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Séminaire Gestion des subventions 1

Rotary District 7040 Séminaire Gestion des Subventions

2014-15Bienvenue

Séminaire Gestion des subventions

Buts de la Fondation RotaryD’aider les Rotariens

dans l’avancement de l’entente mondiale, de la bonne volonté et de la paix

par l’amélioration de la santé, appui à l’éducation et

la réduction de la pauvreté.

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Buts du Séminaire• La compréhesion des trois types de subventions

(district, global et clé en main)

• Comment assurer une bonne gestion d’une subvention.

• Les attentes de la Fondation en matière de gestion des fonds.

• Préparer les clubs à mettre en place les critères du protocole d’accord du club.

• Certifier les clubs pour pouvoir obtenir des subventions.


Axes stratégiques

Paix et prévention/résolution des conflits

Prévention et traitement des maladies

Eau et assainissement

Santé de la mère et de l’enfant

Alphabétisation et éducation de base

Développement économique et local


Politique des subventions -Énoncés et objectifs

Au regard des énoncés sur les axes stratégiques, la Fondation Rotary considère que :

1. Les objectifs sont de rendre plus efficace le traitement des subventions et d’assurer la qualité des actions financées.

2. Chaque énoncé vise à définir les activités éligibles et inéligibles.3. Les activités éligibles représentent celles les plus fréquemment

mises en œuvre par les clubs et districts.4. La planification d’une action suit une procédure initiée et menée par

le club/district hôte.5. Les demandes de subventions doivent se conformer aux directives

de chaque axe stratégique.

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Les objectifs de base:

• La formations des leaders du district au sujet des axes stratégiques

• L’appui des communautés et régions affectées par l’axe stratégique

• L’appui des études reliées aux axes stratégiques pour les professionnels qui visent sur leur carrière.

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Exemples de projets éligibles• des activités communautaires qui visent les participants

non-rotariens: conférences, ateliers, émissions …• Ateliers qui s’adressent aux besoins communautaires tel

qu’identifiés de l’axe stratégique• Renforcer la capacité de la communauté vis-à-vis le

développement, le financement et le maintien des systèmes de l’axe stratégique

• des équipes vocationnels qui appuient les activités• bourses pour les hautes études reliés à un axe

stratégique

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Le plan des subventionsun modèle

1. Subventions de district de la Fondation Rotary.

2. Subventions mondiales de la Fondation Rotary.

3. Subventions « Clé en main » de la Fondation Rotary.

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Les subventions dedistrict simplifiés

• Projet local ou international (projet humanitaire, études, voyages, aide après un sinistre, etc.)

• Partenaire international non-requis• Subvention limitée à 2,500$ (0,50$ pour toute

contribution de $1 du club) Note: « Premier arrivé, premier servi »

• Aucune subvention des fonds mondiaux ou de la Fondation Rotary.

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Types de subventions de districtLes subventions du district de contrepartie• projet international• partenaire Rotary requis• subvention limitée à 10,000$ (1$:1$ du

district)• pas de contrepartie des fonds mondiaux(à noter: les subventions simplifiées et de contrepartie peuvent appuyer des projets dans d’autres parties du district – i.e. un club des E-U et Iqaluit)

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Les subventions de district• Les subventions du district sont financés par le Fonds spécifique du

district (FSD) annuel, généré à partir du Fonds de participation aux programmes accumulé trois ans auparavant, y compris les intérêts des Fonds permanents identifiés à « Share ».

• Le district peut utiliser jusqu'à 50% de son FSD à chaque année, en fonction du plan de dépenses soumis.

• Les fonds de subvention de district non-utilisés sont retournés à la Fondation et crédités au solde DDF (mondiales) du district. Le DDF sera ainsi augmenté pour l'année suivante au poste des subventions mondiales. Les fonds non-utilisés retournés ne pourront être utilisés dans le calcul de la Subvention de district de l’année suivante.

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Subvention de districtDemande par le district

• Le District peut demander une subvention de district par année.

• Avant de remettre l’application, les districts doivent fournir la liste des projets qu’ils souhaitent soutenir avec leurs fonds de district. Un plan de dépenses est requis avec l’application.Les applications des clubs doivent être remises au plus tard le 30 avril afin que le District puisse remettre l’application du district à temps.

• Le gouverneur de district, le président de la Fondation de district et responsable de la sous-commission Subventions soumettent la candidature en ligne.

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Appliquer pour une subvention de district (Éléments requis)

� Nom du club� Nom du projet� Objectifs du projet� Axe(s) stratégique(s) du projet� Clientèle ciblée� Nombre de bénéficiaires� Date du début et de fin du projet� Durabilité du projet� Partenaires

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Appliquer pour une subvention de district (Éléments requis) - suite

� Implication des Rotariens (comment et combien)� Budge t: travail, matériaux et matériel, équipements, etc.)� Montant de subvention demandée� Signatures et renseignements sur les contacts du club� IMPORTANT:

� Le club garde les reçus originaux� Copie des reçus à soumettre avec rapport final (pour le

30 juin)� Le club doit aussi accepter les conditions et modalités de

la subvention de district ou être retournée en cas de défaut de les respecter .

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Paiement de la Subvention de district par la Fondation Rotary

� District reçoit globalement la subvention approuvée par la Fondation.(Le paiement au district se fait seulement entre le 1ier juillet et le 15 mai de l’année proposée.)

� Toutes les subventions de district antérieures doivent être fermées et le district doit être à jour dans les rapports des bourses parrainées par le district, avant de recevoir une nouvelle subvention.

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Rapport annuel final du district • Le district doit soumettre un rapport final dans les 12

mois suivant le versement de la subvention.• Le rapport doit inclure la liste finale des activités

financées et être soumises telles qu’indiquées dans le plan de dépenses du district.

• Des changements dans le financement des projets peuvent se produire entre le moment où le district soumet son plan de dépenses originale et quand il soumet le rapport final. Le district doit noter ces changements sur le rapport.

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Rapport final -2• Le district peut soumettre son rapport final une

fois qu'il a entièrement distribué les subventions de district pour les projets individuels.

• Les projets n'ont pas besoin d'être terminés avant que le district envoie son rapport à la Fondation.

• Le district est tenu de présenter un rapport annuel sur l'utilisation des fonds de subvention de district à ses clubs.

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Calendrier pour les subventions du district 7040

� 1 Mars 2014 Appel des candidatures pour demandes 2014-2015� 30 Avril 2014 Date limite pour recevoir des demandes 2014-2015� 15 Juin 2014 Proposition des projets reconnus par le district� 30 Juin 2014 Date limite pour les rapports de projets de clubs

DSG 77615 2013-2014� 15 Juillet 2014 Envoi de la demande de subvention et du « Plan

de dépenses » à la Fondation� 31 Juillet 2013 « Plan de dépenses » accepté et confirmation des

projets retenus

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Subventions mondiales

• Projets de longue durée• Résultats qui peuvent être maintenus• Des subventions alignées avec les axes

stratégiques• Subvention des fonds mondiaux ajoutée à

la subvention du district.

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Subventions mondialesSubvention minimum ………15,000$

• budget minimum du projet 30,000$• les six axes stratégiques• partenaires Rotary - hôte et international• subvention de fonds globales

1$:1$ fonds du district – DDF0.50$:1$ fonds du club

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Le développement d’une subvention globale éligible

• évaluer les besoins• choisir le(s) axe(s) stratégique(s)• définir les objectifs• déterminer le maintien• compléter le plan du projet• remettre la demande

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Les critères pour les subventions mondiales

• Clubs ou district hôte et partenaire international.• Enlignées sur les axes stratégiques• Répond à un besoin communautaire.• Implication active de la communauté bénéficiaire.• Renforce les connaissances, les compétences, les

ressources• Bénéfices à long terme• Résultats mesurables et durables.• Budget minimum de 30,000$

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Exemple de financement –subvention globale

Financement du projetFonds de votre clubFonds de contrepartie du districtFonds du district égalé par fonds mondialFonds de votre club égalé par fonds mondialFond du club hôteFonds du district hôteFonds du district hôte par fonds mondialFonds du club hôte égalé par fonds mondial

TOTAL DU PROJECT(les fonds non-Rotariens = aucune restriction, mais pas égalés)

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12,500 $

6,250 $

6,250 $

6,250 $

500 $

250 $

250 $

250 $

32,500 $


Guide de financement

• Contributions receuillies par les Rotariens• Les fonds ne peuvent pas être acceptés

de ceux qui en bénéficeront en échange pour une subvention

• les fonds ne peuvent pas venir d’autres subventions

• Les contributions doivent être attribués au donneur

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Conflit d’intérêt

• Survient lorsqu’un Rotarien est susceptible de profiter d’une action

• Le bénéfice peut être direct (le Rotarien profite de l’action) ou indirect (un proche du Rotarien profite de l’action)

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Réalisation du projet

• Communication• Plan d’aménagement financier• Plan de documentation• Suivre le plan original

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Évaluation

• Facilite la rédaction des rapports • Améliore les futures actions• Basée sur les objectifs• Processus permanent• Identifie les réussites

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Les projets de sustanibilité

Ces projets/programmes donnent à la communauté les compétences et les connaissances nécessaires pour maintenir les résultats à long terme après que les fonds de la subvention aient été dépensés.

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Les qualités d’un projet durable

Spécifique à la communauté – connaissance des besoinsMatériaux et technologies disponiblesFinancement en placeConnaissances et extension de connaissancesMotivation de la part des partenaires et béneficiairesAugmentation de la capacitéEvaluation

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Des résultats mesurables

• avoir un plan d’action avant d’exécuter le projet

• établir les données de base• déterminer les mesures qualificatives et

quantitatives

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Les rapports pour une subvention globale

Premier rapport 12 mois après que les fonds soient reçusUn rapport sur le projet à chaque 12 mois jusqu’à ce qu’il soit complété.Un rapport final remis en dedans de 2 mois, après la fin du projet.

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Les rapports – leur contenu

• Comment les partenaires étaient impliqués• Type d’activités• Evaluation des objectifs du projet• Comment les buts des axes ont été

réalisés• Comment les fonds ont été dépensés• Nombre de personnes affectées et

comment elles ont été touchées

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Procédure d’applicationaccès aux membres

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Procédures d’application1. Le club se qualifie2. Le club complète la proposition de demande de

subvention « En ligne » (Member Access) et l’envoie à la présidente du comité de la Fondation du district, et le comité de la fondation du District approuve la proposition

3. Le District approuve la proposition.4. Le club complète la 2è étape de la demande, (en ligne)

avec tous les détails requis.5. Le district approuve la demande « en ligne ».6. La Fondation Rotary révise la demande et approuve la

demande.

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Conseils pour la demande « En ligne »Vous devez utiliser le programme ‘en ligne’

Proposition et application avec

les critères suivants:

• La demande initiale « En ligne » ne peut contenir qu’un maximum de 2,000 caractères (Windows)

• Seuls les premiers membres autorisés peuvent accéder aux fichiers.• Les copies de fichiers insérés et pour la révision doivent être en

format .pdf (il est encore important de partager et de consulter avec votre comité de subvention de la Fondation de district.)

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La demande ‘en ligne’ - 2• c’est un processus à deux étapes – compléter la proposition avec

la présidente du CFD et, par la suite, la demande• personne ne devra accéder au formulaire d’application avant que

la proposition ne soit complétée et acceptée• vous ne pouvez pas avoir accès à l’application à moins que la

proposition soit complétée et acceptée• l’étape de la proposition demande plus de détail que prévu• les deux dossiers sont considérés come documents différents. Il

y a une interprétation stricte de ce que veut dire ‘durable’• certaines interprétations des axes stratégiques peuvent être

surprenantes. Les activités doivent être clairement définies ainsi que les standards d’intendance.

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Critères de qualification des clubs• Assister à une session de formation• Président, vice-président, trésorier et président du

comité de la Fondation ou président du comité international – les autres membres sont aussi les bienvenus

• Remettre le document du PROTOCOLE D’ACCORD signé

• Les rapports des autres projets du club sont à jour et approuvé par RI

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Protection de certification du club• Suivre les critères du PROTOCOLE D’ACCORD du

club et de l’addendum• Nommer un membre du club/comité pour aménager la

qualification du club• Assurer le respect des obligations juridiques et la bonne

gestion des fonds des subventions.• Renouveler la certification à chaque année.

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Subvention clé en mainProjets avec partenaires stratégiques choisis

par la Fondation Rotary (TRF)

• Programmes importants, compréhensifs et durables• Développés par TRF• Subventionnés à 100% par l’organisation partenaire

et TRF fonds mondiaux 1$:1$• Exécuté par des Rotariens

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Les rôles des RotariensLes Rotariens sont impliqués en• faisant l’évaluation des besoins• en fournissant les connaissances techniques

et la formation• avec le service• en faisant la promotion et la publicité• en faisant la surveillance et l’évaluation• en choisissant et appuyant les boursiers

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Les subventions ‘clé en main’• travailler avec des partenaires stratégiques• sont des projets déjà développés• sont subventionnés par les fonds mondials• sont allignés avec les axes stratégiques• sont durables pour des années après avoir

été complétés• nombre limité de subventions chaque année

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Types de subventions ‘clé en main’• cinq types de subventions ‘clé en main’ sont

présentement disponibles. Avec la transition au nouveau système de subventions, TRF augmentera graduellement ces subventions pour inclure un plus grand choix de projets et d’activités, de localisation et de niveaux d’implication rotarienne.

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Bourses en nursing et pourles formateurs d’enseignants de la santé

L’Université Aga Khan et TRF offrent

deux subventions ‘clé en main’ au Kenya,en Tanzanie et en Ouganda

– le premier est pour les formateurs d’enseignants de la santé

– le deuxième offre des bourses aux infirmières-étudiantes et aux sages femmes étudiantes au campus de l’Université en Afrique de l’est.

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Le développement des entrepreneurs locaux

• cette subvention ‘clé en main’ est avec le partenaire stratégique Oikocredit - les Rotariens collaborent avec des institutions de micro-finance dans leurs communautés pour développer des programmes qui aident à augmenter l’impact des prêts en micro crédit.

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La formation professionnelle et le service médical• cette subvention ‘clé en main’ avec Mercy Ships aide

à rassembler des équipes de formation deprofessionnels médicaux pour travailler sur l’AfricaMercy, un navire école doté d’équipements dernier criafin de fournir des soins médicaux gratuits depremière qualité, afin de favoriser les habilités detravailler ensemble et pour fournir un développementdurable à ceux qui n’y ont pas accès dans des paysen développement.

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Bourses pour hygiène et assainissement de l’eau

Cette subvention ‘clé en main’ fournit des boursespour les étudiants en hautes études à l’Institut pourles études sur l’eau UNESCO-IHE à Delft aux Pays-Bas. Cet institut est un des plus important au mondeet vise à résoudre la crise mondiale en hygiène et enassainissement de l’eau.

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comparaisonssubventions du district subventions mondiales subventions clé en main

Ce qu’ils appuient la mission de la Fondation les six axes stratégiques les six axes stratégiques

Durée court terme long terme long terme

Budget minimum aucun 30,000$US 20,000$US

Types de bourses tous les niveaux d’études hautes études, dependant de l’occasiondisponibles international

Administration de la part du district de la Fondation de la Fondation

D’où viennent les fonds DDF Fond annuel, dons Fonds mondiaux et partenaires revenue des dotations stratégiquescadeaux sous conditions

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La Commission de la Fondation 2013-16(travaille en conjonction avec le DG et DGE)

• Présidente PDG Bette Miller• Comité des audits PDG Peter Bashaw, Doug

Rowlands, PDG Edmond Lanthier•Subventions du district Julia Ginley Doug Champ•Subventions globales Bruce Higgs PDG Ben Coe•Bourses PDG Katie Burke•Eradication – Polio Manon Lennon• Fonds annuels Nabil Oudeh• Fonds de dotation Bill Gray

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