INITIATION OUTILS PROJETS :Les outils informatiques

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École Centrale de Lille

Cité Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve d’Ascq Cedex

Rémi Bachelet La dernière version de ce cours de

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Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation

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Objectifs

À l’issue de ce cours, vous devez être capable d’avoir des bases des outils informatiques de projet notamment de :

2. Connaitre ces outils– Bien utiliser le Mél, Windows, se protéger des virus

– Faire des cartes conceptuelles, trouver des créneaux de réunion

– Exploiter internet : veille technologiques et web

3. Tirer le maximum des applications bureautiques– Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres équivalents

4. Sélectionner et mettre en place un collecticiel (ou groupware)– Groove, Googlegroups, zoho, ProjectPier…

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Connaitre les bases des outils informatiques

1. Bien utiliser le Mél, Windows, se protéger des virus

2. Faire des cartes conceptuelles, trouver des créneaux de réunion

3. Exploiter internet : veille technologiques et web

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Les outils informatiques

Qu’est-ce que la productivité pour un ingénieur ?– Traiter des chiffres

– Définir, Planifier, gérer des projets

– Animer des réunions

– Produire l’information et …

– La communiquer à qui et quand il faut

Des outils informatiques aident à réaliser efficacement ces tâches, lesquels ? Les réponses varient selon les situations

Parfois ces outils sont indispensables (grands projets)

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Le mél (ou courriel ) : utilisation

Les champs Sujet, A : / Cc : / cci (Bcc) : – Sujet : dire clairement de quoi il s’agit. Sujet vide

[JEUCART] date de RdC ; [jeu d’entreprise] absence le 12/3

– Si je suis destinataire principal réponse ou action attendue

– Si copie carbone pas de réponse attendue, pour information

– Si cci (=copie carbone invisible) Si liste de destinataires confidentielles ou si beaucoup de destinataires (éviter la réponse-spam)

+ configurez votre signature

Votre adresse mél à vie @centraliens-lille.org (donnée par l’association des ingénieurs) est votre mél officiel à consulter très régulièrement.

– Si vous utilisez déjà une boite autre boite mél, il est facile de rediriger votre courrier @centraliens-lille.org vers celle-ci

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Le bétisier … ou ce qu’il ne faut pas faire

sur le net, lire : Courrier électronique : halte aux abus

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Le mél : dangers

1. Propager des – virus, – spams, – canulars/hoax, – phishing/spoofing.

2. Un mél envoyé ne se rattrape pas !– « Parler trop vite » politesse, orthographe– Un mél peut circuler et se multiplier très vite

3. Abuser du spam, des copies– « Arroser » des personnes inutilement

4. "Exploser" la boite du destinataire avec une pièce jointe trop lourde– Une PJ de 10 Meg spammée à 100 personnes 1 giga sur le réseau de

l’entreprise. – Au delà de 5 personnes, utiliser le groupware, au delà de 20 utiliser un Url sur

un intranet… Le fichier est à votre disposition en cliquant ici : www.ftp.com/PJ

(Cette méthode permet aussi d’actualiser le fichier).

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Les virus

• dans les .exe .doc .xls .vbs des méls– Ne pas exécuter les PJ, se méfier des méls non sollicités avec un titre

anglais.

• en naviguant sur le web (avec IE)– Faire les MAJ régulièrement

• en utilisant Outlook, Outlook express– Attention à la fenêtre de prévisualisation..– Faire les MAJ

• par des disquettes ou des clés USB• par des répertoires partagés ou windows XP

– Ou simplement par le réseau paramétrer le firewall de Windows XP utiliser un autre firewall (ZoneAlarm..)

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Les virus

Plus un logiciel ou un système d’exploitation est répandu, plus il est source de virus.– Pièces jointes vbs, exe, java– Word, Excel macro-virus– Outlook virus mél– Explorer virus à l’ouverture de pages web…– Windows trous de sécurité

Divers types de virus– effacent votre système, ouvrent une faille permettant de prendre le contrôle de

votre PC…– Se reproduisent par votre réseau, par envoi automatique à partir de votre carnet

d’adresse, peuvent rester en sommeil

Toujours • Avoir un anti-virus à actualisation automatique avec la

protection temps réél activée Norton et Virusscan sont disponibles légalement sur l’intranet ECLille

6. Faire des sauvegardes régulièrement sur différents supports

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Les virus

Si vous ratez une remise de rapport ou une soutenance à cause d’un virus ou d’un problème technique….

… ce n’est pas le virus ou le PC qui est responsable, c’est vous !

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Les raccourcis clavier à connaître

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La protection des fichiers (1/2)La confidentialité des fichiers (documents, boites méls ..) est

garantie par des mots de passe95% du temps ces protections sont illusoires

– Access, Word et Excel, On retrouve instantanément votre mpd, quelle que soit sa longueur ou le jeu de caractères utilisé.

– Outlook 2000, il est possible de définir un ‘faux mdp’ pour ouvrir votre boite– En général un mdp utilisant un mot du dictionnaire est forçable quelle que soit

sa longueur. En 1999, un mot de passe aléatoire de 6 caractères était forçable en …

– Les méls sont très peu sûrs (non cryptés et copiés sur chaque serveur intermédiaires)

– L’espionnage industriel par voie électronique est répandu (réseau Echelon)• 1994 Airbus - McDonnell Douglas, perte d’un contrant avec la Saoudians Airlines • 1994 Enercon, vol d’éléments techniques pour la constructions d’éoliennes

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La protection des fichiers (2/2)– Un mot de passe dérivé du dictionnaire « marcel » ou « louloute87 »sera

immédiatement trouvé– Il est faux de croire que vos données (rapport, sites fréquentés, recherches Google,

mots de passe…) n’intéressent personne.– Gardez votre mot de passe en mémoire :

• En utilisant un mot de passe difficile à remémorer, on risque justement de l'oublier ... ou de le noter sur un post-it

• En fait il faut en retenir un seul : le mot de passe du fichier des mots de passe.

– Le mot de passe peut être à toute épreuve, cela ne sert à rien si la clé de cryptage de l’algorithme est faible (<128 bits)

Il existe de nombreuses parades :– Établir une politique de mots de passe dans votre équipe si vous partagez des

documents. – Lors du TP, commencez par changer votre mdp (!)– Access, Word et Excel => utiliser Open Office ou le paramètre ‘cryptage fort’– Outlook 2000 => pas de solution, utiliser une version plus récente, croiser les doigts…– Firefox => c’est OK d’enregistrer vos logins/mdp, mais mettre un mdp maître .. qui

expire sinon affiche en clair tous vos mots de passe mémorisés en deux clics. – Pour les méls => utiliser Pretty Good Privacy, système à clé publique+privée– Pour les disques durs => Truecrypt Pour l’IP tracking => tor

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• Doodle : organiser des rendez-vous

• FreeMind : organisation de projet

Autres outils

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Internet

• L’Internet est aussi un outil de projet pour chercher et diffuser des informations– Outils de recherche : Google

desktop.– Outils cartographiques

www.kartoo.com

• Des outils permettent de concevoir et de mettre en ligne des sites web : FrontPage, Dreamweaver…

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Les logiciels gratuit ou OpenSource

Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et gratuites ?– Open office (ou OOo) équiv. MS Office compatible Windows - Linux - Mac OS – Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer– VideoLAN MS Media Player en mieux et sans espionnage de votre activité,

• projet d'étudiants de l'ECP commencé en 1995 .. désormais diffusé à 40M+ d’exemplaires, repris par Google Vidéo, distribué à 150k lycéens, etc…

– TurboProject (équiv. MSproject) ou http://ganttproject.sourceforge.net). Un simple tableur peut aussi faire l’affaire comment créer un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org

– 7-zip, Freemind, VUE , Foxit pdf reader– PDFCreator pour la compatibilité en lecture et l’envoi en PJ de fichiers pdf. Pour des

pdf optimisés avec des lien actifs, utiliser OOo.– Extensions de Firefox utiles (Master Password Timeout, Mouse Gestures,

CustomizeGoogle, Adblock, google notes) – ZoneAlarm– …. Et bien sûr Linux

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Exploiter les applications bureautiques

1. Word,

2. Excel,

3. Powerpoint

4. … et les logiciels libres équivalents

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Powerpoint / OpenOffice sImpress

Transparents (ou diapositives ou "Slides")

• Pour le poster de présentation de votre projet à rendre en fin de G2– Attention aux photos… taille fichier (compresser les images)– Le correcteur d'orthographe fait parfois faire des fautes (d' abord au

lieu de d'abord etc…) – Réserver le vidéopro à l’avance auprès de christine.stievenard@ec-lille– Sécuriser l’appareil (3-5 k€) et éviter de claquer la lampe en

débranchant avant que le ventilateur soit arrêté.

Le but n’est pas de faire des jolies diapos animées mais de communiquer efficacement des

informations pertinentes

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Word / OpenOffice sWriter

Il s’agit vraiment d’un « traitement de texte ».

Permet d’écrire rapidement des documents clairs Si on sait s’en servir, permet de d’élaborer un rapport à plusieurs

définir une feuille de style pour faciliter la fusion sous-documents et document-maitre pour travailler en parallèle

Fonctions principales – Vérification d'orthographe ('F7')– Styles = {attributs de mise en forme} = (police, paragraphe…)– Styles Titre1… => Table des matières automatique– Attention à la taille mémoire de vos rapports : compresser les images ou faire un pdf, NB il ne sert à rien

de zipper un format compressé gif ou jpg … pour gagner en taille, il réduire sa définition)

Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre à taper avec tous les doigts.

http://www.usd.edu/tlc/images/software/word.jpg

http://www.psol.be/lib/2003/1106-word.gif

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Excel / OpenOffice sCalc

L’utilisation du tableur et de feuilles de calcul est « le pain quotidien » de l’ingénieur.

Permet – d’éditer des listes de personnes, de les filtrer sur critère

– de faire des calculs, des statistiques...

– de présenter des résultats et des tableaux de bord sous forme graphique

– d’écrire des macros qui d’automatiser l’actualisation, des fonctions qui font des calculs complexes

http://www.nebrwesleyan.edu/events/harvardrel/images/excel.gif

http://www.adeptscience.co.uk/products/mathsim/mathcad/images/excel.gif

http://www.gams.com/solvers/excel.gif

http://newt.quantumsi.com/pm/support/doc/user/index_all_files/image663.jpg

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Publisher / OpenOffice Draw

• Pour le poster de présentation de votre projet à rendre en fin de G2

• Format A1 ou A2• À publier sur CentraleWiki au format pdf

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Sélectionner et mettre en place un collecticiel

1. Partage de fichiers basique

2. De vrais collecticiels Groove, zoho, ProjectPier

3. Des applications web 2.0 : Googlegroups, googles documents…

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Utiliser un collecticiel dans votre projet

Un collecticiel ou « groupware »pour quoi faire ?

2. Permet de travailler à plusieurs plus efficacement

3. Aide à faire circuler l’information (pilote, équipe, client …)

4. Un outil de travail professionnel

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Quelques solutions possibles

1. Dossier partagés sur un PC personnel

2. Groove www.groove.net

3. Autres systèmes web 2.0 : Google groups, project Pier, Zoho…

Voir (et améliorer) le guide du groupware de CentraleWiki ici

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Dès que votre projet est officiel

• Fabriquer et diffuser un trombi avec les n° de portable, méls efficaces etc…

– de l'équipe et des encadrants

• Ouvrir une liste de diffusion de l'équipe élèves @eleves.ec-lille.fr ou googlegroups• Établir le modèle de CR• Prendre le premier rendez-vous avec l’encadrement pour faire

connaissance et voir par quoi il faut commencer• Fixer un début d’organisation notamment une « charte » de

fonctionnement interne : fréquence des réunions, cas d’absence, rotation des tâches …

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La bonne solution ?

Elle n’existe pas dans l’absolu => critères• Accessibilité

• Sécurité

• Installation simple

• Utilisation ± complexe

• Fonctionnalités

• Fiabilité

• Principaux problèmes

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Dossiers partagés sur un PC personnel

• Avantages – Installation : très simple– Utilisation : très simple

• Inconvénients : – Partage de fichiers seulement– Pas de gestion des autorisations : tout le monde peut détruire les fichiers– Sécurité faible : Celle de Windows - virus, piratage– Accessibilité très faible : Seulement de la rez impossible au DS et au

pilote– Si le PC qui contient le répertoire est éteint …

• Variante– Compte ftp sur winscp

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Groove

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Groovewww.groove.net (version gratuite d’essai disponible, inclus dans certaines versions de windows vista)

– Accessibilité bonne toute personne peut être invitée, même totalement extérieure– Sécurité : ultra-forte

• logiciel p2p=> Pas de serveur– Il est judicieux d’avoir un PC allumé en permanence pour avoir la version la plus récente de l’espace

de travail. • Fonctionnalités : Le plus complet

– fichiers partagés, – liste de tâches, – calendrier, – discussions, – messagerie instantanée…

• Problèmes : – lenteur – Installer Groove– En anglais – à part un invité, n‘importe qui peut détruire un fichier – Limites de la version gratuite (3 espaces, enregistrer pour utilisation perso ou 90 jours seulement,

bande passante réduite…)• Espaces de test et d’exemples …. à ouvrir à partir du forum

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Espace Groove « initiation aux outils »

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Espace « exemple de groupe-projet »

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Conclusion / Avertissement

• Toutes ces possibilités sont gratuites pour vous, il en existe d’autres … (Zoho Project, OpenGroupware, Google groups, Google docs…)

• Attention aux pertes d’information et autres virus… cela arrive et vous arrivera

sauvez régulièrement

À noter : un outil qui n’a jamais été utilisé dans la communication sur le projet (par exemple avec les encadrants, le partenaire) : le blog. Il peut avantageusement remplacer une newsletter.

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Merci de votre attention !

Mes autres cours de management de projet disponibles • en vidéo (diapos + son des commentaires) :

– Fondamentaux de la gestion de projet

• en diapositives animées :– Fondamentaux de la gestion de projet– Les bases des outils d'organisation projet– Groupware et outils informatiques de gestion de projets – Introduction à l'analyse stratégique en management de projet – Comment animer un Brainstorming– Cours d'analyse fonctionnelle– Introduction à la gestion des risques – Démarche de gestion des risques et plan de prévention

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Rémi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille

Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours à CentraleGestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à l'encadrement

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