CENTRE DE RESSOURCES PEDAGOGIQUES Université Paris 2

Présentation de documents en présentiel

2012-2013

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Partie théorique ..................................................................................................................................................... 3

Objectifs de la Présentation Assistée par Ordinateur (PAO) ............................................................................... 3 Créer une présentation......................................................................................................................................... 3 Utiliser un modèle ............................................................................................................................................... 4 Les modes de présentation .................................................................................................................................. 4

Mode normal (ou diapositive) ......................................................................................................................... 4 Mode trieuse de diapositives ........................................................................................................................... 5 Mode diaporama ............................................................................................................................................. 5

Les effets de transition ........................................................................................................................................ 5 Les effets d’animation ......................................................................................................................................... 5 Présentation continue .......................................................................................................................................... 6 Une bonne présentation ....................................................................................................................................... 6

Travaux pratiques ................................................................................................................................................. 7

Établir le synoptique de la présentation .............................................................................................................. 7 Créer les premières diapositives .......................................................................................................................... 7

Saisie de texte.................................................................................................................................................. 7 Création d'une nouvelle diapositive ................................................................................................................ 8

Donner une esthétique à la présentation. ............................................................................................................. 8 Le masque des diapositives ............................................................................................................................. 8 Les modèles de conception ............................................................................................................................. 9 L'arrière plan et les jeux de couleurs ............................................................................................................... 9

Les diapositives 3, 4, 4bis, 5, 6, 7 et 8 .............................................................................................................. 10 Diapositive 3 : Babel vue par Pierre Bruegel l'Ancien .................................................................................. 10 Diapositive 4 : La grande tour ....................................................................................................................... 10 Diapositive 4bis............................................................................................................................................. 11 Diapositive 5 : La petite tour ......................................................................................................................... 11 Diapositive 6 : Babel vue par Lucas van Valckenborgh ............................................................................... 11 Diapositive 7 : Babel vue par Maurits Cornelis Escher ................................................................................ 11 Diapositive 8 : Babel vue par la BD .............................................................................................................. 11

La diapositive 9 ................................................................................................................................................. 12 Diapositives de titre et de conclusion ................................................................................................................ 12

Amélioration de la diapositive de titre .......................................................................................................... 12 Diapositive de conclusion ............................................................................................................................. 12

La vision d'ensemble de la présentation ............................................................................................................ 12 Animer la présentation ...................................................................................................................................... 13

Utiliser les effets de transition ....................................................................................................................... 13 Utiliser les effets d'animation ........................................................................................................................ 13

Présenter le diaporama ...................................................................................................................................... 14

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PARTIE THEORIQUE

Objectifs de la Présentation Assistée par Ordinateur (PAO)

o Présenter ou "vendre" une idée o Montrer la progression d’un projet o Faire une conférence o Préparer une présentation professionnelle

Créer une présentation

Au lancement de PowerPoint, on obtient la fenêtre suivante avec une première diapositive proposée (diapositive de titre) :

On peut modifier cette disposition en choisissant dans l’onglet Accueil l’option Disposition :

L’orientation des diapositives (paysage, portrait) se choisit dans l’onglet Création :

La diapositive correspondant à la mise en page et à l’orientation choisie s’affiche à l’écran. On remplit alors les zones de texte réservées à cet effet (zones pré-formatées dépendant de la mise en page de la diapositive) Exemples :

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Utiliser un modèle

L’onglet Création permet de choisir un modèle de présentation qui contient une mise en page personnalisée, des polices stylées et un jeu de couleur conçus pour obtenir un aspect donné. Le jeu de couleurs est un ensemble de huit couleurs, conçu pour servir de couleurs principales au modèle de présentation, chaque couleur du jeu étant utilisée pour un élément différent de la diapositive. o Lorsqu’on applique un modèle de présentation, le masque des diapositives et un des jeux de couleurs

associés au modèle de présentation remplacent ceux du modèle d'origine. o Lorsqu’un modèle est choisi, il s'applique à toutes les diapositives de la présentation o Si l’on souhaite utiliser un modèle, il est conseillé de le choisir très rapidement car son choix conditionne

l’aspect des diapositives

L’onglet Création permet de changer le jeu de couleurs. La modification peut être appliquée à une seule diapositive ou à toutes les diapositives de la présentation. On peut modifier le modèle choisi en intervenant sur le masque des diapositives du modèle, accessible par l’onglet Affichage :

Le masque permet de définir le style des zones de texte des différents niveaux, compléter la zone de date, de pied de page, numéroter les diapositives... On revient à l’affichage normal par l’onglet Affichage, option Normal.

Les modes de présentation

Les fonctions sont classées en modes o mode « Normal » o mode Trieuse de diapositives o mode Diaporama On passe d'un mode à l’autre en choisissant le mode dans le menu Affichage

Mode normal (ou diapositive)

C’est le mode principal, permettant de créer les diapositives : o taper le texte, le mettre en forme (onglet Accueil) o insérer des dessins, des graphiques, des tableaux, des images, des formes… (onglet Insertion) o réaliser des animations sur les différents éléments de la diapositive (onglet Animation)

A noter : La taille des caractères est définie en points ; un point vaut 1/72ème de pouce soit 0,0353 cm.

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Mode trieuse de diapositives

Il permet de copier une diapositive, de supprimer une diapositive, de réorganiser les diapositives : on les déplace aisément avec la souris.

Mode diaporama

Le mode diaporama sert uniquement à la présentation des diapositives o La présentation commence à la première diapositive o Pour passer à la diapositive suivante, on utilise le touche Entrée, la barre d'espacement ou le bouton gauche

de la souris o On revient à la précédente avec le menu contextuel lié au bouton droit de la souris. Pendant le diaporama, le bouton droit de la souris ouvre un menu contextuel proposant : o Suivant, Précédent, Aller à : pour passer rapidement à n'importe quelle diapositive o Aide-mémoire : pour prendre des notes o Commentaires du présentateur : affiche les commentaires o Minuteur des diapositives : pour chronométrer o Flèche ou stylo : pour pointer un élément de la diapositive o Écran : affiche un écran noir pour permettre de prendre une pause ou pour terminer la présentation

Les effets de transition

La transition est le processus selon lequel une diapositive quitte l'écran pour faire place à la suivante. Par défaut, PowerPoint ferme la première pour ouvrir la suivante, mais on peut faire apparaître ou disparaître une diapositive dans toutes les directions, réaliser un fondu enchaîné… utiliser 40 effets de transition différents.

o Dans l’onglet Animation, on choisit l’effet parmi la liste

proposée, puis la vitesse, la transition manuelle ou automatique

o On applique la transition sur la diapositive courante ou sur toutes les diapositives.

Une fois l'effet choisi, en mode Trieuse de diapositives une icône (étoile) apparaît en dessous à gauche de la diapositive traitée. On visualise l'effet de transition en appuyant sur cette icône.

Les effets d’animation

Les effets d’animation permettent d’animer individuellement les différents objets d’une même diapositive. Ils sont définis diapositive par diapositive. Sélectionner un objet (texte, image…) de la diapositive, puis dans l’onglet Animation choisir l’option Animation personnalisée. Choisir un effet dans la liste proposée. L’aperçu de l’animation est généralement proposé automatiquement.

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Présentation continue

Une présentation peut défiler en continu : o Configurer les transitions en mode automatique dans l’onglet Animation en précisant Automatiquement après … o Puis, dans l’onglet Diaporama, choisir Diaporama personnalisé et préciser les paramètres (voir ci-contre). o La présentation boucle alors jusqu’à appui sur la touche ESC

Une bonne présentation

Les diapositives Pas trop nombreuses, pas surchargées, avec des figures ou des images claires et suffisamment grandes, complètement commentées à l’oral. Le public doit trouver rapidement le point principal de la diapositive. Quelques règles à respecter : o Essayer d’écrire le titre de la diapositive sur une seule ligne et le limiter à 5 - 7 mots o Pour les listes à puces, ne pas mettre plus de 6 points par diapositive o Faire attention à l’orthographe o Ne pas mettre trop d’animations : ce qui compte, c’est le message Les couleurs o Essayer d’avoir le meilleur contraste possible entre le texte et le fond de la présentation. o N’utiliser qu’exceptionnellement plus de trois couleurs pour la diapositive. o Ne pas utiliser le rouge ou le vert pour mettre l’accent sur un mot ou sur un objet (penser aux daltoniens,

entre 10 % et 15 % de la population) Les mots o Utiliser des termes simples, supposés connus du public ciblé o Limiter le nombre de polices de caractères (pas plus de deux par diapositive) o Utiliser plutôt des polices « sans sérif » qui ont une meilleure lisibilité Le commentaire oral Il doit être au service du message : o Pas trop « lu » pour avoir un ton naturel et pouvoir évoluer en fonction des réactions de l’auditoire o Français courant et néanmoins correct o Adéquation des termes o Ni sentencieux ni mitraillette o Préparé mais pas débité Points qualité d’un exposé o La pertinence du message o La clarté des réponses à « Quoi? Pourquoi? Comment? » o La capacité de conviction o La qualité générale de l’expression o La qualité de l’iconographie o Le respect des limites horaires

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TRAVAUX PRATIQUES

Un logiciel de PAO (Présentation Assistée par Ordinateur) tel que PowerPoint ou Impress de OpenOffice2, ressemble à un traitement de texte, mais il est destiné à réaliser des présentations plutôt que des documents. Ces présentations sont constituées de diapositives qui s'affichent une par une sur l'écran de l'ordinateur, mais que l'on peut aussi imprimer sur papier ou sur transparent, ou faire reproduire sur diapositives couleur 35 mm.

Établir le synoptique de la présentation

On choisit de faire un exposé sur les représentations de la tour de Babel. Une recherche sur Internet a permis de collecter des informations sur le sujet et de choisir les images qui seront insérées dans la présentation : les images "---.gif" et "---.jpg" sont sauvegardées dans le dossier "pao". Un fichier "babel.rtf" contient les textes qui seront ainsi recopiés dans les diapositives. Le plan de la présentation sera le suivant : o diapositive 1 : Le titre o diapositive 2 : Le plan de l'exposé o diapositive 3 : Babel vue par Pieter Bruegel l'Ancien o diapositive 4 : Babel vue par Lucas van Valckenborgh o diapositive 5 : Babel vue par Maurits Cornelis Escher o diapositive 6 : Babel vue par la BD o diapositive 7 : Les langues les plus parlées dans le monde o diapositive 8 : La conclusion

Créer les premières diapositives

Ouvrez PowerPoint : une diapositive de titre s'affiche par défaut dès l'ouverture.

Ce mode d'affichage est le mode Normal, qui présente à l'écran une diapositive à la fois. L’onglet actif est l’onglet Accueil :

Par défaut, la diapositive est créée en format "paysage". Si on la souhaite en format "portrait", dans l’onglet Création cliquer sur l’option Orientation des diapositives.

Saisie de texte

Tout texte doit être saisi dans une zone de texte, qu'elle soit prédéfinie comme ci-dessus, ou insérée ultérieurement à l'aide de Insertion Zone de texte. Le texte peut ensuite être mis en forme comme dans Word.

Application Tapez le titre : "BABEL'ART" puis le sous-titre : "Le don des langues représenté".

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Création d'une nouvelle diapositive

Par l’onglet Accueil, option Nouvelle diapositive, créez une nouvelle diapositive puis par l’option Disposition, choisissez la mise en page Deux contenus et confirmez avec OK (voir ci-contre).

Application Dans la zone de titre prédéfinie du haut, tapez le titre: "Plan de l'exposé". Dans la zone de texte prédéfinie (à gauche), récupérez de babel.rtf le plan comme ci-dessous, avec deux niveaux de texte. Les puces s'insèrent automatiquement à chaque changement de paragraphe. Pour descendre ou remonter d'un niveau de texte, utilisez la touche de tabulation, ou les boutons de décalage de l’onglet Accueil : flèche vers la droite pour descendre d'un niveau, vers la gauche pour remonter.

Double-cliquez dans la zone de droite et insérez une image au choix par l’onglet Insertion, option Image. Cliquez sur l’image avec le bouton droit de la souris et dans le menu contextuel, choisissez Mettre à l’arrière plan. Agrandissez la zone de texte en la sélectionnant et en agissant sur ses poignées à l'aide de la souris. Déplacez l'image à l'aide de la souris, et faites-la passer sous le texte.

Enregistrez la présentation sous le nom babel sous le format Présentation PowerPoint d’extension .pptx ou sous le format Présentation PowerPoint 97-2003 d’extension .ppt si vous ne disposez pas de la dernière version du logiciel.

Donner une esthétique à la présentation.

PowerPoint est conçu pour donner une apparence harmonieuse aux présentations de diapositives. Il existe trois manières de contrôler l'aspect des diapositives : les masques, les modèles de conception et les jeux de couleurs.

Le masque des diapositives

Le masque des diapositives s'obtient à l'aide de l’onglet Affichage, option Masque des diapositives.

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Il permet de contrôler le format et l'emplacement des titres et des différents niveaux de texte que l'on tape dans les diapositives. Toute modification apportée au masque des diapositives se reflète dans chaque diapositive. Les diapositives de format "Titre" possèdent un masque différent de celui de toutes les autres diapositives.

Application Affichez le masque des diapositives. o Tapez votre nom dans la zone de pied de page, sans vous inquiéter du texte de positionnement restant

affiché. o Insérez l'image "logo_paris2.gif" à l'aide de l’onglet Insertion, option Image, redimensionnez-la selon votre

goût et positionnez-la dans un coin du masque. o Modifiez la police de caractères des zones de texte. Retournez ensuite à la diapositive courante en cliquant sur l'icône Diapositive ou par l’onglet Affichage, option Normal. Le pied de page et le logo apparaissent, les caractères sont modifiés.

Les modèles de conception

Chaque modèle de conception contient un masque de diapositives avec une mise en page personnalisée, des polices stylées conçues pour obtenir un aspect donné, ainsi que différents jeux de couleurs.

Application Positionnez-vous sur l'une des diapositives et allez dans l’onglet Création :

Choisissez un modèle de présentation parmi ceux proposés en cliquant sur son image. La présentation de toutes les diapositives est modifiée selon le modèle choisi.

L'arrière plan et les jeux de couleurs

L'arrière-plan peut-être modifié séparément : en plus de sa couleur, on dispose alors d'un dégradé, d'un motif, d'une texture ou d'une image. Les jeux de couleurs sont des ensembles de huit couleurs, conçus pour servir de couleurs principales à une présentation de diapositives. Chaque couleur du jeu est affectée à un type d'élément de la diapositive, dont l'arrière-plan. Lorsqu'on applique un modèle de présentation, le masque des diapositives et un des jeux de couleurs associés au modèle de conception remplacent ceux du modèle d'origine. On peut changer l'arrière plan prédéfini et le jeu de couleurs, et appliquer la modification à la diapositive en cours ou à toutes les diapositives de la présentation.

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Application Dans l’onglet Création, sélectionnez Styles d’arrière-plan. Choisissez une couleur d'arrière plan pour la diapositive.

Dans l’onglet Création, sélectionnez Couleurs. Regardez les possibilités qui sont offertes, choisissez l'un des jeux de couleurs et personnalisez le ou les éléments souhaités :

Cliquez éventuellement sur Edition Annuler pour revenir à la version précédente du jeu de couleur. N'oubliez pas de sauvegarder votre travail.

Les diapositives 3, 4, 4bis, 5, 6, 7 et 8

Créez chaque nouvelle diapositive à l'aide de l’onglet Accueil, option Nouvelle diapositive, et choisissez son type avec Disposition. Si la nouvelle diapositive doit ressembler à une diapositive déjà créée, allez sur cette diapositive, cliquez sur Insertion Dupliquer la diapositive et faites les quelques modifications souhaitées.

Diapositive 3 : Babel vue par Pierre Bruegel l'Ancien

Créez la diapositive 3 avec la disposition « Titre et contenu ». Complétez la zone de texte en utilisant les notes du fichier "babel.rtf".

Diapositive 4 : La grande tour

Créez la diapositive 4 avec la disposition « Deux contenus ». Complétez les zones de texte de la manière montrée ci-contre en utilisant les notes du fichier "babel.rtf".

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Insérez l'image "tour_grande.jpg". Redimensionnez et repositionnez les zones de texte et l’image. Nota : l'image est positionnée en bas à droite de façon à cacher la petite image qui vient du masque des diapositives. Attention donc, en créant un masque, à ne pas y insérer d'éléments qui peuvent gêner la mise en page ultérieure.

Diapositive 4bis

Pour ne pas trop charger la diapositive 4, qui deviendrait illisible, le thème "La grande tour" doit être traité sur 2 diapositives. Nota : cette nouvelle diapositive ressemble à la diapositive 4. Passez en mode Trieuse de diapositive, copiez la diapositive 4 et collez-la à la suite. Revenez ensuite en mode Normal et faites les quelques modifications souhaitées. Remplacez l’image par l’image Nemrod.

Diapositive 5 : La petite tour

L'image est tour_petite.

Diapositive 6 : Babel vue par Lucas van Valckenborgh

L'image est babel_louvre.

Diapositive 7 : Babel vue par Maurits Cornelis Escher

Créez la diapositive 7 sur le modèle « Titre seul », cette diapositive ne contenant qu'un titre, des images, et une forme automatique. Les images sont babel_escher, escher et escher_ciel_eau. Nota : une forme automatique s'insère à partir de l’onglet Accueil, option Formes. On la remplit à l’aide d’une zone de texte : onglet Insertion, option Zone de texte.

Diapositive 8 : Babel vue par la BD

Les images sont babelbd1 et babelbd2.

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La diapositive 9

Cette diapositive est créée sur la disposition Titre et Contenu. Cliquer, dans la fenêtre inférieure, sur le dessin du graphique, choisir Histogramme et valider. Entrer dans la feuille Excel les données à partir du fichier "babel.rtf". Le graphique se met à jour automatiquement, comme indiqué ci-dessous.

Pour faire réapparaître la feuille de données après sa fermeture, il suffit de cliquer sur le graphique.

Diapositives de titre et de conclusion

Amélioration de la diapositive de titre

Voir ci-contre.

Diapositive de conclusion

À vous de l'imaginer.

La vision d'ensemble de la présentation

Le mode Trieuse de diapositives permet de visualiser l'ensemble de la présentation, mais aussi, le cas échéant, de modifier l'ordre des diapositives.

Application Passez en mode d'affichage Trieuse de diapositives à l'aide de l’onglet Affichage, option Trieuse de diapositives. Changez l'ordre des diapositives à l'aide de la souris si vous le souhaitez.

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Placez-vous sur la première diapositive et cliquez sur l'icône Diaporama, ou utilisez l’onglet Diaporama, option A partir du début. Faites défiler les diapositives en appuyant sur la barre d'espacement du clavier ou en cliquant sur le bouton gauche de la souris. Changez ensuite le modèle de présentation et regardez les modifications effectuées sur chacune des diapositives. Cliquez sur Edition Annuler pour revenir à la version précédente. N'oubliez pas de sauvegarder votre travail.

Animer la présentation

Utiliser les effets de transition

Une transition est la manière par laquelle une diapositive quitte l'écran pour faire place à la suivante. Par défaut, PowerPoint ferme la première pour ouvrir la suivante, mais on peut faire apparaître ou disparaître une diapositive dans toutes les directions, réaliser un fondu enchaîné... utiliser 40 effets de transition différents. Application Passez en mode d'affichage Trieuse de diapositives. Sélectionnez la première diapositive et cliquez sur l’onglet Animation :

Testez les différents effets en regardant l'effet produit sur la petite image de la diapositive. Vous pouvez choisir la vitesse de l'effet de transition : Lent, Moyen ou Rapide. Choisir Lent permet de mieux visualiser l'effet. Vous pouvez aussi demander un son à chaque changement de diapositive. L’effet s’applique aux diapositives sélectionnées. Cliquer sur Appliquer partout sur l’appliquer à toutes les diapositives. Lorsqu'un effet de transition est appliqué à une diapositive, un bouton s'affiche sous la diapositive, à gauche, indiquant l'application de l'effet. Cliquer sur ce bouton permet de visualiser l'effet de transition sur la petite image de la diapositive.

Utiliser les effets d'animation

On peut animer le texte, les diagrammes, tous les objets des diapositives, de manière à mettre en évidence les points importants et à rendre la présentation plus attrayante. Les effets d'animation s'appliquent diapositive par diapositive.

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Application Cliquez sur la diapositive que vous souhaitez animer, puis dans l’onglet Animation cliquez sur Animation personnalisée ; la fenêtre Personnaliser l'animation s'ouvre à droite de la diapositive. Cliquez sur chacun des objets de la diapositive que vous souhaitez animer, appliquez lui l'effet souhaité, et complétez l'animation à l'aide des propositions des différentes listes déroulantes.

Testez les choix en cliquant sur le bouton Lecture. Animez ensuite les autres diapositives et enregistrez la présentation terminée.

Présenter le diaporama

Démarrez le Diaporama à l'aide de l’onglet Diaporama option A partir du début. Pour passer d'une diapositive à la suivante ou d'une animation à la suivante (si les animations sont en mode manuel), appuyez sur la touche Entrée ou sur la barre d'espacement du clavier ou cliquez sur le bouton gauche de la souris. Nota : Le clic sur le bouton droit de la souris affiche une fenêtre permettant en particulier de passer à une autre diapositive que la suivante. Testez les différentes possibilités offertes :

Pour sortir du Diaporama avant la fin, appuyez sur la touche Echappement du clavier.