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Sessions interrégionales 2002

Module 3

Le contrôle du Fonds social européen

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Introduction

Fonds structurels : un enjeu important : 1/3 budget de l ’Union EuropéenneFSE : 6,79 Mds d’euros pour la France sur 7 ans

Un contrôle renforcé : obligation nationale de contrôle

*Programmation 1994-1999 : Règlement CE n°2064 du 15/10/97 et circulaire PM du 12/05/98

*Programmation 2000-2006 : Règlements CE n° 438 et n°448 du 2 mars 2001 ; Circulaire PM du 15 juillet 2002.

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Plan

1) Les principes régissant les contrôles des fonds communautaires

2) Les instances chargées des contrôles

3) La finalité du dispositif de contrôle

4) L ’organisation des contrôles

5) Le contenu des contrôles

6) Les suites des contrôles

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1) Les principes régissant les contrôles des fonds communautaires

• La certification des déclarations des dépenses

• Le contrôle et la correction des irrégularités

• La validation de la demande de paiement final

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2) Les instances chargées des contrôles

*Au niveau communautaire :

La Cour des Comptes européenne

La Commission européenne

L ’OLAF

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2) Les instances chargées des contrôles

*Au niveau de l ’Etat membre :

niveau national : Cour des comptes française, Corps d’Inspections des ministères, GNC

niveau régional : SRC des DRTEFP, Dpt Europe des SGAR, autres corps d’inspection, TG, CRC

autorité indépendante : la CICC

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3) La finalité du dispositif

Déclaration de validité

Rapport annuel à la Commission européenne

*3 objectifs des contrôles :

- Vérifier la conformité du financement et de la réalisation des actions avec les règles communautaires et les conventions d ’attribution

- Prévenir et poursuivre les irrégularités

- Récupérer les fonds indûment perçus

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Article 38 du règlement 1260/99 du 21 juin 1999

Article 2-1 du règlement 438/2001 du 02 mars 2001

La finalité du dispositif de contrôle est de contribuer

avec les systèmes de gestion à donner une assurance

suffisante que les demandes de concours

communautaires correspondent à des dépenses exactes,

régulières et éligibles

3) La finalité du dispositif

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3) La finalité du dispositif

L’assurance suffisante de la fiabilité des dépenses déclarées et certifiées repose sur :

les contrôles de service fait

les contrôles par sondage

les contrôles qualité

des audits de système de gestion et de contrôle par un organisme d’audit interne

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4) L ’organisation des contrôles

Deux démarches :

• La piste d’audit

• Les différents types de contrôle :– le contrôle du service fait– les contrôles par sondage– les contrôles qualité

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4) L ’organisation des contrôles

La piste d’audit :

Il s’agit de vérifier :

la certification préfectorale

la capacité du système et ses performances au regard de la réalisation du programme

la capacité du système à lutter contre les irrégularités, à détecter et à corriger les dysfonctionnements du système de gestion

que le système contribue à un développement économique positif dans la région

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4) L ’organisation des contrôles

La piste d’audit :

Trois concepts :

Traçabilité

Contrôle

Maîtrise de l ’ensemble du système

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4) L ’organisation des contrôles

Le contrôle de service fait :

Fondement et élément le plus sensible de la piste d ’audit, il constitue le premier niveau de contrôle

contenu:

certification de la réalité et de la conformité physique de l ’opération par rapport à ce qui était prévu (cahier des charges)

réalité et éligibilité des dépenses encourues (pièces probantes)

respect du plan de financement prévu (contrôle du versement des cofinancements)

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4) L ’organisation des contrôles

Le contrôle de service fait :

Contrôle sur pièces portant sur 100% des dossiers avant mise en paiement (a minima bilan financier détaillé, clé de répartition des coûts fixes indirects, pièces complémentaires par sondage ou par soupçon)

Contrôle sur place (sélection par échantillonnage)

Fiche de vérification du service fait (document-type normalisé)

Portée du contrôle du service fait : convention-cadre (art 9.3 du règlement 438 et article de la convention cadre s’y rapportant)

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4) L ’organisation des contrôles

Le contrôle de service fait :Méthodologie:

Véritable contrôle de cohérence interne des pièces justificatives(compte-rendu d ’exécution) : importance des annexes financièresdes conventions et de l ’homogénéisation des documents de demande de concours, des conventions et des bilans financiers

Comparaison du bilan financier détaillé par rapport au budget prévisionnel (possibilité de demander des pièces justificatives supplémentaires : factures, bulletins de salaires, état des frais de déplacement…)

Modalités de calcul des clés de répartition des frais indirects et des coûts fixes

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4) L ’organisation des contrôles

Les contrôles qualité :

Source circulaire Premier ministre du 15 juillet 2002

porte sur la qualité de la vérification du service fait

effectue des tests de la qualité de la piste d ’audit :

Contrôle par sondage :

- sur l ’utilisation des documents-type

- sur la qualité de l ’instruction et de la contractualisation

- sur la dynamique de la programmation (détection des opérations dormantes)

- sur la tenue des dossiers et leur correct archivage

-sur la saisie des données sur les applications informatiques de gestion

- sur le niveau des dépenses encourues

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4) L ’organisation des contrôles

Les contrôles qualité :

Source circulaire Premier ministre du 15 juillet 2002

contrôle de la fiabilité des dépenses en vue de leur certification

Contrôles par sondage :

- des certificats de service fait

-de leur cohérence avec les données saisies dans les applications informatiques

- de la réconciliation comptable entre les bilans financiers et les pièces justificatives contenues dans les dossiers

- que les erreurs systémiques ont été corrigées par l ’autorité de gestion

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4) L ’organisation des contrôles

Les contrôles par sondage :

Base réglementaire communautaire :- Art 3 du règlement 2064/97 pour 1994-1999- Art 10 du règlement 438/01 pour 2000-2006

Objectifs des contrôles par sondage :- Vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle mis en place- Examiner de manière sélective sur la base d ’une analyse des risques les déclarations de dépenses établies aux différents niveaux concernés

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Les contrôles par sondage :

4) L ’organisation des contrôles

Obligation de contrôle de l ’Etat membre:

en termes de montants : 5% des dépenses totales éligibles

en termes de méthode :

-un échantillon représentatif approprié

- vérifier des actions de nature et d ’ampleur variées

- tenir compte de facteurs de risques identifiés

- contrôler au moins une fois les principaux bénéficiaires

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4) L ’organisation des contrôles

Les contrôles par sondage :

en termes de caractéristiques :

•plan de contrôle approuvé par l’autorité de gestion (DGEFP-Dpt FSE, Préfet de région).

•personne distincte de celle qui a instruit ou suivi le dossier.

•Contrôle sur place.

•Replacement des pièces justificatives dans la comptabilité (contrôle comptable)

•Rédaction obligatoire d ’un rapport normalisé dans son contenu (art 11 du règlement n°438/2001) et contradictoire.

•Diagnostic sur la réalisation de l ’opération (opérations soldées) et notamment sur la qualité du contrôle de service fait.

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5) Le contenu des contrôles

Qui est contrôlé ?

Les notions de bénéficiaire final et de bénéficiaire ultime

Qu ’est-ce qui est contrôlé ?

Le contrôle porte sur l ’exécution des actions prévuesà la convention

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5) Le contenu des contrôles

A- L ’éligibilité du projet :

•Adéquation de l’action aux objectifs du Docup.

•Conformité des dépenses au regard des réglementations communautaires et nationales (cf règlement n°1685/2000 du 20 juillet 2000) et de la convention portant attribution de l’aide.

•Eligibilité des bénéficiaires.

•Eligibilité dans le temps (décision de la CE approuvant le Docup et fixant la période d ’éligibilité des dépenses.)

•Eligibilité géographique

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5) Le contenu des contrôles

B- La transparence comptable au regard du suivi et de la justification des dépenses de l ’action cofinancée, chez le bénéficiaire :

Existence :

comptabilité analytique ou codification comptable adéquate de toutes les transactions concernées par l ’action.

Justification des dépenses :

- modalités d’identification des dépenses directes de l ’action de l’action.

- validité des justificatifs de ces dépenses.

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5) Le contenu des contrôles

- Existence d ’une clé de répartition des dépenses indirectes .

Est-elle transparente et contrôlable?

-Respect des procédures de marchés publics si nécessaire.

Justification des recettes.

-Existence des recettes propres

-Réalité des contreparties publiques nationales.

-Absence d ’autres concours communautaires pour la même action

-Respect des seuils de taux d’intervention communautaires.

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5) Le contenu des contrôles

C- Les conditions de réalisation de l ’action :

•Réalisation physique de l ’action :

-conformité de la réalisation au projet retenu.

-réalité des prestations facturées.

•Réalisation financière de l ’opération :

-délais de mise à disposition des fonds communautaires

-modalités de préfinancement de l’action

-intervention éventuelle d ’un organisme intermédiaire

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Publicité :

- est-elle prévue ? assurée ? dans quelles conditions ?

Evaluation de l’action et analyse des indicateurs de résultats

5) Le contenu des contrôles

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6) Les suites des contrôles

La procédure

-notification des résultats du contrôle

-période contradictoire

-décision du ministre ou du préfet de région territorialement

compétent

-voies de recours

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6) Les suites des contrôles

Les suites possibles en cas d’irrégularités :

-recouvrement des sommes indûment perçues

-corrections financières des instances européennes : individuelles, forfaitaires ou extrapolées

-communication des irrégularités à l ’OLAF

-saisine du parquet

-correction des dysfonctionnements par l’autorité de gestion

-vérification par le service instructeur que les dysfonctionnements repérés au niveau de l’opérateur ont été corrigés

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Textes de référence (1)

•Règlement 1681/94 de la Commission du 11 juillet 1994 relatif aux irrégularités et au recouvrement des sommes indûment versées dans le cadre du financement des politiques structurelles ainsi que l’organisation d’un système d’informations dans ce domaine

•Règlement (EURATOM, CE) n°2988/95 du Conseil du 18 décembre 1995 relatif à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes

•Règlement (EURATOM, CE) n°2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectuées par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités

•Règlement n°1260/99 du Conseil du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur les fonds structurels

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Textes de référence (2)

• Règlement (CE) n°1784/1999 du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 1999 relatif au Fonds social européen.

• Règlement (CE) n°1159/2000 de la Commission du 30 mai 2000 visant les actions d’informations et de publicité à mener par les Etats membres sur les interventions des fonds structurels.

• Règlement (CE) n°1685/2000 de la Commission du 28 juillet 2000 portant modalités d’exécution du règlement (CE) n°1260/1999 du Conseil en ce qui concerne l’éligibilité des dépenses dans le cadre des opérations cofinancées par les Fonds structurels.

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•Règlement (CE) n°438/2001 de la Commission du 2 mars 2001 fixant les modalités d’application du règlement (CE) n°1260/1999 du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des fonds structurels et annulant le règlement 2064/97 de la Commission du 15 octobre 1997.

•Règlement (CE) n°448/2001 de la Commission du 2 mars 2001 fixant les modalités d ’application du règlement (CE) n°1260/1999 du Conseil en ce qui concerne la procédure de mise en œuvre des corrections financières applicables au concours octroyé au titre des fonds structurels.*

•Orientations de la Commission européenne du 19 décembre 2000 définissant les principes, les critères et les barèmes indicatifs à appliquer par les services de la Commission pour la détermination des corrections financières visées à l’article 39, paragraphe 3 du règlement (CE) n°1260/1999.

Textes de référence (3)

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•Circulaire du Premier ministre du 12 mai 1998 relative au renforcement du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels européens

•Circulaire DGEFP n°99/21 du 11 mai 1999 portant sur le contrôle des actions cofinancées par le FSE.

•Circulaire Premier Ministre du 15 juillet 2002 portant sur l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels européens

Textes de référence (4)

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