1 Projet approuvé pour 2 ans. Règles de la comptabilité publique GESTION FINANCIERE DU PROJET...

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Projet approuvé pour 2 ans. Règles de la comptabilité publique

GESTION FINANCIERE

DU PROJET COMENIUS

2009-2011

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OBJECTIFS: 1- - impulser un projet et trouver d’autres financements pour le continuer après les 2 années ; 2- - la subvention doit être utilisée uniquement pour la réalisation des actions prévues dans le cadre du projet ; - une subvention européenne ne doit pas porter profit ; elle ne doit donc pas être détournée à d’autres fins.

GESTION FINANCIERE DU PROJET COMENIUS 2009-11

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Un portail pour la gestion de votre projet: Pénélope


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Tableau de bord Pénélope


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Les forfaits sont fondés sur le nombre de mobilités:


4 mobilités 9 000€




18 000 € : 12 mobilités minimum dont 10 élèves lors de l’échange (pour une durée minimum de 10 jours chez le partenaire)

25 000 € : 24 mobilités minimum dont 20 élèves lors de l’échange(pour une durée minimum de 10 jours chez le partenaire)

Partenariats multilatéraux

Partenariats bilatéraux

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Présentation du contrat


Le contrat financier, c’est l’engagement entre votre établissement et notre agence qui définit les conditions d’attribution de la subvention. Le financement se déroule par étapes :- la signature du contrat financier ;- le versement de 80 % de la subvention accordée initialement ;- l’envoi du rapport final qui conditionne le calcul du montant de la subvention définitivement accordée (annexe 3 du contrat) ;- le paiement ou le recouvrement du solde ;la clôture du dossier.

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La comptabilisation se fait selon la pratique de l’établissement :

- soit émission en Ressources affectées - soit émission d’un titre de recette pour le montant de l’avance Le responsable du projet doit faire part de son plan prévisionnel de dépenses au gestionnaire ou au service comptable (à la mairie pour les écoles publiques) afin que celui-ci puisse les inscrire au budget.

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Réalisation des dépenses liées aux mobilités


Dans le cadre des projets européens, les déplacements des personnels des établissements publics s’effectuent selon la législation publique française . Avant de partir en mission : Un ordre de mission établi préalablement au déplacement Attention : les élèves doivent figurer sur l’ordre de mission. Pour les frais de transport : Pour l’achat des billets pour les déplacements, il est conseillé de passer par une agence de voyage. L’achat des billets sur internet est possible mais il faut se mettre d’accord avec l’agent comptable avant pour les modalités de prise en charge : L’utilisation du véhicule personnel est possible si elle est vue au préalable avec l’agent comptable. Elle est prise en charge sur la base du forfait kilométrique. Indemnités de mission : Deux solutions sont possibles: prise en charge au forfait journalier ou aux frais réels (les frais réels ne pourront en aucun cas dépasser le montant qui peut être accordé avec les forfaits de la fonction publique).

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Si on retient le principe d’une indemnité journalière…


L’indemnité journalière forfaitaire : L’indemnité à l’Etranger est une indemnité journalière forfaitaire destinée à couvrir l’hébergement, le petit-déjeuner, les repas du midi et du soir. Ce forfait est déterminé par le Ministère de l’Economie et des finances http://www.minefi.gouv.fr/ Frais de mission des personnels civils de l'État Le taux plein est généralement réduit en fonction des repas payant pris ou non à l’étranger (décret de 2006) : - si il n’y a pas de nuitée (que vous êtes hébergé par votre partenaire) la réduction est de 65 % ;- pour chaque repas en moins (3 prévus par le forfait), la réduction est de 17,5 %. Il n’y a pas de forfait pour les élèves : en général, on applique les frais réels.

http://www.minefi.gouv.fr/

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Bons de commande - régie d’avance


Si les élèves sont hébergés à l’hôtel, il est possible d’établir un bon de commande au nom de l’établissement, que le gestionnaire ou l’agent comptable règlera directement à l’hôtel (en général par virement) après le voyage. Si les élèves sont hébergés dans des familles d’accueil, le gestionnaire attribue une régie d’avance à l’enseignant ; qui paye directement les prestataires (entrées musée, visites, frais de restauration et l’hébergement si ils ne sont pas hébergés dans les familles). Il doit conserver les pièces justificatives indiquées dans le budget prévisionnel car cela permet de garder des preuves de l’activité réalisée. Les avances sur frais de mission : Les textes prévoient la possibilité de verser une avance sur les frais de mission (frais de déplacement et indemnités) avant le départ, sur demande de l’intéressé, compris entre 50 % et 100 % du montant de l’état de frais prévisionnel. Elle est versée par un mandatement « ordinaire » au vu d’un état de frais prévisionnel, accompagné de l’ordre de mission signé de l’autorité compétente et de la facture des billets de transport. Il est possible de faire une régie d’avance aux professeurs en nommant un régisseur temporaire pour qu’ils s’organisent pour les frais de transport, d’hébergement et autres frais (visites, transports locaux)

VERSEMENT DU SOLDE : - Pour utiliser les 20 % manquant, la subvention est votée par le Conseil d’Administration ou le Conseil Municipal pour 100 %. Normalement, à moins d’avoir un « gros » problème de Trésorerie, il n’y a pas de raison pour ne pas avancer la somme, et même si on n’a pas la Trésorerie, on peut payer les factures et les imputer lorsque les 20 % seront versés. - A l’issue de la période couverte par le contrat et dans le délai qui lui est imparti, le porteur du projet devra adresser à l’Agence un rapport final (il aura au préalable envoyé un rapport intermédiaire à la fin de la 1ère année). - Il devra comporter les attestations de présence originales de chaque déplacement, les comptes-rendus des déplacements, les comptes rendus d’activités (fiches vues en atelier « Gestion des pièces administratives », un rapport pédagogique (à télécharger sur le site). [Aucune facture n'est demandée par l'agence en ce qui concerne les frais de transport, l’hébergement et les frais de repas : l'attestation de présence constitue la pièce justificative]. - Il y a toujours un lien entre activités et dépenses. Il est possible de fournir un état des dépenses à l’appui de la partie pédagogique. - A réception de ce bilan, l’Agence verse le solde dû sur le compte du comptable après acceptation du rapport qui doit avant tout être conforme aux activités et déplacements prévus dans la candidature. Le montant définitivement accordé dans le cadre de ce contrat sera déterminé selon les modalités décrites dans l’annexe III. - Si il reste de l’argent, c’est acquis (recettes exceptionnelles). Ce n’est plus fléché, la somme retombe dans le budget de l’établissement ou de la Mairie.

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Au retour de la mission


L’ensemble des frais de mission prévus par la réglementation (indemnités et déplacements lorsque la prise en charge directe des billets de transport par l’établissement ou la collectivité n’est pas possible) est remboursé directement à l’agent ayant effectué une mission sur présentation d’un état de frais, accompagné de :- l’ordre de Mission valablement signé- des billets de trains compostés ou reçus passager des billets d’avion et coupons d’embarquement.- la facture d’hébergement (hôtel, auberge de jeunesse,…)- des tickets de transports en commun (aller et retour) de sa résidence administrative à la gare ou à l’aéroport de départ et de la gare ou l’aéroport d’arrivée au lieu de mission uniquement.-des justificatifs devront être fournis pour être pris en charge aux frais réels pour tous les autres frais (entrée musée, achats de documentation, etc.)-De l’attestation originale de présence

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Versement du solde


- Pour utiliser les 20 % manquant, la subvention est votée par le Conseil d’Administration ou le Conseil Municipal pour 100 %. - A l’issue de la période couverte par le contrat et dans le délai qui lui est imparti, le porteur du projet devra adresser à l’Agence un rapport final (il aura au préalable envoyé un rapport intermédiaire à la fin de la 1ère année). - Il devra comporter les attestations de présence originales de chaque déplacement, les comptes-rendus des déplacements, les comptes rendus d’activités (fiches vues en atelier « Gestion des pièces administratives », un rapport pédagogique (à télécharger sur le site). - A réception de ce bilan, l’Agence verse le solde dû sur le compte du comptable après acceptation du rapport qui doit avant tout être conforme aux activités et déplacements prévus dans la candidature. Le montant définitivement accordé dans le cadre de ce contrat sera déterminé selon les modalités décrites dans l’annexe III.

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CONTACTS UTILES

Agence Europe-éducation-formation France

• http://www.europe-education-formation.fr/

Votre interlocuteur financier: Michel VALIN

[email protected], tel: 05 56 00 96 35

DAREIC de l’académie de Strasbourg

• http://www.ac-strasbourg.fr/



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mailto:[email protected]

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