2010.11.26 - processus collaboratifs SaaS pour gestion RH - Forum SaaS et Cloud Metiers du Club...

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Présentation préparée par les membres du Club Alliances RH à l'occasion du 1er Forum SaaS et Cloud Métiers du Club Alliances IBM - 26 novembre 2010

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  • 1. Comment faciliter la Gestion RH par la mise en uvre de processus collaboratifs en mode SaaS Forum SaaS et Cloud Mtiers Club RH - 26 novembre 2010

2. Page 2 2 60 mn pour partager autour de : [1] Lapport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concerns ? [3] La mobilit, acclrateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dmatrialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS 3. Page 3 Problmatique de gestion des processus : changes par formulaires papiers ou documents non structurs (word / email) Saisie manuelle / ressaisie Absence de retour dinformation Frustration, faible satisfaction Processus manuels ou isols : papier Email / tlphone Paie GT BD RH Processus collaboratifs : Confirmation de validation demande Demande M.a.j. S.I. Demande valide Collaborateurs Finance, RH, D.I Managers Les bnfices des processus collaboratif : changes automatiss Aucune re-saisie de donne Flux dinformations acclrs Forte satisfaction des utilisateurs 4. Page 4 Accs et visualisation journal dtaill de chaque compteur, acquisition, consommation et prvisions de congs, alimentation paie Alimentation des plannings dabsences Suivi des heures supplmentaires Workflow de demande, validation / refus des congs (facilement paramtrable) Exemple, demande de congs : Avec Portail & Workflow : Collaborateur Manager H-RCollaborateur Manager H-R Temps Traitement D l a i t r a i t e m e n t Demande cong Email confirmation de validation de cong M.a.j. S.I. Vrifie planning et Valide avec un processus automatis, temps et cots de traitement sont rduits de 50 90% ! Sans Portail RH : Demande cong Valide cong Vrifie planning Valide cong Vrifie droits Enregistre cong Collecte Classe cong Info & classe Info & classe 5. Page 5 5 60 mn pour partager autour de : [1] Lapport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concerns ? [3] La mobilit, acclrateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dmatrialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS 6. Page 6 6 Exemples de processus collaboratifs : Plateforme de formation distance Espace web scuris Bull. Paie dmatrialis Paie Gestion des Temps Administration du Personnel Dcisionnel RH Portail RH Rmunration GPEC Comptences, Connaissances Gestion des carrires, succession Recrutement Formation Mobilit Gestion des Risques et AT Gestion des valuations Demandes dabsences, CP-RTT Demandes Formation, inscription session.. Demandes de poste, validation candidat.... Demandes de mobilit interne.. Validation de contrat de travail.. Validation dheures supplmentaires .... Dmat Bulletin, demande de Duplicata.. Validation de formation, eLearning... Demandes daugmentation ... Invitation & gestion Entretien dEvaluation.. Plan de gestion Risques professionnels... Mouvements dE/S de personnel.... Saisie valid dEVP (lments variables de paie) Demandes dattestation (certificat travail) 7. Page 7 7 60 mn pour partager autour de : [1] Lapport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concerns ? [3] La mobilit, acclrateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dmatrialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS 8. Page 8 La mobilit, acclrateur des processus collaboratifs La mobilit en quelques chiffres (source IDC) : Au 3me trimestre 2010, 81 millions dunits soit + 90% de croissance par rapport la mme priode de 2009 20% des mobiles seront des smartphones en 2010 contre 15% en 2009 72 millions diPhone vendus dans le monde entier depuis 2007 Les travailleurs mobiles devraient augmenter de 5% dans les 3 annes venir en Europe (enqute ralise auprs de 1250 responsables dans 13 pays) 9. Page 9 La mobilit, acclrateur des processus collaboratifs Les smartphones modifient les usages : Par nature, un smartphone nest pas un simple tlphone cest un PC taille rduite ncessitant des applications cibles la taille de lcran. Des applications centres utilisateurs car simples, pratiques et ludiques 1 application, 1 usage Des applications disponibles en toute circonstance grce la connectivit permanente Le grand public sinsre dans le monde professionnel (exemple du processus de gestion des demandes dabsence, application iVacances) 10. Page 10 La mobilit, acclrateur des processus collaboratifs Les smartphones facilitent lusage SaaS: La connectivit permanente permet laccs des applications dentreprise en temps rel (ex de la gestion des temps Kelio sur iPhone) Les applications nativement SaaS (client lger) sont trs adaptes une utilisation sur Smartphone 11. Page 11 11 60 mn pour partager autour de : [1] Lapport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concerns ? [3] La mobilit, acclrateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dmatrialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS 12. Page 12 Contrats de travail : processus classique Un processus classique traite les tapes suivantes : Saisie des informations de pr embauche Gestion de modles de contrats (word) Gnration automatique du contrat (word, pdf) Transfert leffectif sans ressaisie dinformations Historisation du contrat dans la fiche du salari Globalement, un processus : en silo (les donnes et documents restent dans le systme de paie) partiel (besoin dinterfaces, envois demail ou transmission papier) 13. Page 13 Contrats de travail : mode collaboratif : Un processus collaboratif traite les tapes suivantes : Processus de Recrutement : Demande douverture de poste Recherche candidathque, suivi des actions Evaluation, Validation du candidat Saisie des informations de pr embauche, Gnration automatique du contrat (pdf), envoi au candidat Candidat reoit contrat + lien site client + code accs par SMS Candidat signe (accs sur site + saisie code accs) le contrat Contrat sign reu par RH Transfert leffectif sans ressaisie dinformations Historisation du contrat dans la fiche du salari CandidatManager R-H Demande recrutement Enregistre le contrat Vrifie vivier candidats Signe le contrat Vrifie le contrat Informe le manager Valide le recrutement tablit un contrat Au final, un processus collaboratif : Plus rapide et complet, plus interactif Plus maitris, scuris et trac zro papier sur lensemble du processus! 14. Page 14 Recrutements : Demandes douverture deDemandes douverture de posteposte Dossiers de recrutementDossiers de recrutement CandidathqueCandidathque Recherche, AnnoncesRecherche, Annonces Gestion de slections deGestion de slections de candidatscandidats Suivi des actions :Suivi des actions : entretiensentretiens 15. Page 15 Contrats de Travail : Saisie des informations de pr embauche Gestion de modles de contrats Gnration automatique du contrat (pdf) Signature lectronique du contrat (certificat) Envoi du lien au portail au Candidat, et envoi dun code daccs par SMS Signature lectronique par le candidat, et historisation 16. Page 16 Transfert lEffectif (sans aucune re-saisie) Information automatique du Manager Historisation du contrat, accessible ensuite par le portail Collaborateur Contrats de Travail : 17. Page 17 Mouvements de Personnel : Un processus collaboratif traite les diffrentes tapes suivantes : Dfinition des listes de taches affectes diffrents services loccasion dune entre / sortie / mutation Activation dun mouvement pour un salari Affectation des taches aux acteurs avec planification Envoi dalertes et rappels Suivi du planning davancement 18. Page 18 Mme la paie devient Collaborative ! Une solution de Paie collaborative permet de traiter : Saisie des EVP (Evnements Variables de Paie) Envoi dalertes aux managers et rappels Demande dAugmentation individuelle Simulation des augmentations par service 19. Page 19 Mme la paie devient Collaborative ! Principaux bnfices de processus collaboratifs de paie : Processus acclrs, suivis et tracs Aucune re-saisie, gains de traitement Visibilit de lavancement des processus Traitements totalement scuriss 20. Page 20 20 60 mn pour partager autour de : [1] Lapport des Processus Collaboratifs pour les DRH [2] Quels sont les processus concerns ? [3] La mobilit, acclrateur des processus collaboratifs [4] La Paie et Administration du Personnel [5] La Gestion des Temps [6] La Dmatrialisation des Bulletins de Paie [7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS 21. Page 21 Demandes dabsence : mode classique Au final, un processus classique : Long Coteux Risqu Un processus classique traite les tapes suivantes : Collaborateur Manager H-R Temps Traitement D l a i t r a i t e m e n t Demande cong Valide cong Vrifie planning Valide cong Vrifie droits Enregistre cong Collecte Classe cong Info & classe Info & classe 22. Page 22 Demandes dabsence : mode collaboratif Un processus collaboratif facilite les tapes suivantes : Contrle automatis des rgles de saisie dabsence Circuit de validation parallle Circuit de validation diffrent par motif dabsence Information automatise sur le traitement Information sur les valeurs prendre Collaborateur Manager H-R Demande cong Email confirmation de validation de cong M.a.j. S.I. Vrifie planning et Valide Temps Traitement D l a i t r a i t e m e n t P r o c e s s u s c l a s . Au final, un processus collaboratif : souple rapide interactif maitris ROI rapide 23. Page 23 Demandes dabsence: mode collaboratif social Un processus collaboratif social facilite le lien entre lunivers professionnel de la vie prive : Comment optimiser les absences dune famille quand les poux/conjoints ne sont pas dans