Système de collecte des actifs en ressources ... - TI MSSS

Système de collecte des actifs en ressources informationnelles - SCARI

Manuel d’utilisation

Version 2.0 2020-11-12

Secrétariat du Conseil du trésor

Manuel d’utilisation du SCARI 3

Table des matières

1. PRÉFACE ................................................................................................................................................................... 4

2. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L’OUTIL DE COLLECTE ............................................................................................... 6

2.1 Notes préliminaires ......................................................................................................................................... 6

3. ACCÈS À L’OUTIL ET MISE À JOUR DES DONNÉES POUR 2020 .................................................................................. 7

4. SAISIE MANUELLE PAR L’INTERFACE DE SAISIE ......................................................................................................... 8

4.1 Menu principal ................................................................................................................................................ 9

Onglet : Systèmes et services .................................................................................................................................. 9

Onglet : Composantes technologiques ................................................................................................................. 25

Onglet : Fichiers de données ................................................................................................................................. 26

5 TRANSMISSION DES DONNÉES AU SECRÉTARIAT DU CONSEIL DU TRÉSOR ............................................................ 27

6 IMPRESSION ET RAPPORTS ..................................................................................................................................... 28

7 CHARGEMENT DES DONNÉES DIRECTEMENT DANS LA BASE DE DONNÉES ........................................................... 28

7.1 Tables « produit » et « manufacturier » ........................................................................................................ 29

7.2 Table « composante » ................................................................................................................................... 30

7.3 Table « systeme » ......................................................................................................................................... 31

7.4 Table « sys_cri » ............................................................................................................................................ 33

7.5 Table « sys_cib » ........................................................................................................................................... 33

7.6 Table « sys_sec » ........................................................................................................................................... 34

7.7 Table « sys_com » ......................................................................................................................................... 35

7.8 Table « sys_lan » ........................................................................................................................................... 35

7.9 Table « actions » ........................................................................................................................................... 36

7.10 Table « sys_sys » ........................................................................................................................................... 37

7.11 Table « ponderation » ................................................................................................................................... 37

8 IMPORTER/INTÉGRER DES DONNÉES ..................................................................................................................... 38

ANNEXE A ....................................................................................................................................................................... 41

Critères de la base de données pour les cotes ....................................................................................................... 41

ANNEXE B ....................................................................................................................................................................... 42

Lexique ................................................................................................................................................................... 42

ANNEXE C ....................................................................................................................................................................... 42

Tableau résumé des critères .................................................................................................................................. 42



1. PRÉFACE

Dans la Stratégie gouvernementale en technologies de l'information, la mesure 7 mentionne qu’afin de faire de meilleurs choix d’investissements, le gouvernement souhaite constituer et maintenir un portrait des actifs informatiques. À cette fin, le 7 mars 2018 entrèrent en vigueur des modifications à la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement stipulant qu'un organisme visé doit « maintenir à jour un inventaire de ses actifs informationnels » (art. 13, al. 1, par. 3°). Les Règles relatives à la planification et à la gestion des ressources informationnelles précisent que pareil inventaire « consiste en un registre permanent des actifs informatiques », « regroupés par système auxquels ils contribuent ou, à défaut d'un tel système, par service » (art. 15 et 16). Les Règles demandent de n'inclure dans l'inventaire que les « principales composantes technologiques » d'un système ou d'un service (art. 16, al. 1, par. 8°). De plus, en vertu des articles 17 et 19 des Règles, une évaluation des actifs doit être effectuée par les organismes visés entre le 1er octobre et le 31 décembre de chaque année. Une transmission de l'inventaire et de l'évaluation doit se faire quant à elle au plus tard le 31 décembre de chaque année. En vertu de l'art. 15 des Règles, l'inventaire doit être établi et tenu à jour par chaque organisme public visé, sans égard aux dates d'évaluation et de transmission. Ces mesures permettront de repérer les actifs désuets et d’établir les priorités à l’échelle gouvernementale. Elles permettront également aux organismes publics (OP) d’évaluer et de présenter l’état de leurs actifs informatiques, y compris leur niveau de désuétude.



PRÉCISIONS IMPORTANTES En tout temps, lors de la saisie de données dans le cadre de la présente collecte, prière de considérer les points suivants :

1. tel que précisé dans les Règles, se limiter aux principales composantes

technologiques des systèmes ou services inventoriés;

2. il est sous-entendu qu’un service d’infrastructure est généralement utilisé

aux fins de soutien de mission et donc en soutien à des systèmes de

mission ou de soutien : bien que ce soit possible, il n’est donc pas

nécessaire de spécifier le lien pouvant exister entre des services

d’infrastructure et des systèmes de mission ou de soutien. Si un service

d’infrastructure dessert un ou des systèmes importants, cela se reflétera

indirectement dans la cote de valeur pour l’organisation attribuée au

service;

3. si des composantes ont été associées à un service d’infrastructure que l’on

sait, par ailleurs, être utilisé par un système ou un autre service, il n’est

pas nécessaire d’associer aussi ces mêmes composantes à ce système ou

cet autre service.

Manuel d’utilisation du SCARI

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2. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L’OUTIL DE COLLECTE

Le système de collecte des actifs en ressources Informationnelles (SCARI) a été développé afin de rendre plus conviviale la saisie des actifs en ressources informationnelles (RI) pour les différents utilisateurs.

Il est à noter que l’outil de collecte est autoportant au même titre qu’un fichier bureautique. L’outil se compose d’une base de données au format Access ainsi que d’une interface Web facilitant la saisie manuelle. Afin de saisir les données, deux possibilités s’offrent à l’utilisateur :

a) saisir les données manuellement par l’interface de saisie;

b) charger les données directement dans la base de données.

Les deux méthodes de saisie mentionnées ci-dessus seront expliquées en détail dans le présent guide.

2.1 Notes préliminaires

Configuration requise : pour fonctionner, l’outil nécessite le fureteur Internet Explorer (IE) 11 ou plus installé sous Windows 7 ou plus régionalisé adéquatement pour le Canada français (notamment, la virgule et l’espace doivent respectivement être définis comme séparateur décimal et de milliers).

Sécurité : étant donné que SCARI est une application HTML exécutée localement par Internet Explorer (application HTA), elle nécessite des droits d’accès similaires à ceux d’une application locale traditionnelle; notamment, Internet Explorer ne doit pas être exécuté en mode protégé et les options Internet doivent permettre d’exécuter le Javascript et les objets ActiveX, en plus de permettre l’accès à des sources de données et des fichiers locaux. Ces configurations peuvent contrevenir aux politiques de sécurité en vigueur au sein de certains organismes. Si, à son ouverture, SCARI donne des erreurs ayant trait à la sécurité ou à des restrictions d’accès, il appartient donc à l’usager, en collaboration avec sa direction des ressources informationnelles, de s’assurer que les configurations requises soient rencontrées dans un cadre acceptable pour l’organisme (par exemple : en assouplissant temporairement les restrictions de sécurité sur un poste, en créant un compte usager dédié à usage restreint, en exécutant SCARI sur une machine virtuelle dans environnement contrôlé, etc).

Utilisation multi-usager : étant donné que les données sont enregistrées dans un fichier unique, il n’est pas recommandé d’utiliser l’application en mode multi-usager aux fins de saisie (par exemple, en partageant l’application sur un réseau).


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Copies de sûreté : il revient à l’organisme de s’assurer d’effectuer des copies de sûreté des données saisies pour pallier tout problème éventuel (corruption de la base de données, suppression par accident, etc.).

3. ACCÈS À L’OUTIL ET MISE À JOUR DES DONNÉES POUR 2020

L’utilisateur doit télécharger la version la plus récente du SCARI, disponible sur le site de la communauté des dirigeants de l’information et leur entourage (CoDIE). Tel que précisé précédemment, il est très important d’enregistrer le système SCARI localement.

La dernière version du SCARI disponible sur la CoDIE permet le passage de l’année précédente à l’année en cours. Ainsi, l’utilisateur sera en mesure d’effectuer la mise à jour de l’inventaire des actifs ainsi que l’évaluation de leur état.

Une fois le nouveau SCARI téléchargé, les données transmises au 31 décembre 2019 doivent être importées au SCARI 2020 afin de pouvoir effectuer la mise à jour. Pour ce faire, une fois le SCARI ouvert, l’utilisateur doit :

1. sélectionner l’onglet Fichiers de données; 2. sélectionner le bouton Importer des données et choisir le fichier (.mdb) transmis lors du

précédent inventaire;

https://di.collaboration.gouv.qc/bibliotheque/documents/2018/05/systeme-de-collecte-des-actifs-en-ri


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3. mettre à jour l’ensemble de ses actifs et ajouter les nouveaux actifs, le cas échéant. Tous les actifs inscrits au SCARI doivent être basculés en 2020 afin de procéder à la mise à jour. Pour se faire, il suffit de sélectionner, pour chacun des actifs, la flèche bleue située dans la haut de l’application.

4. SAISIE MANUELLE PAR L’INTERFACE DE SAISIE

Lors de la première ouverture de l’application, sélectionner l’organisme pour lequel les données seront saisies à l’aide de la liste déroulante.

Noter qu’après sélection d’un organisme, son nom apparaîtra en évidence dans le haut de l’écran, et qu’il est possible de changer l’organisme en cliquant sur le nom. Chaque donnée saisie dans l’outil sera enregistrée sous le nom d’organisme apparaissant dans le haut de l’écran au moment de l’enregistrement.


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4.1 Menu principal

L’application comporte trois onglets, soit :

• Systèmes et services

• Composantes technologiques

• Fichiers de données

Onglet : Systèmes et services

L’onglet Systèmes et services permet d’afficher et de saisir les différents systèmes de l’organisme et d’y lier les principales composantes technologiques sur lesquelles il repose.

Pour commencer, afin d’ajouter un système ou un service ainsi que ses composantes, cliquer sur le bouton Ajouter un système ou un service.

Si des systèmes ou des services ont déjà été saisis dans la base de données, ils apparaîtront à la page d’accueil; on peut alors cliquer sur un système ou service de son choix afin d’en consulter ou d’en modifier les données.


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Après avoir cliqué, la fenêtre de saisie de l’information relative au système/service apparaîtra :

S’il s’agit d’un nouveau système, seule l’opération de collecte courante s’affichera; par contre,

pour un système existant, les données de la plus récente collecte s’afficheront et il sera possible

de naviguer entre les opérations de collecte grâce aux flèches et à la liste déroulante apparaissant

à cette fin dans le haut de l’écran. Dans tous les cas, il ne sera possible de modifier ou de saisir

des données que pour l’opération de collecte courante.


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Caractéristiques

Les informations à saisir sous la rubrique « Caractéristiques » à l’égard du système ou du service sont de nature essentiellement qualitative. Il s’agit de la première étape à effectuer. Les champs assortis d’un astérisque rouge ( * ) sont obligatoires. Le tableau ci-dessous explique en détail les différents champs à remplir pour cette rubrique.

Nom* Inscrire le nom du système ou du service.

Description* Inclure une brève description du système ou du service.

Clientèle cible* Pour les systèmes de soutien ou de mission seulement, sélectionner le ou les groupes cibles du système de soutien ou de mission.

Type de système/service* Indiquer, à l’aide du menu déroulant, s’il s’agit d’un service d’infrastructure, d’un système de mission ou d'un système de soutien. Une définition des trois types est présentée en annexe.

Catégorie(s) d’infrastructure / Secteur d’activités / Type de soutien*

Préciser au moins une catégorie d’infrastructure, un type de soutien ou un secteur d’activité. Il est possible d’en sélectionner plusieurs au besoin en maintenant la touche « Ctrl » enfoncée pour une sélection à l’unité ou en maintenant la touche « Shift » enfoncée pour une sélection en bloc.

Type de possession* Indiquer s’il s’agit d’impartition, d’infonuagique ou si l’organisme est propriétaire. IMPORTANT : un service ou système fourni par ITQ ne constitue pas de l’impartition et ne doit pas être inventorié par l’organisme : c’est ITQqui devra inventorier et se déclarer propriétaire de ces services/systèmes.

Fournisseur* Indiquer qui fournit le système ou le service (champ visible uniquement lorsque le type de possession est impartition ou infonuagique).

Valeur de remplacement estimée Si connue, indiquer la valeur de remplacement estimée du système (en milliers de dollars).

Langage(s) de programmation Identifier le ou les principaux langages de programmation du système. Si la case « Autres » est cochée, il est loisible de préciser le ou les autres langages utilisés dans le champ apparaissant à cette fin. Prendre soin de bien indiquer des langages, et non des logiciels ou plateformes de développement (p. ex., « MS Access » n’est pas un langage de programmation).


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Composantes technologiques du système ou du service

Une fois les caractéristiques du système/service complétées, il faut ensuite associer les composantes technologiques sur lesquelles il repose, le cas échéant. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Associer des composantes au système ou au service.

La fenêtre de saisie suivante apparaîtra et permettra de lier les principales composantes matérielles et logicielles au système/service.


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Cette fenêtre est composée de deux zones : Composantes de l’organisme et Composantes à associer au système ou au service.

La zone Composantes de l’organisme énumère les composantes disponibles au sein de l’organisme et sera vide lors de la première utilisation, alors que la zone Composantes à associer au système ou au service, quant à elle, énumère les différentes composantes liées au système ou au service en cours de saisie, et sera vide à la création de chaque nouveau système/service. Le champ Filtrer permet quant à lui de filtrer dynamiquement les entrées de la zone Composantes de l’organisme par nom de produit.

Afin d’ajouter une composante non présente dans la zone Composantes de l’organisme, cliquer sur le bouton Ajouter des composantes.

La fenêtre de saisie suivante apparaîtra :

Il est à noter qu’une banque des principaux produits utilisés à l’échelle gouvernementale est déjà disponible à l’intérieur de l’outil. Le champ Nom du produit permet la recherche de produits à associer à une composante, des suggestions de produits apparaissant dynamiquement sous le champ « Nom du produit » au fur et à mesure de la saisie de caractères (p. ex. : entrer « off » fera apparaître, entre autres, la liste de tous les produits Office disponibles). Si le produit souhaité n’est pas trouvé, il est possible d’ajouter un nouveau produit (p. ex., « Microsoft Office 3000 ») en saisissant dans les champs appropriés le nom du produit (ici, « Office »), le nom de l’éditeur ou du manufacturier (ici, « Microsoft ») et sa version (ici, « 3000 »), ainsi que l’ensemble des informations obligatoires (champs assortis d’un « * »). À noter qu’il est aussi possible de choisir un produit existant, puis d’en modifier la version au besoin.

N.B. : La banque des produits disponibles étant vaste, il est conseillé de bien rechercher le produit souhaité avant d’en créer de nouveaux afin d’éviter les doublons.


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Le tableau ci-dessous présente les différentes informations saisissables lors de l’ajout d’une composante.

Nom du produit* Inscrire le nom du produit seulement (sans le nom de l’éditeur ou du manufacturier, et sans numéro de version).

Manufacturier/éditeur Inscrire le nom de l’éditeur ou du manufacturier du produit. Obligatoire, à l’exception des logiciels libres.

Version Version du produit. Obligatoire pour les produits de type logiciel, facultatif pour les produits de type matériel.

Type de produit* Identifier si le produit en question est de type matériel ou logiciel. Saisissable pour un nouveau produit seulement.

Type de logiciel* Dans le cas d’un produit de type logiciel, préciser en plus s’il est de type propriétaire ou libre. Saisissable pour un nouveau produit seulement.

Catégorie* Sélectionner la catégorie représentant le mieux la fonction du produit. Saisissable pour un nouveau produit seulement.

Sous-catégorie* Dans le cas d’un logiciel, sélectionner la sous-catégorie le représentant le mieux. Saisissable pour un nouveau produit seulement.

Date d’acquisition/disponibilité1 À l’aide du calendrier, sélectionner la date d’acquisition (typiquement, dans le cas d’un matériel) ou de disponibilité sur le marché (typiquement, dans le cas d’un logiciel). La date peut également être saisie directement au format AAAA-MM-JJ.

Durée de support/garantie (jours)1

Si connue, inscrire la durée de support ou de garantie, en nombre de jours (noter qu’on peut plutôt entrer en lieu et place la date de fin dans le champ suivant). Si la durée est connue, mais pas en nombre de jours, le système convertira automatiquement en nombre de jours si la durée indiquée est en années/mois/jours. (p. ex., en écrivant dans la case « 2 ans 3 mois 15 jours », le système convertira automatiquement l’entrée en 836 jours). Le système comprend les ans, les mois et les jours, qui peuvent être abrégés et utilisés avec ou sans espaces (p. ex. : « 3a », « 18m », « 3a6m », etc.).

1 Il est à noter que pour plusieurs produits déjà disponibles dans le système, des dates de début, durées et

dates de fin seront suggérées automatiquement, mais que ces valeurs ne sont que des suggestions et qu’il est important de vérifier leur validité dans le contexte propre à l’organisme.


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Date de fin de support/garantie1 Au lieu d’une durée de support/garantie, on peut plutôt saisir une date de fin si c’est cette dernière qui est connue (p.ex. : dans le cas d’un logiciel propriétaire dont la fin de support est annoncée par l’éditeur). À l’aide du calendrier, sélectionner la date ou la saisir directement au format AAAA-MM-JJ.

Quantité possédée Inscrire, en chiffres, le nombre d’unités de la composante possédées au total au sein de l’organisme, tous systèmes/services confondus. Dans le cas d’un logiciel propriétaire, il s’agira du nombre de licences, et dans le cas d’un logiciel libre, du nombre d’instances.

Valeur de remplacement Si connue, indiquer, en milliers de dollars, la valeur estimée de remplacement. Saisissable pour un produit de type « Matériel » seulement.

Il est également possible de procéder à l’ajout de plusieurs composantes en même temps en cliquant sur Ajouter une ligne. Si une ligne est vide, elle sera simplement ignorée.

Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer les composantes.


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Une fois des composantes ajoutées, il suffit de sélectionner celles que l’on désire associer au système ou au service en utilisant les flèches prévues à cette fin, puis de cliquer sur le bouton « Valider ». À noter qu’il est possible de sélectionner plus d’une composante à la fois en maintenant la touche « Ctrl » enfoncée pour une sélection à l’unité ou en maintenant la touche « Shift » enfoncée pour une sélection en bloc.

Une fois des composantes associées à un système ou un service, celles-ci seront visibles à la rubrique Composantes technologique du système ou du service. En cliquant sur le nom du produit d’une composante, il sera possible de modifier cette composante.

Il est à noter que ces composantes seront aussi visibles à l’onglet Composantes technologiques.


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Sous-systèmes ou sous-services

Bien que jugé non nécessaire aux fins d’établissement d’un état des actifs, il est néanmoins possible aux intéressés de désigner des systèmes/services existants comme étant des sous-systèmes ou des sous-services du système/service en cours de saisie en cliquant sur le bouton Associer des sous-services ou sous-systèmes existants. Mise à part l’absence d’un bouton permettant de créer de nouveaux systèmes/services, la procédure d’association suit la même logique que celle décrite pour l’association de composantes technologiques.

Bien que non encouragées, les références circulaires sont permises (interdépendances), mais non les références récursives (autodépendances). De plus, bien que toutes les combinaisons d’association entre les divers types de systèmes et de services soient permises, l’appel au sens critique est de mise (p. ex., il paraîtrait peu vraisemblable qu’un système de mission soit désigné comme sous-système d’un service d’infrastructure).


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Évaluation de l’état des actifs

La rubrique suivante concerne l’évaluation de l’état des actifs et permettra d’illustrer l’état de santé du système ou du service et sa valeur pour l’organisation.

Selon le type de système ou du service choisi préalablement, ainsi que le type de possession, différents critères d’évaluation apparaîtront. L’évaluation s’effectue en attribuant, pour chacun des critères, une cote de 1 à 5. Une liste de définitions des critères est présentée en annexe.

Si le type de système/service choisi dans les caractéristiques est « Système de mission » ou « Système de soutien », l’évaluation s’effectue selon les critères illustrés ci-dessous pour un type de possession « Propriétaire »; seul État de santé technique sera absent pour tout autre type de possession.

Toutefois, si le type de système/service choisi est « Service d’infrastructure », l’évaluation s’effectue globalement. Dans ce cas également, État de santé sera absent si le type de possession n’est pas « Propriétaire ».


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Les cotes exactes de 1, 2, 3, 4 ou 5 peuvent être saisies rapidement par l’utilisation des boutons radio prévus à cette fin, mais il est également possible d’entrer des cotes fractionnaires (p.ex. : « 3,2 ») en les saisissant directement dans les cases prévues à cette fin.

Une définition des critères d’évaluation est suggérée à l’annexe C.

Une fois tous les critères de l’évaluation des actifs complétés, la cote de couleur associée à l’évaluation des actifs apparaîtra.


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Pondérations

Il est possible d’ajuster la pondération des critères des systèmes de mission et de soutien pour un organisme en cliquant sur le bouton « Pondérations… ».

La fenêtre suivante apparaît :


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Lorsque la pondération d’un critère est modifiée :

• La cote de l’axe associé au critère changera instantanément, ce qui permet d’observer directement l’influence de la pondération.

• La case Fixe associée au critère se cochera.

• Les critères de l’axe associé dont la case Fixe n’est pas cochée s’ajusteront automatiquement pour que la somme des pondérations de l’axe soit égale à 100 %.

Il est possible de cocher ou décocher des cases Fixe à volonté, selon les besoins.

Pour enregistrer les pondérations, cliquer sur Valider; pour annuler les changements, cliquer sur Annuler.

IMPORTANT : Les pondérations sauvegardées seront appliquées à tous les systèmes de mission et de soutien de l’organisme courant.


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Stratégies projetées

La dernière rubrique à compléter consiste, à la suite de l'obtention des résultats précédents dans l’évaluation des actifs, à identifier la ou les stratégies projetées à l’égard de l’actif, notamment pour la prise en charge ou la prévention de la désuétude.

Le tableau ci-dessous vient expliquer en détail chacun des champs à remplir.

Stratégie* Stratégies envisagées qui peuvent être apportées à l’actif identifié dans les prochains exercices budgétaires.

Période* Sélectionner l’année financière dans laquelle l’action est envisagée.

N° projet Inscrire, le cas échant, le ou les numéros de projet (séparés par des virgules, avec ou sans espaces) correspondant à cette action au portefeuille gouvernementale de projets au SIGRI.

Il est important de noter qu’au moins une stratégie et sa période d’application doivent être entrées. Noter qu’il est possible de procéder à l’ajout de plusieurs stratégies en cliquant sur le bouton « Ajouter une stratégie ». On ne peut entrer la même stratégie plus d’une fois pour la même période; par contre, il est tout à fait approprié d’entrer différentes stratégies pour une même période ou la même stratégie pour différentes périodes.


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Commentaires

Il est possible d’ajouter des commentaires (4 000 caractères au maximum) dans la boîte de saisie prévue à cet effet, au bas de l’écran.


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Enregistrement

Pour que l’enregistrement d’un système/service soit possible, il faut au minimum saisir les champs « Nom », « Description », « Type de système/service » et « Type de possession »; cependant, l’exportation aux fins de transmission ne sera possible que si tous les champs obligatoires (marqués par un astérisque rouge) ont été saisis.

Une fois toutes les données du système/service saisies, cliquer sur le bouton Enregistrer dans le coin supérieur gauche de l’écran.

En cliquant sur le bouton Annuler / Fermer, l’utilisateur revient à la liste des systèmes et services, d’où il peut modifier un système ou un service déjà enregistré en cliquant sur son nom.

NOUVEAUTÉ SCARI 2020

Il est dorénavant possible de Supprimer un actif ayant été ajouté lors de la période en cours. Pour un actif ayant été inscrit aux dernières collectes, l’utilisateur doit plutôt sélectionner le bouton « Système ou service inactif ». Ainsi l’historique des années précédentes est conservé.


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Onglet : Composantes technologiques

Une fois les différents systèmes/services identifiés, l’onglet Composantes technologiques présente toutes les composantes créées avec le nombre de systèmes ou de services associés à chacune.

Cet onglet donne une vue d’ensemble sur les composantes présentes et permet d’ajuster l’information, le cas échéant, ou de supprimer des composantes ajoutées par erreur à l’organisme ou non associées à des systèmes/services rapportés. Il est également possible de modifier une composante en cliquant sur le nom du produit qui y est rattaché.


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Onglet : Fichiers de données

Une fois l’ajout de systèmes et de services ainsi que les composantes qui y sont rattachées effectué, il ne reste qu’à procéder à la transmission des données.

Que l’on ait procédé à une saisie des données par le biais de l’interface ou directement dans la base de données, cliquer sur l’onglet Fichiers de données.

Afin de valider les données saisies et d’exporter un fichier transmissible au Dirigeant principal de l’information, cliquer sur le bouton Valider et exporter pour transmission. Après quelques secondes, une fenêtre d’enregistrement apparaîtra, demandant à quel emplacement enregistrer le fichier. Prière de ne pas changer le nom du fichier.

Afin de récupérer le fichier Access contenant les données saisies (aux fins de sauvegarde, de consultation ou de modification directe), cliquer sur le bouton Exporter une copie de la base de données courante. Dans l’hypothèse où, pour quelque raison, une copie de la base de données ne contenant aucune des données saisies serait désirée, cliquer sur Exporter une base de données vierge. Une fenêtre s’ouvrira demandant ce que l’on veut faire avec le fichier.


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Choisir l’option Enregistrer sous et enregistrer le fichier à l’endroit désiré.

5 Transmission des données au Secrétariat du Conseil du trésor

La transmission du fichier de données (.txt) produit avec SCARI de votre organisme doit s’effectuer au moyen du système de transfert de fichiers (STF) disponible en suivant le lien https://tresor.qc/stf/ ou https://www.tresor.gouv.qc.ca/stf. Cette application de transfert est accessible en utilisant les mêmes identifiants et mots de passe que ceux utilisés pour accéder au système intégré de gestion en ressources informationnelles (SIGRI). L’activité de transfert Planification et le type de fichier Inventaire des actifs informationnels sont prévus au STF pour le dépôt de l’inventaire des actifs. Si l’utilisateur n’a pas accès, il doit communiquer avec l’équipe de soutien à l’adresse courriel suivante : [email protected].

https://tresor.qc/stf/

https://www.tresor.gouv.qc.ca/stf


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6 Impression et rapports

Aucune option de production de rapports n’est présentement incluse dans l’application; cependant, les avenues suivantes sont possibles aux fins d’impression et de production de rapports :

• Imprimer directement une page de l’application en cliquant sur le bouton de droite de la souris, puis en choisissant l’option « Imprimer… » du menu contextuel qui apparaîtra;

• Extraire une copie fonctionnelle de la base de données au format MS-Access et produire tous les rapports désirés à partir des données de cette dernière.

7 Chargement des données directement dans la base de données

Pour les OP possédant déjà en tout ou en partie les informations demandées à l’égard des actifs et qui souhaiteraient charger des données directement dans la base de données prévue à cette fin, voici une procédure sommaire à ce sujet.

Cette façon de faire peut permettre de sauver du temps si le nombre de systèmes et de composantes au sein de l’OP est très élevé. Cependant, cette méthode devrait être restreinte aux utilisateurs expérimentés en gestion de bases de données. La procédure illustre les principales étapes à suivre, mais n’entre pas en profondeur dans le fonctionnement de Microsoft Access.

À noter qu’il est important de suivre l’ordre présenté ici afin de procéder au chargement des données.

Accéder d’abord à l’interface graphique, puis récupérer et sauvegarder le fichier de base de données (vierge ou non, selon le besoin). Le fichier sauvegardé sera le fichier Access à modifier.

Les seules modifications et mises à jour à apporter concernent les tables suivantes :

• actions

• composantes

• manufacturier

• ponderation

• produit

• sys_cib

• sys_com

• sys_cri

• sys_lan

• sys_sec

• sys_sys

• systeme

Le plan complet des relations entre les tables est accessible dans Access par l’onglet « Outils de la base de données », bouton « Relations ».


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7.1 Tables « produit » et « manufacturier »

Il est impératif de commencer par mettre à jour les tables produit et manufacturier.

Les tables produit et manufacturier sont déjà peuplées de la banque des principaux produits utilisés à l’échelle gouvernementale. La première étape consiste donc à ajouter, au besoin, des produits et manufacturiers/éditeurs non déjà présents qui seront associés à des composantes de systèmes/services. La colonne « produit.cree_par_op » (indiquant un produit créé par l’OP) se mettra par défaut à « Oui » et peut donc être ignorée, puisque chaque produit ajouté par l’OP doit être coché « Oui ».

Lors de l’ajout de nouveaux manufacturiers/éditeurs, porter une attention particulière à ne pas créer de doublons logiques (p. ex. : ajouter l’éditeur de logiciels « MS » alors que l’éditeur « Microsoft » est déjà présent dans la table). Voici les champs saisissables de la table « manufacturier » :

nom Obligatoire. Nom du manufacturier/éditeur.

Lors de l’ajout de nouveaux produits, porter une attention particulière à ne pas créer de doublons logiques (p. ex. : ajouter le produit au nom « MS Office » alors que le produit au nom « Office » est déjà présent dans la table). Voici les champs saisissables de la table « produit » :


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nom Obligatoire. Nom du produit seul, sans nom de manufacturier ou d’éditeur ni de version (p.ex. : entrer « Office » si le produit est « Microsoft Office 2013 »).

manufacturier_id Obligatoire (saisir « 1 » si le produit est un logiciel libre). Numéro « id » du manufacturier ou de l’éditeur du produit tel qu’indiqué dans la table « manufacturier » (p.ex. : entrer « 142 » si le produit est « Microsoft Office 2013 »).

version Obligatoire si le produit est un logiciel, facultatif si le produit est matériel. Numéro ou nom de version du produit (p.ex. : entrer « 2013 » si le produit est « Microsoft Office 2013 »).

type_logiciel_id Obligatoire si le produit est un logiciel. Numéro « id » du type de logiciel tel qu’indiqué dans la table « _type_logiciel ».

scat_produit_id Obligatoire. Numéro « id » de la sous-catégorie du produit tel qu’indiqué dans la table « _scat_produit ».

date_debut_suggeree Facultatif. Inscrire une date d’acquisition/disponibilité suggérée pour le produit.

duree_suggeree Facultatif. Durée de support/garantie (jours) du produit. Attention : cette durée, si fournie, doit être indiquée en nombre de jours seulement.

date_fin_suggeree Facultatif. Date suggérée de fin de support/garantie du produit.

7.2 Table « composante »

La table composante renferme toutes les composantes de systèmes et de services de l’organisation. Une composante de système ou de service est formée minimalement d’un produit et d’une date d’acquisition ou de disponibilité, de sorte que deux composantes différentes pourraient être associées au même produit s’il s’agit, par exemple, de deux lots d’achats de matériel distincts avec des dates d’acquisition différentes.

Sélectionner la table composante.


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Le tableau ci-dessous illustre des champs à compléter.

organisme_id Obligatoire. Numéro « id » de l’organisme tel qu’indiqué dans la table « _organisme ».

produit_id Obligatoire. Numéro « id » du produit tel qu’indiqué dans la table « Produit ».

quantité Facultatif. Si connu, indiquer le nombre total d’unités de la composante possédées par l’organisme. Dans le cas d’un logiciel propriétaire, il s’agira du nombre de licences; dans le cas d’un logiciel libre, du nombre d’instances.

valeur_remplacement Facultatif. Si connue, indiquer la valeur de remplacement de la composante, si elle est de type « Matériel » seulement. Attention, la valeur indiquée doit être en milliers de dollars.

date_debut Obligatoire. Correspond à la date d’acquisition (typiquement, dans le cas d’un matériel) ou de disponibilité (typiquement, dans le cas d’un logiciel) de la composante.

duree Facultatif. Durée de la garantie ou du support, en jours (très important).

7.3 Table « systeme »

C’est dans la table systeme que la saisie des systèmes ou des services doit être effectuée (l’évaluation des actifs se fait par contre dans la table « sys_cri »). À noter que les différents liens entre les systèmes/services et les critères, les composantes, les cibles et les langages de programmation sont effectués à l’aide de tables connexes. Ces tables sont présentées à la suite de celle-ci.


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Fait important, chaque système ou service doit faire l’objet d’une nouvelle entrée dans la table « système » à chaque opération de collecte, sans égard aux saisies passées. C’est le code permanent qui permettra de suivre un système ou un service d’une opération de collecte à l’autre (identifiée par le champ « oper_id »). Ainsi, même si les champs « nom », « description », etc. d’un système ou service ont déjà été saisis pour une opération précédente, ils devront de nouveau être saisis à chaque opération de collecte subséquente, avec modifications au besoin. Comme chaque ajout d’une entrée dans cette table crée un nouvel « id » de système, les associations dans les tables connexes « sys_cib », « sys_com », « sys_cri », « sys_lan », « sys_sec » doivent également être faites en conséquence.

Voici les champs saisissables.

nom Obligatoire. Nom du système/service.

description Obligatoire. Description du système/service.

organisme_id Obligatoire. Numéro « id » de l’organisme tel qu’indiqué dans la table « _organisme ».

type_systeme_id Obligatoire. Numéro « id » du type de système/service tel qu’indiqué dans la table « _type_systeme ».

type_possession_id Obligatoire. Numéro « id » du type de possession tel qu’indiqué dans la table « _type_possession ».

fournisseur Obligatoire si type_possession_id vaut 2 ou 3, omettre sinon. Indique le fournisseur d’un système/service en impartition ou en infonuagique.

valeur_remplacement Facultatif. Si connue, indiquer la valeur de remplacement du système/service. Attention, la valeur indiquée doit être en milliers de dollars.

oper_id Obligatoire. Indiquer le numéro « id » correspondant à l’opération de saisie, tel que trouvé dans la table « _oper ».

autres_langages Facultatif. Indiquer en une chaîne de caractères les langages utilisés par le système ou le service non compris dans la liste des langages énumérés dans la table « _langage ».

usager Obligatoire. Une chaîne de caractères identifiant de façon unique l’usager qui effectue l’insertion.

commentaires Facultatif. Des commentaires concernant le système/service, son évaluation, etc.

code_permanent Obligatoire. Chaîne de caractères identifiant de façon unique pour un organisme le système/service inséré, sans


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égard à l’opération de collecte (le code_permanent d’un système/service ne doit pas changer d’une opération de collecte à l’autre, contrairement au nom qui peut évoluer dans le temps au besoin).

inactif Obligatoire. Mettre à « 0 » (par défaut) si le système/service est actif, et à une valeur de « -1 » sinon.

7.4 Table « sys_cri »

La table sys_cri contient les cotes associées aux critères d’évaluation des systèmes et services.

Voici les champs saisissables.

systeme_id Obligatoire. Numéro « id » du système/service tel qu’indiqué dans la table « systeme ».

_critere_id Obligatoire. Numéro « id » du critère tel qu’indiqué dans la table « _critere ». Différents critères sont à compléter selon le type de système/service choisi; il faudra insérer une ligne par critère et par système/service.

cote Obligatoire. Nombre réel entre 1,0 et 5,0 (inclusivement) représentant la cote donnée au critère associé pour le système associé. Se référer à l’annexe A sur les différents champs et les valeurs à indiquer pour la cote d’évaluation des actifs.

7.5 Table « sys_cib »

La table sys_cib recense le ou les groupes cibles visés par le système ou le service.


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Le tableau ci-dessous illustre les différents champs à compléter. À noter que chaque système/service doit être associé à au moins un groupe cible.


cible_id Obligatoire. Numéro « id » du groupe cible tel qu’indiqué dans la table « _cible ». Si plus d’un groupe cible est visé par le système, insérer de nouvelles lignes.

7.6 Table « sys_sec »

La table sys_sec reflète le ou les secteurs d’activités, les types de soutien ou les types de services caractérisant le système ou le service.

Le tableau ci-dessous illustre les différents champs à compléter. À noter que chaque système/service doit être associé à au moins un secteur/type.



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secteur_id Obligatoire. Numéro « id » du secteur tel qu’indiqué dans la table « _secteur ». Si plus d’un secteur/type est visé par le système, insérer de nouvelles lignes.

7.7 Table « sys_com »

C’est dans la table sys_com que l’OP peut associer les diverses composantes aux différents systèmes et services.

Le tableau ci-dessous présente les différents champs à compléter. À noter qu’il est possible qu’un système/service ne soit associé à aucune composante.


composante_id Obligatoire. Numéro « id » de la composante à associer au système ou au service tel qu’indiqué dans la table « composante ». Pour associer plus d’une composante à un système/service, insérer de nouvelles lignes.

7.8 Table « sys_lan »

La table sys_lan permet d’identifier quels sont les différents types de langage de programmation utilisés au sein d’un système ou d’un service, le cas échéant.


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Le tableau ci-dessous présente les différents champs à compléter. À noter qu’il est possible qu’un système/service ne soit associé à aucun langage de programmation.


langage_id Obligatoire. Numéro « id » du langage de programmation tel qu’indiqué par la table « _langage ». Si plus d’un langage est utilisé par le système/ service, insérer de nouvelles lignes.

7.9 Table « actions »

La table actions stocke les stratégies projetées relativement au système ou au service.

Le tableau ci-dessous présente les différents champs à compléter. À noter que chaque système/service doit être associé à au moins une stratégie projetée. Ne pas saisir les champs « valeur_investissement » ni « valeur_depenses ».

systeme_id Obligatoire. Inscrire le numéro « id » du système/service tel qu’indiqué dans la table « systeme ».

strategie_id Obligatoire. Numéro « id » de la stratégie tel qu’indiqué à la table « _strategie » et pour lequel la colonne « inactif » est égale à 0. Si plus d’une stratégie est requise pour le système/service, insérer de nouvelles lignes.

periode Obligatoire. Indiquer la première année civile de l’année financière pour laquelle est prévue la stratégie envisagée (p.ex., entrer « 2018 » pour l’année financière « 2018-2019 »).

projet Facultatif. Indiquer, le cas échéant, le ou les numéros de projet SGPPA relatifs à l’action proposée, séparés par des virgules avec ou sans espaces.


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7.10 Table « sys_sys »

La table sys_sys met en relation des systèmes/services avec leurs sous-systèmes ou sous-services.

Le tableau ci-dessous présente les différents champs à compléter. À noter qu’il est possible qu’un système/service ne soit associé à aucun sous-système ou sous-service.

sys_parent Obligatoire. Numéro « id » du système/service parent tel qu’indiqué dans la table « systeme ».

sys_enfant Obligatoire. Code permanent du sous-système ou sous-service tel qu’indiqué dans la table « systeme » par le champ « code_permanent ».

Le chargement dans la base de données étant complété, suivre les instructions pour la transmission des données.

7.11 Table « ponderation »

La table ponderation permet de définir, au besoin, des pondérations personnalisées pour les critères des systèmes de mission et de soutien pour un organisme et une opération de saisie donnés. La pondération par défaut est la même pour chacun des critères d’un axe d’évaluation et n’apparaît pas dans cette table.

Le tableau ci-dessous présente les différents champs à compléter.

_organisme_id Obligatoire. Numéro « id » de l’organisme tel qu’il apparaît dans la table « _organisme ».

_cri_tsys_id Obligatoire. Numéro « id » correspondant à la combinaison « opération – type de système – axe d’évaluation – critère d’évaluation » désirée de la table « _cri_tsys ».


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facteur Obligatoire. Nombre réel de 0,0 à 1,0 représentant la fraction de la cote de l’axe à laquelle contribue le critère d’évaluation.

Si on insère des lignes dans cette table, il est important de :

• Insérer une ligne pour tous les critères d’un axe touché.

• S’assurer que la somme des critères pour un axe égale 1.

À défaut de quoi il y aura risque d’erreur de validation.

8 Importer/intégrer des données

Il est possible d’importer ou d’intégrer les données de bases de données SCARI externes. Les scénarios présumés pouvant donner lieu à ce besoin sont les suivants :

• Importer les données d’une version antérieure de l’application.

• Importer les données d’une base de données SCARI chargée directement (sans être passé par l’interface).

• Importer les données d’une copie de sauvegarde;

• Intégrer (rassembler) les données de plusieurs bases de données externes.

Dans tous les cas, avant de procéder à une importation/intégration, il est très important de s’assurer que l’instance de l’application utilisée pour ce faire soit la seule en exécution, au risque de perdre des données. En ce sens, il est fortement recommandé de procéder d’abord à une récupération des données courantes.

À noter que la procédure d’intégration de données ne recherche que les nouveaux éléments à intégrer (p. ex., les nouveaux systèmes ou les nouvelles composantes), et ne peut donc servir à mettre à jour des données précédemment intégrées; cette fonction ne doit donc servir qu’à l’intégration de données finales, et toute mise à jour ultérieure d’éléments déjà intégrés devra se faire directement dans la base de données unifiée.

La procédure d’intégration peut intégrer des données de divers fichiers provenant d’un même organisme; dans ce cas cependant :

• S’assurer que les divers fichiers inventorient tous des systèmes/services différents.

• Bien que les fichiers puissent comporter des composantes identiques quant à la nature du produit et la date de disponibilité ou d’acquisition, s’il y a divergence dans la date de fin de support ou la valeur estimée, ce sont les valeurs du fichier qui reçoit les données qui seront seules retenues.


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• S’il y a divergence dans la pondération des critères d’évaluation des systèmes de mission et de soutien, ce sont les valeurs du fichier qui reçoit les données qui seront seules retenues.

Pour procéder, à l’onglet Fichiers de données, cliquer sur le bouton Importer des données.

Cliquer sur Parcourir afin de naviguer vers le ou les fichiers de base de données SCARI que l’on désire valider ou importer. Il est possible de sélectionner plusieurs fichiers d’un même dossier en maintenant la touche « Ctrl » enfoncée pour une sélection à l’unité ou en maintenant la touche « Shift » enfoncée pour une sélection en bloc. À remarquer qu’il n’est cependant pas possible de sélectionner en une seule fois plusieurs fichiers s’ils ne sont pas dans le même dossier. Une fois le ou les fichiers désirés sélectionnés, cliquer sur Suivant.

Après quelques secondes de traitement, on sera ensuite invité à importer ou intégrer les données si désiré (à noter que l’option d’importation ne sera disponible que si on a sélectionné un seul fichier). En procédant à l’importation, toutes les données existantes de l’application courante seront écrasées par les données importées. En ce sens, cette opération ne peut être utilisée aux


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fins d’intégration de données provenant de diverses sources : on doit absolument utiliser l’option Intégrer/ajouter à cette fin. Si l’utilisateur ne désire pas importer ou ajouter des données, cliquer sur Ne rien faire et l’application demeurera dans l’état où elle était.

Après une importation ou une intégration, l’application doit être redémarrée; pour ce faire, cliquer sur le bouton Redémarrer l’application.


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ANNEXE A

Critères de la base de données pour les cotes

Lorsqu’un système de mission ou de soutien est choisi, voici les critères à coter :

Id critère Nom critère

1 Lien avec la mission

2 Impact

3 Nombre d'utilisateurs

4 Adéquation avec les besoins actuels

5 Adéquation avec les besoins futurs

6 Facilité de soutien

7 Documentation affaires

8 Alignement avec l'architecture

9 Pérennité technologique

10 Facilité d'évolution

11 Performance du système

12 Expertise technologique

13 Documentation technique

14 Respect des mesures de sécurité

16 Besoins en sécurité de l'information

Lorsqu’un service est choisi, voici les critères à coter :

Id critère Nom critère

15 Valeur de l'actif

9 Pérennité technologique


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ANNEXE B

Lexique

Pour toute définition de terme technique utilisé dans le présent guide, se rapporter au glossaire de l’AEG, publié sous le lien suivant :

https://di.collaboration.gouv.qc/informationnel/grands-dossiers-en-ri/architecture-dentreprise-gouvernementale/glossaire/

ANNEXE C

Tableau résumé des critères

Pour un tableau résumé des critères d’évaluation d’un système ou service et de leur interprétation, consulter l’Annexe III du document Méthodologie du portrait des actifs informatiques de l’AEG, publié sous le lien suivant :

https://di.collaboration.gouv.qc/bibliotheque/documents/2019/03/methodologie-du-portrait-des-actifs-informatiques



https://can01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fdi.collaboration.gouv.qc%2Fbibliotheque%2Fdocuments%2F2019%2F03%2Fmethodologie-du-portrait-des-actifs-informatiques&data=04%7C01%7Cobligationsri%40sct.gouv.qc.ca%7C3e5f5f1b79da48dd275408d88712ab4b%7C5da2ba0c4c4245e890d9aef3be802034%7C0%7C0%7C637407861604714725%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C1000&sdata=ThzPNWI%2Fboqca2tEll%2BJrtvQLTw%2B0rS4td%2BAstdU1ik%3D&reserved=0

https://can01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fdi.collaboration.gouv.qc%2Fbibliotheque%2Fdocuments%2F2019%2F03%2Fmethodologie-du-portrait-des-actifs-informatiques&data=04%7C01%7Cobligationsri%40sct.gouv.qc.ca%7C3e5f5f1b79da48dd275408d88712ab4b%7C5da2ba0c4c4245e890d9aef3be802034%7C0%7C0%7C637407861604714725%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C1000&sdata=ThzPNWI%2Fboqca2tEll%2BJrtvQLTw%2B0rS4td%2BAstdU1ik%3D&reserved=0

Système de collecte des actifs en ressources ... - TI MSSS

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