Service Public Fédéral Finances Administration générale de ... · 11 MODE D’EMPLOI Le tableau...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN

TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

145

Archives du

Service Public Fédéral Finances̶

Administration générale de la Perception et du Recouvrement

Tableau de tri pour les archives

2014

par

Liesbeth DE FRENNE

Brussel – Bruxelles2014

5411

ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL FINANCES

ADMINISTRATION GÉNÉRALE DE LA PERCEPTION ET DU RECOUVREMENT

TABLEAU DE TRI POUR LES ARCHIVES

2014





145

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Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5411

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck

1000 Brussel – Bruxelles





145

Archives du Service Public Fédéral Finances

Administration générale de la

Perception et du Recouvrement


2014

par

Liesbeth DE FRENNE

Brussel – Bruxelles 2014

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TABLE DES MATIÈRES

TABLE DES MATIERES ......................................................................................................... 5

LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT ................................................... 7

LISTE DES ABRÉVIATIONS ................................................................................................. 9

MODE D’EMPLOI ................................................................................................................. 11

I. DIRECTION ET SUPPORT DES SERVICES................................................................ 13

A. DIRECTION ............................................................................................................... 13

B. FONCTIONS D’APPUI.............................................................................................. 17

C. GESTION DU BUDGET DES RECETTES FISCALES ET STATISTIQUES ........ 28

II. MISSIONS SPECIFIQUES DE L’ADMINISTRATION ............................................... 31

D. PERCEPTION ET RECOUVREMENT DES CREANCES FISCALES ................... 31

E. SECRETARIAT DE LA COMMISSION DE RECOURS « SURSEANCE INDEFINIE AU RECOUVREMENT » .......................................... 45

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LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par votre institution dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et qui sont destinés par leur nature à être conservés durant un certain temps. Il s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles présentent tout d’abord un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles au fonctionnement correct de votre institution et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, elles permettront aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement de votre institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il s’avère compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. En terme de management, un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques, sur support papier et autres supports, produites par une institution. Il mentionne leur délai de conservation administrative et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après le délai et quels autres seront conservés au-delà des strictes nécessités administratives, en raison de leur valeur historique, et transférés à terme aux Archives de l’État. Ainsi, dès la création des documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l’État en raison de leur intérêt historique. QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des documents, et donc une ressource importante en terme d’efficacité, d’économie des coûts et de réduction des risques. L’accumulation de masses de papiers et la numérisation des processus de travail créent un système hybride et complexe de production documentaire, un défi de taille pour la gestion de l’information. Si le personnel de votre institution devait déterminer lui-même quelles archives papier et numériques sont à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, ses décisions risqueraient d’avoir des conséquences funestes pour l’institution. Une gestion non structurée des archives entraîne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de documents potentiellement importants. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en matière de gestion de l’information et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique.

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LISTE DES ABRÉVIATIONS

AE Archives de l’État AGPR Administration générale de la Perception et du Recouvrement CTRI Centre de Traitement Régional de l’Information EUV Eurovignette ICPC Inning en Comptabiliteit – Perception et Comptabilité KPI Key Performance Indicator PRP-Pays Précompte Professionnel Pays PVCS Program Version Control System SPF Service Public Fédéral STIRint Système de Traitement Intégré Impôts et Recouvrement international TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée

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MODE D’EMPLOI Le tableau de tri présente les archives non pas selon l’organigramme des services mais selon les compétences et les activités dans l’exercice desquelles les documents sont créés ou reçus. Pour retrouver les séries propres à votre service, vous devez donc identifier quelles compétences et activités exerce votre service, repérer ces compétences et activités dans les lignes grisées du tableau. Celui-ci comprend les données suivantes qui sont réparties entre les colonnes et les lignes: Compétences et activités (tâches) exercées Les compétences et les activités sont indiquées dans les lignes horizontales grisées. Codes des séries d’archives Les codes permettent à votre organisation, lors de ses contacts avec les Archives de l’État, d’identifier aisément, rapidement et sans équivoque toutes les séries d’archives. Ces codes n’ont aucun rapport avec ceux utilisés éventuellement au sein de votre organisation pour désigner certains types de documents. Séries d’archives Les archives sont décrites par séries, celles-ci étant la principale subdivision intellectuelle et matérielle pour le classement des documents. En outre, il est plus simple de faire un tri des archives à ce niveau, sans causer une charge de travail exagérée pour ceux qui devront effectuer ce tri. Pour de plus amples formations sur la définition et le contenu des séries d’archives, voyez le dossier d’étude. Délais d’utilité administrative Ces délais ont été fixés par votre institution et signifient combien de temps elle doit conserver chez elle ses séries et ses documents d’archives, afin de pouvoir garantir son bon fonctionnement dans le cadre de ses devoirs d’information et de justification vis-à-vis de sa tutelle et des citoyens. Un délai d’utilité administrative est déterminé sur la base d’une loi, d’un arrêté, d’un décret, d’une ordonnance, d’une circulaire ou d’une note de service, ou bien aux termes d’un accord entre votre institution et les Archives de l’État. D’habitude, le délai est exprimé en années ou en mois, on parle de délai « fermé ». Pour certaines séries toutefois, davantage de souplesse et donc le recours à des délais « ouverts » s’imposent. Sauf indication contraire, le délai court en principe à partir de la date de clôture du dossier, de la date du dernier document du dossier.

Les délais de conservation proposés sont des délais minimaux et n’excluent donc pas que les documents soient conservés plus longtemps dans vos services.

Destination définitive des documents C’est le sort qui est réservé aux documents lorsque leur délai d’utilité administrative est écoulé. La destination définitive est déterminée par les Archives de l’État, sur base de la valeur du document pour les recherches culturelles, scientifiques et surtout historiques. Il y a trois possibilités :

Conserver et transférer aux AÉ : conservation intégrale pour transfert aux Archives de l’État

Trier et transférer aux AÉ : conservation partielle et transfert partiel aux Archives de l’État

Éliminer : destruction intégrale.

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En vertu de la loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée le 6 mai 2009, le transfert aux Archives de l’État se fait 30 ans après la clôture des dossiers ou la date du dernier document du dossier. Ce délai de transfert peut cependant être raccourci par décision des Archives de l’État. Si vous souhaitez transférer des documents dont le délai d’utilité administrative est écoulé avant 30 ans, prenez contact avec les Archives de l’État compétentes dans le ressort de votre institution.

Les destinations définitives mentionnées dans le présent tableau de tri sont une directive et peuvent être modifiées uniquement par les Archives de l’État. En outre, une institution ne peut procéder à des éliminations sans autorisation préalable des Archives de l’État. Pour de plus amples informations sur les destinations définitives, voir le dossier d’étude.

Remarques Les remarques éventuelles donnent des informations complémentaires sur le contenu, la fonction et/ou le tri de la série d’archives. Elles renvoient éventuellement aussi au dossier d’étude. ORDRE DE PRÉSENTATION DES SÉRIES Pour chaque compétence et chaque activité, les séries seront présentées dans l’ordre suivant :

Les archives produites directement dans l’exercice des activités (par exemple : les

dossiers de procédure des affaires traitées, les rapports d’activité, la correspondance reçue et expédiée, etc.)

Les archives qui forment des instruments de recherche dans les archives énumérées précédemment (répertoires, index, fichiers alphabétiques, etc.)

Les archives déposées auprès de votre institution par d’autres producteurs d’archives.

Administration générale de la Perception et du Recouvrement – Tableau de tri

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I. DIRECTION ET APPUI DES SERVICES

Code Série Délai d’utilité administrative

Destination définitive

Remarques

A. DIRECTION

A.1. DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION

A.1.01. Notes de service de l’administrateur général 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

A.1.02. Correspondance de l’administrateur général 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

A.1.03. Organigrammes 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

A.1.04. Documents relatifs à la gestion du budget concernant les frais de représentation de l’administrateur général 5 ans Éliminer

A.1.05. Dossiers relatifs aux réponses aux questions du médiateur fédéral 5 ans Éliminer


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Remarques

A.1.06. Dossiers relatifs aux droits d’accès aux systèmes électroniques des Finances (Gestion IAM)

Tant que l’application est utilisée Éliminer

A.1.07. Dossiers relatifs au suivi des déménagements 5 ans Éliminer

A.1.08. Dossiers de l’administrateur général relatifs à l’organisation et au fonctionnement 10 ans Trier et transférer aux AÉ Trier sur la base du contenu et en

concertation avec les Archives de l’État.

A.2. DIRECTION ET GESTION AU NIVEAU REGIONAL

A.2.01. Procès-verbaux et documents annexes des réunions de direction 10 ans Conserver et transférer aux

AÉ

A.2.02. Indicateurs de la correspondance Jusqu’à substitution Conserver et transférer aux AÉ

A.2.03. Notes de services de la direction régionale Tant que l’ordre de service est valable

Conserver et transférer aux AÉ

A.2.04. Correspondance et dossiers du directeur régional 10 ans Conserver et transférer aux AÉ


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Remarques

GESTION DU PERSONNEL AU NIVEAU REGIONAL

A.2.05. Dossiers du personnel 10 ans après la mise à la retraite Éliminer

Il s’agit d’un dossier qui contient des copies des documents originaux du dossier conservé par le service d’encadrement P&O.

A.2.06. États de service 10 ans après la mise à la retraite Éliminer

A.2.07. Statistiques mensuelles 10 ans Éliminer

A.2.08 Listes des contractuels 10 ans Éliminer

A.2.09. Banque de données pour la gestion des dossiers du personnel Jusqu’à substitution Éliminer

A.3. DIRECTION ET GESTION DES SERVICES

A.3.01. Indicateurs de la correspondance Jusqu’à substitution Conserver et transférer aux AÉ


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Remarques

A.3.02. Correspondance (qui est conservée dans une série à part) 10 ans Trier et transférer aux AÉ

Conserver toute la correspondance concernant des décisions formelles et l’exécution formelle des tâches, éliminer la correspondance informelle.

A.3.03. Rapports des réunions de service 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

A.3.04. Notes de service Tant que la note est valable Trier et transférer aux AÉ

Ne conserver que les notes de service qui sont propres au service local, éliminer les notes de la direction régionale et de l’administration centrale.

A.3.05. Dossiers relatifs aux objectifs annuels du service 5 ans Éliminer

GESTION DU PERSONNEL DES SERVICES

A.3.06. Dossiers du personnel Tant que le personnel est en service Éliminer

Il s’agit d’un dossier qui contient des copies des documents originaux du dossier conservé par le service d’encadrement P&O.


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Remarques

B. FONCTIONS D’APPUI

B.1. ORGANISATION ET PLANNING

B.1.01. Instructions et mailings 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

Les instructions originales doivent être conservées par la cellule d’assistance informatique.

B.1.02. Dossiers relatifs à la rédaction d’instructions Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Éliminer

Les instructions originales sont conservées par la cellule d’assistance informatique.

B.1.03. Dossiers relatifs à l’appui du fonctionnement des services extérieurs

Jusqu’à la fin de l’utilité administrative


B.1.04. Dossiers relatifs à l’élaboration et à l’adaptation des méthodes de travail

Jusqu’à la fin de l’utilité administrative


B.1.05. Dossiers relatifs au suivi de la législation Jusqu’à la fin de l’utilité administrative


B.1.06. Dossiers relatifs à l’organisation de la comptabilité des CTRI’s, des bureaux de recette TVA et des bureaux de recette contributions directes

10 ans Trier et transférer aux AÉ Conserver les dossiers relatifs aux méthodes de travail, éliminer les autres dossiers.


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Remarques

B.2. GESTION DE LA CORRESPONDANCE

B.2.01. Indicateurs de la correspondance Jusqu’à substitution Conserver et transférer aux AÉ

B.2.02. Correspondance (qui est conservée dans une série à part) 10 ans Trier et transférer aux AÉ

Conserver toute la correspondance concernant des décisions formelles et l’exécution formelle des tâches, éliminer la correspondance informelle.

B.2.03. Dossiers relatifs au traitement des questions parlementaires

Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Éliminer

Il s’agit de copies. Les dossiers originaux sont conservés par le bureau d’ordre.

B.3. COORDINATION STRATEGIQUE

B.3.01. Plans opérationnels de l’AGPR 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

B.3.02. Plans stratégiques pluriannuels de l’AGPR 15 ans Conserver et transférer aux AÉ

B.3.03. Dossiers relatifs à l’organisation du séminaire stratégique 15 ans Trier et transférer aux AÉ

Conserver toutes les présentations et le rapport final de chaque séminaire stratégique. Eliminer tous les documents préparatoires.


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Remarques

B.3.04. Rapports relatifs à l’exécution du plan opérationnel (‘business review’) 10 ans Conserver et transférer aux

AÉ

B.3.05. Dossiers relatifs à la réorganisation des services centraux de l’AGPR 10 ans Conserver et transférer aux

AÉ

B.4. COORDINATION DE LA GESTION DE PROJETS

B.4.01. Dossiers relatifs au soutien à la gestion de projets 15 ans Conserver et transférer aux AÉ

B.5. GESTION DE PROCESSUS

B.5.01. Dossiers des descriptions de processus Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Trier et transférer aux AÉ

Ne conserver que les descriptions finales de processus, éliminer les documents préparatoires.

B.6. CONTROLE DE GESTION

B.6.01. Dossiers relatifs à l’élaboration des fiches KPI Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Éliminer

B.6.02. Fiches KPI Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Éliminer

Ces fiches sont sauvegardées dans la base de données Cognos.


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Remarques

B.6.03. Procès-verbaux des réunions au sein des directions régionales relatives à la gestion de la performance 3 ans Éliminer Les procès-verbaux sont conservés dans les

directions régionales.

B.6.04. Procès-verbaux et documents annexes des réunions de team 10 ans Trier et transférer aux AÉ

Pour chaque réunion de team, ne conserver que la présentation et le rapport. Eliminer les dossiers préparatoires.

B.6.05. Procès-verbaux et documents annexes des réunions d’évaluation 10 ans Trier et transférer aux AÉ

Pour chaque réunion d’évaluation, ne conserver que la présentation et le rapport. Eliminer les dossiers préparatoires.

B.6.06. Dossiers relatifs à l’organisation du séminaire stratégique 10 ans Trier et transférer aux AÉ

Conserver toutes les présentations et le rapport final de chaque séminaire stratégique. Eliminer tous les documents préparatoires.

B.6.07. Dossiers relatifs à la contribution au rapport sur la performance 5 ans Éliminer Le rapport final est établi par le service du

président.

B.7. COORDINATION D’ACTIONS DE RECOUVREMENT

B.7.01. Dossiers relatifs à l’implémentation d’actions de recouvrement ciblé 10 ans Conserver et transférer aux

AÉ


21



Remarques

B.7.02. Dossiers relatifs au datamining 10 ans Éliminer

B.7.03. Dossiers relatifs à la rédaction de manuels et d’instructions en rapport avec l’application ‘gestion des débiteurs’


B.7.04. Base de données ‘gestion des débiteurs’ Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Éliminer

B.8. INSPECTION INTERNE

B.8.01. Rapports relatifs à la surveillance de la comptabilité des bureaux de recette 5 ans Éliminer

B.8.02. Rapports relatifs au contrôle comptable 5 ans Éliminer

B.8.03. Listes des vérifications succinctes des bureaux de recette (listes r. 405) 5 ans Éliminer

B.8.04. Rapports relatifs à la surveillance du recouvrement par les bureaux de recette 5 ans Éliminer


22



Remarques

B.9. GESTION DE L’INFORMATION

B.9.01. Documents relatifs à la gestion de l’infothèque de l’administration


B.9.02. Dossiers relatifs à la gestion des archives 30 ans Conserver et transférer aux AÉ

B.10. COMMUNICATION INTERNE

B.10.01. Bulletin d’information du recouvrement 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

B.10.02. Dossiers relatifs à la rédaction des articles pour Fininfo 10 ans Éliminer

B.10.03. Dossiers relatifs à la rédaction des mailings 10 ans Éliminer

B.10.04. Dossiers relatifs à la contribution de l’AGPR au rapport annuel du SPF Finances 10 ans Éliminer

B.10.05. Dossiers relatifs à la contribution au newsletter du management 10 ans Éliminer


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Remarques

B.10.06. Dossiers relatifs à la contribution aux enquêtes de satisfaction 10 ans Éliminer

B.10.07. Dossiers relatifs aux plans de communications sur les projets 10 ans Trier et transférer aux AÉ

Ne conserver que les plans de communication définitifs, éliminer tous les autres documents.

B.11. SOUTIEN JURIDIQUE – SERVICES CENTRAUX

SOUTIEN EN MATIERE DE CONTENTIEUX ADMINISTRATIF

B.11.01. Dossiers relatifs au contentieux administratifs portant sur la perception et le recouvrement

dossiers de principe Jusqu’à la fin de l’utilité administrative


dossiers de routine 3 ans Éliminer

B.11.02. Dossiers relatifs à l’application de la législation Jusqu’à la fin de l’utilité administrative



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Remarques

B.11.03. Dossiers relatifs au traitement des questions de principe Jusqu’à la fin de l’utilité administrative


B.11.04. Dossiers relatifs au traitement des questions parlementaires


B.11.05. Dossiers relatifs à la rédaction et au suivi de protocoles de coopération avec d’autres services publics en ce qui concerne le recouvrement des impôts et des taxes

Tant que le protocole est en vigueur Éliminer

SOUTIEN EN MATIERE DE CONTENTIEUX JUDICIAIRE

B.11.06. Dossiers relatifs au traitement du contentieux judiciaire

Actions réelles 10 ans Trier et transférer aux AÉ

Conserver 1 dossier sur 10 (éventuellement une combinaison d’un échantillon aléatoire et de dossiers importants à désigner par le service), éliminer tous les autres.

Actions personnelles 10 ans Trier et transférer aux AÉ



25



Remarques

B.11.07. Dossiers judiciaires relatifs aux sociétés de liquidités et autres formes particulières de fraude 10 ans Trier et transférer aux AÉ


B.11.08. Base de données pour le suivi des dossiers judiciaires (Workflow)

Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Trier et transférer aux AÉ Conserver les données de base relatives à

chaque litige.

B.11.09. Jugements et arrêts Selon les besoins du service Éliminer

B.11.10. Dossiers relatifs à la contribution au bulletin d’information 3 ans Éliminer

B.11.11. Dossiers relatifs à la rédaction d’instructions en matière de traitement du contentieux


B.11.12. Dossiers relatifs au suivi et à l’évaluation des avocats du département 10 ans Éliminer


26



Remarques

B.12. GESTION DES APPLICATIONS

B.12.01. Base de données relative à l’analyse et au contrôle des systèmes de l’AGPR et des programmes connexes (Program Version Control System, StarTeam)

Tant que le programme est utilisé Trier et transférer aux AÉ

Conserver uniquement les données des systèmes qui entrent en ligne de compte pour une conservation permanente.

B.12.02.

Base de données pour la gestion automatisée de l’établissement et de la perception de la taxe de circulation, de la taxe de circulation complémentaire, de la taxe compensatoire des accises et de la taxe de mise en circulation

10 ans Trier et transférer aux AÉ Conserver uniquement les statistiques, éliminer les autres données.

B.12.03. Base de données pour la gestion de la perception du précompte immobilier 10 ans Éliminer

B.12.04. Base de données pour la gestion de la perception du précompte professionnel (PRP-Pays) 10 ans Éliminer

B.12.05. Base de données pour la gestion de la perception et de la comptabilité des créances en matière de contributions directes (ICPC)

20 ans Trier et transférer aux AÉ

Conserver et transférer aux Archives de l’Etat les rôles d’impôt des années se terminant par les chiffres 0 et 5, éliminer toutes les autres données.

B.12.06. Base de données pour le suivi des anciennes créances (180B/aut) 20 ans Éliminer

B.12.07. Base de données pour la gestion de la perception en matière d’Eurovignette 10 ans Éliminer


27



Remarques

B.12.08. Base de données pour la gestion de la perception et de la comptabilité des recettes TVA (STIRON) 15 ans Éliminer

B.13. COORDINATION DES RELATIONS INTERNATIONALES

B.13.01. Dossiers relatifs aux accords de collaboration internationale

Tant que l’accord est en vigueur


B.13.02. Dossiers relatifs aux contacts internationaux au sujet de l’assistance mutuelle pour le recouvrement des impôts et des taxes

Selon les besoins du service


B.13.03. Dossiers relatifs à la rédaction d’instructions au sujet de l’assistance mutuelle et de la collaboration internationale

Selon les besoins du service Éliminer

B.14. ORGANISATION DE LA FORMATION

B.14.01. Cours relatifs à la perception et au recouvrement des contributions directes et de la TVA

Selon les besoins du service


B.14.02. Dossiers relatifs aux résultats de tests des stagiaires 5 ans Éliminer

B.14.03. Plan de formation 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

Le plan de formation fait partie de l’application NEEVA.


28



Remarques

B.14.04. Fiches de formation 5 ans Éliminer Les fiches de formation font partie de l’application NEEVA.

B.14.05. Dossiers relatifs à l’organisation des cours 5 ans Éliminer

B.14.06. Listes de présence 1 an Éliminer Les listes de présence font partie de l’application NEEVA

C. GESTION DU BUDGET DES RECETTES FISCALES ET STATISTIQUES

C.1. GESTION DES RECETTES

C.1.01. Etats récapitulatifs des recettes et dépenses (états 61) 10 ans Conserver et transférer aux

AÉ

C.1.02. Etats relatifs à l’attribution des droits aux régions (états 173) 5 ans Éliminer

C.1.03. Dossiers relatifs à l’attribution des droits aux communes 5 ans Éliminer

C.1.04. Listes des dégrèvements par rubrique (bordereaux 62R) 10 ans Éliminer


29



Remarques

C.1.05. Statistiques récapitulative des recettes fiscales 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

C.1.06. Dossiers relatifs au prélèvement pour l’Etat de résidence 10 ans Éliminer

C.2. GESTION DES REMBOURSEMENTS

C.2.01. Dossiers relatifs à la liquidation des remboursements 3 ans Éliminer

C.2.02. Dossiers relatifs aux paiements indus 10 ans Éliminer

C.3. GESTION DES SAISIES ET CESSIONS

C.3.01. Dossiers relatifs aux saisies arrêts et aux cessions de créance

5 ans après la clôture du dossier Éliminer

Les dossiers papiers peuvent éventuellement être éliminés 1 an après leur digitalisation et reprise dans STIMER.

C.3.02. Base de données pour le suivi des dossiers relatifs aux saisies arrêts et aux cessions de créance (STIMER)


C.3.03. Dossiers relatifs aux litiges portant sur des saisies arrêts et des cessions de créance

5 ans après la clôture du dossier Éliminer


30



Remarques

C.3.04. Dossiers relatifs aux paiements indus 10 ans Éliminer

C.3.05. Statistiques relatives aux saisies et cessions 10 ans Conserver et transférer aux AÉ


31

II. MISSIONS SPECIFIQUES DE L’ADMINISTRATION


Destination définitive Remarques

D. PERCEPTION ET RECOUVREMENT DES CREANCES FISCALES

D.1. ENROLEMENT DES CONTRIBUTIONS DIRECTES

D.1.01. Rôles d’impôt 239 20 ans Trier et transférer aux AÉ

Période avant 1850 : conserver les rôles et les transférer aux Archives de l’Etat. Période 1850-1950 : ne conserver que les rôles pour les années se terminant par les chiffres 0 et 5, éliminer tous les autres. Période après 1950 : ne conserver que les rôles pour les années se terminant par le chiffre 5, éliminer tous les autres.

D.1.02. Base de données pour la gestion de la perception et de la comptabilité des créances en matière de contributions directes (ICPC)


Conserver et transférer aux Archives de l’Etat les rôles d’impôt pour les années se terminant par le chiffre 5, éliminer toutes les autres données.


32



D.2. TRAITEMENT DES REQUETES (AUSSI BIEN POUR LES CONTRIBUTIONS DIRECTES QUE POUR LA TVA)

D.2.01. Dossiers relatifs à l’exonération de paiement des intérêts de retard 5 ans Éliminer

D.2.02. Dossiers relatifs à la surséance indéfinie 5 ans Éliminer

D.2.03. Dossiers relatifs au règlement collectif de dettes 5 ans Éliminer

D.2.04. Base de données pour la gestion des requêtes Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Éliminer

D.3. TRAITEMENT DU CONTENTIEUX (AUSSI BIEN POUR LES CONTRIBUTIONS DIRECTES QUE POUR LA TVA) – SERVICES EXTERIEURS

D.3.01. Dossiers judiciaires 10 ans après la clôture du dossier Éliminer

D.3.02. Base de données pour le suivi des dossiers judiciaires (Workflow)


D.3.03. Dossiers de contentieux 5 ans après la clôture du dossier Éliminer


33



D.3.04. Base de données pour le suivi des dossiers de contentieux (Workflow)


D.4. GESTION DU RECOUVREMENT DES CONTRIBUTIONS DIRECTES ET DE LA TVA

IMPOT DES SOCIETES

D.4.01. Dossiers de recouvrement relatifs à l’impôt des sociétés 10 ans Éliminer

D.4.02. Base de données pour le suivi des dossiers de recouvrement (Gestion des débiteurs)

Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Eliminer

D.4.03. Attestations relatives aux sociétés en matière d’impôt sur les revenus (copies) 5 ans Éliminer

D.4.04. Dossiers relatifs au remboursement de l’impôt des sociétés 10 ans Éliminer

PRECOMPTE PROFESSIONNEL

D.4.05. Dossiers relatifs aux déclarations manuelles de précompte professionnel 10 ans Éliminer


34



D.4.06. Dossiers de recouvrement relatifs au précompte professionnel 10 ans Éliminer



PRECOMPTE MOBILIER

D.4.08. Correspondance relative à la perception du précompte mobilier 4 ans Éliminer

D.4.09. Formulaires de déclaration 273C relatifs au précompte mobilier 10 ans Trier et transférer aux AÉ

Année des revenus 2012 et année d’imposition 2013 (déclaration non libératoire et prélèvement supplémen-taire de 4%) : à conserver (1 dossier sur 10 si le volume devait être trop important), éliminer toutes les autres années de revenus et d’imposition.

D.4.10. Dossiers de recouvrement relatifs au précompte mobilier 10 ans Éliminer

D.4.11. Base de données pour le suivi des dossiers recouvrement (Gestion des débiteurs)



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IMPOT DES NON-RESIDENTS

D.4.12. Dossiers de recouvrement relatifs à l’impôt des non-résidents 10 ans Éliminer



D.4.14. Dossiers relatifs au remboursement de l’impôt des non-résidents 7 ans Éliminer

TAXES ASSIMILEES AUX IMPOTS SUR LES REVENUS (TAXE DE CIRCULATION, TAXE SUR LES JEUX ET PARIS, TAXE SUR LES APPAREILS AUTOMATIQUES DE DIVERTISSEMENT – EN GRANDE PARTIE REGIONALISEES)

D.4.15. Dossiers relatifs à la déclaration par les sociétés de la taxe sur les appareils de divertissement 10 ans Éliminer

D.4.16. Dossiers relatifs à la déclaration par les sociétés de la taxe sur les jeux et paris 10 ans Éliminer

D.4.17. Dossiers de recouvrement relatifs aux taxes assimilées aux impôts sur les revenus 10 ans Éliminer


36





D.4.19. Signes fiscaux et vignettes relatives à la taxe sur les appareils automatiques de divertissement de sociétés (copies)

10 ans Éliminer

D.4.20. Correspondance relative à la perception de la taxe de circulation 4 ans Éliminer

D.4.21. Dossiers relatifs à la perception de la taxe de circulation pour les bateaux et les avions 4 ans Éliminer

D.4.22. Dossiers relatifs à l’octroi d’exemptions en matière de taxe de circulation pour les camping-cars 4 ans Éliminer

D.4.23. Fiches des véhicules qui sont exemptés de la taxe de circulation

Jusqu’à la radiation du numéro de plaque Éliminer

D.4.24. Dossiers relatifs à la mise en circulation des bateaux et des avions 4 ans Éliminer


37



PRECOMPTE IMMOBILIER

D.4.25. Dossiers de recouvrement relatifs au précompte immobilier 10 ans Éliminer



D.4.27. Dossiers relatifs au remboursement du précompte immobilier 10 ans Éliminer

IMPOT DES PERSONNES PHYSIQUES

D.4.28. Dossiers de recouvrement relatifs à l’impôt des personnes physiques 10 ans Éliminer



D.4.30. Attestations relatives aux impôts sur les revenus des personnes physiques (copies) 5 ans Éliminer


38



D.4.31. Dossiers relatifs au remboursement de l’impôt des personnes physiques 10 ans Éliminer

IMPOT DES PERSONNES MORALES

D.4.32. Dossiers de recouvrement relatifs à l’impôt des personnes morales 10 ans Éliminer



TVA

D.4.34. Dossiers individuels relatifs au recouvrement de la TVA (dossiers 737/738) 5 ans Éliminer


Jusqu’à la fin de l’utilité administrative Conserver et transférer aux AÉ

D.4.36. Attestations en matière de TVA (copies) 6 mois Éliminer

D.4.37. Listes des restitutions 3 ans Éliminer


39



D.5. TRAITEMENT COMPTABLE DE TOUS LES PAIEMENTS DE CONTRIBUTIONS DIRECTES ET DE TVA

VERSEMENTS ANTICIPES

D.5.01. Dossiers relatifs aux demandes de versements anticipés 7 ans Éliminer

D.5.02. Listings en matière de versements anticipés 4 ans Éliminer

REMBOURSEMENTS

D.5.03. Listes de liquidations 10 ans Éliminer

D.5.04. Listes des remboursements qui ne sont pas remboursés par liquidation normale 10 ans Éliminer

D.5.05. Base de données des décisions manuelles de remboursement 10 ans Éliminer

D.5.06. Dossiers relatifs aux cas spéciaux de remboursement 7 ans Éliminer


40



CONTRIBUTIONS DIRECTES (IMPOT DES PERSONNES PHYSIQUES, IMPOT DES SOCIETES, IMPOT DES PERSONNES MORALES, IMPOT DES NON-RESIDENTS, PRECOMPTE PROFESSIONNEL, PRECOMPTE MOBILIER, PRECOMPTE IMMOBILIER ET TAXES ASSIMILEES AUX IMPOTS SUR LES REVENUS)

D.5.07. Listes relatives à la liquidation des remboursements en matière de contributions directes (Listes 62B) 10 ans Éliminer

D.5.08. Correspondance relative à la liquidation des remboursements en matière de contributions directes 7 ans Éliminer

D.5.09. Extraits de compte 10 ans Éliminer

D.5.10. Application pour les clôtures comptables (CLOAF) 10 ans Éliminer

D.5.11. Registre d’attente 56CII 5 ans Éliminer

D.5.12. Avis de crédit (modèle 6) 10 ans Éliminer

D.5.13. Clôtures journalières 10 ans Éliminer

D.5.14. Clôtures mensuelles (état 58) 10 ans Éliminer


41



D.5.15. Pièces de dépense (état 59) 10 ans Éliminer

D.5.16. Livres de caisse 10 ans Éliminer

D.5.17. Journaux 56CIII 10 ans Éliminer

D.5.18. Comptes de gestion 10 ans Éliminer

D.5.19. Listings relatifs à la comptabilité 10 ans Éliminer

D.5.20. Dossiers relatifs aux intérêts moratoires 10 ans Éliminer

D.5.21. Etats récapitulatifs des recettes (état 61) 10 ans Éliminer

D.5.22. Bordereaux de pièces de dépense (bordereau 62) 10 ans Éliminer

D.5.23. Etat récapitulatif des comptes de gestion (état 71) 10 ans Éliminer


42



D.5.24. Acte de redressement d’une comptabilisation erronée (acte 163.1) 10 ans Éliminer

D.5.25. Statistiques 10 ans Éliminer

D.5.26. Base de données pour la gestion de la perception et de la comptabilité des créances en matière de contributions directes (ICPC)


Conserver et transférer aux Archives de l’Etat les rôles d’impôt des années se terminant par les chiffres 0 et 5, éliminer toutes les autres données comptables.

TVA

D.5.27. Base de données relative aux comptes-courants des assujettis 20 ans Éliminer Cette base de données fait maintenant

partie de STIRON TVA


D.5.29. Etats de recettes et dépenses (état n° 266) 10 ans Éliminer

D.5.30. Etats de destination des rentrées (état 314) 10 ans Éliminer

D.5.31. Etats 431 10 ans Éliminer


43



D.5.32. Etats 431bis 10 ans Éliminer

D.5.33. Bordereaux 275 10 ans Éliminer

D.5.34. Bordereaux 429 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

D.5.35. États 266 index 3 10 ans Éliminer



D.5.38. Etats généraux 432 10 ans Éliminer

D.5.39. Etat général récapitulatif 433 10 ans Conserver et transférer aux AÉ

D.5.40. Listings en matière de recouvrement de la TVA 10 ans Éliminer


44




D.5.42. Etats 266 bis 10 ans Éliminer

D.5.43. Etats 275 10 ans Éliminer

D.5.44. Etats annuels de recettes 10 ans Éliminer

D.5.45. Registre d’attente 20 ans Éliminer Le registre d’attente fait maintenant partie de la base de données STIRON BTW.

D.6. TRAITEMENT DES DEMANDES D’ASSISTANCE INTERNATIONALE AU RECOUVREMENT

D.6.01. Dossiers relatifs à l’apport de l’assistance mutuelle au recouvrement 5 ans Éliminer

D.6.02. Base de données pour la gestion des dossiers relatifs à l’échange international de données et à l’assistance mutuelle au recouvrement (STIRint)


D.6.03. Statistiques mensuelles relatives à l’assistance mutuelle au recouvrement 5 ans Conserver et transférer aux AÉ


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E. SECRETARIAT DE LA COMMISSION DE RECOURS « SURSEANCE INDEFINIE AU RECOUVREMENT »

E.1.01. Dossiers relatifs à la surséance indéfinie au recouvrement des contributions directes et de la TVA 5 ans Éliminer

E.1.02. Requêtes et procès-verbaux des sessions 5 ans Éliminer

E.1.03. Base de données pour le suivi des dossiers relatifs à la surséance indéfinie au recouvrement des contributions directes et de la TVA






145

Archives du

Service Public Fédéral Finances̶

Administration générale de la Perception et du Recouvrement


2014

par

Liesbeth DE FRENNE

Brussel – Bruxelles2014

5411

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