Direction générale de l’offre de soins - DGOS

Programme Hôpital Numérique

Accompagnement des

établissements pour l’atteinte des

pré-requis du programme

Anne-Alexandra Babu

DGOS - MSIOS

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Objectifs de l’accompagnement des ES à l’atteinte des pré-

requis

• Depuis la validation du guide des indicateurs en novembre 2011, les établissements de santé

sont invités à s’engager dans l’atteinte des pré-requis. Afin de les accompagner dans leurs

travaux, la DGOS avait identifié différents axes de travail

1. Publication d’une FAQ relative aux indicateurs, à leur définition et modalités de calcul

2. Mise à disposition d’un référentiel documentaire des travaux menés par l’ANAP et ASIP

(et les GMSIH/MeaH) sur les thèmes en lien avec les indicateurs

3. Mise à disposition de documents pratiques ayant pour objectif de faciliter l’atteinte des

pré-requis : guide méthodologique, plans type, etc

4. Elaboration d’un autodiagnostic et de plan d’actions associé, sur le périmètre des pré-

requis, permettant aux établissements de se situer plus finement par rapport aux

indicateurs et d’identifier les travaux à mener, leur ordre et la démarche à mettre en

œuvre.

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Elaboration de la boite à outils

• La boite à outils d’accompagnement des établissements pour l’atteinte des pré-requis du

programme HN a été élaborée par les équipes de la DGOS au cours de l’été 2012 et a fait

l’objet d’une revue approfondie par le Groupe de travail « Mécanismes de financement à

l’usage » (préalablement chargé de définir les indicateurs d’atteinte du socle commun Hôpital

numérique), dans un triple objectif :

S’assurer que les documents produits sont bien fidèles aux indicateurs tels que définis par le GT ;

S’assurer que les documents sont pragmatiques et adaptés aux besoins des établissements de santé ;

Identifier les ajustements, modifications et compléments à y apporter afin qu’ils puissent constituer une

aide méthodologique concrète aux établissements de santé et qu’ils soient accessibles à tous.

• La boite à outils a fait l’objet d’une instruction (INSTRUCTION N°DGOS/MSIOS/2012/375

du 31 octobre 2012 relative à la boîte à outils pour l’accompagnement des établissements de

santé à l’atteinte des pré-requis du programme hôpital numérique) disponible sur

http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2012/11/cir_36020.pdf

La boite à outils est disponible en téléchargement sur l’espace internet du

programme Hôpital numérique : http://www.sante.gouv.fr/programme-

hopitalnumerique.html

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Objectifs de la boite à outils

• La boite à outils d’accompagnement des établissements pour l’atteinte des pré-requis du

programme HN constitue une première aide pour les établissements, mais elle ne remplace

pas l’accompagnement nécessaires des ARS et MOA régionales, par exemple :

• Appuis sous forme de journées thématiques,

• Accompagnements terrain des projets régionaux

• Accompagnements de projets nécessitant un appui plus complet

• Accompagnement méthodologique et documentaire en complément des productions du

ministère

• Mutualisation de compétences

• Mutualisation de projets

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• Sur la base des documents transmis par les collèges, le groupe de travail et les

fédérations, la DGOS a produit une première version des documents suivants :

FICHES PRATIQUES DESCRIPTION

1. Elaboration d’une cartographie applicative ou méthodologie de comptage des applications

La nomenclature des fonctionnalités d’oSIS (observatoire des SI de la DGOS) et de RELIMS est proposée comme cadre d’élaboration d’une cartographie applicative via l’outil Excel, qui permet de recenser les applications, les dénombrer, et compléter les besoins en disponibilité.

2. Bonnes pratiques d’identitovigilance

Fiche méthodologique pour la mise en place d’une démarche d’identitovigilance

3. Procédure de mise à jour du référentiel de structure

Exemple de procédure de mise à jour du référentiel de structure.

4. PRA type ou plan d’un PRA (adapté aux exigences du guide)

Proposition d’un modèle rappelant les rubriques qui doivent figurer dans le document.

5. Méthode d'évaluation du taux de disponibilité

Proposition d’une méthode de calcul du taux de disponibilité.

6. Procédures en cas de panne et de retour à la normale

Fiche méthodologique qui décrit la démarche d’élaboration des procédures de fonctionnement en mode dégradé, les questions à se poser, et les solutions envisageables. Il s’agit des procédures organisationnelles pour permettre aux services de poursuivre leur activité .

7. Fiche de poste référent sécurité Modèle de fiche de poste référent sécurité.

8. Charte/document formalisation les règles d'accès et d'usage du SI

Modèle de charte formalisation les règles d'accès et d'usage du SI.

Présentation des outils : fiches pratiques

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• L’outil d’autodiagnostic est constitué :

– D’un volet saisie d’informations pour :

Effectuer l’inventaire des applications de l’établissement de santé ;

Répondre à un questionnaire relatif aux exigences des pré-requis du programme HN ;

– D’un volet « résultats » présentant à l’établissement sa situation vis-à-vis des pré-requis ;

– D’un volet « plan d’actions » permettant aux établissements de santé d’identifier les

actions et la démarche à mettre en œuvre pour atteindre les pré-requis HN.

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Présentation détaillée de l’outil d’auto diagnostic pour

l’atteinte des pré-requis HN

DESIGNATION DE L'ONGLET LIEN UTILISATION / OBJECTIF

INTRODUCTION INTRODUCTION Présentation de l'outil d'autodiagnostic et plan d'actions associé pour l'atteinte des pré-requis du programme Hôpital numérique

MACROS MACROS Mode d'emploi décrivant le mode d'activation des macros nécessaire au fonctionnement de l'outil d'auto diagnostic

1) DIAG1 - INVENTAIRE 1) DIAG1 - INVENTAIRE Recensement des applications en production au sein de l'établissement de santé par domaines fonctionnels et fonctionnalités

2) DIAG1 – EXIGENCES APPLIS

2) DIAG1 – EXIGENCES APPLIS

Positionnement de l'établissement par rapport aux pré-requis directement liés aux applications constitutives de son système d’information

3) DIAG2 - QUESTIONNAIRE

3) DIAG2 - QUESTIONNAIRE

Questionnaire visant à positionner l'établissement de santé par rapport aux pré-requis du programme Hôpital numérique

4) RESULTATS 4) RESULTATS Résultats et représentation graphique de la situation de l'établissement de santé par rapport aux pré-requis du programme Hôpital numérique

5) PLAN D'ACTION 5) PLAN D'ACTION Plan d'actions de l'établissement de santé pour atteindre les pré-requis du programme Hôpital numérique

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• Onglet 1) DIAG1 - INVENTAIRE

– La nomenclature des fonctionnalités d’oSIS (observatoire des SI de la DGOS) est

proposée comme cadre de référence pour recenser les applications ;

– La totalité des domaines est présentée de façon à constituer l’inventaire de l’ensemble du

SIH et pouvoir la joindre sur oSIS en tant que document justificatif d’atteinte des pré-

requis ;

– Les applications qui couvrent plusieurs domaines fonctionnels apparaissent plusieurs fois.

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Présentation détaillée de l’outil d’auto diagnostic pour

l’atteinte des pré-requis HN

Outil d'accompagnement des établissements de santé à l'atteinte des pré-requis du programme Hôpital numérique

ONGLET N°1 : "DIAGNOSTIC (1/3) - INVENTAIRE DES APPLICATIONS DE L'ETABLISSEMENT DE SANTE"

DOMAINE FONCTIONNALITE NOM DE L'APPLICATION

Gestion administrative du patient non informatisé

Gestion Administrative du Patient Pastel

Gestion des actes et consultations externes Pastel

Facturation (séjours, ACE) Pastel

Gestion du dossier (médical et paramédical) du patient non applicable

Bureautique médicale Cristal Net

Gestion du dossier médical du patient Cristal Net

Gestion des dossiers d'anesthésie Diane

Gestion des dossiers de réanimation Diane

Gestion des dossiers transfusionnels Hemo Service

Gestion des dossiers RCP Cristal Net

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• Onglet 2) DIAG1 – EXIGENCES APPLIS

– Constitution de la liste des applications du SIH à partir des informations saisies dans

l’onglet précédent, pour que chaque application n’apparaisse qu’une seule fois : effectué

de manière automatique en cliquant sur le bouton « Actualiser » ;

– Point de vigilance : les noms des applications sont en saisie libre, il faut prendre garde à

orthographier une même application toujours de la même façon ;

– Renseigner les colonnes correspondant aux exigences des pré-requis relatives aux

applications, sous forme de réponses pré-formatées ;

– Comptage automatique des applications.

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Présentation détaillée de l’outil d’auto diagnostic pour

l’atteinte des pré-requis HN

Outil d'accompagnement des établissements de santé à l'atteinte des pré-requis du programme Hôpital numérique

ONGLET N°2 : "DIAGNOSTIC (2/3) - SITUATION DE L'ETABLISSEMENT PAR RAPPORT AUX PRE-REQUIS LIES AUX APPLICATIONS"

NOM

DE L'APPLICATION

CONNECTEE AU

REFERENTIEL UNIQUE

D'IDENTITES DES

PATIENTS

(Indicateur P1.1)

CONNECTEE AU

REFERENTIEL DE

SEJOURS ET

MOUVEMENTS

(Indicateur P1.3)

GERE DES DONNEES

DE SANTE A

CARACTERE

PERSONNEL

(Indicateurs P3.4 et

P3.5)

CAPABLE D'INTEGRER UN

DISPOSITIF

D'AUTHENTIFICATION

PERSONNELLE

(Indicateur P3.4)

INTEGRE UN

SYSTÈME DE

RENOUVELLEMENT

DE MOT DE PASSE

(Indicateur P3.4)

CAPABLE DE TRACER

LES CONNEXIONS

(UTILISATEUR,

HORODATAGE)

(Indicateur P3.5)

Cristal Net oui oui oui oui par login oui non

Diane oui oui oui oui par login oui non

Hemo Service oui oui oui oui par login oui non

Pastel oui oui oui oui par login oui non

Actualiser

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• Onglet 3) DIAG2 - QUESTIONNAIRE

– Le comptage des applications est présenté en préambule, il permet de calculer les taux

pour les indicateurs P1.1, P1.3, P3.4, et P3.5 ;

– Chaque indicateur est associé à plusieurs questions fermées (de type oui/non) ;

– Des questions dépassant les exigences des pré-requis HN ont été ajoutées : elles ne sont

pas prises en compte dans l’atteinte des pré-requis HN, mais permettent néanmoins de

sensibiliser l’établissement de santé et donner une vision d’un SI performant, au-delà des

indicateurs proprement dits.

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Présentation détaillée de l’outil d’auto diagnostic pour

l’atteinte des pré-requis HN

Outil d'accompagnement des établissements de santé à l'atteinte des pré-requis du programme Hôpital numérique

ONGLET N°3 : "DIAGNOSTIC (3/3) - QUESTIONNAIRE RELATIF AUX PRE-REQUIS DU PROGRAMME HOPITAL NUMERIQUE"

PREAMBULE - COMPTAGE DES APPLICATIONS (A PARTIR DE L'ONGLET PRECEDENT "2) DIAG1 - EXIGENCES APPLIS") NOMBRE

Nombre d'applications du SIH 34

Nombre d'applications au cœur du processus de soins, gestion administrative et PMSI 18

Nombre d'applications au cœur du processus de soins, gestion administrative et PMSI connectées au référentiel d'identités 18

Nombre d'applications au cœur du processus de soins, gestion administrative et PMSI connectées au référentiel de séjours / mouvements 20

Nombre d'applications gérant des données de santé à caractère personnel 17

Nombre d'applications gérant des données de santé à caractère personnel intégrant un dispositif d'authentification personnelle avec un système de renouvellement de

mot de passe

17

Nombre d'applications gérant des données de santé à caractère personnel permettant une traçabilité des connexions 33

DOMAINE & INDICATEURS DE PRE-REQUIS REPONSE CIBLE

P1 Identités, mouvements

P1.1 Référentiel unique d'identités des patients

P1.1.1

Existe-t-il un référentiel unique d'identités des patients au sein de l'établissement ?

Le référentiel unique d’identités du patient est un serveur d’identités ou un ensemble de composants (techniques et organisationnels) du SIH qui garantit la cohérence des

données d’identités des patients pour toutes les applications.

non oui

P1.1.2 Quel est le taux d'applications des domaines concernés 1 connectées au référentiel d'identités ? (calculé à partir de l'onglet 2) DIAG1 - EXIGENCES APPLIS) 100% 70%

P1.1.3 Le référentiel d'identités gère-t-il l'INS ? non oui

P1.1.4 Concernant les applications non connectées, la cohérence des informations avec le référentiel unique d'identités des patients est-elle assurée par une procédure

organisationnelle ?non N/A

P1.2 Cellule d'identito-vigilance opérationnelle

P1.2.1Existe-t-il une cellule d'identito-vigilance au sein de l'établissement ?

Une cellule d’identitovigilance est un organe ou instance en charge de la surveillance et de la prévention des erreurs et risques liés à l’identification des patients.oui oui

P1.2.2 Si oui, cette cellule d'identito-vigilance se réunit-elle au moins une fois par trimestre ? oui oui

P1.2.3 La politique d'identification et de rapprochement d'identités de l'établissement est-elle définie et formalisée ? oui oui

P1.2.4 Cette cellule a-t-elle élaboré des procédures de création et de fusion d'identités ? oui oui

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• Onglet 4) RESULTATS

– Onglet de restitution qui présente la situation de l’établissement vis-à-vis de l’atteinte des

pré-requis (à titre d’illustration) ;

– Deux types de résultats sont proposés :

Le taux d’avancement dans l’atteinte des pré-requis, qui montre, au prorata des réponses aux

questions par indicateur, l’écart entre l’existant et la cible

Le taux d’atteinte des pré-requis, au sens strict, où chaque indicateur est atteint ou non

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Présentation détaillée de l’outil d’auto diagnostic pour

l’atteinte des pré-requis HN

Taux d'avancement dans l'atteinte des

pré-requisTaux d'atteinte des pré-requis

P1 / Identités, mouvements 52% 25%

P1.1 Référentiel unique d'identités des patients 100% 1P1.2 Cellule d'identito-vigilance opérationnelle 25% 0P1.3 Référentiel unique de séjours / mouvements 50% 0P1.4 Référentiel unique de structures 33% 0

P2 / Fiabilité, disponibilité 50% 33%

P2.1 Plan de reprise d'activité du SIH 0% 0P2.2 Disponibilité des applications 100% 1P2.3 Procédure de fonctionnement en mode dégradé / retour à la normale 50% 0

P3 / Confidentialité 65% 60%

P3.1 Politique de sécurité - Responsable de la sécurité des SI 100% 1P3.2 Charte formalisant les règles d'accès et d'usage du SI 100% 1P3.3 Information du patient 50% 0P3.4 Dispositif d'authentification personnelle 50% 0P3.5 Traçabilité des connexions 25% 0

0%

20%

40%

60%

80%

100%

P1 / Identités, mouvements

P2 / Fiabilité, disponibilitéP3 / Confidentialité

Taux d'avancement dans l'atteinte des pré-requis

Taux d'avancement dans l'atteinte des pré-requis

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• Onglet 5) PLAN D’ACTIONS

– Proposition d’un plan d’actions à mettre en œuvre en fonction des réponses aux questions

– L’ensemble des actions est présenté : sont considérées comme réalisées celles qui

correspondent à des réponses positives dans le questionnaire, elles apparaissent en grisé

– Le plan d’actions se décompose en 3 volets : Identification des actions ;

Indications sur les modalités de mise en œuvre : démarche de mise en œuvre, outils méthodologiques disponibles,

directement accessibles depuis le fichier Excel, difficulté de mise en œuvre, acteurs concernés ;

Un volet supplémentaire est proposé pour suivre l’avancement du plan d’action.

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Présentation détaillée de l’outil d’auto diagnostic pour

l’atteinte des pré-requis HN

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Pour en savoir plus :

http://www.sante.gouv.fr/programme-hopitalnumerique.html

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