au cours de l’évaluation - Consulter ce point.

• la mise en place des clauses de remboursement :

o en cas de refus du rapport d’évaluation externe par l’autorité compétente pour absence de conformité au cahier des charges et qui en demande un autre,

o en cas de suspension ou de retrait de l’habilitation de l’organisme par l’Anesm - Consulter ce point.

Les engagements précis pour faciliter l’organisation du travail

•• l’accès à l’information

o les documents de cadrage réglementaires - Consulter ce point,

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Q5.3

Q5.3

Page 41: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

o les documents à consulter sur place et leur modalité de mise à disposition - Consulter ce point,

o l’engagement à laisser à l’équipe d’évaluateurs toute latitude pour circuler librement dans la structure.

• les dispositions éthiques et déontologiques o l’astreinte au secret et au devoir de réserve ; toutefois l’équipe d’évaluation

est tenue de dénoncer tout fait répréhensible à l’Anesm - Consulter ce point,

o confidentialité des données recueillies, notamment lors du recueil de point de vue de personnes,

o la propriété du rapport final : le rapport final est la propriété du commanditaire, le prestataire ne peut le diffuser ou faire état de son contenu sans l’accord explicite du commanditaire - Consulter ce point.

Les méthodes de travail

• les modalités de pilotage - Consulter ce point,

• les modalités d’association des parties prenantes,

• les modalités d’information et de communication,

• les modalités de finalisation,

• l’élaboration et la mise en débat du pré rapport -,

• l’élaboration et les conditions de remise du rapport final au commanditaire,.

Les conditions d’exécution du contrat

• le calendrier - Consulter le calendrier - Consulter la question relative à l'élaboration du calendrier

• les conditions et les modalités de facturation - Consulter ce point.

• les litiges et voies de recours.

Les annexes

• le document de mise en concurrence,

• le CV de chaque membre de l’équipe d’évaluation,

• la déclaration d’absence de conflit d’intérêt de l’organisme et de chaque membre de l’équipe d’évaluation,

• la déclaration sur l’honneur de l’évaluateur prévue à l’annexe 3-10 du CASF, chapitre III, section 2, article 2.2 et celle de chaque membre de l’équipe d’évaluation

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Page 42: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

« L’évaluateur fait une déclaration sur l’honneur annexée au contrat par laquelle il atteste remplir les conditions telles qu’énoncées dans le présent décret et celles figurant au dossier d’habilitation »

• les déclarations de respect de confidentialité de l’organisme et de chaque membre de l’équipe d’évaluation.

Que faire en cas de suspension ou de retrait de l’habilitation de l’organisme au cours de l’évaluation ? Réponse au 3 octobre 2012

En cas de suspension ou de retrait de l’habilitation par l’Anesm l’organisme ne peut ni entreprendre ni poursuivre une évaluation externe.

Si cet événement intervient après la sélection de l’organisme et avant le commencement de l’évaluation, il faut choisir un autre intervenant.

Afin de réduire les effets de la suspension ou du retrait au cours de l’évaluation externe, il est recommandé d’informer les candidats, dans le document de mise en concurrence, que dans ce cas, les frais engagés par le commanditaire feront l’objet d’un remboursement.

Ces éléments sont à reprendre lors de l’élaboration du contrat.

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Q5.4

Q5.4

Page 43: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

Cette partie regroupe les questions relatives à l’évaluateur déjà développées dans les autres thématiques. Les questions ont conservé leur numérotation d’origine.

Comment choisir l’évaluateur? Réponse au 3 octobre 2012

L’ESSMS doit sélectionner l’évaluateur parmi les organismes habilités par l’Anesm.

Après mise ne concurrence, l’ESSMS doit retenir le candidat qui répond au mieux aux critères de compétence énoncés dans le cahier des charges fixé par décret n°2007-975 du 15 mai 2007.

La mise en concurrence destinée à sélectionner un « Evaluateur » est une obligation réglementaire prévue par l’Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section1, article 1.2.

Les établissements publics réalisent la mise en concurrence dans le respect du code des marchés publics. (Annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section1, article 1.2).

Quels sont les documents auxquels l’évaluateur a accès ?Réponse au 3 octobre 2012

Ci-dessous la Liste des documents devant être obligatoirement remis au candidat sélectionné ;

Annexe 3-10 du CAFS, chapitre 3, section 3, article 3.1 :« Le commanditaire s’engage à fournir à l’évaluateur au moins les documents généraux prévus par la réglementation et les pièces techniques ci-après énoncées :

1) Tout document public permettant d’identifier la personne physique ou la personne morale de droit public ou de droit privé gestionnaire de l’établissement ou du service social ou médico-social ;

2) Une copie de l’autorisation ou de la déclaration avec un descriptif des activités, des publics accueillis, un organigramme et un document relatif aux personnels : effectifs en poste, répartition par catégorie ;

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L’EVALUATEUR L’EVALUATEUR L’EVALUATEUR L’EVALUATEUR

Q4.2

Q4.2

Q4.10

Q4.10

Page 44: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

3) Le projet d’établissement et autres documents de référence utilisés : charte, supports de démarche qualité ;

4) Le livret d’accueil de l’établissement remis à chaque personne accueillie ;

5) Le règlement de fonctionnement ;

6) Les comptes rendus du conseil de la vie sociale ;

7) Les documents relatifs à l’hygiène et à la sécurité ;

8) Les résultats de l’évaluation interne et tout document utile à la compréhension de sa réalisation ;

9) Une note retraçant les choix opérés pour donner suite aux préconisations de l’évaluation interne. »

Attention, cette liste n’est pas limitative, consulter également la question suivante.

Quelles sont les conditions d’accès de l’évaluateur aux documents ? Réponse au 3 octobre 2012

Le principe est le libre accès de l’évaluateur à l’information disponible y compris les données informatisées. C’est un principe clé permettant d’assurer la transparence et la fiabilité de l’évaluation.

Si l’article 3.1 – section 3 chapitre 3 de l’Annexe 3-10 du décret précise la liste des documents devant être obligatoirement remis à l’évaluateur, elle n’est en aucun cas limitative.

Aussi le commanditaire s’engage à fournir à l’évaluateur tout document ou pièce nécessaire à l’accomplissement de sa mission. La liste définitive de ces pièces est arrêtée lors de l’élaboration du projet évaluatif.

En contre partie du principe de libre accès aux documents, le commanditaire peut prévoir l’engagement de l’évaluateur :

• à ne pas diffuser les documents à l’extérieur ni à en en divulguer le contenu (obligation au secret professionnel et à l’obligation de réserve),

• à ne pas diffuser les documents institutionnels communiqués pour la formulation de leur offre.

L’engagement de l’évaluateur mais aussi de chaque membre de l’équipe d’évaluation sera annexé au contrat.

De plus, le commanditaire peut encadrer les modalités d’accès aux documents, par exemple : mise à disposition des documents dans une pièce déterminée, préciser la ___________________________________________________________________________

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44

Q4.11

Q4.11

Page 45: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

possibilité de réaliser des copies ou non, prévoir la possibilité d’emporter ou non les documents…

Bien que le principe soit la liberté d’accès aux documents pour l’évaluateur, ATTENTION à poser le principe d’accès aux dossiers qui requièrent l’obligation de secret, notamment le secret professionnel pour le dossier médical et le dossier social.

L’évaluation peut – elle être réalisée par un seul évaluateur ?Réponse au 3 octobre 2012

Le composition de l’équipe d’évaluation dépend de la taille de l’ESSMS est des activités déployées.

Toutefois, mieux vaut éviter de recourir à un évaluateur « solitaire » parce que :

• quand l’ESSMS est médicalisé, la présence d’un médecin ou d’un personnel médical apparaît nécessaire,

• Ii est difficile de connaître l’ensemble des secteurs (enfance, handicap, personnes âgées, soins, administratif, gestion des risques, réglementation, hôtellerie…),

• Un seul évaluateur présente un risque important d’abandon et de rupture de contrat.

Quelles sont les qualifications et les compétences à demander aux évaluateurs ? Réponse au 3 octobre 2012

Il appartient au candidat de démontrer ses qualifications et sa compétence.

Il doit en apporter la démonstration pour lui même mais également pour chaque membre de l’équipe d’évaluation.

Aussi, le document de mise en concurrence doit être suffisamment explicite afin de disposer d’éléments fiables et analysables dans l’offre déposée.

Même si l’article 2.4 du chapitre III, section 2 de l’annexe 3-10 du CAFS apporte quelques éléments, il convient de les détailler d’avantage :

Article 2.4 du chapitre III, section 2 de l’annexe 3-10 du CAFS :« S’agissant des qualifications et compétences des évaluateurs, au nombre des critères demandés figurent :

1) Une expérience professionnelle dans le champ social ou médico-social ;

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Q4.15

Q4.15

Q4.16

Q4.16

Page 46: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

2) Une formation aux méthodes évaluatives s’appuyant sur celles existant en matière d’évaluation des politiques publiques et comportant une méthodologie d’analyse pluridimensionnelle, globale, utilisant différents supports ;

3) Des connaissances actualisées et spécifiques dans le domaine de l’action sociale, portant sur les recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées, sur les orientations générales des politiques de l’action sociale et sur les dispositifs ».

S’agissant de l’expérience professionnelle dans le champ social ou médico-social, au travers du document de mise en concurrence, le commanditaire va rechercher des garanties notamment en :

• Précisant la nature souhaitée de cette expérience,

• exigeant une durée minimale d’exercice ; par exemple, la Haute autorité de santé exige 3 ans d’expérience pour ces experts,

• demandant les références de l’organisme et les références personnelles de chaque évaluateur membre de l’équipe,

• demandant les CV détaillés de chaque évaluateur,

• demandant la liste des évaluations externes déjà menées par le candidat et par chaque membre de l’équipe d’évaluation sur les 3 derniers exercices, par exemple,

• …

S’agissant de la formation aux méthodes évaluatives , comme il n’existe pas à ce jour de formation diplômante, Il apparaît important que soit demandé pour chaque « évaluateur » le certificat des formations suivies avec le détail du programme de formation et sa durée.

Les organismes suivant sont reconnus pour les formations délivrées : Espace Sentein, Afnor compétence, Arobase Grenoble…

S’agissant des connaissances actualisées et spécifiques dans le domaine de l’action sociale, elles portent sur les recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées, sur les orientations générales des politiques de l’action sociale et sur les dispositifs .

Comme pour la formation aux méthodes évaluatives il est souhaitable de demander l’intitulé, le contenu, la durée et le certificat des formations suivies.

Il convient également de s’assurer que l’évaluateur a connaissance des référentiels de certification dont l’ESSMS fait l’objet et il en va de même pour les recommandations de bonnes pratiques.

Si l’évaluation est réalisée par une équipe d’évaluateurs, chacune des 3 conditions de qualification développées ci-dessus sont à prendre de façon cumulative pour chacun des évaluateurs, aussi, l’un ne peut détenir uniquement l’expérience sur le secteur, alors que l’autre disposerait de formation aux méthodes évaluatives et un dernier des connaissances spécifiques.

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Comment apprécier la réponse des candidats au document de mise en concurrence?Réponse au 3 octobre 2012

L’article 2.5 de la section du chapitre de l’annexe 3-10 du CAFS dispose :

« La crédibilité de la proposition de l’évaluateur s’apprécie notamment sur les points suivants :

• Les références individuelles ainsi que l’engagement de l’évaluateur à soumettre à l’agrément préalable du commanditaire toute modification ultérieure de l’équipe d’évaluateurs ;

• La compréhension par l’évaluateur du projet de l’établissement ou service, du contexte et sa capacité à définir des questions ;

• La proposition de plan d’intervention : étapes, méthode d’évaluation envisagée, modalités de recueil des informations ;

• La capacité de l’évaluateur à se situer dans une logique d’écoute des professionnels et des usagers pour faire émerger des propositions d’évolution ;

• La clarté et la précision du devis, notamment le nombre de jours pour chaque étape de la procédure et le prix par journée, le rapport qualité/prix. »

L’étude des candidatures va permettre de choisir le candidat qui apparaît le plus crédible et le plus proche des attentes l’ESSMS, attentes exprimées à l’aide du document de mise en concurrence.

Avant toute étude de dossier de candidature vérifier :

• que le candidat est habilité par l’Anesm et que cette habilitation est toujours valide,

• qu’il n’y a de conflit d’intérêt ni avec l’organisme ni avec chacun des membres de l’équipe d’évaluation proposée.

Ces préalables réalisés, la sélection peut s’organiser en deux temps :

• l’étude sur dossier,

• l’audition des candidats.

Avant toute analyse, il est fortement recommandé d’élaborer une grille de lecture complétée d’éventuelles pondérations afin de disposer de critères de choix clairement établis et transparents.

L’étude sur dossier, va permettre une première analyse et de réaliser une présélection de candidats en cas de réponse en nombre important.

Il est généralement conseillé de retenir de 3 à 5 candidats, mais cela n’a pas de caractère impératif.

L’audition des candidats, les entretiens doivent être préparés :

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Q4.17

Q4.17

Page 48: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

• le document de mise en concurrence relu ; il est recommandé une lecture collective avec touts les personnes de l’ESSMS qui assisteront aux auditions,

• les questions listées,

• la grille de critère validée.

Les éléments à analyser

Dans l’analyse, trois points apparaissent importants :

• la compétence de l’organisme et des membres qui composeront l’équipe d’évaluation ; la compétence est analysée notamment au regard :

o de l’expérience professionnelle dans le champ du social et du médico-social,

o la formation aux méthodes évaluatives,

o l’expérience de l’évaluation dans le secteur social et médico-social et de celui de l’ESSMS ; une prise de contact avec les collègues cités comme référence apportent souvent des éléments d’information assez importants.

• la qualité technique de l’offre

o présence d’un plan d’intervention clair, précis et détaillant chaque étapes de l’évaluation jusqu’à la remise du rapport final,

o un plan d’action cohérent avec :

le questionnement évaluatif posé dans le document de mise en concurrence,

la réglementation, notamment le décret de 2007 ; dans le cas contraire, l’autorité compétente pour délivrer le renouvellement pourra refuser le rapport d’évaluation externe.

o un profil qui garantisse :

la capacité d’écoute et l’association de chaque partie prenante (personnel, usagers,…),

l’examen contradictoire des points examinés.

• les modalités financières, la présentation d’un devis détaillant :

o les étapes de la procédure ,

o le temps passé sur le terrain,

o le temps d’étude,

o un coût à la journée et à la demi-journée si nécessaire.

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Page 49: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

A quelle confidentialité est tenu l’organisme habilité ?Réponse au 3 octobre 2012

La confidentialité des informations est organisée par l’annexe 3-10 du CAFS, chapitre III, section 2, article 2.3

L’organisme et les « évaluateurs » sont tenus :

• au respect du secret c’est-à-dire qu’ils s’interdisent de divulguer, toute information, tout document, toute donnée ou tout renseignement, dont ils pourraient avoir connaissance dans l’exécution de leur mission.

et

• à l’obligation de réserve c’est à dire à l’impossibilité d’émettre publiquement n’importe quelle opinion sur la structure évaluée où et/ou sur les parties prenantes impliquées.

Le commanditaire peut s’assurer des conditions dans lesquelles l’organisme habilité garantit le respect de la confidentialité notamment en prévoyant au document de mise en concurrence la transmission :

• des déclarations de respect de la confidentialité de chaque évaluateur et de l’organisme,

• des modalités de contrôle mises en place par l’organisme.

Ces éléments seront annexés au contrat.

En cas de non respect de la confidentialité il est impératif de saisir l’Anesm.

Annexe du decret2007 – 975 du 15 mai 2007, chapitre III, section 2, article 2.3 :« Les intervenants rémunérés de ces organismes, ci-après dénommés « évaluateurs » sont tenus à une obligation de réserve et de secret à l’égard de toute information dont ils ont connaissance dans le cadre de leur activité.Les modalités de recueil des déclarations d’intérêt et les modalités de contrôle interne que s’impose l’organisme habilité doivent être accessibles au responsable de l’établissement ou du service et au commanditaire ».

Quand y a-t-il conflit d’intérêt ?Réponse au 3 octobre 2012

Il y a conflit d’intérêt quand le candidat ou un des membres de l’équipe d’évaluateur a eu un intérêt financier direct ou indirect avec le commanditaire au cours de l’année qui précède l’évaluation .

L’existence d’un conflit d’intérêt avéré peut entraîner le retrait de la liste des organismes habilités par l’Anesm.

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Q4.18

Q4.18

Q4.19

Q4.19

Page 50: L'évaluation externe Questions / réponses L'évaluation externe ...

Le document de mise en concurrence peut prévoir l’obligation pour le candidat de fournir une déclaration d’absence de conflit d’intérêt pour lui même et pour chaque membre de l’équipe d’évaluateurs. Ces déclarations seront annexées au contrat.

Afin de se prémunir en cas de survenance d’un conflit d’intérêt lors du déroulement de l’évaluation, il est utile de prévoir une clause de rupture du contrat, du fait de l’organisme, et le remboursement des frais engagés.

« Art. D. 312-199. − Ni l’organisme habilité ni l’un des professionnels intervenant pour le compte d’un organisme habilité ne peut, à l’exception des opérations de facturation qui sont la contrepartie de cette opération, avoir, au moment de l’évaluation, ou avoir eu, au cours de l’année précédente, d’intérêt financier direct ou indirect dans l’organisme gestionnaire de l’établissement ou du service concerné.

L’existence d’un conflit d’intérêt avéré peut entraîner le retrait de la liste des organismes habilités par l’Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux. … »

Attention, un même organisme ne peut réaliser l’évaluation interne qui précède l’évaluation externe et cette dernière.

Comment s’assurer du respect des règles déontologiques par l’évaluateur ?Réponse au 3 octobre 2012

L’annexe du décret 2007-975 du 13 mai 2012, chapitre 3 section 2 article 2.dispose : « L’évaluateur fait une déclaration sur l’honneur annexée au contrat par laquelle il atteste remplir les conditions telles qu’énoncées dans le présent décret (décret 2007-975 du 15 mai 2012) et celles figurant dans le dossier d’habilitation de l’organisme ».

Le commanditaire peut demander que chaque « évaluateur » fasse une déclaration identique qui sera annexée au contrat.

Par ailleurs, l’article D. 312-199 dispose que le non respect des règles déontologiques peut entraîner le retrait de la liste des organismes habilités par l’Anesm.

Consulter les règles de déontologie auxquelles s’engage l’organisme lors de sa demande d’habilitation par l’Anesm.

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Q4.20

Q4.20

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Un organisme habilité et sélectionné peut-il avoir recours à la sous-traitance ? Réponse au 3 octobre 2012

Il n’est pas interdit aux organismes habilités d’avoir recours à la sous-traitance.

Aussi, si le commanditaire ne souhaite pas que le candidat puisse recourir à la sous-traitance, il doit le prévoir au document de mise en concurrence ainsi qu’au contrat.

En cas de sous traitance, il faut être particulièrement attentif aux compétences des intervenants ; elles doivent être identiques à celles demandées à l’organisme.

L’organisme habilité peut-il modifier l’équipe d’évaluateurs initialement prévue ?Réponse au 3 octobre 2012

L’annexe 3-10 du décret chapitre 3 section 2 article 2.5 paragraphe 1 dispose : «l a crédibilité de la proposition de l’évaluateur s’apprécie notamment sur l’engagement de l’évaluateur à soumettre …à l’agrément préalable du commanditaire toute modification ultérieure de l’équipe d’évaluateurs initialement prévue, sauf autorisation expresse et écrite par le ou les commanditaires… »;

Toutefois, le commanditaire peut souhaiter une garantie de continuité et de permanence dans l’exécution de la prestation .

II peut prévoir, au document de mise en concurrence et au contrat que l’équipe d’évaluateurs ne sera en aucune façon modifiée après le commencement de l’évaluation.

Cette équipe effectuera les constats, les analyses et les préconisation, s’il en allait différemment, le commanditaire pourrait alors considérer qu’il y a rupture du contrat à l’initiative de l’organisme.

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Q4.22

Q4.22

Q4.23

Q4.23

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Règles de conduite applicables aux organismes et à leurs équipes intervenant à l’occasion de missions d’évaluation

externe- Extrait du dossier d’habilitation -

Pour réaliser l’évaluation externe des établissements et services sociaux et médico-sociaux visés par l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles (CASF), l’organisme ou la personne relevant des dispositions du dernier alinéa de l’article L.312-8 du CASF s’engage au respect des obligations suivantes durant son inscription :

• Champ d’application et caractère obligatoire

Ces obligations ne se substituent pas aux dispositions législatives et réglementaires applicables. Elles précisent les dispositions du CASF et de son annexe 3-10 qui s’imposent à tout prestataire inscrit.

• Règles de conduite applicables aux prestataires inscrits et à leurs équipes intervenant à l’occasion de missions d’évaluation externe

1. Intégrité

1.1. Accomplir une mission avec honnêteté, diligence et responsabilité.

1.2. Respecter la loi et faire les révélations requises par les lois et la réglementation françaises.

1.3. Ne pas prendre part à des activités ou prises illégales d’intérêts.

1.4. Respecter et contribuer aux objectifs éthiques et légitimes de leur activité.

1.5. Pendant la durée de son inscription, avertir, dans un délai d’un mois, l’Anesm et le commanditaire, de tout changement intervenu dans les éléments communiqués et transmis à l’appui de la déclaration préalable.

1.6. Ne pas avoir de conflit d’intérêt avec un organisme gestionnaire, une fédération ou tout groupement d’organismes gestionnaires, en lien avec un établissement ou service qu’il évalue.

2. Objectivité

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VII - LES ANNEXESVII - LES ANNEXESVII - LES ANNEXESVII - LES ANNEXES

Q7.1

Q7.1

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2.1. Ne pas prendre part à des activités ou établir des relations qui pourraient compromettre ou risquer de compromettre le caractère impartial d’une évaluation externe.

2.2. S’interdire, avant l’expiration d’un délai d’une année après la fin de la mission, toute relation professionnelle directe ou indirecte avec l’établissement ou le service qui a été évalué en tout ou partie, ou avec l’organisme gestionnaire.

2.3. Ne rien accepter qui pourrait compromettre ou risquer de compromettre un jugement professionnel.

2.4. Révéler dans le rapport d’évaluation externe tous les faits matériels dont les prestataires inscrits auront connaissance et qui, s’ils n’étaient pas révélés, auraient pour conséquence de fausser leur rapport.

2.5. A compter du premier jour de la mission d’évaluation et pendant une année après la remise du rapport d’évaluation externe, ne pas prendre, recevoir ou conserver, directement ou indirectement, un intérêt auprès de l’établissement, du service ou de l’organisme gestionnaire dont il est chargé pour tout ou partie de l’évaluation externe, d'une personne qui le contrôle, ou qui est contrôlé par lui au sens de l’article L. 233-3 du code de commerce.

2.6. Lorsqu'un prestataire inscrit est affilié à un réseau national ou international,Dont les membres ont un intérêt économique commun et qui n'a pas pour activité exclusive l’évaluation externe, il ne peut postuler auprès d’un établissement, d’un service ou d'un organisme gestionnaire qui, en vertu d'un contrat conclu avec ce réseau ou avec un membre de ce réseau, bénéficie d'une prestation de services, non directement liée à la mission d’évaluation externe telle que prévue à l’article L. 312-8 du code de l’action sociale et des familles.

2.7. À compter de son inscription, ne pas prendre, recevoir ou conserver, directement ou indirectement, un intérêt de quelque nature avec une personnedépositaire de l'autorité publique amenée à intervenir dans la décision d’autorisation de l’établissement ou du service dont il assure tout ou partie de l’évaluation.

3. Confidentialité

3.1. Se tenir à une obligation de réserve et de secret à l’égard de toute information connue dans le cadre de l’évaluation exercée.

3.2. Protéger les informations recueillies dans le cadre des évaluations pratiquées.

3.3. Ne pas utiliser ces informations pour en retirer un bénéfice, ou d’une manière qui contreviendrait aux dispositions légales et réglementaires.

4. Compétence

4.1. Ne s’engager que dans des travaux pour lesquels les connaissances, le savoir faire et l’expérience nécessaires sont acquis.

4.2. Toujours s’efforcer d’améliorer la compétence, l’efficacité et la qualité destravaux.

4.3. Appliquer les principes fondamentaux déterminés par l’Anesm conformément à ses missions fixées par l’arrêté du 13 avril 2007 approuvant sa convention constitutive, garantissant notamment la qualité des procédures suivies en matière d’évaluation interne et externe, ainsi que leur articulation et leur complémentarité.

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4.4. Contribuer à faire progresser les principes fondamentaux visés à l’alinéaprécédent en transmettant à l’Anesm, un détail des procédures suivies.

4.5. Alimenter le système d’information conçu par l’Anesm renseignant la mise en oeuvre et le suivi des évaluations dans les établissements et services et la publicité des inscriptions des prestataires.

• Respect des dispositions du CASF et du cahier des charges prévu à l’annexe 3-10 du CASF

L’organisme habilité s’engage sur l’honneur à respecter et à faire respecter ces obligations par toute personne qu’il emploierait directement ou indirectement dans le cadre d’une mission d’évaluation interne.

Tout organisme habilité s’engage à transmettre tout document à première demande de l’Anesm justifiant des engagements pris pour assurer le respect des présentes règles.

Tout organisme habilité s’engage par ailleurs à répondre dans un délai maximum d’un mois, à première demande de l’Anesm formulée en application des présentes règles.

Le non-respect de l’une des présentes obligations peut être à l’origine d’une suspension ou d’un retrait de l’inscription.

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