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PROCEDURES DE CERTIFICATION DES

PRODUITS IMPORTES

PROGRAMME GABONAIS DE

L’EVALUATION DE LA

CONFORMITE

Libreville, le 12 mai 2015

Direction Générale / DN

SOMMAIRE

I – Définition …………………………………..2 II – Objet ………………………………..……….4 III – Procédures de certification…..…..5

Route A

Route B

Route C

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I - DEFINITION

Audit : processus systématique, indépendant et documenté, permettant d'obtenir des enregistrements, des énoncés de faits ou d'autres informations pertinentes, et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les exigences spécifiées sont respectées Certificat de conformité : document délivré conformément aux règles d’un système d’évaluation, indiquant avec un niveau suffisant de confiance qu’un produit, processus ou service dûment identifié est conforme à une norme ou autre document normatif spécifique. Certification : processus consistant, par un organisme tiers partie, à attester la conformité d’un produit, d’un procédé ou d’un système aux exigences d’une norme donnée. Dans le cas de la certification d’un produit, il s’agit du processus qui certifie qu’un produit a été évalué à l’aide d’essais de rendement et d’assurance de la qualité ou en fonction d’exigences de qualification. Contrôle qualité : évaluation de la conformité à la norme ou au règlement technique par observation et jugement accompagné si nécessaire de mesures, d’essais ou de calibrages. Echantillonnage : prélèvement d'un échantillon de l'objet ou d’un pourcentage représentatif de l’objet, selon une procédure. Essai : détermination d'une ou de plusieurs caractéristiques d'un objet de l'évaluation de la conformité, selon une procédure. Evaluation de la conformité : démonstration que les exigences spécifiées relatives à un produit, processus, système, personne ou organisme sont respectées. Elle couvre diverses activités : l’échantillonnage, l’essai, l’inspection et la certification, ainsi que l’accréditation des organismes certificateurs. Evaluation des risques : processus d’identification et de caractérisation des dangers, d’évaluation de l’exposition et de caractérisation des risques, reposant sur des bases scientifiques et participantes à l’analyse des risques. Enregistrement : désigne un processus apte à assurer qu’un certain produit a été testé de manière satisfaisante selon les normes nationales et internationales applicables et est conforme à la règlementation technique applicable et que la vérification technique a confirmé la conformité du produit en question. Fournisseur de service : organisme tiers partie opérant dans l’évaluation de la conformité.

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Importateur : acheteurs de produits en provenance de l’étranger auprès d’un exportateur (vendeur) à destination du pays d’origine. Inspection : examen de la conception d’un produit, d’un service ou d’un procédé pour savoir s’il est conforme à des exigences précises. Il s’agit d’une évaluation par observation faite avec discernement accompagnée, au besoin, de mesures et d’essais. Licence : désigne le processus apte à assurer qu’un produit a été entièrement testé de manière satisfaisante selon les normes nationales et internationales applicables. Le fabricant sera également soumis à un audit annuel de ses procédures de qualité et de ses procédés de fabrication. Norme : document approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des caractéristiques pour des produits ou des procédés et des méthodes de production connexes, dont le respect n’est pas obligatoire. Procédure : méthode de travail. Produit : résultat d’un processus donnant lieu à la production d’éléments alimentaires et/ou non alimentaires. Qualité : ensemble des caractéristiques d’une entité qui lui confèrent l’aptitude à satisfaire des besoins exprimés et implicites. Règlement technique : document qui énonce des caractéristiques, des propriétés d’emploi ou les procédés de production d’un produit. Retrait : révocation résiliation de l'affirmation de conformité.

Revue : vérification de la pertinence, de l'adéquation et de l'efficacité des activités de sélection et de détermination et de leurs résultats en ce qui concerne la satisfaction d'exigences spécifiées. Risque : probabilité de non satisfaction ou qu’un produit ne satisfasse pas aux exigences spécifiées. Route : méthode d’évaluation de la conformité conséquente à l’attribution d’un certificat de conformité ou un r apport de non conformité. Suspension : invalidation temporaire de l'affirmation de conformité pour tout ou partie de la portée de l'attestation.

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II - OBJET

Le présent document décrit les procédures relatives à la mise en œuvre du Programme Gabonais d’Evaluation de la Conformité (PROGEC). Ces procédures sont établies afin d’être suivies de la même manière par chacun des opérateurs accrédités pour effectuer l’Evaluation de la Conformité des importations gabonaises dans le cadre du PROGEC. Ces évaluations se font à travers trois méthodes ou routes de certification.

Route A Exportations peu

fréquentes. Produits sensibles

Produits d’occasion

Route B

Fabricants et fournisseurs

avec exportations

fréquentes

Route C

Fabricants

Pas

d’enregistrement

des produits

Revue des

documents de

conformité,

inspection des

produits, tests si

nécessaire

Certificat de

conformité

(CDC)

Enregistrement

des produits

Revue de l’enregistrement,

inspections et tests aléatoires

Certificat de

conformité

(CDC)

Licence des

produits

Revue de la licence,

inspection et test aléatoires

Certificat de

conformité

(CDC)

EXP

OR

TATE

UR

G

AB

ON

Routes de certification

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III - PROCEDURES DE CERTIFICATION

La procédure de certification repose sur trois routes dénommées : A, B ou C. 1. ROUTE A : CERTIFICATION DE L’EXPEDITION La route A s’applique indifféremment à toutes les importations de produits soumis au PROGEC. Elle prévoit l’étude des rapports de tests fournis par l’exportateur, et l’inspection physique des marchandises. Les tests doivent avoir été effectués par un laboratoire accrédité ou qualifié. Dans le cas où de tels rapports ne peuvent être fournis ou en cas de doute (rapports de tests falsifiés, etc.), des tests en laboratoire seront exigés. Documents demandés

1. Différentes étapes de la certific

Le processus de certification sous la outeA est décrit ci-dessous:

Logigramme Route A :

Oui

Non

Oui

Non

Demande

de

certification

Documents

acceptables ?

Revue de la

documentation

fournie

Inspection de

l’expédition Tests/Essais de contrôle

Satisfaisants ? Inspection de

l’expédition

Certificat de

conformité

Rapport de non-

conformité

Formulaire de Demande de

Certification dûment

rempli (disponibles auprès des

opérateurs accrédités) ;

Facture pro forma ou finale;

Liste de colisage

Rapports de test émis par un laboratoire accrédité ou qualifié (si disponible)

Manuel d’utilisation du produit (si

applicable) ;

Copie des accords de distribution si

disponible ;

Tout document disponible permettant de

décrire au mieux le produit afin de

faciliter l’identification de la norme applicable, de démontrer la conformité du

produit et de dresser le profil de

l’exportateur (fiche technique, fiche de

données de sécurité, spécification du

produits, certification SQM, accréditations

du laboratoire, marque de conformité,

etc.

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Les étapes d’évaluation : Etape 1 :

Soumission de la demande de certification par l’exportateur

L’exportateur doit compléter le Formulaire de Demande de Certification, disponible auprès de chaque opérateur accrédité.

Etape 2 :

Revue de la documentation fournie par l’exportateur. Cette revue permettra de :

Déterminer la norme ou la règlementation technique à laquelle le produit doit

être conforme ; Établir les exigences essentielles basées sur la norme ; Établir un profil de risque du produit (pour déterminer le niveau

d’intervention) ; Préparer l’instruction pour les tests et l’inspection.

Si les documents fournis suffisent à établir la conformité des produits, sans que des tests supplémentaires ne soient nécessaires, aller directement à l’étape 3. Le bureau de certification du fournisseur répond à la demande de l’exportateur dans les 48 heures en fournissant les résultats de l’examen documentaire et en précisant: les documents manquants (le cas échéant). le type d’intervention nécessaire à l’évaluation de la Conformité (Tests,…)

Remarque 1 :

L’inspection sera planifiée et réalisée dans les trois (03) jours ouvrables suivant la réception de la Demande de Certification (sauf instruction différente de l’exportateur), des documents de conformité et du règlement des frais d’inspection. Etape 3 :

Inspection de l’expédition

L’inspecteur doit effectuer une inspection selon les lignes directrices et les instructions préparées à l’étape 2. L’inspecteur doit se concentrer sur le marquage, l’emballage, la durée de vie du produit (le cas échéant), la conformité à la liste de colisage, la facture et la conformité visuelle.

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Les échantillons sont prélevés et leurs emballages respectifs sont marqués de manière appropriée par l'inspecteur pour les tests (le cas échéant). L’inspecteur doit par la suite préparer le rapport d’inspection en précisant les résultats et les remarques. Une copie du rapport doit être remise à l’exportateur. Toute divergence constatée doit être immédiatement portée à l’attention de l’exportateur.

Etape 4 :

Tests de l’expédition

Les tests ou essais doivent être limités aux exigences essentielles ou seulement aux paramètres de la norme qui sont applicables. Les tests doivent être uniquement effectués sur des échantillons prélevés par l’inspecteur et dans un laboratoire accrédité ou qualifié. Lorsque le test n'est pas économiquement viable / faisable en raison d’une grande variété dans les produits, d’envois de faible valeur, de machines démontées, etc.., l’évaluation des documents suivants peut être effectuée en lieu et place de tests:

rapport d'essais/tests du fabricant ; marques de sécurité / marques de conformité / homologations nationales (par

exemple, marquage CE, rapports d'homologation, etc.) ; certificats de Système de Management de la Qualité pertinents.

Etape 5 :

Délivrance du certificat de conformité (CDC) ou du Rapport de Non-Conformité (RNC)

Sur la base du rapport d’inspection, du rapport d’essais ou du rapport d’évaluation documentaire, le fournisseur de services prend une décision. Celle-ci correspond à l’émission d’un Certificat de Conformité (CDC) ou d’un Rapport de Non-conformité (RNC) dans les trois jours (03) ouvrables qui suivent la réception des rapports et de la facture finale.

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2. ROUTE B : ENREGISTREMENT DES PRODUITS ET CERTIFICATION DE L’EXPEDITION

La Route B propose une procédure plus rapide de certification des produits avec un niveau raisonnable et cohérent de vérification de la conformité à travers un enregistrement des produits par le fournisseur de services. L’Enregistrement du produit est recommandé aux fabricants et fournisseurs ayant des exportations fréquentes. L'Enregistrement est valable pour une période d'un (1) an. Les produits enregistrés pourront être expédiés autant de fois que souhaité durant l’année de validité de leur enregistrement. Ils seront cependant soumis à une inspection physique au moins tous les trois (3) mois. Chaque expédition de produits enregistrés devra être accompagnée d’un certificat de Conformité. Remarque 2 :

Pour passer à la route B, les fournisseurs de produits doivent d’abord au préalable réaliser trois (03) envois successifs dans la route A avec des produits conformes.

Documents demandés pour l’enregistrement :

1. Procédure d’enregistrement

- Enregistrement Etape 1 :

Manuel d’utilisation du produit (si applicable) ;

Données relatives à la production (numéro et

taille du lot, nom du fabricant, date de

production, date d’expiration, certificats du

fabricant) ;

Copie des accords de distribution si

disponible (ne s'applique qu'aux distributeurs

ou revendeurs autorisés par les fabricants) ;

Certificats SMQ/marques de

conformité/marques de

sécurité/homologations nationales (si

disponible) ;

Copies des accréditations (ISO/IEC 17025)

des laboratoires des fabricants si applicables.

Formulaire de Demande d’Enregistrement

dûment rempli (disponible auprès de chaque

opérateur accrédité) ;

la Déclaration de conformité du fabricant ou

fournisseur avec les justificatifs éventuels (selon

la norme ISO/IEC 17050) ;

Rapports d’inspection et/ou d’analyse d’un

laboratoire accrédité (si disponible) ;

Fiche de données de produit et/ou description

du produit (en précisant l’utilisation prévue) ;

Fiche technique/ fiche de spécification produit

fournie par le fabricant (si disponible) ;

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Critères d’enregistrement des produits :

Etre fabricant ou fournisseur des produits ; Réaliser des expéditions fréquentes.

Les étapes d’enregistrement : Etape 1 :

Soumission de la demande d’enregistrement par l’exportateur

Les exportateurs (commerçant ou fabricant) qui veulent l'enregistrement de leurs produits doivent remplir et soumettre au fournisseur de services le Formulaire de Demande d'Enregistrement du produit (disponible auprès de chaque opérateur accrédité)

Etape 2 : Examen de la demande d’enregistrement Cet examen permet :

d'établir la conformité des produits à la norme gabonaise et/ou à la norme

internationale ; d’établir la capacité de l'exportateur à fournir constamment des produits de

qualité.

Le fournisseur de services doit donc faire un examen de la documentation du système de gestion de la qualité du demandeur et effectuer un examen des rapports de tests soumis, ainsi qu’un examen physique du produit à enregistrer. Dans le cas où les rapports de tests ne sont pas soumis ou sont insuffisantes, le fournisseur de service doit procéder à des essais du produit conformément à la norme applicable. Le fournisseur de services communique les résultats de l’examen de la demande d’enregistrement à l'exportateur dans les quatre (04) jours ouvrables suivant la réception de la demande. Suite à une évaluation satisfaisante, l'exportateur se voit délivrer une Déclaration d'Enregistrement pour les produits.

Remarque 3 :

La déclaration d’enregistrement est valable un (1) an (sous réserve du paiement des frais applicables).

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Retrait ou annulation d’un enregistrement de produit :

L'enregistrement peut être retiré dans les cas suivants :

Si la non-conformité détectée du produit est d'une telle gravité ; Si l'exportateur ne parvient pas à payer les frais d'enregistrement et autres

frais requis ; l'exportateur contrevient aux termes de l'accord d'enregistrement ; Si le fabricant informe le partenaire de son intention de suspendre ou suspend

la production du produit visé pour un temps limité La cessation volontaire par l'exportateur ; Le changement dans le processus de production ou des exigences de produits

qui rend impossible l'assurance de la conformité. Le partenaire doit notifier à l’AGANOR du retrait de l'enregistrement.

Remarque 4 :

Les produits sous enregistrement retiré cessent d'être désignés comme telle et doivent être certifiés selon la procédure la Route A. Procédure de certification pour les produits enregistrés :

a) Documents demandés : Formulaire de demande de certification renseignée, mentionnant le numéro

de son enregistrement Facture pro forma ou finale

b) Différentes étapes de la certification :

Logigramme de la route B:

Non

Oui

Non

Oui

Demande

de

certification

Contrôle

nécessaire ? Revue de

l’enregistrement

des produits

Satisfaisants ? Suivant le cas :

Inspection de l'envoi Tests de contrôle

Certificat de

conformité

Rapport de non-

conformité

Risque

d’annulation de

l’enregistrement

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Les étapes d’évaluation : Etape 1 :

Soumission de la demande de certification L’exportateur doit compléter et soumettre le Formulaire de Demande de Certification, disponible auprès de chaque opérateur accrédité.

Etape 2 : Revue de l’enregistrement des produits

Le bureau de certification du fournisseur de services doit examiner les documents fournis en vue d'établir la validité de l’enregistrement. Si nécessaire, il doit programmer l’inspection au plus tard dans les trois (03) jours à compter de la date de réception de la demande de certification, à moins que l'exportateur / fournisseur ne préfère une date ultérieure. Si les documents fournis suffisent à établir la conformité des produits sans que des tests supplémentaires ne soient nécessaires, aller directement à l’étape 4.

Etape 3 :

Inspection de l’expédition L’inspecteur se concentrera sur le marquage, l’emballage, la durée de vie du produit (le cas échéant), la conformité à la liste de colisage, la facture et la conformité visuelle. Les échantillons sont prélevés et leurs emballages respectifs sont marqués de manière appropriée par l'inspecteur pour les tests (le cas échéant). L’inspecteur doit préparer le rapport d’inspection en précisant les résultats et les remarques. Une copie du rapport doit être remise à l’exportateur. Toute divergence constatée doit être immédiatement portée à l’attention de l’exportateur.

Remarque 5 :

Une copie du rapport doit être remise à l’exportateur. Toute divergence constatée doit être immédiatement portée à l’attention de l’exportateur.

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Etape 4 : Délivrance du Certificat de conformité (CDC) ou du Rapport de Non-conformité (RNC)

Sur la base du rapport d’évaluation documentaire (revue de l’enregistrement de produits) et du rapport d’inspection le cas échéant, le fournisseur de services délivre un Certificat de Conformité (CDC) ou émet un Rapport de Non-conformité (RNC).

Remarque 6 ;

Le certificat de conformité doit être émis dans les trois jours (03) ouvrables qui suivent la réception desdits rapports et de la facture finale. En cas de Rapport de non-conformité, l’exportateur sera informé dans les meilleurs délais.

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3. ROUTE C : PRODUITS SOUS LICENCE La Route C offre un processus de certification accéléré et est ouverte exclusivement aux fabricants (ou leurs distributeurs officiels) qui doivent démontrer l'existence d'un Système de Management de la Qualité dans leur processus de production / fabrication.

Cette procédure implique l'examen des rapports d'analyse, et éventuellement des analyses complémentaires afin de démontrer l'entière conformité des produits à la norme concernée. Ceci est accompagné d'un audit complet du site de production, suivi de visites de contrôle pour garantir que les exigences spécifiées sont systématiquement intégrées aux processus de fabrication. Les procédures d'agrément sont en conformité avec le Guide 28 ISO/IEC – Règles Générales s'appliquant pour un Modèle de Système de Certification de produits tierce partie. Remarque 7 :

Après avoir passé avec succès les différentes étapes de certification, le fabricant se verra accorder pour une durée d’un an la Licence des produits concernés. Critères de licence des produits :

Etre le fabricant des produits ; Etre détenteur d’une certification délivrée par un organisme accrédité (ISO

9001, ISO 22000, ISO/TS 16949, ISO 13485, HACCP, etc.) ;

Procédure d’obtention de la licence :

Etape 1 : Présentation de la demande de licence Les fabricants qui veulent la licence de leurs produits doivent remplir et soumettre au fournisseur de services le Formulaire de Demande de Licence du produit disponible auprès de chacun des opérateurs accrédités.

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Etape 2 : Examen de la demande de licence Le fournisseur de services doit faire un examen de la documentation du système de gestion de la qualité du fabricant et réaliser :

Un audit complet du site de production afin de vérifier que les exigences spécifiées sont systématiquement intégrées aux processus de réalisation des produits ;

Un examen des rapports de tests soumis. Dans le cas où les rapports de tests ne sont pas fournis ou que les tests effectués sont insuffisants, des tests supplémentaires devront être effectués par un laboratoire accrédité ou qualifié.

Etape 3 : Décision d’octroi de la licence Une fois que toutes les étapes décrites ci-dessus auront été franchies avec succès, le fabricant se verra accorder une licence. La déclaration est valable pour une période d'un (1) an, sous réserve du paiement des frais applicables. Le fournisseur de services effectuera une vérification annuelle des procédés de fabrication et examinera le système de gestion de la qualité pour les produits sous licence. Remarque 8 :

Les expéditions de produits sous licence seront soumises à une vérification physique une (1) fois par an.

Retrait ou annulation d'une licence :

La licence peut être retirée dans les cas suivants :

Si la non-conformité détectée du produit est d'une telle gravité ; Si le titulaire ne parvient pas à payer les frais de licence et autres frais requis ; Si le titulaire contrevient aux termes de l'accord de licence ; Si le fabricant informe le partenaire de son intention de suspendre ou suspend

la production du produit visé pour un temps limité ; La cessation volontaire par le titulaire ; Le changement dans le processus de production ou des exigences de produits

qui rend impossible l'assurance de la conformité.

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Remarque 9 :

Le fournisseur de service doit informer l'AGANOR du retrait de la licence. Les produits sous une licence retirée cessent d'être désignés comme telle et doivent être certifiés selon la procédure de la Route A. Procédure de certification des produits sous licence :

a) Documents demandés :

Formulaire de demande de certification mentionnant le numéro de la licence Facture pro forma ou finale ; Liste de colisage

b) Différentes étapes de la certification :

Logigramme de la route C :

Les étapes d’évaluation : Etape 1 :

Présentation de la demande de certification

L’exportateur doit compléter et soumettre le Formulaire de Demande de Certification, disponible auprès de chacun des opérateurs accrédités.

Etape 2 :

Revue de la licence des produits

Le bureau de certification du fournisseur de services doit examiner les documents fournis en vue d'établir la validité de la licence et programmer si nécessaire l’inspection au plus tard dans les trois (03) jours à compter de la date de réception

Non

Oui

Non Contrôle

nécessaire ? Demande

de

certification

Revue de la

licence des

produits

Oui

Certificat de

conformité

Satisfaisants ? Inspection de l’expédition

Rapport de

non-conformité

Risque

d’annulation de

la Licence

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de la demande de certification, à moins que l'exportateur / fournisseur ne préfère une date ultérieure. Si les documents fournis suffisent à établir la conformité des produits sans que des tests supplémentaires ne soient nécessaires, aller directement à l’étape 4.

Etape 3 :

Inspection de l’expédition

Cette étape n’est pas systématique, mais doit être effectuée au moins une fois par an. Sous le contrôle, l'inspection de l'expédition est effectuée sur les produits qui ont des documents de conformité acceptables. Le fournisseur de service peut également demander des tests de contrôle et/ou une vérification documentaire lorsqu’un doute spécifique est identifié.

Etape 4 :

Emission du Certificat de Conformité (CDC) ou du Rapport de Non-Conformité (RNC) Après soumission de la facture finale, le fournisseur de service émet le certificat de conformité.

Remarque 10 :

La Route C indique que les produits sous licence attestent de la conformité aux normes et à la règlementation technique.