AMUE – SIFAC Formation « Comptabilité Générale »

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AMUE – SIFACFormation « Comptabilité Générale »

Vague 2010

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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations 222

Programme de formation

Introduction à SIFAC1. Navigation

2. La comptabilité Dépenses et Missions

3. La comptabilité Recette

4. La comptabilité Générale

5. La comptabilité des Immobilisations

6. La TVA

Conclusion Conseils aux formateurs

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Comptabilité Générale, Auxiliaire et les Immobilisations

Aide documentaire : L’espace Sifac

De nombreux manuel utilisateur (MUT) et mode opératoire (MOP) sont à votre disposition pour compléter la formation. Ils détaillent soit un flux de gestion soit, une transaction avec des copies d’écran, pas à pas et des conseils d’utilisations.

Les MUT et les MOP sont accessibles via l’espace sifac

https://espace-sifac.amue.fr/ le nombre d’utilisateur n’est pas limité par établissement.

Pour demander votre login et votre mot de passe il suffit d’envoyer un mail à l’adresse mail suivante [email protected]

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L’outil d’assistance DA/DM

Les correspondants de votre établissement (2 techniques et 2 fonctionnels) peuvent déposer une demande d’assistance auprès de l’amue via l’outil DA/DM (DA= demande d’assistance, DM= demande de maintenance)

Si vous rencontrez des difficultés à l’utilisation du produit à l’utilisation d’une transaction à trouver un MUT sur l’espace sifac

Pour une meilleure utilisation, une seule question par DA, en détaillant votre problème, ce que vous souhaitez obtenir et si besoin une copie d’écran

http://www.amue.fr/finances/logiciels/sifac/ Cet outil sert également de base de capitalisation, vous pouvez faire des recherches

sur les anciennes DA et consulter les réponses

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L’outil d’assistance DA/DM

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SIFAC, c’est :

■ Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo

■ Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC

■ Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites

Introduction : Le projet SIFAC

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SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.

Seuls les modules en rouge sont utilisés pour

répondre aux besoins de gestion financière et

comptable des établissements

d’enseignement supérieur.

FMFMComptabilité budgétaire

SAP ECCProgiciel de

Gestion Intégrée

SDSD COCOContrôle de

gestion

FIFIComptabilité

générale

TVTVGestion des

frais de mission

AMAMGestion des

immobilisations

MMMMGestion des

achats

Administration des ventes

PPPPGestion de la

production

LELEGestion des flux

logistiques

PMPMGestion des

usines

HRHRGestion des ressources humaines

PSPSGestion de

projet

Introduction : Une solution basée sur SAP

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Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique

Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches

Introduction : Notion de Mandant

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Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne.

Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : Les données structurantes de paramétrage Les données de base (référentiels) Les données de transaction (pièces)

Introduction : Structures données

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SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement.

Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité

budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) elles ne peuvent être définies que par paramétrage elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et

influencent notablement les traitements et processus de gestion certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI)

Exemples de données structurantes de paramétrage Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise Budget : périmètre financier Dépense: organisation d’achat, division

Introduction: Données structurantes de paramétrage

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Ce sont les informations de base indispensables à la gestion Il s’agit des référentiels de la base de données :

ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant

l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients … certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting

d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …)

Exemples de données de référence Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations

LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … Dépense: fournisseur, … Mission : agent missionnaire … Recette : Articles génériques, client … Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable

Introduction : Données de base ( Référentiel)

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Introduction : Données de « Transactions »

Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence Elles sont issues des actions que vous allez effectuer via les transactions, ceux sont

les données que vous allez créer et générer

Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur

Exemples de données de transaction Budget : pièce budgétaire Dépense : marché, commande d’achats Mission : ordre de mission Recette : convention, commande client, titre de recette Comptabilité générale : pièce comptable

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Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle.

La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie.

Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACGénéralités :

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Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)

Etablissementhors SACD


InstitutInstitutUFRUFRServices communsServices communs

SACDSACD

BIU ou SAICBIU ou SAIC

Personne moralePersonne morale

CR nœudCR nœud CR feuilleCR feuille

CR feuilleCR feuille CR feuilleCR feuille

Nive

au 1

Nive

au 2

Nive

aux

3 et 4Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation actuelle :

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La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets :- le périmètre financier- les centres financiers

CR feuilleCR feuille

SACDSACD








Nive

au 1

Nive

au

2N

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x 3 et 4

Centre financier Centre financier

Centre financier Centre financier Centre financier Centre financier

Centre financierCentre financier

Centre financier Centre financier

Périmètre financier

Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure budgétaire :

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La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet :- la société


SACDSACD








Nive

au 1

Nive

au

2N

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x 3 et 4

Société FI Société FI

La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.

Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable :

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La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat).

Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : Société établissement hors SACD Société SACD Société SAIC

L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement

Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable – Module FI :

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Une organisation d’achat : unique est définie pour l’établissement et ses SACD correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les

commandes représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat

Les divisions : autant de divisions que de « secteurs de TVA » par société FI Les dépenses constituent également un « secteur mixte » permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.

Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats – Module MM :

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L’administration des ventes impose :

Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC

Autant de divisions que de secteurs de TVA

Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes.

Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes – Module SD :

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Un périmètre analytique unique est défini par établissement

Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée : La méthode en section homogène La méthode par activités

Les données structurantes associées au périmètre analytique sont :

Le centre de coûts :Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses

Le centre de profit :Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique

Introduction : Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO

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La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets :- le périmètre analytique- les centres de coûts (CC)- les centres de profit (CP)(les CC et CP étant rattachés aux sociétés FI)

Centre de coût

Centre de profit


SACDSACD








Nive

au 1

Nive

au

2N

iveau

x 3 et 4

Centre de coût

Centre de profit

Périmètre analytique

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits.

Introduction : Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure analytique

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Le périmètre financier : Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier

unique par la personne morale. Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique :

M9.1 ou M9.3

Les centres financiers : Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est

potentiellement exécuté Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de

reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies.

SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.

Introduction : Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier – Module FM :

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Le processus global:

Objectifs de la formation:

Appréhender et maîtriser la comptabilité générale et les comptabilités auxiliaires Être capable d’expliquer les flux comptables modélisés dans SIFAC Pouvoir effectuer les différentes opérations comptables dans SIFAC

La clôture comptable fera l’objet d’un autre module courant 2010.

Introduction : Objectifs de la formation

Comptabilité générale et auxiliaire

Comptabilité générale

Comptabilité auxiliaire client

Comptabilité auxiliaire immobilisations

Clôture comptable

Comptabilité auxiliaire fournisseur

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Navigation

Explication de l’écran

Définition des icônes

Affichage des messages système en plein écran

Les favoris

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Exercice

Exercice : Connexion à SIFAC cf Cahier d’ exercices Chap 3

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Navigation : Explication de l’écran d’accueil

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Navigation : Explication de l’écran d’accueil

Barre d’outils standard de SIFAC Cliquer sur ce bouton pour masquer l’étiquette « code transaction »

Cliquer sur ce bouton pour afficher l’étiquette « code de transaction »

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Navigation : Définition des icônes de la barre d’outils standard

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Navigation : Paramétrer les messages en plein écran

Par défaut, SIFAC affiche tous les messages en bas de l’écran. La visibilité n’est pas optimum.

La procédure suivante permet d’avoir tous les messages SIFAC en plein écran, ce qui est plus confortable. Dans la barre d’outil standard, cliquer sur et sélectionner options en cliquant dessus

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Navigation : Paramétrer les messages en plein écran

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Exercice

Exercice : Paramétrage de son SIFAC cf Cahier d’ exercices Chap 4

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LA COMPTABILITE DES DEPENSES

Le processus global des dépenses La gestion du référentiel fournisseur Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)

Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

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Le processus global des dépenses

Les dépenses, dans SIFAC, sont générées selon trois types de flux Dépenses liées à une commande d’achat sur ou hors marché et fonction d’un service fait

constaté indépendamment de la facturation ou Facture MM Liquidations directes initiées dans la composante Comptable avec gestion manuelle

des schémas comptables dont intégration Paye Liquidations sur frais de mission

Une Modélisation à choisir par l’établissement avant démarrage Les différentes modélisations possibles pour le processus des dépenses dans

SIFAC sont : Avec impact dans les 3 comptabilités lors de l’enregistrement comptable de la

facture (service fait non valorisé) Avec impact dans les 3 comptabilités lors du service fait et en correction lors de

l’enregistrement comptable de la facture si écart (service fait valorisé) Option en complément avec ou sans visa

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Le processus de la dépense

Service fait non valorisé :

Ordonnateur Comptable

Réservation des crédits budgétairesannuelle uniquement Consom° des crédits

Réservation de fondsFMX1

Commande d’achatME21N

Entrée marchandiseMIGO

Facture fournisseur comptabiliséeMIRO

Engagement financierAnnuel

Engagement juridique – Bon de commande

Service faitCréation de la facture /

rapprochement et prise en charge

Liquidation

Annuel Pluriannuel

Impact analytique

Impact comptable D 6xx / 2xx C 401

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Le processus de la dépense

Service fait valorisé

Réservation des crédits budgétairesannuelle uniquement

Consom° des crédits

Réservation de fondsFMX1

Commande d’achatME21N

Entrée marchandiseMIGO

Facture fournisseur comptabiliséeMIRO

Engagement financierAnnuel

Engagement juridique – Bon de commande

Service faitCréation de la facture /

rapprochement et prise en charge

Liquidation

Annuel Pluriannuel


Impact analytique

Impact comptable

D 6xx / 2xx C 408

Impact comptable D 408 C 401

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Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses

Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

La gestion du référentiel fournisseur

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Référentiel Fournisseurs

Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC.

Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :

Numéro FournisseurAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires

Gestion de comptesMoyens de paiement

AchatPartenaires

MandantMandant

SociétéSociété

Organisation d’Achat

Organisation d’Achat

Données de Base

Données Comptables

Données d’Achat

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Données de base (vue mandant)

L’écran d’« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires :

Coordonnées bancaires:

-Pays

-Clé bancaire,

-Compte,

-Titulaire,

-Clé,

-Code IBAN

Coordonnées bancaires:

-Pays

-Clé bancaire,

-Compte,

-Titulaire,

-Clé,

-Code IBAN

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La vue société permet de définir les données comptables du fournisseur pour la société donnée :

Les valeurs du code cession/opposition sont : 01 – Procédure collective 02 – Avis à tiers détenteur 03 – Saisie attribution 04 – Autre acte juridique

Données comptables (vue société)

Tenue de compte:

- Compte centralisateur,

- Code cession/opposition

Tenue de compte:

- Compte centralisateur,

- Code cession/opposition

Données de référence :

- Ancien N° de compte



Calcul des intérêts :

- Code intérêts

Calcul des intérêts :

- Code intérêts

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Données comptables (vue société)

La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur :

Opérations de paiement :

-Contrôle facture

-Destinataire du paiement s’il diverge du fournisseur lui-même

-Code de blocage paiement

Opérations de paiement :

-Contrôle facture

-Destinataire du paiement s’il diverge du fournisseur lui-même

-Code de blocage paiement

Correspondance :

- Chargé de compte chez le fournisseur

Correspondance :

- Chargé de compte chez le fournisseur

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Données d’achat (vue Achat)

La vue Achat permet de définir toutes les données d’achat du fournisseur :

Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense

Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont : 001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment) 045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents)

x correspond au mode de paiement : Virement, Chèque, G virement à échéance, T virement étranger.

Conditions :

-Devise : utilisée par le fournisseur

-Conditions de paiement

Conditions :

-Devise : utilisée par le fournisseur

-Conditions de paiement

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Données d’achat (vue Achat)

3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle

définie dans les données générales du fournisseur Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes

d’achat Auteur de la facture si l’auteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la

commande a été passée

Code partenaireCode partenaire Nom et Numéro du partenaireNom et Numéro du partenaire

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Données fournisseur - Initialisation d’un fournisseur

Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers

Groupe de compte Critère d’unicitéChamp SIFAC (obligatoire)

Z001 France Public et Personnes Morales

N° SIRET N° SIRET

Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE

Identifiant ou N° SIRETAu moins l’un des deux doit être rempli

Z003 Union Européenne Public et Sociétés

N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA

Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA

Pas de critère d’unicité

Z005 Agents Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.

Z006 Fournisseurs occasionnels Pas de critère d’unicité

Z007 Prestations Internes Pas de critère d’unicité

Z008 Partenaires Pas de critère d’unicité

Z009 Agents invités Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même.

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Exercice

Exercice : Création d’un fournisseurcf Cahier d’ exercices Chap 6.1

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La gestion du Référentiel fournisseurs

Visa du comptable Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier) Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses

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Les pièces de dépense

Rappel des types de pièces de dépense vus dans la section « données de base de la comptabilité » :

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PE

NS

ES

KG Réduc.Liquid.directe

KR Liquidation directe

KZ Paiement fournisseur

OP Décaiss. divers OP

RA avoir

RE Facture

OM ORV Mission agent

RM Rembt Mission Agent

RP Prestations internes Dép.

SA Réimput. Dépenses

WE Service fait valor.

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La saisie des factures Fournisseur liées à un commande d’achat (sur et hors marché) s’effectue via la transaction dite de Contrôle Facture MIRO et ce au regard du service fait constaté

Quelle que soit la modélisation choisie (avec ou sans valorisation du service fait, avec ou non gestion du visa), le système contrôle que la quantité facturée est inférieure ou égale au service fait restant à facturer

La gestion de tolérance personnalisée par établissement permet de contrôler les écarts de prix éventuels entre prix commande et prix facture

L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération : La saisie d’une facture s’effectue via la sélection du type d’opération Facture pour facturation initiale

relative au service fait, Chargement ultérieur pour les facturations complémentaires de prix Le type de pièce RE est déterminé par défaut la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à

l’ annulation partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix

Le type de pièce RA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut

La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa

Facture sur commande d’achat

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Dans le flux de visa, le code blocage V s'applique à la sauvegarde du document de facturation sur les postes Tiers pour lesquels aucun code blocage n'est saisi (soit par l'utilisateur soit par un automatisme basé sur les données du marché - existence d'une retenue de garantie notamment).

Dans le cas où un code blocage paiement serait saisi/dérivé, il convient, post comptabilisation et traitement complémentaire (saisie de la retenue de garantie notamment) d'apposer manuellement le code blocage pour visa V a posteriori par la transaction de modification de poste FB02 ou en traitement en masse.


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Recherche des services faits en attente de facturation

Chemin d’accès :

Logistique

Gestion des articles

Gestion des stocks

Environnement

Représentation écarts

MB5S – Liste écarts EM/EF

La liste des écarts EM/EF permet d’analyser les commandes non soldées pour un ou plusieurs fournisseurs donnés et donc de rechercher rapidement le N° de commande d’une facture reçue sans mention de la commande de référence.

1. Les critères de sélection (avec plage(s) de valeurs possibles) sont :- le N° de fournisseur- l’organisation d’achats (unique pour l’Etablissement)- le groupe d’acheteurs

Sans sélection de fournisseur, cet état permet d’analyser/justifier les comptes de charges à payer (40810000 et 40840000)

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2. Les commandes en attente de facturation (service fait non soldé) sont affichées à l’écran

3. Sélectionnez une des commandes puis double-cliquez pour

4. Accéder à l’historique de la commande


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75. Sélectionnez le Document article correspondant au constat du service fait

6. Le document est affiché (date et N° du BL notamment) et

7. le flux de documents associé peut également être visualisé


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8. Pièce comptable

9. Pièces budgétaires

- Pièce de réservation de crédit générée lors de validation de la commande- Pièce de consommation de la réservation liée au constat du service fait


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La prise en charge des factures en référence à une commande d’achat s’effectue via la transaction MIRO

Chemin d’accès :

Logistique

Gestion des articles

Contrôle des factures logistique

Saisie document

MIRO – Créer facture fournisseur

L’écran de la transaction MIRO est organisé en 7 zones principales :

1.Structure de commande : permet d'afficher l'historique de la commande d’achat en cours de traitement

2. Opération : Facture / Chargement ultérieur ou Avoir / Déchargement ultérieur

3. En-tête : divisée en plusieurs onglets

4. Imputation : permet de sélectionner la ou les commande(s), le ou les bon(s) de livraison correspondant à la facture

5. La zone Poste de facture : indique les services faits restant à facturer (quantités et montants HT)

6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires

7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de l’équilibre comptable

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1. Sélectionnez l’opérationa. facture classique relative à un service fait non encore soldé (type d’opération proposé par défaut)

b. chargement ultérieur : facture de régularisation de prix correspondant à un service fait déjà soldé (facturé)

c. avoir classique annulant partiellement ou totalement une facture précédemment saisie et libérant le service fait lié

d. déchargement ultérieur : avoir de régularisation de prix correspondant à un service fait déjà soldé (facturé)

2. La société de comptabilisation est proposée par défaut (valeur définie dans les Paramètres utilisateur), pour une autre sélection, choisissez l’option du menu Traiter / Changer de société


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a. L’opération Facture proposée par défaut est conservée

Saisissez :

b. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée automatiquement)

c. la référence chez le fournisseur de la facture

d. le montant TTC et le montant de TVA

e. la devise de la facture

f. le numéro de commande référencée sur la facture ou préalablement déterminée via la liste des écarts

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4. Une recherche sur les commandes en cours

est directement accessible via l’écran de la

transaction MIRO

a. indiquez le fournisseur concerné

b. les commandes sont listées à l’écran

(contrairement à la liste des écarts EM/EF toutes

les commandes sont affichées yc celles soldées)

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c. vous pouvez sélectionner une

commande de la liste et par simple

double-clic

d. l’afficher en détail (accès à la

transaction ME23N) avec son

historique

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5. L’option d’activation de la

structure commande permet

d’afficher en paralèlle

l’historique de la commande et

de visualiser notamment la date

du service fait

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6. Dès sélection de la commande, le montant et quantité correspondant aux services faits non encore

facturés sont proposés pour base de facturation : dans le cas proposé de facture totale sans écart de prix

(facture dite simple), ceci correspond au montant HT de la facture et à la quantité à solder

7. Aucun code TVA n’est à saisir dans l’Onglet d’en-tête, c’est au niveau du poste de commande (a) qu’il

doit être modifié si nécessaire : le code TVA saisi sur le poste de la commande d’achat est proposé par

défaut (b)

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A

Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande :- A- De type montant/quantité :

La quantité (b) proposée correspond à la quantité commandée (non facturée).

Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la quantité commandée (non facturée) * prix net (unitaire).

En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés.

Dans l’exemple, facturation de 8 PC au lieu de 10 PC :

La quantité (a) doit être modifiée à : 8 et le montant (b) à : 960,00 (8x120,00)

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B

Particularités de saisie d’une facture en référence à une commande :- B- En valeur :

La quantité (b) proposée correspond au montant de la prestation commandée (non facturée).

Le montant HT de la facture proposé (a) correspond à la montant de la prestation (non facturée) * 1 (prix net).

En cas de facturation partielle, la quantité et le montant HT doivent être modifiés.

Dans l’exemple, facturation de 75% de la prestation :

La quantité (a) doit être modifiée à : 1500 et le montant (b) à : 1500,00 (1500,00x1)


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Si le code TVA de la facture

diffère de celui saisi à la

commande, il peut être modifié :

la liste déroulante ne propose

que les codes TVA autorisés

pour le secteur de TVA du

(c) poste

7. Indiquez la date de début de calcul du délai global de paiement, associé aux conditions de paiement du tiers (rapatriées par défaut) – (a), il permet de calculer l’échéance de la facture (b)

c

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b


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8. La zone Banque partenaire permet

de sélectionner les coordonnées bancaires

du tiers : par défaut, ce sont les

coordonnées bancaires principales (“ “) qui

sont définies comme devant être utilisées

pour le paiement

9. La zone Destinataire de paiement

permet de sélectionner un des tiers

divergents autorisés et donc de déterminer

un tiers différent du tiers facturant pour le

paiement


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10. Indiquez dans la zone Coûts indirects d’acquisition, le montant des frais non prévus à la commande

(frais de port, frais de gestion …) : le montant est contrôlé par rapport aux règles de tolérance définies par

l’Etablissement

11. Par défaut, le tiers facturant est celui défini lors de la commande d’achat, indiquez le tiers Auteur de la

facture si différent de celui déterminé à l’origine

Les zones suivantes sont automatiquement déterminées par le système et non modifiables :

a. Type de pièce : RE pour facture/chargement ultérieur, RA pour avoir/déchargement ultérieur

b. Compte centralisateur de dette : 40120000 ou 40140000

c. Unité Budgétaire

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12. L’option de simulation permet de

visualiser la pièce avant de la comptabiliser

13. L’enregistrement comptable n’est

possible que si le contrôle de solde est au

vert et aucun message bloquant n’est

généré

14. Enregistrez la pièce

15. Le N° du document enregistré est

indiqué en bas d’écran

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12. Vous pouvez afficher le

document créé

13. Via le flux de documents,

14. La pièce comptable générée

peut être visualisée


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A partir de la pièce de comptabilité (module FI, transaction FB03), l’utilisateur peut revenir à la pièce d’origine qui l’a générée à partir du menu environnement

La facture fournisseur et l’intégration avec le module de dépense

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Exercice

Exercice : Création d’une facture fournisseurcf Cahier d’ exercices Chap 7

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CONSULTATION DU COMPTE FOURNISSEUR

Transaction FBL1N

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Suite Transaction FBL1N

Pour visualiser le détail de la pièce, faites un double clic sur la ligne

Synthèse de l’ensemble de l’écriture : Cliquez sur

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Transaction FBL1N : Synthèse de poste

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Exercice

Exercice : Consultation du compte fournisseur et remonter le flux jusqu’à la commande

cf Cahier d’ exercices Chap 8

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La gestion du Référentiel fournisseurs Création d’une facture fournisseur (action Ordonnateur ou service facturier)

Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses

Paiement de la facture au fournisseur Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

Visa du comptable ZSIFACFITR_VISA

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Le flux de visa (si choisi comme à activer par l’établissement) s’applique quelle que soit la modélisation (service fait valorisé ou non) et le type de dépenses (sur commande ou liquidation directe ou encore DPAO)

Ce flux est basé sur l’apposition automatique (via règle de substitution FI) du code blocage V Visa sur les postes Fournisseur saisis via les transactions : MIRO / MIR7/MIRO pour les dépenses sur commande d’achat FB60/FB65/FV60/FV65 pour les liquidations directes ZPRRW et ZPPRW_MIS pour les liquidations de frais de mission F-47 pour les postes pour mémoire liés aux demandes d’avance/acompte et autres DPAOs



Dans le cas où un avoir fait référence à une facture sélectionnée pour visa, les deux postes sont automatiquement proposés

Option Visa

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1. Sélectionnez les factures en attente de visa (code blocage V) ; les critères suivants sont notamment disponibles :

a. Société b. Type de pièce (facture/avoir sur commande d’achat, liquidation directe ...) c. Code CGS (à indiquer pour la prise en compte des postes tiers sur CGS de type avance/acompte/DPAO –

CGS F) d. Date comptable (= date de saisie)

e. UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Sont également disponibles le code CHD, la sélection sur le tiers, l’utilisateur qui a saisi la facture ...2. Cliquez sur Exécuter

Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)

Levée du visa

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1. Les factures en attente de visa sélectionnées s’affichent à l’écran avec des éléments détaillés : a. montants, code TVA b. Code Tiers, Raison sociale, Code cession/opposition, Tiers divergent, Coordonnées bancaires c. Service fait d. adresse budgétaire...2. En double-cliquant sur la pièce comptable, elle peut être visualisée (a) et les options classiques relatives à

l’affichage complet du flux (document facture, commande) sont disponibles (b)

Levée du visa (transaction ZSIFACFITR_VISA)1

Levée du visa

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2. L’affichage de la structure commande permet de visualiser le service fait et sa date de constat

1. L’onglet Données de base présente

notamment :

a. les données relatives au tiers, les

coordonnées bancaires identifiées

pour le paiement

b. l’affichage des postes non soldés du

tiers est directement accessible

c. la zone Référence correspond au N°

de facture Fournisseur

d. type de contrôle CHD applicable

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3. L’onglet Paiement présente notamment :

a. la date de base ou date de début de calcul des

délais de règlement , les conditions de paiement

et l’échéance

b. le code blocage paiement

c. le destinataire du paiement si différent du tiers

facturant

a

b

c

4. L’onglet Détail comprend :

a. le montant des coûts non prévus à la

commande (frais de gestion, de port …)

b. l’ Unité budgétaire

c. le tiers facturant si différent du tiers donneur

Levée du visa

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1. Sélectionnez la ou les factures à viser2. Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri3. Cliquez sur déblocage pour lever le code V


Un icône identifie la ou les factures visées et le code Blocage n’est plus affiché.La levée du visa ne sera effective qu’après enregistrement

Levée du visa

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Exercices

Exercice : Levée de visacf Cahier d’ exercices Chap 9

Cf Manuel Utilisateur :

SIFAC_MUT_DEP_GESTION_VISA

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Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa

Rejet d’une facture fournisseur/Annulation d’une facture/Emargement La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

Paiement de la facture au fournisseur

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Gestion des paramètresLes paramètres permettent d’identifier les

comptes et postes à sélectionner dans le cycle de paiement automatique ainsi que les modes de

paiement à utiliser

Lancement de la propositionRecherche des comptes et postes

identifiés dans la saisie de paramètres et analyse des données de paiement

Traitement et édition de la propositionEdition de la proposition et traitement avec

possibilité de modification des postes proposés

Lancement du cycle de paiementComptabilisation des pièces de paiement,

émargement des postes tiers, génération des données pour les programmes d’impression

des supports de paiement.

Support de paiement

1

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Paiement automatique – Processus

Le processus de paiement est organisé en 5 étapes

Télé - transmission du fichier à la banque

Chemin d’accès :

Gestion comptable

Comptabilité financière

Fournisseurs

Traitements périodiques

F110 – Paiements ou F110S – Planifier le programme de paiement périodiquement

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Code Transaction: F1101. Gestion des paramètres

Saisissez les paramètres suivants :Date comptable : date à laquelle doit être comptabilisé le règlement

Pièces saisies au : correspond à la date d’écriture comptable de prise en charge des factures et permet de déterminer la date limite de sélection des pièces

Sociétés : code(s) société sur lesquels les postes tiers sont comptabilisés. L’Etablissement étant modélisé dans SIFAC par plusieurs sociétés FI, si le cycle de paiement ne doit pas être effectué par composante (cas général), identification des sociétés concernées sous forme de liste (codes société séparés par avec « , » - ex Z100,Z101,…) par plage (avec parenthèses et « , » pour définition de l’intervalle –ex (Z100,Z102)

Modes pmt : Modes de paiement devant être utilisés dans le cycle de paiement. Seuls les modes de paiement V, G et T,I sont utilisés dans le cadre du cycle de paiement automatique (ex VGT ou VG)

Prochaine date comptable : le cycle de paiement sélectionne tous les postes fournisseur dont la date d’échéance est inférieure ou égale à la date comptable indiquée qui correspond à la date prévisionnelle du prochain cycle.

Fournisseurs : sélection des fournisseurs à payer par plage ou multi-valeurs

- Saisissez la date d’exécution du cycle - Définissez un identifiant (code alphanumérique libre)Nota : Le code « identification » ne doit comporter aucun caractère du type '/', ':' , '\' , '"', ... "

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Paiement automatique

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Code Transaction: F1101. Saisie des paramètres

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L’onglet « protocole supplémentaire » permet au système d’effectuer des contrôles lors du lancement de la proposition de paiement. Ces contrôles sont ensuite visibles dans le protocole de la transaction.

L’onglet « impression + support donn. » est utilisé dans SIFAC pour permettre la génération du fichier de paiement dans le cadre des règlements par virement.

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Code Transaction: F1102. Lancement de la proposition de paiement

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Permet de modifier la proposition de paiement afin de bloquer au paiement les pièces d’un fournisseurs.

Permet de visualiser les pièces pour règlement.

Permet de visualiser le protocole.

3

Liste des principaux cas d’anomalie :•Si le mode de paiement est « virement », pas de compte bancaire trouvé dans la fiche fournisseur•Pas de mode de mode de paiement sur la facture d’origine•La pièce est contenue dans une autre proposition de paiement•Le compte est débiteur

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Code Transaction: F1103. Lancement du cycle de paiement

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Permet de visualiser le protocole.

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Permet de générer le fichier de paiement.

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Code Transaction: F1104. Visualiser et télécharger le fichier de paiement en local

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Menu : Environnement > Support de paiement > Gestion S.D.M 4

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4.1. Visualiser directement sur SIFAC : Menu : Traiter > Affichage contenu S.M.

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4.2. Télécharger puis visualiser le fichier dans Notepad :

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Liste des paiements - 1

Chemin d’accès :

Gestion comptable


Fournisseurs

Système d’information

Etat pour comptabilité fournisseur

Opérations de paiement

S_P99_41000099 – Liste des paiements

effectués

a

b

c

d

a. Indiquez les références du cycleet décochez l’option « propositions uniquement » pour afficher la liste des paiements réels

b. Vous pouvez sélectionner la société d’origine des postes

c. Sélectionnez la ou les liste(s) souhaitée(s)

d. L’option Gestion des mises en forme permet de gérer les variantes d’affichage à l’écran

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d. L’écran de sélection complémentaire permet de cibler dés l’origine les informations recherchées

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Exercice

Exercice 8 : Paiement automatiquecf Cahier d’ exercices Chap 10

Cf Manuel Utilisateur : SIFAC_MUT_CPT_PAIEMENT_AUTO

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Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur

La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

Rejet d’une facture fournisseur

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1. Sélectionnez la ou les factures à rejeter (désélectionnez les pièces traitées auparavant) 2. Un traitement en masse est disponible ainsi que des options de filtre ou de tri3. Cliquez sur motif pour gérer un motif de rejet


Les motifs identifiés comme pertinents par l’établissement (gestion d’une table associée) s’affichent dont un motif libre

Non Validation

1

2 3

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Sélectionnez le motif adéquat et validez

Pour le motif libre, vous pouvez gérer un texte explicatif Complémentaire

Après enregistrement, un écran indique les actions effectuées

Non Validation

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4. La zone Motif est mise à jour précédé du libellé « REFUS: »,

le poste Fournisseur reste bloqué au paiement

Non Validation

4

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5. Sauvegardez le traitement en cours

6. Un récapitulatif des actions effectuées s’affiche à l’écran

Non Validation

5

6

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Cas de motif de non validation erreur sur RIB Montant TVA Facture ( fournisseur) Budgétaire

Non Validation

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Cas de motif de non validation erreur sur RIB Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaire modification du RIB via la transaction FB02

Non Validation

Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des données de la pièce comptable.Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable

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Non Validation

Cas de motif de non validation erreur sur Montant TVA Facture ( fournisseur)

La manière d’annuler la pièce comptable dépend de son origineIdentification de l’origine de la pièce dans la transaction ZSIFACFITR_VISA

Origine Flux d’achat type de pièce RE/RAOrigine Liquidation directe type de pièce KR/KG

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Non Validation


Exemple l’origine de la facture vient du flux Achat 1. Annulation de la facture par la transaction MR8M

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Non Validation

2. Il faut émarger la pièce comptable avec l’écriture d’annulation et la pièce d’origine par la transaction F-44

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Non Validation


Exemple l’origine de la facture vient du flux liquidation directe Il faut donc annuler la facture par la transaction FB08

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Exercice

Exercice : Rejet de facture-Annulation de facture-Rapprochement de la facture et de son annulation

cf Cahier d’ exercices Chap 11

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Cas de modification de pièce par le comptable RIB (possibilité d’être modifié par le comptable pour éviter le rejet)

Non Validation

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Cas de motif de non validation erreur sur RIB Exemple d’un fournisseur qui possède 2 comptes bancaires modification du RIB via la transaction FB02

Non Validation

Cette correction n’entraine pas d’annulation, mais uniquement une modification des données du poste comptable (comme la modification de l’échéance ou la gestion d’un tiers divergent de paiement.Cette opération peut être réalisée au niveau de l’agence comptable

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Exercice

Exercice 10 : Erreur pouvant être modifiée par la comptable

cf Cahier d’ exercices Chap 11.5

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Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture

La gestion des avances sur Marché/récupération des avances La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

La gestion des prélèvements

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1. Création de l’écriture de la dépense F-02 avec le type de pièce KZ et le code CGS cible : O pour la DPAO

2. Réception de la facture fournisseur –

3. Rapprochement de la facture avec le décaissement (F-44)

Débit 40120000 Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine

Crédit / 47210000 (DPAO) Tiers

Processus associé aux DPAO (constatation de la dépense sur le relevé TG)

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L’enregistrement de la constatation de la dépense

Transaction F-02 (type de pièce ZR journal bancaire)

1 ère ligne d’écriture

CC ou clé de comptabilisation indique le sens de l’écriture

le n°29 correspond à un débit sur un compte auxiliarisé fournisseur avec CGS

Un CGS permet d’imputer automatiquement un compte différent du compte centralisateur

Cf page 360 et suivant du support

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CC ou clé de comptabilisation indique le sens de l’écriture

le n°50 correspond à un crédit sur un compte général

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Exercice

Exercice : La constatation des prélèvementscf Cahier d’ exercices Chap 12

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Visualisation du fournisseur après l’utilisation d’un code CGS

FBL1N : Consultation d’un compte fournisseur

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Dans SIFAC, les modélisations proposées sont basées sur le principe d’une comptabilisation directe des dépenses par le service ordonnateur ou le comptable fournisseur (cas de mise en place d’un service facturier) : les postes Tiers ainsi générés (dettes fournisseur) sont automatiquement bloqués en paiement avec apposition du

code blocage Visa V dans le cas d’option pour le flux de visa et nécessitent donc la levée du code blocage par le comptable avant mise en paiement

hors visa, les postes Tiers sont directement disponibles pour le paiement quelle que soit l’option choisie, la gestion de codes blocage dédiés permet à chacun des acteurs de bloquer le

paiement et le processus de mise en paiement par le comptable et contrôles associés permet de piloter le paiement effectif

Le pré enregistrement doit donc être utilisé à titre exceptionnel et non comme base du processus de comptabilisation



La facture directe (sans commande d’achat)

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3

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4

6

Modèle de travail

La saisie d’une facture sans référence à une commande d’achat s’effectue via la transaction FB60

Chemin d’accès :

Gestion comptable


Fournisseurs

Ecriture

FB60 – Facture

L’écran de la transaction FB60 est organisé en 6 zones principales :

1. Modèle de travail : permet de sélectionner la structure de postes

2. Opération : Facture ou Avoir (transaction FB65)

3. En-tête : divisée en plusieurs onglets

5. La zone Postes de facture : permet de saisir les lignes comptables de contrepartie du poste Fournisseur

6. Fournisseur : identifie le tiers facturant et données bancaires

7. Solde : affiche le solde courant pour contrôle de l’équilibre comptable


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Lors de la première saisie, certaines « Options de traitement peuvent être définies et mémorisées : a. Via l’option « Activer les modèlesde travail » ,

a’. Choisissez la variante de saisie Z_LIQUIDATION_DIRECTE» et double –cliquez pour la sélectionner,

b. Des options de traitement peuvent être définies par chaque utilisateur

a

a’

b


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b’. Les options surlignées sont préconisées.

b’


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1. L’opération « Facture » proposée par défaut est conservée Le type de pièce KR est automatiquement déterminée. Saisissez : 2. le tiers facturant 3. la date de la facture Fournisseur (la date comptable est déterminée

automatiquement) 4. la référence chez le fournisseur de la facture 5. le montant TTC et le montant de TVA 6. la devise de la facture

1

2

3

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7. Indiquez :

- le secteur de TVA applicable (division),

- le compte d’imputation de la dépense,

- le montant HT du poste puis validez par la touche Entrée pour prise en compte de la division saisie,

- Le code TVA (la liste déroulante limite les codes TVA à ceux pertinents pour le secteur),

- le centre de coûts ou Eotp à imputer et l’ordre interne lié au marché

- Complétez les axes budgétaires non dérivés (fonds, domaine fonctionnel si non défini au niveau du centre de coûts ou Eotp), le domaine d’activité si non déterminé automatiquement (secteur fiscal)

- Le numéro de la pièce de réservation de crédits

(à sélectionner via la liste déroulante)

7


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Si vous souhaitez compléter les données d’imputation de cette facture, double-cliquez sur le poste et cliquez ensuite sur l’option « Plus » ou naviguez sur la variante d’écran via la barre d’outil.


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8. L’échéance est calculée en

fonction de la date de base et des

conditions de paiement (rapatriées

par défaut des données Tiers – Vue

Achats)

9. La zone “Banque partenaire”

permet de sélectionner les

coordonnées bancaires du tiers :

par défaut, ce sont les coordonnées

bancaires principales (“ “) qui

sont définies comme devant être

utilisées pour le paiement

10. La zone “Destinataire de

paiement” permet de sélectionner un

des tiers divergents autorisés et

donc de déterminer un tiers différent

du tiers facturant pour le paiement

8

910


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L’option de simulation permet de visualiser l’écriture comptable avant enregistrementL’enregistrement comptable n’est possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun message bloquant n’est généréAprès avoir cliqué sur , le numéro de la pièce comptable est indiquée en bas de l’écran


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Vous pouvez afficher à l’écran la pièce comptable créée via la transaction FB03

- La zone « Affectation » est automatiquement renseignée de la référence UB pour des sélections et analyses ultérieures

- Les pièces liées (analytiques et budgétaire) peuvent être visualisées via le flux de documents (aucune pièce d’origine hormis la pièce comptable)


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a. une pièce analytique pour le montant de la facture (et une pièce sur centre de profit “miroir” )

b. une pièce d’exécution (consommation) budgétaire

a

b


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Emargement d’une facture avec une DPAO

Transaction : F-44

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Exercice

Exercice : Création d’une facture sans commande (liquidation directe) et rapprochement

cf Cahier d’ exercices Chap 12.3 – 12.4

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Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements

La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances

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DPAO / Avance / Acompte

Le processus standard SAP relatif aux acomptes Fournisseur et les transactions associées est utilisé dans SIFAC pour modéliser : le flux des dépenses avant ordonnancement (DPAO) Les avances sur et hors marché Les acomptes sur immobilisations Les acomptes sur salaires

Ce processus s’appuie sur la définition de codes CGS de type acompte (au sens paramétrage SAP) dédiés (un par schéma comptable – cf. SIFAC-DCD-FPA-CPT-Codes-CGS) soit : O pour les DPAOs avec centralisation sur le compte 47210000 A pour les avances sur et hors marché avec centralisation notamment sur le compte 40910000 I pour les avances sur immobilisations incorporelles, M pour les immobilisations corporelles avec

centralisation respectivement sur les comptes 23710000 et 23810000 E pour les acomptes sur salaire avec centralisation sur le compte 42510000Nota : les avances sur frais de mission sont gérées via les ordres de mission et sont comptabilisés sur

le compte 42500000 non auxiliarisé Fournisseur avec pour contrepartie le compte de Tiers lié à l’agent; seul le processus de paiement (pour solde du poste Tiers) est géré dans la composante Comptable

Les postes Fournisseur relatifs à ce processus entrent dans le flux de visa, dans le cas d’option pour cette modélisation, au même titre qu’un poste de dépense classique

Cf.SIFAC_MUT_CPT_COMPTA_ACOMPTE_FOURN

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3. Paiement automatique (Transaction F110) ou manuel (Transaction F-58) Débit 40911200 (avance) / 47210000 (DPAO) Tiers notamment

Crédit 5xxx

6. Déblocage de la facture fournisseur (Transaction FB02) et apposition manuelle du code blocage V visa pour reprise dans le flux classique Visa

1. Création de la demande d’acompte – poste pour mémoire - (Transaction F-47) avec le type de pièce OP et le code CGS cible fonction de l’opération souhaitée

4. Réception de la facture fournisseur via le flux dépense (MM) ou liquidation directe – Blocage manuel au paiement (le temps de saisie de la compensation de l’avance précédemment versée)

5. Compensation de l’acompte (Transaction F-54) – avance ou DPAODébit 40120000 Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine

Crédit 40911200 (avance) / 47210000 (DPAO) Tiers notamment

7. Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de l’acompteDébit 40120000 Tiers (pour le montant restant)

Crédit 5xxxxxx

2. Processus classique de visa

Processus associé aux DPAO et avances sur marchéL’acompte fournisseur dans SIFAC

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La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO

Code Transaction:F-47 (Demande)

Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Fournisseurs Ecriture Acompte F-47 - Demande

DPAO, avance sur marché : l’acompte fournisseur dans SIFAC Z100

OP

1.a. Saisissez les informations d’en-tête de pièce suivantes :

- Date de pièce- Type de pièce (par défaut A0)- Société- Devise de transaction- Référence (reprise sur ligne de virement pour information fournisseur)

b. Indiquez le tiers bénéficiaire de l’avance et le CGS (code général spécial cible : O pour DPAO, A pour avance, I et M pour acomptes Immobilisations et E pour acompte sur salaires

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La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO

DPAO, avance sur marché : l’acompte fournisseur dans SIFAC

Compte collectif technique qui sera remplacé lors du paiement de la demande d’acompte par le compte collectifcorrespondant au code CGS cible3. Compléter:

- D. d’activité - Texte

2. Compléter: - Montant - Code TVA

4. Via le bouton de synthèse des postes , l’utilisateur obtient l’écran suivant :5. Sauvegarder.

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Exercice

Exercice : La demande d’acompte (ou d’avance)cf Cahier d’ exercices Chap 13.1

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Exercice

Exercice : Consultation du compte fournisseurcf Cahier d’ exercices Chap 13.2

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Edition d’un ordre de paiement (option non obligatoire)

Code Transaction: ZSIFACFITR_OP

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Paiement automatique de paiement de l’avance

Avant de payer ne pas oublier de lever le visa via la transaction ZSIFACFITR_VISA Transaction F110

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Exercice

Exercice : Enregistrez l’avance sur votre marché et faites un paiement automatique

cf Cahier d’ exercices Chap 13.1 – 13.5

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La compensation de l’acompte (F-54) permet de compenser l’avance/DPAO une fois la facture fournisseur reçue et avant que cette dernière ne soit réglée.

La compensation de l’acompte fournisseur

1. Saisir le compte fournisseur et la

facture correspondante

Le numéro de pièce comptable peut être retrouvé dans les documents liés de la facture fournisseur (module achats).

2. Sélectionner l’acompte à compenser

Puis aller dans le menu Pièce > Simuler

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3. Les postes sont visualisables. Si un poste est marqué en bleu, cela signifie qu’il manque une ou des données obligatoires.

Double cliquer sur le poste bleu.

4. Préciser la donnée manquante.

N.B. La facture précisée plus haut est rapatriée.

La compensation de l’acompte fournisseur

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Exercice

Exercice : Saisissez la facture et faites la compensation cf Cahier d’ exercices Chap 13.7

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Rapprochement des avances (partielles) avec la facture

Transaction F-44

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Transaction F-44

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Exercice

Exercice : Faites le rapprochement partielcf Cahier d’ exercices Chap 13.10

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Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement

La gestion des rejets de virement La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

La gestion des retenues de garantie

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2. Saisie de la retenue de garantie via un code CGS et sans gestion de TVA dans le module comptabilité générale (FI) via la transaction F-02 :

Débit 40120000/40420000 avec la référence à la pièce FI de la facture qui lui est associée

Crédit 40170000*/40470000** avec la date de libération théorique de la RG* Code CGS H : RG hors immobilisation ** code CGS J : RG avec immobilisation

5. A l’échéance, libération de la retenue de garantie (transaction F-04 qui rapproche la retenue de garantie avec sa pièce de libération de RG)

Débit 40170000/40470000Crédit 40120000/40420000

1. Facture sur commande d’achat saisie dans le module achat (MM) pour son montant total (incluant la retenue de garantie)

Débit 6xxxxxxx TVA HTRDébit 4456xxxx TVA déductibleCrédit 40120000/40420000 TTC

3. Levée du code blocage sur la facture fournisseur d’origine (modification de pièce comptable FB02) ou apposition du code V pour Visa puis levée de visa par

ZSIFACFITR_VISA

4. Règlement (manuel F-53 ou automatique F110) Voir la section « Règlement »Débit 40120000/40420000 – pour le montant de la facture moins la RG

Crédit 5xxxxxx

Processus associé à la retenue de garantie (RG)

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Saisie de la retenue de garantie

Dans certains cas, la facture fournisseur aura un code blocage « retenue de garantie » en attendant que la retenue de garantie qui doit lui être associée soit saisie. Ceci peut concerner les dépenses hors marché, ainsi que les dépenses sur marché.

La retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-02 Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Compte généraux Ecriture F-02 – Ecriture générale

1. Type de pièce « MR » pour les retenues de garantie

2. Premier poste saisi permet de débiter le fournisseur pour le montant de la retenue de garantie

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3. Saisir le montant de la retenue de garantie (qui vous a été communiqué ou que vous avez calculé) ;

4. Préciser le numéro de facture fournisseur (module comptable FI) à laquelle se rapporte cette retenue de garantie ;

5. Préciser un descriptif (facultatif, mais facilite le suivi) ;

6. Le deuxième poste saisi permet de transférer le montant de la retenue de garantie sur le compte général spécial associé (H – 40170000 ou J – 40470000)

7. Saisir une * et SIFAC récupère le montant du poste précédent

8. Préciser la date d’échéance théorique de la retenue de garantie (dans le cadre de dépenses sur marché, il s’agira de la durée de la RG ajoutée à la durée du marché).

Puis la pièce peut être comptabilisée.

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Saisie de la retenue de garantie

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Exercice

Exercice : Enregistrer la retenue de Garantiecf Cahier d’ exercices Chap 14.1

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Paiement automatique de la facture

Transaction F110

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Exercice

Exercice : Payer la facturecf Cahier d’ exercices Chap 14.3

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Libération de la retenue de garantie

La libération de la retenue de garantie est saisie dans SIFAC via la transaction F-04 Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Compte généraux Ecriture F-04 – Comtab. avec rappr.

1. Type de pièce « MS » pour les libérations de retenue de garantie

2. Premier poste saisi permet de créditer le fournisseur pour le montant de la retenue de garantie libérée

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3. Saisir le montant de la retenue de garantie à libérer ;

4. Préciser un descriptif (facultatif, mais facilite le suivi) ;

5. Cliquer sur « sélectionner PNS »

6. Préciser :• Le numéro de fournisseur à nouveau,• Le type de compte (K – kreditor : fournisseur, D – debitor : client),• Le code CGS.

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7. Se positionner sur la pièce de retenue de garantie à sélectionner

8. Cliquer pour sélectionner le poste en question (qui passe au bleu)

9. Les montants sont alors équilibrés

10. Simuler (menu Pièce > simuler) et comptabiliser.

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Exercices

Exercice : Libération d’une retenue de garantiecf Cahier d’ exercices Chap 14.5

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Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties

La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

La gestion des rejets de virement

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Rejet de virement

Les coordonnées de votre fournisseur sont erronées ou bien le compte est clôturé. Sur votre relevé de banque est notifié ce rejet Transaction F-02

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Rejet de virement

Transaction F-02

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Exercices

Exercice : Saisie votre rejet de virementcf Cahier d’ exercices Chap 15

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Rejet de virement : Modification du fichier fournisseur

Transaction XK02 ou FK02

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Rejet de virement : Modification de la pièce de rejet après modification du fichier fournisseur

Transaction FB02

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Exercices

Exercice : Modification du fichier fournisseur et de la pièce de rejet

cf Cahier d’ exercices Chap 15.3

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Rejet de virement : Suite

Vous avez la possibilité d’éditer un ordre de paiement : Transaction ZSIFACFITR_OP

Levé le visa : ZSIFACFITR_VISA Paiement via le programme automatique de paiement : F110

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Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements

Traitement des cessions et oppositions La gestion des frais de missions

La gestion des avoirs

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Le document d’avoir (hors avoir interne pour annulation) est un document émis par un fournisseur; il doit donc donner lieu à une comptabilisation propre, distincte de la facture à laquelle il fait référence : facture et avoir sont comptabilisés séparément dans SIFAC et non de façon regroupée via la saisie d’une pièce comptable pour le net à payer

Des types de pièce dédiés sont définis pour les avoirs dans SIFAC : - pour les avoirs de type liquidation directe saisis notamment via la transaction FB65

KG pour les avoirs classiques ME pour les avoirs sur marché relatifs à des pénalités MG pour les avoirs sur marché relatifs à des actualisations en réduction MK pour les avoirs sur marchés relatifs à des révisions de prix négatives

- pour les avoirs relatifs aux commandes d’achat saisis via la transaction de contrôle facture MIRO RA pour les avoirs classiques ZA pour les avoirs relatifs au constat de charges à payer saisis via la

L’utilisation du type de pièce est contrôlée dans la transaction MIRO en fonction du code opération : la saisie d’un avoir s’effectue via la sélection du type d’opération Avoir pour les avoirs correspondant à l’ annulation

partielle ou totale d’une facturation précédente, Déchargement ultérieur pour les avoirs de régularisation de prix Le type de pièce RA ou ZA doit être saisi dans l’onglet Détail en lieu et place de RE déterminé par défaut

La référence sur le poste Tiers de l’avoir de la facture correspondante permet un paiement pour le montant net lors du processus de règlement automatique ainsi que la sélection des postes ainsi liés lors du flux de visa

Préambule sur la gestion des avoirs

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Contrôle facture – saisie d’un avoir - 1

1. Dans la transaction de Contrôle Facture MIRO,

a. la saisie d’un avoir s’effectue via les opérations Avoir ou Déchargement ultérieurb. Le type de pièce est contrôlé et doit être modifié dans l’onglet Détail (valeurs RA ou ZA attendues)

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2. L’opération Avoir correspond à l’annulation totale ou partielle d’une précédente facturation : les quantités déjà

facturées et montants cumulés sur le poste de commande sont proposés pour base d’annulation; dans l’exemple ci-

dessus le montant total facturé est de 1050 (via une facture simple et un chargement ultérieur).

Le système contrôle que le montant annulé est cohérent par rapport aux opérations précédentes


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L’enregistrement de l’avoir libère le service fait qui est automatiquement annulé avec un code motif ORV


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3. L’opération de Déchargement ultérieur correspond à la comptabilisation d’un avoir pour régularisation de prix :- le service fait relatif à cette correction a été soldé par une facturation précédente - les quantités déjà facturées sur le poste de commande sont proposées pour base de la correction, le montant est

à saisir en fonction de l’avoir à comptabiliser (HT)


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La comptabilisation de l’avoir régularise uniquement la ou les facturations précédente(s) : le service fait reste émargé

au sens où il n’est plus disponible pour une nouvelle facturation de type classique (Opération facture)


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En standard SAP, les avoirs sont réputés à échéance immédiate (date de comptabilisation) quelle que soit la condition de paiement définie sur le poste Tiers; pour déroger à cette règle,

des conditions de paiement propres aux avoirs peuvent être définies dans les données tiers (vue société) – non pertinent pour SIFAC

les conditions de paiement sont communes aux avoirs et factures et la zone Référence paiement du poste Tiers dans le cas d’un avoir est renseignée avec la valeur V pour calcul de l’échéance

une facture peut être référencée (N° de pièce comptable correspondante) sur le poste Tiers de l’avoir pour copie des données de paiement du poste et donc paiement pour le net lors du processus de règlement automatique

Ces 2 modes de gestion des conditions de paiement pour les avoirs dans SIFAC sont applicables quel que soit le type de dépense : facture sur commande d’achat (transaction de Contrôle facture MIRO), liquidation directe (transaction FB65 notamment), liquidation sur frais de mission

Les données relatives au paiement des postes comptables sont définies comme modifiables, la référence à une facture peut donc être indiquée dés la saisie de l’avoir ou post comptabilisation via notamment la transaction de modification de pièce FB02

Avoir et conditions de paiement - 1

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1. Cas d’un avoir non lié à une facture (liquidation directe ou contrôle facture)


a. Les conditions de paiement sont automatiquement déterminées en fonction de celles définies dans la vue

Achats du tiers facturant, la date de base (date de début de calcul de l’échéance) doit être saisie – zone obligatoire

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b. Conditions de paiement et date de base sont

mémorisées sur le poste Tiers de la pièce

comptable générée

c. mais aucun calcul d’échéance n’est

effectué : l’avoir est considéré comme

immédiatement dû

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d. Pour déclencher le calcul de l’échéance, il faut indiquer la valeur « V » dans la zone Référence Facture du poste

Tiers

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Avoir et conditions de paiement – 6

e. Dans le cycle de paiement automatique (transaction F110), les postes

d’avoir sont classés automatiquement en exception et doivent être

retraités avec gestion du mode de paiement G pour les lier à un poste de

Facture (à réaffecter également au mode de paiement G) et donc générer

ainsi un paiement pour le net

Si aucune réaffectation n’est effectuée en modifiant la proposition de

paiement, ces avoirs ne seront pas « compensés » et les factures payées

pour leur montant d’origine

NB : choix SIFAC de définition des modes de paiement hors G par poste

individuel soit génération d’une ligne de virement et d’une pièce de

décaissement par poste

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2. Cas d’un avoir lié à une facture (liquidation directe ou contrôle facture)

a. La zone N° de facture (en contrôle facture) et Référence Facture (en liquidation directe) permet de renseigner le

N° de facture lié à l’avoir soit lors de la saisie initiale soit post comptabilisation via la transaction de modification

FB02

Le système contrôle que la pièce référencée est bien liée au même fournisseur et recopie automatiquement les

Données de paiement de la facture : date de base, conditions de paiement, code blocage paiement,

destinataire de paiement divergent et type de banque partenaire

avec génération du message d’information

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b. La facture référencée est mémorisée sur le

poste d’avoir (N° de pièce comptable, dans le

cas présenté, correspondant au document de

facturation indiqué dans la transaction MIRO)

c. et toutes les données de paiement rapatriées

ainsi que le calcul d’échéance effectué

Les 2 postes comptables (celui de l’avoir et de

la facture) sont ainsi intrinsèquement liés

Lorsque les données de paiement de la facture

sont modifiées post référencement , cette

modification est bien prise en compte pour les

postes d’avoir liés mais sans actualisation des

données (donc visibilité) sur ces derniers

Au moment du paiement automatique, le

système prend en compte les données du

poste de facture pour base de traitement

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c. Dans le cycle de paiement automatique,

les postes Facture et Avoir sont

proposés pour paiement avec génération

d’une seule pièce de règlement et donc

d’une ligne de virement pour le montant

net

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Avoirs et flux de visa – 1

Dans le flux Visa, qu’il s’agisse de la transaction de Liste

des dépenses ZSIFACFITR_LIST_DEP ou transaction de

Visa comptable ZSIFACFITR_VISA, les N° de pièces et types

associés à la facture et à l’avoir doivent être sélectionnés

pour traitement dans la mesure où aucun lien n’a été défini

Par défaut, ces postes sont traités de façon séparée et sans alerte particulière

1. Cas d’un avoir non lié à une facture

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2. Cas d’un avoir lié à une facture

a. Dans le flux Visa, lors de la constitution de la liste des

dépenses via la transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP, la

sélection du poste de facture entraîne automatiquement

celle du ou des avoirs lié(s) et réciproquement

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b. La référence de l’avoir est indiquée sur la liste des paiements transmise

b

b’. Dans le cas où la sélection est effectuée sur la pièce d’avoir, la facture correspondante est référencée

b’

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c. Lors du visa comptable via la transaction

ZSIFACFITR_VISA, la sélection du poste de

facture entraîne automatiquement celle de

l’avoir lié

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d. La levée du visa s’effectue sur la facture

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e. La pièce de facture est mise à jour (levée du

code blocage) mais le poste d’avoir n’est pas

actualisé; au moment du paiement automatique, le

système prend en compte les données du

poste de facture pour base et l’avoir sera donc

également proposé au règlement

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Exercices

Exercice : Gestion des avoirscf Cahier d’ exercices Chap 16

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Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs

La gestion des frais de missions

Traitement des cessions et oppositions

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Règlement: Cessions et OppositionsCas de la cession

La gestion du tiers cessionnaire peut s’effectuer de deux manières :

1. Dans le cas d'une cession, lors de la liquidation ou post prise en charge, un tiers divergent de paiement est géré manuellement sur le poste tiers. Cette gestion présuppose la définition du tiers cessionnaire dans la liste des payeurs

divergents autorisés pour le tiers cédant. Dans ce cas, le poste est réglé au tiers divergent ; mais le schéma comptable de prise en charge reste identique (centralisation sur 40120000 ou 40420000).

Dans la fiche tiers (transactions XK01/02/03), le destinataire du paiement autre que le fournisseur lui-même est précisé, et pour toute facture concernant ce fournisseur, lors du règlement automatique, c’est ce destinataire de paiement divergent qui est réglé.

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2. Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut choisir d’effectuer un transfert de créance avec les étapes suivantesCas des avis à tiers détenteurs:Cas n°1 (blocage lors de la saisie de la facture)Saisie de la facture d’origine dans la Composante MM ou FI avec utilisation du code blocage

O (Code blocage Opposition) - Poste Tiers Facturant comptabilisé sur 40120000 ou 40420000. (transaction MIR4) Le code O permet de bloquer la facture d’origine afin qu’elle ne soit pas traitée par mégarde (ce qui permet de laisser du temps au service comptable ou contentieux pour effectuer des contrôles ou des régularisations) (copie d’écran page suivante)

Règlement: Cessions et OppositionsCas d’une opposition

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2. Dans le cas d'une opposition, post prise en charge, le gestionnaire comptable peut choisir d’effectuer un transfert de créance avec les étapes suivantesCas des avis à tiers détenteurs:Cas n°2 (blocage en masse postérieure à la facture)

Préciser le code blocage O sur toutes les factures prises en charges du fournisseur via la transaction FBL1N de consultation de la balance fournisseur et la fonctionnalité de modification en masse : (copie d’écran page suivante)


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1. Aller dans le menu Traiter > Marquer tout

2. Aller dans le menu :Environnement > Modification en masse > Nouvelles valeurs

3. Préciser le code blocage oppositions et un libellé explicatif4. Cliquer sur le bouton « Exécuter modifications »


Modification en masse pour mettre le code blocage O

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En cliquant sur Liste > Rafraîchir, les modifications peuvent être visualisées :


Modification en masse pour mettre le code blocage O

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2. Transfert des créancesSaisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec

rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04)


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2. Saisie d’une écriture via le type de pièce comptable « OP » et transaction avec rapprochement dans la Composante FI pour transfert sur le tiers cessionnaire via le code CGS dédié C ou T (transaction F-04)

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5. Se positionner sur le numéro de pièce de la première ligne et cliquer sur puis sur et toutes les pièces sont sélectionnées (montants en bleu et zone « affectés » est valorisée)

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6. Saisir le deuxième poste qui permet de transférer la créance sur le nouveau tiers7. Dans la zone montant, mettre une « * » permet à SIFAC de calculer automatiquement le montant correspondant à l’ensemble des créances sélectionnées8. Préciser le domaine d’activité et l’échéance9. Aller dans le menu Pièce > Simuler

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• Poste 001 : Crédit (40170000) Tiers Cessionnaire (transfert sur un autre tiers avec code CGS C)• Poste 002 : Débit (40120000) Montant des dettes d’origine et Tiers Facturant (solde les créances)


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Exercices

Exercice : Opposition et cessioncf Cahier d’ exercices Chap 17

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Consultation du compte Auxiliaire fournisseur et remonter le flux dépenses Levée de Visa Paiement de la facture fournisseur Rejet d’une facture La gestion des prélèvements La gestion des avances sur Marché/Récupération des avances/Rapprochement La gestion des retenues de garanties La gestion des rejets de virements La gestion des avoirs Traitement des cessions et oppositions

La gestion des frais de missions

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Les frais de missions

Processus des missions dans SIFAC1. Création de la mission2. Autorisation de la mission (permet la réservation de crédit)3. Calcul (si il y existe une avance sur la mission)4. Edition de l’ordre de mission5. Prise en charge comptable de l’avance de la mission (comptable)

6. Retour de l’agent, rectification et/ou ajustement des frais de mission7. Autoriser 8. Calcul les frais de mission9. Etat liquidatif10. Prise en charge des frais de mission par l’agence comptable (comptable)

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Une fois que l’ordonnateur a validé / visé l’avance, il doit ensuite créer l’écriture comptable correspondante.

L’avance a un impact simplement dans la comptabilité financière avec génération d’une écriture comptable de type Débit 4252/ Crédit Tiers 4012

La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système.

Pour ce faire il doit lancer la transaction présentée dans les diapositives suivantes.

Ordre de mission Gestion de la demande d’avance

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Lorsqu’il lance la transaction l’ordonnateur ou le comptable peut ne sélectionner que les missions qu’il a validées

Il peut aussi réduire la sélection par n° de mission:


ZPRRW

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L’ordonnateur doit cliquer sur la pièce,ainsi il peut afficher la pièce comptable qui va être créée.Eventuellement, il peut cliquer sur« contrôler » pour vérifier la pièce.


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Les différents statuts des cycles: La pièce comptable n’est pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut

« justificatifs crées »):

La pièce comptable a été enregistrée avec succès l’avance comptable est créée (statut « justificatifs enregistrés »)

La pièce comptable a été rejetée avec succès l’avance comptable n’est pas créée (statut « rejeté ») Si le comptable rejette l’avance la mission régresse automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ».

La pièce comptable n’a pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs erronés »)


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Une fois que l’ordonnateur a validé / visé les frais de mission, il faut générer l’écriture comptable correspondante.

Les frais de mission ont un impact simplement dans la comptabilité financière

La création de l’écriture comptable consiste en la validation de l’écriture proposée automatiquement par le système.

La manipulation est la même que pour une comptabilisation d’avance sur mission seule la transaction change ZPRRW_MIS

Ordre de mission Comptabilisation des frais de mission

ZPRRW_MIS

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Exercices

Exercice : Gestion des frais de missioncf Cahier d’ exercices Chap 18

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La Comptabilité Recettes

Processus du flux Recette La gestion du fichier client Prise en charge d’une facture de vente et édition Les Encaissements :- Encaissement d’une facture par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés

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Processus du flux Recette La gestion du fichier client Prise en charge d’une facture de vente et édition Les Encaissements :- Encaissement d’une facture par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés

Processus du Flux recette

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Le processus global de recette

Les recettes, dans SIFAC, sont générées selon deux types de flux Recettes liées à des commandes de vente, dans le cadre ou non d’un contrat de facturation et de

jalons associés ou Factures SD Définition d’un article par compte de résultat (classe 7*) Détermination des schémas comptables en fonction de l’article et du groupe d’indication d’imputation du

client (client interne, externe) Détermination de la TVA applicable en fonction de la classification fiscale de l’article et/ou du client Numérotation automatique de la facture

Liquidations directes initiées dans la composante Comptable – subventions notamment – avec gestion manuelle des schémas comptables et de la TVA applicable

Edition d’une facture client disponible quel que soit le type de flux

Une Modélisation à choisir par l’établissement avant démarrage

Les différentes modélisations possibles pour le processus de recette dans SIFAC sont : Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en

comptabilité par l'Ordonnateur Modélisation avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le

Comptable

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Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur

Commande [VA01]Contrat [VA41]

Facture (bloquée en compta)[VF01]

ComptabilisationOu rejet[ZVFX3]

Document de facturationDocument de vente Prise en charge comptable


Impact comptable D 4112 C 7XX

Impact analytique

Prévision de recettes Impact budgétaire Ajustement de l’impact budgétaire


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Avec impact en comptabilité budgétaire au moment de la prise en charge par le Comptable



Comptabilisation[VFX3] ou

[VF02]

Document de facturationDocument de ventePrise en charge

comptable


Impact budgétaire


Impact analytique

Prévision de recettes


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Processus du flux Recette

Prise en charge d’une facture de vente Les Encaissements :- Encaissement d’une facture par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés

Gestion du fichier Client

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Référentiel Clients

Les transactions XD01, XD02, et XD03 permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC.

Chaque client est défini à plusieurs niveaux :

Numéro ClientAdresseDescriptionCommunicationContactsCoordonnées bancaires

Gestion de comptesMoyens de paiement

VentesFacturationPartenaires

MandantMandant

SociétéSociété

Organisation CommercialeOrganisation Commerciale

Données de Base

Données Comptables

Données de Vente

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Fonctions partenaire - Données de vente (vue ADV)

4 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Donneur d’ordre Destinataire facture Payeur Réceptionnaire marchandise

L’onglet rôle partenaire permet d’attribuer ces rôles partenaires aux documents de vente (transaction XD01/ XD02):

Nom et Numéro du partenaireNom et Numéro du partenaireCode partenaireCode partenaire

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Données comptables (vue société) transaction XD01/ XD02

La vue société permet de définir toutes les données comptables du client :

Tenue de compte:

-Compte centralisateur,

-Clé de tri

Tenue de compte:

-Compte centralisateur,

-Clé de tri



- Matricule



- Matricule

Proc. de relance : Permet la gestion des procédures de relance

Proc. de relance : Permet la gestion des procédures de relance

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Données de vente (vue ADV) transaction XD01/ XD02

La vue Domaine commercial permet de définir toutes les données commerciales du client :

Classification fiscale : permet la détermination automatique du code TVA applicable aux documents de vente (croisé avec la classification fiscale article) Ex : exempt, imposable …

Classification fiscale : permet la détermination automatique du code TVA applicable aux documents de vente (croisé avec la classification fiscale article) Ex : exempt, imposable …

Condition de paiement : permet de calculer l’échéance de la créance (immédiate : 0001 ou à 45 jours : 0045) et rapatriée automatiquement dans le poste comptable Client que le flux provienne de la Composante Recettes ou d’une liquidation directe

Condition de paiement : permet de calculer l’échéance de la créance (immédiate : 0001 ou à 45 jours : 0045) et rapatriée automatiquement dans le poste comptable Client que le flux provienne de la Composante Recettes ou d’une liquidation directe

Groupe imputation : permet la dérivation automatique (croisé avec le groupe article) du compte général de recette (7xxx ou 187xxx) dans les documents de vente et donc les recettes liées

Groupe imputation : permet la dérivation automatique (croisé avec le groupe article) du compte général de recette (7xxx ou 187xxx) dans les documents de vente et donc les recettes liées

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Données client - Initialisation d’un client

Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.

Groupe de compte Critère d’unicitéChamp SIFAC (obligatoire)

Z001 France Public et Personnes Morales

N° SIRET N° SIRET

Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE

Identifiant ou N° SIRETAu moins l’un des deux doit être rempli

Z003 Union Européenne Public et Sociétés

N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA

Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA

Pas de critère d’unicité

Z005 Divers N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE

Identifiant

Z006 Clients occasionnels Pas de critère d’unicité

Z007 Prestations Internes Pas de critère d’unicité

Z008 Partenaires Pas de critère d’unicité

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Exercices

Exercice : Modification d’une fiche client Cf Cahier d’exercice Chap 19

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Processus du flux Recette Gestion du fichier client

Les Encaissements :- Encaissement d’une facture par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés

Prise en charge d’une facture de vente et édition

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Les pièces de recette

Rappel des types de pièces utilisées dans les flux de recettes :

Les factures client sont représentées par les types de pièces DR et DP ; Les réductions de recettes ont pour type de pièce DG ; Les réimputations de recettes : SB.

Les pièces d’encaissement (DZ) seront vues dans la section « encaissement ».

DG Réduction recettes

DA Réduction Rec. Prest.internes

RE

CE

TT

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DP Prestations internes Rec.

DR Facture client

DZ Encaissement client

SB Ré-imputation Recettes

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Avec impact en comptabilité budgétaire au stade de la facture SD bloquée en comptabilité par l'Ordonnateur



ComptabilisationOu rejet[ZVFX3]

Document de facturationDocument de vente Prise en charge comptable



Impact analytique

Prévision de recettes Impact budgétaire Ajustement de l’impact budgétaire

Modélisation flux n°2 : Recettes

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Prise en charge des documents de facturation (transaction ZVFX3)

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1. Sélectionnez l’organisation commerciale (seul critère obligatoire) correspondant à l’établissement hors SACD ou au SACD/SAIC

Des critères de sélection complémentaires (facultatifs) tels que : l’Unité Budgétaire, le type de facture, l’utilisateur qui a créé le document de facturation … sont disponibles

2. Cliquez sur Exécuter

2

Prise en charge des documents de facturation

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Prise en charge d’une facture (transaction ZVFX3)

1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes

2. L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception)

3. Lancez la comptabilisation4. Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée

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Rejet d’une facture (transaction ZVFX3)

1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes

2. L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) .

3. Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s)4. Sélectionnez le motif du rejet5. Validez

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Données de la facture rejetée (VF03)

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1. Cliquez sur afficher Détails en-tête.


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1. Le statut de la pièce est E : La facture a été supprimée par annulation.

2. Sélectionnez l’onglet : Données supplémentaires.


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Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture


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Postes client – Post prise en charge des documents de facturation Chemin d’accès :

Gestion comptable


Clients

Compte

FBL5N – Afficher/modifier postes

1. Sélectionnez les postes standard

(comptabilisés) et les postes pré-

enregistrés

2. Cliquez sur le bouton Sélections

libres pour identifier des critères de

sélections complémentaires non

présents dans l’écran principal

3.Indiquez les N° de pièces SIFAC

du bordereau 1

2

a. La pièce prise en charge est

comptabilisée

La pièce rejetée n’apparaît pas

dans les états comptables

(documents de facturation

uniquement); les pièces pré-

enregistrées FI correspondantes

ont été supprimées a

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Modélisation flux n°3 : Recettes

CommandeContrat

Facture (enregistrement complet

Statut bloqué en comptabilité)

Gestion de 2 statuts possible0 - initial

1- transféré pour visa

ComptabilisationOu rejet

Document de facturationDocument de ventePrise en charge

comptable


Impact budgétaire

Impact comptable

D 4112 C 7XX

Impact analytique

Encaissement

Encaissement

Impact comptable

D 5XX C 4112

Passage en statut 2 pour transfert au

comptable

Visa

Valideur

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1. Le statut de la pièce est A : Facture bloquée au transfert à la comptabilité générale.

2. Sélectionnez l’onglet : Données supplémentaires


1

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Données d’un document de facturation à prendre en charge (VF03)

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1. Le statut du VISA est à 2 Traité. La pièce peut donc être prise en charge


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Données d’un document de facturation à prendre en charge (VF03)

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Prise en charge des documents de facturation (transaction ZVFX3)

1

1. Sélectionnez l’organisation commerciale (seul critère obligatoire) correspondant à l’établissement hors SACD ou au SACD/SAIC

Des critères de sélection complémentaires (facultatifs) tels que : l’Unité Budgétaire, le type de facture, l’utilisateur qui a créé le document de facturation … sont disponibles

2. Cliquez sur Exécuter

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Prise en charge d’une facture (transaction ZVFX3)

1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à prendre en charge en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes

2. L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception)

3. Lancez la comptabilisation4. Affichez le protocole : la pièce a été comptabilisée

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Données de la facture prise en charge (VF03)

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Données de la facture prise en charge (VF03)

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1. Le statut de la pièce est C : La pièce comptable a été créée.

2. Cliquez sur Gestion comptable pour afficher les pièces créées(comptable, analytique, budgétaire, centre de profit)

3. Cliquez sur le type de pièce que vous souhaitez visualiser. Ex : Pièce comptable

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Données de la facture prise en charge (VF03) – pièce comptable


La prise en charge a entraîné le passage du document de facturation de statut bloqué en comptabilité au statut comptabilisé, la génération d’une pièce analytique réelle sur centre de profit ou Eotp (cas des conventions notamment) et d’une pièce analytique reflet sur centre de profit : soldes et postes comptables et analytiques sont mis à jour.

La zone Référence de la pièce comprend le N° du document de

facturation

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Rejet d’une facture (transaction ZVFX3)

1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à rejeter en cliquant à gauche de la ou des lignes correspondantes

2. L’icône de marquage global permet de sélection toutes les pièces proposées (puis éventuellement exclusion des pièces pour traitement en mode exception) .

3. Cliquez sur Supprimer facture SD pour effectuer le rejet de la ou des pièce(s)4. Sélectionnez le motif du rejet5. Validez

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1. Le statut de la pièce est E : La facture a été supprimée par annulation.

2. Sélectionnez l’onglet : Données supplémentaires.


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Le motif de rejet de la pièce a été apposé sur la facture


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Postes client – Post prise en charge des documents de facturation

Chemin d’accès :

Gestion comptable


Clients

Compte

FBL5N – Afficher/modifier postes

1. Sélectionnez les postes standard

(comptabilisés)

2. Cliquez sur le bouton Sélections

libres pour identifier des critères de

sélections complémentaires non

présents dans l’écran principal

3.Indiquez les N° de pièces SIFAC

du bordereau

1

2

a. La pièce prise en charge est

comptabilisée

La pièce rejetée n’apparaît pas

dans les états comptables

(documents de facturation

uniquement)

a

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Balance client

Code Transaction:FD10N

Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Clients Compte FD10N – Afficher soldes

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Code Transaction:FBL5N

Chemin d’accès: Gestion Comptable Comptabilité financière Clients Compte FBL5N – Afficher/modifier postes

Balance client

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Exercices

Exercice : Prise en charge d’une facture recette Cf Cahier d’exercice Chap 21.1

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Edition d’une facture de vente

Transaction VF03

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Exercices

Exercice : Edition d’une facture recette Cf Cahier d’exercice Chap 21.2

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Processus du flux Recette Gestion du fichier client Prise en charge d’une facture de vente et édition

- Encaissement complet par virement- Encaissement partiel- Encaissement poste résiduel- Encaissement sans que la facture soit dans le système- Encaissement inconnu- Encaissement par chèque et remise de chèque L’écriture de la prise en charge (Signature) d’une ressource affectée Prise en charge d’une facture d’avance Encaissement des fonds sur une ressource affectée Les Relances La gestion des impayés

Les Encaissements

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Opérations d’encaissement client

L’opération d’encaissement permet :

De constater l’encaissement sur le compte bancaire ou sous compte concerné de la société modélisant l’établissement

D’émarger (rapprocher au sens SIFAC) la ou les créances faisant l’objet du règlement De générer automatiquement les postes d’écarts constatés dans les cas de règlements partiels , de

trop perçu ou d’application de frais bancaires notamment De générer automatiquement les écritures sur comptes de liaison entre la société Etablissement

hors SACD et les composantes concernées (centralisation des encaissements) De constater l’exigibilité de la TVA (hors option sur les débits)

La transaction d’encaissement est une transaction avec rapprochement qui offre des fonctionnalités relatives :

À la sélection des créances en fonction de critères étendus Au tri des postes Client par date, montant (valeur absolue), … A la gestion de structures de lignes adaptées A la gestion des écarts

Pour les encaissements par chèque, une transaction dédiée permet d’éditer et de suivre les bordereaux de chèques transmis

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Les différents opérations d’encaissement

Encaissement avec Facture Avec montant encaissement = montant facture Avec montant encaissement <> montant facture dans la tolérance des écarts Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture

Encaissement partiel sans émargement Encaissement résiduel avec émargement

Encaissement sans Facture ou titre de recette Tiers identifié Tiers non identifié

Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-28 Emargement a posteriori

Toutes ces opérations se réalisent avec la transaction unique F-30 en utilisant l’opération de type Encaissement

Cf. SIFAC_MUT_CPT_ENCAISSEMENTS

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tèm

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Info

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ncie

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t Com

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Exemple Avec montant encaissement = montant facture Chemin d’accès: Gestion Comptable


Clients

Ecriture

F-28 - Encaissement

Renseigner:

- Date de pièce

- Compte de banque

- Montant

- Compte client

Aucune donnée ne doit être saisie dans la zone Domaine d’activité : le domaine d’activité applicable est automatiquement déterminé en fonction des postes Tiers

sélectionnés

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Info

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Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette Saisie de l’encaissement:

transaction: F-28 Chemin d’accès: Gestion Comptable


Clients

Ecriture

F-28 - Encaissement

1. Sélectionner la pièce

2. Simuler la pièce

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Info

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Exemple Avec montant encaissement = montant facture / titre de recette Saisie de l’encaissement:

transaction: F-28 Chemin d’accès: Gestion Comptable


Clients

Ecriture

F-28 - Encaissement

Comptabiliser la pièce

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Info

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Exercices

Exercice : Encaissement complet Cf Cahier d’exercice Chap 22

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Info

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Opération d’encaissement par Virement : partiel

Transaction F-28

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Info

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Transaction F-28

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Info

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Exercices

Exercice : Encaissement partiel Cf Cahier d’exercice Chap 22.2.1

AMUE – SIFAC Formation « Comptabilité Générale »

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