Règles de transmission des pièces justificatives · Dans tous les cas, en mode dégradé, le...
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Règles de transmission des pièces justificatives Août 2015 Les bordereaux peuvent être imprimés par tous les logiciels, que ce soit sous format bordereau A4 ou format ticket Vitale. Pour tout problème de paramétrage, consultez votre fournisseur de logiciel. Une équipe de Conseillers Informatique Services de la CPAM de la Loire-Atlantique est également à votre disposition au 0811 709 044* pour vous accompagner dans la télétransmission. ► Si vous imprimez un bordereau : - présentez les prescriptions et feuilles de soins dans l’ordre des factures qui figurent sur le bordereau, - préférez un bordereau récapitulatif mensuel aux bordereaux individuels. ► Si vous éditez un ticket Vitale : - agrafez le ticket avec les prescriptions et feuilles de soins dans l’ordre des factures présentes sur le ticket, - effectuez un seul ticket pour tout le lot, - si possible, éditez un ticket récapitulatif. ► En cas d’impossibilité d’imprimer un bordereau ou un ticket Vitale, vous devez adresser à la CPAM un bordereau papier comportant les mentions suivantes : - Cachet d’identification ou numéro de prescripteur - N° de l’organisme d’Assurance Maladie destinataire - N° de la Caisse d’Assurance Maladie destinataire - N° de lot - N° de Sécurité sociale de(s) l’assuré(s) * prix d’un appel local sauf surcoût imposé par certains opérateurs de téléphonie fixe et mobile Masseurs-kinésithérapeutes - Infirmiers LES PIÈCES JUSTIFICATIVES LE BORDEREAU DE TÉLÉTRANSMISSION DÉFINITION En dégradé (sans carte Vitale) - Bordereau de transmission - Feuille de soins Cerfa - Prescription médicale En sécurisé (avec carte Vitale) - Bordereau de transmission - Prescription médicale REMARQUE La prescription n’est pas transmise par vos soins dans les situations suivantes : - En cas de suite de soins ; la prescription est transmise à la CPAM par le professionnel de santé qui a pratiqué le premier soin. - En cas d’acte soumis à accord préalable ; la prescription est alors jointe à la demande d’accord préalable, adressée au service médical. Dans ces situations, si les flux sont sécurisés, la CPAM ne demandera pas de pièces justificatives et réalisera également des contrôles de conformité a posteriori au regard des éléments de la demande d’accord préalable. Dans tous les cas, en mode dégradé, le bordereau de télétransmission et la feuille de soins sont obligatoires.
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Règles de transmission des pièces justificatives
Août 2015
Les bordereaux peuvent être imprimés par tous les logiciels, que ce soit sous format bordereau A4 ou format ticket Vitale. Pour tout problème de paramétrage, consultez votre fournisseur de logiciel. Une équipe de Conseillers Informatique Services de la CPAM de la Loire-Atlantique est également à votre disposition au 0811 709 044* pour vous accompagner dans la télétransmission. ► Si vous imprimez un bordereau : - présentez les prescriptions et feuilles de soins dans l’ordre des factures qui figurent sur le bordereau,- préférez un bordereau récapitulatif mensuel aux bordereaux individuels.► Si vous éditez un ticket Vitale :- agrafez le ticket avec les prescriptions et feuilles de soins dans l’ordre des factures présentes sur le ticket, - effectuez un seul ticket pour tout le lot,- si possible, éditez un ticket récapitulatif.► En cas d’impossibilité d’imprimer un bordereau ou un ticket Vitale, vous devez adresser à la CPAM un bordereau papier comportant les mentions suivantes :- Cachet d’identification ou numéro de prescripteur- N° de l’organisme d’Assurance Maladie destinataire- N° de la Caisse d’Assurance Maladie destinataire- N° de lot- N° de Sécurité sociale de(s) l’assuré(s)* prix d’un appel local sauf surcoût imposé par certains opérateurs de téléphonie fixe et mobile
Masseurs-kinésithérapeutes - Infirmiers
LES PIÈCES JUSTIFICATIVES
LE BORDEREAU DE TÉLÉTRANSMISSION
DÉFINITIONEn dégradé (sans carte Vitale)- Bordereau de transmission - Feuille de soins Cerfa - Prescription médicale
En sécurisé (avec carte Vitale)- Bordereau de transmission - Prescription médicale
REMARQUELa prescription n’est pas transmise par vos soins dans les situations suivantes : - En cas de suite de soins ; la prescription est transmise à la CPAM par le professionnel de santé qui a pratiqué le premier soin.- En cas d’acte soumis à accord préalable ; la prescription est alors jointe à la demande d’accord préalable, adressée au service médical.Dans ces situations, si les flux sont sécurisés, la CPAM ne demandera pas de pièces justificatives et réalisera également des contrôles de conformité a posteriori au regard des éléments de la demande d’accord préalable.Dans tous les cas, en mode dégradé, le bordereau de télétransmission et la feuille de soins sont obligatoires.
Pour l’acheminement des pièces justificatives, la CPAM met à votre disposition des enveloppes blanches portant la mention « Télétransmissions » écrite en rouge.
Vous pouvez commander ces enveloppes : - par téléphone, en composant le 0811 709 044*, du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h30(prix d’un appel local sauf surcoût imposé par certains opérateurs de téléphonie fixe et mobile)- par mail, à [email protected] ou à [email protected]
Pour adresser vos pièces justificatives, vous pouvez : - les déposer dans les boîtes aux lettres des accueils de Nantes et de Saint-Nazaire- les envoyer par voie postale à l’adresse suivante : 9, rue Gaëtan-Rondeau 44958 Nantes Cedex 9
Les pièces justificatives doivent être adressées dans un délai maximum de 30 jours suivant la transmission des flux correspondants.
Pour vos envois à la CPAM de la Loire-Atlantique
LA TRANSMISSION DES PIECES JUSTIFICATIVES
Pour tous les soins facturés en flux télétransmis, et selon vos obligations conventionnelles, les ordonnances et feuilles de soins papier doivent être adressées :► Une fois par mois► Accompagnées d’un bordereau récapitulatif mensuel► A la CPAM de la Loire-Atlantique, quelle que soit la Caisse d’affiliation de l’assuré
Les logiciels inscrivent sur les bordereaux de télétransmission le nom des régimes et les codes.► exemples : code MSA 02-441…
code GAMEX 02-441… code RSI 03-441…
RÉCAPITULATIF :01...(Régime Général) + 90 à 99... (Sections Locales Mutualistes) = enveloppe Régime Général02... = enveloppe MSA03... = enveloppe RSI04, 05, 06, 07, 08, 10, 12, 14, 15, 16, 17, 80 = à adresser au bon organisme
Conseils pratiques
POUR BIEN ADRESSER VOS PIÈCES JUSTIFICATIVES
Vous devez adresser les documents justificatifs des patients relevant des autres régimes que le Régime Général, la MSA ou le RSI, directement à leur Caisse de rattachement.
Attention : pensez à apposer les éléments d’identification, figurant sur votre cachet, à l’extérieur de chaque enveloppe, afin que la CPAM puisse identifier facilement et clairement les documents que vous avez transmis.
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L’avenant 4 à votre Convention porte sur la modernisation des relations avec l’Assurance Maladie.
Selon cet article, consciente des difficultés générées par les obligations réglementaires concernant la transmission des pièces justificatives, l’Assurance Maladie favorise la dématérialisation de ces pièces et propose le service SCOR.
Intégré à votre logiciel métier, le service SCOR permet, lors de la réalisation de la FSE (Feuille de Soins Électronique), de numériser la ou les pièces justificatives et de la (les) transmettre directement à la Caisse de rattachement de l’assuré.
Les postes doivent être équipés de scanners permettant la numérisation en recto/verso et produisant des images d’une résolution de 200 dpi minimum. Il est conseillé d’acquérir un scanner pour deux postes.
UN GAIN DE TEMPS ET DES ÉCONOMIES DE FRAIS DE GESTIONLes pièces justificatives numérisées (notamment les ordonnances) sont automatiquement classées et archivées en lots, de manière sécurisée, par votre logiciel. Vous n’avez plus de papier à gérer.
UNE RÉELLE TRAÇABILITÉUne fois scannées, les pièces justificatives peuvent être conservées dans le dossier du patient. Il est ainsi plus simple d’assurer le bon suivi de vos patients et de leur transmettre ultérieurement une copie, si nécessaire.
EN 3 POINTS CLÉS1 Pour la réalisation de vos flux en mode sécurisé, la pièce justificative originale et le ticket Vitale
sont générés automatiquement.
2 Pour la réalisation des flux en mode dégradé des assurés hors département, les pièces justificatives sont intégrées dans les flux. Désormais, vous n’avez plus besoin de les envoyer à la Caisse de rattachement.
3 Vous êtes dispensé d’adresser à votre Caisse Primaire le duplicata de la pièce justificative originale sur support papier. La pièce numérique a la même valeur juridique et comptable que l’original papier.
Le service SCOR, mode d’emploi
LA DÉMATÉRIALISATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES
Des vrais + au quotidien
