rapport annuel 2012-2013

Robert Bisaillonle protecteur universitaire (l’ombudsman)

Décembre 2013

ombuDsman

AVIS Dans le présent rapport, le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans l’unique but d’alléger le texte.

table Des matIÈres

IntroDuCtIon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

FaIts saIllants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

partIe 1 : le bureau Du proteCteur unIversItaIre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

1.1 le manDat

1.2 les ressourCes et le FonCtIonnement Du bureau

1.3 les autres aCtIvItés

partIe 2 : les ConsultatIons et les plaIntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.1 DéFInItIon Des termes

2.2 statIstIques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

tableau 1 : nombre et répartItIon Des DemanDes

tableau 2 : orIgIne Des DemanDes

tableau 3 : sexe

tableau 4 : moDe De CommunICatIon aveC le proteCteur unIversItaIre

tableau 5 : objet Des DemanDes

tableau 6 : plaIntes FonDées

partIe 3 : reCommanDatIon et suIvI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

reCommanDatIon

suIvI Des suggestIons Contenues Dans le rapport annuel 2010-2011

ConClusIon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

ombudsman HeC montréal | Rapport annuel 2012-2013 | 1

IntroDuCtIon

le présent rapport, le huitième présenté par le protecteur universitaire, couvre la période allant du début juin 2012 au 31 mai 2013.

Ce rapport comprend trois parties.

la première décrit le mandat, le fonctionnement du bureau de même que les autres activités.

la deuxième partie traite spécifiquement des plaintes et des consultations reçues au cours de la période couverte par le rapport.

la troisième partie mentionne deux recommandations faites par le protecteur universitaire de même que le suivi d’une observation faite dans le rapport annuel de l’an dernier.

FaIts saIllants

Du début juin 2012 au 31 mai 2013, le protecteur universitaire a reçu 106 demandes (par rapport à 105 l’an passé).

parmi ces demandes 32 étaient considérées comme des consultations et 74 comme des plaintes.

parmi les 74 plaintes, 67 étaient considérées comme recevables, c’est-à-dire pour lesquelles tous les autres recours avaient été épuisés et qui se classaient à l’intérieur du mandat du protecteur universitaire. sur les 67 plaintes recevables, 10 ont été jugées comme étant fondées et 57 comme non fondées.

les personnes qui se sont adressées au protecteur universitaire durant cette année étaient des étudiants dans une proportion de 73,5 %, des employés et des professeurs de l’école dans une proportion de 25,3 %. les autres demandeurs (candidats, anciens élèves et association) totalisaient 1,2 %.

parmi les demandeurs, 49 % étaient des femmes et 51 % étaient des hommes.

voICI les objets De l’ensemble Des DemanDes :

… 45,2 % étaient d’origine académique (évaluation, exclusion, refus de diplôme, report d’examens, etc.)

… 4,7 % étaient d’ordre disciplinaire

… 13,2 % étaient d’ordre administratif

… 19,8 % étaient d’ordre financier

… 4,7 % touchaient les ressources humaines

… 12,2 % des demandes concernaient d’autres sujets

2 | Rapport annuel 2012-2013 | ombudsman HeC montréal

le bureau Du proteCteur unIversItaIre

le manDat

sous l’autorité de la présidente du conseil d’administration de la corporation de HeC montréal, madame Hélène Desmarais, le protecteur universitaire s’assure que chaque membre de la communauté de l’école obtienne un traitement juste et équitable dans ses rapports avec l’administration de l’école et veille au maintien d’un juste équilibre entre les droits et les responsabilités des uns et des autres.

À cet effet, il reçoit les plaintes, évalue leur bien-fondé et leur recevabilité puis en informe les demandeurs. Il informe les membres de la communauté de HeC montréal des mécanismes existants auxquels ils peuvent avoir recours au besoin. pour toute plainte recevable, il effectue une enquête et il intervient auprès des personnes susceptibles de pouvoir contribuer à la résolution de la situation. À la demande de la direction, il peut être appelé à agir à titre de médiateur. Il émet des recommandations aux parties ou instances concernées au terme d’une enquête. Finalement, il produit un rapport annuel relatif à l’ensemble de ses activités à l’intention de la présidente du conseil et lui soumet ses recommandations.

les attributs intrinsèques reconnus au mandat du protecteur universitaire sont :

• la neutralité;• la confidentialité;• l’indépendance;• l’impartialité;• son caractère informel.

le protecteur universitaire doit conserver la plus entière confidentialité sur les personnes qui font appel à lui, à moins qu’il en soit expressément dégagé par les personnes concernées.

les ressourCes et le FonCtIonnement Du bureau

le bureau du protecteur universitaire comprend une seule personne qui travaille à temps partiel, soit deux jours et demi par semaine, neuf mois par année. un petit budget de fonc-tionnement lui a été attribué pour en garantir l’autonomie. le protecteur universitaire peut compter sur les membres de l’équipe de direction de l’école pour ses besoins d’ordre administratif.

les autres aCtIvItés

le protecteur universitaire a rencontré au cours de l’année, ses collègues des autres universités du québec et du Canada dans le cadre de diverses conférences organisées par l’association des ombudsmans des universités du québec et l’association des ombudsmans des universités et des collèges du Canada. Ces rencontres permettent d’échanger sur des sujets communs et de développer un réseau professionnel important.

partIe 1

1.1

1.2

1.3

ombudsman HeC montréal | Rapport annuel 2012-2013 | 3

les ConsultatIons et les plaIntes

DéFInItIon Des termes

voici la définition des termes utilisés dans le présent rapport.

DemanDe

Dès qu’une personne s’adresse au protecteur universitaire, un dossier est ouvert quel que soit l’objet de la demande ou la nature de l’intervention sollicitée.

ConsultatIon

est considérée comme une consultation toute demande d’information pour trouver une solu-tion à un problème. le rôle du protecteur universitaire consiste alors à expliquer les recours appropriés avant qu’une plainte formelle ne lui soit adressée. le protecteur universitaire est aussi directement consulté par des employés sur la pertinence de revoir ou de modifier tel ou tel règlement.

plaInte non reCevable

une plainte est non recevable lorsque le demandeur n’a pas épuisé tous les recours préalables mis à sa disposition. une plainte sera aussi qualifiée de non recevable si son objet est exclu du mandat du protecteur universitaire.

plaInte reCevable

la plainte est recevable lorsque le plaignant a épuisé tous les recours à sa disposition et que l’objet de sa demande est de la juridiction du protecteur universitaire.

plaInte non FonDée

si, après enquête et de l’avis du protecteur universitaire, il s’avère que le plaignant n’a aucune raison valable de porter plainte, celle-ci est considérée comme non fondée.

plaInte FonDée

après enquête, la plainte est fondée lorsque, de l’avis du protecteur, elle est justifiée.

plaInte réglée

une plainte réglée est une plainte fondée pour laquelle une solution a été trouvée à la satisfaction des parties.

2.1

partIe 2

4 | Rapport annuel 2012-2013 | ombudsman HeC montréal

tableau 4 : moDe De CommunICatIon utIlIsé aveC le proteCteur unIversItaIre

N. B. : Certains demandeurs ont utilisé plus d’un mode de communication avec le protecteur universitaire.

2011-20122012-2013

2010-2011

Nombre0 20 40 60 80 100 120

8285116

393324

334742

102

courriels

visites

téléphones

lettres

statIstIques

tableau 1 : nombre et répartItIon Des DemanDes

répartition 2010/11 2011/12 2012/13

Total des demandes 135 105 106

Consultations 30 30 32

plaintes (demandes d’interventions) 105 75 74

• plaintes non recevables 5 10 7

• plaintes recevables 100 65 67

• plaintes fondées 59 11 10

• plaintes non fondées 41 54 57

tableau 2 : orIgInes Des DemanDes

nombre

étudiants 2010/11 2011/12 2012/13

Certificats 86 43 41

b.a.a. 15 16 14

D.e.s.s. 10 7 11

m. sc. 7 15 10

Doctorat 2 2 2

autres

Candidats 3 5 3

professeurs 3 3 4

employés 6 9 13

association 2 1 3

autre 1 1 5

tableau 3 : sexe

2010-2011

Hommes51,12 %

Femmes48,88 %

2011-2012

Hommes51 %

Femmes49 %

2012-2013

Hommes51 %

Femmes49 %

2.2

ombudsman HeC montréal | Rapport annuel 2012-2013 | 5

tableau 5 : objet Des DemanDes

tableau 6 : plaIntes FonDées *

0 1 2 3 Nombre

1. Qualité des messages officiels dans boîte vocale : 1 plainte2. Changement de cours : 1 plainte3. Remboursement de frais de révision de notes : 1 plainte4. Absence à un examen (maladie) : 1 plainte 5. Remboursement de cours hors délais : 2 plaintes6. Cours crédités à la M. Sc. : 1 plainte7. Consultation d’un examen : 1 plainte8. Annulation de frais de retard de paiement d’un cours : 1 plainte9. Plainte contre examinateur (test Hectope) : 1 plainte

aCaDémIque

abandon d’un cours 2

absence à un examen 6

absences répétées aux intras et finaux 1

approbation d’un cours à la Crepuq 1

Changement de cours 2

Consultation d’un examen 1

Choix de cours au D.e.s.s. 1

Crainte de partialité dans la correction d’un examen 1

échec à un cours 1

équivalence de cours 2

évaluation 8

expérience de travail insuffisante pour baC par cumul 1

exclusion 7

Frais pour révision de notes 1

Critiques diverses au sujet du D.e.s.s. 1

Incompétence d’un professeur 1

moquerie d’un professeur au sujet d’un étudiant 1

prolongation des études (D.e.s.s.) 1

plainte contre un chargé de cours 1

présence au cours 1

reconnaissance de certificat medical 1

report constant d’examens intras et de finaux 2

renvoi injuste pour un test de langue 1

reprise d’un examen 1

reconnaissance de cours 3

aDmInIstratIon

Cas d’admission 5

Choix de cours 1

refus d’admission suite à une double exclusion 1

refus d’admission à cause d’un manque de permis d’étude

1

refus d’admission à cause de mauvaises notes 1

Inscription à un cours 2

refus d’admission au D.e.s.s. 1

DIsCIplIne

plagiat (correction d'un travail d'équipe) 2

plagiat lors d'un travail individuel 3

FInanCe

abandon sans remboursement 3

annulation de cours avec remboursement 1

mode de paiement des cours 3

Frais de cours (différence entre HeC et udem) pour même cours

1

Frais de cours 2

Frais de retard de paiement 4

Dons automatiques lors de l’inscription 1

remboursement de cours hors délais 5

obtention d’un reçu d’impôt 1

ressourCes HumaInes

Difficultés entre superviseurs et employés 1

Collaboration mutuelle 2

suspension de travail 1

rachat d’années de services pour pension 1

autres sujets

Dénonciation anonyme concernant un professeur 1

Communication difficile avec président de l’association des professeurs

1

Consultation sur le travail de l’ombudsman à HeC 1

Demande pour un bureau fermé 1

témoin de plagiat à un examen 1

la gestion des plaintes 1

Harcèlement hors campus 1

présence d’étudiants non HeC à la bibliothèque 1

suivi rapport annuel 2011-2012 1

bruit excessif d’un climatiseur 1

manque de respect entre étudiants 1

présentation aux nouveaux professeurs 1

service de réception téléphonique au régistrariat 1

* toutes les plaintes fondées ont été réglées à la satisfaction de toutes les parties. Dans le règlement des plaintes fondées, comme dans toutes les demandes reçues, le protecteur universitaire a toujours privilégié une approche informelle où toutes les parties impliquées sont d’abord contactées directement.

6 | Rapport annuel 2012-2013 | ombudsman HeC montréal

reCommanDatIon et suIvI

reCommanDatIon

bien que le nombre de plaintes fondées puisse paraître peu élevé, il faut bien comprendre que plusieurs gestionnaires du registrariat et de d’autres services consultent régulièrement le protecteur universitaire dans les cas plus litigieux avant de rendre une décision.

pour l’année 2012-2013, le protecteur présente une seule recommandation :

Que l’École considère ajouter au Règlement régissant l’activité étudiante à HEC Montréal pour les cycles inférieurs la mention suivante pour ce qui est de l’évaluation des travaux d’équipe : « Dans le cas de travail de groupe, chaque étudiant doit être évalué individuellement sauf si un objectif de cours justifie une évaluation collective ». (Cet énoncé se retrouve à l’article 9.2, a) du règlement des études de premier cycle de l’université de montréal).

le protecteur universitaire a déjà dénoncé plusieurs fois la pratique qu’il perçoit comme injuste de punir tous les étudiants pour un travail d’équipe où un ou quelques participants admettent avoir fait du plagiat très souvent à l’insu des autres participants.

suIvI Des suggestIons Contenues Dans le rapport annuel 2011-2012.

le protecteur universitaire avait fait deux recommandations, l’une portant sur les signatures des courriels et des lettres envoyés aux étudiants en réponses à une demande spécifique, l’autre portant sur la qualité des messages d’information enregistrés dans les boîtes vocales destinées au grand public.

le protecteur universitaire est heureux de constater que ces deux situations ont été adressées et corrigées par le registrariat et les autres directions de l’école.

partIe 3

ombudsman HeC montréal | Rapport annuel 2012-2013 | 7

ConClusIon

le protecteur universitaire tient à remercier toutes les personnes de l’école qui ont collaboré généreusement dans le cadre d’enquêtes, d’interventions ou de requêtes d’information qu’il a faites lors du traitement des demandes qui lui étaient soumises. le protecteur universi-taire a toujours été accueilli avec respect et générosité par la direction et les employés de HeC montréal, les membres des associations étudiantes ainsi que par la grande majorité des étudiants eux-mêmes.

Rapport annuel 2012-2013 | ombudsman HeC montréal | 13.10/1.9.1

Robert Bisaillonprotecteur universitaire (ombudsman)

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