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Sommaire

I. Introduction

II. Deux domaines de gestion différents

III. Règles d’or pour réussir l’intégration d’un outil de paie

IV. Externaliser sa gestion RHa. Traitement partiel de la paieb. Traitement total de la paiec. Problématique de l’externalisation

V. Conclusion - La solution de paie : un outil en constante évolution

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La gestion des fiches de paie ne se résume pas seulement à la conception et au paiement des bul-letins de salaire à temps et sans erreurs. C’est une mission à forte valeur ajoutée qui doit être rigoureusement cadrée. L’outil de paie prend en compte toutes les étapes de la vie d’un salarié de son em-bauche dans l’entreprise à son départ de celle-ci.

Une entreprise comptant 2, 5 ou 100 salariés reste soumise aux mêmes obligations en matière de paie qu’une société de 1000 salariés.

La gestion de la paie reste une activité sensible dans l’entreprise car les temps nécessaires pour réaliser les bulletins et établir les déclarations dans les délais ne sont pas toujours optimaux.

Elle pourra être réalisée en interne, être complètement externalisée en la confiant à une entreprise de sous-traitance de la paie, ou menée conjointement par votre personnel et un Expert comptable.

I. Introduction

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La gestion des bulletins et le traitement pur de la paie (saisie, calcul et édition du bulletin de paie)• La gestion des ressources humaines•

II. Deux domaines de gestion différents

Gestion de la Paie

Virements de salaires, les écritures de paie à • transférer en comptabilité

Gestion des prêts, des acomptes, des saisies • sur salaire et des indemnités de transports-des éditions administratives, telles qu’attestation maladie, maternité, paternité, accident du travail, etc.

Déclaration annuelle des salaires aux • URSSAF et caisses de retraite

Certains logiciels de paie vont jusqu’à proposer la gestion des plannings des salariés et deviennent en ce sens un véritable outil d’organisation, de gestion du personnel et d’aide à la décision pour le chef d’entreprise.

Cette gestion du salarié prend notamment en compte les jours de congés, les RTT et les périodes de repos compensateurs, des maternités, des plannings, des cotisa-tions aux différentes caisses, la gestion et le suivi des visites médicales, la gestion de la formation professionnelle ainsi que le suivi des compétences et des carrières.

Gestion des Ressources Humaines

Toutes ces problématiques de gestion RH deviennent de plus en plus complexes à mettre en œuvre sans un outil performant, et adapté à la politique interne de l’entreprise.

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Choisir un logiciel compatible avec la comptabilité Il est important que le logiciel de paie puisse facilement s’interfacer avec le logiciel de comptabilité.

Veiller aux spécificités de l’activitéIl faut s’assurer que l’outil prend en considération les spécificités de la paie de votre type d’activité

S’assurer des mises à jour régulièresLes mises à jour des données sujettes à des modifications réglementaires et juridiques doivent être assu-rées

Vérifier les fonctionnalités du transfert des donnéesLes déclarations aux différents organismes sociaux doivent être pris en compte par le logiciel

Privilégier des solutions intégrant la fonction de gestion des RHLe but étant l’amélioration de l’organisation du travail dans l’entreprise

Idéalement, un logiciel de gestion de la paie devrait être :

Simple et convivial dans sa mise en place• Sécurisé lors du traitement des déclarations sociales par exemple• Ouvert à toute modification en matière légale ou sociale• Exploitable aisément pour récupérer les données de la paie et les transmettre aux différents services.•

III. Règles d’or pour réussir l’intégration d’un outil de paie

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De plus en plus nombreuses sont les entreprises qui ont recours à l’externalisation de tout ou partie de leurs processus RH. Selon une étude Markess Internationale 2008, 45% des entreprises interrogées auraient franchit le pas de l’externalisation. Aussi, la paie reste de loin le domaine le plus externalisée dans les entre-prises.

Les entreprises de moins de 50 salariés emploient rarement des spécialistes de la paie et ont tendance à faire appel à l’externalisation auprès des cabinets comptables. Il faut toutefois constater que des entrepris-es de grandes entreprises choisissent l’externalisation pour des raisons bien spécifiques (forte progression d’effectifs lors de rapprochements d’entreprises, croissance externe, développement des activités, etc.). Les prestations d’externalisation sont adaptées à tout type de structure.

Opter pour l’externalisation de la paie de votre entreprise permet d’éviter les risques d’erreurs et d’oublis. Selon la taille de l’entreprise, le nombre de bulletins de paie à traiter et les compétences techniques des per-sonnels chargés de la saisie, cette externalisation pourra être totale ou partielle.

IV. Externaliser sa gestion RH

Une personne de l’entreprise se chargera de la saisie (sur un logiciel classique ou en mode ASP) et de l’édition des documents courants (bulletins de salaire, journal de paie, etc.) ; un collaborateur de votre cabinet d’expertise comptable (ou un employé d’une entreprise spécialisée dans le traitement des paies) supervisera les écritures à saisir et complétera les bordereaux sociaux ainsi que les documents annexes.

a. Traitement partiel de la paie

Une personne de l’entreprise se chargera de collecter les données liées aux salaires (heures travaillées, ab-sences et congés, primes, etc.). Ensuite, un collaborateur de votre cabinet d’expertise comptable (ou celui d’un prestataire de service spécialisé dans le traitement des bulletins de paie) se chargera de la conception et de l’édition des bulletins de salaire. Une fois les paies contrôlées, vous procéderez à leur paiement. Toutes les autres missions classiques liées à la gestion des salaires seront assurées par ce même prestataire (expert comptable ou entreprise spécialisée dans les paies).

b. Traitement total de la paie

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L’externalisation des applications et processus RH comporte inévitablement des points sensibles dont il faut tenir compte en amont pour atteindre les objectifs recherchés et assurer le succès du projet :

La dépendance vis-à-vis du prestataire, ce qui peut entrainer un sentiment de perte de savoir-faire, de • connaissances, de compétences et donc de maîtrise des processus externalisés ;

Les coûts des prestations d’externalisation, estimés plus élevés que ceux d’une gestion en interne des ap-• plications et processus RH. Il faut cependant bien prendre en compte les coûts dans leur ensemble, sur toute la durée du contrat. Le ratio coût/qualité étant également à considérer.

c. Problématique de l’externalisation

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Il faut bien être conscient, lorsque l’on réfléchit à ces problématiques de gestion RH, que vous serez amené à changer l’outil de paie que vous utiliserez.

Au cours de la croissance et de l’évolution de l’entreprise, il est en effet nécessaire de faire régulièrement le point sur sa solution de paie : est-elle bien toujours adaptée à l’effectif, au secteur d’activité, à la législation en vigueur ?

Son choix et son éventuel remplacement résulteront d’un savant compromis entre adéquation aux spécifici-tés de l’entreprise, souplesse et fiabilité de la solution (traitement des cas particuliers) et enfin, compétences du responsable RH.

Soyez vigilants lors de ces choix car un problème de gestion peut entraîner de graves conséquences pour l’entreprise !

V. Conclusion - La solution de paie : un outil en constante évolution

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