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LA DURABILITÉune priorité

R A P P O R T D E 2 0 1 7

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PF Concept est fière de pouvoir se présenter comme le leader sur le marché de la fourniture de produits promotionnels en Europe. Fondée en 1984 et établie aux Pays-Bas, notre entreprise fait partie du groupe international Polyconcept et offre une gamme complète et unique de solutions promotionnelles.

Avec plus de 10 000 articles, dont un vaste éventail de produits promotion-nels, vêtements d’entreprise et ca-deaux de valeur, PF Concept propose la plus grande variété de produits du secteur, combinés à de multiples ser-vices qui confèrent une valeur ajoutée unique à nos distributeurs. Notre en-

treprise dispose de 9 bureaux de vente en Europe et est à même, grâce à cette présence sur le terrain, de garantir un service optimal à ses clients.

Qui plus est, PF Concept offre des services de marquage et de livraison, regroupés sous l’appellation PF Logo Express. Basée en Pologne, cette installation assure les commandes de marquage et la logistique, permettant une centralisation paneuropéenne de ces services. En d’autres termes, PF Concept est idéalement située pour servir d’interlocuteur de premier choix pour tous types de clients, depuis les sociétés à taille réduite jusqu’aux grandes entreprises internationales.

QUI NOUS SOMMES

Table des matièresQui nous sommes ......................................... 2La durabilité : une priorité .........................3Conformité sociale : notre approche .....4Une confiance durable ................................6L’excellence organisationnelle ................8La performance environnementale ........9La responsabilité de produits ................ 10

Polyconcept Amérique du Nord Pittsburgh, États-Unis

PF Concept Roelofarendsveen, Pays-Bas

PF Logo ExpressPoznan, Pologne

Polyconcept Global Buying ServicesShanghai, Chine

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De nos jours, les gens se soucient de plus en plus du monde qui les entoure et de l’importance d’en prendre soin. Ces préoccupations impliquent que les consommateurs attendent bien plus des produits qu’ils achètent qu’un prix compé-titif et qu’une bonne qualité. La santé, la sécurité et l’environne-ment figurent parmi les nouvelles priorités actuelles. Et ces critères ne s’appliquent pas uniquement aux produits finaux : l’impact environnemental et la durabilité des conditions de production tout au long de la chaine d’approvision-nement jouent à présent un rôle essentiel. Les principaux points d’attention vont de la réduction des déchets à l’exploitation des ressources, en passant par les conditions de travail des employés à travers le monde. Par consé-quent, l’industrie des produits promotionnels, active à l’échelle mondiale et en constante évo-lution, se voit confrontée à des exigences croissantes en termes de durabilité.

PF Concept est prête à relever le défi. À nos yeux, prendre soin des gens et de l’environnement

“Nous exigeons continuellement de nos four-nisseurs qu’ils respectent les normes strictes que nous nous sommes fixés. Quand je visite les usines de production, je suis fier de voir les changements positifs qui sont en cours !”

LA DURABILITÉ : UNE PRIORITÉ

n’est pas un problème, mais une responsabilité. Nous partageons les valeurs de toutes ces personnes qui se soucient du monde dans lequel elles vivent et nous nous engageons à prendre la question de la durabilité au sérieux.

Les grands défis de notre époque sont la conformité en matière de responsabilité sociale et la réduc-tion de l’impact climatique à tous les niveaux de la chaine d’appro-visionnement mondiale. Si nous voulons provoquer des change-ments positifs et faire réellement la différence, nous devons nous engager conjointement dans cette voie, avec tous nos fournisseurs et distributeurs. C’est pourquoi nous tenons à assumer nos responsabi-lités sociales et de production en collaboration avec nos partenaires professionnels à travers le monde.Le mode opératoire unique adopté par PF Concept pour promouvoir davantage de durabilité repose sur une approche consciencieuse et à long terme de la gestion de la conformité sociale de notre organisation. Au cours des dix dernières années, nous avons inlas-sablement développé et amélioré

Ralf OsterPDG de PF Concept

nos systèmes et instruments de gestion permettant de cibler et de résoudre les éléments défaillants tout au long de la chaîne.

Le personnel de direction de toutes nos entités opérationnelles s’applique de façon engagée à veil-ler à la mise en œuvre stricte des principes de responsabilité sociale et de produits, ainsi que de parte-nariat et d’innovation. La sincérité et la transparence à toute épreuve à l’égard des produits que nous vendons et de leur mode de pro-duction figurent parmi les valeurs fondamentales de PF Concept.

L’objectif de PF Concept est de construire une base de fournis-seurs durable. Pour y parvenir, nous nous appuyons sur un système de gestion efficace et sur des rela-tions professionnelles basées sur la confiance. Des améliorations sont apportées en continu par le biais d’évaluations d’un panel de fournisseurs, de fiches de nota-tion des fournisseurs et de plans d’action correctifs. Notre approche individuelle de développement de la qualité en étroite collaboration avec nos fournisseurs est essentielle pour garantir l’établissement de relations durables. Nous sommes convaincus que l’amélioration des conditions de travail, la sauvegarde de la qualité des produits et le ren-fort de la crédibilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement sont synonymes de progrès pour toutes les entreprises du monde.

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Chez PF Concept, nous nous engageons avec conviction dans le respect de la conformité sociale. En règle générale, le terme ‘confor-mité’ signifie le respect des règles, allant de celles dictées par les législations nationales et interna-tionales aux règles de politiques locales et autres spécifications. Mais pour nous, la conformité n’est pas juste une question de quelques règles : c’est notre licence pour la commercialisation de nos produits. Et nous sommes prêts à fournir les efforts nécessaires.

La direction de PF Concept croit profondément en le concept d’entreprise citoyenne, qui décrit la mesure selon laquelle des entre-prises assument leur responsabilité sociale, éthique et économique en vue de créer des conditions

et une qualité de vie supérieures pour leurs employés, leurs parte-naires et leurs clients. L’appel à une plus grande responsabilité sociale du monde économique ne cesse de croître. Pour notre part, nous sommes aussi convaincus que la durabilité devrait servir de ligne directrice pour définir une bonne gouvernance d’entreprise.

La gestion efficace de la confor-mité sociale de notre organisation est au cœur de nos activités et va

CONFORMITÉSOCIALE : NOTRE APPROCHE

“Nous exigeons que tous les produits que nous vendons soient fabriqués de manière responsable et satisfassent aux exigences règlementaires nationales en vigueur sur les marchés auxquels ils sont destinés.Tout ce que nous faisons tourne autour de cette philosophie centrale !”

Larry WhitneyDirecteur de Conformité sociale à l’échelle internationale au sein du groupe Polyconcept

beaucoup plus loin que le simple contrôle des risques. PF Concept joue le rôle de gardien de la res-ponsabilité sociale de ses produits et de ses fournisseurs. La lutte contre la corruption, l’intégrité, la transparence des chaînes d’appro-visionnement et des conditions de travail équitables sont le principal moteur de changements durables dans le monde. Notre PDG effectue régulièrement des visites dans les sites de production pour rester informé des progrès enregistrés et des défis qui restent à relever. Par ailleurs, tout le personnel de PF Concept est profondément impli-qué dans le respect de notre code de déontologie.

Un rapport de suivi mensuel informe l’équipe de direction des problèmes de conformité sociale, tandis que des évaluations trimestrielles d’un panel de fournisseurs viennent appuyer la mise en œuvre toujours plus stricte de nos principes.

En tant qu’entité du groupe Po-lyconcept, nous disposons d’une

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nous de révéler au grand jour nos réalisations et nos ambitions !

Chez PF Concept, nous sommes convaincus d’être parvenus à créer une base solide pour la mise en œuvre de changements durables tout au long de la chaîne d’ap-provisionnement. Nous sommes des techniciens et nous prenons à cœur de faire les choses correcte-ment.En 2017, PF Concept se prépare à rejoindre la plateforme Foreign Trade Association en vue d’en-courager l’adoption de solutions pratiques visant à davantage de durabilité tout au long de la chaîne.

Cette année, nous deviendrons membre de la Business Social Compliance Initiative (BSCI) afin de démontrer notre profond enga-gement pour le respect des droits de l’homme et des normes inter-nationales relatives aux conditions de travail, et d’apporter activement notre soutien à la Business Envi-ronmental Performance Initiative (BEPI).

Nous sommes fiers de la confiance que les autorités accordent à notre modèle rigoureux de conformi-té sociale et sommes motivés et encouragés par les changements positifs que nous observons.

grande variété de solutions pour veiller à la conformité sociale. Depuis plus de dix ans, le groupe Polyconcept compte une équipe spéciale de plus de vingt profes-sionnels en conformité sociale répartis dans le monde. Ces personnes travaillent en étroite collaboration depuis nos bureaux des Pays-Bas, d’Amérique du Nord et de Chine et gèrent ainsi la bonne organisation de la chaîne d’approvisionnement à travers l’Europe, l’Amérique du Nord, l’Asie et l’Afrique.Cette équipe forme l’axe central de nos activités de développement et d’approvisionnement de produits à l’échelle mondiale et constitue de ce fait un élément vital de la gestion de la conformité du groupe Polyconcept.

La vision du PDGPF Concept investit continuel-lement dans l’amélioration de la qualité de ses processus et dans le contrôle de la chaîne d’approvi-sionnement.Nous avons pris pour habitude de faire preuve de modestie dans nos promesses et notre communication vers l’extérieur et de dépasser les attentes en termes de profession-nalisme et d’efforts. Avec nos par-tenaires économiques, nous avons travaillé et progressé en toute discrétion pendant de nombreuses années, mais aujourd’hui, nous sommes prêts à soumettre notre approche à l’examen du monde extérieur. L’heure est venue pour

Étant donné l’ampleur des activités de PF Concept à l’échelle mondiale, nous adoptons des mesures de taille pour veiller à toujours avoir une longueur d’avance sur les problèmes de conformité des fournisseurs et des produits :

• Tous nos fournisseurs doivent s’engager à respecter un code de conduite basé sur le pacte Global Compact de l’ONU.

• Notre équipe d’auditeurs interne inspecte régulièrement les usines auxquelles nous faisons appel en matière de responsabilité sociale, de sécurité du lieu de travail, de systèmes de contrôle de la qualité, de pratiques environnementales et de sécurité de la chaîne d’approvisionnement.

• Tous nos produits font l’objet de révisions en termes de sécurité et de conformité.

• Notre personnel de conformité travaille main dans la main avec notre équipe d’assurance de la qualité pour l’identification des éléments devant être examinés ou testés, afin de garantir que les biens produits par les usines satisfont à nos exigences et de veiller à leur amélioration continue.

• L’équipe de conformité effectue également un suivi des changements de régulations en vigueur et informe les équipes de direction, de développement de produits et d’achat aussitôt que des spécifications doivent être adaptées pour respecter les nouvelles règles.

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Nous sommes d’avis que la confiance se construit sur la base d’un système de valeurs solide. Une gestion responsable et une gouvernance rigoureuse sont des éléments clés de la durabilité d’une entreprise. C’est pourquoi PF Concept veille à l’application des mêmes valeurs et principes partout où elle opère.

La conformité sociale de nos fournisseurs est assurée par un ensemble d’outils  et de procédures ayant fait leurs preuves, parmi

lesquels des audits, des évaluations spécialisées d’un panel de fournis-seurs et des fiches de notation. Nos fournisseurs acceptent de respec-ter un code de conduite basé sur les principes du pacte Global Com-pact de l’ONU en matière de droits humains, de conditions de travail, d’environnement et de lutte contre la corruption. Ce code inclut une tolérance zéro en matière de travail des enfants et de travail forcé. Le respect de ce code de conduite est régulièrement contrôlé par une équipe d’audit interne, sur la base

UNE CONFIANCE DURABLE

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“En travaillant en étroite collaboration avec nos fournisseurs, nous sommes parvenus à améliorer leurs normes de conformité sociale, de sorte que nos 100 principaux fournisseurs (représentant 80 % de nos activités d’achat) obtiennent aujourd’hui au minimum un code orange, ce qui implique l’absence de tout risque élevé de non-conformité. Nous continuons de travailler avec ces fournisseurs pour veiller à ce qu’ils s’améliorent en continu et avons maintenant étendu notre champ d’action pour atteindre les 50 fournisseurs suivants.”

Michelle ArmstrongDirectrice Développement & Conformité de produits chez Global Buying Services

de notre modèle d’audit pour les usines. Ce dernier comporte un système complet de critères de satisfaction, établi à partir d’audits menés dans nos installations par plusieurs organisations. En ce qui concerne les aspects de respon-sabilité sociale et de sécurité du lieu de travail, plusieurs grandes marques internationales ont joué un rôle prédominant dans la définition de ces critères. Parmi les organes les plus influents figure la Quality Certification Alliance, un orga-nisme d’accréditation américain qui audite les entreprises candidates sur la question de la responsabilité sociale, de la sécurité sur le lieu de travail, de la qualité, de la sécurité de la chaîne d’approvisionnement et du respect de l’environnement. Des évaluations d’un panel de fournisseurs sont effectuées de façon trimestrielle, couvrant les 150 principaux fournisseurs de biens durables et d’habillement et impliquant des représentants de la direction de l’entreprise ainsi que toutes les unités commerciales.

Cette procédure s’appuie à l’origine sur une approche visant à limiter les risques et témoigne de la sincérité de l’engagement de PF Concept à se conformer en matière de responsabilité sociale et à s’améliorer en continu sur ce plan, en partenariat avec ses

fournisseurs. Le terme ‘partenariat’ s’inscrit ici dans une approche de développement de la qualité, plutôt que de contrôle de celle-ci. En intégrant ce vaste système complet de conformité sociale dans nos stratégies, nos politiques et nos procédures, nous offrons un modèle économique reposant sur des principes et ouvrons la voie pour une collaboration réussie sur le long terme. Notre statut d’opérateur économique agréé

Les couleurs vert, jaune, orange, rouge et noir sont attribuées pour noter les sites de production audités. Ce code permet de distinguer les usines ayant été évaluées comme “excellentes” de celles où des problèmes faisant l’objet d’une tolérance zéro ont été constatés.

Chaque année, nos 150 principaux fournisseurs sont audités, représentant 80 % de nos dépenses d’achat. Des plans d’action correctifs (Corrective Actions Plan (CAP)) sont ensuite rédigés en cas

La fiche de notation est au cœur de notre système d’évaluation des fournisseurs. S’y retrouvent toutes les facettes de la conformité sociale et de produits, ainsi que d’autres critères mesurables. Le système de notation débouche sur l’attribution d’une couleur selon un code prédéfini : vert, jaune, orange, rouge et noir.

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(Authorized Economic Operator (AEO)) témoigne de la confiance des autorités en la solidité de notre système, qui reflète notre volonté de nous conformer à un large éventail de critères pour garantir la sécurité de la chaîne d’approvisionnement. Le statut d’AEO est une des conditions pour pouvoir importer des marchandises en bénéficiant des simplifications douanières et d’un allègement des procédures de sécurité.

de problèmes. Les problèmes de tolérance zéro doivent être résolus immédiatement, sous peine d’expulsion de notre chaîne d’approvisionnement.

Toutes les usines bénéficient de conseils et d’un accompagnement de notre équipe d’assurance de la qualité pour la mise en œuvre du CAP. Notre but est de construire des relations durables avec les usines aux bonnes prestations, qui, à leur tour, apprécient que nous les aidions à s’améliorer.

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PF Concept a centralisé ses services de logistique et de marquage au sein d’un des centres de production les plus professionnels du marché promotionnel : PF Logo Express. Situé près de Poznan en Pologne, le site assure le marquage, le traitement de commandes et l’entreposage de marchandises. Depuis l’expansion des installations en 2014, l’usine s’est vue équipée de technologies modernes et innovantes pour la personnalisation de produits et affiche des performances de haut niveau, avec un service de production et de livraison express à travers toute l’Europe. PF Logo Express offre un service complet à ses clients, basé sur des délais d’exécution efficaces et sur une attitude profes-sionnelle.

L’excellence opérationnelle de PF Logo Express est un élément essentiel de la durabilité de l’entreprise. Et ce n’est pas une mince affaire, étant don-né la superficie de l’usine. “42 000 m², et nous savons à tout moment où se trouve exactement chaque produit dans la chaîne de traitement”, annonce Marek Flaszak, directeur du site. Avec plus de 1 500 commandes traitées chaque jour, la

“Afin de permettre l’application d’un modèle économique durable et certifié, nous devons nous conformer à toutes les règlementations locales et européennes en matière de marquage de produits et de code de travail, tout en veillant à l’amélioration continue de nos processus de production pour répondre aux attentes de nos clients et minimiser notre impact sur l’environnement.”

précision est cruciale. Au cœur des opérations se trouve un système com-plexe de logiciels qui veille à ce que chaque produit arrive là où il doit être, engendrant des gains de productivité tout au long du processus.

À l’instar de l’engagement exigé par PF Concept de tous ses fournisseurs, PF Logo Express soumet également toutes ses activités d’entreposage et de marquage à un code de conduite et à des lignes directrices strictes. “Le flux de travail et la qualité des mar-quages des produits sont contrôlés en permanence.” Des contrôles rigoureux de la qualité des produits entrants et

L’EXCELLENCE ORGANISATIONNELLE

Marek FlaszakDirecteur d’usine chez PF Logo Express.

sortants permettent de maintenir le taux de réclamation bien en-deçà de 1 % des produits livrés. En outre, PF Logo Express travaille étroitement avec ses partenaires logistiques pour veiller à offrir un service de livraison optimal. Ainsi, pas moins de 99,6 % de toutes les commandes sont livrées dans les délais et à bon port.

Chez PF Logo Express, la responsabi-lité sociale à l’égard de son person-nel figure au même rang que ses engagements en matière de qualité de produits. Avec des besoins en main-d’œuvre qui fluctuent sans cesse, l’entreprise voit parfois son personnel doubler pendant la haute saison. “Le recrutement n’est pas toujours une mince affaire”, reconnait Marek Flas-zak, “mais nous travaillons dur à notre politique sociale en offrant de bonnes conditions de travail et en veillant à communiquer avec transparence. De cette manière, nous parvenons à attirer des travailleurs adéquats et motivés pour satisfaire à tout moment nos besoins.”

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PF Logo Express ne se contente pas d'être un site de marquage performant. Une grande attention est aussi consacrée à la durabilité écologique de ses activités. La certification à la norme ISO 14001 relative au management environnemental témoigne de l'intérêt porté aux aspects écologiques à travers tout le processus de production. En s'appuyant sur une politique environnementale ambitieuse et sur les critères ISO, notre stratégie de gestion environnementale prévoit l'intégration de la durabilité dans toutes les opérations quotidiennes du site.

Un des objectifs de notre politique environnementale est l'introduction de méthodes d'impression durables. Dans le cadre des exigences dictées par la norme ISO 14001, nous nous fixons chaque année de nouveaux

Les éléments clés de la stratégie environnementale de PF Logo Express sont :

La prévention des déchets en optimisant nos systèmes de préparation et d'utilisation de peintures, en remplaçant les serviettes en

papier par des serviettes en tissu réutilisables et en numérisant nos documents pour limiter

les impressions.

La formation et la sensibilisation continues aux aspects environnementaux de l'équipe de direction, des employés et des sous-traitants.

La collecte et le recyclage des déchets en diffusant des instructions de tri, en met-

tant des conteneurs de déchets sélectifs à disposition, en optimisant l'entreposage et le transport et en utilisant des emballages

réutilisables.

La supervision permanente de nos activités et l'organisation d'audits internes et de tiers pour contrôler les procédures internes et le respect de la législation environnementale

et des critères ISO 14001.

L’EXCELLENCE ORGANISATIONNELLE

LA PERFORMANCE ENVIRONNEMENTALE

défis en matière de performance environnementale. Nous avons notamment mis en place des procédures de contrôle et des audits de la gestion des déchets conformes aux procédures d'audit de commerce éthique pour les membres SEDEX (SMETA II).

En 2016, nous avons ainsi atteint notre objectif de réduction de 40 % des déchets d'encre, avec une solide amélioration de notre efficacité écologique et une belle réduction des coûts à la clé. En investissant dans des technologies innovantes de nettoyage des capsules d'encre, l'utilisation de produits chimiques a pu être réduite considérablement, renforçant par la même occasion la sécurité des conditions de travail des opérateurs. PF Logo Express vise l'amélioration et l'innovation continues de ses

activités et rejoindra d'ailleurs la Business Environmental Performance Initiative (BEPI) dans le courant de l'année 2017. Cette étape nous permettra de professionnaliser encore davantage nos systèmes de gestion et de perfectionnement de nos performances environnementales et d'assumer ainsi notre part de responsabilité à l'égard de la planète et de sa population, le tout en collaboration avec nos partenaires de la chaine d'approvisionnement.

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Les produits promotionnels jouent un rôle important dans le mar-keting d'entreprise. Le marché connait actuellement un revire-ment, passant de petits produits à faible prix à des cadeaux de plus grande valeur et faisant ainsi entrer l'aspect de la responsabilité de la qualité parmi les critères clés de valeur ajoutée. Les utilisateurs finaux que sont les employés ou les clients d'une entreprise se montrent de plus en plus critiques. Ils ont de grandes attentes en matière de transpa-rence, de fiabilité de l'origine des produits et de durabilité du proces-sus de production ainsi que de la marchandise finale. La conformité spontanée à des normes non-obli-gatoires, telle que la certification OEKO-TEX, joue un rôle croissant.

En tant que membre du groupe mondial Polyconcept, PF Concept adopte une stratégie ambi-tieuse en matière de qualité de produits : tous les produits que nous vendons doivent avoir été fabriqués de façon responsable et doivent respecter les normes règlementaires de tous les marchés auxquels ils sont destinés.

Notre approche globale nous per-met d'identifier tout problème de

“Ce sont les clients qui fixent les exigences et ils veulent être assurés de la sécurité des produits jusque dans les moindres détails. La demande en produits fabriqués selon des processus certifiés, contrôlés et durables est en forte croissance. Le client final s'identifie à ses produits promotionnels et accorde donc une grande importance à la crédibilité et à la transparence.”

durabilité à un stade précoce de la phase de développement du pro-duit, et de veiller à ce que les exi-gences de qualité soient appuyées par des stratégies de conformité et d'approvisionnement adéquates. En matière d'innovation de pro-duits, nous appliquons des critères progressifs stricts pour le dévelop-pement des produits en termes de conformité et de durabilité.

Afin de nous assurer que nos clients reçoivent des produits qui satisfassent à leurs attentes, PF Concept veille scrupuleusement à ce que les normes de conformité et de durabilité soient respectées à travers l'ensemble du cycle de vie des produits tout en s'assurant de répondre aux exigences des marchés européens en matière de transparence. Pour ce faire, une procédure détaillée de diligence raisonnable est appliquée sur la base d'un diagramme numérisé reprenant toutes les étapes du cycle de vie du produit, qui permet d'en contrô-ler la conformité avec les dernières règlementations et certifications de durabilité en vigueur. Tous les produits sont passés au crible avant leur lancement par notre équipe de conformité en termes de risques et de respect règlemen-taire, et continuent d'être contrôlés par la suite. Enfin, des processus ont été mis en place pour vérifier l'absence de violation de notre

LA RESPONSABILITÉ DE PRODUITS

Pieter Boonekamp,Vice-président du département Ventes en Europe

liste de substances faisant l'objet de restrictions, établie sur la base des directives des règlements européens REACH et RoHS. Des tests sont ainsi effectués de façon périodique, au sein de nos propres installations ainsi que dans des laboratoires indépendants.

Nous publions continuellement des informations actualisées et précises sur nos produits sur notre plateforme en ligne destinée à nos distributeurs. Grâce à une excel-lente base de données et à des flux de travail bien définis, nous sommes à même de fournir des données complètes et détaillées pour chaque article, incluant des informations relatives à leur conformité et durabilité, les certi-ficats obtenus et d'autres docu-ments de contrôle.Tous les certificats de conformité pertinents peuvent notamment être téléchargés et très prochaine-ment, les certifications non-obli-gatoires en matière de durabilité rejoindront la liste. Par le biais de notre plateforme de produits, nous offrons ainsi à nos clients la crédi-bilité et la transparence qu'ils sont en droit d'exiger.

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www.pfconcept.com