Votre comptabilité fournisseurs est-elle performante - .Traitement de facture Contrôle facture

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  • Votre comptabilit fournisseurs

    est-elle performante ?

    Nicolas Charlet, Directeur comptable Redcats Senior Brands & Children And Family Brands

    David Leclercq, Vice Prsident Institut du Benchmarking, Prsident cabinet Enodia

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    Les participants

    ADEO

    ARC INTERNATIONAL

    ARCELOR MITTAL

    AUCHAN France

    BONDUELLE

    DECATHLON France

    ERDF / Grdf

    LEROY MERLIN France

    LYRECO

    PROMOD

    REDCATS SENIOR BRANDS

    VEOLIA

    APDC Nord

    INSTITUT DU BENCHMARKING / ENODIA

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    Objectifs et mthodologie

    du groupe

    de benchmarking

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    Objectifs du groupe de travail

    Un processus en pleine mutation depuis 15 ans.

    Confronter les expriences des entreprises afin didentifier les pratiques les plus performantes en comptabilit fournisseurs.

    Apprhender la comptabilit fournisseurs dans sa globalit en tant que processus.

    Et ainsi saffranchir de modles dorganisation trs diffrents : dcentralisation au plus prs du terrain, centralisation avec ou sans CSP, partielle ou totale qui ont tous du sens dans leurs contextes respectifs.

    Gestion rfrentiel

    Engagement de dpense

    Traitement de facture

    Contrle

    facture

    Analyse des comptes

    Paiement

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    Mthodologie du groupe de travail

    Sances livre ouvert tales de mars octobre 2011, raison dune demi-journe intense dchange par mois.

    Des changes rythms par les retours dexprience des entreprises participantes, expliquant et justifiant leurs choix en matire de comptabilit fournisseurs.

    Adhsion des participants aux dispositions du code de conduite du benchmarking.

    Des dbats souvent anims sur les pratiques exposes, pour dgager des bonnes pratiques vers lesquelles lensemble des participants ont accept de converger ou pas, en acceptant ainsi une certaine pluralit.

    Un rfrentiel pour tous, permettant chacun de trouver des ides, des leviers pouvant clairer les principaux choix en matire de comptabilit fournisseurs.

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    Des points dancrage forts

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    Performance du processus : dfinition

    Recherche dun optimum entre plusieurs critres qui peuvent tre contradictoires Qualit : comptable, relation fournisseurs, processus (animation

    globale).

    Satisfaction des clients : achats, oprationnels, fournisseurs, contrle de gestion.

    Motivation et bien-tre au travail, recentrage de lnergie des quipes sur un travail valeur ajoute pour lentreprise.

    Optimisation des processus pour gagner en productivit.

    Obligations rglementaires.

    Contrle interne.

    Un point dquilibre trouver

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    Optimiser par la cration de valeur

    Enjeu : positionner au mieux les diffrentes activits du processus au sein de lorganisation, travers un certain nombre de questionnements pour chacune des tapes : Quelle valeur ajoute pour lentreprise ?

    Cette tape est-elle bien positionne dans lentreprise ?

    Peut-on optimiser le processus ?

    Quel niveau de comptence requis pour effectuer cette tape ?

    Une dmarche structure : le Lean Management Retour dexprience

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    Les 5 principes fondamentaux du Lean sont :

    La Valeur Ajoute est dfinie du point de vue du client (=> collecte de la Voix du Client).

    Identifier les chanes de valeur et liminer tous les gaspillages afin de crer un flux continu de produit.

    Impliquer et responsabiliser les salaris dans la conduite des amliorations.

    Dclencher le flux de valeur la demande client.

    Amliorer en continu en visant la perfection.

    Mthode Lean : PRINCIPES FONDAMENTAUX

    Prendre conscience du temps qui scoule entre le moment o le client passe commande et celui o nous encaissons. A nous de rduire ce temps en liminant tout gaspillage et tout ce qui napporte pas de valeur ajoute

    Taiichi Ohno, vice-prsident du groupe TOYOTA, 1970

    Le Lean est une approche structure damlioration continue de la performance

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    Mthode Lean : APPLICATION

    La dmarche LEAN = Chasse aux gaspillages

    APPLICATION AU PROCESSUS DE RALISATION

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    Mthode Lean : AXES DE TRAVAIL

    3 axes de travail

    Les 3 axes de travail et le respect vigilant des diffrentes phases du DMAIC sont indispensables la russite des chantiers

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    Fondamentaux : organisation du processus

    Gestion du rfrentiel Fournisseurs

    Cration du compte fournisseur Dblocage du compte

    Gestion/Modification du RIB

    Suivi des fournisseurs risques

    Centralisation

    Dcentralisation Engagement de dpenses

    Commande Imputation analytique

    Rception bien/service

    Centralisation

    Traitement de facture

    Rception courrier Enregistrement

    Contrle juridique

    Archivage

    Centralisation /Dcentralisation Contrle facture

    Rappro cde / facture

    Bon payer

    Gestion des litiges

    Traitement des relances

    Centralisation

    Paiement

    Mise en paiement Contrle dlai de paiement

    Centralisation /Dcentralisation Analyse des comptes

    Lettrage (contrle) Analyses bilancielles

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    Fondamentaux :organisation du service

    Objectifs du modle dorganisation : intgrer deux bonnes pratiques qui peuvent paratre antagonistes, mais quil convient toujours en pratique de concilier pour trouver le meilleur quilibre. Productivit : tend parcelliser les tches et spcialiser les postes, sous rserve bien videmment des volumes. Organisation par exemple structure autour de ples de comptences : saisie ou LAD/scanning, traitement des carts, relations fournisseurs, paiement

    Motivation des quipes : pour les fidliser et prenniser les comptences, mais aussi faciliter la relation fournisseur, organisation par type de fournisseurs ou dachats, ou par entit, sans spcialisation par activit.

    La ralit est toujours un quilibre entre ces 2 points, en interaction forte avec les niveaux de comptence des quipes.

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    Retours dexpriences

    Leroy Merlin France : une large place la dcentralisation

    ArcelorMittal : une externalisation renforant la centralisation

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    Retour dexprience

    Leroy Merlin France

    Lorganisation comptable

    Les activits administratives et comptables sont dcentralises en magasins (quipe de 2 5 ETC par mag) et en supply chain (une quipe administrative entrepts).

    La direction comptable au sige est compose de 4 ples (magasins, services, SI et reporting-conso) et a pour mission de :

    Coordonner et animer la file administrative et comptable dans lentreprise :

    rfrentiels mtiers & comptences, formations, synergies, indicateurs, rvisions comptables sur site, etc.

    conduire lamlioration des processus administratifs et comptables de

    lentreprise : EDI et numrisation externe (> 4 000 000 factures par an), traitement des caisses par sondage, outils facilitants danalyse des comptes de tiers, interfaces factures artisans pose, etc.

    => Doublement de la productivit administrative en 6 ans.

    Un ple Relations Financires Fournisseurs, au sein du Contrle financier, qui vise la scurisation centralise des rfrencements et des paiements, lencaissement des RFA, et au suivi des fournisseurs risque.

    Sparation des tches et contrepouvoir.

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    Retour dexprience

    Leroy Merlin France

    Avantages de la dcentralisation

    Favorise la matrise des oprations par lexercice dun

    contrepouvoir de proximit par une quipe intresse aux rsultats de son magasin.

    Attractivit des missions, compltes, polyvalentes,

    volutives. Adquation avec la culture dautonomie & dadaptation locale

    de chaque entit.

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    Retour dexprience

    Leroy Merlin France

    Lorganisation du processus Gestion du rfrentiel Fournisseurs

    Cration du compte fournisseur Dblocage du compte

    Gestion/Modification du RIB

    Suivi des fournisseurs risques

    Centrale dachats (mdises) ou Magasin

    (FG) & Relations financires fournisseurs

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    Engagement de dpenses Commande

    Imputation analytique

    Rception bien/service

    Magasin / entrept / service interne

    Traitement de facture Rception courrier

    Enregistrement

    Contrle juridique

    Archivage

    Prestataire externe de numrisation pour les

    marchandises

    Saisie dcentralise pour les FG et immobilisations

    Contrle facture Rappro cde / facture

    Bon payer

    Gestion des litiges

    Traitement des relances

    Dcen