Projet Groupware Et Outils Informatiques
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OUTILS PROJETS :Les outils informatiques
Image : Source
École Centrale de Lille
Cité Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve d’Ascq Cedex
Rémi Bachelet La dernière version de ce cours de
gestion de projet est disponible en suivant le lien
Cours distribué sous licence Creative Commons, selon les conditions suivantes :
Source des images indiquées au-dessous ou en cliquant sur l’image
Mise à jour du 12 avril 2023
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 212 avr. 2023
Comment utiliser ce cours :
1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur
2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 312 avr. 2023
Objectifs
À l’issue de ce cours, vous devez être capable d’avoir des bases des outils informatiques de projet notamment de :
1. Connaitre ces outils– Bien utiliser le Mél, Windows, se protéger des virus
– Faire des cartes conceptuelles, trouver des créneaux de réunion
– Exploiter internet : veille technologiques et web
2. Tirer le maximum des applications bureautiques– Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres / cloud computing
équivalents
3. Sélectionner et mettre en place un collecticiel (ou groupware)– Groove, Googlegroups, zoho, ProjectPier…
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 412 avr. 2023
Les outils informatiques
Qu’est-ce que la productivité pour un ingénieur ?– Traiter des chiffres
– Définir, Planifier, gérer des projets
– Animer des réunions
– Produire l’information et …
– La communiquer à qui et quand il faut
Des outils informatiques aident à réaliser efficacement ces tâches, lesquels ? Les réponses varient selon les situations
Parfois ces outils sont indispensables (grands projets)
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 512 avr. 2023
Bien utiliser le Mél
1. Les champs de données – et leur signification
2. Les risques• Réputation personnelle
• Risques techniques
Chapitre 1/4
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 612 avr. 2023
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 712 avr. 2023
Le mél (ou courriel ) : utilisation
Les champs Sujet, A : / Cc : / cci (Bcc) : – Sujet : dire clairement de quoi il s’agit. Sujet vide
[projet JEUCART] date de RdC ;
[jeu d’entreprise] absence le 12/3
– Si je suis destinataire principal réponse ou action attendue
– Si copie carbone pas de réponse attendue, pour information
– Si cci (=copie carbone invisible) Si liste de destinataires confidentielles ou si beaucoup de destinataires (éviter la
réponse-spam)
+ configurez votre signature
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 812 avr. 2023
Pour les centraliens :Votre adresse à vie @centraliens-lille.org (donnée par
l’association des ingénieurs) = votre mél officiel à consulter très régulièrement : infos et
communications officielles – Si vous utilisez déjà une boite autre boite, il est facile de
rediriger votre courrier @centraliens-lille.org vers celle-ci
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 912 avr. 2023
Le bétisier … ou ce qu’il ne faut pas faire
sur le net, lire : Courrier électronique : halte aux abus
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1012 avr. 2023
Le mél : dangers
1. Propager des – virus, – spams, – canulars/hoax, – phishing/spoofing.
2. Un mél envoyé ne se rattrape pas !– « Parler trop vite » politesse, orthographe– Un mél peut circuler et se multiplier très vite
3. Abuser du spam, des copies– « Arroser » des personnes inutilement
4. "Exploser" la boite du destinataire avec une pièce jointe trop lourde– Une PJ de 10 Meg spammée à 100 personnes 1 giga sur le réseau de
l’entreprise. – Au delà de 5 personnes, utiliser le groupware, au delà de 20 utiliser un Url sur
un intranet… Le fichier est à votre disposition en cliquant ici : www.ftp.com/PJ
(Cette méthode permet aussi d’actualiser le fichier).
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1112 avr. 2023
Les risques de sécurité
1. Les virus• Effet
• Protection
2. La protection des documents,
Chapitre 2/4
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1212 avr. 2023
Les virus
• dans les .exe .doc .xls .vbs des méls– Ne pas exécuter les PJ, se méfier des méls non sollicités avec un titre
anglais.
• en naviguant sur le web (avec IE)– Faire les MAJ régulièrement
• en utilisant Outlook, Outlook express– Attention à la fenêtre de prévisualisation..– Faire les MAJ
• par des disquettes ou des clés USB• par des répertoires partagés ou windows XP
– Ou simplement par le réseau paramétrer le firewall de Windows XP utiliser un autre firewall (ZoneAlarm..)
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1312 avr. 2023
Les virus
Plus un logiciel ou un système d’exploitation est répandu, plus il est source de virus.– Pièces jointes vbs, exe, java– Word, Excel macro-virus– Outlook virus mél– Explorer virus à l’ouverture de pages web…– Windows trous de sécurité
Divers types de virus– effacent votre système, ouvrent une faille permettant de prendre le contrôle de
votre PC…– Se reproduisent par votre réseau, par envoi automatique à partir de votre carnet
d’adresse, peuvent rester en sommeil
Toujours 1. Avoir un anti-virus à actualisation automatique avec la
protection temps réél activée Avast et Avira sont gratuits. Ne pas toujours utiliser le même antivirus (sur différents PC)
2. Faire des sauvegardes régulièrement sur différents supports
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1412 avr. 2023
Les virus
Si vous ratez une remise de rapport ou une soutenance à cause d’un virus ou d’un problème technique….
… ce n’est pas le virus ou le PC qui est responsable, c’est vous !
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1512 avr. 2023
La protection des fichiers (1/2)
La confidentialité des fichiers (documents, boites méls ..) est garantie par des mots de passe
95% du temps ces protections sont illusoires– Access, Word et Excel, On retrouve instantanément votre mpd, quelle que soit
sa longueur ou le jeu de caractères utilisé. – Outlook 2000, il est possible de définir un ‘faux mdp’ pour ouvrir votre boite– En général un mdp utilisant un mot du dictionnaire est forçable quelle que soit
sa longueur. En 1999, un mot de passe aléatoire de 6 caractères était forçable en …
– Les méls sont très peu sûrs (non cryptés et copiés sur chaque serveur intermédiaires)
– L’espionnage industriel par voie électronique est répandu (réseau Echelon)• 1994 Airbus - McDonnell Douglas, perte d’un contrant avec la Saoudians Airlines
• 1994 Enercon, vol d’éléments techniques pour la constructions d’éoliennes
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1612 avr. 2023
La protection des fichiers (2/2)– Un mot de passe dérivé du dictionnaire « marcel » ou « louloute87 »sera
immédiatement trouvé– Il est faux de croire que vos données (rapport, sites fréquentés, recherches Google,
mots de passe…) n’intéressent personne.– Gardez votre mot de passe en mémoire :
• En utilisant un mot de passe difficile à remémorer, on risque justement de l'oublier ... ou de le noter sur un post-it
• En fait il faut en retenir un seul : le mot de passe du fichier des mots de passe.
– Le mot de passe peut être à toute épreuve, cela ne sert à rien si la clé de cryptage de l’algorithme est faible (<128 bits)
Il existe de nombreuses parades :– Établir une politique de mots de passe dans votre équipe si vous partagez des
documents. – Lors du TP, commencez par changer votre mdp (!)– Access, Word et Excel => utiliser Open Office ou le paramètre ‘cryptage fort’– Outlook 2000 => pas de solution, utiliser une version plus récente, croiser les doigts…– Firefox => c’est OK d’enregistrer vos logins/mdp, mais mettre un mdp maître .. qui
expire sinon affiche en clair tous vos mots de passe mémorisés en deux clics. – Pour les méls => utiliser Pretty Good Privacy, système à clé publique+privée– Pour les disques durs => Truecrypt Pour l’IP tracking => tor
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1712 avr. 2023
Exploiter les applications bureautiques
1. … et les logiciels libres équivalents – Word, Excel, Powerpoint
– Google documents
2. Autres outils Internet– Veille technologique
– Organisation de réunions, mind mapping ..
Chapitre 3/4
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1812 avr. 2023
Les logiciels gratuit ou OpenSource
Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et gratuites ?– Open office (ou OOo) équiv. MS Office compatible Windows - Linux - Mac OS
– Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer
– VideoLAN MS Media Player en mieux et sans espionnage de votre activité, • projet d'étudiants de l'ECP commencé en 1995 .. désormais diffusé à 40M+ d’exemplaires, repris par
Google Vidéo, distribué à 150k lycéens, etc…
– TurboProject (équiv. MSproject) ou http://ganttproject.sourceforge.net). Un simple tableur peut aussi faire l’affaire comment créer un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org
– 7-zip, Freeplane, VUE , Foxit pdf reader
– PDFCreator pour la compatibilité en lecture et l’envoi en PJ de fichiers pdf. Pour des pdf optimisés avec des lien actifs, utiliser OOo.
– Extensions de Firefox utiles (Mouse Gestures, CustomizeGoogle, Adblock)
– ZoneAlarm
– …. Et bien sûr Linux
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1912 avr. 2023
Powerpoint / OpenOffice sImpress
Transparents (ou diapositives ou "Slides")
• Pour animer les réunions– Attention aux photos… taille fichier (compresser les images)– Le correcteur d'orthographe fait parfois faire des fautes (d' abord au lieu de
d'abord etc…) – Réserver le vidéopro à l’avance cf. guide réservation salles.– Sécuriser l’appareil (3-5 k€) et éviter de claquer la lampe en débranchant
avant que le ventilateur ne soit arrêté.
Le but n’est pas de faire des animationsimpressionnantes mais de communiquer
efficacement des informations pertinentes
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2012 avr. 2023
Word / OpenOffice sWriter
Il s’agit vraiment d’un « traitement de texte ».
Permet d’écrire rapidement des documents clairs Si on sait s’en servir, permet de d’élaborer un rapport à plusieurs
définir une feuille de style pour faciliter la fusion sous-documents et document-maitre pour travailler en parallèle
Fonctions principales – Vérification d'orthographe ('F7')– Styles = {attributs de mise en forme} = (police, paragraphe…)– Styles Titre1… => Table des matières automatique– Attention à la taille mémoire de vos rapports : compresser les images ou faire un pdf, NB il ne sert à rien
de zipper un format compressé gif ou jpg … pour gagner en taille, il réduire sa définition)
Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre à taper avec tous les doigts.
http://www.usd.edu/tlc/images/software/word.jpg
http://www.psol.be/lib/2003/1106-word.gif
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2112 avr. 2023
Excel / OpenOffice sCalc
L’utilisation du tableur et de feuilles de calcul est « le pain quotidien » de l’ingénieur.
Permet – d’éditer des listes de personnes, de les filtrer sur critère
– de faire des calculs, des statistiques...
– de présenter des résultats et des tableaux de bord sous forme graphique
– d’écrire des macros qui d’automatiser l’actualisation, des fonctions qui font des calculs complexes
http://www.nebrwesleyan.edu/events/harvardrel/images/excel.gif
http://www.adeptscience.co.uk/products/mathsim/mathcad/images/excel.gif
http://www.gams.com/solvers/excel.gif
http://newt.quantumsi.com/pm/support/doc/user/index_all_files/image663.jpg
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2212 avr. 2023
Publisher / OpenOffice Draw
• Pour le poster de présentation de votre projet à rendre en fin de G2
• Format A1 ou A2
• À publier sur CentraleWiki au format pdf
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2312 avr. 2023
Les raccourcis clavier à connaître
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2412 avr. 2023
• Doodle : organiser des rendez-vous
• FreeMind : organisation de projet
Autres outils
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2512 avr. 2023
• Modèles de compte-rendu de réunion– au format.doc et Google Docs.
– pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au format Freemind
• Mind map de brainstorming de définition de projet – en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister
– éditable au format Freemind
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2612 avr. 2023
Internet
• L’Internet est aussi un outil de projet pour chercher et diffuser des informations– Outils de recherche : Google
desktop.
– Outils cartographiques www.kartoo.com
• Des outils permettent de concevoir et de mettre en ligne des sites web : FrontPage, Dreamweaver…
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2712 avr. 2023
Sélectionner et mettre en place un collecticiel
1. Les réunions en ligne
2. Les collecticiels – Partage de fichiers basique
– Groove, zoho, ProjectPier, wiki proposé par le Rézoléo
– Des applications web 2.0 : Googlegroups, Google documents…
Chapitre 4/4
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2812 avr. 2023
Utiliser un collecticiel dans votre projet
Un collecticiel ou « groupware »pour quoi faire ?
1. Permet de travailler à plusieurs plus efficacement
2. Aide à faire circuler l’information (pilote, équipe, client …)
3. Un outil de travail professionnel
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 2912 avr. 2023
Les réunions en ligne
Dès que l'on a des contraintes de distances, voire d'organisation de réunion physique (grippe A…)– Faire la réunion sous Skype (téléconférence gratuite)
– Utiliser des outils comme Google Wave EtherPad ou MindMeister pour :
• préparer l’ordre du jour
• formaliser les informations et décisions au fur et à mesure
• Faire office de compte-rendu
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3012 avr. 2023
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3112 avr. 2023
Quelques solutions possibles
1. Dossier partagés sur un PC personnel
2. Groove www.groove.net
3. Autres systèmes web 2.0 : Google groups, project Pier, Zoho…
• .. Et Google Wave
Voir (et améliorer) le guide du groupware de CentraleWiki ici
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3212 avr. 2023
Dès que votre projet est officiel
• Mettre le trombi de l'équipeSur la page du projet avec les n° de portable, mailing-list…
– de l'équipe et des encadrants
• Ouvrir une liste de diffusion de l'é[email protected] ou googlegroups• Établir le modèle de CR• Prendre le premier rendez-vous avec l’encadrement pour faire
connaissance et voir par quoi il faut commencer• Fixer un début d’organisation notamment une « charte » de
fonctionnement interne : fréquence des réunions, cas d’absence, rotation des tâches …
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3312 avr. 2023
Dossiers partagés sur un PC personnel
• Avantages – Installation : très simple– Utilisation : très simple
• Inconvénients : – Partage de fichiers seulement– Pas de gestion des autorisations : tout le monde peut détruire les fichiers– Sécurité faible : Celle de Windows - virus, piratage– Accessibilité très faible : Seulement de la rez impossible au DS et au
pilote– Si le PC qui contient le répertoire est éteint …
• Variante– Compte ftp sur winscp
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3412 avr. 2023
Dossiers partagés sur dropbox.com
Ce service d’informatique dans les nuages utilise un client multi-système d'exploitation : sous Linux, Mac, Windows ainsi que sur iPhone.
• Avantages – La version gratuite permet de stocker jusqu'à 2 Go– permet la synchronisation des fichiers stockés sur différents ordinateurs – fonctionne de manière transparente (les sauvegardes et synchronisations sont
automatiques) – le site web permet d'accéder à une copie des fichiers, mais également à leurs
versions successibles (« versionning ») et à une copie des fichiers détruits.
• Inconvénients : – Partage de fichiers « seulement »– Pas de possibilité de travailler à plusieurs sur un fichier simultanément– Gratuit donc sans garantie de continuité
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3512 avr. 2023
Dropbox : fonctions essentielles
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3612 avr. 2023
Dropbox : gestion des ordinateurs
Image : Source
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3712 avr. 2023
Dropbox : versionning
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3812 avr. 2023
Les collecticiels de Google
Deviennent de plus en plus incontournables …• Google docs
– Travailler à plusieurs sur un rapport • Le plus : on peut travailler simultanément à plusieurs sur le même document• Le moins : 100% online, moins sophistiqué qu’un traitement de texte classique
• Google Agenda– Agenda et todo list du projet
• Le plus : simple, partage, synchro avec des agenda individuels• Le moins : 100% online, pas d’attribution des tâches aux personnes, pas de gestion de
projet
• Google Wave– Mieux que le mél pour travailler
• Le plus : synchrone, asynchrone, addons (vote, mindmap..)• Le moins : 100% online
• Google Groupes• Le plus : surtout utile pour une mailing-list : archivage, configuration• Le moins : 100% online, assez lourd sur les fonction de partage de fichier.
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3912 avr. 2023
Google docs
Image : Source
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4012 avr. 2023
Google Agenda
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4112 avr. 2023
Google Wave
Image : Source
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4212 avr. 2023
Google Groupes
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4312 avr. 2023
Compte Google et autres applications
• Conseil : ouvrir un Compte Google sur votre adresse de travail (@centraliens-lille.org)
– Accès à d’autres applications utiles : • Pour vos sites web : Google analytics, Google webmasters tools
• Marques-pages : Google Toolbar
• Recherches sur votre ordinateur : Desktop
• Retouche/partage photos : Picasa
• Autres outils : Reader, Blogger, SketchUp, Alertes, Gears
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4412 avr. 2023
La bonne solution ?
Elle n’existe pas dans l’absolu => critères• Accessibilité
• Sécurité
• Installation simple
• Utilisation complexe
• Fonctionnalités
• Fiabilité
• Principaux problèmes
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4512 avr. 2023
Conclusion / Avertissement
• Toutes ces possibilités sont gratuites pour vous, il en existe d’autres … (Zoho Project, OpenGroupware, Google groups, Google docs…)
• Attention aux pertes d’information et autres virus… cela arrive et vous arrivera
sauvez régulièrement
À noter : un outil qui n’a jamais été utilisé dans la communication sur le projet (par exemple avec les encadrants, le partenaire) : le blog. Il peut avantageusement remplacer une newsletter.
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4612 avr. 2023
• Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les cours/documents mis à disposition,
• Il est aussi possible de vous inscrire pour être prévenu lors de la mise en ligne de nouveaux cours et modèles.
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4712 avr. 2023
Mes autres cours de management de projet :
• en vidéo (diapos + son des commentaires) :– Fondamentaux de la gestion de projet et Animation d’équipe-projet et motivation
• en diapositives animées :– Fondamentaux de la gestion de projet– Les bases des outils d'organisation projet– Groupware et outils informatiques de gestion de projets – Introduction à l'analyse stratégique en management de projet – Comment animer un Brainstorming et 4 topos de Méthodes de Résolution de Problèmes– Cours d'analyse fonctionnelle– Introduction à la gestion des risques – Démarche de gestion des risques et plan de prévention
• Enfin, voici des cartes conceptuelles résumant certains des cours
Pour en savoir plus
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4812 avr. 2023
Rémi BACHELET
Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille
Mon CV est disponible ici.
Mes principaux cours à CentraleGestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données, prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki, formation au coaching pédagogique et à l'encadrement, référencement et SEO
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4912 avr. 2023
Rémi Bachelet – Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 5012 avr. 2023
Groovewww.groove.net (version gratuite d’essai disponible, inclus dans certaines versions de windows vista)
– Accessibilité bonne toute personne peut être invitée, même totalement extérieure– Sécurité : ultra-forte
• logiciel p2p=> Pas de serveur– Il est judicieux d’avoir un PC allumé en permanence pour avoir la version la plus récente de l’espace
de travail. • Fonctionnalités : Le plus complet
– fichiers partagés, – liste de tâches, – calendrier, – discussions, – messagerie instantanée…
• Problèmes : – lenteur – Installer Groove– En anglais – à part un invité, n‘importe qui peut détruire un fichier – Limites de la version gratuite (3 espaces, enregistrer pour utilisation perso ou 90 jours seulement,
bande passante réduite…)• Espaces de test et d’exemples …. à ouvrir à partir du forum