Post on 03-Apr-2015
RAPPORT D’AUDIT INTERNE D’UNE COMPOSANTE
FE 007 A
COMPOSANTE AUDITEE : DATE DE L’AUDIT :
COMPOSITION DE L’EQUIPE D’AUDIT :
OBJECTIF(S) DE L’AUDIT : Evaluer le niveau de conformité d’application du système qualité selon la norme ISO 9001:2000
0 20 40 60 80 100
GLOBAL
Prévoir - organisation
Acccueil
Réaliser-analyser la demande
Réaliser - gestion des compétences
Réaliser-la prestation
Vérifier
Agir
Aptitude des collaborateurs
Niveau de maturité en %
Non maîtrise Maîtrise POINT SENSIBLEPOINT SENSIBLE
POINT FORTPOINT FORT
PISTE DE PROGRESPISTE DE PROGRES
•
Maturité
CONSTAT QUANTITATIFCONSTAT QUANTITATIF CONCLUSIONS GENERALESCONCLUSIONS GENERALES
ECARTS
POINTS SENSIBLES
PISTES DE PROGRES
Non audité
Non audité
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A
Règles de cotation SAMI : point fort = 10 points / piste d’amélioration = 8 points / point sensible = 4 points / écart = 0 points
Écart : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque majeur (juridique, économique, notoriété …)
Point sensible : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque potentiel (juridique, économique, notoriété …)
MODE DE TRAITEMENT => ACTION CORRECTRICE & CORRECTIVEMODE DE TRAITEMENT => ACTION CORRECTRICE & CORRECTIVE
MODE DE TRAITEMENT => ACTION PREVENTIVEMODE DE TRAITEMENT => ACTION PREVENTIVE
Piste d’amélioration : Maîtrise de l’activité audité, cependant les règles pratiques actuelles peuvent être optimisées dans le but d’accroître l’efficacité voir l’efficience du système.
MODE DE TRAITEMENT => ACTION D’AMELIORATIONMODE DE TRAITEMENT => ACTION D’AMELIORATION
Point fort : Maîtrise de l’activité audité, les règles pratiques sont optimisées en terme ressources
TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT
Type d’actions
Constat d’audit Nature des actions correctrices
Causes Nature des actions correctives Responsable Résultats obtenus
Action corrective
Action corrective
Action corrective
Action corrective
Action corrective
Action corrective
Action corrective
Action corrective
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A
TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT
Type d’actions
Constat d’audit Risques
encourus
Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus
Action préventive
Action préventive
Action préventive
Action préventive
Action préventive
Action préventive
Action préventive
Action préventive
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A
TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDITType d’actions Constat d’audit Risques
encourus
Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus
Action d’amélioration
Action d’amélioration
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A
SCENARIO DE L’AUDIT D’UNE COMPOSANTESCENARIO DE L’AUDIT D’UNE COMPOSANTE
PREVOIR
Responsable et assistant(e)s pédagogique
Organisation de la composante Organisation de la qualité au sein de
la composante Gestion de la documentation qualité
REALISER
Déroulement de la prestation
Contact ClientContractualisation
Suivi de la formationDiplôme
Conduite d’activités Tenue des dossiers
apprentis / entreprises
VERIFIER
AGIR
gestion des remontées d’informations Suivi Réclamations
Amélioration continue
Thèmes auditésThèmes audités
§ du référentiel
QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION
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AUDIT DU SYSTEME / PHASE : PREVOIR
5.1 Comment sont planifiées les relations entre la composante et le CFA IURC?
(convention CFA IURC – Université / composante universitaire)
5 Comment est organisé la composante – Qui Fait Quoi au sein de la composante?
(vérifiez que l’ensemble du personnel est situé sur l’organigramme de la composante
à partir de l’organigramme)
5. Comment les orientations générales et les objectifs qualité du CFAIURC vous ont-ils été communiqués?
(réunion pédagogique CFA – sensibilisation à la qualité)
5.3 Quelles sont les orientations qualité du CFA –IURC.
(Politique et objectifs qualité)
5.3 Comment le personnel a-t-il connaissance du niveau de performances qualité de la composante ? (affichage du tableau de bord – réunion qualité …)
6.1 Quelles sont les ressources – moyens (humains, matériels, organisationnels) mises en œuvre , par le CFAIURC qui contribuent à l’atteinte des objectifs qualité ?
(organigramme, plan de formation du personnel)
4.2
5.5.3
Comment vous assurez vous que les documents qualité en votre possession sont au bon niveau ?
(vérifier auprès de la personne de la conformité des documents qualité en vigueur, indice de révision, mode d’approbation, facilité d’accès , accessibilité à la base documentaire…)
4.2 Quelles sont les règles de conservation des documents ?
(Procédure de gestion des enregistrements, conservation / matrices inclues dans les processus)
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A
§ du référentiel
QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION
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AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – METTRE A DISPOSITION LES RESSOURCES
6.1 Comment montez-vous les budgets?
Maquette pédagogique des formations
Historique comptable
PR 012-1 Procédure d’élaboration du budget
Comment sont établis les comptes financiers?
Maquette pédagogique des formations
Historique comptable
PR 012-1 Procédure d’élaboration du budget
6.3
7.4
Comment sont gérés les investissements matériels?
Devis
Demande de mise à disposition de matériel
Demande d’investissement
Liste des demandes d’investissement
Convention de mise à disposition – Autocollant CFAIURC
PR 012-3 Procédure de demande d’investissement
6.3 Comment sont gérés la maintenance et la réparation des matériels mis à dispositionPR 012-3 Procédure de demande d’investissement
6.4 Quelles sont les logiciels et applications informatiques à votre disposition
Apogée – Intranet CFA IURC – Pack Office
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A
§ du référentiel
QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION
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AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – ANALYSE DE LA DEMANDE - CONTRACTUALISATION
7.2 Comment enregistrer vous la demande initiale du client ?
Apprentis
DP 013 – Recrutement des apprentis
Pré-inscription sur les site régionaux universitaire
Dossier de candidature
Comment enregistrez-vous la demande initiale du client ?
Entreprises
DP 013 – Prospection des entreprises
Comment communiquez-vous auprès des entreprises et des futurs apprentis
DP 013 – Recrutement des apprentis et prospection des entreprises
Réunions d’informations, TRE, salons, portes ouvertes
Comment évaluez-vous la possibilité pour l’entreprise de recevoir un apprentis
DP 013 – Contractualisation et rupture
Dossier de candidature - CV du maître d’apprentissage – Fiches Mission
Comment gérez-vous les ruptures de contrat
DP 013 – Contractualisation et rupture
Résiliation du contrat d’apprentissage
Vérifier la composition du dossier Apprentis
(Check-list CFA-IURC complète)
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A
§ du référentiel
QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION
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AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – VOLET ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE
7.5 Comment suivez-vous les relations entre l’apprentis et l’entreprise pendant la formation?
DP 013 – Contractualisation et rupture /veille administrative entreprise
Réunion de coordination avec les maîtres d’apprentissage
Livret d’apprentissage et de liaison
Visite Tuteur CFA en entreprise
Comment assurez-vous l’organisation au quotidien de la formation ?
DP 013 veille pédagogique apprentis
Gestion des absences
Gestion des emplois du temps
Organisation des contrôles, des jury – saisie des notes
Coordination de visites ou déplacements étudiants
Quelles actions menez-vous en cas d’incohérence entre les résultats obtenus et les objectifs à atteindre pour l’obtention du diplôme
Quelles actions menez vous en cas d’absence d’un apprenti ?
Demande de justificatif
Bilan des absences et remontée au CFA IURC
Comment assurez vous la vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel»?
DP 013 veille pédagogique entreprise
Cohérence théorique/pratique
Livret d’apprentissage et de liaison:
-Bilan des activités en entreprise
-Fiches navettes – fiches bilan d’évaluation (livret d’apprentissage)
- Compte rendu de mission et de réalisation des tâches
Quelles actions menez-vous en cas d’incohérence les missions effectivement réalisées et les objectifs de la formation
Comment sont gérées les résultats des apprentis
DP 013 Inscription pédagogique
APOGEE, DIEGO
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A
§ du référentiel
QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION
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AUDIT DU SYSTEME / PHASE : VERIFIER
8.2.4 Qu’ est-ce qu’une formation conforme pour l’apprenti ou l’entreprise?
Respect des calendrier d’alternance
Respect des volumes horaires
Respect des visites planifiées
Bon déroulement des jurys
8.3 Comment gérez vous une non-conformité pour une formation en apprentissage
7.2.3 Comment enregistrez vous une réclamation client ?
•DP 050 Manager la qualité – FE 060 Réclamation client
•Mode d’identification du client et du motif de la réclamation (fiche de réclamation)
7.2.3 Comment et sous quel délai intervenez vous auprès du client pour lui proposer une solution d’attente ?
Délai maximum de 3 jours ouvrés
8.3 Quelles sont les actions mise en œuvre pour traiter la réclamation du client ?
Voir la nature des actions prises
4.1 De quelle manière informez vous la Direction des réclamations clients de votre composante ?
(retour du questionnaire au niveau de l’agence)
AUDIT DU SYSTEME / PHASE : AGIR
8.5 A partir de quel moment mettez vous en place une action corrective / préventive ?
DP 050 Manager la qualité – FE 055 Action préventive – FE056 Action Corrective
FE061 Tableau de bord de gestion des actions
8.5 Comment traitez vous un plan d ‘actions correctives et préventives ?
Examen d’une fiche d’action
FE061 Tableau de bord de gestion des actions
RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A