Projet Tempus Go-Univ -...

Projet Tempus Go-Univ 544190-TEMPUS-1-2013-1-MA-TEMPUS-SMGR

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Renforcement de la GOuvernance dans les UNIVersités marocaines à travers la mise en œuvre du Code Marocain de bonnes pratiques

de gouvernance

WP1 : Un guide commun aux Universités mis en place pour la mise en œuvre du code de bonnes pratiques de gouvernance des Etablissements et Entreprises

Publics (EEP)

WP1.1 Établir un bilan de gouvernance par les Universités

Bilan de la gouvernance des Universités Marocaines

Période : Février-Mars 2014

-Questionnaire-


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Introduction

Le présent questionnaire est le fruit d’une adaptation du questionnaire établi par la Direction des

Entreprises Publiques et de la Privatisation (DEPP) afin d’aider les Etablissements et Entreprises

Publics (EEP) à se positionner par rapport aux recommandations du Code Marocain de Bonnes

Pratiques de gouvernance des EEP.

Le Code Marocain de Bonnes Pratiques de Gouvernance des Entreprises et Etablissements Publics

(EEP) a été adopté le 10 octobre 2011 par la Commission Nationale de Gouvernance d’Entreprise

(CNGE).

Ce questionnaire comprend une série de questions ventilées suivant les chapitres du Code (I, II, IV

et V), afférents au rôle de l’Etat, aux rôles et responsabilités du Conseil de l’Université, à la

transparence et la diffusion de l’information ainsi qu’aux relations avec les Parties Prenantes.

Il s’agit d’établir un état des lieux des Universités en matière de gouvernance, sur la base de ce

questionnaire réalisé dans le cadre du WP1.1 du projet par l'Université Hassan II Mohammedia-

Casablanca, l'Université Mohammed V Souissi Rabat et l'Université de Vigo Espagne, et envoyé à

toutes les Universités. Ce support aidera à dresser une photographie des pratiques de gouvernance

au sein des Universités Marocaines et à réaliser le premier lot du projet Tempus Go-Univ, qui

consiste à produire un guide à l'instar du Code Marocain des Bonnes Pratiques de Gouvernance

d’Entreprise et Établissements Publics et spécifique aux Universités Marocaines soucieuses

d'instaurer les bonnes pratiques de gouvernance et de faire progresser leur performance, leur

compétitivité et leur croissance, tout en améliorant leur image auprès de leurs principaux partenaires

et des autres parties prenantes.

Les Universités sont invitées à renseigner ce questionnaire en tenant compte de leur structure

juridique, de leur activité, et de l’exposition aux risques.

1 DEPP/DESI/DPR/SAS Code marocain de bonnes pratiques de gouvernance des Entreprises et Etablissements Publics Bilan de la gouvernance des EEP - Questionnaire -


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1- Université : UNIVERSITE SULTAN MOULAY SLIMANE

2- Etablissements universitaires :

Faculté des Lettres et des Sciences Humaines (1989) ; Faculté des Sciences et Techniques (1994) ; Faculté Polydisciplinaire (2003) ; Ecole Supérieure de Technologie (2012).


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Chapitre I du Code - Rôle de l’Etat

Il convient de clarifier les principales fonctions et missions qui incombent à l’Etat et qui sont susceptibles de contribuer à l’amélioration de la gouvernance des Universités (Code marocain de bonnes pratiques de gouvernance des EEP, p. 8).

Questions Commentaires

L’Université dispose-t-elle d’un contrat pluriannuel avec l’Etat ?

Oui

Non

Dans le cadre du programme d’urgence 2009-2012, un contrat a été signé avec l’état pour une durée de 04 années

L’Université dispose-t-elle d’une stratégie de développement à moyen et long terme ?

Oui

Non

Plan de développement du Président qui a été adopté par le conseil d’université

L’Université bénéficie-t-elle de dotations financières de l’Etat ?

Oui

Non

Si oui, de quelle nature ? Subvention annuelle

A quel type de contrôle financier est soumis votre Université ?

préalable

accompagnement

conventionnel

contractuel

spécifique

L’Université dispose-t-elle des instruments de gestion prévus par la loi 69-00 ?

statut du personnel

organigramme

manuel des procédures

règlement des marchés

comptabilité

plan pluriannuel

rapport de gestion

Un manuel des procédures est en cours d’élaboration dans le cadre de la certification ISO 9001-V.2008 entamé par la présidence de l’université par le biais d’un cabinet conseils.

La démarche sera généralisée aux établissements lors d’une seconde phase du processus.


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Chapitre II du Code- Rôle et responsabilités du Conseil de l’Université comme Organe de

Gouvernance

Le Conseil de l’Université comme Organe de Gouvernance d’une Université doit avoir les pouvoirs, les compétences et l’objectivité nécessaires pour assurer sa fonction de pilotage stratégique et de surveillance de la Présidence, des Décanats et Directions des établissements universitaires. Il doit agir en toute intégrité et être responsable de toutes les décisions qu’il prend. (Code marocain de bonnes pratiques de gouvernance des EEP, p. 12).

Questions

Quelle est votre appréciation du rôle joué par le Conseil de l’Université en matière de : Important Plutôt

important Moyen Plutôt sommaire Sommaire

Positionnement et orientation stratégiques de l’Université X

Mode de financement de l’Université X

Politique de communication de l’Université X

Evaluation de la gestion de la Présidence, des Décanats et Directions des établissements universitaires

X

Commentaires

Le Conseil de l’Université porte-t-il conseil aux dirigeants de l’Université ?

Oui

Non

Les membres du Conseil de l’Université jouent-ils pleinement leur rôle et apportent-ils une réelle valeur ajoutée à l’Université ?

Oui

Non

Disposez-vous d’une structure chargée de la préparation et du suivi des réunions du Conseil de l’Université ?

Oui

Non

Si oui, laquelle ? Secrétariat générale de l’université

Quel est le nombre des membres du Conseil de l’Université ? 30 membres

Combien de réunions ont été tenues lors des 3 derniers exercices ?

2013

06

2012

02

2011

04


6

Sur les trois dernières années, est-il arrivé que le Conseil de l’Université délibère sans que le quorum soit atteint ?

Oui

Non

Si oui, combien de fois ?

Pour quelles raisons ?

Y a-t-il une procédure formelle pour acter la signature et l’approbation des procès-verbaux par l’ensemble des membres ?

Oui

Non

Les procès-verbaux du conseil sont rédigés et envoyés aux membres entre deux sessions du conseil. L’approbation des PV se fait lors de la session suivante. Cependant ; un PV des décisions est rédigé séance tenante.

Y a-t-il une procédure formelle pour communiquer les procès-verbaux à l’ensemble des membres ?

Oui

Non

Courrier électronique Site web de l’université Courrier administratif

Existe-t-il un nombre d’absences maximum pouvant entraîner le remplacement d’un membre du Conseil de l’Université ?

Oui

Non

Si oui, à préciser :

En dehors des réunions du Conseil de l’Université, y a-t-il une procédure d’information des membres sur les opérations financières et extra financières concernant l’Université ?

Oui

Non

Le conseil de gestion tient fréquemment des réunions où sont communiquées les actions entreprises par la présidence de l’université. Des PV sont rédigés et communiqués aux membres du conseil d’université lors de la session suivante.

Le Conseil de l’Université dispose-t-il : Oui

Non

d’un règlement intérieur ?

d’une charte du membre du conseil de l’Université ?

Oui

Non

Des experts externes participent-ils aux travaux du Conseil de l’Université?

Oui

Non

Si oui, quel est leur(s) apport(s) à ces travaux ?

Le projet de développement de l’Université découle-t-il des orientations du Conseil de l’Université ?

Oui

Non

Le projet de développement du Président est soumis à l’approbation du conseil au début de son mandat. Cependant, les amendements de ce projet sont soumis à l’avis du conseil de l’université.

Y a-t-il une procédure de reporting systématique, du Conseil de l’Université, sur l’état d’avancement de la mise en œuvre de la stratégie adoptée ?

Oui

Non

Reporting lors des sessions du conseil


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Les comités ou commissions spécialisés existants :

Intitulé des comités ou

commissions Rôle Date de

création Taille Présidence

Nombre de

réunions des 3

derniers exercices

Communication des travaux au

Conseil de l’Université et aux personnels

Conseil de gestion

Organe de décision

Organe de contrôle

Organe consultatif

Permanent 10 Président de l’université

2013 : 11

2012 : 05

2011 : 07

Oui Non

Si oui, par quels moyens ?

Site web Lors des sessions du conseil

Commission de la Recherche

Scientifique, de la Coopération et de

Partenariat

Organe de décision

Organe de contrôle

Organe consultatif

Permanent 07 Un membre du conseil d’université

2013 : 17

2012 : 04

2011 : 08

Oui Non



Commission des affaires

Pédagogiques

Organe de décision

Organe de contrôle

Organe consultatif


2013 : 08

2012 : 02

2011 : 06

Oui Non



Commissions des affaires juridiques

Organe de décision

Organe de contrôle

Organe consultatif


2013 : 05

2012 : 11

2011 : 03

Oui Non




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Chapitre IV du Code - Transparence et Diffusion de l’Information

La transparence et la diffusion de l’information sont fondamentales pour les Universités dans la mesure où elles renforcent leur image et leur crédibilité. La diffusion de l’information est cruciale pour vérifier si le Conseil de l’Université ainsi que l’Université remplissent les objectifs qui leur ont été fixés. L’information doit être accessible et facilement interprétable pour aider toutes les parties prenantes dans leur processus de décision. (Code marocain de bonnes pratiques de gouvernance des EEP, p. 27).


Communication de l’information financière (Etats financiers)

Oui

Non

Communication de l’information non financière Oui

Non

Dématérialisation des procédures Oui

Non

Si oui, lesquelles ?

Site web rendant accessibles les informations sur l’Université

Oui

Non

Charte d’éthique pour le partage des valeurs de transparence

Oui

Non

Si oui, année d’adoption :

Partie qui l’a adoptée :

Rapports de gestion Oui

Non

Si oui, les citer : Rapport financier et rapport d’activité

A qui sont-ils adressés ? Ministère de tutelle et ministère des finances

Autres rapports décrivant par exemple :

le système d’Information et de Gestion

les procédures d’organisation comptable et financière

les autres procédures de gestion

Oui

Non

Lesquels :

L’Université dispose-t-elle d’un contrôle interne ? Oui

Non

En cours de mise en place dans le cadre de la certification ISO 9001 v.2008


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L’Université diffuse-t-elle des Informations sur la gestion des risques (facteurs de risques significatifs ainsi que les mesures prises pour y faire face)

Oui

Non

Informations sur les transactions les plus significatives en termes d’impact, d’enjeu financier et d’enjeu global pour les parties prenantes

Oui

Non

L’Université est-elle soumise, chaque année, à une vérification externe indépendante de ses comptes ?

Oui

Non

Si oui, par quel organisme ?

L’Université a-t-elle fait l’objet d’une intervention de la part des juridictions financières ?

Oui

Non


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Chapitre V du Code - Relations avec les Parties Prenantes et leur traitement équitable

Les parties prenantes dans le cas des universités sont : les étudiants, l’ensemble des enseignants chercheurs et du personnel et administratif et technique, et les partenaires.

- L’Etat et l’Université doivent reconnaître et respecter les droits des parties prenantes définis par la loi ou par des accords mutuels ;

- L’Université doit rendre compte de ses relations avec les parties prenantes (les étudiants, l’ensemble des personnels (enseignants chercheurs et administratifs), et les partenaires) ;

- Le Conseil de l’Université est tenu d’élaborer, d’appliquer et de faire connaître des programmes de respect des codes de déontologie internes. Ces codes doivent s’inspirer des normes nationales en vigueur. (Code marocain de bonnes pratiques de gouvernance des EEP, p. 31).


L’Université rend-elle compte de ses relations avec les étudiants ?

Oui Non

L’Université rend-elle compte de ses relations avec les enseignants chercheurs et le personnel administratif et technique ?

Oui Non

L’Université rend-elle compte de ses relations avec les partenaires ?

Oui

Non

L’Université dispose-t-elle d’un code de conduite des relations avec les étudiants ?

Oui

Non

Un agenda de l’étudiant est édité chaque année et mis en ligne sur le site de l’université

L’Université dispose-t-elle d’un code de conduite des relations avec les enseignants chercheurs et le personnel administratif et technique ?

Oui

Non En application de la législation en vigueur

L’Université dispose-t-elle d’un code de conduite des relations avec les partenaires ?

Oui

Non

Mise en place de conventions cadre et de comités de suivi

Le Conseil de l’Université dispose-t-il d’un programme de respect des codes de déontologies internes ?

Oui Non

Règlement intérieur du conseil d’université

Respect de la liberté syndicale Oui

Non

L’Université dispose-t-elle d’un cadre de gestion des carrières transparent et accessible ? Oui Selon la législation en vigueur


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Non

L’Université dispose-t-elle d’instruments et de politiques de probation des risques ?

Oui

Non

Si oui, citer ces instruments :

L’Université dispose-t-elle de système de veille, de qualité et de traçabilité ?

Oui

Non En cours dans le cadre de la certification ISO 9001-V2008

L’Université dispose-t-elle d’outils permettant la transparence du processus de passation des marchés ?

Oui Non

Selon la législation en vigueur

L’Université dispose-t-elle de procédures pour la performance de ses dépenses ?

Oui Non

L’Université publie certaines informations et documents sur le portail marocain des marchés publics ?

Oui

Non

L’Université a-t-elle mis en place un système de diffusion régulière de l’information sur ses performances ?

Oui Non

Publication d’un bulletin hebdomadaire de l’université et comptes rendus au conseil d’université

L’Université a-t-elle mis en œuvre des procédures permettant de faciliter les missions d’enquête et de contrôle de la part des instances habilitées par la loi ?

Oui

Non

Si oui, citer certaines de ces procédures : Respect de la législation en vigueur


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Propositions

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Documents

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