Suivrele traitement d’une facture sur Chorus Pro ...· Télécharger la facture (format pdf ou...

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  • Suivre le traitement dune facture sur Chorus Pro

    (structures prives)

    Date de mise jour : 13/12/2017

  • 2

    Les tapes du suivi dune facture sur le portail

    Tlcharger la facture

    2. Rechercher une ou plusieurs factures

    3. Consulter une facture

    Visualiser la facture

    Consulter le suivi de traitement

    Exporter le certificat de dpt

    Consulter la Synthse

    Utiliser la fonction Recherche

    Utiliser le Tableau de bord

    Consulter les Archives

    1. Le statut de la facture

    4. Extraire la liste fiscale

  • 3

    Les statuts de la facture (1/4)

    Statut Fait gnrateur

    Rception des factures des

    fournisseurs par le destinataire

    Mise disposition La facture a t transmise au destinataire. Ce dernier reoit un message qui len informe.

    Complte Les pices jointes demandes ont t ajoutes une facture suspendue

    Le tableau ci-dessous liste tous les statuts lis lmission dune facture :

    Statut Fait gnrateur

    mission des factures par le fournisseur

    Brouillon La facture a t saisie mais non envoye donc toujours modifiable

    Dpose La facture a t envoye Chorus Pro

    En cours dacheminement

    La facture est en cours dacheminement depuis Chorus Pro vers le destinataire.

    Le tableau ci-dessous liste tous les statuts lis la rception dune facture :

    Des statuts de cycle de vie de la facture sont mis en place afin de permettre au fournisseur de suivre lavancementdu traitement de ses factures. Ces statuts sont consultables sur Chorus Pro par diffrents moyens (voir diapositive 7).Les changements de statut seront galement remonts priodiquement au fournisseur via des courriels denotifications, envoys sur ladresse lectronique de contact.

  • 4

    Les statuts de la facture (2/4)

    Le tableau ci-dessous liste tous les statuts lis au rejet dune facture :

    Statut Fait gnrateur

    Renvoi des factures par le destinataire aux fournisseurs

    A recycler

    La facture est renvoye en raison dune erreur de destinataire. Le fournisseur peut changer le SIRET, le code service et le numro dengagement sans changer le numro de la facture, et renvoyer la facture au nouveau destinataire.

    Suspendue

    Le traitement de la facture peut tre suspendu lorsquune ou plusieurs pices justificatives sont manquantes. Dans ce cas , une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite complter les pices jointes et renvoyer la facture. La facture passe alors au statut complte.

    RejeteLa facture est rejete par le service destinataire (ex : donnes de facturation errones) . Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur. Le fournisseur doit mettre une nouvelle facture.

  • 5

    Les statuts de la facture (3/4)

    Statut Fait gnrateur

    Avancement du traitement des factures par le

    destinataire

    Service fait Le service fait a t constat et le destinataire peut dsormais procder la liquidation et au mandatement. Ce statut est facultatif.

    MandateLa facture a t traite par le destinataire (sous la forme dun mandat ou dune demande de paiement) et peut dsormais tre transmis au comptable . Ce statut est facultatif.

    Mise disposition du comptable

    La facture a t reue par le comptable public. Ce statut est facultatif.

    Comptabilise La facture a t valide par le comptable. Ce statut est facultatif.

    Mise en paiement

    Lordre de virement a t envoy la Banque de France par le comptable public. Le virement interviendra quelques jours plus tard. Ce statut est renvoy systmatiquement par les structures publiques dont le comptabilit est gre par Hlios et par les services de lEtat.

    Le tableau ci-dessous liste tous les statuts lis au traitement dune facture.

    A noter : les destinataires ont le choix de renvoyer tous ces statuts ou seulement une partie. Le choix effectu par la structure de mettre jour le statut mise en paiement sera indiqu dans lannuaire des destinataires.

  • 6

    Cas particulier :

    Si une facture est rejete ou suspendue, un pop-up apparatra sur lcran daccueil afin den avertir le fournisseur ds sa connexion.

    Les statuts de la factures [4/4]

    Le bouton Acquitter redirige lutilisateur vers lespace de synthse dont le dtail apparat dans la section suivante.

  • 7

    Longlet Synthse : indique les factures ncessitant un traitement par le rcepteur.

    Longlet Rechercher : recherche des factures daprs diffrents critres (numro, date, ).

    Longlet Tableau de bord : recherche les factures par statut.

    Longlet Saisir Facture : permet de saisir une facture directement sur le portail

    En utilisant le filtre, lutilisateur peut slectionner les informations par structure.

    Depuis lcran daccueil, accder lespace de synthse ci-dessous en slectionnant longlet Mes factures mises.

    Les onglets Synthse , Rechercher et Tableau de bord permettent de retrouver une ou plusieurs factures et seront dtaills dans les points suivants.

    Longlet Dpt Facture : permet de dposer une facture au format PDF ou XML

    Longlet Liste fiscale : liste les fournisseurs rattachs la structure.

    Longlet Archives : permet de rechercher une facture non modifie depuis plus de deux ans.

    A partir de cet espace, il existe plusieurs possibilits pour rechercher et visualiser les factures mises :

    Rechercher une ou plusieurs factures

  • 8

    Une fois longlet Synthse de lespace Factures mises slectionn, le bloc Factures traiter apparat. Il recense lensemble des factures qui ncessite une action. La colonne tat Courant correspond au dernier tat dans l'historique de la facture. :

    . Les factures retournes par le destinataire (statuts : Factures rejetes ; Factures recycler et Factures suspendues ) ;

    . Les factures qui nont pas encore t envoyes et qui sont au statut Brouillon .

    Consulter la Synthse

    Rechercher une ou plusieurs factures

    Pour chaque facture de ce tableau il est possible de :

    Consulter la facture en cliquant sur le numro de la facture ;

    Tlcharger la facture (format pdf ou xml) ;

    Traiter la facture, cest dire lui attribuer un statut correspondant son tape de traitement ;

    Visualiser la pice jointe valeur probante ;

    En slectionnant les cases cocher, il est possible de tlcharger plusieurs factures la fois.

    En cochant la case cocher , il est possible de masquer les factures rejetes depuis plus de 10 jours.

    1

  • 9

    Utiliser la fonction Recherche (1/2)

    Rechercher une ou plusieurs factures

    Aprs avoir cliqu sur longlet Rechercher , lcran ci-contre saffiche.

    Il est alors possible de renseigner un ou plusieurs critres de recherche :

    -Identification du fournisseur ou du destinataire (n de SIRET, n TVA intracommunautaire, etc.);

    - Le cadre de facturation de la facture recherche :un cadre de facturation permet didentifier lacteur et le document dpos;

    - Numro de facture (attribu par Chorus Pro dans le cas dune saisie du facture sur le Portail) ;

    Cliquer sur + pour saisir des critres de recherche avance ( Montant de la facture ) .

    Cliquer ensuite sur le bouton Rechercher .

    2

  • 10

    Lcran ci-dessous affiche alors les rsultats de la recherche :

    Utiliser la fonction Recherche (2/2)

    Rechercher une ou plusieurs factures

    Pour chaque facture de la liste, il est possible de :

    La consulter en cliquant sur le numro de la facture ;

    Visualiser la pice jointe valeur probante

    Tlcharger la facture

    Dupliquer la facture

    Tlcharger plusieurs factures la fois en slectionnant les cases cocher (au format pdf ou xml) ;

    Exporter les rsultats de la recherche au format CSV.

    2

  • 11

    Aprs avoir cliqu sur longlet Tableau de bord , lcran ci-dessous saffiche.

    Utiliser le Tableau de bord

    En cliquant sur un chiffre, lcran de recherche saffiche et la liste des factures concernes apparat dans le tableau des rsultats de la recherche.

    Il est alors possible de :Visualiser la pice jointe valeur probante

    Dupliquer la facture

    Tlcharger la facture

    En cliquant sur le lien dans la premire colonne du tableau de bord, il est possible de naviguer dans la hirarchie Structures / Services / Cadres de facturation / Utilisateurs. Les factures non rattaches un service sont prsentes dans le tableau debord la ligne Sans service .

    Rechercher une ou plusieurs factures

    3

  • 12

    Consulter les Archives (1/2)

    Les factures non modifies depuis plus de deux ans ne sont plus accessibles via longlet Rechercher dans lesespaces Factures de travaux , Factures mises et Factures reues .

    Ces factures sont archives et peuvent tre consultes partir de longlet Archives , prsent dans les espacesprcdemment cits.

    Aprs avoir cliqu sur longlet Archives ,lcran ci-contre saffiche.

    Le bloc Critres permet de renseignerun critre de recherche, slectionnabledans la liste droulante ci-dessous:

    Le bloc Paramtrage critre permet daffiner le critre de recherche slectionn.

    1

    2

    12

    3

    3

    Rechercher une ou plusieurs factures

    4

    Le bloc Synthse critre rsume les critres slectionns.

  • 13

    Slectionner un critre de recherche dans la liste droulante.

    Affiner ce critre dans le bloc Paramtrage critre.

    Cliquer sur

    Il est possible dajouter dautres critres en ritrant les actions 1, 2 et 3.

    Cliquer ensuite sur pour lancer la recherche.

    Consulter les Archives (2/2)

    1

    2

    3

    Le