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OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils avancs dorganisationMise jour du 13 octobre 2011

Rmi BacheletLa version la plus rcente de ce cours est disponible ici : cours de gestion de projet Voir les vidos de mes cours gestion de projet

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ObjectifsAu terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :1. Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre : Des bases danalyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc.. Une matrice de dcision

2.

Piloter un projet en utilisant :

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Chapitre 1/5

Dfinir le primtre du projetEn mettant en uvre 1. Lanalyse fonctionnelle Diagramme fonctionnel : SADT, FAST,

2. Les autres mthodes UML,

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Reprsenter et planifier un projet cest 1. Dfinir lobjectif atteindre (un produit fabriquer) 2. Le dcomposer en sous-parties Le diagramme fonctionnel

3. Dfinir les tapes pour le raliser Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilits (OBS/RACI) Le PERT Le GANTT

4. Prciser les moyens Le budget

5. Inventorier et grer les risques toutes ces tapes on peut utiliser les outils des mthodes de rsolutions de problmes, notamment le brainstormingRmi BacheletUtilisation ou copie interdites sans citation

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Dfinir lobjectif atteindreCest lobjet des mthodes de conception On reprsente dabord lobjet en termes fonctionnels .. Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe

en termes fonctionnels signifie en

vitant de parler de

solutions techniques.Lanalyse fonctionnelle tudie le besoin, elle permet dobtenir le Cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui doit tre valid par le client.

.. Puis, une fois le besoin valid Rmi Bachelet

Analyse fonctionnelle interne AMDEC Analyse de la valeur Plans, CAO Utilisation ou copie interdites sans citation

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Diagramme fonctionnel basique

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Source de limage: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net

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Diagramme fonctionnel FASTDiagramme FAST du systme de sparation des tages du nano-lanceur :Sparer les tages Commander la sparation

Effectuer la sparation

Grer le choc Ecarter les deux morceaux aprs la sparation

Grer l'environnement extrieur

Protger contre la temprature Protger contre la pression

Rcuprer les dbris Grer les dbris Eviter un trop grand nombre de dbris

tempsRmi Bachelet

Contrler l'effectuation de la tche

Projet PERSEUS2 8 Utilisation ou copie interdites sans citation

Diagramme fonctionnel SADT

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Source de limage: http://www.sbaysite.netsans citation Utilisation ou copie interdites

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Diagrammes UML : de cas d'utilisation, de squence,d'activits (processus mtiers et processus applicatifs)

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Source de limage: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net

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Diagramme fonctionnel : pieuvre Pour en savoir plus : Guide Comment raliser une analyse fonctionnelle Guide de base , Guide avec un exemple dapplication + autres documents http://rb.ec-lille.fr

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Chapitre 2/5

Dfinir les tches et les responsabilitsEn mettant en uvre 1. Diagrammes des travaux / des responsabilits WBS/OBS

2. La matrice RACI

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Dcomposer les tches : diagramme des travaux (WBS Work Breakdown Structure)

Lot de travail

Faire un dcoupage des lots, appropri Rmi Bachelet

trop simple : on oublie des lments importants trop dtaill : ingrable / perte de tempsUtilisation ou copie interdites sans citation http://www.fineline-software.co.uk/wbs.gif

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Diagramme des travaux /WBS

Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter 6 catgories de de lots avec 3-4 sous-lots quilibrs en terme de chargeRmi BacheletUtilisation ou copie interdites sans citation http://www.isi.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.gif

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Diagramme des responsabilits (OBS Organization Breakdown Structure)

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Source : projet COMPTAGE Utilisation ou copie interdites sans citation

09-11 15

Du WBS l'OBS : la matrice RACIDans le diagramme des tches, des lots ont t dfinisLot 1 Lot 5 Lot 6 Projet XXX

Tous les lots doivent tre affects un responsable par une matrice RACIDidier Claire Pilote Brice Alex DS

Lot 2

Lot 1Lot 7

Lots technique A Lot technique B

R RA

A

C I

I

Lot 3 Lot 8Lot 4 Lot 9 Lots techniques

Lot 2 Lot 3

Lot technique C Lot technique D Lot technique E Lot technique F R R

R

A

I A

A A R

I I

I

Lots de gestion de projet

Lot 4 Lot 5

Lot de gestion G Lot de gestion H Lot de gestion I

RA A R R A RA R R A R A A R

C C C C C C C

Matrice RACIR = Ralisation, tche A = Approbation, lead C = Consultation, avant I = Information, aprsRmi BacheletAttention, les significations de R et A sont diffrentes en anglais (R = Responsible = lead)

Lot 6 Lot 7 Lot 8 Lot 9

Lot de gestion J Lot de gestion K Lot de gestion L Lot de gestion M


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Chapitre 3/5

Planifier un projet1. Le PERT Dates au plus tt, dates au plus tard, chemin critique

2. Le GANTT

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Le diagramme PERT

PERT = Program Evaluation and Review Technique( Technique dlaboration et de mise jour de programme )

Outil dvelopp pour la marine amricaine en 1957 Le dlai initial du programme Polaris tait de 7 ans, lapplication du PERT aurait permis de le rduire 4 ans

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Calculer un PERTmarge libre = dlai de retard la mise en route d'une tche

Quel est son intrt ?

Au plus tt!

Dates au plus tt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin o date au plus tt = date au plus tard. Rmi Bachelet

Au plus tard !http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/scheduleUtilisation ou copie interdites sans citation

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Organiser les tches, dterminer le chemin critique.. PERTQuel est son intrt ? .. un retard sur le chemin critique retarde la date de fin du projet .. Acclrer le chemin critique permet de terminer le projet plus vite Dates au plus tt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin o date au plus tt = date au plus tard. http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule

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tablir les priorits, planifier.. PERT

Quelle est ltape la plus importante du projet ? Quelles sont les priodes les plus charges ?

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Le diagramme de Gantt

Dvelopp par Henry L. Gantt, ingnieur amricain, vers 1910 Calendrier de ralisation d'un projet Visualiser lensemble du projet Lots de travail (ou groupe de lots) Runions

Identifier les marges existantes sur certaines tches, Piloter le projet

Image : Wikimedia Commons

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Calendrier dun projet : Gantt

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Utilisation ou copie interdites sans citation Image : source sur http://www.conduitedeprojet.info

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Exemple de Gantt

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Chapitre 4/5

Conception densemble du projet1. Rcapitulation des outils de projet Questions rsoudre Enchainement des outils

2. Le budget

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Concevoir un projet, cest rsoudre une srie de questions en suivant un ordre rigoureux1. Dfinir ce qui est demand : Quelles sont les fonctions raliser, les contraintes ?

2.

Lister les tches Quest-ce qui doit tre fait ? Comment dcouper le projet en lots ?

3.

tablir les responsabilits Qui coordonne, ralise et valide chaque tche ?

4.

valuer la dure et lordre des taches Combien de temps faut-il pour faire ? Dans quel ordre doit-on procder ?

5.

Prendre en compte les ressources et contraintes Quelles sont les ressources disponibles/ncessaires (comptence + temps) ?

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Les outils de conception/planification de projet senchainent rigoureusement1. Poser les bases de ce qui est demand : Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

2.

Analyse fonctionnelle + oprations ncessaires la ralisation WBS (diagramme des travaux)

3.

Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilits)

4.

Diagramme des responsabilits + dure et ordre de succession des tches PERT

5.

PERT + ressources disponibles Gantt (calendrier du projet)

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Dfinir et grer les moyens: le budget

3 types de ressources Ressources humaines, personnel Mise disposition de locaux, de machines, dons en nature Argent

Sert valuer la faisabilit Demander des financements Suivre lavancement (% dpens) .. rendre des comptes

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Exemple de budget

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Le budget est aussi un instrument de suiviTenir jour un journal des dpenses.. ds le lancement du projet

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Chapitre 5/5

Pilotage et suivi davancement1. Piloter cest jalonner et mettre jour 2. Les outils de pilotage : Le tableau dindicateurs La gestion des risques La matrice de dcision

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Le pilotage ... une mise jour ?Piloter un projet cest vrifier quon est sur la bonne trajectoire vers le livrable final Deux prrequis :1. 2. Des livrables intermdiaires Des jalons (milestones) : runions de validation la fin des lots importants.

Suivre lavancement grce aux outils utiliss lors de la conception de projet CdC WBS OBS/RACI PERT Planning Gantt Budget

Si on a un problme, on retravaille avec les outils de conception de projet Mais le mieux cest dintervenir avant dtre en difficult trois outils le permettent..Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Les indicateurs

Voir formation valuation de projet Rmi BacheletImage : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Dfinir / prioriser / suivre les risquesVoir formation gestion des risques

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Faire les bons choix

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Matrice de dcision

Voir formation brainstorming Rmi BacheletSource http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif Utilisation ou copie interdites sans citation

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Conclusion1. Retour sur les objectifs 2. Outils logiciels 3. Quelques conseils Matrialiser le projet Trouver lquilibre entre gestion de projet et ralisation Revenir systmatiquement sur les carts

4. Carte conceptuelle du chapitre 2 Lanimation de runionsRmi Bachelet


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ObjectifsAu terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :1. Danimer les runions : Mettre en uvre le PDCA Bien organiser les runions : ordre du jour, compte-rendu Lanalyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc.. Une matrice de dcision39

2.

Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre :

3.

Piloter un projet en utilisant :

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Logiciels de gestion de projet gratuits La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budgetne demandent pas doutil logiciel spcifiques, vous pouvez utiliser un traitement de texte ou un tableur, comme ceux proposs par Open Office. Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser Visual Understanding Environment (VUE) :C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais Tlchargeable directement ici. Document-type propos : amorce de Diagramme d'environnement

Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane :C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais Tlchargeable directement ici. Documents-types proposs : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS

Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peutcommencer en utilisant GanttProjectC'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais Permet de crer des diagrammes de Gantt et des rseaux PERT, calcul du chemin critique. Voici une vido d'introduction GanttProjectRmi BacheletUtilisation ou copie interdites sans citation

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Matrialiser le projet.Aide penser un objectif lointain et se runir autour d'un projet commun Lancement de projet Nom du projet, logo, plaquette

Montage/conception de projet Croquis, maquette

Conduite de projet Prototypes, dmonstrateurs

Garder toute la documentation du projet dans un classeur de projet amen toutes les runions.

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Image : Source1, Source2, Source3 Utilisation ou copie interdites sans citation

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Grer ou raliser : trouver lquilibre

Raliser un projet, cest avant tout faire, mais cest aussi Concevoir Organiser et planifier Rendre compte Contrler ..

Il faut trouver le juste quilibre entre les tches de management de projet et celles de ralisationRmi BacheletImage : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 42

Pilotage : revenir systmatiquement sur les carts..pour les comprendre Principe de base : tre honnte Chercher la cause et pas le bouc missaire Temps insuffisant, Manque de comptence, Outils non adapts Pas de suivi, faible motivation Objectifs pas CAMERA / SMART

Positiver "ce qui a t fait" + Replanifier de manire plus raliste Dcoupage en livrables intermdiaires plus simples, rsolution des problmes dtects..

..objectif non atteint + cause non analyse = L'analyse des carts et la base du pilotage de projetRmi BacheletUtilisation ou copie interdites sans citation

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Lanimation de runions : une carte conceptuelle

Thomas Briand

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Questions ?

Passez le test "Qu'avez-vous retenu du cours Outils de gestion de projet ? Sur ce cours et galement le cours Outils basiques dorganisation

Fiches pratiques de gestion de projet Modle de compte-rendu de runion Exemple de Todo List Check-list : efficacit d'une runion Tableau de Gestion des risques d'un projet Plan de valorisation de projet

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Rmi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de LilleMon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr

Mes principaux cours Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de donnes, prvention du plagiat, module de marchs financiers, cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes, tablir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipdia et CentraleWiki, formation au coaching pdagogique et l'encadrement

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Mes autres cours : en vido : Comment animer un Brainstorming, analyse stratgique des projets, Fondamentaux de la gestion de projet et Animation dquipe-projet et motivation, utiliser les cartes conceptuelles, valuer la valeur actuelle nette dun investissement ou dun projet. Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction l'analyse stratgique en management de projet et 4 topos de Mthodes de Rsolution de Problmes Cours d'analyse fonctionnelle Introduction la gestion des risques Dmarche de gestion des risques et plan de prvention

en diapositives animes :

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Enfin, voici des cartes conceptuelles rsumant certaines de ces formationsCours de finance de march Autres cours de sociologie des organisations cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes cours de rfrencement / SEO Wikipdia en tant que systme de gestion des connaissancesUtilisation ou copie interdites sans citation

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