1 Bienvenue à la Formation dExtranat Pocket. 2 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Durant cette...

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Bienvenue à la Formation d’Extranat Pocket

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Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013

Durant cette formation nous verrons :

1. Déclaration des compétitions locales

2. Déclaration ou récupération des engagements (extraNat ou FFNex)

3. Création d’engagements en ligne

4. Gestion et traitement de la compétition

5. Retour sur le serveur fédéral des résultats ou sortie locale format FFNex

6. Gestion des records et des rankings

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Pour les personnes qui n’ont pas encore installés Extranat-Pocket,

Reportez vous sur le site du Comité Régional (www.abcnatation.com/natation/dauphine-savoie/

-Onglet Extranat-Pocket

-Fiches d’aide

-Fiches Pdf d’aide à l’installation

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Important : L’application extraNat Pocket est initialisée pour une seule structure (club, CD ou CR),

pour laquelle vous aurez introduit le code extraNat lors de l’initialisation. Si vous souhaitez gérer

plusieurs structures, bien que plusieurs utilisateurs ou entités peuvent cohabiter sur une même clé,

nous vous conseillons d’affecter une clé particulière ou un disque spécifique pour chaque structure

et de ne pas les mélanger, cela évitera le mélange de données dans la base centrale et facilitera le

suivi de vos sauvegardes et la duplication de la clé.

ATTENTION : si vous recopiez sur votre disque dur ou sur votre clé le contenu d’une clé initialisée pour une autre structure que celle présente sur

votre disque ou votre clé, les données initiales seront écrasées.

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1)Introduire votre code structure extraNat

Ex : 130950000

2) Sélectionner un profil

Ex : Admin CD

3) Introduire votre mot de passe

Ex : rtV5UeJ »

et appuyer sur Entrer

Note : Lors de la première initialisation du logiciel, un délai peut être constaté avant de pouvoir sélectionner un profil, soyez patient !

En cas d’erreur de saisie le message d’erreur suivant apparaît :

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Menu Principal après la première installation

Lors de la première initialisation, le menu principal suivant apparaît :

Ce menu est incomplet car à la première initialisation de la clé, vous devez obligatoirement effectuer les

« opérations de synchronisation »pour obtenir le menu complet.

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OPERATIONS DE SYNCHRONISATION (menu)

Le module ‘Opérations de synchronisation’ vous permet de mettre à jour le logiciel et les données références. Cette mise à jour nécessite une connexion INTERNET, car la mise à jour se fait à partir des données références disponibles sur extraNat ( serveur FFN )

Procédures de synchronisation :

Etape 1- Sélectionner l’option ‘Opérations de synchronisation’ dans le menu principal

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Les mises à jour sont classées selon 3 catégories,

‘Mises à jour obligatoires’ pour le logiciel,

‘Mises à jour conseillées’ pour les données licences, structures FFN et records,

‘Mises à jour facultatives’ pour les

records.

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1. Déclaration des compétitions locales

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Le module ‘Gestion de vos compétitions’ va vous permettre d’une part de définir et créer sur votre disque des compétitions locales, mais aussi de récupérer les compétitions extraNat disponibles sur le serveur FFN (Compétitions en ligne) lorsque vous êtes désignés comme gestionnaire de la compétition.

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Menu ‘Gestion de vos compétitions’, onglet ‘Mes compétitions locales’.

Le module ‘Mes compétitions locales’ va vous permettre de définir et de créer une compétition locale.

Procédure pour créer une nouvelle compétition locale.

Etape 1- Dans le module ‘Gestion de vos compétitions’, onglet ‘Mes compétitions locales’ cliquer sur

‘Créer une compétition locale’.

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Etape 2 - Remplir les champs demandés et appuyer sur le bouton ‘Créer la compétition’ en bas de page

Natation Course

Natation Estivale

Natation Maîtres

Ce paramètre vous donne le choix d’ouvrir la règle de la sélection aux demi-finales et finales à un certain

nombre de nageurs non retenus initialement pour les finales ou demi-finales.

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4 onglets de paramétrages

Catégories

Réunions

Temps Limites

Récapitulatif

IMPORTANT : Les 4 onglets de création de compétition (compétition, catégories, réunions, temps limites,)doivent être parcourus dans l’ordre et ont un effet de cascade. Lorsqu’un onglet est validé, on ne doit plusmodifier les informations de l’onglet précédent et ainsi de suite. Si des modifications doivent être faites aprèsvalidation d’un onglet, cela entraîne l’obligation de re paramétrer entièrement l’onglet ou les onglets suivants.

Expl : Vous avez déclaré et validé tous les onglets de création d’une compétition et vous devez changer lescatégories, il sera alors nécessaire de redéfinir les réunions et les temps limites après avoir modifié vos catégories.

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Etape 3 - Définir les catégories : Sélectionner le bouton ‘Catégories’

1er cas : Sans catégories, cocher la case et définir les limites d’âges de participation.

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1er cas : Sans catégories, cocher la case et définir les limites d’âges de participation.

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Il suffit d’appuyer sur le bouton pour ajouter pour chaque catégorie désirée

Ou de créer ces propres catégories

Il est important de bien gérer les catégories, car la sortie de vos résultats en dépens !

Si vous voulez des temps limites par catégories, pensez à cocher la case dans les catégories ou vous avez décidés les temps limites

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Remplir les champs pour chaque réunion définie puis appuyer sur le bouton ‘Ajouter la réunion’

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- Définir les épreuves

1- Sélectionner dans le menu déroulant une épreuve Dames ou Messieurs

2- Sélectionner ensuite le niveau de l’épreuve (série, finale, etc…)

3- Cocher la case de la catégorie concernée par l’épreuve

4- Appuyer sur ‘Ajouter l’épreuve’ et recommencer cette procédure pour chaque épreuve à définir.

5- Valider ensuite les épreuves pour cette réunion en appuyant sur le bouton ‘Valider la réunion’

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Si plusieurs réunions, on rajoute la réunion en appuyant sur le bouton

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Si vous avez coché ‘OUI’ pour introduire des temps limites, l’écran suivant apparaît.

-Pour chaque catégorie vous avez la possibilité de pré-remplir automatiquement vos temps limites en vous appuyant sur des grilles officielles contenues dans le logiciel.

-Vous pouvez également constituer votre propre grille ou panacher vos temps limites avec des grilles officielles pour certaines courses et affecter vos propres temps limites pour d’autres épreuves.

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ATTENTION : Cette étape est l’étape la plus importante de la création de votre compétition. Elle vous permet de vérifier scrupuleusement tous les paramètres de votre compétition et de les vérifier en fonction du règlement officiel de la compétition. Ne négliger surtout pas cette étape de vérification car une erreur dans la création de la compétition ne pourra plus être rattrapée dès lors que vous aurez commencé à engager des participants et à saisir des résultats.

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Si vous voulez modifier un module de la compétition, le logiciel va vous prévenir ce que cela amènera, si ok il vous redonne la main pour modifier

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Pendant votre compétition vous pouvez suivre les records du moment que vous aurez sélectionnés les cases ou la case et valider

Voir en direct sur le logiciel !

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3-Déclaration ou récupération des engagements (extraNat ou FFNex)

FFNex = Ancienne PCE3

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Pour les clubs devant fournir leurs engagements informatiquement, il existe une version simplifiée de la création d’une compétition via :

Création simplifiée d’une PCE d’engagement

Cette procédure se trouve sur le site du comité régional : dans l’onglet Extranat-Pocket, Fiches d’aides rechercher le pdf « Création d’une PCE engagements avec Extranat-Pocket »

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Pour créer les engagements en manuel, il faut aller dans « Préparation de la compétition »

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Choisir l’onglet « Engagements » et l’option « Engagements & composition des relais »

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Il faut taper une partie du club, pour faire apparaître votre bannière et de cliquer dessus.

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En tapant une partie du nom, la licence apparaît, cliquer dessus

Il faut cliquer sur la (les) nages pour

créer les engagements

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Le logiciel indique que le temps rentré manuellement dépasse le temps limite indiqué

dans la structure de la compétition

-Ajouter une nage-Mettre Hors Concours-Déclarer forfait

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Il faut le faire pour tous les clubs engagés dans la compétition :

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Pour les clubs devant envoyer leurs engagements devront passer par l’onglet « engagements », puis « import/export des engagements » et le bouton exporter les engagements

Pour le club recevant les engagements il devra lui « importer les engagements »

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Une fois l’importation faîte, une information vous explique si tout c’est bien passé (il peut avoir des messages d’erreurs). Il faut faire une importation pour chaque club !

Aujourd’hui FFNex

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3. Création d’ engagements en ligne

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Pour créer des engagements en ligne il faut d’abord se connecter à extranat licences et aller sur l’onglet : « Compétitions et engagements »

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Il faut rechercher la compétition pour créer vos engagements, en cherchant votre région

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Compétition Départementale : déclarée non accessible par le déclarant

Compétition Départementale : Ouvert aux engagements (Dates surlignées en jaune)

Compétition Régionale : Non ouvert aux engagements

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Si les engagements sont ouverts, ce petit icône apparaît

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Il faudra rentrer le nom ou IUF pour pouvoir sélectionner un(e) nageur(se)

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Il faut sélectionner le (la) nageur(se)

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Si le nageur a des temps, il vous les proposera

Si il n’a pas de temps, il vous mettra un message et vous pourrez saisir manuellement le temps, si pas de grille de temps limite.

Si grille de temps, le nageur sera engagé au temps limites

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Une fois les engagements fait, il vous faut valider les propositions pour ce nageur

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Si vous avez plusieurs nageurs, faites la procédure autant de fois que de nageurs (ses)

Cet icône vous permet de modifier l’engagement

L’autre icône permet la suppression du nageur

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Pour valider vos engagements, il va falloir valider le bordereau d’engagement

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Pour émettre le bordereau et valider vos engagements, vous devrez soit sélectionner « tout », ou valider manuellement vos engagements.

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Vous pourrez éventuellement éditer des convocations pour vos nageurs et éditer aussi un listing.

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Il existe deux types d’alertes qui doivent vous alerter.

Jaune : le gestionnaire vous appellera pour vous demander de valider votre (vos) bordereaux.

Rouge : Vous devez valider votre(vos) bordereaux.

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Une fois les engagements clos sur extranat, le club recevant (Gestionnaire de la compétition), va pouvoir télécharger laCompétition, puis la gérer comme n’importe quelle compétition.

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Une fois la compétition ouverte, on va aller dans « Préparation de la compétition » pour distribuer les lignes d’eau et planifier les séries de nageurs (euses), puis éditer un programme

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Une fois que tous les engagements faits, pour distribuer les lignes d’eau aux concurrents,

il faut aller dans l’onglet « planification » et dans l’option « distribution des engagements » :

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Quand le logiciel a fini de planifier les séries des nages du programme, la fenêtre avec les deux réunions va apparaître comme prévu dans la structure de la compétition.

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Voir directement sur le logiciel les différents boutons !!

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4. Gestion et traitement de la compétition

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Pour revenir à cet écran, il faut appuyer sur « Retour au menu principal », puis aller dans « traitement de la compétition. »

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ATTENTION: les temps doivent être inscrits comme ci-dessous:‘mm.sscc’ mm=minutes, ss=secondes, cc=centièmes

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Voir directement sur le logiciel les différents boutons !

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A partir de l’onglet « planning et jury » vous aurez cette page. A partir de cette page vous pouvez créer votre fiche de jury !

A partir d’une fiche vierge, vous pouvez établir votre Jury

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Voici une partie d’une feuille de jury remplie !! ATTENTION : Vous ne pouvez pas rentrer des officiels non licenciés !

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Après chaque course, vous pouvez éditer les résultats via l’onglet Résultats…..

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Pour l’impression, extranat va vous demander si vous avez sélectionnés des catégories. Si il fait une impression par catégories. Impression : voir ci-dessous !

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Le logiciel va ouvrir une fenêtre de résultats « en .pdf », après le Ok il ouvre le document que vous aurez à imprimer.

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Vous pouvez aussi faire des classements: voir la liste ci-dessous

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Si dans la préparation de la compétition vous avez prévu des finales, l’onglet apparaîtra

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Dans les résultats apparaîtrons les qualifiés, comme vous l’avez définis dans la préparationde la compétition ( Finales A, A+B, A+B+C …..)

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5.Retour sur le serveur fédéral des résultats ou sortie locale format FFNex

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Gestion Post-Compétition :

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Pour les compétitions gérées via Extranat (en ligne), pensez d’envoyer votre compétition via internet au plus tard le dimanche soir

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Exportation au format FFNex

Exportation au format CSV

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6. Gestion des records et des rankings

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Après être rentré dans le module des records, vous devez aller sur « mes records » et « initialiser des records » !

Attention ce sont les records de votre club puisque vous êtes en structure club !!

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Pour initialiser vos records, vous devez cliquer dans les petits carrés blancs qui passeront en une virgule verte

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Votre record initialisé apparaîtra dans la liste, il suffit de cliquer dessus et de remplir les données.

Si vous rentrez des records qui sont détenues depuis des années, et que la personne n’est plus licenciée, le logiciel vous permetde créer la personne.

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Il faut cliquer sur ajouter une nageuse non existante et apparaîtra un tableau à remplir.

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Les Rankings vous permettent de savoir dans votre club, qui à fait les meilleures performances

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Dans l’onglet sélectionné ci-dessus on retrouve : - la synchronisation - Sauvegarde et Restauration - Opérations diverses

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Voir les boutons sur le logiciel !

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FIN DE LA PRESENTATIONFIN DE LA PRESENTATION

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