EVALUATION N° A4 : La vente

Compétences N-Acquises P-Acquises Acquises

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Contexte :

La ville de Plan d’Orgon

C'est le 27 juillet 1923 que le quartier d'Orgon connu sous le nom du "Plan" devenait la Commune de Plan d'Orgon. Aujourd’hui la commune approche les 3000 habitants, ce chiffre est en constante augmentation grâce aux nombreux lotissements et logements sociaux en construction. La municipalité propose de nombreuses structures, dont : une école primaire, une école maternelle et une crèche, une bibliothèque, un centre culturel, deux stades, deux city stades et un gymnase en construction. La mairie est une collectivité territoriale qui se situe au centre - ville de Plan d’Orgon.La mairie de Plan d’Orgon compte 50 agents repartis dans plusieurs services :

- DGS - Etat-civil - Secteur Périscolaire - Communication- Secrétariat - Marchés Publics- CCAS - Ressources Humaines- Services Techniques - Finances- Police Municipale - Urbanisme- Médiathèque - Accueil

La mairie possède un grand espace d’accueil comprenant un espace d’attente pour le public où des sièges confortables leur sont réservés.Des dépliants sur la commune, ses services et ses commerces sont à la disposition des usagers. Il y a également une photocopieuse grâce à laquelle les administrés peuvent réaliser des copies de leurs documents personnels, ce qui représente un avantage certain. Les personnes qui se déplacent à la mairie peuvent dupliquer les documents facilement. Il y a 3 guichets à la disposition du public pour effectuer leurs opérations.Les personnes se rendant à la mairie peuvent être des habitants du village, des entreprises, ou encore des touristes. Les habitants viennent principalement pour les différents formulaires, ou acte à effectuer en Mairie, les entreprises viennent pour des rendez-vous ou des appels d’offres, les touristes peuvent venir pour se renseigner sur la région et les activités proposées aux alentours.

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NOM : DATE : 16/05/2023

PRENOM :

CLASSE : 2ACC DUREE : 1 hNote Activité / 18Mise en évidence des informations / 01Présentation et orthographe / 01NOTE OBTENUE / 20

Votre mission :

Vous travaillez à l’accueil de la mairie de Plan d’Orgon. Le développement de votre village a des conséquences pour ses administrés et les différents responsables de services sont en réflexion permanente afin de toujours proposer le meilleur accueil possible. Madame GAGGIOLI, votre responsable sera absente toute la semaine mais avant son départ, elle vous a envoyé un mail afin de vous confier une mission qui lui tient à cœur.

Document 1   : Le courriel de votre responsable

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jeanne.gaggioli@plandorgonmairie.com

serviceaccueil@plandorgonmairie.com

Amélioration de l’accueil des administrés

Bonjour,

Comme vous le savez, nous recherchons la meilleure formule afin de limiter le temps d’attente et mieux orienter nos administrés. Dans ce cadre - là, je viens de recevoir différentes offres de fournisseurs (fichier joint) que je vous demande de comparer en tenant compte des critères suivants :

- Facile à utiliser- Taille de l’écran- 3 guichets minimum- Rapport qualité prix- Accès aux séniors- Accès aux étrangers

J’attends les conclusions de votre travail dans une note interne à me transmettre par pour jeudi matin.Merci de votre collaboration,

J. GAGGIOLIChef du service accueil et état civil

Document 2   : Les services proposés

- L’Accueil qui gère les demandes de Carte national d’Identité (CNI), les cartes grises et les permis de conduire.

- Le CCAS (Centre Communal d’Action Sociale) qui fournit des aides aux logements et à la personne.

- L’Etat Civil gère les mariages, les décès, les naissances de la commune, les élections et le cadastre.

- La Communication gère les demandes d’associations, le bulletin de la commune et le site internet de la ville.

- La Police Municipale qui s’occupe de la sécurité des habitants dans la commune.

- L’Urbanisme qui gère les permis de construire. - Les Finances gèrent la vente des tickets de cantine.- Le secteur périscolaire s’occupe de l’aide au devoir des enfants, des

heures de garde et de la cantine.

Document 3   : Proposition d’un fournisseur

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Correction de l’évaluation

1. Tableau de comparaison des offres

Différentes offres

Critères

Kit gestion file d’attente

Afficheur file d’attente avec numéro de guichet

Matériel de gestion de file d’attente virtuelle multiple

Facile à utiliser Le plus simple à utiliser

Un bon compromis Assez complexe

Accès aux séniors Adapté Adapté Inadapté à ce public par rapport à la technologie

Accès aux étrangers

Adapté Adapté Inadapté à ce public par rapport à la langue

Taille de l’écran Adapté Adapté Inadapté au local (trop grand)

3 guichets minimum

Fonctionnalité insuffisante (1 seul guichet)

Adapté Adapté

Rapport qualité - prix

Le moins cher Le meilleur rapport qualité - prix

Relativement cher

2. Note interne

Mairie de Plan d’Orgon le 16/05/2023DE :À :

Service ACCUEILMadame GAGGIOLI, Chef du service accueil

NOTE

OBJET : Choix d’une offre de matériel de gestion d’attente

PJ : Tableau comparatif des offres Vous m’avez demandé de comparer les offres de 3 fournisseurs. J’ai donc réalisé un tableau comparatif, en fonction de vos critères.

Il me permet de faire les suggestions ci-dessous : L’offre n°1 (Kit gestion file d’attente) est assez intéressante et répond à l’ensemble des critères, en

revanche, elle ne peut être retenue car elle est adaptée pour un guichet unique. La proposition n°3 (Matériel de gestion de file d’attente virtuelle multiple) s’élimine d’elle-même car

elle n’est pas du tout adaptée à la situation de notre Mairie. Il s’agit d’un matériel très sophistiqué, trop complexe à utiliser et particulièrement pour les publics séniors ou étrangers.

Seule la solution n°2 (afficheur file d’attente avec numéro de guichet) répond à l’ensemble de nos critères et semble donc être la mieux convenir à nos besoins. De plus, elle représente aussi le meilleur rapport qualité – prix.

Je préconise donc la SOLUTION n°2 et reste à votre disposition pour d’autres précisions éventuelles.

Le service Accueil

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