Préparer la venue du certificateur La documentation à constituer

COPIL du 29 octobre 2013

Objectifs

Enjeux

Le dossier permanent

Le dossier de révision

La documentation à constituer

Le dossier de clôture

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Les objectifsLa constitution d’une documentation la plus exhaustive possible

est une nécessité afin d’assurer au certificateur :

- Une prise de connaissance facilitée et rapide de l’environnement de l’établissement (partie générale du dossier permanent) ;

- Une justification des soldes des comptes présents à la clôture de l’exercice (dossier de clôture) ;

- Une documentation et une traçabilité des contrôles effectués au titre du contrôle interne (dossier de révision).

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Les enjeuxSi le certificateur identifie une absence ou une insuffisance dans le

dispositif de contrôle interne , il pourra considérer les risques d’anomalies significatives comme élevés et, dans ce cas, les contrôles de substance pourront être plus étendus.

Si le certificateur constate qu’il peut s’appuyer sur le dispositif de contrôle interne existant, il pourra approfondir principalement les tests de procédure.

L’ordonnateur et le comptable devront définir conjointement l’organisation qui sera mise en placedans le cadre de la venue du certificateur, afin notamment de pouvoir mettre à disposition ladocumentation nécessaire à la certification des comptes, et de définir les interlocuteurs qui seront enmesure d’apporter des réponses au certificateur selon les cycles d’activité.

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Le dossier permanentDéfinitionLe dossier permanent regroupe, au sein d’un dossier unique, l’ensemble des

documents juridiques, comptables et financiers attestant de l’existence de l’entité et

de son évolution. Il présente un caractère pluriannuel.

ContenuEnsemble des actes pris par les différents organes de l’entité, informations sur son

organisation et sur les méthodes comptables pratiquées :

· Informations relatives à la direction ;

· Ensemble des procès verbaux et délibérations

Ensemble des contrats et conventions passés par l’établissement ;

· Actes juridiques fondateurs signés et notifiés ;

· L’organigramme général de l’établissement ;

· La cartographie des systèmes d’information ;

· Les données et règles de base de la comptabilité.

Ce dossier s’articule en deux parties :

· Le dossier général qui regroupe les principales données relatives à l ’EPS

· Un dossier spécifique par cycle d’activités

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Le dossier permanentSa constitution relève essentiellement des services de l’ordonnateur, avec l’appui, le

cas échéant, du comptable.

Les caractéristiques varient selon les choix opérés par la direction en fonction de

l’organisation existante et des contraintes qui pèsent sur l’établissement.

Le dossier permanent peut ainsi être : Dématérialisé ou non dématérialisé ; Centralisé ou décentralisé.

Le directeur de l’établissement peut choisir de confier à la direction financière ou à

toute autre direction le soin de constituer et de tenir le dossier permanent.

· La direction peut également choisir de maintenir les pièces qui doivent figurer au

dossier permanent au sein de chaque service ou direction dont elle relève (organisation décentralisée).

Si les contraintes liées à la dématérialisation se révèlent trop importantes pour

l’établissement, ce dernier peut constituer son dossier permanent à partir des

documents papiers existants.

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Le dossier permanentForme du dossier Constitution, suivi Acteurs

DOSSIER

DEMATERIALISE

DOSSIER

PAPIER

DOSSIER

DEMATERIALISE

ORGANISATION

DECENTRALISEE

ORGANISATION

CENTRALISEE

ORGANISATION

DECENTRALISEE

Services Services gestionnairesgestionnaires

DAF DAF ou autre ou autre directiondirection

Services Services gestionnairesgestionnaires

Services Services gestionnairesgestionnaires

DAF DAF ou autre ou autre directiondirection

DAF DAF ou autre ou autre directiondirection

Transmission des pièces à la

direction chargée du suivi

Constitution et tenue, centralisation

Conservation des PJ dans le service

Conservation des PJ dans le service

Tenue et MAJ de la liste des PJ

Tenue et MAJ de la liste des PJ

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Le dossier permanentNB: Il n’existe pas de modèle type de dossier permanent. Chaque

établissement est libre de choisir sa présentation.

Mais le dossier permanent a pour objectif de présenter de manière dynamique les éléments les plus significatifs de la vie de l’établissement.

Ainsi, il importe que :

· seuls les documents les plus structurants pour l’établissement figurent dans le dossier permanent,

· les mêmes documents ne figurent pas dans les deux parties du dossier permanent (éviter la présence de doublons).

Une maquette indicative est proposée en annexe de la fiche « préparer la venue du certificateur »

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Le dossier de clôture• Définition• Le dossier de clôture a pour finalité de justifier les montants des comptes présents au

bilan de clôture pour un exercice comptable donné.• Enjeux• Le dossier de clôture est un support de l’audit interne et externe (certificateur). Il apporte

l’information comptable utile à la réalisation des missions d’audit.• Organisation et contenu• Le dossier de clôture reprend l’ordre du bilan.• Ce dossier ne doit pas consister en une duplication des pièces portées au compte

financier avant transmission à la chambre régionale des comptes • Les pièces dématérialisées pourront être remises telles quelles. Les autres pièces seront

fournies sous format papier.• Le dossier de clôture indiquera la localisation de différentes pièces pour leur

consultation.• Avant transmission du compte de gestion à la chambre régionale des comptes, le

comptable s’assurera que les pièces nécessaires à la certification pourront être mises à disposition du certificateur.

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Le dossier de clôtureLe dossier de clôture est composé de deux parties.

Dans sa première partie, le dossier comporte :

- une liste par compte ou poste de bilan des personnes et / ou des services responsables indiquant leurs coordonnées précises et actualisées,

- la balance générale des comptes arrêtée à la date comptable du 31/12/N

- la revue analytique des comptes, elle consiste en une analyse comparative sur deux exercices des comptes présentant des évolutions significatives ou atypiques.

Dans sa seconde partie, le dossier est constitué en deux sous-dossiers : “ haut de bilan ” et “ bas de bilan ”, eux-mêmes divisés en “ actif ” et “ passif ”.

Au sein de chaque sous-dossier, figureront :

- les états de développement des soldes, les états de restes à payer et les états de restes à recouvrer arrêtés au 31/12/N, ainsi que es pièces justifiant des opérations sur comptes de tiers non débouclées

- le tableau de réconciliation des dettes et créances avec les entités partenaires de l’établissement, le tableau de réconciliation de l’inventaire et de l’état de l’actif, les justificatifs de toutes les opérations de correction et régularisation.

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Le dossier de clôtureLe sous-dossier relatif aux opérations de correction et régularisation est un dossier

pluri - annuel.

L’ordonnateur et le comptable veilleront à le constituer conjointement.

Ce sous-dossier est détenu par le comptable.

Les pièces justificatives des opérations de régularisation sont constituées :

· De la décision du directeur autorisant le comptable à comptabiliser ces écritures,

· D’un état détaillant la situation comptable avant comptabilisation des écritures de corrections d’erreur,

· D ’un état détaillant la situation comptable à l’issue de la comptabilisation des écritures de correction d’erreur,

· D’un état détaillant l’impact des corrections d’erreur et les justifiant,

· Du journal comptable récapitulant les écritures de corrections d’erreur (par exemple : journal des opérations diverses issu de l’application Hélios).

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Le dossier de révisionDéfinition

Le dossier de révision détaille l’ensemble des contrôles effectués par l’établissement (ordonnateur et comptable) au cours d’un exercice comptable

La constitution du dossier de révision est donc indissociable de la mise en œuvre d’un plan de contrôle interne (PCI ou PDCI). Elle répond en effet au double impératif de documentation et de traçabilité du contrôle interne.

Enjeux

Le dossier de révision est un dossier annuel, à l’inverse du dossier permanent qui constitue une base de données pérenne

Le dossier de révision se distingue également du dossier de clôture en ce qu’il ne sert pas à justifier les soldes existants à la clôture de l’exercice.

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Le dossier de révisionLe dossier de révision doit permettre au certificateur :

De s’assurer de l’existence d’un dispositif de maîtrise des risques ;

De s’assurer que les contrôles organisés par l’entité couvrent les principaux risques

De s’assurer de la réalité et de l’efficacité des contrôles effectués.

Le dossier de révision matérialise la fiabilité du dispositif de CI mis en place.

Un dossier bien documenté conditionnera de manière certaine l’étendue et la nature

des contrôles effectués par le certificateur. En effet, l’approche de ce dernier est

une approche par les risques.

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SynthèseDossier permanent Dossier de clôture Dossier de révision

Présentation et Par nature d’actes Par poste de bilan Par nature de contrôleclassement juridiques Constitution et MAJ Au fil de l’eau. Caractère annuel Caractère

Caractère pluriannuel Au fil de l’eau. annuel

Enjeux

Conserver l’ensemble des informations et actes attestant de la situation juridique d'un établissement

Justifier les montants présents au bilan à la clôture de l'exercice

Recenser l'ensemble des contrôles effectués sur un exercice donné

Utilité pour le certificateur

faciliter sa prise de contact et sa connaissance de l'environnement de l'entité

Constituer un support d'audit

Adapter son plan d'audit en fonction du diagnostic porté sur le dispositif de CI de l'établissement

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La circulaire interministérielle du 25 juillet 2013

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Les dotations MIGACElles doivent être comptabilisées selon leur finalité:

- en exploitation (compte 73118) si la dotation sert à financer une dépense d ’exploitation

- en investissement si la MIGAC est destinée à financer des fonds propres (compte 10281) ou des investissements (compte 13187)

NB: les MIGAC versées par anticipation concernant l ’exercice suivant doivent être retraitées en produits constatés d ’avance pour neutralisation du résultat

Sur l’affectation des dotations destinées à soutenir l’investissement

- Renforcement des fonds propres, pour des dotations non susceptibles de reprise.

Imputation au compte 10281

- Subventions d’investissement et d’équipement

pour des opérations non susceptibles de générer des ressources nouvelles, ou de diminuer le coût d’une activité.

Imputation au compte 13187 « Subvention - MIGAC »

pour des opérations susceptibles de générer des ressources nouvelles

Imputation au compte 487 «  Produits constatés d’avance »

- Dotations destinées à la couverture des surcoûts d’exploitation générés par de nouveaux investissements.

Imputation au compte 142 «  provisions réglementées pour renouvellement d’immobilisation »

Produits constatés d’avance

• Rappel des dispositions de la Circulaire du 6 juillet 2012

Les financements reçus en une fois au titre de plusieurs exercices doivent être comptabilisés en produits constatés d’avance, compte 487

N’impacte pas le résultat

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Les provisions pour empruntsLes produits concernés sont les produits dits « complexes » pour

lesquels il existe un risque de taux.

Ces produits doivent faire l ’objet d ’une évaluation du risque à leur mise en place et annuellement à la clôture. Le risque évalué doit faire l ’objet d ’une provision.

Le compte  152  »provisions pour risques et charges sur emprunts » a été créé.

Pour les emprunts souscrits avant 2013, la reconstitution des provisions s ’effectuera par imputation sur la situation nette (compte 110 ou 119)

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Les admissions en non valeurLa Cour des Comptes a fait des observations sur la persistance de

mauvaises pratiques en matière d ’ANV.

Les créances figurant au débit du compte 4152 « créances admises en NV par l ’ordonnateur » doivent être apurées au travers d ’un plan d ’apurement des créances si le stock est important.

Le plan d ’apurement doit être adapté à l ’importance du stock et à l ’échéance de la certification. Il doit être validé par le directoire;

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Merci de votre attention