ExpoVit®

e-dec

Logiciel pour le

traitement des exportations avec e-dec exportation

télécharger et archiver le DTE Importation

Manuel Etat juin 2012

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Généralités sur ExpoVit e-dec ............................................................................................... 4

Structure du manuel .............................................................................................................. 4

Premier démarrage et test ..................................................................................................... 5

Déplacement de l’emplacement d’enregistrement ................................................................. 5

Postes de travail supplémentaires ou nouveaux PC .............................................................. 6

Plusieurs sociétés et implantations (mandants) ..................................................................... 6

Etablissement de mandants .................................................................................................................... 6 Passage d’un mandant à l’autre .............................................................................................................. 6

Licence pour les transitaires et les agences en douane ......................................................... 7

Interfaces .............................................................................................................................. 7

Données de base .................................................................................................................................... 7 Données d’envoi...................................................................................................................................... 7

Conditions de licence ............................................................................................................ 7

Introduction e-dec exportation ............................................................................................... 8

Description sommaire du processus d’exportation e-dec exportation .................................... 8

Conditions préalables à l’utilisation d’e-dec exportation ......................................................... 8

Alternatives au traitement e-dec interne ................................................................................ 8

Structure à l’écran du module exportation ............................................................................. 9

Menu ..................................................................................................................................... 9

Fichier ...................................................................................................................................................... 9 Données de base .................................................................................................................................... 9 Outils ....................................................................................................................................................... 9 Configuration ........................................................................................................................................... 9

Barre d’outils ......................................................................................................................... 9

Onglets principaux ................................................................................................................10

Modèles ................................................................................................................................................. 10 Importation ............................................................................................................................................ 10 Liste d’envois ......................................................................................................................................... 10 Nouvel envoi / modèle / envoi ............................................................................................................... 10

Les boutons d’état ................................................................................................................11

Premiers pas : établissement des données de base .............................................................11

Expéditeur ............................................................................................................................................. 11 Déclarant ............................................................................................................................................... 11 Destinataires/adresses de livraison ...................................................................................................... 12 Transitaires ............................................................................................................................................ 12 Articles ................................................................................................................................................... 12 Devises .................................................................................................................................................. 12

Création de modèles ............................................................................................................13

Première étape : modèle de base ......................................................................................................... 13 Modèles de clients................................................................................................................................. 13

Etablissement et transmission des envois ............................................................................14

Etablissement des envois ..................................................................................................................... 14 Contrôle de plausibilité .......................................................................................................................... 15 Transmission de l’envoi à la douane ..................................................................................................... 15 Erreur dans les données de l’envoi ....................................................................................................... 15 Transmission de l’envoi au transitaire ................................................................................................... 16

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Corrections et annulations ....................................................................................................16

Comment faire pour corriger un envoi ?................................................................................................ 16 Comment faire pour annuler un envoi ? ................................................................................................ 16

Système en cas d’urgence ...................................................................................................17

Téléchargement de la décision de taxation électronique (DTE) ............................................17

Télécharger les DTE manuellement...................................................................................................... 17 Télécharger les DTE individuellement .................................................................................................. 17 DTE reçue par e-mail par le transitaire ................................................................................................. 18

Conseils et astuces ..............................................................................................................19

Marchandises jointes ............................................................................................................................ 19 Indication du poids des marchandises jointes ...................................................................................... 19 Somme de plusieurs produits avec le même numéro de tarif douanier (Carguer) ............................... 19 Carguer de produits de l’interface d’importation ................................................................................... 20 COV et alcool ........................................................................................................................................ 20 "Sans permis" ........................................................................................................................................ 20 Impression de l’EUR.1 .......................................................................................................................... 20

Introduction téléchargement et archivage DTE importation ..................................................21

Description sommaire du module DTE importation ...............................................................21

Conditions préalables au téléchargement de DTE importation .............................................21

Alternatives au téléchargement de DTE importation par vos soins .......................................21

Structure à l’écran du module importation ............................................................................22

Menu ....................................................................................................................................22

Données de base .................................................................................................................................. 22 Outils ..................................................................................................................................................... 22 Configuration ......................................................................................................................................... 22 Aide ....................................................................................................................................................... 22

Barre d’outils ........................................................................................................................22

Onglets principaux ................................................................................................................23

Bordereau .............................................................................................................................................. 23 Pièces justificatives ............................................................................................................................... 23

Bordereau ............................................................................................................................23

Téléchargement des bordereaux .......................................................................................................... 23 Impression du bordereau ...................................................................................................................... 23 Ajout des numéros des factures ............................................................................................................ 23 Afficher les pièces justificatives par bordereau ..................................................................................... 23 Archiver le bordereau ............................................................................................................................ 23

Pièces justificatives ..............................................................................................................24

4 types de pièces justificatives .............................................................................................................. 24 Ajout de vos numéros de commande ou d’ordre .................................................................................. 24 Rechercher les pièces justificatives ...................................................................................................... 24 DTE importation reçue par e-mail du transitaire ................................................................................... 24

Module DTE importation pour les transitaires et les agences en douane ..............................25

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Généralités sur ExpoVit e-dec ExpoVit e-dec est un logiciel pour le traitement des exportations avec la nouvelle procé-dure d’exportation e-dec exportation et pour le téléchargement et l’archivage des déci-sions de taxation électroniques (DTE) lors de l’importation. Le produit comprend les deux modules « Exportation » et « DTE importation ». Chacun des modules peut être utilisé séparément et la licence doit aussi être obtenue séparément. Dans le programme, il est possible de choisir entre le module Exportation et Importation. Si une entreprise utilise les deux modules et souhaite empêcher que les collaborateurs d’un secteur puissent accéder aux informations de l’autre secteur, il est possible de créer deux dossiers séparés sur le serveur où les données sont enregistrées, un pour l’exportation et l’autre pour l’importation. Moyennant des autorisations d’accès, les col-laborateurs ayant le droit d’accéder au module d’exportation ou d’importation peuvent ainsi être sélectionnés. Il n’en résulte aucuns frais supplémentaires, car une licence séparée doit de toute manière être acquise pour chaque module

Structure du manuel 1re partie: généralités sur ExpoVit e-dec Instructions sur l’installation d’ExpoVit e-dec et comment trouver des informations techniques, conditions de licence. 2e partie: e-dec exportation Instructions sur le fonctionnement d’ExpoVit e-dec et l’utilisation de la par-tie Exportation. 3e partie: DTE importation Traite la partie téléchargement et archivage DTE importation. Vous trouverez des explications générales sur le programme dans la 1re et 2e partie.

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Premier démarrage et test Vous pouvez télécharger et essayer ExpoVit®e-dec gratuitement et sans en-

gagement. La version de test est en même temps la version définitive. Toutes les don-

nées et tous les réglages sont maintenus. ExpoVit®e-dec peut être téléchargé très facilement à partir de notre site Internet www.transsoft.ch. Les usagers peuvent le faire eux-mêmes sans aucun risque. Après l’actionnement du bouton de téléchargement, le programme indique au besoin qu’il faut disposer de Java (ou d’une version plus récente de Java). Cliquez ensuite sur le lien Java. Si cela ne fonctionne pas, vous recevrez un message que des droits d’administrateur sont requis. Dans ce cas, adressez-vous à votre service informatique. Au démarrage d’ExpoVit®e-dec, pendant la phase de test, vous vous trouvez dans le masque Enregistrement. Sous les 4 onglets, vous pouvez entrer les données néces-saires afin de pouvoir travailler productivement par la suite. Pour essayer le produit, il n’est pas nécessaire de remplir les 5 onglets. Nous vous recommandons de remplir dès que possible l’onglet Emplacement d’enregistrement. Choisissez (avec votre service informatique) un lecteur qui est sauvegardé quotidiennement ou au minimum une fois par semaine. Si plusieurs personnes travaillent avec ExpoVit®e-dec, choisissez le même emplacement d’enregistrement sur tous les autres postes de travail. L’ensemble des données et des réglages sera alors repris automatiquement. Si vous souhaitez envoyer des échantillons d’envois à la douane pendant la phase de test, les onglets 1 - 3 doivent être remplis. A ce stade, l’utilisation du logiciel reste gratuite et sans engagement de votre part. Dans le masque Enregistrement, vous pouvez actionner le bouton Test pour ouvrir le programme.

Déplacement de l’emplacement d’enregistrement Vous pouvez déplacer en tout temps l’emplacement d’enregistrement de vos données e-dec. Pour ce faire, dans l’Explorateur, créez un nouveau dossier (p. ex. : K:/export/e-dec), puis choisissez le nouvel emplacement d’enregistrement dans ExpoVit®e-dec sous Configuration Enregistrement Emplacement des données. Quand vous cli-quez sur le bouton Déplacer l'emplacement des données, ExpoVit e-dec vous de-mandera si vous souhaitez copier toutes les données de l’emplacement d’enregistrement actuel dans le nouvel emplacement d’enregistrement. Si vous cliquez sur « Copier », toutes les données seront copiées dans le nouvel emplacement.

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Postes de travail supplémentaires ou nouveaux PC Si des PC supplémentaires ou nouveaux sont équipés d’ExpoVit®e-dec, dans un pre-mier temps, le programme doit être téléchargé de notre site Internet sur le PC. (L’utilisateur doit avoir ouvert une session sur le PC). Ensuite, dans la grille de l'Enre-gistrement chez Emplacement des données, il suffit de choisir le même chemin pour l'Emplacement des données que sur les autres PC et toutes les données y c. la licence seront reprises automatiquement.

Plusieurs sociétés et implantations (mandants) Toutes les sociétés, filiales ou succursales juridiquement indépendantes doivent pos-séder leur propre numéro TIN et par conséquent leur propre licence ExpoVit®e-dec. Pour chaque licence, un emplacement des données séparé doit être défini et le pro-cessus d’inscription doit être effectué. Avec cette solution vous recevrez de nous pour chaque mandant une facture séparée pour les transactions. Cette procédure peut aussi être employée lors de la répartition par centres de profit.

Si vous saisissez des envois pour plusieurs sociétés avec une seule licence Expo-Vit®e-dec, les DTE de toutes les sociétés sont conservées dans le même dossier. Dans ce cas nous vous remettrons une facture unique pour les transactions de toutes les sociétés, car il ne serait pas possible d’établir un décompte détaillé.

Etablissement de mandants Dans Explorer, créez un dossier pour chaque mandant. Par exemple :

K:/Export/e-dec

Société A

Société B

ou S:/ Société A/Export/e-dec T:/ Société B/Export/e-dec

Choisissez ensuite dans ExpoVit e-dec sous Configuration Enregistrement Em-placement des données le sous-répertoire voulu et cliquez sur le bouton Déplacer l'emplacement des données. A la question si vous souhaitez copier les données de l’emplacement d’enregistrement actuel, répondez « Ne pas copier ». L’emplacement d’enregistrement sera changé et l’onglet Emplacement des données devient vert. Les trois autres onglets sont rouges. Complétez à présent l’inscription jusqu'à ce que tous les points soient verts. Passage d’un mandant à l’autre A partir d’un PC, vous pouvez exécuter des exportations pour plusieurs sociétés juridi-quement indépendantes avec leur propre numéro TVA et numéro TIN. Pour ce faire, sélectionnez dans ExpoVit sous Configuration Options Mandants avec le bouton Plus (+) les Emplacement des données voulus des mandants et con-firmez le dialogue avec le bouton OK. Un nouveau champ de sélection apparaît alors dans l’en-tête du masque ExpoVit, où vous pouvez passer facilement d’un mandant à l’autre. Cette opération doit être effectuée sur chaque poste de travail.

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Licence pour les transitaires et les agences en douane Les transitaires, agences en douane et les autres prestataires de services e-dec peu-vent traiter les exportations pour plusieurs clients avec une seule licence. Définissez chacun de vos clients (exportateurs) individuellement sous Données de base Expéditeur. Si vous créez à présent un modèle pour un nouveau destinataire, cliquez sur l’expéditeur à partir des données de base dans les données de l’en-tête du modèle. Vous pouvez mémoriser tous les modèles dans le dossier standard ou créer un sous-répertoire lorsque vous enregistrez le modèle de chaque client, ce qui offre une meil-leure vue d’ensemble lors de l’ouverture des modèles. Avec cette solution, nous vous remettrons une facture unique pour les transactions. Si vous souhaitez une facture séparée pour chaque client, vous aurez besoin d’une li-cence individuelle pour chaque client (voir « plusieurs mandants »).

Interfaces Le nouvel ExpoVit®e-dec vous offre plusieurs interfaces. Données de base Vous pouvez reprendre les données du client et du transitaire de votre ERP. L’exportation des données d’ERP doit être effectuée par votre service informatique. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet sur www.transsoft.ch sous ExpoVit e-dec Interface ERP Importation des données de base (ExpoVit e-dec Schnittstelle ERP Import Stammdaten.). Données d’envoi Vous pouvez importer des ordres de transport entiers avec les données de l’en-tête et les données des marchandises, ce qui évite de devoir importer les données de base. Les interfaces doivent cependant être programmées par votre service informatique. Vous trouverez plus d’informations sur l’importation d’envois entiers sur www.transsoft.ch sous ExpoVit e-dec Interface ERP Importation des données des envois (ExpoVit e-dec Schnittstelle ERP Import Sendungsdaten). Si vous travaillez avec des interfaces, ouvrez d’abord le modèle du client (avec quelques données de base), puis importez un ou plusieurs ordres à partir de l’onglet Import en cliquant sur la flèche verte.

Conditions de licence Vous trouverez nos conditions de licence actuelles sous www.transsoft.ch ExpoVit®e-dec Documentation Conditions de licences

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Introduction e-dec exportation A partir de 2011, le processus informatisé sera obligatoire pour les exportations et le formulaire 11.030 sera par conséquent supprimé. Les déclarations d’exportation à la douane suisse pourront alors se faire exclusivement par voie électronique. Pour la communication avec le système douanier, l’exportateur doit disposer d’un logiciel spé-cifique. Pendant une phase de transition, le transitaire pourra continuer à utiliser l’ancien logiciel NCTS exportation (justificatif d’exportation rose 11.38). En vue de la nouvelle procédure, TransSoft GmbH a développé la solution ExpoVit®e-dec pour les PME, dans le but de simplifier les déroulements complexes. Un autre cri-tère était le développement d’une solution complète de coût avantageux, contenant les principaux éléments nécessaires à l’exportation, mais sans fonctions coûteuses.

Description sommaire du processus d’exportation e-dec exportation Avec e-dec exportation, vous saisissez les données d’exportation et les envoyez par voie électronique à l’administration des douanes. En l’espace de quelques secondes, vous recevez la réponse de la douane. Si la déclaration est correcte et est acceptée par la douane, la liste d’exportation pour les marchandises, au format PDF, est jointe à la réponse. Sur la base de cette liste d’exportation et des marchandises, la douane procède alors au dédouanement de l’expédition d’exportation. Une fois l’exportation effectuée, ExpoVit e-dec télécharge la décision de taxation élec-tronique (DTE) auprès du système douanier. La DTE doit être conservée sous forme électronique pendant 10 ans et constituera à l’avenir la seule attestation TVA juridi-quement valable pour les marchandises exportées.

Conditions préalables à l’utilisation d’e-dec exportation Pour que vous puissiez traiter vos exportations e-dec, vous devez, d’une part, être en-registré auprès de la douane. Vous recevrez alors le numéro TIN, le numéro de transi-taire et le certificat électronique avec le mot de passe. Les formulaires nécessaires à l’inscription peuvent être téléchargés préremplis sur notre site Internet. D’autre part, vous devez disposer d’un logiciel pour la saisie des données et la com-munication avec le système douanier.

Alternatives au traitement e-dec interne Vous pouvez confier le traitement des exportations à un transitaire ou à un autre pres-tataire de services. Toutefois veuillez noter que vous devez pouvoir avoir accès en tout temps et immédiatement à toutes les DTE. Cela n’est guère possible si elles ne sont pas archivées dans votre entreprise. Dès que vous travaillez avec plusieurs transi-taires, services de courrier et clients enlevant eux-mêmes la marchandise, des pro-blèmes et des surcoûts risquent d’apparaître. Vous trouverez des informations com-plémentaires à ce sujet sur notre site Internet.

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Structure à l’écran du module exportation

Menu

Barre d’outils

Onglets

principaux

Etat de l’envoi Etat de la douane Onglets d’envoi Numéro de la douane

Menu Fichier Ici vous pouvez enregistrer un envoi ou un modèle, enregistrer une version modifiée du modèle, imprimer des formulaires ou quitter le programme.

Données de base Ici vous pouvez créer et enregistrer les données de base, telles que les expéditeurs, déclarants, destinataires, transitaires, la liste des tarifs douaniers et les devises. Les données de base telles que les expéditeurs, transitaires, etc. peuvent être importées à partir de l’ERP. Votre service informatique doit programmer les interfaces en consé-quence. Outils Des fonctions supplémentaires sont à votre disposition ici. Vous pouvez envoyer un avis d’envoi au destinataire, envoyer par e-mail la DTE à l’expéditeur (pour les transi-taires) ou importer les DTE reçus par e-mail dans votre dossier ExpoVit. Configuration Ici vous pouvez procéder aux réglages tels que la configuration de l’imprimante, choisir le système de test ou le système productif, les enregistrements de la licence et d’autres options

Barre d’outils Les principales fonctions sont accessibles directement à partir de la barre d’outils. La signification des différentes fonctions est expliquée au paragraphe « Premiers pas ».

Etablir un nouvel envoi

Enregistrer (envoi ou modèle)

Produire l'envoi à partir du modèle

Vérifier l'envoi

Transmettre l'envoi à la douane

Transmettre l'envoi au transitaire par e-mail

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Onglets principaux

Modèles Pour chaque client, vous pouvez saisir un modèle avec toutes les données fixes et l’ouvrir au besoin. Sous cet onglet se trouvent tous vos modèles de clients. Importation Si votre fabricant ERP offre une interface avec ExpoVit®e-dec, vous pouvez reprendre l’ensemble de l’envoi ici avec toutes les données des marchandises, après quoi vous n’aurez plus besoin de saisir les données manuellement. Liste d’envois Ici sont affichés tous les envois saisis. Une fois la liste d’exportation obtenue, les en-vois restent pendant 30 jours dans la section des envois. Une fois la DTE obtenue, les envois passent automatiquement à la section des archives, où ils doivent être conser-vés pendant 10 ans. Après réception de la liste d’exportation, les envois ne peuvent plus être supprimés. Les modifications apportées à un envoi apparaissent dans la liste des envois seule-ment une fois qu’elles ont été enregistrées. Nouvel envoi / modèle / envoi Après avoir commandé la licence, au lancement d’ExpoVit®e-dec, vous vous trouvez directement dans un masque d’envoi vide. Vous pouvez reprendre ici un modèle de client à partir de l’onglet Modèles et le traiter avec les données de marchandises et les formulaires. A partir de ce masque, vous pouvez vérifier, après la saisie des données, s’il y a des erreurs internes, puis envoyer les données e-dec à la douane et transmettre l’envoi par e-mail au transitaire. L’astérisque * devant le nom indique que l’envoi ou le modèle contient des modifications qui n’ont pas encore été enregistrées.

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Les boutons d’état Premier bouton

Envoi vérifié en interne

Envoi transmis correctement à la douane et liste d’exportation re-çue

La douane a refusé l’envoi, celui-ci doit être corrigé

Deuxième bouton

Envoi remis au transitaire

Troisième bouton

La liste d’exportation avec des codes barres a été présentée à la douane et l’envoi a été exécuté. La DTE sera établie au cours des 2 à 6 prochains jours et ExpoVit e-dec la téléchargera ensuite au-tomatiquement.

DTE reçue correctement par le système douanier

Tout le champ en rouge

L’envoi est en suspens depuis 25 jours et va bientôt expirer

Premiers pas : établissement des données de base Expéditeur Vous pouvez saisir ici les données de votre entreprise. Le nom, la rue, le NPA, la loca-lité, le pays et le numéro TVA sont des champs obligatoires. Normalement vous avez besoin d’un seul expéditeur. Les autres champs sont destinés à la version pour man-dants (les transitaires qui saisissent des données pour des clients) ou pour des ordres d’enlèvement, etc. L’utilisation de plusieurs sociétés et emplacements est décrite à la page 18. Les exportateurs habilités entreront dans ce masque leur numéro d’accréditation. (Celui-ci est nécessaire si une facture doit être établie avec ExpoVit®e-dec). Déclarant Vous pouvez saisir ici votre société et toutes les personnes de votre entreprise qui sont autorisées à traiter les données d’exportation e-dec. Le système douanier vérifie à chaque envoi si le numéro TIN a été communiqué par le déclarant. La numérotation et le nom doivent concorder avec votre demande du numéro TIN. Si vous procédez vous-même aux déclarations e-dec, vous tenez lieu de transitaire quant au règlement des formalités douanières. Si vous enregistrez ici votre no de téléphone et votre adresse e-mail, ceux-ci seront repris automatiquement dans vos e-mails et documents.

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Destinataires/adresses de livraison Vous n’avez normalement pas besoin de remplir ces données de base. Lors de l’établissement d’un modèle, les destinataires et les adresses de livraison sont norma-lement saisis directement dans le masque d’envoi. Si un client a différentes adresses de livraison, vous pouvez saisir les adresses ici ou établir un modèle séparé pour chaque adresse. ExpoVit®e-dec vous offre la possibilité d’importer des adresses à par-tir de l’ERP. Votre service informatique doit programmer les interfaces nécessaires en conséquence. Vous trouverez les informations nécessaires à ce sujet sur notre site In-ternet. Transitaires Si vous saisissez ici vos transitaires et en particulier l’adresse e-mail, cela simplifiera grandement l’envoi de l’ordre de transport électronique. Si vous travaillez avec un tran-sitaire ayant différents départements, vous pouvez le saisir plusieurs fois avec chacun des départements et adresses e-mail. Vos e-mails parviendront ainsi toujours à l’adresse correcte. Vous pouvez aussi lier ces champs avec votre ERP. Articles Vous pouvez saisir ici vos produits les plus fréquents et si nécessaire les reprendre fa-cilement dans les données des marchandises par la suite. Laissez le champ Nombre d’unités d’emballage vide. Si vous avez des poids de marchandises constants, vous pouvez saisir le poids par colis. Ce poids sera ensuite multiplié par le nombre d’unités d’emballage ou la quantité supplémentaire (dépend de la sélection dans le champ Estimation).

Recommandation importante : Laissez le champ Devise vide. Si vous établissez un nouvel envoi par la suite, ExpoVit®e-dec reprend dans les données de l’en-tête la de-vise par défaut pour le client correspondant.

Pour les données des marchandises, la douane exige à présent, selon l’emballage, l’introduction d’une référence/numéro. Une astuce pour simplifier est d’entrer le nom de votre entreprise pour chaque poste et de sélectionner par la suite la désignation cor-recte pour le premier poste. Conseil 2: Si vos envois sont toujours dotés de l’adresse du client, laissez le champ Marques/numéro vide dans la liste d’articles. Pour les modèles, complétez dans les données de l’en-tête, dans le champ Marques/numéro par défaut le nom, le pays et la localité (Meier, D-Hamburg) du client. Lorsque vous établirez ensuite un nouvel envoi, ExpoVit®e-dec reprendra automatiquement la valeur par défaut à partir des données de l’en-tête dans les postes des marchandises. Devises Vous pouvez saisir ici d’autres devises et entrer par la suite la devise pour les données des marchandises selon la facture. Le logiciel convertit alors automatiquement cette devise en CHF selon le cours de change enregistré.

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Création de modèles Première étape : modèle de base En premier, créez un modèle de base. Vous pourrez ensuite établir tous les autres modèles à partir du modèle de base, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps. Les modèles de l’ancienne version ExpoVit®plus ne peuvent malheureusement pas être repris. Créez un nouvel envoi (Fichier Nouveau) et sous l’onglet Données de l’en-tête cli-quez sur l’Expéditeur et éventuellement un Déclarant. Si c’est principalement la même personne qui procède à l’exécution de l’exportation, elle peut déjà être définie ici. Si plusieurs personnes s’en occupent, laissez ce champ vide et cliquez sur le déclarant seulement pour un envoi effectif. Sous l’onglet Formulaires, vous pouvez ouvrir l’ordre de transport et tous les autres formulaires dont vous avez besoin. Dans l’ordre de transport, à droite en bas, remplis-sez le champ Localité. Dans EUR.1, au recto, les champs Pays d’origine et Localité, et au verso les champs Déclaration et Pièces justificatives. Echantillon pour la déclaration et les pièces justificatives :

Déclaration: Traitée entièrement selon la liste ou marchandises de zone à nouveau exportées sans modifica-tions

Pièces justificatives: Les justificatifs sont chez l’exportateur Enregistrez le modèle avec Ficher Enregistrer comme modèle. Si vous choisissez « expéditeur » comme nom de fichier, le modèle apparaît toujours en début de liste. Modèles de clients Vous pouvez créer pour chacun de vos clients un modèle avec toutes les données fixes. Pour ce faire ouvrez votre modèle d’expéditeur (double-cliquer sur le modèle sous l’onglet modèles) et complétez tous les champs constants pour ce client. Veuillez noter que dans e-dec le déclarant, les Incoterms et le type de transport doivent être communiqués à la douane. Dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas savoir quel est le type de transport (moyen de transport avec passage de la frontière). Si vous n’êtes pas sûr, pour le Mode de transport, mettez « transport routier » et pour le Code de pays du moyen de transport « CH ». (Ces données sont nécessaires pour les statistiques). La douane vé-rifie actuellement si le transitaire pourrait encore modifier ces informations par la suite. Définissez aussi les autres formulaires nécessaires pour ce client en cliquant sur les formulaires correspondants sous l’onglet Formulaires. Enregistrez le modèle avec Ficher Enregistrer modèle sous en choisissant un nom approprié. Supprimer des modèles Cliquez sous l’onglet Modèles, avec le bouton droit de la souris, sur le modèle à sup-primer et, dans le menu contextuel, sélectionnez l’option Supprimer le modèle.

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Etablissement et transmission des envois Etablissement des envois Si vous devez établir des documents d’exportation pour un nouveau client, ouvrez d’abord le modèle de client correspondant. Pour produire un envoi à partir d’un modèle, choisissez Fichier Produire envoi ou appuyez sur le bouton correspondant dans la barre d’outils. Si le champ Numéro de l’envoi est encore vide, un numéro d’envoi basé sur la date du jour sera attribué auto-matiquement. Vous pouvez aussi attribuer un numéro d’envoi vous-même, p. ex. votre numéro de commande. Le numéro de l’envoi peut être modifié à volonté tant que l’envoi n’a pas encore été transmis pour la première fois à la douane. Vous pouvez aussi conserver le numéro de l’envoi généré automatiquement et enregistrer votre nu-méro de l’ordre ou de la facture dans le champ Notre référence. Par la suite, vous pourrez ainsi rechercher vos envois très facilement selon ces numéros dans la liste des envois. Les modifications peuvent être enregistrées en continu avec Ficher En-registrer envoi ou avec l’icône Disquette dans la barre d’outils. Vous vous trouvez à présent dans les données de l’en-tête. Vérifiez d’abord si les données fixes sont correctes dans ce cas (déclarant, transitaire, Incoterms etc.). Passez ensuite aux données des marchandises et saisissez vos marchandises. Vous pouvez entrer vos produits de la liste des articles (Données de base Liste des

articles) en cliquant sur le bouton + et la compléter par d’autres données variables

telles que le nombre, net, brut, la valeur, etc. Pour les données des marchandises, la douane exige à présent l’introduction d’une référence/numéro pour chaque emballage. Voyez à ce sujet les données de base/articles, conseil 2. Si vous avez besoin d’EUR.1 ou d’EUR-MED, il est important que vous spécifiiez pour chaque poste en cochant si la marchandise bénéficie d’un régime préférentiel. (Cela peut être défini déjà dans la liste des articles). Lors de l’impression, seules les postes activés seront alors imprimés. Le numéro EUR.1 (du formulaire original) doit être entré sous l’onglet Formulaires en haut à droite sur le formulaire EUR.1. Sous l’onglet Formulaires, vous pouvez déterminer les formulaires dont vous avez besoin. Pour ce faire, cliquez sur les formulaires souhaités. Nous vous recommandons de joindre un ordre de transport à chaque envoi que vous transmettez au transitaire (cela ne vous coûte rien). Les formulaires sont remplis avec les données déjà saisies. Vous pouvez ensuite les compléter par d’autres données. Pour EUR.1 vous avez besoin du formulaire origi-nal comme par le passé.

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Contrôle de plausibilité Après la saisie de l’envoi, vous pouvez contrôler qu’il ne comporte pas d’erreurs. Pour ce faire, cliquez sur le symbole avec la coche jaune. Une fois que tous les champs ont été remplis correctement, une coche verte apparaît dans le bouton d’état, sinon un point rouge. S’il y a des erreurs ou s’il y a des champs qui n’ont pas été remplis, les champs et les onglets correspondants s’affichent en rouge. Lorsque vous y positionnez la souris, des informations sur l’erreur apparaissent. Les champs peuvent alors être corrigés et contrôlés à nouveau. Le contrôle interne doit donner un résultat positif avant que vous puissiez transmettre l’envoi à la douane.

Transmission de l’envoi à la douane Vous pouvez à présent transmettre l’envoi à la douane en cliquant sur le symbole cor-respondant. Après quelques secondes, vous recevrez une réponse. Normalement un symbole PDF devrait apparaître dans le premier bouton d’état. Cela signifie que l’envoi a été accepté par la douane et ne comporte aucune erreur. Vous pouvez ouvrir ce PDF avec un clic. Il contient la liste d’exportation pour votre envoi et vous pouvez l’imprimer. La liste d’exportation remplace le précédent formulaire ED 11.030 et doit impérative-ment être joint en un exemplaire aux autres documents remis au transitaire. Si par la suite la transmission par e-mail au transitaire fonctionne correctement, celui-ci peut imprimer lui-même la liste d’exportation envoyée. Erreur dans les données de l’envoi Dans ce cas l’envoi sera refusé par le système douanier. Le premier bouton d’état de-vient rouge et vous recevrez un ou plusieurs messages d’erreur. Tous les champs de saisie comportant des erreurs sont marqués en rouge. Lorsque vous y positionnez la souris, des informations apparaissent sur l’erreur. Corrigez les champs et transmettez l’envoi de nouveau à la douane. Vous pouvez répéter cette opération plusieurs fois. (Remarque : la douane procède à un contrôle de plausibilité notamment pour chaque poste de marchandises, p. ex. une valeur limite supérieure et inférieure est fixée pour la valeur et le poids de chaque poste de tarif). Si une erreur apparaît dans un produit des données de base des articles (p. ex. autorisation), il faut la corriger dans les don-nées de base, sinon le message d’erreur continuera toujours d’apparaître par la suite. La liste d’exportation est valable pendant 30 jours. La marchandise doit être exportée dans ce délai. Après 25 jours, vous recevrez un rappel de la douane et toute la ligne dans la liste des envois s’affiche alors en rouge. Après 30 jours, la liste d’exportation expire. Si vous n’avez effectivement pas exporté l’envoi, vous pouvez alors le suppri-mer dans la liste des envois ou le transférer manuellement dans les archives à des fins de documentation (bouton droit de la souris archiver l'envoi).

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Transmission de l’envoi au transitaire Vous avez deux possibilités pour l’envoi des e-mails à vos expéditeurs. a) Envoi par votre Outlook Si vous avez installé Outlook, nous vous recommandons de choisir cette option. (Ne fonctionne ni avec MAC, ni avec Linux, et ni si vous avez mis en place un autre pro-gramme e-mail par Windows.) Pour changer, choisissez dans la configuration/ Option / e-mails, “envoyer l’e-mail via Outlook (conseillé)”. Avec cette solution les e-mails envoyés figurent dans le fichier Outlook “Objets en-voyés”. b) Envoi par notre mail-serveur Si, chez vous, l’envoi par Outlook ne fonctionne pas, choisissez l’option “envoyer les e-mail par le serveur TransSoft”. Activez “Mettre l’adresse e-mail de l’expéditeur dans l'e-mail“. Si, un destinataire d’e-mail utilise un programme mail, qui reconnaît que l’expéditeur (vous) et le serveur de l’expéditeur (le nôtre) ne concordent pas, alors vos mails sont bloqués. Dans ce cas, désactivez “ Mettre l’adresse e-mail de l’expéditeur dans l'e-mail“. Ensuite mettez dans la ligne correspondante Ordre de transport de “Nom de votre société”. Ainsi l’expéditeur concerné voit de qui provient le mail et ne l’efface pas croyant à un Spam. Avec cette solution, le problème pourrait surgir de mails en retour (absences et réponses) qui ne vont pas chez vous (avec votre adresse) mais sur notre serveur. Afin que vos ordres arrivent tout de même, il est recommandé de consigner chez le destinataire un groupe de personne ou plusieurs personnes. Lors des mails de réponses (adresse du destinataire de notre serveur), l’expéditeur devait entrer votre adresse manuellement.

Corrections et annulations

Comment faire pour corriger un envoi ? Tant que l’exportation n’a pas été effectuée, vous pouvez encore modifier les données de l’envoi. Pour ce faire, corrigez l’envoi chez vous et renvoyez-le à la douane. Dans les données de l’en-tête, entrez « 2 rectification » pour le code de correction et « 1 demande adressée avant que le contrôle n’ait été effectué » pour le motif de la correc-tion. Vous recevrez ensuite une nouvelle liste d’exportation avec un 2 comme dernier chiffre du numéro de déclaration en douane. Comment faire pour annuler un envoi ? Après réception de la liste d’exportation, l’envoi ne peut plus être supprimé. Vous avez 2 possibilités pour l’annuler :

Transmettre à nouveau l’envoi à la douane avec le code de correction « 0 Annu-lation » en indiquant le motif de la correction. Une justification écrite doit être jointe à la demande.

Ou bien mieux : attendez simplement que l’envoi arrive à échéance. Après 30 jours, vous recevrez un message correspondant de la douane, puis il vous suffit de supprimer l’envoi dans votre liste des envois.

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Système en cas d’urgence

En cas de panne du système de la douane ou de votre connexion Internet, il existe un système en cas d’urgence. Saisissez votre envoi comme d’habitude. Activez dans l’onglet Formulaires le formu-laire Feuille en cas d’urgence situé tout en bas. Imprimez la feuille en cas d’urgence et remettez-la au transitaire. IMPORTANT : dès que les systèmes fonctionnent à nouveau, vous devez transmettre l’envoi après coup à la douane, selon la méthode habituelle.

Téléchargement de la décision de taxation électronique (DTE) Une fois que l’envoi a été effectué, la douane met à disposition la DTE dans les 2 - 5 jours. ExpoVit®e-dec télécharge celle-ci automatiquement et un PDF de confirma-tion apparaît dans le troisième champ d’état. La DTE au format XML contient les données d’exportation, un certificat et une signa-ture. Elle doit être archivée pendant 10 ans et constitue la seule attestation TVA juri-diquement valable pour les marchandises exportées. La DTE est archivée automati-quement avec ExpoVit®e-dec. Vous devez uniquement veiller que la DTE est conser-vée dans un dossier qui est sauvegardé quotidiennement ou au minimum une fois par semaine (Configuration Enregistrement Emplacement des données). Vous pou-vez ouvrir la DTE comme document PDF et l’imprimer. Ce fichier PDF ne constitue ce-pendant pas un document valable pour la TVA. Vous pouvez télécharger la DTE par la suite auprès du système douanier pendant 10 ans. L’archivage auprès de la douane n’est en revanche pas autorisé et n’est pas va-lable juridiquement. Selon le CO, la personne chargée de la comptabilité doit conser-ver tous les documents pendant 10 ans et pouvoir les présenter immédiatement au be-soin. De plus la douane ne peut pas garantir que les données sur le système douanier soient à l’abri de toute panne, suite à laquelle les données pourraient éventuellement ne plus être accessibles. Télécharger les DTE manuellement Peu après le lancement du programme, ExpoVit e-dec télécharge tous les DTE mis à disposition sur le serveur de la douane. Si vous souhaitez télécharger entre-deux des DTE mis à disposition par la douane, dans la liste des envois, cliquez dans la barre d’outils sur la croix suisse avec la flèche vers la gauche. Télécharger les DTE individuellement Si la DTE d’un envoi n’est pas toujours pas arrivée après un certain laps de temps, vous pouvez aussi la télécharger individuellement du serveur de la douane. Pour ce faire, ouvrez l’envoi correspondant et positionnez le pointeur de la souris sur le champ d’état pour la DTE. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la boîte, puis dans la liste de sélection sur Télécharger DTE. Si le message « La déclaration recherchée n'est pas dans un statut autorisé » apparaît, la liste d’exportation n’a pas encore été présentée à la douane. Dans ce cas, veuillez prendre contact avec votre transitaire.

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Télécharger des DTE pour des envois notifiés par un tiers avec votre no TIN Sous Tools Télécharger la DTE du serveur de la douane, donnez l’intervalle de temps. La liste de tous les envois correspondants s’affichera (bouton 1. DTE lister). Toutes les DTE pour lesquelles aucun envoi n’est disponible dans la liste des envois apparaîtront. Avec le bouton Télécharger DTE, les DTE figurant dans la liste seront té-léchargées et ajoutées à la liste des envois. DTE reçue par e-mail par le transitaire Il est possible que vous receviez des DTE par e-mail du transitaire avant que vous ayez migré vers ExpoVit®e-dec ou qu’il ait à nouveau exécuté l’envoi avec e-dec mal-gré votre liste d’exportation. Dans ces cas, enregistrez temporairement les DTE reçues par e-mail. Vous pouvez ensuite importer le fichier dans votre ExpoVit®e-dec avec Tools Importer la DTE (recu par e-mail. Par la suite vous aurez ainsi toutes les DTE archivées au même endroit. La DTE ne vous est pas renvoyée Si vous ne recevez pas la DTE en retour et vous ne pouvez pas la télécharger direc-tement, prenez contact avec votre transitaire. Il arrive que celui-ci ne remarque pas qu’une liste d’exportation a été jointe à l’envoi et qu’il exécute donc l’envoi à nouveau. Outre le fait que la DTE ne revient pas automatiquement dans votre système, le transi-taire exigera en plus de vous une taxe pour l’exécution e-dec.

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Conseils et astuces Marchandises jointes Diverses marchandises exportées dans un emballage unique ou un type d’emballage unique (palette ou carton) peuvent être saisies comme suit : sur la première ligne faire figurer l’emballage y c. le Nombre d'emballage et Marques/numéro. Sur toutes les autres lignes, indiquer l’emballage comme étant « joint ». Laisser vides le Nombre d'emballage et Marques/numéro.

Exemple pour des marchandises jointes. La tare totale de 10 kg a été ajoutée au pre-mier poste, où figure l’emballage. Indication du poids des marchandises jointes Si vous avez des postes joints, il faut que le poids brut et le poids net de chaque poste soit saisi correctement. Normalement, le poids net est connu pour les différents postes. Entrez tous les produits dans ExpoVit®e-de et saisissez comme poids brut la même va-leur que le poids net. A la fin, vous obtenez au bas de la liste le poids net total (le poids brut total est identique). Le poids brut total est normalement connu ou peut autrement être évalué. Ajoutez ensuite, pour le poids brut du premier poste, la différence entre le poids brut total et le poids net total brut (pour ne pas avoir le même poids que le poids net). Vous avez alors le poids brut total correct sur la liste. Somme de plusieurs produits avec le même numéro de tarif douanier (Carguer) Tous les produits qui ont le même numéro de tarif douanier peuvent être rassemblés en un poste unique. Pour ce faire les Nombres d'emballages, Masses brute et -nette, ainsi que les le valeur statistique doivent être additionnées. Jusqu'à présent, vous de-viez faire cela manuellement ou avec une calculatrice. A présent, vous pouvez entrer tous les postes ligne par ligne dans ExpoVit®e-dec puis cliquer sur le bouton Carguer. Un nouvel onglet Données douanière s’ouvre et tous les produits avec le même nu-méro de tarif douanier sont rassemblés. Les différentes préférences (EUR.1) ou clés sont prises en considération. Les données rassemblées sont transmises à la douane et apparaîtront sous forme rassemblée sur la liste d’exportation et sur EUR.1 et UZ/BG. Sur la facture et le bulletin de livraison, les données sont reprises sous forme non ras-semblée.

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Carguer de produits de l’interface d’importation Si vous reprenez les données de l’ordre de votre ERP via l’interface d’importation, il ar-rive souvent que vous avez plusieurs postes de marchandises avec le même numéro de tarif douanier. Tous les postes avec le même numéro de tarif peuvent être carguer (voir ci-dessus). Pour les désignations des marchandises, vos désignations internes sont reprises. La douane exige cependant les désignations usuelles du commerce, p. ex. non pas « GH12-55/4 » mais « cuisinière à gaz », ni la description figurant dans les tares. Dans ces cas sous Données de base Terme générique douanière, complétez la liste avec les numéros de tarif douanier et les termes. Par exemple : marteau, pince et tournevis = outils à main. COV et alcool Pour donner droit à un remboursement, les COV et l’alcool doivent être déclarés lors de l‘exportation. Pour ce faire, remplissez les indications supplémentaires (en bas à droite) pour chaque poste de tarif. Pour l’alcool, sélectionnez dans le champ Remboursement "3 Avec demande pour l'alcool» et entrez dans le champ Quantité supplémentaire le nombre de litres d’alcool pur. Pour COV sélectionnez dans le champ Remboursement "1 Demande d'exoneration … » et entrez dans le champ Quantité de COV le poids COV. Procédez de manière analogue pour le remboursement des produits agricoles. Lisez à ce sujet les explications sur notre site Internet www.transsoft.ch Au sujet d’e-dec Thèmes Contributions à l’exportation de produits agricole ( Über e-dec Themen Ausfuhrbeiträge für Landwirtschaft). "Sans permis" Avec certains numéros de tarifs, il fallait entrer avant la mention « Sans permis» sur le formulaire 11.030 dans le champ 44. Cela concerne principalement le chapitre des ta-rifs douaniers 28-29, 30 (uniquement les numéros de tarifs 3002.1000/9000), 34, 36-40, 54-56, 59, 62, 65 (uniquement les numéros de tarifs 6506.1000), 68-76, 79, 81-90 et 93. Les postes précis apparaissent dans les tares. Cela doit à présent être effectué avec e-dec dans chaque poste correspondant dans le sous-onglet Autorisation. Pour que vous ne deviez pas l’entrer chaque fois, il est re-commandé d’enregistrer ce paramètre dans les données de base des articles. Impression de l’EUR.1 Avec e-dec Export, vous aurez encore besoin du formulaire original EUR.1. Sous l’onglet Formulaires EUR.1 en haut à droite, entrez le numéro EUR.1 tel qu’il appa-rait sur le formulaire original. Transmettez l’envoi à la douane seulement une fois que vous avez imprimé l’EUR.1. Vous éviterez ainsi, en cas de problème avec l’imprimante, de devoir corriger l’EUR.1 après coup. Si cela devait quand même être nécessaire à l’occasion, transmettez simplement l’envoi de nouveau à la douane avec le code de correction « Rectification ».

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Introduction téléchargement et archivage DTE importation L’Administration suisse des douanes remplacera les documents d’importation sui-vants utilisés jusqu’à présent : bordereau, quittance (justificatif) de douane et quit-tance TVA par la décision de taxation électronique DTE importation. L’importateur ou le transitaire devra télécharger les fichiers lui-même du serveur de la douane et les archiver sous forme électronique pendant 10 ans. A l’avenir, seul le fichier XML élec-tronique sera valable pour la TVA. Les documents pourront encore être imprimés sur papier, mais exclusivement à des fins de visualisation et pour la comptabilité.

Description sommaire du module DTE importation Pour faciliter ces tâches, nous avons étendu notre logiciel d’exportation existant Expo-Vit e-dec avec le nouveau module e-dec importation. Le programme télécharge les fi-chiers du serveur de la douane et affiche à l’écran les bordereaux dans un masque et les envois (pièces justificatives) dans un second masque. L’importateur peut alors contrôler les nouvelles importations, imprimer au besoin les documents souhaités, puis transférer l’ensemble de l’envoi aux archives en un seul clic. Ces documents seront archivés pendant 10 ans sur son propre serveur.

Conditions préalables au téléchargement de DTE importation La condition préalable pour le téléchargement et l’archivage de DTE importation est que vous possédiez votre propre compte PCD à la douane. Pour que vous puissiez télécharger DTE importation, vous devez être enregistré au-près de la douane. Vous recevrez alors un numéro TIN, un numéro de transitaire, un certificat électronique d’accès et un mot de passe. Les formulaires nécessaires à l’inscription peuvent être téléchargés préremplis sur notre site Internet. Si vous êtes déjà enregistré pour e-dec exportation, pour DTE importation vous avez besoin uni-quement du formulaire n° 6. Cette procédure nécessite un logiciel pour le téléchar-gement des données auprès de la douane et pour l’archivage qui s’ensuit. Vous pouvez aussi télécharger DTE importation manuellement sur le serveur de la douane et l’archiver manuellement. Cela fonctionne pour des volumes d’importation re-lativement peu importants. Pour des volumes plus importants, cela serait cependant trop compliqué et vous perdriez la vue d’ensemble de vos envois, qui deviendraient dif-ficiles à retrouver.

Alternatives au téléchargement de DTE importation par vos soins L’importateur peut aussi faire télécharger le fichier par le transitaire, qui le lui transfé-rera ensuite par e-mail. L’importateur devra ensuite archiver le fichier manuellement. Si l’importateur ne dispose pas d’un compte PCD, le traitement se fait automatique-ment par l’intermédiaire du transitaire.

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Structure à l’écran du module importation Menu

Barre d‘outils

Onglets principaux

Changement Mandants Exportation/ Importation

Menu Données de base ExpoVit e-dec comme solution pour les transitaires : ici, vous pouvez saisir vos clients sous la forme d’adresses des destinataires/adresses de livraison, avec leur adresse e-mail. Vous en aurez besoin par la suite pour l’envoi de la DTE importation à vos clients. Outils Ici, vous pouvez importer dans votre dossier ExpoVit les DTE reçus par e-mail. Configuration Ici, vous pouvez configurer vos imprimantes et le cas échéant vos mandants, sélec-tionner la langue, commuter entre le système productif et le système de test, retourner au masque Enregistrement et trouver d’autres options. Aide Vous trouverez ici différentes informations et le lien vers la télémaintenance.

Barre d’outils

Télécharger Mettre à jour Le bordereau la liste d’envoi

Les principales fonctions sont accessibles directement à partir de la barre d’outils. En cliquant sur la croix suisse, vous pouvez télécharger les nouveaux bordereaux avec les pièces justificatives. En cliquant sur les deux flèches, vous pouvez mettre à jour vos envois (p. ex. pour passer d’e-dec exportation à DTE importation).

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Onglets principaux

Bordereau Liste de tous vos bordereaux avec le nombre de pièces justificatives, ainsi que les taxes douanières et la TVA par bordereau. Pièces justificatives Liste des différentes pièces justificatives avec de nombreuses informations de détail.

Bordereau Téléchargement des bordereaux Pour télécharger les nouveaux bordereaux (avec les pièces justificatives), cliquer sur la croix suisse. ExpoVit e-dec télécharge d’abord les bordereaux puis les pièces jus-tificatives et affiche la liste des envois en suspens. S’il y a de nombreuses pièces jus-tificatives, cela peut prendre un certain temps. Vous pouvez aussi télécharger les bordereaux automatiquement. Dans Configuration Options Module importation, vous pouvez choisir si vous voulez télécharger les données au lancement du pro-gramme ou tous les jours à la même heure. Impression du bordereau Vous pouvez ouvrir et imprimer les bordereaux (et les pièces justificatives) en cli-quant sur le symbole PDF. Pour la comptabilité, la facture de la douane, qui conti-nuera de vous être envoyée par courrier, doit normalement suffire. Les bordereaux et pièces justificatives sont archivés sous forme électronique et restent en tout temps à disposition au besoin. Ajout des numéros des factures Pour avoir une chaîne ininterrompue depuis la facture de la douane jusqu’à la pièce justificative, en passant par le bordereau, vous pouvez ajouter le numéro de la fac-ture de la douane dans le bordereau. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondante, puis dans le petit masque sur Modifier numéro de la facture. Vous pouvez ensuite entrer le numéro de la facture. Afficher les pièces justificatives par bordereau Pour afficher toutes les pièces justificatives d’un bordereau, double-cliquez sur la ligne correspondante du bordereau. Seules les pièces justificatives de ce bordereau seront alors affichées sur la page « Pièces justificatives ». Archiver le bordereau Après l’impression des bordereaux, vous pouvez les archiver. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondante, puis dans le petit masque sur Archiver bordereau. Recommandation : si vous sélectionnez Archivez le bordereau avec toutes les pièces justificatives, vous n’aurez pas besoin d’archiver les pièces justi-ficatives individuellement.

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Pièces justificatives Vous trouverez ici vos pièces justificatives. Les listes sont établies selon différents critères. Vous pouvez cliquer sur un critère dans l’en-tête pour trier les pièces justifi-catives selon ce critère, par ordre ascendant ou descendant. 4 types de pièces justificatives Vous recevez de la douane jusqu’à 4 types de pièces justificatives : DTD Décision de taxation de la douane douanes DTT Décision de taxation TVA TVA JRD Justificatif de remboursement de la douane remboursement douane JRT Justificatif de remboursement TVA remboursement douane Le remboursement est effectué p. ex. dans le cas d’une taxation définitive faisant suite à une taxation provisoire (p. ex. si l’EUR.1 manquait ou si la marchandise a par la suite été importée exonérée de taxes). Ajout de vos numéros de commande ou d’ordre Pour avoir une chaîne ininterrompue de la facture de la douane à la pièce justifica-tive, en passant par le bordereau, vous pouvez ajouter votre numéro de commande ou d’ordre dans l’envoi. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne corres-pondante, puis dans le petit masque sur Modifier numéros de commande. Vous pouvez ensuite entrer les numéros. Rechercher les pièces justificatives Vous pouvez rechercher une pièce justificative selon le critère que vous souhaitez (p. ex. numéro de la douane, fournisseur, transitaire ou numéro de commande). Pour ce faire, entrez les données ou le numéro recherchés dans le champ de recherche en haut à droite, après quoi ExpoVit e-dec affichera l’envoi ou la liste correspondante. En cliquant sur la croix à côté du champ de recherche, vous effacez la recherche et l’ensemble de la liste apparaît de nouveau à l’écran. DTE importation reçue par e-mail du transitaire Il est possible que le transitaire vous envoie par e-mail des DTE qu’il a importées en utilisant son compte ZAZ malgré que vous ayez votre propre numéro PCD. Dans ce cas, enregistrez temporairement les DTE reçues par e-mail. Vous pouvez ensuite im-porter le fichier dans votre ExpoVit®e-dec avec Tools importer les justificatifs (reçu par e-mail). Toutes les DTE seront ainsi archivées au même endroit. Après l’importation, vous devrez encore effectuer le processus Configuration Etablir à nouveau l’index. Pendant une phase de transition, il est possible que votre transitaire traite vos importa-tions en utilisant son compte ZAZ malgré que vous ayez votre propre numéro PCD et que vous continuiez de recevoir les quittances d’importation jaunes. Dans ce cas, celles-ci doivent être archivées comme auparavant.

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Module DTE importation pour les transitaires et les agences en douane Le module DTE importation peut aussi être utilisé par les transitaires et les agences en douane. Dédouanez les marchandises normalement avec votre compte PCD, puis té-léchargez la DTE importation dans ExpoVit e-dec. Le bordereau avec toutes les pièces justificatives s’affiche. Vous pouvez alors imprimer les différentes pièces justificatives et les joindre à votre facture. Très important : désormais, vous devez envoyer par e-mail l’ensemble du fichier au destinataire, car seule la DTE électronique est valable pour l’administration des contributions et il incombe au destinataire de l’archiver. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondante du justificatif, puis dans le petit masque sur En-voyer les pièces justificatives à l’importateur par e-mail. Entrez ensuite l’adresse e-mail du destinataire et envoyez les données. Vous pouvez mémoriser les adresses e-mail de vos clients dans les Données de base sous les Adresses des destinataires et adresses de livraison et les ajouter au besoin dans le masque d’e-mail en cliquant sur +. Le fichier evv.xml, le protocole de contrôle et les différentes pièces justificatives PDF seront automatiquement jointes à l’e-mail. Le texte d’e-mail prédéfini peut être modifié à votre guise ou vous pouvez aussi ajouter des nouveaux textes. Transférez ensuite la pièce justificative depuis les envois en suspens vers les archives. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne correspondante Archiver l’envoi import. Vous aurez ainsi toujours une vue d’ensemble de quels envois vous avez vous avez déjà transmis par e-mail au destinataire.