projet outils basiques version 2013

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Dr. Rémi Bachelet

Maître de conférencesà Centrale Lille

Outils basiques d’organisation

“ABC de la gestion de projet”

Versions récentes du cours pdf, ppt vidéo disponibles ici : management de projet

http://gestiondeprojet.pm/

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Dr. Rémi Bachelet


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– originaux des diapositives ppt, pdf

– vidéos en téléchargement

Cours distribué sous licence CreativeCommons


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Dr. Rémi Bachelet


Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet

Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces

Chapitre 3 : Le compte-rendu

Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage

Plan du cours

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Dr. Rémi Bachelet


Objectifs

Maitriser les bases des outils de projet pour :

• Établir des objectifs :

- Mettre en œuvre le PDCA

- Négocier les livrables grâce au triangle

qualité/coûts/délais

• Bien organiser les réunions :

- Ordre du jour, compte-rendu, animation

- Check-list de l’efficacité d’une réunion

• Démarrer un projet en gérant une Todo list

- Spécifier et répartir le travail

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Plan du cours

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Acteurs du projet

Le PDCA

Qualité-Coûts-Délais

Chapitre 1

Fixer et négocier les

objectifs d’un projet


Chapitre 1

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Acteurs du projet

Le PDCA


Chapitre 1

Ceux qui.. Sont les…

… demandent, payent, utilisent, ou décident d’arrêter le projet

Client, maitre d’ouvrage, commanditaire, bailleur

… pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre…

… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants…

… sont concernés p.e. soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler

Parrains, Parties prenantes (stakeholders)

Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet

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Acteurs du projet

Le PDCA


Chapitre 1

Ceux qui.. Sont les…

… demandent, payent, utilisent, ou décident d’arrêter le projet

Client, maitre d’ouvrage, commanditaire, bailleur

… pilotent le projet Chef de projet, maitre d’œuvre…

… réalisent le projet Equipe-projet : acteurs projet, prestataires, consultants…

… sont concernés p.e. soutiennent ou s’opposent au projet sans y travailler

Parrains, Parties prenantes (stakeholders)

Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet

Voir formation « analyse stratégique des projets »

http://gestiondeprojet.pm/analyse-strategique/

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Acteurs du projet

Le PDCA


Chapitre 1

Cycle d’action : le PDCA

Version française :• Préparer• Dérouler• Contrôler• Ancrer Image Wikimédia Commons cc-by : Source

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:PDCA-Cycle.png

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Acteurs du projet

Le PDCA


Chapitre 1

Le triangle Qualité – Coût - Délai

Qualité: spécifications techniques : plus de fonctions, de fiabilité, d’ergonomie…

Temps : un projet est limité dans le temps : pénalités de retard, date de fin imposée…

Budget : salaires, achats, machines, prototype, prestations externes…

Cost Time

Scope

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Acteurs du projet

Le PDCA


Chapitre 1 Cost Time

Scope

En pratique…

0% 100%

.

Délais plus longs

Délais plus courts0%

100%

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Plan du cours

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Des réunions utiles ?

Efficacité

Types de réunion

Chapitre 2

Organiser des réunions efficaces


Chapitre 2

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Efficacité

Types de réunion

Chapitre 2


Une réunion coûte cher

coût = salaire horaires X nombre de participants + …

1. Quand la réunion va t-elle se dérouler ?

– Fixer une date ni trop tôt ni trop tard (Doodle)

2. Les personnes présentes sont-elles les bonnes ?

– Invités inutiles

– Personnes nécessaires manquantes

http://www.doodle.ch/

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Efficacité

Types de réunion

Chapitre 2

3. Préparer la réunion

1h de réunion = 4h de préparation

4. Avant de commencer, balayer les objectifs :

– ordre du jour

– tour de table

– rappel des livrables décidés précédemment


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Efficacité

Types de réunion

Chapitre 2

• Deux rôles à tenir :

– L’animateur : resp. organisation, efficacité du temps consacré et ordre de traitement des sujets

– Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et envoie le compte-rendu

• Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?

– Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis : CAMERA

– Check-list d’efficacité d’une réunion

Efficacité d’une réunion

http://goo.gl/2FlZp

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Efficacité

Types de réunion

Chapitre 2

Réunion technique

– But : approfondir des points précis

– Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois

– Durée : peut prendre du temps !

Image cc-by : Source

– Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client…

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/4/49/Nine-partners-meeting-house.png

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Efficacité

Types de réunion

Chapitre 2

– Participants : l’équipe ou le chef de projet, les encadrants - le comité de pilotage, décideurs…

– But : présenter l'avancement, les résultats

– Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan

– Durée : jamais plus d’une heure

Réunion de chantier

Image cc-by : Source

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/aa/FEMA_-_34056_-_Nevada_mitigation_and_public_assistance_meeting.jpg

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Efficacité

Types de réunion

Chapitre 2

– Participants : toute l’équipe-projet

– But : suivre l’avancement, traiter les problèmes

– Séquences : ordre du jour, traitement point par

point, objectifs

Réunion interne

Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source

http://www.flickr.com/photos/jiscinfonet/405736631/

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Efficacité

Types de réunion

Chapitre 2

– Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs

– Durée : très courte !

Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou moins développé

Stand-up meeting

le lundi et le jeudi,à la pause de 10h, max 20 min

Image SeedRocket cc-by : Source

– Participants : membres disponibles

– But : faire un point rapide

http://www.flickr.com/photos/seedrocket/5997631732/sizes/m/in/photostream/

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Plan du cours

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Contenu

Conseils

Chapitre 3

Le compte rendu


Chapitre 3

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Contenu

Conseils

Chapitre 3

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Modèles de compte-rendu

• Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet

• En mind map au format Freemind, sur Mindmeister

http://gestiondeprojet.pm/documents-modeles/

http://gestiondeprojet.pm/mind-mapping/

http://rb.ec-lille.fr/l/CarteConceptuelle/exemples/Mind_map_conception_de_projet.mm

http://www.mindmeister.com/28277300/projet-xxx-cr01

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Contenu

Conseils

Chapitre 3

Le compte-rendu : Les « plus »

• La cohérence : Le modèle de CR est standard

• Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail…

• Le suivi : Commencer par balayer la todo list en cours

• La simplicité : enchaîner sur le même document partagé

• La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation est demandée.. par défaut

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Plan du cours

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Définir des objectifs

La todo list

Modèles de documents

Chapitre 4

Gérer la phase de démarrage


Chapitre 4

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La todo list


Chapitre 4

Qu’est-ce qu’un bon objectif ?

CAMERA

– Cadré

– Approuvé, consensuel

– Mesurable, critère de validation donné

– Échéance précise dans le temps, daté

– Réaliste, mais …

– Ambitieux

spécifique, précis, défini

On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le propose…

Pas « diminuer l’absentéisme » mais « réduire l’absentéisme de 15% ».

Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion »

Trop facile, un objectif n’est pas stimulant.Trop difficile, risque de se décourager.

Pour le …

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La todo list


Chapitre 4

La phase de démarrage d’un projet

• Pas encore d’organisation en place

travail à faire entre les réunions ?

• La todo list

– définir les tâches

– « qui fait quoi »

– suivre l’avancement

– objectifs CAMERA

Image Ex-Smith cc-by-sa : Source

http://www.flickr.com/photos/ex-smith/5863092828/

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La todo list


Chapitre 4

Outils pour gérer une todo list

• Une personne seule :

• Remember the milk, Google agenda, GTD ...

• Une équipe :

Un tableau d’objectifs qui précise :

1. pour chaque objectif décidé

2. sa date de réalisation

3. son responsable

.. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement, date de mise à jour…

http://fr.wikipedia.org/wiki/GTD

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Todo List prête à l’emploi

Fonctions utiles :

– Demander la mise à jour par chacun (envoyer un email aux collaborateurs)

– Suivre les mises à jour commentaires/notifications

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La todo list


Chapitre 4

Disponibles sur le site gestiondeprojet.pm

• Modèle de compte-rendu de réunion

• Exemple de Todo List

• Check-list : efficacité d'une réunion

• Tableau de Gestion des risques d'un projet

• Plan de valorisation de projet

• Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelle


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L’animation de réunions : une carte conceptuelle

Thomas Briand

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/deed.fr

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/deed.fr

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Education

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