ASSEZ DE PAPIER ! OPTEZ POUR LES CHEQUES-REPAS …

Whitepaper - Chèques-repas électroniques - avril 2012

ASSEZ DE PAPIER !

OPTEZ POUR LES CHEQUES-REPAS

ELECTRONIQUES !

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TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION.............................................................................................................. 3

PREMIERE QUESTION : POURQUOI OCTROYER DES CHEQUES-REPAS ?...........................4

DEUXIEME QUESTION : COMMENT FONCTIONNENT LES CHEQUES-REPAS

ELECTRONIQUES ?.......................................................................................................... 6

TROISIEME QUESTION : QUELLE EST LA DIFFERENCE ENTRE LES CHEQUES-REPAS EN

VERSION ELECTRONIQUE ET EN VERSION PAPIER ?........................................................9

QUATRIEME QUESTION : QUELS SONT LES AVANTAGES POUR LA VERSION

ELECTRONIQUE DU CHEQUE-REPAS ?...........................................................................10

CINQUIEME QUESTION : QUELLE EST L’IMPORTANCE DU RESEAU D’ACCEPTATION ? . . .11

SIXIEME QUESTION : A QUEL POINT L’UTILISATION DU SYSTEME EST-ELLE FACILE ?.....12

SEPTIEME QUESTION : AVEC OU SANS PIN ?.................................................................12

HUITIEME QUESTION : QUELS SONT LES MYTHES EXISTANTS DANS LES ENTREPRISES ?

.................................................................................................................................... 13

ENFIN : COMMENT PLANIFIER AU MIEUX SA MIGRATION ?.............................................13

JEAN-LOUIS VAN HOUWE...........................................................................14

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Assez de papier !

Optez pour les chèques-repas électroniques !

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INTRODUCTION

Les chèques-repas constituent l’avantage extra-légal le plus utilisé en Belgique : près

de 1.5 millions de salariés en profitent.

Un seul obstacle, de caractère administratif. Les chèques-repas en papier qu’il faut

distribuer, compter, vérifier chaque mois sont d’une lourdeur pénible voire excessive.

Ils sont constitutifs de tracas, de pertes de temps et de frais administratifs importants

dont ceux liés à la distribution aux salariés mobiles (vente, service après vente, etc.)

ou aux travailleurs intérimaires.

Une excellente nouvelle : l’autorisation de chèques-repas électroniques.

Le marché des chèques en papier tels que les chèques-repas, les éco-chèques ou les

chèques services, mais aussi les coupons, bons de réduction ou tickets est en

transformation digitale depuis cette dernière décennie.

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Les avantages des chèques électroniques sont multiples :

• absence de pertes de temps et d’argent (chèques périmés ou perdus)

• la fin des tracasseries journalières

• plus de souci de transport

• pas de problèmes liés au vol

• et la fin de la distribution de chèques en papier.

Les technologies modernes de paiement électronique, basées sur une carte à puce,

sans contact, ou encore sur les équipements mobiles comme les GSM, rendent la

vie de l'employeur et du salarié (utilisateur ou bénéficiaire) tellement plus facile,

mais elles facilitent tout autant la vie des commerçants.

Quatre émetteurs de titres-repas électroniques, communément appelés « chèques-

repas » ont reçu leur agrément en septembre 2011.

Trois sociétés sont françaises, historiquement impliquées dans le papier, impression et

distribution, une est 100% belge, Monizze : experte en paiements électroniques, dans

l’intégration des technologies modernes de l’information en générale et les systèmes

de gestion du personnel en particulier.

En ce début 2012, Monizze est le leader en nombre de salariés détenteurs de cartes et

de comptes en ligne de chèques électroniques. Elle offre à ses utilisateurs toute une

gamme de nouveaux services basés sur sa technologie sécurisée.

PREMIERE QUESTION : POURQUOI OCTROYER DES CHEQUES-REPAS ?

Les chèques repas sont un moyen particulièrement attractif pour les entreprises et

pour les indépendants ou dirigeants d'entreprise de s’octroyer une augmentation

salariale dont la fiscalité est des plus attrayantes.

Le chèque repas qu'il soit électronique ou en version papier est considéré comme un

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avantage en nature, non-assujetti à des charges sociales ou à un impôt à

condition que certaines conditions soient respectées:

• l'intervention de l'employeur ou de l'entreprise dans le montant du chèque-

repas ne peut excéder 5,91 euros (valable en 2012)

• l'intervention du salarié ou dirigeant d'entreprise doit au minimum s'élever à

1,09 euros

• le chèques-repas doit obligatoirement être délivré au nom du salarié ou du

dirigeant d'entreprise

• le chèque-repas doit obligatoirement mentionner une validité limitée à 3 mois

• l'octroi du chèque-repas doit être prévu par une CCT (Convention Collective de

Travail) au niveau du secteur ou de l'entreprise, ou par une convention

individuelle écrite. Ceci est valable pour le dirigeant d'entreprise

• les chèques-repas ne peuvent en aucun cas être octroyés en remplacement ou

conversion d'une rémunération, de primes, d'avantages en nature ou d'un

quelconque autre avantage

• le nombre de chèques octroyé est égal au nombre de jours de travail

effectivement fournis par le salarié ou le dirigeant d'entreprise.

Dans le cas où l'administration fiscale considère que la quote-part de l'employeur ou

de l'entreprise n'est pas déductible comme frais professionnel mais bien un avantage

immunisé fiscalement; il est toutefois déductible comme frais professionnel à

concurrence d’ 1 euro au maximum.

Comment donner une comparaison exacte de l’avantage fiscal ? Différents paramètres

sont à prendre en considération, ce qui peut rendre difficile cette analyse à l’euro près.

Il s’agit notamment des paramètres suivants : la composition du ménage, les revenus

du conjoint, le nombre de personnes à charge, ou encore le taux d’imposition de

l’entreprise suivant les pertes ou gains réalisés, le nombre de travailleurs dans

l’entreprise, etc.

Néanmoins, un bon ordre de grandeur général vous permettra d’être convaincu de

l’adoption du système des chèques repas.

Par exemple, pour un salarié gagnant 1800 euros brut par mois : une augmentation de

100 euros nets par mois coûte à l’entreprise près de 300 euros.

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Si l’employeur décide de donner des chèques repas d’une valeur de 6 euros par jour de

travail, le maximum étant de 7 euros, sa contribution patronale est de 4.91 euros. Si

l’on retient une moyenne de 20 jours de travail par mois, le droit aux chèques repas

est de 120 euros de chèques-repas par mois. Sur la base de 120 euros, la participation

du salarié est de 20 x 1.09. Le coût de cette augmentation de 120 euros en valeur

nette est alors, compte tenu d’une imposition au taux maximal de 33.99% de +/- 120

euros, les frais de prestation de service de l’émetteur compris (hors frais de livraison

postale des papiers).

Il est donc facile de constater que l’avantage réel de ce système des chèques-repas

est près de 3 fois moins coûteux pour l’entreprise ou le dirigeant, pour un

même avantage net identique octroyé pour le salarié.

DEUXIEME QUESTION : COMMENT FONCTIONNENT LES CHEQUES-REPAS ELECTRONIQUES ?

Le principe est simple.

Les chèques-repas sont remplacés par une carte à puce, identique à une carte

bancaire classique. Elle peut être utilisée dans le terminal existant des commerçants,

en tous cas, pour la solution retenue par la société Monizze.

En Belgique, les cartes Monizze sont acceptées par pratiquement toutes les grandes et

petites surfaces ou supermarchés, ce qui est unique.

Les acteurs historiques du papier ont proposé également aux petits commerçants des

terminaux spécialisés qui n’acceptent que leurs cartes. La conséquence peut sembler

contraire à la volonté du législateur en matière de simplification et de réduction des

coûts pour le commerçant.

Pour les restaurants, snacks ou autres boucheries et boulangeries, le réseau

d'acceptation se développe tous les jours.

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Comme 80% des chèques repas sont utilisés aujourd’hui dans la grande et petite

distribution, Monizze s’est d'abord focalisée sur ce segment avec le soutien exclusif de

Coméos, l'association des commerçants anciennement appelée Fedis.

L'avantage de ce focus est de proposer des commerçants qui acceptent les cartes

sur l'ensemble du territoire, et toujours près des domiciles de ses utilisateurs.

Lors du paiement, le montant de l’achat est déduit du compte Monizze, comme dans le

cas d’une carte bancaire. Les transactions sont validées en ligne, contrairement à la

carte Proton. La carte remplace l'enveloppe pleine de chèques en papier. Force

est de constater qu’une carte de paiement est moins encombrante que ces coupons

qui se perdent ou s’égarent si aisément.

Le compte chèque-repas Monizze est donc une banque de données sur laquelle un

nombre de chèque-repas est mémorisé, et géré par Monizze. Le support de paiement

et d'identification fiable est une carte à puce aux standards de sécurité identiques à

ceux des cartes de débit ou de crédit, soit le standard EMV (Europay MasterCard Visa).

L'employé peut donc utiliser sa carte auprès de tout marchand qui accepte ce nouveau

type de paiement, indiqué sur le terminal par un sigle Monizze ou PayFair, le schéma

de paiement ouvert choisi par Monizze.

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Pour ce qui est de l’accès aux données comme le solde ou les transactions réalisées, le

salarié au moment où il reçoit sa carte est invité à activer son compte soit par SMS soit

sur internet, et une interface de type « Home Banking » mais plus simple encore chez

Monizze aux dires de ses utilisateurs, est accessible par SMS, internet mobile (Gsm

intelligent) ou web classique.

L’utilisateur peut consulter le détail de son compte : son solde, les périodes de validité

et les dernières transactions.

Que les chèques soient en papier ou électroniques, la période de validité est de trois

mois. Les chèques électroniques sont dépensés chronologiquement : les chèques dont

la date d’échéance est la plus proche sont utilisés en premier (principe FIFO – First In

First Out) et ce pour les chèques électroniques.

En résumé, seule la façon de payer est modifiée. L

Le chèque-repas électronique n'est plus délivré physiquement à l'employeur,

et ensuite distribué au salarié, mais il sera crédité sur son compte chèque-

repas individuel, chaque mois.

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TROISIEME QUESTION : QUELLE EST LA DIFFERENCE ENTRE LES CHEQUES-REPAS EN VERSION ELECTRONIQUE ET EN VERSION PAPIER ?

L'intention du législateur est que le contexte légal du chèque-repas électronique soit

aussi proche que possible de la version "papier".

Le principe de base d'un chèque-repas reste exactement le même, qu'il soit en

papier ou électronique. Les conditions relatives à l'octroi des chèques restent

complètement d’application.

Dans le chef de l’employeur, elle doit régler par un addendum aux CCT existantes ou

aux conventions individuelles le nouveau système. A défaut d'addendum, la loi prévoit

des conditions de réversibilités potentielles au papier, à l'initiative du travailleur, dans

les 3 mois minimum.

Il ressort des discussions au sein du Conseil National du Travail et avec le ministre de

l'économie, que les investissements consentis par les acteurs, marchands et

employeurs et l'évolution naturelle du progrès dans le monde entier vers plus de

paiements électroniques signifient que les aspects de réversibilité sont plus théoriques

que réalistes. Personne ne songe en effet à rétablir les chèques bancaires, le retour

aux photos argentiques ou encore aux 33 tours pour la musique, etc.

Il convient de prévoir dans les conventions une période de un à deux ans d'utilisation

des chèques électroniques et une période d'évaluation suffisante permettant à tous de

comprendre les avantages évidents de l'électronique. Par ailleurs, lorsqu'une

convention collective de travail a été mise en œuvre, un individu ne peut décider

dans son seul chef de sa réversibilité vers le papier contrairement à ce que

certains ont laissé entendre. L’arrêté royal adopté au début de l’année 2011 est clair.

De plus, il ne fait d’ailleurs qu’appliquer la loi du 4 décembre 1968 sur les conventions

collectives de travail.

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QUATRIEME QUESTION : QUELS SONT LES AVANTAGES POUR LA VERSION ELECTRONIQUE DU CHEQUE-REPAS ?

L'instauration du chèque-repas électronique présente les avantages suivants:

1. déductible comme frais professionnels

2. moins de papier: l'introduction du chèque-repas électronique diminue

fortement l'utilisation du papier et représente un avantage pour

l'environnement (soit 20 tonnes par an)

3. moins d'administration: l’employeur est débarrassé de la charge de la

distribution physique des chèques sous signature, pour réception des

travailleurs, système coûteux et ce sans compter tous les autres contrôles et

comptages

4. moins de frais: les frais directs ou indirects des chèques électroniques ne

peuvent dépasser -ni pour l'employeur et commerçant- les frais des chèques-

repas en papier

5. les perdus et périmés sont largement diminués. Le bénéficiaire reçoit un SMS

ou mail de notification 10 jours avant expiration; il peut bloquer son compte en

ligne, ce qui rend son compte inutilisable pour qui trouverait sa carte.

Ainsi, la solution de Monizze permet à l'employeur d'épargner jusqu'au 200€

par salarié par an alors que les frais de transactions pour le paiement sont

identiques à un paiement effectué à un BanContact Mister Cash, en tout cas pour

PayFair/Monizze.

Monizze, en tant que nouvel émetteur de chèques-repas électroniques, a commencé

son activité en avril 2011 avec des employés d’Adecco sur un réseau d'acceptation

unique, celui des magasins du groupe Colruyt.

Dans ce cadre, Adecco a été heureuse de commencer un pilote avec les solutions

chèques-repas électroniques de Monizze. Filip Vercammen d'Adecco témoigne:

« Adecco s’est engagée fermement à la simplification et de l’innovation. Pour

éviter les tracas et pertes de temps de nos intérimaires, de même que les

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coûts de transport et d’administration du papier pour l’entreprise, il était tout à

fait naturel pour Adecco d’essayer les solutions innovantes d’un partenaire tel

que Monizze pour les chèques-repas. Bien sûr, l’acceptation de ces solutions

auprès des supermarchés a été déterminante dans notre prise de décision :

Colruyt a plus que rempli cette condition ! »

CINQUIEME QUESTION : QUELLE EST L’IMPORTANCE DU RESEAU D’ACCEPTATION ?

Deux choix ont été retenus : le système fermé et le système ouvert.

Les « vétérans » et duopolistes du papier, Edenred et Sodexo, ont opté pour une

solution fermée. Les deux nouveaux acteurs ont choisi PayFair, un schéma ouvert

dont l’ambition n’est pas moins que de concurrencer des schémas comme Visa et

Master Card en Europe.

Ce système ouvert permet d'être plus attractif et moins cher pour les commerçants: de

fait, le réseau PayFair est le plus étendu sur le territoire.

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SIXIEME QUESTION : A QUEL POINT L’UTILISATION DU SYSTEME EST-ELLE FACILE ?

Les développeurs de la solution de Monizze ont participé aux plus grands succès belges

en matière de paiement et d'interface internet, spot Skynet et Keytrade Bank.

Il est donc crucial pour les employeurs et bénéficiaires de jouir d'une interface la plus

simple possible afin de vraiment pouvoir réaliser les gains de productivités promis par

le passage à l'électronique. Monizze, la seule pure-électronique, pourra donner des

gages de sérieux et de crédibilité en la matière, vierge d’un passé quelconque dans le

monde des papiers…

SEPTIEME QUESTION : AVEC OU SANS PIN ?

Pour les paiements de petits montants comme ceux effectués au moyen de chèques

repas, il n'est pas recommandé d'activer le PIN pour les raisons suivantes :

1. il n'y a en effet pas de PIN aujourd'hui sur les chèques,

2. pas de PIN non plus, ni pour Proton, ni des cartes prépayées comme Visa

MasterCard, quand les montants sont petits

3. les PIN pour cartes qui ne sont pas des cartes émises par les banques ne

peuvent être aisément changés après émission, ce qui entraîne pas mal

de travail supplémentaire inévitable pour les départements des ressources

humaines devant supporter ceux ou celles qui oublient leur code, soit du temps

perdu et des coûts s'il faut recommander une nouvelle carte.

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HUITIEME QUESTION : QUELS SONT LES MYTHES EXISTANTS DANS LES ENTREPRISES ?

Il ressort de nos contacts avec les directions ressources humaines et délégations

syndicales que différents mythes vivent dans les entreprises notamment que les

salariés n'ont pas accès à internet ou n'ont pas nécessairement de GSM.

Le système proposé par Monizze donne accès au moins à ces deux technologies

largement présentes dans toutes les familles belges.

Il n’est pas exact de croire que les salariés actuels ne sont pas en mesure de passer du

coupon papier à la carte électroniques dès lors que leurs salaires sont versés sur des

comptes en banque et tous ont déjà utilisé une carte BCMC.

Certes, les chèques électroniques peuvent entraîner des changements d’habitude mais

ce n’est là qu’un faible inconvénient par rapport aux avantages incontestables que

présente ce nouveau de paiement des achats les plus courants.

ENFIN : COMMENT PLANIFIER AU MIEUX SA MIGRATION ?

Au vu de notre expérience auprès des petites et pus grandes entreprises, nous

constatons que les entreprises qui comptent plus de 1000 employés souhaitent un

déploiement par phase au départ d’un pilote comprenant un panel représentatif de

salaries dont bien souvent des délégués syndicaux et ce en vue de rendre les choix

plus collégiaux et en connaissance de cause.

De manière classique, 20 à 100 personnes sont choisies pour participer au pilote

devant fonctionner sur une période entre 3 et 6 mois. Les secrétariats sociaux peuvent

fournir à ce groupe pilote des chèques électroniques et des chèques papier leur

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permettant de procéder à une comparaison pratique et objective.

A ce jour, les méthodes de la société Monizze ont fait leurs preuves. Aucun client n'a à

ce jour décide de retourner au régime qui sera bientôt obsolète des chèques papiers.

Que conclure ? Aucune hésitation : bénéficier au plus vite des avantages et

des réductions de coûts des chèques électroniques.

JEAN-LOUIS VAN HOUWE

Jean-Louis Van Houwe, auteur de ce whitepaper, a cofondé

Monizze en janvier 2011 et en est, depuis sa création, le CEO.

Grâce à son expérience dans le secteur des

Télécommunications, de l’IT et des paiements mobiles acquise au sein de sociétés

prestigieuses comme IBM, Computer Sciences Corporation et NextiraOne Europe, il est

devenu un des acteurs incontournables du marché des titres dématérialisés en

Belgique.

Jean-Louis est titulaire d’un Master en ingénierie mécanique et électrique de

l’Université Libre de Bruxelles, d’un Master en Sciences (Information Systems

Engineering) de l’Université de Manchester, d’un Master en Management de l’EM Lyon,

ainsi que d’un Executive Master (General Management) obtenu à la Solvay Business

School à Bruxelles.

Né en 1969, il vit à Overijse avec sa femme et ses deux enfants.

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