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Comité de fiabilité des comptes locaux

PROCESSUS « AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES »

LES RISQUES MAJEURS CHEZ LE COMPTABLE

Ce Référentiel de Contrôle Interne présente les risques majeurs du processus « autresimmobilisations corporelles » recensés chez le comptable public.

Les autres immobilisations corporelles (AIC) correspondent aux immobilisations non suivies dansle cadre du processus Parc Immobilier.

Les AIC sont enregistrées sur les comptes 215x, 216x et 218x. Se rajoutent les immobilisationsreçues au titre d’une mise à disposition (comptes 2175 et 2178), celles reçues en affectation(comptes 225 à 228), ainsi que les « immobilisations en cours » (comptes 2315 à 2318). Sontaussi concernées, les immobilisations sortant du patrimoine dans le cadre d’une affectation, d’uneconcession, d’un affermage ou mises à disposition.

Les risques sont au nombre de 7 et relèvent de 3 procédures.

➢ Procédure 1 :réception et détention des biens

Risque 1 : les biens acquis par opération d’ordre non budgétaire ne sont pas enregistrés

➢ Procédure 2 : inventaire

Risque 2 : carence dans la constatation de la mise en service des biensRisque 3 : carence dans le traitement comptable des frais d’études et des frais d’insertionRisque 4 : discordances entre l’inventaire, l’état de l’actif et la comptabilitéRisque 5 : carence dans la comptabilisation des amortissements et dépréciations

➢ Procédure 3 : sortie des biens

Risque 6 : les sorties de biens par opération non budgétaire ne sont pas enregistrées encomptabilité ou l’enregistrement est erronéRisque 7 : enregistrement comptable erroné des sorties de biens par opération budgétaire

1Bureau CL1BMAJ octobre 2015


Table des matières

Procédure 1: réception et détention des biens.................................................3RISQUE 1 : les biens acquis à titre gratuit ne sont pas enregistrés.................................................3

RISQUE 1-1 : imputation comptable erronée..................................................................................5

RISQUE 1-2 : comptabilisation pour un montant erroné................................................................7

Procédure 2 : inventaire....................................................................................9RISQUE 2 : carence dans la mise en service des biens...................................................................9

RISQUE 3 : carence dans le traitement des frais d’études et des frais d’insertion........................12

RISQUE 4 : discordance entre l’inventaire, l’état de l’actif et la comptabilité.............................14

RISQUE 5 : carence dans la comptabilisation des amortissements et des dépréciations..............16

Procédure 3 : sortie des biens.........................................................................18RISQUE 6 : sortie de biens à titre gratuit non enregistrée en comptabilité ..................................18

RISQUE 7 : enregistrement comptable erroné des sorties à titre onéreux....................................21



Procédure 1: réception et détention des biens

Cette procédure concerne la gestion comptable des acquisitions à titre gratuit ainsi que la gestion comptable des acquisitions à titre onéreux.

RISQUE 1 : les biens acquis à titre gratuit ne sont pas enregistrés

RISQUE N°1

Procédure : Réception et détention des biens

Tâche : Traitement comptable des acquisitions à titre gratuit

Opération : Enregistrement des acquisitions à titre gratuit en comptabilité

Objectif : Réalité

Risque : Les biens acquis à titre gratuit (par opération d’ordre non budgétaire) ne sont pas enregistrés en comptabilité

Détail des composants du risque Dispositif de contrôle interne

Facteurs déclenchant

• Défaut de formalisation du circuitd’informations entre le comptable etl’ordonnateur ; le comptable n’estpas informé des acquisitions paropération d’ordre non budgétaire,

• Carence dans la documentationet/ou sa diffusion,

• Carence dans la formation desagents,

• Absence d’acteur désigné.

Généralités

Les biens entrant dans la collectivité par opérationd’ordre non budgétaire ne sont portés à laconnaissance du comptable que par la transmissiond’informations (décision1 et certificat administratif)par l’ordonnateur. Suite à la réception del’information, le comptable initie l’opération.

L’entrée dans le patrimoine de la collectivité d’unbien par opération d’ordre non budgétaire outre ledébit en classe 2 peut générer des opérationsconnexes qui sont enregistrées par le comptable :

–Transfert des amortissements,

–Transfert de la subvention afférente au bien,

–Transfert des reprises de subvention (en cas desubvention transférable),

–Transfert éventuel de l’emprunt ayant financé lebien ou constatation au compte 1687X de la dette.

Il est recommandé au comptable de formaliser uneprocédure de transmission des informationsrelatives aux acquisitions par opération d’ordre nonbudgétaire avec l’ordonnateur.

Événement Documentation

Diffusion:

1 le terme « décision » employé ici est un terme qui recouvre les délibérations, conventions, PV de mise à disposition…



Les biens acquis par opération d'ordre nonbudgétaire ne sont pas enregistrés encomptabilité.

• des instructions budgétaires et comptables(M14, M4, M52, M57, M71.

• des guides relatifs au suivi de l’actif (sitecollectivités locales).

• de l’organigramme fonctionnel.• du calendrier de transmission des

informations.

Traçabilité

Conservation des épreuves des rapprochementsopérés.

Conservation des signalements adressés àl'ordonnateur.

Impacts

• Bilan et état de l’actif erronés,

• Absence éventuelle de dotationsaux amortissements et résultatmajoré

• Mauvaise information des tiers,

Organisation

Formalisation des circuits d’information entre lecomptable et l’ordonnateur, mise en place d’uncalendrier. Une transmission infra annuelle estrecommandée.

Autocontrôle :

Afin de s’assurer que l’information relative aux biensentrés par opération non budgétaire a été transmiseet a donné lieu à enregistrements comptables, leposte comptable :

• procède périodiquement (a minimaannuellement) avec l’ordonnateur à unajustement entre l’état de l’actif issu d’Hélioset l’inventaire fourni par l’ordonnateur. Lapériodicité est déterminée en fonction de lataille de la collectivité et de la formalisationde la transmission de l’information mise enplace.

• À défaut de disposer d’un inventairetransmis par l'ordonnateur, le comptablepeut opérer un recensement périodique deces opérations à partir du recueil desdélibérations, ou à partir des PV del’assemblée délibérante (consultationpossible le plus souvent sur le site internetde la collectivité).

Ce contrôle est à rapprocher de l’auto contrôleprévu dans la fiche de risque n° 4.

Une vigilance accrue est recommandée lorsque lacollectivité, dans le cadre de l’intercommunalité,participe à des opérations de fusion, dissolution,création de structures intercommunales.


http://www.collectivites-locales.gouv.fr/suivi-lactif-immobilise-0






RISQUE 1-1 : imputation comptable erronée

RISQUE 1-1

Procédure : Réception et enregistrement des biens

Tâche : Traitement comptable des entrées de biens

Opération : Enregistrement en comptabilité des entrées de biens

Objectif : Imputation

Risque : Imputation comptable erronée



• Absence ou carence dans l’accès à ladocumentation,

• Défaut de formation des agents,

• Carence dans le contrôle.

• Carence dans le paramétrage duCHD

Généralités

Il s’agit notamment de la problématique concernantla distinction entre les charges et les dépensesd’investissement.

L’annexe 1 de la circulaire INTB0200059C du 26février 2002 indique les biens meubles considéréscomme des valeurs immobilisées (investissement),inscrites à l’inventaire.

Événement

L'imputation comptable est erronée.

Documentation

Élaboration et diffusion d'une documentationrelative à la distinction entre charges etimmobilisations.

Diffusi on:

• des instructions budgétaires et comptables(M14, M4, M52, M57, M71).

• des guides relatifs au suivi de l’actif (sitecollectivités locales).

• de l’annexe 1 de la circulaire de 2002 (voirinfra),

• du guide du CHD.

Traçabilité

Conservation des épreuves et des résultats descontrôles de supervision a posteriori.

Impacts


• Résultat erroné,

Organisation

Auto contrôle

Contrôle lors du visa des mandats selon le plan du






• Absence éventuelle de dotations auxamortissements et résultat majoré,

• Mise en cause éventuelle de laresponsabilité personnelle ducomptable,

• Mauvaise information des tiers.

CHD de l’exacte imputation des dépenses

Contrôle de supervision a posteriori

Contrôle a minima annuel sur un échantillon de 30opérations de la section de fonctionnement de lacorrecte imputation sur un compte de charges (60et 615 notamment).

Contrôle a minima annuel sur un échantillon de 30opérations de la section d’investissement afin devérifier leur correcte imputation.

Observations :

D istinction entre charges et immobilisation s

Les dépenses d’entretien et de réparation constituent des charges. Ainsi, le simple remplacementd’un élément indispensable au fonctionnement d’un bien ne doit pas entraîner l’immobilisation dela dépense, quel qu’en soit le montant, à partir du moment où cette opération n’a eu pour effetque de maintenir (entretien) ou de remettre (réparation) le bien en état de marche sans entraînerune augmentation de sa valeur réelle ou de sa durée de vie.

À l’inverse, constitue une immobilisation, toute dépense d’amélioration qui a pour effet, soitd’augmenter la valeur et/ou la durée de vie du bien, soit, sans augmenter cette durée de vie, depermettre une diminution des coûts d’utilisation ou une production supérieure. Les améliorationspeuvent provenir, soit du remplacement d’un élément usagé par un élément neuf, soit de latransformation d’un élément existant pour le perfectionner. Ainsi, le remplacement d’unechaudière par une autre plus moderne constitue une dépense d’amélioration. De même, leremplacement de l’unité centrale d’un ordinateur prolonge la durée d’utilisation du bien etconstitue une dépense d’amélioration.



RISQUE 1-2 : comptabilisation pour un montant erroné

RISQUE 1-2

Procédure : Réception et enregistrement des biens

Tâche : Traitement comptable des entrées de biens

Opération : Enregistrement en comptabilité des entrées de biens

Objectif : Exactitude

Risque :Comptabilisation pour un montant erroné


Facteur déclenchant :


• Carence dans la formation des agents,

• Carence dans le contrôle,

• Carence dans le paramétrage du CHD.

Généralités :

Les immobilisations sont comptabilisées à leurcoût d’acquisition (prix d’achat augmenté desfrais accessoires). Les frais accessoires sont lescharges directement ou indirectement liées àl’acquisition et à la mise en état d’utilisation dubien. Il s’agit des droits de douane àl’importation, des frais de formation nécessairesà l'installation du bien ainsi que des frais detransport, d’installation et de montagenécessaires à la mise en état d’utilisation del’immobilisation.

En cas de versement d’avances ou d’acomptes,ceux-ci doivent être intégrés dans la valeur del'immobilisation.

Le guide des opérations d’inventaire reprendl’avis du CNoCP du 18 octobre 2012 et présenteles méthodes d’évaluation des biens historiqueset culturels, des biens acquis à titre gratuit, desimmobilisations non comptabilisées en raison desituations particulières, en cas de transfert entreentités publiques (Cf annexe 7 du guide).

Événement

Les biens sont comptabilisés pour un montanterroné.

Documentation :

Diffusion : • des instructions budgétaires et

comptables • de l’avis CNoCP n° 2012-7 du 18 octobre

2012 relatif aux biens historiques etculturels,

• du guide des opérations d'inventaire • du guide du CHD.

Traçabilité

Pour les contrôles effectués à partir des


http://nausicaa.appli.impots/jlbWeb?html=Pag&page=DocNot&ref=2014009528



certificats administratifs, anotation sur ceux-ci.

Conservation des épreuves et des résultats decontrôles de supervision a posteriori

Impacts


• Résultat erroné,

• Le calcul des amortissements esterroné,

• Mise en cause éventuelle de laresponsabilité du comptable,


Organisation

Autocontrôle

Contrôle de la correcte valorisation du bien lorsdu visa du mandat selon le plan de CHD.

Contrôle de la correcte valorisation du bien aumoment de la réception du certificatadministratif.


Contrôle a minima annuel sur un échantillon de30 opérations de la correcte valorisation.L’échantillon doit comprendre des biens acquisà titre onéreux et des biens acquis par opérationnon budgétaire.

Pour les biens acquis par opération nonbudgétaire, l’échantillon est constitué à partirdes certificats administratifs reçus.



Procédure 2 : inventaireL’ inventaire physique permet de contrôler l’existence des biens, de constater les écarts par rapportà la situation de l’actif précédente et de regarder l’état général des biens.L’inventaire comptable permet de valoriser les biens et d’enregistrer toutes les écritures liées auxopérations d’inventaire (amortissement, dépréciation, reprise, sortie…).Ces deux documents sont de la responsabilité de l’ordonnateur.Le comptable tient l’ état de l’ actif , il doit être conforme à l’inventaire comptable.

RISQUE 2 : carence dans la mise en service des biens.

RISQUE 2

Procédure: Inventaire

Tâche : Traitement comptable des travaux en cours

Opération : Contrôle de travaux en cours devant être immobilisés

Objectif : Totalité

Risque : Carence dans la mise en service des biens


Facteurs déclenchant :

• Défaut de formalisation des circuits detransmission de l’information entrel’ordonnateur et le comptable ; lecomptable n’est pas informé des biensmis en service.

• L’information transmise est de mauvaisqualité,


• Carence dans la formation des agents,

• Absence d’acteur désigné,

Généralités :

Le compte 23X « immobilisations en cours »enregistre en débit les dépenses relatives auximmobilisations non encore achevées. Une fois,l'immobilisation mise en service, les dépensescomptabilisées au compte 23X sont virées aucompte d’imputation définitive 21X par uneopération non budgétaire.

Cette opération est justifiée par un certificatadministratif établi par l’ordonnateur indiquant lebien concerné, la date de mise en service, lenuméro d’inventaire du bien.

Le comptable procède à l’intégration destravaux en cours au vu du certificatadministratif.ou à la réception du flux.

Depuis novembre 2014, une évolution duprotocole Indigo Inventaire permet de gérer parflux les intégrations.

Événement :

Carence dans la mise en service desbiens :

• Les immobilisations achevées ne sontpas enregistrées sur les comptesd’imputation définitive,

Documentation :

Diffusion : • des guides relatifs au suivi de l'actif ,• des instructions budgétaires et

comptables,• du module de formation des CCA,




• Les comptes 23X ne sont pas apurés. • de l’organigramme fonctionnel.

Traçabilité

Conservation des épreuves du contrôle desupervision (liste des échantillons et résultats).

Conservation des signalements adressés àl'ordonnateur et des réponses.

Impacts :

• Bilan et état de l’actif erroné,

• Absence d’amortissements pour lesbiens amortissables,

• Le résultat est majoré,

• La valeur de l’immobilisation estinexacte, en cas de cession la valeurnette comptable sera erronée ainsi quela plus ou moins value,


Organisation

Formaliser le circuit de transmission desinformations entre l’ordonnateur et lecomptable. Prévoir un calendrier, si possibleinfra annuel, de transmission de cesinformations.

Autocontrôle :

Contrôle de la correcte prise en compte desmises en service communiquées parl'ordonnateur.

Contrôle de la transmission par l’ordonnateurdes informations (certificats administratifs ouflux) permettant au comptable de constaterl’intégration des travaux aux comptesd’imputation définitive.

Le contrôle est réalisé à partir de l’état de l’actifet de l’exploitation du CCA 10.01 selon unepériodicité semestrielle ou annuelle en fonctionde la taille de la collectivité.

L’exploitation des CCA permet d’identifier lesimmobilisations n’ayant pas fait l’objet demouvements depuis plus de 2 ans (datecalendaire). Pour les immobilisations signaléespar le CCA, le comptable interrogeral’ordonnateur afin de connaître la situation desimmobilisations concernées.

! En présence de fiches migrations lecomptable procède à un contrôle exhaustif et serapproche de l’ordonnateur afin de régulariser lasituation.

Contrôle de supervision a posteriori :

Un échantillon de 30 opérations devra êtreétabli à partir de l’état de l’actif, en tenantcompte de l’ancienneté et du montant.dessommes inscrites au compte 23.

Pour les sommes inscrites sur le compte 23 etsans mouvement depuis plus de 2 ans, lecomptable se rapprochera de ordonnateur afin



de connaître la situation du bien concerné etobtenir les certificats administratifs le caséchéant.

La périodicité sera fixée en fonction de la taillede la collectivité (a minima annuelle).



RISQUE 3 : carence dans le traitement des frais d’études et des frais d’insertion

RISQUE 3

Procédure :Inventaire

Tâche : Traitement comptable des travaux en cours

Opération : Contrôle des travaux en cours devant être immobilisés


Risque : Carence dans le traitement comptable des frais d'étude et frais d’insertion

Détails des composants du risque Dispositif de contrôle interne

F acteurs déclenchant :

• Absence de formalisation del’information entre l’ordonnateur et lecomptable, il n’est pas informé ducommencement des travaux concernantdes frais d’études ou d’insertioncomptabilisés sur les comptes 2031ou2033.


• Défaut de formation du personnel,

• Carence d’exploitation des informationstransmises,

• Absence d’acteur dédié.

Généralités :

Les frais d’études et les frais d’insertioncomptabilisés sur le compte 2031 et 2033 sontvirés à la subdivision du compte 23X concernéeau moment du commencement des travaux. parune opération d’ordre budgétaire.

Dès lors qu’il est constaté que les frais d'étudeset d’insertion ne seront pas suivis de réalisation,les frais correspondant sont amortis sur unedurée qui ne peut dépasser 5 ans.

Événement :

Carence dans le traitement comptable des fraisd'études et des frais d'insertion : les fraisd’études et d’insertion ne sont pas apurés.

Documentation :

Diffusion :

des in struti o ns budgétaires et comptables

• des guides sur le suivi de l'actif descollectivités locales),

• Diffusion de la doctrine d’emploi desCCA du 17 octobre 2011 et du modulede formation des CCA,

• de l’organigramme fonctionnel.

Traçabilité :

Conservation des échanges formalisés avecl’ordonnateur.

Impacts :

• Bilan et état de l’actif erronés.

• Amortissements incomplets pour les biens amortissables,Le résultat est

Organisation

Autocontrôle :

Il s’agit de recenser les soldes des comptes2031 et 2033 non soldés et d’en identifier les




http://www.collectivites-locales.gouv.fr/instructions-budgetaires-et-comptables






majoré,

• La valeur de l’immobilisation estinexacte, en cas de cession la valeurnette comptable sera erronée ainsi quela plus ou moins value.


raisons. Le contrôle s’effectue à partir del’exploitation du CCA 10.02 et de l’état de l’actif.

L’état CCA signale les fiches sans mouvementdepuis plus de deux ans.

Une fois les fiches sans mouvement depuis plusde 2 ans identifiées, le comptable se rapprochede l'ordonnateur afin de connaître la situation deces frais non encore apurés.


Le contrôle porte sur un échantillon de 30opérations maximum. L’échantillon pourra êtredéterminé sélectionnant les opérations les plusanciennes et aux montants les plus élevés.

Le comptable établit la liste et se rapproche del’ordonnateur afin de savoir :

• si les travaux sont commencés,l’ordonnateur doit établir un mandatet un titre afin de constater levirement des frais au compte 23X(éventuellement 21X),

• si les travaux ne sont pascommencés mais que l’opération estmaintenue les sommes restentimputées sur le compte 203X enattente du commencement destravaux,

• si les travaux ne sont pascommencés et que l’opération estabandonnée, l’ordonnateur doitprocéder à l’amortissement de cesfrais sur 5 ans au maximum,

La périodicité sera fixée en fonction de la taillede la collectivité (a minima annuelle).



RISQUE 4 : discordance entre l’inventaire, l’état de l’actif et la comptabilité

RISQUE 4

Procédure : Inventaire

Tâche : Gestion comptable des biens inventoriés

Opération : Contrôle des biens inventoriés par l’ordonnateur dans le cadre de l'ajustement de l'état de l’actif


Risque : Discordance entre l'inventaire, l'état de l’actif et la comptabilité



• Inventaire incomplet chezl’ordonnateur ce qui ne permet pas aucomptable d’effectuer lerapprochement avec son état del’actif.

• Absence de transmission des mises àjour de l’inventaire par l’ordonnateurau comptable.

• Absence de rapprochementpériodique entre l’inventaire et l’étatde l’actif.

• Problématique liée aux flux inventaireHélios.


Généralités :

La responsabilité du suivi des immobilisationsincombe conjointement à l’ordonnateur et aucomptable.

L’ordonnateur est chargé du recensement desbiens et de leur identification ; il tient l’inventaire.

Le comptable est responsable de l’enregistrementet du suivi des immobilisations à l’actif du bilan. Iltient l’état de l’actif et le fichier desimmobilisations. Ces documents justifient lessoldes du bilan et de la balance.

L’inventaire et l’état de l’actif doivent présenter dessoldes identiques.

L’état de l’actif établi par le comptable et visé parl’ordonnateur est produit au juge des comptes lesannées paires dans le cadre de la production ducompte de gestion sur pièces. Les annéesimpaires, le comptable produit un état des flux.

L’ordonnateur produit annuellement en annexe aubudget et au compte administratif « un état devariation des immobilisations » (art. R 2313-3 duCGCT).

Événement :

Discordance entre l’inventaire, l’état de l’actifet la comptabilité.

Documentation :

Diffusion :

• des instructions budgétaires etcomptables,

• des guides relatifs au suivi de l’actif (cf.site collectivités locales),






Traçabilité :

Traçabilité des ajustements précisés ci-après aumoyen d’un paraphe de l’agent en charge de laréalisation de ces autocontrôles.

Conservation des signalements adressés àl’ordonnateur en cas de détection de discordancesentre l’inventaire et l’état de l’actif et desréponses.

I mpacts :

• Bilan erroné,

• État de l’actif erroné,

• État de l’inventaire erroné,


Organisation

Autocontrôle :

Ajustement l’état de l’actif issu d’Héliosavec la balance

Le rapprochement et l’ajustement annueleffectué par le comptable entre l’état del’actif et la balance lui permet de vérifierque toutes les opérations comptabiliséesont donné lieu à un enregistrement dans lacomptabilité auxiliaire.

Ajustement Inventaire / État de l’actif

Le rapprochement et l’ajustement annueleffectué conjointement par l’ordonnateur etle poste comptable entre l’inventaire etl’état de l’actif leur permet de vérifier que latotalité des opérations concernant lepatrimoine de la collectivité ou del’établissement initié chez l’ordonnateur aété comptabilisée et enregistrée chez lecomptable et pour les montants exacts. Cecontrôle conjoint s’effectue à partir del’état de l’actif et de l’inventaire.

La périodicité de ce contrôle est fixée ende la taille de la collectivité. Ce contrôle esta minima annuel.

Ce contrôle est à rapprocher de l’autocontrôlepréconisé aux risques 1 et 6.

Observations :

Cette bonne pratique devrait être prioritairement intégrée dans une CSCF ou un engagementpartenarial.



RISQUE 5 : carence dans la comptabilisation des amortissements et des dépréciations

RISQUE 5

Procédure : Inventaire

Tâche : Gestion comptable des biens inventoriés

Opération : Enregistrement des écritures d’inventaire


Risque : Carence dans la comptabilisation des amortissements et les dépréciations



• Carence dans la formation,

• Carence dans la documentationet/ou dans sa diffusion,

• État de l’actif, fichesimmobilisations incomplètes ouinexactes ne permettant pas uncontrôle efficace du comptable,

• Le comptable n’est pas informé durisque de dépréciation ou de lacaducité de ce risque,

• Absence d’acteur dédié,

• Problématique liée au flux Hélios.

Géné ralités

L’amortissement est la constatation annuelle de ladépréciation des immobilisations.

• les amortissements sont la constatationcomptable annuelle d’un amoindrissement dela valeur d'un élément d’actif résultant del’usage, du temps ou de l'évolution destechniques, ou de toutes autres causes. Cettetechnique permet à l’entité de dégager lessommes nécessaires au renouvellement deséléments d’actif amortis.

• L’amortissement est calculé pour chaquecatégorie d’immobilisation en fonction de ladurée probable d’utilisation.

• Les collectivités et établissements soumis àl’obligation d’amortir fixent par délibération lesdurées d’amortissement de leurs biens àl’intérieur d’un cadre réglementaire.

La réglementation relative aux amortissements diffèreselon les collectivités et les instructions budgétairesquant aux biens qui sont obligatoirementamortissables.

La constatation de dépréciations répond au principede prudence. Elle permet de constaterl’amoindrissement d’un élément d’actif et d’étalerdans le temps la charge qui peut résulter de la pertede valeur constatée. Les dépréciations sontactualisées annuellement en fonction de l'évolutionde la situation relative au risque.

Événement

Carence dans la comptabilisation desamortissements et des dépréciations

Documentation :

Diffusion :



• Les amortissements etdépréciations ne sont pascomptabilisées ou le sont pour unmontant erroné,

• Les dépréciations ne sont pasactualisées chaque année.

• des instructions budgétaires et comptables(M14, M4, M52, M71…),

• des guides relatifs au suivi de l'actif (cf. sitecollectivités locales),

• de la note du 17 octobre 2011 (CCA) et dumodule de formation des CCA,


Traçabilité :

Conservation des épreuves du contrôle desupervision (liste d’échantillons et résultats ducontrôle). et des signalements adressés àl’ordonnateur.

Impacts :

• Le bilan est erroné,

• Le compte de résultat est erroné,

• L’état de 'actif est erroné,

• Autofinancement minoré. Nonprise en compte de risques dedépréciation => risque d’impactfinancier futur,


Or ganisation (recommandée)

Auto contrôle :

Le poste comptable s’assure qu’il est en possessionde la délibération relative à la durée desamortissements et que les durées indiquées sontconformes aux préconisations de l’instructioncomptable et correctement servie dans Hélios(module inventaire)

Exploiter le CCA 04.01 qui signale les comptesdevant faire l’objet d’un amortissement obligatoire etsur lesquels aucun amortissement n’a été constatéau cours de l’exercice. Il s’agit d’une première alertepour le comptable.

Un contrôle peut aussi être réalisé à partir de labalance pour repérer les variations importantes dansle montant des amortissements.

La constatation d’anomalies potentielles à ce stadeconduit le comptable à se rapprocher del’ordonnateur.

Point de vigilance pour les communes de – 500 hab,l’amortissement n’est pas obligatoire sauf pour lescomptes 204X et 2152 et 3.


Constitution d’un échantillon de 30 biens à partir del’état de l’actif (en format CSV).

Sur ces biens, le comptable contrôle à partir desfiches inventaire de chaque bien (dès lors qu’ellessont définitives et complétées) :

– la date de mise en service ;

– que les amortissements sont conformes au




plan d’amortissement (durée, montant) ;

– que la durée adoptée est conforme à ladélibération fixant les durées d’amortissement.

La périodicité recommandée est annuelle.



Procédure 3 : sortie des biensLes différents modes de sorties d’immobilisations sont :

• les cessions de biens à titre onéreux, à titre gratuit, à l'euro symbolique ;

• les transferts de biens dans le cadre de dotations, d’affectations (à un service doté ou non de la personnalité morale) ou de mises à disposition (transferts de compétences) ;

• les mises à la réforme d’immobilisations détruites, obsolètes ou hors service ;

• les sorties de faible valeur.

Ces opérations peuvent être budgétaires ou non budgétaires (se reporter aux nomenclatures, aux instructions budgétaires et comptables ainsi qu’au guide comptable et budgétaire des opérations patrimoniales).

RISQUE 6 : sortie de biens à titre gratuit non enregistrée en comptabilité

RISQUE 6

Procédure : Sortie des biens

Tâche : Gestion comptable de la sortie des biens

Opération : Enregistrement de la sortie des biens en comptabilité


Risque : Sortie de biens à titre gratuit non enregistrée en comptabilité



• Carence dans la documentation et/ ousa diffusion

• Défaut de formation

• Carence dans le contrôle,

• Défaut de formalisation du circuit detransmission de l'information entrel’ordonnateur et le comptable ; lecomptable ne dispose pas del’information,


Généralités :

Les sorties de biens par opérations nonbudgétaires sont portées à la connaissance ducomptable par la transmission par l’ordonnateurde certificats administratifs accompagnés depièces justificatives.

Des opérations connexes liées auxamortissements, dépréciations, subventions etemprunts peuvent être liées à cette sortie.

Le comptable doit veiller à l’exactitude etl'exhaustivité des informations transmises parl'ordonnateur.

Une vigilance particulière est nécessaireconcernant les sorties de biens par opérationsd’ordre non budgétaires :

-Mise à la réforme du bien opération d’ordrenon budgétaire hors M4 ;

-Destruction totale du bien et aucun versementau titre de l’assurance opération d’ordre non



budgétaire hors M4 ;

-« Sortie » de biens du patrimoine de la collectivité à la suite d’affectation, mise enaffermage, concession, et mise à dispositiondans le cadre d’un transfert de compétence. Ils’agit en fait d’un changement de statut du bienqui va passer par exemple en cas de mise àdisposition dans le cadre d’un transfert decompétences du C/21X au C/242. Cechangement de statut du bien doit êtrecomptabilisé pour la sincérité du patrimoinemais aussi, car il entraîne des conséquencessur les amortissements qui sont à la charge dubénéficiaire du bien

Événement :

Les sorties de biens à titre gratuit ne sont pasenregistrées,

Les opérations connexes liées auxamortissements, dépréciations, subventions etemprunts) n’ont pas été enregistrées.

Documentation : Diffusion :


• des guides relatifs à l'actif immobilisé• de l'organigramme. fonctionnel,• du calendrier de transmission des

informations.

Traçabilité

Conservation des états de rapprochement etdes signalements adressés à l’ordonnateur.

Impacts :

• Bilan erroné,

• Compte de résultat erroné,



Organisation

Mettre en place un circuit d'informationformalisé entre le comptable et l'ordonnateurpour la transmission des informations relativesaux sorties de biens par opérations nonbudgétaires. Prévoir un calendrier.

Autocontrôle

Ajustement Inventaire / État de l’actif (ou àdéfaut inventaire / comptabilité).

Le rapprochement et l’ajustement annueleffectué conjointement par l’ordonnateur et leposte comptable entre l’inventaire et l’état del’actif leur permettent de vérifier que la totalitédes opérations concernant le patrimoine de lacollectivité ou de l’établissement initiée chezl’ordonnateur a été comptabilisée et enregistréechez le comptable. Ce contrôle conjoint s’effectue avec l’état de l’actif et l’inventaire.

E xamen des PV de l’assemblé délibérante



À défaut de pouvoir procéder à unrapprochement avec l’inventaire del’ordonnateur, il est recommandé, en fonction dela taille de la collectivité, de prendreconnaissance des sorties d’actifs à travers lalecture des PV de l’assemblée délibérante.

Les PV des assemblées délibérantes sontsouvent consultables sur le site Internet de lacollectivité.

E xploitation recommandée des annexes budgétaires obligatoires

La réglementation prévoit que les collectivités etEPCI établissent chaque année diversdocuments relatifs à leur patrimoine. Cesdocuments fournissent au comptable desinformations utiles.

– Le bilan des cessions etacquisitions : les communes, EPCI (deplus de 2000 habitants), lesdépartements et régions ont l’obligationd’établir annuellement un « bilan descessions et acquisitions ». Ce documentdonne lieu à délibération et est annexéau compte administratif. (M14 : art. L2241.1 – M52 : art. L 3213.2 – M71 : art.L 4221.4 du CGCT).

– L’état de variation desimmobilisations : l’article L 2313.1avant-dernier alinéa stipule que lesdocuments budgétaires sont assortisd’états portant sur la situationpatrimoniale et financière de lacollectivité ainsi que sur ces différentsengagements. L’article R 2313.1 prévoitque les collectivités et EPCI annexent aucompte administratif « un état devariation des immobilisations » et ce enapplication de l’avant dernier alinéa del’article L 2313.1 du CGCT.

Bien que ces documents soient des annexes aucompte administratif, donc disponible après laclôture de l’exercice, ils peuvent permettre aucomptable de déceler des anomalies enl’absence d’autres moyens de rapprochement.

Une vigilance accrue estrecommandée lorsque la collectivité, dans lecadre de l’intercommunalité, participe à des



opérations de fusion, dissolution, création destructures intercommunales.



RISQUE 7 : enregistrement comptable erroné des sorties à titre onéreux

RISQUE 7

Procédure : sortie des biens

Tâche : gestion comptable de la sortie des biens

Opération : enregistrement de la sortie des biens en comptabilité

Objectif : imputation

Risque : enregistrement comptable erroné des sorties à titre onéreux



• Mauvaise qualité des informationstransmises par l’ordonnateur ; exemple,seule la recette au compte 775 estconstatée.

• Défaut de formation (méconnaissancedes schémas comptables dans latrésorerie),

• Carence dans la documentation et/ou sadiffusion.

Généralités :

L’enregistrement comptable des opérations decessions de biens requiert la constatation etl’enregistrement de plusieurs opérationscomptables. Ces opérations doivent êtreenregistrées au cours du même exercice souspeine de fausser le résultat.

Des opérations connexes liées auxamortissements, dépréciations, subvention etemprunts peuvent également être nécessaires.

Le comptable doit donc veiller à l’exactitude et àl’exhaustivité des opérations relatives auxcessions de biens.

• Cession à titre onéreux :

avant de constater la cession et prendreen charge les mandats et titres émis, lecomptable doit procéder à un examen dela situation du bien cédé(amortissements, provisions,subventions transférables nontotalement reprises) et comptabiliser lesopérations nécessaires relevant de soninitiative : réintégration desamortissements et apurement dessubventions transférables nontotalement amorties.

La reprise d’une éventuelle provisionnécessite l’émission d’un titre sur lecompte 781X.

• Sorties particulières : une vigilanceaccrue :

– cession à paiement différé,



– cession par voie de location-vente,

– échange,

– immobilisation sinistrée avec ousans versement d’une indemnitéd’assurance ; si une indemnité estperçue, le montant de celle-ci estconsidérée comme le prix de vente. Siaucune indemnité n’est reçue, la sortieest traitée comme une réforme.

– cession avec rabais sur la valeurvénale (interventions économiques).

Événement :

Enregistrements comptables erronés dessorties de biens par opération budgétaires.

La totalité des écritures de cession n’a pas étéconstatée ;

• La totalité des écritures de cessionn’a pas été constatée au titre dumême exercice – Seul le compte 775a été mouvementé ;

• Absence d’écritures comptablesconnexes (reprise des dépréciations,réintégration des amortissements,transfert des amortissements,transfert des subventions, et desreprises de subvention, des empruntsafférents au bien) ;

• Les montants retenus sont inexacts.

Documentation :

Diffusion:


• des guides relatifs au suivi de l'actif,

• de la note du 17 octobre 2011 (CCA) etdu module de formation des CCA.

Traçabilité :

Conservation des rapprochements effectuésdans le cadre de l’auto contrôle ainsi que lessignalements adressés à l’ordonnateur.

Conservation des épreuves des contrôlesréalisés dans le cadre du contrôle desupervision a posteriori ainsi que des résultatsdes contrôles et des signalements àl’ordonnateur.

Impacts :

• Bilan erroné,

• Compte de résultat erroné,


• État du passif erroné,


Organisation

Auto contrôle

Exploiter les CCA 03.01 à 03.04 conformémentà la note du 17 octobre 2011.

Le CCA 03.01 contrôle l’égalité 675+676 = 775+ 776.

Identifier le type de cession en consultant lespièces justificatives (cession à l’€ symbolique, àpaiement différé, transfert de biens dans lecadre d’affectation …) ;

Vérifier les informations transmises parl’ordonnateur en consultant l’état de l’actif, lesfiches des immobilisations ;

S’assurer que la totalité des opérations



connexes a bien été prise en compte enconsultant, l’état de l’actif, les fiches desimmobilisations et l’état du passif ;

Pour toutes ces opérations complexes => serapprocher de l’ordonnateur en cas de doute ;

Exploiter les résultats de l’IQCL (item C5).


C ompte tenu de la complexité de ces opérations et des fréquentes erreurs constatéesune vigilance particulière est préconisée. Uncontrôle exhaustif de supervision portant sur larégularisation des anomalies détectées aumoyen des états CCA est à réaliser.

Le recensement de la totalité des cessionsintervenues durant l’exercice s’effectue, pour lescessions à titre onéreux, à partir de la fichebudgétaire du compte 775.

Ce contrôle est formalisé : le comptable remplitle fichier de dépouillement 8.

Pour effectuer ce contrôle, le comptable analysejuridiquement la cession, consulte les titres etmandats se rapportant à l’opération, s’assureque toutes les opérations connexes ont étécomptabilisées (reprise d’amortissements,reprise de provision, opérations liées auxsubventions transférables) et vérifie que lesschémas comptables sont exacts. Lesanomalies détectées seront notifiées àl’ordonnateur afin qu’il procède à larégularisation.

La périodicité recommandée est a minimadoit être conforme à la doctrine d’emploi desCCA.


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