Registre des signatures - EPFL

Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 1

Registre des signaturesForum SI – 10 mai 2016

Mandant : Philippe StaubCheffe de projet : Julie Carpentier Boullay

Registre des signatures | 10 mai 2016

Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 2Registre

ORDRE DU JOUR

Sommaire

Le projet Registre des signatures en quelques mots

Le registre des signatures : quelques rappels

Informations utiles

Questions / Réponses

Le nouveau registre des signatures :• Les grands changements• 4 principaux profils du registre des signatures• Attribution d’un droit de signature

Les points forts du projet

1ère partie

2ème partie

5ème partie

6ème partie

3ème partie

4ème partie

Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 3Registre 1ère partie

LE REGISTRE DES SIGNATURES

QUELQUES RAPPELS

PREMIÈRE PARTIE


RAPPELS : RÈGLES FINANCIÈRES DE L’EPFL

Rappels

L’EPFL est constituée de 4 niveaux financiers :• Niveau 1 : correspondant à l’EPFL• Niveau 2 : correspondant aux facultés et vice-présidences• Niveau 3 : correspondant aux instituts / domaines / sections…• Niveau 4 : correspondant aux laboratoires et unités

Chaque faculté et vice-présidence (niveau 2) dispose d’un responsable finances

Chaque laboratoire / unité (niveau 4) correspond à un centre financier

Chaque centre financier comprend plusieurs fonds

Toute facture supérieure à CHF 5’000.-, doit être validée par 2 personnes

Art 36.2 du règlement financier : « Une personne au moins par unité (en principe le gestionnaire d’unité), devra disposer d’une délégation »


RAPPELS : REGISTRE DES SIGNATURES

Rappels

Le registre des signatures • s’appuie sur le règlement financier de l’EPFL• centralise tous les droits d’engager financièrement l’EPFL et les

signatures manuscrites correspondantes• est utilisé par les membres du service financier pour valider les

signatures apposées sur les factures et les notes de frais

Un droit d’engager financièrement l’école• peut-être donné pour un centre financier ou un fonds• pour un montant jusqu’à CHF 5’000.- ou CHF 50’000.-• est octroyé après les validations :

1. du responsable d’unité / professeur2. et du responsable finances

Registre des signatures | Forum SI (10 mai 2016) 6Registre 2ème partie

LE PROJET REGISTRE DES SIGNATURES EN BREF

DEUXIÈME PARTIE


LE PROJET REGISTRE DES SIGNATURES

Introduction

Le projet Registre des signatures a été :• initié par la VPRI (mandant : Philippe Staub)• réalisé en collaboration avec les responsables finances de

l’EPFL

Objectifs du projet Registre des signatures :• faciliter l’octroi d’un droit de signature • sécuriser l’octroi d’un droit de signature• faciliter le maintien des droits de signature (accès au registre)• première étape vers la dématérialisation des tâches

administratives

Lancement du nouveau registre des signatures : le 2 mai 2016


LE NOUVEAU REGISTRE DES SIGNATURES

TROISIÈME PARTIE


LES GRANDS CHANGEMENTS

Changements

1. Plus aucun formulaire n’est à signer pour l’octroi d’un droit : la procédure d’octroi d’un droit de signature est dématérialisée

2. La demande de création d’un droit de signature (ACCRED) génère automatiquement un workflow de validation (SAP)

3. Le registre alimente automatiquement les droits d’achat (portail Sésame)

4. Accès au registre : droits sans signature manuscrite (ACCRED) / droits avec signatures manuscrites (SAP)

5. Le responsable d’unité / professeur et le gestionnaire d’unité ont accès aux droits de signatures de l’unité (ACCRED)


LES PROFILS DU NOUVEAU REGISTRE DES SIGNATURES

Profils

OrganisationGESTIONNAIRE D’UNITÉ

Demande uniquementNiveau 4< CHF 5K

Par le resp. finances ou par le resp. d’unité

Rattachement Octroi de droit de signature

Unité< CHF 5K

Droit de signature par défaut

OrganisationRESPONSABLE

D’UNITÉ

Demande et validationNiveau 4

< CHF 50K

Automatiquement depuis les Structures

Unité< CHF 50K

Droit de visualisation par

défaut

Unité

Unité

OrganisationRESPONSABLE DE

FONDS

Demande uniquementPour fonds< CHF 5K

Automatiquement depuis la saisie du Service Financier

Fonds< CHF 5K -

RESPONSABLE FINANCES

Demande et validation Niveau 2

< CHF 50K

Faculté/ VP< CHF 50K

Faculté/VPImages signatures

Par le gestionnaire du registre


ATTRIBUTION D’UN DROIT DE SIGNATURE

Attribution

Pas de changement dans les personnes validant l’attribution d’un droit de signature

OrganisationResponsable de fonds

Demande d’attribution d’un droit par

Responsable d’unité

1ère validation(mail automatique)

OrganisationGestionnaire d’unité Responsable d’unité

2de validation(mail automatique)

Responsable finances

Responsable finances

OrganisationResponsable d’unité - Responsable finances

- Responsable d’unitéResponsable finances

Notification de création

Gestionnaire d’unitéResponsable d’unitéResponsable finances

Gestionnaire d’unitéResponsable de fondsResponsable d’unitéResponsable finances




POINTS FORTS DU PROJET

QUATRIÈME PARTIE


POINTS FORTS DU PROJET

Points fort

1. L’équipe projet :• Mandant : Philippe Staub• COPIL : K. Arberer, R. Bugnion, E. Fontaine, S. Killias, E. Marclay, D.

Rey et B. Walther• Représentants des utilisateurs : les responsables finances

2. La collaboration entre ACCRED et SAP

3. L’aide de MEDIACOM :• rédaction des communications mails• rédaction d’un article pour le Flash

4. Communication générale autour du projet :• diffusion régulière des documents du projet aux parties prenantes• présentations / participation aux groupes de travail : GT-14, GT-Admin…• séance de lancement auprès des secrétaires


INFORMATIONS UTILES

CINQUIÈME PARTIE


INFORMATIONS UTILES

Informations

Accès au registre des signatures à partir du lundi 2 mai 2016 :accred.epfl.ch

Site dédié au registre des signatures (d’ores et déjà en ligne) :signatures.epfl.ch

Forum dédié au registre des signatures à partir du lundi 2 mai 2016 :tous les lundis matin, de 10h30 à 12h, dans la salle BI A2 458

Questions à adresser au Service Desk :par téléphone : 1234

par mail : [email protected]

https://accred.epfl.ch/

http://signatures.epfl.ch/


QUESTIONS / RÉPONSES

SIXIÈME PARTIE

Registre des signatures - EPFL

Documents

Transcript of Registre des signatures - EPFL