Texto 2 .gestion de vehiculos

Administración de flota vehicular I

Unidad II: Gestión de vehículos


Profesionales en Ingeniería2

ÍNDICE

ÍNDICE ........................................................................................................................................2

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................3

OBJETIVOS .................................................................................................................................4

1. GESTIÓN ................................................................................................................................5

2. ADMINISTRACIÓN POR ÁREAS FUNCIONALES .................................................................5

Área de finanzas ............................................................................................................................................6

Área de marketing ........................................................................................................................................6

Área de producción .....................................................................................................................................7

Área de Recursos Humanos ......................................................................................................................7

3. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN ......................................................................................8

Planeamiento .................................................................................................................................................8

Organización ..................................................................................................................................................8

Dirección ..........................................................................................................................................................9

Control ..............................................................................................................................................................9

4. GESTIÓN DE VEHÍCULOS ...................................................................................................11

Datos de entrada ........................................................................................................................................ 11

Procesamiento de datos .......................................................................................................................... 11

Análisis de resultados ............................................................................................................................... 12

Sistema de control de operaciones ..................................................................................................... 13

MAPA CONCEPTUAL ...............................................................................................................18

REFERENCIAS Y ENLACES WEB ..............................................................................................19


3Profesionales en Ingeniería

INTRODUCCIÓN

La administración de vehículos mediante un proceso ordenado de planificación, organización, dirección y control; debe lograr la mayor durabilidad de las unidades a su cargo, mediante estrategias de mantenimiento y operación adecuadas que permitan alcanzar la mayor disponibilidad y productividad de los vehículos asegurando la calidad de sus servicios.



OBJETIVOS

• Analizar las etapas que comprende la Gestión de Vehículos.

• Evaluar las estrategias a seguir en cada una de ellas.



UNIDAD II

“GESTIÓN DE VEHÍCULOS”

1. GESTIÓN

La Gestión o Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

La administración moderna de una organización se centra en la estrategia, enfocándose a las necesidades del cliente.

VISIÓN Y ESTRATEGIA

Financiero

Aprendizaje y

crecimiento

Procesos Internos

Cliente

Figura N° 16. Enfoque moderno de Administración

2. ADMINISTRACIÓN POR ÁREAS FUNCIONALES

En la industria automotriz pueden encontrarse diversos procesos operativos, respecto a los cuales se forman las organizaciones que se desenvuelven en este sector.

http://es.wikipedia.org/wiki/Ciencia_social

http://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Necesidad



Dentro de una organización se identifican las siguientes áreas funcionales:

• Finanzas.• Marketing.• Producción.• Recursos humanos.

DIRECCIÓN

MARKETING

PRODUCCIÓN

FINANZAS

RECURSOS HUMANOS

Nivel Estratégico

Nivel Táctico

Nivel Operativo

Figura N° 17. Niveles y áreas estratégicas de una organización.

Área de Finanzas

Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.

Sus funciones son:

• Financiamiento• Contraloría• Crédito y Cobranza• Impuestos

Área de Márketing

Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la promoción.



Sus funciones son:

• Investigación de mercados• Planeación y desarrollo de producto• Precio• Distribución y logística• Ventas• Comunicación

Área De Producción

Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción, el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto terminado y el control de calidad.

Sus funciones son:

• Ingeniería de producto: Diseño del producto, pruebas de ingeniería y asistencia a mercadotecnia.

• Ingeniería de planta• Ingeniería industrial• Planeación y control de la producción• Abastecimientos• Fabricación• Control de calidad

Área De Recursos Humanos

Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación y evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las actividades.

Sus funciones son:

• Contratación y empleo• Capacitación y desarrollo• Sueldos y salarios• Relaciones laborales• Servicios y Prestaciones• Higiene y seguridad• Planeación de recursos humanos



3. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN

La Administración es un proceso a través del cual se logran determinados objetivos previamente establecidos, mediante la utilización racional de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros.

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración misma que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Planeamiento

Es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. En el sentido más universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente.

Al tratarse de un proceso de toma de decisiones, se pueden distinguir varias etapas:

• Identificación del problema• Desarrollo de alternativas• Elección de la alternativa más conveniente• Ejecución del plan

La etapa de planeamiento permite establecer:

• Metas a largo plazo• Las estrategias para lograr los objetivos determinados• Los objetivos a formularse a corto plazo• Personal que debe formular la planeación

Organización

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa.

Se basa en la especialización, unidad de mando, equilibrio autoridad – responsabilidad y equilibrio dirección – control, e implica necesariamente:

• Partes y funciones diversas• Unidad funcional• Coordinación

La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser una empresa. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones



han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre mecánica administrativa, y la dinámica.

Dirección

E s l a a c c i ó n o i n f l u e n c i a i n t e r p e r s o n a l d e l a a d m i n i s t r a c i ó n p a r a lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo. Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social.

Los elementos de la dirección son:

• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional• Motivación• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados• Comunicación• Supervisión• Alcanzar las metas de la organización

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones. Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener éstos resultados:

• En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de hacer ejecutar ó llevar a cabo, aquéllas actividades que habrán de ser productivas.

• En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de dirigir no de ejecutar. El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su hacer propio. Este consiste precisamente en dirigir.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

Control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.



El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos primordiales:

• Establecer las normas de desempeño.• Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de

desempeño.• Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

Existen tres enfoques diferentes para diseñar sistemas de control: • El control de mercado es un enfoque para controlar que se centra en el empleo de

mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la participación relativa en el mercado, para establecer las normas empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente en organizaciones donde los productos y servicios de la firma están claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.

• El control burocrático se concentra en la autoridad de la organización y depende de normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas.

• El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización que son compartidos.

El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.

Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin dejar que se desvíe de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas también es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la práctica, el proceso administrativo no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.



4. GESTIÓN DE VEHÍCULOS

La gestión de vehículos debe llevarse de forma adecuada mediante un sistema que permita el control efectivo de todos aquellos indicadores necesarios, se puede esquematizar de acuerdo a la siguiente figura:

• Operacionales• Mantenimiento

• Formatos• Software

• Productividad• Costo• Mantenimiento

Análisis de Resultados

Procesamiento

Datos de Entrada

Figura N° 18. Sistema de Control Vehicular.

DATOS DE ENTRADA

Es el proceso donde se recolecta toda la información necesaria, registrándose datos tanto operacionales como de mantenimiento. La información primordial que debe contener el sistema es:

• Base de datos de vehículos• Kilómetros recorridos• Abastecimiento de combustible• Tiempo operativo• Tiempo entre fallas• Tiempo fuera de servicio• Tiempo para reparar• Programa de mantenimiento• Historial de reparaciones• Renovación de neumáticos

PROCESAMIENTO DE DATOS

Es aquella fase en la que se concentran los recursos necesarios para el procesamiento de la información operacional y de mantenimiento de la flota vehicular. Para el desarrollo de dicha fase se emplean Formatos de Trabajo y Softwares.



Los principales formatos utilizados son:

• Partes diarios de trabajo• Bitácora• Órdenes de trabajo de mantenimiento• Reportes de actividades atrasadas• Checklist de operación y mantenimiento

Los softwares deben integrar las operaciones de la empresa, por lo que por lo menos deberían contener los siguientes módulos:

• Operaciones• Mantenimiento• Administración

ANÁLISIS DE RESULTADOS

En esta fase se condensa toda la información relacionada y se establecen los indicadores de medición que pueden ser:

a. De Productividad

Son aquellas variables que nos ayudan a identificar algún defecto o imperfección que exista cuando ofrecemos un servicio con los vehículos, y de este modo reflejan la eficiencia en el uso de los recursos generales y recursos humanos de la empresa. Entre los principales tenemos:

• Utilización• Rendimiento• Eficiencia• Productividad

b. De Costo

Son todos aquellos parámetros que permiten evaluar si una unidad está generando más costos que otras o si, en distintos periodos, los costos de un vehículo o flota de vehículos se han incrementado o han disminuido. Dentro de estos indicadores se señalan los siguientes:

• Costos de mantenimiento por unidad de producción.• Costo de mantenimiento por hora hombre.• Costo de mantenimiento por vehículo crítico.• Costo de Mantenimiento Preventivo.• Costo de Mantenimiento Correctivo.• Costo de Mantenimiento Predictivo.• Costo de combustible por kilómetro recorrido.• Costo de neumáticos por kilómetro recorrido.



c. De Mantenimiento

Son parámetros que sirven para comparar con un valor o nivel de referencia con el fin de adoptar acciones correctivas, modificativas, predictivas según sea el caso. Convenientemente utilizados, pueden ofrecernos una oportunidad de mejora continua en el desarrollo, aplicación de nuestros métodos y técnicas de mantenimiento.

Los principales indicadores que se debe medir son:

• Disponibilidad• Mantenibilidad• Confiabilidad• Eficiencia Global de los Equipos• Cumplimiento de programas

SISTEMA DE CONTROL DE OPERACIONES

A continuación se presenta un ejemplo de sistema de control de operaciones para tres vehículos de una empresa constructora:

a. Datos de Entrada

• Fecha: Día de trabajo.• Obra: Lugar de trabajo.• Tiempo de trabajo: Hora trabajadas según el horómetro del equipo.• Parte diario: Número del documento de registro de operador.• Combustible abastecido: Cantidad de combustible con el que se llenó el tanque de

combustible.• Vale de combustible: Número de documento con el que se autorizó el abastecimiento

de combustible.



b. Procesamiento de Información

Mediante el uso de partes diarios de trabajo y vales de combustible se procesa la información en una hoja de Excel, obteniendo así las Tablas 6, 7 y 8 donde figura la información necesaria:

Tabla N° 06

Registro de Operaciones de Cargador Frontal

FECHA OBRA TIEMPO PARTE COMBUSTIBLE VALE01/07/2011 Obra 1 1.33 494 12 980202/07/2011 Obra 2 1.5 49704/07/2011 Obra 3 1.5 100105/07/2011 Obra 1 5 100306/07/2011 Obra 3 2 1009 23 980808/07/2011 Obra 3 3.5 101109/07/2011 Obra 3 1.5 101711/07/2011 Obra 1 4 102212/07/2011 Obra 2 7.5 1025 23 982213/07/2011 Obra 3 2.5 102814/07/2011 Obra 4 4 103214/07/2011 Obra 2 1.5 103215/07/2011 Obra 4 4.5 1038 27 982615/07/2011 Obra 2 1.5 103816/07/2011 Obra 1 4 104218/07/2011 Obra 2 4 104719/07/2011 Obra 2 6.5 1050 22 983220/07/2011 Obra 3 5.5 105421/07/2011 Obra 5 1.48 105922/07/2011 Obra 6 2 1065 22 984023/07/2011 Obra 3 2 106924/07/2011 Obra 4 4 107225/07/2011 Obra 1 2.5 107526/07/2011 Obra 2 2.5 1082 17 984627/07/2011 Obra 7 5 108527/07/2011 Control 15 9850



Tabla N° 07

Registro de Operaciones de Camión Volquete 01

FECHA OBRA TIEMPO PARTE COMBUSTIBLE VALE01/07/2011 Obra 1 2 493 21 980102/07/2011 Obra 2 1 49804/07/2011 Obra 3 6 500

05/07/2011 Obra 1 7 1004 13.5 9805

06/07/2011 Obra 3 6.5 100708/07/2011 Obra 3 5 1013 21 981309/07/2011 Obra 3 4.5 101911/07/2011 Obra 1 7 102112/07/2011 Obra 2 7.5 1027 25 982113/07/2011 Obra 3 4.5 103014/07/2011 Obra 4 6 103315/07/2011 Obra 4 7 1039 25 982716/07/2011 Obra 1 4 104318/07/2011 Obra 2 7 104619/07/2011 Obra 2 7.5 1049 20 983120/07/2011 Obra 3 6 105521/07/2011 Obra 5 4 106022/07/2011 Obra 6 2 1064 23 983922/07/2011 Obra 6 1 106422/07/2011 Obra 2 1 106423/07/2011 Obra 3 1.5 107024/07/2011 Obra 2 3 107325/07/2011 Obra 1 6.5 107626/07/2011 Obra 2 7.5 1080 23 984527/07/2011 Obra 7 7.5 108627/07/2011 Control 16 9851



Tabla N° 08

Registro de Operaciones de Camión Volquete 02

FECHA OBRA TIEMPO PARTE COMBUSTIBLE VALE01/07/2011 Obra 1 2 495 20 980302/07/2011 Obra 2 3 49904/07/2011 Obra 3 3.83 100205/07/2011 Obra 1 7 1005 15 980606/07/2011 Obra 3 7.5 100808/07/2011 Obra 3 7.5 1012 22 981209/07/2011 Obra 3 5 101811/07/2011 Obra 1 7 102012/07/2011 Obra 2 7.5 1026 28 982013/07/2011 Obra 3 4 103114/07/2011 Obra 4 6.5 103415/07/2011 Obra 4 7 1041 28 983016/07/2011 Obra 1 5 104418/07/2011 Obra 2 7 104519/07/2011 Obra 2 7.5 1051 20 983320/07/2011 Obra 3 7 105621/07/2011 Obra 5 2.5 106122/07/2011 Obra 6 2 1066 27 984122/07/2011 Obra 5 3.5 106623/07/2011 Obra 3 3 107124/07/2011 Obra 2 3.5 107425/07/2011 Obra 1 7.5 107726/07/2011 Obra 2 7 1081 26 984727/07/2011 Obra 7 7.5 108727/07/2011 Control 20 9852

Este sistema de control indica que el abastecimiento de combustible, en los días que corresponde, se hizo antes de que los vehículos salieran a trabajar en la obra señalada. Asimismo, se observa que al inicio de operaciones del mes se hace un abastecimiento de 12, 21 y 20 galones. También puede verse que, al cierre de las operaciones mensuales se llena el tanque de combustible de cada vehículo con 15, 16 y 20 galones respectivamente.



c. Análisis de Resultados

Este sistema permite obtener:

• Tiempo total de operación (TTO).• Total de combustible abastecido (TCA).• Total de combustible consumido (TCC).• Cantidad de obras en las que trabajaron los vehículos (CO).

Tabla N° 09

Parámetros de operación

VEHÍCULO TTO (hr) TCA (Gal) TCC (Gal) CO

Cargador Frontal 81.31 161 149 7

Volquete 01 122.5 187.5 166.5 7

Volquete 02 130.83 206 186 7

El costo del galón de combustible era de S/. 12.90 y el tiempo planificado de trabajo para los vehículos fue de 84 horas para el Cargador Frontal y 135 horas para cada camión. Los indicadores que se pueden calcular son:

• Consumo de combustible (CC).• Costo del combustible por hora (CCH).• Costo total de combustible (CTC)• Gasto en combustible abastecido (GCA).• Disponibilidad (A).

Tabla N° 10

Indicadores

VEHÍCULO CC (Gal/hr) CCH (S/./hr) CTC (S/.) GCA (S/.) A (%)

Cargador Frontal 1.83 23.61 1919.73 2076.90 96.80

Volquete 01 1.36 17.54 2148.65 2418.75 90.74

Volquete 02 1.42 18.32 2396.81 2657.40 96.91

Estos indicadores permiten hacer comparaciones entre vehículos, por ejemplo:

• El volquete 01 es el vehículo con mejor rendimiento dado que trabaja 0.74 horas por cada galón de combustible.

• El volquete 01 es el vehículo con menor costo horario de combustible pues sólo cuesta S/. 17.54 en una hora de operación.

• El volquete 02 es el vehículo que alcanza la mayor cantidad de horas operativas frente a las planificadas pues su disponibilidad es de 96.91%



MAPA CONCEPTUAL

Gestión de Vehículos

Gestión

Cliente

Crecimiento interno

Estrategias

Visión

Finanzas

Marketing

Producción

Recursos Humanos

Planear

Organizar

Dirigir

controlar

Información

Procesamiento

Resultado

Áreas funcionales

Etapas de la Administración

Sistema de control



REFERENCIAS Y ENLACES WEB @

• D’Alessio, F. (2008) El Proceso Estratégico (1a ed.). México: Pearson Educación S.A..

• Robbins, Coulter (2008). Introducción a la Administración y a las Organizaciones (8ª ed.). México: Pearson Educación S.A..

• http://www.slideshare.net/jcarreto1/v-fases-del-proceso-administrativo

• http://www.theworkofgod.org/gestion_de_flotas_vehiculos.htm

• http://tuslibrosenlinea.blogspot.com/2011/02/administracion.html

• Vanella G. Ricardo (2005). Guía del Emprendedor “Claves para Organizar un Negocio Exitoso”.

http://www.slideshare.net/jcarreto1/v-fases-del-proceso-administrativo

http://www.theworkofgod.org/gestion_de_flotas_vehiculos.htm

http://tuslibrosenlinea.blogspot.com/2011/02/administracion.html

Texto 2 .gestion de vehiculos

Engineering

Transcript of Texto 2 .gestion de vehiculos