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Vous aussi ! Vous pouvez guérir de la réunionnite

Stop à la réunionniteDes ateliers efficacesDu temps gagné

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Avez-vous déjà vécu ?

La réunionnite Des ateliers passifs Du trop de post-it

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Pourquoi ce sujetest important ?

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1. Le temps de cerveau coûte cher, surtout en simultané

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2. La disponibilité commune est rare

Comment optimiser ?

1. Ne pas faire de réunions/ateliers2. Faire moins de réunions/ateliers

3. Faire mieux

1. Ne pas faire de réunions/ateliers2. Faire moins de réunions/ateliers

3. Faire mieux

L’objectif d’aujourd’hui !

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Partir des symptômes…

pour trouver des ingrédients

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SYMPTOME

Sortir de réunion en se disant “Tiens on aurait pu y arriver en 15 minutes”

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Ingrédients de compression de temps

LOI DE PARKINSON: A la place d’1h de réunion

● Ne booker la salle que 45 minutes

● Viser 30 minutes en objectif une fois sur place.

LOI DE PARETO : Après avoir vu l’Ordre du Jour

● Identifier les 20% qui font 80% de la valeur de la réu.

● Ne pas faire les 80 autres %, les sujets meurent tout seuls

LOI DU CORPS DEBOUT : Votre cerveau tourne plus vite et mieux avec les autres si vous êtes debout

● Faites le maximum debout ensemble. Tout ira plus vite naturellement

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SYMPTÔME

Etre 50 à une réunion où on pourrait être 3.

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Ingrédients de libération de personnes

LOI DES DEUX PIEDS:

● Si la réunion n’est pas utile pour vous, demandez si vous êtes utile pour la suite.

● Partez sinon● Acceptez tous les

départs sous cette règle

STOP AU “POUR INFO”:

● Si vous n’êtes là que pour “être au courant”, et que vous avez mieux à faire. Demandez un document plus tard et partez.

● Acceptez les départs sous cette règle

DEPART DECROISSANT:

● Identifiez en amont quels sujets concernent quelles personnes

● Traitez les dans l’ordre décroissant

● Laissez partir les non concernés (inclus vous même)

LES BINOMES PLUS TARD:

● Tout sujet qui ne concerne qu’un binôme est vu hors réunion

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SYMPTÔME

Sortir de réunion avec encore trop de boulot (CR, etc) accumulé par rapport aux sujets avancés

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Ingrédients anti-dette

LIVRABLE :

● Concentrer la session sur la production d’un livrable

● Préférez un résultat exploitable directement plutôt qu’un compte rendu à creuser

COMMUNIQUEZ EN SESSION:

● Envoyez le livrable en cours de session plutôt qu’après

“REUNIONS SCULPTURE”:

● Faites autant de réunion où vous “éliminez du reste à faire” que de réunions où vous “ajoutez du reste à faire” sur le projet

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SYMPTÔME

Une réunion qui dure longtemps parce que ça se fight inutilement et ça se répète

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Ingrédients de communication efficace

OBJECTIF COMMUN :

● Les participants ont-ils un objectif commun dans la discussion ?

● Si oui écrivez le et mettez le en plein milieu

VISUEL vs MEMOIRE DE TRAVAIL AUDITIVE :

● Certains participants se répètent-ils ?

● Si oui, écrivez le contenu et affichez le

PARLER DE SUJETS vs PARLER DE PERSONNES :

● Evitez l’hypothèse de “mauvaise intention”

● Si la discussion dérive sur les personnes, recentrez sur les sujets

CNV : Distinguez pour chacun

● Observation● Sentiment● Besoin● Demande ou

Requête

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SYMPTÔME

Une chaîne de digressions qui rend infini le temps de réunion

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Ingrédients anti-vrille

OBJECTIF COMMUN :

● Affichez l’objectif commun de la session en gros

● Posez la question sur le lien entre la discussion en cours et l’objectif

GARDIEN DE LA PAIX :

● En début de session, Légitimez une personne comme gardien(ne) du recadrage

● Un objet “Jeton” peut être utile pour incarner le gardien

PANCARTE DIGRESSION :

● Pour éviter de couper la parole, utilisez une pancarte “Hors sujet ?” accessible à tous

● Faites confirmer le statut “Hors sujet” à l’assistance

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Ingrédients anti-vrille 2

HORS PERIMETRE :

● Prenez le temps d’écrire ce qui est hors périmètre de la session

● Affichez le

BOITE A IDEES :

● Pour garder l’initiative, la divergence et les propositions, mettez en place une boîte à idées (réelle ou virtuelle)

● Déclarez la en début de session

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SYMPTÔME

Une réunion récurrente insatisfaisante et qui persiste à l’être

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Ingrédients d’amélioration continue

TOUR DE TABLE :

● En fin de session, s’il n’y a pas trop de participants, demander comment s’améliorer la prochaine fois en tour de table

ROTI (Return On Time Invested) :

● En fin de session, demandez une note de 1 à 5 à tous. 1 étant “j’ai perdu du temps” et 5 étant “j’ai gagné du temps”

● Interrogez rapidement les 1 sur les axes d’amélioration, laissez partir les autres

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Reminders de fin de session

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Résumé

Surpopulation

Durée infinie Loi de parkinsonLimiter le temps

Loi de Pareto80/20

Tout le monde debout

Loi des 2 piedsStop au “Pour

info”Départ

décroissant

Binôme = hors session

Explosion de la charge

Livrable Envoyer en session Réunion spécialeÉlimination de

boulot

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Résumé

Tour de table Note de ROTI

Problème d’organisationrécurrent

Digression incontrôlée

Dispute interminable

Objectif commun

Gardienanti

digression

PancarteDigression

Hors périmètre

Boite à idées

Visualiserobjectif

de chacun

VisualiserLes redondances

Parler sujetplutôt que

parler personne

Communication non violente

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4 principes

Gagner du temps en groupe est le problème de tout le groupe

Trop d’ingrédients tue les recettes

Suivre une règle bêtement est parfois pire que n’en suivre aucune, restez présents

Ce n’est pas parce qu’on arrête les réunions qu’on arrête de communiquer

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Retour sur session

Qu’avez-vous appris aujourd’hui ?

Qu’allez-vous appliquer dès maintenant ?

Avec quoi compléter cette formation ?

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Alexandre QUACH

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