Les districts pilotes doivent ... - Rotary District 1750 · plan Vision pour l’avenir peuvent...

La présidence du club

222-FR–(609)

Inclus dans la pochette La gestion du club

Les districts pilotes doivent consulter le supplément sur www.rotary.org.

Vous tenez entre vos mains l’édition 2009 de la publication La présidence du club. Ce manuel s’adresse aux présidents de club 2010-2011, 20011-2012 et 2012-2013. Les informations contenues dans cette publication sont issues des statuts et du règlement intérieur du Rotary, des statuts types du Rotary club, du règlement intérieur recommandé au club, et du Rotary Code of Policies. Tout changement apporté à ce document à l’avenir par le conseil d’adminis-tration du Rotary ou le Conseil de législation remplace les directives présen-tées dans cette publication.

Photographies : Alyce Henson et Monika Lozinska-Lee

Table des matières

Introduction 1

1. Rôle et responsabilités 3Responsabilités du président élu de club 4Responsabilités du président de club 5Plan de leadership du club 7Ressources 9Questions pour se préparer au SFPE 10

Polycopiés 1. SFPE : Récapitulatif 12 2. SFPE : Plan de leadership du club – Étude de cas 13 3. SFPE : Mise en place du Plan de leadership du club 14

2. Travailler avec les dirigeants du club et du district 15Travailler avec votre club 16Commissions de club 18Motiver les bénévoles 19Témoignages de reconnaissance 20Collaboration avec le district 20Ressources 22Questions pour se préparer au SFPE 23

Annexes A. Structure administrative du club – Modèle 25 B. Prix du R.I. et de la Fondation 27

Polycopiés 4. SFPE : Récapitulatif 28 5. Organigramme du club 29 6. Études de cas : Le relationnel 30

3. Administration du club 31Commission Administration du club 32Statuts et règlement intérieur de votre club 33Finances 34Gestion des risques 37Accès Membres 38Marques du Rotary 39Réunions 41Réunions statutaires 42

Assemblées de club 44Visite officielle 45Élections 46Ressources 46Questions pour se préparer au SFPE 47

Annexes C. Marques du Rotary 49 D. Réunions de district et internationales 50 E. Prise de fonction des dirigeants de club 51

Polycopiés 7. SFPE : Récapitulatif 52 8. SFPE : Finances et gestion des risques : Meilleures Pratiques 53 9. SFPE : Responsabilités du chargé de formation 54

4. Effectif 57Commission Effectif 58Recrutement 59Fidélisation 60Parrainer de nouveaux clubs 60Formation 61Ressources 61Questions pour se préparer au SFPE 64

Annexe F. Plan d’action Effectif 65

Polycopiés 10. SFPE : Récapitulatif 68 11. SFPE : Stratégies de recrutement 69 12. SFPE : Stratégies de fidélisation 70

5. Actions 71Commission Actions de club 72Évaluation des besoins 72Programme équilibré 73Actions internationales 74Planification et mise en œuvre 74Évaluation 75Ressources 75Questions pour se préparer au SFPE 77

Annexe

G. Gestion des risques – Programmes pour les jeunes 79

Polycopiés 13. SFPE : Récapitulatif 80 14. SFPE : Un programme d’action équilibré 81 15. SFPE : Programmes officiels du R.I. et de la Fondation 82

6. La Fondation Rotary 83Commission Fondation du club 84Soutien au niveau du district 85Programmes de la Fondation 85Financement de la Fondation 87Plan Vision pour l’avenir 89Ressources 91Questions pour se préparer au SFPE 93

Polycopiés 16. SFPE : Récapitulatif 95 17. SFPE : Programmes de la Fondation 96

7. Relations publiques 99Commission Relations publiques du club 100Les volets des relations publiques 101Répondre aux questions sur le Rotary 102Ressources 103Questions pour se préparer au SFPE 104

Annexe

H. Messages clés du Rotary 106

Polycopiés 18. SFPE : Récapitulatif 107 19. SFPE : Le club et les relations publiques : études de cas 108

8. Définition des objectifs 109Réflexion stratégique 110Objectifs annuels 111Ressources 112Questions pour se préparer au SFPE 112

Polycopiés 20. SFPE : Récapitulatif 114 21. SFPE : Guide de réflexion stratégique 115

9. Documents importants 119

Annexes I. Objectifs du club : document de planification 120 J. Statuts types du Rotary club 128 K. Règlement intérieur recommandé au club 133

Polycopiés Assemblée de district : questions 136 Assemblée de district 138

1L A P R É S I D E N C E D U C L U B

Introduction

Durant votre année de président élu, vous recevrez une formation pour vous préparer à vos fonctions. Cette formation consiste en ce manuel, le SFPE (séminaire de formation des présidents élus) et l’assemblée de dis-trict.

Nous vous suggérons d’étudier ce manuel avant d’assister au SFPE. Chaque chapitre correspond à une séance du SFPE et traite de différents aspects de vos responsabilités en indiquant les ressources à votre disposition et, en annexes, une liste de questions pour vous préparer au SFPE (vous serez mieux ainsi mieux à même de participer pleinement aux discussions) ainsi que des documents à remplir durant le SFPE. Nous vous demandons donc d’amener votre manuel au séminaire. Des conseils pratiques sont également fournis via les Rappels.

Une fois que vous avez étudié ce manuel, établissez avec votre club vos objectifs, et cela avant le SFPE. Le chapitre 8 porte sur la réflexion stratégi-que, les objectifs à long terme et les objectifs annuels. En ayant déjà réfléchi à vos objectifs, vous tirerez le meilleur parti de la séance consacrée à la formulation d’objectifs durant laquelle vous discuterez avec l’adjoint du gouverneur assigné à votre club. Vous trouverez au chapitre 9 Objectifs du club : document de planification que vous remplirez avec l’adjoint durant le SFPE.

L’assemblée de district, basée sur les connaissances tirées de ce manuel et acquises lors du SFPE, vous permettra de finaliser vos plans pour l’année. Le chapitre 9 proposant une liste de sujets de discussion pour vous y pré-parer ainsi que des polycopiés à remplir durant la manifestation, veuillez y emmener le manuel car il y sera fait référence. Enfin, ce manuel vous servira de référence tout au long de votre mandat.

La présidence du club offre une vue d’ensemble des informations conte-nues dans les 5 manuel sur les commissions de club, Le secrétariat du club et Le trésorier du club. Ces publications constituent la pochette La gestion du club. Veuillez distribuer à chaque dirigeant entrant la section de ce ma-nuel qui lui est consacrée.

Rappel

Les districts participant au programme pilote du plan Vision pour l’avenir peuvent consulter l’ad-dendum Plan Vision pour l’avenir au manuel La présidence du club sur www.rotary.org.

2 LA PRÉSIDENCE DU CLUB

N’oubliez pas que votre club appartient à un réseau de 33 000 Rotary clubs à travers le monde et dispose de nombreuses ressources du Rotary dont des publications en neuf langues, www.rotary.org, les subventions de la Fondation, et son personnel.

12 CLUB PRESIDENT’S MANUAL

Notes

ContactsJ’ai appris

Je vais

Polycopié 1 : Récapitulatif

Rôles et responsabilités

Á utiliser pour le SFPE

Tous les polycopiés SFPE seront remplis durant le séminaire.

Commentaires ?

Veuillez adresser vos commentaires et suggestions à :

Leadership Education and Training DivisionRotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698 É[email protected]

+1 847-866-3000+1 847-866-9446

3RÔLE ET RESPONSABILITÉS

1 Rôle et responsabilités

Il vous revient de diriger votre club et de s’assurer qu’il fonctionne efficace-ment.

Un club performant est capable de :maintenir et développer son effectifmonter des actions répondant aux besoins locaux ou à l’étrangersoutenir la Fondation au travers d’une participation financière et à ses programmes former des dirigeants capables de servir au-delà du club

Ces quatre critères permettent aux clubs d’accomplir leurs objectifs dans le cadre des quatre domaines d’action : intérieure, professionnelle, d’inté-rêt public et internationale, qui sont aussi renforcés via la mise en œuvre d’actions réussies, l’établissement d’un effectif développé et de qualité, le soutien à la Fondation, la mise en place de procédures simplifiées, d’une meilleure communication ainsi que d’une réflexion stratégique, et l’impli-cation des Rotariens.


BUT DU ROTARY DOMAINES D’ACTION DU ROTARY

Le Rotary a pour objectif de cultiver l’idéal de servir auquel aspire toute profession honorable et, plus particulièrement, s’engage à :

Les domaines d’action furent créés dans les années 20 pour aider les Rotariens à mieux comprendre le But du Rotary.

PREMIÈREMENT. Mettre à profit les relations et contacts pour servir l’intérêt général ;

L’action intérieure englobe tout ce qu’un Rotarien doit faire au sein de son club pour contribuer à son bon fonction nement et sa convivialité.

DEUXIÈMEMENT. Observer des règles de haute probité dans l’exercice de toute profession ; reconnaître la dignité de toute occupation utile ; considérer la profession de chaque Rotarien comme un vecteur d’action au service de la société ;

L’action professionnelle encou-rage à mettre ses compétences professionnelles au service d’autrui et fait la promotion d’une éthique élevée.

TROISIÈMEMENT. Appliquer l’idéal de servir dans la vie privée, professionnelle et publique ;

L’action d’intérêt public com-prend l’ensemble des actions et initiatives du club destinées à améliorer la qualité de vie des membres de sa collectivité.

QUATRIÈMEMENT. Faire progresser l’entente entre les peuples, l’altruisme et le respect de la paix par le biais de relations amicales entre les membres des professions, unis par l’idéal de servir.

L’action internationale vise à améliorer les conditions de vie dans d’autres pays et à faire progresser l’entente et la bonne volonté.

Responsabilités du président élu

Attention : L’astérisque (*) indique que cette responsabilité figure dans les statuts types ou le règlement intérieur du Rotary club.

Étudier La présidence du club en préparation du SFPE

Assister aux réunions du comité du club en y assumant les responsabili-tés qui vous sont assignées par le président ou le comité*

Étudier les objectifs à long terme de votre club à l’aide des critères éta-blis (chapitre 8)

Fixer les objectifs annuels de votre club à l’aide d’Objectifs du club : document de planification (chapitres 8 et 9)

Faire le point sur la situation du club en ce qui concerne l’effectif !

Discuter des domaines d’action et mettre en place des programmes !

Identifier des moyens de soutenir la Fondation !

Former les futurs dirigeants !


Formuler une stratégie de relations publiques !

Prévoir un plan d’action pour les tâches administratives !

Travailler avec les dirigeants de club et du district (chapitres 2 et 3)

Réunir plusieurs fois votre comité, étudier les statuts et le règlement !intérieur de votre club (chapitre 3)

Siéger à toutes les commissions comme membre de droit* (chapitre 2) !

Superviser la préparation du budget* (chapitre 3) !

Se réunir avec l’adjoint du gouverneur au SFPE et à l’assemblée de !district (chapitre 2)

Assurer la continuité dans la direction du club et des actions* (chapitre 2)

Nommer les responsables de commission* !

Nommer les membres des commissions pour des mandats de trois ans !si possible*

Consulter votre prédécesseur* !

Organiser une réunion conjointe des comités entrant et sortant !

Assurer une formation régulière et constante (chapitre 3)

Assister au SPFE et à l’assemblée de district* !

Encourager les dirigeants de club à assister à l’assemblée de district !

Organiser une assemblée de club immédiatement après l’assemblée de !district

Assister à la conférence de district !

Responsabilités du président

Attention : L’astérisque (*) indique que cette responsabilité figure dans les statuts types ou le règlement intérieur du Rotary club.

S’inscrire sur Accès Membres (www.rotary.org) pour obtenir les données administratives de votre club du Rotary

S’assurer que le secrétaire et le trésorier y sont aussi inscrits pour pou-voir y mettre à jour les données du club, notamment sur l’effectif

Exécuter et évaluer régulièrement les objectifs de votre club pour l’année en s’assurant que les membres du club les connaissent et s’y impliquent (chapitre 8)

S’assurer que chaque commission a des objectifs bien définis* (chapitre 2)

Encourager la communication entre les responsables de club et de !district

Étudier périodiquement les activités, objectifs et dépenses des !commissions*


Présider les réunions du club* (chapitre 3)

Les planifier soigneusement !

Informer les membres de tous points importants !

Favoriser la camaraderie au sein du club !

Préparer et encourager la participation aux réunions de club/district (chapitre 3)

Planifier les réunions mensuelles du comité* !

S’assurer que le club est représenté à la conférence et autres manifes- !tations de district

Encourager la participation à la convention du Rotary !

Travailler avec les dirigeants de club/district (chapitre 2)

Formuler, approuver et superviser le budget de club en collaboration !étroite avec le trésorier du club* (chapitre 4)

Collaborer avec l’équipe du district pour atteindre les Objectifs du !club et de district (chapitre 3)

Tirer parti des informations diffusées par le district, le Secrétariat et le !site du Rotary (tous les chapitres)

Se préparer à la visite officielle du gouverneur !

Assurer la continuité dans la direction du club et des actions*

Soumettre un rapport de fin d’année au club avant la fin de votre !mandat (chapitre 3)

Travailler avec votre successeur pour faciliter la transition (chapitre 2) !

Organiser une réunion conjointe des comités entrant et sortant !(chapitre 2)

Mettre en place un programme de formation au niveau club, et nom- !mer (si possible) un chargé de formation (chapitre 2)

S’assurer que les procédures relatives à la protection des jeunes sont respectées (chapitre 5) (annexe G)

S’assurer que les membres du club connaissent le Code de déontologie !concernant les jeunes.

Radier ou ne pas admettre toute personne ayant admis ou été recon- !nue coupable d’abus ou de harassement sexuel.

S’assurer qu’aucun non Rotarien ayant admis ou ayant été reconnu !coupable d’abus ou de harassement sexuel ne travaille avec des jeunes dans un cadre rotarien.

Soutenir les critères de sélection et de formation des volontaires éta- !blis pour le programme des Échanges de jeunes.

Prévoir des mesures de protection des jeunes lors des activités de club !impliquant des jeunes.

Utiliser le planning mensuel du président de club (envoyé par votre corres-pondant CDS et disponible sur www.rotary.org) pour planifier votre mandat et étudier vos responsabilités.


Le Secrétariat est composé du secrétaire général et du personnel au siège (Evanston, États-Unis) et des 7 bureaux régionaux (voir coordonnées dans l’Official Directory et www.rotary.org).

Plan de leadership de club

Le Plan de leadership de club est basé sur les meilleures pratiques de clubs performants et a pour objectif de renforcer l’efficacité du club dans les qua-tre domaines d’action. Ce plan est flexible et peut être adapté par chaque club. Il donne aux clubs l’opportunité d’évaluer leurs procédures actuelles. Autres avantages :

Tous les membres ont la possibilité d’exprimer leur vision quant à l’ave-nir du club.

La simplification du fonctionnement du club dégage du temps libre pour le service et la camaraderie.

Une plus grande participation des membres accroît le nombre de diri-geants potentiels et favorise la fidélisation.

Les membres travaillent pour accomplir les Objectifs du club.

La continuité entre le leadership et les Objectifs du club facilite la transi-tion d’une année sur l’autre.

Mise en place du Plan Les dirigeants (en fonction, anciens et entrants) du club doivent travailler ensemble pour mettre en place un plan incorporant les points forts du club et meilleures pratiques en utilisant les étapes ci-dessous (pour en savoir plus, se référer au polycopié 3).

Développer des objectifs à long terme (3 à 5 ans) pour soutenir le plan 1. stratégique et chacun des éléments d’un club efficace : développement de l’effectif, montage d’actions réussies, soutien à la Fondation, forma-tion des dirigeants. Prévoir aussi la promotion de vos réussites dans chacun de ces domaines.

Utiliser2. Objectifs du club : document de planification pour fixer des objectifs correspondant au plan à long terme du club. Les objectifs annuels établis doivent correspondre à chaque domaine d’action afin de permettre au club de contribuer au But du Rotary. Ce document propose une liste de stratégies envisageables pour permettre aux clubs d’atteindre leurs objectifs annuels et de prévoir des stratégies de remplacement. Il s’agit d’un document de travail.

Organiser des assemblées de club afin de permettre aux membres de 3. s’impliquer dans la réflexions stratégique et de les tenir au courant des activités du Rotary. Ces assemblées de club permettent aux membres de discuter des déci-sions importantes qui concernent le club et d’écouter les présentations de diverses commissions sur leurs activités.

DONNEZ UN SOUFFLENOUVEAU À VOTRE CLUBDONNEZ UN SOUFFLENOUVEAU À VOTRE CLUB

Avec le plan de leadership du club

Avec le plan de leadership du club


Maintenir une bonne communication entre les membres du club, ses 4. dirigeants et les dirigeants du district. Travailler avec les dirigeants de club pour développer un protocole de communication entre les membres du club, ses dirigeants et les diri-geants du district. Ce protocole doit permettre de répondre aux questions suivantes : qui parle à qui ?, par quel moyen ?, quand ?

Assurer la continuité dans la direction du club et des actions.5. Le renouvellement annuel des dirigeants rotariens fait que le club doit être doté d’une large réserve de dirigeants potentiels. Pour assurer la continuité il est fortement recommandé d’instaurer des mandats de plu-sieurs années, encourager une étroite collaboration entre le président du club, son prédécesseur et les présidents élu et nommé. Il est tout aussi important d’assurer la continuité à la tête des actions, certaines pouvant durer plus d’un an.

Amender le règlement intérieur afin de refléter l’organigramme du club, 6. le rôle et les responsabilités de ses dirigeants. S’assurer que toutes modifications apportées au règlement intérieur reflètent le règlement intérieur recommandé au club, les statuts types du Rotary club ainsi que la législation locale.

Favoriser la camaraderie au sein du club. 7. Une atmosphère conviviale incite les membres à devenir plus actifs, ce qui favorise les activités de service du club. Impliquer les familles des Rotariens.

Favoriser la participation active de chacun dans la vie du club8. . Une participation active permet aux membres d’en savoir plus sur le Rotary et favorise la fidélisation.

Développer un plan de formation des dirigeants visant à :9.

Assurer la participation des dirigeants de club aux réunions de !district

Fournir une bonne orientation aux nouveaux membres !

Organiser des séances de formation continue !

Offrir un programme de formation au leadership aux membres. !

À travers ce plan, les clubs sont encouragés à revoir la structure de leurs commissions et à mettre en place les commissions suivantes :

Administration du club

Effectif

Relations publiques

Actions

Fondation

Les clubs peuvent nommer d’autres commissions et sous-commissions en fonction de leurs besoins. Chaque commission doit se fixer des objectifs en fonction des objectifs annuels et à long terme du club.


Les responsabilités du président de club pour chaque volet du plan sont incluses dans ce manuel. Le plan sera revu une fois par an pour continuer à répondre aux besoins et objectifs du club et refléter son identité. Les dirigeants de club travailleront en étroite collaboration avec les dirigeants du district, et en particulier avec l’adjoint du gouverneur pour mettre en œuvre et revoir le plan.

Ressources

Consulter l’Official Directory ou www.rotary.org pour les coordonnées du personnel administratif, des dirigeants et responsables du Rotary. Les pu-blications peuvent être téléchargées sur www.rotary.org/downloadlibrary, ou commandées sur [email protected] ou auprès de votre bureau régional.

Personnes à contacter Anciens présidents de club – Leur expérience du club et de ses besoins les rend incontournables.

Correspondant CDS – Il est là pour répondre à vos questions administra-tives et peut diriger toute autre question vers la personne appropriée.

DocumentationPlan de leadership du club [245-FR] – Guide pour la mise en œuvre du plan de leadership du club.

Planning mensuel – Rappel mois par mois des activités et échéances. Révision annuelle. La version la plus récente est disponible sur le site du Rotary.

Manuel de procédure [035-FR] – Lignes de conduite et règles de procé-dure adoptées par le Conseil de législation, les conseils d’administra-tion du Rotary et de la Fondation. Publié tous les trois ans, à l’issue du Conseil de législation.

Official Directory [007-EN] – Contient les coordonnées des dirigeants du Rotary, des commissions et du personnel administratif ; la liste des districts et des gouverneurs ; la liste alphabétique des clubs et leurs coor-données. Il est publié chaque année et est disponible sur Accès Membres (www.rotary.org).

Catalogue [019-FR] – Liste des publications, auxiliaires audiovisuels, formulaires et fournitures. Mise à jour annuelle.

Rotary Code of Policies et Rotary Foundation Code of Policies – Compilation des décisions des conseils d’administration du Rotary et de la Fondation. Révision à l’issue de chaque réunion. Dernière version sur le site du Rotary, www.rotary.org.

Rotary World [050-FR] – Journal trimestriel à l’intention des dirigeants de club et de district. À utiliser pour le bulletin du club/district.


RVM : le magazine en image [510-DVD] – Parution régulière de DVD comportant plusieurs reportages sur l’action des Rotariens à travers le monde. À présenter lors de réunions, pour encourager le recrutement ou dans le cadre d’efforts de relations publiques.

The Rotarian – Magazine officiel du Rotary. Publication mensuelle sur les actions de club et district. 31 magazines régionaux sont également publiés dans plus de 20 langues à travers le monde.

www.rotary.org – Source importante du Rotary comprenant des sections sur l’administration du club, le Plan de leadership du club, les docu-ments statutaires et Accès Membres, outil administratif en ligne.

Pour se préparer au SFPE

Quelles sont les autres responsabilités traditionnellement assignées au président de votre club ?

Comment assurer la continuité avec votre prédécesseur et votre successeur ?


Comment votre club bénéficie-t-il (ou va-t-il bénéficier) du Plan de lea-dership de club ?

Si ce n’est déjà fait, quand comptez-vous mettre en place ce plan de gouver-nance ?


Notes


Je vais


Rôles et responsabilités


13RÔLE ET RESPONSABILITÉS28 SÉANCE 1 : RÔLES ET RESPONSABIL ITÉS DES PRÉSIDENTS DE CLUB

NOTESPolycopié 2 : Plan de leadership du club - Étude de casÉlaborer un plan pour aider un Rotary club dans la mise en place de son Plan de leadership du club. Répondre aux questions.

Un Rotary club de 10 ans a 40 membres. Depuis 5 ans, il perd chaque année 3 membres et en recru-te 2. Le club a organisé en 10 ans les collectes de fonds suivantes : un petit-déjeuner annuel pour la brigade de sapeurs pompiers locale, une course de 5 kilomètres au profit des écoles locales et un repas de fin d’année dans une maison de retraite. Le club n’a jamais parrainé d’AIPM ou d’action Fondation Rotary. Les membres ne connaissent pas le contenu du règlement intérieur du club et ne savent pas quand il a été modifié pour la dernière fois. Le club n’a également fait aucun travail de relations publiques.

La présidente élue a pris connaissance de l’existence du Plan de leadership du club lors du SFPE et pense qu’elle est en mesure d’améliorer ainsi le fonctionnement de son club. Elle vous demande conseil afin de planifier les 15 semaines qui restent avant son entrée en fonction pour mettre en place le plan.

Quels sont les problèmes du club ?

Comment chaque étape du Plan de leadership du club va-t-elle permettre de résoudre ses problèmes ?

Quels sont les objectifs que vous conseilleriez au club de choisir pour la première année du plan ?

Quelles sont vos suggestions pour aider le club à suivre le Plan de leadership durant l’année ?


14 LA PRÉSIDENCE DU CLUB 29SÉANCE 1 : RÔLES ET RESPONSABIL ITÉS DES PRÉSIDENTS DE CLUB

NOTESPolycopié 3 : Mise en place du Plan du leadership du clubRevoir chaque étape. Que fait actuellement votre club ? Entourez les étapes qui posent des problèmes à votre club.

Étapes de mise en place

Pour mettre en place le Plan de leadership du club, les dirigeants (anciens, en fonction et entrants) du club doivent :

Développer un plan à long terme (trois à cinq ans) correspondant aux catégories susmentionnées.

Utiliser le Document de planification pour fixer des objectifs annuels correspondant au plan à long terme du club.

Organiser _____ assemblée(s) de club afin de permettre aux membres de s’impliquer dans la réflexion stratégique et de les tenir au courant des activités du Rotary.

Maintenir une bonne communication entre le président du club, le comité, les responsables de club, les membres, le gouverneur, ses adjoints et les commissions de district.

Assurer la continuité dans le leadership en introduisant le concept de planification de la succes-sion pour assurer le développement des futurs dirigeants. Permettre aux présidents élu et nommé de participer au processus de prise de décision et travailler avec les responsables de commission pour nommer leurs successeurs.

Amender le règlement intérieur afin de refléter la structure du club, le rôle et les responsabilités de ses dirigeants. Envisager d’adopter le règlement intérieur type du Rotary qui peut être téléchargé sur www.rotary.org.

Favoriser la camaraderie au sein du club.

Favoriser la participation de chacun dans la vie du club que ce soit au niveau des actions ou des postes en nommant tous les membres à une commission et en assignant des responsabilités aux nouveaux membres.

Développer un plan de formation des dirigeants visant à :

Assurer la participation des dirigeants de club aux réunions de district

Fournir une bonne orientation aux nouveaux membres

Organiser des séances de formation continue

Mettre en place un programme de formation au leadership qui s’adresse à tous les membres.

Les dirigeants de club travailleront en consultation avec les dirigeants du district conformément au Plan de leadership du district. Le Plan de leadership du club sera revu une fois par an.

Durant mon année, je vais concentrer mes efforts sur :


15TRAVAILLER AVEC LES DIRIGEANTS DU CLUB ET DU DISTRICT

2 Travailler avec les dirigeants du club et du district

Le succès de votre mission en tant que président de club dépend largement de vos relations avec les dirigeants du club et du district. Vous devez pour cela être un leader, c’est-à-dire avoir une vision pour votre club et motiver les Rotariens à l’action, et un manager, c'est-à-dire assigner les responsabili-tés, s’assurer de respecter les échéances et mettre en place un protocole de communication.

ResponsabilitésEn tant que président élu, vous devez :

Nommer les membres de commission sur la base de leurs compétences et potentiel

Préparer votre équipe à ses fonctions

Comprendre le soutien que le district peut apporter à votre club.

En tant que président, vous devez :

Assurer une bonne communication entre les dirigeants de club et de district


Assurer la continuité à la tête du club e des commissions

Reconnaître les dirigeants et membres de club (prix).

Travailler avec votre club

Votre équipe étant chargée de la mise en œuvre de vos objectifs, vous devez l’impliquer dans leur formulation. Rechercher un consensus puis, les objec-tifs une fois formulés, déléguer les responsabilités. Vous aurez ainsi plus de temps pour motiver les Rotariens et les pousser à l’action.

Veiller à ce que les dirigeants de club assistent aux réunions de formation du district pour se préparer à leurs fonctions et travailler avec votre équipe pour identifier leurs successeurs et faciliter la transition.

Comité du clubLe comité comprend les présidents, en fonction et élu/nommé, un ou plusieurs vice-président(s), le secrétaire, le trésorier, le président sortant, et d’autres membres conformément au règlement intérieur du club. Le prési-dent travaille étroitement avec le comité pour mettre en œuvre les actions et atteindre les objectifs.

Conformément au règlement intérieur recommandé au club (annexe K), le comité a les responsabilités suivantes :

Superviser les dirigeants du club et les membres de commission

Élire un chef du protocole

Superviser le budget du club

Formuler un budget qui alloue un montant réaliste au fonctionnement !du club et à ses actions

Approuver toutes les dépenses hors budget !

Informer (via le secrétaire) les Rotariens ayant proposé un candidat des décisions dans les 30 jours

Revoir le fonctionnement et les procédures du club pour s’assurer de leur efficacité et utilité

Rechercher de nouveaux moyens de promouvoir la mission du Rotary

Analyser la conjoncture locale et internationale, et formuler des objectifs répondant aux besoins.

Secrétaire du clubIl assume la gestion administrative du club au jour le jour.

Conformément au règlement intérieur recommandé au club, le secrétaire doit :

Tenir à jour la liste des membres

Tenir le registre de présences aux réunions et adresser au gouverneur, dans les 15 jours de la dernière réunion du mois, un rapport mensuel sur l’assiduité

RappelComité du club Vice-présidentPrésident éluSecrétaire du clubTrésorierPrésident sortant Autres membres du comitéChargé de formationChef du protocoleResponsables de commission

Rappel

Pour en savoir plus sur le comité du club, voir cha-pitre 3, Administration du club.


Envoyer les convocations aux réunions du club, du comité et des commis-sions

Établir et conserver le compte rendu des réunions de club, de comité et de commission.

Soumettre les rapports requis (dont le rapport semestriel sur l’effectif) au Rotary et à votre district; payer les cotisations au Rotary au 1er juillet et au 1er janvier

Collaborer avec les membres de votre équipe

Remplir toute autre mission lui incombant

Travailler avec le secrétaire pour étudier le statut, les tendances et autres données du club, et mettre à jour, vers la fin de l’année, les archives du club (dont un sommaire des activités organisées durant l’année, des photogra-phies des dirigeants ou de manifestations spéciales, les noms des nouveaux Rotariens et une liste des réalisations marquantes.).

Faites attention aux e-mails faisant référence au Rotary et sollicitant des informations personnelles (passeport ou autres formes d’identification per-sonnelle), il s’agit pour la plupart d’escroqueries.

TrésorierEn tant que président vous devez assurer une gestion efficace des fonds du club en supervisant les dépenses, transactions et rapports. Vous devez connaître sa situation financière durant l’année en vous réunissant réguliè-rement avec le trésorier.

Le trésorier gère les transactions financières du club, tient la comptabilité du club et participe à l’élaboration du budget. Conformément au règlement intérieur recommandé au club, il doit :

Gérer les fonds du club

Répondre des fonds, des dossiers comptables et des biens du club au comité, trésorier entrant ou président à la fin de l’année

Collaborer avec son successeur pour assurer une transition en douceur

Remplir toute autre mission lui incombant.

Chef du protocole Il est chargé du bon déroulement des réunions et d’en maintenir la dignité.

Chargé de formationIl s’assure que le club dispose d’un programme de formation. Il doit colla-borer avec le comité du club et les commissions, l’adjoint du gouverneur, la commission Formation de district et le gouverneur.

Objectifs :

Les dirigeants du club assistent aux séminaires de formation du district.

L’orientation est consistante et régulièrement dispensée aux nouveaux membres.

Des possibilités de formation continue sont offertes.

Un programme de formation au leadership est offert aux membres.

Rappel

Le secrétaire et le trésorier du club doivent s’inscrire sur Accès Membres, sur www.rotary.org pour être en mesure d’effectuer les démarches administra-tives.

Rappel Si le club n’a pas de trésorier, le secrétaire remplit ces fonctions.


Votre successeur Collaborer étroitement avec votre successeur pour assurer une meilleure continuité au sein de votre équipe, particulièrement dans le cadre d’acti-vités pluriannuelles telles que la réflexion stratégique, la mise en place de commissions et les actions.

Commissions

Les commissions planifient, font la promotion et mettent en place des acti-vités et actions dans le cadre des objectifs annuels et à long terme du club.

En tant que président élu, vous devez :

Déterminer si l’organigramme actuel soutient vos objectifs pour l’année

Nommer vos commissions avant le 31 mars

Former vos responsables

Assurer la continuité au sein des commissions et pourvoir les postes vacants

Modifier, le cas échéant, le règlement intérieur afin de l’aligner avec les pratiques et procédures du club

En tant que président, vous devez vous assurer que chaque commission atteigne ses objectifs.

Organigramme du clubL’organigramme du club est fonction des buts et objectifs du club pour l’an-née. L’organigramme recommandé comprend les 5 commissions suivantes :

Administration du club (chapitre 3)

Effectif (chapitre 4)

Actions (chapitre 5)

Fondation Rotary (chapitre 6)

Relations publiques (chapitre 7)

Les clubs peuvent nommer d’autres commissions permanentes en fonction de leurs besoins. Les clubs peuvent aussi choisir de nommer des sous-commissions. Exemple : la commission Actions peut être compo-sée de responsables Action d’intérêt public, Action internationale, Youth Exchange ou encore Interact. Et si votre club participe activement à un programme de la Fondation, nommer une sous-commission pour ce pro-gramme est sans doute une bonne idée.

Des commissions efficacesChaque commission permanente doit se fixer des objectifs en fonction des objectifs annuels et à long terme du club :

Limiter la taille des commissions au nombre de personnes requis pour remplir son rôle

Rappel

Se référer au polycopié 9 pour plus d’informations sur le rôle du chargé de formation.


Encourager les commissions à garder des dossiers à jour (réunions, déci-sions, résultats) et de faire part de leurs progrès au comité du club

Les encourager à communiquer régulièrement entre elles, avec l’adjoint du gouverneur et les commissions de district

Assister aux réunions des commissions si besoin est

Leur demander de vous soumettre leurs commentaires/suggestions

Sélection des responsables de commissionLes responsables sont choisis sur la base de leurs compétences profes-sionnelles, intérêts personnels et talents, si possible pour des mandats de plusieurs années pour assurer la continuité. Choisir des responsables ayant déjà siégé à cette commission.

Formation des responsablesDemander aux responsables d’assister à l’assemblée de district destinée à leur apporter connaissances et compétences nécessaires pour remplir leurs fonctions efficacement.

Vous devez également :

Distribuer à chacun des responsables le manuel sur la commission le concernant

Vous assurer que les dossiers des années antérieures sont transmis aux nouveaux responsables

Encourager les nouveaux responsables à contacter leurs prédécesseurs

Organiser des réunions de planification avant le début de l’année

Travailler avec vos commissionsSe tenir au courant de la progression des travaux

Organiser la collaboration entre commissions

Les motiver à l’action, suggérer de nouvelles activités

Respecter les méthodes de travail lorsqu’elles sont efficaces, même si elles diffèrent des vôtres

Les féliciter

Motiver les bénévoles

Vous travaillez avec une équipe de bénévoles que vous devez motiver. On ne motive pas de la même manière des employés et des bénévoles. Vous devez répondre aux besoins de chaque membre de votre équipe

En général, les bénévoles sont motivés par :

la conviction que l’objectif bénéficiera à la collectivité et à leur club

les possibilités de camaraderie

les possibilités de networking

la conviction que l’objectif est atteignable

des tâches où ils pourront utiliser leur expertise

Rappel

Se référer au chapitre 3 pour plus de détails sur comment modifier son règlement intérieur.


un calendrier d’exécution précis et un suivi effectué par le président ou un autre membre de son équipe

la reconnaissance de leurs efforts

En gardant ces facteurs à l’esprit, vous serez en mesure d’encourager l’enga-gement et la participation des Rotariens aux activités du club.

Témoignages de reconnaissance

Dans le travail avec les bénévoles, les témoignages de reconnaissance sont clés. Le Rotary et la Fondation proposent des moyens de reconnaître les efforts des Rotariens et des clubs (voir annexe B pour une liste).

Les formulaires de nomination pour les prix sont révisés chaque année. Pour des renseignements complémentaires sur les critères d’éligibilité et les échéances, consulter le site (www.rotary.org) ou contacter les services des programmes ou la Fondation.

Les districts ont souvent leur propre prix récompensant une réalisation marquante. Contactez le gouverneur ou son adjoint pour en savoir plus sur les prix décernés aux clubs et aux Rotariens. Les clubs peuvent également mettre en place leurs propres prix au niveau du club et de la collectivité.

En tant que président, vous devez contacter l’équipe du district rapidement si vous avez de potentiels récipiendaires dans votre club. Il vous reviendra de remettre les prix aux Rotariens ou membres de la collectivité.

Pour multiplier l’impact motivateur de ces témoignages de reconnaissance.

Faire de la remise du témoignage une occasion mémorable

Demander au gouverneur ou à un autre dirigeant rotarien de remettre !le prix

Inviter les familles des Rotariens !

Prendre des photos de la manifestation, les publier sur le bulletin du !club

Inviter les prospects. Ils en apprendront ainsi plus sur le Rotary et les contributions exceptionnelles des Rotariens et comment le club les re-mercie.

Veiller aux aspects logistiques

Utiliser un podium !

Décorer la salle !

Collaboration avec le district

Les dirigeants de district sont là pour soutenir les clubs. L’équipe de district comprend le gouverneur, les adjoints, les commissions, le chargé de forma-tion, le secrétaire de district et les anciens gouverneurs. Le district peut :

Conseiller les clubs sur les questions d’effectif ou d’actions à monter

Mettre en rapport les clubs ayant des objectifs ou des projets similaires

Rappel

Formuler des objectifs à long terme et annuels qui répondent aux critères des prix tels que la cita-tion présidentielle


Offrir aux Rotariens la possibilité d’assumer des responsabilités au niveau du district

Répondre aux questions et informer commissions de club et Rotariens

Coordonner les programmes du Rotary et de la Fondation.

GouverneurL’administration des clubs est sous la supervision directe du gouverneur qui :

informe et motive les Rotariens

tient les clubs et leurs dirigeants au courant des activités du district.

Adjoints Le gouverneur choisit des adjoints pour aider les clubs à fonctionner effi-cacement et atteindre leurs objectifs. Chaque adjoint a la charge de quatre à huit clubs :

Aider à mettre en place le Plan de leadership de club et à l’évaluer régu-lièrement

Aider également à fixer des objectifs pour le club en utilisant Objectifs du club : document de planification

Assister aux assemblées de club liées à la visite officielle

Rendre visite aux clubs dont il a la charge au minimum une fois par tri-mestre (de préférence une fois par mois) et se réunir régulièrement avec les dirigeants de club pour discuter de leurs activités et affaires.

Aider les dirigeants de club à planifier et organiser la visite du gouver-neur

Assurer la liaison entre le gouverneur et les clubs

Encourager les clubs à appliquer les suggestions du gouverneur

Les aider dans leurs actions et suivre leurs progrès

Identifier des dirigeants potentiels et encourager leur formation.

Commissions de district Les commissions ci-dessous apportent leur soutien et expertise aux clubs :

Conférence de district

Programmes (exemple : RYLA, AIPM)

Expansion

Finance

Développement de l’effectif

Nomination

Relations publiques

Promotion de la convention du Rotary

Fondation

Formation.

Encourager vos commissions à contacter leurs homologues au niveau du district.


Ressources

Consulter l’Official Directory ou www.rotary.org pour les coordonnées du personnel administratif, des dirigeants et responsables du Rotary. Les pu-blications peuvent être téléchargées sur www.rotary.org/downloadlibrary, ou commandées sur [email protected] ou auprès de votre bureau régional.

Utiliser les ressources suivantes dans le cadre de votre travail avec les diri-geants de club et de district :

Les dernières versions du règlement intérieur recommandé au club et des statuts types du Rotary club sont disponibles sur www.rotary.org.

Documentation La gestion du club [225-FR] – Pochette présentant les responsabilités (et directives) des responsables de club. Outre des sujets de discussion, elle comprend :

La présidence du club ! [222-FR]

Le secrétariat du club ! [229-FR]

Le trésorier du club ! [220-FR]

La commission Administration du club ! [226A-FR]

La commission Effectif du club ! [226B-FR]

La commission Relations publiques du club ! [226C-FR]

La commission Actions du club ! [226D-FR]

La commission Fondation du club ! [226E-FR]

Annuaire du district – Coordonnées des dirigeants du district et autres informations utiles.

Formation au leadership – Guide pour lancer un programme [250-FR] Directives et idées de séances pour développer les compétences en lea-dership.

Citation présidentielle – Brochure [900A-FR] – Dépliant soulignant les critères pour obtenir la Citation présidentielle.

Rotary Code of Policies et Rotary Foundation Code of Policies – Compilation des décisions des conseils d’administration du Rotary et de la Fondation. Révision à l’issue de chaque réunion. Dernière version sur le site du Rotary, www.rotary.org.

www.rotary.org – Source importante du Rotary comprenant des sections sur l’administration du club, le Plan de leadership du club, les docu-ments statutaires et Accès Membres, outil administratif en ligne.



Comment allez-vous préparer votre équipe ?

Comment allez-vous travailler avec le comité du club ?

L’organigramme actuel de votre club répond-il à ses besoins et objectifs ?

Qu’est-ce qui motive les membres du club ?


Quel prix ou témoignage de reconnaissance votre club décerne-t-il ?

Comment le district peut-il soutenir votre club ?


Rappel

Les clubs doivent mettre en place une structure administrative en fonc-tion de leurs besoins.

Annexe A Structure administrative du club : ModèleLe Plan de leadership du club recommande la mise en place de 5 commissions permanentes (selon la taille du club). Les clubs peuvent nommer (ou éliminer) des commissions et sous-commissions supplémen-taires en fonction de leurs besoins.

Vous trouverez ci-dessus un modèle de sous-commissions pour chaque commission permanente. Choisir la structure administrative qui convient à votre club. Vous pourrez ensuite supprimer ou nommer des sous- commissions supplémentaires si besoin est, ou établir votre propre struc-ture administrative. Vous pouvez contacter le gouverneur ou son adjoint si vous avez besoin d’aide pour mettre en place vos sous-commissions.

1e OPTION : Organigramme standard

Comité de club

Commission Réflexion stratégique (facultative)

COM

MIS

SION

S


Effectif

Relations publiques

ActionsFondation

Rotary

EXEM

PLES

DE

SOUS

-CO

MM

ISSS

ION

SCOM

MIS

SSIO

NS Programme des

réunions statu-

taires

Bulletin et site

de club

Assiduité

Camaraderie

Recrutement

Fidélisation

Orientation et

Formation

Classification

Relations avec

les médias

Publicité et

marketing

Professionnelle

Éducation

Collectivité

Internationale

Programmes

du R.I. (RYLA,

AIPM, Rotaract,

etc.)

Collecte de

fonds pour les

actions de club

Participation aux

programmes

Collecte de

fonds pour la

Fondation


Comité de club


COM

MIS

SION

S


Effectif

Relations publiques

ActionsFondation

Rotary

EXEM

PLES

DE

SOUS

-COM

MIS

SSIO

NS Programme des

réunions statu-

taires

Bulletin de club

Site de club

Éthiques

Assiduité

Archives

Camaraderie

Famille du

Rotary

Sergeant-at-arms

Recrutement

Fidélisation

Formation

Mentor

Planification

et évaluation

Effectif

Classifications

Relations avec

les médias

Publicité et

marketing

Manifestations

spéciales

Relations

externes

Web et réseau-

tage social

Professionnelle

Éducation

Humanitaire

Collectivité

Internationale

Programmes

du R.I. (RYLA,

AIPM, Rotaract,

etc.)

Collecte de

fonds pour les

actions de club

Actions en cours

Anciens

Don annuel

Subvention

EGE

Fonds perma-

nent

PolioPlus

Centres du

Rotary

Bourses

3e OPTION : Petit club

Comité de club


COM

MIS

SION

S


Effectif

Relations publiques

ActionsFondation

Rotary

2e OPTION : Rotary club de grande taille


Prix Lauréat(s) Proposé(s) par Décerné parPrix à titre individuel

Citation Quatre domaines d’action

Un Rotarien par club et par an

Président du club Président du Rotary

Prix Servir d’abord Jusqu’à 150 Rotariens par an

Gouverneurs en exercice et sortants, administra-teurs du Rotary anciens et actuels

Président du Rotary

Prix pour un monde sans polio

Rotariens éligibles Tout Rotarien Administrateurs de la Fondation

Citation pour services méritoires

Un Rotarien par district et par an

Administrateurs du Rotary et gouverneurs

Administrateurs de la Fondation

Distinction pour services éminents

Jusqu’à 50 Rotariens par an

Tout Rotarien (la nomina-tion doit être soutenue en dehors du district)


Distinction du district pour services rendus

Jusqu’à 20 Rotariens par district

Gouverneur Gouverneur

Prix Service à l’humanité Un Ancien de la Fondation

Administrateurs de la Fondation, coordinateurs Fondation régionaux, gouverneurs, responsables Anciens de la Fondation


Prix remis aux clubs et aux districtsPrix Projet coopératif Jusqu’à cinq clubs

par districtGouverneur Président du Rotary

Citation présidentielle Rotary clubs Gouverneur Président du RotaryPrix pour le développe-ment de l’effectif

Rotary clubs Gouverneur Président du Rotary

Prix des Relations publi-ques

Un club par district Gouverneur Président du Rotary

Reconnaissance des initiatives de développe-ment de l’effectif


Certificat Croissance des petits clubs


Prix pour réalisations marquantes

Un club par district Gouverneur Président du Rotary

Annexe B Prix et témoignages de reconnaissance du R.I. et de la FondationLes prix et témoignages de reconnaissance du R.I. et de la Fondation permettent de motiver les Rotariens et de reconnaître leurs efforts. Ils sont décernés aux Rotariens ou aux clubs.


Notes


Je vais


Travailler avec les dirigeants du club et du district


29TRAVAILLER AVEC LES DIRIGEANTS DU CLUB ET DU DISTRICT46

NOTES

SÉANCE 2 : TRAVAILLER AVEC LES DIR IGEANTS DU CLUB ET DU DISTRICT

Polycopié 5 : Organigramme du clubRéfléchissez à l’organigramme de votre club. Faites-en la représentation ci-dessous. Durant votre mandat, quelles commissions allez-vous créer, supprimer ou renforcer ? Pour quelles commissions allez-vous créer des sous-commissions ? Écrire vos suggestions pour l’année à venir.

Organigramme actuel

Organigramme durant votre mandat


30 LA PRÉSIDENCE DU CLUB 47

NOTES

SÉANCE 2 : TRAVAILLER AVEC LES DIR IGEANTS DU CLUB ET DU DISTRICT

Polycopié 6 : Études de cas : S’adapter aux différentes personnalités

En tant que président de club, vous aller devoir gérer des personnalités bien différentes au sein de votre club en termes de style de travail et de motivation. Lire chaque scénario et répondre aux ques-tions.

Scénario 1 : Un responsable de commission sous-performantDaniel est le responsable de la commission Actions de club. Il est nouveau à ce poste. Nous som-mes déjà au milieu de l’année et son travail n’est pas à la hauteur de vos espérances. Il ne commu-nique pas avec les autres membres de la commission et n’a fait aucun progrès dans le cadre des objectifs de la commission. Les membres de la commission commencent à montrer une certaine frustration et menacent de se retirer si aucune mesure n’est prise.

De quelle manière allez-vous corriger la situation ?

Comment allez-vous répondre aux attentes des membres de la commission ?

Scénario 2 : Votre adjoint du gouverneurPaul est votre adjoint du gouverneur depuis un an. Le président de votre club sortant a eu quel-ques frictions avec lui mais vous êtes déterminé à passer outre et à entretenir de bonnes relations. Au milieu de votre mandat, vous réalisez que votre prédécesseur n’était pas la cause du problème. Paul est mal organisé et il vous a été impossible de le joindre par téléphone ou par e-mail. Il a également oublié de planifier la visite annuelle du gouverneur.

Que pouvez-vous faire pour mieux communiquer avec votre adjoint du gouverneur ?

Comment réussir votre deuxième moitié de mandat ?


31ADMINISTRATION DU CLUB

3 Administration du club

L’administration du club relève du comité que vous dirigez. Votre équipe, notamment la commission Administration du club, est là pour vous aider dans vos responsabilités administratives pour accroître la peformance du club.

Le Plan de leadership de club est la structure administrative recommandée aux Rotary clubs. Selon le plan, une bonne administration permet d’attein-dre les objectifs annuels et à long terme du club. Les clubs doivent tout d’abord formuler des procédures visant à assurer la continuité, une bonne communication et la participation des Rotariens. L’organigramme simplifié est concentré sur les principales fonctions d’un club et peut être développé selon les besoins.

ResponsabilitésEn tant que président élu, vous devez :

Nommer et réunir la commission Administration du club

Connaître les procédures en place en étudiant les dernières versions des statuts types et du règlement intérieur recommandé au club (polycopiés J et K)

Connaître le processus de modification du règlement intérieur du club et collaborer avec les dirigeants de club pour mettre à jour le règlement intérieur et les statuts du club


Déterminer quels aspects du Plan de leadership peut renforcer votre club.

En tant que président, vous devez :

Remplir les obligations administratives envers le district et le Rotary

Superviser l’envoi des rapports !

Collaborer avec le secrétaire de club pour faire parvenir en temps et !en heure les rapports et formulaires appropriés au Rotary et au district

Savoir utiliser ! Accès Membres pour mettre à jour les données du club et payer les cotisations semestrielles

Superviser la gestion des comptes du club !

Minimiser les risques durant les activités de club !

Vous assurer que les marques du Rotary sont utilisées correctement

Prévoir des programmes de réunion statutaires et d’assemblées de club qui intéresseront les Rotariens

Encourager la participation à l’assemblée de district et aux autres réunions de formation

Préparer la visite officielle du gouverneur et les visites de son adjoint.

Critères de fonctionnementVous devez collaborer avec le district et l’adjoint pour vous assurer que votre club répond aux critères de fonctionnement minimum établis par le conseil d’administration du Rotary :

Être à jour de ses cotisations au Rotary International

Se réunir régulièrement

Être abonné à The Rotarian ou au magazine régional

Monter des actions qui répondent à des besoins locaux ou à l’étranger

Recevoir le gouverneur, l’adjoint ou tout autre dirigeant du Rotary International

Souscrire une assurance responsabilité civile adéquate.

Commission Administration du club

La performance d’un club résulte d’efforts collectifs engagés sous votre direction. La commission Administration du club, l’une des 5 commissions permanentes du club, est chargée de responsabilités spécifiques dans le cadre des objectifs annuels du club. Votre club peut lui adjoindre des sous-commissions (en modifiant si besoin son règlement intérieur). Le secrétaire et trésorier doivent y siéger. Son responsable fait partie de l’équipe diri-geante.

Responsabilités :Aider le secrétaire du club à suivre l’assiduité des membres

Tenir à jour les données Effectif du club et remplir les obligations admi-nistratives envers le Rotary International

Rappel

Prévoir en avril (Mois de la revue) des réunions et activités autour de ce thème.

Rappel

Pour plus d’informa-tions sur la commission Administration du club veuillez consul-ter : La commission Administration du club [226A-FR], Le secrétariat du club [229-FR] et Le tré-sorier du club [220-FR].


Aider le trésorier à collecter les cotisations

Préparer les programmes des réunions statutaires et autres réunions

Promouvoir la camaraderie au sein du club

Mettre en place le site et le bulletin du club.

Statuts et règlement intérieur de votre club

Les statuts types du Rotary doivent obligatoirement être adoptés par tous les clubs membres du Rotary. Ils offrent un cadre administratif de fonc-tionnement du club. Ce document sera mis à jour après chaque Conseil de législation pour refléter les décisions prises. Vérifier que votre club utilise la version la plus récente (annexe J).

Le règlement intérieur couvre d’autres questions non incluses dans les sta-tuts. Le règlement intérieur recommandé au Rotary club (annexe K) reflète les statuts types et les directives en vigueur du Rotary. Vous pouvez l’adap-ter pour répondre aux besoins et objectifs de votre club, et refléter son iden-tité. Pour vous préparer à votre mandat, vous devez étudier le règlement intérieur de votre club et le modifier avec votre équipe pour refléter son organigramme ainsi que le rôle et responsabilités des dirigeants du club.

Modifier le règlement intérieurIl est possible d’amender le règlement intérieur du club pour refléter ses pratiques actuelles. Pour cela il faut :

aviser tous les membres au moins 10 jours avant la réunion statutaire.

un quorum présent à la réunion statutaire (un tiers de l’effectif)

un vote à la majorité des deux tiers des membres présents

les amendements doivent respecter les statuts types du Rotary club ainsi que les statuts et le règlement intérieur du Rotary

Séminaire de formation des présidents élus | 26 District XXXX

Modifier le règlement intérieurrecommandé du club

Quorum = 1/3 des membres

63 membres dans le club

21 membres présents

(1/3 du club)

Majorité de 14 membres

requise

oui

non

PRÉSENTS

Rappel

À l’attention des présidents 2010-2011 : Connaître les chan-gements qui ont été apportés aux statuts types et règlement intérieur recommandé au club suite au Conseil de législation 2010.


Pour permettre au Rotary d’envoyer circulaires et informations, notamment les rapports SAR, aux dirigeants concernés, les données du club doivent être mises à jour régulièrement. Les informations ci-dessous peuvent aussi être mises à jour sur Accès Membres sur le site du Rotary.

nformations à soumettre au Rotary

Rapports SAR (dus au 1 ! er juillet et 1er janvier) avec les cotisations

Changements au niveau l’effectif !

Changements de réunion ou de coordonnées de dirigeant !

Informations à publier dans l’ ! Official Directory (avant le 31 décembre)

Abonnements à ! The Rotarian ou au magazine régional

Taxe pour le Conseil de législation (en juillet) !

Informations à soumettre à la Fondation

Rapports sur l’utilisation des fonds de la Fondation !

Informations à soumettre au district

Objectifs du club (en utilisant les documents : ! Objectifs du club : do-cument de planification)

Rapports mensuels d’assiduité !

Finances

En tant que président de club, vous avez la responsabilité de gérer les comptes du club, assurer une bonne gestion des fonds, s’assurer que le club respecte la législation locale (fiscale et des associations). Se référer au poly-copié 8 pour une liste de meilleures pratiques financières.

Droits et cotisationsTravailler avec le trésorier pour étudier ou mettre en place un système d’en-caissement et de paiement de droits et cotisations.

Cotisations de club Selon les habitudes de votre club, la facturation des cotisations de club peut être hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle et le montant fixé cha-que année. Cette cotisation, variable selon les clubs, couvre généralement les frais de fonctionnement tels que les réunions, les repas, les cadeaux aux conférenciers et les fournitures diverses.

Droit d’admissionDe nombreux clubs fixent un droit d’admission aux nouveaux membres. Ce droit ne s’applique pas aux anciens Rotariens, membres en transfert ou aux Rotaractiens.*

* Voir Statuts du Rotary club – article 11 pour plus d’informations.

Rappel

Pour plus d’informa-tions, veuillez consulter Le secrétariat du club [229-FR].


Cotisations au district

De nombreux districts disposent d’un fonds de district destiné au finance-ment des actions qu’ils parrainent ainsi qu’à l’administration et au déve-loppement du Rotary dans le district. Chaque club verse une cotisation par membre dont le montant est fixé chaque année lors de l’assemblée de district, la conférence de district ou du séminaire de formation des prési-dents élus.

Cotisations au R.I. Chaque club verse au R.I. une cotisation semestrielle.* Ces cotisations, y compris celles ajustées pour les nouveaux membres, sont payables au 1er juillet et au 1er janvier. Pour un nouveau membre admis en cours de semes-tre, le club verse une cotisation mensuelle égale à un 1/12e de la cotisation annuelle et ce jusqu’à la période de facturation suivante.

La cotisation au R.I. couvre les dépenses générales de fonctionnement de l’organisation, y compris la production de publications en plusieurs langues ; le soutien aux clubs, aux districts et aux actions ; la formation et les ressources à l’attention des dirigeants entrants de club et le maintien de www.rotary.org.

Autres droits et paiement au R.I. Les Rotariens doivent aussi s’acquitter de l’abonnement à la revue officielle ou au magazine régional prescrit, de la taxe pour le Conseil de législation et d’autres droits.

Les abonnements à The Rotarian et au magazine régional Revista Rotaria sont à payer avec la facture semestrielle, ceux des autres magazines régio-naux directement à la rédaction du magazine.

Factures semestriellesLe secrétaire de chaque club reçoit un publipostage semestriel fin décembre pour la facture de janvier et fin juin pour la facture de juillet. Il contient le rapport semestriel (SAR) incluant la facture des cotisations, la liste d’effec-tif sur laquelle est basée la facture, une feuille de travail et des instructions pour remplir les formulaires et effectuer son paiement au bureau régional ou à l’agent fiscal concerné.

La facture indique les cotisations et autres droits dus par le club au R.I. sur la base de l’effectif le plus récent connu. Les clubs de moins de 10 membres sont facturés pour 10 membres. Encouragez le secrétaire du club à mainte-nir à jour l’effectif du club sur Accès Membres sur www.rotary.org afin de garantir l’exactitude de la facturation. Inclure le numéro de club avec cha-que paiement. Le secrétaire, le président ou vous même pouvez aussi vous acquitter du total dû au Rotary par carte bancaire sur Accès Membres.

* Montant fixé triennalement par le Conseil de législation.


Si le secrétaire n’a pas reçu le dossier SAR à la fin juillet ou janvier, une copie peut être obtenue en contactant par e-mail [email protected] ou votre bureau régional ou être imprimée sur Accès Membres.

Le paiement des cotisations au district et au R.I. garantit que votre club est en règle vis-à-vis du Rotary International et donne accès aux ressources de l’organisation.

Radiation et réintégration Tout club qui ne s’est pas acquitté de ses cotisations et autres obligations financières envers le R.I. sera radié et ne bénéficiera plus des services du R.I. ou de son district.

Les clubs en arriérés de paiement de six mois et de 250 USD ou plus seront radiés. Pour être réintégré dans les 90 jours de la radiation, les clubs doi-vent :

Régler tout arriéré au moment de la radiation

Régler les cotisations semestrielles accumulées depuis

Payer 10 dollars par membre de taxe de réintégration (100 dollars mini-mum)

À partir de 91 jours et jusqu’à 365 jours, les clubs doivent :

Remplir les conditions ci-dessus

Payer 15 dollars par membre de frais de dossier (150 dollars minimum)

Remplir une demande réintégration

Les clubs radiés qui ne s’acquittent pas du total de leurs dettes (arriérés de paiement, cotisations accrues, droits de réintégration et droits d’admission) dans les 365 jours de leur radiation perdent leur charte et ne peuvent plus être réintégrés. De même, le conseil d’administration du R.I. peut suspen-dre ou radier un club qui ne se sera pas acquitté de ses cotisations au fonds du district.

Tout membre n’ayant pas payé ses cotisations dans les 30 jours de la date fixée est invité à le faire par une lettre du secrétaire. S’il ne s’exécute pas dans les 10 jours qui suivent l’envoi de cet avis, le comité peut le radier. Le comité du club peut réintégrer un membre radié, sur sa demande et après acquittement de ses obligations.

TaxesPrendre connaissance de la législation fiscale locale pour déterminer les obligations fiscales à remplir par les clubs et districts. Les clubs constitués en association devront peut-être soumettre des déclarations fiscales sup-plémentaires. Travailler avec la commission Finances de district et l’adjoint du gouverneur pour en savoir plus sur les modalités.

Les clubs américains sont par exemple tenus de soumettre chaque année une déclaration d’impôt à l’IRS (direction générale des impôts). Veuillez contacter votre correspondant CDS ou les services des impôts pour plus d’informations.


Collecte de fonds S’assurer de suivre les directives suivantes (et de les communiquer aux Rotariens) pour vos activités de collectes de fonds :

Communiquer aux autorités locales le montant collecté durant les activi-tés de collecte de fonds si besoin est.

Veuillez préciser comment les fonds seront utilisés durant la promotion des initiatives de collecte de fonds. L’argent collecté durant les activités de collecte de fonds doit être utilisé uniquement dans le cadre d’actions.

Délivrer des reçus fiscaux aux donateurs si les exemptions fiscales s’ap-pliquent.

Les contributions à la Fondation doivent être entièrement séparées des cotisations au Rotary.

Pour plus d’information sur la planification d’une collecte de fonds, se référer à La commission Actions du club [226D-FR].

Fondations de clubSi votre club dispose d’une fondation ou en envisage la création, assurez-vous qu’elle se conforme à la législation locale. Ainsi, il est souvent exigé des clubs acceptant des contributions pour leur fondation de délivrer un reçu fiscal. Adressez-vous aux services des impôts pour connaître les mo-dalités. Pour plus d’informations, consulter votre correspondant CDS.

Gestion des risques

La gestion des risques est présente dans tout processus de planification, d’organisation, de direction et de contrôle des activités d’une organisation de manière à minimiser les effets adverses des pertes fortuites pouvant survenir. En tant que président de club vous avez la responsabilité de mini-miser les risques et de protéger les membres et les actifs du club. Les respon-sabilités et les peines potentielles varient selon les pays et il vous revient de prendre connaissance de la législation applicable et de vous assurer qu’elle est appliquée dans votre club. Se référer au polycopié 8 pour une liste de meilleures pratiques financières. Posez-vous les trois questions suivantes quand vous planifiez des activités. Elles vous permettront de réduire votre responsabilité personnelle et celle de votre club durant votre mandat :

Quels problèmes peuvent survenir ?

S’ils surviennent, comment vais-je (ou le club) y faire face ?

Comment couvrir les pertes financières ?

S’il existe une probabilité importante que des problèmes surviennent, vous pouvez réduire le risque :

En n’annulant l’activité ou l’évènement en question

En modifiant l’activité ou l’évènement pour réduire les risques

En préparant un plan de réponse aux problèmes éventuels

En trouvant une autre organisation qui accepte de participer et de parta-ger les risques

Rappel

Consulter Le trésorier du club [220–FR] pour plus d’informations sur les responsabilités du trésorier.


Le Rotary International recommande fortement aux clubs que toute transac-tion fasse l’objet de contrats signés. Un contrat établira clairement les obli-gations de chaque partie et pourra inclure des clauses limitant les risques. Lors de toute négociation de contrat, lisez-le attentivement dans sa totalité et utilisez éventuellement les conseils d’un avocat. Conservez tous les actes authentiques dans l’éventualité d’un sinistre.

Il est demandé aux clubs de consulter un conseiller juridique et un assu-reur quant à la nécessité de souscrire une assurance responsabilité civile pour leurs actions et activités ou, en fonction des législations locales et à leur choix, de se constituer en association. Pour plus d’information, consul-tez le Manuel de procédure [035-FR].

Accès Membres

Le portail Accès Membres de www.rotary.org permet aux Rotariens d’ac-complir leurs tâches administratives de manière plus efficace, assure la continuité d’une année sur l’autre au niveau et garantit l’exactitude des informations détenues par le Rotary.

Seuls le président et le secrétaire de club pourront fournir aux autres res-ponsables de club l’autorisation d’utiliser Accès Membres. Ils devront pour cela se connecter sur Accès Membres (www.rotary.org) puis indiquer le poste du responsable en question.

Services disponibles sur Accès Membres Accès au portail Accès Membres

Président Secrétaire Trésorier Rotariens

Formulaire Recherche de fonds – Objectifs du club

X

Mettre à jour les données du club

X X

Mettre à jour les données sur l’effectif

X X

Consulter l’état des témoi-gnages de reconnaissance de votre club

X X

Payer les cotisations semes-trielles et imprimer le rapport semestriel (SAR)

X X X

Consulter le rapport – Solde quotidien du club

X X X

Consulter le rapport Un don, chaque année

X X X

Consulter les rapports des contributions, SHARE et PolioPlus

X X X


Accès au portail Accès Membres

Président Secrétaire Trésorier Rotariens

Contribuer à la Fondation X X X XConsulter l’historique de vos contributions

X X X X

Effectuer une recherche dans l’Official Directory

X X X X

Courriers électroniques – Préférences

X X X X

Inscriptions aux réunions rotariennes

X X X X

Avantages des membres X X X X

Les responsables Fondation peuvent également consulter les rapports de la Fondation. Le Rotary international continue de tout faire pour accroître les ressources en ligne offertes aux Rotariens.

Les marques du Rotary

L’emblème du Rotary permet d’identifier Rotariens et Rotary clubs à tra-vers le monde. Nous encourageons les Rotariens à les utiliser à bon escient pour préserver leur intégrité. Le Rotary international est le propriétaire des insignes, emblèmes et autres marques du Rotary mis à la disposition des Rotariens du monde entier. Ces marques ont été déposées dans plus de 50 pays pour le bénéfice exclusif des Rotariens et éviter leur utilisation incor-recte. Les marques du Rotary comprennent l’emblème du Rotary, les noms Rotary, Rotary International et Fondation Rotary. (Voir annexe C pour une liste plus complète).

En tant que président vous devez savoir comment les utiliser et effectuer les corrections nécessaires avec le soutien de votre correspondant CDS si besoin est. Signaler à votre correspondant CDS toutes utilisations incorrec-tes des marques du Rotary par une entité rotarienne* ou non rotarienne.

Les lignes de conduite du R.I. concernant l’utilisation des marques du Rotary sont disponibles dans le Manuel de procédure et le Rotary Code of Policies.

*Par entité rotarienne, on entend le Rotary International, la Fondation, un Rotary club ou groupe de clubs, un district du Rotary ou groupement de districts (dont une activité multidistrict ou un groupement administratif multidistrict), une amicale du Rotary, le comité hôte de la convention du R.I. et les groupes territoriaux administratifs du R.I. Les programmes individuels du R.I. ne sont pas considérés comme entité rotarienne.


Reproduction de l’emblème du RotarySuivre les lignes de conduite du conseil d’administration du Rotary :

L’emblème du Rotary ne peut ni être altéré ou modifié ni obstrué de quel-que façon que ce soit, ni être reproduit de façon incomplète.

Les erreurs les plus fréquentes sont une reproduction incomplète de l’emblème du Rotary. Éviter toute utilisation incorrecte de l’emblème du Rotary :

La rainure de clavetage manque.

Le centre de la roue est plein.

La roue est partiellement couverte ou modifiée.

Vous pouvez choisir la couleur de l’emblème s’il est monochrome. Par contre, s’il doit être reproduit en deux couleurs, il faut utiliser les cou-leurs officielles, bleu roi (PANTONE® 286) et or (PANTONE® 123 C ou 115 U) ou or métallisé (PANTONE® 871).** L’emblème du Rotary doit être reproduit en deux couleurs au plus.

Les marques du Rotary ne doivent pas être utilisées à des fins commerciales ou politiques. Le nom et l’emblème du Rotary peuvent également appa-raître sur les cartes de visite et papiers à lettre personnels des Rotariens. Cependant ces derniers ne doivent pas les utiliser sur leurs cartes de visite et papier à lettres personnels. Toute reproduction incomplète ou incorrecte d’une marque du Rotary par un club ou district doit être corrigée dès que possible pour les publications électroniques ou lors de la prochaine publi-cation pour tout autre matériel.

L’emblème et les autres marques du Rotary peuvent être téléchargés sur www.rotary.org ou commandés sur cédérom sur shop.rotary.org.

** Les couleurs en or peuvent être reproduites différemment (selon le type de papier utilisé) Voir Identité visuelle du Rotary pour plus d’informations.


Lignes de conduite quant au nom des actionsSi le nom, l’emblème ou toutes autres marques du Rotary apparaissent en conjonction avec une action, programme, site ou publication de club, le nom du club doit figurer près de l’emblème, être de même taille et inscrit juste avant ou après le nom du Rotary. Votre club est ainsi reconnu dans la collectivité pour ses actions. Ces directives permettent également au Rotary de se dégager de toute responsabilité si besoin est.

En tant que président, vous devez revoir les noms des actions/programmes en cours ou projetés et vérifier que le nom de votre club y figure; par exemple :

Action de nettoyage du Rotary club de valley

Parc du centenaire du Rotary club de Mountain City

www.anycityrotaryclub.org

Pour toute question, consulter votre correspondant CDS.

Marchandises faisant appel aux marques du Rotary et licencesLe conseil d’administration du R.I. a mis en place un système de licences pour fournir aux Rotariens des produits d’excellente qualité. Ces derniers devront également acheter des marchandises portant les marques du Rotary auprès des fournisseurs agréés du Rotary. Pour une liste de fournisseurs agréés veuillez consulter l’Official Directory sur www.rotary.org.

Les clubs désirant utiliser les marques du Rotary dans le cadre de collectes de fonds pour financer leurs actions, une dérogation à l’obligation d’obtenir une licence leur est accordée à condition que les articles concernés portent le nom du club ainsi que le nom et la date de la collecte de fonds. S’assurer que le club achète des marchandises auprès de fournisseurs agréés du Rotary. Pour toute action à long terme, il faudra obtenir une licence auprès du Rotary.

Réunions

Les réunions de club, district et internationales permettent aux Rotariens d’en apprendre plus sur le Rotary, de former de futurs dirigeants et de déve-lopper les liens entre Rotariens. Durant votre mandat, vous devrez préparer de nombreuses réunions, notamment :

Les réunions statutaires

Les assemblées du club

Les réunions de comité

Les visites de l’adjoint du gouverneur

La visite officielle du gouverneur

Programme de développement du leadership


Vous devez également promouvoir les réunions de district et inter-nationales durant les réunions statutaires, les assemblées de club et dans le bulletin :

Convention du Rotary

Réunions de district

Assemblée de district !

Conférence de district !

Séminaire Fondation de district !

Séminaire Effectif de district !

Séminaire de perfectionnement !

Ces réunions permettent aux Rotariens de découvrir les activités du Rotary à l’échelle du district, de découvrir les actions des clubs et du district, et de nouer des partenariats avec d’autres clubs. Pour une liste détaillée, voir annexe D.

Réunions statutaires

Vous devez mettre en place un programme intéressant, informatif et per-mettant de motiver les Rotariens à l’action que ce soit localement, dans la région ou à l’international. Nous vous conseillons pour cela de :

Programmer à l’avance des activités et un emploi du temps pour la réunion.

Lier les programmes aux actions et activités du club en utilisant le calen-drier du Rotary.

Déléguer à la commission Administration du club la responsabilité de mettre en place des programmes pour la réunion.

Prévoir de fournir aux membres des informations sur le Rotary.

Commencer et finir les réunions à l’heure.

Prévoir un programme de remplacement en cas d’annulation.

Organiser des réunions comportant des programmes informatifs et intéressants favorisera la fidélisation de l’effectif, le développement les compétences professionnelles des Rotariens et de sensibiliser ces derniers aux collectivités locales et étrangères.


Réunion statutaire – Modèle d’ordre du jourÀ adapter aux besoins de votre club

Début Fin Durée Activité5 min. Ouverture

30 min. Repas et camaraderie

20 min. Temps réservé au présidentPrésentation des Rotariens de passage et des invitésCommuniqués et annonces importants sur le RotaryRapports des responsables de commissionQuestions administratives – décisions por-tées au vote du club et comptes rendus sur les actions en cours. S’assurer de traiter toute question en cours avant de passer à une autre.

30 min. ProgrammePrésentation du conférencierExposé Remarques de clôture du président

5 min. Levée de réunion

Calendrier rotarien Il vous fournit un cadre pour la planification de vos réunions statutaires. En début d’année, présenter le nouveau thème du Rotary. Vous pouvez présenter durant l’année les réunions importantes telles que l’assemblée ou la conférence de district ainsi que la convention. Vous pouvez également planifier des activités en fonction du calendrier suivant :

Juillet

Août Mois de l’effectif et de l’expansion

Septembre Mois des jeunes générations

Octobre Mois de l’Action professionnelle

Novembre Mois de la FondationSemaine du 5 novembre: semaine mondiale de l’Interact

Décembre Mois de la famille

Janvier Mois de la sensibilisation au Rotary

Février Mois de l’entente mondiale23 février : Anniversaire du Rotary International et Journée mondiale de la paix

Mars Mois de l’alphabétisation Semaine du 13 mars : semaine mondiale du Rotaract

Avril Mois de la revue

Mai

Juin Mois des Amicales du Rotary

Rappel

Les mois rotariens sont listés sur le Planning mensuel disponible auprès de votre corres-pondant CDS.


Assemblées de club

Il s’agit de la réunion de tous les membres du club y compris ses dirigeants. Son objectif est de discuter du programme et des activités du club, et de former les Rotariens, en particulier les nouveaux membres qui doivent être encouragés à y assister. Les Rotariens sont ainsi tenus informés et se sentent impliqués. Organiser des assemblées de club lors des visites de l’adjoint permettra de maintenir ouverte la communication entre les Rotariens, les dirigeants de club et les dirigeants de district.

En tant que président, vous planifiez et organisez ces assemblées dont vous pouvez déléguer la présidence.

Objectifs :

Formulation d’objectifs et de plans d’action

Coordination des activités des commissions

Meilleure connaissance de la mise en place des plans d’action du club

Discussions informelles qui favorisent des solutions novatrices

Formation continue sur le Rotary et ses programmes

Étude des forces et faiblesses du club

Sujets de la discussion :

Objectifs annuels et à long terme

Actions et activités du club

Stratégies de recrutement et de fidélisation

Conférence de district et autres réunions de district et internationales

Programmes du Rotary

Tout autre point soulevé

Calendrier Compter entre 4 à 6 assemblées de club. De nombreux clubs organisent des assemblées mensuelles.

Période ObjectifAprès l’assemblée de district (avant le 1er juillet) Décrire et discuter des possibilités d’activi-

tés présentées durant l’assemblée de district ainsi que comment incorporer le thème et les domaines d’action prioritaires (présidée par le président élu)

Après le 1er juillet Discussion et adoption du programme de l’année

Deux semaines avant la visite officielle Préparation de la visite officielleDurant la visite officielle Discussion sur le club avec le gouverneurEn milieu d’année (janvier/février) Évaluation des progrès du club et stratégies

pour le reste de l’annéeAvril ou mai Forum/Discussion ouvert

Rappel

Les adjoints doivent effectuer des visites au moins trimestrielles aux clubs qui sont nombreux à profiter de cette oc-casion pour se réunir en assemblées.


Visite officielle

Le gouverneur est tenu de se rendre dans chaque club du district dans le cadre de visite individuelle ou multiclub. L’objectif est d’aborder les ques-tions rotariennes importantes et de motiver les Rotariens à participer aux actions. C’est l’occasion pour votre équipe d’obtenir conseils et recomman-dations du gouverneur.

Pour maximiser son impact, organiser la visite officielle en conjonction avec :

Remise de charte

Cérémonie d’intronisation

Programme d’orientation pour nouveaux membres

Remise de prix ou de témoignage de reconnaissance

Manifestation Fondation

Réunion inter-villes

Préparer la visite officielleLa visite officielle est un moment important de la vie du club, l’occasion de s’informer sur le Rotary et de discuter des problèmes du club. Pour assurer une forte participation des Rotariens :

Annoncer la visite du gouverneur lors des réunions statutaires

Publier des annonces sur la visite dans le bulletin du club

Insister pour que tous les membres soient présents

Prévoir la remise par le gouverneur de PHF ou autre témoignage de re-connaissance

Les dirigeants du club doivent se préparer à discuter avec le gouverneur de questions importantes pour le club. Pour cela :

Étudier le document Objectifs du club : document de planification et être prêt à en discuter avec le gouverneur

Établir une liste de sujets à aborder

Préparer des rapports sur les projets, activités et réalisations des commis-sions

Se libérer de ses autres obligations pour pouvoir passer le plus de temps possible avec le gouverneur

Prévoir des activités pour le conjoint du gouverneur, si besoin est

L’objectif de la visite du gouverneur ou de son adjoint est d’apporter son soutien au club. Les clubs doivent recevoir ces dirigeants.


Élections

Durant les six premiers mois de votre mandat, vous devrez assurer des élections justes et transparentes pour mettre en place votre équipe. Cette procédure de sélection des membres du comité et des dirigeants du club doit figurer dans les statuts et règlement intérieur de votre club. Chaque responsable ou dirigeant du club doit être en règle avec le club.

Le club doit organiser une cérémonie de passation de pouvoirs au début de chaque année pour donner aux dirigeants et membres du club l’opportunité de réaffirmer leur engagement envers les objectifs du Rotary. Se référer à l’annexe E pour des modèles de cérémonie de passation de pouvoir.

Ressources

Veuillez consulter l’Official Directory et le site du Rotary pour les coordon-nées du personnel administratif et des dirigeants du R.I. et de la Fondation. Les publications du R.I. peuvent être téléchargées sur www.rotary.org/downloadlibrary, ou commandées sur shop.rotary.org, en contactant [email protected], ou auprès de votre bureau régional.

Les ressources suivantes vous seront utiles dans le cadre de vos fonctions :

www.rotary.org – Vous y trouverez les pages sur l’administration du club, les documents statutaires et Accès Membres.

Personnes à contacterAdjoint du gouverneur – Le gouverneur choisit des adjoints pour aider les clubs à fonctionner efficacement et atteindre leurs objectifs.

Correspondant CDS – Il est là pour répondre à vos questions administra-tives et peut diriger toute autre question vers la personne appropriée.

DocumentationLa commission Administration du club [226A-FR] – Fournit une vue d’ensemble de la commission et de ses fonctions ainsi que les ressources disponibles.

Le secrétariat du club [229-FR] – Fait partie de la pochette La gestion du club [225-FR] et décrit le rôle et les responsabilités du secrétaire du club.

Le trésorier du club [220-FR] – Fait partie de la pochette La gestion du club [225-FR] et décrit le rôle et les responsabilités du trésorier du club.

La lettre mensuelle du gouverneur – Pour informer et motiver les diri-geants de club et reconnaître les efforts des Rotariens.

Manuel de procédure [035-FR] – Lignes de conduite et règles de procé-dure adoptées par le Conseil de législation et les conseils d’administra-tion du Rotary et de la Fondation. Publié tous les trois ans, à l’issue du Conseil de législation.


Official Directory [007-EN] – Contient les coordonnées des dirigeants du Rotary, des commissions, des groupes d’appui et du personnel adminis-tratif ; la liste des districts et des gouverneurs ; la liste alphabétique des clubs, avec les coordonnées de leur président et de leur secrétaire. Ce document est publié annuellement.

Objectifs du club : document de planification (annexe I).

Statuts types et règlement intérieur recommandé au club – Versions ac-tuelles disponibles sur www.rotary.org.

Catalogue [019-FR] – Liste des publications, auxiliaires audiovisuels, formulaires et fournitures. Mise à jour annuelle sur papier et régulière sur le site.

Rotary World [050-FR] – Journal trimestriel à l’intention des dirigeants de club et de district.

The Rotarian ou les magazines régionaux – Magazine officiel du Rotary. Publication mensuelle sur les actions de club et district. 31 magazines régionaux sont également publiés dans plus de 20 langues à travers le monde.

Identité visuelle du Rotary [547-FR] – Normes standard pour la concep-tion et l’impression des publications rotariennes, sites web et autres documents de communication. Directives pour l’utilisation correcte de l’emblème du Rotary, des couleurs à employer, de mise en page, et conseils pour les graphismes et photographies.

Logos du Rotary (CD) [234-MU] – contient les logos of Rotary, de la Fondation et de nombreux programmes du Rotary. Directives pour les couleurs et types de papier à employer.

www.rotary.org – Sur la page Administration du club, vous trouverez des informations sur les commissions de club, les cotisations et les docu-ments statutaires.


Comment votre club utilise-t-il ses statuts et son règlement intérieur ?

Comment allez-vous vous garantir une bonne gestion des fonds du club ?


Quels sont les points que vous allez prendre en compte pour planifier vos réunions statutaires ?

Quels sujets allez-vous aborder durant les assemblées de club ?


Annexe C Marques du RotaryLes marques du Rotary comprennent le nom Rotary, l’emblème du Rotary, les noms et logos du Rotary International et des programmes de la Fondation, les thèmes du Rotary, les logos de la convention et les termes et images suivants :


Annexe D Réunions de district et internationales

Séminaire de formation des présidents élus (SFPE)Il vise à vous préparer à votre mandat. Vous devez obligatoirement y assister. Il couvre divers sujets tels que la formulation des objectifs, travailler avec les dirigeants du club et du district, l’administra-tion du club, l’effectif, les actions, la Fondation et les relations publiques. Le SFPE vous permet de rencontrer votre adjoint et de commencer à formuler vos objectifs pour votre mandat.

Assemblée de district Réunion de formation des dirigeants entrants de club (présidents, secrétaires et responsables de commission) sur le fonctionnement du club dans son ensemble. Elle traite des mêmes sujets que le SFPE mais à l’échelle du club. Les dirigeants entrants y rencontrent le gouverneur élu, les adjoints entrants et les responsables de commission de district, et auront l’opportunité de renforcer leur équipe à travers des exercices de formulation d’objectifs et de recherche de solution.

Séminaire Effectif de district Tenu après l’assemblée de district, il prépare les dirigeants de club à soutenir les activités Effectif de leur club. Il est recommandé que vous y assistiez avec les membres de votre commission Effectif. Tout Rotarien intéressé est invité.

Conférence de district A pour but de faire avancer la mission du Rotary dans un cadre convivial. On y traite de questions importantes pour le district et le Rotary et les actions de club et de district y sont présentées. Les clubs doivent y être largement représentés.

Séminaire de perfectionnementTenu en conjonction avec la conférence de district, il a pour but de préparer les Rotariens à des postes à responsabilités au niveau du district. La participation des anciens présidents et dirigeants de club est encouragée.

Séminaire Fondation de districtDestiné à informer les Rotariens et à augmenter le soutien financier en faveur de ses programmes humanitaires et éducatifs. Il est destiné aux responsables et membres des commissions Fondation de club et à tout Rotarien intéressé.

Convention du RotaryÉvénement annuel international par excellence, la convention est l’occasion de retrouver des Rotariens du monde entier et de partager succès et stratégies pour renforcer les clubs et districts. Elle est organisée en mai ou juin.


Annexe E Prise de fonction des dirigeants de club Nous recommandons aux clubs d’organiser une cérémonie de passation de pouvoirs pour saluer les dirigeants entrants et reconnaître les efforts des dirigeants sortants du club. Cet exemple de cérémo-nie de passation de pouvoir est adaptable aux besoins du club :

Discours d’adieu du président sortant (qui préside la séance)

Remerciements adressés aux responsables et dirigeants sortants

Remerciements adressés aux responsables et dirigeants entrants

Prise de fonction du nouveau président

Exemple :

Serment du président

Je, ,

président du Rotary club de ,

jure de remplir solennellement mes fonctions, avec conscience et probité, et conformément aux

statuts types et règlement intérieur du club.

Remise de l’insigne d’ancien président au président sortant

Prise de fonction des responsables et dirigeants entrants

Exemple :

Serment des responsables et dirigeants de club :

Je, ,

accepte d’exercer avec conscience les fonctions qui m’ont été confiées et m’engage à travailler

avec diligence pour faire avancer le club.

Présentation des responsables de commission

Passage du marteau

Exemple :

Président sortant : Je confirme par la présente la prise de fonction des nouveaux responsables et dirigeants de club et passe le marteau au président .

Discours du nouveau président


Notes


Je vais




53ADMINISTRATION DU CLUB66

NOTES

SÉANCE 3 : ADMINISTRATION DU CLUB

Polycopié 8 : Meilleures pratiques financières et de gestion des risques - Liste de contrôlet

Revoir les éléments de la liste de contrôle. Cocher ceux que votre club applique et entourez ceux que vous souhaiteriez mettre en place. Faites part de vos meilleures pratiques.

Gestion financière Déclarer votre club auprès des autorités gouvernementales, le cas échéant.

Être a jour avec les autorités fiscales (déclarations de revenus, documents à fournir, etc.).

Ouvrir des comptes bancaires séparés pour les coûts de fonctionnement du club et les activités caritatives: Avoir deux signataires pour chaque compte.

Établir un budget et le suivre. Faire le suivi des dépenses par rapport au budget fixé.

Établir une procédure pour l’envoi des contributions à la Fondation Rotary et des cotisations aux Rotary International.

Connaître les lois en vigueur dans votre pays en matière de dons et faire en sorte qu’elles soient respectées.

Faire effectuer une vérification des comptes par un comptable agréé n’étant pas impliqué dans la gestion des finances du club et en donner une copie à tous les membres.

S’assurer que le club s’informe des meilleures pratiques financières et que celles-ci sont transmises aux futurs dirigeants.

Si le club possède sa propre fondation, s’assurer que celle-ci est gérée selon les lois en vigueur.

Se réunir régulièrement avec le trésorier de club afin de s’assurer que la gestion du club est effi-cace.

S’assurer que le règlement intérieur du club décrit la procédure de sorties de fonds.

Gestion des risques Limiter la responsabilité individuelle du président de club en anticipant les problèmes éventuels, la réponse du président ou du club à ces problèmes et le moyen de couvrir les pertes.

Faire établir des contrats pour les transactions commerciales et les conserver. Faire appel à un avo-cat pour vous aider dans les négociations.

S’assurer que le club a souscrit une assurance responsabilité civile couvrant ses activités et ses opérations. Si ce n’est pas le cas, contacter un agent d’assurance qui pourra vous aider dans cette démarche.



NOTES


Polycopié 9 : Responsabilités du chargé de formation de clubVotre club s’il le souhaite peut nommer un chargé de formation. Celui-ci travaillera en collaboration avec le comité et les commissions du club, l’adjoint du gouverneur, la commission Formation du district et le gouverneur pour établir un plan de formation adapté aux priorités de votre district et aux attentes de votre club.

Remplir l’évaluation suivante pour vous aider à planifier la formation de votre club durant votre mandat.

Quel sera le rôle du chargé de formation de votre club ?

Planifier un programme par mois à l’intention de tous les membres.

Organiser des réunions de formation individuelle on en groupe avec les nouveaux membres et les membres potentiels.

Superviser un programme de mentors.

Organiser un programme de formation au leadership.

Aider le club dans sa réflexion stratégique.

Qui assurera la formation ?

Le chargé de formation.

Les membres des commissions.

Les membres du club.

Quand la formation aura-t-elle lieu dans votre club ?

Aux réunions de club.

Aux assemblées de club.

À la discrétion des membres.



68

NOTES


Responsabilités du chargé de formation - Suggestions

Évaluer les besoins des membres.

Analyser les objectifs de club pour déterminer ce que les membres doivent faire.

Élaborer une formation répondant aux deux points précédents.

Définir avec la commission Effectif le programme d’orientation des nouveaux membres.

Définir avec la commission Effectif le programme d’information des membres potentiels.

Travailler avec la commission Administration du club à la planification d’un programme hebdoma-daire de formation continue pour tous les membres.

Élaborer avec la commission Fondation du club une formation sur les collectes de fonds et les dons à la Fondation.

S’assurer avec l’aide de la commission Relation publiques que les membres du club sont capables de décrire de manière efficace ce qu’est le Rotary.

Préparer les dirigeants de club entrants aux réunions de formation de district.


57EFFECTIF

4 Effectif

La capacité de votre club à servir efficacement la collectivité, soutenir la Fondation et former des Rotariens capables d’exercer des fonctions au-delà du club dépend étroitement du nombre et de la qualité de ses membres.

Vos responsabilitésEn tant que président élu :

Nommer et se réunir avec votre commission Effectif de club

Évaluer la situation de l’effectif du club à l’aide d’Objectifs du club : document de planification (annexe I) et étudier les objectifs à long terme de votre club

Établir les objectifs annuels de votre club (recrutement et fidélisation) à l’aide d’Objectifs du club : document de planification et en tenant compte des objectifs à long terme, et les soumettre au gouverneur.

Identifier et mettre en place des stratégies de recrutement et de fidélisation

Promouvoir la formation à tous les niveaux :

Information des membres potentiels !

Orientation et formation des nouveaux membres !

Formation continue !

Mettre à profit les ressources mises à disposition par le district et le Rotary pour soutenir les efforts de développement de l’effectif

Étudier toute possibilité de création de club dans la région.

Rappel

Consacrer des réunions statutaires et prévoir des activités spéciales à l’occasion des mois de l’effectif (août) et des jeunes générations (septembre).


En tant que président, vous devez faire du développement de l’effectif une priorité car seul un effectif actif permettra de poursuivre la mission du Rotary.

La commission Effectif de club

Les différentes commissions de club doivent travailler avec les dirigeants du club au recrutement, à la fidélisation et à la formation des membres. La commission Effectif est une des cinq commissions permanentes du club. Le règlement intérieur du club peut être modifié pour y ajouter les responsabi-lités spécifiques de cette commission et les noms des sous-commissions le cas échéant.

Pour cette commission, on choisira de préférence des Rotariens connaissant très bien le Rotary, sociables et ayant des connections socioprofessionnelles diverses dans la communauté.

La commission Effectif est chargée de développer et de mettre en place un plan d’action pour le recrutement, la fidélisation et la formation des nou-veaux membres. La consulter régulièrement pour décider de la mise en place, le cas échéant, de nouvelles stratégies visant à atteindre les objectifs.

Responsabilités :

Atteindre les objectifs de développement de l’effectif du club en utilisant Objectifs du club : document de planification.

Sensibiliser et former les membres sur l’importance du recrutement et de la fidélisation de membres compétents d’horizons variés.

Réaliser une étude des classifications pour s’assurer qu’elles reflètent les tendances professionnelles actuelles.

Réaliser une évaluation du club pour s’assurer que les efforts de dévelop-pement de l’effectif portent leurs fruits.

Développer un plan d’action pour parrainer la création d’un nouveau club du district.

Évaluer votre clubEn tant que président élu, vous devrez, en coopération étroite avec la com-mission Effectif de votre club, d’abord évaluer la situation de votre club en termes d’effectif, puis établir des objectifs au moyen du formulaire Objectifs du club : document de planification (annexe I) et d’Outils d’évaluation du club disponibles sur www.rotary.org. Pour évaluer les principales tendan-ces de votre club :

Étudier les objectifs à long terme du club en termes d’effectif

Examiner l’évolution de l’effectif sur les 5 dernières années

Réaliser dès le début de votre mandat une étude des classifications afin d’identifier les classifications vacantes

Consulter le cas échéant votre gouverneur, son adjoint ou le coordinateur

Effectif régional (RRIMC)

Rappel

Pour en savoir plus, consulter La commission Effectif du club.

Rappel

La publication Développement de l’effectif offre des conseils pour élaborer des stratégies efficaces de développement de l’effectif. Elle est complé-tée d’Outils d’évaluation du club, un supplément en ligne contenant entre autres le Questionnaire sur la satisfaction des membres et le Questionnaire pour mem-bre démissionnaire.

Rappel

L’historique sur 5 ans de l’effectif de votre club est disponible auprès du gouverneur ou du gouverneur élu de votre district.

59EFFECTIF

Une fois réalisée une première ébauche de vos objectifs Effectif, développez votre plan d’action (voir annexe F).

Recrutement

Tous les Rotariens doivent proposer des nouveaux membres, lesquels sont à bien des égards une force pour le club :

Augmentation du potentiel de service

Futurs dirigeants

Plus grande diversité

Plus d’idées et de dynamisme

Continuité du club et du Rotary

Utilisez Outils d’évaluation du club pour identifier les problèmes de re-crutement que connaît votre club et travailler avec la commission Effectif pour mettre en place des stratégies pour y répondre. Voir polycopié 11, Stratégies de recrutement.

ResponsabilitésDiriger par l’exemple – recruter personnellement un nouveau membre et encourager chaque membre à en faire de même

Nommer une commission Effectif composée de membres compétents et actifs

Fixer des objectifs de recrutement réalistes mais ambitieux

Consacrer une assemblée du club aux stratégies de recrutement

Encourager une représentation totale de la diversité locale

Promouvoir la participation au séminaire Effectif de district

Encourager les membres à parler du Rotary et de sa mission avec leurs amis, familles et collègues et à inviter des personnes qualifiées à rejoin-dre le Rotary

Faire connaître le club et ses activités dans la collectivité

Reconnaître les membres du club qui ont parrainé plusieurs nouveaux membres

DiversitéL’effectif de votre club doit être diversifié et refléter la réalité profession-nelle et sociale de votre région. Il est donc recommandé de réaliser régu-lièrement une évaluation de la diversité de l’effectif et une étude sur les classifications. Un effectif diversifié permet d’étendre les connaissances et l’expertise dont votre club dispose pour monter des actions.

Le Rotary interdit aux clubs d’assujettir l’admission de leurs membres à des critères de sexe, race, croyance ou nationalité (voir paragraphe 4.070. du règlement intérieur du Rotary International).

Rappel

Consulter www.rotary.org pour savoir qui est le coordinateur Effectif régional de votre région.

Rappel

Pour trouver des exemples de stratégies utilisées avec succès par d’autres clubs, consultez la base de données des meilleures pratiques sur www.rotary.org. (Membership Development Practices Exchange)régional de votre région.


Fidélisation

La fidélisation est essentielle au développement de l’effectif. Le taux élevé de départs dans nos clubs est une des principales préoccupations du Rotary à l’heure actuelle. Des membres dynamiques, actifs et motivés assurent un fonctionnement efficace du club et sont plus à même d’attirer de nouveaux membres.

Utilisez Outils d’évaluation du club pour identifier les problèmes de fidélisation que connait votre club et travaillez avec la commission Effectif pour mettre en place des stratégies pour y répondre. Il s’agit notamment de former les Rotariens, de les informer et de leur donner un rôle actif au sein de l’organisation. Voir polycopié 12, Stratégies de fidélisation.

ResponsabilitésFaire de la formation continue une activité régulière de la vie du club

Associer les responsables Effectif et Relations publiques aux efforts de fidélisation

Intégrer l’information rotarienne locale et internationale à chaque réu-nion statutaire

Reconnaitre les membres pour leurs contributions à la vie du club et ses actions

Parrainage de nouveaux clubs

En tant que président de club, vous devez étudier les possibilités de créa-tion d’un nouveau club dans votre région (par exemple dans le cas où un groupe suffisant de Rotariens désirent se rencontrer un autre jour ou à une autre heure).

Les responsabilités du club parrain sont les suivantes :

Seconder le représentant spécial pour la planification et mise en place des structures administratives du nouveau club

Participer à l’élaboration des actions et programmes initiaux du nouveau club

Tenir le gouverneur au courant des activités du nouveau club comme requis durant la première année

Jouer le rôle de mentor du nouveau club pour au moins deux ans suivant son admission au R.I.

Pour plus d’information, contactez votre gouverneur, le responsable Effectif ou le responsable Expansion du district.

61EFFECTIF

Formation

Des membres bien formés sont plus à même de prendre des responsabilités et de devenir plus actifs au sein du club et du district. Informer les mem-bres du club, nouveaux ou anciens, ainsi que les prospects de l’actualité rotarienne.

Information des prospects et formation des nouveaux membresLa commission Effectif doit présenter aux membres potentiels de l’informa-tion sur le Rotary, son histoire, ses objectifs, votre club et ses activités.

L’orientation doit commencer immédiatement après l’intronisation. L’intégration des nouveaux membres est un travail d’équipe auquel chaque membre du club doit contribuer en étant par exemple mentor d’un nouveau membre.

Formation continueLa formation continue favorise la motivation et l’enthousiasme des mem-bres. Un plan de formation continue doit être mis en place pour tenir les membres au courant des nouveautés au Rotary et dans le club. Ce plan doit inclure :

La tenue régulière d’assemblées de club pour discuter avec les membres des activités à poursuivre ou à changer

Quatre réunions au moins par an sur le Rotary, son histoire, son but, son champ d’action et ses activités

La participation des membres du club à des réunions de district sur la formation continue.

Utiliser les sites internet du club et du district, les réunions de club, le courrier électronique et le bulletin de club pour diffuser les informations en provenance du gouverneur ou du Rotary International.

Ressources

Les coordonnées du personnel du Secrétariat et de responsables rotariens se trouvent dans l’Official Directory et sur www.rotary.org. Vous pouvez télécharger des publications sur www.rotary.org ou les commander sur shop. rotary.org ou auprès de [email protected] ou de votre bureau régional.

Développement de l’effectif [417-FR] – Stratégies permettant aux clubs d’établir un plan d’action Effectif pour recruter et fidéliser l’effectif.

Rappel

Pour en savoir plus, consulter Orientation des nouveaux membres – Guide pour les clubs [414-FR].


SpécialistesAdjoints du gouverneur

Correspondant CDS – Personnel du R.I. ou des bureaux régionaux pou-vant répondre aux questions administratives ou vous orienter vers les services du R.I. ou de la Fondation appropriés.

Gouverneur

Commission Expansion de district – Rotariens nommés pour soutenir les efforts de création de nouveaux clubs et leur parrainage.

Commission Effectif de district – Rotariens nommés pour soutenir les efforts de développement de l’effectif des clubs.

Commission Relations publiques de district – Rotariens nommé pour fournir aux clubs les ressources leur permettant de développer leur image.

Coordinateurs Effectif régionaux (RRIMC) – Rotariens nommés par le président du Rotary et servant de ressource principale aux clubs de leur région.

Personnel Développement de l’effectif au siège – Aide les clubs et dis-tricts dans leurs efforts de développement de l’effectif.

PublicationsPour le club

Outils d’évaluation du club – Supplément en ligne de Développement de l’effectif [417-FR]. Contient les activités suivantes :

Section Effectif d’ ! Objectifs du club : document de planification – Aide les clubs à évaluer la situation de l’effectif et à établir des objectifs pour l’année à venir.

Étude annuelle sur les classifications – Encourage les clubs à mainte- !nir un effectif équilibré en matière de classifications en comparant la composition professionnelle locale avec celle du club.

Évaluation de la diversité de l’effectif – Encourage les clubs à disposer !d’un effectif reflétant la composition sociale locale (âge, sexe, religion et ethnicité).

Sondage Effectif en 25 minutes – Permet aux clubs d’identifier des !prospects qualifiés.

Modèle de fidélisation – Permet aux clubs de calculer le gain (ou la !perte) net d’effectif sur une période déterminée et d’en déterminer les causes.

Modèle de radiation – Permet aux clubs de faire ressortir le moment !où les départs se produisent le plus souvent et de mettre en œuvre une stratégie de fidélisation en fonction.

Questionnaire sur la satisfaction des membres – Destiné à déterminer !les forces et faiblesses du club et les points à améliorer.

Questionnaire pour membre démissionnaire – Destiné à fournir aux !clubs plus d’information sur les raisons d’un départ et à leur permet-tre d’améliorer les stratégies de fidélisation.

63EFFECTIF

La commission Effectif du club [226B-FR] – Responsabilités et ressources.

Parrainer la candidature d’un nouveau membre [254-FR] – Procédure de sélection et d’élection d’un nouveau membre.

Le Bulletin d’information sur l’effectif – Bulletin électronique contenant des conseils, des stratégies et les dernières recherches sur le développe-ment de l’effectif. Abonnement gratuit et archives sur www.rotary.org/newsletters.

Orientation des nouveaux membres – Guide pour les clubs [414-FR] – Ressource pour les Rotariens chargés des programmes de formation des nouveaux membres et prospects.

Pour l’information des prospects et des nouveaux membres

L’ABC du Rotary [363-FR] – Recueil d’articles sur l’histoire du Rotary et ses programmes.

Bienvenue au Rotary – Vidéo de trois minutes à l’intention des nouveaux membres – Téléchargeable sur le site du Rotary ou sur la chaîne du Rotary sur YouTube.

Le Rotary de base [595-FR] – Publication sur ce que chaque Rotarien doit savoir sur le Rotary.

Centre de formation en ligne du Rotary – Modules de formation pour nouveaux membres et dirigeants.

Voici le Rotary [001-FR] – Brochure illustrée donnant un bref aperçu du Rotary aux futurs Rotariens et au public.

Le Rotary en bref [419-FR] – Fiche, format carte de visite, répondant aux principales questions sur le Rotary. Destiné aux non-Rotariens.

Kits pré-assemblés pour prospects et nouveaux membres. Consulter le Catalogue [019-FR] pour connaitre le contenu détaillé des kits.

Kit Information des prospects ! [423-FR]

Kit Formation des nouveaux membres ! [426-FR]

Kit DVD Effectif ! [427-MU] – Deux DVD de présentation du Rotary aux membres potentiels et aux nouveaux membres

www.rotary.org – Les pages Effectif proposent des stratégies en matière de recrutement et de fidélisation ainsi qu’une base de données des meilleures pratiques dans ce domaine.



Comment pensez-vous évaluer la situation de votre club en termes d’effectif ?

Pourriez-vous citer quelques obstacles et réussites de votre club en matière de développement de l’effectif ?

Que fait votre club pour diversifier son effectif ?

Quelles stratégies efficaces utilisées dans votre club souhaiteriez-vous faire connaître aux autres présidents élus (recrutement, fidélisation, éducation) ?

65EFFECTIF

Annexe F Développement de l’effectif – Plan d’action

Identifier1.

Identifier des prospects qualifiés dans votre région, c’est-à-dire des professionnels ou des décideurs locaux d’une réputation irréprochable et intéressés par le service à autrui.

Informer2.

Informer les prospects sur les programmes du Rotary et présenter votre club et ses actions en créant un programme d’orientation présentant :

Le Rotary International et la Fondation dans leurs grandes lignes !

Les responsabilités et avantages à être Rotarien !

Une description des actions et activités du club !

Un prospect bien formé préalablement à son entrée dans le club et accueilli par des Rotariens en-thousiastes aura plus de chances de devenir un Rotarien actif et engagé.

Inviter3.

Inviter un prospect à rejoindre le Rotary lors d’une visite personnelle de son parrain et d’un membre de la commission Effectif pour multiplier les expériences et points de vue qui lui seront présentés. Cette visite doit être bien préparée : considérer les centres d’intérêt et les compétences du membre potentiel, et insister sur les domaines où il pourrait s’impliquer.

Introniser4.

Accueillir les nouveaux membres lors d’une cérémonie d’intronisation digne de ce nom. Inviter la famille du nouveau membre à la cérémonie. Lui demander de préparer un discours de présentation de cinq minutes. Veiller aussi à ce que chaque membre du club se présente personnellement à leur nouveau collègue. Votre club peut remettre au nouveau membre :

Insigne du Rotary !

Carte de membre !

Bulletin du club !

Annuaire du district !

Dernière lettre mensuelle du gouverneur !

The Rotarian ! ou le magazine régional

Liste des clubs de la région (pour compenser une absence) !

Badge !

Fanion du club !

Remercier le nouveau membre et son parrain dans le bulletin du club ou lors d’une réunion statu-taire.


Orienter5.

Informer les nouveaux membres sur le club et le Rotary, et en particulier sur :

les règles de conduite et directives du Rotary !

les opportunités de service !

l’histoire et les accomplissements du Rotary !

Envisager de formuler une orientation des nouveaux membres en plusieurs séances. Consulter à ce sujet Orientation des nouveaux membres - guide pour les clubs [414-FR].

Pour améliorer leur connaissance du Rotary, les nouveaux membres peuvent au cours des 6 pre-miers mois :

Assister aux réunions d’orientation pour nouveaux membres !

Lire les publications du Rotary destinées aux nouveaux membres !

Consulter la formation en ligne sur www.rotary.org !

Assister aux réunions suivantes : !Assemblée de clubRéunion du comité du club Réunion de commission

Effectuer au moins une des tâches suivantes : !Présenter sa profession lors d’une réunionCompenser une absence dans un autre clubAmener un invité à une réunion ou proposer un nouveau membre.

Assister à au moins une des réunions suivantes (par ordre de priorité) : !Conférence de districtAssemblée de districtSéminaire Fondation de district

Choisir une commission dans laquelle s’impliquer !

Impliquer6.

Impliquer les nouveaux membres dans les commissions du club, les activités, les collectes de fonds, les réunions du comité, les réunions statutaires et les sorties. De nombreux clubs impli-quent le parrain du nouveau membre ou lui attribuent un mentor pendant les six premiers mois ou jusqu’à ce qu’il soit pleinement impliqué dans le club. Considérer aussi les méthodes suivantes :

Nommer les nouveaux membres à une commission ou leur confier une tâche lors des réunions !de club.

Créer des badges réservés aux nouveaux membres et encourager les autres membres à porter !plus attention aux porteurs de ces badges.

Faire représenter le club par un nouveau membre à la conférence de district afin qu’il en ap- !prenne plus sur le Rotary et les actions montées en dehors de son club. Certains clubs couvrent la totalité ou une partie des frais. Le nouveau membre fait ensuite un rapport sur la conférence en réunion de club.

Proposer aux membres d’une même promotion de travailler ensemble sur un projet. !

Encourager les nouveaux à assister à une convention ou à héberger un Rotarien d’un autre pays. !

Demander aux nouveaux de parrainer 2 ou 3 Rotariables de leur connaissance. Cette simple !démarche permet de fidéliser les nouveaux.

67EFFECTIF

Former7.

Former les membres pour leur permettre de prendre des initiatives et de mieux s’impliquer. Les clubs doivent établir un curriculum de formation continue pour que les membres soient conti-nuellement informés des programmes, actions et initiatives du club. Les clubs doivent également communiquer les nouveautés concernant le Rotary et la Fondation aux membres. Un programme de formation continue doit inclure :

Quatre réunions au moins consacrées à la formation continue !

Participation à des rencontres multidistricts sur la formation continue !

Deux assemblées de club au moins par an sur le sujet !

Séminaires de formation continue de district !

Échanges fréquents d’idées et d’informations sur les programmes, les actions et les activités lors !des réunions de commission

Participation aux réunions d’autres clubs !

Pour en savoir plus, consulter Développement de l’effectif [417-FR].


Notes


Je vais


Effectif


69EFFECTIF 85

NOTES

SÉANCE 4 : EFFECTIF

Polycopié 11 : Stratégies de recrutement – Feuille de travail

Parmi les stratégies de recrutement suivantes, quelles sont celles que vous souhaitez mettre en place dans votre club ? Faites part de vos stratégies personnelles.

Avoir un site Internet de club qui en fera la promotion au sein de votre collectivité et le rendra crédible aux yeux des membres potentiels et des membres plus jeunes.

Responsabiliser chaque membre du club afin qu’il identifie, invite et propose de nouveaux membres. Témoignez la reconnaissance du club à ceux qui recrutent.

Effectuer le Sondage Effectif en 25 minutes auprès des membres du club afin d’élaborer une liste de membres potentiels (ce sondage est inclus dans Outils d’évaluation du club, disponible sur www.rotary.org).

Avoir des objectifs Effectif de club clairs, une stratégie pour les atteindre et les communiquer à tous les membres du club.

Organiser une assemblée de club consacrée aux possibilités de recrutement.

Demander à la commission Effectif du club d’expliquer aux membres potentiels lors de séances d’information les avantages à devenir Rotarien et les responsabilités associées.

S’efforcer de diversifier l’effectif du club (tranche d’âge, sexe ou groupe ethnique). Recruter des nouveaux membres par groupe de 3.

Se rendre sur le site du Rotary (Effectif) pour y découvrir les stratégies qui marchent.

Identifier des membres potentiels durant les actions de proximité. Ces projets sont également l’occasion de promouvoir l’image du Rotary.

Faire connaissance avec les nouveaux arrivants, promus ou élus susceptibles de devenir Rotarien.

Organiser des cérémonies d’intronisation pour les nouveaux membres et féliciter les membres qui en proposent lors des réunions ou dans le bulletin du club.

Montrer l’exemple. Encourager les responsables du club et tout particulièrement ceux du dévelop-pement de l’effectif à proposer un nouveau membre durant le premier mois de l’année rotarienne.

Offrir les droits d’admission et cotisations aux membres de moins de 40 ans pour les deux premières années.

Modifier les horaires de réunion du club afin qu’ils soient compatibles avec les emplois du temps des membres. Si la demande s’en fait sentir, contacter votre gouverneur pour lui suggérer de créer un nouveau club.

Inviter conjoints, partenaires et familles des membres à devenir Rotariens.

Autres stratégies



NOTES

SÉANCE 4 : EFFECTIF

Polycopié 12 : Stratégies de fidélisation – Feuille de travail

Parmi les stratégies de fidélisation suivantes, quelles sont celles que vous souhaitez mettre en place dans votre club ? Faites part de vos stratégies personnelles.

Encourager la participation de tous aux actions et aux activités du club.

Encourager la participation du club à des actions de proximité et aux programmes de la Fondation.

Organiser des programmes hebdomadaires pertinents répondant aux attentes des membres.

Expliquer l’utilité des actions montées par le club.

Utiliser le questionnaire sur la satisfaction des membres et les questionnaires pour membre démis-sionnaire afin de connaître les forces et les faiblesses du club (inclus dans Outils d’évaluation du club).

Prévoir 4 réunions consacrées à la formation continue.

Participer à des réunions multiclubs sur le sujet.

Participer aux réunions et manifestations de district.

Organiser un programme de formation au leadership pour les membres du club.

Encourager les Rotariens à lire les articles publiés dans la Lettre du gouverneur et la presse rota-rienne.

Offrir aux Rotariens qui ont des difficultés financières de ne pas payer de cotisations pendant quelque temps.

Publier des articles sur l’effectif dans le bulletin du club.

Autres stratégies


71LES ACTIONS

5 Actions

Le Rotary a pour devise Servir d’abord. Il appartient à chaque Rotarien de proposer des actions susceptibles d’améliorer les conditions de vie au niveau local comme à l’international. En choisissant, planifiant et évaluant avec soin une action, un club peut monter avec succès des actions qui ré-pondent aux besoins de la collectivité.

Responsabilités

En tant que président élu :

Nommer et se réunir avec la commission Actions

Évaluer la situation du club en termes d’actions et établir des objectifs à l’aide du formulaire Objectifs du club : document de planification (annexe I)

S’assurer que le club et ses membres suivent les directives concernant la protection des jeunes (voir chapitre 1 et annexe G)

S’assurer que la commission Actions du club suit les étapes suivantes :

Identification des besoins !

Planification et mise en place des actions !

Évaluation des actions !

Rappel

Consacrer des réunions statutaires et prévoir des activités spéciales à l’occasion des mois de l’Action professionnelle (octobre), de l’alphabé-tisation (mars) et des Amicales (juin).


Commission Actions

Responsable des actions montées par le club afin de répondre aux besoins locaux et à l’international, cette commission est l’une des cinq commis-sions permanentes que doit compter votre club. Il est possible de modifier le règlement intérieur du club afin d’ajouter autant de sous-commissions que nécessaire.

Choisissez des Rotariens expérimentés qui connaissent bien votre région.

En tant que président élu, identifiez avec votre responsable Actions de club les actions en cours qui seront poursuivies pendant votre mandat.

Responsabilités de la commission :

Atteindre les objectifs de l’année à venir

Mener une évaluation des besoins de la collectivité et du club

Planifier des actions localement et à l’étranger en utilisant les ressources du club, du district et du R.I. et s’assurer que leur promotion est prévue

Mettre les actions en œuvre et impliquer l’ensemble des membres

Évaluer les actions et tirer des conclusions afin d’améliorer les futures actions

Avec qui travailler :

Rotariens et leurs familles et amis

Associations locales

Anciens de la Fondation

Participants au Youth Exchange et aux séminaires RYLA

Unités de développement communautaire

Interactiens et Rotaractiens

Membres d’autres Rotary clubs

Les actions donnent la possibilité aux Rotariens de renforcer leurs liens professionnels et amicaux. La participation des membres aux actions favo-rise également la fidélisation.

Évaluation des besoins

Pour avoir une chance de réussir, une action doit répondre à un besoin et à une demande de la collectivité concernée. Vous devrez vous en assurer en demandant à la commission Actions de réaliser une évaluation des besoins et vérifier également que ceux-ci correspondent aux possibilités et centres d’intérêt de votre club.

Rappel

Pour en savoir plus, consulter La commission Actions du club.

Rappel

Lorsque des Interactiens, participants Youth Exchange ou Rylaciens, ou d’autres enfants participent à une action ou lorsque les bénéficiai-res d’une action sont des enfants, il est recom-mandé de consulter Prévention des abus et harcèlement – Manuel et guide de l’instructeur. Vos responsabilités sont décrites au chapitre 1 de ce manuel.

73LES ACTIONS

Étude internePrendre en considération :

Les actions précédentes et les leçons qui en ont été tirées

La composition du club :

nombre de membres désireux de participer !

diversité des compétences !

degré d’intérêt des membres pour les actions considérées !

degré de satisfaction envers les anciennes actions !

Étude externe

Prendre en considération :

Conjoncture économique

Géographie de la région

Niveaux d’éducation

Profil démographique

Situation politique

Pour réaliser une telle étude, le responsable Actions du club doit consulter de nombreux acteurs de la collectivité, ce qui permettra au club d’avoir une vision juste des besoins et problèmes, et de nouer des relations au niveau local. Ces groupes peuvent servir d’« experts » pour informer et conseiller le club dans ses futures actions. Cette collaboration peut également permet-tre d’identifier des Rotariens potentiels.

Un programme équilibré

Monter une action dans chacun des domaines d’action permet au club de s’assurer qu’il poursuit le But du Rotary. La planification d’actions doit prendre en compte le programme de la citation présidentielle et les priori-tés de l’année, les quatre domaines d’action, le plan stratégique du Rotary et les autres priorités identifiés par le conseil d’administration du R.I. sans oublier la mission de la Fondation Rotary et ses domaines d’action stratégi-ques qui se trouvent sur www.rotary.org.

Programmes du R.I. et de la Fondation Pour réussir une action, le club doit rassembler des ressources financières et humaines, et des informations. Le Rotary International et sa Fondation proposent un large éventail de programmes et d’activités humanitaires, interculturels et éducatifs visant à améliorer les conditions de vie et faire progresser l’entente mondiale et la paix qui est le but ultime de l’organisa-tion. Ces programmes aident les clubs et districts à atteindre leurs objectifs de service dans leur région et à l’étranger ainsi qu’à renforcer les liens entre Rotariens et à promouvoir la bonne volonté. Pour en savoir plus, voir le polycopié 15.

Rappel

Pour plus de renseigne-ments, consulter la pu-blication Action d’intérêt public : Comment monter une action ainsi que Outils d’évaluation d’une collectivité sur www.rotary.org.

Rappel

Élaborer une stratégie détaillée de relations pu-bliques afin d’obtenir un soutien pour les actions, attirer des membres potentiels et améliorer l’image du Rotary dans la collectivité. Pour en savoir plus, voir le chapitre 7, « Relations publiques ».


Les subventions de la Fondation Rotary ou d’autres fondations sont dispo-nibles pour financer des actions. Autres ressources financières : donateurs (particuliers ou entreprises), base de données ProjectLINK ou collectes de fonds du club.

Les actions internationales

Au Rotary, le concept de collectivité s’étend bien au-delà de la localité du club et recouvre le monde entier. Cela est encore plus vrai aujourd’hui grâce aux moyens de communication et de transport modernes qui nous rapprochent sans cesse.

Les stratégies de base pour les actions internationales sont identiques à cel-les pour les actions locales. Cependant, la communication est encore plus importante pour le succès de l’action montée.

L’Action d’intérêt public mondial (AIPM) est un excellent moyen pour les clubs de participer à des projets d’envergure internationale. L’AIPM consis-te en une collaboration entre deux clubs de pays différents à une action internationale. La base de données ProjectLINK disponible sur www.rotary.org aide les clubs à trouver un partenaire international pour soutenir une action.

Rappelez-vous que de nombreuses actions internationales peuvent bénéfi-cier du soutien financier de la Fondation Rotary, en particulier par l’inter-médiaire de son programme de subventions humanitaires.

Pour trouver un partenaire international :

Consulter la base de données ProjectLINK (en anglais uniquement) sur www.rotary.org

En discuter avec le responsable AIPM du district

Prendre contact avec le responsable Fondation de district

Établir des contacts lors de rencontres et manifestations rotariennes

Assister à une foire aux actions parrainée par le Rotary

Utiliser les contacts de votre club Rotaract, le cas échéant

Utiliser l’Internet pour contacter d’autres Rotariens

Planification et mise en œuvre

Une bonne planification permet de gagner du temps et de limiter considé-rablement les risques d’erreur. Collaborer avec votre responsable Actions pour fixer des objectifs, établir un budget et un calendrier, et ensuite lancer la mise en œuvre.

Avant toute nouvelle action, posez à votre responsable Actions de club les quelques questions suivantes :

Quelles sont les actions en cours ?

Quel est l’objectif de l’action ?

Rappel

Pour en savoir plus sur l’AIPM, consulter Action d’intérêt public : Comment monter une action.

Rappel

Pour en savoir plus sur les subventions de la Fondation, voir le cha-pitre 6, « La Fondation Rotary »

75LES ACTIONS

Qui, au sein du club et de la collectivité, participera à cette action ?

Quel type de collaboration avec les bénéficiaires de l’action envisagez-vous ?

Quand pensez-vous être en mesure de lancer l’action ?

Où l’action aura-t-elle lieu, et comment les bénévoles se rendront-ils sur place ?

Pourquoi votre club entreprend-il cette action ?

Quelles sont les ressources nécessaires pour réaliser cette action ?

Comment votre club compte-t-il superviser l’utilisation de ces ressources ?

Comment votre club compte-t-il faire la promotion de cette action ?

Pendant la phase de mise en œuvre de l’action, faites participer les mem-bres de votre club et assurez-vous que l’action est réalisée comme prévu.

Évaluation

Chaque étape d’une action, de sa planification à sa réalisation, doit faire l’objet d’une évaluation.

Points à considérer :

L’action a-t-elle bien répondu aux besoins de la collectivité ? Si non, pourquoi ?

Tous les membres du club et de la collectivité ont-ils eu l’occasion de participer ?

La couverture médiatique a-t-elle été bonne ?

Votre club a-t-il été en mesure de subvenir aux besoins financiers de l’action ?

Un guide complet pour évaluer les actions se trouvent dans Action d’intérêt public : Comment monter une action.

Pensez également à inscrire votre action sur la base de données ProjectLINK afin que d’autres clubs puissent s’en inspirer. Le formulaire d’inscription se trouve dans Action d’intérêt public : Comment monter une action.

Ressources

Les coordonnées du personnel du Secrétariat et de responsables rotariens se trouvent dans l’Official Directory et sur www.rotary.org. Vous pouvez té-lécharger des publications sur www.rotary.org ou les commander sur shop.rotary.org ou auprès de [email protected] ou de votre bureau régional.


Comment monter une action [605-FR] – Guide complet pour plani-fier, mettre en œuvre et évaluer une action.

Personnes à contacterCorrespondant Support Clubs & Districts (CDS) – Le personnel des bu-reaux régionaux et d’Evanston peut répondre à vos questions administra-tives ou transmettre vos requêtes au personnel compétent.

Groupes d’appui du Rotary – Ces Rotariens nommés par le président du R.I. sont à la disposition des clubs et districts pour les aider dans des actions dans le cadre des priorités présidentielles.

Services Programmes du R.I. au siège d’Evanston – Le personnel de ces services répond aux questions des clubs et districts concernant les pro-grammes, les actions et les prix.

Amicales d’action du Rotary – Groupes internationaux composés de Rotariens, conjoints de Rotariens et Rotaractiens unis pour monter des actions dans un domaine précis.

Volontaires du Rotary – Des Rotariens désireux de s’impliquer dans des actions financées par le Rotary. Une base de données des Volontaires est disponible sur www.rotary.org.

DocumentationLa commission Actions de club [226D-FR] – Vue d’ensemble de cette commission et de ses responsabilités.

Outils d’évaluation de la collectivité [605C-FR] (sur le Web uniquement) – Guide détaillé pour effectuer une évaluation des besoins de la collecti-vité.

Bulletins électroniques sur les programmes du R.I. S’abonner sur www.rotary.org.

Rotary Community Corps Handbook [770-EN] – Guide présentant la marche à suivre pour démarrer une Unité de développement communau-taire et identifier ses responsables potentiels ; avec études de cas et idées d’actions.

Partie Actions d’Objectifs du club : document de planification (Annexe I) – Outil pour évaluer le club et fixer des objectifs.

Fondation Rotary – Récapitulatif des programmes [219-FR] – Vue d’en-semble des programmes et services de la Fondation Rotary.

AIPM – Des possibilités [742-FR] – Décrit l’action internationale, les dons en nature, le programme des Volontaires du Rotary et les subventions de la Fondation pouvant financer des actions internationales.

Prévention des abus et harcèlement – Manuel et guide de l’instructeur [775-FR] – Les directives concernant la protection des jeunes peuvent être modifiées pour prendre en compte la réalité et la législation locales.

www.rotary.org – La rubrique Actions sous Administration du club pro-pose des informations sur comment lancer et financer une action ainsi que télécharger des ressources utiles.

77LES ACTIONS

Sources de financementDons de particuliers ou d’entreprises

Subventions de la Fondation Rotary

Subventions d’autres fondations

Appels de fonds par le biais de la base de données ProjectLINK


Pensez à une action de votre club ayant connu un vrai succès. À quoi attri-buez-vous sa réussite ?

Comment comptez-vous évaluer les actions en cours de votre club ?


Comment planifier des actions qui servent le But du Rotary ?

Quelles sont les étapes à suivre pour monter une action avec succès ?

79LES ACTIONS

Annexe G Gestion des risques – Programmes pour les jeunesLa gestion des risques constitue un point de départ pour mesurer les risques possibles que représen-tent les activités pour les jeunes tels que blessures, maladies ou abus et faire en sorte que les partici-pants fassent les bons choix. Elle ne permettra pas d’éliminer tout risque d’incident mais elle réduira leur nombre et leurs conséquences. Point à considérer pour un programme de gestion des risques au niveau du club :

Concevoir et mettre en place des directives concernant la protection des jeunes afin de prévenir les abus physiques, sexuels et psychologiques ou le harcèlement. Contactez votre district pour obtenir ses directives.

Établir un code de conduite pour les adultes et les jeunes. Ces règles doivent refléter la culture lo-cale ainsi que celle du club ou du club et inclure les meilleures pratiques en matière de protection des jeunes.

Vérifier que les directives du club sont en harmonie avec celles du district et celles définies par le conseil d’administration du Rotary.

Considérer les questions suivantes lorsque vous parrainez un programme ou une manifestation pour les jeunes :

Que se passe-t-il si quelqu’un se blesse ? !

Que se passe-t-il si un participant prétend être la victime de harcèlement sexuel ? !

Que se passe-t-il si une catastrophe naturelle se produit durant le programme ou la manifesta- !tion ?

Minimiser les pertes potentielles en :

Donnant des consignes de sécurité aux participants !

Mettant en place un plan d’urgence et en le testant !

Souscrivant une assurance responsabilité civile !

Les clubs et districts sont vivement encouragés à vérifier auprès d’un assureur que leur contrat actuel fournit la couverture nécessaire pour des programmes pour les jeunes. Les participants sont égale-ment vivement encouragés à vérifier que leur assurance santé ou vie fournit une couverture adéquate surtout lorsqu’ils doivent se déplacer loin de leur domicile. Dans de telles circonstances, il est bon d’envisager de souscrire une assurance voyages couvrant les frais médicaux, le rapatriement du corps, l’évacuation d’urgence, la mort accidentelle et la perte de membres.

De plus, il est recommandé aux clubs d’obtenir des conseils juridiques avant de signer un accord ou un contrat avec une autre organisation. Ces documents peuvent contenir des décharges ou des clauses d’indemnisation visant à se dégager de toute responsabilité et à transférer les risques sur le club ou district. Nous vous rappelons que le Rotary International ne peut être tenu responsable de maladie ou blessure subies par tout individu, y compris les participants et organisateurs, ou de tout dommage matériel.


Notes


Je vais


Actions


81LES ACTIONS 99

NOTES

SÉANCE 5 : ACTIONS

Polycopié 14 : Un programme d’action équilibré Un club efficace possède un programme équilibré permettant de réaliser le But du Rotary et relevant des quatre domaines d’action. Le tableau ci-dessous propose trois exemples d’actions de club. À vous de déterminer à quel(s) domaine(s) d’action correspond chacune de ces activités.

BUT DU ROTARY DOMAINES D’ACTION ACTIONS DE CLUB

Le Rotary a pour objectif de cultiver l’idéal de servir auquel aspire toute profession honorable et, plus particuliè-rement, s’engage à :

Les domaines d’action ont été formulés en 1920 à l’usage des Rotariens afin de préciser le But du Rotary

Ravalement extérieur d’une bibliothèque fréquentée par des lycéens locaux

Collecte de fonds pour une action au bénéfice des victimes d’une catastrophe naturelle à l’étranger.

Participation à une Journée d’orientation professionnelle au lycée de la ville.

PREMIÈREMENT – Mettre à profit les relations et contacts pour servir l’intérêt général ;

L’action intérieure englobe tout ce qu’un Rotarien doit faire au sein de son club pour contribuer à son bon fonctionnement.

DEUXIÈMEMENT – Observer des règles de haute pro-bité dans l’exercice de toute profession ; reconnaître la dignité de toute occupation utile ; considérer la profession de chaque Rotarien comme un vecteur d’action au service de la société ;

L’action profession-nelle encourage les Rotariens à servir autrui et observer des règles de haute probité dans le cadre de leurs professions.

TROISIÈMEMENT – Appliquer l’idéal de servir dans la vie privée, profession-nelle et publique ;

L’action d’intérêt pu-blic comprend toutes les actions mises en œuvre par le club pour améliorer la qualité de la vie dans sa collec-tivité.

QUATRIÈMEMENT – Faire progresser l’entente entre les peuples, l’altruisme et le respect de la paix par le biais de relations amicales entre les membres des professions, unis par l’idéal de servir.

L’action internatio-nale englobe toutes les actions humani-taires montées dans d’autres pays ainsi que la promotion de la paix et de l’entente mondiale.

Quelles autres actions suggèreriez-vous à ce club pour équilibrer son programme d’action ?



NOTES

SÉANCE 5 : ACTIONS

Polycopié 15 : Programmes du Rotary et de la FondationIndiquer parmi les programmes listés ceux auxquels votre club participe déjà ou envisage d’y participer.

PROGRAMME LE CLUB Y PARTICIPELE CLUB ENVISAGE D’Y PARTICIPER

Action d’intérêt public – Programme qui cherche à répondre aux besoins des collectivités locales

Interact – Club service pour les 14-18 ans parrainés par un Rotary club

Rotaract – Club service pour les 18-30 ans parrainés par un Rotary club

Amicales d’action du Rotary – Groupes internationaux de Rotariens, conjoints et Rotaractiens se réunissant pour monter des actions d’intérêt public internationales dans un domaine spécifique

UDC – Groupe de non Rotariens désirant servir leur collectivité parrainé par un Rotary club

Amicales professionnelles ou de loisirs – Groupes interna-tionaux de Rotariens, conjoints et Rotaractiens réunis autour d’un hobby ou d’intérêts professionnels communs

Échanges amicaux du Rotary –Programme d’échanges pour Rotariens et leurs familles permettant la promotion des liens internationaux et pouvant déboucher sur des partenariats pour des actions

Volontaires du Rotary – Programme offrant la possibilité à des Rotariens et autres de mettre leurs compétences au service d’actions

Youth Exchange – Programme pour lycéens (15-19 ans) visant à promouvoir la paix et l’entente internationale

RYLA – Programme de formation pour les jeunes sur le lea-dership, l’instruction civique et le développement personnel

Action professionnelle – Programme qui encourage les Rotariens à adopter une éthique élevée et à mettre leurs com-pétences professionnelles au service d’autrui

AIPM – Action montée par des clubs d’au moins deux pays différents

Subventions humanitaires – Programmes de la Fondation de soutien aux actions de service et humanitaires des clubs et districts

Programmes éducatifs – Programmes de la Fondation ayant pour objectif la promotion de la paix et de l’entente mondiale par le biais de programmes d’échanges culturels, d’étude et autres

PolioPlus – Programme de la Fondation de soutien à l’effort mondial d’éradication de la polio


83LA FONDATION ROTARY

6 La Fondation Rotary

La Fondation Rotary a pour mission de « permettre aux Rotariens de pro-mouvoir l’entente mondiale, la bonne volonté et la paix en œuvrant dans les domaines de la santé, de l’éducation et de la lutte contre la pauvreté. »

La Fondation Rotary permet aux clubs de participer et de contribuer à des programmes qui répondent aux besoins des populations du monde entier tout en permettant de faciliter les politiques de recrutement et de fidélisation du club. Les Rotariens impliqués dans les programmes de la Fondation sont plus enclins à soutenir financièrement la Fondation Rotary. Les programmes de la Fondation sont uniquement financés par les dons de Rotariens et de non Rotariens qui partagent l’idéal d’un monde meilleur.

ResponsabilitésEn tant que président élu :

Nommer et se réunir avec la commission Fondation de club.

Évaluer la participation actuelle du club aux programmes de la Fondation à l’aide du formulaire Objectifs du club : document de planifi-cation (annexe I).

Consulter l’historique des contributions de votre club à la Fondation sur Accès Membres.

Rappel

Les présidents, secrétai-res et trésoriers de club ainsi que les responsa-bles Fondation peuvent consulter l’historique des contributions du club à la Fondation à partir d’Accès Membres sur www.rotary.org.


Établir les objectifs de contributions et de participation aux programmes de votre club pour votre mandat à l’aide des formulaires Objectifs du club : document de planification et Fondation Rotary – Objectifs du club (distribués au SFPE et téléchargeables sur www.rotary.org).

Connaître les ressources disponibles.

En tant que président, vous devrez vous assurer de la réalisation tout au long de l’année des objectifs Fondation du club. Les stratégies suivantes vous seront utiles :

Consacrer au moins quatre réunions de club par an à la Fondation.

Demander à votre responsable Fondation de district les coordonnées d’Anciens de la Fondation prêts à partager leur expérience avec les membres de votre club.

Encourager les membres de votre club à participer aux programmes hu-manitaires et éducatifs de la Fondation.

Demander aux membres de votre club, et d’abord à ceux qui ne l’ont encore jamais fait, de contribuer à la Fondation.

Remercier personnellement les membres qui ont fait une contribution ou participé à un programme de la Fondation.

Avec l’aide de votre responsable Fondation, assurer une bonne supervi-sion des fonds de la Fondation.

La commission Fondation de club

La structure de cette commission dépend des objectifs Fondation du club. Dans certains cas, la nomination d’un responsable Fondation peut être suffisante. Mais si le club prévoit de faire une demande de subvention humanitaire, la nomination d’un responsable Subventions au sein de la commission Fondation peut s’avérer utile.

Il est recommandé de choisir comme responsable Fondation de club, et le cas échéant comme membres de cette commission, des Rotariens avec une expérience internationale et du bénévolat, et un vrai talent pour la communi-cation. Les anciens participants au programme sont aussi de bons candidats.

La commission Fondation doit développer et mettre en œuvre une stratégie de soutien à la Fondation Rotary comportant un volet Contributions finan-cières et un volet Participation aux programmes. Il est possible de modifier le règlement intérieur du club afin d’ajouter autant de sous-commissions que nécessaire.

Responsabilités :

Atteindre les objectifs Fondation de club pour l’année

Former les membres sur la Fondation

Encourager les Rotariens à participer aux programmes de la Fondation et à la soutenir financièrement

Communiquer aux membres du club les objectifs Fondation du district et des administrateurs de la Fondation

Assurer une bonne supervision des fonds de la Fondation

Rappel

Planifier réunions statutaires et activités spéciales à l’occasion des mois de la Fondation (novembre), de l’entente mondiale (février) et de l’alphabétisation (mars).

Rappel

Pour en savoir plus, consulter La commission Fondation de club.


Soutien au niveau du district

La commission Fondation du district et son responsable se tiennent à votre disposition pour répondre à vos questions, vous conseiller et vous mettre en rapport avec d’autres clubs.

Pour une vue d’ensemble des programmes de la Fondation et des possibili-tés qui s’offrent à votre club, consultez Fondation Rotary : récapitulatif des programmes.

Séminaire Fondation de districtCe séminaire de formation a pour but de mieux faire connaître la Fondation aux Rotariens, au premier rang desquels les présidents et responsables Fondation des clubs, en leur communiquant le message d’une organisation œuvrant pour la paix et l’entente mondiale.

Programmes de la Fondation Rotary

PolioPlus

Programmes éducatifs

Programmes humanitaires

PolioPlus

L’objectif de PolioPlus est la certification officielle de l’éradication mondia-le de la polio. Il important que les Rotariens de votre club restent informés et engagés jusqu’à ce que notre objectif soit atteint.

Plus d’un million de Rotariens du monde entier ont versé plus de 800 millions USD en dons au programme PolioPlus. Les Rotariens constituent un réseau efficace de bénévoles de terrain. Ils apportent leur soutien aux cliniques et mobilisent leur collectivité dans le cadre de campagnes de vac-cination et autres activités liées à l’éradication de la polio. Le programme PolioPlus permet aux Rotary clubs, districts et Rotariens d’apporter leur soutien bénévole afin d’atteindre l’objectif du Rotary d’un monde sans polio.

Reconnaissant l’engagement du Rotary et de son réseau important de bé-névoles dans l’éradication de la polio, la Fondation Bill & Melinda Gates a accordé à la Fondation deux subventions totalisant 355 millions de dollars. Le Rotary s’est engagé à collecter une contrepartie de 200 millions de dol-lars avant le 30 juin 2012. Plus d’un demi-milliard de dollars seront ainsi alloués par le Rotary International et la Fondation Gates pour atteindre notre objectif d’un monde sans polio.

Pour atteindre cet objectif, votre club peut :

Travailler avec les autorités locales pour assurer le maintien de taux de vaccination satisfaisants.

Contribuer au financement du programme PolioPlus et participer au Défi 200 millions de dollars du Rotary.

Organiser un collecte de fonds en faveur du Défi 200 millions de dollars du Rotary.


Consacrer une réunion à l’éradication de la polio.

S’assurer que les membres du club restent informés et impliqués jusqu’à ce que l’éradication soit atteinte.

Programmes éducatifsPar ses programmes éducatifs, la Fondation contribue à l’entente entre les peuples en offrant à des étudiants, des professeurs et des profession-nels l’opportunité de découvrir une autre culture et de nouer des amitiés durables. Ils découvrent également les opportunités offertes par le Rotary d’aider les plus défavorisés localement et à l’étranger.

Bourses d’études

Échanges de groupes d’étude (EGE)

Centres du Rotary pour études internationales sur la paix et la résolution des conflits

Pour en savoir plus, consulter le polycopié 17.

Les Rotariens participent à la sélection, l’orientation et l’accueil des partici-pants. Votre club peut participer à ces programmes de bien des manières :

En invitant des boursiers, étudiants des Centres du Rotary et membres d’équipe EGE à venir parler de leur expérience aux membres de votre club.

En parrainant la candidature d’un boursier, étudiant dans un Centre du Rotary ou de membres d’équipe EGE.

En les faisant connaître au grand public.

En fournissant des conseillers hôte et parrain aux participants.

Programmes humanitairesLe programme des subventions humanitaires de la Fondation met à la dis-position des clubs et districts différentes catégories de subventions corres-pondant à divers besoins de financement :

Subventions de contrepartie

Subventions de district simplifiées.

Pour avoir une description détaillée de ces programmes, consulter le poly-copié 17.

Les administrateurs de la Fondation Rotary ont établi que toute subvention humanitaire doit répondre aux conditions suivantes :

Répondre à des besoins humanitaires identifiés par les Rotariens locaux afin de permettre un développement durable.

Requérir la participation active des Rotariens.

Renforcer les liens entre Rotariens.

Gérer les fonds avec rigueur.

En tant que président de club, vous êtes responsable des activités de club financées par la Fondation. Travaillez avec votre commission Fondation, les commissions Fondation et Subventions du district à l’envoi régulier de rapports sur l’utilisation des fonds de la Fondation.

PROD: make text foo-tnote for educational programs

Rappel

Les conditions d’éli-gibilité et dossiers de candidature aux pro-grammes humanitaires et éducatifs de la Fondation sont disponibles dans le Catalogue [019-FR], sur le site www.rotary.org ou auprès de votre responsable Fondation de district


Anciens de la FondationDepuis 1947, plus de 110 000 personnes ont participé aux programmes de la Fondation. Votre club doit rester en contact avec les Anciens de sa région, lesquels sont d’excellents porte-parole pour la Fondation et ses pro-grammes, ainsi que des membres potentiels pour votre club et de possibles donateurs pour la Fondation. Les Anciens peuvent également aider votre club en :

Mettant en contact des Rotary clubs de pays différents pour monter des actions et nouer de nouvelles amitiés.

Faisant partager aux membres du club et aux médias leur expérience des programmes de la Fondation et l’impact qu’ils ont eu sur leur vie.

Faisant la promotion des programmes dans leur entourage.

Servant de conseiller lors des phases de sélection, d’orientation et d’ac-cueil de boursiers.

Pour en savoir plus sur les activités de club permettant de faire participer les anciens, contacter le coordinateur Anciens de la Fondation du votre région.

Financement des programmes de la Fondation

Les programmes humanitaires et éducatifs de la Fondation sont entière-ment financés par des dons. Ces contributions peuvent être versées soit au Fonds de participation aux programmes soit au Fonds permanent.

En tant que président élu, il vous appartient de remplir et retourner le formulaire Recherche de fonds – Objectifs du club qui vous sera remis lors du SFPE.

Le Fonds de participation aux programmes – Agir aujourd’hui Les contributions au Fonds de participation aux programmes sont la principale source de financement des programmes de la Fondation tels que les EGE, les bourses d’études, les subven-

tions de district simplifiées ou de contrepartie. Les Rotariens sont encoura-gés à prendre part à la campagne Un don, chaque année et de faire un don minimal annuel de 100 USD qui apportera un soutien vital aux program-mes de la Fondation. Afin de soutenir la campagne Un don, Chaque année, vous devrez :

Montrer l’exemple en versant votre contribution en début de mandat.

Demander à chaque membre de faire un don chaque année.

Présenter des actions remarquables financées par le Fonds de participa-tion aux programmes.

Remercier les Rotariens qui soutiennent la Fondation Rotary.


Le Fonds permanent – Assurer l’avenirLe Fonds permanent est un fonds de dotation qui permet d’assurer la pérennité des programmes de la Fondation Rotary, même si une partie de ses revenus d’investissement est allouée

chaque année au financement des programmes. Les dons au Fonds perma-nent prennent la forme de contributions directes, de dons d’actions, de legs ou de dons d’assurance-vie. Si vous connaissez un membre de votre club qui a la capacité de faire un don important à la Fondation Rotary, contactez le coordinateur régional de la Fondation de votre région.

Fonds PolioPlusLe Fonds PolioPlus sert à financer les efforts du Rotary dans le cadre de l’éradication de la Polio comme les Journées Nationales de vaccination (JNV) et les activités de surveillance. Les contri-butions en faveur du Fonds PolioPlus aident à atteindre le Défi

200 millions de dollars du Rotary. Les clubs doivent se mobiliser et sont encouragés à organiser une collecte de fonds spéciale dans leur collectivité. Les districts peuvent également faire don d’une partie de leur FSD en faveur du Défi 200 millions USD du Rotary.

SHARE et le Fonds spécifique de districtGrace au système SHARE, les dons faits à la Fondation Rotary se trans-forment en bourses d’études, subventions de contrepartie, financements d’équipes EGE et autres programmes et activités de la Fondation Rotary. Au travers de SHARE, les administrateurs de la Fondation donnent aux Rotariens la possibilité de choisir l’allocation des fonds vers un type spéci-fique de programme.

Tous les ans, les contributions des districts au Fonds de participation aux programmes sont réparties en deux catégories :

50 % vont au Fonds spécifique du district (FSD)

50 % vont au Fonds mondial

Le Fonds mondial finance les programmes internationaux de la Fondation Rotary auxquels tous les districts peuvent participer, tels que les EGE, les subventions de contrepartie ou 3-H. Les montants affectés au FSD permet-tent aux districts de financer les programmes de leur choix.

Le cycle de financement est de trois ans : les fonds sont utilisés trois ans plus tard, donnant ainsi suffisamment de temps aux clubs et districts pour planifier leurs actions et sélectionner les participants. De son côté, la Fondation investit ces fonds pendant trois ans et utilise les produits d’in-vestissement pour payer ses coûts administratifs et de recherche de fonds.

Le responsable Fondation du district autorise, après avoir consulté le gou-verneur, les membres de sa commission et bien souvent les clubs, l’utili-sation du FSD. Vous pouvez le contacter pour savoir comment le district compte utiliser son FSD.

Rappel

Pour connaître votre coordinateur régional de la Fondation Rotary, consulter www.rotary.org.


Gestion des fondsUne gestion rigoureuse des fonds de subvention doit être appliquée. Celle-ci doit être en accord avec le Critère des quatre questions et avoir les carac-téristiques suivantes :

Une planification détaillée des actions

Des demandes de subvention complètes et exactes

Une participation directe des Rotariens dans la mise en œuvre de l’action

De la transparence dans toute transaction financière

L’envoi dans les délais de rapports complets.

Pour plus d’information sur les meilleures pratiques de gestion des fonds, vous référer au polycopié 8.

Reconnaissance des contributions La Fondation Rotary a mis en place divers programmes destinés à recon-naître individus, clubs et autres donateurs pour leurs dons et promesses de dons à la Fondation.

À remettre à titre individuel Sustaining Member de la Fondation

Paul Harris Fellow (PHF)

PHF Multiple

Certificat Paul Harris Fellow à titre posthume

Donateur majeur

Membre du cercle Arch C. Klumph

Bienfaiteur

Fanion Fonds de participation aux programmes

Société des légataires de la Fondation Rotary

Certificat d’appréciation (individus, sociétés, organisations, etc.).

À remettre aux clubs Fanion Club 100 % Sustaining Members de la Fondation (décerné tous les ans)

Fanion Club Un don, chaque année (décerné tous les ans)

Fanion Trois meilleures moyenne de club, décerné tous les ans aux 3 clubs du district avec le plus haut niveau de dons per capita au Fonds de participation aux programmes.

Fanion Club 100 % PHF (sur demande).

Plan Vision pour l’avenir

Le conseil d’administration de la Fondation Rotary a adopté son plan Vision pour l’avenir, approche stratégique visant à remplir la mission de la Fondation tout en s’adaptant au monde d’aujourd’hui. Les administrateurs

Rappel

Pour plus de renseigne-ments sur les program-mes de reconnaissance, consulter la brochure Témoignages de recon-naissance.


de la Fondation ont suivi les recommandations d’un large échantillon de Rotariens et ont élaboré le plan Vision pour l’avenir, destiné à :

Simplifier les programmes de la Fondation et leur fonctionnement tout en respectant sa mission.

Concentrer les efforts de service sur la mission de la Fondation afin d’avoir un impact plus profond et durable.

Offrir un éventail de programmes pour aider les clubs et districts à atteindre leurs objectifs locaux et internationaux.

Améliorer le sentiment au niveau des districts et des clubs que la Fondation Rotary est leur Fondation en leur transférant plus de contrôle et d’autonomie dans leurs actions.

Nouvelle structure de subventionLe plan Vision pour l’avenir propose deux types de subventions :

Les subventions de district, attribuées en bloc aux districts pour le finan-cement d’actions locales et internationales de petite envergure. Les dis-tricts pourront utiliser jusqu’à 50 % de leur Fonds spécifique de district chaque année et administrer les subventions de manière autonome.

Les subventions mondiales, finançant des actions internationales de plus grande envergure à fort impact et aux résultats durables dans l’un des six domaines d’action stratégiques suivants :

Paix et prévention/résolution des conflits !

Prévention et traitement des maladies !

Eau et assainissement !

Santé de la mère et de l’enfant !

Alphabétisation et éducation de base !

Développement économique et local !

Les clubs et districts auront deux options : monter leurs propres actions s’inscrivant dans les domaines d’action stratégiques ou participer à des actions « clé en main » montées par la Fondation avec des organisations partenaires.

Les subventions mondiales montées par les clubs et districts sont financées par les parrains de l’action et une contrepartie de la Fondation provenant du Fonds mondial. Les subventions mondiales « clé en main » sont quant à elles financées à 100 % par le Fonds mondial et les organisations partenai-res. Les Rotariens assurent la mise en œuvre de l’action.

CalendrierLe plan Vison pour l’avenir va être testé sur une sélection de districts de 2010 à 2013 jusqu’à son déploiement en 2013-2014. Le calendrier de la phase pilote est le suivant :

2010-2011: Premières subventions octroyées aux districts pilotes. Près de 100 districts participent à la phase pilote de trois ans.

2011-2012: Octroi de subvention aux districts pilotes. Certains program-mes actuels de la Fondation Rotary sont abandonnés.


2012-2013: Octroi de subvention aux districts pilotes. Ajustement du nouveau modèle de subvention en fonction des suggestions émises par les districts pilotes. Certification et formation de tous les districts.

2013-2014: Nouveau modèle de subvention déployé à tous les districts et abandon des anciens programmes de la Fondation.

Ressources


Les ressources suivantes pourront vous aider à atteindre vos objectifs Fondation :

Fondation Rotary – Récapitulatif des programmes [219-FR] – Aperçu détaillé des programmes et services de la Fondation Rotary.

SpécialistesCommission Fondation de district – Cette commission gère les activités Fondation du district.

Commissions PolioPlus nationales – Agissent en tant que conseil au niveau local, régional et international sur la participation du Rotary aux efforts d’éradication de la polio.

Coordinateur régional de la Fondation (RRFC) – Rotarien nommé comme conseiller principal pour les clubs et districts d’une région sur tout ce qui a trait à la Fondation Rotary.

Adjoints du coordinateur régional de la Fondation – Aident les RRFC, !districts et clubs dans le cadre des contributions annuelles, des dons majeurs et de la participation aux programmes.

Coordinateur régional des Anciens de la Fondation (RFAC) – Aide !les RRFC, clubs et districts à renouer le contact avec les Anciens des programmes de la Fondation et à les impliquer dans les activités de la Fondation.

Coordinateur Défi de zone – Aide les RRFC, les districts et les clubs !dans leurs collectes de fonds en faveur du Fonds PolioPlus et du Défi 200 millions de dollars du Rotary.

Les services Fondation au siège et dans les bureaux régionaux – Des membres du personnel dévoués et compétents, prêts à répondre aux questions des Rotariens, des clubs et districts et à les conseiller.

Le centre d’appel de la Fondation Rotary – Pour répondre à vos ques-tions sur la Fondation (depuis l’Amérique du Nord : +1-866-976-8279 ou par email : [email protected]).

Rappel

Vous pouvez adresser vos questions sur le plan Vision pour l’avenir à [email protected]. Plus d’informations sont également disponi-bles sur www.rotary.org/futurevision.


Publications et outils d’informationLa commission Fondation du club [226E-FR] – Aperçu du rôle et des responsabilités de la commission ainsi qu’une liste des ressources à consulter.

Témoignages de reconnaissance [189-MU] – Brochure multilingue de présentation des programmes de reconnaissance de la Fondation Rotary.

En Finir avec la polio – Bulletin bimestriel qui fournit les dernières in-formations sur l’éradication mondiale de la polio et les efforts de collecte de fonds dans le cadre du Défi 200 millions de dollars du Rotary.

Un don, chaque année – pochette du club [958-FR] – Contient la brochu-re [957-FR], les autocollants pour le badge [956-MU] et diverses instruc-tions pour aider les clubs à promouvoir les contributions au Fonds de participation aux programmes

Politique relative à l’acceptation des dons (uniquement disponible en ligne) – Les types de dons acceptés par la Fondation, y compris dans le cadre du Fonds permanent.

La partie Fondation Rotary du formulaire Objectifs du club : Document de planification (annexe I) – Outil pour évaluer la situation du club et établir ses objectifs.

Brochure PolioPlus [323-FR] – Derniers résultats et statistiques des pro-grès réalisés dans le cadre de l’éradication, les contributions du Rotary et de ses principaux partenaires, ainsi que les défis à relever.

Brochure Défi 200 millions de dollars du Rotary [986-FR] – Destinée aux Rotariens et aux supporters non Rotariens de l’engagement du Rotary envers l’éradication de la polio.

La Fondation Rotary : l’année en chiffres [159-FR]

Rapport annuel du Rotary International et de la Fondation [187-FR]

www.rotary.org – Les pages Administration du club/Fondation Rotary contiennent de nombreuses informations telles que le rapport annuel de la Fondation Rotary, les objectifs de la Fondation et des informations sur ses programmes.

Ressources financièresContributions individuelles et d’entreprises locales

Subventions de la Fondation Rotary



A quels programmes de la Fondation votre club participe-t-il ?

Pourquoi votre club doit-il contribuer au Fonds de participation aux pro-grammes et au Fonds permanent ?

À quels programmes de la Fondation votre district participe-t-il ?


Comment pouvez-vous obtenir le soutien de votre collectivité dans le cadre du Défi 200 millions de dollars du Rotary ?

Quelles stratégies de promotion de la Fondation Rotary (participation à ses programmes et financement) ont déjà fait leurs preuves au sein de votre club ?


Notes


Je vais


La Fondation Rotary



NOTES

SÉANCE 6 : LA FONDATION ROTARY

Districts non pilotesPolycopié 17 : Programmes de la Fondation Rotary Étudier chaque programme de la Fondation. Répondre aux questions en groupe.

POLIOPLUS

Subventions PolioPlus Soutenir les activités de vaccination du Rotary International et des autres partenaires majeurs de l’Initiative mondiale pour l’éradication de la polio (Organisation mondiale de la Santé, Unicef et CDC d’Atlanta) en infor-mant les Rotariens sur les progrès accomplis, promouvoir une couverture médiatique précise, offrir un soutien aux volontaires participants aux Journées nationales de vaccination et fournir les ressources nécessaires pour empêcher la progression de la maladie dans les régions endémiques ou à risques.

Si votre club n’a jamais soutenu financièrement PolioPlus, où pouvez-vous vous renseigner sur le 1. programme ?

Comment allez-vous sensibiliser les membres de votre club et de votre collectivité à l’éradication 2. de la polio ?

Quel sera votre objectif de dons PolioPlus de votre mandat ?3.

Districts non pilotes Á utiliser pour le SFPE


117

NOTES


Districts non pilotesPROGRAMMES ÉDUCATIFS

Bourses d’études Bourses d’études à l’étranger pour étudiants et professionnels qualifiés qui ont une mission d’ambassadeurs de bonne volonté.

Échanges de groupes d’étude (EGE)

Offrent à de jeunes professionnels en début de carrière (de 25 à 40 ans) la possibilité de participer à un échange culturel et professionnel. Le pro-gramme prend en charge le voyage des équipes dans des régions jumelées de deux pays.

Bourses des Centres du Rotary

Permet à des boursiers de suivre un master sur la paix et la résolution de conflit dans un Centre du Rotary ou un certificat de trois mois à l’univer-sité Chulalongkorn à Bangkok (Thaïlande).

Comment allez-vous procéder au recrutement de candidats dans votre collectivité ?1.

Existe-t-il dans votre club une procédure de sélection des candidats ? 2.

Comment impliquer les anciens de la Fondation et les participants actuels ? Votre club reste-il en 3. contact avec les anciens boursiers ? De quelle manière ?

Quel sera votre objectif en termes de programmes éducatifs pendant votre mandat ?4.



NOTES


Districts non pilotesPROGRAMMES HUMANITAIRES

Subventions de contrepartie

Fournissent une contrepartie aux contributions des Rotary clubs et des districts dans le cadre d’actions humanitaires internationales montées en coopération avec deux clubs et/ou districts de deux pays différents.

Subventions de district simplifiées

Permettent aux districts de monter des actions humanitaires ponctuelles bénéficiant à la collectivité. Les districts peuvent demander par année rotarienne jusqu’à 20 % de leur FSD en une subvention pour financer leurs actions locales et internationales.

Comment obtenir un consensus quant au choix d’une action de club ?1.

Comment allez-vous collecter des fonds pour participer à une subvention humanitaire ?2.

Comment allez-vous promouvoir votre action localement et à l’étranger ?3.

Comment évaluer une action ? 4.


99RELATIONS PUBLIQUES

7 Relations publiques

L’avenir du Rotary repose sur de bonnes relations publiques. Il s’agit de délivrer un message efficace et de projeter l’image d’un Rotary crédible, répondant aux besoins actuels. Ce message doit aussi motiver les Rotariens à s’impliquer dans les clubs et districts. Chaque club doit développer son propre plan, qu’il s’agisse de promouvoir le Youth Exchange dans le bulle-tin du club ou d’assurer la couverture médiatique d’une action particulière-ment réussie.

ResponsabilitésEn tant que président élu :

Nommer une commission Relations publiques et planifier avec elle les initiatives de relations publiques de votre club

Revoir les initiatives actuelles à l’aide d’Objectifs du club : document de planification (annexe I)

Fixer des objectifs annuels à l’aide d’Objectifs du club : document de planification

Monter des actions susceptibles d’intéresser les médias.

Une fois président du club :

Être le porte-parole du club ou choisir un Rotarien du club connaissant bien le Rotary susceptible d’occuper cette fonction


Informer les décideurs locaux, les jeunes et les autres associations de la région des activités du club et de la mission du Rotary

S’assurer que tous les membres du club connaissent la mission du Rotary, son historique, les programmes et activités

Maintenir des contacts avec les médias locaux

Encourager tous les membres du club à saisir toute occasion de promou-voir le Rotary et sa mission

Informer les médias de toute action ou activité réussie illustrant les ob-jectifs du Rotary

De bonnes relations publiques permettent au club :

d’obtenir du soutien en temps et en argent

d’établir des liens avec les autres associations de la région

de recruter des membres qualifiés

de faire connaître les contributions des Rotariens dans la région

de corriger les idées fausses sur votre club et le Rotary

La commission Relations publiques

La commission Relations publiques développe un plan d’action afin d’in-former le public sur le Rotary et de promouvoir les actions et activités du club. Porte-parole principal du club, le président participe à la mise en place du plan de relations publiques et à son évaluation continue. La commission Relations publiques est une des cinq commissions permanen-tes du club. Le règlement intérieur du club peut être modifié pour y ajouter les responsabilités spécifiques de cette commission et les noms des sous-commissions le cas échéant.

Pour cette commission, on choisira de préférence des Rotariens connaissant très bien le Rotary et le club, et étant de bons orateurs. Le responsable sera un spécialiste de la communication ou des relations publiques, quelqu’un possédant une certaine expérience des médias locaux.

Responsabilités :

Atteindre les objectifs de relations publiques du club (voir Objectifs du club : document de planification, section Relations publiques)

Se familiariser avec les ressources du R.I.

Sensibiliser les membres du club, les médias et le public aux activités du club

Améliorer les actions et activités afin de les rendre plus attractives pour les médias

Façonner une image publique favorable au développement de l’effectif

Rappel

Consacrer des réunions statutaires et prévoir des activités spéciales à l’occasion du mois de la sensibilisation au Rotary (janvier).

Rappel

Pour en savoir plus, consulter aussi La com-mission Relations publi-ques de club [226C-FR].


Les volets des relations publiques

Des relations publiques efficaces demandent du temps, des efforts et une bonne planification. Au moment de développer son plan d’action avant le début de l’année, la commission Relations publiques du club doit choisir son auditoire, les stratégies et outils à utiliser, et les activités à promouvoir.

AuditoireL’image du Rotary dans la collectivité repose sur des relations publiques ciblées en fonction de l’auditoire concerné :

Journalistes, reporters des médias (télévision, radio, presse ou internet)

Pouvoirs publics locaux

Monde des affaires

Société civile

Monde associatif

Bénéficiaires des actions du Rotary et des clubs

Étudiants et éducateurs

Médias/journalistes spécialisés (éducation, santé, etc.)

Types de médiaLe terme médias est un terme générique qui recouvre télévisions, radios, presse écrite, agences de dépêches, Internet, publications d’autres organisa-tions et institutions. La concurrence pour l’accès aux médias est telle qu’il est recommandé de faire preuve de créativité et d’essayer d’autres possibi-lités :

Panneaux d’affichage ou autre emplacement (panneaux en gares routiè-res et ferroviaires, aéroport, etc.)

Journaux professionnels

Chaines câblées locales

Programmes de radio spécialisés (entretiens)

Bulletins d’entreprises, d’organisations ou d’associations

Nouveaux médias (blogs, réseaux sociaux en ligne, podcasts, etc.)

Communiqué de presseMoyen le plus simple et le plus couramment utilisé pour véhiculer des informations en direction des medias, le communiqué de presse peut attirer leur attention sur un événement et leur servir de base à un article. Un communiqué de presse doit être objectif et concis, et doit répondre aux questions suivantes : qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment ?

Considérer ces quelques conseils de rédaction :

Envoyer les communiqués de presse dans le corps de l’e-mail plutôt qu’en documents attachés qui sont souvent filtrés ou bloqués par les messageries de courrier électronique

Éviter d’écrire « Communiqué de presse » dans la ligne sujet et lui attri-buer plutôt un titre précis


Prendre le temps d’identifier les coordonnées personnelles d’un jour-naliste spécifique à qui envoyer votre e-mail et plutôt qu’à une adresse générique.

Fiches-infoInformations générales sur le Rotary, son histoire, ses objectifs et les prio-rités de son action. En interne, les Rotariens utilisent les fiches-info pour informer les nouveaux membres. À l’externe, elles servent à présenter le Rotary et ses activités aux membres potentiels et au public, et sont distri-buées aux médias qui y trouvent d’importantes informations de base. Ces fiches sont disponibles sur www.rotary.org.

Actions et manifestations intéressant les médiasAction qui répond à un besoin de la collectivité ou illustre une tendance actuelle

Action internationale parrainée par votre club ou à laquelle participe un membre du club

Action impliquant des jeunes ou un membre éminent de la collectivité

Intervention d’une personnalité éminente à une réunion du club

Intervention d’un participant à un programme du R.I. ou de la Fondation présentant son expérience dans une autre culture

Activité Interact et Rotaract

Anniversaire du club ou d’un programme

Événement avec un fort contenu visuel.

Autres initiatives possibles pour promouvoir votre club et le Rotary :

Parrainer ou participer à des évènements spéciaux tels qu’un marathon, une campagne de recyclage ou une opération de collecte de fonds

Monter une exposition mobile qui sera présentée en divers endroits de la collectivité

Publicité dans des journaux et magazines, sur des panneaux d’affichage ou sur des bus, ou encore dans des gares et aéroports

Développer de bonnes relations avec le personnel Relations publiques d’autres organisations

Encourager les Rotariens à porter leur insigne du Rotary

Communiquer des informations sur le Rotary dans un forum en ligne, sur un calendrier local, un blog ou sur le site Internet d’une autre organi-sation

Répondre aux questions sur le Rotary

En tant que porte-parole du club, vous aurez peut-être à intervenir en diverses occasions devant un public non rotarien, y compris des membres des médias. Préparez quelques phrases concises et précises permettant de présenter le Rotary et votre club.

Rappel

Pour en savoir plus, consulter Relations publi-ques efficaces : sugges-tions aux clubs [257-FR] ou www.rotary.org.


Vous devrez être en mesure de répondre en 25 mots aux questions de base suivantes :

Qu’est-ce que le Rotary ?

Qui sont les Rotariens ?

Que fait le Rotary ?

Pour être efficace, une réponse doit être positive, basée sur des faits, précise et brève. Consulter les messages clés du Rotary, annexe H.

Ressources


Les ressources suivantes sont disponibles pour soutenir les efforts de rela-tions publiques de votre club.

Relations publiques efficaces -– Suggestions aux clubs [257-FR] – Guide pratique pour promouvoir les actions du club auprès de la collectivité et des membres potentiels.

SpécialistesAdjoints du gouverneur

Commission Relations publiques de district – Rotariens nommés pour fournir aux clubs les ressources leur permettant de développer leur image

Personnel Relations publiques au siège – Aide les clubs, les districts et le Rotary dans leurs efforts de relations publiques

Correspondant CDS – Personnel du R.I. ou des bureaux régionaux pou-vant répondre aux questions administratives ou vous orienter vers les services du R.I. ou de la Fondation appropriés

PublicationsLa commission Relations publiques du club – Responsabilités et ressour-ces

Matériel de la campagne L’humanité en action – Contient des outils de relations publiques dont des messages d’intérêt public pour la télévision, la radio, la presse, Internet et les panneaux publicitaires pour promou-voir les efforts des Rotariens dans les domaines critiques comme l’éradi-cation de la polio et la paix et susciter l’intérêt de membres potentiels

Travailler avec les médias en cas de crise [515-FR]

Objectifs du club : document de planification (annexe I) – Outil d’éva-luation et de planification permettant d’établir les objectifs du club

Rappel

Le gouverneur, ses adjoints ou le responsa-ble Relations publiques de district peuvent conseiller et aider les clubs à prévenir ou à ré-soudre des problèmes en cas de crise. Consulter aussi Travailler avec les medias en cas de crise [515-FR].


Identité visuelle du Rotary [547-FR] – Normes standard pour la concep-tion et l’impression des publications rotariennes, sites web et autres documents de communication. Directives pour l’utilisation correcte de l’emblème du Rotary, des couleurs à employer, de mise en page, et conseils pour les graphismes et photographies

Fiches-Info – Fiches-Info sur le Rotary à télécharger gratuitement sur www.rotary.org

Photothèque en ligne du Rotary – Des centaines de photos d’actions et d’activités rotariennes saisies par l’objectif des photographes du R.I.

PR Tips – Bulletin d’information électronique bihebdomadaire en an-glais. Abonnement gratuit sur www.rotary.org/newsletters

RVM : Le magazine en images – Chaque DVD contient plusieurs reporta-ges sur l’action et les succès des Rotariens à travers le monde

Voici le Rotary [001-FR] – Brochure illustrée donnant un bref aperçu du Rotary aux futurs Rotariens et au public

Le Rotary en bref [419-FR] – Fiche au format carte de visite répondant aux principales questions sur le Rotary

www.rotary.org – La section Relations publiques des pages Administration du club propose des informations pour travailler avec les médias, promouvoir le Rotary ainsi que les messages de la campagne L’humanité en action


Quel est votre rôle en ce qui concerne les relations publiques de votre club ?

Quels sont les types de médias dans votre région ?


Quelles sont les activités porteuses d’un point de vue médiatique ?

Comment vous préparer à votre rôle de porte-parole du club ?


Annexe H Message clés du RotaryCes messages sont à incorporer dans vos publications ou lorsque vous prenez la parole en public.

Le Rotary est une des plus importantes et plus influentes organisations internationales de service humanitaire au monde.

Le Rotary compte environ 1,2 million de membres dans le monde répartis dans près de 33 000 clubs dans plus de 200 pays et régions.

L’organisation répond bénévolement aux besoins des collectivités à travers le monde depuis 1905.

Le Rotary est un réseau mondial de professionnels issus du monde des affaires, des professions libérales et du monde civique.

Dans leur action bénévole, les Rotariens tissent des liens d’amitié et agrandissent leur réseau de contacts professionnels.

La participation des Rotariens à des actions internationales leur permet de s’ouvrir à d’autres cultures et de faire progresser l’entente entre les peuples.

Le Rotary assure la promotion de la paix et de l’entente internationale au travers de ses programmes éducatifs et humanitaires.

Il parraine le plus important programme privé de bourses internationales au monde. Depuis 1947, environ 38 000 étudiants de 100 pays sont ainsi devenus des ambassadeurs culturels. Les connais-sances acquises à l’étranger leur permettent d’aider la collectivité à leur retour. Le Rotary a consa-cré approximativement 500 millions de dollars au financement de bourses d’études

Les Rotary clubs montent chaque année des milliers d’actions humanitaires en réponse aux problè-mes générateurs d’instabilité sociales et de conflits (faim, pauvreté, santé et illettrisme).

La priorité absolue du Rotary est d’éradiquer la polio.

Depuis 1985, les Rotariens ont fait don de leur temps et de leur argent pour vacciner plus de 2 milliards d’enfants dans 122 pays.

À ce jour, le Rotary a déjà contribué 800 millions de dollars aux efforts d’éradication de la polio.

En 2007 et 2009, la Fondation Bill & Melinda Gates a octroyé au Rotary International deux sub-ventions d’un total de 355 millions de dollars en contrepartie desquelles le Rotary s’est engagé à collecter 200 millions de dollars avant le 30 juin 2012.

Les efforts du Rotary et de ses partenaires ont permis de réduire de 99 % les cas de polio.Le nombre de cas de polio est passé de 350 000 en 1998 à 1 315 en 2007.

La polio continue cependant de menacer les enfants dans certaines zones d’Afrique et d’Asie du Sud.

Seuls quatre pays demeurent endémiques, l’Afghanistan, l’Inde, le Nigeria et le Pakistan.


Notes


Je vais


Les relations publiques



NOTES

SÉANCE 7 : RELATIONS PUBL IQUES

Polycopié 19 : Le club et les relations publiques – Étude de cas

Veuillez lire l’étude de cas suivante et formulez étape par étape une campagne de relations publiques pour le Rotary club de Royal Gardens. Cette campagne devra comprendre trois ou quatre initiatives de relations publiques en direction des médias et de la collectivité.

Le Rotary club de Royal Gardens est implanté dans une ville prospère de 35 000 habitants. Les 40 membres du club reflètent la diversité socioprofessionnelle de la ville. Le club a monté de nombreuses actions de proximité au service de la collectivité. La plus réussie a consisté à venir en aide aux personnes âgées de la ville en organisant la livraison de repas, la prise en charge de travaux de réparation ainsi que l’organisation de visites à l’hôpital.

Le club a également collaboré avec les écoles de la ville pour sélectionner un étudiant dont la can-didature a été retenue par le district pour recevoir une bourse d’études. L’étudiante qui étudie les effets du réchauffement de la planète sur le niveau des océans, informe régulièrement le club de ses expériences.

Des personnalités locales viennent régulièrement aux réunions du club parler de questions impor-tantes pour la collectivité. Les membres sont assidus et leur enthousiasme reste entier.

Un sondage informel fait par le club a révélé que les efforts du club sont méconnus de la collec-tivité. Certaines personnes ont même répondu que pour elles, le Rotary était un club d’hommes d’un certain âge.

Plusieurs membres ont déploré la difficulté à attirer de nouveaux membres ainsi que le manque de reconnaissance de la collectivité pour les services rendus par le club. Les activités du club n’ont fait l’objet d’aucune couverture médiatique depuis cinq ans.

Considérez les questions suivantes : Comment le club doit-il procéder pour transmettre aux médias des informations générales sur le Rotary et sur le club ?

Quels volets des activités du club sont-ils susceptibles d’intéresser les médias ? À quel type de médias chaque volet correspond-il le mieux ?

En quoi les programmes du club pourraient-ils intéresser les médias locaux ?

Quelles mesures le club doit-il prendre pour attirer les membres potentiels en les informant de ses activités en cours et des avantages à être membre du club ?


109FORMULATIONS DES OBJECTIFS

8 Définition des objectifs

Votre rôle en tant que président élu est d’aider votre club à définir des objectifs annuels pour lui permettre d’atteindre les buts qu’il s’est fixés dans le cadre de sa réflexion stratégique. Avant de définir les objectifs, vous devez évaluer les forces et les faiblesses de votre club et déterminer de quelle manière il pourra améliorer ses points forts et corriger ses lacunes. Il est important d’inclure tous les membres du club à la formulation des objectifs.

ResponsabilitésEn tant que président élu, vous avez les responsabilités suivantes :

Connaître les caractéristiques d’un objectif efficace.

Définir ou évaluer vos objectifs à long terme pour qu’ils reflètent la vision et le plan stratégique de votre club.

Établir des objectifs annuels en harmonie avec les objectifs à long terme du club.

S’assurer qu’un plan d’action a été élaboré pour chaque objectif.

Poursuivre les objectifs établis et les évaluer régulièrement.

Motiver les membres du club à atteindre les objectifs.


Réflexion stratégique

Pour garantir le succès de votre mandat, vous devez formuler des objectifs reflétant la vision et le plan stratégique de votre club. Une réflexion straté-gique sur 3 à 5 ans guidera le club vers sa vision et lui permettra de mener à bien le But du Rotary. Une fois l’évaluation de votre club réalisée, vous pourrez établir des objectifs permettant de remédier à ses faiblesses et de développer ses points forts dans des domaines clés du plan stratégique du club.

Si votre club n’a pas encore entamé de réflexion stratégique, l’équipe de leadership du club qui comprend le président en exercice, le président nommé et le président sortant doit envisager de s’y consacrer (se référer au polycopié 21 : Guide de réflexion stratégique). Une réflexion stratégique :

Permet à tous les membres de s’impliquer dans l’avenir du club.

Assure la continuité au sein du club.

Se concentre sur les problèmes auxquels le club est confronté et les défis à relever.

Favorise le travail en équipe et l’engagement des membres à résoudre des problèmes stratégiques.

La réflexion stratégique inclut d’une part l’élaboration d’une vision, d’autre part la formulation d’objectifs pour y parvenir.

Des objectifs efficaces doivent être :

Fédérateurs. Définition participative des objectifs. Ceux qui les établis-sent s’engagent à les mettre en place.

Quantifiables. Évaluer les résultats obtenus ne doit pas être un problème en fin d’année.

Ambitieux. Un objectif allant au-delà des réalisations passées du club.

Réalistes. Les objectifs doivent tenir compte des ressources disponibles.

Définis dans le temps. Se fixer un calendrier et des délais précis.

Les objectifs pourront être liés aux activités suivantes :

Effectif

Actions

Fondation Rotary (participation et contributions)

Relations publiques

Administration

Une retraite ou une assemblée de club peut être l’occasion idéale pour les membres du club d’élaborer la vision qu’ils ont pour l’avenir de leur club. Établissez en compagnie des autres dirigeants du club une ébauche des ob-jectifs à long terme. Déterminez quelles seront les commissions chargées du suivi de chaque objectif et élaborez des étapes pour les atteindre (objectifs annuels).

Rappel

Pour en savoir plus sur le Plan stratégique du R.I. et le Plan Vision pour l’avenir de la Fondation Rotary, consulter www.rotary.org.


Objectifs annuels

Le formulaire Objectifs du club – document de planification (annexe I) est un outil qui vous permet d’évaluer l’état actuel de votre club, d’établir les objectifs annuels avec votre équipe de leadership de club et de formuler des stratégies pour les atteindre.

Vous allez travailler sur ce document au cours du SFPE et de l’assemblée de district. Une fois rempli, il devra être transmis à votre gouverneur avant le 1er juillet.

Élaborer un plan d’actionUne fois les objectifs établis, il s’agit de formuler un plan d’action. La mise en place de vos objectifs va revenir aux responsables de commission et aux membres du club. Vous devez pour chaque objectif vous assurer qu’un plan d’action a été formulé et en effectuer le suivi. Un plan d’action requiert de :

Établir un calendrier

Définir les différentes étapes nécessaires à l’atteinte de l’objectif

Identifier les ressources et les outils à disponibles

Nommer un responsable pour chaque étape

Définir les critères d’évaluation des progrès du club

Évaluer les progrès accomplis

Réajuster au besoin la réflexion stratégique.

ÉvaluationUne fois les objectifs atteints, vous devez évaluer les résultats avec les personnes impliquées. Il s’agit de définir quelles stratégies ont fonctionné et celles qui ont échoué. Appliquer le fruit de ces évaluations aux autres objectifs et transmettre vos conclusions aux présidents élus et nommés.

Le formulaire Objectifs du club – document de planification pourra être utilisé tout au long de votre mandat pour mesurer les progrès accomplis et mettre en place de nouvelles stratégies. Il s’agit d’un outil de travail qui peut être mis à jour. Revoyez ce document avec le gouverneur et son ad-joint à l’occasion de leurs visites de club.


Ressources


Les ressources suivantes pourront vous aider à définir vos objectifs :

Objectifs du club – document de planification (annexe I) – outil de travail principal des dirigeants de club. Il est axé sur l’effectif, les actions, la Fondation, la formation des dirigeants, les relations publiques et l’administration du club.

Personnel du R.I.Correspondants aux services CDS (Support Clubs & Districts) – le per-sonnel du siège et des bureaux régionaux peut répondre aux questions administratives ou vous diriger vers les services compétents.

PublicationsCitation présidentielle – Dépliant [900A-FR] – dépliant détaillant le pro-gramme de la citation présidentielle pour l’année en cours.

Guide de réflexion stratégique (disponible en ligne) – outil pour aider les clubs à entamer leur réflexion stratégique. Comprend des fiches de travail et des informations pour définir les objectifs et un plan d’action pour les atteindre.


Votre club a déjà un plan stratégique. Comment l’intégrer à vos objectifs ?

Votre club n’a pas de plan stratégique. Comment allez-vous obtenir le sou-tien de votre club pour en élaborer un ?


Quelle vision avez-vous pour votre club ?

Quels objectifs de cette année allez-vous conserver durant votre mandat ?

Comment allez-vous vous assurer que vos Objectifs du club ont été atteints ?


Notes


Je vais


Formulation des objectifs



Guide de ré!exion stratégique

Polycopié 21Á utiliser pour le SFPE


Processus

1. Le club aujourd’hui

–

–

–

–

2. Le club dans 3 ans

3. Comment y parvenir

–

–

–

–

4. Évaluation des progrès

Modèle de réflexion stratégique La réflexion stratégique inclut d’une part l’élaboration d’une vision, d’autre part la formula-tion d’objectifs pour y parvenir. Ces derniers seront évalués régulèrent et réajustés si besoin est.

OBJECTIFS ANNUELS

OBJECTIFS ANNUELS

OBJECTIFS ANNUELS

OBJECTIF À 3 ANS

OBJECTIF À 3 ANS

OBJECTIF À 3 ANS

VISION

ÉVALUATION RÉGULIÈRE



Ré!exion stratégique – Grille de questionnement

1. Le club aujourd’hui

Date :

Situation actuelle :

Forces : Faiblesses :

2. Le club dans 3 ans

Date :

Futures caractéristiques essentielles du club :

Fiche à compléter durant le processus de réflexion stratégique décrit page 2.



3. Comment y parvenir ?

Pour atteindre notre vision, les objectifs suivants doivent être remplis :

Objectifs à 3 ans :

N.B. : Vous pouvez choisir autant d’objectifs à 3 ans et annuels que vous le souhaitez.

1er objectif à 3 ans

Objectifs annuels Echéances Ressources à utiliser

2e objectif à 3 ans


3e objectif à 3 ans


4. Évaluation des progrès

Listez les actions que vous allez entreprendre pour assurer le suivi des objectifs et de leur atteinte :


119DOCUMENTS IMPORTANTS

9 Documents importants


Objectifs du club : document de planification 1

Annexe I OBJECTIFS DU CLUB :DOCUMENT DEPLANIFICATION

Rotary International

Ce document, basé sur le Plan de leadership de club, est un outil permettant aux clubs de faire le point etd�’élaborer des objectifs pour l�’année à venir. Outre les stratégies présentées dans chaque section, les clubssont encouragés à développer leurs propres stratégies pour atteindre leurs objectifs. Ce document est àremplir par les présidents élus et à soumettre à leur adjoint avant le 1er juillet.Vous pouvez aussi télécharger ce document sur www.rotary.org

Rotary club de Année de mandat

Président

Adresse

Téléphone Fax E mail

EFFECTIF

Situation actuelle

Nombre actuel de membres

Nombre de membres au 30 juin précédent , au 30 juin il y a 5 ans

Nombre d�’hommes Nombre de femmes

Moyenne d�’âge . Nombre d�’Anciens de la Fondation

Nombres de Rotariens membres depuis

Un à trois ans Trois à cinq ans Cinq à dix ans

Nombre de membres ayant proposé un nouveau membre lors des deux dernières années

L�’effectif du club reflète t il la diversité de la collectivité dans les catégories suivantes ?

Profession Âge Sexe Ethnicité

Notre liste de classification a été mise à jour le et contient classifications,(date) (nombre)

dont sont vacantes.(nombre)

Décrire le programme actuel d�’orientation des nouveaux membres :

Décrire le programme de formation continue des membres nouveaux et anciens :

Notre club a parrainé un nouveau club dans les 2 années précédentes Oui Non

Nombre d�’Amicales du Rotary auxquels nos membres appartiennent :

Août 2009



Quels sont les atouts de votre club susceptibles d�’attirer des nouveaux membres ?

Quels sont les obstacles au recrutement dans votre club ?

Objectifs

Objectif de notre club au 30 juin : membres.(année) (chiffre)

Nouvelles possibilités de recrutement dans la région :

Comment le club a t il l�’intention d�’atteindre ses objectifs en matière d�’effectif ? (plusieurs réponses

possibles)

Avec un plan de fidélisation articulé autour de la participation, de la formation continue et de lacamaraderie et destiné à maintenir un enthousiasme élevé.En s�’assurant que la commission Effectif est au fait des techniques de recrutement efficaces.En veillant à ce que la politique de recrutement du club reflète la diversité de la région.En expliquant clairement aux candidats ce qu�’on attend d�’eux.En mettant en place un programme d�’orientation des nouveaux membres.

En créant une brochure

En affectant un Rotarien expérimenté à chaque nouveau membre.En témoignant reconnaissance aux Rotariens qui parrainent de nouveaux membres.En encourageant les Rotariens à joindre une Amicale du Rotary.En participant au Prix du Rotary pour le développement de l�’effectif.En parrainant un nouveau club.

Autres (veuillez préciser) :

Mesures à prendre :

LES ACTIONS

Situation actuelle

Nombre de participants au Youth Exchange accueillis parrainés

Nombre de clubs Interact parrainés par le club , de clubs Rotaract , d�’unités de développementcommunautaire (UDC)

Nombre de séminaires RYLA

Nombre d�’Échanges amicaux du Rotary

Nombre de Volontaires du Rotary inscrits

Nombre d�’actions internationales

Nombre d�’autres actions en cours



Objectifs

Notre club a établi les objectifs suivants pour l�’année rotarienne à venir :

Au niveau local :

À l�’international :

Comment notre club a t il l�’intention d�’y parvenir ? plusieurs réponses possibles

En confiant la planification et la mise en �œuvre des actions à des Rotariens expérimentés.En réalisant une évaluation des besoins de la collectivité pour identifier les actions possibles.En passant en revue les actions en cours pour s�’assurer qu�’elles sont utiles et motivantes pour lesRotariens.En identifiant les problèmes locaux auxquels le club souhaite répondre par ses actions.En déterminant si les collectes de fonds répondent aux besoins en financement du club.En impliquant tous les membres.En évaluant la satisfaction des collectivités bénéficiant de l�’action.En reconnaissant les efforts des Rotariens qui s�’impliquent dans les actions du club et leur fontbénéficier de leurs compétences.En trouvant un club partenaire pour monter une action internationale.En participant à :

Interact Les Échanges amicaux du Rotary RYLARotaract Les Volontaires du Rotary Les Échanges de jeunesUDC L�’action d’intérêt public mondial (AIPM)

En utilisant une subvention de la Fondation pour soutenir une action du club.En listant une action ayant besoin de financement, de dons en nature ou de bénévoles sur la base dedonnées ProjectLINK.Autres (veuillez préciser) :


LA FONDATION ROTARY

Situation actuelle

Nombre de subventions reçues :

Subventions de district simplifiées Subventions de contrepartie

Bourses de la Fondation Nb. de candidats soumis sélectionné(s) accueilli(s)

Équipes EGE Nb. de candidats soumis sélectionné(s) accueilli(s)

Centres du Rotary Nb. de candidats soumis sélectionné(s) accueilli(s)

Contributions à PolioPlus

Contributions au Fonds de participation aux programmes



Contributions au Fonds permanent

Nb. de Paul Harris Fellows Nb. de Bienfaiteurs Nb. de dons majeurs

Nb. de Sustaining Members de la Fondation Rotary Nb. de Membres de la Société deslégataires

Nombre d�’Anciens de la Fondation recensés par votre club

Objectifs

Notre club a choisi les objectifs suivants pour l�’année à venir (tels qu�’indiqués dans le formulaire Recherchede fonds �– Objectifs de club ) :

Collectes de fonds en faveur de PolioPlus .

Contribution de notre club au Fonds de participation aux programmes .

Donateurs majeurs . Bienfaiteurs .

Membres de la société des légataires .

Notre club participera aux programmes suivants :

Comment le club a t il l�’intention d�’atteindre ses objectifs Fondation ?

En nommant une commission Fondation dont les membres connaissent les programmes de laFondation et sont décidés à rechercher les contributions des Rotariens en sa faveur.En rappelant aux membres que ce sont les dons à la Fondation qui financent ses programmes.En organisant en Novembre (mois de la Fondation) et chaque trimestre, une réunion de club sur laFondation.En présentant brièvement un aspect de la Fondation lors de chaque réunion de club.En présentant aux membres les programmes offerts par la Fondation.En inscrivant le responsable Fondation au séminaire Fondation de district.En utilisant les subventions de la Fondation pour soutenir les actions internationales du club.En reconnaissant les contributions financières des Rotariens et leur participation aux programmes dela Fondation.En encourageant chaque membre à faire Un don, chaque année.En participant à :

Échange de groupes d�’étude (EGE) PolioPlusSubventions de contrepartie Bourses d�’étudesSubventions de district simplifiées Bourses des Centres du Rotary

En invitant des Anciens et des participants actuels aux programmes de la Fondation à s�’impliquerdans les activités du club.Autres (veuillez préciser) :




FORMATION DES DIRIGEANTS

Situation actuelle

Nombre de dirigeants du club ayant participé à :

Assemblée de district Séminaire Fondation de district

Séminaire Effectif de district Séminaire de perfectionnement

Conférence de district

Nombre de membres du club ayant des responsabilités au niveau du district

Nombre de visite effectuée cette année par l�’adjoint du gouverneur

Objectifs

Notre club a choisi les objectifs suivants pour l�’année à venir :

Comment le club prévoit il de former les dirigeants du Rotary ?

En envoyant le président élu au SFPE et à l�’assemblé de district.En demandant aux responsables de commissions de participer à l�’assemblée de district.En incitant les anciens présidents à participer au séminaire de perfectionnement.En nommant un chargé de formation de club.En mettant en place un programme de formation au leadership.En faisant appel aux compétences de l�’adjoint du gouverneur en charge du club.En encourageant les nouveaux membres à prendre des responsabilités au sein des commissions.En demandant aux membres de visiter d�’autres clubs pour échanger des idées.Autres (veuillez préciser) :


RELATIONS PUBLIQUES

Situation actuelle

Faire la liste des activités du club ayant fait l�’objet d�’une couverture médiatique (préciser télévision, radio,presse, Internet, etc.) :

Objectifs

Notre club a choisi les objectifs suivants pour l�’année à venir :

Comment le club a t il l�’intention d�’atteindre ses objectifs de relations publiques ?

En confiant les relations publiques à des Rotariens experts en la matière, au fait des techniques descampagnes multimédias.



En médiatisant toutes les actions du club.En conduisant un programme de sensibilisation du public au Rotary axé sur les décideurs et desprofessions libérales.En plaçant un message d�’intérêt public auprès d�’une télévision, radio ou dans la presse locale.Autres (veuillez préciser) :


ADMINISTRATION

Situation actuelle

Votre club a t il adopté le Plan de leadership de club ? Oui Non

Date et fréquence de réunion du comité de club

Quand les assemblées de club se tiennent elles ?

Comment est préparé le budget du club ?

Est il vérifié par un expert comptable indépendant ? Oui Non

Le club a t il un plan stratégique ? Oui Non

Le club a t il mis en place un système assurant la continuité des dirigeants au comité et dans lescommissions, etc. ? Oui Non

Le club a t il mis en place un système pour impliquer tous les membres ? Oui Non

Le club se sert il d�’Accès Membres sur www.rotary.org pour la gestion de l�’effectif ? Oui Non

Quelle est la fréquence de publication du bulletin du club ?

Comment est organisé le programme hebdomadaire du club ?

Le club a t il son propre site Internet ? Oui Non

Si oui, quelle est la fréquence de mise à jour du site internet du club ?

Votre club observe t il les Mois du Rotary ? Oui Non

Quelle est la fréquence des sorties et autres activités de camaraderie ?

Comment les familles des Rotariens participent elles à la vie du club ?

Objectifs

Comment le club accomplit il ses tâches administratives ?

Des réunions du comité sont prévues régulièrement.Le club étudiera le Plan de leadership du club aux dates suivantes :La réflexion stratégique du club et le plan de communication seront mis à jour aux dates suivantes :

.assemblées de club sont prévues aux dates suivantes :

(nombre)



Le club a adopté la dernière version du règlement intérieur du Rotary ou a révisé son proprerèglement intérieur (recommandé après chaque Conseil de législation).Les élections se tiendront le .

(date)

Notre club enverra au moins délégués à la conférence de district.(nombre)

Un bulletin du club sera publié afin d�’informer les membres du club.

Le site Internet du club sera mis à jour fois par an.(nombre)

Un plan a été mis en place pour développer des programmes de réunion intéressants.Les chiffres mensuels d�’assiduité seront communiqués aux dirigeants du district au plus tard le dumois suivant. (nombre)

Notre club utilisera Accès Membres pour gérer son effectif au 1er juin et 1er décembre pour assurerl�’exactitude des rapports semestriels.Les changements dans l�’effectif du club seront communiqués au siège sous jours.

(nombre)

Les rapports semestriels et autres seront retournés au siège en temps utile.Les activités de camaraderie suivantes sont prévues cette année :

Autres (veuillez préciser) :


Notre club aimerait obtenir un soutien de la part du gouverneur ou de son adjoint dans les domaines

suivants :

Notre club souhaiterait s�’entretenir avec le gouverneur ou son adjoint sur les problèmes suivants lors

de la visite officielle :

Président de club Année Rotarienne Adjoint du gouverneur

Date Date



RÉCAPITULATIF DES OBJECTIFS DU ROTARY CLUB DE _________ POUR L�’ANNÉE

ROTARIENNE

Pour chaque objectif de club, indiquer à quel domaine d�’action il répond. Dans un souci d�’équilibre,chaque domaine d�’action doit comporter un objectif minimum. La plupart des objectifs répondentcependant à plusieurs domaines d�’action.

Actionintérieu

re

Action

profession

nelle

Actiond�’intérêt

public

Action

internationa

le

Objectifs Effectif

membres au 30 juin(nombre) (année)

Objectifs Actions

Au niveau local :

À l�’international :

Objectifs �– Fondation Rotary

La contribution de notre club à PolioPlus sera de .

La contribution de notre club au Fonds de participation auxprogrammes sera de .

La contribution de notre club au Fonds permanent sera de .

Notre club participera aux programmes de la Fondationsuivants :

Objectifs �– Formation des dirigeants

Objectifs �– Relations publiques

Objectifs �– Administration

Autre objectif :


Article 1 Défi nitionsTerminologie utilisée dans ces statuts, sauf indication contraire :

1. Comité : le comité du club.2. Règlement intérieur : le règlement intérieur du club.3. Membre : tout membre actif du club.4. R.I. : Rotary International.5. Année : période de douze mois de l’année rotarienne qui

commence au 1er juillet.

Article 2 DénominationLa dénomination est Rotary club de

(Membre du Rotary International)

Article 3 LocalitéLe club est situé à :

Article 4 But du RotaryLe Rotary a pour objectif de cultiver l’idéal de servir auquel aspire toute profession honorable et, plus particulièrement, s’engage à :

Premièrement. Mettre à pro! t les relations et contacts pour servir l’intérêt général ;

Deuxièmement. Observer des règles de haute probité dans l’exer-cice de toute profession ; reconnaître la dignité de toute occupa-tion utile ; considérer la profession de chaque Rotarien comme un vecteur d’action au service de la société ;

Troisièmement. Appliquer l’idéal de servir dans la vie privée, pro-fessionnelle et publique ;

Quatrièmement. Faire progresser l’entente entre les peuples, l’al-truisme et le respect de la paix par le biais de relations amicales entre les membres des professions, unis par l’idéal de servir.

Article 5 Quatre domaines d’actionLe Rotary club travaille dans le cadre des quatre domaines d’ac-tion, piliers de la philosophie rotarienne.

1. Action intérieure – Clé de voûte du Rotary, elle englobe tout ce qu’un Rotarien devrait faire au sein de son club pour contri-buer à son bon fonctionnement.

2. Action professionnelle – Deuxième des quatre domaines d’ac-tion, son but est d’encourager et de cultiver l’observation des règles de haute probité dans l’exercice de toute profession, de reconnaître la dignité de toute occupation utile et de consi-dérer la profession de chaque Rotarien comme un vecteur d’action au service de la société. Les Rotariens doivent respec-ter dans un cadre personnel et professionnel les principes du Rotary.

3. Action d’intérêt public – Troisième domaine d’action du Rotary correspondant aux efforts des Rotariens, en collabora-tion ou non avec d’autres, pour améliorer la qualité de la vie autour d’eux.

*Statuts du Rotary club de

* Selon le règlement intérieur du Rotary International, chaque club admis au Rotary doit adopter les statuts types du Rotary club.

4. Action internationale – Quatrième domaine d’action du Rotary, elle englobe toute une série d’activités visant à faire avancer l’entente entre les peuples, la bonne volonté et la paix au travers de la découverte d’autres populations, cultures, coutumes, réussites, aspirations et problèmes au travers de la lecture, de la correspondance, d’activités et d’actions de club destinées à améliorer les conditions de vie dans d’autres pays.

Article 6 Réunions 1. Réunions statutaires.a) Jour et heure. Ce club se réunit une fois par semaine, au jour

et à l’heure ! xés par le règlement intérieur.b) Changement de réunion. Sur raison valable, le comité peut

avancer ou reporter la date d’une réunion au maximum de six jours ou modi! er l’heure ou le lieu de réunion.

c) Annulation. Le comité du club peut décider d’annuler une réunion en cas de jour férié, de décès d’un membre du club, de force majeure ou de con" it armé mettant en danger les membres du club. De plus, il peut annuler au maximum quatre réunions par an, pour des raisons non spéci! ées dans ces statuts, sous réserve que le club ne reste pas sans se réunir plus de trois semaines consécutives.

2. Réunion annuelle. L’élection des dirigeants a lieu lors d’une réunion annuelle se tenant avant le 31 décembre, conformément au règlement intérieur.

Article 7 Composition 1. Quali! cations. Les membres doivent jouir d’une honorabilité indiscutable et d’une excellente réputation professionnelle. 2. Catégories de membres. Le club peut avoir deux catégories de membres : actifs et d’honneur. 3. Membres actifs. Toute personne répondant aux quali! cations du 2 de l’article 5 des statuts du R.I. peut être élue membre actif d’un club. 4. Ancien Rotarien – Rotarien en provenance d’un autre club. Un membre peut proposer à la catégorie de membre actif un Rotarien qui doit ou a dû quitter son club pour avoir cessé d’exercer l’acti-vité professionnelle représentée par sa classi! cation dans la ville du club ou ses environs. La candidature d’un ancien membre ou d’un Rotarien en cours de transfert relevant de ce paragraphe peut être également soumise par l’ancien club. L’admission d’un ancien membre ou d’un Rotarien en provenance d’un autre club sous sa classi! cation est autorisée même si les limites imposées sont temporairement dépassées. 5. Non-cumul. On ne peut être simultanément membre actif de plus d’un Rotary club, ni membre actif et membre d’honneur du même club, ni membre actif d’un Rotary club et Rotaractien. 6. Membres d’honneur.a) Critères d’éligibilité. Toute personne s’étant distinguée dans

la réalisation des principes rotariens ou ayant fait preuve d’un soutien constant à la cause du Rotary peut être élue comme membre d’honneur dans plus d’un club, pour une durée ! xée par le comité du club.

Annexe J


b) Droits et privilèges. Le membre d’honneur est exempt de droit d’admission et de cotisation ; il n’a pas droit de vote, ne peut être nommé à un poste quelconque dans le club, ni détenir de classi! cation ; mais il peut assister aux réunions et jouit des autres prérogatives des membres de son club. Un membre d’honneur ne saurait prétendre à aucun droit ou privilège dans un autre club autre que de pouvoir s’y rendre sans invitation.

7. Fonction publique. Les fonctionnaires des administrations pu-bliques, élus ou nommés pour une période limitée, ne peuvent être admis au club sous la classi! cation de leur fonction. Cette restriction ne s’applique toutefois pas aux personnes occupant un poste dans un établissement d’enseignement, ni aux représen-tants élus ou nommés des pouvoirs judiciaires. Tout membre, élu ou nommé à une fonction publique pour une période détermi-née, peut continuer à faire partie du club sous sa classi! cation. 8. Personnel du R.I. Les clubs peuvent admettre comme mem-bres les employés du R.I.

Article 8 Classifi cations 1. Généralités. a) Activité principale. Chaque membre actif doit être classi! é

selon sa profession ou son type d’activités associatives. Sa classi! cation doit décrire l’activité principale et reconnue de la maison, société ou institution à laquelle il est attaché, son activité professionnelle principale et reconnue, ou la nature de ses activités associatives.

b) Modi! cations ou ajustements. Si les circonstances l’impo-sent, le comité peut modi! er ou ajuster la classi! cation d’un membre après l’en avoir toutefois averti et lui avoir accordé un entretien à ce sujet.

2. Restrictions. Un club ne peut admettre de nouveau membre actif si cette classi! cation a déjà plus de quatre représentants, sauf si le club a plus de cinquante membres ; une classi! cation ne pouvant en aucun cas représenter plus de 10 % des membres actifs du club. Les membres retraités ne sont pas pris en compte dans ce calcul. L’admission d’un ancien membre, d’un Rotarien en provenance d’un autre club ou d’un Ancien de la Fondation selon la dé! nition du conseil d’administration du Rotary sous sa classi! cation est autorisée même si les limites imposées sont tem-porairement dépassées. Nonobstant ces limitations, si un mem-bre change de classi! cation, le club peut l’accepter sous cette nouvelle classi! cation.

Article 9 Assiduité 1. Généralités. Chaque membre doit assister aux réunions sta-tutaires de son club. Pour être considéré comme présent, un membre doit assister à au moins 60 % de la réunion ou, s’il doit s’absenter à l’improviste en milieu de réunion, fournir par la suite une justi! cation acceptable au comité du club, ou compenser son absence conformément aux dispositions suivantes :a) Dans les 14 jours précédant ou suivant la réunion en question,

il doit : 1. assister à au moins 60 % de la réunion statutaire d’un

autre club ou club provisoire ;2. participer à la réunion statutaire d’un club Interact ou

Rotaract, d’une Unité de développement communau-taire ou d’une Amicale du Rotary, provisoire ou non ;

3. prendre part à une convention du Rotary International ; un Conseil de législation ; une Assemblée internatio-nale ; un colloque destiné aux dirigeants présents, futurs ou anciens du R.I. ou toute autre réunion convoquée avec l’accord du conseil d’administration du Rotary ou du président agissant au nom du conseil d’administra-tion ; une conférence régionale du Rotary ; une réunion de commission du R.I. ; une conférence de district ; une assemblée de district ; toute réunion de district tenue par

décision du conseil d’administration du Rotary ; toute réunion de commission de district tenue par décision du gouverneur ou toute réunion intervilles de Rotary clubs ;

4. s’être présenté aux lieu et heure de réunion d’un autre club qui ne se serait pas réuni au lieu et à l’heure habi-tuels ;

5. assister et participer à une action du club ou une mani-festation ou réunion locale parrainée par le club, avec l’autorisation du comité ;

6. assister à une réunion du comité de son club, ou, avec l’autorisation du comité, à une réunion d’une commis-sion à laquelle il appartient ;

7. participer sur le site d’un club à une activité interactive requérant une participation d’environ 30 minutes.

Un membre voyageant à l’étranger pendant plus de 14 jours peut assister à des réunions de club durant son déplacement sans cependant être assujetti à la règle des 14 jours. Chacune de ces participations compense son absence à une réunion statutaire de son club durant son séjour à l’étranger.

b) ou à l’heure de la réunion statutaire du club :1. se rendre ou revenir directement de l’une des réunions

énumérées à l’alinéa a) 3. ci-dessus ;2. être dirigeant ou membre de commission du R.I., ou ad-

ministrateur de la Fondation Rotary ;3. s’occuper de la création d’un nouveau club en qualité de

représentant spécial du gouverneur ;4. être employé du R.I. en déplacement ;5. participer personnellement et activement à la réalisation

d’une action menée par le district, le R.I. ou la Fondation Rotary dans une contrée lointaine où il lui est impossi-ble de compenser son absence ;

6. remplir une mission dûment autorisée par le comité du club pour le compte du Rotary l’empêchant d’assister à la réunion.

2. Déplacement professionnel prolongé. Si un membre est en dé-placement professionnel prolongé, il peut, avec l’accord de son club et d’un autre club désigné sur place, assister aux réunions de ce dernier en lieu et place des réunions de son club. 3. Dispense d’assiduité. L’absence d’un membre est excusée :a) si elle répond aux conditions et circonstances approuvées par

le comité qui est autorisé à excuser une absence pour tout motif qu’il considère valable.

b) si le total de son âge et de son ancienneté au Rotary est d’au moins 85, s’il a demandé par écrit au secrétaire de son club d’être dégagé de ses obligations d’assiduité et si la demande a été approuvée par le comité.

4. Dirigeants du R.I. L’absence des dirigeants actuels du R.I. est excusée. 5. Calcul de l’assiduité. Les Rotariens excusés pour les motifs décrits aux 3(b) et 4 ci-dessus sont déduits de l’effectif dans le calcul de l’assiduité.

Article 10 Comité et direction du club 1. Comité. Le club est géré par un comité dont la composition est déterminée par son règlement intérieur. 2. Attributions. Le comité exerce un contrôle général sur les diri-geants et commissions et peut, pour des raisons valables, déclarer vacant n’importe quel poste. 3. Autorité. Les décisions du comité concernant le club ne peu-vent être modi! ées que par un recours porté devant le club. Cependant, pour toute question relative à sa radiation, un mem-bre peut, conformément à l’article 12, 6, porter recours devant le club, demander une médiation ou opter pour un arbitrage. Sur appel, les décisions du comité ne sont in! rmées que si le quorum est atteint et sur majorité des deux tiers des membres présents. Le vote a lieu lors d’une réunion statutaire, à condition toutefois que le secrétaire ait informé les membres du club au moins cinq jours à l’avance de cet appel. La décision du club est dans ce cas irrévocable.


4. Dirigeants. Les dirigeants du club sont : le président, le pré-sident élu, un ou plusieurs vice-présidents, qui font partie du comité et le secrétaire, le trésorier et le chef du protocole, qui peuvent ou non en faire partie, selon les dispositions du règle-ment intérieur. 5. Élection des dirigeants.a) Mandat des dirigeants autres que le président. Les dirigeants

du club sont élus conformément au règlement intérieur. À l’exception du président, ils entrent en fonction le 1er juillet suivant leur élection et restent en fonction jusqu’à la ! n de leur mandat ou jusqu’à ce que leurs successeurs dûment quali! és aient été élus.

b) Mandat du président. Le président du club est élu, conformé-ment au règlement intérieur, dans les dix-huit à vingt-quatre mois qui précèdent son entrée en fonction et prend le titre de président nommé dès son élection. Il devient président élu au 1er juillet de l’année qui précède son entrée en poste comme président. Il entre en fonction le 1er juillet et reste en fonction pour un an ou jusqu’à ce que son successeur dûment quali! é ait été élu.

c) Quali! cations. Chaque dirigeant et membre du comité doit être un membre en règle du club. Le président élu du club doit assister au séminaire de formation des présidents élus et à l’assemblée de district. S’il en est excusé par le gouverneur élu, il y envoie un représentant de son club, expressément chargé de lui en faire rapport. Si le président élu n’assiste pas au séminaire ni à l’assemblée de district, n’est pas excusé par le gouverneur ou, si excusé, n’y envoie pas de représentant, il ne peut en aucun cas occuper les fonctions de président de son club. Dans ce cas, le président en poste reste en fonction tant qu’un successeur qui a assisté au SFPE et à l’assemblée de district ou à une formation jugée adéquate par le gouver-neur élu n’a pas été élu.

Article 11 Droit d’admission et cotisationChaque membre paye un droit d’admission et une cotisation an-nuelle ! xés par le règlement intérieur, étant entendu que tout ancien Rotarien ou membre en transfert admis dans un club conformément à l’article 7, 4 n’est pas tenu au paiement d’un nouveau droit d’admission. Un ancien Rotaractien ayant quitté le Rotaract depuis moins de deux ans et qui devient membre du club est dispensé du paiement de droits d’admission.

Article 12 Durée 1. Durée d’activité. Les membres sont admis pour la durée d’exis-tence du club et ne cessent d’en faire partie que pour une des causes prévues ci-après. 2. Radiation automatique. a) Un membre est automatiquement radié s’il ne remplit plus

les conditions d’appartenance au club, sauf autorisation du comité qui peut :1. accorder à un membre qui quitte la ville du club ou ses

environs un congé d’un an au maximum, lui permettant de visiter un Rotary club dans sa nouvelle ville et de s’y faire connaître, à condition qu’il satisfasse toujours aux conditions requises ;

2. accorder à un membre qui quitte la ville du club ou ses environs de conserver sa qualité de membre, à condition qu’il satisfasse toujours aux conditions requises.

b) Réintégration. Tout membre radié conformément à l’alinéa a) ci-dessus peut poser à nouveau sa candidature sous une classi! cation identique ou non à condition qu’il ait été en rè-gle lors de sa radiation. Il n’est pas tenu de verser un nouveau droit d’admission.

c) Membres d’honneur. Tout membre d’honneur cesse de l’être à l’issue de la durée ! xée par le comité qui peut, s’il le juge bon, la proroger ou révoquer à tout moment cette qualité.

3. Radiation – Non-paiement des droits.a) Procédure. Tout membre n’ayant pas payé ses cotisations dans

les 30 jours de la date ! xée est invité à le faire par une lettre du secrétaire, envoyée à sa dernière adresse connue. S’il ne s’exécute pas dans les dix jours qui suivent l’envoi de cet avis, le comité peut le radier.

b) Réintégration. Le comité du club peut réintégrer un mem-bre radié, sur sa demande et après acquittement de ses obli-gations, à condition toutefois que les conditions de l’article 8, 2 ci-dessus soient remplies.

4. Radiation – Manque d’assiduité.a) Pourcentage d’assiduité. Tout membre doit :

1. assister à ou compenser 50 % au moins de réunions sta-tutaires de club par semestre ;

2. assister à au moins 30 % des réunions statutaires de son club par semestre (à l’exception des adjoints du gouver-neur tels que dé! nis par le conseil d’administration du Rotary qui en sont dispensés).

Dans le cas contraire il est radié, sauf si le comité a autorisé, pour une bonne raison, son absence.

b) Absences consécutives. Tout membre qui manque et ne compense pas quatre réunions consécutives, sans être excusé par le comité pour une bonne raison ou conformément à l’article 9, 3 ou 4, est informé par le comité que cela peut être interprété comme une démission, autorisant sa radiation sur vote majoritaire du comité.

5. Radiation – Autres causes. a) Motifs. Le comité peut radier quiconque cesse de remplir les

conditions requises pour être membre de son club ou pour toute autre cause, par vote à la majorité des deux tiers de ses membres lors d’une réunion convoquée à cet effet. Les principes directeurs de cette réunion doivent être l’article 7, 1 et le critère des quatre questions.

b) Noti! cation. Le comité informe le membre par écrit, dix jours au moins à l’avance, de ses intentions. Le membre peut lui soumettre une réponse écrite ou comparaître devant le comité pour exposer son cas. L’avis en question lui est re-mis en mains propres ou sous pli recommandé à sa dernière adresse connue.

c) Classi! cations. Le club ne peut admettre un nouveau mem-bre sous la classi! cation désormais vacante tant que le délai de recours n’a pas expiré ou que la décision du club ou le ré-sultat de l’arbitrage ne sont pas connus. Cette disposition ne s’applique pas, si même après l’élection d’un nouveau mem-bre, le nombre de membres sous cette classi! cation reste, dans tous les cas de ! gure, inférieur aux limites imposées.

6. Appel, médiation ou arbitrage.a) Noti! cation. En cas de radiation, le secrétaire a sept jours

pour aviser par écrit le Rotarien de la décision du comité. Le membre radié a quatorze jours à date de l’expédition de l’avis pour avertir par écrit le secrétaire de son intention de présen-ter un recours devant le club, de demander une médiation ou d’opter pour un arbitrage conformément à l’article 16.

b) Audition en cas de recours. Si le membre dépose un recours, le comité ! xe la date à laquelle il sera entendu, pendant une réunion statutaire du club, dans les 21 jours de la réception de l’avis de recours. Les membres du club qui sont les seuls autorisés à être présent sont avertis par écrit au moins cinq jours à l’avance de la réunion et de son objet.

c) Médiation ou arbitrage. La procédure applicable est détaillée à l’article 16.

d) Recours. En cas de recours, la décision du club est dé! nitive et engage les deux parties ; elle ne peut faire l’objet d’un ar-bitrage.

e) Décision des arbitres/tiers-arbitre. En cas d’arbitrage, la dé-cision prise par les arbitres – ou par le tiers-arbitre en cas de désaccord entre ces derniers – est dé! nitive et engage les deux parties ; elle ne peut faire l’objet d’un recours.

f) Échec de la médiation. En cas d’échec de la médiation, le membre peut présenter un recours devant le club ou opter pour un arbitrage conformément à l’alinéa a) ci-dessus.


7. Décision du comité. Si aucun recours ni arbitrage ne sont en-gagés, la décision du comité est dé! nitive. 8. Démission. La démission d’un membre doit être adressée par écrit au président ou au secrétaire et est acceptée par le comité après le paiement de tout arriéré éventuel. 9. Droit sur les fonds du club. Toute personne ne faisant plus partie du club perd de ce fait tout droit sur les fonds ou biens du club. 10. Suspension temporaire.

Nonobstant toute disposition de ces statuts, si selon le comité du club, a) des accusations crédibles ont été portées contre un membre

selon lesquelles il a refusé ou négligé de respecter ces statuts, ou s’est conduit d’une manière inacceptable ou préjudicia-ble aux intérêts du club,

b) ces accusations, si prouvées, sont suf! santes pour procéder à une radiation,

c) il serait préférable que le comité ne prenne aucune décision dé! nitive tant que toutes les questions n’ont pas été réglées,

d) dans l’intérêt du club et sans procéder à un vote sur la ra-diation, le membre devrait être temporairement suspendu, exclu de toute réunion ou activité du club ainsi que de tout poste au sein du club (le membre est alors dispensé d’assiduité),

le comité peut, par un vote des deux tiers, suspendre temporaire-ment le membre pour une durée et selon des conditions raison-nables ! xées par le comité.

Article 13 Questions locales, nationales et internationales 1. Actualité. Les membres peuvent discuter en toute franchise de l’actualité et d’autres sujets au cours des réunions du club, a! n de se tenir au courant et de se faire une opinion personnelle. Cependant, le club ne doit exprimer aucune opinion sur une question de controverse publique. 2. Soutien des candidats à des élections. Le club ne peut soutenir ni recommander de candidats à des élections locales ou nationa-les et ne doit pas, au cours de ses réunions, discuter des mérites ou défauts de tels candidats. 3. Apolitisme.a) Résolutions et opinions. Le club ne doit ni adopter, ni faire

circuler de résolutions ou opinions, ni mener une action col-lective touchant à des affaires mondiales ou des problèmes de politique internationale.

b) Appels. Le club ne doit pas faire directement appel aux clubs, au public ou aux gouvernements, ni envoyer de circulaires ou autres documents visant à résoudre des problèmes inter-nationaux de nature politique.

4. Les débuts du Rotary. La semaine du 23 février, anniversaire de la création du Rotary, est appelée semaine de l’entente mon-diale et de la paix. Durant cette semaine, le club fête le service rotarien, commémore les accomplissements passés et examine les programmes pouvant être développés pour favoriser la paix, l’entente et la bonne volonté dans la collectivité et le monde entier.

Article 14 Revues rotariennes 1. Abonnement obligatoire. À moins que le club ne soit dispensé par le conseil d’administration du Rotary de satisfaire aux condi-tions du présent article conformément au règlement intérieur du R.I., chaque membre actif doit s’abonner à la revue of! cielle ou au magazine régional approuvé et prescrit pour le club par le conseil d’administration du Rotary, et ce pour la durée de son appartenance au Rotary. L’abonnement est semestriel et doit être renouvelé jusqu’à la ! n du semestre au cours duquel un membre quitte le club.

2. Encaissement. Chaque abonnement est encaissé par le club six mois à l’avance et transmis au Secrétariat du R.I. ou au ma-gazine régional concerné, selon ce que décide le conseil d’admi-nistration du Rotary.

Article 15 Acceptation du but du Rotary et respect des statuts et du règlement intérieurPar le paiement de son droit d’admission et de sa cotisation, un membre accepte ipso facto les principes du But du Rotary et s’en-gage à les observer, ainsi que les statuts et le règlement intérieur de son club, condition première pour béné! cier des avantages dé-coulant de l’appartenance au club. Chaque membre doit respecter les statuts et le règlement intérieur, qu’il en ait ou non reçu un exemplaire.

Article 16 Arbitrage et médiation 1. Différends. Si un différend survient entre membres ou anciens membres d’une part, et le club, l’un de ses dirigeants ou le co-mité d’autre part, sur des questions autres qu’une décision du comité et ne pouvant être résolues selon la procédure applicable, le club a recours soit à la médiation soit à l’arbitrage, sur requête d’une des parties présentée au secrétaire. 2. Date de la médiation ou de l’arbitrage. Le comité choisit, en accord avec les parties, une date dans les 21 jours de la réception de la demande de médiation ou d’arbitrage 3. Médiation. La procédure applicable est celle d’une autorité compétente en la matière à vocation nationale ou étatique, est recommandée par un organisme professionnel compétent spé-cialisé dans le règlement des litiges à l’amiable, ou provient des lignes de conduite du conseil d’administration du Rotary ou du conseil d’administration de la Fondation. Seul un Rotarien peut être nommé comme médiateur. Un club peut demander au gou-verneur ou à son représentant de nommer comme médiateur un Rotarien ayant l’expertise et l’expérience requises.a) Issue de la médiation. Le résultat de la médiation ap-

prouvé par les parties est enregistré ; chaque partie et le(s) médiateur(s) en reçoivent copie, une copie étant remise au comité et conservée par le secrétaire du club. Un résumé de la décision est préparé pour le club. Chaque partie peut, via le président ou le secrétaire demander à poursuivre la média-tion si elle estime que l’autre partie a contrevenu de manière signi! cative à la décision initiale.

b) Échec de la médiation. En cas d’échec de la médiation, le membre peut opter pour un arbitrage conformément au 1 ci-dessus.

4. Arbitrage. Chaque partie désigne un arbitre, rotarien, et ces ar-bitres désignent un tiers-arbitre qui doit être également rotarien. 5. Décision des arbitres/tiers-arbitre. En cas d’arbitrage, la déci-sion prise par les arbitres – ou par le tiers-arbitre en cas de désac-cord entre ces derniers – est dé! nitive et engage les deux parties ; elle ne peut faire l’objet d’un recours.

Article 17 Règlement intérieurLe club adopte un règlement intérieur compatible avec les présents statuts, les statuts et le règlement intérieur du R.I., ainsi qu’avec les règles de procédure de tout groupe territorial administratif établi par le Rotary. Il comporte des dispositions supplémentaires quant à l’administration du club et peut être modi! é le cas échéant dans les conditions prévues.


012A-FR—(707)

Article 18 TerminologieL’usage des termes « courrier », « publipostage », « vote par corres-pondance » inclut l’utilisation de courriers électroniques (e-mail) et de l’Internet dans le but de réduire les coûts et d’augmenter le taux de réponse.

Article 19 Amendements 1. Procédure. Sauf exceptions prévues au 2, les présents statuts ne peuvent être modi! és que par le Conseil de législation confor-mément au règlement intérieur du R.I. 2. Amendements relatifs aux articles 2 et 3. Les articles 2 (nom) et 3 (localité) des présents statuts peuvent être amendés lors d’une réunion statutaire où le quorum est atteint, par un vote à la majo-rité des deux tiers des membres ayant voté parmi ceux présents et votants, à condition toutefois que les membres du club en aient été informés au moins dix jours à l’avance et que ces amende-ments soient soumis au conseil d’administration du Rotary ; ils n’entrent en vigueur qu’après avoir été approuvés par ce der-nier. Le gouverneur peut décider de transmettre son opinion au conseil d’administration du Rotary.


Article 1 Défi nitions1. Comité : le comité du club. 2. Administrateur : un membre du comité du club. 3. Membre : tout membre, autre que d’honneur, du club. 4. R.I. : Rotary International. 5. Année : période de douze mois de l’année rotarienne

qui commence au 1er juillet.

Article 2 Comité du clubLe club est géré par un comité composé de administra-teurs, dont le président, le vice-président, le président élu (ou le président nommé si son successeur n’a pas été élu), le secrétaire, le trésorier et le chef du protocole. Le comité peut également décider d’inclure membres élus conformément à l’article 3, 1 du présent règlement ainsi que le président sortant.

Article 3 Élection des administrateurs et des dirigeants 1. Un mois avant les élections, le président invite les membres, lors d’une réunion statutaire, à proposer des candidats aux postes de président, vice-président, secrétaire, trésorier et administra-teurs. Le club décide du mode de soumission des candidatures qui peut se faire par l’intermédiaire d’une commission de no-mination, directement par les membres eux-mêmes au cours de la réunion, ou par les deux méthodes. La commission de nomi-nation, si elle est adoptée, est constituée selon une procédure déterminée par le club. Les noms des candidats sont inscrits par ordre alphabétique sur un bulletin et soumis au vote lors de la réunion annuelle. Les postes sont pourvus au scrutin majoritaire. Le candidat à la présidence du club ainsi élu prend le titre de président nommé et fait partie du comité à partir du 1er juillet suivant. Le président nommé devient président élu au 1er juillet de l’année qui précède son entrée en poste comme président. 2. Le comité du club est constitué du président sortant et des di-rigeants et administrateurs ainsi élus. Il se réunit dans la semaine qui suit les élections pour désigner un membre du club comme chef du protocole. 3. Toute vacance au sein du comité, ou à un poste quelconque, est pourvue par les administrateurs restants. 4. Toute vacance aux postes d’administrateur ou de dirigeant en-trant est pourvue par les administrateurs restants.

Article 4 Responsabilités des dirigeants 1. Président. Le président préside les réunions du club et du comité, et remplit toute autre mission lui incombant. 2. Président élu. Le président élu est membre du comité et rem-plit toute autre mission que le président ou le comité lui con! e. 3. Vice-président. Le vice-président préside les réunions du club et du comité en cas d’absence du président et remplit toute autre mission lui incombant. 4. Secrétaire. Le secrétaire tient à jour la liste des membres ; maintient le registre des présences aux réunions ; envoie les convocations aux réunions du club, du comité et des commis-sions et en rédige les procès-verbaux, ainsi que les rapports desti-nés au R.I., y compris :

*Règlement intérieur du Rotary club de

* Le règlement qui suit n’est qu’un modèle proposé par le Rotary International et peut être modi! é par chaque club, pourvu que les changements apportés soient compatibles avec les statuts du Rotary club et les statuts et le règlement intérieur du R.I. ainsi qu’avec le Rotary Code of Policies. En cas de doute, les changements doivent être soumis au secrétaire général qui les transmet au conseil d’administration du Rotary.

1. au 1er janvier et 1er juillet de chaque année, le rapport semestriel de l’effectif du club accompagné des cotisations des membres ainsi que des membres actifs admis au club depuis le dernier rapport semestriel ;

2. les modi! cations intervenues dans la liste des membres.

Dans les 15 jours de la dernière réunion de chaque mois, il adres-se au gouverneur le rapport mensuel sur le taux d’assiduité aux réunions. Il perçoit et envoie le montant des abonnements à la revue of! cielle du R.I. En! n, il remplit toute autre mission lui incombant. 5. Trésorier. Le trésorier a la responsabilité des fonds du club ; soumet son rapport ! nancier annuel au club ou sur demande du comité ; remplit toute autre mission lui incombant ; et transmet à son successeur ou au président les comptes et biens du club en sa possession. 6. Chef du protocole. Le chef du protocole remplit toute mis-sion pouvant lui incomber ou que lui con! e le président ou le comité.

Article 5 Réunions 1. Réunion annuelle. La réunion annuelle du club au cours de la-quelle les dirigeants et administrateurs pour l’année à venir sont élus, a lieu le .

N.B. : L’article 6, 2 des statuts types du Rotary club dispose que l’élection des dirigeants du club doit avoir lieu avant le 31 décembre. 2. Les réunions statutaires du club ont lieu le (jour) à

(heure). Les membres doivent être avisés en temps utile de tout changement ou annulation de réunion. Sont considérés comme présents les membres en règle (à l’exception des mem-bres d’honneur et de tout membre excusé conformément aux statuts types du Rotary club) ayant assisté à au moins 60 % de la réunion ou ayant compensé leur absence conformément à l’arti-cle 9, 1 et 2 des statuts types. 3. Le quorum à la réunion annuelle aussi bien qu’aux réunions statutaires est du tiers de l’effectif du club. 4. Les réunions du comité ont lieu le de chaque mois. Le président peut, de son chef ou à la demande de deux admi-nistrateurs, convoquer des réunions supplémentaires qui doivent être annoncées of! ciellement. 5. Le quorum est constitué par la majorité des administrateurs.

Article 6 Droit d’admission et cotisation 1. Le droit d’admission est de , à l’exception des cas pré-vus au 11 des statuts types. Son paiement doit être préalable à l’admission dé! nitive comme membre. 2. La cotisation annuelle est ! xée à payable en deux versements semestriels au 1er juillet et 1er janvier, une partie étant destinée à l’abonnement à la revue of! cielle du R.I., le cas échéant.

Annexe K


Article 7 Modes de scrutinLes votes se font de vive voix, sauf pour l’élection des administra-teurs et des dirigeants qui se fait à bulletin secret. Le comité peut toutefois décider de soumettre une résolution à un vote à bulletin secret au lieu d’un vote de vive voix ou à main levée.

Article 8 Quatre domaines d’actionLes quatre domaines d’action forment le cadre philosophique et pratique de l’action du club. Il s’agit de l’action intérieure, de l’action professionnelle, de l’action d’intérêt public et de l’action internationale. Les activités du club relèvent de chacun des quatre domaines d’action.

Article 9 CommissionsLes commissions du club sont chargées de mener à bien les objec-tifs annuels et à long terme du club en fonction des quatre domai-nes d’action. Le président élu, le président et le président sortant travaillent ensemble a! n d’assurer la continuité et la succession. Dans un souci de cohérence, il est recommandé de nommer les membres pour des mandats de trois ans. Le président élu nomme les membres de commission en fonction des postes à fournir, dé-signe les responsables de commission et conduit les réunions de plani! cation avant sa prise de fonctions. Il est recommandé de con! er la présidence d’une commission à un membre ayant déjà siégé à une commission. Les commissions permanentes sont les suivantes :

Cette commission est chargée d’élaborer une stratégie de recrutement et de ! délisation des membres.

Cette commission est chargée d’informer le public sur le

Cette commission veille au bon fonctionnement du club.

Cette commission plani! e et monte des actions humanitai-res, éducatives et professionnelles répondant aux besoins de la région et des pays étrangers.

Cette commission s’occupe de favoriser un soutien ! nancier

programmes. D’autres commissions permanentes seront nommées en fonction des besoins.

a) Le président est membre de droit de toutes les commissions et jouit des mêmes privilèges que tout autre membre.

b) Les attributions de chaque commission sont déterminées par ce règlement ou par le président ou le comité du club. Sauf mandat spéci! que du comité, aucune action n’est prise par les commissions sans approbation préalable du comité.

c) Chaque responsable est chargé des réunions et des activités, supervise et coordonne le travail, et rend compte des activités de la commission au comité du club.

N.B. : L’organigramme recommandé est en harmonie avec le Plan de leadership du district et celui du club. Les clubs ont toute latitude de créer les commissions permettant de répondre aux besoins locaux. Une liste des possibilités est fournie dans les publications dédiées aux commissions du club. Les clubs peuvent choisir une structure toute à fait différente.

Article 10 Rôle des commissionsLes attributions de chaque commission sont déterminées et revues par le président en début de mandat. Le président du club devra

dans 3 domaines d’action : l’action professionnelle, l’action d’in-térêt public et l’action internationale.

Chaque commission a une mission bien dé! nie, des objectifs pré-cis et des plans d’action déterminés en début d’année. Le prési-dent élu doit être en mesure de présenter ses recommandations concernant les commissions durant son mandat, accompagnées d’objectifs et de plans d’action.

Article 11 CongéSur demande écrite adressée au comité, et pour raison valable et suf! sante, un membre peut être dispensé d’assister aux réunions de son club pendant une période déterminée.

N.B. : Cette permission permet à l’absent de conserver son titre de membre, mais le club ne peut le considérer comme présent. S’il n’as-siste pas à la réunion statutaire d’un autre club, le membre excusé doit être porté absent à moins d’être excusé conformément aux sta-tuts types du Rotary club. Dans ce cas, on ne tiendra pas compte de son absence.

Article 12 Finances 1.get. Ce budget doit indiquer les limites des dépenses à engager pour les différents postes, à moins qu’il n’en soit décidé autre-ment par le comité. Ce budget comportera deux catégories :

ou humanitaires. 2. Le trésorier dépose les fonds du club auprès d’une banque dé-signée par le comité. Les fonds du club sont séparés en deux ca-

3. Les factures sont payées par le trésorier ou tout autre respon-sable, sur autorisation signée par deux autres dirigeants ou mem-bres du comité du club. 4. Une véri! cation des comptes du club est faite chaque année par un expert-comptable ou toute autre personne quali! ée. 5. Les dirigeants ayant à leur charge ou sous leur contrôle des fonds du club déposent une caution ! xée par le comité, les frais de constitution de cette caution étant supportés par le club. 6. L’exercice ! scal commence le 1er juillet pour ! nir le 30 juin et, pour ce qui concerne l’encaissement des cotisations des mem-bres, est divisé en deux semestres, l’un du 1er juillet au 31 dé-cembre, l’autre du 1er

International de la taxe per capita et des abonnements à la revue of! cielle est effectué le 1er juillet et le 1er janvier de chaque an-née, sur la base de l’effectif du club à ces dates.

Article 13 Admission des membres 1.mis par écrit au comité par le secrétaire du club. Il peut s’agir

autre club. Sauf dispositions contraires, cette candidature est con! dentielle. 2. Le comité véri! e que le candidat répond aux critères d’éligibi-lité et de classi! cation des statuts du club. 3. Le comité examine cette candidature dans les 30 jours de sa

parrainant le candidat de sa décision. 4. Si celle-ci est favorable, le candidat est alors informé des objec-

à soumettre une demande d’admission et autorise que son nom et la classi! cation sous laquelle il est proposé soient annoncés au club.


5. Si aucune objection écrite d’un membre actif ne parvient au comité dans les 7 jours de la publication de cette candidature, le candidat s’acquitte du droit d’admission ! gurant dans ce rè-glement intérieur et est alors considéré comme régulièrement élu. Les membres d’honneur ne peuvent s’opposer à une candi-dature et ne paient aucun droit. En cas d’opposition, la question est soumise à un vote lors de la réunion du comité suivante. Si la candidature est con! rmée, le candidat, après avoir réglé son droit d’admission, devient membre du club. 6. Le président organise la cérémonie d’intronisation du nouveau membre, lui remet sa carte de membre et lui fournit la docu-mentation nécessaire. D’autre part, le président ou le secrétaire du club transmet les coordonnées du nouveau membre au R.I. Le président lui assigne un parrain pour faciliter son intégration et le fait participer à une action ou lui con! e certaines responsa-bilités. 7. Le club peut accepter, conformément aux statuts du Rotary club, toute candidature comme membre d’honneur soumise par le comité du club.

Article 14 RésolutionsAucune résolution ou motion engageant le club d’une façon quel-conque ne doit être discutée par le club avant d’avoir été examinée par le comité. De telles résolutions ou motions, si elles sont pré-sentées lors d’une réunion, doivent être transmises au comité sans être discutées.

Article 15 Ordre du jour des réunionsOuverture de la séance

Présentation des invités

Correspondance et communiqués

Rapports des commissions

Questions en suspens

Questions diverses

Exposé ou autre programme

Clôture

Article 16 AmendementsLe présent règlement peut être modi! é au cours d’une réunion statutaire du club où le quorum est atteint, par un vote à la majo-rité des deux tiers des membres présents, à condition toutefois que les membres aient été avisés par écrit du projet d’amendement au moins dix jours avant la réunion. Pour être apportée au présent règlement, une modi! cation ou addition doit être compatible avec les statuts du Rotary club et les statuts et règlement intérieur du R.I.

012B-FR—(807)


Questions de discussion pour l’assemblée de districtÀ utiliser en préparation de votre assemblée de district.

S’exprimer en publicComment allez-vous vous préparer ?

De quels conseils disposez-vous ?

Diriger le clubQuelles sont les compétences requises pour diriger un club ?

Dans quels domaines devez-vous vous améliorer ?

Comment allez-vous le faire ?


Étude de casQuelles sont les procédures à mettre en place pour renforcer l’administration, l’effectif, les actions, les relations publiques et le soutien à la Fondation Rotary ?

Objectifs du club et résolution de problèmesQuels sont les objectifs de votre club pour l’année à venir ?

Quels obstacles anticipez-vous ?

Quelles stratégies allez-vous utiliser pour y faire face ?

138 LA PRÉSIDENCE DU CLUB 24 SÉANCE 1 : PRÉSIDENT ÉLU DU CLUB – LA PRISE DE PAROLE EN PUBLIC

NOTESPolycopié 1 : Prise de parole en publicUne chaîne de télévision régionale vous demande d’effectuer en moins de 3 minutes une présentation sur un des sujets suivants : a) les actions de votre club, b) pourquoi êtes-vous devenu Rotarien ou c) la prochaine collecte de fonds de votre club.

Veuillez noter les grandes lignes de votre présentation ci-dessous en vous aidant de ce que vous ve-nez d’apprendre pendant la séance. Soyez prêt à la présenter au groupe.

Chaque participant fait ensuite sa présentation aux autres membres du groupe qui lui font des sug-gestions en utilisant comme guide les questions ci-après. S’il reste du temps, réunir tous les groupes pour échanger leurs observations avec l’ensemble des participants.

Présentation :

139DOCUMENTS IMPORTANTS 25SÉANCE 1 : PRÉSIDENT ÉLU DU CLUB – LA PRISE DE PAROLE EN PUBLIC

NOTES

Feedback

La présentation vous a-t-elle donné toutes les informations nécessaires ?1.

Comment était le ton de la voix du présentateur ? L’a-t-il varié ? La présentation était-elle claire ?2.

Le présentateur maîtrisait-il bien son sujet ?3.

Comment les notes ont-elles été utilisées ?4.

Le présentateur était-il détendu et sûr de lui ? Quels signes le montraient ?5.

Le rythme était-il adapté ? Le temps imparti a-t-il été respecté ?6.

Quels autres observations ou conseils pouvez-vous donner ?7.

Feedback/Retour

140 LA PRÉSIDENCE DU CLUB 26 SÉANCE 1 : PRÉSIDENT ÉLU DU CLUB – LA PRISE DE PAROLE EN PUBLIC

NOTESPolycopié 2 : Récapitulatif

Notes

ContactsJ‘ai appris . . .

Je vais . . .

Prise de parole en public

141DOCUMENTS IMPORTANTS34

NOTES

SÉANCE 2 : PRÉSIDENT ÉLU DU CLUB – LE LEADERSHIP

Polycopié 3 : Le leadershipLister ci-dessous les caractéristiques/qualités d’un leader efficace :

Lister ci-dessous 4 caractéristiques/qualités que vous devez améliorer et préciser comment vous comptez y parvenir.

Caractéristique/Qualité :

Je vais l’améliorer en :








NOTES

SÉANCE 2 : PRÉSIDENT ÉLU DU CLUB – LE LEADERSHIP


Notes

ContactsJ‘ai appris . . .

Je vais . . .

Leadership

143DOCUMENTS IMPORTANTS 41

NOTES

SÉANCE 3 : PRÉSIDENT ÉLU DU CLUB – ÉTUDE DE CAS

Polycopié 5 : Président élu du club – Étude de casVeuillez lire l’étude de cas suivante et formulez étape par étape un plan d’action pour le Rotary club de Park City à partir du modèle se trouvant à la page suivante.

Le Rotary club de Park City a 50 membres. Ces trois dernières années, on a compté 5 intronisa-tions et 12 départs dans la première année de membre. Pour toute orientation, les nouveaux mem-bres reçoivent l’ABC du Rotary durant la cérémonie d’intronisation. Les trois derniers présidents du club avaient moins de 5 ans d’ancienneté. Le club a 18 commissions dont la plupart n’ont qu’un membre et sont peu actives. La majorité des membres assistent à chaque réunion, mais un tiers s’en va immédiatement après le repas sans écouter l’intervenant qui est généralement un fonctionnaire local qui parle de ce qui se passe dans la ville, un homme d’affaires désireux de nouer des liens professionnels avec les Rotariens ou une organisation caritative locale à la recher-che d’un soutien financier du club.

La plupart des membres s’assoient toujours à la même table. Ils sont nombreux à parler du plaisir qu’ils éprouvent à se retrouver chaque semaine. Le club organise une compétition de golf annuel-le à laquelle participent la moitié du club ainsi que 20 membres de leurs familles.

Ce club de 75 ans reproduit année après année les trois mêmes actions : une bourse pour un lycéen local, un repas pour le Nouvel An dans une maison de retraite et un don de livres à la bibliothèque. Moins de la moitié des membres y participent. Le journal local n’a couvert que le repas de Nouvel An. Le club est un club 100 % PHF. Il n’a jamais sollicité de subventions auprès de la Fondation ou proposé de candidats à un programme de la Fondation.

Ces trois dernières années, un membre du club a occupé le poste d’adjoint du gouverneur et un autre a siégé à la commission de la conférence de district. Le club envoie en général au moins 10 Rotariens à la conférence de district et le président élu assiste au SFPE. En général, seuls les nouveaux nommés au sein des commissions vont à l’assemblée de district. Le club envoie depuis deux ans des jeunes au séminaire RYLA de district et n’a jamais participé au programme Youth Exchange du district, ni parrainé de club Interact, Rotaract ou d’Unités de développement communautaire.

Au cours des cinq dernières années, le club n’a jamais été récipiendaire d’une Citation présiden-tielle.

Quels sont les points forts de ce club ?

Quelles sont ses faiblesses ?


NOTES


Comment motiver les membres à s’impliquer davantage ?

Quelles procédures mettre en place pour y parvenir ?

Quel est le plus important problème auquel ce club a à faire face ?

Que feriez-vous pour accroître la fidélisation ?


43

NOTES


Étude de cas – Plan d’action

Étape Responsable Durée Mesure de succèsRessources disponibles

1.

2.

3.

4.

5.

Qu’avez-vous appris qui pourra être appliqué dans votre club ?

222-FR–(609)

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 États-Unis

www.rotary.org

Plan de leadership du clubGuide de réflexion stratégique

Objectifs du club – Document de planification

Téléchargez sur www.rotary.org les guides complémentaires

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