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ETAT DE VAUDCONTROLE CANTONAL DES FINANCESChemin du Trabandan 281014 Lausanne

Rapport explicatif du Contrôle cantonal des financessur la révision des comptes annuels de l’Etat de Vaud

pour l’exercice arrêté au 31 décembre 2001

Mai 2002

AvertissementCompte tenu des délais impératifs pour la présentation des comptesannuels 2001 au Grand Conseil, le présent rapport est délivré en l’absence durésultat de la mise en consultation.

Ce dernier fera l’objet d’un rapport complémentaire.

Nous signalons que, compte tenu des circonstances exceptionnelles exposéesci-dessus, le présent rapport peut donc contenir des inexactitudes dues àl'absence de prise de position des services concernés.

Contrôle cantonal des finances Sommaire du rapport explicatif - 2

Rapport explicatif sur la révision des comptes 2001

Sommaire du Rapport explicatif

Introduction 5

Revue des procédures comptables et des contrôles internes 11

Organisation comptable et financière de l’Etat 13Ø Réorganisation de la Centrale d’achat de l’Etat de Vaud (CADEV) 16Ø Tenue de la comptabilité du Service des routes (SR) 17Ø Tenue de la comptabilité du Service des forêts (SFFN) 19Ø Organisation comptable et financière de l’ACI 21Ø Comptabilités des Offices d’Impôt de district (OID) 22Ø Présentation des comptes de la Police cantonale 24Ø Gestion des investissements de l’Etat de Vaud 26

Application de la Loi sur la TVA (LTVA) 28Ø Service des routes (SR) 29Ø Police cantonale 30Ø Service des automobiles et de la navigation (SAN) 31

Gestion de projets par les services de l’Etat 32Ø Utilisation des reports de crédits Lothar (SFFN) 35Ø EtaCom (DFJ – DIRE) 36Ø Haute école vaudoise (HEV) 40Ø Traitement de la facture sociale 41

Gestion des débiteurs 42Ø Evaluation et gestion des débiteurs du Service des automobiles

et de la navigation (SAN) 44Ø Gestion des débiteurs de l’Office cantonal des Bourses d’études

(OCBE) 46Ø Traitement des réclamations et recours fiscaux (TA – ACI) 48Ø Facturation et comptabilisation des frais pénaux 50Ø Gestion des débiteurs du BRAPA (SPAS) 51

Suivi et paiement des salaires 53Ø Contrôle des effectifs et des salaires 54Ø Décomptes des charges sociales 55Ø Université de Lausanne (UNIL) 57Ø Office du personnel enseignant (OPES) 59



Gestion des biens 60Ø Gestion des véhicules par la Police cantonale 62Ø Gestion des véhicules par le Service des routes (SR) 63

Gestion des systèmes d'information 65Ø DPSI – Bedag informatique 67Ø Gestion de la téléphonie (CCT) 68

Suivi des missions déléguées 69

Suivi des établissements autonomes 71Ø Hospices cantonaux vaudois 74Ø Université de Lausanne (UNIL) 76

Suivi des délégations de service public 81Ø Fondation d’aide aux requérants d’asile (FAREAS) 83Ø Surveillance de la CEESV 85

Suivi des participations de l’Etat 87Ø Participations au bilan de l’Etat 89

Suivi des entités subventionnées 92Ø Aides accordées au titre de l’économie et du tourisme 94Ø Prêts LIM et LDR 96Ø Prêts et subventions aux compagnies de transports 98

Suivi des engagements conditionnels de l'Etat 99Ø Engagements conditionnels du SSP 101Ø Engagements de l'Etat envers la Caisse de pensions (CPEV) 102

Présentation des comptes annuels 105

Corrections de valeur, provisions et réserves 107Ø Correction de valeur sur les débiteurs fiscaux de l'ACI 111Ø Participation de l’Etat à l’hospitalisation en division privée 112Ø Prise en charge de la TVA sur les prix de pension EMS 113Ø Remboursement du report de soins en EMS 114Ø Provision « Toxicomanie » 115Ø Financement des frais d’assistance pour requérants d’asile 117

Application du principe d'échéance au compte de fonctionnement 118Ø Application du principe d’échéance à l’ACI 120Ø Application du principe d’échéance au DFJ 121Ø Application du principe d’échéance aux frais de personnel 123Ø Application du principe d’échéance au Service de l’emploi 125



Périmètre des comptes annuels 126Ø Situation des fonds hors bilan 128Ø Fonds pour la protection de la jeunesse 131Ø Fonds cantonal de lutte contre le chômage 132Ø Ecole cantonale d’art de Lausanne (ECAL) 133Ø Ventes des vignettes automobiles 135

Compte de Pertes & Profits 136Ø Compte de Pertes & Profits pour l’exercice 2001 137

Conclusions 140

Glossaire 141

Index 143

Annexes 145

Suivi des recommandations pour les exercices 2000 et antérieurs 152

Contrôle cantonal des finances Introduction - 5


Introduction

Objet de l’audit

Pour la quatrième année consécutive et en application des dispositions del’art. 14 al. 2 de la Loi sur les finances (LFIN), le Contrôle cantonal des finances(CCF) a vérifié les comptes annuels de l’Etat de Vaud pour l’exercice arrêté au31 décembre 2001.

Selon l’art. 15 LFIN, le Compte d’Etat se compose des éléments suivants :

• Le compte d’exploitation, le compte de Pertes & Profits et le bilan de l’Etat(ensemble, les sept départements, l’Ordre judiciaire vaudois et le Tribunaladministratif).

• Les comptes des fonds spéciaux gérés par l’Etat.

• Les comptes des établissements publics dotés de la personnalité morale,lorsque la Loi qui l’institue le prévoit (à savoir le bilan des Hospicescantonaux vaudois et l’Université de Lausanne).

Le Compte d’Etat est complété par une liste des cautionnements et garantiesassumés par l’Etat et par le tableau des crédits d’investissements et de leuramortissement.

Etablissement et audit des comptes annuelsLe processus d’établissement des comptes se présente comme suit :

Services

Administration Conseil d’Etat Contrôle cantonaldes finances

Grand Conseil

Arrêté descomptes

Consolidationdes comptes

Audit descomptes

Recommandationau Grand Conseil

Approbationou renvoi

des comptes

Processus d’établissement des comptes

Proposition auConseil d ’Etat

Tenue de lacomptabilité

Service desfinances

Service desfinances



La responsabilité de l’établissement des comptes annuels incombe au Conseild’Etat alors que la mission du CCF consiste à vérifier si la comptabilité et lescomptes annuels sont conformes à la Loi et aux principes comptables et à émettreune appréciation les concernant à l’attention du Grand Conseil.

Ces comptes doivent se baser sur une comptabilité correctement tenue etprésument, par conséquent, le choix de règles de comptabilisation et d’évaluationappropriées, ainsi que l’existence d’un contrôle interne efficace.

Mission du CCF

Le CCF exécute son audit selon les normes de la profession en Suisse; cesnormes requièrent de planifier et de réaliser la vérification de manière telle quedes anomalies significatives dans les comptes annuels puissent être constatéesavec un degré de certitude convenable. Le CCF vérifie les postes des comptesannuels et les informations en ressortant au moyen d’analyses et d’investigationssur la base de sondages. En outre, le CCF apprécie l’application des principes deprésentation des comptes retenus, des décisions importantes en matièred’évaluation, ainsi que la présentation d’ensemble des comptes annuels.

La nature et l’ampleur des diverses opérations de vérification dépendentnotamment de l’efficacité du système de contrôle interne et de facteurs de risquesspécifiques à l’activité et au service.

A contrario, l'audit des comptes annuels ne comprend pas la recherchesystématique d’irrégularités, de malversations, de cas de fraudes ou de violationsdes dispositions de Lois spéciales (par exemple, Lois d’assurances sociales, Loisfiscales et Lois sur l’environnement).

Organisation de l’audit

L’audit des comptes s'effectue sous la direction et la responsabilité du Contrôlecantonal des finances. L'ampleur et la complexité des opérations impliquenttoutefois de renforcer l'équipe du CCF durant cette phase. Comme par le passé, leCCF a décidé de s’adjoindre le concours d’auditeurs externes pour mener à biencertains contrôles particuliers.

Contrôle de qualité

Secrétariat

Equipes d'auditeurs

Chefs de mandat Support informatiqueet juridique

Direction du mandatEquipe centrale



L’équipe centrale est composée de :

• P. Ethenoz, Expert-comptable diplômé, CCF.

• P.-A. Romanens, Comptable contrôleur de gestion diplômé, CCF.

• Th. Bonard, Expert-comptable diplômé, CCF.

• L. Bader, Experte-comptable diplômée, CCF.

• F. Vallat, Expert-comptable diplômé, Arthur Andersen.

Dans cette organisation, l'équipe centrale a une mission de gestion administrativeet technique du mandat, d'identification des risques et de résolution desproblèmes techniques, de préparation du rapport d'audit.

La direction centrale est également responsable du contrôle de qualité de l’auditqui consiste à garantir :

• La compétence professionnelle des collaborateurs.

• L’exécution correcte et régulière de l’audit.

• L’élaboration d’opinions et de rapports objectifs.

Les équipes sur le terrain sont composées d’auditeurs placés sous laresponsabilité de chefs de mandat qualifiés ; des collaborateurs de plusieurssociétés fiduciaires ont été impliqués dans les travaux de vérification lorsque lescirconstances le justifiaient (sociétés KPMG, Arthur Andersen, Ernst & Young,PriceWaterhouseCoopers).

Des auditeurs informatiques et juridique épaulent les équipes en mettant àdisposition une centrale d'information et en réalisant des contrôles des systèmesd'information.

La charge de travail globale consacrée à l’audit des comptes annuels 2001 semonte à environ 4800 heures, dont 600 pour les auditeurs externes (en regarddes 5050 heures pour l’audit des comptes 2000).

Les qualifications des collaborateurs engagés sur le mandat sont les suivantes :

Collaborateurs engagés sur le mandat 2001 2000

Experts-comptables diplômés 6 6

Comptable contrôleur de gestion diplômé 1 2

Comptables ou agents fiduciaires brevetés 2 3

Spécialistes en audit informatique 2 3

Licenciés HEC 2 2

Réviseurs assistants 3 2

Licencié en droit 1 1

Total 17 19



Approche de l’audit

L’audit des comptes annuels s’est déroulé en cinq phases :

• Identification et analyse des risques pouvant affecter les comptes annuels.

• Planification détaillée : composition des équipes d’audit et organisation desvérifications.

• Travaux d’audit portant sur les risques significatifs identifiés.

• Contrôle de la présentation des comptes annuels dans leur ensemble.

• Etablissement des différents rapports.

Plan d’intervention

Phases Intervenants Période

Identification et analyse des risques Equipe centrale 12.2001 – 01.2002

Planification détaillée Equipe centrale 01.2002 – 02.2002

Travaux d’audit Equipes de terrain 02.2002 – 04.2002

Contrôle final Equipe centrale 04.2002 – 05.2002

Etablissement des rapports Equipe centrale 05.2002 – 06.2002

Conformément aux normes suisses d'audit, le CCF a procédé à une identificationdes principaux risques pouvant affecter les comptes annuels ; ces risques ont étéanalysés et leur importance a été appréciée selon plusieurs critères. L’objectifpour le CCF est de concentrer ses vérifications sur les secteurs présentantobjectivement le plus de risques du point de vue de la préparation des comptesannuels.

Le CCF s’est basé sur les travaux suivants dans son analyse des risques :

• La prise en compte des contrôles effectués par le CCF au cours desdernières années – notamment dans les secteurs présentant des lacunesdans leur organisation comptable ou dans leur contrôle interne.

• Des entretiens avec les Chefs de départements, les Chefs de services, lesSecrétaires généraux et les contrôleurs de gestion.

• Un suivi des recommandations émises par le CCF au cours des précédentsaudits annuels et des contrôles spécifiques effectués durant l'année.

• Une revue analytique des données comptables disponibles de la fin janvier2002 à la clôture définitive des comptes fin avril 2002.

Sur la base de cette analyse, qui a fait l’objet de mises à jour durant ledéroulement de l’audit, le CCF a élaboré un programme de travail comprenant à lafois des analyses de procédures (contrôles des processus) et des vérifications decomptes dans les services retenus (contrôles de résultat).

Une attention particulière a été portée sur des problématiques transversales (c'està dire communes à plusieurs services ou à plusieurs départements).



Les auditeurs ont collecté des faits qu'ils ont analysés; le cas échéant, ils ontproposé des recommandations dans le but d'améliorer le fonctionnement desservices et la sécurité des flux comptables et financiers.

Rapports du CCF

L’art. 14 de la Loi sur les finances (LFIN), pose le principe suivant :

« Chaque année le Conseil d’Etat soumet au Grand Conseil les comptes et lebilan de l’Etat, lesquels sont rendus publics.

Le Contrôle cantonal des finances formule, après vérification, unerecommandation d’approbation des comptes annuels et du bilan de l’Etat au sensdes art. 14ss LFIN, avec ou sans réserve, ou de renvoi des comptes au Conseild’Etat ».

Afin de répondre aux dispositions légales susmentionnées, le CCF a délivré endate du 8 mai 2002 :

• Le Rapport du Contrôle cantonal des finances au Grand Conseil relatif àl’approbation du Compte d’Etat pour l’exercice clos au 31 décembre 2001selon l’art. 14 LFIN (voir annexe I).

De plus, le CCF émet le rapport qui fait l’objet de la présente brochure :

• Rapport explicatif sur la révision 2001 présentant les travaux effectués dansle cadre de l’audit ainsi que des informations complémentaires sur le Compted’Etat.

La Commission des finances a, en effet, exprimé la volonté d’avancer les datespour la présentation des comptes afin que le Grand Conseil soit à même de lesapprouver lors de sa session de juin.

Cette démarche a conduit le CCF à produire, dans un premier temps, le Rapportdu Contrôle cantonal des finances au Grand Conseil en date du 8 mai 2002.

Dans un second temps, le CCF a remis, début juin, le Rapport explicatif sur larévision 2001, qui a fait l’objet d’une procédure de consultation auprès de tous lesservices concernés.

Le Rapport au Grand Conseil

Le Rapport au Grand Conseil a été établi conformément aux normes de laprofession en Suisse; il rappelle la mission confiée au CCF au regard notammentde la responsabilité des services et présente les travaux effectués; il recommandemalgré les réserves l’approbation des comptes annuels et attire l’attention duGrand Conseil sur des remarques particulières ou des informationscomplémentaires.

Le Rapport explicatif sur la révision 2001

Le Rapport explicatif, pour sa part, complète l’information donnée par le Rapportau Grand Conseil; il donne la possibilité au CCF de commenter l’exécution et lerésultat de sa vérification. Il relève les points faibles et propose desrecommandations pour y pallier.



Le rapport explicatif est structuré de la manière suivante pour chaque chapitre :

• Introduction explicative, position du CCF, recommandations générales etconstats d’amélioration.

• Thèmes traités dans l’audit.

• Illustration des thèmes par les exemples dans l’Administration cantonalecomprenant les commentaires du CCF et les recommandations.

• Détermination des services sur les constats du CCF*.

Il appartiendra aux lecteurs du rapport explicatif de faire part de leurs réactionsafin que cette démarche puisse être adaptée en fonction de leurs besoinsd’information.

* Compte tenu des délais impératifs pour la présentation des comptes annuels 2001 auGrand Conseil, le présent rapport est délivré en absence du résultat de la mise en consultation.

Ce dernier fera l’objet d’un rapport complémentaire.

Nous signalons que, compte tenu des circonstances exceptionnelles exposéesci-dessus, le présent rapport peut donc contenir des inexactitudes due à l'absence de prise deposition des services concernés

Contrôle cantonal des finances Revue des procédures comptableset des contrôles internes - 11


Revue des procédures comptableset des contrôles internes

Dans le cadre de l’audit des comptes annuels 2001, le Contrôle cantonal desfinances a procédé à une revue des procédures comptables et des contrôlesinternes mis en place dans les services.

Portée des travaux du CCF

La responsabilité de l’établissement de procédures comptables appropriées etd’un système de contrôle interne efficace incombe aux services de l’Administrationcantonale.

Le « Système de contrôle interne » (SCI) regroupe toutes les procédures,méthodes et mesures intégrées dans les flux de travail des services, de façon àgarantir une activité correcte et efficace d’une part, la production d’une informationcomptable fiable et pertinente d’autre part.

La mission du CCF consiste à apprécier dans quelle mesure les comptes annuelssont entachés d'anomalies significatives. Conformément aux normes suissesd’audit, le CCF axe ses vérifications en fonction de l’appréciation qu’il porte surl’efficacité du système de contrôle interne des services.

Ainsi, la revue du CCF n’a pas couvert l’intégralité des procédures et techniquesde contrôles internes, mises en place par les services ; le CCF s'est concentré surles procédures qui, si elles devaient se révéler défaillantes, pourraient conduire àce que les comptes annuels de l’Etat soient affectés d'erreurs importantes ; il aégalement intégré dans ses réflexions les risques particuliers liés aux systèmesinformatiques.

Les différentes situations décrites ci-après sont donc présentées pour information.Il est également précisé que les réflexions du CCF ne peuvent être assimilées àune étude d'organisation : par conséquent, le CCF ne peut donner l'assuranceque tous les dysfonctionnements ont été relevés. A cet égard, considérant leslimites inhérentes de tout système de contrôle interne, des erreurs ou desirrégularités peuvent se produire et rester non détectées.

Remarque dans le Rapport du CCF au Grand Conseil

Dans son Rapport au Grand Conseil, le CCF recommande l’approbation descomptes annuels 2001, en formulant en particulier la remarque suivante :

« (…) A notre sens, les forces administratives et comptables ainsique les moyens mis à leur disposition restent encore insuffisantsdans de nombreux services, au regard de la complexité desproblèmes posés par la gestion des finances publiques. Le constatde ce décalage nous amène à mettre en avant le risque que des faitséconomiques particuliers ne soient ni appréciés, ni compris et aientdes conséquences sur la situation comptable et patrimoniale del'Etat.

Analyse du CCF



La volonté de renforcer les équipes en place dans le domaineconcerné (contrôleur de gestion, responsable administratif) va dansle sens souhaité, mais n’a pas encore apporté les améliorationsgénérales attendues.Nous avons également pu constater que les procédures de contrôleinterne et leurs évolutions ne sont toujours pas efficaces etprésentent des limites. Cet état de fait a pour conséquence que desprojets de l'Etat peuvent être menés de manière empirique oulacunaire et que des délégations de compétences soient octroyéessans surveillance. La surveillance des délégations de compétences,qu’elles soient octroyées ou reçues, est peu définie et fréquemmentmal mise en place ou de manière embryonnaire. (…) ».

Les constats du CCF se reflètent dans les thèmes suivants :

1 Organisation comptable et financière de l’Etat

2 Application de la Loi sur la TVA (LTVA)

3 Gestion de projet par les services de l’Etat

4 Gestion des débiteurs

5 Suivi et paiement des salaires

6 Gestion des biens

7 Gestion des systèmes d'information

Déclaration d’intégralité

Dans le cadre de ses travaux relatifs à l’audit des comptes annuels 2001, le CCFa procédé à des contrôles de procédures pour un service ou département donné,mais également de manière transversale.

Le CCF a demandé aux services de signer une déclaration d’intégralité, au termede laquelle ils attestent que leurs comptes ont enregistré toutes les opérationsdevant être comptabilisées, l’ensemble des avoirs et des engagements ; il a ététenu compte des risques et moins-values devant être portés au bilan.

Au terme de cette procédure, le Chef de service de l’ACI et le Président duTribunal administratif ont décliné l’invitation à produire une telle lettre, le premierestimant que la réorganisation de l’ACI n’était pas arrivée à son terme, le secondque sa responsabilité ne s’étendait pas à la saisie des données comptables dansl’application informatique PROCOFIEV, saisie assurée par le Département desinstitutions et relations extérieures (DIRE).



1 Organisation comptable et financière de l’Etat

Depuis plusieurs années, le CCF relève l’existence de dysfonctionnements dansl’organisation comptable de certains services.

Les prises de position du CCF ont amené certains services à réagir promptementet efficacement pour remédier aux lacunes constatées (la CADEV, par exemple).Dans d’autres secteurs, la situation reste toujours préoccupante, en dépit desprogrès parfois accomplis.

Ø Réorganisation de la Centrale d’achats de l’Etat de Vaud (CADEV)

Plusieurs services ont fait l’objet de contrôles du CCF ; d’autres rapports délivrésdans le courant de l’année dans le cadre de la planification annuelle, ont faitressortir des problèmes d’organisation comptable et financière, identiques à ceuxrencontrés dans le présent rapport :

Ø Tenue de la comptabilité du Service des routes (SR)

Ø Tenue de la comptabilité du Service des forêts (SFFN)

Ø Organisation comptable et financière de l’ACI

Ø Comptabilité des Offices d’impôts de district (OID)

Ø Présentation des comptes de la Police cantonale

Le CCF a également apprécié transversalement la problématique des créditsd’investissement : l’usage et le suivi de ces crédits ne sont pas satisfaisants enl’état des constats effectués.

Ø Gestion des investissements de l’Etat de Vaud

Le CCF relève les principaux éléments ressortant des constats dans les services :

• Sur le plan organisationnel, les responsabilités sont mal définies entre leService des finances (SFI), les comptables de départements et lescomptables de services, voire les contrôleurs de gestion.

• Le logiciel comptable PROCOFIEV est lourd à gérer ; la multiplication desinterfaces entre cet outil et les nombreuses applications utilisées par lesservices compliquent encore son fonctionnement.

• Il manque bien souvent à l’Administration cantonale des compétences dansles matières comptables et financières. Le niveau général des collaborateursdes services comptables et financiers est, en général, faible ; par ailleurs, lesmoyens qui leur sont accordés sont souvent limités.

• Il manque bien souvent une culture de gestion et de contrôle : les aspectscomptables et financiers des opérations sont souvent méconnus ouconsidérés tardivement par les Chefs de service.

• Les faiblesses des collaborateurs comptables évoquées peuvent avoir commecorollaire une implication forcée du personnel "métier" (enseignant, architecte,ingénieur, etc.) dans l'activité comptable pour laquelle ils n'ont ni la formation,ni l'information.

Analyse du CCF



Cette situation est à mettre au regard du développement continu de ces dernièresdécennies de l’action de l’Etat et de la législation, de la complexité grandissantedes opérations menées, des volumes financiers en cause.

Les difficultés éprouvées par la plupart des services pour redresser la situationtrouvent leur origine dans les contraintes posées à l'action de l'Etat :

• L'action de l'Etat s'inscrit dans un contexte normatif cantonal ou fédéral quel'administration ne maîtrise pas toujours ; la réorganisation d'un service peutimpliquer des modifications de dispositions légales ou réglementaires.

• La gestion des ressources humaines est encadrée par des dispositionslégales et statutaires qui rendent objectivement difficile l'adéquation entre lescompétences disponibles et les compétences nécessaires : recruter etrémunérer des collaborateurs qualifiés dans les domaines comptables etfinanciers sont notamment difficiles.

• L'organisation de l'Administration cantonale et plus encore la cultureadministrative ont des conséquences sur le système de prises de décisions ;de facto, dès qu'une question tend à toucher plusieurs services – ettypiquement les questions comptables et financières touchent souventplusieurs services voire départements – de patientes concertations sontnécessaires ; le fonctionnement de l'Administration cantonale se prête mal àdes actions promptes dans des problématiques transversales.

D’une manière générale, les tâches en matière comptable sont devenues pluslourdes et plus complexes, sans que la fonction comptable suive cette évolution.

Renforcement des compétences comptables et financières

Les équipes comptables doivent pouvoir se renforcer en qualité et compétences,se sentir prédisposées à s’investir sérieusement dans les problèmes comptableset de bouclement.

Appuyer l’action des services

Le CCF préconise, en effet, une approche pragmatique des difficultés, qui passepar la création d’une administration de mission : une petite équipe de technicienspeut être chargée d’une compétence transversale pour tenter d’apporter uneréponse aux dysfonctionnements constatés dans des services de l’Administrationcantonale, en tenant compte des contraintes existantes.

Cette équipe aurait pour mission :

• De soutenir les services afin de prendre les mesures dictées par lescirconstances dans le but d’améliorer les procédures comptables et lecontrôle interne.

• D’aider à la réorganisation en cours des services en apportant lescompétences comptables et financières qui font parfois défaut.

• D’apporter des solutions ou une méthodologie d’approche sur desproblématiques comptables nouvelles (modification législative, projets,problématique TVA, etc.).

• De proposer, le cas échéant, des recommandations pouvant affecterl’ensemble de l’Administration cantonale, dès lors qu’elles sont de nature àaméliorer la gestion de l’Etat, à sécuriser les flux d’information comptable et àaméliorer la qualité des informations financières de l’Etat.

Recommandationsgénérales



Du point de vue du CCF, il est urgent que les études et approches allant dans lesens d'une réorganisation administrative et comptable, qui perdurent depuisplusieurs années, trouvent un aboutissement dans un proche délai et dans lesdirections évoquées ci-dessus.

La réussite d’une telle action implique des objectifs clairs, une souplesse d’actionet un soutien de la part des Chefs de départements et des Chefs de services.

Renforcement des compétences comptables et financières

Le CCF a pu observer sur l’année 2001 et à ce jour quelques signes d’uneévolution allant dans le sens de l’organisation comptable et financièresouhaitable :

• Des responsables administratifs et financiers expérimentés ont été recrutésau niveau départemental.

• De « petites » comptabilités de services ont été ponctuellement regroupéesau niveau départemental (SAF, SIT au DINF).

Ces différentes mesures participent au renforcement attendu de la fonctioncomptable ; elles gagneraient à être étendues à d’autres secteurs de l’Etat.

Il est enfin à relever qu’un projet de rapport au Conseil d’Etat a été établi par leDépartement des finances (DFIN), qui précise les missions, la positionhiérarchique, l’accès à l’information et le cahier des charges des contrôleurs degestion départementaux, dont l’activité initiale était mal définie.

Evolution de lasituation



Ø Réorganisation de la Centrale d’achat de l’Etat de Vaud(CADEV)

La Centrale d’achats de l’Etat de Vaud a été régulièrement mentionnée dans les rapportsannuels du CCF sur les comptes d’Etat, pour des problèmes récurrents d’écartscomptables provoqués par une absence de maîtrise de l’interface entre les systèmesinformatiques utilisés.

Une démarche d’amélioration du système de contrôle interne et de fiabilité de l’outilinformatique a été entreprise dès lors pour pallier les carences constatées.

Réorganisation de la CADEV

Le CCF a constaté une amélioration significative du système de contrôle interne, pardiverses mesures, telles que :

• Adaptation du logiciel PENELOPE pour la gestion directe des débiteurs et desfournisseurs, ainsi que l’ouverture des comptes CCP nécessaires.

• Adoption de nouvelles procédures, d’une nouvelle structure et de nouveaux schémascomptables répondant aux prescriptions de la Loi sur les finances.

• Abandon de l’interface automatique de PENELOPE sur PROCOFIEV, celle-ciprovoquant des écarts.

• Amélioration de la procédure d’inventaire.

Dés lors, les procédures de bouclement comptable de la CADEV répondent auxrecommandations émises par le CCF.

Le CCF relève, cependant, encore quelques écarts entre PENELOPE et PROCOFIEV pourles comptes débiteurs et fournisseurs. Même si ces écarts ne sont pas significatifs entermes de montant, ils méritent d’être analysés et régularisés sur l’exercice 2002.

Par ailleurs, le CCF estime que le compte 2006 de PENELOPE, qui représente le comptede liaison avec l’Etat, doit faire l’objet d’un suivi particulier, afin que les mouvementsannuels puissent être clairement identifiés et justifiés.

Le CCF relève que la CADEV est engagée dans un projet visant à modifier sa procédurede facturation pour les ventes à l’Administration cantonale vaudoise. Ce projet consiste àsupprimer les paiements entre services de l’Etat au profit d’une imputation directe dans labonne rubrique budgétaire. Le CCF est favorable à ce projet, qui simplifiera de manièresignificative le processus et qui rendra le système de contrôle interne plus performant.

Renforcement des procédures de bouclement

Le CCF demande que les écarts subsistant entre la comptabilité PENELOPE etPROCOFIEV pour les comptes débiteurs et fournisseurs soient analysés et régularisés surl’exercice 2002.

De plus, le CCF préconise que la comptabilisation des mouvements financiers avec l’Etatsoit effectuée en utilisant des sous-rubriques du compte 2006, afin de mieux pouvoir cernerpar catégorie :

• Les salaires et charges sociales.

• Les transferts de fonds SFI.

• Les encaissements pour des débiteurs PROCOFIEV.

• Les paiements aux fournisseurs PROCOFIEV.

• Les charges découlant d’un transfert interne d’un autre service de l’Etat (téléphone,loyer, etc).

• Le résultat opérationnel de la CADEV.

Commentaire

Recommandation 1

Importance

Basse Moyenne Haute

Réponse requise31.12.2002

Description



Ø Tenue de la comptabilité du Service des routes (SR)

Le secteur comptable du Service des routes est en charge de la comptabilité des Routesnationales. Cette comptabilité doit être le reflet des ordonnances établies pour l’Officefédéral des routes (OFROU).

La comptabilité des Routes nationales est tenue sur le logiciel SAI, interfacé avecPROCOFIEV. Le compte de passif 2059 de l’UB 621 enregistre tous les encaissements etdécaissements relatifs aux Routes nationales et, au moins une fois par année, le solde decette rubrique est réparti dans les comptes de fonctionnement ou d’investissementadéquats. Depuis l’exercice 2000, cette répartition est facilitée par une Base Accessrecensant les ordonnances par sorte d’opération.

Le logiciel SAI a également été implémenté pour faciliter le suivi des chantiers (gestion deslots) par les ingénieurs.

Tenue de la comptabilité des Routes nationales

Pour la 2ème année consécutive, le bouclement de la comptabilité des Routes nationales aété confié à une fiduciaire. En effet, comme pour l’exercice 2000, les ressources etcompétences nécessaires au bon déroulement de ce bouclement n’étaient pas garantiespar le Service des routes.

Le CCF a malheureusement pu constater, une nouvelle fois, que le départ en 2001 de lapersonne en charge de la comptabilité des Routes nationales, au secteur comptable du SR,a péjoré la mise à jour et la qualité de l’information comptable nécessaires à la révision. Eneffet, les mesures de suppléances prises par le Service des routes se sont avéréesinadaptées.

Le CCF relève que le solde du compte d’attente avec la Confédération (rubrique 2059)n’est pas encore stabilisé, la différence comptable évoluant au gré des exercices et deséléments du passé qui ressurgissent. De plus, pour l’exercice 2001, le contrôle deconcordance entre les écritures comptabilisées dans SAI et la comptabilité de l’OFROU afait apparaître des écarts qui devront encore être analysés par le Service des routes.

En tout état de cause, le CCF ne peut en aucun cas conclure à une améliorationsignificative dans la maîtrise par ce service de la comptabilité des Routes nationales, parrapport aux remarques émises dans le rapport explicatif sur la révision 2000.

Il est mis, notamment, en évidence les exemples suivants :

Objet d’investissement N° 600001 « Construction des Routes nationales »

En ce qui concerne l’objet d’investissement, les écritures particulières ci-après ont attirél’attention du CCF :

Compte 5002 Virement dépenses bâtiment 1999 CHF 315'424

Il s’agit d’un montant qui subsiste depuis 1999 dans la comptabilité du SR, sans que sonorigine et sa justification n’aient pu être déterminés par la comptabilité du Service. Parconséquent, ce montant doit soit être enregistré par le compte de Pertes & Profits de l’Etatde Vaud, soit faire l’objet d’une ordonnance s’il s’agit d’une dépense pour les Routesnationales. En revanche, il ne peut en aucun cas être comptabilisé sans autre forme dansles dépenses d’investissement.

Compte 5002 Provision factures d’entretien à payer CHF 596'000

Compte 6601 Provision factures d’entretien à payer CHF 518'500

Dépenses nettes CHF 77’500

Compte 5002 Provision factures construction à payer CHF 12'293'000

Compte 6601 Provision factures construction à payer CHF 10'572'000

Dépenses nettes CHF 1'721'000

Commentaire

Description



Les deux soldes susmentionnés représentent, selon les informations obtenues du Servicedes routes, un transitoire relatif aux dépenses d’entretien et de construction des Routesnationales 2001 qui seront payées en 2002, par manque de disponibilité sur le budget de laConfédération. Le CCF ne peut que s’étonner de cette nouvelle pratique d’enregistrer untransitoire sur le crédit d’investissement des Routes nationales, alors que le Service desroutes s’est antérieurement toujours refusé à les comptabiliser, la Confédération tenant unecomptabilité selon la méthode de caisse. De plus, ces montants ne représentent que 60%des dépenses nettes prises en compte.

Compte 1016 « Participation de la Confédération et des tiers aux dépensesd’investissements »

Selon le plan comptable PROCOFIEV, le solde de ce compte représente, en général, lemontant des recettes de subventions fédérales à encaisser.

Les directives du Service des finances précisent que, dès que la participation des tiers oude la Confédération a été acceptée par ces derniers, elle doit être enregistrée dans lecompte 1016, par le crédit du compte de la classe 6 de l’objet d’investissement.

Le CCF a cependant constaté que le SR enregistre les subventions et participations detiers au moment de l’encaissement, en passant simultanément l’écriture de produit etl’écriture d’encaissement par le compte 1016.

Cette pratique n’est pas conforme à celle préconisée par le plan comptable de l’Etat etsurtout, ne permet pas de connaître, au bouclement, l’engagement éventuel de laConfédération ou de tiers envers l’Etat pour ses investissements.

Utilisation du logiciel SAI

En ce qui concerne l’utilisation du logiciel SAI par le SR, le CCF estime que le potentiel del’outil est très largement sous-exploité, tant par les ingénieurs pour le suivi des chantiers,que par la comptabilité pour la gestion des paiements aux fournisseurs.

En effet, les ingénieurs préfèrent tenir leurs propres tableaux de bord (papier ou tableur)plutôt que consulter SAI ; quant à la comptabilité, elle effectue les paiements au fur et àmesure de la réception des factures, sans tenir compte des délais de paiement usuels,alors que SAI intègre la notion d’échéancier.

Tenue de la comptabilité du Service des routes

Le CCF demande que :

• Le Service des routes soit à même d’assurer la tenue régulière et le bouclement de lacomptabilité des Routes nationales sans l’aide d’un mandataire. A cet égard, le CCFprécise que l’engagement d’un comptable expérimenté a été projeté et doit se réalisersur le 2ème trimestre 2002.

• L’écriture de dépenses de CHF 315'424 enregistrée dans l’objet d’investissement en2001 fasse l’objet de recherches et d’un traitement adéquat (fiche de Pertes & Profits àdéfaut de justifications probantes).

• L’application du principe d’échéance pour les investissements soit clairement définie,en accord avec le SFI, pour éviter une interprétation différente de ce principe à chaqueexercice bouclé.

• Le Service des routes comptabilise, à l’avenir, les éléments relatifs à la participation detiers ou de la Confédération, conformément aux instructions et plan comptable de l’Etatde Vaud.

• Des mesures soient prises par le SR pour inciter ses collaborateurs à utiliserpleinement le potentiel de SAI.

Recommandation 2

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Tenue de la comptabilité du Service des forêts (SFFN)

Le CCF a relevé dans son rapport explicatif sur la révision 2000 des problèmes dans latenue de la comptabilité du SFFN.

Le nouveau Chef de service du SFFN a communiqué au CCF, par sa correspondance du29 janvier 2002, les éléments suivants :

« Je tiens à vous informer de la décision de notre Chef de département,Monsieur le Conseiller d’Etat Jean-Claude Mermoud, de faire procéder à uneréorganisation relativement conséquente de l’organisation du service.

Cette réorganisation, qui constituera une priorité de mon nouveau mandat deChef de service, aura également pour conséquence de faire procéder à uneréorganisation de la structure budgétaire du service, ainsi qu’à une révisionde toute une série de procédures comptables. Ces dernières seront bienentendu modifiées dans le sens des recommandations du CCF.

En fonction des moyens que nous serons en mesure de dégager pourconduire ces modifications budgétaires et comptables, le processus seravraisemblablement achevé pour l’élaboration du budget 2004 et opérationnelau cours de cette même année».

Le CCF prend acte de la volonté affichée par le Chef de service afin de résoudre à termeles problèmes identifiés notamment dans le cadre de la réorganisation voulue du service.

Cependant, le CCF présente, ci-après, ses constats, tout en rendant attentif le lecteur quele traitement des conséquences de « Lothar » a notablement accru le volume desopérations comptables à traiter sur l’exercice 2001.

Lacunes dans la tenue de la comptabilité

Le CCF a vérifié les travaux de bouclement entrepris par le SFFN pour l’exercice 2001 et lesuivi des recommandations émises les exercices antérieurs.

Le CCF relève, notamment, que les points suivants nécessaires à la tenue régulière de lacomptabilité, ne sont pas respectés :

• Comptabilisation des écritures de bouclement dans les délais prescrits par le SFI.

• Présentation d’inventaire probant pour la valorisation au bilan et la justification desolde.

• Organisation et classement systématique des pièces comptables.

• Concordance entre les logiciels « métiers » et la comptabilité PROCOFIEV.

• Caractère probant des justificatifs comptables.

• Clarté et lisibilité des comptes (plan comptable et schéma des écritures simples etcompréhensibles pour un lecteur initié).

• Application des principes comptables définis par la LFIN (Loi sur les finances),particulièrement pour les comptes de prêt de main-d’œuvre, subventions et vente debois (comptabilisation du produit brut, échéance, etc.).

Compétences du secteur comptable

Le CCF considère, malgré la surcharge liée au traitement de « Lothar », que le secteurcomptable du SFFN ne présente pas actuellement les compétences professionnellessuffisantes afin d’être à même d’assurer la tenue régulière et le bouclement de lacomptabilité du service de manière satisfaisante.

De plus, compte tenu du projet de réorganisation du service, le CCF a quelques craintesquant à la capacité du secteur comptable du SFFN de mener à bien ce projet, pourl’environnement comptable, sans aide extérieure.

Par ailleurs, la concentration des connaissances sur l’organisation et les schémascomptables actuels par le comptable du service est un facteur de risque supplémentaire.

Commentaire

Description



Système de contrôle interne

Le CCF estime qu’il y a lieu d’améliorer la transmission de l’information entre les différentsmétiers du SFFN (comptable et ingénieurs notamment), ceci afin de permettre au secteurcomptable d’avoir une meilleure compréhension des opérations effectuées par le service, etaux ingénieurs de cerner les incidences comptables et financières de leurs activités.

A ce titre, le CCF a constaté le manque d’interaction entre le secteur comptable et lesingénieurs forestiers pour la gestion des subventions, de même que l’absence de contrôlesystématique sur les salaires versés au personnel temporaire employé dans lesarrondissements.

Tenue de la comptabilité du SFFN

Le CCF demande au SFFN dorénavant :

• D’assurer, dans les délais fixés par le Service des finances de l’Etat de Vaud (SFI), lacomptabilisation des écritures de bouclement des UB gérées par le SFFN.

• De procéder, à chaque bouclement et dans les délais prescrits par le SFI, à lajustification des soldes des comptes de bilan, conformément aux instructions debouclement.

• D’améliorer l’organisation et le classement des pièces comptables du service et desarrondissements.

• De s’assurer que le total des subventions octroyées aux bénéficiaires pour chaqueexercice selon la comptabilité PROCOFIEV concorde avec celui calculé par leslogiciels « métier » des ingénieurs forestiers (GESPROJ).

• De pouvoir justifier chaque mouvement comptable à l’aide d’une pièce justificativeprobante relevant d’un fait économique (facture, décompte), au lieu d’un documentécrit interne.

Dans le cadre de la réorganisation des procédures comptables, il est impératif :

• De simplifier le plan comptable et les schémas de comptabilisation, en tenant comptedes besoins spécifiques des arrondissements.

• De respecter les principes comptables définis par l’article 14 a, alinéa 2, de la LFIN du27 novembre 1972, notamment le principe de la comptabilisation du produit brut pourles comptes de prêt de main-d’œuvre.

• De définir les modalités d’application du principe d’échéance principalement pour lesprêts de main-d’œuvre, les subventions et les ventes de bois.

Compétences du secteur comptable

Le CCF demande au SFFN de prendre toutes les mesures nécessaires au renforcementdes compétences du secteur comptable et d’en assurer la suppléance.

Par ailleurs, le CCF demande au Secrétariat général du DSE d’assister le SFFN dans sesmesures de réorganisation et plus particulièrement d’apporter la collaboration du contrôleurde gestion.

Système de contrôle interne

Le CCF demande au SFFN d’améliorer la collaboration entre les différents corps de métiersdu SFFN, ceci afin d’assurer une vision transversale et globale entre les différents secteursdu service.

Recommandation 3.1

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 3.2

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 3.3

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Organisation comptable et financière de l’ACI

La progression des revenus fiscaux, ainsi que l’entrée en vigueur de nouvelles dispositionslégales mettent en exergue le peu d’indicateurs et d’informations financières à dispositionpour l’analyse de l’origine et des causes de ces variations.

En l’état, le système d’information de l’ACI ne permet pas de chiffrer les variations deproduits fiscaux imputables aux événements ci-après :

• Amélioration de la conjoncture économique.

• Modifications légales.

• Efficience de l’ACI (rattrapage ou retard de facturation, qualité de la taxation).

Il faut cependant souligner l’importance en terme de ressources que comporte une telledémarche. Selon avis du CCF, un système d’indicateurs ne peut être mis en place quedans le cadre de la taxation assistée par ordinateur.

Un rapport sur les revenus fiscaux est établi chaque année par l’ACI sur la base desinformations disponibles. Il est, toutefois, destiné à un cercle restreint de lecteurs.

Contrôle interne

Le Chef de service de l’ACI dispose d’une cellule de contrôle interne.

Le CCF a pris connaissance pour l’exercice 2001 de l’activité déployée par cette cellule,ainsi que des rapports qui ont été émis.

Le chef de la cellule de contrôle interne de l’ACI a été engagé le 1er septembre 2001. Aprèsune période de formation effectuée chez un mandataire externe (fiduciaire), ainsi que dansun Office d’impôt de district, le responsable du contrôle interne a commencé son activité àl’ACI en octobre 2001.

Lors de l’audit sur les comptes 2001, la cellule de contrôle interne était encore en phase demise en place. En effet, le CCF relève que la carte des risques informatisée n’est plus miseà jour, et que la validation de la planification des révisions 2002 par le Chef de service del’ACI n’est pas encore intervenue. Par ailleurs, l’outil choisi pour gérer les risques de l’ACIappartient à un mandataire externe et il est installé sur un seul PC prêté par ce mandataire.

Il paraît essentiel au CCF de finaliser au plus vite la phase de mise en route de cette cellulede contrôle interne (outil, méthodologie, planification) afin qu’elle puisse être pleinementopérationnelle.

En consultant les travaux réalisés en 2001 par le contrôle interne de l’ACI, le CCF aremarqué que l’essentiel du temps de cette cellule a été consacré aux thèmes liés à laperception et au projet IFO 2006. En revanche, le domaine de la taxation n’a pas étéabordé, alors qu’il s’agit de l’activité principale de l’ACI.

Contrôle interne

Le CCF recommande au Chef de service de l’ACI d’orienter les travaux de la cellule decontrôle interne sur les aspects de procédures de travail liées au métier de la taxation.

De plus, il est impératif que le contrôle interne de l’ACI dispose d’un propre outil de gestiondes risques adéquat aux besoins du service, ainsi que d’une planification des travauxdécoulant de la carte des risques. Ceci afin de diminuer sa dépendance vis-à-vis demandataire externe.

Recommandation 4

Importance

Basse Moyenne Haute

Réponse requisenon

Commentaire

Description



Ø Comptabilités des Offices d’Impôt de district (OID)

La comptabilité de l’Administration cantonale des impôts (ACI) est alimentée par lesécritures annuelles provenant des Offices d’impôt de district (OID) et de l’Administrationcentrale.

Le compte 1013 est un compte de liaison reflétant les actifs et passifs composant lescomptabilités des OID qui ne sont pas intégrées dans la comptabilité de l’Etat.

Les comptabilités des débiteurs de l’ACI sont arrêtées au 28 février de chaque année, alorsque les comptes de l’Etat de Vaud bouclent au 31 décembre. Par conséquent, il existe unchevauchement de ces deux comptabilités qui doit être maîtrisé par l’ACI.

Dans ses deux précédents rapports sur les comptes annuels de l’Etat de Vaud, le CCF ademandé que le compte 1013 soit impérativement justifié et ventilé par nature d’actif etpassif à chaque bouclement.

A la suite des recommandations successives du CCF, la section comptable de l’ACI a prisdes mesures dans le courant de l’exercice 2001 et a procédé à l’analyse de la faisabilité del’opération de consolidation et de ventilation des actifs et passifs constituant les comptesdes OID dans ceux de l’Etat (PROCOFIEV).

Le CCF a pu constater de grands progrès dans la maîtrise des comptabilités des OID parl’ACI. En effet, au bouclement de l’exercice 2001, le retraitement des comptes des OIDpour les intégrer dans les comptes d’Etat a pu être effectué de manière concrète dans lesdélais convenus.

En définitive, le solde des comptes de OID au 31 décembre 2001 se présente selon ledétail suivant :

Caisses (7031.1001) CHF 99'637

CCP (7031.1002) CHF 11'981'499

Avances à régulariser (7031.1011) CHF 2'369'090

Comptes courants (7031.1012) CHF 398'213'053

Impôts à encaisser (7031.1013) CHF 774'396'095

Inventaires (7031.1148) CHF 1'008'631

Créanciers (7031.2001) CHF -337'744'847

C/C créanciers non bancaires (7031.2006) CHF -362'369

Collectivités publiques (7031.2012) CHF -115'527'505

Solde des comptes des OID au bouclement 2001 CHF 734'433'284

Sur la base des explications et pièces justificatives fournies par l’ACI, le CCF a vérifié laconcordance de ces montants avec les actifs et passifs figurant dans les comptabilités desOID.

L’important montant du poste « Comptes courants » de CHF 398'213'053 provient du faitque l’ACI boucle ses comptes au 28 février 2002, alors que l’Etat de Vaud clôture au31 décembre 2001. Par conséquent, il en résulte que les encaissements de cette périodeintermédiaire ne sont pas présentés dans la rubrique « Impôts à encaisser ».

En ce qui concerne le montant de CHF 337'744'847 du poste « Créanciers », il concernedes débiteurs momentanément créanciers. Cette somme comprend en fait deux notionsbien distinctes, soit :

• Les montants dus aux contribuables selon les décomptes d’impôt émis.

• Les montants encaissés des contribuables, mais pour lesquels le décompte d’impôt n’apas encore été émis.

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Les outils nécessaires à l’évaluation des montants pour chacune des deux catégoriesconcernées ne sont pas disponibles à l’ACI. Néanmoins, le CCF estime que les montantsencaissés pour des décomptes à émettre doivent être portés au bilan en diminution desdébiteurs impôts (7031.1013).

Au sujet de la procédure mise en place pour le traitement des comptes des OID, le CCFrelève deux éléments qui méritent une attention particulière :

• L’absence de formalisation de la démarche entreprise.

• La connaissance par une seule personne de la méthodologie appliquée.

En effet, le CCF est d’avis qu’au vu de la complexité du processus nécessaire aubouclement pour régulariser le compte 1013, l’absence de la description du processus deretraitement des comptes des OID aura pour conséquence que l’ACI doive répéter leraisonnement pour le bouclement 2002. Par ailleurs, ce travail pourrait sérieusement êtreentravé si la personne de référence devait ne pas être disponible pour ce bouclement.

Le CCF doit toutefois préciser que, dès l’exercice 2003, le schéma directeurorganisationnel de l’ACI prévoit l’introduction d’une nouvelle comptabilité financièrecomprenant des interfaces entre les logiciels débiteurs de l’ACI, le logiciel de comptabilitéfinancière de l’ACI et PROCOFIEV. De plus, la date de bouclement des comptes de l’ACIcoïncidera avec celle de l’Etat de Vaud (31 décembre). Par conséquent, selon lesinformations obtenues de l’ACI, les problématiques soulevées ci-dessus devraientdisparaître.

Compte 1013 « Impôts à encaisser »

Le CCF demande à l’ACI d’établir une description des procédures relatives au traitementdu compte 1013 afin de faciliter le bouclement 2002.

Le CCF relève également que la notion de « débiteurs momentanément créanciers » devramieux être cernée par l’ACI pour le bouclement 2002, afin de distinguer les crédits relatifsaux décomptes d’impôts de l’année de référence encore à émettre, des soldes dedécomptes en faveur du contribuable. Ceci permettra de corriger le solde des débiteursimpôts au bouclement.

Recommandation 5

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Présentation des comptes de la Police cantonale

La Police cantonale dispose de trois comptes bancaires ouverts en faveur du personnel del’Etat-major, de la Police de sûreté, ainsi que de la gendarmerie. Ces comptes sontalimentés par les primes et dons que les tiers font à chaque corps de la Police cantonale.Quant à l’avoir de ces comptes, il est destiné à des acquisitions ou dépenses dans l’intérêtdu personnel (cadeaux de mariage, naissance, retraite, etc). Au 31 décembre 2001, l’avoirtotal sur ces comptes bancaires représente CHF 56'180.

L’article 37 du règlement d’application de la Loi du 17 novembre 1975 sur la Policecantonale prévoit effectivement que :

« La gendarmerie et la police de sûreté disposent chacune d’une caisse dans laquelle sontversés les primes et dons destinés à la police cantonale ou à l’un des corps.

L’acceptation des primes et dons, leur répartition entre les caisses ou leur attribution à l’uned’elles doivent être autorisées par le Chef du département.

Un règlement soumis à l’approbation du Chef du département fixe l’administration etl’affectation des fonds de chacune des deux caisses. Il prévoit la participation du personnelaux décisions à prendre dans ce cadre ».

Les comptes de liquidités ouverts en faveur du personnel, ainsi que l’engagement financierenvers celui-ci, ne figurent pas dans les comptes de bilan des trois unités budgétaires de laPolice cantonale concernées par ces « caisses du personnel ».

Intégralité du bilan et respect des dispositions réglementaires

La création d’une «caisse du personnel de l’Etat-major » n’a pas été avalisée par le Chefde département, celle-ci n’étant pas prévue par le règlement d’application de la Loi sur laPolice cantonale. Cependant, une mise à jour future du règlement précité permettrait derégulariser cette situation.

Le CCF a également relevé que les personnes autorisées inscrites auprès de la BCV pourle compte du personnel de l’Etat-major bénéficient de la signature individuelle. Cettepratique est contraire au règlement interne qui prévoit des signatures collectives.

En tout état de cause, le CCF estime que les comptes de liquidités relatifs aux dons etprimes remis au corps de la Police cantonale doivent figurer au bilan des Unitésbudgétaires concernées. Dans la même logique, le passif inhérent à ces fonds gérés par laPolice cantonale pour son personnel doit figurer au passif du bilan.

Subvention fédérale pour la RPLP

La Loi relative à une redevance sur le trafic des poids lourds (LRPLP) prévoit que laConfédération verse des contributions aux cantons pour le contrôle du trafic des poidslourds (Loi sur le transfert du trafic du 8 octobre 1999).

En date du 15 janvier 2001, le Conseil d’Etat a ratifié la convention entre la Confédérationet le canton de Vaud relative aux prestations d’intensification des contrôles du trafic despoids lourds.

Cette convention fixe les buts à atteindre par le canton de Vaud pour obtenir la subventionRPLP. Elle prévoit que la Police cantonale fournisse chaque année, à partir de 2001 etpour 5 ans, 6’000 heures de prestations supplémentaires de contrôles du trafic des poidslourds pour une subvention globale de CHF 1'200'000.

Le CCF a constaté, au jour du contrôle, qu’aucune contribution de la Confédération n’a étéencaissée par la Police cantonale pour les prestations fournies dans le cadre de la RPLP,et ceci, malgré l’engagement de 7 postes supplémentaires affectés à cette tâche dès le2ème semestre 2001.

En effet, les décomptes qui ont été établis par la Police cantonale pour l’Office fédéral desroutes (OFROU) révèlent que l’activité fournie par le canton de Vaud dans le cadre de laRPLP ne respecte pas les quotas de contrôle définis par la convention.

Commentaire

Description



Afin de respecter le principe d’échéance, le secteur comptable de la Police cantonale atoutefois décidé d'enregistrer un transitoire de CHF 457'000 de produit à recevoir sur lesCHF 1'200'000 prévus.

Selon les dernières informations que le CCF a obtenues de la Police cantonale, desnégociations ont été entreprises avec l’OFROU afin de déterminer la contribution à laRPLP pour 2001 et de modifier la convention.

En tout état de cause, le CCF constate d’une part que la Police cantonale a sous-estiméles efforts à consentir pour atteindre les buts fixés par la convention de janvier 2001 etd’autre part que l’organisation et le système d’information mis en place n’ont pas permis, aposteriori, de justifier les heures supplémentaires déployées pour cette activité de contrôle.

Intégralité du bilan et respect des dispositions réglementaires

Le CCF demande que les comptes de liquidités ouverts en faveur du personnel, ainsi quele passif inhérent aux fonds mis à leur disposition, soient intégrés au bilan des unitésbudgétaires de chaque corps de la Police cantonale.

Dans le cadre d’une mise à jour des bases légales relatives à la Police cantonale, ilconviendra de régulariser la situation de la Caisse du personnel de l’Etat-major.

Par ailleurs, les signatures autorisées doivent répondre aux prescriptions du règlementinterne adopté.

Subvention fédérale pour la RPLP

Le CCF demande que la convention du 15 janvier 2001 entre l’Etat de Vaud et laConfédération soit renégociée, afin d’y apporter les corrections nécessaires permettant à laPolice cantonale de la respecter pleinement.

Par ailleurs, le CCF demande à la Police cantonale de mettre en place une organisation etun système d’information permettant de justifier le temps consenti par le canton de Vaud àcette activité de contrôle du trafic des poids lourds.

Recommandation 6.1

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 6.2

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Gestion des investissements de l’Etat de Vaud

L’Etat de Vaud finance, chaque année, plus de CHF 200 millions dans les projetsd’investissements (2001 : CHF 208 millions après corrections techniques). Ces derniers ontpour but de compléter ou de développer le domaine public et le patrimoine administratif duCanton au sens de l’art. 24 LFIN.

Les comptes mentionnés ci-dessous, sont des comptes d’investissements qui enregistrentdes acquisitions gérées par le biais des objets d’investissements, amortis sur une durée devie conforme à celle qui a été définie dans le décret :

1141 Terrains non bâtis

1142 Ouvrages de génie civil

11431 Bâtiments et constructions à amortir

11451 Forêts – investissements à amortir

1146 Mobilier et installations

1149 Autres investissements à amortir

1162 à 1166 Subventions d’investissements accordées à des cantons, descommunes, des institutions ou des personnes physiques

Après l’acceptation d’un EMPD relatif à un objet d’investissement par le Grand Conseil,l’investissement se réalise et d’un point de vue technique, doit être bouclé dans lacomptabilité dès la fin des travaux. Dans la plupart des cas, cette dernière phase n’est passatisfaisante. En effet, le délai peut être très important entre la fin effective des travaux et lebouclement comptable de l’objet d’investissement.

Afin d’améliorer les processus et la gestion des investissements, le Service des finances amis en place une analyse détaillée de tous les objets en cours de réalisation.

Dans une première étape, le SFI a demandé aux différents départements et services deventiler tous les objets selon les catégories suivantes :

• Objets sans mouvement depuis 4 ans.

• Objets dont le crédit est dépassé.

• Objets pouvant être clôturés.

• Objets devant être justifiés.

• Objets sans problème particulier.

La deuxième étape consiste à justifier les objets d’investissement et à clôturer les objetssans mouvement.

Actuellement, la première phase est terminée et plusieurs objets ont été bouclés surl’exercice 2001 et d’autres le seront sur le prochain exercice.

Les contrôles sur les objets d’investissements se sont portés principalement sur leséléments suivants :

• Vérification des objets bouclés en 2001 et des écritures de bouclement.

• Analyse des principales procédures : Ouverture de crédit d’investissement, bouclementd’objet et mise à jour des données.

• Contrôle du respect du principe d’échéance.

• Contrôle de l’enregistrement adéquat des subventions à recevoir (compte 1016).

• Analyse des écritures de gains ou pertes sur ventes d’investissement.

Commentaire

Description



Au cours de ses contrôles par sondage de différents objets d’investissement, le CCF arelevé les points suivants :

• D’une manière générale, les écritures de bouclement sont correctes et correspondentaux directives. Cependant, pour ces objets bouclés, les limitations de l’applicationinformatique font que le passage du statut « Décret » au statut « Bouclé » ne peut êtrechangé qu’après une année sans modification. Il peut subsister un risque qu’uneécriture soit comptabilisée alors que l’objet est bouclé.

• La délimitation entre l’utilisation d’un objet d’investissement et le budget ordinaire ducompte de fonctionnement n’est pas clairement distinguée. Ainsi, il se peut qu’unepartie des dépenses liées à un objet soit comptabilisée dans les comptes defonctionnement, puis, une fois l’EMPD adopté, dans les investissements au bilan.

• Un suivi approfondi des demandes de crédits additionnels avec les données de basede l’EMPD est nécessaire pour une gestion efficace des investissements. Le CCF metégalement en exergue que la complexité actuelle des crédits d’investissements quantà la nature des dépenses ne permet pas un suivi aisé.

• Lors du bouclement d’objet et lorsque les dépenses sont inférieures au montant dudécret, un jeu d’écritures comptables est utilisé pour réaliser le bouclement. Cesécritures touchent les comptes 3300, « Amortissements » et 4241 « Gains comptablessur investissements ». Sur l’exercice 2001, le montant total de ce type d’écrituress’élève à CHF 15'610'300 relatif à 19 objets bouclés. S’agissant d’amortissements etde gains sur des montants non dépensés, le CCF a déjà eu l’occasion de rapporter surl’absence de significations de ce type d’écritures qui nuisent à la transparence desinformations comptables.

• L’utilisation du compte 1016 « Participation de la Confédération et des tiers auxdépenses d’investissements » n’est pas toujours adéquate.

Le CCF relève l’important soutien pour l’analyse des objets d’investissements effectués parles différentes parties, dont notamment le Service des finances. Suite à ces travaux, il seraimportant de suivre régulièrement les projets et de mettre à jour les données nécessaires.

Gestion des investissements

Suite à la mise en place d’une procédure de bouclement des objets, le CCF encourage lesdifférents services et départements à suivre régulièrement leurs objets d’investissements,afin de garantir le bouclement des investissements dans un délai raisonnable et d’analyserles demandes de crédit additionnel.

Le CCF relève également que l’application du principe d’échéance n’est actuellement passatisfaisante. Il ne peut qu’inciter le Service des finances à préciser les conditionsd’applications (recommandation 99/83 – rapport sur les comptes 1999).

Par ailleurs, le CCF encourage également le Services des finances à préciser à l’attentiondes services, l’utilisation du compte 1016 « Participation de la Confédération et des tiersaux dépenses d’investissements », soit le compte enregistrant les subventions à recevoirprincipalement de la Confédération. Le Service des routes, notamment, enregistrant lessubventions au moment de l’encaissement et non lors de l’octroi de la subvention (voir note« Tenue de la comptabilité du SR » en page 18 du présent rapport).

Recommandation 7

Importance

Basse Moyenne Haute




2 Application de la Loi sur la TVA (LTVA)

Suite à l’entrée en vigueur de la LTVA au 1er janvier 2001, chaque service etétablissement autonome ont dû examiner si les conditions d’un assujettissement àla TVA étaient ou non remplies.

L’enjeu est de taille : si un service omet de s’assujettir à la TVA, alors que lescritères d’un assujettissement sont réunis, il ne collectera pas l’impôt sur lesrecettes perçues auprès de ses débiteurs (au taux de 7.6%) et omettra dedemander le remboursement de l’impôt préalable sur tout ou partie de ses achats.

Le risque financier peut être significatif en cas d’erreur d’appréciation.

Afin de réduire ce risque, le SFI a entrepris, dans le cadre des instructions debouclement des comptes 2001, une démarche qui consiste à recenser auprès dechaque service, une position déterminante sur les prestations identifiéesimposables et sur la méthode choisie.

Selon les contrôles réalisés cette année, le CCF a relevé que, faute decompétence, les services n’ont généralement pas les moyens d’apprécier si etdans quelle mesure, ils sont assujettis à la TVA.

Plusieurs services ont fait l’objet de contrôles spécifiques de l’Administrationfédérale des contributions et pour certains, une reprise a été identifiée dans lecompte de Pertes & Profits, soit :

• Le Laboratoire cantonal de l’Etat de Vaud pour un montant de CHF 76'867concernant la période du 1er trimestre 1996 au 4ème trimestre 2000.

• La Centrale d’achats de l’Etat de Vaud et l’Office des fournitures scolaires etformation professionnelle du canton de Vaud pour un montant total deCH 27'114 concernant la période du 1er janvier 1996 au 31 mars 2001.

Le CCF a mené des investigations dans plusieurs services pour lesquels letraitement de la TVA et des prestations soumises pose problème :

Ø Service des routes (SR)

Ø Police cantonale

Ø Service des automobiles et de la navigation (SAN)

Le CCF relève, en outre, des difficultés posées par l’application de la LTVA dansle secteur paraétatique ; lors de contrôles spécifiques, plusieurs cas ont été misen évidence (ADIES, CEESV). Les nouveaux modes de gestion, qui conduisent àgérer de manière autonome les activités de l’Etat avec des systèmes derefacturation, posent fréquemment des problèmes sur le plan fiscal.

Nomination d’un expert

Pour le traitement de la TVA, le CCF demande qu’un expert en la matière soitmandaté auprès du Département des finances, à charge pour lui de coordonnerl’action de l’Etat, d’aider les utilisateurs, de traiter des cas complexes et denégocier le cas échéant avec l’Administration fédérale des contributions en cas delitige.

Par ailleurs, il est nécessaire d’anticiper les éventuels risques liés à la TVA dansles opérations complexes ou les projets futurs et de se poser les questionspertinentes : ici encore, un expert pourrait fort bien être impliqué par principe dansles principaux projets.

Analyse du CCF

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Ø Service des routes (SR)

Le Service des routes a obtenu, dans le courant de l’année 2001, une décision formelle del’Administration fédérale des contributions (AFC) relative aux activités dont le chiffred’affaires doit être assujetti à la TVA. Il en découle toutefois la reprise sur cinq ans(décompte complémentaire) de la TVA pour des chiffres d’affaires imposables qui n’avaitpas été déclarés en tant que tels.

Le CCF a constaté que le décompte complémentaire de TVA qui devait être effectué par leSR pour l’AFC n’a pas encore été établi à ce jour. Le CCF rend attentif ce service que ledécompte complémentaire TVA doit intervenir au plus vite compte tenu des intérêts deretard perçus par l’AFC.

Le SR est en litige avec un partenaire concernant la prise en charge de la TVA inhérente àla refacturation de travaux entrepris par le SR pour ce partenaire. Le risque TVA net relatifà ces prestations facturées et non encaissées au jour du contrôle est de l’ordre deCHF 415'000.

Le CCF relève également que le versement à la Confédération de la part du produit qui luiest dévolu, dans le cadre des prestations facturées pour les Routes nationales, se fait horsTVA. Le CCF s’interroge sur la conformité de cette pratique de conserver à l’Etat le gainréalisé sur le différentiel entre la TVA payée et celle encaissée.

Traitement de la TVA par le Service des routes

Le CCF recommande au SR de régulariser la situation TVA auprès de l’AFC pour ce qui estdes chiffres d’affaires complémentaires à annoncer sur les cinq dernières années.

De plus, il convient d’analyser la nécessité de provisionner, en cas de non encaissement, lerisque TVA encouru sur les factures non réglées par le partenaire du SR et de s’informerauprès des instances fédérales sur la régularité de la pratique du SR d’octroyer le produitdes Routes nationales à la Confédération sans tenir compte de la TVA.

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Ø Police cantonale

La Police cantonale est assujettie à la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour certainesprestations facturées.

Le paiement de la TVA s’effectue selon la méthode des taux forfaitaires pour lesprestations convenues, conformément à la déclaration d’adhésion admise parl’Administration fédérale des contributions (AFC).

Dans le cadre de l’audit, le CCF a relevé que les pertes sur les débiteurs PROCOFIEV dela Police cantonale sont enregistrées par des fiches de Pertes & Profits.

Or, cette annulation du débiteur par la rubrique 2903 du Service des finances ne vient pasdiminuer le produit déclaré à l’AFC. Afin que ces pertes soient déduites du chiffre d’affaires,conformément à la possibilité offerte par l’article 44 alinéa 2 de la Loi sur la taxe sur lavaleur ajoutée, il convient d’en tenir compte de manière extra-comptable sur lesdéclarations TVA.

Le CCF a également constaté que les véhicules vendus par la Police cantonale sontdéclarés dans le chiffre d’affaires TVA et imposés au taux TVA forfaitaire admis par l’AFC.Cependant, les véhicules qui ont été cédés sous forme de reprise à l’achat d’un véhiculeneuf ne sont pas déclarés dans le chiffre d’affaires.

Selon avis du CCF, en se basant sur le chapitre 3.2 « Echanges, compensation, rabais »de la brochure TVA N° 5 de l’AFC traitant des véhicules automobiles, ces reprises sontapparentées à une livraison de biens soumise à la TVA.

Récupération de la TVA sur défalcations

Le CCF demande que la Police cantonale obtienne toutes les informations utiles auprès duService des finances de l’Etat de Vaud ou auprès d’un expert nommé, dans le but des’assurer qu’elle traite correctement les éléments imposables à la TVA ou apporte lescorrections nécessaires.

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Ø Service des automobiles et de la navigation (SAN)

Le SAN exploite en son nom et dans ses locaux un restaurant-cafétéria pour sescollaborateurs et les clients de passage.

La comptabilité de l’exploitation de ce restaurant d’entreprise est tenue de manière séparéeà la comptabilité ordinaire du SAN. La comptabilité du restaurant n’est pas consolidée dansl’unité budgétaire pour la publication des comptes de l’Etat de Vaud.

Depuis 2001, le SAN est assujetti à la TVA pour les prestations du restaurant.

Intégralité du bilan et assujettissement TVA pour le restaurant-cafétéria

Le CCF a constaté qu’une partie des charges du personnel fonctionnant pour le restaurant,ainsi que les frais généraux d’exploitation (électricité, eau, etc.) sont payés parl’intermédiaire des comptes de charges de fonctionnement de l’unité budgétaire du SAN.

En revanche, les autres charges et produits d’exploitation, ainsi que les actifs et passifs durestaurant n’apparaissent à aucun moment dans les comptes de l’Etat de Vaud.

Par ailleurs, le CCF rend attentif le SAN que l’assujettissement à la TVA du chiffre d’affairesdu restaurant a pour conséquence d’assujettir également les autres prestations de ceservice qui ne découlent pas d’une activité relevant de la puissance publique.

Intégralité du bilan

Le CCF demande que les états financiers relatifs à l’exploitation du restaurant soientintroduits dans les comptes de l’Etat, tant que ce restaurant est exploité par le SAN.

Assujettissement à la TVA

Le CCF recommande au SAN de se mettre en conformité avec l’Administration fédéraledes contributions pour les prestations à déclarer à la TVA.

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3 Gestion de projets par les services de l’Etat

Les contrôles réalisés par le CCF ces dernières années ont souligné les lacunesde la conduite de projets par l’Administration cantonale.

La gestion de projets est définie ici comme la fonction regroupant l’ensemble desétapes relatives à la maîtrise d’une opération complexe, de la définition desbesoins, à la réalisation de l’opération elle-même.

Cette définition est large, qui recoupe en fait plusieurs types de projets :

• Projets internes à l’Administration cantonale et visant à améliorer ou modifierson organisation ou son fonctionnement (par exemple, Hautes écolesvaudoises).

• Projets visant à réaliser un événement ponctuel (Expo 02, le Bicentenaire del’Etat de Vaud).

• Projets d’un investissement (pôles de développement, M2, projetsinformatiques).

• Projets visant à faire face aux suites d’une catastrophe naturelle (tempêteLothar, par exemple).

Dans le cadre de ses investigations, le CCF relève les constats suivants quipeuvent affecter l’action publique en général :

• Une confusion des rôles des différents acteurs publics.

• Des lacunes dans la maîtrise d’ouvrage.

• Les limites du système de contrôle.

Ces trois aspects ressortant des constats de la gestion de projets sont repris endétail ci-dessous.

Une confusion des rôles

Le projet dans son ensemble, tout comme son organisation et sa structure doiventêtre définis dans la phase initiale de planification. La structuration de projet sert àdéfinir les rôles et le mode d’interaction des principaux acteurs du projet.

La structure dans l’organisation de l’Administration cantonale relève les difficultéssuivantes dans la gestion de projet :

• L’organisation administrative de l’Etat rend difficile la conduite de projetsimpliquant plusieurs départements ou services. L’ordre des priorités variantsuivant les services, il n’est pas facile de mobiliser les énergies sur une duréequi excède parfois un exercice budgétaire.

• La structure pyramidale des services éprouve ses limites au regard desexigences opérationnelles liées à la gestion de projets. Les Chefs de servicetendent ainsi à se retrouver par la force des choses impliqués dans un grandnombre de projets au détriment de l’attention qu’ils peuvent porter à chacund’entre eux spécifiquement.

• L’organisation des services, autour de leur métier de base, a souvent, pourcorollaire, un manque d’expertise dans les disciplines nécessaires à laconduite du projet : maîtrise d’ouvrage, dimension informatique, aspectscomptables et financiers, aspects juridiques et fiscaux.

Analyse du CCF



Les lacunes de la maîtrise de l’ouvrage

Plus spécifiquement, l’organisation de la maîtrise de l’ouvrage révèle des lacunesinquiétantes :

• La répartition des rôles, l’articulation des intervenants entre eux posentsouvent des problèmes pratiques qui ne sont pas résolus : un même servicepeut se trouver en situation de définir les besoins, de conduire le projet et dele mener à son terme ; ce type de situation n’est pas satisfaisant.

• Le manque d’expérience de conduite de projet est souvent relevé : le projetest conduit avec les moyens des services impliqués ; ainsi, les projets sontsouvent conduits sans expérience ni méthode.

• La déclinaison des différentes étapes du projet ne s’enchaîne pasnécessairement avec la rigueur souhaitée (identification de besoins,mobilisation des ressources, mise en œuvre du projet, livraison et évaluationdes résultats).

Les limites du système de contrôle

Le contrôle des projets révèle souvent ses limites : la rigidité du cadre budgétairese prête mal à la gestion de projets complexes (lenteur du processus de décision,complexité de la comptabilité publique, limitation de l’application PROCOFIEV,difficulté à gérer des projets pluriannuels ou qui impliquent des financements detiers).

Ce constat conduit souvent les services à faire preuve d’imagination pour alliersouplesse et rapidité d’exécution : la création de structures ad hoc (associations,fondations, fonds spéciaux…) répond aux attentes opérationnelles, avec toutefoispour contrepartie un moindre contrôle sur le déroulement du projet, d’où il peutrésulter une délégation de compétences mal gérée et surveillée.

Le suivi de projet reste un élément important dans le contrôle, ainsi que la maîtrisedes coûts et des écarts, l’efficacité et la rentabilité du projet.

Le CCF a revu plusieurs projets dans le cadre des contrôles spécifiques :

Ø Utilisation des reports de crédits Lothar (SFFN)

Ø EtaCom (DFJ – DIRE)

Ø Haute école vaudoise (HEV)

Ø Traitement de la facture sociale

Renforcer la conduite de projets

Le CCF réitère les recommandations générales mentionnées dans le rapport decontrôle des comptes 2000, provenant du fait que la situation n’a pas évolué parrapport aux années précédentes. Ainsi, le CCF estime que lesdysfonctionnements relevés amènent à travailler dans quatre directions :

• Donner un meilleur cadre à la conduite de projet : mettre en place unevéritable méthodologie.

• Responsabiliser les services utilisateurs et les services d’exécution sur leursrôles respectifs ; une meilleure distinction des rôles est souvent un gaged’efficacité dans le déroulement du projet.




• Doter l’Administration cantonale des compétences nécessaires à la conduitedes projets ; ceci implique probablement de donner aux services un accès àun véritable centre de compétences interne à l’Administration cantonale et quiregrouperait des spécialistes dans des disciplines telles que la conduite deprojet, la maîtrise d’ouvrage, le droit et la fiscalité, les questions financières.

• Les moyens de contrôle des projets doivent être mis en place afin d’assurerun suivi régulier, ainsi qu’une efficacité et une rentabilité adéquate (mise enplace d’indicateurs, reporting financier et opérationnel, évaluation desrésultats par un tiers extérieur au projet,…).

Le CCF relève, a contrario, que certains projets de l’Etat se sont organisés demanière efficace et rationnelle.

A titre d’exemple, on peut citer le projet "IFO 2006", qui s’inscrit dans le projetd’Harmonie 2006 de l’ACI ; il vise, entre autre, à doter l’Administration d’unsystème d’information comptable, financier et opérationnel permettant le passagedu système de taxation praenumerando bisannuel à celui de postnumerandoannuel.

Le CCF, de par sa participation au COPIL IFO 2006, est tenu d’établir un rapportsur les résultats du projet. A ce stade, il se borne à relever que la gestion de projeta évolué au fil des mois dotant le service d’un suivi opérationnel satisfaisant endéfinitive.




Ø Utilisation des reports de crédits Lothar (SFFN)

Le SFFN a bénéficié de plusieurs reports de crédits de 2000 sur 2001 concernantl’événement Lothar pour un montant cumulé net de CHF 28'503'000. Cette sommecorrespond principalement aux subventions nécessaires à dédommager les propriétairespour les dégâts causés par Lothar à leur forêt.

Sur l’exercice 2001, les montants de reports de crédits ont été utilisés pour CHF 9'365'198.Quant au solde de CHF 19'137'802, il a fait l’objet d’une nouvelle décision de report decrédits sur l’exercice 2002, conformément à la possibilité offerte par le Conseil d’Etatd’utiliser les reports de crédits sur plusieurs exercices.

Le CCF a constaté que le périmètre des coûts induits par Lothar est difficile à cerner,même pour les ingénieurs forestiers. Par ailleurs, les inspecteurs forestiers desarrondissements n’ont pas reçu d’instructions écrites concernant l’existence de créditcomplémentaire relatif à Lothar et la définition des dépenses, voire des produits devant êtreimputés dans ces reports de crédits.

Par conséquent, il est difficile d’apprécier avec exactitude l’imputation des montantsenregistrés dans les rubriques de report de crédits Lothar, ou par opposition, des élémentsdécoulant de Lothar qui n’ont pas été comptabilisés dans les reports de crédits.

En revanche, le CCF a relevé que si une des rubriques de reports de crédits a étéentièrement utilisée, le SFFN procède à la comptabilisation des charges et des produitssupplémentaires directement dans les comptes de fonctionnement.

Cette pratique, en définitive, ne permet pas de cerner de manière comptable et avecprécision le coût réel de l’opération Lothar.

Le SFFN a procédé à la réévaluation des besoins en crédits pour Lothar au bouclement2001, en tenant compte d’une économie potentielle de CHF 2 millions pour laquelle il s’estengagé auprès du Chef du département. Toutefois, les comptes ne reflètent pas cetteréestimation des besoins, mais uniquement l’écart entre les montants originaux octroyés etles montants utilisés à ce jour.

Utilisation des reports de crédits Lothar

Le CCF demande que des instructions définissant les activités devant être enregistréesdans les comptes de reports de crédits soient établies par le SFFN à l’intention desinspecteurs des forêts.

Le CCF recommande au Secrétariat général du DSE de définir les règles d’imputation àrespecter par tous les services concernés par des reports de crédits Lothar, afin d’assurerque le coût global de l’opération ressorte clairement de la comptabilité et puisse êtreinterprétable au terme de l’opération.

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Recommandation 13

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Ø EtaCom (DFJ – DIRE)

L’entrée en vigueur du premier train de mesures EtaCom au 1er janvier 2001 aprincipalement touché les entités du Département de la formation et de la jeunesse et plusparticulièrement la Direction générale de l’enseignement obligatoire, elle-même entrée enfonction au 1er août 2001.

Le compte de régulation sert à régler le financement des tâches transférées dans le cadred’EtaCom, conformément au décret du 19 décembre 1999 fixant les modalités financièrestransitoires du projet EtaCom (introduction d’un compte de régulation).

Par arrêté du 15 janvier 2001, le Conseil d’Etat a fixé les modalités de financement et defacturation du compte de régulation EtaCom, à savoir :

Alimentation et mode de répartition

• Le compte de régulation enregistre les montants correspondant aux chargestransférées des communes à l’Etat et inversement.

• Le solde net, après déduction de la participation de l’Etat, est réparti en francs parhabitant et facturé aux communes par acomptes mensuels ; acomptes qui peuvent êtremodifiés en cours d’année en fonction des dépenses effectives.

Modalités de paiement

Les acomptes sont facturés mensuellement par le Département des institutions et desrelations extérieures (DIRE) qui est responsable de la tenue du compte de régulation.

Un intérêt de retard correspondant à celui prévu par la Loi annuelle d’impôt de l’année encours est perçu pour les paiements tardifs.

Surveillance

Le compte de régulation est placé sous la surveillance d’une commission paritaire(COPAR) nommée par le Conseil d’Etat, qui veille à l’exactitude des montants entrant dansle compte de régulation, donne son préavis sur toutes les questions relatives au compte derégulation et informe les communes sur la situation et l’évolution du compte de régulation.

Le CCF rappelle que les contrôles effectués, dans le cadre de l’audit annuel 2001, sur lesprestations facturées au compte de régulation ne valent pas attestation de ce compte.

Compte de régulation EtaCom

Le compte de régulation 2001 a été officiellement bouclé le 22 avril 2002.

Bien qu’il soit soumis au bouclement annuel au 31 décembre, les dispositions légalesréglant son fonctionnement ne mentionnent aucune date butoir pour le faire et transmettreles décomptes définitifs aux communes.

Cette lacune pose plusieurs problèmes, notamment :

• La question d’un calcul d’intérêt rémunératoire à verser aux communes lorsque lesacomptes versés sont supérieurs aux dépenses effectives de l’exercice (absence dedate critère).

• La problématique de la fixation d’un délai aux communes ou aux autres partenairespour la restitution des décomptes ou factures à l’Etat pour les tâches transférées à lacharge seule de l’Etat, mais pour lesquelles les partenaires en assurent encore lagestion.

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Facturation des prestations 2001 au compte de régulation EtaCom

Lors de l’audit des comptes 2000 de l’Etat de Vaud, dans le cadre de l’examen deséléments touchés par EtaCom, un certain nombre de problèmes avaient été identifiés,notamment :

• La non application du principe d’échéance pour les frais de transports et de pension desélèves.

• L’oubli du matériel pédagogique dans le premier décompte EtaCom et la nécessitéd’une demande de crédit supplémentaire.

• La problématique de l’estimation de la prise en charge du personnel administratif desOROSP, ainsi que du coût de fonctionnement d’un bureau cantonal pour gérer lapsychopédagogie.

Les éléments susmentionnés ont donc été examinés afin de s’assurer :

• De la prise en compte intégrale des éléments à facturer au compte de régulationEtaCom conformément à l’EMPL N° 119 relatif au premier train de mesures et auxdécisions du COPIL EtaCom.

• De la séparation des prestations 2000 facturées en 2001 des éléments à facturer aucompte de régulation (principalement les frais de transports et de pension des élèves).

Lors de l’audit 2001, le CCF a examiné les procédures mises en place par les entités duDFJ touchées par un transfert de tâches à l’Etat, que ce soit en termes de charges depersonnel, de charges de fonctionnement ou de matériel.

Le tableau ci-dessous présente les prestations examinées et les procédures mises enplace pour les gérer.

Prestations Procédures mises en place

Traitement des enseignants

- Enseignement primaire et secondaire(UB 22 DGEO)

- Classes de développement (UB 29SES)

Attestation mensuelle des listes de salaires(contrôle du taux d’activité et de la situationprofessionnelle des enseignants) par lescommissions scolaires ou les directionsd’établissement.

Ces contrôles, mis en place dans le cadre desrétrocessions communales, ont donc étémaintenus et sont gérés par l’OPES.

Maintien de la « commune 00 » durant lapériode transitoire pour inventorier lesprestations salariales à charge de l’Etatuniquement.

Fournitures scolaires et matérielpédagogique

- Enseignement primaire et secondaire(UB 22 DGEO)

La DGEO a mis en place un systèmed’enveloppes par établissement, système quipermet une gestion du budget et non unconstat des dépenses effectuées.

Ces procédures initiées fin 2001 devraientporter leurs fruits sur l’exercice 2002 etpermettre une maîtrise des fournituresscolaires et des dépenses de matérielpédagogique.



Prestations Procédures mises en place

Prestations psychopédagogiquesscolaires (salaires et frais de matériel)

- Bureau cantonal des prestationspsychopédagogiques scolaires(UB 2915 BCPPPS)

Le BCPPPS a pour mission d’unifier les diverssystèmes de gestion des mesurespsychopédagogiques scolaires, mis en placedans les communes.

Dans une première phase, le BCPPPS a misen place une procédure afin d’appréhenderl’ensemble des prestations à financer parl’Etat selon EtaCom. A cet effet, desformulaires ont été élaborés pour identifier lesdonnées financières à charge de l’Etat etcelles à charge des communes, les besoinsen personnel, ainsi que la possibilité deprendre en compte une évolution des besoinsen cours d’exercice.

Orientation scolaire et professionnelle :traitements et matériel de consultationdes conseillers en orientation régionaux

- OCOSP (UB 216)

Mise en place d’un formulaire destiné àrecueillir les prestations avancées par lesOffices régionaux dont le financement est àcharge de l’Etat selon EtaCom. Cesinformations à la fois budgétaires et réellessont ensuite consolidées par nature deprestations (traitements, matérield’information, charges de fonctionnement etinformatique).

Les constats suivants sont retenus :

• La mise en place d’une démarche similaire à l’OCOSP et au BCPPPS pourl’appréhension des prestations à charge de l’Etat selon EtaCom. Par contre, cesdémarches ont été initiées de manière individuelle, souvent auprès de mêmespartenaires. Dès lors, la question de la cohérence de la démarche par les entités del’Etat se pose, notamment au niveau des informations demandées et des délaisimposés aux partenaires.

• Les procédures mises en place vont dans le sens d’une gestion des prestations en lieuet place d’une validation de dépenses constatées.

• La problématique du transfert à l’Etat du personnel, auparavant engagé et rémunérépar les communes, reste ouverte. La question se pose tant sur le plan juridique quefinancier.

• Les prestations 2000 facturées en 2001 ont été correctement identifiées et font l’objetd’une demande de dépassement budgétaire 2001. Dès lors, les prestations facturéesau compte de régulation concernent bien des dépenses 2001.

• Les traitements 2001 des conseillers en orientation des offices régionaux (OROSP) etdu matériel de consultation n’ont pas été facturés au compte de régulation EtaCom.Sur l’exercice 2001, seules les dépenses des décomptes 2000 des OROSP ont étéenregistrées en contradiction avec le principe d’échéance.



La raison de cette absence de facturation résulte :

Ø Dans la non application du principe d’échéance, à savoir qu’en 2001 ont étéfacturés aux communes sièges les décomptes 2000. Si ce principe avait étérespecté, les prestations 2000 des OROSP (compte 4522.1) relatives auxdécomptes 2000 auraient dû être enregistrées à Pertes & Profits, Et dès lors,l’absence de prestations 2001 serait ainsi apparue.

Ø D’une confusion entre le fait que l’Etat assume, depuis le 1er janvier 2001, l’entierdes salaires et charges sociales des conseillers en orientation selon les nouvellesdispositions légales et les modalités financières transitoires du projet EtaCom, etque les communes prennent en charge 50% des salaires et charges sociales desconseillers OROSP et du matériel de consultation et leur financement par lecompte de régulation EtaCom.

Dès lors, c’est un montant de CHF 2'321'949 de recettes qui ne figure pas dans lecomptes 2001 de l’Etat, qui sera comptabilisé dans les comptes 2002. Par contre,ce supplément de charges représentant environ CHF 3.7 / hab. a été pris enconsidération dans le compte de régulation 2001.

Renforcement des contrôles internes

Le CCF préconise trois mesures :

Bouclement annuel du compte de régulation

Le CCF recommande la fixation d’une date pour le bouclement annuel définitif du comptede régulation afin de permettre le calcul des éventuels intérêts rémunératoires à servir auxcommunes, ainsi que la planification des opérations de bouclement en fixant des délais auxpartenaires pour la restitution des informations financières.

Facturation des prestations 2001 au compte de régulation

Dans les démarches entreprises auprès des communes pour la mise en place d’EtaCom,une intervention coordonnée des services du DFJ, voire de l’Etat est impérative pour desquestions de cohérence quant à la nature des informations demandées et les délaisimposés pour leur restitution.

L’expérience montrant qu’une information sur le site est nécessaire, une démarchecohérente de l’Etat est d’autant plus judicieuse pour éviter une multiplication des séanceset des intervenants.

Application du principe d’échéance

La recommandation émise dans le rapport de l’audit des comptes 2000 demeured’actualité, à savoir que dans le cadre de la mise en œuvre d’EtaCom, il est impératif pourles missions transférées de statuer sur l’application correcte du principe d’échéance. Et dèslors, il est nécessaire de procéder à l’identification de l’ensemble des objets touchés afind’en déterminer les impacts financiers dans le cadre de la procédure budgétaire.

Recommandation 14

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Ø Haute école vaudoise (HEV)

Conformément aux dispositions de l’art. 47 al. 1 de la LFIN, de l’art. 69 du Règlement de laHaute école vaudoise (RHEV) et à la décision du Conseil d’Etat du 14 août 2000, le CCFprocède annuellement à la vérification des comptes consolidés de la HEV, ainsi qu’àl’attestation des décomptes de subventions pour l’Office fédéral de la formationprofessionnelle et de la technologie (OFFT). Ces deux mandats font l’objet de deuxrapports distincts.

Les contrôles effectués au sein des entités de la HEV, à savoir la Haute école de gestion(HEG), les filières HES de l’Ecole cantonale d’art de Lausanne (HEAA) et l’Ecoled’ingénieurs du canton de Vaud (EIVD), ont mis en évidence un certain nombre deproblèmes et ont fait l’objet de recommandations de la part du CCF.

Il s’agit principalement des recommandations suivantes :

• Assurer la pérennité de la gestion comptable de la HEV en la dotant du personnelcomptable nécessaire, tant au niveau quantitatif que qualitatif, afin de pouvoiraccomplir sa mission, notamment à l’égard de la HES-SO.

• Tenir la comptabilité des HES sur un seul système informatique, soit AGF-ORACLE, etréalisation d’une interface sur PROCOFIEV avec présentation résumée dans le budgetet les comptes de l’Etat de manière analogue à l’Université de Lausanne.

• Regroupement sous une seule unité budgétaire de l’ensemble des écoles de la HEV.

• Mettre en évidence dans le cadre de la contribution cantonale à la HES-SO la partrelative aux HES cantonales (HEG, EIVD et HEAA) et celle relative à l’Ecole hôtelièrede Lausanne (EHL) et à l’Ecole d’ingénieurs de Changins.

• Informations quant au rôle dévolu, tant à la HEV qu’à la HES-S2, dans le cadre del’organisation à mettre en place à l’Etat pour la gestion du dossier des HES comptetenu des dispositions légales et réglementaires proposées.

Les recommandations susmentionnées font l’objet d’un suivi dans la cadre du mandatannuel de vérification des comptes de la HEV.

Pour le bouclement des comptes de l’Etat, le CCF a examiné les opérations en relationavec la HES-SO quant à l’application du principe d’échéance. Le CCF a constaté qu’il avaitété constitué des transitoires pour prendre en compte les chiffres estimés de la HES-SOportant sur la contribution du canton à la HES-SO, ainsi que sur les subventions de laHES-SO à verser aux écoles.

Par contre, la recommandation relative à la présentation séparée de la contributioncantonale à la HES-SO pour les HES cantonales et les écoles privées n’a pas été suiviesur l’exercice 2001.

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Ø Traitement de la facture sociale

Jusqu’à l’adoption en décembre 2001 d’un EMPL, la facture sociale aux communes étaitétablie sur la base des dépenses de l’année précédente. Ainsi, la facture 2001 adresséeaux municipalités est calculée sur les dépenses effectives enregistrées dans les comptes2000.

Dès 2002, la contribution globale des communes est calculée sur les dépenses de la mêmeannée. Cela signifie que pendant toute l’année 2002, les municipalités paieront desacomptes et que le décompte final interviendra au début de l’année 2003.

Le changement de pratique en 2002 découle de la décision du Grand Conseil de décembre2001. Celle-ci indique également que le canton renonce à toutes ses prétentions sur unéventuel rattrapage.

Le CCF a noté une erreur dans le calcul de la part des communes 2001 concernantl’assurance maladie et accidents de CHF 396'037. Cette erreur sera corrigée début 2003,soit lors de l’établissement du décompte final 2002.

La part des communes se calcule sur les dépenses de l’exercice. La notion de dépensen’est pas suffisamment définie et il conviendrait de la préciser. Le CCF estime important dedéterminer comment les mouvements sur les comptes de Provisions et de Pertes & Profitsdoivent être pris en considération. Le CCF rend attentif les services concernés surl’importance d’une composition détaillée par nature de la facture sociale.

Traitement de la facture sociale

Le CCF recommande :

• De préciser dans une directive le contenu des dépenses et la méthode de calcul.

• D’organiser la présentation des comptes afin de faciliter l’établissement de la facturesociale et la justification de son contenu.

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4 Gestion des débiteurs

La question de la gestion des débiteurs demeure une préoccupation du CCF. Eneffet, le volume des créances ouvertes au bilan de l’Etat est significatif puisqu’ils’élève à près de CHF 973 millions.

Le CCF a eu l’occasion de mettre en avant diverses problématiques liées à lacomptabilisation et à la présentation des débiteurs au bilan de l’Etat de Vaud :

• L’existence des créances par services et départements ne peut être justifiéepar une liste des postes ouverts à la date du bouclement.

• L’évaluation des débiteurs doit faire l’objet d’analyse constante afin dedéterminer les risques d’insolvabilité et d’estimer une provision appropriéepour les créances douteuses.

• Les créances ouvertes doivent être subdivisées et présentées au bilan selonleur nature.

Pour le CCF, il convient également de renforcer les procédures de gestion desdébiteurs (facturation, recouvrement, contentieux).

Les travaux d’audit effectués ont permis de constater que ces problématiquesconservent leur actualité.

Ø Evaluation et gestion des débiteurs du Service des automobiles et dela navigation (SAN)

Ø Gestion des débiteurs de l’Office cantonal des Bourses d’études(OCBE)

Ø Traitement des réclamations et recours fiscaux (TA – ACI)

Ø Facturation et comptabilisation des frais pénaux

Ø Gestion des débiteurs du BRAPA (SPAS)

Traitement comptable des débiteurs

En 1999, le CCF a émis la recommandation transversale suivante (99/84), quiconserve encore toute son actualité :

Nos préconisations vont dans le sens d’une responsabilisation desservices : la mission des services ne consiste pas seulement dans lalivraison de prestations de qualité, mais également dans la collecterapide des taxes et émoluments lorsque la Loi le prévoit.

A notre avis, la gestion des débiteurs gagnera en efficacité :

• Si des directives sont établies au niveau des départements entenant compte des spécificités de chaque service.

• Si l’application de ces directives fait l’objet d’un suivi, par exemplepar les contrôleurs de gestion récemment nommés dans lesdépartements.

• Si comptablement, les débiteurs ouverts sont transférés dans lacomptabilité des services et non centralisés au niveau des Unitésbudgétaires départementales.

Cette démarche, à notre sens, devrait aller de pair avec l'identificationdes risques de recouvrement liés aux créances douteuses.

Analyse du CCF

Recommandation 16

Importance

Basse Moyenne Haute




Gestion des débiteurs (facturation, recouvrement, contentieux)

Le constat du CCF est que nombre de services manquent d’information et deformation leur permettant de gérer efficacement les factures, taxes et émolumentsqu’ils émettent. Le CCF relève, sous l’aspect de l’avancement constaté, le projetde « Directives internes sur la gestion des débiteurs et du contentieux » du19 décembre 2001 émis par le Département des infrastructures. Ce type dedirectives va dans le sens désiré par le CCF.

Il paraît important au CCF que des directives similaires soient établies au niveaudépartemental afin que soient identifiés et répertoriés les différents genres defacturation en cours dans les services. De telles directives, une fois établies,devront pour un besoin de cohérence être validées par le Service des finances.Elles devront être utilisées comme une base de référence pour la gestion desdébiteurs en ce qui concerne :

• La facturation.

• Les procédures de suivi et de recouvrement.

• Le contentieux.

De plus, en mettant en exergue les particularités de certaines facturations(BRAPA, avances de frais pénaux, taxes militaires ou automobiles), ces directivesdevront être un fondement probant pour la détermination des correctifs de valeurscrédibles à appliquer sur les créances ouvertes. Le CCF rappelle que, dans lerespect de l’arrêté du 29 mai 2000, ces montants devront être déterminés pour lebouclement des comptes 2003.

En outre, l’établissement d’un inventaire cohérent des débiteurs dansl’Administration devrait faciliter des décisions quant à une gestion centralisée ducontentieux voire des actes de défauts de biens.

Traitement comptable des débiteurs

L’arrêté adopté par le Conseil d’Etat en date du 29 mai 2000 fixe l’objectifd’intégrer les risques sur débiteurs dans les comptes de l’Etat. Cette démarche acommencé au 31 décembre 2000 avec les débiteurs fiscaux et doit s’étendre àl’ensemble des débiteurs de l’Etat d’ici au bouclement des comptes de l’exercice2003.

Le poste le plus important des créances ouvertes concerne les débiteurs fiscaux.A cet égard, le CCF a eu l’occasion déjà de relever l’an passé les efforts consentispar l’Administration cantonale des impôts (Groupe PROCO) afin de mieux suivreles débiteurs, développer la gestion des contentieux et mettre en place uneprocédure d’évaluation des risques de pertes.

Une problématique demeure en ce qui concerne les débiteurs des autres servicesde l’Etat qui représentent, par comparaison avec les débiteurs fiscaux, un montantet un volume moindre de créances, mais qui demeurent néanmoins nonnégligeables.

L’évolution que le CCF a pu constater lors de ces deux derniers exercices dénoteune certaine amélioration de la situation, du moins en ce qui concerne lestraitements comptables.




Ø Evaluation et gestion des débiteurs du Service desautomobiles et de la navigation (SAN)

Le Service des automobiles et de la navigation (SAN) perçoit des émolumentsadministratifs et des taxes.

Les postes débiteurs ouverts ainsi que les débiteurs momentanément créanciers sontintroduits dans les comptes du SAN depuis le bouclement de l’exercice 2000, pour lapériode de facturation non prescrite. Au 31 décembre 2001, le montant global des postesdébiteurs ouverts représente CHF 3'234'347 (rubrique 1019) et les créances en faveur detiers CHF 5'393'847 (rubrique 2004).

Les charges et produits annuels relatifs aux factures et créances en faveur de tiersprescrites sont enregistrées par le compte de Pertes & Profits de l’Etat de Vaud (rubrique7041.2903). Au 31 décembre 2001, les pertes sur débiteurs comptabilisées représententCHF 523'031 et les créances en faveur de tiers prescrites CHF 228'467.

Le CCF relève que les débiteurs et créanciers « taxes » mentionnés au bilan du SAN aubouclement annuel sont surévalués. En effet, en se basant sur les montants enregistréspour les factures et créances en faveur de tiers prescrites, le CCF a évalué, sur les 5 ansvalorisés dans les comptes du SAN, qu’un correctif d’actif de CHF 2.7 millions seraitnécessaire pour les débiteurs et un correctif de passif de CHF 1.1 millions pour lescréances en faveur de tiers.

En ce qui concerne les charges et produits relatifs aux factures et créances en faveur detiers prescrites, le CCF estime que ces éléments doivent influencer les comptes defonctionnement de l’année et non le compte de Pertes & Profits. En effet, la naissanceéconomique de la charge ou du produit exceptionnel a lieu dans l’exercice concerné.

Les postes ouverts au 31 décembre 2001 pour les débiteurs d’émoluments deCHF 1'089'331 ne sont pas valorisés dans le bilan du SAN. En effet, les chances derecouvrement des factures étant infimes, le SAN n’a pas jugé utile de les incorporer dansses comptes.

Certains débiteurs du SAN versent à l’avance des émoluments pour des prestationsdéfinies (contrôle technique). Or le passif transitoire inhérent à ces produits reçus d’avancen’est pas enregistré dans les comptes du SAN pour un montant qui a été estimé aumaximum à CHF 800'000 au 31 décembre 2001 par ce service.

Le CCF a constaté que si les factures relatives aux taxes font l’objet d’une procédure deséquestre des plaques dissuasive envers les mauvais payeurs, il n’en est pas de mêmepour les débiteurs d’émoluments, la procédure de contentieux s’arrêtant au 2ème rappel.

Pour les créanciers « taxes », le CCF relève que le SAN ne procède pas auremboursement automatique des montants disponibles par les tiers. En effet, ceux-cidoivent en faire la demande expresse sur la base du décompte qui leur est communiqué.

Selon les informations obtenues du SAN, leur nouveau système informatique, incluant lagestion des débiteurs, ne sera pas en exploitation avant 2003 - 2004.

Evaluation et gestion des débiteurs du SAN

Le CCF relève une absence d’évolution significative depuis les contrôles réalisés en 1997,1998 et 1999 au SAN. Cette situation est d’autant plus regrettable que le SAN avait étéinterpellé en son temps et que du temps a été perdu inutilement.

Le CCF rappelle que le SAN devra respecter, au plus tard pour la clôture descomptes 2003, les termes de l’arrêté du Conseil d’Etat du 29 mai 2000 fixant la procédure àsuivre afin d’évaluer de manière uniforme les risques sur l’ensemble des débiteurs de l’Etat.

Commentaire

Recommandation 17

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Description



A cet effet, il devra prendre toute les mesures afin de s’assurer que :

• La comptabilité ne contienne aucune donnée dénaturée ou fictive et que touteopération financière y figure.

• La comptabilité soit tenue selon le principe des prestations convenues et que lesdébiteurs figurent dans les comptes de l’Etat.

• Les débiteurs soient évalués de manière prudente.

De plus, le CCF recommande au SAN d’adopter, en collaboration avec la comptabilité dudépartement et le Service des finances, une directive interne fixant les règles de gestion ducontentieux.

En ce qui concerne les crédits disponibles pour les créanciers « taxes », le CCFrecommande au SAN de procéder au remboursement automatique.



Ø Gestion des débiteurs de l’Office cantonal des Boursesd’études (OCBE)

Selon les dispositions de la Loi du 11 septembre 1973 sur l’aide aux études et à laformation professionnelle (LAE), l’Etat encourage financièrement l’apprentissage et lapoursuite des études après le terme de l’obligation scolaire. En règle générale, des boursessont accordées. Néanmoins, il existe des circonstances où seul un prêt est accordé.

Les prêts impliquent une obligation de remboursement, alors que les bourses sontaccordées à fonds perdu. Néanmoins, si le boursier interrompt ses études sans raisonimpérieuse ou s’il renonce à obtenir un titre de formation professionnelle, les montantstouchés doivent être restitués.

Comme relevé lors des derniers audits, les débiteurs gérés par l’Office cantonal desbourses d’études et d’apprentissage (OCBE) ne figurent pas dans les comptes de bilan del’Etat.

La comptabilisation en qualité de débiteur devrait s’effectuer :

• Dès le moment où le prêt est accordé (versement).

• Dès connaissance par l’Office de l’arrêt des études sans obtention du diplôme (selonart. 28 LAE).

Actuellement, il n’est pas possible de valoriser le risque sur les débiteurs, car il n’existeaucun document synthétique permettant de déterminer l’état d’avancement de la procédurede recouvrement (rappels, saisies de salaires, poursuites, actes de défauts de biens…). Ilest dès lors impératif que le logiciel « QuoVadis » soit adapté aux besoins d’une gestiondes débiteurs.

A fin 2001, les débiteurs représentent un montant de CHF 5'933'669 contre CHF 2'398'920à fin 2000.

La recommandation N° 17 sur l’audit 2000 relative à l’incorporation des débiteurs del’OCBE demeure donc d’actualité en précisant que l’évaluation des débiteurs à l’horizon2003 ne pourra se faire que si l’office dispose d’un logiciel de gestion des débiteursperformant.

D’autre part, des débiteurs potentiels pour lesquels une attestation de fin d’études estattendue ou un constat d’arrêt prématuré des études est à effectuer pour exiger ouabandonner le remboursement, ont été identifiés à hauteur de CHF 8'132'608 à fin 2001.Selon avis du CCF, la personne engagée pour gérer le contentieux devrait égalementtraiter ce problème d’obtention des informations de la part des boursiers afin de pouvoir lesintégrer comme de véritables débiteurs.

Le temps nécessaire pour effectuer cette tâche devrait être dégagé par la mise en placed’un logiciel de gestion des débiteurs performant permettant d’obtenir des listes de contrôleet de gestion actuellement créées de manière annexe au système.

Allocation complémentaire

Le Tribunal administratif (TA) estime que la bourse doit couvrir, en plus du coût des études,la part des dépenses d’entretien et de logement du requérant que ce dernier ou sa famillen’est pas en mesure d’assumer. L’allocation complémentaire (art. 11 et 11a, 18 LAE) estdestinée à couvrir cette insuffisance de financement. Ces conditions financières reposentsur l’un des principes cardinaux de la LAE du 11 septembre 1973, soit l’art. 2 qui stipule :« Le soutien de l’Etat est destiné à compléter celui de la famille, au besoin d’y suppléer ».

L’art. 11a al. 3 du Règlement d’application de la Loi sur l’aide aux études et à la formationprofessionnelle (RAE) dispose que le Conseil d’Etat est compétent pour fixer le montantmaximum de l’allocation complémentaire. Par décision du 18 août 1999, le Conseil d’Etat aarrêté ce montant à CHF 100 par mois d’études. Le TA dans un arrêt du 11 mai 2000 ajugé cette limite contraire à la Loi.

Commentaire

Description



Dans les risques financiers encourus, l’OCBE a ainsi mentionné ce risque de prise encharge d’allocations complémentaires, non plafonnées à CHF 100 par mois d’études, pourun montant estimé à CHF 23.7 millions.

Le risque maximal estimé par l’OCBE se monte à CHF 23.7 millions par année pour le casoù l’ensemble des boursiers ferait recours au TA. Pour l’exercice 2001, ce risque étaitestimé à CHF 12 millions.

D’autre part, les arrêts du TA ne concernent que des recours individuels et ne font pasréférence à l’application du droit matériel au sens large. Ces décisions du TA n’ont pas euun caractère de jurisprudence modifiant les principes d’attribution des bourses.

Dès lors, quelques questions se posent, à savoir :

• Quel est le point de vue prépondérant entre la compétence du Conseil d’Etat quant à lafixation du montant de l’allocation complémentaire et la décision du TA ?

• Concernant la position du Tribunal administratif, s’agissant d’une décision relative àl’application du droit matériel :

♦ Pourquoi n’a-t-elle pas force de jurisprudence ?

♦ Qu’en est-il de la question de la rétroactivité pour les boursiers encore en études ?

En définitive, cette problématique devrait être résolue dans le cadre de la modification de laLAE. Un projet de Loi avait été établi à fin 2001, mais doit être intégralement revu.



Ø Traitement des réclamations et recours fiscaux (TA – ACI)

Réclamations et recours fiscaux

Ce processus couvre le traitement, dans les Offices d’impôt de district (OID), à l’ACI et auTA, des réclamations et recours des contribuables concernant la détermination de leurséléments imposables (taxation).

Selon les listages informatiques de l’ACI, au bouclement 2001, les créances d’impôtscontestées au niveau de la taxation (réclamation, recours et litiges) s’élèvent àCHF 88'789'308.

En terme de nombre de dossiers, cela représente au 1er janvier 2002 : 1’778 dossiers enmain de l’ACI ; 148 au TA et 7 au Tribunal fédéral (TF). A ces chiffres, il faut encorerajouter les dossiers en réclamation dans les OID (première instance), dont le nombre n’estpas connu.

Administration cantonale des impôts

Force est de constater que l’organisation, les outils et les procédures mis en place ne sontpas suffisants pour assurer un traitement adéquat des réclamations. Le CCF relèvenotamment les lacunes suivantes :

Outils informatiques

Les réclamations sont gérées à l’aide d’une base de données Access. Cette base n’est pasinterfacée avec le logiciel principal « IT » qui sert notamment à la facturation et à laperception des créances d’impôts. Il en résulte une saisie redondante des informations etun risque élevé d’intégralité et d’exactitude des données. Ce risque est, par ailleursaccentué par le peu de sécurité informatique offerte par le logiciel Access (droits d’accès,protection contre la modification ou la suppression de données, etc.).

De plus les données enregistrées dans la base Access ne contiennent pas d’informationsfinancières telles que le montant d’impôt contesté par le contribuable (valeur litigieuse). Ils’avère, dès lors, difficile de faire un rapprochement avec les données du logiciel « IT » oude donner des priorités au traitement des dossiers en fonction de leur importance.

Procédures et organisation

De façon générale, les tâches et responsabilités des collaborateurs sont mal définies. LeCCF relève notamment l’absence de systématique et de critères d’attribution des dossiersaux collaborateurs. Par ailleurs, les dossiers ne sont pas attribués immédiatement etcertains peuvent rester en souffrance pendant plus d’une année.

Les notes et directives établies par l’ACI pour la gestion des réclamations fixentessentiellement le flux des informations. Elles ne portent pas sur les critères de délais, deresponsabilités ou de modalités de traitement (forme et contenu des décisions sur recourset réclamations).

De manière générale, le CCF relève un manque de coordination entre les différentessections de l’ACI (OID, section technique, section juridique). Au vu de la multiplicité desintervenants internes et externes (TA, TF, contribuables et mandataires), le CCF est d’avisqu’il est nécessaire d’avoir un coordinateur ou un responsable des réclamations.

Commentaire

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Les incidences d’un traitement inadéquat et non diligent des réclamations peuvent êtreimportantes. Le CCF cite notamment le risque de prescription, de non encaissement suite àune éventuelle péjoration de la situation du contribuable et d’image de l’Administration vis-à-vis des contribuables et des mandataires.

Les travaux de contrôle ont mis en évidence des délais de traitement inappropriés. Parailleurs, des créances inhérentes aux périodes fiscales 1987-1988 voire antérieures sonttoujours en réclamation au bouclement 2001, alors qu’au vu des dispositions légales envigueur, il est fort probable que certaines créances soient prescrites (art. 98 a al. 2 del’ancienne LI).

Tribunal administratif

Les procédures et les outils mis en place au TA pour traiter les dossiers de recours fiscauxparaissent fiables. Par ailleurs, la majorité des dossiers sont liquidés dans un délai d’uneannée.

Toutefois, le CCF a constaté que plusieurs dossiers ont pris un retard inquiétant. En effet,sur les 105 recours inventoriés au 31 décembre 2001, environ la moitié provient de recoursdéposés au TA entre 1992 et 1998.

Le CCF remarque donc que tous les juges ne traitent pas en priorité les dossiers les plusanciens, contrairement à la logique qui a été communiquée par le TA (absence desystématique).

Le CCF estime que ce manquement doit être corrigé par l’établissement de directivesinternes pour les juges, relatives à la liquidation des affaires en cours. Cette mesure doitêtre accompagnée par la mise en place d’un système de contrôle interne permettant lesuivi de la gestion des dossiers.

Suivi des délais de prescription à l’ACI

Afin d’éviter les cas de prescription, il s’avère impératif que l’ACI recense et traite lescréances fiscales en réclamation dont la prescription échoit au 31 décembre 2002.

Traitement des réclamations à l’ACI

Le CCF demande à l’ACI de mettre en place des outils, des procédures et une organisationpermettant d’assurer un traitement adéquat et diligent des réclamations. Il s’avèrenécessaire d’améliorer le système de contrôle interne, notamment :

• En s’assurant de l’exactitude et de la concordance des bases Access et IT.

• En reproduisant la notion de valeur litigieuse dans la base de données.

• En établissant une directive de gestion des réclamations précisant les délais detraitement et les responsabilités.

Traitements des recours au Tribunal administratif

Des mesures doivent être prises pour que les dossiers les plus anciens soient traités enpriorité. Pour ce faire, le CCF estime que des directives relatives au traitement des dossierspar les juges doivent être établies par le TA afin de fixer les priorités, en fonctionnotamment de la date de dépôt du recours. En parallèle, un système de contrôle internedoit être mis en place pour vérifier la bonne application de ces directives.

Recommandation 18.1

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 18.3

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 18 2

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Facturation et comptabilisation des frais pénaux

Depuis le 1er janvier 2002, l’activité de facturation et de perception des frais pénaux a étédéplacée de l’Office d’impôt (OID) de Lausanne - Ville à l’Ordre judiciaire vaudois (OJV). Eneffet, grâce à un système informatique intégré, la facturation a pu être automatisée sur labase des jugements rendus par le Ministère public et les Tribunaux d’arrondissement.

En ce qui concerne les procédures de contentieux inhérentes aux frais pénaux, elles serontdès lors reprises par le Service de justice, de l’intérieur et des cultes, qui bénéficie d’unsecteur de recouvrement, notamment grâce à l’apport de 1.8 ETP transférés de l’OIDLausanne - Ville.

Le CCF a constaté que les frais pénaux ont fait l’objet sur l’exercice 2001 d’un rattrapagede facturation relatif aux exercices 1993 à 1997 pour un total de CHF 9'438'454.

En effet, compte tenu du transfert de l’activité de facturation et de gestion des frais pénauxdès 2002 à l’OJV, l’OID Lausanne - Ville a décidé de procéder à la facturation des fraispénaux non prescrits qui n’avaient jamais été établis par manque de ressources, ni faitl’objet d’une mise en compte dans les exercices concernés.

Cependant, le CCF relève que la mise en compte de ces factures dans les comptes deproduits du Tribunal cantonal n’est pas intervenue sur l’exercice 2001, le rattrapage defacturation n’ayant pas encore fait l’objet d’une demande d’assignation par l’OID deLausanne - Ville au SJIC. Il en résulte un décalage dans le temps entre l’opération defacturation (création du débiteur) qui est intervenu en 2001 et la reconnaissance comptabledu produit dans les comptes d’Etat, qui ne pourra intervenir que sur l’exercice 2002.

Le CCF souligne également que les assignations qui sont établies par le Service de justice,de l’intérieur et des cultes ne tiennent pas compte des notes de crédit relatives à desfactures originales déjà assignées, ce qui a créé une différence comptable de l’ordre deCHF 1'012'394 dans la comptabilité de l’OID de Lausanne - Ville entre le produit enregistréau Tribunal cantonal sur la base des assignations 2001 et les factures débiteurs émisespour cette période.

Facturation et comptabilisation des frais pénaux

Le CCF demande que le compte d’attente d’assignation de l’OID Lausanne - Ville relatifaux frais pénaux soit régularisé sur l’exercice 2002 par une assignation complémentaire deproduits.

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Recommandation 19

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Ø Gestion des débiteurs du BRAPA (SPAS)

Le créancier d’aliment, enfant ou adulte domiciliés dans le Canton de Vaud, qui se trouvedans une situation économique difficile et qui ne reçoit pas ou irrégulièrement lescontributions d’entretien qui lui sont dues en vertu d’une décision judiciaire peut se voiraccorder une aide appropriée de l’Etat, sous forme d’une aide administrative ponctuelle,d’une aide au recouvrement des pensions dues ou d’une aide par l’octroi d’avances surpensions alimentaires (art. 20 LPAS et art. 328 CC).

Ainsi, le Bureau de recouvrement et d’avances de pensions alimentaires (BRAPA) fournitune aide :

• Au recouvrement des pensions dues (en acceptant, le cas échéant, des créanciersd’aliment le mandat de procéder au recouvrement des pensions alimentaires).

• Par l’octroi d’avances sur pensions alimentaires (en accordant des avances surpensions alimentaires).

En novembre 1999, les débiteurs du BRAPA ont été intégrés dans les comptes de l’Etat parinscription à l’actif du bilan d’un montant de CHF 100 millions, ainsi que d’un montantcorrespondant en correctif d’actif.

La problématique actuelle est ainsi de deux ordres, soit :

• La présentation au bilan (compensation de créances, alors que le débiteur et lecréancier sont différents pour le recouvrement de pensions).

• L’évaluation des positions débiteurs pour les avances en l’absence d’un inventairedétaillé des montants ouverts par débiteur classé par type de créances (ADB, enpoursuite…).

En novembre 2000, le CCF a délivré un rapport sur le fonctionnement du BRAPA et unedes observations stipulait :

« Nous pouvons constater qu’avec les outils actuellement à disposition duBRAPA, la gestion du contentieux s’effectue de manière manuelle. Comptetenu du volume de dossiers et de leur importance financière, nousdemandons que le BRAPA puisse se doter d’un outil informatique de gestionimportant tenant compte de la spécificité des dossiers gérés ».

Et dans les conclusions figurait notamment :

« Le service doit être doté d’un logiciel de gestion des débiteurs performantafin de pouvoir respecter les instructions comptables en matière deprésentation et d’évaluation des comptes et la décision du Conseil d’Etat du29 mai 2000 relative à l’intégration des risques sur débiteurs dans lescomptes de l’Etat ».

Par lettre du 25 septembre 2001, le SPAS informait notamment le CCF que les applicationsinformatiques nécessaires à la gestion du contentieux BRAPA n’existaient toujours pas.

Dans sa réponse du 1er octobre 2001, le CCF prenait acte et demandait desrenseignements quant aux démarches entreprises pour obtenir un logiciel de gestion desdébiteurs.

Lors de l’audit 2001, il a été précisé au CCF que ce problème figurait dans les objectifs2002 du l’UID – DSAS, mais qu’à l’heure actuelle, rien n’avait été initié.

Description



Au 31 décembre 2001, l’évaluation des débiteurs BRAPA n’a pu être effectuée enl’absence d’une identification des types de créances selon une procédure de recouvrementgérée sur un logiciel de gestion des débiteurs.

Ces créances étant provisionnées à 100% dans le bilan de l’Etat, aucun risque n’existedonc à ce niveau. Par contre, cette provision comporte une « réserve » que seule uneévaluation des débiteurs permettrait d’identifier.

En l’absence d’un logiciel de gestion des débiteurs permettant une évaluation desdébiteurs, le service n’est pas en mesure d’identifier et d’enregistrer :

• Le produit extraordinaire résultant de la quantification de la « réserve » contenue dansla provision constituée.

• Les divers types de créances (avances et pensions), ainsi que les frais et intérêts liés àces dossiers.

Le suivi des recommandations est à effectuer dans le cadre du rapport BRAPA délivré parle CCF en novembre 2000.

Commentaire



5 Suivi et paiement des salaires

Les salaires et les charges sociales représentent, avec un montantsupérieur à CHF 1'800 millions, le principal poste de charge de l’Etat deVaud. Le Service du personnel de l’Etat de Vaud (SPEV) assure laresponsabilité, en particulier du paiement des salaires et des cotisationssociales.

Chaque année, le traitement des salaires et des charges sociales fait l’objetde contrôles, que ce soit au niveau de l’organisation du SPEV, maiségalement dans l’application de systèmes informatiques servant à lagestion des salaires (ZADIG et AGIR).

Depuis trois ans maintenant, le Service du personnel de l’Etat de Vaud ainitié une réorganisation interne ; le renforcement attendu des contrôlesinternes tarde à se mettre en place et à produire ses effets.

Dans le cadre de ses contrôles annuels 2001 au SPEV, le CCF a procédé àdiverses vérifications lors du bouclement des comptes du SPEV :

Ø Contrôle des effectifs et des salaires

Ø Décomptes des charges sociales

D’autre part, une revue du traitement sur la gestion des salaires avecd’autres services ou établissements autonomes a révélé une certainecomplexité des procédures, soit :

Ø Université de Lausanne

Ø Office du personnel enseignant (OPES)

Analyse du CCF



Ø Contrôle des effectifs et des salaires

Cette année encore, le CCF s’est attaché à vérifier le respect de la directive du Conseild’Etat instituant un contrôle sur les salaires par les services concernés.

Les Chefs de service sont en effet responsables de vérifier les effectifs et les salaires brutsdes collaborateurs (il n’est pas demandé de vérifier le calcul des charges sociales). Ilsdoivent ensuite renvoyer les listes signées par eux-mêmes ou par une personne déléguée.

Suite à la recommandation effectuée dans le précédent rapport du CCF sur les comptesannuels, le SPEV a demandé à l’ensemble des Chefs de service de communiquer le nomet la signature des personnes déléguées.

Le processus n’est toutefois pas achevé et le SPEV ne dispose pas de l’ensemble dessignatures autorisées à attester de la vérification.

Le CCF relève que la directive du Conseil d’Etat instituant le contrôle des listes par lesservices n’est pas encore intégralement respectée.

Les contrôles effectués sur la fin de l’année (soit après l’envoi par le SPEV en octobre 2001du courrier rappelant l’importance des contrôles en même temps qu’il demandait lessignatures autorisées), ont montré les éléments suivants :

• La vérification n’est pas aisée du fait de l’organisation des listes (contrôle du retour dessalaires par DIVAD, signatures autorisées par liste alphabétique des Chefs de service),et parce que le document de contrôle de retour des listes intègre l’entier des DIVAD (iln’est pas possible d’identifier si l’absence de retour de liste provient du fait que laDIVAD ne contient aucun salaire).

• Malgré une amélioration du retour des listes, un grand nombre n’est pas renvoyé signéau SPEV. Il s’agit en particulier des DIVAD relatives aux établissements scolaires (tousniveaux – exceptés les établissements professionnels) et à l’UNIL.

• Le suivi des listes non retournées n’a pas été assuré par le SPEV durant l’année 2001,ceci en raison de l’absence prolongée du collaborateur chargé de cette tâche.

• Certains services cherchent à limiter leur responsabilité en restreignant le champ deleurs contrôles.

Le SPEV a confirmé au CCF être en phase de mise en place de mesures plus drastiquespour le retour de ces documents. Des rappels seront envoyés systématiquement le 15 dumois suivant. Enfin, les mesures à prendre à l’encontre des services récalcitrants, ainsi queles cas de l’enseignement du primaire à l’universitaire, doivent encore être traités.

Contrôle des effectifs et des salaires

Les mesures prévues par le SPEV visant à suivre régulièrement les retours des listes etenvoyer des rappels pour les listes manquantes doivent être appliquées au plus vite. Leprocessus d’obtention des délégations par les Chefs de service doit être achevé et unmode de contrôle des signatures mis en place.

Par ailleurs, les services récalcitrants devraient être annoncés au Conseil d’Etat.

Enfin, il serait utile que des instructions concrètes et pratiques soient envoyées auxservices afin de leur décrire les éléments soumis à leur contrôle.

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Recommandation 20

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Ø Décomptes des charges sociales

Contrôles de plausibilité sur la base AVS

A la demande du CCF, une analyse des écarts entre la base AVS et le salaire brut a étéeffectuée.

Cette analyse a montré qu’une grande partie de ces écarts se justifiait par des casparticuliers (curés, collaborateurs mineurs, etc.).

Dans d’autres cas (peu nombreux par rapport à l’ensemble des dossiers traités dans leservice), les différences sont réellement dues à des erreurs de saisie. Les conséquencesde ces erreurs peuvent être les suivantes :

• Les retenues effectuées et les charges comptabilisées sont correctes, mais la baseAVS, donc le décompte, n’inclut pas le salaire brut à l’origine de ces charges etretenues (ce phénomène se produit essentiellement quand des corrections manuellessont effectuées sans que la base AVS ne soit saisie).

• Les retenues effectuées et les charges comptabilisées ne sont pas correctes. Dans cecas, il se peut qu’au moment de la rectification, l’entier de la cotisation se retrouve àcharge de l’Etat (il est par exemple possible que le collaborateur ait quitté l’Etat ; et ilpeut alors être difficile de lui demander un complément de cotisation).

Traitement des charges sociales

Le contrôle entre le salaire brut et la base AVS a permis d’identifier des cas où le traitementdes assurances sociales était erroné. Les cas d’erreurs recensées sont faibles sur le totalde dossiers traités. Leur identification est possible et les corrections nécessaires peuventdonc être apportées.

L’impact financier de ces erreurs est marginal en ce qui concerne les comptes de l’Etat.Toutefois, il est important que les charges sociales soient traitées correctement au niveaude chaque collaborateur.

Toutefois, le Service du personnel s’est engagé à procéder aux rectifications nécessairesde l’exercice 2001 en 2002, ainsi qu’à procéder à cette analyse des écarts chaque annéeen temps opportun.

Contrôle du décompte final de la CPEV

A réception du décompte final de la CPEV, le service a régulièrement constaté des écarts,expliqués par des chevauchements et enregistrés l’année suivante au compte dePertes & Profits. Le décompte final CPEV parvient en général trop tard pour que le solde ducompte soit ajusté avant le délai pour le bouclement.

Cette année, le service a procédé à des investigations supplémentaires relatives à cesdifférences et a constaté que certaines étaient dues à des erreurs de traitement del’application ZADIG. Les problèmes se produisent en général lors de rappels de cotisations.Les conséquences sont dans la plupart des cas une insuffisance de charges socialesenregistrées dans les comptes de l’Etat.

D’autres écarts, résultant de cotisations demandées par la caisse inférieures à celles quiont été enregistrées dans le compte courant, sont en cours d’analyse. En effet, le servicecompte s’assurer que des cotisations excédentaires n’ont pas été perçues auprès descollaborateurs.

Description

Commentaire



Les différences ne sont pas significatives au niveau des comptes de l’Etat.

L’explication des écarts entre le décompte final de la Caisse et le solde du compte couranta progressé ; ces explications sont essentielles en vue de s’assurer qu’aucun collaborateurn’a été lésé, que ce soit au niveau des retenues ou au niveau de l’informationcommuniquée à la Caisse de pensions.

Vérification et corrections systématiques des charges sociales AVS

Le CCF recommande que le Service du personnel effectue systématiquementl’identification, l’analyse et si nécessaire, la correction des écarts entre le salaire soumis etla base AVS.

Il n’a pas encore été déterminé si les problèmes de traitement de ZADIG dans des casparticuliers de rappels de cotisation provenaient d’une mauvaise utilisation de l’applicationou d’une erreur dans la conception de l’application elle-même.

Ce point doit être déterminé afin de, par la suite, pouvoir prendre les mesures nécessairesvisant à éviter de telles erreurs.

Poursuite du travail d’analyse des écarts avec le compte courant CPEV

Le travail d’analyse des écarts effectués par le service s’est avéré utile et a permis demettre en évidence les problèmes cités.

Certains écarts sont encore en cours d’analyse et le CCF insiste pour que ces analysessoient poursuivies.

Recommandation 21.1

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 21.2

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Université de Lausanne (UNIL)

Gestion des salaires et charges sociales

Le personnel de l’Université de Lausanne se divise dans les trois catégories de fonctionssuivantes :

• Le personnel enseignant, composé du corps professoral et du corps intermédiaire.

• Les assistants, y compris les médecins assistants.

• Le personnel administratif et technique (PAT).

Le personnel de l’Université est financé, en grande partie, par l’Etat de Vaud. Cependant,on distingue le personnel payé par des sources de financement extérieures dont les FNRSet les autres fonds institutionnels.

Les salaires sont payés par deux systèmes comptables :

• Salaires payés par ZADIG, Bureau de gestion du personnel (Etat de Vaud) :L’Etat de Vaud prend en charge les salaires des enseignants, du personnel administratif ettechnique et en partie des assistants. Le Service du personnel de l’Etat de Vaud gère cessalaires payés par ZADIG et le Bureau de gestion du personnel à l’UNIL agit commeintermédiaire entre le SPEV et l’UNIL.

• Salaires payés par SAP, Bureau des salaires (Autres fonds) :Le personnel enseignant ou les assistants peuvent être payés, en partie, par des fondsautres que l’Etat de Vaud. Le Bureau des salaires est chargé du traitement des salaires etdes réconciliations de charges sociales.

Charges salariales

Souvent, le salaire d’un assistant peut être financé en partie par l’Etat de Vaud et en partie,par les autres fonds de l‘UNIL. Le professeur responsable est chargé d’informer quel est lemoyen de financement utilisé pour le paiement des charges salariales. Il impute et répartitle taux d’activité à charge des différents fonds.

Par ailleurs, si le financement n’est pas connu suffisamment à l’avance ou si la procédured’engagement est compliquée, ces catégories de personnes sont payées par l’Etat deVaud, puis sont ventilées à charge dans les fonds.

Comme les salaires sont traités par différentes parties distinctes et par deux systèmes degestion des salaires séparément, il subsiste un risque, minime mais présent, qu’unassistant soit payé à deux reprises ou qu’il soit engagé pour un taux d’activité globalsupérieur à 100%.

Les procédures d’engagement, de nomination et de renouvellement de contrat sontrelativement complexes et diffèrent fortement pour un poste d’enseignant, d’assistant ouPAT. Les informations doivent transiter entre le Bureau de gestion du personnel de l’UNIL,le Service du personnel de l’Etat de Vaud et le Bureau des salaires à l’UNIL, voire aussi, leDépartement de la formation et de la jeunesse.

La lourdeur et la complexité des procédures nécessitent l’intervention d’une grandequantité de rôles répartis dans divers services et administrations publics.

Commentaire

Description



Charges sociales

Les charges sociales sont traitées séparément selon la source de financement. Le Servicedu personnel de l’Etat de Vaud est responsable des décomptes de charges sociales pourl’ensemble des enseignants et du personnel administratif et technique, payé par l’Etat deVaud. Le Bureau des salaires est responsable des charges sociales du personnel payé parles autres fonds. Ce système pourrait générer des problèmes dans le traitement desplafonds (déduction de coordination, LAA, etc.).

Cependant, la gestion de la caisse de pensions des assistants subsiste auprès du Bureaude gestion des salaires à l’UNIL.

Les assistants qui sont rémunérés en partie par l’Etat de Vaud et une autre partie par lesautres fonds, sont considérés comme s’ils possédaient deux employeurs différents.

Centralisation des charges salariales

Indépendamment des sources de financement, le CCF préconise une gestion centraliséeauprès de l’UNIL des traitements et charges sociales ainsi que des ressources humaines.

Recommandation 22

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Office du personnel enseignant (OPES)

L’Office du personnel enseignant gère administrativement et techniquement le personnelenseignant de l’enseignement primaire et secondaire (DGEO), de l’enseignementspécialisé (SES) et des classes de développement du SESSFO, ainsi que le personneladministratif du SESSFO et les dossiers de la HEP.

L’activité du service se fait en relation avec les autorités scolaires (directionsd’établissement, commissions scolaires) et les autorités politiques et administratives(municipalités, boursiers communaux…). Elle porte sur la gestion des dossiers desenseignants nommés, des enseignants engagés à titre temporaire et la gestion desremplacements, soit l’enregistrement et le suivi des mutations, l’établissement des contratset le calcul des traitements. A ce niveau, l’OPES agit sur base d’une délégation decompétences du SPEV .

Délégation de compétences du SPEV

Il n’existe aucune trace écrite de la délégation de compétences accordée par le SPEV àl’OPES (recommandation N° 4 du rapport sur l’audit de l’organisation et des procédures duSENEPS, actuellement DGEO). En fait, cette délégation porterait sur des droits d’accès àZADIG donnés à l’OPES pour la gestion des mutations pour lesquelles aucun contrôle n’esteffectué par le SPEV. Précisons néanmoins que le travail effectué par l’OPES est soumisaux contrôles des UB gérantes utilisant les prestations de l’OPES.

Dès lors, le problème principal a trait au contrôle que se doit d’effectuer le SPEV dans lecadre de la délégation de compétences accordée.

Contrôle des salaires

Avec l’entrée en vigueur du premier train de mesures EtaCom, la mission de l’OPES enversses partenaires s’est maintenue, que ce soit au niveau des attestations mensuelles desalaires à retourner par les commissions scolaires ou les directions d’établissement ou larétribution par les boursiers communaux des périodes de remplacement accordées parl’OPES.

Le CCF relève que les attestations mensuelles portent sur le contrôle des élémentsdéterminants des salaires figurant sur un listage remis en annexe, document qui n’est pasretourné avec l’attestation signée. Bien qu’une copie du document soit conservée à l’OPES,il n’est pas possible de faire le lien entre le listing et l’attestation, car aucune mentionchiffrée ne figure sur l’attestation.

Le CCF rappelle que le contrôle des salaires et des effectifs fait l’objet d’une directive duConseil d’Etat dont la responsabilité d’application incombe au SPEV. Cette directivedemande notamment que les listes signées soient retournées au SPEV, ce qu’actuellementl’OPES n’effectue pas pour les listes de salaires des enseignants. L’exonération du devoirde communication de l’OPES à l’égard du SPEV n’est actuellement pas démontrée (voirrecommandation N° 00/19), mais historiquement pourrait découler de la délégation decompétences donnée par le SPEV à l’OPES.

Contrôle des salaires

La procédure de contrôle des salaires devrait être clairement mentionnée dans le documentde délégation de compétences donnée à l’OPES ; document à établir par le SPEV et àsigner par les deux parties.

Commentaire

Description

Recommandation 23

Importance

Basse Moyenne Haute




6 Gestion des biens

Les biens physiques de l’Etat ou immobilisations corporelles figurent à l’actif dubilan sous les rubriques « Investissements » (patrimoine administratif) pour unmontant de CHF 1'199 millions.

La Loi sur les finances pose le principe comptable suivant :

• Les immeubles administratifs, les bâtiments, les installations, le matériel et lemobilier administratifs sont portés en compte pour leur prix d’acquisition ou derevient diminué des amortissements (art. 22 LFIN).

• Les immeubles productifs (c’est-à-dire du patrimoine financier) sont portés encompte pour leur estimation fiscale (art. 23 LFIN).

Il convient toutefois de relever que la Loi sur les finances ne fixe pas en revanched’indication précise sur la durée d’amortissement, si ce n’est des duréesmaximales (art. 34 LFIN).

Le CCF a pu, à maintes reprises, relever les problématiques liées à la distinctionentre le patrimoine administratif et le patrimoine financier. De plus, le CCF a misen exergue que la valeur au bilan des actifs détenus par l’Etat n’ont que peu derapport avec leur valeur réelle.

Les dispositions de l’actuel LFIN ne sont pas satisfaisantes à cet égard ; toutefoisle projet finalisé de la nouvelle LFIN corrige les situations décrites ci-avant. LeCCF ne va pas revenir sur ce sujet dans le présent rapport, mais rappelle que laprésentation des inventaires et du patrimoine ne répond pas aux exigences declarté posées par la Loi.

Au surplus, la gestion des biens de l’Etat et la sauvegarde du patrimoine ne sontpas satisfaisantes :

• Absence d’inventaire systématique des biens mobiliers et immobiliers :difficulté à suivre les acquisitions et à contrôler les cessions et les mises aurebut.

• Absence de dispositions légales précises en matière de contrôle.

• Difficulté à contrôler l’utilisation des biens de l’Etat, leur correct entretien etleur assurance contre l’incendie ou le vol.

Dans le cadre de l’audit des comptes 2001, l’attention du CCF s’est focalisée surla gestion des inventaires de véhicules à l’Etat, qui avait fait l’objet de nombreusesrecommandations par le passé.

Ø Gestion des véhicules par la Police cantonale

Ø Gestion des véhicules par le Service des routes (SR)

Inventaire des biens de l’Etat de Vaud

Le CCF renouvelle ses recommandations antérieures de procédersystématiquement aux inventaires des biens de l’Etat. Les services doivent eneffet assurer une évaluation correcte de ces biens d’une part, un suivi de leurutilisation, d’autre part.

Analyse du CCF




Le CCF relève certains progrès en matière de suivi des inventaires de véhicules.

Le CCF a mis en évidence que les inventaires de biens de l’Etat peuvent êtreincomplets, sans valorisation au bilan de l’Etat, voire inexistants. Il constate qu’àdéfaut d’une identification systématique et de directives, des services mettent enévidence et intègrent dans les comptes de l’Etat des biens qui auparavantn’étaient pas perçus comme devant être valorisés.

Le cas le plus significatif sur l’exercice 2001 est la présence au bilan de l’Etat desstocks de sels du Service des routes.




Ø Gestion des véhicules par la Police cantonale

L’Etat-Major de la Police cantonale gère l’ensemble des véhicules légers à moteur de l’Etatde Vaud, sur la base du décret du 24 mai 1954, modifié en 1992, créant un fonds deroulement des véhicules à moteur de l’Administration cantonale.

Pour cette activité, la Police cantonale dispose, en commun avec le Service des routes quigère les véhicules lourds et spéciaux, d’une application informatique nommée VEMATEV.

Pour la première fois au 31 décembre 2001, l’inventaire des véhicules a été établi sur labase d’une extraction des données enregistrées sur VEMATEV.

Le solde comptable des véhicules inventoriés au 31 décembre 2001 correspond àCHF 2'153'547.

Un projet de nouveau schéma comptable relatif à l’enregistrement des éléments transitantpar le fonds est à l’étude au Service des finances afin de respecter les principescomptables définis par la Loi sur les finances.

Le CCF a relevé dans le rapport sur la révision du Bilan de l’Etat au 31 décembre 1999,que la procédure d’inventaire des véhicules ne répondait pas aux règles du contrôle interneet qu’elle demandait à être améliorée, avec la mise en place d’un logiciel spécifique.

Le CCF a pu constater que des mesures concrètes ont été prises par la Police cantonaledepuis l’exercice 2000 pour sécuriser cette gestion des véhicules par une recherche desimmatriculations des véhicules appartenant à l’Etat de Vaud auprès du Service desautomobiles et la mise en place de l’outil de gestion VEMATEV.

Cependant, l’état du fonds des véhicules au 31 décembre 2001 qui a été remis au CCF nerépond pas encore aux attentes. En effet, cet inventaire comporte les véhicules qui ont étécédés ou détruits, les extractions de VEMATEV ne prenant pas en compte le statut duvéhicule. Par ailleurs, certains véhicules apparaissent deux fois sur l’inventaire, parexemple une fois avec une valeur résiduelle positive et une fois avec une valeur négative.Cette lacune provient d’une mauvaise procédure d’enregistrement des amortissements surles véhicules. Le CCF relève qu’un meilleur paramétrage de VEMATEV permettrait d’éviterces erreurs de saisie.

Inventaire des véhicules légers à moteur de l’Etat de Vaud

Le CCF demande que les améliorations soient apportées au logiciel VEMATEV, afin quecelui-ci contienne les tests de cohérence nécessaires à la correction des erreursconstatées sur l’inventaire 2001 et que le moteur d’extraction prenne en compte le statutdes véhicules (en service) à la date voulue.

Le CCF recommande également de préciser les principes comptables et de gestion descomptes spéciaux dans une directive à établir, tels que les règles de revente des biensacquis par le fonds et les principes d’amortissement.

Cette démarche doit être conduite de manière conjointe par la Police cantonale et leService des routes (comptes spéciaux « Matériel d’entretien des Routes nationales » et« Véhicules lourds et spéciaux de l’Administration cantonale et matériel du Départementdes travaux publics ») avec le soutien et la validation finale du Service des finances.

Commentaire

Recommandation 24

Importance

Basse Moyenne Haute


Description



Ø Gestion des véhicules par le Service des routes (SR)

Le Service des routes dispose de deux comptes spéciaux pour l’acquisition de :

• « Véhicules lourds et spéciaux de l’Administration cantonale et matériel duDépartement des travaux publics » pour un montant maximal de CHF 5'500'000(rubrique 621.1147.01).

• « Matériel d’entretien des routes nationales » pour un montant maximal deCHF 10'800'000 (rubrique 621.1147.02).

Depuis l’exercice 2000, les véhicules lourds et spéciaux, ainsi que le matériel d’entretiendes Routes nationales sont gérés à l’aide de l’application VEMATEV.

Cet outil informatique permet dès lors d’inventorier ces biens et de produire les piècescomptables pour l’enregistrement des amortissements annuels.

Sur l’exercice 2001, les produits relatifs aux reprises et ventes de véhicules, aux indemnitésd’assurances et aux subsides touchés de la Confédération pour les années 2000 et 2001ont été comptabilisés dans des comptes de passifs distincts (621.2006.03 et 621.2006.04),conformément aux instructions du Service des finances de l’Etat de Vaud.

Par conséquent, il est dès lors nécessaire de consolider les comptes d’actif 1147 avec lescomptes de passifs 2006 pour connaître le montant des comptes spéciaux disponible.

En l’occurrence, les soldes des comptes consolidés au 31 décembre 2001 représentent :

• CHF 2'648'308 pour le compte spécial des véhicules lourds.

• CHF 3'248'073 pour le compte spécial du matériel d’entretien des RN.

Les inventaires VEMATEV qui ont été remis au CCF concordent avec les montantsprécités. Cependant, le CCF a relevé que l’inventaire qui est extrait de ce logiciel ne tientpas compte du statut du véhicule (en ou hors service) et que pour faire concorder lessoldes des inventaires avec les soldes comptables de PROCOFIEV, deux véhicules« virtuels » ont été introduits dans les inventaires afin d’isoler la différence comptable.L’inventaire fait mention des deux positions suivantes qui devraient être régularisées :

• Véhicules N° 4215 (rubrique 621.1147.01) CHF 646'666

• Matériel N° 4216 (rubrique 621.1147.02) CHF 162'230

En effet, seul l’inventaire physique est probant, la comptabilité devant le refléter.

Le CCF relève également qu’il manque des règles de gestion formalisées pour cescomptes spéciaux (principe et prix de revente des biens, règles d’amortissement, etc.).

Inventaire des véhicules lourds et matériel des Routes nationales

Le CCF estime que l’utilisation d’un compte de créancier pour enregistrer les produitsrelatifs aux véhicules lourds et matériel des Routes nationales n’est pas adéquate. En effet,cette pratique a pour effet de créer un passif fictif dont la relation avec les comptesspéciaux d’inventaire n’est pas évidente (principe de clarté). Par conséquent, le CCFpréconise l’utilisation d’une sous rubrique 1147 en lieu et place des comptes de passif2006.

Le CCF demande que le logiciel VEMATEV soit paramétré afin de pouvoir disposer d’uneextraction des inventaires avec le statut des biens « en service ».

Afin de mettre à jour la comptabilité conformément aux inventaires physiques, le CCFdemande que les écarts constatés entre la valeur de ces inventaires et le solde comptablePROCOFIEV soient enregistrés par le compte Pertes & Profits.

Commentaire

Description

Recommandation 25

Importance

Basse Moyenne Haute




Le CCF recommande également de préciser les principes comptables et de gestion descomptes spéciaux dans une directive à établir, tels que les règles de revente des biensacquis par le fonds et les principes d’amortissement.

Cette démarche doit être conduite de manière conjointe par le Service des routes et laPolice cantonale (compte spécial des véhicules à moteur légers de l’Etat de Vaud) avec lesoutien et la validation finale du Service des finances.



7 Gestion des systèmes d'information

Vu l’importance que représente l’informatique sur l’efficacité du système decontrôle interne, l’Administration doit pouvoir se doter d’un système d’informationfiable et pertinent.

Cette réflexion concerne avant tout les applications comptables à proprementparler, mais également les applications métiers, étant entendu que cesapplications tendent, de plus en plus, à produire des informations de gestion, voiredes données comptables.

La gestion des systèmes d’information, au sens large, recouvre l’ensemble desproblématiques liées au choix des applications, à leur développement, leurparamétrage, leur utilisation quotidienne, leur exploitation et leur maintenance.

Depuis 1996, le CCF passe en revue les applications les plus importantes,utilisées à l’Administration cantonale. A ce titre, les applications suivantes ont déjàfait l’objet de vérifications du CCF :

• Applications ZADIG et AGIR (gestion du personnel).

• Application PROGRES (action sociale).

• Application PENELOPE (Centrale d’achats de l’Etat de Vaud).

• Application SAP, gérée par l’ADIES à l’attention des hôpitaux (Hôpitauxvaudois privés, reconnus d'intérêt public, établissements médico-sociaux).

• Application SAP (Université de Lausanne).

Depuis plusieurs années, le CCF relève des faiblesses dans la gestion de lasécurité des traitements informatiques ; les problèmes constatés tenaient à la foisà la sécurité physique et logique de l’outil informatique et à la capacité à faire faceà un sinistre majeur.

Ainsi, si la sécurité physique des serveurs a progressé, leur sécurité logique doittoujours être améliorée. En effet, la durée de rétention des sauvegardes n’a pasété analysée et admise par les propriétaires des données, en toute connaissancede cause. De plus, les fichiers logs ne sont pas suffisamment exploités et/ouexploitables.

Dans le cadre de la réorganisation de la gestion informatique dans l’Administrationcantonale vaudoise, l’exploitation des serveurs centraux et le Help desk ont ététransférés, dans le courant de l’année 2001, auprès de la société BedagInformatique.

Simultanément à ce transfert, un Service level agreement (SLA) de transition a étésigné entre la DPSI et Bedag Informatique. Ce SLA de transition définit lesmodalités du transfert en indiquant le montant du service rendu ainsi que le niveaude service que Bedag Informatique doit fournir à l’Administration cantonale.

Ce SLA de transition impose à Bedag une notion de « Best effort », sans enindiquer l’objectif de niveau de service à atteindre, ni les moyens mis en placepour mesurer les résultats.

Analyse du CCF



Dans le cadre des contrôles sur les comptes annuels 2001, il a été analysé lespoints suivants :

Ø DPSI – Bedag Informatique

Ø Gestion de la téléphonie (CCT)



Ø DPSI – Bedag informatique

Transfert de l'activité CCE vers Bedag Informatique

Le transfert de l'activité du Centre cantonal d’exploitation (CCE) vers la société BedagInformatique (BI) a été effectué dans le courant de l'année 2001. Il a été formalisé par lasignature d'un contrat en avril 2001, avec effet au 1er janvier 2001.

D'autre part, un SLA de transition (Service level agreement) a été convenu entre Bedag, leDFIN et la DPSI. Ce SLA formalise les modalités du transfert de l'activité du Help desk etde l'exploitation des serveurs. Le SLA fixe le montant forfaitaire de la rémunération deBedag, le montant des investissements prévus dans le décret Integris et la distinction entreles frais à charge de Bedag par rapport à ceux à charge de l'Etat de Vaud.

Le contrat n'ayant été signé qu'en avril 2001, les salaires des collaborateurs, ainsi que denombreuses factures afférentes à l'activité Help desk ont été directement payés par l'Etatde Vaud en début d'année. En fin de premier semestre 2001, Bedag a adressé à l'Etat deVaud les factures correspondant au montant forfaitaire du premier semestre. Ces facturesont été honorées.

Au vu de la somme des montants payés par l'Etat de Vaud en début d'année, puis desfactures de Bedag concernant le premier semestre 2001, les deux parties ont convenu dene plus s'adresser de factures et d'établir un décompte final en fin d'année, en compensantles diverses factures payées en lieu et place de l'autre partie.

Il ressort de ce décompte final que Bedag Informatique doit environ CHF 900'000 à l'Etat deVaud. Ce montant sera facturé à Bedag selon des modalités qui restent à définir. Uneconfirmation de solde a été signée par la direction de Bedag.

Les prestations de Bedag, en échange de sa rémunération forfaitaire, consistent àl'exploitation des serveurs centraux et la gestion du Help desk. L'Etat de Vaud s'est engagéà sous-traiter à Bedag son activité pour des durées de 2 à 4 ans, selon l'activité.

Les prestations supplémentaires font l'objet d'offres individuelles.

Application des conventions

Le libellé de plusieurs factures reçues de Bedag n'est pas suffisamment précis et détaillépour vérifier si l'imputation (Bedag ou EMPD Etat de Vaud) est correcte.

Selon le SLA, la prestation de Bedag se base sur la notion de « best effort ». Cela signifieque Bedag n'a pas d'engagement de résultats. Le CCF a effectivement pu constater qu'iln'existe pas, à la DPSI, d'outil qui permette de mesurer la qualité (et/ou quantité) du travailfourni par Bedag.

Présentation comptable

L’imputation comptable dans les comptes de la DPSI n’est pas clairement définie. Ilconviendrait de distinguer dans le compte courant, les dépenses par type de prestations, cequi faciliterait le suivi des factures et la compréhension des flux comptables.

Le CCF recommande à la DPSI de mettre rapidement en place des outils permettant desuivre la qualité de la prestation fournie par Bedag, ainsi que son coût effectif.

Le CCF demande qu’un bilan annuel des relations avec la Bedag soit établi afin d’analyserl’état des relations de l’Etat de Vaud avec cette entreprise.

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Recommandation 26

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Ø Gestion de la téléphonie (CCT)

Lors de plusieurs recommandations relatives à la téléphonie, le CCF demandait que lesmontants qui correspondaient aux charges et revenus cumulés, relatifs à la téléphonie, nefigurent plus au bilan de l’Etat.

Traitement comptable

En vue de boucler les comptes de bilan de la téléphonie et de changer le mode decomptabilisation des charges et produits du CCT, un montant net de CHF 831'332.94 a étécomptabilisé dans le compte de Pertes & Profits en 2001.

Ainsi, dès le 1er janvier 2001, les charges et produits liés à cette activité apparaissent dansles comptes de fonctionnement du CCT.

Traitement des débiteurs

Le CCT prépare ses propres factures débiteurs pour l’utilisation du réseau RCV, lignesInternet ou autres. Les débiteurs sont comptabilisés dans le compte N° 1019 Autrescréances alors que le CCF préconise l’utilisation du compte N° 1017 Débiteurs collectifs quiest prévu à cet effet.

Traitement de l’investissement

L’objet d’investissement N° 600274 « Câbles lacustres » n’a toujours pas été clôturé sousl’unité budgétaire 641 Service des bâtiments.

Cet objet avait été ouvert par le Service des bâtiments, puis il a été transféré au CIEV.Cependant, malgré le transfert, il subsiste un solde de CHF 520'000 selon PROCOFIEVsous l’unité budgétaire 641 ; ce montant n’a pas été justifié au 31 décembre 2001.

Débiteurs CCT

Le CCF demande que le CCT établisse les factures débiteurs et les comptabilise par lecompte N° 1017 Débiteurs collectifs. Le CCF rend attentif le CCT au fait que l’intégralitédes recettes doit être facturée et comptabilisée sur l’exercice concerné.

Objet d’investissement 600274 « Câbles lacustres »

Le CCF recommande de prendre les mesures nécessaires afin de corriger rapidement cesolde dans PROCOFIEV, de vérifier que l’ensemble des écritures liées à cet objet a étéenregistré correctement et de clôturer cet objet d’investissement le moment venu.

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Recommandation 28

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Contrôle cantonal des finances Suivi des missions déléguées - 69


Suivi des missions déléguées

L’action de l’Etat est traditionnellement portée par l’Administration cantonale, maiségalement par des entités indépendantes, disposant d’une plus ou moins grandeautonomie :

• Les établissements publics autonomes (tels les Hospices cantonaux,l’Université de Lausanne, l’Etablissement cantonal d’assurance incendie oules Retraites populaires).

• Les organismes publics ou privés indépendants, créés par l’Administrationcantonale et chargés d’une mission de service public (Fondation pour l'aideaux requérants d'asile - FAREAS, l’Organisme médico-social vaudois -OMSV ou la Centrale d’encaissement des établissements sanitaires vaudois -CEESV par exemple).

Dès que l’action publique se déploie hors du périmètre de l’Administrationcantonale, se pose la question du suivi et des responsabilités des « missionsdéléguées ».

Dans l’approche du CCF, le terme de « missions déléguées » recouvre au fondl’ensemble des missions que l’Etat confie à des entités indépendantes, quel quesoit finalement leur statut (entités publiques autonomes voire tiers privés) ; cesdélégations sont prévues en général par la Loi.

Les « missions déléguées » doivent faire l’objet d’un suivi particulier :

• Il faut en effet garder en mémoire qu’une délégation de mission impliquesouvent un transfert de prérogatives publiques et de moyensfinanciers (question du bon usage des deniers publics).

• Dès lors que l’action se déploie en dehors du périmètre de l’Administrationcantonale, se pose la question du contrôle démocratique exercé par le GrandConseil.

• La responsabilité de l’Etat peut se trouver engagée, au titre par exemple decautions ou de garanties octroyées.

• La diversité de l’action publique rend difficile un suivi consolidé des risques,lorsque par exemple plusieurs établissements ont un même débiteur qui faitdéfaut.

• Le risque de réputation est également important, qui peut amener l’Etat àdevoir financer une entité au-delà de ses stricts engagements légaux oucontractuels (notion d’obligation implicite).

C’est ainsi que se pose la question de la surveillance de ces entités,singulièrement lorsqu’elles sont contrôlées par l’Etat, sur la base des dispositionslégales.

Analyse du CCF



Cette approche peut être étendue à deux autres types d’entités, qui fontégalement l’objet d’une surveillance de la part de l’Etat :

• Les entreprises commerciales dont le capital est en partie ou en totalitépublic : ces prises de participation témoignent du fait que l'Etat considère quedes entreprises commerciales ont, en tout cas un intérêt public, si ellesn’exercent pas formellement une mission de service public (BanqueCantonale Vaudoise, CVE-Romande énergie…).

• Les entités publiques ou privées subventionnées par l’Etat : le fait de verserune subvention témoigne également qu’une activité exercée par un tierspublic ou privé peut être d’intérêt cantonal.

Dans l’un et l’autre cas, la surveillance exercée par l’Etat revêt une importanceparfois négligée.

Le sujet a une incidence sur le plan comptable et financier, puisque les comptesannuels de l'Etat de Vaud devraient normalement faire état de l'ensemble desavoirs de l'Etat et de l'ensemble de ses engagements, y compris les engagementsconditionnels.

Le CCF a abordé ces différentes problématiques dans le cadre de l’audit descomptes annuels de l’Etat arrêtés au 31 décembre 2001.

Les thèmes suivants ont fait l’objet d’une analyse du CCF et d’investigations surdes points spécifiques :

1 Suivi des établissements autonomes

2 Suivi des délégations de service public

Des travaux ont également porté sur les sociétés dont l’Etat est actionnaire et surles entités subventionnées :

3 Suivi des participations de l’Etat

4 Suivi des entités subventionnées

Enfin, dans une approche transversale, le CCF a traité des engagementsconditionnels que l’Etat peut prendre vis-à-vis de tiers.

5 Suivi des engagements conditionnels de l'Etat

Il est à noter que ces thèmes font régulièrement l’objet d’investigations du CCF.



1 Suivi des établissements autonomes

La problématique des établissements cantonaux en général est celle de l’équilibreà trouver entre une autonomie de gestion nécessaire et une surveillanceadéquate.

En pratique, la situation varie selon les établissements.

Situation des différents établissements

Les Hospices cantonaux forment un service de l'Etat ; au bénéfice d'un contrat deprestations, ils jouissent d'une certaine autonomie de gestion. Les comptesannuels des Hospices cantonaux sont partiellement intégrés dans le Compted'Etat.

La question de la surveillance des Hospices cantonaux doit s’apprécier au regarddes volumes financiers gérés par ce service.

• Le Département de la santé et de l’action sociale a une responsabilitétutélaire sur les Hospices cantonaux, service de l’Etat.

• Le Service de la santé publique exerce une surveillance sur les Hospicescantonaux, au titre des subventions versées, surveillance qui gagnerait à êtreformalisée.

• La Direction des Hospices cantonaux exerce les prérogatives de gestion etd’administration.

• Un organe de révision, la société Arthur Andersen SA, audite les comptesannuels.

• Un Comité d’audit rassemblant des représentants de l’Etat, de la Directiondes Hospices cantonaux et du Contrôle cantonal des finances se réunit pourdiscuter avec l’organe de révision des résultats de ses vérifications.

Le cas de l'Université de Lausanne (UNIL) est proche de celle des Hospices.Constituant un établissement de droit public doté de la personnalité morale, l'UNILne présente toutefois pas de comptes consolidés audités, n’ayant du reste pasd’organe de révision externe.

Les remarques du CCF sur ces deux établissements sont présentées ci-après :

Ø Hospices cantonaux vaudois


L'Etablissement cantonal d'assurance incendie jouit d’une autonomie de gestiontrès large, en application de la nouvelle Loi sur l'ECA.

Ses comptes sont approuvés par le Conseil d'Etat - le Grand Conseil n’ayant plusde compétence d'investigation.

Les comptes de l’ECA ne sont plus intégrés dans le Compte d'Etat depuisl'exercice 2000, alors même que les montants gérés par cet établissement sontconséquents (de l'ordre de CHF 900 millions).

Cette situation est d’autant moins satisfaisante que l’ECA présente ses comptes« conformément à la Loi suisse », ainsi que l’indique le rapport de l’organe derévision de la société PricewaterhouseCoopers (PwC).

S’agissant d’un établissement public, exerçant une activité monopolistique (nepouvant invoquer de « secret des affaires »), la règle devrait être de présenter lescomptes selon des normes comptables transparentes et objectives (normes RPCou normes IAS).



Le cas des Retraites populaires est plus particulier encore, puisque cetteinstitution de droit public, ayant la personnalité morale, est gérée et administréeindépendamment de l'Etat, mais sous son contrôle et avec sa garantie (limitée àun intérêt sur un éventuel découvert du bilan technique, à un taux supérieur de¼% au taux technique, selon art. 11 de la Loi sur les Retraites Populaires).

Le contrôle repose principalement sur le rapport de l'organe de contrôle desRetraites populaires, la fiduciaire KPMG et le rapport d'un actuaire conseil chargéd'établir un bilan technique.

Là encore, il serait intéressant que cet établissement se réfère à des normescomptables reconnues, de type RPC ou IAS.

Le CCF constate que les établissements publics autonomes ne font pas l’objetd’un suivi satisfaisant de la part de l’Administration cantonale :

Absence de vision consolidée des risques

Il n’existe pas d’approche "consolidée" des comptes de l’Etat, regroupant à la foisl’administration centrale, les services et les établissements autonomes, voire lesparticipations détenues majoritairement (dont la BCV).

Dès lors, le Compte d’Etat ne reflète pas l’ensemble des avoirs et desengagements de l’Etat. Il n’est pas possible par exemple de surveillercentralement les risques encourus par l’Etat, notamment sur certains débiteurs deplusieurs services ou établissements publics.

Absence de principe commun de présentation des comptes

Le CCF relève la tendance pour les établissements à utiliser des principescomptables peu contraignants et peu transparents ; si la Loi autorise cespratiques, elle n’interdit nullement une présentation moderne des comptes.

Il appartient donc à l’Etat de fixer des principes clairs aux établissements publics,en terme d’évaluation et de présentation des comptes : faute de quoi, le risqueexiste que les comptes des établissements publics reflètent imparfaitement leursituation financière, leur patrimoine ou leur résultat.

A défaut, il appartient au Grand Conseil de décider de l'opportunité d'inviter cesétablissements publics à se conformer à un même standard comptable ; lescomptes gagneraient en transparence et en objectivité, ils deviendraientcomparables avec ceux d'entités similaires.

Recommandations générales sur le suivi des établissements publics

Le CCF recommande de renforcer la surveillance de ces établissements sansmettre en cause leur autonomie :

• Les comptes des établissements autonomes gagneraient à être publiés inextenso en annexe du Compte d’Etat, accompagné du rapport des auditeurs ;cette solution est celle adoptée par le canton de Berne notamment.

• Il serait souhaitable que les établissements autonomes se réfèrent à desprincipes comptables, tel que les Recommandations relatives à laprésentation des comptes – RPC ou les normes comptables publiquesinternationales ; le canton de Genève a inscrit dans la Loi cantonale, lasoumission des comptes de plusieurs établissements publics aux normesIAS.

Analyse du CCF




• Les départements exerçant une tutelle sur des établissements autonomesdevraient renforcer leur surveillance notamment en communiquant mieuxavec les auditeurs de ces institutions.

• Les principaux débiteurs de l’Etat ou des institutions qu’il contrôle devraientêtre suivis – de la même manière que les établissements soumis à la Loibancaire surveillent leurs propres risques.

Au titre des progrès relevés en 2001, le CCF relève la mise en place et lefonctionnement du Comité d’audit des Hospices cantonaux, le renforcement descontacts entre les services de l’Etat et l’organe de révision de cet établissement.Ces démarches sont positives et gagnent à être poursuivies.

Le CCF n’a pas connaissance que des démarches similaires aient été entreprisespour suivre les autres établissements.

La grande réforme à entreprendre consisterait à décider quels sont les principesd’évaluation et de présentation des comptes qui doivent être appliqués par cesétablissements.




Ø Hospices cantonaux vaudois

En application des dispositions de l’art. 11 de la Loi sur les Hospices cantonaux du16 novembre 1993, les Hospices cantonaux tiennent leur propre comptabilité, le bilan estcompris dans les comptes de l’Etat de Vaud ; en revanche, les comptes d’exploitation sontprésentés en annexe.

Conformément au mandat qui lui a été confié par le Conseil d’Etat, la sociétéArthur Andersen SA a procédé à l’audit des comptes annuels des Hospices cantonaux pourl’exercice clos au 31 décembre 2001.

Le rapport de révision de Arthur Andersen SA a été délivré en date du 5 avril 2002 (voirannexe II). L’organe de révision conclut à la conformité de la comptabilité avec la Loi surles finances, la Loi sur les Hospices cantonaux et son règlement, à l’exception de troisréserves :

« Les partenaires de la Convention vaudoise de l’hospitalisation n’ont pasencore approuvé le résultat de la correction d’enveloppe budgétaire pourl’exercice 2001. Les comptes annuels au 31 décembre 2001 incluent unmontant à recevoir de CHF 11.2 millions dont l’appréciation définitive n’estpas possible.

La base de calcul des provisions TVA incluses sous la rubrique provisions aété adaptée pour tenir compte des dernières évolutions constatées dans lapratique, mais qui ne sont pas encore formellement acceptées parl’Administration fédérale des contributions (AFC). L’appréciation définitivedes provisions TVA ne sera possible que lorsque l’AFC aura rendu sonrapport définitif.

Les règles d’une tenue de comptabilité régulière requièrent que toutétablissement dispose d’un inventaire physique complet à la date de clôture.Les Hospices cantonaux ne procèdent pas à des prises d’inventairecomplètes des immobilisations ».

En dépit de ces réserves, Arthur Andersen SA recommande l’approbation des comptespour les raisons suivantes :

« Il paraît raisonnable que le solde débiteur relatif à la correction d’enveloppe2001 va être accepté par les partenaires de la Convention. La Direction desHospices cantonaux estime être à même de justifier le montant de cettecorrection. En effet, la feuille de calcul de la correction d’enveloppe, et parconséquent la méthode de calcul, ont été approuvées par le Bureautechnique de la Convention. En 2000, la correction d’enveloppe calculée parles Hospices cantonaux avait été acceptée sans correction par lespartenaires.

Il ne paraît pas impossible que le mode de calcul utilisé pour la provision TVAsoit accepté par l’AFC. La Direction des Hospices cantonaux estime disposerd’arguments pertinents à faire valoir à l’AFC au moment de l’émission de leurrapport final, toujours en attente depuis début 2001 par l’AFC. Dans le cas oùla méthode de calcul des Hospices cantonaux ne sera finalement pasacceptée par l’AFC, le risque non couvert par les provisions existantes(CHF 8.2 millions) n’influencerait pas de manière significative les comptesannuels.

Les contrôles internes mis en place concernant la gestion des achatsd’immobilisation et de l’existence de certains inventaires excluent selon laDirection des Hospices cantonaux, une sous ou sur-évaluation significativede ce poste de l’actif (valeur nette CHF 49.9 millions) ».

Sur la base des travaux d’audit menés par la société fiduciaire, le CCF met en exergue,outre les réserves susmentionnées, la question de la dotation au fonds d’entretiend’immeubles.

Conformément à l’art. 29 du règlement sur les Hospices cantonaux, les Hospices assurentl’entretien des immeubles mis à leur disposition par l’Etat, ainsi que les transformationsnécessitées par l’exploitation et dont le coût est inférieur à 1 million de francs par objet.

Commentaire

Description



Les Hospices alimentent annuellement un fonds porté à leur bilan et destiné à financer lesdépenses d’entretien et de transformation (à l’exception du petit entretien). Le pourcentaged’alimentation des fonds d’entretien peut être au maximum de 1.2% de la valeur ECA.

Les allocations suivantes ont été effectuées pour ces trois dernières années :

• 1999 Allocation au fonds d’entretien : 1.0% de la valeur ECA

• 2000 Allocation au fonds d’entretien : 0.9% de la valeur ECA (au budget 0.7 %)

• 2001 Allocation au fonds d’entretien : 1.1% de la valeur ECA (au budget 1%)

Les incidences des modifications de quote-part d’allocations sont notamment les suivantessur la position « Charges d’immeubles » qui enregistre les allocations :

• Augmentation des charges d’immeubles de CHF 3'064'354 (comptes 2001 par rapportaux comptes 2000).

• Augmentation des charges d’immeubles de CHF 2'042'903 (comptes 2001 par rapportau budget 2001).

L’absence de principes clairement définis quant aux montants attribués au fondsd’entretien, ou tout au moins la souplesse excessive des attributions, peut affecter lalisibilité et la sincérité des comptes. Notamment, la comparaison avec les exercicesprécédents et avec le budget présenté peut être faussée par le biais de ces attributions.

Fonds d’entretien des Hospices cantonaux

Le CCF demande aux Hospices de définir des règles cohérentes et normatives ; quant auxmontants alloués au fonds d’entretien. Les règles d’allocations doivent notammentpermettre la comparaison des comptes entre différentes années et avec les budgets.D’éventuelles exceptions doivent, le cas échéant, être dûment justifiées.

Recommandation 29

Importance

Basse Moyenne Haute

Réponse requise31. 12. 2002




Comptes annuels de l’UNIL

L’Université de Lausanne (UNIL) est un établissement de droit public doté de lapersonnalité morale, rattaché au Département de la formation et de la jeunesse.

Au sens de la Loi sur l’Université de Lausanne (LUL) du 6 décembre 1977, l’UNIL est unétablissement public disposant d’une certaine autonomie administrative, opérationnelle etfinancière du fait de son statut d’entité décentralisée de l’Etat de Vaud.

L’UNIL gère sa propre comptabilité sur le système comptable SAP depuis le1er janvier 1999.

Par tradition, la comptabilité de l’UNIL est divisée en fonds, cette distinction reposant surles sources de financement reçues :

• Fonds Etat de Vaud • Fonds institutionnels

• Fonds spéciaux • Fonds privés

• Fonds FNRS • Fonds libres

Fonds Etat de Vaud : Ce fonds englobe les dépenses et les revenus liés au budgetordinaire pour le financement des besoins de l’UNIL par l’Etat deVaud.

Fonds spéciaux : Les fonds spéciaux sont destinés à des bénéficiaires ou à desbuts déterminés. Ils sont gérés selon un règlement précis et pourla plupart, les biens sont placés à la GBUV (Gestion des biensuniversitaires vaudois).

Fonds FNRS : Fonds National de la Recherche Scientifique. Ces fonds sontgérés par l’UNIL au nom des professeurs ou assistantsbénéficiaires. Les FNRS possèdent une directive relative àl’utilisation des subsides et un rapport est également délivréchaque année à l’Administration fédérale.

Fonds institutionnels : Cette catégorie de fonds rassemble tous les autres fonds, tels queles fonds OFES, fonds des facultés.

Fonds privés : Il s’agit principalement de Fondations, avec une personnalitéjuridique distincte, dont la comptabilité est tenue par le Servicefinancier de l’UNIL. Ces fonds ne sont pas intégrés dans lescomptes de l’UNIL.

Fonds libres : Des mandats privés confiés par un tiers, à titre onéreux, à unmembre du personnel de l’Université. Ce dernier agit pour sonpropre compte et sous sa propre responsabilité. Les mandatsprivés ne peuvent être acceptés que dans la mesure où ils neportent pas préjudice à l’enseignement, à la recherche et auxautres activités du personnel de l’Université. Ces catégories defonds ne sont pas inventoriées à l’UNIL. Ils doivent, cependant,être portés à la connaissance du Rectorat.

Seul le Fonds « Etat de Vaud » est intégré dans les comptes annuels de l’Etat, au bilan etdans le compte de fonctionnement. Le Fonds « Etat de Vaud » représentant environ 80%des charges et produits de l’Université, près de 20% des dépenses et recettes ne figurentpas dans le Compte d’Etat.

Présentation



Grâce à l’application SAP, l’UNIL est en mesure d’établir un bilan et un compte defonctionnement consolidés.

Autonomie de gestion

Conformément au décret du 31 octobre 2000, l’UNIL est au bénéfice du régime financierprovisoire, dit de « conduite budgétaire par groupes » accompagné d’une conventiond’objectifs, reconduisant pour une période de quatre ans celui du 25 septembre 1996instituant un régime financier provisoire pour l’Université de Lausanne. Ce régime luipermet, en dérogation à la Loi sur les finances, d’élaborer un budget par groupes decomptes (compte de fonctionnement). Il lui donne la possibilité d’effectuer des transfertsbudgétaires entre comptes d’un même groupe de comptes et de reporter les soldesinexploités sur l’exercice suivant. L’exploitation des groupes de comptes intégrés auxcomptes de l’Etat de Vaud, relève de la compétence du Rectorat de l’UNIL.

L’Université de Lausanne s’est engagée à fournir des indicateurs quantitatifs et qualitatifsdans un rapport annuel, afin d’évaluer le degré de réalisation de ses missions générales,objectifs stratégiques et opérationnels. Le contrôle financier est du ressort du CCF quiexerce la surveillance financière en s’assurant du respect des principes de légalité, de larégularité et de l’efficacité.

Surveillance de l’UNIL

Dans le cadre d’une demande d’avis de droit au Service de justice, de l’intérieur et descultes (SJIC), le CCF posait plusieurs questions relatives à la portée de la hautesurveillance de l’Etat sur l’UNIL et notamment sur le périmètre de contrôle financier duCCF. Le SJIC fait ressortir les éléments suivants :

• Le contrôle de la gestion de l’UNIL doit être opéré par le Département de la formationet de la jeunesse avec l’appui du Département des finances, conformément auxdirectives émises par ce dernier. Ce contrôle doit également porter sur la gestion desfonds spéciaux, propriété de l’UNIL.

• Le contrôle de l’entier de la comptabilité de l’UNIL incombe au CCF. Ainsi, lacomptabilité de tous les fonds hors bilan gérés par l’UNIL entre également dans lechamp de contrôle du CCF.

Le CCF a pris acte de la décision du SJIC et souscrit à ses conclusions. Néanmoins, ilrelève qu’il n’est pas en mesure d’assurer directement cette mission ; d’autant plus quel’Université n’est pas dotée d’un inspectorat interne sur lequel il pourrait s’appuyer.

Le CCF relève que, suite aux recommandations mentionnées dans son rapport sur lecontrôle des comptes 2000, le Service des affaires universitaires a initié une démarchevisant à la désignation d’un organe de révision externe. Le CCF conserverait la hautesurveillance financière et la possibilité de procéder aux contrôles jugés nécessaires selonles circonstances.

Les travaux du CCF l’amènent aux constats suivants :

Comptes annuels consolidés de l’UNIL

Le CCF relève cette année encore que seuls les comptes annuels consolidés peuventrefléter l’activité de l’UNIL prise dans son ensemble.

En effet, le fait que les dépenses financées par des fonds de tiers ne s’inscrivent pas dansle cadre du budget cantonal, ne suffit pas à les exclure du périmètre des comptes de l’Etat.Une solution se présente qui consisterait pour l’UNIL à présenter des comptes consolidéset qui seraient présentés séparément dans les comptes d’Etat.

Par ailleurs, le CCF relève que la coexistence d’un nombre important de fonds ne facilitepas les contrôles sur les dépenses de l’Université : une même dépense peut être financéede deux manières différentes et comptabilisée en conséquence, pour partie dans un fondset pour partie dans un autre.

La surveillance de l’UNIL doit donc s’exercer sur une base consolidée.

Commentaire



Opérations de clôture des comptes de l’UNIL

Le CCF note que les comptes de bilan sont intégrés manuellement, dans les comptes del’Etat de Vaud à la fin de l’exercice. La répartition entre le patrimoine de l’Etat de Vaud etcelui des fonds peut, pour certaines positions, être sujette à interprétation qui n’a pasd’impact sur le résultat, mais pourrait augmenter ou diminuer les avoirs et les engagementsde l’Etat de Vaud pour le même montant.

Plusieurs soldes, dans les comptes de débiteurs et créanciers divers, liés aux chargessociales des assistants et médecins-assistants (LPP, ASMAC et SUPRA) n’étaient pasjustifiés au 31 décembre 2000. Des travaux de réconciliations ont été entrepris par leBureau de gestion du personnel de l’UNIL (BGP). Le Bureau a constaté des écartsprovenant du fait que les mutations des assistants sont régulièrement importantes et leService du personnel de l’Etat de Vaud a des difficultés à les traiter dans les délaisimpartis. Pour le bouclement au 31 décembre 2001, ces montants ne sont pas encoreréconciliés.

Comptabilité des fonds de l’UNIL

Selon la décision du SJIC, le CCF a analysé, par sondage, les comptes des fonds hors Etatde Vaud. De ce contrôle, il est ressorti les éléments suivants :

• Plusieurs soldes significatifs, que ce soit à l’actif ou au passif du bilan, ne sont pasjustifiés au 31 décembre 2001. Des réconciliations ont été initialisées, mais pas encoreterminées. Il est à relever que ces différences proviennent principalement des salairesou des reprises de soldes de l’ancien système comptable SIMIC.

• Il reste encore un fonds qui n’est pas intégré dans le système comptable SAP, encomparaison avec les 4 ou 5 fonds de l’exercice précédent.

• La responsabilité sur l’utilisation des fonds incombe au responsable de fonds qui, leplus souvent, est un professeur ou le Rectorat. Il doit vérifier que les fonds utiliséscorrespondent effectivement au but fixé dans les règlements du fonds.

• En général, les fonds spéciaux sont constitués d’un compte courant bancaire et d’unportefeuille de titres GBUV gérés par la BCV. La valeur du portefeuille de titres GBUVest portée au bilan de l’UNIL hors Etat de Vaud. La GBUV fait l’objet d’un contrôle del’organe de révision indépendant et qualifié. Ce rapport d’audit n’a pas encore étédélivré.

• Selon le règlement du 26 juin 2000 sur les mandats particuliers du personnel del’Université de Lausanne, les mandats doivent être portés à la connaissance duRectorat. De plus, l’UNIL peut demander une redevance de 3% du montant total desrevenus pour la couverture des frais de gestion. A ce jour, il n’existe pas d’inventaireprécis de ce type de fonds et aucune redevance n’a été facturée.

Gestion des débiteurs

Plusieurs méthodes de gestion des débiteurs sont appliquées à l’Université de Lausanne,soit :

• Les factures débiteurs, ainsi que le suivi des encaissements sont traités directementpar les différentes facultés ou instituts.

• Les factures débiteurs et le suivi des encaissements sont centralisés au Servicefinancier de l’UNIL.

• Certaines facultés fournissent les informations nécessaires pour la facturation et leService financier de l’UNIL établit les factures débiteurs et se charge du suivi desencaissements.

Il est important de standardiser les pratiques comptables pour la gestion des débiteurs del’Université de Lausanne afin d’améliorer le système de contrôle interne lié à ce flux.



Gestion des investissements

L’Université de Lausanne est au bénéfice de plusieurs crédits d’investissements qui sontrépartis entre les catégories suivantes :

• Matériel informatique.

• Matériel scientifique.

• Infrastructures immobilières.

• Projet triangulaire et Sciences de la vie.

Les comptes d’investissements de l’UNIL sont tenus comptablement par le Service desaffaires universitaires, sur la base des informations fournies par :

• L’Université de Lausanne.

• Le Centre informatique de l’Université de Lausanne.

• Le Bureau de construction universitaire (BUD).

Actuellement, les professeurs responsables mentionnent sur la facture le type de ladépense et l’imputation comptable.

Les comptes ne distinguent pas clairement les dépenses d’investissements des dépensesde fonctionnement selon le budget ordinaire. En effet, les EMPD ne différencient pasprécisément les besoins courants imputés au compte de fonctionnement, des besoinsd’investissements au sens de la Loi sur les finances (LFIN).

Par ailleurs, la décentralisation de la gestion des investissements ne facilite guère uncontrôle performant du suivi des budgets et des dépenses. Ainsi, l’UNIL tient unecomptabilité séparée des investissements. Un contrôle de concordance est régulièrementeffectué avec le DFJ.

Actuellement, il n’existe aucun inventaire des immobilisations à l’Université de Lausanne.Par conséquent, il est difficile d’évaluer la valeur réelle de l’ensemble des biensimmobiliers, matériels scientifiques et informatiques.

Transfert de la Section de Chimie à l’EPFL

Le transfert de la Section de Chimie à l’EPFL s’est effectué au 30 septembre 2001. Cetteopération entre dans le cadre du programme de « Sciences, Vie, Société ». La Section dePhysique et l’Institut de Mathématique doivent être transférés pour le 1er octobre 2003. Letransfert est réglementé selon la Convention du 10 juillet 2001 entre l’Université deLausanne et l’EPFL.

Le CCF a analysé le respect de la Convention et l’exécution formelle du transfert dupatrimoine de la Section de Chimie.

Pour ce qui est du respect de la Convention, les actifs et passifs de la Section de Chimieont été transférés à la date prévue. Cependant, il est relevé que les locaux restent propriétéde l’UNIL et sont mis à disposition de l’EPFL, gratuitement pour une durée indéterminée.En contrepartie, l’EPFL prend à sa charge les frais d’entretien courant et lourd, les travauxde rénovation et d’agrandissement.

En outre, les équipements scientifiques, informatiques et matériels de bureau ont été cédésgratuitement à l’EPFL. Le CCF relève qu’il n’a pas été comptabilisé de pertes sur transfertde biens ou d’amortissements exceptionnels, car il n’a pas été possible de faire ressortir lavaleur comptable résiduelle du matériel de la Section de Chimie dans les comptes de l’Etatde Vaud, la source de financement étant multiple. En effet, le matériel peut être comprisdans le crédit d’investissement de la construction du bâtiment de Chimie, dans l’une destranches de crédit d’investissement et encore dans le compte de fonctionnement de l’UNIL.

En ce qui concerne l’exécution du transfert, les salaires des collaborateurs ont été pris encharge entièrement par l’Etat de Vaud pour le mois de septembre 2001, alors que plusieursassistants étaient payés par des fonds institutionnels auparavant.



Selon la Convention, l’UNIL devait établir un inventaire pour les équipements et le mobilier.Ce dernier n’a pas pu être remis au CCF ; de même l’UNIL n’a pas établi de déclarationd’intégralité au sens de ladite Convention.

Comptes annuels consolidés de l’UNIL

Le CCF recommande que l’UNIL établisse chaque année des comptes consolidés quipuissent être intégrés dans la brochure du Compte d’Etat et soumis ainsi au contrôle duGrand Conseil.

Ces comptes gagneraient à être audités par un organe de révision externe. Cette solution aété retenue par d’autres établissements d’enseignement supérieur (l’EPFL et l’Université deGenève notamment).

Opérations de clôture des comptes

Le CCF demande que les soldes des comptes liés aux charges sociales, LPP, ASMAC etSUPRA dans le bilan de l’UNIL soient réconciliés et ajustés.

Cet exercice fait partie des travaux de clôture des comptes usuels ; il permet de vérifier letraitement des charges sociales pour l’ensemble de l’établissement.

Comptes annuels des fonds hors Etat de Vaud

Le CCF recommande l’analyse des fonds faisant partie du patrimoine de l’Etat de Vaud etpouvant être présentés au bilan de l’Etat ou pas, afin d’améliorer la transparence et lecontrôle de l’utilisation des fonds.

Pour les fonds libres, l’inventaire doit être établi et le montant des redevances doit êtreévalué conformément au règlement du 26 juin 2000.

La comptabilité des fonds est tenue de manière fiduciaire par le service financier de l’UNIL.La gestion et l’utilisation des fonds reviennent au responsable. Il serait opportun derappeler dans une directive, les responsabilités de chacune des parties.

Transfert de la Section de Chimie à l’EPFL

Afin d’améliorer la procédure pour le transfert de la Section de Physique et de l’Institut deMathématique qui est prévue pour l’année 2003, le CCF recommande d’établir unedirective des éléments à prendre en compte et de la documentation à établir.

Recommandation 30.4

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 30.3

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 30.1

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 30.2

Importance

Basse Moyenne Haute




2 Suivi des délégations de service public

Pour des raisons souvent organisationnelles, parfois juridiques, l’Administrationcantonale peut se trouver en situation de créer un organisme tiers, qu’elle charged’une mission de service public : Fondation pour l'aide aux requérants d'asile(FAREAS), l’Organisme médico-social vaudois (OMSV), l’Associationd'informatique des établissements sanitaires vaudois (ADIES) ou la Centraled’encaissement des établissements sanitaires vaudois (CEESV) pour en citerquelques-uns.

Les raisons qui poussent à la création de ce type de structures sont diverses, lesplus importantes étant probablement :

• L’intention de créer une structure ad hoc, en charge d’une mission unique etprécise.

• Le souci de préserver une souplesse d’action et de réaction en conférant uneautonomie de gestion.

• La possibilité de déroger aux règles du statut de la fonction publique.

• La volonté d’intégrer des acteurs extérieurs à l’Etat dans une structureindépendante et légère.

Les formes juridiques que prennent ces organismes sont variables, mais le plussouvent, il s’agit d’associations ou de fondations, publiques ou privées.

Ces délégations de service public impliquent en contrepartie que ces organismesrendent des comptes à l’Administration cantonale, sur leur activité et leur situationfinancière.

La surveillance de ces délégations se justifie pour plusieurs raisons :

• S’assurer d’un usage des deniers publics conforme aux attentes de l’Etat.

• Eviter que la responsabilité de l’Etat ne se trouve en définitive engagée parl’organisme agissant par délégation de l'Etat.

Ce dernier point nécessite d’être clarifié :

• Si une entité agissant par délégation de l'Etat connaît des difficultésfinancières, l'Etat peut être amené à intervenir, afin d'assurer la continuité duservice public.

• En particulier, dans les cas de défaillance d'une entité agissant par délégationde l'Etat, ce dernier peut voir sa responsabilité engagée.

La surveillance doit être d’autant plus présente que les structures utilisées dans lecadre de ces délégations se révèlent par nature peu contraignantes : à titred’exemple, le Code civil ne fixe pas d'exigences formelles importantes en matièrede comptabilité et de contrôle des comptes des associations ; dans le cas desfondations privées, elles sont soumises aux règles cantonales, en plus desdispositions du Code civil.

Les réviseurs mandatés par ces organismes effectuent le plus souvent desvérifications purement comptables, sans tenir compte des préoccupations desservices de l’Etat. Cette situation génère en définitive un décalage important entreles attentes des services (non exprimées) et le travail effectivement réalisé par lesfiduciaires.

Analyse du CCF



Les formes nouvelles que peut prendre l'action publique visent en effet à gagneren souplesse et en efficacité – parfois au détriment des contrôles internes. En toutétat de cause, la responsabilité finale de l'Etat demeure engagée.

Les travaux du CCF ont porté cette année sur deux organismes, la FAREAS et leCEESV :

Ø Fondation d’aide aux requérants d’asile (FAREAS)

Ø Surveillance de la Centrale d’encaissement des établissementssanitaires vaudois (CEESV)

Recommandations générales sur les délégations de service public

Le CCF réitère des recommandations déjà formulées par le passé :

• Il importe que l’Administration cantonale impose à ces organismes desnormes comptables précises (par exemple, les Recommandations relatives àla présentation des comptes).

• Ces organismes doivent être audités par des réviseurs indépendants etqualifiés, qui doivent recevoir des instructions précises de l’Administrationcantonale sur l’étendue de leur mission.

• Une solution consisterait à fixer des exigences en matière d’attestations,analogues à celles figurant dans l’arrêté du 12 avril 2000 du Conseil d’Etat,concernant notamment le contrôle des comptes des EMS et inspirées parune recommandation du CCF.




Ø Fondation d’aide aux requérants d’asile (FAREAS)

Le dossier FAREAS présente une problématique double, à savoir :

• La délégation d’une mission de la Confédération au Canton, subdéléguée à uneFondation d’utilité publique.

• Le manque de surveillance exercée sur cette Fondation par le Canton en premier lieu,par la Confédération en second lieu.

Le CCF commente ci-dessous l’évolution de ce dossier, sans revenir sur les causes de cesdysfonctionnements, le Conseil d’Etat les ayant présentés lors d’une conférence de presse.

Le mandat d’accueil et d’hébergement des requérants d’asile a été confié par le Conseild’Etat à la FAREAS en précisant qu’il devait assurer des prestations de qualité enrespectant le cadre global des forfaits financiers octroyés par l’Office des réfugiés (ODR).

Règlement de la dette envers la Confédération

Le rapport du Contrôle fédéral des finances (CDF) du 5 janvier 2001 avait conclu à unesurfacturation importante des décomptes résultant d’une absence de maîtrise dessystèmes d’informations entre les divers partenaires (SPOP, FAREAS et ODR). La périodede 1995 au 2ème trimestre 2000 a fait l’objet du contrôle du CDF et a abouti à unesurfacturation d’un montant de CHF 22,2 millions qui, après négociations entre le Canton etl’ODR, a été ramenée à CHF 18 millions. Vu la situation financière de la FAREAS, leCanton s’est substitué à la FAREAS et a remboursé cette dette en décembre 2001 àl’ODR. Pour assurer le remboursement par la FAREAS, deux Conventions ont été concluesentre le DSAS et la FAREAS, soit :

• Une première le 27 septembre 2001, par laquelle la FAREAS reconnaît la dette enfaveur de l’Etat et remet en nantissement à l’Etat des cédules hypothécaires nonengagées qu’elle détient sur ses immeubles, à hauteur de CHF 18 millions minimum.

• Une deuxième le 23 novembre 2001 relative à un plan de remboursement sur unedurée de 20 ans sous forme d’annuités fixes au taux de 4. 5%, sans amortissement dela dette pour 2002 et 2003.

Organisation et gestion de la FAREAS

Suite au rapport du CDF, le Conseil d’Etat a mandaté le COPIL FAREAS et uninvestigateur professionnel afin d’étudier les divers problèmes soulevé par les rapportsCCF et CDF et proposer au Conseil d’Etat une structure juridique et fonctionnellepermettant à la FAREAS et à l’Etat de faire face aux problèmes financiers actuels de laFAREAS, puis d’assurer à l’avenir un contrôle adéquat de l’Etat sur l’activité de la FAREAS.

Dans sa séance du 22 avril 2002, le Conseil d’Etat a pris connaissance des rapports surl’organisation et la gestion de la FAREAS et des solutions proposées et décidé notammentde mandater le COPIL FAREAS pour présenter, d’ici au 30 juin 2002, un EMPL sur unétablissement cantonal d’assistance aux requérants d’asile de droit public ayant lapersonnalité morale, en prévoyant la réunion des activités d’asile cantonal au Départementdes institutions et des relations extérieures (DIRE).

Le CCF a pris acte de la décision du Conseil d’Etat et en suivra les conséquencesfinancières, notamment celles relatives à la reprise du patrimoine de l’actuelle FAREAS parun établissement cantonal de droit public.

Description



Garantie accordée à la SUPRA

Par Convention du 3 janvier 2001 entre l’Etat de Vaud, la FAREAS et la SUPRA, l’Etats’engage à prendre en charge financièrement un déficit éventuel découlant du bouclementannuel du contrat collectif des requérants d’asile conclu avec la SUPRA. Le montant de lagarantie s’élève à CHF 3 millions par année.

Selon les estimations de bouclement des comptes SUPRA, un déficit de CHF 3.8 millionsest à prévoir. Dès lors, l’Etat devra couvrir ce déficit à hauteur de CHF 3 millions selon laConvention. A cet effet, un montant de CHF 3 millions a été comptabilisé en passifstransitoires dans les comptes 2001 de l’UB 43 SPAS et fait l’objet d’une demande de créditsupplémentaire 1ère série 2001.

La Convention a été dénoncée par la SUPRA pour le 31 décembre 2001 par lettre du27 juillet 2001 à titre de précaution et confirmée par lettre du 20 novembre 2001. Par arrêtédu Conseil d’Etat du 17 décembre 2001, les requérants d’asile sont affiliés pourl’assurance-maladie obligatoire et accidents dès le 1er janvier 2002 auprès de l’Helsana.

Pour l’exercice 2001, la garantie octroyée à la SUPRA a fait l’objet d’une demande decrédit supplémentaire 1ère série. Il n’y a pas d’autre conséquence financière liée à cetteopération.



Ø Surveillance de la CEESV

La Centrale d’encaissement des établissements sanitaires vaudois CEESV est uneassociation chargée d’encaisser les factures établies par les hôpitaux auprès despartenaires signataires des conventions d’hospitalisation, d’hébergement etd’hospitalisation d’un jour. Elle reçoit et répartit conformément aux données fournies par leService de la santé publique (SSP) les subventions de l’Etat.

La Centrale d’encaissement des établissements sanitaires vaudois possède un compte declearing avec l’Etat. Ce compte, présentant de façon récurrente un solde important enfaveur de l’Etat, n’est soumis à aucun intérêt. Le montant estimé de l’intérêt à percevoir sesitue entre CHF 860'000 et CHF 1'000'000.

L’organe de révision de la CEESV a signalé l’impossibilité de circulariser les débiteurs enfin d’exercice car les assureurs maladie n’enregistrent leurs factures qu’au moment dupaiement.

Les rubriques comptables inhérentes aux fonds de la Centrale d’encaissement desétablissements sanitaires vaudois remplissent un rôle important dans le financementd’activités du domaine de la santé. Les informations fournies par l’organe de révision nepermettent pas au CCF d’acquérir une vision suffisante afin d’apprécier le respect desdispositions légales d’utilisation de ces fonds.

Depuis janvier 2002, la CEESV facture un intérêt moratoire aux assureurs dans les cas depaiements après les délais.

Le CCF relève les efforts importants accomplis par le SSP dans la mise en œuvre desrecommandations des années antérieures. Ainsi, un intérêt moratoire est, dès 2002,réclamé aux assureurs. Toutefois, le CCF n’a pas trouvé de trace écrite précisant lesmodalités de rétrocession de cet intérêt à l’Etat ou aux EMS pour la conventiond’hébergement.

L’Etat renonce à prélever un intérêt sur le compte de clearing qui représente un montantnon négligeable de près d’un million. Le CCF n’a pas trouvé de trace de cette renonciation,à l’exception d’une décision du comité de la Centrale d’encaissement des établissementssanitaires vaudois qui précise que les assureurs n’accepteront jamais de les financer.

En raison de la difficulté pour l’organe de révision d’obtenir une confirmation du solde desdébiteurs de l’année en cours, le CCF estime nécessaire, au moins, d’en obtenir une pourceux figurant au bilan de la CEESV de l’année précédente. Cela signifie qu’au moment dela révision des comptes 2001, soit au printemps 2002, l’organe de révision devrait obtenir laconfirmation des soldes des débiteurs 2000 et des années antérieures, encore ouverts à ladate de la révision. Une balance des débiteurs, en fonction de l’ancienneté des créances,serait également à établir.

Le CCF estime indispensable que les mouvements sur les fonds de la CEESV soientvérifiés. Les aspects de légalité et de contrôle interne requièrent une analyse approfondie.

Les restitutions de la CEESV, telles les intérêts, les frais d’administration et lessubventions, sont intégrées globalement dans les comptes du SSP sans tenir compte de lanature différente de ces dernières. Ce procédé repose sur l’interprétation par le SSP de ladirective N° 10 relative à l’application du principe d’échéance.

Commentaire

Description



Cahier des charges de l’organe de révision de la CEESV

Le CCF recommande que le cahier des charges de l’organe de révision de la centrale soitcomplété, dès 2002, afin que la fiduciaire effectue régulièrement des vérificationsspécifiques et en rende compte dans un rapport écrit :

• Examen du système de contrôle interne et prise de position sur l’efficacité de lasurveillance.

• Audit des systèmes informatiques de la CEESV.

• Compréhension de l’arrière plan économique et vérification des autorisations demouvements de fonds en fonction des règlements en vigueur.

• Contrôle des débiteurs au bilan (exactitude des soldes et des factures antérieures au1.1.2001 et qui sont encore impayées au jour de la révision ; à défaut, mise en œuvrede contrôles alternatifs pour s’assurer de l’exactitude des soldes au bilan).

• Audit de la procédure de gestion des suspens entre les assureurs maladie et laCEESV.

Prélèvement des intérêts

Le CCF recommande de clarifier les décisions prises en matière de prélèvement desintérêts ; il conviendrait ainsi :

• Que la décision de renonciation à prélever des intérêts sur le compte de clearing soitavalisée par les organes compétents.

• Que les dispositions de rétrocession des intérêts moratoires facturés aux assureursmaladie soient entérinées par les organes compétents de la Centrale d’encaissementdes établissements sanitaires vaudois.

• Que la comptabilisation globale des restitutions de la CEESV soit conforme à ladirective N° 10 relative au principe d’échéance.

Recommandation 31

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 32

Importance

Basse Moyenne Haute




3 Suivi des participations de l’Etat

Les récentes difficultés rencontrées par la Banque Cantonale Vaudoise illustrentl’importance d’un suivi efficace des participations de l’Etat :

• En premier lieu, une participation représente un actif de l’Etat, un patrimoinedonc, qu’il convient de préserver.

• En second lieu, un actionnaire a des devoirs et sa responsabilité (celle de sesreprésentants) peut se trouver engagée.

L'Etat détient à fin 2001 des participations dans une vingtaine d'entreprisespubliques ou privées si l'on s'en tient à la liste publiée dans le Compte d'Etat.

Ø Participations au bilan de l’Etat

Cette affaire a deux conséquences à ce jour pour l’Etat de Vaud :

• La participation de l’Etat à la recapitalisation de la BCV représentera unmontant de CHF 300 millions.

• La baisse de la valeur des actions détenues par l’Etat a atteintCHF 606 millions (due à la baisse des cours de bourse durantl’exercice 2001). Cette baisse n’a pas occasionné de perte comptable, cestitres figurant au bilan à la valeur historique.

Cette affaire pose le problème de la surveillance des participations parl’Administration cantonale, du rôle et des représentants de l’Etat dans le Conseild’administration. Il s’agit d’un problème de « gouvernance » des sociétés àcapitaux publics, qui rejoint la problématique du suivi des établissements publicsautonomes.

Le CCF avait recommandé dans son Rapport explicatif 2000 de mettre en placeun suivi des participations et une appréciation des risques qui y sont liés.

Un autre point avait fait l’objet d’une remarque du CCF ; lors de précédentscontrôles, il avait été relevé que des titres de participation souscrits par l’Etatavaient été financés sur la base d’un crédit d’investissement. En conséquence, enqualité d’objets d’investissements, ils avaient été amortis sur la durée du décret.

Enfin, Le CCF avait relevé à plusieurs reprises :

• Que les participations suivies par le Service des finances sont classées dansdeux rubriques distinctes du bilan.

• Que leur valeur au bilan est une valeur historique, sans grande signification ;la valeur de marché donne une indication plus précise sur ce patrimoine.

Le CCF relève que le Département des finances a pris une série de décisionspour renforcer la surveillance de l’Etat sur ses participations :

• Le SFI a engagé dans le courant de l’année 2001 une démarche visant àrecenser l’ensemble des participations détenues par l’Etat.

• Une proposition au Conseil d’Etat a été élaborée pour la mise en place d’unsuivi des participations. L’objectif est de définir les principes d’évaluation despositions au bilan, ainsi que d’éclaircir la distinction entre les patrimoinesadministratifs et financiers. Une directive sera également édictée concernantles acquisitions et la comptabilisation des titres.





• Les dispositions légales relatives aux relations entre l’Etat et sesreprésentants au sein d’organes de personnes morales ont été rédigées parle Secrétariat général du Département des finances. Elles sont actuellementà l’examen auprès du Conseil d’Etat.

Il est essentiel que cette initiative se concrétise et que le comité de pilotage prévupuisse débuter ses travaux dans les meilleurs délais.



Ø Participations au bilan de l’Etat

La liste des participations mentionnées dans le Compte d’Etat ne regroupe que lesparticipations suivies par le Service des finances. Lorsque des participations sonteffectuées au travers d’un crédit d’investissement, elles ne ressortent pas nécessairementde cette liste. Les participations sont évaluées au bilan à la valeur historique.

Le détail du portefeuille des titres, compte 1022 (patrimoine financier) est le suivant au31 décembre 2001 :

Quantité DésignationValeur

comptable au31.12.01

Cours au31.12.01

Valeurboursière ou

fiscale au 31.12.01

Réserve

CHF CHF CHF CHF

1 BNS 250 829 829 579

48 CVE 1’880 280 13’440 11’560

2’130 14’269 12’139

Le détail du portefeuille des participations, compte 1151 (patrimoine administratif) est lesuivant au 31 décembre 2001, pour les positions ayant une valeur au bilan de l’Etat :



Cours au31.12.01

Valeurboursière ou

fiscale au31.12.01

Réserve

CHF CHF CHF CHF

2'166’560 BCV 531'190’677 280 606'636’800 75'446’123

3’400 BNS 850’000 829 2'818’600 1'968’600

27’999 CVE 804’975 280 7'839’720 7'034’745

412’000 CVE1 6'320’000 - 6'320’000 0

25’435 SAir Group2 0 2 50’870 50’870

914 Mines & Salines deBex

360’500 720 658’080 297’580

13 Sté Elect. Châtelard 3’250 700 9’100 5’850

2’735 Sté Elect. Forcesd’Aubonne

45’500 170 464’950 419’450

1’740 Sté Fces MotricesAvançon (1)

522’000 980 1'705’200 1'183’200

1’440 Sté Fces MotricesAvançon (2)

144’000 - 521’280 377’280

30 Usines de l’Orbe SA 15’000 1’200 36’000 21’000

10’000 Tunnel Gd St-Bernard

500’000 - 500’000 0

12 Fromco SA 14’400 - - -14’400

129’180 Sucrerie Aarberg &Frauenfeld

515’000 21 2'712’780 2'197’780

800 Blanchisseriesgénérales

720’000 - - -720’000

Description





Cours au31.12.01

Valeurboursière ou

fiscale au31.12.01

Réserve

CHF CHF CHF CHF

500 Crédit HôtelierSuisse

150’000 - - -150’000

2000 Sté Coop. Boipac 50’000 - - -50’000

542'205’302 630'273’380 88'068’078

Notes :1 Les titres CVE ne sont pas négociables. Ils sont valorisés au bilan à la valeur historique.2 Les titres de SAir Group évalués au bilan à CHF 1'780'450 au 31 décembre 2000, ont faitl’objet d’une correction de valeur comptabilisée par le compte de Profits & Pertes au31 décembre 2001.

Le CCF rend attentif le lecteur sur les points suivants :

• Pour les titres cotés, la valeur boursière a été retenue, alors que pour les titres noncotés, c’est la valeur fiscale ou nominale qui est mentionnée afin de déterminer laréserve d’évaluation.

• La réserve d’évaluation a diminué de CHF 608'454'961 entre 2000 et 2001, passant deCHF 696'523'039 à CHF 88'068'078 ; elle est calculée sur les seules positions figurantau bilan, dont voici le détail :

TitresRéserve

d’évaluation au31.12.2001

Réserved’évaluation au

31.12.2000Variation

CHF CHF CHF

Banque Cantonale Vaudoise 75'446’123 682'082’923 -606'636’800

Banque Nationale Suisse 1'968’600 901’000 1'067’600

CVE 7'034’745 6'530’764 503’982

SAir Group 50’870 4'794’498 -4'743’628

Mines et Salines de Bex 297’580 364’100 -66’520

Sté Electrique du Châtelard 5’850 6’175 -325

Sté Electr. Forces d’Aubonne 419’450 392’100 27’350

Sté Fces Motrices Avançon (1) 1'183’200 1'218’000 -34’800

Sté Fces Motrices Avançon (2) 377’280 377’280 0

Usines de l’Orbe SA 21’000 13’800 7’200

Tunnel du Grand St-Bernard - - 0

Fromco SA -14’400 -14’400 0

Sucrerie Aarberg & Frauenfeld 2'197’780 776’800 1'420’980

Les Blanchisseries générales -720’000 -720’000 0

Crédit Hôtelier Suisse -150’000 -150’000 0

Sté Coopérative Boipac -50’000 -50’000 0

88'068’078 696'523’039 -608'454’961



L’importante diminution de la réserve d’évaluation s’explique par plusieurs raisons :

• Baisse notable du cours boursier des titres de la BCV passant de CHF 560 par actionau 31 décembre 2000 à CHF 280 par action au 31 décembre 2001.

• Les titres SAir Group ont fait l’objet d’une correction de valeur du montant mentionnéau bilan au 31 décembre 2000, soit CHF 1'780'450, ramenant, ainsi, la valeur de cesactions pour mémoire au bilan du 31 décembre 2001. Cette opération a étécomptabilisée en charge du compte de Pertes & Profits.

Le CCF relève que le Canton possède des participations dans de nombreuses sociétés,principalement vaudoises, qui ne sont pas valorisées au bilan de l’Etat, car complètementamorties. Certaines d’entre elles ont une valeur qui, pour les sociétés non cotées, est fixéepar les autorités fiscales. Ces valeurs ne sont pas toutes répertoriées sur le relevé de laBanque Cantonale Vaudoise. Par conséquent, la réserve d’évaluation de ces titres n’estpas prise en compte dans le tableau ci-avant.

Commentaire



4 Suivi des entités subventionnées

Les subventions versées directement par l’Etat de Vaud à des institutions privéesse sont élevées à environ CHF 1.664 millions en 2001, sans tenir compte desaides versées pour le compte de la Confédération (de l’ordre deCHF 260 millions).

Les montants sont significatifs et nécessiteraient une surveillance adéquate desentités bénéficiant de l’aide de l’Etat :

Il s’agit entre autres :

• D’assurer que les deniers publics sont utilisés conformément à leur but.

• De vérifier que les entités subventionnées ne thésaurisent pas les fondspublics mis à leur disposition.

• De mesurer les risques encourus par l’Etat de devoir être appelé du faitd’engagements fermes donnés à ces établissements.

• D’apprécier enfin le risque pour l’Etat de devoir accroître ou au contraireréduire son engagement financier à l’avenir (approche prospective).

Or, le CCF a relevé à de nombreuses reprises que la surveillance exercée parl’Administration cantonale sur les entités subventionnées n’est toujours passatisfaisante.

Cette situation est sérieuse, au point que le CCF a relevé cette irrégularité dansson Rapport de révision à l’attention du Grand Conseil du 8 mai 2002 :

« (…) De plus, nous relevons que les services qui attribuent dessubventions à des tiers ont rarement mis en place des systèmesefficients de contrôle de l'utilisation de celles-ci. Il en résulte que desdeniers publics peuvent ne pas être utilisés conformément au butassigné (…) ».

Les investigations du CCF illustrent cette problématique :

Ø Aides accordées au titre de l’économie et du tourisme

Ø Prêts LIM et LDR

Ø Prêts et subventions aux compagnies de transports

A maintes reprises, le CCF a relevé l’absence d’une Loi sur les subventions fixantde manière précise les subventions octroyées.

Par ailleurs, la Commission d’enquête parlementaire sur les EMS avait mis enévidence, en février 2001, les lacunes de la surveillance exercée parl’Administration cantonale ; le rapport de la Commission demandait au Conseild’Etat :

« De préparer et de soumettre au Grand Conseil une Loi sur lesubventionnement permettant de fixer de manière claire et préciseles règles conduisant à l’octroi de l’argent public et au contrôle del’usage qui en est fait ».

Analyse du CCF



Force est de constater que actuellement, aucune démarche n’a été entreprisedans ce sens au sein de l’Administration. Le CCF ne peut que déplorer cettesituation, car il s’agit là d’un dispositif essentiel.

Etablissement d’une Loi cantonale sur les subventions

Le CCF considère qu’il est essentiel d’élaborer une Loi sur les subventions afin declarifier les relations entre les entités subventionnées et l’Etat.

Recommandation 33

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Aides accordées au titre de l’économie et du tourisme

Le Service de l’économie et du tourisme octroie de nombreuses formes d’aides(subventions, contributions à fonds perdu, cautions, etc.) et de prêts, sous diverses formes,à des entités publiques et privées, ceci pour les domaines d’activité suivants :

• LIM et LDR.

• Pôles de développement économique.

• Aides aux entreprises.

• Fonds d’équipement touristique (fonds hors bilan).

Dans le courant de l’année 2001, le CCF a plus spécifiquement revu le dossier de laCompagnie générale de navigation sur le Lac Léman (CGN).

Sans avoir analysé de manière approfondie les deux dossiers suivants, le CCF relèveégalement qu’ils présentent des complexités inhabituelles :

• Glaciers 3000.

• Centre médical de Lavey-les-Bains.

Ces deux dossiers témoignent de l’intervention de l’Etat dans des démarches deréorganisation ou d’assainissement ; il est ainsi mis en évidence que les prêts ou cautionsaccordés par l’Etat méritent une surveillance renouvelée.

A cet égard, le CCF a délivré plusieurs rapports faisant l’objet d’une nécessaire nouvelleapproche et mettant en évidence l’opportunité d’une approche orientée « risque » pourl’octroi et le suivi des aides octroyées. Voici un extrait d’une des conclusions du CCF :

« Toutefois, il est indispensable, à notre sens, d’aller dans la direction d’uneanalyse « risque ». En effet, si l’on veut que les aides octroyées atteignentleurs objectifs avec l’efficacité nécessaire, que les difficultés financières dessociétés ou entités requérantes soient connues, que les risques de pertessoient anticipés et que les ressources humaines disponibles dans lesservices soient utilisées de manière plus optimale, une approche « risque »est nécessaire.

La mise en place d’une analyse « risque » doit permettre de cerner lerequérant, la nature des aides ou autres prestations déjà données par l’Etat,d’identifier les travaux ou informations complémentaires à obtenir avantl’octroi formel de l’aide et de définir l’importance du suivi consécutif(indicateurs financiers et comptables à suivre prioritairement qu’ils soientobtenus du requérant ou par d’autres services de l’administration enrelation). »

Le CCF a constaté que le service a initié une démarche d’analyse des risques pourl’ensemble des activités susdites. Ladite démarche porte notamment sur les questionsd’évaluation, de gestion et de suivi des risques financiers.

En parallèle, les risques de pertes sur les aides octroyées par le SET ont été évalués. Dansle cadre de l’aide aux entreprises, le risque sur caution a été estimé. Une classification despertes prévisibles à court, moyen et long terme a également été effectuée pour les prêtsLIM et LDR.

Les informations sur les risques de pertes sur prêts et cautions ont été transmises au SFI. Ily a lieu de préciser que les pertes sur prêts et cautions sont enregistrées respectivementen compte d’amortissements et dans le compte des aides et subventions, ceci lors de laconstatation effective de la perte (faillite, assainissement) et non en fonction de sanaissance (problèmes de liquidités, péjoration de la situation financière, etc).

Description



L’objectif de l’analyse des risques est d’anticiper les problèmes et de permettre ainsi à l’Etatde jouer un rôle proactif. Par exemple dans le cadre du suivi, cette analyse doit permettrede définir l’étendue et la nature de la surveillance à exercer. Il est important de préciser queces travaux doivent être proportionnés en fonction des risques, dont notamment lesmontants octroyés.

En l’état, la démarche du SET porte essentiellement sur l’analyse des comptes et des plansfinanciers. Selon avis du CCF, les éléments suivants devraient également êtreappréhendés :

• Risques liés à l’environnement (évolution de la législation, marchés financiers,segments porteurs au niveau économique et touristique, etc.).

• Risques liés à l’organisation et au fonctionnement (efficacité dans les processusopérationnels, qualité du management, risque de réputation ou de fraudes, etc.).

• Risques liés à la production d’informations (méconnaissance des engagementscontractuels, manque de fiabilité de l’information budgétaire et comptable, indicationsinsuffisantes pour l’évaluation des projets, etc.).

Démarche d’analyse des risques

Le CCF considère que cette démarche est importante et il est à cet égard essentiel que leSET mène cette opération compte tenu de ses missions en relation avec l’économie privéeet les autres collectivités publiques. Cette approche doit permettre de mieux cernerl’étendue des informations à requérir et des contrôles à effectuer.

Dans le cadre du rapport sur la BCV, le Conseil d’Etat a fait part de sa volonté d’initier unedémarche de gestion des risques résultant des participations détenues par l’Etat et desgaranties qu’il accorde.

Le CCF recommande au Service des finances d’appuyer la démarche entreprise par leSET et de la coordonner, dans un souci d’efficience, avec celle qu’il doit mener en relationavec les participations de l’Etat.

Commentaire

Recommandation 34

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Prêts LIM et LDR

Les prêts octroyés par le SET dans le cadre de la Loi fédérale sur l’aide auxinvestissements dans les régions de montagne (LIM) s’élèvent à CHF 36'204'951, lors de laclôture des comptes 2001.

Des prêts sont également octroyés par le biais de la Loi sur le développement régional(LDR) ; le solde de ces prêts au 31 décembre 2001 représente la somme deCHF 55'000'470.

A la date du bouclement des comptes 2001, les risques sur ces prêts ont été identifiés parle SET. Il en résulte des créances comprenant un risque à court terme pour CHF 1'200'000,à moyen terme pour CHF 3'691'850 et à surveiller (long terme) pour CHF 4'322'900.

A noter que les pertes sur prêts LIM et LDR ne sont pas budgétisées. Le Grand Conseil adécidé de traiter ces pertes par la voie des crédits supplémentaires. Lesdites pertes sontenregistrées dans le compte d’amortissement des créances.

Risques liés aux communes

Une partie prépondérante des prêts est consentie directement aux communes. De plus, cesdernières interviennent fréquemment en tant que caution des aides octroyées aux autresentités (associations, ententes, sociétés coopératives, etc.).

Il s’avère dès lors essentiel pour le SET d’obtenir des informations financières pertinentesen ce qui concerne la solvabilité et les risques financiers des communes. En l’état, cesinformations font défaut.

De plus, il y a lieu d’avoir une vision consolidée de la commune et de ses engagementsfinanciers. Le risque lié à l’engagement des communes dans les sociétés « mixtes »(remontées mécaniques, centres sportifs, etc.) doit faire l’objet d’une attention touteparticulière.

Les travaux de contrôle ont permis de constater une absence de concordance pour lescautions données par des communes en faveur d’entités, entre les données cumuléesrelevant des contrats de prêts présents dans les dossiers du SET et les montants indiquésdans les formulaires remis à l’autorité de surveillance des communes au titre des cautionsdonnées par la commune. Plus précisément, les montants identifiés de cautionnementdonnés dans les dossiers gérés par le SET, concernant des communes sontsignificativement supérieurs à ceux mentionnés dans les formulaires disponibles au SJIC.

La même procédure de réconciliation n’a pas pu être effectuée pour le solde des prêts LIMet LDR au 31 décembre 2001. En effet, le formulaire des comptes communaux ne distinguepas spécifiquement ce type d’emprunts. Le CCF précise que les contrôles ont été orientésvers des communes fortement concernées par l’octroi de prêts LIM et LDR tant par lenombre que par l’importance des montants concernés.

A relever que la surveillance financière des communes incombe au SJIC; ce service est parailleurs responsable des autorisations d’emprunter ou de cautionner.

Relations avec les autres services de l’Etat

Le CCF relève que certains projets financés par la LIM ou la LDR, peuvent concernerégalement d’autres services de l’Etat. En effet, il arrive que d’autres types d’aides ou desubventions soient donnés par des services tiers.

Commentaire

Description



Le CCF cite à titre d’exemple :

• Centre Mondial de Cyclisme-Aigle (Service de l’éducation physique et du sport etSET).

ou plus complexe :

• Centre thermal de Lavey-les Bains (SET, CESLA S.A. et SEVEN).

• Centre médical de Lavey-les-Bains (Hospices cantonaux et SET).

Le CCF attire l’attention sur le risque transversal lié à de telles opérations. En effet, il sepeut que les flux financiers entre des sociétés « liées » ne soient pas connus et que deséléments pertinents ne soient pas communiqués entre deux services. De plus, lesresponsabilités et attributions de chacun peuvent parfois être mal définies.

Prêts LIM et LDR - Risques liés aux communes

Le CCF demande au SJIC d’identifier l’origine des écarts sur les cautionnements etgaranties données et si nécessaire, de préciser à l’intention des communes l’importanced’une communication exacte de leurs engagements de ce type. Il paraît important que leSET puisse se fonder lors de l’accord d’aides sur des informations fiables en provenancede l’autorité de surveillance des communes, notamment en ce qui concerne l’importancedes engagements, au sens large, octroyés par les communes.

Prêts LIM et LDR - Relations avec les autres services de l’Etat

Il convient d’identifier les autres services de l’Etat impliqués dans les projets financés par laLIM ou la LDR. Les rôles et responsabilités de chacun doivent être clairement définis. Il y alieu notamment de désigner un service leader pour l’analyse et le suivi du dossier dans ledomaine financier et comptable. Ce service doit être désigné en fonction des compétencesspécifiques existantes. En effet, selon avis du CCF, il paraît important que le suivi de laconformité de l’utilisation des aides cantonales soit apprécié, tant dans les domainestechniques concernés que sous l’aspect d’une utilisation financière adéquate.

Recommandation 35.1

Importance

Basse Moyenne Haute


Recommandation 35.2

Importance

Basse Moyenne Haute




Ø Prêts et subventions aux compagnies de transports

Les différentes aides financières octroyées en faveur des sociétés de transports sont lessuivantes :

• Subventions d’exploitation (couverture de déficit, art. 49 LCF).

• Contributions à fonds perdu.

• Prêts conditionnellement remboursables.

• Prêts remboursables sans intérêt.

Le CCF a eu l’occasion de relever les différentes modalités d’octroi de subventionnement àdes sociétés de transports.

En ce qui concerne les subventions à l’investissement, le CCF a déjà mis également enavant l’évolution du traitement comptable de la part de l’Etat de Vaud de ce qui est, à labase, un même type d’aide au financement d’investissement. Il a été mis effectivement enévidence que des prêts à l’investissement successifs à une même société de transports ontété présentés dans les comptes de l’Etat sous la rubrique « Prêts divers », en comptes defonctionnement et en comptes d’investissement.

Le constat émis dans le cadre du contrôle des comptes annuels 1998 était de considérer laméthode de comptabilisation des prêts et aides aux sociétés de transports de l’Etat commeétant non satisfaisante (recommandation N° 23/98). La situation actuelle ne permet enaucun cas d’obtenir une concordance entre les comptes de l’entreprise subventionnée etles comptes de l’Etat.

Des informations et documents récents en provenance du Service des finances et duService des transports font apparaître que la démarche est entreprise. Le CCF suivra avecintérêt les résultats de l’étude requise et son impact sur les comptes.

Prêts et subventions aux compagnies de transports

La recommandation émise en 1998 par le CCF avait effectivement pour objectif de clarifierla présentation dans les comptes d’Etat des prêts aux sociétés de transports afin d’obtenirune concordance avec les comptes des sociétés de transports.

De plus, l’Etat et les Services concernés ne devaient pas perdre d’informations comptableset financières sur l’historique des aides accordées afin de contribuer, à terme, à unesurveillance et une gestion des risques améliorées.

Derrière ce premier objectif, une réflexion doit s’effectuer sur le type d’aides à octroyer afinde cerner l’exacte ampleur de la subvention. Il est utile de rappeler que :

• Un prêt sans intérêt remboursable permet à la société bénéficiaire un financementsans charge financière, donc une subvention induite de l’Etat à ce niveau.

• Un prêt sans intérêt conditionnellement remboursable permet à la société outre unesuppression des charges financières, une amélioration supplémentaire des liquiditésliées à la suspension de conditions de remboursement (jusqu’à la réalisation trèséventuelle des conditions du prêt), donc une double subvention induite (chargefinancière + amortissement).

Un objectif complémentaire est de mieux comprendre la situation financière des sociétéssubventionnées et donc de permettre un suivi plus efficace de l’emploi conforme dessubventions versées ainsi que de l’approche de nouvelles demandes d’aides.

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5 Suivi des engagements conditionnels de l'Etat

Le CCF relève depuis plusieurs année les risques liés au système des cautions etgaranties octroyées par l’Etat en faveur de tiers. Certains services y ont vu desavantages dans la mesure où ce mode d’action n’occasionne pas dedécaissements immédiats pour l’Etat, tout en répondant à de véritables besoins.

Ces engagements peuvent naître de deux manières :

• Les engagements de l’Etat peuvent résulter de textes de Lois (Loi sur laCaisse de pensions, Loi sur les Retraites populaires, Loi sur la BanqueCantonale Vaudoise…) ou de décrets.

• Les engagements peuvent être donnés par les services sur décision duConseil d’Etat.

Dans l’un et l’autre cas, il n’existe pourtant pas de procédure systématique derecensement.

Parmi les engagements conditionnels de l’Etat identifiés, le CCF a examiné :

Ø Engagements conditionnels du SSP

Ø Engagements de l’Etat envers la Caisse de pensions (CPEV)

Les recommandations générales doivent donc être suivies d’effet.

Exhaustivité et suivi des engagements conditionnels

Le CCF relève les problèmes posés en matière de surveillance des engagementsconditionnels :

• Sur le plan du contrôle parlementaire, une méconnaissance des règlesbudgétaires a pu faire croire à certains services que ces engagementsn’étaient pas soumis au vote préalable du Grand Conseil.

• En termes de surveillance des risques, l’Administration cantonale n’était paséquipée pour suivre ces engagements conditionnels et apprécier laprobabilité de voir l’Etat appelé à s’exécuter.

• En termes de présentation des comptes, ces engagements ne sont pasprésentés avec suffisamment de détails dans le Compte d’Etat pour que lelecteur puisse apprécier les risques encourus.

Le CCF a constaté ces lacunes par le passé : ce sujet revient régulièrement dansle Rapport explicatif, sans que l’Administration cantonale ait réagi par le passé.

Le CCF recommande l’établissement d’un tableau récapitulatif de toutes lesgaranties accordées par l’Etat en mentionnant la valeur nominale et le soldeutilisé. Celui-ci devra être confronté avec les listes émanant des établissementsbancaires.

De plus, ce tableau devra mentionner les cédules données en garantie auxbanques et la méthode d’évaluation des risques éventuels pour l’Etat afin depouvoir constituer, si nécessaire, des provisions dans les comptes annuels.

Pour les cautionnements supérieurs à 1 million, le CCF demande que le services’assure que les cautions soient soumises à l’aval du Grand Conseil par le biaisd’un décret et le cas échéant de bien vouloir régulariser cette problématique.

Analyse du CCF

Recommandation 36

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Enfin, les comptes annuels devraient donner un minimum d’informations sur cescautions et garanties :

• Une liste des principales cautions et garanties émises, ainsi que leur arrièreplan économique.

• Un détail sur les opérations plus complexes pouvant mettre en jeu ou pas laresponsabilité de l’Etat, même si celle-ci n’est pas établie (cas de Baugy-Sully).

• Le cas échéant, des provisions doivent être constituées pour matérialiser lesengagements de l’Etat vis-à-vis de tiers.

La situation a apparemment peu évolué en 2001 :

• Les comptes 2001 présentent des garanties accordées par l’Etat de Vaudpour un montant total de CHF 2'133'092'578 contre CHF 2'294'548'190 au31 décembre 2000.

• Une liste de ces garanties et cautionnements est présentée en annexe dansla brochure des comptes, sans autre indication que le montantconditionnellement engagé.

Pour autant, le CCF relève que ses préoccupations sont désormais partagées parle Service des finances (SFI) :

• S’il n’existe pas d’historique fiable des engagements conditionnels de l’Etat,une démarche a été entreprise par le SFI pour compléter ce recensement.

• Cependant, du fait du manque de répondant dans les services, lesdémarches entreprises n’ont pas abouti à de meilleur résultat que l’exerciceprécédent.

• Aucune décision de provisionnement des risques encourus n’a été prise pourl’heure, ce qui est regrettable du point de vue de la clarté des comptesannuels.

Le CCF ne peut que soutenir les efforts du SFI et rappeler les services à leursresponsabilités. Rien ne justifie en effet une telle rétention d’informations vis-à-visdu Service des finances, qui prépare les comptes annuels présentés ensuite auGrand Conseil.




Ø Engagements conditionnels du SSP

Lors de l’audit des comptes 2000, le CCF avait relevé que les engagements conditionnelsrecensés par le Service de la santé publique (SSP) n’étaient pas exhaustifs et que toutesles cautions et garanties données à des tiers, supérieures à un million de francs, n’avaientpas été soumises au Grand Conseil.

Une liste des garanties au 31 décembre 2001 a été remise au CCF. Elle concorde avec lesrelevés bancaires. Le CCF a relevé que des cédules hypothécaires ont parfois été remisespar les établissements concernés aux banques en plus de la garantie de l’Etat.

Le CCF a identifié les risques de paiement de la garantie de l’Etat pour les cas suivants :

• Dossier Baugy et Sully : La revendication de la BCV est de CHF 14'791'149. Unenégociation est en cours englobant également le dossier ci-après.

• Dossier Fondation Mont-Riant : Le risque maximum pour l’Etat est évalué par leSSP, à CHF 3'030'487. La revendication envers l’Etat, de la fondation qui a contractécet emprunt auprès de la BCV a été jugée irrecevable par le Tribunal cantonal.

• Dossier des Blanchisseries Générales : Le risque est lié à l’engagement d’unegarantie d’emprunt de l’Etat de Vaud en faveur des Blanchisseries Générales SA deCHF 22'000'000 environ ; les comptes 2000 de cette société ont été audités ; l’organede révision ne mentionne pas de situation de surendettement. Le CCF estime pourautant que les risques encourus par l’Etat gagneraient à être matérialisés au bilan.

Les deux premiers dossiers sont instruits directement par le Service de justice, de l’intérieuret des cultes. Le dossier des Blanchisseries Générales est traité par le Secrétariat généraldu DSAS en collaboration avec le SFI.

Le CCF estime judicieux que les cédules hypothécaires remises aux banques pour lesemprunts déjà garantis par l’Etat soient transférées à l’Etat. Le CCF a également noté queles cédules hypothécaires, en mains du SSP, ne se trouvent pas dans un lieu sécurisé telun coffre-fort.

Le CCF estime indispensable d’évaluer régulièrement les engagements de l’Etat au titre deces dossiers ; une provision serait probablement nécessaire pour couvrir les risques sur lesdossiers en cours. Le montant de cette provision ne saurait toutefois être significatif pourles comptes annuels de l’Etat de Vaud, pris dans leur ensemble.

Le CCF a constaté que le SSP allait présenter au Grand Conseil tous les engagements deplus d’un million de francs qui n’avaient pas reçu son aval ; un mandataire a assisté lesservices dans cette tâche. Les EMPD prévus seront présentés au printemps 2002.

Engagements hors bilan

Le CCF recommande :

• Que les garanties et cautions octroyées à des tiers soient présentées au GrandConseil avant d’être engagées et conformément au droit en vigueur ; à défaut, lemécanisme d’autorisation est vidé de sa substance.

• Que les risques pour l’Etat d’être appelé au titre d’une caution ou d’une garantiedonnée soient régulièrement évalués ; s’ils résultent d’engagements passés et qu’undécaissement de liquidité soit probable dans l’avenir, alors une provision doit êtrepassée dans les comptes pour matérialiser cet engagement ; si la probabilité est faible,une mention doit être faite avec un commentaire approprié en annexe du Compted’Etat. Le CCF rappelle, qu’à son sens, la provision doit faire l’objet de principes deconstitution définis et dont la cohérence dans l’application est assurée.

• De récupérer les cédules des emprunts garantis par l’Etat et de les conserver dans unlieu sûr.

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Ø Engagements de l'Etat envers la Caisse de pensions (CPEV)

Créée par la Loi du 12 décembre 1951, la Caisse de pensions de l’Etat de Vaud (CPEV)est un établissement de droit public doté de la personnalité morale et placé sous le contrôlede l'Etat de Vaud. Elle a pour but d’assurer les personnes au service de l’Etat de Vaudcontre les conséquences économiques de la vieillesse, de l’invalidité et de la mort (art. 1erLoi du 18 juin 1984 sur la Caisse de pensions de l’Etat de Vaud - LCP).

En application des dispositions de l'art. 69 de la Loi sur la prévoyance professionnellevieillesse, survivants et invalidité (LPP), la CPEV peut déroger à l'obligation de principeselon lequel une institution de prévoyance a l'obligation de garantir son équilibre en sefondant uniquement sur l'effectif du moment des assurés et des pensionnés.Conformément aux exigences de l'art. 49 OPP2, l'Etat de Vaud garantit en effet le paiementdes prestations dues en vertu de la LPP.

Le mécanisme de cette garantie est prévu à l'art. 120 LCP : l’Etat garantit le rendement decapitaux de la caisse au taux technique.

S’il est fait mention de cette garantie dans les comptes de l’Etat, il apparaît essentield’apprécier le risque de devoir être appelé à accorder un jour un financementcomplémentaire à la Caisse de pensions, que ce soit au titre de la garantie légale ou bienau titre de la responsabilité morale qu’engage l’Etat en sa qualité d’employeur.

Situation financière de la CPEV au 31 décembre 2000

Les développements qui suivent se basent sur les données extraites des comptes annuelsde la CPEV pour l'exercice 2000. Dans son rapport de révision daté du 9 mai 2001 etadressé au Conseil d'administration de la CPEV, l'organe de contrôle externe recommanded'approuver ces comptes, sans émettre de réserves ou formuler de remarques.

Les principales données extraites des comptes annuels sont les suivantes :

En millions de francs 31.12.2000 31.12.1999

CHF CHF

Capital de couverture (valeur comptable) 5, 672 5, 338

Prestations de libre passage des actifs -4, 218 -4, 074

Réserves mathématiques des pensionnés -3, 450 -3, 199

Total des engagements statutaires -7, 668 -7, 273

Déficit technique (valeur comptable) -1, 996 -1, 935

Taux de couverture 74. 0% 73. 4%

Il ressort de ces documents que les exigences posées par l’art. 117 LCP en matière decapital minimum détenu par la Caisse sont remplies. Au 31 décembre 2000, le financementdes obligations de prévoyance ne poserait donc pas de problème particulier au regard desdispositions légales en vigueur.

Commentaire

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Le CCF attire toutefois l’attention sur les points suivants :

• La fortune de la CPEV est principalement constituée par un portefeuille de titres ; lesfluctuations des marchés financiers ont eu pour conséquence de réduire les réserveslatentes de la Caisse de pensions de CHF 219 millions dans le courant de l'exercice2000 ; il est vraisemblable que l’exercice 2001 enregistrera une diminution significativedes réserves.

• La fortune de la CPEV est largement investie dans des objets immobiliers, dont lavaleur au bilan est proche de la valeur de marché, estimée globalement ; uneapproche plus prudente consistant à apprécier pour chaque immeuble pris séparémentdans quelle mesure la valeur comptable n'excède pas la valeur de marché conduiraitprobablement à enregistrer des corrections de valeur qui diminueraient également lafortune.

Ces deux remarques doivent inciter l’Etat à apprécier régulièrement l’évolution durendement de la CPEV, dans la mesure où il garantit ce rendement au taux techniquede 4%, en cas d’insuffisance du fonds de compensation.

Le fonds de compensation se monte au 31 décembre 2000 à CHF 893 millions. En d’autrestermes, une insuffisance de rendement sera d’abord prélevée sur ce fonds, avant d’êtrecompensée par l’Etat.

Le CCF avait fait état de la position de la CPEV dans son rapport de révision 2000 :

« Dans l’hypothèse théorique d’un rendement nul des capitaux placés, lefonds de compensation permettrait de financer un rendement minimum de4% pendant 4 ans en application de l’art. 120, alinéa 2 LCP avant de faireintervenir la garantie de l’Etat ».

L’ensemble des institutions de prévoyance étant confronté à une baisse significative de leurrendement, il importe que l’Etat apprécie régulièrement le risque de devoir être appelé àrefinancer la Caisse de pensions, conformément à l’art. 120 LCP.

Comptes d’exploitation prévisionnels de la CPEV

En tout état de cause, la situation financière de la CPEV doit s’apprécier à long terme, sansaccorder une importance démesurée aux fluctuations des rendements qui peuvent affecterune année la performance des institutions de prévoyance professionnelle.

Le CCF avait rappelé dans le rapport 2000 que la disposition suivante de la LCP n’était pasrespectée :

« La LCP prévoit [qu’un] expert doit établir un compte d'exploitationprévisionnel sur dix ans. Ce document n'est toujours pas disponible à ce jour,en dépit du fait qu'il aurait dû être produit il y a deux ans déjà ».

A fort juste titre, la CPEV avait relevé le fait que selon l’art. 127 LCP, c’est le Conseil d’Etatqui désigne et rétribue l’expert agréé chargé de cette tâche. La CPEV avait pris la décisiondu reste de réaliser sa propre expertise, en établissant les comptes prévisionnels requis parla Loi.

Le CCF salue la démarche constructive de la CPEV. Il a pris connaissance de ce documentintitulé : « Compte de résultats prévisionnels de la CPEV 2001-2011 ».



Les conclusions auxquelles parvient la CPEV sont les suivantes :

« Dans l’hypothèse jugée modérée d’une indexation de 1% par année [destraitements hors augmentation statutaire, et des rentes] :

− Un rendement [annuel] de 5% n’est pas suffisant pour atteindre l’objectifd’un degré de capitalisation de 75% [fixé dans le projet de Loi modifiantla LCP].

− Un rendement de 5.75% permettrait de maintenir un degré decapitalisation compris entre 75% et 76%, mais ne serait pas suffisantpour atteindre l’objectif d’ici à fin 2005.

− Un rendement de 6.25% permettrait au degré de capitalisation des’améliorer d’année en année.

Le taux de rendement moyen de la CPEV sur les 10 dernières années étaitde 5.66% en 2000, et 5.17% en 2001 ».

Le CCF note que l’objectif de 75% fixé dans le projet de Loi semble d’autant plus difficile àatteindre qu’un rendement de 5% en moyenne reste élevé – au regard des perspectivesactuelles des marchés financiers.

Sans être alarmistes, les constats produits par la CPEV méritent effectivement un suivirégulier de la part de l’Etat :

• Il ressort en effet des bilans audités que la garantie de l'Etat n'est pas appelée au31 décembre 2000 ni au titre du taux d'intérêt technique, ni au titre de la garantie desprestations minimales prévues par la LPP.

• Il n’est pas impossible que l’Etat soit appelé, au cours des années à venir, à refinancerla CPEV.

Approfondir les analyses menées par la CPEV

De l’avis du CCF, l’initiative prise par la CPEV n’exonère pas le Conseil d’Etat de sesobligations au regard de l’art.127 LCP : à savoir mandater un expert indépendant quiprenne position sur le compte d’exploitation prévisionnel établi par la Caisse. A défaut, leConseil d’Etat met la CPEV en porte-à-faux.

Du point de vue de la surveillance exercée par le Conseil d’Etat sur la Caisse, le CCFpropose plus généralement d’étendre la portée du mandat confié à l'expert en assurance,compte tenu de la complexité du dossier et des incertitudes qui existent quant à sonfinancement.

Si la LCP donne des indications sur le mandat minimal confié à l’expert indépendant, rienn’interdit au Conseil d’Etat d’étendre la mission de vérification et de conseil. La matière estardue et mérite probablement une confrontation plus large des points de vue.

Il s'agit ici encore de donner en définitive aux organes de la CPEV une plus grandeautonomie de réflexion et d'analyse.

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Contrôle cantonal des finances Présentation des comptes annuels - 105


Présentation des comptes annuels

Pour la cinquième année consécutive, le CCF a mentionné dans son Rapport auGrand Conseil que la présentation des comptes annuels de l’Etat contrevenait auxdispositions de l’article 14a LFIN :

« Principes comptables »

« Art. 14a. – La comptabilité doit donner une situation claire,complète et véridique de la gestion financière du patrimoine et desdettes. La planification financière, le budget, le bilan, le compte del'Etat et la statistique financière sont établis dans ce but.

La comptabilité est établie selon les principes suivants : annualité,clarté, exactitude, sincérité, comptabilisation du produit brut,échéance, spécialités qualitative, quantitative et temporelle desmontants inscrits au budget, publicité, intégralité ainsi qu'antérioritédu vote du budget.

Le Conseil d'Etat arrête un règlement d'application et le Départementdes finances édicte des directives d'exécution ».

Cet article a été introduit par la Loi du 17 décembre 1996. Il mentionne le faitqu’un règlement d’application en fixera les modalités d’application.

Le CCF relève depuis 1996 que ce règlement d’application n’a jamais été édictépar le Conseil d’Etat : faute de règlement d’application, l’Administration cantonalene dispose pas des bases légales pour suivre les dispositions de la Loi sur lesfinances.

Cette relative confusion conduit le CCF à relever chaque année qu’une série depositions au bilan ne sont pas correctement évaluées :

• Les débiteurs sont certainement surévalués du fait de l’absence de politiquesystématique de correction de valeur.

• Les engagements conditionnels de l’Etat ne font pas l’objet de provisions,sans considération pour le fait que l’Etat peut se trouver d’ores et déjà appeléà faire face à ses engagements.

• Les investissements, placements et participations sont enregistrés à unevaleur historique sans grande signification d’un point de vue économique.

En définitive, le bilan de l’Etat ne reflète ni la valeur du patrimoine de l’Etat ni latotalité de ses engagements, sans qu’il soit possible en l’état de rectifier lesmontants présentés au bilan :

• D’une part, le règlement n’a toujours pas été édicté : il n’existe pas deprincipes d’évaluation ou de comptabilisation communément et uniformémentappliqués à l’Etat.

• D’autre part, l’Administration cantonale n’est le plus souvent pas en mesurede produire une information qui fait souvent défaut : sans un signal clair, lesservices ne feront pas l’effort de produire des données pourtant essentielles àl’appréciation de la situation financière de l’Etat.

Analyse du CCF



Il est à relever que le Conseil d’Etat a engagé deux démarches importantes :

En premier lieu, le Conseil d'Etat a décidé d'introduire une correction de valeur surles débiteurs fiscaux dès l'exercice 2000 et progressivement pour l'ensemble desdébiteurs de l'Etat d'ici l'exercice 2003 (arrêté du 29 mai 2000). Les débiteursfiscaux représentant l’essentiel des débiteurs de l’Etat, cet arrêté constitue unedémarche significative.

En second lieu, le Conseil d’Etat a initié la rédaction d’une nouvelle Loi sur lesfinances ; ce projet clarifie les compétences financières, précise les règlesprincipales applicables à l’élaboration et à l’exploitation du budget ainsi que cellesrelatives à la tenue de la comptabilité de l’Etat, aux principes d’évaluation descomptes et à la présentation des comptes annuels dans leur ensemble. L’exposédes motifs, après une phase de consultation interne au sein des départements,est actuellement à l’examen pour décision auprès du Conseil d’Etat.

Le CCF est d’avis que ces deux initiatives vont dans la bonne direction. Il importequ’elles soient menées à leur terme, faute de quoi les exhortations du CCF en vued’améliorer la qualité de l’information comptable resteront lettre morte.

Les principes ont été posés par la Loi de 1996, il manque en effet aujourd’hui desdispositions d’application claires, dénuées de toute ambiguïté, qui fixent desrègles précises en terme d’évaluation des postes du bilan, de comptabilisation descorrections de valeur et des provisions, d’application du principe d’échéance, depérimètre des comptes annuels et d’utilisation du compte de Pertes & Profits.

Le CCF a diligenté des vérifications sur quatre de ces sujets :

1 Corrections de valeur, provisions et réserves

2 Application du principe d'échéance au comptede fonctionnement

3 Périmètre des comptes annuels

4 Compte de Pertes & Profits




1 Corrections de valeur, provisions et réserves

Aborder cette question parfois polémique à l’Etat implique au préalable de clarifierles notions utilisées de corrections de valeur et de provisions.

Une certaine confusion existe en effet entre ces deux notions et la notion deréserves : il est d’usage, en comptabilité publique, de prohiber la création deréserves, c’est à dire de charges portées dans le compte de fonctionnement, quipénalisent donc le résultat et qui ne reflètent ni une dépense, ni une obligationprésente de l’Etat.

Il en va tout autre des corrections de valeur, d’une part, et des provisions d’autrepart.

Corrections de valeur

Les corrections de valeur permettent de corriger la valeur d’un actif surévalué,lorsque par exemple :

• Une créance n’est manifestement plus recouvrable dans sa totalité.

• Une marchandise stockée est abîmée et n’est plus utilisable.

• Un élément du patrimoine administratif n’est plus exploité.

Le fait de reconnaître une charge dans le compte de fonctionnement témoigne dela disparition d’une ressource de l’Etat.

Provisions

Les provisions matérialisent des obligations présentes de l’Etat vis-à-vis d’un tiers,qui résultent d’un événement passé ; le règlement de ces obligations devraitconduire dans le futur à un décaissement probable de liquidités ; toutefois, lemontant et l’échéance de ce décaissement demeurent difficilement chiffrables.

La reconnaissance d’une charge dans le compte de fonctionnement matérialise lefait qu’une obligation est née au cours de l’exercice et qu’elle génèreraprobablement un paiement à l’avenir.

Le CCF relève enfin que les engagements qui ne sont pas certains, maisseulement éventuels devraient être mentionnés, en annexe, dans le Compted’Etat à défaut d’être provisionnés.

L’application du principe d’échéance invite à considérer à la fois la pratique descorrections de valeur et celle des provisions, dès lors qu’elles sont conformes auxprincipes évoqués plus haut.

Le CCF s’est attaché à revoir plusieurs situations qui éclairent cetteproblématique :

Ø Correction de valeur sur les débiteurs fiscaux de l'ACI

Ø Participation de l’Etat à l’hospitalisation en division privée

Ø Prise en charge de la TVA sur les prix de pension EMS

Ø Remboursement du report de soins en EMS

Ø Provision « Toxicomanie »

Ø Financement des frais d’assistance pour requérants d’asile

Analyse du CCF



Le CCF formule depuis quelques années les recommandations suivantes :

1. Une identification des risques de surévaluation des actifs (principalement desdébiteurs, mais également des participations) et des engagements de l'Etatne figurant pas dans les comptes (engagements hors-bilan).

2. Une prise de position par le biais de directives du SFI sur la comptabilisationdes corrections de valeur et des provisions au bilan, de manière à pouvoiridentifier clairement ces montants dans le bilan de l’Etat.

3. La mise en œuvre des recommandations émises par le CCF en 1999 ettendant à matérialiser l’engagement de l’Etat dans les dossiers suivants :

• Risque de non recouvrement des prêts octroyés.

• Engagement résultant du devoir d’assainir des sites pollués.

• Prise en compte des risques encourus par l’Etat dans les opérations desBlanchisseries Générales ou dans le cadre du projet d'Hôpital de BaugySully.

Ces recommandations anciennes du CFF ont été partiellement suivies d’effet.

Des progrès conséquents ont été constatés en matière de comptabilisation descorrections de valeur :

• Un arrêté du Conseil d’Etat du 29 mai 2000 a invité l’Administration cantonaleà enregistrer des corrections de valeur sur les débiteurs douteux, notammentles débiteurs fiscaux.

• Pour ce qui est des autres actifs, toutefois, la pratique des services estdisparate : certains sont attentifs à identifier la problématique de lacomptabilisation de valeurs surévaluées au bilan tandis que d’autres ignorentce problème.

Le traitement des provisions pose, en revanche, toujours problème, du fait de laconfusion qui existe entre cette notion et celle de réserve, peut-être du fait de laprééminence du budget surtout.

L’idée d’une prééminence du budget est essentielle : le vote du budget matérialiseen effet les autorisations de dépenses données à l’Administration. Pour autant, ilne faut pas méconnaitre le fait que l’Etat peut se trouver engagé à supporter desdépenses pour d’autres motifs : une obligation légale par exemple, unengagement contractuel ou implicite ou une décision de justice.

Le fait de ne pas représenter par une charge nouvelle, dans le compte defonctionnement, la naissance de ces engagements n’est donc pas satisfaisant.

Il conduit à ce que l’ensemble des engagements de l’Etat n’est reflété ni dans lecompte de fonctionnement (nouveaux engagements), ni dans le bilan del’Etat (engagements présents et passés) ; la qualité des comptes de l’Etat en pâtità l’évidence.


Recommandation 39

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Si les services sont toujours plus conscients de ce problème, il manque encoreune politique coordonnée d’identification des engagements et des instructions decomptabilisation précises. Actuellement, les traitements appliqués sont variablesd’un service à l’autre et le Compte d’Etat perd en clarté :

• Recours à des demandes de crédits supplémentaires et présentation enpassif transitoire de montants à caractère de provisions.

• Recours à des crédits d’investissements, au cas par cas, pour faire face àdes engagements résultant de dispositions légales (assainissement desterrains pollués par exemple).

Il manque surtout un recensement systématique des engagements éventuels del’Etat et une mention de ces engagements dans le Compte d’Etat.

Le CCF a constitué, ci-après, un tableau présentant l’état des provisions pourl’année 2001 :



Etat des provisions figurant dans les comptes au 31 décembre 2001

Etat des provisions 31.12.2000 Utilisation del’exercice

Dissolution del’exercice

Dotation de del’exercice 31.12.2001

Service des finances

Provision actions en dommages et intérêts 1. 200'000 0 0 0 200'000

Provision cadastre 6'699'651 -347’583 2. -2'752’068 0 3'600’000

Provision pour créances douteuses 3. 7'500'000 0 0 0 7'500'000

Service de la santé publique

Provision risque toxicomanie 1'500'000 -186’270 2. -563’730 0 750’000

Provision risques EMS antérieurs à 2000 26'600'000 -11'359'653 0 0 15'240'347

Provision risques EMS 2000 13'300'000 -13'339’054 0 4. 1'900’000 1'860’946

Service de prévoyance et d'aide sociales

Provision risque toxicomanie 5'500'000 0 2. -1'700’000 0 3'800’000

Sous Total 61'299'651 -25'232'560 -5'015’798 1'900’000 32'951’293

Université

Provisions 5. 198'204 182’753

Hospices cantonaux

Provisions 6. 9'858'400 10'091’485

Total général 71'356'255 43'225’531

1. Provision constituée en 1981 et 1984, elle couvre les risques de prétentions de l'OFAS contre l'Etat. 4. Dotation enregistrée en compte de fonctionnement.2. La dissolution a été enregistrée en compte de Pertes & Profits, la provision a été ramenée

à son risque réel par le service.5. Provision pour risques sur créances constituées par l'Université à charge de

son compte de fonctionnement.3. Provision historique constituée pour couvrir des risques liés aux prêts de l'Etat en faveur de sociétés de

transports.6. Etat des provisions des Hospices cantonaux constituées selon les principes

comptables les régissant.



Ø Correction de valeur sur les débiteurs fiscaux de l'ACI

Au bouclement de l’exercice 2000, pour la première fois, un correctif a été enregistré dansles comptes de l’ACI pour tenir compte du risque de recouvrement sur les créancesd’impôts.

Cette correction de valeur pour débiteurs impôts a été créée en application de l’arrêté du29 mai 2000 du Conseil d’Etat, fixant la procédure à suivre afin d’évaluer de manièreuniforme les risques de recouvrement affectant l’ensemble des débiteurs de l’Etat.

Dorénavant, à chaque bouclement, cette correction de valeur fait l’objet d’une réévaluation,compte tenu des risques encourus à cette date.

Evaluation des débiteurs fiscaux

Le montant correctif sur débiteurs fiscaux pour le bouclement des comptes 2001 seprésente ainsi :

Correction de valeur calculée pour 2001 113'295’506

Ajustement conjoncturel 20% -22'659’102

Montant du correctif d’actif au 31.12.2001 90'636’404

Pour la première année d’utilisation, la correction de valeur calculée sur les risques a étéévaluée selon la même méthode de calcul que pour les comptes 2000.

En application d’une décision du Conseil d’Etat en date du 22 mars 2002, cette correctionde valeur a fait l’objet d’un abattement conjoncturel de 20%, calculé sur le montant total ducorrectif ; cet abattement tient compte d’une conjoncture favorable et d’une amélioration del’efficacité des procédures de recouvrement des créances.

Le montant de ce correctif d’actif de CHF 90.6 millions a été enregistré en diminution ducompte 1013 « Impôts à encaisser » au 31 décembre 2001. Cette correction de valeurreprésente 11.7% du total des débiteurs ACI.

La variation du correctif ainsi que l’ajustement conjoncturel ont été comptabilisés dans lecompte d’amortissement sur créances.

Correction de valeur sur les débiteurs fiscaux

Après avoir considéré les arguments avancés par l’ACI et repris par le Conseil d’Etat, leCCF admet cette manière de procéder.

Le CCF insiste sur la nécessité de suivre régulièrement l’évolution des défalcations sur lescréances de 1999, 2000 et 2001 pour apprécier, a posteriori, la validité des hypothèses etde disposer en 2002 de données plus fiables.

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Recommandation 40

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Ø Participation de l’Etat à l’hospitalisation en division privée

Selon la décision du Tribunal Fédéral du 30 novembre 2001, les cantons doivent participerau financement des hospitalisations en division privée, en établissement public ousubventionné. Cette décision concerne les années 1996 à 2001 et celles ultérieures. Larévision de la LAMAL, actuellement discutée aux chambres fédérales, intégrera cettedisposition.

Les assureurs, représentés par leur organe faîtier : Santé Suisse et les cantons par laConférence des directeurs des affaires sanitaires (CDS) ont négocié le règlement desarriérés (période 1996 à 2001).

Les prétentions des assureurs seront couvertes par le versement d’un montant forfaitaireglobal d’un montant de CHF 250 millions par les cantons, la part de l’Etat de Vaud s’élevantà CHF 10.7 millions.

La décision du Tribunal Fédéral est sans appel. Elle est intervenue en 2001. Lesconséquences de cette dernière sont une charge supplémentaire pour l’Etat qui doit figurerdans ses comptes.

L’événement déterminant ayant eu lieu dans le courant de l’exercice 2001, il aurait falluconstituer une provision. Toutefois, dans le cas présent, les incertitudes ont conduit leservice à ne pas imputer de charge au compte de fonctionnement. A tout le moins, il auraitfallu mentionner, en annexe du Compte d’Etat, l’existence de cet engagement ferme duCanton non chiffrable au 31 décembre 2001.

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Ø Prise en charge de la TVA sur les prix de pension EMS

L’Administration fédérale des contributions (AFC) a décidé de soumettre à la TVA lesrecettes d’hébergement des résidents des EMS ne remplissant pas les conditions établiespar cette dernière pour être reconnues d’utilité publique.

En 2000, un crédit supplémentaire a été accordé pour financer la part relative auxpensionnaires au bénéfice des prestations complémentaires AVS/AI. Le montant nonencore revendiqué par les EMS au 31 décembre, de 8.1 millions, a été comptabilisé enpassifs transitoires.

Au 31 décembre 2001, le montant encore en transitoire est de l’ordre de CHF 4.6 millions.

Le CCF a pu observer que les EMS sont remboursés sur la base de décomptes présentantdes justifications suffisantes.

Le CCF a noté que les revendications des EMS sont inférieures aux montants prévus. Ledécompte récapitulatif au 31 décembre 2001 montre un résultat favorable deCHF 630'000 environ. Cela signifie qu’à ce jour, les montants réellement payésreprésentent 86.32%.

Le solde du compte transitoire n’a pas été réévalué afin de tenir compte des élémentsdécrits ci-dessus. Le CCF estime que le montant, encore inscrit à la rubrique transitoire, estévalué de manière trop prudente. En effet, les versements effectués jusqu’à la date destravaux sont inférieurs aux montants estimés. L’écart entre le montant reconnu et versé etle montant estimé aurait pu être ressorti du compte transitoire au moins une foisannuellement.

Litiges TVA à la charge des EMS

Le CCF recommande de procéder à une réestimation annuelle du solde du passiftransitoire relatif aux litiges TVA des EMS. Dans cette perspective, des directives de clôtureprécises devraient être émises par le SFI. Elles porteraient sur la méthode d’évaluation etde comptabilisation.

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Recommandation 41

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Présentation



Ø Remboursement du report de soins en EMS

Selon un arrêt du Conseil fédéral de 2000, la part relative aux soins en EMS, non financéepar les assureurs maladie est à supporter par les pouvoirs publics et non par lespensionnaires.

Il en résulte l’obligation, pour l’Etat de Vaud, de rembourser les pensionnaires ou leurshéritiers pour les années 1999 et 2000. La prise en charge des soins des pensionnairesautonomes est assurée par le SSP en vertu d’un EMPD du 19 juin 2001.

L’opération de remboursement s’est déroulée en 2001 sous l’égide du SASH qui a unaccès facilité aux données de la Caisse de compensation AVS et des accès aux autresbases de données en relation avec les régimes sociaux.

La participation aux soins des pensionnaires au bénéfice des régimes sociaux est régléepar les dispositions de la LAHPREMS.

En 2001, pour les pensionnaires financièrement autonomes, le SSP verse directement laparticipation de l’Etat aux EMS sur la base du nombre de journées facturées aux assureursmaladie. Selon ce même principe, le SASH finance les journées des pensionnaires aubénéfice des régimes sociaux.

Le versement de la participation de l’Etat au financement des soins a été assuréconjointement par le SASH et le SSP.

Le CCF a examiné les procédures de remboursement aux pensionnaires ou à leurshéritiers du report de soins qui leur avait été facturé en 1999 et 2000. Les vérificationseffectuées permettent de conclure que les risques de remboursement indus ou à doubleont été minimisés. Le CCF n’a pas relevé dans le cadre de ses travaux de faille importantedans les procédures et contrôles mis en place.

Les estimations, sur la base desquelles les remboursements ont été provisionnés,reposaient sur une proportion de 20% de patients autonomes. Or, les chiffres observés en2001, montrent une proportion plus élevée de 27 à 28%. Un complément de provision deCHF 1.9 million, pour ces remboursements des années 1999 et 2000, a été calculé etcomptabilisé.

Le CCF estime que le besoin supplémentaire, par rapport au complément effectué, est enréalité d’environ CHF 1.1 million au minimum. Le CCF fonde son estimation sur lespaiements et les données observées en 2001. Le CCF a également relevé que lespensionnaires d’un important EMS n’avaient pas encore adressé leur demande deremboursement.

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Présentation



Ø Provision « Toxicomanie »

En février 1996, l’OFAS informait les institutions que les subventions versées au titre del’art. 73 LAI ne seraient accordées qu’au prorata des bénéficiaires invalides au sens del’art. 4 LAI avec effet au 1er janvier 1997. Or, selon le Tribunal fédéral des assurances(TFA), la toxicodépendance ne constitue pas, en soi, une invalidité.

En novembre 2000, un courrier de l’OFAS présentait un modèle transitoire pour les années1998-2001 par lequel l’OFAS était disposé à calculer les subventions pour les exercices1997-2001 sur la base des données des années 1997-1998, en renonçant à demander unepreuve concrète de l’invalidité. Mais l’OFAS ne pouvant renoncer à cette preuve, lesinstitutions doivent, depuis le 1er janvier 2001, annoncer toutes les personnes invalides à unoffice AI.

Vu cette baisse des subventions de l’OFAS pour la période 1997-2000 et les problèmes deliquidités qu’elle entraîne pour les institutions, une solution a été trouvée avec les avancesde l’Office fédéral de la santé publique (OFSP) aux institutions rencontrant des problèmesde trésorerie. Le mandat d’aide transitoire de l’OFSP devant se terminer en 2000, lescantons doivent désormais prendre le relais.

A cet effet, une demande de crédit supplémentaire 2ème série 2001 a été déposée etacceptée d’un montant de CHF 3'394'000. Ce montant n’avait pas été porté au budget,mais mentionné dans les incertitudes. En effet, le nouveau système de financement pource type d’institution (FIDE) n’étant pas encore en place, une prolongation de cefinancement transitoire de la Confédération pouvait être envisagée.

Ainsi l’OFSP, par circulaire du 24 juillet 2001, a fait savoir aux cantons que des demandesde financement pour ces institutions pouvaient être déposées par les cantons. Suite à lademande du SPAS, l’OFSP a décidé le 19 décembre 2001 d’accorder une subventionglobale de CHF 2'657'276 pour le financement de l’exploitation des institutions (vaudois etnon vaudois compris). Après analyse des décomptes finaux 2001, le canton pourrait ainsirécupérer une partie de sa subvention. Rappelons que les institutions ont jusqu’au31 mars N+1 pour transmettre leurs états financiers au SPAS.

En définitive, le montant pris en charge par l’Etat sera pris en compte dans la facturesociale 2002 et facturé aux communes pour leur part. Dès lors, face à ces incertitudes, uneprovision pour toxicomanie a ainsi été constituée comme suit dans les comptes de l’Etat àfin 2000 :

Dotation de l’exercice 2000 MontantCHF

Provision pour toxicomanie au SPAS 5'500'000

Provision pour toxicomanie au SSP 1'500'000

Total à fin 2000 7'000'000

Sur l’exercice 2001, les provisions susmentionnées ont été évaluées à la baisse,notamment pour le SPAS, soit une diminution de CHF 1.7 millions, dont CHF 700'000 onttrait à des versements de subventions complémentaires de l’OFAS, suite aux recours desinstitutions quant à la prise en charge de cas AI.

Description



L’évaluation de la provision au 31 décembre 2001 a été effectuée sur des basesprudentes et tenant compte des informations à disposition au moment de son calcul. Laproblématique des décisions de l’OFAS, quant à la nature AI du cas ou non (élémentnécessaire pour l’octroi d’une subvention par l’OFAS), soulève quelques difficultés quant àl’évaluation de la subvention, car :

• Certains cas de recours à l’OFAS n’ont pas encore fait l’objet d’une réponse.

• Le processus de décision de l’OFAS est assez long, notamment en raison du délaiaccordé pour le dépôt de la demande par l’institution (au 30 juin N+1).

D’autre part, le risque effectif ne pourra être défini qu’une fois les décomptes définitifsétablis avec les institutions. Et c’est seulement à ce moment que le résultat effectif pourraêtre déterminé, soit le versement de l’Etat ou la rétrocession à l’Etat.

Provision pour toxicomanie : justification des mouvements

Afin de permettre un suivi et une justification des mouvements de la provision pourtoxicomanie, il est nécessaire de mettre en place une procédure permettant d’en justifier :

• Le solde en fin d’exercice.

• Les prélèvements effectués sur un exercice.

• Les éventuelles attributions complémentaires.

• Les dissolutions de provisions excédentaires.

Vu les incertitudes liées à certains paramètres pris en compte dans l’évaluation de cetteprovision, notamment l’estimation du nombre de résidants vaudois dans ces institutions,une ligne « risques généraux » pourrait être envisagée pour effectuer le calcul de cetteprovision.

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Recommandation 42

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Ø Financement des frais d’assistance pour requérants d’asile

Dans le cadre du règlement du dossier FAREAS, se pose la question des provisionséventuelles devant figurer dans les comptes de l’Etat de Vaud.

Actuellement, il subsiste toujours des difficultés quant à l’identification des prestations àfacturer à la Confédération et celles à charge du canton, consécutives à sa politique d’asile(non renvois) ou au retard dans le traitement administratif inhérent à des problèmes decommunication entre les instances cantonales, la FAREAS et l’ODR, mais également à lasurcharge du SPOP.

En 2001, un crédit supplémentaire 2ème série d’un montant de CHF 5’969'100, relatif aufinancement de frais d’assistance pour des requérants d’asile non pris en charge par laConfédération, a été proposé par le Conseil d’Etat et accepté par la COFINle 11 octobre 2001. Ce crédit supplémentaire couvre les frais d’assistance 2001 pour lescas de Kosovars, de Bosniaques et d’autres nationalités, ainsi qu’une régularisation de casde Bosniaques pour la période de juillet 1999 à décembre 2000. Relevons qu’enconsultation, la FAREAS a émis une réserve, compte tenu du fait qu’elle ne peut encorevalider les chiffres énoncés concernant les ressortissants bosniaques et les autresnationalités pour les années 1999 et 2000. La FAREAS estimait qu’un montant de CHF 2.5millions serait nécessaire pour financer ces cas ; montant devant faire l’objet de contrôlepar le SPOP et la COASI et d’une demande de crédit supplémentaire ultérieure non encoredéposée lors du contrôle du CCF.

Vu les difficultés susmentionnées, afin de pouvoir apprécier l’étendue du problème, le CCFa ouvert un mandat portant sur l’analyse des flux d’informations majeurs relatifs auxrequérants d’asile et sur l’appréciation des risques afférents. Les conclusions préliminaires,présentées lors de la séance du GT Avenir du 17 avril 2002, sont notamment lessuivantes :

• Identification d’un nombre important de processus (une trentaine) et de facteursengendrant des lenteurs.

• Absence de processus formalisés, de communication des événements de vie entre lesentités et de définition claire du « Qui fait quoi ? Comment ? Où ? », ainsi qu’unecommunication majoritairement administrative (peu d’échanges électroniques).

En conclusion, le problème réside dans l’impossibilité actuelle d’identification des casdevant faire l’objet d’une facturation à l’ODR par rapport à ceux à prendre en charge par leCanton. Cette situation suppose bon nombre de contrôles, tant à la FAREAS que dans lesinstances cantonales, mais également à l’ODR ; contrôles qui débouchent sur des facturescorrectrices, qui par leur importance et leur décalage dans le temps, ne permettent plus uncontrôle adéquat portant sur les prestations annuelles. A titre d’exemple, les décomptes du3ème trimestre 2001 ont été contrôlés par l’ODR fin mars, début avril 2002 et mettent ànouveau en évidence un problème dans la gestion des personnes en phase de renvoi.

A fin 2001, la prise en charge par le Canton de cas relatifs à l’année 2001 ou à des annéesantérieures subsiste donc, vu l’absence de maîtrise de l’information actuelle. Dès lors, laprobabilité d’une demande de crédit supplémentaire en 2002 pour ces cas antérieursexiste, de même que pour la prise en charge des frais d’assistance 2002, de cas de renvoisnon pris en charge par la Confédération.

De l’avis du CCF, les conditions de création de provision au bilan ne sont pas réunies.

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2 Application du principe d'échéance au compte defonctionnement

Historiquement, les comptes d’Etat étaient établis selon un principe de caisse : unmontant était comptabilisé lorsqu’il était encaissé ou décaissé. Avec le temps, desexceptions à ce principe avaient été admises ; ces ajustements ne permirenttoutefois pas d’atteindre les objectifs de clarté et de transparence que l’on pouvaitattendre du Compte d’Etat.

A l’instar de la plupart des cantons, précédant du reste la Confédération, l’Etat deVaud a modifié cette pratique il y a quelques années : l’art. 14a LFIN introduit en1996 fait clairement référence au principe d’échéance.

Selon ce principe, les charges et les produits sont reconnus dans le compte defonctionnement de l’exercice au cours duquel ils sont échus : pour une charge,lorsque nait l’engagement, pour un produit lorsque nait le droit.

La transition entre les deux systèmes s’est déroulée entre 1998 et 1999. Lesservices avaient la possibilité de comptabiliser par le compte de Pertes & Profitsles revenus et les charges résultant de la première application du principe.

L'incidence de l'application du principe d'échéance dans le compte dePertes & Profits s'établit comme suit :

CHF 2001 2000 1999 1998

Produits résultant del'application duprincipe d'échéance

3’931’262 7’624’597 16’526’278 32’296’354

Charges résultant del'application duprincipe d'échéance

-23’350 -57’010’923 -23’657’064 -24’786’831

Total 3'907’912 -49'386’326 -7'130'786 7'509’523

Le CCF a relevé par le passé les difficultés rencontrées par l’Administrationcantonale durant cette phase de transition. Elles relevaient le plus souvent dumanque de formation et d’expérience des équipes comptables en place.

Le CCF a identifié cette année encore, une série de situations posant encoreproblème : elles appellent, à son avis, des solutions particulières, selon lescirconstances.

Ø Application du principe d’échéance à l’ACI

Ø Application du principe d’échéance au DFJ

Ø Application du principe d’échéance aux frais de personnel

Ø Application du principe d’échéance au Service de l’emploi

Analyse du CCF



Le CCF avait recommandé par le passé que les situations problématiques,identifiées depuis trois ans, soient finalement traitées entre le Service desfinances et les administrations concernées, en gardant à l’esprit le but ultime del’exercice : améliorer la qualité des informations produites dans le Compte d’Etat.

Il constatait que bien souvent les difficultés invoquées par les servicestémoignaient en réalité d’une méconnaissance de règles comptables pourtantélémentaires.

En définitive, il est demandé aux services :

• Une détermination sur la naissance économique des droits et obligations del’Etat résultant des opérations traitées par les services.

• Une évaluation des actifs résultant de ces droits et passifs résultant de cesengagements à la date clôture ; cette évaluation doit être étayée sur unraisonnement qui sera affiné année après année.

Avec le temps, nombre des situations difficiles ont trouvé une solution acceptable.

Traitement des intérêts courus

Certains problèmes ont finalement pu être résolus, comme le traitement desintérêts sur les emprunts, qui étaient comptabilisés historiquement sur la base despaiements effectués, et non des montants effectivement dus par l’Etat.

Suite aux recommandations du Contrôle cantonal des finances, le Conseil d’Etatavait décidé, en date du 11 mai 2001, de comptabiliser les intérêts courus surl’ensemble des emprunts pour la clôture des comptes au 31 décembre 2000.

Le CCF a pu constater que pour l’exercice 2001, la charge d’intérêt et le calculdes intérêts courus respectent pleinement le principe d’échéance. Il relèvetoutefois qu’un montant de CHF 624'900 a été passé dans le compte defonctionnement alors qu’il provenait des erreurs de calculs des intérêts courus del’exercice 2000.

Ce changement de méthode comptable permet, aujourd’hui, de distinguer lescharges d’intérêts des emprunts pour apprécier le coût réel de la dette de l’Etat deVaud.

Les difficultés persistantes

Il est possible de constater aujourd’hui que le principe d’échéance est plutôt bienmaîtrisé par une majorité de services.

Dans des cas rares, le CCF relève que le principe d’échéance pose desproblèmes plus délicats à résoudre.

Dans ces cas – et dans ces cas seulement – un équilibre doit parfois être trouvéentre l’effort à consentir pour produire une information de qualité et l’apport quereprésente cette information pour l’utilisateur des comptes annuels.





Ø Application du principe d’échéance à l’ACI

Comme relevé par le passé, l’enregistrement des produits d’impôts ne respecte pas leprincipe d’échéance. En effet, les revenus sont constatés lors de la facturation, nonobstantl’année fiscale concernée. Cette pratique ne permet pas, notamment, d’identifier l’incidenced’un retard ou d’un rattrapage de facturation.

Le CCF a pris connaissance d’une correspondance du SFI accordant une dérogation auprincipe d’échéance, à titre exceptionnel et jusqu’en 2003, en faveur de l’ACI.

En dépit du fait que l’ACI n’a pas l’obligation de respecter le principe d’échéance pourl’exercice en référence, il convient de cerner les incidences du mode de comptabilisationactuel ; ceci afin de permettre d’une part une analyse plus fine des comptes, et d’autre partd’anticiper les problèmes liés au passage au postnumerando en 2003.

Le CCF a analysé la pratique actuelle en fonction des trois grandes catégories d’impôts :

Impôts des personnes physiques

De manière générale, il y a concomitance entre l’année comptable et l’année de taxation.En l’occurrence cela signifie que le résultat de la taxation de l’année fiscale 2001 estenregistré dans les comptes de la même année. Le CCF note toutefois un décalagerécurrent, certains dossiers n’étant pas taxés à la date de bouclement. Apparemment, lesproduits enregistrés en 2001 inhérents à des années d’impositions antérieures s’élèvent àenviron CHF 56 millions. Ce montant ne prend pas en considération les impôts liés à unereprise fiscale.

Impôts des personnes morales

La perception est basée sur un système d’acomptes versés en cours d’année. Ces dernierssont enregistrés à titre de produit d’impôt. Le résultat définitif de la taxation n’étant connu,quant à lui, au mieux que l’année suivante. Les acomptes ne couvrent, en règle générale,pas la totalité du décompte définitif. Il en résulte que les comptes 2001 ont enregistré, àtitre d’impôt sur le bénéfice, un produit de CHF 146 millions sur un total de 306 millions,inhérents à des années d’impositions autres que 2001. Cette problématique résulte del’étalement dans le temps de la taxation au secteur des personnes morales, ainsi que de lanon concordance entre l’année de taxation et l’exercice comptable.

Part à des impôts fédéraux ou frontaliers

Il s’agit essentiellement de la part à l’impôt fédéral direct et à l’impôt sur les frontaliers. Cesproduits sont reconnus sur la base des encaissements des impôts de l’exercice antérieur.

Conclusion

En conclusion, le CCF relève une définition « flottante » du principe d’échéance en fonctiondu type d’impôt. La pratique actuelle n’est pas satisfaisante en ce qui concernel’enregistrement des produits d’impôts des personnes morales (bénéfice et capital).

Application du principe d’échéance

Dans le cadre du projet de l’impôt postnumerando annuel, le principe d’échéance ainsi queses modalités d’application doivent être définis. Il importe en particulier d’anticipersuffisamment tôt les besoins en information que peut générer la solution retenue. Il y a lieunotamment pour l’ACI de s’assurer que l’enregistrement de tous les produits d’impôtsinhérents à une année fiscale donnée soit effectué dans un délai raisonnable. En effet, uneéchéance à la procédure de taxation doit être définie, idéalement celle-ci devraitcorrespondre avec la clôture d’un exercice comptable.

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Recommandation 43

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Réponse requisenon

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Ø Application du principe d’échéance au DFJ

L’application du principe d’échéance au Département de la formation et de la jeunesse(DFJ) conformément à la directive d’exécution N° 10 pose des difficultés depuis l’entrée envigueur de cette directive, notamment en raison de la problématique de l’année scolaire etacadémique.

A ce jour, aucune décision formelle n’a été prise quant à l’application du principed’échéance et à ses éventuelles exceptions au DFJ par le Service des finances.

Conformément aux instructions de bouclement, les exceptions au principe d’échéance ontété identifiées et commentées par les services du DFJ. Il s’agit notamment des exceptionssuivantes :

UB Exception au principed’échéance Commentaires

24 SESSFO Subventions fédérales de l’Officefédéral de la formationprofessionnelle et de la technologie(OFFT) pour les gymnases et lesécoles de perfectionnement.

Au DFJ, les subventions de l’OFFTsont également versées au Service dela formation professionnelle (SFP)pour les écoles professionnelles. Or,ce service applique le principed’échéance pour ces subventions. Dèslors, s’agissant de services d’un mêmedépartement, l’application doit en êtreuniforme.

27 SFP Subventions aux institutionsdispensant des cours d’introductionet de perfectionnement.

Ces subventions étant attribuées sur labase des comptes présentés par lesinstitutions, le SFP demande que ladate de vérification du décompte soitretenue en tant que naissanceéconomique des subventionsfédérales et cantonales.

Si cette exception devait être validéepar le SFI, le principe de l’annualitédevrait alors être strictement appliqué.

212 SGDFJ

272 SFP

Convention Vaud - Genève Selon les termes de la Convention, lacontribution financière du Canton deVaud relative à la scolarisation dans leCanton de Genève d’élèves vaudoisest en fait une participationproportionnelle au coût réel de laformation, déduction faite dessubventions fédérales et des autresrecettes.

La période scolaire étant déterminantepour la facturation des coûts réels, vula matérialité des montants, le principed’échéance pourrait être remplacé parle principe de l’annualité.

Description



Comme le CCF l’a relevé dans son rapport explicatif 2000, il est impératif qu’uneclarification soit apportée quant à l’application du principe d’échéance au DFJ, notammentla reconnaissance d’éventuelles exceptions.

Les implications sont diverses : l’information comptable perd en lisibilité, les engagementsde l’Etat sont notamment sous-évalués à la date de clôture, le compte de fonctionnementne reflète pas les revenus et les charges de l’exercice.

L’application du principe d’échéance ou la reconnaissance d’exceptions à ce principesuppose une analyse préalable des flux juridiques et financiers touchés et desconséquences quant à l’application ou non du principe d’échéance.

Ce manque d’analyse dans l’application du principe d’échéance du DFJ est ainsi clairementapparu avec l’entrée en vigueur d’EtaCom. Les difficultés rencontrées, tant par lesinstances EtaCom que par les services du DFJ, dans l’identification des éléments à facturerau compte de régulation EtaCom proviennent en grande partie de cette absence d’analysedes flux juridiques et financiers touchés par l’application du principe d’échéance.

Concernant la validation des exceptions, il est important qu’une certaine cohérence soitprise en considération quant à l’application du principe d’échéance. A titre d’exemples, il estcité :

• Le traitement de la problématique de l’année scolaire.

• La prise en compte des subventions fédérales (par exemple celles de l’OFFT).

Exceptions au principe d’échéance

Afin de clarifier la situation et les responsabilités, le CCF demande qu’une décision formellesoit prise par le SFI quant aux exceptions qui pourraient être admises pour le Départementde la formation et de la jeunesse. Si des dérogations devaient être validées par le SFI, ellesdevraient être inscrites dans la directive d’exécution N° 10 « Principe d’échéance ».

Cette recommandation remplace la recommandation N° 00/40.

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Recommandation 44

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Ø Application du principe d’échéance aux frais de personnel

Une stricte application du principe d’échéance voudrait que des provisions soientconstituées pour les heures supplémentaires et les vacances à payer.

En effet, les heures supplémentaires effectuées en 2001 susceptibles d’être payées en2002 n’ont pas été estimées. Il s’agit principalement des périodes supplémentairesoccasionnelles effectuées par des enseignants à plein temps et des heurescomplémentaires occasionnelles effectuées par des enseignants à temps partiel pendantune durée limitée.

Relevons que dans le domaine de la scolarité obligatoire, la gestion des heuressupplémentaires s’organise sur la période de l’année scolaire.

Ce problème avait déjà été soulevé sur l’exercice 2000 et fait l’objet de la recommandationN° 23 demandant la constitution de provision pour heures supplémentaires dans les unitésbudgétaires concernées. A cet effet, une directive devait être élaborée par le SPEV.

Ces provisions devraient être comptabilisées par les services lors du bouclement de leurscomptes. Le service du personnel a enregistré, de son côté, les heures supplémentaires àpayer aux collaborateurs de son propre service.

L’analyse des paiements effectués en 2000 et 2001 montre que les paiements de vacancessont peu importants. En revanche, un total de CHF 13 millions respectivement deCHF 11.3 millions d’heures supplémentaires a été payé en 2000 et 2001. Compte tenu dudélai estimé entre la réalisation des heures et leur paiement, la provision estiméerétrospectivement comme nécessaire se montait à CHF 4.8 millions à fin 1999 etCHF 3.9 millions à fin 2000 (heures produites en 1999 / 2000 et payées en 2000 / 2001).

La majorité des heures supplémentaires payées proviennent de l’enseignement(CHF 12.1 millions en 2000 et CHF 10.0 millions en 2001).

L’évolution irrégulière des heures payées entre 1999 et 2001 montre que les paiements del’année ne constituent pas une base fiable pour déterminer précisément les heures encoredues à la date du bilan. Par ailleurs, l’essentiel du besoin de provision provient des« périodes complémentaires » et des « périodes supplémentaires occasionnelles » desenseignants, qui sont payées en une fois après la fin de l’année scolaire. Il peut doncmanquer la charge relative à cinq mois (avec impact, sur le compte de résultat, uniquementde la variation de la charge concernant ces cinq mois entre une année et la suivante).

Remboursement des remplacements

Comme l’exercice précédent, les remplacements effectués en 2001 et autorisés par l’OPESn’ont pas été provisionnés sur l’exercice. Il s’agit de 422 remplacements pour le secteurprimaire (contre 346 en 2000) et 447 pour le secteur secondaire (contre 397 pour l’exerciceprécédent). Les remplacements 2001 à payer en 2002 sont estimés à CHF 488'000 contreCHF 435'000 l’exercice précédent. Ces montants correspondent à la part de l’Etat comptetenu du système de financement transitoire EtaCom.

En conclusion, le principe d’échéance n’est pas appliqué pour les deux objetssusmentionnés par les unités budgétaires concernées.

La constitution d’une provision correspondant à la réalité nécessiterait les travaux suivants :

• Collecte par service / établissement scolaire des heures supplémentaires effectuées etnon payées ni compensées.

• Détermination sur la base des expériences passées, pour les heures qui peuvent êtrecompensées, du taux d’heures qui seront à payer.

• Calcul d’un tarif horaire moyen pour le service.

• Détermination sur cette base de la provision à enregistrer au passif des comptes duservice.

Description

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L’absence de constitution systématique d’une provision pour heures supplémentairesconstitue un non respect du principe d’échéance.

Il est cependant évident que le calcul précis d’une telle provision constitue une tâchelaborieuse au vu de l’organisation existante relative au paiement des heuressupplémentaires des enseignants. Ce constat révèle également le manque de suivicentralisé des heures supplémentaires effectuées par les enseignants.

Prise de position des services concernés

Il serait judicieux que le Service des finances, le Service du personnel, ainsiqu’éventuellement l’Office du personnel enseignant, prennent position sur les modalités deconstitution d’une provision pour heures supplémentaires à payer.

Une méthode simplifiée pourrait par exemple être trouvée en vue d’estimer les périodescomplémentaires et supplémentaires des enseignants encore à payer à la date du bilan,puisqu’il s’agit de la principale source de besoin de provision.

Recommandation 45

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Ø Application du principe d’échéance au Service de l’emploi

Le compte de fonctionnement examiné intitulé « Participation aux charges d’économiepublique et de l’agriculture » enregistre la contribution annuelle des cantons au SECO.Celle-ci est calculée en fonction des données relatives au chômage de l’année écoulée.Cela signifie que la contribution vaudoise définitive 2001 ne sera connue que pendant le1er semestre de l’année 2002.

Le compte susmentionné enregistre en vertu de ce qui précède les contributions complètesde l’année 2000, alors que les données 2001 sont partiellement connues. Cette pratiqueremonte au début du paiement de cette contribution, à savoir en 1996. Le budget pour cettedépense n’a été obtenu qu’en 1997. C’est à cette date que la participation 1996 a étéfacturée et payée.

Les communes contribuent en vertu des dispositions inscrites dans la Loi sur l’emploi etl’aide aux chômeurs (LEAC) à raison de 50% à cette participation. Celle-ci est intégréedans la facture sociale.

En 1996, le principe d’échéance n’était pas appliqué systématiquement à l’élaboration descomptes de l’Etat de Vaud. Toutefois, aucun rattrapage n’est intervenu ultérieurement.

Le CCF a relevé que le principe d’échéance n’est toujours pas respecté dans les comptes2001, malgré les directives de clôture établie par le Service des finances. Compte tenu dela nature particulière de cette participation et ses modalités de facturation aux communes,une dérogation au principe d’échéance aurait pu être demandée.

Dérogation au principe d’échéance

Le CCF recommande au Service de l’emploi d’examiner avec le Service des finances siune dérogation au principe d’échéance est possible.

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Recommandation 46

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3 Périmètre des comptes annuels

La question du périmètre des comptes annuels est une notion importante encomptabilité publique, puisqu’elle soulève la question les relations qui unissent lebudget et le compte de fonctionnement.

Une interprétation traditionnelle veut en effet que les dépenses et les recettes quine relèvent pas de la procédure budgétaire soient exclues du compte defonctionnement de l’Etat.

En général, les dépenses et recettes concernées ont trait à des opérationseffectuées par l’Administration cantonale pour le compte de tiers – pour ainsi direà titre fiduciaire.

Les deux exemples les plus courants sont les suivants :

• Les legs et successions reçus par l’Etat, lorsqu’ils sont affectés à un butparticulier, ainsi que les dépenses effectuées conformément à ce but.

• Les recettes collectées par certains établissements d’enseignement et derecherche auprès de tiers (Fonds national de la recherche scientifique,entreprises privées…) et donc les dépenses qu’elles financent.

Cette interprétation traditionnelle se fonde sur l’idée que le compte defonctionnement a pour but de permettre au Grand Conseil de s’assurer que lebudget voté a été effectivement exécuté par le Conseil d’Etat.

Le CCF ne partage pas ce point de vue car cette approche a en effet deuxinconvénients majeurs :

• Le compte de fonctionnement ne reflète plus la totalité de l’activité de l’Etat ;pour certains établissements – l’Université par exemple – les opérationspubliés dans le compte de fonctionnement ne représentent qu’une partie deson activité.

• Bien plus : le risque existe que l’Administration cantonale tire parti de fondsmis à sa disposition par des tiers et donc exclus du compte defonctionnement pour contourner la procédure budgétaire.

Cette année, les travaux ont porté sur les thèmes suivants :

Ø Situation des fonds hors bilan

Ø Fonds pour la protection de la jeunesse

Ø Fonds cantonal de lutte contre le chômage

Deux sujets particuliers ont en outre retenu l’attention du CCF :

Ø Ecole cantonale d’art de Lausanne (ECAL)

Ø Ventes des vignettes automobiles (SAN)

En la matière, le CCF recommande une approche qui dissocie la problématiquebudgétaire de la problématique comptable.

Il conviendrait ainsi de présenter dans le compte de fonctionnement l’ensembledes opérations des recettes et dépenses engagées par l’Administration cantonale,en indiquant clairement celles qui relèvent du mécanisme de l’autorisationbudgétaire et celles qui n’en relèvent pas (ainsi que les raisons de cetteexemption).

Analyse du CCF




Le CCF rappelle en effet que l’Etat de Vaud supporte en fait – et probablement endroit également - la responsabilité du bon usage des fonds gérés pour le comptede tiers. Le fait est également qu’il tire avantage des actions financées par cesfonds, actions qui complètent bien souvent les politiques cantonales.

Les comptes de l’Etat doivent donc présenter ces fonds reçus et leur utilisation ; àdéfaut, leur fonction informative se trouve bien limitée, lorsque les montants encause sont souvent significatifs.

Cette vision du problème est loin d’être partagée par l’ensemble des services del’Etat. Le CCF relève toutefois la démarche initiée par le Service des finances deremettre à plat l’ensemble de la problématique des fonds hors-bilan.

Cette avancée est significative et doit être saluée comme telle ; le CCF appuiecette initiative qui doit impérativement être menée à son terme au risque de voirperdurer des situations qui ne sont pas acceptables (voir les commentaires sousle Fonds pour la protection de la jeunesse et l’enfance malheureuse etabandonnée ou sur le Fonds cantonal de lutte contre le chômage).

Une démarche similaire gagnerait à être entreprise à l’Université de Lausanne etaux Hospices cantonaux.




Ø Situation des fonds hors bilan

Les fonds hors bilan regroupent quatre types de fonds différents, gérés administrativementet financièrement par l’Etat de Vaud :

• Les fonds trouvant leur assise dans un texte de Loi.

• Les fonds provenant de source privée et affectés à un but particulier.

• Les fondations de droit privé dans lequel l’Etat de Vaud est impliqué (en général à titrede fondateur).

• Les fondations et établissements de droit public.

Sur la plan administratif, les liquidités sont placées selon l’une ou l’autre des modalitéssuivantes :

• Les fonds GFE ou gestion des fonds spéciaux de l’Etat de Vaud. Sur le plancomptable, ces fonds ont surtout des comptes de bilan, qui sont tenus surPROCOFIEV à titre fiduciaire. Les fonds GFE sont gérés par le SFI (suivi comptable,contrôle du respect du règlement).

• Les fonds GBUV ou gestion des biens universitaires vaudois. Sur le plan comptable,ces fonds ont des comptes de bilan et des comptes de fonctionnement, qui sont tenussur SAP à titre fiduciaire. Les fonds GBUV sont gérés depuis le 1er janvier 1999 par leservice financier de l’Université de Lausanne (voir note sur l’UNIL page 77).

Le contrôle au Service des finances de l’Etat de Vaud (SFI) s’est porté principalement surles fonds hors bilan, soit :

• Gestion des fonds au SFI.

• Présentation dans les comptes.

• Suivi des procédures pour l’intégration des fonds spéciaux dans les comptes de l’Etatde Vaud.

Gestion des fonds au Service des finances (SFI)

Le SFI a consacré un travail significatif pour l’amélioration dans la gestion des fonds. Ils ontété analysés l’un après l’autre et par département. De cette analyse, il en résulte les faitssuivants :

• Fusion de plusieurs fonds pour aboutir, au 31 décembre 2001, à 95 fonds hors bilan.

• Intégration de 3 fonds au bilan de l’Etat de Vaud.

Sur le plan comptable, les fonds hors bilan sont gérés sur PROCOFIEV. Le compte 2009est utilisé comme un compte de passage entre les comptes de l’Etat et les fonds spéciaux.

Comme le compte 2009 ne porte pas toujours intérêt, il est important qu’il soitrégulièrement soldé. A défaut, la question de rémunérer d’un intérêt débiteur (ou créancier)le compte 2009 devrait également être étudiée par le SFI.

Parallèlement, les fonds sont tenus sur une base ACCESS qui permet une meilleurecompréhension de l’utilisation des fonds et une transparence détaillée des gains ou pertessur les placements GFE.

Pour la plupart des fonds, le règlement précise les responsabilités relatives à l’unitébudgétaire propriétaire et l’unité budgétaire responsable du fonds. Afin d’optimaliser laséparation de fonction, il serait nécessaire de différencier deux unités budgétairesdifférentes pour chacune des activités.

Commentaire

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Présentation dans les comptes de l’Etat de Vaud

En pratique, les avoirs des fonds GFE sont constitués d’un compte courant bancaire et d’unportefeuille de titres tous gérés par la BCV. L’un et l’autre ont été ouverts par l’Etat de Vaudau nom de la gestion commune des fonds hors bilan.

La valeur du portefeuille des titres GFE est portée au bilan de l’Etat, pour la première foisau 31 décembre 2000 ; en contrepartie figure la reconnaissance au passif de l’Etat d’unengagement envers les fonds spéciaux hors bilan.

Intégration des fonds spéciaux dans les comptes de l’Etat de Vaud

Suite à l’analyse effectuée par le SFI, trois fonds ont été intégrés au bilan de l’Etat de Vaudau 31 décembre 2001.

Cependant, il subsiste toujours un nombre important de fonds hors bilan qui pourrait avoirun impact significatif, principalement au niveau des comptes de bilan. Pour apprécier cetimpact, le CCF a considéré les fonds ayant un compte de capital supérieur àCHF 2'000'000.

Fonds spéciaux 2001 2000 Variation

0221 Fonds cantonal de lutte contre lechômage

11'063’882 9'147’330 1'916’552

0260 Fonds de prévoyance pour les risquesnon assurables

16'798’884 16'959’184 -160’300

0027 Fonds pour l’aménagement de terrainset locaux de sport

9'165’193 8'573’153 592’040

0030 Fonds de réserve du Sport-Toto 6'964’612 6'981’434 -16’823

0200 Fonds des Hospices cantonaux 3'469’621 3'966’011 -496’390

0198 Fonds de réserve de la Caissed’assurance du bétail

4'708’357 4'632’662 75’695

0215 Fonds pour la protection de la jeunesseet en faveur de l’enfance malheureuseet abandonnée

3'533’600 1'976’508 1'557’092

0269 Fonds des médecins assistants 3'025’405 3'025’405 0

0210 Fonds cantonal en faveur des incurableset vieillards

2'976’867 2'965’129 11’738

0261 Fonds cantonal de formation et deperfectionnement professionnels

2'451’025 2'506’791 -55’766

0182 Fonds Pierre Christin (BCU) 2'574’737 2'609’791 -35’054

Total 66'732’183 63'343’398 3'388’785

Il ressort de ce qui précède que le bilan de l’Etat serait augmenté de CHF 66'732'183 au31 décembre 2001, dans l’hypothèse où l’ensemble de ces fonds seraient intégrés dans lescomptes annuels.

Le Fonds pour le renforcement du financement cantonal en matière d’asile, qui se trouveau bilan, a été traité dans le cadre d’un mandat spécifique par le CCF.



Intégration des fonds spéciaux dans les comptes de l’Etat de Vaud

Le CCF recommande la poursuite de l’examen de la situation des fonds spéciaux devantêtre présentés au bilan de l’Etat ou pas, afin d’améliorer la transparence et le contrôle del’utilisation des fonds.

Le CCF demande, à nouveau, selon la recommandation N° 42 du contrôle descomptes 2000, qu’une analyse soit effectuée afin de déterminer parmi les fonds spéciauxgérés à l’Université de Lausanne, lesquels font partie du patrimoine de l’Etat de Vaud.

Recommandation 47

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Ø Fonds pour la protection de la jeunesse

En avril 1995, selon décision du Conseil d’Etat, un montant de CHF 1’592’484 avait étéprélevé sur le Fonds pour la protection de la jeunesse et l’enfance malheureuse etabandonnée pour assurer la poursuite des cours de l’IPGL pour les années 1995 à 1998.D’autre part, il était précisé qu’une décision quant à la continuité ou non dusubventionnement au-delà de l’an 2000 serait prise.

En février 1997, le Conseil d’Etat décidait d’un nouveau prélèvement sur le Fonds pour laprotection de la jeunesse et l’enfance malheureuse et abandonnée, de CHF 922'020 afind’assurer l’avenir de l’IPGL 2000 pour les années 1998 à 2000.

En approuvant la politique de formation du secteur santé-social et en transférant l’ensemblede ces formations au SFP, le Conseil d’Etat, par sa décision du 21 mai 2001, a confirmé savolonté de soutenir l’IPGL et l’EESP dans la formation des éducatrices de la petite enfance.

Afin d’assurer la continuité de cette école, la subvention pour le financement del’exploitation de l’IPGL avait été portée au budget 2001 du SESSFO. Mais, suite à ladécision du Conseil d’Etat relative au rattachement de toutes les formations de la santé etdu social au Service de la formation professionnelle, cette subvention a été transférée auSFP.

Dès lors, de manière à s’aligner sur les bases de formation des secteurs de la santé et dusocial, les écolages des étudiants de l’IPGL ont été ramenés de CHF 5'200 à un montantde CHF 1'000. Cette diminution de l’écolage nécessite ainsi un accroissement de lasubvention de l’Etat. Pour l’exercice 2001, un crédit supplémentaire de CHF 42'000,correspondant à 24 étudiants pendant 5 mois, a été demandé et accepté.

En conséquence, le financement futur de l’IPGL doit prendre en considération la baisse desécolages et le fait qu’il n’est plus possible de recourir aux montants prélevés sur le Fondspour la protection de la jeunesse et de l’enfance malheureuse et abandonnée pour« amortir » les déficits de l’IPGL, puisqu’ils ont été totalement utilisés.

Les projections effectuées par l’IPGL font apparaître un besoin de financement de l’ordrede CHF 1'113'000. Dès lors, par rapport au montant de CHF 402'000 porté au budget 2002du SFP, un complément de financement de CHF 711'000 est à trouver.

La question du financement de l’IPGL dépend principalement du positionnement de cetteinstitution dans le système de formation, à savoir son rattachement au système HES-S2.

Pour le budget 2002, le complément de financement nécessaire devra donc faire l’objetd’une demande de crédit supplémentaire.

Les dépenses récurrentes ne devraient pas être financées par un fonds.

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Ø Fonds cantonal de lutte contre le chômage

Les partenaires de la Table Ronde ont décidé d’une enveloppe de CHF 30 millions pour laréinsertion des chômeurs au bénéfice du RMR, âgés de plus de 50 ans. Le financement decette enveloppe est réparti sur les années 2000 et 2001. Elle devait être financée en vertude l’accord à raison d’un tiers par les communes et du solde par l’Etat. En vertu desdispositions de l’art. 22 de la Loi sur l’emploi et l’aide aux chômeurs (LEAC), le Fondscantonal de lutte contre le chômage a été sollicité puisqu’il s’agissait d’un cofinancement demesures exceptionnelles. Pour la forme, l’aval de la Loterie Romande, principal donateur, aété sollicité.

La participation directe 2000 à l’enveloppe décrite ci-dessus était fixée à CHF 25'070'000.Lors de la discussion du budget, ce montant a été diminué de CHF 7 millions suite àl’adoption de l’amendement « Maillard ». En vertu de la pratique en vigueur en 2000, lesCHF 18'070'000 ont été mis à disposition du fonds pour les mesures Table Ronde. En2001, le montant de CHF 4'400'000 a suivi la même procédure.

Les dépenses effectives payées pour la réinsertion des chômeurs au bénéfice du RMR,âgés de plus de 50 ans ont été comptabilisées en diminution du fonds.

A la clôture de l’exercice 2001, afin de respecter les instructions du Service des finances,les montants relatifs aux mesures de la Table Ronde non dépensés, ont été transférés aubilan du Service de l’emploi, sous la forme d’un report de crédit. Le montant transférécorrespond à la différence entre l’enveloppe négociée de CHF 30 millions et le montantpayé. Dans le solde de CHF 13'367'000, reporté, figure un montant correspondant à despassifs transitoires de CHF 1'648'760.

La participation du fonds et des communes encore à facturer figure dans le compte de« report de crédit » à l’actif.

Les instructions du Service des finances n’ont été appliquées que tardivement par leService de l’emploi, soit en mars 2002. Il en est résulté que le report de crédit n’a pas étéautorisé par le Conseil d’Etat.

Le montant transféré correspond à une augmentation du financement par le fonds deCHF 7 millions, ceci sans que ce prélèvement supplémentaire ne fasse l’objet d’unedécision de l’autorité chargée de l’administration du fonds, à savoir le Conseil d’Etat.

En cas de refus du Conseil d’Etat, le montant de CHF 7 millions sera à transférer au fondsen 2002. Cette opération, si elle n’est pas suivie d’un financement correspondant de l’Etat,signifierait que l’enveloppe pour les mesures « Table Ronde » n’aurait été que deCHF 23 millions. Dans cette perspective, la participation des communes serait à extourneravec l’incidence d’une charge supplémentaire pour les comptes de l’Etat d’environCHF 2.4 millions.

Régularisation du report de crédit au bilan du Service de l’emploi

Le CCF recommande que les reports de crédit avec le prélèvement de CHF 7 millionsopéré en 2001 sur le fonds soient ratifiés par le Conseil d’Etat en 2002.

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Recommandation 48

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Ø Ecole cantonale d’art de Lausanne (ECAL)

Dans le cadre du mandat de vérification des comptes consolidés de l’exercice 1999 de laHaute école vaudoise (HEV), il avait été constaté que :

• L’ensemble de la comptabilité de l’ECAL ne figurait pas dans les comptes de l’Etat.

• Certaines dispositions légales ou directives de l’Etat n’étaient pas respectées(DRUIDE, Statut du personnel, LFIN et instructions de bouclement notamment).

L’ensemble des comptes gérés auparavant hors PROCOFIEV a été intégré dans lescomptes 2001 de l’Etat de Vaud.

Relevons que, le fait de gérer des objets à la fois sur des comptes PROCOFIEV et horsPROCOFIEV, avait nécessité à l’époque la mise en place d’un « système comptable »démesuré multipliant les écritures. Dès lors, vu la complexité de certaines opérations et ladifficulté pour trouver des explications, un certain nombre d’opérations ont donc été isoléesdans des comptes d’attente au bilan pour le bouclement des comptes de l’exercice 2001. Ils’agit principalement :

• D’écritures liées à la gestion de projets pour lesquels des compléments d’informationssont encore à obtenir.

• D’éléments en relation avec les subventions fédérales pour lesquelles des contrôlescomplémentaires s’avèrent nécessaires, notamment en raison de la non application duprincipe d’échéance pour ces subventions gérées auparavant hors PROCOFIEV.

Un mandat spécial de la COFIN est en cours à l’ECAL et porte sur les éléments suivants :

• Examen des opérations d’intégration dans les comptes de l’Etat de l’ensemble de lacomptabilité de l’ECAL.

• Examen des décomptes de subventions fédérales et des contrôles effectués par lesoffices fédéraux.

• Analyse et évaluation des procédures de contrôles internes, notamment le respect desdispositions légales (tant cantonales que fédérales), des directives et des règlementscantonaux.

• Examen des procédures liées au traitement des salaires et des charges sociales,notamment pour les intervenants extérieurs.

• Examen des procédures liées aux débours et frais de personnel.

Le blocage des comptes de liquidités gérés hors PROCOFIEV et le fait d’effectuerl’ensemble des paiements de l’ECAL par PROCOFIEV ont ainsi fait apparaître desdépassements budgétaires à fin 2001. Conformément aux instructions de bouclement2001, une demande d’autorisation de dépassement budgétaire a été présentée par leService des affaires universitaires.

Le CCF relève que les éléments mentionnés sous le chapitre « Objet de la demande » dela proposition au Conseil d’Etat ne font en aucun cas référence à des activités « gérées »auparavant hors PROCOFIEV et donc hors contrôle parlementaire. L’objet de la demandese limite à mettre en avant les missions nouvelles à assumer dans le cadre des HES dontles conséquences directes sont une augmentation des charges tant de personnel qu’eninvestissements en matériel. Une partie des éléments avancés est correcte, s’agissant dela filière Cinéma devenue HES en octobre 2000. Par contre, il faut préciser que cette filière,comme les autres filières non HES de l’ECAL, était en grande partie gérée horsPROCOFIEV avant 2001. Les subventions fédérales reçues pour ces filières d’étudesétaient versées sur des comptes bancaires ne figurant pas au bilan de l’Etat.

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Quant à l’introduction de la comptabilité financière AGF-ORACLE, elle ne justifie pascertains dépassements budgétaires du fait de la finesse de ses imputations comptables. Eneffet, il faut rappeler que cette comptabilité analytique est en fonction depuis 1999 et queles problèmes rencontrés par l’ECAL à ce niveau résultent :

• De la tenue d’une comptabilité financière incomplète dans PROCOFIEV (jusqu’à fin2001).

• Du fait que les logiciels AGF-Oracle et PROCOFIEV ne sont pas interfacés et qu’unedouble saisie des écritures est encore nécessaire actuellement.

Concernant ce dernier point, le CCF dans ses rapports sur le contrôle des comptes 1999 et2000 de la Haute école vaudoise (HEV), avait émis des recommandations afin desupprimer cette double comptabilisation. Un groupe de travail a été mis en place en mars2001 par la Cheffe du Département de la formation et de la jeunesse, mais à ce jouraucune décision n’a été prise à ce sujet en dépit de l’urgence du problème.

Enfin dans le cadre du budget 2002, les dépenses « financées » auparavant par descomptes de liquidités hors PROCOFIEV devront être prises en considération Dès lors, desdemandes de crédits supplémentaires compensés devront donc être présentées afind’intégrer dans le contrôle budgétaire de l’Etat l’ensemble des charges et des recettes desfilières non HES de l’ECAL.



Ø Ventes des vignettes automobiles

Le Service des automobiles et de la navigation coordonne les ventes des vignettesautoroutières des différents centres des automobiles, de la gendarmerie et du Centre TCSà Cossonay.

Les opérations financières relatives aux vignettes autoroutières sont effectuées par le biaisd’un compte bancaire ouvert au nom de l’Etat de Vaud par le SAN.

Le solde de ce compte bancaire au 31 décembre 2001 est de CHF 251'351.

Le CCF a relevé dans le rapport sur la révision du Bilan de l’Etat au 31 décembre 1999 quele compte bancaire précité, ainsi que l’engagement envers la Confédération pour la partfédérale sur les ventes de vignettes, ne figuraient pas au bilan de l’Etat.

Malgré la recommandation de l’époque, le CCF a constaté que ce compte bancaire etl’engagement envers la Confédération ne sont toujours pas mentionnés au bilan de l’unitébudgétaire du SAN au bouclement 2001. Il en est de même pour l’actif transitoire relatif auproduit cantonal des ventes de vignettes autoroutières pour la période d’août à décembre2001.

Intégralité du bilan du SAN

Le CCF demande que les états financiers relatifs à l’activité de ventes des vignettes soientintégrés au bouclement dans les comptes de l’unité budgétaire du SAN pour respecter leprincipe d’intégralité (compte bancaire, engagement envers la Confédération, transitoire).

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Recommandation 49

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4 Compte de Pertes & Profits

Le compte de Pertes & Profits est prévu par la Loi sur les finances, mais sonutilisation n’est pas adéquate.

En principe, ce compte enregistre plusieurs types d’opérations :

• Les charges et produits relatifs à des exercices antérieurs (ce qui inclut lesreports de crédit non utilisés, les soldes de crédits d’investissement…).

• Les charges et produits relatifs à l’introduction du principe d’échéance.

Ce compte a été créé à l’origine pour éviter de charger le compte defonctionnement avec des écritures comptables qui ne devaient pas avoird’incidence sur l’exercice en cours.

Le CCF a relevé par le passé que l’utilisation de ce compte gagnerait à êtreclarifiée :

• Le fait d’exclure des écritures comptables du compte de fonctionnement n’estpas usuel ; il contrevient même aux principes du Modèle de comptesharmonisés édicté par la Conférence des directeurs cantonaux des finances.

• Un tel compte pourrait avoir sa place dans la brochure des comptes, àcondition qu’il serve principalement à enregistrer des écritures comptables serapportant à des exercices précédents, dans la mesure où elles n’ont pas decontre-partie monétaire (encaissement ou décaissement).

• En outre, ce compte devrait être présenté et expliqué dans la brochure descomptes annuels.

L’utilisation du compte de Pertes & Profits peut conduire à un non respect desrègles budgétaires, en enlevant au Grand Conseil, ses prérogatives en matièred’autorisation préalable des dépenses publiques.

Le compte de Pertes & Profits 2001 est détaillé ci-après :

Ø Compte de Pertes & Profits pour l’exercice 2001

Analyse du CCF



Ø Compte de Pertes & Profits pour l’exercice 2001

Le compte 2903 « Pertes & Profits » enregistre les charges et produits extraordinaires.

Les produits et les charges enregistrés dans le compte 2903 « Pertes & Profits »correspondent aux instructions d’utilisation du plan comptable.

Le CCF présente, ci-après, le détail des opérations pour les charges et produitsextraordinaires enregistrés dans le compte 2903 « Pertes & Profits », qui font ressortir desproduits extraordinaires nets de CHF 19'861'043. Les montants inférieurs à CHF 300'000sont présentés sous le libellé « Autres ».

Produits

Annulation de soldes disponibles sur décretsd’investissement CHF CHF

DFJ Solde disponible sur l’objet 500062 305'755.20

DSAS Solde disponible sur l’objet 400039 1'093'502.30

DINF Solde disponible sur l’objet 600073 450'799.85

DFIN Solde disponible sur l’EMPD 250100 613'670.80

Autres 331'348.85 2'795'077.00

Annulation de crédits reportés échus CHF CHF

DSAS Solde inutilisé du report de crédit TARMED FHV 949'780.60

DSAS Solde inutilisé du report de crédit 2000 «Concoursd’architecture de la Commission de restructuration desEMS »

728'882.35

DSAS Solde inutilisé du report de crédit TARMED Hospices 538'588.40

DINF Report de crédit inutilisé pour « Ouragan Lothar » 2'000'000.00

DINF Soldes inutilisés de trois reports de crédit du Servicedes routes

543'647.05

Autres 1'935’376.58 6'696'274.98

Produits résultant d’exercices antérieurs CHF CHF

DFJ Remboursement de l’ECA pour sinistre du 14.04.2000 476'426.45

DINF MGN - Part des communes 714'000.00

DINF Stocks de sel voyers au 1.1.2001 1'667'270.00

DINF Stocks de sel du Centre d’entretien des RN au1.1.2001

1'504'430.00

DFIN RE Cossonay – Remboursement impôt à la source 338’759.80

Autres 1'980'286.14 6'681'172.39

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Produits résultant de l’application du principed’échéance

CHF CHF

DFJ Solde du décompte final 2000 de la HES-SO 501'496.35

DEC Surestimation de transitoire 840'250.00

Autres 2'589'515.72 3'931’262.07

Liquidation de fonds CHF CHF

DSAS Fonds développement et promotion santé 9'780.40 9’780.40

Liquidation de successions dévolues à l’Etat CHF CHF

DFIN Divers produits de successions 232'538.24 232'538.24

Excédent de caisse CHF CHF

Excédent de caisse 1'546.40 1'546.40

Dissolution de provisions pour risqueextraordinaire CHF CHF

DSAS Ajustement de la provision toxicomanie 2'263'730.00

DFIN Ajustement de la provision pour la part cantonale auxfrais de mensuration cadastrale

2'752'068.00 5'015'798.00

Total des produits 25'363'449.48

Charges

Charges résultant d’exercices antérieurs CHF CHF

DSE Subventions à redistribuer – Lothar 584'717.50

DSE Prescriptions de débiteurs 523'031.95

DEC Corrections de charges de l’exercice précédent 646'991.35

DINF Annulation de transitoire pour sinistres 2000/01 ERAG 476'426.45

DFIN Bouclement des comptes du CCT 1996-2000 831'332.94

DFIN Moins-values sur les titres Sair Group 1'780'450.00

Autres 631'634.56 5'474'584.75



Charges résultant de l’application duprincipe d’échéance CHF CHF

Autres 23'349.61 23'349.61

Insuffisance de caisse CHF CHF

Autres 4'471.55 4'471.55

Total des charges 5'502'405.91

Revenus extraordinaires nets 19'861'043.57


Sauvegardé le: 29 mai 2002 RapportComptes2001_2001-900.pdfConverti en PDF : 29 mai 2002

ConclusionsLes conclusions du CCF sur la vérification des comptes annuels de l’exercicearrêté au 31 décembre 2001, ont fait l’objet d’un rapport séparé délivré le8 mai 2002. L’opinion d’audit figure donc dans le Rapport de révision du Contrôlecantonal des finances au Grand Conseil de l’Etat de Vaud qui est reproduit enannexe I.

Nous avons établi le présent rapport en toute bonne foi, sur la base des livres etdocuments qui nous ont été soumis, des vérifications auxquelles nous noussommes livrés et des renseignements qui nous ont été fournis par les personnesavec lesquelles nous avons été en contact.

Nos travaux de révision ont englobé les procédures de vérification jugéesnécessaires selon les circonstances. Néanmoins, nous précisons qu'il n'a pas étéfait d'autres vérifications que celles expressément mentionnées dans le présentrapport ou consignées dans nos notes de révision.

Nous formulons les réserves d'usage au cas où des documents, desrenseignements ou des faits susceptibles de modifier nos considérationsn'auraient pas été portés à notre connaissance au cours de nos travaux.

Lausanne, le 30 mai 2002

Contrôle cantonal des finances

P. Ethenoz Th. BonardExpert-comptable diplômé Expert-comptable diplômé

1 exemplaire à Monsieur le Président du Conseil d’Etat et Chefdu Département de la santé et de l'action sociale

1 exemplaire à Monsieur le Chef du Département des finances

1 exemplaire à Monsieur le Chef du Département de la sécuritéet de l'environnement

1 exemplaire à Madame la Cheffe du Département de la formationet de la jeunesse

1 exemplaire à Monsieur le Chef du Département des institutionset des relations extérieures

1 exemplaire à Madame la Cheffe du Département de l'économie

1 exemplaire à Monsieur le Chef du Département des infrastructures

1 exemplaire à Monsieur le Président de la COFIN

1 exemplaire à Monsieur le Président de la COGEST

1 exemplaire à Monsieur le Président de la CSI

Distribution

Contrôle cantonal des finances Glossaire - 141


Glossaire

ACI Administration cantonale des impôts

CADEV Centrale d’achats de l’Etat de Vaud

CCE Centre cantonal d’exploitation

CCT Centre cantonal de télécommunication

CEESV Centrale d’encaissement des établissements sanitaires vaudois

COFIN Commission des finances

COGEST Commission de gestion

CCF Contrôle cantonal des finances

CPEV Caisse de pensions de l’Etat de Vaud

DEC Département de l’économie

DFIN Département des finances

DFJ Département de la formation et de la jeunesse

DINF Département des infrastructures

DIRE Département des institutions et des relations extérieures

DSAS Département de la santé et de l’action sociale

DSE Département de la sécurité et de l’environnement

ECAL Ecole cantonale d’art de Lausanne

GBUV Gestion des biens universitaires vaudois

GFE Gestion des fonds spéciaux de l’Etat de Vaud

HEV Haute école vaudoise

LFIN Loi sur les finances

LIFD Loi sur l’impôt fédéral direct

OCBE Office cantonal des bourses d’études et d’apprentissage

OJV Ordre judiciaire vaudois

SG Secrétariat général

Contrôle cantonal des finances Glossaire - 142


SCI Système de contrôle interne

SASH Service des assurances sociales et de l’hébergement

SAU Service des affaires universitaires

SFFN Service des forêts, de la faune et de la nature

SFI Service des finances

SFP Service de la formation professionnelle

SJIC Service de justice, de l’intérieur et des cultes

SIT Service de l’information sur le territoire

SPAS Service de prévoyance et d’aides sociales

SPEV Service du personnel de l’Etat de Vaud

SR Service des routes

SSP Service de la santé publique

UID-DFIN Unité informatique départementale du Département des finances

UNIL Université de Lausanne

Contrôle cantonal des finances Index - 143


Index

A

Administration cantonale des impôtsComptabilités des OID......................................... 22Correction de valeur........................................... 111Facturation et comptabilisation des frais

pénaux ............................................................. 50Organisation comptable et financière................... 21Principe d’échéance ........................................... 120Projet IFO 2006.................................................... 34Traitement des réclamations................................. 48

B

BRAPAGestion des débiteurs ........................................... 51

C

Centrale d'achat de l'Etat de Vaud (CADEV)Réorganisation comptable.................................... 16

Compte de Pertes & Profits................................. 136

D

DFIN - SGEngagements de l'Etat envers la CPEV.............. 102

DFJ - SGApplication du principe d'échéance aux

frais de personnel .......................................... 123EtaCom ................................................................ 36Principe d’échéance au DFJ ............................... 121

DIRE - SGEtaCom ................................................................ 36

DPSIBedag Informatique.............................................. 67Gestion de la téléphonie (CCT)............................ 68Gestion des systèmes d'information ..................... 65

DSAS - SGEngagements conditionnels du SSP ................... 101FAREAS .............................................................. 83Traitement de la facture sociale............................ 41

DSE - SGReports de crédits Lothar ..................................... 35Tenue de la comptabilité du SFFN....................... 19

E

Engagement de l'Etat envers la Caisse de pensions(CPEV) ............................................................. 102

Etablissement cantonal d'assurance incendie ...... 71EtaCom................................................................... 36

F

FAREAS..................................................................83Financement des frais ........................................ 117

H

Hospices cantonaux ................................................74

O

Office cantonal des boursesGestion des débiteurs........................................... 46

Office du personnel enseignantContrôles des salaires .......................................... 59

OJV - SGFrais pénaux......................................................... 50

P

Police cantonaleApplication de la TVA......................................... 30Gestion des véhicules .......................................... 62Présentation des comptes ..................................... 24

R

Retraites populaires................................................72

S

SASHReport de soins en EMS .................................... 114TVA sur les prix de pension .............................. 113

Service de l’emploiFonds cantonal de lutte contre le

chômage........................................................ 132Principe d'échéance............................................ 125

Service de la formation professionnelleApplication du principe d'échéance au

DFJ................................................................ 121Fonds pour la protection de la jeunesse ............. 131Haute école vaudoise ........................................... 40

Service de la santé publiqueEngagements conditionnels ............................... 101Hospitalisation en division privée...................... 112Provision « Toxicomanie »................................ 115Report de soins en EMS .................................... 114Surveillance de la CEESV ................................... 85

Service de l'économie et du tourismeAides accordées ................................................... 94Prêts LIM et LDR ................................................ 96

Service des affaires universitairesComptes annuels de l'UNIL................................. 76

Contrôle cantonal des finances Index - 144


Ecole cantonal d'art de Lausanne ....................... 133Gestion des salaires de l'UNIL............................. 57

Service des automobiles et de la navigationAssujettissement de la TVA................................. 31Gestion des débiteurs ........................................... 44Ventes des vignettes automobiles....................... 135

Service des financesApplication du principe d'échéance.................... 118Corrections de valeur, provisions et

réserves.......................................................... 107Fonds hors bilan ................................................. 128Suivi des participations ........................................ 87

Service des forêts (SFFN)Reports de crédits Lothar ..................................... 35Tenue de la comptabilité ...................................... 19

Service des gérancesRéorganisation de la CADEV .............................. 16

Service des Hospices cantonauxFonds d'entretien des HC ..................................... 74Situation des Hospices cantonaux ........................ 71

Service des routesApplication de la TVA......................................... 29Gestion des véhicules........................................... 63Tenue de la comptabilité ...................................... 17

Service des transportsPrêts et subventions.............................................. 98

Service du personnelContrôle des effectifs et des salaires .................... 54Contrôles des salaires de l'OPES.......................... 59Décomptes des charges sociales........................... 55Gestion des salaires de l'UNIL............................. 57Suivi et paiement des salaires............................... 53

SESSFOApplication du principe d’échéance au

DFJ................................................................ 123Application du principe d'échéance au

DFJ................................................................ 121Fonds pour la protection de la jeunesse.............. 131

SJICEtaCom................................................................ 36Frais pénaux......................................................... 50Prêts LIM et LDR ................................................ 96Situation des fonds hors bilan ............................ 128

SPASGestion des débiteurs du BRAPA........................ 51Provision « Toxicomanie »................................ 115

SPOPFAREAS.............................................................. 83Financement des frais FAREAS ........................ 117

Sujets généraux pour tous les servicesApplication du principe d'échéance ................... 118Compte de Pertes & Profits ............................... 136Corrections de valeur......................................... 107Gestion des biens ................................................. 60Gestion des débiteurs........................................... 42Gestion des investissements................................. 26Loi cantonale sur les subventions ........................ 92Suivi des engagements conditionnels .................. 99

T

Tribunal administratifTraitement des recours fiscaux ............................ 48

TVA .........................................................................28

U

Université de Lausanne ..........................................57Comptes annuels.................................................. 76Gestion des débiteurs........................................... 78Gestion des investissements................................. 79Transfert de Chimie ............................................. 79

Contrôle cantonal des finances Annexe


Annexes

Rapport du Contrôle cantonal des financesau Grand Conseil sur les comptes annuels etbilan de l’Etat de Vaud pour l’exercice arrêtéau 31 décembre 2001 I

Rapport de révision 2001 d’Arthur Andersen surles Hospices cantonaux II

Suivi des recommandations pour les exercices 2000et antérieurs III

Contrôle cantonal des finances Annexe I/1


Contrôle cantonal des finances Annexe II/1


Contrôle cantonal des finances Annexe II /2


Contrôle cantonal des finances Annexe III


Suivi des recommandationspour les exercices 2000 et antérieurs

Dans le cadre de l’audit sur les comptes annuels 2001, le CCF a procédé à unsuivi des recommandations émises en 2000 et antérieurement, au sens de l’art.51 al. 2 LFIN. Ces recommandations figuraient donc dans le Rapport du Contrôlecantonal des finances sur les comptes annuels et le bilan de l’Etat pour l’exercicearrêté au 31 décembre 2000.

Le CCF considère qu’il est important que ses recommandations soient suiviesd’effet dans la mesure où elles permettent, soit de pallier une faiblesse dusystème de contrôle interne, soit d’améliorer la qualité de l’information comptableet financière. Suite à l’analyse des réponses réceptionnées des services, le CCFconsidère que 15 recommandations sont encore ouvertes et sont présentées enannexe III du présent rapport. En l’occurrence, le CCF a estimé que ladétermination du service concerné n’était pas suffisante ou qu’elle ne pouvaitpas être réalisée présentement pour des raisons diverses liées à des contraintesinformatiques, organisationnelles ou légales.

Contrôle cantonal des finances Annexe III/1

TABLEAU DES RECOMMANDATIONS CONTENUES DANS LES RAPPORTS DU CCF SURLES COMPTES ANNUELS ET LE BILAN DE L’ETAT POUR LES EXERCICES 2000 ET ANTERIEURS


Services Dépar-tement Année N° N°

page Résumé de la recommandation

112SFFN

DSE 2000 11 23 Mesure de réorganisation comptable

Dès lors, le CCF considère que, dès et y compris l'exercice 2001, des mesures transitoires doivent être prises par leservice au niveau de la comptabilité afin de donner les instructions ou les directives adéquates relatives à l’utilisationdes comptes par les arrondissements et à la maîtrise de ces derniers par le comptable du service. Le CCF contrôleral'application de ces dispositions dans le cadre de l'audit annuel des comptes de l'Etat. En parallèle, il demandera àêtre informé régulièrement de l’avancement des démarches liées à la réorganisation et leurs implications sur lagestion comptable du service.

214OCBE

DFJ 2000 17 38 Gestion des débiteurs à l’OCBE

Vu l’art. 14a LFIN et l’arrêté du 29 mai 2000 fixant la procédure à suivre afin d’évaluer de manière uniforme lesrisques sur l’ensemble des débiteurs de l’Etat, les créances relatives aux prêts accordés et aux bourses à restituerdevront être enregistrées dans les comptes de l’Etat d’ici la clôture des comptes de l’exercice 2003 et ce,conformément aux directives du SFI.

Le CCF invite l’OCBE à prendre contact avec le SFI pour statuer quant à la manière d’incorporer et d’évaluer lescréances susmentionnées.

42 SASH DSAS 1999 20 69 EMS Le Marronnier, Soerensen, Cottier, Duc

Dans la mesure où ces montants sont réellement réalisables, nous suggérons de virer ces soldes dans un compte deprêt.

Nous émettons un doute quant au fait que ces prêts soient un jour remboursés, singulièrement si ces fondations dedroit public deviennent des fondations de droit privé.






62 SR DINF 2000 2 16 Sur l'organisation comptable en général

LE CCF considère que le service comptable ne présente pas actuellement les compétences professionnellessuffisantes afin d’être à même d’assurer la tenue régulière et le bouclement de la comptabilité du Service des routesainsi que celle des Routes nationales sans aide extérieure, et ce malgré les efforts de formation entrepris par lafiduciaire mandatée sur l’exercice 2000.

Une recommandation serait de renforcer significativement les équipes comptables du Service des routes en leuradjoignant les compétences nécessaires. Le CCF demande que les mesures soient prises pour remédier auxmanquements mentionnés.

Il est notamment impératif que le service comptable se structure et focalise son énergie sur les points essentiels etnon sur des questions de détail. Au vu des volumes financiers gérés par le service, il est difficilement acceptable devoir perdurer des dysfonctionnements.

703 ACI DFIN 1999 69 180 Logiciel IS Sympa à l’ACI

Le logiciel « IS Simpa » doit impérativement être achevé pour pouvoir assurer un traitement correct des informationset une comptabilisation des pertes sur débiteurs 1995 à 1999 non enregistrées.

704 SFI DFIN 1999 66 177 Facturations internes

Nous réitérons la recommandation que nous avions émise en 1998 : ces facturations internes ayant généralement unbut strictement analytique, la comptabilité générale ne devrait pas être affectée par ces transactions internes. A notresens, ces montants ne devraient pas figurer dans le compte de fonctionnement de l’Etat ; c’est précisément un casde figure où une compensation rendrait plus lisible les comptes de l’Etat.






704 SFI DFIN 1999

2000

11

14

52

33

Liste des postes ouverts PROCOFIEV

Nous demandons que le Centre informatique de l’Etat de Vaud fasse le nécessaire pour obtenir des listes de postesouverts par services. Il est important pour que les services puissent effectuer leurs contrôles en cours d’année et queles soldes au bilan correspondent aux listes des postes ouverts.

Au demeurant, les directives de bouclement émises par le Service des finances mentionnent spécifiquement que cecontrôle doit être effectué lors de la clôture des comptes.

Cette démarche permettra ainsi, aux unités budgétaires de pouvoir procéder à une évaluation correcte des débiteurs,à savoir une appréciation des risques d’insolvabilité basée sur le débiteur lui-même.

705DPSI

DFIN 2000 31 60 Conservation des enregistrements comptables

Le CCF recommande qu'une démarche d'analyse, conjointe entre l'OSIC, le CCE, les UID et les propriétaires desdonnées afin de définir la durée de rétention adéquate, soit entreprise.

En outre, le CCE doit initier, dans les meilleurs délais, un plan visant à s'assurer de sa capacité de recouvrement desdonnées sauvegardées en cas de sinistre. L'ensemble de cette démarche doit s'inscrire dans le cadre du planINTEGRIS.






7 SG-DFIN

DFIN 2000 29 57 Maîtrise de l’application PROCOFIEV

Il existe un risque opérationnel dans l’utilisation quotidienne de l’application, et dans les processus de bouclement auniveau du SFI. En effet, les procédures n’avaient pas, dans le passé, été formalisées limitant le transfert desconnaissances à la nouvelle direction du service. Cette dernière a fixé dans ses objectifs la formalisation des fluxcomptables et informatiques.

Il est primordial d’entamer, au niveau de l’UID-DFIN, une démarche visant à formaliser l’ensemble de laconnaissance applicative afin d’en permettre le partage entre plusieurs collaborateurs et s’assurer un niveau deformation et d’expérience adéquat.

1 SGDSE

DFIN 2000 30 59 Sécurité informatique

Les démarches initiées en terme de prévention doivent être poursuivies et devraient être complétées par unprogramme de sensibilisation des utilisateurs.

De plus, la mise en place de contrôles détectifs doit être renforcée et conduite en parallèle en optimisant lesressources disponibles afin de garantir un meilleur niveau de sécurité informatique.

706SPEV

DFIN 2000 19 42 Listes des salaires UNIL et OPES

L’UNIL et l’OPES devraient solliciter une autorisation du Conseil d’Etat pour le retour des listes de salaires signéesau SPEV. Ces deux offices assumeraient alors l’entière responsabilité de l’exactitude des effectifs et des salairesbruts. L’opportunité d’exonérer ces deux services de leur devoir de communication au SPEV n’est toutefois pasdémontrée en l’état.






706

SPEV

DFIN 2000 20 44 Sur la déclaration des salaires aux organismes sociaux

Le CCF a déjà établi un rapport soulevant les nombreux problèmes liés à l’application AGIR. Il s’avère que les castraités par cette application devraient être réduits au minimum, afin de limiter les risques d'erreurs. En outre, lesservices qui engagent des mandataires devraient être avisés qu’ils doivent absolument obtenir une attestation dustatut d’indépendant des personnes qu’ils rémunèrent. Ils engagent en effet leur responsabilité en cas demanquement aux dispositions des lois sociales en vigueur.

7 SG-DFIN

DFIN 1999 13 56 Imputations internes

Reprenant les termes de la recommandation n°6 du rapport sur les comptes de l’exercice 1998, nous préconisonsque les imputations internes correspondant à des prestations effectuées par des services de l’Etat pour le compted’autres services ne figurent plus dans les comptes 1017 Débiteurs / 2051 Passifs transitoires, mais dans descomptes internes, de manière à éviter de gonfler artificiellement le bilan de l’Etat.

7 SG-DFIN

DFIN 1999

2000

76

35

198

81

Caisse de pension et garantie de l'Etat dont dispose la caisse de pension :

L’Etat de Vaud doit apprécier le risque financier encouru au titre de la garantie octroyée à la CPEV. Il nous sembleque les montants en jeu sont suffisamment significatifs pour que le Service des finances procède à cette analyse etmentionne dans les comptes de l’Etat ses conclusions sur ce point. Ce d’autant que l’engagement lié à la garantie del’Etat doit s’apprécier à long terme.






704 SFI

704 SFI

DFIN

DFIN

1999

1999

27

34

91

104-105

Plusieurs recommandations émises pour les exercices 2000 et antérieurs devraient être réglées dans lecadre de la nouvelle Loi sur les finances qui est à l’examen auprès du Conseil d’Etat. Voici cette liste derecommandations :

Nous considérons que l'établissement, pour la première fois, d'un inventaire exhaustif est un premier pas important;toutefois, en l'absence de principes comptables et d'évaluation définis, il eut été préférable, à notre sens, de ne pasdégager de plus-values par rapport à la valeur au bilan historique et d'attribuer l'écart constaté à une réserved'évaluation.

Dans le cadre de nos recommandations sur l'exercice 1998, nous avions demandé que l'opportunité d'unemodification de la loi sur les finances soit étudiée. A ce jour, une révision de la LFIN ayant été initiée, il est doncimportant que les notions de patrimoine administratif et financier y soient définies et incorporées.

Les principes d’évaluations ainsi que les définitions des patrimoines administratifs et financiers de l’Etat de Vauddevraient être précisés dans le cadre d’une prochaine modification légale afin de rendre ces articles conformes aunouveau modèle de compte.

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