RAPPORT D’AUDIT INTERNE D’UNE COMPOSANTE

FE 007 A

COMPOSANTE AUDITEE : DATE DE L’AUDIT :

COMPOSITION DE L’EQUIPE D’AUDIT :

OBJECTIF(S) DE L’AUDIT : Evaluer le niveau de conformité d’application du système qualité selon la norme ISO 9001:2000

0 20 40 60 80 100

GLOBAL

Prévoir - organisation

Acccueil

Réaliser-analyser la demande

Réaliser - gestion des compétences

Réaliser-la prestation

Vérifier

Agir

Aptitude des collaborateurs

Niveau de maturité en %

Non maîtrise Maîtrise POINT SENSIBLEPOINT SENSIBLE

POINT FORTPOINT FORT

PISTE DE PROGRESPISTE DE PROGRES

•

Maturité

CONSTAT QUANTITATIFCONSTAT QUANTITATIF CONCLUSIONS GENERALESCONCLUSIONS GENERALES

ECARTS

POINTS SENSIBLES

PISTES DE PROGRES

Non audité

Non audité

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A

Règles de cotation SAMI : point fort = 10 points / piste d’amélioration = 8 points / point sensible = 4 points / écart = 0 points

Écart : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque majeur (juridique, économique, notoriété …)

Point sensible : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque potentiel (juridique, économique, notoriété …)

MODE DE TRAITEMENT => ACTION CORRECTRICE & CORRECTIVEMODE DE TRAITEMENT => ACTION CORRECTRICE & CORRECTIVE

MODE DE TRAITEMENT => ACTION PREVENTIVEMODE DE TRAITEMENT => ACTION PREVENTIVE

Piste d’amélioration : Maîtrise de l’activité audité, cependant les règles pratiques actuelles peuvent être optimisées dans le but d’accroître l’efficacité voir l’efficience du système.

MODE DE TRAITEMENT => ACTION D’AMELIORATIONMODE DE TRAITEMENT => ACTION D’AMELIORATION

Point fort : Maîtrise de l’activité audité, les règles pratiques sont optimisées en terme ressources

TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT

Type d’actions

Constat d’audit Nature des actions correctrices

Causes Nature des actions correctives Responsable Résultats obtenus

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A

TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT

Type d’actions

Constat d’audit Risques

encourus

Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A

TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDITType d’actions Constat d’audit Risques

encourus

Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus

Action d’amélioration

Action d’amélioration

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A

SCENARIO DE L’AUDIT D’UNE COMPOSANTESCENARIO DE L’AUDIT D’UNE COMPOSANTE

PREVOIR

Responsable et assistant(e)s pédagogique

Organisation de la composante Organisation de la qualité au sein de

la composante Gestion de la documentation qualité

REALISER

Déroulement de la prestation

Contact ClientContractualisation

Suivi de la formationDiplôme

Conduite d’activités Tenue des dossiers

apprentis / entreprises

VERIFIER

AGIR

gestion des remontées d’informations Suivi Réclamations

Amélioration continue

Thèmes auditésThèmes audités

§ du référentiel

QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION

S

10

A

8

M

4

I

0

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : PREVOIR

5.1 Comment sont planifiées les relations entre la composante et le CFA IURC?

(convention CFA IURC – Université / composante universitaire)

5 Comment est organisé la composante – Qui Fait Quoi au sein de la composante?

(vérifiez que l’ensemble du personnel est situé sur l’organigramme de la composante

à partir de l’organigramme)

5. Comment les orientations générales et les objectifs qualité du CFAIURC vous ont-ils été communiqués?

(réunion pédagogique CFA – sensibilisation à la qualité)

5.3 Quelles sont les orientations qualité du CFA –IURC.

(Politique et objectifs qualité)

5.3 Comment le personnel a-t-il connaissance du niveau de performances qualité de la composante ? (affichage du tableau de bord – réunion qualité …)

6.1 Quelles sont les ressources – moyens (humains, matériels, organisationnels) mises en œuvre , par le CFAIURC qui contribuent à l’atteinte des objectifs qualité ?

(organigramme, plan de formation du personnel)

4.2

5.5.3

Comment vous assurez vous que les documents qualité en votre possession sont au bon niveau ?

(vérifier auprès de la personne de la conformité des documents qualité en vigueur, indice de révision, mode d’approbation, facilité d’accès , accessibilité à la base documentaire…)

4.2 Quelles sont les règles de conservation des documents ?

(Procédure de gestion des enregistrements, conservation / matrices inclues dans les processus)

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A

§ du référentiel

QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION

S

10

A

8

M

4

I

0

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – METTRE A DISPOSITION LES RESSOURCES

6.1 Comment montez-vous les budgets?

Maquette pédagogique des formations

Historique comptable

PR 012-1 Procédure d’élaboration du budget

Comment sont établis les comptes financiers?

Maquette pédagogique des formations

Historique comptable

PR 012-1 Procédure d’élaboration du budget

6.3

7.4

Comment sont gérés les investissements matériels?

Devis

Demande de mise à disposition de matériel

Demande d’investissement

Liste des demandes d’investissement

Convention de mise à disposition – Autocollant CFAIURC

PR 012-3 Procédure de demande d’investissement

6.3 Comment sont gérés la maintenance et la réparation des matériels mis à dispositionPR 012-3 Procédure de demande d’investissement

6.4 Quelles sont les logiciels et applications informatiques à votre disposition

Apogée – Intranet CFA IURC – Pack Office

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A

§ du référentiel

QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION

S

10

A

8

M

4

I

0

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – ANALYSE DE LA DEMANDE - CONTRACTUALISATION

7.2 Comment enregistrer vous la demande initiale du client ?

Apprentis

DP 013 – Recrutement des apprentis

Pré-inscription sur les site régionaux universitaire

Dossier de candidature

Comment enregistrez-vous la demande initiale du client ?

Entreprises

DP 013 – Prospection des entreprises

Comment communiquez-vous auprès des entreprises et des futurs apprentis

DP 013 – Recrutement des apprentis et prospection des entreprises

Réunions d’informations, TRE, salons, portes ouvertes

Comment évaluez-vous la possibilité pour l’entreprise de recevoir un apprentis

DP 013 – Contractualisation et rupture

Dossier de candidature - CV du maître d’apprentissage – Fiches Mission

Comment gérez-vous les ruptures de contrat

DP 013 – Contractualisation et rupture

Résiliation du contrat d’apprentissage

Vérifier la composition du dossier Apprentis

(Check-list CFA-IURC complète)

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A

§ du référentiel

QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION

S

10

A

8

M

4

I

0

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – VOLET ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE

7.5 Comment suivez-vous les relations entre l’apprentis et l’entreprise pendant la formation?

DP 013 – Contractualisation et rupture /veille administrative entreprise

Réunion de coordination avec les maîtres d’apprentissage

Livret d’apprentissage et de liaison

Visite Tuteur CFA en entreprise

Comment assurez-vous l’organisation au quotidien de la formation ?

DP 013 veille pédagogique apprentis

Gestion des absences

Gestion des emplois du temps

Organisation des contrôles, des jury – saisie des notes

Coordination de visites ou déplacements étudiants

Quelles actions menez-vous en cas d’incohérence entre les résultats obtenus et les objectifs à atteindre pour l’obtention du diplôme

Quelles actions menez vous en cas d’absence d’un apprenti ?

Demande de justificatif

Bilan des absences et remontée au CFA IURC

Comment assurez vous la vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel»?

DP 013 veille pédagogique entreprise

Cohérence théorique/pratique

Livret d’apprentissage et de liaison:

-Bilan des activités en entreprise

-Fiches navettes – fiches bilan d’évaluation (livret d’apprentissage)

- Compte rendu de mission et de réalisation des tâches

Quelles actions menez-vous en cas d’incohérence les missions effectivement réalisées et les objectifs de la formation

Comment sont gérées les résultats des apprentis

DP 013 Inscription pédagogique

APOGEE, DIEGO

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A

§ du référentiel

QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION

S

10

A

8

M

4

I

0

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : VERIFIER

8.2.4 Qu’ est-ce qu’une formation conforme pour l’apprenti ou l’entreprise?

Respect des calendrier d’alternance

Respect des volumes horaires

Respect des visites planifiées

Bon déroulement des jurys

8.3 Comment gérez vous une non-conformité pour une formation en apprentissage

7.2.3 Comment enregistrez vous une réclamation client ?

•DP 050 Manager la qualité – FE 060 Réclamation client

•Mode d’identification du client et du motif de la réclamation (fiche de réclamation)

7.2.3 Comment et sous quel délai intervenez vous auprès du client pour lui proposer une solution d’attente ?

Délai maximum de 3 jours ouvrés

8.3 Quelles sont les actions mise en œuvre pour traiter la réclamation du client ?

Voir la nature des actions prises

4.1 De quelle manière informez vous la Direction des réclamations clients de votre composante ?

(retour du questionnaire au niveau de l’agence)

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : AGIR

8.5 A partir de quel moment mettez vous en place une action corrective / préventive ?

DP 050 Manager la qualité – FE 055 Action préventive – FE056 Action Corrective

FE061 Tableau de bord de gestion des actions

8.5 Comment traitez vous un plan d ‘actions correctives et préventives ?

Examen d’une fiche d’action

FE061 Tableau de bord de gestion des actions

RAPPORT D’AUDIT INTERNE FE 007 A