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Processus Achat : Des délégations d’autorisations d’engagements de dépenses sont elles mis es en place au sein de la société ? Des délégations de pouvoirs en place pour engager des dépenses sont-elles mises en place au sein de la société ? Existe-t-il un formulaire spécifique d’autorisation d’engagement de dépenses au sein de la société ? Le principe de séparation des tâches est t il respecter ? Une procédure d’achat a t elle été mise en place ? L’efficacité de la procédure d’engagements et de commandes d’ achats est-elle mesurée ? L’ensemble des achats au sein de la société est -il centralisé et géré par des employés spécialisés (i. e. les acheteurs) ? Les dépenses sont elles bien suivies ? La Direction Générale donne-t-elle son appui au Service Achats ou a ux personnes responsables des achats pour sensibiliser et orienter les employés vers des bonnes pratiques d’achats ? Les responsables achats ou employés chargés des achats ont-ils une vision claire et globale des différents types de dépenses au sein de la société (éléments stockés, non stockés, achats immobilisés, etc.) ? La société a-t-elle défini des objectifs quantifiables pour le service achats ou les employés chargés des achats ? Ces objectifs sont-ils réalistes ? Les responsables achats ou les employés chargés des achats sont-ils motivés avec des bonus sur des objectifs à atteindre ? Le Département Achats ou les employés chargés des achats ont-ils des outils de suivi performants pour quantifier la réalisation des objectifs ? Définition des besoins Eléments stockés : La définition des besoins d’achat est-elle basée sur des informations fiables ? La définition des besoins est-elle effectuée avec la participation du Département Planning ou du service effectuant le planning ? La quantité minimum à commander a-t-elle été pris e en compte lors de la définition des besoins ? Le temps de transport ou lead-time a-t-il été pris en compte lors de la définition des besoins ? Le principe de « stock de sécurité » a-t-il été pris en compte lors de la définition des besoins ? La définition des besoins a-t-elle été effectuée en s’appuyant sur un cahier des charges clair et détaillé ? Les acheteurs ou employés responsables des achats travaillent-ils en concertation étroite avec les utilisateurs/ demandeurs tout au long du processus achat ?
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Processus Achat:
Des délégations d’autorisations d’engagements de dépenses sont elles mises en place
au sein de la société ? Des délégations de pouvoirs en place pour engager des dépenses sont-elles mises en
place au sein de la société ? Existe-t-il un formulaire spécifique d’autorisation d’engagement de dépenses au sein
de la société ?
Le principe de séparation des tâches est t il respecter ?
Une procédure d’achat a t elle été mise en place ?
L’efficacité de la procédure d’engagements et de commandes d’achats est-elle
mesurée ?
L’ensemble des achats au sein de la société est-il centralisé et géré par des employés
spécialisés (i. e. les acheteurs) ?
Les dépenses sont elles bien suivies ?
La Direction Générale donne-t-elle son appui au Service Achats ou aux personnes
responsables des achats pour sensibiliser et orienter les employés vers des bonnes pratiques d’achats ?
Les responsables achats ou employés chargés des achats ont-ils une vision claire et
globale des différents types de dépenses au sein de la société (éléments stockés, non
stockés, achats immobilisés, etc.) ?
La société a-t-elle défini des objectifs quantifiables pour le service achats ou les
employés chargés des achats ? Ces objectifs sont-ils réalistes ? Les responsables
achats ou les employés chargés des achats sont-ils motivés avec des bonus sur des
objectifs à atteindre ?
Le Département Achats ou les employés chargés des achats ont-ils des outils de suivi
performants pour quantifier la réalisation des objectifs ?
Définition des besoins
Eléments stockés :
La définition des besoins d’achat est-elle basée sur des informations fiables ?
La définition des besoins est-elle effectuée avec la participation du DépartementPlanning ou du service effectuant le planning ?
La quantité minimum à commander a-t-elle été prise en compte lors de la définition
des besoins ?
Le temps de transport ou lead-time a-t-il été pris en compte lors de la définition des
besoins ?
Le principe de « stock de sécurité » a-t-il été pris en compte lors de la définition des
besoins ?
La définition des besoins a-t-elle été effectuée en s’appuyant sur un cahier des charges
clair et détaillé ?
Les acheteurs ou employés responsables des achats travaillent-ils en concertation
étroite avec les utilisateurs/ demandeurs tout au long du processus achat ?
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Mise en concurrence
Des mises en concurrence sont-elles effectuées régulièrement pour des achats
significatifs (au-delà d’un certain montant) ?
Des nouveaux fournisseurs sont-ils régulièrement inclus dans les appels d’offre ?
En cas d’achats récurrents, des négociations annuelles sont-elles réalisées ?
Les acheteurs ou employés responsables des achats sont ils suffisamment formés pour
réaliser la phase de négociation avec succès ?
Les fournisseurs sont-ils évalués a minima annuellement afin d’incorporer le résultat
de l’évaluation lors des futurs appels d’offres ?
Sélection des fournisseurs
La sélection d’un fournisseur prend-elle en considération les prix et les conditions
commerciales (conditions de paiement) et délai de livraison ?
La société fait elle une visite annuelle de ses principaux fournisseurs ?
La sélection d’un fournisseur prend-elle en compte sa santé financière ?
Le choix d’un fournisseur prend-il en considération le niveau de dépendance du
fournisseur avec la société cliente ?
Lorsqu’il s’agit de contrats très importants, une clause d’audit aux frais du fournisseur
est-elle prévue ?
Des actions sont-elles prises immédiatement vis-à-vis des fournisseurs défaillants ou
mauvaises prestations ?
Existe-t-il une liste formalisée de fournisseurs interdits ?
Les bons de commandes
Le bon de commande est-il émis par le responsable achats ou les employés chargés
des achats ?
Le bon de commande a-t-il un numéro séquentiel ?
Le bon de commande fait-il mention de la quantité, prix unitaire et valeur ?
Les bons de commandes sont-ils archivés physiquement et incluent-ils entre autres :
bon de commande, information sur l’appel d’offres, critères pour la sélection du
fournisseur, etc. ?
Une copie du bon de commande est-elle transmise au Service Comptable ? ‘
Les biens reçus sont-ils systématiquement rapprochés du bon de commande ‘
La livraison partielle est elle possible ’
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En cas d’écart entre le bon de commande d’achat et la livraison existe -il une procédure
spécifique pour gérer une telle situation ‘
Les factures sont-elles transmises au Service Comptable dès leur réception ‘
Un cachet avec la date de réception est-il systématiquement apposé sur la facture après
leur réception ‘
Une facture originale est-elle identifiée comme telle avec la mention « factureoriginale ou similaire » dès sa réception ‘
Les factures de dépenses sont-elles comptabilisées en utilisant systématiquement des
comptes de tiers ‘
La facture originale est-elle systématiquement utilisée lors de l’enregistrement
comptable ‘
Les avances payées aux fournisseurs, le cas échéant, sont-elles suivies et prises en
compte par le Service Comptable (Service Comptabilité Fournisseurs) lors du
traitement administratif du paiement de la facture ‘
